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CONCLUSIONES
§ Al analizar el control interno y las actividades inherentes a los costos involucrados
en el Proceso de Tramitación de equivalencias, se pudo determinar que la
institución debe aplicar más medidas correctivas en relación a los controles
existentes, para ofrecer un mejor y más rápido servicio, y para salvaguardar los
activos de la universidad, controlando especialmente las planillas de aceptación de
estudiantes, ya sea con números troquelados, papel sellado, o cualquier otra
medida de seguridad que permita demostrar que es confiable, para determinar así
los recursos con que cuenta la universidad, ya que actualmente no se satisfacen las
necesidades de la institución ni del estudiantado afectando directamente la toma de
decisiones de los mismos.
§ En cuanto a los costos y gastos administrativos en los cuales incurre la institución
para la cuantificación de las erogaciones dentro del Proceso de Tramitación de
equivalencias, se consideraron todos los de importancia para dicho proceso, y que
afectan directamente las actividades que lo componen. Sin embargo, es de destacar
que la institución no posee activos fijos propios, es decir, que se encuentra en
COMO DATO, brindado por una Fundación a parte llamada SERVIEDUCA, lo cual
nos elimina entre los gastos más resaltantes la depreciación del Activo Fijo y el
alquiler del edificio, y por concerniente se le imputó al proceso los gastos de
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mantenimiento y reparación de los activos fijos más relacionados con las actividades
del proceso de la institución.
§ Para establecer el Flujo del Proceso, se calcularon los tiempos incurridos en las
actividades, para el trámite de una equivalencia, sobre el promedio mensual de 75
alumnos por escuela. La información suministrada por el flujo grama permitió el
cálculo de los generadores de la estructura de costos propuesta, para determinar los
costos unitarios del proceso. Se observó que los tiempos individuales calculados sin
tiempo de espera, cumplen con las expectativas de la universidad y de los
estudiantes, sin embargo, el retraso del proceso se presenta ya que éstos tiempos
de espera son demasiado concurrentes en el mismo. Por otra parte se encontraron
debilidades y fallas internas, por el tiempo de respuesta de las actividades del
proceso, la falta de disponibilidad, cordialidad o receptividad por parte del personal
hacia los estudiantes; con la aprobación de las materias, ya sea por evaluación de
los pensum o por el simple hecho de la aprobación como tal; por la acreditación de
las materias al sistema, falta de información sobre el proceso y el monto a cancelar,
o simplemente información desviada, falta de comprobantes o soportes para los
alumnos, falta de organización generalmente fundamentado en el extravió de
documentos, entre otros, que la institución ha pasado por alto debido a ciertos
paradigmas que han evitado la adecuada evaluación y control del proceso.
§ Para la fijación del arancel se debe considerar que el costo del trámite de
equivalencias por alumno es de 12.432,31 Bs. Sin la recepción del arancel. Y Con la
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recepción del arancel 21.657,23 Bs. Pero además de obtener los costos, para fijar
los aranceles la universidad debe calcular el porcentaje de ganancia que se desea
obtener de proceso.
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RECOMENDACIONES
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RECOMENDACIONES
Considerando las conclusiones obtenidas se proponen las siguientes sugerencias:
§ Estructurar las actividades y los objetos de costos de acuerdo con el sistema tecnológico
que utilicen y los canales por donde se realizan. Además se recomienda realizar
evaluaciones periódicas para la correcta aplicación del sistema; y registrar detalladamente
los ingresos obtenidos por dicho proceso, en relación a los otros “Ingresos Varios”
percibidos por la institución.
§ Se recomienda utilizar las fórmulas descritas en este sistema, para el cálculo de
generadores de costos, así como para hallar la rentabilidad por servicio prestado, estudiante
y escuela.
§ Es importante tomar en consideración las inconformidades expresadas por los alumnos
sobre el proceso para aprender de los errores y solventarlos buscando mejoras. Y también
es primordial considerar las sugerencias que proporcionó el personal administrativo que
labora con dicho proceso, en especial la idea de departamentalizar los trámites de
equivalencias .
300
§ Implantar el sistema de costos basado en actividad, para controlar mejor los costos
operativos reales en las cuales incurre la organización, para la prestación del servicio a los
estudiantes. Se recomienda extender el sistema de costos ABC, para todas las escuelas de
la URBE, y que dicha estructura se calcule semestralmente. Y elaborar un Presupuesto
Flexible de Gastos, semestral, para el proceso de tramitación de equivalencias de la URBE,
porque es el que más se adecua a la Estructura de Costos ABC puesto que sus cálculos
también se basan en las actividades.
301
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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ANEXOS
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ANEXO # 1: PRESENTACIÓN DEL INSTRUMENTO
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