MAESTRÍA EN GERENCIA LOGÍSTICA
Profesor: Máximo Romero
TEMA III: Compras
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Función COMPRAS• Administración del proceso de adquisiciones• Satisfacción de necesidades y respaldo a las capacidades• Su eficiencia determina el rendimiento de la cadena de suministro• Proceso de adquisición
1. Planeamiento de las necesidades2. Selección de fuentes de abastecimiento3. Emisión del pedido al proveedor4. Seguimiento del pedido5. Recepción del pedido
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Compras electrónicas• EDI (electronic data interchange)• Intercambio de documentos via telefónica• Software para comunicaciones• Documentos
– pedidos – facturas - órdenes de pago• Proceso
– Cliente: “clik” en catálogo electrónico– Proveedor: verificación de crédito y disponibilidad del artículo– Proveedor: notificación electrónica a almacén y embarque– Proveedor: envío electrónico de factura– Cliente: recepción y transferencia electrónica bancaria
• Facilitar EDI a través de Internet
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función de compras • REALIZAR PREVISIONES
• NEGOCIACION DE PRECIOS
• BUSQUEDA DE OTRAS FUENTES DE APROVISIONAMIENTO
• NORMALIZACION DE MATERIALES
• FABRICAR O COMPRAR : SUBCONTRATACION
• RELACIONES FLUIDAS CON TODAS LAS DIRECCIONES
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Análisis ABC de las Compras
inventario
venta
Costesimpacto valor global
Clase A
Clase BClase C
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• El 20% en Numero de Artículos, Representan el 80% de las Ventas
• El 30% en Numero de Artículos, Representan el 15% de las Ventas
• El 50% en Numero de Artículos, Representan el 5% de las Venta
Análisis ABC de las Compras
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Análisis de Pareto
El objetivo consiste en desarrollar una mentalidad adecuada para comprender cuáles son las pocas cosas más importantes y centrarse
exclusivamente en ellas.
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Análisis de Pareto
• Se basa en el principio de que en cualquier distribución, el 80 % de los efectos están producidos por el 20 % de las causas.– Ejemplos:
• el 20 % de las piezas de un almacén tienen el 80 % del coste.• el 20 % de los libros que se editan cada año
suponen el 80 % del total de las ventas.– En la práctica sirve para:
• Establecer las prioridades a la hora de actuar o por donde empezar.
• Separar los pocos vitales de los muchos triviales.
20%
80%
80%
20%
Libros Ventas
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Análisis de Pareto
• Decidir como clasificar los datos.– Ej: por tipo de defecto.
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Análisis de Pareto
• Decidir como clasificar los datos.– Ejemplo: Defectos observados en un
automovilPROBLEMAS • Fusibles fundidos• Alternador no carga• Bateria sin carga• Lamparas (Otros)• Bujias (Otros)• Cables sueltos (Otros)
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Elegir el periodo de observación del fenómeno. – Según sea el fenómeno a observar, así será
el periodo idóneo• diario• semanal• mensual • otros
Análisis de Pareto
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Elegir el periodo de observación del fenómeno.
Análisis de Pareto
Ejemplo: Defectos observados en un automovil durante el período de garantía
PROBLEMAS EN LA GARANTÍA
Fusible fundido 26 Alternador no carga 40 Bateria sin carga 120 Otros 14
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COMPRAS: CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS
Conjunto de operaciones que tienen por fin suministrar en las mejores condiciones posibles los productos que son necesarios para alcanzar los objetivos que la dirección de la empresa ha establecido.
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COMPRAS: CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS
Objetivos generales:• Conseguir los mínimos costes de adquisición • Mantener el nivel de calidad definido• Mantener la continuidad del abastecimiento • Desarrollar la competencia• Reciclar
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COMPRAS: CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS
Importancia:– Las compras mantienen la actividad de la empresa– Influyen directamente en la estructura financiera
de la empresa– Supone la adquisición de mercancías– Contribuyen a la obtención de los objetivos
planificados
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LA PLANIFICACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA• Emisión del requisito de compra• Análisis de la petición de compra• Investigación y elección del proveedor• Emisión del pedido• Seguimiento del pedido• Recepción e inspección de la mercancía• Eventual devolución de los productos no hallados
conformes• Verificación y pago de la factura• Elaboración del informe
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LA NEGOCIACIÓN DE LA NEGOCIACIÓN
Se desarrolla en tres fases:
1. Preparación de la negociación, que se divide en tres etapas:• Recogida de información• Inventario de las bazas• Fijación de los objetivos
2. Desarrollo de la negociación, que se divide en tres fases:• La organización material de la negociación• Búsqueda de información complementaria• Concreción del resultado
3. Seguimiento de la negociación
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EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS EN LA EMPRESA
Existen dos formas básicas de organizar el departamento de compras:
Centralizada para controlar la emisión de todas las órdenes a los proveedores por mercancías o servicios
Descentralizada para que cada departamento realice las compras según sus necesidades
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CAPACIDAD DE COMPRA
NEGOCIACION INTELIGENTE
A) La negociación se hace con personas con quienes se tiene una relación de interdependencia.
B) La negociación es un proceso en el que se trata de influir en el oponente.
C) Queremos que el oponente tome una decisión especifica que nos conviene.
D) Debemos analizar las situaciones que ayudan a que la otra parte tome la decisión favorable a nuestros intereses, así como las que la obstaculizan.
E) Debemos tener en mente la ganancia mutua y el largo plazo.
Concentración de las ventas
Importancia respecto a sus costes
Diferenciación de los productos
Costes de cambio
Rentabilidad
Integración hacia atrás
Calidad
Información
Poder negociador de los compradores.
¿Cuando es elevado el poder negociador de los proveedores?
Proveedores más concentrados que el sector
Inexistencia de productos sustitutos
No ser un cliente importante
Venden insumos importantes
Productos diferenciados o con costes de cambio
Amenaza de integración
Poder negociador de los proveedores.
La acción de los poderes públicos.
PLANEACIÓN
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LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN
• La planeación es la función administrativa básica que implica:– el establecimiento de objetivos y– el planteamiento de las acciones necesarias para
cumplirlos,– apoyando la eficacia en la toma de decisiones y el
manejo adecuado de los recursos organizacionales.
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LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN
• La administración sin planeación no tiene razón de ser:– Sin objetivos específicos que lograr y estrategias
para alcanzarlos, la organización, la dirección y el control se vuelven innecesarios o carentes de un sentido práctico.
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PLANEACION
• Es un proceso de decidir de antemano qué se hará y de qué manera.
• Incluye determinar:– las misiones globales,– identificar los resultados claves y– fijar objetivos específicos,– así como políticas para el desarrollo, programas y
procedimientos para alcanzarlos.
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PLANEACION
• Es un proceso que comienza por los objetivos, define estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos.
• Establece una organización para la instrumentación de las decisiones e incluye una revisión del desempeño y mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de planeación.
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PLANEACION
• En conclusión, la planeación es:el proceso de establecer lo que la organización
quiere lograr en el futuro, por medio de la misión y los objetivos organizacionales,
definiendo resultados claves y las estrategias, políticas, programas y procedimientos para
alcanzarlos.
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PLANEACION
• SE OCUPA DE LOS FINES:¿QUE DEBE HACERSE?
• SE OCUPA DE LOS MEDIOS:¿COMO DEBE HACERSE?
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PLANEACION
ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE ALREDEDOR DE LA
EMPRESA.
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Importancia de la planeación
Planeación
Da sentido de dirección
Facilita el control
Reduce la incertidumbre
Visualiza los cambios
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SUPREMACÍA DE LA PLANEACIÓN
• La planeación y el control son inseparables.• Los planes establecen los estándares de
control.• Cualquier control sin planes carece de sentido.
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ESTRECHA RELACIÓN Planeación y Control
Planeación Instrumentaciónde los planes Control
Accióncorrectiva
Desviación
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Principales objetivos de la planeación
• Facilitar el control:• Al planear se desarrollan objetivos y por su
parte, en la función de control se comparará el desempeño real contra los objetivos.
• Sin la planeación no puede haber control.
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Principales objetivos de la planeación
• Reducir la incertidumbre:• Obliga a los administradores a ver hacia el
futuro, anticipar los cambios, considerar su impacto y desarrollar las respuestas adecuadas.
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Principales objetivos de la planeación
• Reducir la duplicidad de funciones y la ineficiencia:
• Evita que dos personas realicen la misma actividad y que el proceso para su realización sea muy largo, confuso o tardado.
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Principales objetivos de la planeación
• Establecer el esfuerzo coordinado:• Cuando todos lo que están involucrados sepan
hacia dónde se dirige la organización y qué es lo que deben aportar para lograr los objetivos organizacionales, pueden empezar a coordinar sus actividades, cooperar unos con otros y trabajar en equipos.
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Tipos de planes
• Planes por su ámbito de influencia• Planes por su horizonte temporal
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Planes por su ámbito de influencia
• Planes estratégicos: buscan lograr las metas generales de la organización, colocándola en términos de su ambiente y afecta a todas las áreas funcionales.
• Planes operacionales. Son aquellos que especifican los detalles respecto a la forma como se van a alcanzar los objetivos de la organización. Se derivan de los planes estratégicos.
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Planes por su horizonte temporal
• Planes a corto plazo. Cubren periodo menores a un año.
• Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre un y tres años.
• Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de tres años.
• Los planes estratégicos se establecen a largo plazo y los operacionales a mediano y corto plazo.
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Planes por especificidad
• Planes específicos. Son aquellos que están claramente definidos y no dan lugar a interpretaciones.
• Planes direccionales. Son flexibles y se establecen como patrones generales. Proporcionan un enfoque, pero dan libertad de acción.
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HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN
• Propósito y misión estratégicos• Visión• Premisas• Objetivos y metas• Estrategias• Reglas y Políticas• Procedimientos • Programas• Presupuestos
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PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS
• La misión o propósito identifica la función o tarea básica de una empresa.
• Es una declaración concisa de en cuál negocio está la empresa o se quiere estar durante un período establecido.
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PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS
• El propósito estratégico se enfoca en el ambiente interno de la organización e implica identificar sus recursos, valores, capacidades y aptitudes, reflejando lo que ésta puede hacer para aprovecharlos.
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PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS
• La misión se deriva del propósito estratégico, se enfoca en el exterior e implica la razón de ser de la organización en términos de productos a ofrecer y los mercados a cubrir.
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VISION
• La visión es la orientación que la alta dirección le da a la empresa; es decir, expresa cómo se quiere idealmente que sea la empresa en el futuro.
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VISION
• Debe cubrir ciertas características:– ser formuladas por la alta dirección,– conocida y compartida por todos los
colaboradores,– sustentarse en los valores de la organización, – ser positiva y alentadora y, lo más importante, – orientar a todos los miembros de la organización
durante la transición de lo que se es a lo que debe ser la empresa en un tiempo determinado.
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Premisas
• Las premisas de planeación son las condiciones previstas en que operan los planes.
• Esto incluye supuestos o pronósticos sobre las condiciones futuras que afectarán la operación de los planes.
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Premisas
• La técnica más conocida para elaborar las premisas es el S.W.O.T. o F.O.D.A.:– fortalezas,– oportunidades,– debilidades y– amenazas.
• Esto es parte del análisis del ambiente interno y externo de la organización.
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OBJETIVOS Y METAS
• Metas: Son generales y expresan deseos que la alta dirección busca satisfacer.– Son fines a los que se quiere llegar.– Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de
largo plazo.– Surgen de los objetivos.– Las metas se fijan basados en el desempeño
pasado con adaptación de acuerdo a las fuerzas futuras de la empresa, las tendencias del mercado, los recursos.
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OBJETIVOS Y METAS
• Objetivos: Son los fines a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales.– Deben ser claros, precisos y cuantificables
(verificables).– Los objetivos son el fin determinado.– Son los que permiten alcanzar metas. – Constituyen el plan básico de la empresa.
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ESTRATEGIAS
• La estrategia es la determinación del propósito, misión y objetivos básicos a largo plazo de una empresa, así como la adopción de cursos de acción y de los recursos necesarios para cumplirla.– Es una guía de acción para la organización y todos
sus miembros.
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REGLAS Y POLÍTICAS
• Reglas: Emiten acciones u omisiones especificas no sujetas a discrecionalidad.– Son normas que dictan la acción o la abstracción y
no permiten la excepción o la elección personal.– Ejemplo: No fumar.
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REGLAS Y POLÍTICAS
• Políticas: Enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa.– La esencia de las políticas es la existencia de cierto
grado de discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones.
– Pueden ser escritas o verbales.– Ejemplo: política salarial.
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PROCEDIMIENTOS
• Los procedimientos establecen métodos para el manejo de actividades cotidianas.– A diferencia de las políticas que son guías de
acción y no de pensamiento.– Son los planes que establecen un método o forma
para llevar a cabo una actividad o serie de actividades.
– Pueden definirse como series cronológicas, pautas a seguir, que indican la forma exacta en que se debe de realizar una actividad.
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PROGRAMAS
• Los programas son un conjunto de actividades interrelacionadas y cronológicamente ordenadas, que describen las actividades que se tienen que realizar, quiénes las van a realizar y cuándo van a terminarse.
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PROGRAMAS
• Técnicamente los programas se diría que son el conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos que son necesarios para ejecutar un determinado curso de acción, normalmente respaldado por capital y prepuestos de operaciones.
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PRESUPUESTOS
• Un presupuesto es un listado que detalla los recursos o dinero asignado para la realización de una actividad o un proyecto. – Son una expresiones en términos numéricos.– Obligan a la empresa a prepararse por adelantado
a los recursos que se necesitarán. – Constituyen medios de control.
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PRESUPUESTOS
• Existen varios tipos de presupuestos:– Presupuesto de operación: Es el más importante
se utiliza para planear y controlar los ingresos y gastos de una organización, así como las utilidades resultantes de la operación de la empresa.
– Presupuesto de gastos: Contempla los recursos necesarios para la operación de cada una de las áreas funcionales de la empresa.
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PRESUPUESTOS
– Presupuesto de ingresos: Planea y controla todas las entradas de dinero provenientes de las ventas.
– Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de efectivo, contempla las entradas y salidas de dinero en efectivo producto de la operación normal de la empresa.
– Presupuesto de capital. Es utilizado para el control de grandes proyectos o inversiones actualizándose cada año.
JERARQUIA DE LAS HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN
www.auladeeconomia.comPresupuestosPresupuestos
ProgramasProgramas
ProcedimientosProcedimientos
Reglas y políticasReglas y políticas
EstrategiasEstrategias
Objetivos y metasObjetivos y metas
PremisasPremisas
VisiónVisión
Propósitoy misión
Propósitoy misión
ADMINISTRACION POR OBJETIVOS (APO)
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OBJETIVOS
• Son los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuos.
• Existen objetivos:– a largo y corto plazo,– generales y específicos.
• Los objetivos deben ser verificables:– se debe determinar si se alcanzan o no en un
período determinado.
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JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS
Objetivos Individuales: Desempeño y Objetivos de desarrollo personal
Objetivos Departamentales y de unidades
Objetivos Divisionales
Objetivos generales más específicosÁreas claves (Costos-inversión - calidad)
Objetivos generales de laorganización (largo plazo-estrat.)
Misión
Prop. socio-económico
Métododescendente
Métodoascendente
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
• La Administración por Objetivos (APO) es una técnica de planeación y control que implica “establecer y comunicar objetivos organizacionales, identificando los objetivos individuales relacionados con ellos y estudiando la actuación del personal en torno a los mismos”.
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
• En la administración por objetivos:– los gerentes y sus subordinados definen en
conjunto sus metas comunes,– especifican las áreas principales de
responsabilidad de cada puesto en relación con los resultados esperados de cada uno, y
– utilizan esas medidas como guías para mejorar la operación del área, verificando a la vez la contribución de todos y cada uno de sus miembros.
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
• La mayor aportación de la APO a la TGA es la conceptualización del trabajo.
• El énfasis se coloca entonces ya no sólo en el qué, sino también en el cómo del desempeño organizacional.
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
• Su gestor Peter Drucker (1954), aunque no profundizó en su desarrollo.
• La APO representó un gran avance para el desarrollo de la ciencia administrativa que sus modelos y técnicas eran muy precisos y basados en investigaciones de muchos años en diversas empresas.
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
• Además, su implantación adecuada incide directamente en la motivación y actitud del personal, ya que los involucra en su trabajo y con sus objetivos personales y laborales al hacerlos claros y alcanzables.
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
• La administración por objetivos es un conjunto formal de procedimientos que establecen y revisan el progreso hacia las metas comunes por parte de los administradores y sus colaboradores.
• La APO explica el proceso mediante el cual los objetivos caen en cascada por medio de los diversos niveles de la organización.
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BENEFICIOS DE LA APO
• Mejora la administración (planeación orientada a resultados).
• Obliga a los gerentes a clarificar la estructura de la organización.
• Estímulo del compromiso personal, tanto con los objetivos propios como los organizacionales.
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DESVENTAJAS DE LA APO
• En ocasiones los administradores dejan de explicar la filosofía basada en el autocontrol y autodirección, y no dan pautas para la fijación de objetivos.
• Los administradores deben conocer los objetivos de la empresa.
• Hincapié en metas a corto plazo, por encima de la solidez que ofrece una organización en el largo plazo.
FUNDAMENTOS DE PLANEACIÓN: EL PROCESO BÁSICO Y SUS PASOS
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Planeación
• Planeación:• es el proceso sistemático y consciente de
tomar decisiones acerca de las metas y actividades que un individuo, grupo, unidad u organización perseguirán.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• Principio de contribución al objetivo. • Todos los planes tiene que ser elaborados en
función de los objetivos organizacionales.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• Principio de primacía de la planeación. • Indica que la planeación precede a todas la
demás funciones administrativas
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• Principio de eficacia de los planes. • Indica que todos los planes deberán generar
más beneficios en su relación con los costos.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• Principio de adhesión al objetivo. • Los objetivos deben tener significado y ser
atractivos por los miembros de la organización.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• Principio de flexibilidad.• Con este principio se establecen los márgenes
de tolerancia aceptables (atribuibles a hechos inesperados en un plan de trabajo).
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• Principio de cambio de ruta. • Bajo este principio se establece la revisión de
los planes y su reelaboración en caso de que así se requiera, para el cumplimiento de objetivos.
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El proceso básico de planeación: sus etapas y pasos
Fines. Especificar metas y objetivos
Medios. Elegir políticas, programas, procedimientos, para alcanzar los objetivos.
Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos necesarios para alcanzar los objetivos.
Realización. Diseñar los procedimientos para la toma de decisiones
Control. Diseñar un proceso para prever y detectar los errores o fallas del plan.
Partes de la planeación
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