7/23/2019 Como Inciar El Proyecto Pmbok
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INICIAR EL PROYECTO ..,..-.
Ahora que se entienden los principales fundamentos de la gestin de proyectos y sus diversos
grupos de procesos, est listo para comenzar el proceso de iniciacin de un proyecto.
En el presente captulo, empezar con esbozar la creacin del proceso de iniciacin del
proyecto con formularios y plantillas. ambi!n, se discutir elimportante papel que desempe"a
el patrocinador del proyecto y otros interesados claves en el proyecto. luego, se va a
e#aminar el Acta de constitucin del proyecto, sus principales elementos y la importancia quetiene este
documento en el futuro del proyecto.$
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$
%estin de proyectos con&ro'ect, E#cel y (isio
47
.ESTABLECERUN PROCESO DEINICIACIN DEL PROYECTO
)o* proyectos se realizan por
muchas razones. &or e'emplo,
por las demandas demar+eting, las necesidades del
negocio, los requerimientos
del cliente y por requisitos
legales. ualquiera sea la
razn, una vez que usted y
su equipo hayan ganado
e#periencia en la entr ga de
proyectos, le llegar gran
cantidad de solicitudes.
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erminar con ms proyectos
que los que puede traba'ar
-si no est ya en esta
situacin. *e preguntar
cmo saber qu! proyectos
son relevantes e'ecutar,
cuntos estn en espera y
cul tiene la mayor prioridad.
Antes de esto, tiene laoportunidad de librarse de
algunos, es una buena idea
establecer un proceso de
solicitud de iniciacin del
proyecto.
un procesode solicitud
de
proyecto lepermitirhacersecargo delassiguientes
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tareas/
0eterminar la'ustificacin de
negocio para el proyecto. Establecer un estimado de costo dealto nivel para el proyecto.
Asegurar que el proyecto cuentacon un respaldo de la 0ireccin -unpatrocinador del proyecto.
omar una decisin, ir o no ir, sobreel proyecto.
0eterminar la prioridad del proyectofrente otros.
1evisar la lista de proyectos actual yla propuesta preliminar.
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2ormulario de solicitud de proyecto
3ase de datos de seguimiento desolicitud de proyecto
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riteriosde
seleccindeproyectos
*e va a
revisar cadauno de ellosen las
seccionessiguientes.
,4
$
5 6$
5
$i7 ..
889
/./...
666,6,
$
3.1 1.COMPO
NENTESDEL
PRO
CESODE
INICIACIN
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::.:.:--=.J "
En el captulo :, se realiz
una descripcin resumida
de los componentes de los
procesos de gestin de
proyectos. )a figura
;.
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n
t5555>2ormulariq de .*[email protected]$royecto
rit
eriosde*eleccin
t----i
+----1=d.e.ntificacin de los =nte..resados
9. de onstitucin del&royecto
Fig. 3.1.Visingeneral delproceso de
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iniciacin
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B CAP. 3 INICIAR EL PROYECTO
*e tiene cuatro puntos de accin que sedeben realizar para el cumplimiento deeste proceso/
Enviar un Formulario de solicitud de
proyecto.
.. Ctilizar criterios de seleccin para
determinar si el proyecto es aceptado o no.t.$
=dentificar a los interesados.-
Escribir y publicar el Acta deconstitucin del proyecto.
. .
. .
.
99999999999 . 9999999 9999999999999999 ............. ... --- ... 99999999 ... -
Recuerde que cada proceso tieneresultados que se convierten enentradas para la siguiente serie de
procesos. Por eemplo! el Acta de
"onstitucin del Proyecto se
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convertir# en una entrada para los
procesos$
deplani$icacin! as% que esimportante que estos documentessean tan claros! completos y precisoscomo sea
.
posi&le con $ain$ormacin que tengaen ese momento. 'am&i(n! puede volver y repetirel proceso cuando se
.
descu&re nueva in$ormacin. Poreemplo! en lasprimeras$ases de los
procesos de plani$icacinpara este$
$ proyecto! podr%a descu&rir in$ormacinque requerir# una actuali)acin del Acta de"onstitucin del Proyecto.
.................... . .......... . ................ ................ .. ........................ .. ........ ......
.............. . ......................
*e va a detallar cada uno de estos
temas en este captulo.A continuacin,
se tratar sobre los elementos de un
$ormulario de solicitud de proyecto y de
cmo crear una plantilla usando E#cel.
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.................................... ........--..-.--...................-.-..--...................................-...................................
..............................................
Ejemplo
9 *e ha estado en organizaciones donde alos interesados les desagrada cuando se
implementa un /
/ proceso de solicitud de proyecto+ ya quepreferan ir directamente al programador ypedir lo que /
/ queran. laro, a veces, usaban elalmuerzo u otro DincentivoD para impulsar sus
proyectos delante // de los dems. /.
.
./ )os programadores no deben decidir
las prioridades del departamento y losinteresados deben /
. .aprender a esperar su turno como lohicieron en el patio de la escuelaprimaria./
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9
-........................,................................................,....
.............5.559999999999999999999999999999999999
9999999999999999999999999999999999999999999999999999999999999999999999 .
.
El $ormulario de solicitud de proyecto
proporciona una man ra de recoger
algunas piezas esenciales de
!informacin. )a figura ;.: es un e'emplo deplantilla de solicitud de proyecto.
del
el!fo////no/...44
+-----
-------
----
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si este proyecto
de fmalizado
Presupuesto o costo
de ReviSIn
.
.
Fig. 3.,.Formulariode solicitud
deproyecto
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r N e1 # S I$#1 P R
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100/180
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4,, 5 ,5 ,..,..,,A,
"....., ....:- ............_..,,,\
Fig. 3.. "omparacin de Bosproyectos con Bos
$luos de caa descontados .
iO ;77.7 77- -- - ....
- -
- '. -"-A ""-. -
///
./ El proyecto A tiene el mayor
rendimiento. )a figura ;.U muestra las
frmulas y sus resultados. G..
. .-.................
-..................
-
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-
.,..
....
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- 7..............................
$.......................-.............................................................. .
D. F*$'( *4tu*$ n0t'
. X1@7
.........++++++++++++++
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El clculo del valor actual neto
-(AH es similar a la t!cnica de
flu'o de efectivo descontado en el
que se determina el futuro de los
fondos recibidos en dlares de
hoy. )a diferencia es que con el
(AH, aplicar la t!cnica de flu'o de
ca'a descontado para cada
periodo en el que se esperan lasentradas, en vez, de una suma a
tanto alzado. El valor total actual
de los flu'os de efectivo se deduce
de la inversin inicial para
determinar el (AH. )a reglageneral es que si el (AH es mayor
que cero, se acepta el proyecto6si
es
menor
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serec
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103/180
ect
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.................. ...................................................
..............................................................
.............................................................
.......
/ Ejemplo 6
9 El proyecto A tiene tres a"os de entradasesperadas/ a"o
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$ . .. .
del (alor-ActualH
...e
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E. T** int0(n* 20 (0t'(n'.
)a tasa interna de retorno -=1 es la tasade descuento cuando el valor presente delos flu'os de
efectivo es igual a la inversin original. )afigura ;.
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108/180
.......................... ...
. ..... ....
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99
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109/180
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999999$95............999999999599 .9999999$.
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de 2rmula de la
=1 iTIR
.
....&R>B$$
.....................................+.. t
1 .1.
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110/180
5...
Fig
.3.11.
"#lculodela'BR
/..V
55
595
$5
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111/180
*e debe tener presente algunas
consideraciones al realizar este
clculo. En primer lugar, la
inversin inicial -la celda B, por
e'emplo debe ser un nmero
negativo. )os flu'os de ingresos
de efectivo que se muestran enlas celdas BJ a BY para el
proyecto A se muestran como
positivos. *in embargo, puede
que tenga a"os en caso de
entradas de efectivo que son
negativas, si es as, les muestran
como algo negativo. )a frmula
de la =1 no funcionar sin, por lo
menos, un nmero positivo y un
nmero negativo. *i todas sus
entradas de efectivo sonnegativas, Ppor qu! considerar
hacer el proyecto de todos
modos? Asegrese de que sus
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112/180
salidas y entradas est!n
dispuestos en el orden en que
van a producirse porque el
clculo de la =1 asumir esta
solicitud. En el proyecto A, por
e'emplo, el clculo de E#cel es la
celda B a trav!s de la celda BY.
Al decidir entre proyectosalternativos, en general, el
proyecto con el mayor valor de
la =1 se debe elegir. En este
e'emplo,el proyecto B es la me'or
opcin.
Ahora que se ha discutido todos
los elementos del formulario de
solicitud de proyecto y criterios
de seleccin, se va a recopilar toda
esa informacin en una base de
datos.
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. $ # 08 L P R % S AR $AL$ S -$ n &N tn* t 1 0'
1.
%estin de proyectoscon &ro'ect, E#cel y(isio
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114/180
le
permite
realizar
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seguimie
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omit! de
seleccia
determinar
las nuevas
prioridades
de los
proyectos o
a
reorganizarlas
prioridades
de los
proyectos
e#
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lossig
uientescampos/
Hmerodeprioridad
Hmerodeseguimiento
2echa
tulo delproyecto
&atrocinador
&resupuesto
.
.
.,
0
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117/180
)a mayora
de estos seencuentran
en el
Formulario
de solicitud
de
proyecto!
con
e#cepcin
de los
campos Be$e
de proyectoy Dstado
del
proyecto.
omo
alternativa,
puede crear
una base de
datos de
seguimiento
con los
mismos
campos.
iene sentido
crear una
base de
datos -ver
T cuando sulista crezca a
ms de un
par de
docenas de
proyectos. )a
venta'a de
una base de
datos es que
se puede
consultar por
cualquiera deestos
campos. *i,
por e'emplo,
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su equipo
directivo
quiere
saber
cuntas
solicitudes
de
proyectos
han sidopresentadas
por un
determinado
patrocinador
o cuntos
proyectos
est
mane'ando
un 'efe de
proyecto en
particular,se
pue
de
consult
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soscam
pose
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119/180
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3.=.IDENII%iAR8H87LOS7T RES
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.
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omo se
mencion
anteriormente,
los interesados
son las
personas que
tienen un
inter!s en el
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120/180
proyecto
porque tienen
algo que
ganar o
perder con
su
realizacin.
Esto puede
incluir unalarga lista de
personas,
dependiendodel proyecto..
&or lo
general, los
interesados
son personas
-o empresas
que estndentro y
fuera de la
organizacin,
incluidos los
gerentes
funcionales,
proveedores,
equipos de
proyecto,
contratistas,
etc.
Hecesitar
identificar a
cada grupo opersona que
est! interesada
en el proyecto
antes de
profundizar en
los procesos\
de planificacin.Es una buena ideacomprender lasnecesidades de cada
uno de susinteresados, susmetas$
N
1
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121/180
preocupacion
es para el
proyecto6 ya
que se puede
completar
con !#ito un
proyecto y
alcanzar sus
metas, pero silos
interesados
no estn
satisfechos,
habr
dificultades.
:odas losproyectosdeben teneral menos dos
interesadosprincipales/ elpatrocinadordel proyectoy el
@efe
deproyect
o.Acontinuacin,nosocup
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are
mosde
estosyotrosinte
resa
dosimpo
rtantes.
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123/180
/) CAP. 3 INICIAR EL PROY ECTO
El patrocinador del proyecto es,
generalmente, un gerente o
e'ecutivo de la organizacin quetiene la autoridad para asignar
recursos al proyecto. )os recursos,
en este caso, incluyen tanto dinero
y personas. &ueden iniciar el
proyecto o alguien que estdentro de su departamento podr
iniciar un proyecto en su nombre.
El patrocinador del proyecto debe
ser fcil de reconocer6 ya que es
la fuerza motriz detrs delproyecto. iene la ltima palabra
sobre si el proyecto ha cumplido
satisfactoriamente el ob'etivo
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124/180
que se haba propuesto lograr.
El patrocinador del proyecto y el
'efe de proyecto comparten la
misma responsabilidad para
garantizar un resultado e#itoso. Es
responsabilidad del 'efe de
proyecto obtener el proyecto
terminado a tiempo y dentro delpresupuesto6 pero es
responsabilidad del patrocinador
eliminar los obstculos en el
camino del equipo del proyecto y
tomar decisiones oportunas para
ayudar a mantener el cronograma
a seguir. El 'efe y patrocinador del
proyecto son socios en el
verdadero sentido de la palabra.
Csted, como 'efe de proyecto,
puede hacer todo bien en lo querespecta a los principios de
gestin de proyectos6 sin embargo,
si el patrocinador no est
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125/180
comprometido o no est
tomando decisiones oportunas y
no apoya al equipo o
proporciona los recursos
inadecuados, el proyecto no
tendr !#ito. reemos que un
patrocinador
activo y
comprometido esuno de loselementoscrticos deunproyecto
e#itoso.
... . . .. .. ... . .. . . . . . .... . . .-. .....-.-. ---.-- .. - ...-....---
.....-...5.5.5 ...-. --- ...5.5......-..
. .
.Eantenga in$ormado asupatrocinador. "omosu socio en el
proyecto!no de&e ser/$
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126/180
sorprendidoporpro&lemas1ocuestionesque! antes! no ayansido comunicadas/
. 7.. --- $
por usted./
$
$
$ . AA E
AAAAAAA AAA
OEO '
O'OOOOOO
.O'OOEO -
AA AA O
999999959995
9999999999999999999999999999
*u patrocinador es su me'or
defensor. 2or'e una relacin
significativa y profesional con su
patrocinador. *ea comunicativo
con todos los temas delproyecto y gane su confianza
desde el principio. 0e esa
manera, cuando ocurran
problemas en el proyecto -y
puede estar seguro que ocurrirnX,
el patrocinador tendr lae#periencia suficiente para saber
que usted est diciendo la verdad,
que le est dando toda la
7/23/2019 Como Inciar El Proyecto Pmbok
127/180
informacin que dispone y que
tiene las me'ores intenciones para
el proyecto.
)os principales interesados
probablemente variarn deproyecto a proyecto a menos que
traba'e en una organizacin
peque"a. =ncluso entonces, su
cliente e#terno -que, por
supuesto, es un interesado clave
probablemente ser diferente
para cada proyecto. picamente,
la mayora de proyectos tienen
unas
pocas personas que son esenciales para
el mismo/ El patrocinador del proyecto
El'efe de proyecto
Equipo del proyecto
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128/180
)os gerentes de otrosdepartamentos
&ersonal de contabilidad oadquisiciones
lientes e#ternos
)os vendedores y proveedores
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129/180
$i>$ tl EN2 lAS L M&1E*A R $ AL ).S - ln&' (
) t i 0*
%estin de proyectos con &ro'ect, E#cel y (sio/1
s personas pueden ser identificadasmediante algunas preguntas/ PA qui!nse entregar el producto
E.staaldel proyecto?,
Pque,departamento
asum
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130/180
-reglamentos leyes, buenas prcticas, etc.
que el equipo deba estar al tanto?
®untas como estas ayudarn a
identificar a
aquellos interesados que
probablemente tienen un
papel importante en el proyecto N,cada
una de ellos tendr responsabili ades if
r ntes, dependiendo de la funcin
que tengan. 0ebera comprender sus
metas y preocupaiones tnd
7/23/2019 Como Inciar El Proyecto Pmbok
131/180
claves pueden aparecer y desaparecer.
.. .. ..............................................................................
. ..........................................................................................................
/ Ejemplo /
Es posible que tenga un
contratista o proveedor que seacrtico para el proyecto6 peroquizs
G tenga un nico entregable. En estecaso,no son claves a lo largo de la
duracin del proyecto6 pero \
s en algn momento antes y durante el plazoen que se espera su entregable.
/
'......7.7......99 DD$... $D$5] 0 0 o... O '' ''"- ..,_. 00 .0.0 O$f O ""'
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es un interesado clave. *u
responsabilidad nmero uno para el
proyecto es la comunicacin. 0ebe
mantener informados al patrocinador y
a los interesados sobre los
avances y problemas del proyecto.0eber documentar a los interesadossegn sus necesidades, tal
, . . ,c
omoseve
raacontmuaio
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n.
3.=
.3.
DOCUMENTACI
N
DELOSPRINCI
PALESINTE
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RESAD
OS
)a identificacin y la documentacin de
los principales interesados es uno de
sus primeros roles como 'efe de
proyecto. _s adelante en el proyecto,
tambi!n sern identificados los
miembros del equipo de proyecto y
debern tener el mismo tipo de
informacin que se est documentando
para los interesados. )a figura 3.1=
muestra un e'emplo de archivo decontactos.
V V VAVVDDDDDDDDDD$DDD9D2$/i/D$
tu
?
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95$D5$$D$5$8 ..,.,6
$DDD$ 9DDDD 2$$!..Z0ireccin
el!fono
Ho se pueden ver todas las columnas
de la figura anterior6 debido al tama"o
de esta ho'a de clculo. *e utiliz el
esquema de contactos de Kutloo+ para
los nombres de columna que se ven en
la figura 3.1=8as
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