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El presente capítulo, tendrá como objetivo dar a conocer los siguientes temas:
Describir la estructura básica del Balance General y Estados de Resultados.
Establecer información financiera requerida para tomar decisiones asertivas, con respecto a la
operación de la organización.
Capítulo 2:
Estados Financieros
Capítulo 2: Estados Financieros
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2. ESTADOS FINANCIEROS
2.1 DEFINICIÓN
Los Estados Financieros son los documentos que proporcionan informes periódicos a fechas
determinadas, sobre el estado o desarrollo de la administración de una compañía, es decir, la
información necesaria para la toma de decisiones en una empresa.
2.2 CLASIFICACIÓN
En Colombia el decreto 2640 de 1993 ha considerado unos estados financieros que ha
denominado como básicos, y en razón a ellos es preciso a elaborarlos siempre.
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2.2.1 Estructura del Balance General y Estado de Resultados
En el informe del Balance General: el valor de los recursos es equivalente al valor de las
obligaciones adquiridas por el ente:
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A partir de este momento en el Balance General para referirnos a los recursos del ente contable
utilizaremos el nombre del ACTIVO y para describir las obligaciones a cargo del ente contable
usaremos las expresiones de PASIVO y de PATRIMONIO.
Es importante aclarar que si el Estado de Resultado genera información que se debe utilizar para
realizar el Balance General, entonces en el proceso de elaborar los Estados Financieros se debe
procurar hacer primero el Estado de Resultados y luego hacer el Balance General, aunque son
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diferentes, en uno se presentar los activos, pasivos y patrimonio y otros presentas ingresos,
gastos, utilidades del periodo no son informes completamente independientes por dos razones:
1. Las actividades que generan ingresos afectan el Estado de Resultados y modifican al mismo
tiempo el Balance General porque aumentan los activos y al aumentar las utilidades también
aumenta el patrimonio.
2. Las actividades que generan gastos afectan el Estado de Resultados y modifican el Balance
General porque reducen el activo (o aumentan el pasivo) y al disminuir las utilidades reducen
también el patrimonio.
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En el Balance General encontramos que estos tres grandes conceptos se dividen en Activo, Pasivo
y Patrimonio que explicaremos detalladamente cada uno de ellos, posteriormente:
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2.2.2 Elementos de los Estados Financieros
2.2.2.1 Balance General
Este informe mide la riqueza de la firma. Es un estado financiero estático el cual puede ser
analizado en su estructura y comparado con otros balances de la firma en diferentes instantes de
tiempo.
Relación entre estos grandes grupos: activos, pasivos y patrimonio.
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Para utilizar con propiedad la información contenida en el Balance General es absolutamente
necesario que los conceptos de Activo, Pasivo y Patrimonio sean claramente entendidos y
asimilados. Por esto nos interesa entonces que estos conceptos básicos queden perfectamente
definidos:
I. ACTIVOS
Según el decreto 2649 de diciembre de 1993, establece en el artículo 35:
“Un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el
ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización
se espera que fluya a la empresa beneficios económicos futuros”.
Activo:
Todos los bienes que
posee la firma.
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Por medio del siguiente diagrama, podemos visualizar que un activo representa el valor de los
recursos o derechos que reúnan al menos dos características:
Que sea propiedad del ente contable, o sea que se pueda demostrar la propiedad del recurso
por parte del ente contable.
Que sean cuantificables monetariamente, esto es que se le pueda asignar un valor monetario.
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Los Activos se clasifican en:
Activos Corrientes o Circulantes
Son aquellos activos muy líquidos, que se
pueden convertir en efectivo en un tiempo
relativamente corto (menos de 1 año). Los
ejemplos más conocidos de Activos
Corrientes son:
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Activos no Circulantes
Se componen de:
Activos Fijos
Son aquellos que por su naturaleza se pueden convertir en dinero, en un tiempo mucho
mayor que los activos corrientes, o sea que son menos líquidos.
Características:
La firma no compra los activos fijos para venderlos, sino para utilizarlos en la operación del
negocio.
El valor histórico de los activos fijos incluye todas las erogaciones y cargos que fueron necesarios
hasta colocarlos en condiciones de utilización tales como los de ingeniería, supervisión,
impuestos, intereses, etc.
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Clasificación:
Los activos fijos pueden ser tangibles o intangibles. Los activos
tangibles son aquellos que pueden ser depreciables, no depreciables o
agotables.
Los terrenos son activos tangibles que no se deprecian.
Los activos fijos pero que se deprecian son: Edificios, Maquinaria,
Equipos, Vehículos.
Los recursos naturales también son activos fijos pero no se
deprecian sino que se agota.
Los activos intangibles generalmente corresponden a costos en que la
empresa ha incurrido en la adquisición de potenciales servicios.
Agotamiento:
Reconocimiento de la
pérdida de valor d un
recurso natural en
razón a la explotación
que se hace de él. .
Depreciación:
Concepto contable que
consiste en distribuir el
costo de adquisición
de un activo fijo como
gasto durante la vida
útil del activo cargando
a cada periodo un
valor equitativo.
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Generalmente los intangibles tienen
existencia limitada por ley, por convenio
o por la naturaleza del mismo y no se
deprecian, ni se agotan sino que se
amortiza.
Son activos fijos intangibles: Las
patentes, crédito mercantil (Goodwill),
mejoras en localidad arrendada, marcas
y franquicias.
Otros activos
Son los que no se pueden clasificar ni
como corrientes, ni como fijos.
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II. PASIVOS
Según el decreto 2649 de diciembre de 1993 establece en el artículo
36: “Un pasivo es la representación financiera de una obligación
presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud
de la cual se reconoce que en futuro se deberán transferir recursos o
proveer servicios a otros entes”.
En el siguiente diagrama, observamos que el pasivo, se utiliza para
representar las deudas a cargo del ente contable bajo las siguientes
condiciones:
Pasivos: Son
obligaciones que la
empresa tiene con
terceros que se
denominan acreedores.
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Es necesario insistir en que por aplicación del principio contable de Entidad, debe tratarse de
deudas a cargo del ente contable y no de las que estén en cabeza de los propietarios del negocio.
Debe tratarse de deudas cuya existencia pueda ser realmente demostrada documentalmente,
Deben ser deudas que sea posibles cuantificar monetariamente.
Pasivos Corrientes
Son aquellos pasivos que se deben
cancelar en un tiempo
relativamente corto (menos a 1
año).
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Pasivos a largo plazo
Son aquellos que tienen que pagarse en un tiempo mucho mayor o sea que son menos
exigibles.
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III. PATRIMONIO
Según el decreto 2649 de diciembre de 1993 establece en el artículo 37: “El patrimonio es el valor
residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos“.
En otras palabras, el patrimonio representa la obligación que el ente contable tiene con quienes
le hicieron aportes en calidad de propietarios.
El patrimonio de la empresa debe entonces incluir como mínimo el valor de los aportes hechos
por los propietarios y también el valor de las utilidades que en el momento de elaborar el
Balance General no se les haya entregado.
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Las características que se encuentran en el patrimonio son:
El capital
Es decir las sumas de dinero o de bienes que los dueños entregaron al comienzo de la
operación del negocio y que se utilizó por ejemplo, para comprar maquinaria, materias
primas o productos para vender, para pagar la nómina, etc.
Capital Propietarios Capital Social Capital Acciones
Para empresas de único
dueño se coloca el nombre
del propietario después de
la palabra capital. Ejemplo
“CAPITAL-Jairo Vélez“.
En las sociedades de
personas se utiliza la
expresión “CAPITAL SOCIAL
–Aníbal Restrepo” y se abre
una cuenta para cada uno de
los socios.
Para las sociedades
anónimas se utiliza la
expresión “CAPITAL
EN ACCIONES”.
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Utilidades Retenidas
Excedente que hubo entre los Ingresos por Ventas que tuvo la firma
al operar comercialmente y sus Egresos, de años anteriores, lo cual
se puede devolver o repartir entre los dueños, o se puede acumular
o retener para que la firma siga funcionando con más holgura.
Utilidades del Periodo
Corresponden al periodo que se está analizando y estas se hayan
determinadas en el Estado de Resultados o de Pérdidas y Ganancias.
En las utilidades
retenidas, se pueden
incluir diferentes tipos
de reservas. Ejemplo:
reservas legales, para
inversiones futuras, etc.
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A continuación se muestra un ejemplo de la estructura de un Balance General:
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2.2.2.2 Estados de Resultados
Este informe se conoce también como “Estado de Pérdidas y
Ganancias o “P y G”. Presenta los resultados obtenidos por la empresa
durante el periodo contable, en términos de mostrar si el negocio
cumplió con el objetivo de generas utilidades o si por el contrario
ocasiono perdidas.
Para cumplir con el objetivo de medir los resultados, en este informe
se utilizan los conceptos de INGRESOS y GASTOS, respecto de los
cuales, en entrar aun en detalles en cuanto a su significado, se platea
la siguiente ecuación:
Esta ecuación es válida cuando los ingresos del periodo son mayores al total de los gastos. Si se
presenta una situación opuesta, de que los ingresos son menores que los gastos, se obtiene como
resultado una perdida.
Estado de Resultado:
Refleja la actividad
económica de una firma
en un determinado
periodo de tiempo.
UTILIDAD = INGRESOS - GASTOS
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Es importante mencionar que el Estado de Resultados, indican qué bienes o servicios vendió,
cuanto le costaron a la firma los bienes o servicios que entrego a sus clientes, cuanto le costó
mantener la organización para desarrollar su actividad y cuanto fueron las utilidades que le
quedaron a los socios o dueños de la firma.
A continuación, explicaremos cada uno de los componentes del Estado de Resultado:
I. Ingresos
Son todos los ingresos que se generan en la actividad propia del negocio y que se originan en la
venta de bienes o servicios por lo que en esta cuenta no se pueden incluir ingresos provenientes,
por ejemplo de la venta de activos.
Las cuentas ventas en una empresa comercial o industrial, se halla de la siguiente operación:
En contabilidad se reconoce como el precio de las ventas realizadas y de los servicios ya prestados
a los clientes, sin que tenga incidencia que el pago se reciba de contado o crédito.
INGRESOS = NÚMERO UNIDADES VENDIDAS * PRECIO VENTA UNITARIO
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II. Gastos
Se define como el valor de los recursos consumidos o utilizados para generar ingresos. Es
necesario resaltar dos aspectos básicos en esta definición:
No se establece conexión entre el reconocimiento del gasto y el que se esté o no haciendo
algún pago. En otras palabras, el gasto se origina porque se están usando o consumiendo
recursos sin importar que el pago correspondiente se haya hecho en momentos anteriores,
se esté haciendo al consumidor o se vaya hacer en momentos futuros.
En la definición hay implícita una relación de causa – efecto: Consideramos que hay gastos
cuando se consumen o utilizan recursos para generar ingresos, lo cual nos lleva precisar que
el objetivo del informe es presentar respecto a cada periodo contable el valor de los ingresos
realizados en él, asociándolos con sus correspondientes gastos.
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Las actividades que generan gastos afectan el Estado de Resultados y modifican el Balance
General, como lo muestra el siguiente diagrama:
Capítulo 2: Estados Financieros
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Una vez hecha la anterior aproximación a los conceptos de Ingresos y de Gastos, es conveniente
introducir algunos principios Contables que tienen aplicación directa al hacer el Estado de
Resultados como son los de: Periodo, Realización y Asociación:
Principio contable de periodo: Cuando la empresa, para presentar información más
oportunamente, elabora sus Estados Financieros cada mes, el Estado de Resultados acumulara
información acerca de los ingresos y de los gastos realizados desde enero 1 hasta el último
día del correspondiente mes. En estas condiciones las cuentas solamente se cerraran al finalizar
el periodo contable, en diciembre 31 del año en cuestión.
Principio Contable de Realización: Establece que se deben reconocer y por lo tanto
contabilizar e informar, en el periodo contable en el que la empresa adquiera el derecho a
recibir el valor correspondiente a ellos. Este derecho es evidente que se adquiera en el periodo
contable en el cual la empresa hace la venta o relaza el servicio respectivo.
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Con relación a los gastos, el principio Contable de Realización establece que se deben reconocer
y por lo tanto contabilizar e informar, en el periodo en el que la empresa adquiera la obligación
de hacer correspondiente el pago.
Principio Contable de asociación: Con este principio contable se establece que al elaborar
el Estado de Resultados se debe hacer una triple asociación, en la cual se relacionan los
conceptos de ingreso y de gastos con el periodo contable en el cual estos se haya realizado.
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A continuación se muestra un ejemplo de la estructura de un Estado de Resultados, con las variables
anteriormente mencionadas:
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2.2.2.3 Estado de Cambio en el Patrimonio
Tiene como objetivo, que mientras en el Balance General informa el valor del patrimonio al
finalizar el periodo contable, el Estado de Cambios en el Patrimonio explica con el detalle
suficiente cuales fueron las causas para los aumentos o disminuciones del patrimonio ocasionadas
durante el último periodo contable.
En su estructura más sencilla encontramos la siguiente representación:
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2.2.2.4 Estado de Fuente y Aplicación de Fondos
Este sistema financiero tiene como objetivo mostrar de dónde provienen o cuáles fueron las
fuentes de recursos o fondos a las que la administración de la empresa recurrió durante el periodo
contable y la forma como esos recursos fueron utilizados o aplicados en las operaciones y del
negocio.
A continuación explicaremos cada uno de los conceptos, que tiene implicación en el estado:
Fuentes: Se refiere al origen de los recursos financieros que la empresa obtuvo durante el
periodo contable.
Aplicaciones: Se refiere al uso que la empresa hizo de los recursos financieros que genero
durante el periodo contable.
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De acuerdo a lo anterior se disponen de los siguientes criterios de clasificación de acuerdo al
aumento o disminución de las cuentas.
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