Administracin de Proyectos
I. Presentacin. Obje&vo Obje&vos especcos
II. Conceptos Bsicos de la Administracin de Proyectos Qu es un Proyecto? Caracters&cas de un Proyecto Qu es la Administracin de Proyectos? Componentes de la Administracin de Proyectos Elementos relacionados con el Proyecto Ciclo de vida del Proyecto
V. Administracin de Proyectos Etapas de la Administracin de Proyectos reas de conocimiento Involucrados en el Proyecto Organizacin para el Proyecto
Contenido
IV. Etapas de la Administracin de Proyectos 1. Inicio del Proyecto 2. Planeacin del Proyecto 3. Ejecucin del Proyecto 4. Control del Proyecto 5. Cierre del Proyecto
V. Conclusiones
VI. Lecturas sugeridas
Contenido
Obje@vo
Dis&nguir los principales conceptos, tcnicas y principios empleados en la Administracin de Proyectos.
Ejemplicar el uso de algunas herramientas bsicas u&lizadas en la Administracin de Proyectos.
I. Presentacin
Obje@vos especcos
Presentar las mejores prc&cas en Administracin de Proyectos.
Aplicar la metodologa y herramientas para la Administracin de Proyectos.
Desarrollar un caso de estudio.
I. Presentacin
Es la suma de esfuerzos que
en forma temporal se utilizan
para generar un PRODUCTO
O SERVICIO en particular o
UNICO.
Situacin actual Requerimientos Objetivos
P R O Y E C T O
Resultados
Tiempo
INICIO
FIN
Qu es un Proyecto?
II. Conceptos Bsicos
Caracters@cas de un Proyecto
Temporal: cada proyecto &ene un comienzo y nal denido
Productos, servicios o resultados nicos: un proyecto crea productos entregables nico
Elaboracin Gradual: signica desarrollarlo en etapas
II. Conceptos Bsicos
La aplicacin racional de
conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas para
alcanzar los objetivos de un
proyecto, a travs de una
s e r i e d e a c t i v i d a d e s
interrelacionadas.
Qu es la Administracin de Proyectos?
II. Conceptos Bsicos
1. Habilidades clave Liderazgo Comunicacin Negociacin Solucin de problemas Lograr objetivos
2. Conocimientos Tcnicos Administrativos
3. Herramientas 4. Tcnicas
Componentes de la Administracin de proyectos
II. Conceptos Bsicos
BUSCAR LA SATISFACCIN DE TODOS LOS INTERESADOS
Tiempo Calidad Alcance Entorno Recursos Costo
Elementos relacionados con el Proyecto
II. Conceptos Bsicos
Ciclo de vida del Proyecto
1. Inicio*
2. Planeacin*
3. Ejecucin*
4. Control*
5. Cierre*
NIV
EL
DE
AC
TIV
IDA
D
INICIO TIEMPO
*Etapas del proyecto
TERMINO
II. Conceptos Bsicos
II. Conceptos Bsicos
100% $, HH
Avance
Fase 1 Inicio
Fase 2 Planeacin Diseo
Fase 3 Ejecucin
Fase 4 Pruebas y Arranque
Decisin de arranque
Decisiones trascendentes
Instalacin completa
Operacin completa Entrega
Grado de influencia en resultados
III. Administracin de Proyectos
INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE
origen equipo del Proyecto
carta
alcance
plan avance aceptacin
entrega PRODUCTO
Etapas de la Administracin de Proyectos
III. Administracin de Proyectos
Integracin
Denicin de proyecto y las reas involucradas desde el plan de administracin, la ejecucin, al cierre.
Alcance
Administracin, denicin de productos y ac&vidades y su seguimiento.
Costos
Presupuesto y su control.
Recursos
Planeacin de recursos, desarrollo y administracin de equipos del proyecto.
reas de conocimiento
III. Administracin de Proyectos
Tiempo
Denicin de ac&vidades interrelacionadas y cronogramas,
Calidad
Planeacin, aseguramiento y control de la calidad.
Comunicaciones
Denicin de la distribucin de informacin del proyecto.
Riesgos
Planes y administracin.
Suministros
Planeacin de adquisiciones, contrataciones, manejo de proveedores
III. Administracin de Proyectos
Director del proyecto Cliente/usuario Organizacin ejecutante Miembros del equipo del proyecto Equipo de direccin del proyecto Patrocinador Influyentes
Involucrados en el Proyecto
III. Administracin de Proyectos
Organizacin para el Proyecto (Estructuras)
FUNCIONAL
Varios responsables
Superior iden&cado
Actan por especialidad
Enfoque fragmentado
MATRICIAL
Reporta al Lder del proyecto y al Mando funcional
Lder de proyecto de tiempo completo
Autoridad y toma de decisiones compartida
POR PROYECTOS
El personal reporta directamente al Mando Superior
Control total sobre el
presupuesto, recursos materiales
El Mando Superior &ene
responsabilidad administra&va sobre el personal
Puede disponerse de un
pool de recursos
III. Administracin de Proyectos
Habilidades de los equipos de trabajo
Organizacin para el Proyecto
Alto
Bajo
Competencias tcnicas
Competencias humanas
Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores
IV. Etapas de la AP
INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE
IV. Etapas de la AP
INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE
Carta del proyecto Alcance del proyecto
Mecanismos de seleccin de proyecto
Definicin del proyecto
Tcnicas y herramientas
INICIO
IV. Etapas de la AP
REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE
NECESIDADES DE LA INSTITUCIN
REQUERIMIENTOS LEGALES
AVANCES TECNOLGICOS
NECESIDADES DEL SECTOR O DE LA
INDUSTRIA
PROYECTO
Origen del Proyecto
IV. Etapas de la AP
Carta del Proyecto
Qu?
Quin?
Cmo?
Por qu?
Para qu?
Cundo?
Formaliza el inicio del proyecto Permite iden&car el proyecto por parte de los involucrados Proporciona informacin general
IV. Etapas de la AP
CARTA DEL PROYECTONOMBRE DEL PROYECTO:
RESPONSABLE DEL PROYECTO::
OBJETIVO:
BENEFICIOS:
DESCRIPCIN:
PRIORIDAD:
JUSTIFICACIN:
PRODUCTOS:
APROBACIN:
IV. Etapas de la AP
INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE
Tcnicas y herramientas
PLANEACIN
Estructura de Descomposicin del Trabajo
Tabla de precedencias Ruta cri&ca Matriz de roles
Plan del proyecto
IV. Etapas de la AP
Procesos de planeacin
Plan de Administracin de Proyecto
Alcance, denicin y plan de administracin
Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure ( WBS )
Denicin de ac&vidades, de hitos o milestones
Secuencia de ac&vidades Diagramas de red, lista de ac&vidades
IV. Etapas de la AP
Es&macin de recursos
Es&macin de la duracin de ac&vidades
Desarrollo del cronograma
Es&mado de costos y desarrollo de presupuesto
Planeacin de: Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos
Procesos de planeacin
IV. Etapas de la AP
Plan de administracin del Proyecto
Gua la ejecucin y control del proyecto; dene referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programa
Contempla elementos de las reas de conocimiento, tales como: Denicin del alcance Organizacin del Proyecto Mecanismos y programas de comunicacin Programa de Proyecto Es&mados de costos Procesos de administracin de riesgos Procedimientos de control de cambios
IV. Etapas de la AP
Cmo se come un elefante?
En partecitas !
Sucientemente pequeas que quepan en el plato y lo sucientemente grandes que no indigesten.
Estructura de Descomposicin del Trabajo
IV. Etapas de la AP
Qu es? Representacin de la jerarqua del proyecto Iden&ca todo el trabajo a realizar Es un producto de la denicin de alcance Caracters@cas Organiza y dene el alcance total del proyecto Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suciente para
seguimiento Considera las fases del proyecto
Es el fundamento para Es&macin de costos Distribucin de roles y funciones Planes tcnicos Lista de productos a entregar Informes sobre el avance y anlisis de problemas
IV. Etapas de la AP
Elaboracin
1. Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado
2. Estructurar y organizar la EDT
3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior
4. Desarrollar y asignar cdigos de identificacin a los componentes de la EDT
5. Verificar que el grado de descomposicin del trabajo es necesario y suficiente
IV. Etapas de la AP
1.2 1.3 1.1
Componentes mas importantes
Productos de trabajo terminados
Tareas que entregan un producto
1.1.1 1.1.2
1.2.1 1.2.2
1 2 3
PRODUCTO
Organizacin de unidades medibles de trabajo requeridos para desarrollar productos
IV. Etapas de la AP
Grca de Gana
2. Permite registrar avances de acuerdo con lo planeado.
1. Programar las ac&vidades del Proyecto cons iderando &empo y responsables.
IV. Etapas de la AP
Tabla de precedencias
Con&ene todas las ac&vidades del proyecto iden&cadas en la EDT, en el orden en que se ejecutarn.
Incluye los siguientes elementos:
Clave de la ac&vidad
Ac&vidad
Duracin
Ac&vidades precedentes
Responsable
IV. Etapas de la AP
01234567891011
InicioDiagnstico y pronstico realizadoNormas y criterios establecidosEstrategia definidaProgramas de desarrollo realizadosPlan instrumentadoEdicin realizadaPblico consultadoProyecto definidoPlan aprobado por ejecutivoPublicacin y difusin efectuadasFin
----4 meses
2.5 meses1 mes1 mes1 mes
2 meses2.5 meses1.5 meses0.5 meses0.5 meses
----
------
1,23444
5,6,789?
------Director de PlanificacinDirector JurdicoSubsecretarioDirector de PlanificacinDirector de PlanificacinDirector AdministrativoDirector de ControlDirector de PlanificacinSubsecretarioDirector Administrativo------
Clave de laactividad Actividad Duracin Responsable
Actividadesprecedentes
PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elabor:Fecha:
Eduardo Dvila TurciosOctubre 2002
01234567891011
01234567891011
InicioDiagnstico y pronstico realizadoNormas y criterios establecidosEstrategia definidaProgramas de desarrollo realizadosPlan instrumentadoEdicin realizadaPblico consultadoProyecto definidoPlan aprobado por ejecutivoPublicacin y difusin efectuadasFin
InicioDiagnstico y pronstico realizadoNormas y criterios establecidosEstrategia definidaProgramas de desarrollo realizadosPlan instrumentadoEdicin realizadaPblico consultadoProyecto definidoPlan aprobado por ejecutivoPublicacin y difusin efectuadasFin
----4 meses
2.5 meses1 mes1 mes1 mes
2 meses2.5 meses1.5 meses0.5 meses0.5 meses
----
----4 meses
2.5 meses1 mes1 mes1 mes
2 meses2.5 meses1.5 meses0.5 meses0.5 meses
----
------
1,23444
5,6,789?
------
1,23444
5,6,789?
------Director de PlanificacinDirector JurdicoSubsecretarioDirector de PlanificacinDirector de PlanificacinDirector AdministrativoDirector de ControlDirector de PlanificacinSubsecretarioDirector Administrativo------
------Director de PlanificacinDirector JurdicoSubsecretarioDirector de PlanificacinDirector de PlanificacinDirector AdministrativoDirector de ControlDirector de PlanificacinSubsecretarioDirector Administrativo------
Clave de laactividadClave de laactividad Actividad Duracin Responsable
ActividadesprecedentesActividades
precedentes
PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elabor:Fecha:Elabor:Fecha:
Eduardo Dvila TurciosOctubre 2002
IV. Etapas de la AP
Ac&vidad A Ac&vidad B Final a Inicio
Inicio a Inicio
Final a Final
Inicio a Final
Ac&vidad A Ac&vidad B
Ac&vidad A Ac&vidad B
Ac&vidad A Ac&vidad B
Tipos de precedencias
IV. Etapas de la AP
1 2
3
7
4 5
6
1 2
3 5
7 6
4
Diagrama de Gantt
Hitos (milestones)
1 2
3 5
7 6
4
4
3
2
2
1
2
2
1
1
Red / Ruta crtica
IV. Etapas de la AP
Diagrama de Red (ruta cr@ca)
Determina la duracin total del proyecto
Se basa en el es&mado de un valor de duracin por tarea
Muestra interdependencia de tareas
Permite es&mar el &empo de nalizacin del proyecto
Permite evaluar balance entre recursos y &empo
Permite evaluar avances o desempeo
IV. Etapas de la AP
Es el perodo de &empo que una tarea puede retrasarse sin retrasar al proyecto
Las tareas en la ruta cr&ca &enen cero holgura.
Las tareas de la ruta cr&ca que se retrasan, ocasionan retrasos al proyecto
Holgura
IV. Etapas de la AP
Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada tarea; las cifras mas tardas se encuentran a par&r del n del proyecto hacia el inicio.
La holgura se calcula por alguna de las siguientes frmulas:
Ac&vidad
Es Ef
Ls Lf
Inicio mas tardo Inicio mas temprano (Ls - Es) o bien, Final mas tardo Final mas temprano (Lf - Ef)
IV. Etapas de la AP
INICIO A
B
C
D
E
H
G
F
I FIN
0 7 6
6
8
4 6
8 3 0
7
0 - 0 0 - 7 7 - 13
14 - 21
21 - 24 24 - 24
8 - 14
0 - 8
0 - 6
8 - 16
6 - 10
IV. Etapas de la AP
Se emplea para es&mar &empos y costos.
Es de u&lidad para:
Anlisis de alterna&vas
Empleo eciente de recursos
Op&mizacin de calendarios
Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos
PERT (Program Evalua@on and Review Technique)
IV. Etapas de la AP
Se calcula con base en tres es&maciones de la duracin esperada para la ac&vidad: Op&mista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M).
Tiempo esperado entre eventos (P+4M+O) 6
Desviacin estndar (P-O) 6
Varianza de una tarea (P-O) 6 2
Desviacin esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas
Duracin esperada del proyecto Suma de duracin de las tareas
IV. Etapas de la AP
INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE
Tcnicas y herramientas
Sistema de autorizacin de trabajo Sistema de informacin Reportes de avance
Resultados del trabajo Cambios requeridos Mejora de calidad Mejoras en la ejecucin Informes de proyecto
EJECUCIN
IV. Etapas de la AP
Procesos de ejecucin
Direccin del proyecto Productos de avance Acciones implantadas
Aseguramiento de calidad Cambios Acciones correc&vas
Formacin y desarrollo de equipo de trabajo Distribucin de informacin Manejo de proveedores
IV. Etapas de la AP
Comunicaciones en el Proyecto
Procesos para contar con la informacin del proyecto en &empo y forma.
Planicar las comunicaciones Generar informacin Distribuir la informacin Informar los avances Sa&sfacer a los interesados
IV. Etapas de la AP
Reportes de avance
Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del proyecto.
Las metas intermedias:
Describen un resultado tcnico o un evento
Se programan en fechas determinadas
Su duracin es cero
IV. Etapas de la AP
Caractersticas:
Tangibles
Medibles
Entregables
Se deben establecer claramente
IV. Etapas de la AP
Ventajas:
Ms fcil de interpretar
Se puede utilizar para reportes del proyecto, como programa de entregas o avances
Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad en la ejecucin y crea un clima de confianza
Se pueden generar indicadores que proporcionen informacin valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos, entre otros)
IV. Etapas de la AP
Valor ganado
Planeado
Tiempo
Valor ganado del proyecto
Recursos
Real
IV. Etapas de la AP
INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE
Tcnicas y herramientas
Anlisis de valor ganado Distribucin de informacin Sistemas de control de cambio Control de riesgos
Actualizaciones del plan Acciones correc&vas Lecciones aprendidas Aceptacin del trabajo Ordenes de cambio Ajustes a lnea base
CONTROL
IV. Etapas de la AP
Procesos de control
Supervisin y control Control de cambios
Vericacin y control de alcance Control del cronograma
IV. Etapas de la AP
Procesos de control
Control de costos Control de calidad Seguimiento de desempeo del equipo Informes de resultados Comunicacin con interesados
IV. Etapas de la AP
Administracin de cambios
Evaluar y documentar ajustes y sus impactos Recopilar, medir y difundir la informacin sobre el avance,
riesgos y resultados preliminares del Proyecto
Con el objeto de: Comparar y evaluar el avance real del Proyecto Dar seguimiento y supervisin de riesgos Documentar la situacin actual del Proyecto
IV. Etapas de la AP
Anlisis y contencin de riesgos
Recomendaciones prc@cas:
Prevea riesgos, no catstrofes
Aplique su sensibilidad, visin Realice el anlisis en grupo y en forma gil
Analice los riesgos ms importante Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto Repita el anlisis de riesgos durante el proyecto antes de
ac&vidades o eventos cr&cos
IV. Etapas de la AP
Anlisis de valor ganado
Permite evaluar el desempeo del proyecto, considerando medidas de &empo y costo.
Valor planeado
Valor ganado
IV. Etapas de la AP
Anlisis de calidad
Costo de conformidad y no conformidad Anlisis costo / benecio
Control de calidad - herramientas estads&cas
IV. Etapas de la AP
INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE Reporte final
Auditorias de procura Informes y reportes de
ejecucin
Tcnicas y herramientas
CIERRE
IV. Etapas de la AP
Cierre del Proyecto
1. Cierre administra&vo Reporte nal
Presupuesto Programa Evidencias Lecciones aprendidas Reporte de control de cambios
Archivos Plan de transicin
IV. Etapas de la AP
Cierre del Proyecto
2. Cierre del contrato Archivos de contrato Manuales, planos Bitcoras Comunicados Lecciones aprendidas
3. Producto, servicio o resultado nal
PMI Standard A guide to the project management body of knowledge
Chamoun, Yamal Administracin Profesional de Proyectos
Microsoft Project Paso a Paso
Kerzner, Harold PhD Project Management
GIDO, Clements
Administracin exitosa de proyectos DAVIDSON, Jeff
La gestin de proyectos WEISS, Joseph
Administracin de proyectos en cinco pasos
VI. Lecturas sugeridas
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