MEDELLÍN, DICIEMBRE 7 DE 2010
CONFERENCIA EN EL SEGUNDO SEMINARIO DE AVANCES EN INGENIERÍA DE LA ORGANIZACIÓN – FACULTAD DE MINAS
Expositor: Gustavo Robledo ClavijoConsultor Empresarial
- Jorge Etkin - Gestión de la Complejidad de la Organización – Ediciones Granica – Argentina 2.005
- D. A. Nadler / M S. Gersteub, R. B. Shaw y Asociados - Arquitectura Organizativa – Ediciones Granica – Barcelona 1.994.
- José Ignacio Galán Zazo - Diseño Organizativo – Thomson Editorres – Madrid 2.006.
- Germán Efromovich – El Éxito Empresarial una Búsqueda Integral – Revista Dinero No. 325 – Mayo 2.009.
- Gustavo Robledo Clavijo – Documentos de Consultoría Organizacional.
- Gustavo Robledo Clavijo – Experiencias en Consultoría Organizacional: 1.986 – 2.009.
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FUENTES PRINCIPALES DE INFORMACIÓN
PARA ESTA CONFERENCIA
Lo desconocido en el medio, del concepto holístico de la
arquitectura organizacional.
Los dispersos e incoherentes esfuerzos que se hacen por
la organización, como concepto básico de empresa.
Lo secundario que resulta siendo el proyecto
organizacional en muchas empresas y entidades.
La concepción meramente teórica y quizás estética, del
diseño organizativo.
La experiencias exitosas que el conferencista está
teniendo en proyectos integrados de arquitectura
organizacional.
INTRODUCCIÓN
QUÉ MOTIVA ESTE TEMA?
2
Hay que adoptar un modelo gerencial que permita
mantener a las personas como centro de la
estrategia, principio y fin de su quehacer, pues es el
compromiso y participación de los seres humanos, lo
que va permitir asumir con confianza los riegos que
conlleva hacer empresa.
German Efromovich
Revista Dinero No. 325
Mayo 15/2009
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ES UN ENTE SISTÉMICO DONDE EL HOMBRE, COMO AGENTE CREADOR Y ACTIVADOR, INVIERTE RECURSOS:
- TIEMPO
- CONOCIMIENTO
- TECNOLOGÍA
- INFORMACIÓN
- DINERO
- MATERIALES
CON EL FIN DE OBTENER UNOS RESULTADOS PREDEFINIDOS.
QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN?
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• El conjunto de relaciones previsibles y estables que
desarrollan sus miembros, para poder trabajar en
actividades conjuntas.
• El comportamiento de sus integrantes, como partes
de una unidad social.
• Un tejido o red social, con nudos muy resistentes,
que incluso se refuerzan con el tiempo.
Jorge Etkin
Gestión de la Complejidad de la Organización – Ediciones Granica - 2005
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LA ORGANIZACIÓN SE DEBE ENTENDER COMO:
Por referirse a guías y modos de relación estables que
comparten individuos y grupos y que les permite realizar
un esfuerzo coordinado, aun cuando el entorno cambiante,
requiera una adaptación en su rumbo.
Porque los individuos y grupos forman parte de una
agrupación con guiones predefinidos, pero también de un
conjunto que ellos mismos producen a través de la
interacción y el trabajo cotidiano.
Jorge Etkin
Gestión de la Complejidad de la Organización – Ediciones Granica - 2005
EL CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN SE CARACTERIZA:
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ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL =
DISEÑO + CONSTRUCCIÓN
SISTEMAS SOCIALES Y LABORALES PARA LA COMPETITIVIDAD DE LAS PERSONAS Y DE LA
EMPRESA
ECUACIÓN DEL DESARROLLO
DE LA ORGANIZACIÓN
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La noción de arquitectura nos permite pensar no sólo en la
afinidad entre la organización y sus condiciones externas,
sino también en la armonía entre los elementos que
componen el diseño.
En otras palabras, la noción de arquitectura estimula un
enfoque holístico del diseño.
La arquitectura también nos alienta a pensar en el proceso
de construir organizaciones, no sólo en diseñarlas.
La noción de arquitectura nos permite recordar que el diseño
no es más que una parte del proceso.
IMPORTANCIA DE LA NOCIÓN
DE ARQUITECTURA ORGANIZATIVA
8
“Janson define a la arquitectura como “el arte de dar forma al espacio conforme a las necesidades y aspiraciones humanas”. La considera una clase muy específica de arte: “Limita el espacio de tal modo que podamos habitar en él, creando un marco en torno a nuestras vidas”.
Parafraseando a Janson, podríamos definir la arquitectura
de la organización como el arte de dar forma al espacio
de las organizaciones conforme a las necesidades y
aspiraciones humanas, en coherencia con las metas y
objetivos empresariales.
Cont.
9
IMPORTANCIA DE LA NOCIÓN
DE ARQUITECTURA ORGANIZATIVA
Son cuatro los factores esenciales en la creación de diseños
eficientes, producto de la arquitectura física:
Predominio del objetivo.
Afinidad arquitectónica: Tener un estilo arquitectónico
predominante.
El uso de materiales estructurales capaces de sostener
la arquitectura.
Disponibilidad de las tecnologías complementarias que
se necesitan.
ANALOGIA SUGERIDA CON
LA ARQUITECTURA FÍSICA
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UNA VISIÓN DEL
SISTEMA DE EMPRESA
DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN
DE SISTEMAS SOCIALES
DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN
DE SISTEMAS LABORALES
COMPETITIVIDAD
DE PERSONAS Y
EMPRESA
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VISIÓN AMPLIA Y HOLISTICA
DE LA ARQUITECTURA ORGANIZATIVA
3. IMPLEMENTACIÓNESTRUCTURA
Y CULTURA
2. DISEÑO ESTRUCTURA
1. FORMULACIÓN CULTURA
ORGANIZATIVA
9. AMBIENTE FÍSICO,BIENESTAR
LABORAL Y SEGURIDAD
8. COMPENSACIÓN Y ESTIMULOS
7. DESARROLLOCOMPETENCIAS
PERSONAS 5. NORMAS YPRÁCTICAS LABORALES
Y DE SOCIALIZACIÓN
4. SELECCIÓN PERSONAL
COMPETITIVIDAD DE PERSONAS Y
EMPRESA
6. GESTIÓN DE OBJETIVOS Y
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
SECTORES DE ACCIÓN
DE LA ARQUITECTURA ORGANIZATIVA
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D. A. Nadler / M S. Gersteub
R. B. Shaw y Asociados
Arquitectura Organizativa – Ediciones Granica – 1.994
información
AdaptaciónCongruencia
PersonasTrabajo
Tecnología
Arquitectura de la Organización en Acción
Requisitos de los clientes
Exigencias y oportunidades del entorno
OBJETIVOS DE LA ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL
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1. Coherencia interna.
2. Nivel de consonancia de resultados obtenidos "vs"
resultados esperados en cada área de gestión.
3. Nivel de adaptabilidad de los procesos claves "vs"
dinámica organizacional del momento.
4. Nivel de consonancia de la actuación de la organización
"vs" demandas del medio ambiente.
5. Bienestar, satisfacción y desarrollo de las personas.
6. Generación del conocimiento de la empresa.
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ATRIBUTOS QUE GENERA
LA ARQUITECTURA ORGANIZATIVA
A diferencia de la pintura, la cual es producida por un solo artista, la arquitectura es producida por muchas personas que trabajan juntas para plasmar la visión del arquitecto. Por definición, la arquitectura es una actividad social en lugar de ser solitaria.
Consideramos que los directivos son responsables tanto del diseño como de la construcción de las organizaciones, el rol del ingeniero de obras parece una metáfora adecuada.
La figura adjunta, muestra asignación del trabajo especializado de cada uno de los sectores de acción de la arquitectura organizativa, a los tipos de profesionales que le son más afines, sumando en total 8 distintos. Esto, sería considerar los directivos y dueños de los procesos a los cuales se aplica el proyecto arquitectura.
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INTERDISCIPLINARIEDAD
DE LA ARQUITECTURA ORGANIZATIVA
- Sicólogo.
- Educadora
- Administradores
- Abogados.
- Sicólogo.
- Administradores
- Ingo. Admor.- Ingo. Industrial- Sicólogo
- Ingo. Admor.- Experto Proceso
Cambio.- Experto “Coaching”
- Ingo. Admor.
- Ingo. Industrial.
Ingo. Admor.
- Ingo. Higiene y
Seguridad Ocupacional.
- Sicólogo.
- Ingo. Industrial.
- Sicólogo.
3. IMPLEMENTACIÓNESTRUCTURA
Y CULTURA
2. DISEÑO ESTRUCTURA
1. FORMULACIÓN CULTURA
ORGANIZATIVA
9. AMBIENTE FÍSICO,BIENESTAR
LABORAL Y SEGURIDAD
8. COMPENSACIÓN Y ESTIMULOS
7. DESARROLLOCOMPETENCIAS
PERSONAS 5. NORMAS YPRÁCTICAS LABORALES
Y DE SOCIALIZACIÓN
4. SELECCIÓN PERSONAL
COMPETITIVIDAD DE PERSONAS Y
EMPRESA
6. GESTIÓN DE OBJETIVOS Y
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
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Cont.
INTERDISCIPLINARIEDAD
DE LA ARQUITECTURA ORGANIZATIVA
CREACIÓN DE VALOR PARA LAS EMPRESAS:
En una empresa tiene lugar la producción de bienes y servicios
porque permite aunar esfuerzos (el trabajo conjunto puede
crear más valor que el trabajo y esfuerzo individualizado).
Hemos visto que las organizaciones se caracterizan por ser
fórmulas de acción colectiva frente a la acción individualizada.
a. Incremento de especialización y división de trabajo;
b. obtención de economías tecnológicas a gran escala;
c. reducir los costes de coordinación y mitigación, y
d. ejercer poder y control
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CONCLUSIONES
VENTAJA COMPETITIVA DE LA ARQUITECTURA
ORGANIZACIONAL:
Lo que resulta evidente es que la arquitectura de la organización
puede brindar una ventaja competitiva ya que motiva, facilita
o permite que individuos o grupos interactúen mejor con los
clientes, con el trabajo y entre ellos. A medida que ganen
igualdad de acceso al capital y a la tecnología, las compañías
más competitivas serán aquellas que aprovechen mejor los
esfuerzos de sus miembros.
CONCLUSIONES
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Cont.
UNA ORGANIZACIÓN PERDURA EN EL TIEMPO, CUANDO:
Vemos que tiene ciertos rasgos que se mantienen y se regeneran.
Son puntos autoconstruidos y compartidos, además, son aceptados y aplicados por todos sus miembros.
Demuestra que ha logrado desarrollar capacidades pensadas, contundentes duraderas.
Debido también, a que son el resultado del trabajo de personas que se consideran partes integrantes de un proyecto productivo y de vida, que comparten expectativas y realizan un esfuerzo conjunto y sostenido.
Cont.CONCLUSIONES
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LA ORGANIZACIÓN VIABLE O POSIBLE, SE SOSTIENE:
No solo por sus objetivos comunes, sino también por el respeto a la autoridad, las normas, los procedimientos, las reglas de juego y otros aspectos formales.
Porque es ordenada, sino también porque tiene formas de relación que se respetan en todos sus niveles y porque entiende lo que ocurre a su alrededor y lo resuelve con las ideas que genera.
Porque las divergencias y oposiciones internas ocurren dentro de los límites que la hacen posible, la dinamizan y no la destruyen, para ellas existen los procesos de autocontrol.
Cont.
21
CONCLUSIONES
EL VALOR DE UNA EMPRESA:
No está dado sólo por los resultados de su
balance o por la magnitud de sus negocios,
también vale por su cohesión y la fuerza para
llevar adelante su proyección.
Los proyectos importantes, los saca adelante,
porque tiene condiciones para ello.
Cont.CONCLUSIONES
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APÉNDICE
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1. FORMULACIÓN DE LA CULTURACONTENIDO:- Filosofía misional.- Competencias o valores
organizacionales.- Principios o paradigmas específicos
de organización.- Requerimientos del Modelo
organizacional a adoptar.- Tradiciones y creencias respetables.- Prácticas y Sistemas validos de
organización informal existentes.- Estilos de trabajo.- Regímenes de comportamientos
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CONTENIDOS Y PROBLEMAS DE LOS SECTORES
DE LA ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL
1. FORMULACIÓN DE LA CULTURA
PROBLEMAS MÁS COMUNES:
- Asumirla apenas nominalmente.
- No reconocerla integralmente en sus componentes.
- No planificar su fundamentación.
- Inducirla solo a medida que se detecta su carencia o sus fallas
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Cont.
CONTENIDOS Y PROBLEMAS DE LOS SECTORES
DE LA ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL
2. DISEÑO ESTRUCTURA
CONTENIDO:- Concepción del sistema mayor.- Cadena de valor y desdoblamiento de los procesos.- Modelo de responsabilidades de: Liderazgo, Decisión,
Gestión técnica, Gestión administrativa y de Ejecución de
actividades- Planta de cargos.- Diseño de los cargos y sus perfiles: - Configuración (organigrama) y sus características.
* De agrupación y relación de liderazgo.
* De coherencia vertical y horizontal.
* De flujo de información y toma de decisiones.- Libreto o descripción de su funcionamiento.
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Cont.
CONTENIDOS Y PROBLEMAS DE LOS SECTORES
DE LA ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL
2. DISEÑO ESTRUCTURA
PROBLEMAS MÁS COMUNES:
- Se cree que lo es todo.
- La construyen empíricamente.
- No lo implementan o construyen.
- Es de extremos y carente de estrategia.
* O rigurosamente teórica.
* O plegada totalmente a las personas.
- No la construyen para la estrategia.
- Aferrada a paradigmas anacrónicos.
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Cont.
CONTENIDOS Y PROBLEMAS DE LOS SECTORES
DE LA ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL
3. IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRUCTURA Y LA CULTURACONTENIDO:
- Mentalizar procesos de cambio.
- Socializar libreto de funcionamiento de la estructura y sus fundamentos conceptuales.
- Socializar valores y principios.
- Hacer apropiar el contenido de los cargos y sus tipos de responsabilidades.
- Ubicar a las personas en los procesos.
- Jerarquización de directrices y decisiones.
- Determinar interfases y enseñar sus prácticas.
- Simular procesos y detectar vacíos y fallas.
- Completar políticas y normas, esto es,
las guías y modos de relación.
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Cont.
CONTENIDOS Y PROBLEMAS DE LOS SECTORES
DE LA ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL
3. IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRUCTURA Y LA CULTURA
PROBLEMAS MÁS COMUNES:
- Tener que afrontar un proceso efectivo de cambio.
- Ignorar completamente la necesidad de realizarla.
- Desconocer su alcance.
- Realizarla teóricamente.
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Cont.
CONTENIDOS Y PROBLEMAS DE LOS SECTORES
DE LA ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL
4. SELECCIÓN DE PERSONAL
CONTENIDO:
- Precisar contenidos y perfiles de cargos.
- Determinar estratégicamente fuentes de reclutamiento.
- Seleccionar razonadamente y ponderar el valor de las diferentes pruebas.
- Establecer mecanismos de decisión.
- Hacer seguimiento y evaluación a los resultados de selección.
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Cont.
CONTENIDOS Y PROBLEMAS DE LOS SECTORES
DE LA ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL
4. SELECCIÓN DE PERSONAL
PROBLEMAS MÁS COMUNES:
- Disponer de políticas y procedimientos y no utilizarlos, o hacerlo parcialmente.
- No evaluar los resultados de la selección.
- No tomar acciones frente a selecciones desafortunadas.
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Cont.
CONTENIDOS Y PROBLEMAS DE LOS SECTORES
DE LA ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL
5. PRÁCTICAS LABORALES Y DE SOCIALIZACIÓN
CONTENIDO:- Programas de inducción y
reinducción.- Tácticas y sistemas de
entrenamiento y reentrenamiento.- Tácticas de dirección, motivación y
compromiso.
- Mecanismos de participación.
- Sistemas de comunicación interna.
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Cont.
CONTENIDOS Y PROBLEMAS DE LOS SECTORES
DE LA ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL
5. PRÁCTICAS LABORALES Y DE SOCIALIZACIÓN
PROBLEMAS MÁS COMUNES:
- Establecimiento informal y no documental.
- Dejar inconcientemente que cada persona haga su trabajo como le indique su sentido común.
- No preocuparse por un patrón de dirección, motivación y compromiso.
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Cont.
CONTENIDOS Y PROBLEMAS DE LOS SECTORES
DE LA ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL
6. GESTIÓN DE OBJETIVOS Y EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO CONTENIDO:
- Determinación de las contribuciones de cada proceso y cada cargo al logro de objetivos estratégicos o del plan de desarrollo.
- Establecimiento de resultados y metas de las contribuciones.
- Despliegue de los indicadores corporativos a cada proceso y a cada cargo.
- Fundamentación de la cultura del autocontrol.
- Implementación del sistema de medición de resultados, seguimiento y autocontrol.
- Diseño e implementación de los modelos de evaluación de desempeño para los distintos niveles organizacionales.
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Cont.
CONTENIDOS Y PROBLEMAS DE LOS SECTORES
DE LA ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL
6. GESTIÓN DE OBJETIVOS Y EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
PROBLEMAS MÁS COMUNES:
- Establecerlas solo para los niveles superiores de la organización.
- No enfocarlas sistémicamente.
- Sesgarlas hacia una perspectiva determinada.
- Sesgarlas hacia una variable de eficiencia o calidad en particular.
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Cont.
CONTENIDOS Y PROBLEMAS DE LOS SECTORES
DE LA ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL
7. DESARROLLO DE COMPETENCIASCONTENIDO:- Determinar competencias funcionales (las
requeridas por los procesos).- Determinar competencias estructurales
(las que poseen las personas).- Determinar las brechas de competencias.- Determinar prioridades en el cierre de
brechas.- Planificar y presupuestar el desarrollo de
competencias.- Coordinar programación.
- Hacer seguimiento y medir resultados.
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Cont.
CONTENIDOS Y PROBLEMAS DE LOS SECTORES
DE LA ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL
7. DESARROLLO DE COMPETENCIAS
PROBLEMAS MÁS COMUNES:
- Creer que son un gasto.
- No direccionarlas como procesos o proyectos.
- Despersonificarlas.
- No asociarlas a los planes estratégicos.
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Cont.
CONTENIDOS Y PROBLEMAS DE LOS SECTORES
DE LA ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL
8. COMPENSACIÓN Y ESTIMULOSCONTENIDO:
- Sistemas de compensación para los distintos niveles organizacionales.
- Determinar los estímulos económicos y los no económicos.
- Estructurar justa, equitativa y competitivamente los económicos.
- Establecimiento equilibrado de estímulos no económicos, entre los que son generales y los que son personales.
- Planes de carrera y sucesión.
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Cont.
CONTENIDOS Y PROBLEMAS DE LOS SECTORES
DE LA ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL
8. COMPENSACIÓN Y ESTIMULOS
PROBLEMAS MÁS COMUNES:
- Otorgar o asignar a “dedo” o por “capricho” o “emocionalmente”.
- Hacer utilidades con el ahorro en ellos.
- Estructurarlos empíricamente.
- Desentenderse de ellos.
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Cont.
CONTENIDOS Y PROBLEMAS DE LOS SECTORES
DE LA ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL
9. AMBIENTE FÍSICO, BIENESTAR LABORAL Y SEGURIDAD
CONTENIDO:- Salud y seguridad ocupacional.- Apoyos en lo personal y familiar.- Integración del grupo laboral.- Crear confianza a través de: * Credibilidad. * Respeto. * Imparcialidad. * Camaradería. * Orgullo de empresa.- Conservación del medio ambiente.- Control de riesgos.
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Cont.
CONTENIDOS Y PROBLEMAS DE LOS SECTORES
DE LA ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL
PROBLEMAS MÁS COMUNES:- Asumirlos parcialmente.- Esperar de ellos un beneficio
económico directo.- Confiar su medición a la fría
sistematización de sus datos.- Apropiarles presupuesto solo cuando
a última hora sobran recursos.- Tenerlos solamente como un gasto.- Ignorar que somos parte de la
naturaleza y la debemos proteger.- Pensar que ninguna amenaza se va a convertir en siniestro.
9. AMBIENTE FÍSICO, BIENESTAR LABORAL Y SEGURIDAD
41
Cont.
CONTENIDOS Y PROBLEMAS DE LOS SECTORES
DE LA ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL
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