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Automatización en el proceso de viajes y gastos, Penske caso de éxito.
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Agenda
Definición de la problemática.
Retos
Implementación de Concur Travel & Expense
Ventajas y beneficios obtenidos
A la empresa
A los empleados
Acerca de Concur
Concur Travel & Expense
Concur Invoice Management
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Cost of T&E slides Definición de la
problemática
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Procesos manuales Recursos y
tiempo
Documentación en papel
Sin control en políticas Falta de visibilidad
de los gastos
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+ 2 semanas Aprobación y reembolsos
de gastos T&E
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Cost of T&E slides Retos
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Penske decide implementar una solución que:
• Automatice el proceso de T&E End to End • Ofrezca visibilidad de todos los gastos • Permita guardar documentos fiscales • Ofrezca una mejor experiencia al usuario final • Se ajuste a las políticas corporativas • Cuente con conexión a sistemas existentes
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La solución…
Concur Travel &
Expense
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Cost of T&E slides
Implementación de
Concur Travel &
Expense
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Automatización proceso End to End
Repositorio de facturas y recibos
Conexión a sistema AS-400
Reserva de viajes bajo políticas
Reportes y métricas de los gastos
Integración con Amex y Banamex
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Cost of T&E slides
Ventajas y Beneficios
obtenidos
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A la empresa
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+ 2 semanas a sólo
Reducción del proceso de:
1 día
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Proceso manual eliminado (2013)
Eliminación de ajustes fiscales
Sin errores contables
Reducción de gastos no deducibles en un 90%
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Ahorro de gastos T&E en un
40%
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A los empleados
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Reembolsos rápidos (1 día)
Informes de gastos fáciles (móvil)
Ahorro de tiempo para realizar informes de gastos de hasta un 60%
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Cost of T&E slides Acerca de Concur
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+100 años
países
+200 consultores
en 10 países
Experiencia y especialidad
+2,400 empleados
+19
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Datos para compartir
98% Retención de Clientes
242% ROI A TRES AÑOS:
Retorno de la Inversión en
diez MESES
+15,000 Clientes en 10 países
Usuarios finales
+18 millones
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Servicios en la “Nube” Accesibilidad, Velocidad, Seguridad
SaaS
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700,000 accesos al sistema
120,000 viajes
300,000 Informes de gastos
$52 M USD a bancos números
LOS
EN UN DÍA
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PRIMERO: Automatización de gastos (1994)
Solución en modelo SaaS (1999)
Solución de Viajes y Gastos End-to-end (2006)
Solución de Viajes y Gastos Móvil (2009)
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Cost of T&E slides Concur Travel &
Expense
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integrados= ahorro de tiempo
incremento de control
viajes y gastos
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T&E =
$10M Aproximadamente
$2M
por año en gastos fuera de las políticas, y sin
control
$100M gastos operativos
T&E =
8-10% de gastos operativos
Según Aberdeen
20% Negocio promedio:
Integración = Control
Está fuera de las políticas, pero puede
controlarse
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Ventajas de Concur Travel & Expense
• Reducción del costo de reserva de viajes hasta del 79% • Incrementar el cumplimiento de políticas hasta 31% • Automatización del proceso End to End en una solución • Resguardo de documentos hasta por 10 años • Manejo de facturas electrónicas, archivos XML • Soluciones en la nube, sin licencias necesarias • Integración con ERP y otros sistemas corporativos • Integración con tarjetas corporativas
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User Support Desk
Service Administration
Business Intelligence
Expense Pay
Expense Report
Auditing
Concur Travel & Expense
Locate & Alert
Invoice Management
Travel Request
Un Sistema Integrado. Una Experiencia.
Modelo SaaS
Una Plataforma
Datos Centralizados
Experiencia única de usuario
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Un sistema integrado:
simplifica procesos
adaptable
intuitivo
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Servicios Extendidos Concur
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INVOICE automatización del proceso
de proveedores
MANAGEMENT
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+ expense travel + invoice
UNA PLATAFORMA
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+ expense travel + invoice
ahorre tiempo
incremente el control
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El proceso común de facuras
Proveedor envia la factura
Se envía a oficinas
centrales
Subsidiarios reciben la factura
La factura es inventariada
Se hace copia para archivo
Cuentas por pagar recibe y
audita
Si se necesitan correcciones
Cuentas por Pagar ingresa manualmente en el sistema
de pagos
Se almacenan las facturas en el sitio por 2
años
Cuentas por pagar emite el cheque o pago
Se envía al subsidiario
Se envía a los aprobadores
Se envía a oficinas
centrales
Se almacenan fuera del sitio
Visibilidad en los gastos y
procesos
La factura toma una ruta de 2-3
aprobadores
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Se envía para
Aprobación
Pago Automático
Reportes y Análisis
Captura de
Factura
Invoice management
Configuración eficiente del proveedor y aprobación
Se revisa con la
orden de compra
simplificamos el proceso
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eliminando el papel
> déjenoslo con captura de factura
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> déjenoslo
con reconocimiento óptico de
caracteres
> transforme
eliminando el papel
OCR
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> déjenoslo
> transforme > elimine con Facturas
electrónicas
eliminando el papel
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Validación con
Impresión $9,000 -Material= $3,000 -Tinta= $6,000
Factura
Factura recibida
orden de compra
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Impresión $9,000 -Material= $3,000 -Tinta = $6,000
Factura
Factura recibida
orden de compra
Impresión $7,000 -Material = $3,000
-Tinta = $4,000
Orden de Compra
Validación con
Revisión de orden de compra
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Impresión $9,000 -Material= $3,000 -Tinta = $6,000
Factura
Factura recibida
orden de compra
Impresión $7,000 $9,000 -Material = $3,000
-Tinta = $4,000 $6,000
Orden de Compra
Validación con
Revisión de orden de compra
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Impresión $9,000 -Material= $3,000 -Tinta = $6,000
Factura
Factura recibida
orden de compra
Impresión $7,000 $9,000 -Material = $3,000
-Tinta = $4,000 $6,000
Orden de Compra
Revisión de orden de compra
Validación con
Envío para aprobación
Pago
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con Pagos Automáticos FLUJO DE EFECTIVO CONTROLE EL
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NO MÁS CHEQUES
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Dashboard de métricas Y OBTENGA EL DETALLE DEL REPORTE
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SÓLO LA INFORMACIÓN
QUE USTED NECESITA
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