Capacitación Descentralización Modelo en Línea
Vicerrectoría de Educación a DistanciaDirección Administrativa
ORGANIGRAMA María E. Gracia
Directora Administrativa
Luisa AlmaguerCoordinadora de
Cobranza e Ingresos
Xabeyra Eligio Coordinadora deNóminas y RH
Nora ContrerasAsesora Administrativa
Facturación
Elisa Hernández Asesora Administrativa
Becas y Saldos
Diego CerdaAuxiliar Administrativo
Coord. De RelacionesCon los Campus
MAPAS MENTALES DE LA DIRECCIÓN Y EL EQUIPO INVOLUCRADO
DirecciónAdministrativa
Administración de nóminas:-Nómina de empleados-Nómina de tutores-Constancias-Contratos
Administración de cuentas por cobrar:-Cobranza a convenios y alumnos externos-Facturación, reembolsos y bonificaciones-Administración de becas y patrocinios-Aclaraciones de saldos
Descentralización de alumnos en línea:-Reportes administrativos-Desarrollo de políticas
Planeación presupuestaria:-Elaboración del presupuesto-Ajustes al presupuesto-Administración del presupuesto
Compras:-Autorización de órdenes de compra-Autorización de viáticos-Entradas de mercancías-Trámites de pago a proveedores
Requerimientos de personal para las Vicerrectorías
• Directorio de responsables administrativos–Coordinadores Administrativo de Zonas
» VZM Edgar Rivera [email protected]
» VZN Ana Elisa Pumarejo [email protected]
» VZC Víctor Haro [email protected]
» VZO Yusinia Verdugo [email protected]
» VZS Daniel Cantú [email protected]» VED Mary Gracia
Procesos Administrativos
• Relacionados con los alumnos
• Relacionados con los campus
Procesos AdministrativosRelacionados con los alumnos
• Proceso de solicitudes de los alumnos:– Para trámites administrativos es a través de la cuenta
[email protected] • Proceso de envío de facturas
– Directamente al alumno• La factura se envía del CEL al alumno directamente, el alumno
paga el envío.– A los campus
• La factura se envía del CEL al campus y el campus entrega al alumno, el costo del envío es compartido entre el campus y el CEL.
Procesos AdministrativosRelacionados con los alumnos
• Proceso de reembolso– El alumno solicita a
[email protected]– Administrativo CEL notifica al campus
correspondiente, sobre la solicitud, para su autorización.
– Si no se autoriza, el campus informará al alumno sobre la razón.
– Administrativo CEL procede con el trámite si el campus lo autorizó.
Procesos AdministrativosRelacionados con los alumnos Asignación de becas
Alumno Promotor (Campus) Administrativo CEL
1.- Solicita beca Solicita documentación al alumno para trámite de beca
2.- Entrega solicitud y documenta-ción
Recibe papelería, Obtiene autorización
del campus Solicita beca por medio
de SSINI Entrega
documentación al coordinador de zona correspondiente. Administrativa correspondiente.
Recibe documentación Revisa que esté
completa y autorizada Captura en sistema Confirma por medio de
SSINI
Procesos AdministrativosRelacionados con los alumnos Refrendo de Becas
Administrativo CELreasigna solicitud
al campuscorrespondiente
Campus asignanuevo estatus de
beca y notificaal alumno
Alumno solicita refrendo a
Procesos que no cambian
1. Pagos de colegiaturas
2. Pagos de servicios
Forma de Inscripciones
Inscripción Semestral
Inscripción Tetramestral
Inscripción Mensual
NI Profesional NI Preparatoria NI Maestría
RI Preparatoria RI Maestría
RI Profesional
Pagos de colegiaturas a crédito
Crédito: Fecha Inscripción 28 ago 09 1er. Pago 30 sep 09 2do.Pago 30 oct 09 3er. Pago 30 nov 09
PreparatoriaTetramestral
Crédito: FechaInscripción 31 jul 091er. Pago 31 ago 092do.Pago 30 sep 093er. Pago 30 oct 094to. Pago 30 nov 09
5to. Pago 15 dic 09
ProfesionalSemestral
Pagos de colegiaturas de contado
Contado: Fecha Mes 1 28 ago 09Mes 2 02 oct 09Mes 3 04 nov 09
ProfesionalTetramensual
Contado: Fecha Mes 1 28 ago 09Mes 2 02 oct 09Mes 3 04 nov 09
MaestríaTetramensual
Pago de servicios
• Pagos de servicios (constancias, facturas, envíos, etc)– El alumno obtiene su ficha de depósito de
servicios en línea– El alumno paga en Bancomer, al convenio y a la
referencia incluidos en la ficha de depósito– El alumno envía el comprobante de pago a la
cuenta de [email protected] o a la de [email protected] según sea el trámite a realizar
Procesos AdministrativosRelacionados con los campus
• Contratación y pago a promotores en los campus.• Comunicación con los campus:
– Políticas y calendarios– Reportes– Transferencias de ingresos
• Ingresos para los campus• Cuota fija para el CEL
– Cartera vencida– Afectaciones presupuestales– Procesos de becas
• Asignación de becas (autorización y aplicación)• Refrendos de becas (solicitud, revisión, autorización y aplicación)
Contratación y pagos de promotores por Vicerrectoría
Se han realizado las transferencias correspondientes a cada campus (Febrero -Junio - 09), solo está pendiente la transferencia del mes de Julio.
A partir de agosto de 2009, el promotor pasará a formar parte de la nómina de su campus.
Operatividad de los Servicios Administrativos Campus
I. Proceso de transferencias de ingresos y cuota fija
II. Afectaciones presupuestales I. IngresosII. Cuota Fija al CELIII. Gastos
Reportes
• Calendarios administrativos• Relación de alumnos por campus incluyendo saldo,
beca y estatus de beca al mes de julio de 2009• Reporte de ingresos contables contra ingresos
cobrados• Reporte de ingresos transferidos contra ingresos por
transferir a los campus• Reporte de cargos por cuota fija de alumnos en línea• Reporte de cargos por alumnos mixtos
Tiempos de respuesta
– Registro de becas en sistema, 1 hora hábil, después de recibir solicitud y documentación completa del alumno.
– Facturas, las facturas se entregarán 5 días hábiles después de haber sido solicitadas
Datos para contacto
C.P. María Eufemia Gracia VillarrealDirectora Administrativa
Campus en LíneaTel. (81) 1551 4500 ext. 4536
¡Gracias!
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