Taller de Descripción de PuestosTaller de Descripción de Puestos
CENTRO DE INVESTIGACIONES BIOLÓGICAS DELCENTRO DE INVESTIGACIONES BIOLÓGICAS DEL NORESTE
Septiembre , 2010p
Contenido
Apartado
Objetivo del Taller [ 1 ]
Definición de Análisis y Descripción de Puesto [ 2 ]
Metodología HAY – Descripción del Puesto y Perfil – [ 3 ]
Desarrolla la Descripción de tu Puesto [ 4 ]
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Objetivo del TallerObjetivo del Taller
Objetivo del Taller
Desarrollar durante el Taller la Descripción y el Perfil del Puesto que
desempeñas actualmente en el CENTRO DE INVESTIGACIONES
ÓBIOLÓGICAS DEL NORESTEde acuerdo a la Metodología HAY
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Definición de Análisis y Descripciónde Puestode Puesto
Análisis y Descripción de Puesto
Lo primero que debemos entender es ¿Qué es un Puesto?
Puesto.Es un conjunto de funciones que dentro de una estructura organizacionalaporta resultados que han de contribuir al fin de la Institución.
Proceso de Descripción de Puesto.Es el proceso para identificar los principales elementos de un puestoEs el proceso para identificar los principales elementos de un puesto,mismos que se registran en un documento claro y uniforme que nospermite comprender su contenido y alcance en la Institución.
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Análisis y Descripción de Puesto
El primer paso para realizar un análisis y descripción de puesto esENTENDER EL PUESTO (no a la persona) Y LAS PRINCIPALESFUNCIONES O ACTIVIDADES QUE DESARROLLA
Recibe instrucciones
Aporta Resultados
Realiza unTRATAMIENTOTRATAMIENTO
Desde el punto de vista de la Metodología Hay, es importante conocer y entender laDesde el punto de vista de la Metodología Hay, es importante conocer y entender laposibilidad que tienen los puestos de responder por sus acciones y consecuenciasorganizacionales.
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Análisis y Descripción de Puesto
Para describir un puesto es necesario tomar en cuenta algunasconsideraciones:
Lo que queremos es obtener la fotografía del puesto que desempeñas
Reflejar el contenido real y actual del puesto, no las características de laReflejar el contenido real y actual del puesto, no las características de lapersona
Ser claros, concretos y precisos : “Escribir para alguien que no conoce elP esto”Puesto”
Desarrollar la descripción del puesto con base en la Metodología HAYque se va a explicarq p
Llenar los cuadros correspondientes a cada apartado de la descripciónen caso de realizarla en forma electrónica. Utilizar letra de molde ylegible en caso de que la descripción vaya a ser desarrollada en formalegible, en caso de que la descripción vaya a ser desarrollada en formamanual y no por medio electrónico.
Utilizar lápiz para permitir borrar los contenidos no adecuados (manual)
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p p p ( )
Metodología HAY Descripción del Puesto y Perfil– Descripción del Puesto y Perfil -
Elementos de la Descripción de PuestoMETODOLOGÍA HAY
Descripción del Puesto Perfil del Puesto
Datos de IdentificaciónRevisiones y Aprobaciones
Características PersonalesEscolaridad
Responsabilidades PrincipalesMisión del PuestoR l i I t E t
Área de Especialidad Habilidades Técnicas y AdministrativasRelaciones Internas y Externas
Dimensiones Problemas
AdministrativasIdiomasExperiencia Laboral Problemas
Decisiones Estructura Organizacional
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Elementos de la Descripción de Puesto
Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones ResponsabilidadesMisión del PuestoRelaciones Internas y ExternasDimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto
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Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones
IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO: Es el conjunto de datos que permitensituar al puesto dentro de la organización en el momento actual:
Título del Puesto:Reporta a:Di ió F i lDirección Funcional : Subdirección de Área:Departamento:Departamento: Ubicación Física:
REVISIONES Y APROBACIONES i t l b fiREVISIONES Y APROBACIONES: registrar los nombres, firmas yfechas de las personas que revisaron, validaron y aprobaron ladescripción del puesto:
Ocupante o Titular del PuestoJefe InmediatoRecursos Humanos
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Recursos Humanos
Elementos de la Descripción de Puesto
Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones ResponsabilidadesMisión del PuestoRelaciones Internas y ExternasDimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto
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Responsabilidades del Puesto
Se deberán registrar en el formato, las principales responsabilidades,funciones o actividades del puesto en términos de resultados,aportados de forma permanente a la organización
Se consideran un máximo de 8 responsabilidades en la descripción de los puestos de acuerdo a nuestra metodología (Implica una labor de análisis y í t i )síntesis)
Sólo se deberán incluir aquellas responsabilidades que se realizan permanente o constantemente, no las eventualesSe deben redactar de la siguiente manera:
Acción Objeto ResultadoAcción Objeto Resultado
¿Qué hace?
V b I fi iti
¿Para qué lo hace?¿Sobre qué lo hace?
C l t d lVerbo en Infinitivo
Definir qué hace el
Resultado Final
Producto final obtenido por el puesto, resultado
Complemento del verbo
Indica dónde actúa o
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qpuesto
por el puesto, resultado de la acciónafecta el puesto
Responsabilidades del Puesto
La ACCIÓN es lo que hace el puesto y se deberá redactar a través dela utilización de 2 verbos en infinitivo acordes a la responsabilidad
Puestos M d Puestos dePuestos Directivos
Mandos Medios
Puestos de Soporte
Dirigir Programar ElaborargAdministrar
Planear
gCoordinarSupervisar
RealizarRecabar
Se debe evitar la duplicidad del uso de verbos entre el puesto del jefe y el delcolaborador ya que de acuerdo a los niveles organizacionales desempeñan
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colaborador, ya que de acuerdo a los niveles organizacionales, desempeñandiferentes funciones y responsabilidades.
Responsabilidades del Puesto- VERBOS ACTIVOS SUGERIDOS -
DIRIGIR EstratégicoADMINISTRAR E-MedioAUTORIZAR E-MESTABLECER E-M
COMPROBAR SCOMUNICAR SCONSOLIDAR SDESARROLLAR S
COORDINAR E-MDETERMINAR E-MEVALUAR E-MASEGURAR E-M-SoporteCONTROLAR E-M-S
EJECUTAR SENTREVISTAR SENVIAR SESPECIFICAR SESTIMAR S
PLANEAR E-M-SASIGNAR MAUDITAR MDISTRIBUIR MSUPERVISAR MAPROBAR M S
ESTUDIAR SEXAMINAR SEXPEDIR SFACILITAR SFIRMAR SFORMULAR SAPROBAR M-S
ASESORAR M-SAUTORIZAR M-SDISEÑAR M-SESTANDARIZAR M-SINSTALAR M-S
FORMULAR SGIRAR SINFORMAR SINICIAR SINSPECCIONAR SINTERPRETAR SINSTALAR M S
PLANEAR M-SPROGRAMAR M-SPROPORCIONAR M-SRECOMENDAR M-SREPRESENTAR M-S
INTERPRETAR SINVENTARIAR SOBTENER SOPERAR SPRESENTAR SPRESUPUESTAR S
ACUMULAR SALMACENAR SANALIZAR SCALCULAR SCALIFICAR S
PRODUCIR SREALIZAR SRECABAR SREGISTRAR SREVISAR S
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COMPILAR S SEGUIR SVERIFICAR S
Responsabilidades del Puesto
El OBJETO es donde recae el verbo, es decir, el complemento de laacción o acciones que efectúa el puesto, por ejemplo:
Acción: Analizar y revisar Objeto: (¿Qué analiza y revisa ?) La información estadística
2 Verbos Acción (verbo) Objeto (en qué recae el verbo)Programar eimpartir
los cursos de capacitación para el personalimpartirRecibir y entregar la documentación y paquetería de la
Institución Analizar y registrar los asientos contables de ingresos y
egresos
“Dar secuencia”
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Dar secuencia
Responsabilidades del Puesto
El RESULTADO FINAL indica la responsabilidad que directamenteasume el puesto frente a la organización
Es la aportación final que realiza el puesto a la institución Debe ser de naturaleza permanente
Acción Objeto ResultadoAcción (verbo)
Objeto (en qué recae el verbo)
Resultado (la finalidad de la acción)
Programar e los cursos de capacitación con el fomentar su desarrollo y la mejora en impartir para el personal su desempeñoRecibir y entregar
la documentación y paquetería de la Institución
con el fin de contribuir a lograr la comunicación entre las diversas áreas y
t ib i l d ll d l i dcontribuir al desarrollo de las operaciones de la Institución.
Analizar y registrar
los asientos contables de ingresos y egresos
a fin de generar la información para los cierres contables y la toma de decisiones
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registrar ingresos y egresos cierres contables y la toma de decisiones
Responsabilidades del Puesto
En varios puestos es común que existan una serie de actividadesrutinarias o de soporte, más que el concepto de responsabilidades ofunciones antes descrito
Actividad
Actividad
Actividad
Responsabilidades
ResponsabilidadesActividad
Actividad
Responsabilidades
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Responsabilidades del Puesto
De esta forma, es como logramos describir las principalesresponsabilidades o actividades de los puestos.
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOSACTIVIDADES RESPONSABILIDADES (Funciones)
Recibir la solicitud de vacantes a cubrirRevisar cartera de candidatos Reclutamiento y Selección de PersonalRevisar cartera de candidatosRevisar las solicitudes de empleo
Reclutamiento y Selección de Personal
Capacitación y Desarrollo de Personal Relaciones Laborales Compensaciones y Organización Identificar las principales Administración de Personal Desarrollo OrganizacionalSeguridad e Higiene Industrial
p presponsabilidades del puesto
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Seguridad e Higiene Industrial Servicios al Personal
Responsabilidades del Puesto
Director de Recursos Humanos, ejemplo de Responsabilidades:
Acción Objeto Resultado¿Qué hace? ¿Sobre qué lo hace? ¿Para qué lo hace?
Verbos en infinitivo Complemento del Verbo Resultado final
Di i i t l la función de reclutamiento ycon el fin de dotar de los recursos humanos idóneosDirigir y controlar la función de reclutamiento y
selección de personal recursos humanos idóneos acordes a la Misión y Visión de la Organización
Diseñar e implementar las estrategias de compensación para el personal de la Institución
para asegurar la equidad interna y competitividad externa frente al mercado salarial.
“Dar secuencia” “Dar secuencia”
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Elementos de la Descripción de Puesto
Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones ResponsabilidadesMisión del PuestoRelaciones Internas y ExternasDimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto
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Misión del Puesto
Es la razón de ser del puesto dentro de la organización en el sentidomás global y responde a la pregunta ¿Para qué existe tu puesto en elás g oba y espo de a a p egu ta ¿ a a qué e ste tu puesto e eOrganismo?
G í R lt dA ió Obj t
Se redacta con el siguiente esquema:
Guía ResultadoAcción Objeto
¿De acuerdoé ?
¿Para qué lo h ?
¿Qué?Má i 2 b
Complemento d l ió con qué ?
“En el sentido á l b l”
hace?Máximo 2 verbos de la acción
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más global”
Misión del Puesto
La Misión del Puesto agrupa en forma integral las 8 principales responsabilidades de los puestos
A ti id d
responsabilidades de los puestos
Actividad
Actividad ResponsabilidadesResponsabilidadesResponsabilidades
Actividad Misión del P t
ResponsabilidadesResponsabilidadesResponsabilidadesResponsabilidadesResponsabilidades
ResponsabilidadesActividad
Puesto
A ti id d
Responsabilidades
Actividad
Actividad
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Misión del Puesto
Guía del Puesto: es el conjunto de orientaciones y normatividad que debe seguir el puesto al momento de efectuar sus acciones
Estrategias / Leyes / PolíticasDirectrices / ReglamentosDirectrices / Reglamentos
Manuales / Normas /ProcedimientosProcedimientosInstrucciones
RutinasRutinas
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Misión del Puesto
Director de Recursos Humanos, ejemplo de su Misión:
Acción Objeto Guía Resultado
Verbo enVerbo en infinitivo Complemento del verbo Marco de Referencia Resultado Final
¿Qué hace? ¿Sobre qué lo hace? ¿De acuerdo con qué lo hace? ¿Para qué lo hace?lo hace?
Dirigir y la función de Recursoscon base en las estrategias y políticas
a fin de propiciar el clima y la cultura laboral que promuevan el altoDirigir y
administrarla función de Recursos Humanos del CIBNOR
estrategias y políticas alineadas a la Misión y Visión del Organismo
promuevan el alto desempeño así como la atracción, retención y desarrollo del personal
“Dar secuencia”“Dar secuencia”
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Misión del Puesto
Al redactar la Misión o responsabilidades del puesto, se deberán cuidarciertos errores frecuentes en la redacción:
1.- Uso de verbos vagos e imprecisosApoyar a la Dirección en las juntas generales de la Junta Directiva- Apoyar a la Dirección en las juntas generales de la Junta Directiva
2.- Redacción ambigua, invertida, confusaResponsable del control de las solicitudes de pago a proveedores para programar los- Responsable del control de las solicitudes de pago a proveedores para programar los
pagos de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Organismo
3.- Uso de adjetivos calificativos y adverbios- Lograr muy bien el presupuesto
- Atender correctamente a la gente que pide asesoría
- Revisar y registrar de manera eficiente los movimientos contables, con el fin de eficientar el flujo de información para tener los reportes contables oportunamente
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Misión del Puesto
4.- Funciones y Propósito General del Puesto incompletosResponsable de las operaciones contables- Responsable de las operaciones contables
- Hacer reportes para la Dirección
5.- Utilizar más de dos verbos en las Responsabilidades y Misión delPuesto:
- - Dirigir, controlar, diseñar, implementar y comunicar el desarrollo de los proyectos de sistemas de información con la finalidad de satisfacer las necesidades de los usuarios de cada áreade cada área
6.- Redacción del resultado final de forma ambigua e imprecisag p- Redactar en todas las Responsabilidades la misma frase: “para lograr los objetivos institucionales”
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Elementos de la Descripción de Puesto
Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones ResponsabilidadesMisión del PuestoRelaciones Internas y ExternasDimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto
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Relaciones Internas del Puesto
Las relaciones internas son los principales contactos internos (máximo 5)que debe mantener el titular del puesto para lograr sus objetivos
Excluir el superior y los subordinados.Especificar el motivo de la relación.p
Puesto o Área ¿Para qué?
para solicitarles la información Con los contadores i l d l contable derivada de sus
operaciones regionales del Organismo
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Relaciones Externas del Puesto
Las relaciones externas son los principales contactos fuera del organismoen el que trabaja (máximo 5) que debe mantener el titular del puesto paralograr sus objetivos
Se debe especificar el motivo de la relación de la manera más global perop g pcompleta y precisa.
Organización, Área,Puesto
¿Para qué?
para negociar las condiciones de precio, cantidad, calidad y fechas de entrega de los productos y servicios
Con los proveedores
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Elementos de la Descripción de Puesto
Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones ResponsabilidadesMisión del PuestoRelaciones Internas y ExternasDimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto
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Dimensiones
Mencionar las principales dimensiones anuales en las influye másclaramente o es responsable el puesto : son los recursos sobre los cuales elclaramente o es responsable el puesto : son los recursos sobre los cuales elpuesto tiene influencia directa. Algunos puestos no manejan dimensiones
Recursos monetarios: Son las cifras más importantes para el año en curso expresadas en pesos anuales
Presupuesto autorizado
Volumen de comprasVolumen de compras
Inversiones
Importe de la nómina
Presupuesto de capacitación etc.
Recursos no monetarios: Son las cantidades de recursos que maneja el puesto y que no están expresadas en dinerono están expresadas en dinero
Número de personal subordinado : Directos, Indirectos, Total
Número de proveedores
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Número de usuarios etc.
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Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones ResponsabilidadesMisión del PuestoRelaciones Internas y ExternasDimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto
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Problemas del Puesto
Describir los 2 problemas más complejos o desafiantes que resuelve eltitular del puesto en el desempeño de sus responsabilidades actualestitular del puesto en el desempeño de sus responsabilidades actuales
Ejemplo:“La cantidad de regulaciones ynormas que existen, demandan
que los trabajos se realicencon un alto grado de detalle yg yuna mayor cantidad de tiempo”
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Elementos de la Descripción de Puesto
Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones ResponsabilidadesMisión del PuestoRelaciones Internas y ExternasDimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto
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Toma de Decisiones del Puesto
Describa las principales decisiones que toma el titular del puesto en formaautónoma y recurrente sin tener que consultar con su superior inmediatoautónoma y recurrente sin tener que consultar con su superior inmediato
Por un lado explicar si las decisiones que toma son rutinarias importantes oPor un lado explicar si las decisiones que toma son rutinarias, importantes o trascendentales
Por otro lado explicar si las decisiones que toma son eventuales o frecuentes
Ejemplo:
“Negociar con los proveedoreslas mejores condiciones decompra y suministro de productoscompra y suministro de productosy servicios “ – Es una decisión querealizo frecuentemente -.
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Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones ResponsabilidadesMisión del PuestoRelaciones Internas y ExternasDimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto
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Estructura Organizacional
Registrar los títulos de puesto de la estructura de organización vigenteautorizada - No anote los nombres de los titulares de los puestos-
(1)
(2) (1) Nombre del puesto inmediato de mi jefe : “Jefe de mi Jefe “
(2) Nombre del puesto del que dependo jerárquica y
(4) (3)directamente:
“Mi Jefe”
(3) Nombre del puesto analizado:
(4) (5)“Mi Puesto”
(4) Nombre de los puestos que reportan al mismo jefe inmediato que yo :
“Mi P ”(4)
(4)
(5)
(5)
“Mis Pares”
(5) Nombre de los puestos que me reportan: “Mis Colaboradores”
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(4) (5)
Elementos de la Descripción de Puesto
Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones ResponsabilidadesMisión del PuestoRelaciones Internas y ExternasDimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto
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Perfil del Puesto
Es el documento que nos permite conocer las característicasprofesionales y personales que deberán tener las personas para cubrir elprofesionales y personales que deberán tener las personas para cubrir elpuesto
Generales : Edad, Sexo, Estado Civil, Viajes de Trabajo - Frecuencia
Escolaridad : Grado de Estudios MÍNIMO NECESARIO
Área o Especialidad : adecuada al puestoÁrea o Especialidad : adecuada al puesto
Habilidades Técnicas y AdministrativasIdiomasE i i L b l é á tExperiencia Laboral : en qué áreas o puestos
Al seleccionar personas con las características, conocimientos y experiencias adecuadas, se asegurará el desempeño exitoso del ocupante del puesto
Ll l f t it d l t fl j
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Llenar el formato evitando el auto reflejarse
Desarrolla la Descripción y el Perfil de tuP tPuesto.
“Tú puedes, cuentas con nuesto apoyo¡Tú puedes, cuentas con nuesto apoyo¡
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