Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013Página 3 de 52
CODIGO
100 AG AC CT E M S
03
03-01
AUTORIZACIONES Y PERMISOS AUTORIZACIONES Y PERMISOS
GENERALES
1 2 X Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestion y en el central, se
selecciona una muestra representativa
del 3% y se transfiere al archivo
histórico para su conservación
permanente.
04
04-02
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
-LABORALES
1 X Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestion y en el central, se
eliminan.
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
Jefe de Archivo
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
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CODIGO
100 AG AC CT E M S
06 COMUNICACIONES OFICIALES
06-01 ACCIONES DE TUTELA
- Solicitud
- Respuesta
2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestion y en el central, se
selecciona una muestra representativa
del 3% y se transfiere al archivo
histórico para su conservación
permanente.
06-02 CIRCULARES INFORMATIVAS
CIRCULARES NORMATIVAS
2
2 10 X
X Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestion se eliminan.
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y en el central, se
transfieren al archivo histórico para su
conservación permanente
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
Jefe de Archivo
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código: GDO-FR-01
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CODIGO
100 AG AC CT E M S
06 COMUNICACIONES OFICIALES
06-04 DERECHOS DE PETICION
- Solicitud
- Respuesta
2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestion y en el central, se
selecciona una muestra del 3% de los
más representativos para la Empresa y
se transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
06-05 COMUNICADOS DE PRENSA
Avisos Boletines
2 3 X Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y en el central, se
toma una muestra del 3% de los más
representativos para la Empresa y se
transfieren al archivo Histórico.
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Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
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CODIGO
100 AG AC CT E M S
06-06 MEMORANDOS
( Comnicaciones Internas) 2 3 X Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestion y en el central, se
selecciona una muestra del 3% y se
transfiere al archivo histórico , queda
constancia en el consecutivo de
comunicaciones Internas
06-07 PETICIONES-QUEJAS Y RECLAMOS 2 10 X Una vez tramitada la petición, queja o
reclamo y transcurrido el tiempo de
custodia en el Archivo de gestión, y
central se toma una muestra
representativa del 10% y se transfiere
al archivo histórico para su
conservación permanente.
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Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
Jefe de Archivo
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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
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CODIGO
100 AG AC CT E M S
07 CONCEPTOS
07-01 CONCEPTOS JURIDICOS
- Solicitud
- Respuesta
2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestion y en el central, se
selecciona una muestra del 3% de los
más representativos y transferir al
archivo histórico para su conservación
permanente.
07-02 CONCEPTOS TECNICOS
- Solicitud
- Respusta
2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestion y en el central, se
selecciona una muestra del 3% de los
más representativos y transferir al
archivo histórico para su conservación
permanente.
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Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
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100 AG AC CT E M S
08 CONTRATOS
08-01 CONTRATO DE ADQUISICION DE
BIENES Y/0 SUMINISTROS
Tipología:
-Estudios previos-- Cotizaciones
- Disponibilidad y reserva presupuestal
- Certificación de existencias y
representación legal
- Certificado de antecedentes fiscales,
disciplinarios
- Copia de la cédula del representante
legal
- Constancia de pago de la seguridad
social integral
- Minuta del Contrato
- Póliza y aprobación (Según estatuto
de Contratación de la Entidad-)-- RUT-
Constancia de publicación en el
SECOP
- Acta de iniciacion del contrato
Actas de interventoría
- Acta de finalizacion del contrato
- Acta de Liquidacion del contrato
1 20 X Una vez liquidado el contrato y
cumplidos los tiempos de retención en
los archivos de gestión y central
seleccionar un muestreo aleatorio del
3% para transferir al archivo histórico.
Los demás proceder a eliminar.
.
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Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO
Jefe de Archivo
OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINAL
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código: GDO.FR-01
Versión: 01-2013
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100 AG AC CT E M S
08-02 CONTRATOS
CONTRATO DE MINIMA CUANTIA
Tipología:
- Estudios Previo
- Cotizaciones
-- Disponibilidad y reserva
presupuestal
- Certificación de existencias y
representación legal
- Certificado de antecedentes fiscales,
y disciplinarios
- Fotocopia de la C.C del contratista o
representante legal
- Constancia de pago de la seguridad
social integral
- RUT-- Minuta del Contrato
- Póliza y aprobación (Según estatuto
de Contratación de la Entidad-
Constancia de publicación en el
SECOP
- Acta de iniciacion del contrato
- Acta de Interventoría-
- Acta de finalizacion del contrato
- Acta de Liquidacion del contrato
1 20 X Una vez liquidado el contrato y
cumplidos los tiempos de retención en
los archivos de gestión y Central
seleccionar un muestreo aleatorio del
3% para transferir al archivo histórico
los demás proceder a eliminar.
Firma Responsable:
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
AC: Archivo Central CT: Conservación Total
M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código: GDO.FR-01
Versión: 01-2013
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DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
08-03 CONTRATO DE PRESTACION DE
SERVICIOS PERSONAS
NATURALES
Tipología:
- Estudios de conveniencia
- Cotizaciones - Disponibilidad y
reserva presupuestal
- Certificado de antecedentes fiscales y
disciplinarios
- Documento de identidad
- Libreta militar si es hombre
-- Afiliación al sistema de seguridad
social y pensiones
- Constancia que acredite la idoneidad
del trabajo que van a realizar--
Declaración de bienes y renta- RUTH-
- Formato único hoja de vida
- Minuta del Contrato- Póliza y
aprobación( Según Estatuto de
Contratación de la Entidad) Constancia
de publicación en el SECOP
- Informes de gestión-- Informes de
interventor- Acta de inicio por el
interventor- Acta de terminación
- Acta de liquidación del contrato.
1 20 X Una vez liquidado el Contrato y
cumplidos los tiempos de retención en
los archivos de gestión y central
seleccionar un muestreo por polo de
interés del 3% para transferir al archivo
histórico. Los demás proceder a
eliminar.
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Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
Jefe de ArchivoAG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
Página 11 de 52
CODIGO
100 AG AC CT E M S
09-
09-01
CONVENIOS
INTERADMINISTRATIVOS
- Justificación y estudio previo
- Certificación de disponibilidad y
registro presupuestal
- Hoja de vida del representante legal
- D.I. RUT- Certificado de
antecedentes fiscales . C.C y tarjeta
profesional del revisor fiscal o contador
-Certificados de pago de aportes
Parafiscales y seguridad social
- Convenio
Publicación del convenio SECOP
Pólizas
Informe del interventor - cuenta de
cobro -Acta de inicio-Acta de
terminación -Acta de liquidación-
comunicaciones-Anexos.
1 20 X Una vez liquidado el Contrato y cumplidos
los tiempos de retención en los archivos de
gestión y central seleccionar un muestreo
por polo de interés del 3% para transferir al
archivo histórico. Los demás proceder a
eliminar.
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Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
Jefe de Archivo
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
Página 12 de 52
OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
CODIGO
100 AG AC CT E M S
11 HISTORIAS
11-03 HISTORIAS LABORALES
- Resolución de nombramiento
- Comunicación notificando el
nombramiento
- Fotocopia de documento de
identificación
- Registro civil del trabajador
- Fotocopia de libreta militar
- Hoja de vida
- Soportes documentales de
estudio y experiencia
- Acta de posesión
- - Certificado de antecedentes
fiscales
- Certificados de antecedentes
disciplinarios
Pasa...
5 95 X A partir del retiro o desvinculación del
empleado y cumplidos los tiempos de
retención en los archivos de gestión y
central, seleccionar un muestreo por polo
de interés de aquellas historias laborales
pertenecientes a Gerentes, y funcionarios
sobresalientes y transferirlas al Archivo
Histórico.
Firma Responsable:
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINAL
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
CT: Conservación Total S: Selección
Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
Página 13 de 52
OFICINA PRODUCTORA :GERENCIA
CODIGO
100 AG AC CT E M S
11-03 Viene...
− Declaración de bienes y rentas
− Certificado de aptitud laboral
(examen médico de ingreso)
− Afiliación EPS_ Afiliación ARP
− Afiliación pensión− Afiliación
cesantías− Afiliación cajas de
compensación
− Actos administrativos que
señalan situaciones adminis-
trativas del funcionario Resolu-
ciones vacaciones, licencias,
ascensos, traslados, encargos,
permisos, ausencias
temporales, suspensiones del
contrato, bonos pensionales.)
− Pago de prestaciones
Pasa…
5 95 X A partir del retiro o desvinculación del
empleado y cumplidos los tiempos de
retención en los archivos de gestión y
central, seleccionar un muestreo por polo
de interés de aquellas historias laborales
pertenecientes a Gerentes, y funcionarios
sobresalientes y transferirlas al Archivo
Histórico.
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINAL
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
Página 14 de 52
OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
CODIGO
100 AG AC CT E M S
11-03 Viene...
− Embargos
− Acto administrativo de retiro o
desvinculación del servidor de la
entidad
− Supresión del cargo
− Insubsistencia
− Destitución
− Aceptación de renuncia al cargo
− Liquidación del contrato
5 95 X A partir del retiro o desvinculación del
empleado y cumplidos los tiempos de
retención en los archivos de gestión y
central, seleccionar un muestreo por polo
de interés de aquellas historias laborales
pertenecientes a Gerentes, y funcionarios
sobresalientes y transferirlas al Archivo
Histórico.
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
Página 15 de 52
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA
CODIGO
110 AG AC CT E M S
12 INFORMES
12-02 INFORMES A ENTIDADES DE
CONTROL
- Comunicación remisoria
- Informes
- Anexos
2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo gestión y central se transfiere
al archivo Històrico para su
conservaciòn permanente.
12-05 INFORMES DE GESTION ANUAL
- Comunicación Remisoria
- Informe
- Anexos
2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo gestión y central se transfiere
al archivo Històrico para su
conservaciòn permanente.
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Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
Jefe de Archivo
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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
Página 16 de 52
OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
CODIGO
100 AG AC CT E M S
12 INFORMES
12-06 INFORMES DE PERSONAL
- Novedades de nómina
- Licencias
- Vacaciones
- Incapacidades
- Ingresos y retiros
- Recargos nocturnos
- Dominicales
- Festivos
- Trabajos suplementarios
1 3 X Como el original se convierte en
soporte de nómina que realiza el área
financiera eliminese, una vez cumplido
el tiempo de retención del archivo de
gestión y archivo central. Nota: Copia
de las Licencias, vacaciones reposan
en la Historia Laboral.
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SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte
Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
Página 17 de 52
OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
CODIGO
100 AG AC CT E M S
14 INVENTARIOS
14-01
14-02
De bienes devolutivos del
empleado
INVENTARIO
COMPROBANTES DE MOVIMIENTO
Tiplogía:
- Actas de entrega
- De reintegro -- De venta de bienes
- De baja de bienes inservibles
- De baja por hurto
1
2 3
X
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión se elimina.
Transcurridos los tiempos de retención
en el archivo de gestión y archivo
central, se toma una muestra aleatoria
de cada acción y se transfiere al
archivo Histórico las demás procede a
eliminar.
Nota: Las Acta de baja de bienes por
inservibles y por robo , por venta de
bienes, quedan consignadas en una
Resolución..
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SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte
Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
Página 18 de 52
OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
CODIGO
100 AG AC CT E M S
14 INVENTARIOS
14-03 INVENTARIO GENERAL DE BIENES
INVENTARIO ANUAL
- Inventarios de Bienes Inmuebles
- Inventario de Bienes muebles:
Bienes de consumolutivos
Bienes dev
- Inventario de bienes culturales
Patrimoniales
2 10 X A partir de su actualización y cumplidos
los tiempos de retención en los
archivos de gestión y archivo central,
se transfiere al archivo Histórico para
su conservación permanente.
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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte
Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
Página 19 de 52
OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
CODIGO
100 AG AC CT E M S
15
15-02
15-03
15-04
15-05
MANUALES
MANUAL DE CALIDAD
MANUAL DE COMUNICACIONES
MANUAL DE CONTRATACION
MANUAL DE FUNCIONES Y
COMPETENCIAS
2
2
2
2
10
10
10
10
X
X
X
X
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo gestión y archivo central, se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo gestión y archivo central, se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente
.
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo gestión y archivo central, se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo gestión y archivo central, se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
Página 20 de 52
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA
CODIGO
100 AG AC CT E M S
15-06
15-07
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE INDUCCION
2
2
10
10
X
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo gestión y archivo central, se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo gestión y archivo central, se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
15-09
15-10
MANUAL DE RIESGOS Y
SEGUIMIENTO A RIEGOS
MANUAL DE TRAMITES
2
2
10
10
X
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo gestión y archivo central, se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo gestión y archivo central, se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
Jefe de Archivo
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
Página 21 de 52
OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
CODIGO
100 AG AC CT E M S
16
16-01
PLANES
16-01
16-03
PLAN ANTICORRUPCIÓN
- Y DE SERVICIO A LA COMUNIDAD
PLAN DE ACCION ANUAL DE LA
GERENCIA
2
2
10
10
X
X
Transcurrido el tiempo de custodia en los
archivos de gestiòn y central se transfiere al
archivo histórico para su conservación
permanente.
Transcurrido el tiempo de custodia en los
archivos de gestiòn y central se transfiere al
archivo histórico para su conservación
permanente.
16-05
16-06
PLAN DE CAPACITACION
Anual
-Cronograma
PLAN DE CONTINGENCIA
-- De Equipos de oficina
Software -Harware
- Muebles y enseres
- De Vehículos
2
2
10
3
X
X
Transcurrido el tiempo de custodia en los
archivos de gestiòn y central se transfiere al
archivo histórico para su conservación
permanente.
Transcurrido el tiempo de custodia en los
archivos de gestiòn y central se transfiere al
archivo histórico para su conservación
permanente.
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
Jefe de Archivo
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
Página 22 de 52
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA
CODIGO
100 AG AC CT E M S
16-09 PLAN DE MANTENIMIENTO
ANUAL
- Equipos de oficina Software
Harware
- Muebles y enseres
- De Vehículos
2 5 XTranscurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestiòn y central se
selecciona una muestra por polo de
interés y transfiere al archivo histórico
para su conservación permanente.
16-10
16-12
PLAN DE MEJORAMIENTO
INSTITUCIONAL
PLAN TARISFARIO
2
2
10
10
X
X
Una vez se actualicen y cumplidos los
tiempos de retención en los archivos de
gestión y central se transfieren al
archivo histórico para su conservación
permanente.
Una vez se actualicen y cumplidos los
tiempos de retención en los archivos de
gestión y central se transfieren al
archivo histórico para su conservación
permanente.
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
Página 23 de 52
OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
CODIGO
100 AG AC CT E M S
17 PROCESOS
17-01 PROCESOS DISCIPLINARIOS
Investigación disciplinaria
Tipología:
- Queja
- Auto de apertura
- Orden de pruebas cierre
- Versión libre
- Declaraciones de testigos
- Notificaciones
- Recursos de reposición y/o
apelación
- Informes de pruebas
- Comunicaciones
- Anexos
- Cierre de investigación.
Si hay sanción se traslada la
Resolución a la Historia Laboral
1 10 X Después del segundo fallo y una vez
cumplidos los tiempos de retención en
los archivos de gestión y central
seleccionar un muestreo por polo de
interés para transferir al Archivo
histório, los demás proceder a eliminar,
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
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OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA
CODIGO
100 AG AC CT E M S
17
17-02
PROCESOS
17--02 PROCESOS JUDICIALES
- Demandas Instaurada
- Expediente de la demanda
instaurada.-
- Tipología: Poderes--informes
técnicos- Conceptos- resoluciones
de fallo-interposición de recursos-
comunicaciones y anexos
2 20 X Una vez finalizado el proceso y
transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestión y archivo central
terminado este tiempo se toma una
muestra representativa del 5% y se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente. En el
juzgado reposa copia del proceso,
anexos objeto de la demanda
17.02 DEMANDAS RECIBIDAS
Expediente de la demanda recibida
Tipología: Poderes-informes
técnicos
Conceptos- resolución de fallo-
interposición de recursos-
comunicaciones y anexos
2 20 X Una vez finalizado el proceso y
transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestión y archivo central
terminado este tiempo se toma una
muestra representativa del 5% y se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente. En el
juzgado reposa copia del proceso,
anexos objeto de la demanda
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
Jefe de Archivo
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código: GDO-FR-01
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OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA
CODIGO
100 AG AC CT E M S
18-
18-01
PROGRAMAS
PROGRAMAS ANUAL DE
BIENESTAR SOCIAL
- Listado de asistentes
- Evaluación
2 10 X Cumplidos los tiempos de retención del
archivo de gestión y archivo central, se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
18-02
18-04
PROGRAMAS ANUAL DE
CAPACITACION
- Listado de asistentes
- Evaluación
PROGRAMA DE EMERGENCIAS Y
DESASTRES
- Mapa de riesgos
-Actas de capacitación en prevención y
atención de desastres
Listado de Asistentes
Evaluación
2
2
10
10
X
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestion y central se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestion y central se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
Firma Responsable:
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
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100 AG AC CT E M S
18-05 PROGRAMA DE SALUD
OCUPACIONAL-Programa de Salud Ocupacional
Actas de Comité de Salud ocupacional
-Informes del programa de salud
ocupacional
- Afiches- plegables
- Brigadas de salud (Control de riesgos de
enfermedades profesionales - Control del
riesgo ergonómico
- Listado de participantes por evento
- Evaluación
PROCESO DE ELECCION
(Representante al Comité Paritario de
Salud Ocupacional (copaso)
- Convocatoria-Listado de los empleados
-Registro de votantes - Resolución de
nombramiento
2 10 X A partir de su actualización y cumplido
los tiempos de retención en los
archivos de gestión y central, transfiere
al archivo Histórico para su
conservacion permanente.
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
Jefe de Archivo
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
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CODIGO
100 AG AC CT E M S
19 PROYECTOS
19--02 PROYECTOS DE SERVICIOS
PUBLICOS
MGA-5
Metodología general ajustada
Registro de Inscripción
2 20 X Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestion y en el central, se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
Jefe de Archivo
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
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100 AG AC CT E M S
20 RESOLUCIONES 2 20 X Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y central se
transfieren al archivo Histórico para su
conservación permanente.
21-02 TITULOS
TITULO DE VEHICULOS
- Expediente del vehículo
- Tarjeta de propiedad
- Soat.manifiesto de aduana
- Pago de impuestos
- Traspaso
. Seguro
-Revisión técnico mecánica
2 20 X Una vez se pierda el derecho sobre un
título de un vehículo y Cumplidos los
tiempos de retención en el archivo de
gestión y archivo central, se eliminan;
ya que esta información se recupera en
la oficina del Transito donde el vehículo
esta matriculado-
.
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
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