Metodologas de Administracin de Proyectos con MS-Project y MS-Sharepoint
RESUMEN
Instituto Argentino de Administracin de ProyectosWWW.IAAP.COM.AR
Administracin de Proyectos 2 www.iaap.com.arEste documento no puede ser reproducido sin la autorizacin escrita del Instituto Argentino de Administracin de Proyectos
Analizar qu es un proyecto y qu es el ciclo de vida de un proyecto.
Analizar qu es la Administracin de Alcance.
Analizar el aspecto humano de los proyectos.
Habilidades del Gerente del Proyecto
Organizaciones Matriciales
Administracin del Cambio Organizacional
Analizar el proceso de Planificacin de un proyecto.
Contenido de la presentacin
Administracin de Proyectos 3 www.iaap.com.arEste documento no puede ser reproducido sin la autorizacin escrita del Instituto Argentino de Administracin de Proyectos
DEFINICION OPERATIVA
Qu es un proyecto?
Es un grupo de tareas orientadas a crear un producto o servicio nicos. Estas tareas son ejecutadas por un equipo en un perodo de tiempo definido y organizadas bajo la direccin de un Gerente de Proyecto.
Qu es la Administracin de Proyectos?
Es el proceso por el cual un proyecto es definido e iniciado, controlado en su desarrollo y llevado a su conclusin en forma exitosa.
DEFINICION ESTRATEGICA Desde el punto de vista de negocios: un proyecto es la forma en que cambian las organizaciones
para ser ms competitivas para diferenciarse de la competencia para lograr un mejor posicionamiento en el mercado.
Qu es un proyecto? Definicin operativa
Administracin de Proyectos 4 www.iaap.com.arEste documento no puede ser reproducido sin la autorizacin escrita del Instituto Argentino de Administracin de Proyectos
Implementacin de un sistema informtico de gestin.
Implementacin de un programa de capacitacin gerencial.
Implementacin de un Call Center.
Lanzamiento comercial de un nuevo producto al mercado.
Implementacin de nuevas normas de contabilidad a nivel global.
Ejemplos de proyectos en empresas
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ESTRUCTURAR PLANIFICAR CONTROLAR REPORTAR CONCLUIR
T0 T1Comienzodel Proyecto
Finaldel Proyecto
ESTRUCTURAR
PLANIFICAR
CONTROLAR REPORTAR CONCLUIR
El Ciclo de Vida del Proyecto
80%
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La Administracin de Proyectos...
Es visible y pblica.
Es medible.
Es predecible.
Es repetible.
Caractersticas de la Administracin de Proyectos
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Cmo se ve nuestro proyecto?
A ACambios al Alcance
Alcance Original Alcance Final
Un buen plan te permite controlar el avance de las tareas.
Una bitcora de incidentes o issues te permite controlar las excepciones.
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Los dos planos de la Administracin del Alcance
T0 T1Comienzodel Proyecto
Finaldel Proyecto
P1
P2
Tareas del Cronograma
Excepciones
.........Perodo de Control
Desvos
Correcciones al Cronograma
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Trabajando con Tareas
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Las Habilidades del Gerente de Proyecto
Negocio Tcnico PM Negocio Tcnico PM
PROYECTO PEQUEO
< 6 MESES, < 6 PERSONAS
PROYECTO GRANDE
> 6 MESES, > 6 PERSONAS
HABILIDADES DEL NEGOCIO
HABILIDADES TECNICAS
HABILIDADES DE PROJECT MANAGEMENT Habilidades de Comunicacin
Oral Escrita Formal Informal.
Habilidades de Liderazgo. Coaching, Construccin de
Equipos. Negociacin y poder de
persuasin. Resolucin de Problemas.
Habilidades tcnicas relacionadas a los Entregables.
Habilidades de Anlisis Tcnico.
Razonamiento Lgico y Poder de Inferencia.
Conocimiento de las Herramientas.
Conocimiento general del sector de la industria.
Conocimiento especfico del negocio de la compaa.
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COMIT DE DIRECCION
EQUIPO DEL PROYECTO
EQUIPO EXTENDIDO
Lderes funcionales
Lderes tcnicos
Programadores
Resp.Infraestructura
DBA
Analistas Funcionales
Director Sistemas
Project Manager
Usuarios Area Finanzas
Prov. HW Otros ProfesionalesArea de Sistemas
FacilitadorArea RRHH
Proyecto: Implementacin de un Sistema de Gestin
Director FinanzasDirector Regional Gerente General
Prov. SW
Organigrama tpico de un proyecto
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La Hoja de Recursos
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Tipos de Organizacin
...
FUNCIONAL
... ......
... ...
BASADA EN PROYECTOS
...
...
MATRICIAL
DG
DF DV DO ... ...DG
PM1 PM2 PM3
PM1
PM2
PM3
PM4
DF DV DO
DG
2 2 21 2
2
3 4
1 1
3
1
4 4
3
1 2
1 1
4
4
Director General
Director de Finanzas
Director de Ventas
Director de Operaciones
...
Director General
Project Manager 1
Project Manager 2
Project Manager 3
...
Director General
Directores de Area
Project Managers
Recursos Asignados a Proyectos
...
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Cmo se construye el compromiso con el Cambio?
Entendimiento
Contacto
Conciencia
Percepcin Positiva
Asimilacin
Adopcin
InstitucionalizacinInternalizacin
UMBRAL DEACEPTACION
UMBRAL DECOMPROMISO
TIEMPO
APO
YO
AL
CA
MB
IO Fase deCompromiso
Fase deAceptacin
Fase dePreparacin
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Para implementar cualquier proyecto en la organizacin de la misma forma:
Enfoque homogneo, se comparte la misma terminologa.
Reduccin de riesgo y de improvisacin.
Ms calidad en el trabajo realizado.
Rapidez en la curva de aprendizaje.
Para poner en prctica mecnicamente planes estratgicos.
Para apalancar recursos y as reducir costos.
Para establecer mtricas homogneas de control.
Para asegurar un Tiempo al Mercado (Time to Market) ms rpido.
Para soportar una transicin hacia un esquema de ventas basado en soluciones.
Para qu sirve PM en las empresas?
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Romper con el Estereotipo PM.
Trnsito gradual hacia un esquema matricial y creacin de un rea funcional dedicada a PM.
Identificar a la Administracin de Proyectos como competencia clave en todas las reas funcionales.
Desarrollar e implementar un Programa de Capacitacin en Administracin de Proyectos.
Adoptar e internalizar una metodologa para implementar proyectos:
Tcnicas y herramientas, consejos, advertencias.
Mtricas uniformes y universales.
Tablero de control basado en proyectos.
Cmo implementar PM en mi organizacin?
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Administracin de Proyectos 19 www.iaap.com.arEste documento no puede ser reproducido sin la autorizacin escrita del Instituto Argentino de Administracin de Proyectos
Bibliografa en espaol e ingls
Administracin de Proyectos. Marion E. Haynes, Grupo Editorial Iberoamerica 1993.
Administracin y Direccin de Proyectos. Pedro Briceo Lazo, McGraw-Hill Interamericana 1996.
La Nueva Direccin de Proyectos. J. Davidson Frame, Ediciones Granica 2002.
La Direccin de Proyectos en las Organizaciones. J. Davidson Frame, Ediciones Granica2002.
Tcnicas de Programacin y Control de Proyectos. C. Romero , Pirmide, 1988.
Gestin de Proyectos. J. Brand, Elsevier 1990.
Teora General del Proyecto. M. De Cos, Sntesis, 1995.
Direccin de Proyectos Informticos: Gua Prctica del Jefe de Proyecto. Pham Thu Quang, Jean-Jacques Gonin. Ediciones Gestion 2000, S.A. 1994.
Desarrollo y Gestin de Proyectos Informticos. Steve McConnell. Ed.McConnell. 1997.
Administracin de Proyectos 20 www.iaap.com.arEste documento no puede ser reproducido sin la autorizacin escrita del Instituto Argentino de Administracin de Proyectos
Bibliografa en espaol e ingls (Cont.)
Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. Harold Kerzner, John Wiley & Sons 2003.
Project Leadership, Wendy Briner, Michael Geddes, Colin Hastings, Van Nostrand Reinhold 1990.
The Fast Forward MBA in Project Management. Eric Verzuh, John Wiley & Sons 1999.
PMP Project Management Professional Study Guide. Kim Heldman, Sybex 2002.
Strategic Planning for Project Management using a Project Management Maturity Model.Harold Kerzner, PhD, John Wiley & Sons, Inc. 2001.
The Little Black Book of Project Management. Michael C. Thomsett, AMACOM Books 1990.
Project Management Practitioner's Handbook. Ralph Kleim and Irwin S. Ludin,AMACOM Books 1998.
Project Office, The. J. Davidson Frame, Thomas Block, Crisp Publications 1998.
Project Management for Dummies. Stanley E. Portny, John Wiley & Sons 2000.
Administracin de Proyectos 21 www.iaap.com.arEste documento no puede ser reproducido sin la autorizacin escrita del Instituto Argentino de Administracin de Proyectos
Enlaces (links)
www.pmi.org - sitio del Project Management Institute.
www.risksig.com - sitio del SIG (Special Interest Group) de Riesgo en Proyectos del PMI. Existen cientos de SIGs en actividad en el PMI.
www.asapm.org - American Society for the Advancement of Project Management.
www.pmforum.org - Organizacin no comercial para el desarrollo de la Administracin de Proyectos. Buena lista bibliogrfica, muy buenos artculos gratis.
www.etsimo.uniovi.es/regespro - excelente sitio de Administracin de Proyectos de la Universidad de Oviedo (Espaa).
www.allpm.com - Muy buenos artculos, hay que registrarse en el sitio (gratis). Tiene algunos artculos en espaol.
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Enlaces (links) (Cont.)
www.pmboulevard.com - Tiene un Knowledge Center muy rico en artculos, hay que registrarse (gratis).
www.pmprofessional.com - Se puede bajar un artculo (gratis) llamado "PM Competency Framework", en donde se describen las competencias y habilidades necesarias de los participantes en un proyecto.
www.gantthead.com - Excelente sitio con muchos planes de proyecto y plantillas para bajar gratis. Requiere registrarse.
www.projectkickstart.com - Comercializan un paquete para Administracin de Proyectos, pero tienen muy buenos consejos ("Tips") en el sitio.
www.4pm.com - Muy buenos artculos (gratis) en formato PDF. Producen el newsletter PMTalk.
www.iaap.com.ar - Artculos en espaol. BoletinPM bisemanal y gratuito.
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