Antes de empezar
Si aparece una barra de seguridad amarilla en la
parte superior de la pantalla en PowerPoint, haga
clic en Habilitar edición.
Se requiere PowerPoint 2010 para ver esta presentación. Si no dispone de PowerPoint 2010, descargue el Visor de PowerPoint (vea la URL en el panel de notas).
Aprendizaje de Microsoft®
Access®
2010
Crear relaciones
para una nueva base de datos
Contenido del curso
• Información general: las relaciones son esenciales
• Lección: incluye ocho secciones
• Tareas de práctica sugeridas
• Prueba
• Tarjeta de referencia rápida
Crear relaciones para una nueva base de datos
Información general: las relaciones son
esenciales
Crear relaciones para una nueva base de datos
Aprenda a crear relaciones de tabla para
una nueva base de datos de Access 2010.
Las relaciones son esenciales porque
agrupan los datos en las tablas de modo
que se puede extraer información útil.
Este curso explica los distintos tipos de
relaciones y muestra cómo crearlas. Se trata
del tercer curso de una serie que enseña a
los principiantes a usar Access 2010.
Objetivos del curso
• Crear una relación uno a varios.
• Definir la integridad referencial.
• Crear campos de búsqueda.
• Crear una relación uno a uno.
• Crear una relación varios a varios.
Crear relaciones para una nueva base de datos
Crear relaciones
Crear relaciones para una nueva base de datos
Clave principal y externa en una estructura de tabla
Hagamos una revisión
rápida. En el primer
curso de esta serie se
mostraba cómo dividir
los datos en tablas
separadas y cómo
identificar las relaciones
entre estas tablas. En el
segundo curso, creó sus
tablas y les asignó a
cada una una clave
principal (un campo con
un valor que hace única
cada fila).
Crear relaciones
Crear relaciones para una nueva base de datos
Clave principal y externa en una estructura de tabla
En una base de
datos, las relaciones son
esenciales, ya que
representan la manera
en que las tablas
“hablan” entre sí. Si las
tablas no hablan, no
puede obtener
respuestas de sus datos.
Las relaciones se crean
usando un campo de
una tabla como campo
en una tabla
relacionada.
Crear relaciones
Crear relaciones para una nueva base de datos
Clave principal y externa en una estructura de tabla
El campo que incluya es
su clave principal. Cada
tabla de la base de datos
tiene una clave principal,
que incluirá como nuevo
campo en otra tabla para
crear una relación con
esta última.
1
2 Al compartir una clave
principal, el nuevo
campo de la segunda
tabla se denomina clave
externa.
Crear relaciones
Crear relaciones para una nueva base de datos
Clave principal y externa en una estructura de tabla
La imagen ilustra una
manera en que esto
puede funcionar. A fin de
asociar activos a
proveedores, el campo
de la clave externa en la
tabla Activos
proporciona una lista de
nombres de compañías.
En segundo plano,
Access usa los valores de
las claves principal y
externa para sincronizar
los dos campos.
3
A su vez, usted puede
usar esta relación para
responder preguntas
como “¿Qué compañía
proporcionó un equipo
determinado?”.
Crear relaciones
Crear relaciones para una nueva base de datos
Clave principal y externa en una estructura de tabla
Este curso muestra
cómo crear este tipo de
relación y cómo definir
reglas para controlar
cómo puede actualizar y
eliminar los datos de su
base de datos.
Tipos de relaciones
Crear relaciones para una nueva base de datos
Los tres tipos de relaciones de tabla: uno a uno, uno a
varios y varios a varios.
Las tablas pueden
participar en tres tipos
de relaciones, como
muestra la imagen:
Existe una relación uno a
uno cuando un solo
registro de una tabla se
relaciona con un solo
registro de otra tabla y
viceversa.
1
2 Existe una relación uno a
varios cuando un
registro de una tabla se
relaciona con varios
registros de otra tabla.
Tipos de relaciones
Crear relaciones para una nueva base de datos
Los tres tipos de relaciones de tabla: uno a uno, uno a
varios y varios a varios.
Existe una relación varios
a varios cuando varios
registros de una tabla se
relacionan con varios
registros de otra tabla.
3
Tipos de relaciones
Crear relaciones para una nueva base de datos
Los tres tipos de relaciones de tabla: uno a uno, uno a
varios y varios a varios.
Este curso muestra
cómo crear los tres
tipos, pero dedicaremos
la mayor parte del
tiempo a las relaciones
uno a varios puesto que
son las más comunes.
Asimismo, si desea
publicar una base de
datos para
SharePoint, debe crear
campos de búsqueda.
Más adelante en este
curso, se incluye un
vídeo que le muestra el
procedimiento para ello.
Las relaciones tienen “lados”
Crear relaciones para una nueva base de datos
La tabla Proveedores reside en el lado “uno” de la
relación mientras que la tabla Activos se encuentra en
el lado “varios”.
En este punto, resulta
útil pensar que las
relaciones tienen
“lados”.
Por ejemplo, un
proveedor puede
proporcionar muchos
activos, de modo que la
tabla Proveedores reside
en el lado “uno” de la
relación mientras que la
tabla Activos se
encuentra en el lado
“varios”, tal como se
muestra en la imagen.
Las relaciones tienen “lados”
Crear relaciones para una nueva base de datos
La tabla Proveedores reside en el lado “uno” de la
relación mientras que la tabla Activos se encuentra en
el lado “varios”.
A continuación,
recuerde esta regla: Para
crear una relación uno a
varios, use la clave
principal de la tabla en
el lado “uno” como
clave externa en la tabla
del lado “varios”.
A continuación, verá
cómo se realiza el
procedimiento.
Crear relaciones
Crear relaciones para una nueva base de datos
Señale la parte inferior del vídeo para ver los controles de vídeo. Arrastre
o señale la barra de progreso para moverse hacia delante o hacia atrás.
Para crear una relación de tabla, puede empezar por abrir las tablas en ambos lados de la relación.Se usa Soporte en el lado uno y Activos en el lado varios.En el lado uno de la tabla, hay que hacer clic en el campo de clave principal y, a continuación, ir a la ficha Campos y ver la lista Tipo de datos. Este es un campo Autonumeración. Hay que tener esto en cuenta. En breve se verá el motivo.A continuación, hay que ir al lado varios de la relación de la tabla y agregar un campo de clave externa.Observe que aparece una lista de datos al hacer clic o doble clic en el encabezado del nuevo campo.Hay que seleccionar el tipo de datos Número porque es compatible conel tipo de datos Autonumeración usado por la clave principal, lo cual constituye una regla. Un campo de clave externa debe usar un tipo de datos que coincidao sea compatible con el tipo de datos establecido para su clave principal correspondiente.Para obtener más información acerca de qué tipos de datos son compatibles, consulte los vínculos de la Tarjeta de referencia rápida al final de este curso.Así pues, hay que hacer clic en Número, escribir un nombre para el campo y, a continuación,ir a la ficha Herramientas de base de datos e iniciar el panel Relaciones.El panel muestra automáticamente todas las tablas de la base de datos, y la intención es relacionar estas dos. Para crear la relación, hay que arrastrar el campo de clave principal dellado uno al campo de clave externa del lado varios de esta forma. En este punto, se puede hacer clic en el botón Crear y crear la relación ose puede establecer primero la integridad referencial.Como recordatorio, la integridad referencial es un conjunto de reglas que controlar la manera enque se puede o no eliminar datos.En la siguiente sección se tratará la integridad referencial.Por ahora, hay que hacer clic en Crear y se obtiene la relación.
Definir la integridad referencial
Crear relaciones para una nueva base de datos
Señale la parte inferior del vídeo para ver los controles de vídeo. Arrastre
o señale la barra de progreso para moverse hacia delante o hacia atrás.
Al crear una relación de tabla, es una buena práctica establecer la integridad referencial.La integridad referencial es un conjunto de reglas que mantiene los campos de clave principal yexterna sincronizados al agregar,cambiar o eliminar datos. A su vez, ayuda a mantener la precisión de los datos.La integridad referencial también evita los registros huérfanos, como se muestra a continuación.Supongamos que elimina un Proveedor de la base de datos.Si exige la integración referencial, cualquier dato relacionado con el Proveedor también se eliminará.No obstante, si no la exige, los datos relacionados con ese Proveedorhará referencia a un valor primario que ya no existe.Estos registros pasan a ser huérfanos, por lo que usar estos datos resulta mucho más difícil.Como regla, desea establecer la integridad referencial y en Access esto se lleva a cabo editando una relación.Cierre las tablas abiertas, haga clic en la ficha Herramientas de la base de datos yen el grupo Relaciones haga clic en Relaciones.Haga clic en la línea que representa la relación que desea editar y observe que la línea se vuelve más gruesa.Ahora haga clic con el botón secundario en la línea y haga clic en Modificar relación.En el cuadro de diálogo, seleccione Exigir integridad referencial.Puede detenerse ahí o también puede establecer actualizaciones y eliminaciones en cascada.Estas configuraciones son opcionales, pero al usarlas puede cambiar datos de un lugar yhacer que aparezcan estos cambios endatos relacionados o se propaguen en cascada por estos.Por ejemplo, si cambia el nombre de un Proveedor en un lugar,la actualización se propaga en cascada por todos los registros relacionados con dicho Proveedor.Ya ha visto una eliminación en cascada anteriormente en este vídeo,cuando se eliminó un Proveedor y los datos relacionados con él.Así pues, seleccione las opciones que desea usar y haga clic en Aceptar.En la práctica probará este procedimiento. A continuación, veremos cómo crear relaciones para bases de datos web.
Crear campos de búsqueda
Crear relaciones para una nueva base de datos
Señale la parte inferior del vídeo para ver los controles de vídeo. Arrastre
o señale la barra de progreso para moverse hacia delante o hacia atrás.
En este curso no se creará una base de datos web, pero el proceso que se verá es la única manera de crear una relación de tabla en una base de datos web.También es la única manera de crear campos de búsqueda para bases de datos.Se usarán las tablas Activos y Proveedores, y antes de empezar, se tratarán una cuantas reglas.En primer lugar, solo se pueden usar campos de búsqueda para crear las relaciones en una base de datosy, en segundo lugar, al habilitar la integridad referencial,no se pueden usar actualizaciones en cascada porque SharePoint no lo permite.En tercer lugar, y esto no es realmente una regla, es más fácil usar el Asistente para búsquedas, porque crea la relación y el campo de clave externa.Además, el campo de clave externa funciona como una lista desplegable, de modo que puede seleccionar datos de la tabla en el lado uno de manera rápida y precisa.Por ejemplo, al introducir datos para un nuevo activo, se puede seleccionar fácilmente un Proveedor.Empiece abriendo la tabla en el lado varios de la relación y verá por qué a medida que el proceso avance.Haga clic en el primer campo en blanco de la tabla y, a continuación, haga clic en Búsqueda y relación;de este modo, se iniciará el Asistente para búsquedas.Seleccione la primera opción y haga clic en Siguiente.Haga clic en la tabla del lado uno de la relación y vuelva a hacer clic en Siguiente.A continuación, debe seleccionar un campo que los usuarios puedan entender; en este caso es el campo del nombre de la compañía porque es lo que identifica a cada Proveedor.Asegúrese de que el campo se mueve al panel Campos seleccionados y haga clic en Siguiente.La ordenación es opcional. En este caso, se ordenarán los nombres de las compañías en orden ascendente, pero se puede hacer clic en el botón para cambiarlo al orden descendente, lo cual constituye otra regla.Si no seleccione un criterio de ordenación, Access ordena los elementos de la lista porlos valores en el campo de clave principal, en orden ascendente.En la página siguiente, hay que ocultar la columna de clave, porque el hecho de ver los valores dela clave principal no ayuda a usar la base de datos.Hay que asegurarse de que el campo muestre los datos correctos,los nombres de la Compañía proveedora, y hacer clic en Siguiente.Asigne al campo un nombre que tenga sentido y, a continuación, seleccione Habilitar integridad de datos, aquí.Esta acción establece la integridad referencial para la relación.Si lo desea, puede habilitar eliminaciones en cascada, pero recuerde que no puede habilitar actualizaciones en cascada porque SharePoint no lo permite.Haga clic en Finalizar y verá el nuevo campo en la tabla Activos; esta es la tabla del lado varios de la relación y funciona como se vio anteriormente.Como última regla, siga estos pasos para empezar a crear relaciones uno a uno y varios a varios.Le mostraremos cómo crearlas más adelante en este curso.
Crear una relación uno a uno
Crear relaciones para una nueva base de datos
Proceso para crear una relación uno a uno
Es posible que no use a
menudo relaciones uno
a uno, pero debe saber
cómo crearlas. Para
empezar, debe crear una
relación uno a varios y,
a continuación, debe
cambiar la indización.
Access usa la indización
de la misma manera que
se usa el índice en un
libro: para encontrar
información
rápidamente. Cuando se
crea una clave principal,
Access indiza
automáticamente ese
campo, lo cual agiliza
las búsquedas.
Crear una relación uno a uno
Crear relaciones para una nueva base de datos
Proceso para crear una relación uno a uno
En una relación uno a
varios, la clave principal
tiene activada la indización
pero el campo de la clave
externa la tiene
desactivada. En una
relación uno a uno, ambos
campos de clave tienen
activada la indización y
ningún campo permite los
valores duplicados.
Puede usar la vista Diseño
o la cinta de opciones para
activar la indización para
los campos de la clave
externa. En este curso se
muestra cómo usar la vista
Diseño.
Crear una relación uno a uno
Crear relaciones para una nueva base de datos
Proceso para crear una relación uno a uno
En el Panel de navegación,
haga clic con el botón
secundario en la tabla que
contiene el campo de la
clave externa y,
a continuación, haga clic en
Vista Diseño.
1
2
3
Guarde los cambios y ya
habrá terminado.
En el diseñador, haga clic
en el campo de la clave
externa.
En la pestaña General de
Propiedades de campo,
haga clic en la lista
situada junto a Indizado
y seleccione Sí (sin
duplicados).
Crear una relación varios a varios
Crear relaciones para una nueva base de datos
Tablas en una relación varios a varios
Existe una relación
varios a varios cuando
un solo registro de una
tabla está relacionado a
varios registros de otra y
un solo registro en esa
segunda tabla puede
estar relacionado
también con varios de la
primera.
Crear una relación varios a varios
Crear relaciones para una nueva base de datos
Tablas en una relación varios a varios
Por
ejemplo, supongamos
que su compañía tiene
varios tipos de equipos
varios técnicos, cada
uno de los cuales está
cualificado para trabajar
en algunos equipos
pero no en todos ellos.
Cada técnico puede
estar relacionado a más
de un equipo y, a su
vez, cada equipo puede
estar relacionado con
más de un técnico.
Crear una relación varios a varios
Crear relaciones para una nueva base de datos
Tablas en una relación varios a varios
Para hacer un
seguimiento de quién
puede trabajar en un
equipo determinado,
se puede crear una
relación varios a varios
agregando las claves
principales de ambos
lados de la relación a
una tercera tabla,
denominada tabla de
unión o de relación.
En otras palabras, una
relación varios a varios
es realmente un par de
relaciones uno a varios.
Crear una relación varios a varios
Crear relaciones para una nueva base de datos
Tablas en una relación varios a varios
La imagen muestra una
relación varios a varios
típica. Puede ver que
tiene una estructura
relativamente simple:
una tabla de unión con
un par de claves
externas y algunos
campos relacionados.
Puede usar los datos de
la tabla de unión para
responder preguntas
como “¿En qué equipos
trabajó un técnico
determinado el mes
pasado?”.
Sugerencias para la práctica
1. Crear una relación mediante el Panel de relaciones.
2. Definir la integridad referencial y los cambios en
cascada.
3. Crear una relación para una base de datos web.
4. Crear una relación uno a uno.
5. Crear una relación varios a varios.
Crear relaciones para una nueva base de datos
Práctica en línea (requiere Access 2010)
Pregunta de prueba 1
Es una buena idea pensar en las relaciones como que
tienen “lados”. (Elija una respuesta).
Crear relaciones para una nueva base de datos
1. Verdadero.
2. Falso.
Pregunta de prueba 1
Crear relaciones para una nueva base de datos
Si se sabe en qué lado se encuentra una tabla, se sabe si
esta usa o no un campo de clave externa.
Es una buena idea pensar en las relaciones como que tienen “lados”.
Respuesta:
1. Verdadero.
Pregunta de prueba 2
¿Cuál de estos procedimientos debe seguir para crear relaciones uno a varios? (Elija una respuesta).
Crear relaciones para una nueva base de datos
1. Usar la clave principal de la tabla en el lado “uno” como
clave externa en la tabla del lado “varios”.
2. Usar una tabla de unión con al menos dos campos de
clave externa.
3. Desactivar la indización para le campo de la clave
principal.
Pregunta de prueba 2
Crear relaciones para una nueva base de datos
En la base de datos se seguimiento de activos, puede
responder a preguntas como “¿Qué compañía suministra la
mayoría de sus equipos?”.
¿Cuál de estos procedimientos debe seguir para crear
relaciones uno a varios?
Respuesta:
1. Usar la clave principal de la tabla en el lado “uno” como
clave externa en la tabla del lado “varios”.
Pregunta de prueba 3
¿Cuál de estos procedimientos debe seguir para crear relaciones uno a uno? (Elija una respuesta).
Crear relaciones para una nueva base de datos
1. Desactivar la indización para el campo de la clave
externa.
2. Activar la indización en el campo de la clave externa,
pero permitir valores duplicados.
3. Activar la indización para el campo de la clave externa
sin permitir valores duplicados.
4. Habilitar la integridad referencial.
Pregunta de prueba 3
Crear relaciones para una nueva base de datos
Si permite valores duplicados, crea una relación uno a
varios.
¿Cuál de estos procedimientos debe seguir para crear relaciones uno a uno?
Respuesta:
3. Activar la indización para el campo de la clave externa
sin permitir valores duplicados.
Pregunta de prueba 4
¿Por cuál de las siguientes opciones es útil la integridad referencial? (Elija una respuesta).
Crear relaciones para una nueva base de datos
1. Sustituye a un índice.
2. Mantiene sincronizados los valores de la clave principal
y externa.
3. Permite crear datos “huérfanos” de manera segura.
Pregunta de prueba 4
Crear relaciones para una nueva base de datos
La integridad referencial también puede facilitar la
actualización y la eliminación de datos.
¿Por cuál de las siguientes opciones es útil la integridad
referencial?
Respuesta:
2. Mantiene sincronizados los valores de la clave principal
y externa.
Pregunta de prueba 5
¿Cuál de los siguientes procedimientos debe llevar a cabo para
crear una relación varios a varios entre la Tabla A y la Tabla B?
(Elija una respuesta).
Crear relaciones para una nueva base de datos
1. Debe crear relaciones uno a uno entre A, B y al menos
dos tablas más.
2. Agregar las claves principales de A y B a una tabla de
“relación” o “unión”.
3. Agregar tantos campos como sea necesario de la tabla
A a la tabla B y viceversa, hasta que cada tabla contenga
todos los datos de los que necesita hacer un
seguimiento.
Pregunta de prueba 5
Crear relaciones para una nueva base de datos
Estas claves externas permiten ver cómo se relacionan los
datos de cada lado con los del otro.
¿Cuál de los siguientes procedimientos debe llevar a cabo
para crear una relación varios a varios entre la Tabla A y la
Tabla B?
Respuesta:
2. Agregar las claves principales de A y B a una tabla de
“relación” o “unión”.
Pregunta de prueba 6Este curso le ha enseñado todo lo que debe saber acerca de las relaciones. (Elija una respuesta).
Crear relaciones para una nueva base de datos
1. Verdadero.
2. Falso.
Pregunta de prueba 6
Crear relaciones para una nueva base de datos
Los punteros de la Tarjeta de referencia rápida llevan a más
información. Hay un enlace en la siguiente diapositiva;
úselo.
Este curso le ha enseñado todo lo que debe saber acerca de las relaciones.
Respuesta:
2. Falso.
Tarjeta de referencia rápida
Para obtener un resumen de las tareas tratadas en este curso, consulte la Tarjeta de referencia rápida.
Crear relaciones para una nueva base de datos
Top Related