CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO COM INFORMÁTICA
Profº FABRÍZIO BARONICOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
Profº Fabrizio BaroniAux. Adm. 8
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
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Conteúdos Abordados
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
O que pode atrapalhar uma boa organização do tempo
Outras situações que também podem atrapalhar sua gestão do tempo
Tipos de atividades
A organização das atividades
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ficamos tanto tempo ocupados com uma tarefa que acabamos esquecendo algum
compromisso ou trabalho.
Nestas horas nos perguntamos como podemos dar conta de tantas obrigações ou porque o dia não tem mais horas além
daquelas vinte quatro normais?
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Todas estas perguntas tem uma resposta direcionada para a gestão do tempo, uma forma de organização do tempo onde
você descreve suas atividades do dia a dia e depois cria prioridades para cada uma.
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O que pode atrapalhar uma boa organização do tempo?
O que pode atrapalhar uma boa organização do tempo?
Muitos dos papéis guardados são desnecessários. O truque para se livrar deles é observá-los cuidadosamente e escolher entre tratar do assunto, transferi-lo, arquivá-lo ou
jogá-lo fora.
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Além dos papéis que se utiliza, na mesa deverá estar apenas o indispensável: monitor, teclado, mouse, telefone e
material em uso. Todos os outros objetos deverão ser arrumados em gavetas ou
prateleiras
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Depressão e ansiedade
Uma pessoa depressiva não consegue administrar o tempo de forma eficiente
ela terá dificuldade de concentração, por outro lado a ansiedade prejudica,
pois a pessoa quer fazer tudo ao mesmo tempo, acreditar dar conta de várias
tarefas e pode não conseguir realizá-las.
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Dificuldade de delegação
Uma pessoa com dificuldade de delegar tenta fazer tudo sozinha e pode acabar não tendo
tempo pra realizar tudo.
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Distração
As distrações podem ser internas e externas. As internas têm por base a preocupação exagerada e o sonhar
acordado e as externas têm por base os barulhos intensos, a desarrumação, a desordem do material, a televisão, a
internet, etc.
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CansaçoO cansaço desconcentra as pessoas, as torna menos eficientes.
Falta de flexibilidade Surge quando um problema inesperado perturba o calendário cuidadosamente organizado e não há capacidade para resolver esse problema.
• Falta de objetivosNão definição de objetivos/metas e nem de prioridades.
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Perfeccionismo exagerado
O perfeccionismo é um obstáculo à gestão do tempo porque existem
pessoas que estabelecem objetivos pouco realistas.
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Adiantamento
Procrastinar é adiar sucessivamente o que se tem para fazer, sentindo-se simultaneamente culpado pelo adiamento, havendo também uma incorreta ordenação de prioridades, colocando em 1º lugar aquela de menor importância. Quando a adiantamento surge com intensidade e frequência perde-se energia e tempo.
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A decisão de adiar leva a um alívio temporário imediato, mas a médio ou longo prazo conduz a uma baixa sensação de auto
eficácia, sentimentos de culpa, inadequação, depressão e ansiedade.
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Receio do insucesso
Algumas pessoas tem tanto medo de errar ou de não ser capaz de realizar uma tarefa que acaba não fazendo-a para
não se frustrar.
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Excesso de Interrupções
A maior parte das pessoas não consegue trabalhar por um período razoável de tempo sem interrupções de colegas ou de
estranhos - exceto, talvez, aquelas pessoas que, pela sua posição e estilo de trabalho, ou por terem uma secretária ciente de seus
deveres, conseguem controlar o acesso à sua sala.
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Outras situações que também podem atrapalhar sua gestão do tempo
• Interrupções telefônicas constantes;
• Reuniões excessivas e inconclusivas;
• Visitas “casuais” sistemáticas;
• Interrupções frequentes para atender a “urgências”;
• Cálculos irrealistas do tempo;
• Deficiente triagem da informação recebida e transmitida;
Serviços atrasados;
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• Responsabilidade e autoridade confusas;
• Dificuldade em dizer não;
•Administração Geral Administração Geral
• Não existência de estímulo à criatividade;
• Trabalhos de qualidade inferior.
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Tipos de atividades
• Positivas: Contribuem marcadamente para atingir os objetivos. Geralmente, são importantes.
• Reativas: Relacionam-se com a gestão do dia-a-dia. Podem ser urgentes, mas muitas vez- es não são importantes.
• Importantes: Contribuem eficazmente para os resultados. Tendem a refletir a longo prazo.
• Urgentes: Podem ou não relacionar-se com os objetivos. Acarretam consequências a curto prazo.
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Devemos na hora de organizar o tempo e utilizar a classificação acima avaliar os objetivos, para tanto deve-se fazer as
seguintes perguntas:
1. Para onde quero ir?
2. O que quero realizar? O que devo evitar?
3. Qual é o resultado final que quero alcançar?
4. Em que prazo pretendo atingi-lo?
5. Que condições tenho que respeitar?
6. De que apoios necessito?
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A organização das atividades
Um dos grandes vilões da improdutividade humana é a mania que as pessoas têm de guardar o que deve ser feito
na cabeça, pois isso gera esquecimentos e urgências.
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Não se esqueça de que, em relação às coisas que você planeja fazer, há sempre quatro possibilidades:
• Elas são importantes e urgentes;• Elas são importantes e não-urgentes;• Elas são não-importantes e urgentes;• Elas são não-importantes e não-urgentes.
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Saiba que o tempo não é um bem material: não pode ser visto, tocado ou apalpado; pode apenas ser sentido. Ele está sempre
presente. Não pode ser interrompido e nunca deixa de existir. O tempo é uma das poucas coisas que o homem nunca conseguiu
controlar, e é por isso que ele sempre exerceu tanto fascínio sobre o ser humano.
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Atividade
1 – Selecione abaixo o que não caracteriza a gestão do tempo:
a)Identificar o que é mais importante. b)Definir objetivos c)Organizar horários d)Dar prioridade as tarefas atrasada
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2 - Selecione o que caracteriza receio do insucesso:
a)Não definir objetivos b)Medo de errar c)Excesso de atividades d)Medo de organização
3 - Selecione o que caracteriza situações que atrapalham a gestão do tempo:
a)Organizar as tarefas b)Dificuldade em dizer não c)Agendar as tarefas d)Utilizar agenda
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4 – Ferramenta que pode auxiliar no planejamento do tempo:
a)Manual b)Jornal c)Agenda d)Dicionário
5 – O que não pode fazer parte de uma boa gestão do tempo:
a)Desorganização b)Planejamento c)Objetivos d)Flexibilidade
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