INTEGRANTES:
BEATRIZ EUGENIA GÓMEZ AGUDELOFLOR MARÍA ALDANA GONZÁLEZJUAN CAMILO AGUILAR FRANCOJULIETH ALEXANDRA LÓPEZ CARDONASANTIAGO MORALES TOBÓN
ASESORES:
LUIS GUILLERMO RESTREPO VELEZLUZ ANGÉLICA NOVOA RESTREPO
LUZ ESTELA VELASQUEZ CHICAOMAR DE JESÚS CORREA CANO
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIAFACULTAD DE QUÍMICA FARMACÉUTICA2010
PROYECTO DE DESARROLLO
DISEÑO, IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE UN SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN DE
MEDICAMENTOS POR DOSIS UNITARIA 24 HORAS, EN CINCO UNIDADES
HOSPITALARIAS DE PRIMERO Y SEGUNDO NIVEL DE COMPLEJIDAD DE LA E.S.E
METROSALUD
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIAFACULTAD DE QUÍMICA FARMACÉUTICA2010
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Falta de direccionamiento central y posicionamiento del SF Ausencia de puntos de control.
Problema con sistema SAFIX. Falta de estandarización de los procesos en SF. Pérdida y riesgo con Mx orales reempacados.
SEGURIDAD DEL PACIENTE
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Falta de control en el manejo de stocks
Alto costo
Subfacturación Deterioros
Vencimientos
Tiempo de enfermera
Unidades Hospitalarias
SERVICIOS BELÉN ($) CASTILLA ($)
MANRIQUE ($)
SAN JAVIER ($)
SANTA CRUZ ($)
TOTAL ($)
HOSPITALIZACIÓN
6.203.537 1.046.224 1.670.048 7.032.153 110.640 16.062.602
URGENCIAS 8.367.261 3.978.471 3.919.277 7.073.475 5.464.231 28.802.715
CIRUGÍA 9.111.762 N/A 14.004.266 N/A N/A 23.116.028
ODONTOLOGÍA 7.999.596 3.316.581 7.867.182 9.454.887 5.648.251 34.286.497
SALA DE PARTOS 323.645 905.480 --------- --------- 1.296.555 2.525.680
TOTAL 32.005.801 9.246.756 27.460.773 23.560.515 12.519.677 104.793.522
Tabla 1. Costo del stock de los diferentes servicios en las unidades hospitalarias
UNIDADES HOSPITALARIAS
SERVICIOS BELEN CASTILLA MANRIQUE SAN JAVIER SANTA CRUZ
Hospitalización09/06/2010 (H2B)
15/06/2010 11/06/201015/06/2010
10/06/2010
11/06/201011/06/2010 (H2A)
08/06/2010 (H3)
Urgencias 15/06/2010 11/06/2010 09/06/2010 16/06/2010 09/06/2010
Cirugía 10/06/2010 N/A 22/06/2010 N/A N/A
Odontología 16/06/2010 17/06/2010 16/06/2010 15/06/2010 11/06/2010
de Partos 17/06/2010 16/06/2010 ------- --------- 11/06/2010
Tabla 2. Fechas de realización del conteo de cada stock
NOTA: El stock de sala de partos de la UH de san Javier esta incluido en el stock servicio de hospitalización y en la unidad de Manrique en el servicio de cirugía.
UNIDAD HOSPITALARIA
TIEMPO MENSUAL INVERTIDO EN EL
PEDIDO (horas)
COSTO DEL TIEMPO INVERTIDO ($)
Belén 93,600 1143315,95Manrique 66,000 806184,324Castilla 48,000 586315,872
San Javier 168,000 2052105,552Santa Cruz 80,000 977193,12
Total 455,600 $ 5’565.114,818
Tabla 3. Costos del tiempo que invierte la enfermera jefe en el pedido por stock.
JUSTIFICACIÓN
SDMDU Cumplimiento de pautas terapéuticas PF Disminución del costo Disminución stocks Utilización eficiente de recursos humanos. Seguridad, oportunidad y eficiencia. Mejoramiento del cobro.
Seguridad del paciente Control de Mx y DM
¿Cuál sería la mejor estrategia para implementar y estandarizar un sistema de suministro intrahospitalario de medicamentos 24 horas, en unidades de primer y segundo nivel de complejidad en la E.S.E Metrosalud?
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Identificar las características, debilidades y fortalezas del
sistema actual de distribución de Mx e IHE
Definir un SDMDU 24 horas
Aplicar el Sistema de distribución en las UH
Evaluar el sistema de distribución
Detectar puntos críticos del sistema y tomar acciones correctivas y de mejora
RESUMEN EJECUTIVO
Médicos Servicio Farmacéutico.Sistema informático adecuado y funcional. Impresoras y lector de códigos de barras. Carros de distribución y almacenamiento.
Solucionar problemas de
facturación
Disminuir errores en la medicación
Optimizar tiempo
asistencial
MARCO TEÓRICO Decreto 2200/2005, resolución 1043/2006 y resolución 1403/2007
MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOSMEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOSMEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOSMEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS
SERVICIO FARMACEUTICO
Actividades Procedimientos Intervenciones
MARCO TEÓRICO
SDMDU obligatorio para IPS mediana y alta complejidad.
Sistema de gestión de calidad Dirigir y evaluar desempeño del SF
Indicadores de gestión Control.Corrección de problemas.
MARCO TEÓRICO
Distribución de Mx y Dm
PrescripciónDispensación
Administración Registro
Devolución
Oportunidad, seguridad, eficiencia y calidad
MARCO TEÓRICO
SDMDU debe contar con protocolos:
Recepción de la orden médica. Elaboración del perfil farmacoterapeutico. Detección, identificación y resolución de (PRM). Preparación y transporte de la medicación Devoluciones.
MARCO TEÓRICO
SDMDU: Sistema de distribución y control de Mx.
Mxs lo más listo posible para su uso. Identificados, envasados y rotulados. Condicionamiento unitario. Cantidad necesaria para 24 horas. Perfil farmacoterapeutico. Oportunidad seguimiento a la terapia del paciente.
MARCO TEÓRICO
Objetivos SDMDU:
Mantener los mxs prescritos en un lugar apropiado y en forma oportuna para su administración.
Racionalizar la distribución y la farmacoterapia. Disminuir los errores de medicación. Garantizar la correcta administración de los mxs. Integrar al farmacéutico al equipo asistencial en la
atención al paciente.
MARCO TEÓRICO
Condiciones esenciales
Espacio exclusivo
Equipos
Instrumentos y materiales
Recurso Humano
Imprescindible Químico Farmacéutico
Inicio
EVALUACIÓN MÉDICA
ELABORACIÓN DE LA ORDEN MÉDICA
RECEPCIÓN DE LA COPIA DE LA ORDEN MEDICA
DILIGENCIAMIENTO DEL PERFIL FARMACOTERAPÉUTICO
DESPACHO DE PEDIDO POR PACIENTE DE ACUERDO AL PERFIL
FARMACOTARAPEUTICO
RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS EN PISO.
ADMINISTRACIÓN DE MEDICAMENTOS
REGISTRO DE MEDICAMENTOS ADMINISTRADOS
TRASCRIPCIÓN AL KÁRDEX DE ENFERMERÍA
Fin
Distribución de medicamentos y dispositivos médicos en dosis unitaria
Inicio
MEDICAMENTOS NO ADMINISTRADOS
RECEPCIÓN DE DEVOLUCIONES
REGISTRO EN EL PERFIL FARMACOTERAPÉUTICO
REINTEGRO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS EN EL
SISTEMA SAFIX
CAMBIO DE CAJETÍN EN EL MOMENTO DE LA RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS
MÉDICOS
Fin
Devolución de medicamentos y dispositivos médicos
MARCO TEÓRICO
Consideraciones para implementación del sistema:
Estudio previo. Seleccionar SDMDU que mejor se ajuste
Distribución y estructura física del HospitalRecursos humanos y económicosNivel de complejidad
MARCO TEÓRICO Implementar un programa piloto.
Seleccionar servicio clínico.Definición de elementos distribución.Elaboración de normas y procedimientos.Selección de documentación.Definición de indicadores.
Evaluación del programa.
Para el levantamiento de la línea de base se utilizó como herramienta el cuestionario dado por los asesores.
A partir de las observaciones en cada una de las cinco Unidades Hospitalarias se agrupó la información en una situación actual con sus generalidades y particularidades. Luego del análisis de ésta información, y de una consulta sobre el tema, se integró a los objetivos para plantear una situación ideal compuesta por estrategias y actividades, con las cuales se pueda alcanzar el objetivo propuesto.
SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN EN METROSALUD
Informe de sugerido mensual
Compras a nivel central
Recepción administrativa
Almacenamiento
ORDEN MÉDICA, ANOTACIONES DE ENFERMERÍA Y ALIMENTACIÓN DEL KÁRDEX
Historia clínica manualTranscripción al kardex de enfermería
Hoja de tratamientosRegistro en hoja de signos vitales
Kardex Errores. No están tipificados
Unidad Hospitalaria
Tiempo para Actualizar Kardex por Mes (horas)
Costo del Tiempo para Actualizar
Kárdex por Mes ($)
Belén 239 2.751.255,13
Manrique 155 1.893.311,67
Castilla 72 879.473,81
San Javier 106 1.294.780,88
Santa Cruz 68 830.614,15
Total 640 7.649.435,64
Tabla 4. Costos del tiempo que interviene la enfermera jefe en la actualización del kárdex
ORDEN MÉDICA, ANOTACIONES DE ENFERMERÍA Y ALIMENTACIÓN DEL KÁRDEX
PARTICULARIDADES
Manrique – Castilla Hoja de signos vitales NOSan Javier – Santa Cruz Tarjetas de medicaciónBelén – Castilla Registro de DM NOCastilla Enfermera jefe en la noche NOBelén – Manrique – San Javier – Santa cruz 1 enfermera jefe en noche Auxiliar de enfermería
DEFINICIÓN, CONTROL DE STOCKS Y CARRO DE PARO
Control del stock EsporádicamenteReposición automática del stock Pedido interno
En la revisión de los stocks
Almacenamiento inadecuadoFaltantes y sobrantes
Medicamentos sin identificaciónFalta e inadecuada semaforizaciónMultidosis sin fecha de apertura
DEFINICIÓN, CONTROL DE STOCKS Y CARRO DE PARO
Cantidades del stock Formatos manuales y en safix
Servicios con stocks definidos y autorizados Control de factores ambientales Formato
sistematizado Carros de paro Medicamentos vencidos Formato no es debidamente diligenciado
DEFINICIÓN, CONTROL DE STOCKS Y CARRO DE PARO
PARTICULARIDADESCastilla Reposición cada 48 horasSanta Cruz NO stock Hospitalización
Manrique Mxs vencidos - “propios” Belén “propios” – Alimentos en neveraSanta Cruz Mxs de control vencidos – Alimentos neveraSan Javier Muestras medicas – Mxs vencidosCastilla Alimentos en nevera
PARTICULARIDADESSecretaria de sala CastillaEnfermera jefe Manrique – San Javier – Santa CruzSan Javier Carro de paro NO revisiónCarro de paro Medicamentos vencidos
Belén – ManriqueSellados Belén - Manrique – San JavierNo sellados Castilla – Santa CruzTermohigrómetros Faltan Manrique – CastillaRegistro de factores ambientales San Javier - Castilla
ELABORACIÓN DE PEDIDO Y SOLICITUD A FARMACIA
Pedidos por paciente cada 24 horas Sistema se bloquea Retraso de pedidosPedido ErroresHorarios ronda medica – Atención servicio farmacéuticoTratamiento suspendido o cambiadoHorario límite NO
ELABORACIÓN DE PEDIDO Y SOLICITUD A FARMACIA
PARTICULARIDADESHorario de corte para la dosis 24 horasBelén Pedido medicamentos de control Pacientes ingresan a hospitalización con tratamiento
Manrique – Santa Javier NO
Mxs “propios” Nochero - Carro de medicación
Castilla-Belén-Santa Cruz Manrique-San Javier
DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN DE PEDIDOMedicamento faltante para el despachoMedicamentos multidosis Completo Medicamentos de control Tableteria
Distribución de los insumos Errores
DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN DE PEDIDO
PARTICULARIDADESAjuste de dosis San Javier Área no adecuadaNo reuso CastillaBolsa Marcada - Copia del pedido
Santa Cruz Belén-Manrique-Castilla-San Javier
Patinador San Javier Carro de personal de oficios varios Belén
PARTICULARIDADES
Entrega a personal de enfermería Manrique No
Belén-Castilla-San Javier-Santa cruz
Medicamentos orales en la noche Santa Cruz
ALIMENTACIÓN DEL SISTEMA
Sistema SAFIX Periodos de bloqueo
Dificultades de manejo Enfermera jefe Despacho Cargan en sistemaDevoluciones Descarga en Bodega virtual
ALIMENTACIÓN DEL SISTEMA
PARTICULARIDADES1º despacho y 2º cargo a paciente San Javier
Cantidades ordenadas Cantidades facturadas Belén
Ubicación de pacientes no coincide Belén-Manrique-San Javier
ALMACENAMIENTO DE LOS PEDIDOS EN LOS SERVICIOS
Acción farmacológica Medicamentos
Carro de medicación Marcado con # de cama
Recipientes plásticos Nombre y concentración
Ampollas mezcladas
Suciedad
Sobrepasa la capacidad Ampollas
ALMACENAMIENTO DE LOS PEDIDOS EN LOS SERVICIOS
PARTICULARIDADESCajones marcados No se usa Santa CruzRecipientes de vidrio cilíndricosCajón de medicamentos de control NO San JavierCajones húmedos Ampollas BelénPolvo en almacenamientoCajas en el piso
SISTEMA DE DEVOLUCIONES
Medicamentos no administrados Reintegran 1 solo paquete por servicio
Control en devoluciones NODevoluciones Errores
Medicamentos vencidos – deterioradosDesechos biológicos – Desagüe
Jefe de enfermería Responsable
SISTEMA DE DEVOLUCIONESPARTICULARIDADES
Formato físico San Javier Devolución diaria NO Castilla - Santa CruzActa de baja ManriqueDevoluciones Secretaria de sala
Belén – Castilla – San Javier
FACTURACIONAutomáticamente pos sistema SAFIXSubfacturaciónFacturador Averigua
PARTICULARIDADES
Ampollas y viales completos San Javier
PROTOCOLOS
Instructivos de distribución
Desactualizados – no conocimiento
Disposición final de medicamentos NO
Control de factores ambientales
Definición de stocks
Estabilidad de medicamentos
Ordenes médicas, kárdex y anotaciones de enfermería legibles, oportunas y accesibles
Diseñar el procedimiento para el manejo y actualización del kárdex, prescripción por parte del médico y envío directo de las copias de las ordenes médicas al servicio farmacéutico
Realizar cotizaciones del papel químico
1 2
Verificar la adherencia al procedimiento establecido Tabla 5. NOMBRE DEL INDICADOR
FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO
FÓRMULA ACCIONES PREVENTIVAS
Calidad de la prescripción
médica y kárdex de enfermería
Cumplimiento en la elaboración de las
órdenes médicas y/o kárdex.
% de incumplimiento = (número de órdenes
médicas o kárdex mal elaborados/ numero de
órdenes médicas o kárdex totales) * 100
Capacitación sobre el manejo de historia
clínica y kárdex de enfermería
Siguiente paso
Existencia de stock reducido y controlado solo en los servicios de urgencias,
odontología y cirugía
Diseñar procedimiento de definición y control de los diferentes stock
Horario de atención del servicio farmacéutico a 24 horas
Asegurar el cobro de cada medicamento, dispositivo médico o insumo, mediante el uso de códigos de barras
Tomada de :http://www.servibarras.com/
Capacitación. Realizar cotizaciones con instituciones
especialistas en el diseño e implementación de códigos de barras a nivel hospitalario.
Ajuste en el número del personal del servicio farmacéutico.
Reducir y centralizar el stock de los servicios de urgencias y odontología y eliminar los de hospitalización.
Crear bodega virtual en SAFIX para el control del stock de odontología.
Actividades para reducir y controlar los stock
carros de paro Zona de ubicación y forma de sellado. Establecer, organizar e implementar los set quirúrgicos Implementar planes correctivos y de mejora.
Tabla 6.
NOMBRE DEL INDICADOR
FACTORCRÍTICO DE ÉXITO
FÓRMULA ACCIONES PREVENTIVAS
Control de existencias de
los stocks
Llevar un adecuado control de los stocks.
% sobrantes o faltantes = (cantidad sobrante o
faltante/cantidad total)* 100
Capacitación sobre el manejo de los stocks,
controles periódicos.
Actividades para reducir y controlar los stock
Garantizar tanto el uso adecuado de los medicamentos como el control de la
farmacoterapia
Procedimiento para el manejo del perfil farmacoterapéutico en el sistema SAFIX
DISEÑAR
formatos de la orden médica en papel químico
kit de dispositivos médicos a la o
Distribución de medicamentos en dosis unitaria 24 horas de manera eficiente y
oportuna
Diseñar el procedimiento de distribución de medicamentos en dosis unitaria 24 horas
Implementar el uso de carros de distribución y medicación
Diseñar el procedimiento y adecuar un área que cumpla con los requisitos para el ajuste de dosis de medicamentos parenterales para pediatría
Actividades para el procedimiento de distribución
Despliegue del procedimiento
Cotización de los carros de distribución para el servicio farmacéutico y carros de medicación para auxiliares de enfermería.
Servicio farmacéutico
Cotización de los insumos para realizar el reempaque.
Actividades para el procedimiento de distribución
Preparar los ajustes de dosis pediátricas en el área definida.
Bolsa de polipropileno y modelo de etiqueta de COHAN Autorización de: luz Ángela López Directora Tecnica del servicio farmacéutico en la IPS Universitaria sede León XIII
Actividades para el procedimiento de distribución
NOMBRE DEL INDICADOR
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO
FÓRMULA ACCIONES PREVENTIVAS
Puntualidad para realizar las
ordenes médicas
Cumplimiento del horario de corte preestablecido para la realización de las
órdenes médicas
% incumplimiento = (# de ordenes médicas realizados
después de la hora acordada / # total de
ordenes médicas) * 100
Socialización sobre el horario establecido para
las órdenes médicas.
Seguimiento continuo
Errores en la distribución
Auditoría diaria a los carros de distribución.
Adherencia al protocolo de distribución
% Errores = (# Errores de dosificación/ # errores
totales) * 100
% Errores = (# Errores de alistamiento/ # errores
totales) * 100
Capacitar al personal implicado en el desarrollo
del procedimiento.
Auditorías diariamente
Puntos de control y evaluación
Tabla 7.
Sistema sin bloqueo, navegación rápida y alimentación confiable y oportuna
Diseñar el procedimiento para la alimentación al sistema, incluido el manejo de código de barras en el sistema SAFIX.
Capacitación
Solicitar a los responsables del sistema SAFIX una solución definitiva para el bloqueo frecuente.
Realizar seguimiento a los periodos de bloqueo y al retraso de todas las actividades por inoperancia del sistema.
Actividades para el funcionamiento y alimentación del sistema
Almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos ordenado y
controlado
Diseñar el procedimiento para el control en las buenas prácticas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Elaborar los planes de contingencia para las desviaciones en el control de factores ambientales
NOMBRE DEL INDICADOR
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO
FÓRMULA ACCIONES PREVENTIVAS
Control de factores
ambientales
Control diario de los factores ambientales.
Conocimiento de los planes de contingencia en caso de
desviación.
% de cumplimiento= (Número de días en que hay registro / número
total de días) * 100
Capacitación de controles de factores ambientales
Socialización de los planes de contingencia
Actividades para el almacenamiento
Control a la adherencia de las buenas prácticas de almacenamiento Tabla 7.
Tabla 8.
Devoluciones controladas mediante el perfil farmacoterapéutico
Diseñar el procedimiento de devolución de medicamentos y dispositivos médicos
Implementar el perfil farmacoterapéutico como soporte para realizar las devoluciones
Diseñar el procedimiento para disposición final de residuos de medicamentos
NOMBRE DEL INDICADOR
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO
FÓRMULA ACCIONES PREVENTIVAS
Cumplimiento del
procedimiento de devolución
Realizar correctamente las devoluciones de
acuerdo al procedimiento
establecido
% Devoluciones = (# (productos devueltos por paciente / # de productos
distribuidos por paciente) * 100
Capacitación y seguimiento al personal de enfermería y servicio farmacéutico
sobre el procedimiento de
devolución.Seguimiento a
productos averiados
Aplicación de las buenas prácticas de
almacenamiento.
% del costo de averías = (Costo de averías por día/
costo averías al mes) *100
Capacitación sobre buenas prácticas de
almacenamiento.
Actividades para devoluciones controladas
Seguimiento a la disposición final de residuos de medicamentos y control al procedimiento de devoluciones
Facturación de lo realmente administrado y utilizado
Implementar el procedimiento del cargo en el sistema mediante código de barras.
NOMBRE DEL INDICADOR
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO
FÓRMULA ACCIONES PREVENTIVAS
Pérdidas por subfacturación
Cobro de cada uno de los insumos
utilizados
% de incumplimiento = # (medicamentos y DM no
facturados / # de medicamentos y DM utilizados)* 100
Capacitación del personal a cargo de la
facturación.
Seguimiento
Tabla 9.
Existencia de protocolos actualizados para el procedimiento de distribución
Disponer en la intranet de la ESE Metrosalud todos los protocolos de las actividades realizadas
Tabla 10.
Diseño y actualización de los protocolos pertinentes a cada procedimiento
NOMBRE DEL INDICADOR
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO
FÓRMULA ACCIONES PREVENTIVAS
Implementación de los Protocolos
Elaborar y actualizar los protocolos.
Aplicación de protocolos para cada
actividad.
% de cumplimiento=
(Protocolos aplicados / protocolos totales) *
100
Capacitación y socialización de cada uno de los
protocolos.
Control a la adherencia de los protocolos.
Unidad Hospitalaria
Tiempo en el Pedido POR Paciente Por Mes
(horas)
Costo del Tiempo Invertido por Mes
($)Belén 223,5 2.505.887,52
Manrique 130 1.587.938,82Castilla 54 659.605,36
San Javier 78,5 958.870,75Santa Cruz 51 622.960,61
Total 537 6.335.263,06
Costos del tiempo que interviene la enfermera jefe en el pedido por paciente.
Tabla 11.
Unidad
Hospitalaria
Hospitalización Urgencias
Belén2º piso A:
10 am
2º piso B:
12 m
3º piso:
11 am
Antes de terminar
turno de 7 am
Manrique 1 pm -
CastillaObstetricia: 9:30 - 10
am
Ginecología: 12
– 12:30 m
11 am
San Javier 2º piso: 2 pm 3º piso: 12 m 11 am
Santa Cruz 1:30 – 2 pm -
Finalización de la ronda medica en las diferentes unidades hospitalarias
Tabla 12.
UNIDAD
HOSPITALARIA
LUNES A VIERNES SABADOS DOMINGOS Y
FESTIVOS
Belén 7 am – 8 pm
7 am – 5pm
7 am – 3 pm
Manrique
7 am – 7 pm
No hayCastilla
San Javier 7 am - 3 pm 8 am – 4 pm
Santa Cruz 7 am – 7 pm 10 am – 4 pm
Horarios de atención del servicio farmacéutico en las diferentes unidades hospitalarias
Tabla 13.
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