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ACTIVIDADES BASE DE DATOS ACCESS 2007
En un primer momento vamos a practicar las opciones de Crear, abrir y
cerrar una base de datos de Access 2007.
Abrimos Access 2007 y haz clic sobre la opción Base de Datos en blanco en
la ventana de Introducción Office Access.
Tal y como vemos en la figura de arriba seleccionamos base de datos en
blanco.
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También podemos desplegar el Botón de office y hacer clic en la opción
Nuevo tal y como vemos en la siguiente figura.
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Aparecerá el panel Base de datos en blanco:
Haz clic en el botón Buscar ubicación .Se abrirá el cuadro de diálogo
Archivo de nueva base de datos.
Apareciendo la siguiente ventana:
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Haz clic sobre el icono Mis documentos que aparece en la parte izquierda
de la ventana.
Podemos cambiar el nombre de la base de datos que la llamaremos Clases
Haz clic en Aceptar.
Pulsamos el botón Crear
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Ya tenemos una nueva base de datos llamada Clases.accdb preparada
para crear una tabla.
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Cuando hemos creado la nueva base de datos la ventana que nos aparece
es:
Supongamos que no queremos seguir trabajando con la base de datos
Clases, por lo tanto la cerramos para ello hacemos:
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Abre el botón de Office.
Pulsa el botón Salir de Access.
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Volvemos a abrir la base de datos, para ello volvemos a abrir el programa
desde su icono del escritorio o desde inicio:
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Ahora la base de datos está creada luego no elegimos la opción Base de
datos en blanco sino que abrimos una existente.
También la podemos abrir con la opción Abrir del Botón de Office.
Una vez creada la base de datos vamos a crear una tabla de datos:
Para ello abrimos la base de datos Clases.accdb
Crearemos dos tablas una será la de alumnado y la otra tabla de cursos
empezaremos por crear la tabla Alumnado.
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Hacemos clic sobre el botón Diseño de tabla de la pestaña Crear.
Aparecerá la siguiente ventana:
En la primera fila escribimos el nombre del primer campo Código
alumnado.
Pulsa INTRO para ir a la segunda columna del campo.
Por defecto al situarnos en la segunda columna nos pondrá Texto como
tipo de dato haz clic sobre la flecha de la derecha y elige el tipo
Autonumérico tal y como vemos en la siguiente figura:
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Pulsa la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo pero no se
utilizará no cambiaremos de momento las propiedades de este campo.
Pulsa la tecla INTRO para ir al siguiente campo.
Escribe Nombre alumnado como nombre del segundo campo de la tabla.
Deja el tipo texto y vamos a la tercera columna en ella en la columna
Descripción escribe Introducir el nombre del alumno
Pulsa INTRO para pasar a la siguiente columna escribe Apellidos del
alumno.
Pulsa FLECHA ABAJO para pasar a la siguiente fila, crea a partir de ahora
los siguientes campos: Dirección, Población que serán del tipo Texto crea
el campo Código Postal de tipo Número crea el campo Fecha de
nacimiento de tipo Fecha/ Hora. Quedando de la siguiente manera:
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Ahora vamos a definir el campo Código alumnado como clave principal ya
que no podemos tener dos alumnos con el mismo código para ello lo que
hacemos es:
Haz clic sobre el nombre del campo Código alumnado y haz clic sobre el
icono clave principal de la pestaña Diseño.
Clave principal Pestaña Diseño
A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave que indica que
dicho campo es la clave principal de la tabla:
Llave de clave principal
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Ya podemos guardar la tabla para ello despliega el botón de office elige la
opción Guardar.
Cuando pida el nombre de la tabla ponemos Alumnado:
Haz clic en Aceptar.
Ya tenemos la tabla creada que tendrá la forma siguiente:
Las distintas celdas de la tabla se pueden ensanchar a nuestro gusto.
Ahora vamos a crear la segunda tabla
Para ello lo que hacemos es clic sobre el botón Diseño de tabla de la
pestaña Crear.
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En la primera fila escribe el nombre del primer campo Código curso. Pulsa
INTRO para ir a la segunda columna del campo haz clic sobre la flecha de
la derecha y en el tipo de dato elegir el tipo Número. Pulsa INTRO para ir
a la tercera columna pero no la usaremos y tampoco cambiaremos de
momento las propiedades. Pulsa la tecla INTRO para ir al siguiente campo.
Escribe Nombre curso como nombre del segundo campo de la tabla
vamos al siguiente campo y escribe Nº horas de tipo Número crea de la
misma forma los campos Fecha inicio y Fecha final que serán del tipo
Fecha/hora .Ahora vamos a definir el campo Código curso como clave
principal.
En la imagen vemos que el código curso es clave principal
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Quedando de la siguiente manera:
Ya podemos guardar la tabla.
Ahora vamos a modificar una tabla de datos
Para ello en el campo Apellidos del alumno introducir en descripción:
Introducir apellidos del alumno
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También añadimos el campo Curso este no existía y será del tipo Número
También creamos el campo Auxiliar que posteriormente eliminaremos,
para eliminar este campo nos situamos en él y haz clic sobre el botón
de la pestaña Diseño y nos elimina dicho campo.
Muy importante si nos equivocamos podemos rectificar con la
combinación de teclas Control +Z deshacer valor de la propiedad.
Introducción de datos en una tabla
Abrimos la base de datos Clases.accdb hacemos clic sobre la tabla
Alumnado observa como en el primer campo pone Autonumérico el tipo
de dato asignado al código del alumno. No tenemos que escribir nada ya
que este campo se rellenará automáticamente.
Pulsa INTRO para ir al segundo campo. Escribe un nombre INTRO escribe
un apellido INTRO y así vamos rellenando los campos, menos el campo
curso que lo dejamos en blanco.
En la figura de arriba vemos los distintos campos rellenos.
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Vamos rellenando los campos y nos quedará de la siguiente manera:
Desplazamiento en una tabla
Abre la tabla de Alumnado en vista de datos .Haz clic sobre el botón
para ir al siguiente registro, también podemos ir
directamente al último registro y crear un nuevo registro.
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Buscar datos en una tabla
Abre la tabla Alumnado en vista Hoja de datos. Haz clic sobre el campo
donde se encuentra el valor a buscar en el siguiente recuadro
introduce el nombre de un alumno y veras como se resalta
el nombre que has introducido.
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También lo podemos hacer con el botón Buscar en la pestaña de
inicio.
Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar
En el cuadro Buscar se introduce el nombre que queramos buscar y se nos
quedará marcado en negro.
Ahora vamos a modificar la estructura de la tabla Alumnado de forma que
cada campo tenga las siguientes propiedades.
Haz clic sobre el campo Nombre alumnado para modificar sus
propiedades.haz clic sobre la propiedad Tamaño que aparece en la parte
inferior de la ventana, se quedará seleccionado el tamaño por defecto 50
tal y como vemos en la imagen.
Para que el campo sea obligatorio tenemos que poner en la propiedad
Requerido el valor Si.
Hacemos clic en el campo Apellidos alumnado para acceder a las
propiedades de dicho campo. Escribe 30 en el Tamaño.
Haz clic sobre el campo Dirección y asígnale Tamaño 30 .Como el campo
es opcional dejamos la propiedad Requerido a No.
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Haz clic sobre el campo Población y asígnale tamaño 15 para que aparezca
por defecto el valor Madrid tenemos que cambiar su propiedad valor
predeterminado.
En el campo Código postal poner tamaño del campo entero largo y
requerido No.
Para que siempre tenga cinco dígitos definiremos una máscara de
entrada. Vamos a ver como se hace una máscara de entrada para ello haz
clic sobre la propiedad Máscara de entrada y teclea la máscara 00000 tal y
como vemos en la siguiente figura:
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El 0 representa un digito numérico
obligatorio y que si se introduce un valor este deberá contener
obligatoriamente cinco cifras.
Para que el código postal sea siempre menor que 55000 tenemos que
cambiar la propiedad Regla de Validación. Para ello haz clic sobre la
propiedad Regla de Validación y teclea <55000.
Al hacer clic en la regla de validación nos aparece:
En esa ventana introducimos el valor <55000 y le damos Aceptar.
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Para mejorar esta regla de validación rellenamos la propiedad Texto de
validación para que el usuario sepa por qué el valor introducido es
incorrecto. Para ello hacemos clic sobre Texto de validación y teclea El
código postal debe ser inferior a 55000.
Este será el mensaje que saldrá cuando se intente introducir en el campo
un valor mayor o igual a 55000.
Vamos a comprobarlo nos vamos a la tabla de Alumnos en Vista hoja de
datos en el campo código postal introducimos un valor por ejemplo 89999
y al dar Intro vemos que nos aparece:
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Ahora vamos a cambiar el campo de la fecha de nacimiento para ello haz
clic sobre el campo Fecha de nacimiento y haz clic sobre la propiedad
Formato nos aparecerá una flecha con una lista desplegable, elige la
opción Fecha corta.
CREACIÓN DE RELACIONES
Vamos a relacionar las tablas Alumnado y Cursos.
La relación existente entre las tablas Cursos y Alumnado es de Uno a
Varios ya que un curso tendrá varios registros relacionados en la tabla de
Alumnado pero un alumno de la tabla de Alumnado solo podrá
pertenecer a un curso por lo que la tabla principal será la de Cursos y la
tabla asociada la de Alumnado.
Haz clic en el botón Relaciones en la pestaña Herramientas de la base de
datos.
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Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas.
Seleccionamos la tabla Cursos y hacemos clic sobre el botón Agregar
seleccionamos la tabla Alumnado haz clic sobre el botón Agregar.
Nos aparecerá la siguiente ventana:
Ahora nos colocamos sobre el campo de relación de la tabla principal es
decir Código Curso de la tabla Curso.
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Pulsando el botón del ratón y manteniendo pulsado arrástralo hasta el
campo Curso de la tabla Alumnado.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones:
En la parte superior debe estar los nombres de las dos tablas relacionadas
y debajo de estas el nombre de los campos de relación Código Curso y
Curso.
En nuestro caso el tipo de relación es de Uno a varios. Activa la casilla
Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ella.
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Una vez hechas las relaciones entre las dos tablas nos aparecerá la
siguiente ventana:
AHORA VAMOS A MODIFICAR LAS RELACIONES
Haz clic en el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de
datos. Vamos primero a primero a practicar las operaciones de Mostrar y
Quitar tabla.
Para ello haz clic derecho sobre la tabla Curso selecciona la opción Ocultar
tabla. La tabla ha desaparecido y también la relación asociada a ella, la
relación ha desaparecido de la ventana Relaciones pero no se ha borrado.
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Ahora haz clic en el botón Mostrar tabla en la pestaña Diseño aparecerá
el cuadro de diálogo Mostrar tablas.
El cuadro de diálogo Mostrar Tablas es:
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Seleccionamos la tabla Cursos. Haz clic sobre el botón Agregar. Hemos
vuelto a la ventana Relaciones y al mostrar la tabla Cursos ha reaparecido
automáticamente la relación.
Ahora queremos que cuando se borre un curso, se borren
automáticamente todos los alumnos que tengan ese curso, para ello
debemos modificar la relación.
Haz clic sobre la relación, esta aparecerá resaltada. Haz clic en el botón
Modificar relaciones en la pestaña Diseño, aparecerá el cuadro de diálogo
Modificar relaciones.
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Activa la casilla Eliminar en cascada los registros relacionados. También
queremos que cuando se modifique el código de un curso se actualicen
automáticamente todos los alumnos que tenga este curso, parta ello
activa la casilla Actualizar en cascada los campos relacionados. Haz clic en
aceptar.
Ahora vamos a practicar las operaciones de Crear, ejecutar y guardar una
consulta simple.
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Empezaremos por crear una consulta para ello abrimos la base de datos
clases y haz clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear.
A continuación se abrirá el cuadro Mostrar tabla:
Haz clic en la tabla Curso quedará así seleccionada. Haz clic en el botón
Agregar, observa que aparece la tabla Curso en la zona de tablas de la
ventana Diseño de consulta.
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Pulsa el botón Cerrar ya que la consulta se va a basar sólo en la tabla
Curso.
Ya tenemos la ventana diseño con la tabla añadida, vamos ahora a indicar
que campos (columnas) queremos que aparezcan en la consulta. En la
tabla de la zona de tablas tienes los campos de la tabla Curso y un * que
representa todas las columnas.
Haz clic sobre el asterisco y observa como aparece en la rejilla QBE el
asterisco.
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Haz clic en el botón Ejecutar o el botón Vista Hoja de datos de la
pestaña Inicio para ver el resultado.
Ahora vamos a hacer Consultas simples.
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Para ello en la tabla Alumnado faltaban por asignar cursos a los diferentes
alumnos, por lo que vamos a crear una consulta tal que aparezca el Código
del alumno y su código de curso para introducir los valores que vienen a
continuación:
Haz clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear.
A continuación se abre el cuadro Mostrar tabla
Haz clic en la tabla alumnado quedará seleccionada. Haz clic en el botón
Agregar. Observa que aparece la tabla alumnado en la zona de tablas de
la ventana diseño
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Pulsa el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo ya que la consulta
se va a basar sólo en la tabla Alumnado.
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Vamos ahora a indicar qué campos (columnas) queremos que aparezcan
en la consulta. Haz doble clic sobre el campo Código Alumnado de la tabla
Alumnado y observa como aparece en la rejilla QBE.
Haz doble clic sobre el campo Curso de la tabla Alumnado y observa como
aparece en la rejilla QBE.
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Haz clic en el botón Ejecutar nos aparece la siguiente ventana:
Introduce los siguientes datos:
Cierra la consulta, como es la primera vez que la guardamos nos pedirá un
nombre la podemos llamar consulta alumno curso.
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También podemos hacer consultas más complejas por ejemplo que
aparezca Nombre Alumnado, Apellidos Alumnado, Población, Fecha de
nacimiento. La cuadrícula quedará de la siguiente manera:
Para añadir campos a la rejilla también se puede hacer de la siguiente
manera: Haz clic sobre la fila Campo de la primera columna de la rejilla,
despliega la lista asociada haciendo clic sobre su flecha de la lista
desplegable.
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Haz clic en el botón Ejecutar de la pestaña diseño.
Cuidado en una consulta no podemos dar el mismo nombre que una
tabla ya creada.
La consulta que hemos creado será:
También se pueden hacer consultas multitabla.
Para ello hacemos clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear.
A continuación se abrirá el cuadro Mostrar tabla. Haz clic en la tabla
Cursos quedará así seleccionada, haz clic. Haz clic en el botón Agregar
observa que aparece la tabla Cursos en la zona de tablas.
Haz clic en la tabla Alumnado quedara seleccionada. Haz clic con el botón
Agregar observa que aparece la tabla Alumnado en la zona de tablas.
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Pulsa el botón cerrar para cerrar el cuadro de diálogo. Rellena la rejilla
QBE de forma que nos quede así:
Con la primera columna indicamos que queremos todos los campos de
Alumnado y con la segunda columna el nombre del curso asignado al
alumno.
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Haz clic en el botón Ejecutar para ver el resultado:
Ahora vamos a hacer un formulario
Un formulario realmente es un informe de nuestra base de datos.
Para ello vamos a la pestaña Crear y Asistente para formularios
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Hacemos clic en Asistente para formularios y nos aparece:
Añadimos los campos que queremos que aparezcan, en nuestro caso
hemos incluido Código curso, Nombre del alumno y Curso, de la tabla
curso y de la tabla alumnos respectivamente. Hacemos clic en siguiente:
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En como desea ver los datos elegimos por Alumnado damos siguiente:
Hacemos clic en siguiente y elegimos el estilo a aplicar, hay muchos
estilos nosotros hemos elegido oficina clic en siguiente:
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En el título del formulario ponemos Alumnos Curso y hacemos clic
en finalizar:
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