LAMPREA SAS

PROCEDIMIENTO MEJORA CONTINUA

Código: PC-15 Revisión: 01 Página: 01 de 03

1. OBJETIVO Establecer los parámetros en la aplicación de acciones para la solución de problemas, los tipos de acciones y las diferentes actividades, en las cuales se determinan los pasos para el seguimiento de dichas acciones que conduzcan a un mejoramiento continuo de los procesos en la Empresa Proyectos y Sistemas Ltda.

2. ALCANCE Se aplica a todas las áreas de la Empresa.

3. RESPONSABLE Gerente General, Jefe Comercial

4. DEFINICIONES Acción Correctiva: Actividad establecida para reducir o eliminar un problema. Acción de Mejoramiento: Actividad que se presenta cuando existiendo cumplimiento de lo planeado se quiere lograr un mejor nivel de ejecución. Acción Preventiva: Actividad que se determina con el fin de evitar futuros incumplimientos en la ejecución de una actividad o servicio planeados. Mejora Continua: Ajustar las actividades y procesos que desarrolla la organización para proporcionarles una mayor eficacia y/o una mayor eficiencia. Problema: Resultado no esperado en la ejecución de una actividad o servicio. Problema Crónico: Se presenta cuando frecuentemente el resultado esperado de una actividad o servicio incumple las especificaciones establecidas. Problema Esporádico: Es aquel resultado que presenta incumplimiento en las especificaciones establecidas previamente y cuya frecuencia es ocasional.

5. REGISTRO Planilla de clientes y ventas

6. DESARROLLO Ver cuadro siguiente.

Revisado por:

Cristian Galvis C Cargo: Gestión de Calidad Fecha: Noviembre 01 de 201407

Aprobado por:

Anyela Lamprea R Cargo: Gerente General Fecha: Noviembre 01 de 201407

LAMPREA SAS

PROCEDIMIENTO MEJORA CONTINUA

Código: PC-15 Revisión: 01 Página: 02 de 03

ITEM

FLUJOGRAMA

DESARROLLO

RESPONSABLE

0.

1.

Identificar el problema El punto de partida en el mejoramiento continuo está en reconocer que hay algo que mejorar e identificar qué es lo que hay que mejorar. Esto se puede hacer mejorando, corrigiendo o manteniendo el estado actual. En este paso hay que definir claramente el rumbo que van a tomar los esfuerzos de mejoramiento.

Jefes de Dptos

2.

Selección del equipo de mejoramiento Seleccionar el equipo y las personas adecuadas según el conocimiento directo del problema, tiempo disponible aptitudes para el trabajo en equipo y representatividad

Gerente General

3.

Observación de la situación actual En esta etapa se reúne gran parte de la información que va a sustentar el análisis posterior, por tanto su recolección se debe planear con cuidado de manera que refleje la situación actual. Es muy importante planear cuidadosamente la recolección de los datos para garantizar su confiabilidad. No descarte ningún factor por creer que no tiene incidencia en el problema. Apóyese en la experiencia de quienes son los expertos del proceso, aquellas personas que lo ejecutan diariamente.

Equipo de mejoramiento

4.

Análisis situación actual En este paso se busca profundizar en los factores relacionados con el problema, para identificar aquellos que tienen la mayor incidencia sobre él. Cada consideración que se realice sobre las causas debe estar respaldada con datos, ya que el acierto con que se identifiquen dependerá la efectividad de las acciones que se tomen. En esta etapa se pregunta exhaustivamente el por qué? Cuando se este abordando el problema o proyecto cuestione todos los datos disponibles. Es importante contar con el aporte de todas las personas involucradas o que conozcan sobre el tema, esto reduce la posibilidad que se omitan o descarten aspectos importantes.

Equipo de mejoramiento

5.

Plan de acción Durante esta etapa se deben determinar las acciones concretas a ejecutar y que conduzcan a minimizar o eliminar las causas raizales. Se pueden tomar dos tipos de acciones: Unas inmediatas remediables o correctivas, que buscan principalmente mejorar los resultados a corto plazo

Equipo de mejoramiento

Inicio

Identificar problema

Análisis situacional

Plan de acción

Seleccionar equipo

Observar situación

A

LAMPREA SAS

PROCEDIMIENTO MEJORA CONTINUA

Código: PC-15 Revisión: 01 Página: 03 de 03

Otras pueden requerir mayor tiempo de implementación, preventivas, cuya finalidad es evitar la recurrencia del problema en el largo plazo. Se debe asegurar de que las acciones serán tomadas sobre las causas fundamentales y no sobre sus efectos. Se debe asegurar que las acciones propuestas no produzcan efectos colaterales. Si ocurren adopte acciones contra ellas. Proponga diferentes soluciones, analice su eficacia y el costo de cada una.

6.

Seguimiento a las acciones Todas las acciones se deben revisar tanto en su implementación como en su desempeño posterior. Se debe hacer una verificación permanente de los resultados parciales. Esta actividad debe ser desarrollada por los responsables del proceso donde se aplicó la acción. El registro del seguimiento se efectúa mediante la definición de un PLAN DE ACCION y es el documento referencial para evaluar el desarrollo y cumplimiento de las acciones.

Equipo de mejoramiento

7.

Estandarización Durante esta etapa se busca: Garantizar que al pasar el tiempo no vuelvan a aparecer las causas que ocasionaron el problema o que los beneficios logrados se pierdan Dejar la documentación necesaria para entrenar a las personas nuevas en sus cargos Tener un sistema de comunicación único entre dependencias, procesos y personas.

Equipo de mejoramiento

8.

Fin

Seguimiento acciones

Estandariz

A