Gestión del Desarrollo de Proyectos Informáticos
Pirámide de Gizeh...”La Gran Pirámide”
Veinte años para que, hace 4500, aquellos obreros de la Era del Cobre elevaran, con precisión asombrosa, cerca de dos millones seiscientos mil bloques de piedra de 2 toneladas en promedio.
Sin conocer el hierro y la rueda, el arquitecto de la Gran Pirámide organizó un equipo de trabajo capaz de seleccionar la piedra en la cantera, cortar el bloque, transportarlo varios kilómetros, cruzar el Nilo, izarlo a cientos de metros y colocarlo milimétricamente en su sitio en la gran pirámide
Pirámide de Gizeh Objetivo: Mover bloques de piedra de
2000 kg, de la cantera al sitio de la construcción de la pirámide, en 100 días.
Distancia: 10 Km (100mts diarios) Equipo: 20 personas. Cualquier método es permitido. Premio si terminan 7 días antes. Castigo si se retrasan 3 días.
Proyecto “La Gran Pirámide”
Equipo # 1 Inician de inmediato. Usan cuerdas y fuerza bruta Festejan por mover el bloque 10 mts. el primer día. Se retrasan 90 mts. ese día y no lo notan.
“Progreso”, no necesariamente significa “suficiente progreso”Debemos establecer los métricos apropiados para dar seguimiento a las actividades del proyecto.
Proyecto “La Gran Pirámide”
Equipo # 2 Inician de inmediato. Al medio día no han logrado suficiente avance. El líder consigue un elefante y lo obliga a trabajar a
golpes. El elefante da resultados, pero se enfada, rompe la
cuerda y huye con dos miembros del equipo a cuestas.
Debieron invertir tiempo en aprender a manejar al elefante
Proyecto “La Gran Pirámide” Equipo # 3 Planean antes de trabajar:
Como nos organizamos? Si usamos troncos de árbol como rodillos? Si preparamos la superficie de arena? Termina el primer día y no han comenzado a trabajar.
Se quedan varados en la
“Parálisis del Análisis”
Proyecto “La Gran Pirámide”
Equipo # 4 Se organizan rápidamente y planean que hacer.
Usan troncos para mover el bloque Traen troncos extra para agilizar el trabajo. Analizan avances cada dos horas y detectan retrasos Observan que empujar limita el esfuerzo. Crean un arnés para jalar el bloque.
Dirigen y Administran su Proyecto
Proyecto “La Gran Pirámide”
Cómo nos identificamos con estos equipos?
Trabajo “espontáneo” Equipos innovadores Parálisis del análisis Equipos con metas definidas
¿Que es un Proyecto? Proyecto es...
¿Qué es un proyecto? Todos tenemos proyectos, ya sean
sencillos, otros complejos y otros más de carácter personal.
Ejemplos: Organizar una fiesta. Planear un viaje. Desarrollar un sistema computacional. Introducir un nuevo producto al mercado. Realizar una campaña publicitaria. Construir un edificio.
¿Qué es un proyecto?
Un proyecto, por tanto, es un conjunto de esfuerzos temporales, dirigidos a generar un producto, servicio o resultado único.
Características de un proyecto: Temporal Único Elaboración gradual
Temporal
Siempre tendrá un inicio y un fin determinado, un tiempo delimitado, una duración cuantificable.
Único
Con características y funciones específicas.
Existen circunstancias y factores que hacen que cada proyecto sea único.
Producto, Servicio, Salidas o documentos.
Elaboración gradual
Desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos.
Coordinada cuidadosamente con la definición adecuada del alcance del proyecto.
Proyectos vs operaciones
Proyectos Operaciones
Temporales Continuas
Únicos Repetitivas
Alcanza objetivos Adopta nuevos objetivos
Concluye Respalda el negocio
Realizados por personas
Restringidos por los recursos limitados
Planificados, ejecutados y controlados
Proyecto
Generalmente los proyectos son autorizados como resultado de una o más de las siguientes consideraciones estratégicas: Una demanda del mercado. Una necesidad de la organización. Una solicitud de un cliente. Un avance tecnológico. Un requisito legal.
Dirección de proyectos La dirección de proyectos es la
aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requerimientos del mismo.
COSTO (DENTRO DEL PRESUPUESTO)
ALCANCE
TIEMPO (PUNTUALMENTE)
Triple restricción. Paradigma: más rápido, más barato, mejor.
ALTA CALIDAD
Áreas de Experiencia
Fundamentos de la Dirección de Proyecto
Conocimientos y habilidades de Dirección
General
Conocimientos, normas y regulaciones delárea de aplicación
Guía de PMBOK
Habilidades interpersonales
Comprensión del entorno del proyecto
Cultural y socialInternacional y políticoFísico
Gestión financieraContabilidadVentas, Contratos
Comunicación efectivaLiderazgoMotivaciónNegociaciónResolución problemas
Departamentos y disciplinasElementos técnicosEspecializacionesGrupos de industria
Contexto de la dirección de proyectos Programa: Grupo de proyectos relacionados cuya
dirección se realiza de manera coordinada para obtener beneficios y control.
Portafolio: Conjunto de proyectos y programas u otros trabajos, que se agrupan para facilitar la gestión efectiva de ese trabajo, a fin de cumplir con los objetivos estratégicos de ese negocio. No necesariamente están directamente relacionados.
Proyecto Sub-proyectos: Sub-divisiones de proyectos grandes o
complejos para tener un mejor control. Productos entregables: Son productos tangibles que
son el resultado del trabajo del proyecto que se pueden medir y verificar.
Terminología de ProyectosPrograma:
– Programa de desarrollo de la comunidad indígena.
Proyectos:– Escuela – Centro de Salud– Red de agua potable – Electricidad – Seguridad – Telefonía– Drenajes – Pavimentos
Sub-proyectos: – Centro de Salud
• Ortopedia Quirófano• Urgencias Pediatría• Área dental Ginecología
Ejemplo
ElectrocardiógrafoBisturísPinzasEtc.
ProductosEntregables
Oficina de gestión de proyectos
Es una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo.
Entre sus funciones clave se encuentran: Compartir recursos entre todos los proyectos. Desarrollar metodologías para la dirección de
proyectos. Coordinar la comunicación entre proyectos. Supervisar los cronogramas y presupuestos. Dirigir todos los proyectos administrados. Entre otros.
Fundamentos de la Dirección de proyectos
Los Fundamentos de la Dirección de proyectos se componen de: Definición del Ciclo de Vida del
Proyecto. Cinco Grupos de Procesos de la
Dirección de Proyectos. Nueve Áreas de Conocimiento.
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
Conjunto de fases que conectan el inicio de un
proyecto con su fin.
Los ciclos de vida definen:
Que trabajo técnico se debe realizar en cada fase.
Cuando se deben generar los productos entregables en cada fase y como se revisa, verifica y valida cada producto entregable.
Quien está involucrado en cada fase.
Como controlar y aprobar cada fase.
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Ciclos de Vida Los proyectos usualmente se dividen en varias fases
para mejorar su control y proporcionar vínculos con las operaciones continuas de la organización.
Nivel de Incertidumbre
Probabilidad de éxito
Características de las fases No son lo mismo que los grupos de procesos de
Dirección de Proyectos. Una fase concluye con la aprobación de un
producto entregable. Son parte de un proceso secuencial. Típicamente toman el nombre del producto
entregable. Suponen una revisión para observar los avances y
determinar si es posible continuar con la siguiente fase.
La conclusión formal de una fase no incluye la autorización de la fase posterior.
InfluenciaMayor
InfluenciaRápidamente decreciente
BajaInfluencia
Influencia
Gastos
AnálisisConceptual
Planeación delAnteproyecto
DatosBásicos yAlcance
Autorización Del Proyecto
Diseño de Ingeniería
Construcción Ajustes Entregay
Arranque
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Ciclos de Vida
Ciclo de vida del proyectoFases generales
InicioEjecución,seguimientoy control
Cierre
Equipo de proyecto
Fase
Idea
Acta
Declaracióndel alcance
Plan
Líneabase
Avance
Aceptaciónde entregables
Aprobación
Entrega finaly cierre delproyecto
Productoentregado
Entregables por fase
Entradas
Salidas
Interesados
Resultados del trabajo
Planeac.
Ciclos de VidaRelaciones del ciclo de vida del proyecto y del ciclo de vida del producto
Inicial Intermedia FinalCiclo de Vida del Proyecto
ProductoOpera-ciones
Actualización
Plan denegocio
Idea
Ciclo de Vida del Producto
INTERESADOS EN EL PROYECTO
Equipo del proyecto
El proyecto
Miembros del equipo
de dirección del proyecto
El director del
proyecto
Otros Miembros del equipo
del proyecto
Patrocinador
Director del programa
Director del
portafolio
PMO
Otros interesados
Directores de
operaciones
Directores funcionales
Vendedores /
Socios
Clientes / Usuarios
Relación entre interesados y el proyecto
Los interesados en el proyecto son personas u organizaciones que participan activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecución o terminación del proyecto.
Relación entre interesados y el proyecto Los interesados pueden ejercer influencia
sobre el proyecto. El equipo de dirección del proyecto debe
identificar a todos los interesados. Los interesados tienen diferentes niveles de
responsabilidad y autoridad sobre el proyecto. Los interesados pueden tener un impacto
adverso a los objetivos del proyecto. Algunos interesados se benefician con el éxito
del proyecto, mientras otros perciben resultados negativos debido al éxito del proyecto.
Los interesados en el proyecto son: Clientes / usuarios: Personas u organizaciones
que usarán el producto. Patrocinador: Persona o grupo que proporciona
los recursos financieros , en efectivo o en especie, para el proyecto.
Portavoz, defiende el proyecto. Participa en el acta de constitución del proyecto. Decide si el proyecto continua o no.
Directores del portafolio: Responsables de la gobernabilidad de alto nivel de un conjunto de proyectos o programas, que pueden o no ser interdependientes.
Los interesados en el proyecto son: Directores de programas: Responsables de la
gestión coordinada de proyectos relacionados. Interactúan con los directores de cada proyecto.
PMO. Directores del proyecto: Rol prestigioso, lleno
de desafíos, con una responsabilidad significativa y prioridades cambiantes.
Desarrolla el plan para la dirección de proyectos. Mantiene el proyecto encaminado (tiempo y costo). Administra los riesgos. Informa precisa y oportunamente sobre las métricas
del proyecto.
Los interesados en el proyecto son: Equipo del proyecto: Compuesto por quienes llevan a
cabo el trabajo del proyecto (Director del proyecto, equipo de dirección del proyecto y otros miembros).
Gerentes funcionales: Desempeñan el rol de gestores dentro de un área administrativa o funcional de una empresa (recursos humanos, finanzas).
Gerentes de operaciones: Desempeñan una función de gestión en un área medular de la empresa (diseño, fabricación, investigación).
Vendedores / Socios: Los vendedores son compañías externas que celebran un contrato para proporcionar componentes o servicios para el proyecto. Los socios También con compañías externas que proporcionan experiencia especializada o desempeñan una función específica.
Influencias de la organización en la dirección de proyectos
Cultura y estilos de la organización
Visiones, valores, normas, creencias, costumbres y expectativas compartidas.
Políticas, métodos, procedimientos. Percepción de las relaciones de
autoridad. Ética laboral y horario de trabajo.
Estructura de la organización
Puede afectar en la disponibilidad de recursos e influir en la Dirección de Proyectos.
Las estructuras pueden ser: Funcional, Matricial y, Orientada a Proyectos.
Estructura organizacional
Funcional Matricial Debil
Matricial equilibrada
Matricial fuerte
Orientada a Proyectos
Autoridad del Gte Proy
Poca o nula Limitada Baja a moderada
Moderada a alta
Alta a casi total
Disponibil. De Recursos
Poca o nula Limitada Baja a moderada
Moderada a alta
Alta a casi total
Quien Controla el Presupuesto
Gte. Funcional
Gte. Funcion.
Combinac. Dir. Del Proyecto
Dir. Del Proyecto
Papel Dir. Del Proyecto
Tiempo parcial
Tiempo parcial
Tiempo completo
Tiempo completo
Tiempo completo
Pers. Admvo de la Dir. de Proyectos
Tiempo parcial
Tiempo parcial
Tiempo parcial
Tiempo completo
Tiempo completo
Estructura OrganizacionalFuncional
VentasProducciónLogísticaAlmacenesCompras - Producción (70%) - Proyecto (30%) - Urgencias (20%) Total: 120%
Proyecto 1
VentasProducciónLogísticaAlmacenesCompras
Matricial
Proyecto 2
VentasProducciónLogísticaAlmacenesCompras
Proyecto 3
VentasProducciónLogísticaAlmacenesCompras
Orientada a Proyectos
Pro: Uso eficiente de recursosCon: Conflicto de prioridades
Pro: Enfoque total en el proyectoCon: Intervalos de baja productividad
Calidad
Compras
Producc Diseño
Ing.
Pro: Pocos niveles en la estructuraCon: Lucha de poderes
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