AUTOEVALUACIN DEL CONTROL NFORME TCNICO DE DIAGNSTICO
En el presente Informe se presenta un diagnstico adelantado por el rea de Calidad y
mejoramiento y las observaciones del mismo, frente a la implementacin del Sistema Integral de
Gestin de la Calidad de la Universidad del Valle, estructurado de acuerdo a los subsistemas,
componentes y elementos del Modelo estndar de Control Interno, el cual encaja en el modelo de
operacin por procesos que trabaja la Institucin.
Diciembre de 2012
Documento elaborado por: Ingeniero(C) Andrs Ricardo Arango Lasso.
Consltelo en http://gicuv.univalle.edu.co
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
Ciudad Universitaria Melndez
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Tele Fax: 321 22 23
Cali, Colombia
Rectora Ivn Enrique Ramos Caldern, Rector
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
Profesora, ngela Mara Franco
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Equipo Coordinador de Implantacin
Ingeniera Claudia Milena Muoz P.
Ingeniero Marco Antonio Salcedo G.
Ingeniero Juan Esteban Goyes
Empresa Consultora Proyecto de Mantenimiento del GICUV, Unin Temporal MS Consultores - EQTEC
Ingeniera Vanessa Montero
Ingeniero Fernando Maya
Ingeniero Omar Losada Rivera
Ingeniero (c) Andrs Arango
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CONTENIDO
INTRODUCCIN .................................................................................................................................. 3
MARCO CONCEPTUAL ......................................................................................................................... 4
OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................................ 5
OBJETIVOS ESPECFICOS ................................................................................................................. 5
MODELO PROPUESTO ........................................................................................................................ 6
PLAN DE TRABAJO PARA EL DESARROLLO DEL DIAGNSTICO EN LA UNIVERSIDAD DEL VALLE ..... 8
DEFINICION DE LA MUESTRA ........................................................................................................... 10
APLICACIN DE LAS ENCUESTAS ...................................................................................................... 11
ANLISIS Y RESULTADOS .................................................................................................................. 12
DIAGNOSTICO GENERAL ............................................................................................................... 13
RESUMEN DE RESULTADOS DE APLICACIN ................................................................................... 15
OBSERVACIONES DE LA ENCUESTA DE AUTOEVALUACIN MECI..................................................... 0
CONCLUSIONES ................................................................................................................................... 2
INTRODUCCIN
El presente documento contiene el informe final de La Autoevaluacin del Control
realizado en la Universidad del Valle, cuyos resultados son manejados a travs de
conclusiones globales, involucrando a los estamentos pertenecientes a la Universidad y
agrupndolos de la siguiente manera: Estamento Docente (docentes nombrados) y
Estamento Administrativo (empleados pblicos, trabajadores oficiales y contratistas
estatales).
En este informe, se plantean los resultados obtenidos a partir de la aplicacin del instrumento elaborado por el rea de Calidad y Mejoramiento para la recoleccin de la informacin pertinente para la realizacin del diagnstico de calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos en la Universidad.
Los resultados obtenidos, con la implementacin del instrumento mencionado
anteriormente, se analizan de acuerdo a una evaluacin cuantitativa de cuatro
dimensiones incidentes en el estado de implementacin del Sistema de Control Interno y
de Calidad, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas,
con la intencin de identificar cules son las fortalezas y las debilidades para dichos
aspectos en la Universidad del Valle; identificando posibles soluciones planteadas por los
colaboradores de la misma, de acuerdo a lo que ellos consideran es lo ms benfico, o las
acciones que se deben llevar a cabo para alcanzar el calidad y efectividad de los controles
internos a nivel de los procesos y de cada rea organizacional responsable en la
Universidad.
Los resultados obtenidos se muestran a travs de cuadros y graficas comparativas entre
perfiles segn el tipo de vinculacin con la Universidad, partiendo de un anlisis general
de los datos suministrados y llegando al anlisis particular por estamento y/o perfil.
MARCO CONCEPTUAL
La Autoevaluacin del Control es un conjunto de mecanismos de verificacin y evaluacin,
que le permiten a la Universidad auto diagnosticar su situacin de Control, al proveer la
informacin necesaria para establecer si este funciona efectivamente o si existen
desviaciones en su operacin, que afecten el objetivo para el cual fue creado. Determina
la calidad y efectividad de los controles internos y permite emprender las acciones de
mejoramiento requeridas.
La Autoevaluacin del Control, debe evaluar la existencia de cada uno de los elementos
de Control Interno as como su efectividad en los procesos, reas responsables y a nivel
Institucional. Toma como base los parmetros de evaluacin incluidos en la definicin de
cada uno de los Elementos del Sistema de Control Interno MECI -, as como la existencia
de controles informales que se dan en forma espontnea en la ejecucin de las
operaciones.
La Autoevaluacin del Control permite establecer si realmente se promueve y facilita el
cumplimiento de todos los principios establecidos por el Sistema de Control Interno;
igualmente permite a todos los servidores pblicos, reas o dependencias de la entidad
hacerse cargo de aquellos elementos que no presentan un adecuado funcionamiento, en
procura del logro de los propsitos institucionales y de establecer las acciones correctivas
correspondientes.
Para la verificacin de la Autoevaluacin del Control se realiza un diagnstico del estado
de implementacin del Sistema de Control Interno y de Calidad a travs de una encuesta,
la cual permite evidenciar el grado de conocimiento de los funcionarios de la Universidad
de cada uno de los elementos y requisitos de calidad; los resultados de la encuesta
facilitan la elaboracin de planes de mejoramiento y planes de implementacin con el fin
de orientar las acciones del sistema de calidad.
OBJETIVO GENERAL
Determinar el nivel de implementacin e interiorizacin de cada uno de los elementos del
Sistema de Control Interno y de Calidad de la Universidad del Valle frente a los
requerimientos del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 y el Sistema
Integrado de Gestin de Calidad -GICUV-, a fin de establecer el grado de avance y para
realizar los ajustes necesarios que permitan la mejora y sostenibilidad del Sistema de
Control Interno.
OBJETIVOS ESPECFICOS
Identificar las dimensiones determinantes del nivel de implementacin e
interiorizacin de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad,
adaptndolos a las necesidades y situacin actual de la Universidad del Valle.
Definir el universo o poblacin de colaboradores de la Universidad del Valle, de donde
ser escogida la muestra estadstica a la cual se le aplicar el instrumento para el
diagnostico del nivel de implementacin e interiorizacin de cada uno de los
elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad.
Aplicar el instrumento para el diagnostico del nivel de implementacin e
interiorizacin de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de
Calidad en la Universidad del Valle.
Agrupar y evaluar la percepcin que tienen los colaboradores de la Universidad del
Valle analizando los resultados, de forma general y por estamentos, en cada una de las
dimensiones concernientes al Sistema de control Interno y de Calidad de la misma,
estableciendo sus causas y posibles soluciones.
Presentar informe final del diagnostico del nivel de implementacin e interiorizacin
de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad en la
Universidad del Valle.
MODELO PROPUESTO
Con base en el marco conceptual, en el cual se considera importante que cada organizacin
debe generar su propio esquema para diagnosticar el nivel de implementacin e
interiorizacin de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad
acorde a su contexto y definir su propio modelo, se determin que el modelo que aplica para
el diagnostico de la Universidad del Valle tendra en cuenta elementos del MECI y de la Norma
Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.
Los elementos comunes del MECI y la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica que se
diagnosticaron por medio de la encuesta fueron:
Entendimiento de la Poltica de Calidad
Calificacin del Estilo de Direccin
De los elementos especficos del MECI, se diagnosticaron los siguientes:
a) Subsistema: Control Estratgico:
El subsistema de control estratgico en la Universidad Del Valle est orientado al
cumplimiento de su misin y visin institucional de acuerdo a los fines del Estado Colombiano,
mediante el fomento de una cultura organizacional fundamentada en la vivencia de valores y
principios institucionales y el control de sus procesos acadmicos y administrativos.
Elemento Componente Subsistema
Control Estratgico
b) Subsistema Control de Gestin:
El subsistema de control de gestin est orientado al aseguramiento del control en la
ejecucin u operacin de los procesos, de manera que se alcancen los resultados necesarios
para el cumplimiento de la misin y objetivos institucionales. La estructura de este subsistema
se presenta a continuacin:
Supuesto General: si los elementos anteriormente escritos son percibidos de manera
favorable entre los colaboradores de la Universidad del Valle, es decir, si las actividades,
funciones, interacciones personales y laborales, mecanismos, experiencias y todos los
elementos que conforman el Sistema de Control Interno y de Calidad por parte de cada uno
de los colaboradores de la Universidad del Valle, son los adecuados e idneos segn las
perspectivas y expectativas de los mismos, el nivel de implementacin e interiorizacin de
cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad en la Universidad
del Valle ser el mejor.
La herramienta de diagnostico consta de varias preguntas para cada dimensin, para cada
una de las cuales se hace una evaluacin cualitativa de cinco niveles. Luego se hace una
equivalencia cualitativa dentro de una escala de cero a cinco, en donde el cero representa
la manera ms deficiente en que el factor puede manifestarse o ser percibido en la
Universidad y el 5 su manifestacin ideal o deseable. En el anexo No 1, se encuentra el
instrumento definitivo que se emple.
Elemento Componente Subsistema
Control de Gestin
PLAN DE TRABAJO PARA EL DESARROLLO DEL DIAGNSTICO EN LA UNIVERSIDAD DEL
VALLE
Para cumplir con el objetivo del diagnstico del nivel de implementacin e interiorizacin
de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad de la
Universidad del Valle se siguieron los siguientes pasos:
1. Definicin, diseo y elaboracin de herramienta para el diagnstico del clima
organizacional.
Para el diseo se realizaron reuniones con el personal de del rea de Calidad y Mejoramiento encargado del Sistema de Gestin Integral de Calidad en la Universidad del Valle GICUV, con quienes se definieron las dimensiones a evaluar en la Universidad, la herramienta para realizar el diagnstico se elabor con la aplicacin Formularios de Google Docs1. Este proceso se desarroll en los meses de Octubre y Noviembre de 2012.
Dentro de la elaboracin se desarroll una prueba piloto del instrumento, se aplic
la herramienta al personal administrativo del rea de Calidad y Mejoramiento el
da 14 de Noviembre de 2012, y con base en la prueba se realizaron las
correcciones y adecuaciones de la herramienta el da 7 de Noviembre de 2012.
2. Recoleccin de la Informacin
Para recolectar la informacin necesaria que permita establecer el diagnostico del
clima, sus causas y sus soluciones se determin la muestra con base en las tablas
planteadas por el MECI en su Manual de implementacin Modelo Estndar de
Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, que se puede revisar
en la pgina web:
http://portal.dafp.gov.co/form/formularios.retrive_publicaciones?no=579
Aplicacin de la herramienta, desde el 26 de Noviembre hasta el 13 de Diciembre
de 2012 en la Pgina Web:
http://gicuv.univalle.edu.co/06_divulgacion_socializacion/divulgacion_socializacio
n.html.
1 La funcin Formularios es un aplicativo de Google Docs, producto que ofrece Google Inc. a travs de Internet en su pgina http://www.google.com, con el cual se pueden disear formularios tipo encuesta, para que diferentes usuarios la puedan responder. La informacin de las respuestas es archivada por el sistema en una hoja de clculo a partir de la cual se generan los resultados de las encuestas.
3. Presentacin preliminar de la estructura del informe los avances del diagnostico
ante la Coordinacin del rea de Calidad y Mejoramiento.
4. Consolidacin y anlisis de la informacin recolectada con la herramienta,
proyectada para el mes de Diciembre de 2012.
De la informacin se espera obtener:
El diagnostico del nivel de implementacin e interiorizacin de cada uno de los
elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad, se presentar de acuerdo a
los resultados de cada componente. El perfil se obtendr promediando para cada
dimensin los valores asignados de acuerdo a la escala de 0 a 5. Adicionalmente se
hallar la desviacin estndar que nos indica el grado de identificacin o de
dispersin en las respuestas. Por ejemplo si la desviacin estndar tiende a 0
significa que hay concentracin o unificacin del valor percibido por las personas
con respecto al promedio. Y la moda que nos indica el valor que ms se repite en la
valoracin.
Las causas determinantes de que el nivel de implementacin e interiorizacin de
cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad no llegue al
ptimo se analizaran de manera general y se presentar la frecuencia de aparicin,
que permitir analizar qu es lo que genera una percepcin no ideal del factor.
Las soluciones igualmente se analizaran de manera general y se presentara la
frecuencia de aparicin si es el caso.
5. Presentacin de informe final y entrega de resultados, Diciembre de 2012.
DEFINICION DE LA MUESTRA
Para la definicin de la muestra las personas responsables desde la oficina de planeacin
con colaboracin de los estadsticos y con base a las tablas presentadas para el MECI
Manual de implementacin Modelo Estndar de Control Interno para el Estado
Colombiano MECI 1000:2005, definen la muestra de la siguiente forma:
Primero se tiene en cuenta el nmero total de colaboradores de la Universidad del Valle
entre los dos Estamentos Docentes (de tiempo completo y hora ctedra y ocasionales) y
Administrativos (Empleados pblicos, trabajadores oficiales y Contratistas Estatales).
La Universidad del Valle tiene aproximadamente 2474 funcionarios2 vinculados como se muestra en la Tabla 1, de los cuales existen al momento 1001 pblicos, 1193 docentes y 277 oficiales.
De acuerdo a la tabla de Determinacin del Tamao de la Muestra del MECI, se define que para una poblacin de 1201 a 3200 empleados, se requiere una muestra representativa de 125 personas. Se decidi que este sera el valor de la muestra para el anlisis con el fin de continuar con la metodologa propuesta en el Manual de Implementacin del MECI
2 El Universo o poblacin corresponde a la cantidad de funcionarios vinculados a la Universidad del Valle
segn el Anuario Estadstico 2011.
Funcionarios Cantidad
Nombrados 816
Ocasionales y hora Ctedra 377
Empleado Pblico No docente 1004
Empleado Oficial No docente 277
Total 2474
Tabla 1: Universo o Poblacin
Nmero de colaboradores de la poblacin Tamao de la Muestra
De Hasta
2 8 2
9 15 3
16 25 5
26 50 8
51 90 13
91 150 20
151 280 32
281 500 50
501 1200 80
1201 3200 125
3201 10000 200 Tabla 2: Tabla para la Determinacin del Tamao de Muestra segn el MECI
3
APLICACIN DE LAS ENCUESTAS
Teniendo como precedente la falta de participacin en los aos anteriores, en los cuales
no se logr obtener la muestra representativa dada la inadecuada divulgacin y el poco
inters de las personas para el diligenciamiento de encuestas, se envi la encuesta con
ayuda de un servidor de la Oficina Informtica de Telecomunicaciones (OITEL), se envi un
correo con link a la encuesta a 2360 funcionarios de la Universidad del Valle con un
vinculo que direccionaba a la pgina en la cual estaban disponibles las encuestas para
diligenciar, al final se obtuvieron 310 respuestas superando por mucho el tamao mnimo
de la muestra.
Tabulacin de Encuestas e interpretacin de los Resultados:
Para la interpretacin y anlisis de los resultados arrojados por la encuesta se llev a cabo
un procedimiento de consolidacin el cual permiti organizar la informacin y obtener los
resultados respectivos.
El aplicativo Google Docs arroja los resultados en tiempo real, es decir, a medida que las
personas van diligenciando la encuesta se puede observar el resultado de las mismas. El
anlisis respectivo se realiza al descargar los archivos en formato Excel, dependiendo de la
informacin que se requiera extraer.
3 DAFP - Manual de Implementacin Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 Segunda Versin Diciembre 2008
ANLISIS Y RESULTADOS
En primera instancia, se definir la calificacin numrica y su correspondiente calificacin
cualitativa, las cuales sern la base con la cual se realizar el anlisis y se evaluar cada
uno de los elementos.
Con el propsito de tabular las respuestas y organizar la informacin que se obtiene de los
participantes se sigui el procedimiento definido en el Anexo 2 del Manual de
Implementacin del MECI expedido por la DAFP.
La valoracin que se asign para calificar el conocimiento de los funcionarios sobre cada
uno de los elementos del MECI se elabor realizando una modificacin de las palabras a la
escala de valoracin propuesta por el MECI, esta valoracin se muestra en la tabla 01.
Descripcin Valor
No sabe 0
No 1
Muy poco 2
Algunas veces 3
Casi siempre 4
Si 5
Tabla 3: Valoracin y Calificacin
Rango Criterio
Puntaje total entre 0.0 y 2.0 Inadecuado
Puntaje total entre 2.1 y 3.0 Deficiente
Puntaje total entre 3.1 y 4.0 Satisfactorio
Puntaje total entre 4.1 y 5.0 Adecuado
Tabla 4: Valoracin de acuerdo a la calificacin obtenida.
En donde la calificacin Adecuado y Satisfactorio corresponde al grado de fortaleza de la
dimensin evaluada y las calificaciones Inadecuado y Deficiente corresponden al grado de
debilidad del mismo.
DIAGNOSTICO GENERAL
Con el propsito de obtener informacin general respecto a cada uno de los componentes
evaluados, se procedi a hallar el promedio para cada una de ellas; posteriormente se
calculo el promedio de los promedios obtenidos, para de esta manera hallar el valor
general de clasificacin del nivel de implementacin e interiorizacin de cada uno de los
elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad en la Universidad del Valle y as
ubicarlo en el continuo.
Seguidamente, se presenta la tabla Perfil General por Dimensin Autoevaluacin del
Control Universidad del Valle, la cual rene los resultados obtenidos para cada dimensin.
Perfil General por Dimensin Autoevaluacin del Control Universidad del Valle
Subsistema Componente Valoracin
cuantitativa promedio Valoracin Cualitativa
NTCGP 1000
Entendimiento de la poltica de Calidad
3,5 Satisfactorio
Estilo de Direccin 3,5 Satisfactorio
Control Estratgico
Ambiente de Control 3,1 Satisfactorio
Direccionamiento Estratgico 4,0 Satisfactorio
Administracin del Riesgo 2,4 Deficiente
Control de Gestin
Actividades de Control 3,3 Satisfactorio
Informacin 3,0 Deficiente
Comunicacin 3,3 Satisfactorio
PROMEDIO GENERAL 3,3 Satisfactorio
Tabla 5: Perfil General por Dimensin Autoevaluacin del Control Universidad del Valle
En la tabla inmediatamente anterior, se puede apreciar que el promedio general de los
promedios de cada dimensin es de 3,26 valoracin que corresponde a una calificacin
cualitativa de Satisfactoria, esto quiere decir que el nivel de implementacin e
interiorizacin de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad
en la Universidad del Valle, a nivel general, est ms cerca de tener un nivel Adecuado
pero que an faltan algunos aspectos a mejorar para alcanzar el objetivo el cual es la
existencia de cada uno de los elementos de Control Interno as como su efectividad en los
procesos.
En la Tabla 5, expuesta en la pgina anterior, se puede apreciar que en los promedios
individuales por componente, ninguno alcanza el nivel de 5, que corresponde a una
excelente percepcin de acuerdo a la misma, esto quiere decir, que dentro de los
componentes evaluados son pocos los colaboradores que se sienten plenamente
satisfechos con algn componente en especfico, de igual manera no se encuentra ningn
promedio que se ubique en el rango entre 0,0 y 2,0 el cual corresponde a una calificacin
cualitativa de Inadecuado, lo cual demuestra que existen condiciones favorables con
respecto al nivel de implementacin e interiorizacin de cada uno de los elementos del
Sistema de Control Interno y de Calidad de la Universidad.
El componente mejor valorado es Direccionamiento Estratgico, el cual hace parte del Subsistema Control Estratgico, con un promedio de 3,95 en la escala cuantitativa, el cual corresponde en la calificacin cualitativa a Satisfactorio, lo cual se puede entender como: que los colaboradores estn de acuerdo con ruta organizacional que sigue la Universidad para lograr sus objetivos misionales; es decir que el componente Direccionamiento Estratgico, representa la mayor fortaleza con la que cuenta la Universidad del Valle respecto al Sistema de Control Interno y que los colaboradores se sienten satisfechos en un nivel muy alto con respecto a los Planes y Programas, Modelo de Operacin y Estructura Organizacional de la Universidad del Valle. Por otro lado, el componente con menor calificacin es el de Administracin del Riesgo, el cual hace parte del Subsistema Control Estratgico, con un promedio de 2,38 en la calificacin cuantitativa, el cual corresponde a Deficiente en la calificacin cualitativa; esto quiere decir que, en trminos generales, los colaboradores se sienten insatisfechos en un nivel importante, respecto a los elementos que permiten a la Universidad evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su funcin.
En la Tabla 5, se puede apreciar que 6 de 8 dimensiones se encuentran calificadas
Satisfactorio, lo cual se puede identificar como: que el 75% de los componentes del
Sistema de Control Interno representan fortalezas para la Universidad del Valle; mientras
que el 25% dan signos de debilidad.
Los componentes evaluados que fueron clasificadas en el rango de Satisfactorio equivalen
al 75%; ellas son Entendimiento de la poltica de Calidad (3,5), Libre Asociacin (8,9), Normas
(8,6), tica (8,4), Grupos Informales (8,3), Informacin (8,3) y Misin (8,0), lo que nos
indica que aunque las personas tienen una percepcin de buena se pueden mejorar.
RESUMEN DE RESULTADOS DE APLICACIN
El promedio general de los componentes del sistema de control interno de la Universidad
del Valle tiene un valor de 3.3 que nos indica que es Satisfactorio dentro de nuestra
escala de clasificacin, lo que nos plantea un desarrollo de mejoras que permitan llegar a
un ptimo en el clima organizacional de la Universidad del Valle.
De los 8 componentes evaluados 6 fueron clasificadas en el rango de Satisfactorio lo que
equivale al 75%; ellas son Entendimiento de la poltica de Calidad (3,48), Estilo de
Direccin (3,55), Ambiente de Control (3,14), Direccionamiento Estratgico (3,95),
Actividades de Control (3,33), Comunicacin (3,32), lo que nos indica que aunque las
personas tienen una percepcin de buena se pueden mejorar.
DISTRIBUCIN DE LA MUESTRA De la muestra compuesta por 310 funcionarios que respondieron la encuesta, se identificaron las siguientes caractersticas:
De las 310 personas que participaron de la encuesta, la proporcin de Mujeres y Hombres fue muy equilibrada. Los hombres registraron un 56% de participacin, mientras que las mujeres tuvieron un 46%.
46%
54%
Gnero
Masculino
Femenino
Figura 1: Anlisis porcentual del Gnero de los encuestados
Figura 2: Anlisis porcentual Rango de edad de los encuestados
Como se puede observar en la Figura 2, ms del 80% de los participantes estn entre los 26 a 55 aos de edad.
Con respecto a la al tipo de vinculacin de los participantes, es evidente cmo los funcionarios con vinculacin directa con la universidad participan en mayor proporcin que los contratistas, ya que cerca del 65% de los funcionarios no son contratistas.
3,50%
15,29%
34,08% 33,12%
12,74%
1,27%
0,00%
5,00%
10,00%
15,00%
20,00%
25,00%
30,00%
35,00%
40,00%
15-25 26-35 36-45 46-55 56-65 66 o ms
Rango de edad de los encuestados
13,18%
6,11%
8,36%
2,25%
1,61%
30,55%
6,75%
1,93%
1,29%
0,64%
2,25%
8,36%
16,72%
Docente Nombrado bajo decreto 1444 de la Presidencia de
Docente Nombrado bajo resolucin 115 del Consejo Superior
Docente Contratista Hora Ctedra
Docente Contratista Tiempo Completo
Docente Contratista Medio Tiempo
Empleado Pblico de Carrera Administrativa
Empleado Pblico de Libre Nombramiento y Remocin
Empleado Pblico Provisional
Trabajador Oficial con Beneficios Convencionales (antes de
Trabajador Oficial sin Beneficios Convencionales (despus
Contratista Prestacin de Servicios
Personal Contratado por Fundacin
Docente decreto 1279
Tipo de vinculacin
Figura 3: Anlisis porcentual del Tipo de vinculacin de los encuestados con la Universidad del Valle
rea Cantidad personas Porcentaje participacin
Vicerrectora Acadmica 19 6,07%
Vicerrectora de Bienestar Universitario 7 2,24%
Vicerrectora Administrativa 9 2,88%
Direccin de Regionalizacin 2 0,64%
Comit de Estmulos Acadmicos 1 0,32%
Facultad de Artes Integradas 11 3,51%
Facultad de Ciencias Naturales y Exactas 29 9,27%
Facultad de Ciencias de la Administracin 23 7,35%
Facultad de Salud 50 15,97%
Facultad de Ciencias Sociales y Econmicas 7 2,24%
Facultad de Humanidades 32 10,22%
Facultad de Ingenieras 64 20,45%
Instituto de Educacin y Pedagoga 3 0,96%
Instituto de Psicologa 5 1,60%
Oficina de Informtica y Telecomunicaciones 5 1,60%
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional 10 3,19%
Restaurante Universitario 2 0,64%
Salud Ocupacional 1 0,32%
Secretara General 1 0,32%
Servicio de Salud 1 0,32%
Sede Regional Buga 1 0,32%
Sede Regional Cartago 1 0,32%
Sede Regional Norte del Cauca 1 0,32%
Sede Regional Pacfico 3 0,96%
Sede Regional Tulu 4 1,28%
Sede Regional Yumbo 9 2,88%
Sede Regional Zarzal 9 2,88%
Divisin de Recursos Humanos 2 0,64%
Divisin de Administracin de Bienes y Servicios 1 0,32%
Tabla 6: Anlisis porcentual rea a la que pertenecen los encuestados
Figura 4: Evaluacin cuantitativa de la Autoevaluacin del MECI
Como resultado de tabular la encuesta de Autoevaluacin de Control se obtuvo un puntaje total de 3.3, el cual se ubica dentro del rango (3.1-4.0) para el cual est definido el nivel Satisfactorio (Ver Figura 4).
2,90
3,00
3,10
3,20
3,30
3,40
3,50
3,60
Sistema Gestinde Calidad
SubsistemaControl
Estratgico
Subsistema:Control de
Gestin
Total MECI
3,51
3,16 3,20
3,3
Calificacin por subsistema
Figura 5: Evaluacin cuantitativa de los Componentes del MECI
0,0
1,0
2,0
3,0
4,0
Puntaje por componente
3,5 3,5 3,1
4,0
2,4
3,3 3,0
3,3
Calificacin por Componentes del MECI
Entendimiento de la poltica de Calidad Estilo de Direccin
Subsistema Control EstratgicoComponente: Ambiente de Control
Subsistema: Control EstratgocoComponente: Direccionamiento Estratgico
Subsistema: Control EstratgicoComponente: Administracin del Riesgo
Subsistema: Control de GestinComponente: Actividades de Control
Subsistema: Control de GestinComponente: Informacin
Subsistema: Control de GestinComponente: Comunicacin
El subsistema Control Estratgico obtuvo un puntaje total de 3.16 y el subsistema Control de Gestin obtuvo un puntaje de 3.2, ubicndose tambin en el criterio Satisfactorio (Ver Figura 5). Esto indica un retroceso respecto a la Autoevaluacin realizada en el ao 2011 donde ambos subsistemas en la Universidad tuvieron una calificacin de satisfactorio pero con un puntaje mayor. Las acciones definidas deben orientarse hacia el diseo e implementacin de los elementos evaluados en la encuesta. El componente ms crtico fue Administracin del Riesgo, del Subsistema de Control Estratgico, obtuvo un puntaje total de 2.4 para el cual est definido el criterio Deficiente. Lo anterior se puede interpretar como que los funcionarios no estn de acuerdo con la manera en que la Universidad evala aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su funcin. El otro componente que se ubica en la escala de Deficiente es el de Informacin lo cual implica que se debe mejorar el conjunto de recursos humanos y tecnolgicos utilizados para la generacin de informacin, orientada a soportar de manera ms eficiente la gestin de operaciones en la Universidad del Valle. Los dems componentes evaluados se encuentran ubicados dentro del rango (3.1-4.0) para el cual est definido el criterio Satisfactorio.
OBSERVACIONES DE LA ENCUESTA DE AUTOEVALUACIN MECI Los laboratorios del rea de salud necesitan urgente un acompaamiento CONTINUO
del rea de calidad para adecuar los procesos al sistema de calidad de la universidad, no tenemos implantado el SGC internamente, a pesar de haber comenzado a recibir charlas de capacitacin en satisfaccin, PQRs, manejo de plataforma, no tenemos las bases suficientes para hacerlo nosotros mismos. Muchos tenemos documentados procedimientos pero no tenemos diseado indicadores de gestin, y dems documentos que nos permitan medir nuestro desempeo para mejorar, la Dra. Mercedes Salcedo ha comenzado a gestionar respecto a este tema en los laboratorios, pero el seguimiento no es constante, falta personal de esa rea para realizar las actividades permanentemente y en cada laboratorio, de igual forma una vez se pueda trabajar y adecuar lo de calidad, necesitamos proyeccin hacia el mercado, MERCADEO, ofrecer servicios, no estamos capacitados para eso y no lo sabemos hacer. Los laboratorios son una mina de oro, pero que no se ha explotado aun, por favor aydenos que queremos una proyeccin futura competitiva en el mercado, para beneficio de la universidad.
Los empleados pblicos provisionales no tenemos derecho a capacitaciones, esto va
en detrimento de nuestra formacin, slo recibimos una capacitacin interna en el ao que organiza la misma dependencia a la que pertenecemos, pero se nos margina de la asistencia a congresos, a cursos en la OITEL y a todo lo que represente costos para la universidad. Considero que esto es una injusticia y un sinsentido, pues la universidad es una institucin fundamental para la regin, y as maana no trabajemos en ella, adquirimos conocimientos que le van a servir a otras personas y al progreso del Departamento. Ms injusto todava si estamos varios aos como provisionales en la Universidad, porque se sacrifica por disposiciones injustas el avance en la calidad y desempeo.
Los manuales de las sedes no se ajustan a las actividades que se desarrollan en las sedes, hay formatos que no estn colgados en la web y no se consiguen fcilmente.
Seria pertinente que la universidad contara con un software que permita la ejecucin del trabajo en las oficinas con efectividad, por ejemplo el uso de Microsoft sin restricciones
Aqu existen los recursos, existe el personal capacitado, existen las herramientas, el gran problema nuestro es una comunicacin no adecuada lo que causa poca colaboracin. En algunas dependencias se crean soluciones muy eficientes a los problemas, pero casi nunca se comparten esas experiencias, cada dependencia trabaja en solitario y la universidad contribuye con ello creando resoluciones "peloteadoras", s, aqu se pelotea mucho, y los reglamentos, resoluciones y dems, contribuyen a ese peloteo. Ejemplo: la poltica de uso de software, le tira la pelota al usuario y las dependencias de un problema que es estructural de la universidad.
Como sugerencia, es importante que la comunicacin en todo sentido sea mas efectiva, regularmente se realizan actividades de cualquier ndole y sta no llega a su debido tiempo. Debe de buscarse una estrategia ms efectiva para promocionar cualquier evento o actividad de inters de la comunidad. Mi sugerencia: Tableros electrnicos en puntos donde haya buena afluencia de pblico o en espacios cerrados donde se presten servicios a toda la comunidad como por Ej. Restaurante Universitario, Servicio de Salud, Desarrollo Humano, Servicio Odontolgico, CDU, entrada a la Biblioteca y a los Auditorios, entre otros.
Mayor y mejor comunicacin entre la alta direccin y las unidades acadmicas para escuchar las necesidades y problemas de las mismas. Mejor conocimiento por parte de la direccin universitaria de los miembros de cada unidad y los que stos por la institucin.
Me parece que la manera como estn dando a conocer todos estos procesos de calidad y dems son pertinentes, es una manera muy estratgica de abordar y tener sentido de pertenencia respecto de la Universidad. A pesar de ser una labor compleja siento que los resultados son los esperados. Es un buen equipo de trabajo.
Hay mejorar el esquema de comunicaciones de la Universidad, no funciona adecuadamente, no hay una poltica que gestione la informacin adecuadamente desde las Unidades acadmicas.
Me parece que la Universidad adems de tener falencias en los medios y procesos de comunicacin interna, falla de manera drstica en la comunicacin externa. Es triste que una institucin con tan buenos resultados acadmicos no los de a conocer por la falta de un Sistema de Comunicaciones efectivo y por la falta de inversin en comunicaciones.
Una cosa es que existan normas y reglamentaciones, otra es que se apliquen y se cumplan, sobre lo cual no habla nada esta encuesta.
Las evaluaciones de desempeo en muchas ocasiones son elaboradas y diligenciadas por el mismo funcionario y no reflejan la realidad, haciendo creer que fue el jefe directo que lo hizo.
CONCLUSIONES
El diagnstico del nivel de implementacin e interiorizacin de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad del Universidad del Valle no
representa la totalidad de la muestra, por lo tanto no se pude generalizar, sin
embargo, si nos muestra la tendencia de percepcin que se tienen entre los diferentes
estamentos de las dimensiones que evalan el Autocontrol de la institucin.
Una de las principales falencias que es la comunicacin afecta tanto los aspectos
estructurales, como las relaciones personales y el ambiente fsico de la Universidad, ya
que existen cosas que las personas evalan de manera baja porque desconocen que
existen dentro de la institucin, esto se ve afectado por no tener claro quin es el
responsable de la transmisin de la misma y definidos los canales adecuados para su
transmisin. Esto afecta el desarrollo adecuado del trabajo, afecta la actitud de las
personas y su emisin de juicios de valor sin fundamentos, su desmotivacin y
desinters por el mejoramiento de su rea y de la institucin. Adicionalmente la
comunicacin y la transmisin de informacin son muy importantes para el desarrollo
de procesos de cambio en busca del mejoramiento.
Adicionalmente, con base en los resultados se puede identificar que la Universidad del
Valle debe trabajar ms en los procesos de Gestin Humana debido a que las
dimensiones que miden estos factores estn en rangos de regular y aceptable. Aqu es
importante tener en cuenta que gestin humana y bienestar estn separados y que la
oficina de recursos humanos es una oficina operativa y funcional, para cumplir el
objetivo de mejorar las condiciones de esta rea que se reflejan en el resto de la
universidad debe ser vista como una oficina estratgica y no solo que maneja la
nomina, debe tener como objetivo trabajar por el bienestar y desarrollo de las
personas y de la organizacin, para ello requiere en convertirse en la asesora de todas
las dependencias de lnea. Adems los procesos hoy se deben desarrollar por
competencias. Se debe tener en cuenta que las personas consideran como
compensacin el salario que perciben, ms no todos los incentivos y beneficios que
acompaan la compensacin, tal vez por desconocimiento de la misma, o porque se
ha generado al cultura de que ya es un derecho adquirido y no un beneficio.
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