Gestión de Personas
PLANIFICACION DE PERSONAS
Gestión de Personas
¿Qué es la Planificación de Personas?
La Planificación de Personas (PP) es el proceso que consiste en revisar sistemáticamente las necesidades de personas
en una empresa para asegurarse de que tiene el
número requerido de personas, con las
competencias requeridas, y que esté disponible cuando
se necesite.
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Objetivos de la PP
1. Estimar cuántos colaboradores necesitará la
empresa a futuro, o sea demanda de trabajo.
2. Preveer la disponibilidad de profesionales y otras personas con las capacidades y competencias requeridas para satisfacer la demanda de colaboradores. (oferta de trabajo)
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Objetivos de la PGP
3. Identificar las oportunidades y
amenazas que surjan en el futuro, proporcionan la base para que una empresa tome mejores decisiones.
4. Ajustar las competencias de los colaboradores a las necesidades de la empresa subrayando el futuro en vez del presente.
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Funciones de la PGP
1. Planificar el reclutamiento, la selección y la capacitación.
2. Suministrar el personal adecuado en el momento justo.
3. Construir los planes de personas sobre supuestos acerca del futuro.
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¿Qué es la Planificación de Personas
La planeación de personas es una función del proceso de gestión que no todas las organizaciones realizan en la práctica.
Ésta no puede ser ejecutada de manera aislada por la unidad o departamento de Gestión de Personas.
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¿Qué es la Planificación de Personas?
La planeación de personas implica hacer proyecciones a futuro respecto:
a. De la dotación de personas.
b. Prever las acciones necesarias para contar siempre con las personas requeridas.
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¿Qué es la Planificación de Personas?
La proyección se realiza en función de los planes estratégicos de la organización y de los planes que de allí derivan para las distintas unidades organizacionales.
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¿Qué es la Planificación de Personas?
Para que la planificación de personas se pueda realizar es necesario:
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¿Qué es la Planificación de Personas?
1. Que la empresa disponga de planes y objetivos claramente definidos, derivados de un proceso de planificación estratégica.
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¿Qué es la Planificación de Personas?
2. Que la función de GP este realmente
integrada en el conjunto de la empresa:
2.1 Que la GP no sea considerada una actividad subalterna.
2.2 Que disponga de información de calidad para poder colaborar de manera significativa en la elaboración de las estimaciones, dado un determinado horizonte temporal.
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¿Qué es la Planificación de Personas?
Objetivos y Estrategias Corporativos
Objetivos y Estrategias de GP
1. Evaluar las Personas Actuales
2. Prever las Necesidades de Personas
Comparación
3.Desarrollar Planes de Personas
Corregir y EvitarExceso de Personal
Corregir y Evitar Falta de Personal
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¿Qué es la Planificación de Personas?
ESCASEZ DE TRABAJADORES
Entrenamiento o capacitación Planeación de sucesiones internas Promociones dentro de la organización Reclutamiento externo o mixto Subcontratación de trabajadores independientes Utilización de personal de tiempo parcial Utilización de horas extras
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¿Qué es la Planificación de la Gestión de
Personas?Decisiones a tomar con respecto a la
Escasez de Personas
Dependerá de los Costos y el Tiempo.
Cuando hay escasez moderada de personas y transitoria, el pago de horas extraordinarias puede ser menos caro que la contratación de nuevo personal.
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¿Qué es la Planificación de Personas?
EXCESO DE TRABAJADORES
Reducción de salarios Reducción de horario de trabajo Trabajo compartido Jubilación anticipada Desvinculación por iniciativa del colaborador Contratación restringida Desvinculación por iniciativa de la empresa
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¿Qué es la Planificación de Personas?
Decisiones a tomar con respecto al Exceso de Personas
Dependerá de los Costos y el Tiempo.
En el caso, que el exceso de personas sea moderado, quizás, a la empresa le resulte mejor reducir el número de horas de trabajo en lugar de despedir a sus colaboradores competentes.
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¿Qué es la Planificación de Personas?
La base de la planificación de personas son la demanda de trabajo y la oferta de trabajo
Demanda de producción
Nivel de productividad
Mcdo interno de trabajo
Mcdo externo detrabajo
DEMANDA DE TRABAJO OFERTA DE TRABAJO
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Las Etapas del Proceso de PP
I. La primera etapa:
Proyecta la calidad como en cantidad personas.
En esta etapa priman básicamente los intereses organizacionales.
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Las Etapas del Proceso de PP
II. La segunda etapa tiene que ver con la planificación de carrera.
Esto implica diseñar una posible carrera de las personas al interior de la organización, que le permita a cada uno ponerse objetivos personales que sean compatibles con las exigencias de la empresa.
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Las Etapas del Proceso de PP
En esta II etapa se trata de compatibilizar los objetivos individuales con los de la organización.
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Proceso de Planeación de Personas
1) Estudiar el plan estratégico de la organización
Se debe recoger las proyecciones realizadas en el proceso de planificación estratégica, con énfasis a mediano y largo plazo.
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Proceso de Planeación de Personas
2) Inferir la dotación de personal necesaria a futuro
Significa definir número y calidad de los cargos. Ello determinará la cantidad de personas requeridas y su calidad.
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Proceso de Planeación de Personas
2) Inferir la dotación de personal necesaria a futuro
Hay técnicas de naturaleza cuantitativa y cualitativa.
La elección de una u otra dependerá de factores tales como: características de la empresa, su estructura o el horizonte temporal elegido.
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Proceso de planeación de personas
3) Diseñar líneas de carrera por categorías de cargos.
Esto significa que, se indicará a las personas las posibles direcciones y oportunidades profesionales disponibles en la organización.
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Proceso de Planeación de Personas
3) Diseñar líneas de carrera por categorías de cargos.
El diseño de las trayectorias profesionales supone que se deberá definir:
a. Las competencias y características de los cargos.
b. Determinar el lugar que ocupará cada uno de ellos dentro de la jerarquía organizacional.
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Proceso de planeación de personas
3) Diseñar líneas de carrera por categorías de cargos.
c. Determinar el perfil del puesto por competencias para cada uno de ellos.
d. Programar actividades de entrenamiento necesaria para que se realice el cambio.
Y todo ello minimizando el costo y el tiempo de adaptación de la persona.
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Proceso de Planeación de Personas
4) Análisis interno de competencias disponibles.
Una vez definidas el número de personas necesarias para un escenario futuro.
Es importante censar las personas existentes en su interior para planificar posibles movimientos de rotación de personal a futuro, teniendo presente las competencias de las personas.
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Proceso de Planeación de Personas
4) Análisis interno de competencias disponibles.
La identificación de las competencias pueden ser tomados de la entrevista de evaluación de desempeño anual, si es que ésta está institucionalizada.
El inventario de competencias constituye un instrumento útil , pues describe el nivel de conocimientos y habilidades disponibles en la organización.
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Proceso de Planeación de Personas
4) Análisis interno de competencias disponibles.
Siempre resultará ventajoso para la organización, recurrir a personal ya existente para satisfacer las necesidades de personal:
a. Resulta menos costoso económicamente.
b. Se puede contar con personal en el cual la organización ya ha invertido en su entrenamiento.
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Proceso de Planeación de Personas
4) Análisis interno de competencias disponibles.
Especial importancia juegan los ascensos del personal, porque estos constituyen una de las modalidades que más contribuye a lograr la satisfacción laboral de las personas y a un clima laboral positivo.
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Proceso de Planeación de Personas
5) Análisis del mercado de trabajo
El departamento de GP debe realizar con frecuencia estudio del mercado externo de trabajo, para determinar fuentes de reclutamiento para después realizar la selección de personal.
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Proceso de Planeación de Personas
5) Análisis del mercado de trabajo Con el objeto de conocer aspectos tales como:
El grado de envejecimiento de la población activa.
Corrientes migratorias.
Nivel de desempleo
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Proceso de Planeación de Personas
5) Análisis del mercado de trabajo Incorporación de la mujer al trabajo.
Nivel de formación
Son aspectos de obligada consideración para la planificación de personas.
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Planificación de Personas
SI LA EMPRESA NO CUENTA CON EL NUMERO ADECUADO DE PERSONAS QUE REUNAN LAS COMPETENCIAS NECESARIAS NO PODRA LOGRAR SUS OBJETIVOS ESTRATEGICOS.
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Planificación de Personas
Los gerentes o jefes de una empresa no necesariamente planifican una expansión de la organización;
También, deben considerar una reducción en la escala de actividades o incluso una terminación total.
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Planificación de Personas
Lo ideal sería que todas las organizaciones identificarán sus planes de personas de corto, mediano y largo plazo.
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Factores que intervienen en la planeación de
personas
Es muy común que los especialistas de GP y jefes de línea hagan cálculos matemáticos sencillos relacionados con la fuerza laboral de la organización.
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Factores que intervienen en la planeación de
personas
Si la jornada semanal de trabajo equivale a 40 horas semanales y si el número de personas de una organización es de 1.000, se supone que 40 mil es el número de horas/personas trabajadas en la semana.
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Factores que intervienen en la planeación de
personasPero las personas no siempre
trabajan exactamente lo que se espera de ellas, porque:
1. Se atrasan 2. Faltan al trabajo 3. Se enferman 4. Toman vacaciones
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Factores que Intervienen en la planeación de
personas
Por consiguiente, es necesario tener en cuenta para elaborar la planificación de personas:
1. Ausentismo 2. Desvinculación de personas 3. Cambios en las competencias de la fuerza laboral.
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Factores que intervienen en la planeación de
personas Ausentismo
Las ausencias de las personas provocan ciertas distorsiones del volumen y la disponibilidad de la fuerza laboral.
Las ausencias son faltas o retrasos en llegar al lugar físico del trabajo.
El ausentismo se ve afectado por: la capacidad profesional de la persona y la motivación de la persona en el trabajo.
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Factores que intervienen en la planeación de
personas Ausentismo
La cantidad y duración de las ausencias están muy relacionadas con la satisfacción en el trabajo.
Administrar el problema de la ausencia trae beneficios, cada reducción del índice de ausentismo puede presentar ahorros significativos.
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Factores que intervienen en la planeación de
personas
Desvinculación
La desvinculación de personas es el resultado de la salida de algunas personas y la entrada de otras para sustituirlos en el trabajo.
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Factores que intervienen en la planeación de
personas Desvinculación
Existen dos tipos de desvinculación una por iniciativa de la persona y otra por iniciativa de la organización.
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Factores que intervienen en la planeación de
personas Desvinculación
La desvinculación por iniciativa de la persona depende de dos percepciones:
(1) Del nivel de insatisfacción de la persona con el trabajo.
(2) De alternativas atractivas que ve fuera de la organización.
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Factores que intervienen en la planeación de
personas
Desvinculación
La desvinculación por iniciativa de la organización, ocurre cuando la organización decide despedir personas, sea para sustituirlos por otros más adecuados a sus necesidades o para reducir su fuerza laboral.
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Factores que intervienen en la planeación de
personas Desvinculación
Cuando el despido es INDISPENSABLE, las organizaciones utilizan criterios discutidos y negociados con las personas y sindicatos, para evitar problemas de reducción de la moral y lealtad.
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Factores que intervienen en la planeación de
personas Cambios en las competencias de
la fuerza laboral
Los factores que modifican radicalmente las competencias de la fuerza laboral son:
a. Los cambios mundiales. b. El impacto del desarrollo tecnológico. c. Las nuevas formas de organización d. Los nuevos productos y servicios. e. Los nuevos procesos de trabajo.
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Factores que intervienen en la planeación de
personas Cambios en las competencias de
la fuerza laboral
Debido a los cambios, muchos segmentos de la fuerza laboral presentan deficiencias en las competencias necesarias para desempeñar las actividades requeridas en el nuevo siglo.
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Factores que intervienen en la planeación de
personas Cambios en las competencia de la
fuerza laboral
La falta de competencias provocan pérdidas considerables para la organización por:
a. Trabajos de calidad inferior b. Baja productividad c. Aumento de accidentes de trabajo d. Quejas constantes de los clientes.
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Factores que intervienen en la planeación de
personas Cambios en los competencias de
la fuerza laboral
Para remediar este problema y comenzar a corregir las faltas de competencias, son necesarios enormes recursos de las organizaciones y del estado, en formación de las personas.
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Planificación de Personas
EL PROCESO DE PLANIFICACION DE PERSONASDEBE SER CONTINUO, YA QUE LAS CONDICIONESEN LOS AMBIENTES EXTERNO E INTERNO CAMBIAN CON RAPIDEZ.
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¿Cuál es la decisión fundamental en la planificación de
personas?
Una decisión fundamental de la
planificación de personas será si los cargos proyectados se ocuparán con personas del interior de la empresa o del exterior de la empresa.
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Aspectos a considerar antes de determinar las necesidades de
personal
Antes de determinar las necesidades de personas, se debe tomar en cuenta:
1.La demanda esperada para un producto o
servicios.
2. La desvinculación, ausentismo de personal proyectada.
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Aspectos a considerar antes de determinar las necesidades de
personal
Antes de determinar las necesidades de personal, se debe tomar en cuenta:
3.La calidad y competencias de sus
colaboradores.
4.Las decisiones para mejorar la calidad o entrar nuevos mercados.
5.Los recursos financieros disponibles.
Gestión de Personas
Definición de pronóstico de necesidades y disponibilidad de
trabajadores
Pronóstico de Necesidades de Personal
Es un cálculo del número y tipo de personas que la organización necesitará en el futuro para lograr sus objetivos establecidos.
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Definición de pronóstico de necesidades y disponibilidad de
trabajadores
Pronóstico de Disponibilidad de Personal
Es la determinación si una empresa tendrá la capacidad de proporcionar a las personas las competencias necesarias y de que fuentes provendrán.
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Técnicas para Pronosticar la Demanda
o Necesidades de Personas
La determinación de las necesidades de personas de la organización se puede hacer
aplicando varios métodos, unos simples y otros complejos, pero su estimación no es ciento por ciento
precisa ya que los valores obtenidos son aproximados.
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Técnicas para pronosticar la Demanda
de Personal Técnicas y Herramientas de Predicción
de Personal
Basadas en la Experiencia. (Juicios de las Personas con
Experiencia en P de Pers)
Decisiones Informales: Basadaen decisiones de conocedores.
Investigación Formal a Cargo de Expertos: investigación que realizan los gerentes, quienes son los expertos.
Técnica Delfo: Tomar diferentes opiniones entre expertos y llegar a un consenso.
Basadas en Tendencias. (más sistemática)
Necesidades Futuras: Estudia cambios en la actividad y su influencia en el nivel y número de colaboradores.
Estudio de Trabajo: Asociado al factor tiempo.
Métodos Estadísticos: Basados en datos históricos, encuestas, etc. Métodos más usados: Análisis de series temporales y ratios de personal
Basadas en Otros Factores.
Análisis de Presupuesto y Planeación: Se realiza a través de lar autorización financiera (contratación o reducción de personal).
Nuevas Operaciones: Para calcular la necesidad de personal, respecto de otras empresas del mismo rubro.
Modelos Computacionales: Ligadas a fórmulas matemáticas y a análisis estadísticos, con el fin de calcular la demanda de personal: simulación.
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Importancia de la PP
Cuando las organizaciones se enfrentan a la necesidad de realizar fusiones, ubicar nuevas plantas, recortar personal o clausurar instalaciones de operación, se presenta una situación crítica que no podrían enfrentar adecuadamente si no hubiesen desarrollado una oportuna PP.
En esto radica su importancia.
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Causas de la Demanda de Personal
La demanda de personal se ve influida por muchos factores, y estos son:
1. Procesos de cambios en el entorno (Causas Externas)
2. Procesos de cambios en la organización (Causas Internas)
3. Procesos de cambios en la fuerza de trabajo.
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Causas Externas que afectan la Demanda de
PersonalCausas Externas: Definidas
esencialmente por cambios en el mercado laboral
Económicas, Sociales, Políticas
y Legales.
Pueden ser las más fáciles de predecir, pero sus influencias son poco claras.
Avances y Cambios Tecnológicos.
Son de difícil predicción, su
introducción incide en la creación y/o
eliminación de puestos.
Competencia
La competencia en un mismo mercado, produce
un alza en el crecimiento del
personal
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Causas Internas que afectan la Demanda Futura
de Personal Causas Internas: Ligadas a la toma de
decisiones. Los objetivos a largo plazo de la empresa como crecimiento de producción, de
mercado y servicios, inciden en el número y en las condiciones del personal.
Planes Estratégicos.
Las organizaciones responde a los cambios que percibe de su
entorno, tomando decisiones que alteran su plan
estratégico.
Pronóstico de Venta y
Producción.
Las estimaciones de ventas pueden
constituir indicadores rápidos
de los cambios a corto plazo en la
demanda de personal.
Nuevos Proyectos.
Influyen directamente en la demanda de personal, el factor
tiempo es fundamental en este
factor, ya que los cambios a realizarse pueden ser en corto
o largo plazo
Variaciones Productividad.
La demanda de personal depende de
la estimación de productos o
servicios, en ella inciden variaciones en la productividad.
Cambio en la Estructura de la
Empresa.
El cambio o reestructuración de
una empresa puede llevar a cambio en la demanda de
personal , por cambio en el
diseño de puestos.
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Causas que afectan la Demanda Futura del Personal – Fuerza de Trabajo
Fuerza de Trabajo: La demanda de personal puede ser afectada por cambios
en el mismo personal.
Desvinculación
Conocido también como desgaste de la fuerza de trabajo, mide la cantidad de retirados en un período determinado.
Los parámetros de estudio no son fijos, si no que dependen de las circunstancias,
en especial del tipo de persona empleada.
Para poder hacer una estimación hay que hacer un seguimiento a la tendencia que
se presenta en empresa. Renuncias y despidos.
Licencias y Muertes.
Para estudiar esto, debe basarse en la experiencia anterior de la organización,
teniendo en cuenta, la aparición de factores que puedan incidir en el cambio
del plan pasado.Se puede señalar que estos factores en
un número considerable afectan el presupuesto de la planificación.
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Elementos Básicos para Calcular las Causas de la
Demanda En esta figura se muestra cómo los pronósticos traducen las causas de la demanda a cálculos específicos, a corto y largo plazo.
CA
US
AS
DE
LA
DE
MA
ND
A Externas
De la Organización
De la Fuerza de Trabajo
TÉ
CN
ICA
S D
E P
RE
DIC
CIÓ
N
Por Asesoría de Expertos
Por análisis de
Tendencias
Otras
A Corto Plazo
Demanda de Personal
A Largo Plazo
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Esquema de Planificación de la Gestión de Personas con todas sus variables.
Planificación de Personal: Prevenir y Anticipar
Movimiento de Personas.
Objetivos:• Optimización de
Personal.• Maximizar utilidad de
la empresa, etc.
Importancia: Una buena planificación ayuda al buen desempeño del personal, por ende, de la empresa.
Causas que Afectan la Demanda de Personal
Causas Internas Causas ExternasFuerza de Trabajo
Estos se pueden solucionar con pronósticos basados en:
Experiencias Tendencias Otros Factores
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