FINESLos fines que se pretenden conseguir con los libros registros son: Cumplir con la normativa legal vigente Tener registrada de una forma ordenada la documentacin generada y recibida por la empresa. Facilitar la localizacin de documentos.CLASIFICACIN DE LOS LIBROS DE REGISTROLos libros de registro podemos clasificarlos en obligatorios y auxiliares.LIBROS OBLIGATORIOS:Libros obligatorios son aquellos que las distintas leyes vigentes exigen llevar a comerciantes y empresarios.LIBROS AUXILIARES:Libros auxiliares son los comerciantes y empresarios pueden llevar voluntariamente para el control de la empresa.Libro diarioEn l se registran diariamente las operaciones relativas a la actividad econmica de la empresa.Libros de inventarios y cuentas anualesSe abrirn con un balance detallado de la situacin patrimonial de la empresa.Al menos trimestralmente se confeccionar un balance de la comprobacin de sumas y saldos.El libro registro de bienes de inversinEs un libro obligatorio que registra la adquisicin de aquellos bienes de inversin de cuya compra la empresa puede deducir el IVA posteriormente.Libros de actas de sociedadesEn el que quedarn reflejados todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales, y por los dems rganos colegiados de la sociedad.En l quedar tambin constancia de puntos tratados, intervenciones efectuadas, acuerdos adoptados, resultado de votaciones, etc.El acta deber ser firmada por el secretario/a, con el visto bueno del presidente/a.Libro de registro de acciones nominativasSer necesario para las sociedades annimas, cuyas acciones sean nominativas, que debern llevar un registro del titular y de los sucesivos titulares de dichas acciones, con datos como el nombre, el domicilio, etc.Libro de facturas emitidasEn l registrarn las facturas emitidas por la empresa.Libro de facturas recibidasLos sujetos pasivos deben numerar correlativamente todas las facturas y documentos de aduanas correspondientes a los bienes adquiridos o importados.Se podr registrar una misma factura en varios asientos correlativos cuando este documento tenga operaciones que tributen a diferentes tipos del impuesto.Libros de mayorSon las cuentas que recogen los diferentes movimientos habidos en el libro diario, de forma individual.Libro auxiliar de cajaSirve para anotar el movimiento de cobros y pagos realizados en efectivo. Su informacin debe coincidir con el libro mayor de caja.Libro de efectos comerciales a cobrarEn l se anotarn todas aquellas letras de cambio giradas a clientes y deudores.Libro de efectos comerciales a pagarSe anotarn todas aquellas letras de cambio que debe pagar la empresa a sus proveedores, acreedores, etc., con el objetivo de poder tener un mejor control de los pagos que debe realizar.La ficha de almacnSe utiliza para llevar un control de las existencias que tenga la empresa.La primera anotacin en una ficha de almacn segn este criterio puede ser debida a:-La continuacin de una ficha anterior.-Una compra.-La continuacin de un ejercicio econmico contablemente cerrado.

Transacciones comercialesEl valor patrimonial de la empresa en marcha es debido a las diversas operaciones financieras y comerciales que se realizan a diario. A esas operaciones, en contabilidad, se les denomina transacciones y se definen como la ocurrencia de un acto de voluntad mediante el cual dos o ms personas celebran un convenio que, de alguna manera, afecta los valores que integran el patrimonio. Unas originaron cambios de un activo por otro activo; otras originan cambios tanto en el activo como en el pasivo; o cambios en el activo y el capital.Una transaccin comercial puede ser, por ejemplo, una venta, un pago, una compra, una devolucin, etc.Las transacciones comerciales deben ser apropiadamente clasificadas segn su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadas, esta clasificacin se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente econmico.En desarrollo de las normas bsicas, las normas tcnicas regulan el ciclo contable. El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos econmicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de la informacin.Por ejemplo: El seor GONZALEZ nos ha pagado $30.000 pesos. Ese pago se puede contabilizar como un hecho contable con fundamento en comprobantes debidamente soportados, las transacciones econmicas se deben registrar en libros, es decir, por el sistema de partida doble.

TRANSACCIONES PERMUTATIVAS.Son aquellos hechos contables que no afectan el capital de la empresa y slo constituyen cambios de valores dentro de la igualdad patrimonial. Es el caso cuando se adquieren bienes al contado; por ejemplo, mobiliario; aqu ocurre una disminucin del activo "Efectivo" y un aumento del activo "Mobiliario", sin afectar el valor del capital. A este hecho contable se le puede denominar transaccin permutativa dentro de un mismo elemento, puesto que los cambios se sucedieron dentro del activo mismo.Existen otros hechos permutativos, tales como la adquisicin de bienes a crdito; por ejemplo, equipo de oficina; este hecho origina un aumento del activo "Equipo de oficina" y un aumento del pasivo "Cuentas por pagar", sin alterar el valor del capital. A este hecho contable se le denomina transaccin permutativa entre diferentes elementos, ya que aqu ocurre un cambio de valor en el activo y el pasivo.

TRANSACCIONES MODIFICATIVAS:Son aquellos hechos contables que afectan en alguna forma el capital de la empresa. Estos hechos pueden ser de dos tipos: modificativos propios o de origen operacional; y modificativos impropios, originados por el dueo del patrimonio.

Las transacciones modificativas propias provienen de las operaciones regulares realizadas por la empresa; por ejemplo, los ingresos por servicios prestados; esta operacin origina un aumento del capital; por lo tanto, es un hecho modificativo propio aumentativo. Por el contrario, todo gasto en que se incurra disminuir el capital y se tendr entonces un hecho modificativo propio disminutivo.Las transacciones modificativas impropias tambin afectan el capital, pero en este caso son producidas por el propietario del patrimonio de la empresa. Cuando el dueo del negocio hace aportes adicionales se origina una transaccin modificativa impropia aumentativa; y, por el contrario, cuando efecta retiros se origina una transaccin modificativa impropia disminutiva.TRANSACCIONES MIXTAS:Son aquellas operaciones que originan una permutacin de valores y un incremento o disminucin de capital, es decir, transacciones que son permutativas y modificativas a la vez; por ejemplo, una venta de mercanca al contado. Esta operacin origina un hecho permutativo: disminuye el activo "Mercancas" y aumenta en el activo "Caja", pero si hubo una utilidad en la venta habr un hecho modificativo aumentativo, aumentar el capital; si, por el, contraro, hubo prdida en la venta, habr un hecho modificativo disminutivo, disminuir el capital.Transaccin comercial es el intercambio de valores, por compra, venta, permuta, pagos, cobros, prstamos, depsitos, descuentos, etc. que efectan los comerciantes.

Teora del cargo y del abonoLa teora del cargo y del abono se refiere al efecto que tienen las transacciones comerciales sobre la ecuacin patrimonial. cada transaccin afecta el balance, cambia los valores en el patrimonio sin alterar el equilibrio de la ecuacin.La teora del cargo y del abono es el conjunto de reglas que basada en las leyes del equilibrio patrimonial, permiten el registro de las transacciones y dems hechos contables a travs de un sistema de cuentas. En cada una de esas transacciones, actan por lo menos dos cuentas.

Existen seis tipos de transacciones que siguen la teora del cargo y del abono.*1) Aumento de un activo; aumento de un pasivoEste tipo de transaccin es muy frecuente, ya que se origina con todas las compras a crdito realizadas y prstamos obtenidos. O no despreciable (terreno); pero aumenta un pasivo que sera "Cuentas por pagar", cuenta que indica la obligacin que tiene la empresa.

Caso de las compras a crdito: Se adquiere una compra de un activo fijo despreciable (mobiliario, vehculo, equipos, edificios entre otros).Caso del prstamo: Un prstamo es una cantidad de dinero que pide la empresa a algn prestamista o tambin como un crdito cedido por un banco, aumentando la cuenta "Caja" o tambin la cuenta "Banco" y que debe ser pagado por la empresa en un plazo determinado, esta cuenta sera "Prstamos por pagar". Esta cuenta normalmente es pagada con garantas.

*2) Aumento de un activo; aumento de capitalEste tipo de transaccin se da slo cuando el dueo o pluto da a algunos de los socios de la empresa cosas de la empresa abajo precio pero a cambio hacen un aporte inicial o algn aporte adicional a la empresa. Aquel aporte, generalmente, es depositado en un banco, aumentando la cuenta del mismo nombre ("Banco") por el monto del aporte y aumentando el capital de la empresa.

*3) Aumento de un activo, disminucin de otro activoUna transaccin de este tipo se produce cuando hay una permuta de activos, es decir un cambio de un activo por otro activo de igual valor que el anterior. Ocurre cuando hay cobros a clientes, compras al contado y depsito de dinero en una cuenta corriente bancaria.Cobros a clientesAl cobrar a un cliente una determinada cantidad de dinero, aumenta la cuenta "Caja" u ocasionalmente "Banco", pero la cuenta "Cuentas por cobrar" se ver disminuida o eliminada totalmente ya que los cobros fueron realizados.

Compras al contadoEs cuando la empresa paga al contado sea en efectivo o en cheque, la compra de otro activo del mismo valor que la cantidad pagada. En este caso, puede disminuir la cuenta "Caja" o "Banco", depende como fue comprado el activo que aumenta por el precio pagado. Este activo puede ser una activo fijo despreciable o no despreciable.Depsito bancarioSimplemente es el traslado de un monto en efectivo a una cuenta corriente bancaria. En una transaccin donde haya un depsito bancario, disminuye la cantidad de dinero de la cuenta "Caja", pero aumenta la cantidad de dinero en la cuenta corriente ("Banco").

*4) Disminucin de un pasivo; disminucin de un activoEste tipo de transaccin ocurre cuando es pagada una obligacin o un compromiso, tales como deudas con un proveedor o el pago de un prstamo.

*5) Disminucin de un pasivo, aumento de otro pasivoLiquidamos el saldo a uno de nuestros proveedores, firmndole un pagar a 90 das.- P Proveedores+ P Documentos por pagarPagamos el saldo a uno de nuestros acreedores, firmndole un pagar a 180 das.- P Acreedores diversos+ P Documentos por pagarRenovamos documento a nuestro cargo y a favor de uno de nuestros proveedores, firmando otro documento con vencimiento a 90 das.- P Documentos por pagar+ P Documentos por pagar

*6) Disminucin de capital; disminucin de un activoOcurre cuando hay que pagar de imprevisto una cuenta pendiente de pago y cuando el dueo de la empresa desea retirar dinero para su cuenta personal y para sus propios gastos personales

Ciclo contableUn ciclo contable es el periodo de tiempo en el que una sociedad realiza de forma sistemtica y cronolgica el registro contable de una forma fiable y reflejando la imagen fiel de la actividad. Normalmente un ciclo contable es de un ao.En cuanto a registros, hacemos referencia a entradas en el libro diario, comprobantes financieros, hasta la preparacin de los Estados financieros.Etapas de un ciclo contableLa vida de un negocio se divide en ciclos o aos contables y estos a su vez, se dividen en tres estapas:

- Apertura: Al comenzar la actividad, la empresa abre su ao contable y comienza a realizar transacciones econmicas que van siendo recogidas en sus libros contables, tanto los obligatorios como en los auxiliares.- Movimiento: Registro de las transacciones.- Cierre: Al finalizar un periodo contable, se procede a cerrar las cuentas para determinar el resultado econmico del ejercicio

Tipos de Asientos.Las transacciones financieras producen documentos fuentes de informacin, los cuales constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos cabe destacar los cheques de banco, las facturas extendidas y las facturas pagadas. La informacin contenida en estos documentos es trasladada a los libros contables, el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el mayor se reflejan las transacciones que afectan a las distintas partidas contables, por ejemplo, caja, bancos, clientes, proveedores, entre otros; esto es lo que llamamos asientos contables, por medio del cual registramos todas las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad.En el Registro Contable se Pueden Presentar dos Tipos de Asientos:ASIENTO SIMPLE: Cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a un dbito y a un crdito. Ejemplo: se compra al contado, un computador para uso de la empresa por $2'800.000. Las cuentas efectuadas son dos EQUIPOS DE COMPUTACION Y COMUNICACIN, cuenta de Activo que por aumentar, se debita; y BANCOS, cuenta de Activo que por disminuir, se acredita.

ASIENTO COMPUESTO: Cuando en el registro se afectan ms de dos cuentas, pueden ser una cuenta deudora y dos o ms cuentas acreedoras, o dos o ms cuentas deudoras y una acreedora.

DIARIO AUXILIAR DE ENTRADAS DE EFECTIVOComo todo libro de registro contables, el auxiliar de entradas efectivo presenta al lado izquierdo una columna para anotar la fecha de la operacin; contiene adems cuatro columnas para asentar el monto de las transacciones ms frecuentes, tales como venta al contado, descuentos otorgados en ventas, cobros a clientes y otros ingresos por servicios. Para aquellas entradas de efectivo por operaciones menos frecuentes o espordicas, se reserva una seccin con dos columnas: una para notar el nombre de la cuenta que se acredita, y otra para asentar el respectivo monto de la operacin. Finalmente, y al lado derecho, se agrega una columna para registrar el total del efectivo que entr en cada transaccin realizada.

DIARIO AUXILIAR DE SALIDAS DE EFECTIVOEl libro auxiliar de salidas de efectivo es un diario especial elaborado para registrar los pagos de efectivo. Tambin este diario auxiliar presenta al lado izquierdo una columna para anotar la fecha de las operaciones; contiene adems cuatro columnas para asentar el monto de las transacciones ms frecuentes de salidas de efectivo, tales como compras al contado, descuentos obtenidos en compras, pagos a proveedores, comisiones de vendedores, entre otros. Para aquellas salidas de efectivo por operaciones menos frecuentes o espordicas, se reserva una seccin con dos columnas: una para anotar el nombre de la cuenta que se debita, y otra para asentar el respectivo monto de la operacin. Finalmente, y al lado derecho, se agrega una columna para registrar el total del efectivo que que sali en cada transaccin realizada.AJUSTES CONTABLES:Los ajustes contables son una transaccin u operacin contable, conocidos tambin como transacciones internas, y las utilizamos bsicamente para realizar cuatro tipos de operaciones:1. Ajustes para contabilizacin de gastos pagados por anticipado2. Ajustes para contabilizacin de provisiones3. Ajustes para contabilizacin de ingresos financieros (Intereses devengados sobre cuentas en bancos)4. Ajustes para correccin de erroresLos ajustes contables, en la contabilidad, los realizamos por dos razones:1. Al cierre del ejercicio contable (Cada vez que elaboramos los estados financieros) debemos hacer los respectivos asientos de ajustes, para las cuentas mencionadas anteriormente.2. Cuando en los registros del libro diario o libro mayor cometemos errores, utilizamos los ajustes para revertir la operacin que hayamos registrado de forma incorrecta.

CIERRES CONTABLESElcierre contablees el proceso que consiste en cancelar lascuentasde resultados(compuestas por las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de produccin) y trasladar dichas cifras a lascuentas debalancerespectivas (activo, pasivo y patrimonio). Este cierre permite conocer elresultado econmico del periodoy cuantificar lasgananciaso lasprdidas.El resultado del cierre de las cuentas de resultados se debe incluir en la cuenta de patrimonio. Esto quiere decir que, si los resultados son positivos (utilidades), la cuenta de patrimonio aumenta, mientras que si los resultados son negativos (prdidas), la cuenta disminuye.Para cancelar o cerrar las cuentas de resultados, es necesario realizarajustes(depreciacin de los activos fijos, amortizacin de los activos intangibles, etc.) yconciliaciones(de cuentas bancarias).En resumen, el cierre contable implica, como primer paso, la regularizacin de las cuentas de gastos e ingresos para obtener el resultado delejercicio. Esto permite saber cunto se ha ganado o perdido en el periodo. Luego se debe regularizar las cuentas de patrimonio neto (si aument o disminuy segn las ganancias o prdidas) y, finalmente, cerrar todas las cuentas con saldo para que el mismo sea igual a cero.Es posible que surjan diversosproblemascon el cierre contable a partir deerroresen los registros de los movimientos. Entre los ms comunes se encuentran las anotaciones con valores equivocados, las anotaciones en cuentas errneas (anotar gastos como ingresos o viceversa) y las operaciones no documentadas (como una compra sin factura).

BALANCE DE COMPROBACIONUnbalance de comprobacines uninstrumento financieroque se utiliza para visualizar la lista del total de los dbitos y de los crditos de las cuentas, junto alsaldode cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer unresumen bsico de un estado financiero.No obstante, tenemos que resaltar que dentro del mbito de la contabilidad y gestin financiera de cualquier empresa se hace necesaria la existencia de otra serie de balances, adems del citado de comprobacin. En concreto, tambin se tiene que llevar a cabo la elaboracin de los balances de situacin, de prdidas y ganancias o el abreviado.

De estos tres nuevos balances, el primero citado es el que tiene como claro objetivo mostrar en todo momento la situacin econmica por la que est atravesando la empresa en cuestin. El segundo, como su propio nombre indica, es con el que se conoce si aquella tiene bien prdidas o bien beneficios. Y finalmente, el abreviado, que es el balance que presenta las mencionadas prdidas y ganancias de una PYME (Pequea y Mediana Empresa).

El balance de comprobacin refleja lacontabilidadde unaempresauorganizacinen un determinado periodo. Por eso, este balance acta como base a la hora de preparar las cuentas anuales.

El balance de comprobacin tambin permite confirmar que la contabilidad de la empresa est bien organizada. Es posible que el balance de sumas y saldos sea correcto y que, sin embargo, incluya unacontabilidad defectuosa. Ese sera el caso, por ejemplo, de alguien que ha pagado a un proveedor pero le anot dicho pago a otro. El balance sera correcto desde los nmeros, pero no en la prctica.Adems de todo lo expuesto no podemos pasar por alto el hecho de que todo balance de comprobacin tiene que contar con una estructura clara, concisa y fcilmente comprensible. De esta manera, se establece que siempre aquel tiene que contar con los siguientes apartados en pro de su claridad: cuenta, sumas debe, sumas haber, saldo debe y saldo haber.

Asimismo, una vez tenidos en cuenta todos estos elementos que dan estructura al balance que nos ocupa, se debe proceder a su elaboracin que se compone de dos pasos bsicamente: el realizar todas las sumas para cada cuenta de las anotaciones, tanto las del deber como las del haber, y lograr el correspondiente saldo para los dos mencionados apartados tambin.

Es decir, la elaboracin de un balance de comprobacin comienza con la realizacin de las sumas de las anotaciones de cada cuenta, tanto en el debe como en el haber. En el paso siguiente, se obtiene el saldo de cada cuenta (la diferencia entre l debe y el haber). Por ltimo,las sumas y los saldos obtenidos se trasladan al balance.Por lo general, el balance de comprobacin es undocumento voluntariopara el empresario, aunque recomendable para que ste pueda conocer con precisin el estado financiero de su empresa sin necesidad de arrastrar errores hasta la elaboracin de las cuentas anuales.

BALANCE GENERAL E IMPORTANCIAElbalance general,balance de situacinoestado de situacin patrimoniales un informe financiero contable que refleja la situacin econmica y financiera de una empresa en un momento determinado.El estado de situacin financiera se estructura a travs de tres conceptos patrimoniales, el activo, elpasivoy elpatrimonio neto, desarrollados cada uno de ellos en grupos de cuentas que representan los diferentes elementos patrimoniales.El activo incluye todas aquellas cuentas que reflejan los valores de los que dispone la entidad. Todos los elementos del activo son susceptibles de traer dinero a la empresa en el futuro, bien sea mediante su uso, su venta o su cambio. Por el contrario, el pasivo: muestra todas las obligaciones ciertas del ente y las contingencias que deben registrarse. Estas obligaciones son, naturalmente, econmicas: prstamos, compras con pago diferido, etc.El patrimonio neto puede calcularse como el activo menos el pasivo y representa los aportes de los propietarios o accionistas ms los resultados no distribuidos. Del mismo modo, cuando se producen resultados negativos (prdidas), harn disminuir el Patrimonio Neto. El patrimonio neto o capital contable muestra tambin la capacidad que tiene la empresa de autofinanciarse.La ecuacin bsica de la contabilidad relaciona estos tres conceptos:Patrimonio neto = Activo - PasivoQue dicho de manera sencilla es:Lo que se es = Lo que se tiene - Lo que se debeCabe destacar que el balance general tambin se conoce comoestado de situacin patrimonial. El documento suele presentar distintas columnas, que organizan los valores segn sean activos o pasivos. La diferencia entre estos es el patrimonio neto, es decir, la diferencia entre lo que la compaa tiene y lo que debe.

Ms all de que los balances son tiles para los dueos de las empresas, su elaboracin suele estar a cargo de especialistas encontabilidad. Los contadores se encargan de analizar los nmeros y volcarlos al balance. Una vez cerrado el balance, es presentado al empresario o al directivo pertinente, quien es el tomar las decisiones correspondientes para la gestin de la empresa.

CUENTAS DEL ACTIVOLas cuentas de activo como se ha mencionado representan los bienes y derechos que son propiedad del negocio. Por lo tanto, siempre comenzarn con un dbito o cargo y sus saldos deben ser deudores.CUENTAS DEL PASIVOLas cuentas de pasivo representan las deudas y obligaciones a cargo del ente econmico. Por lo tanto, siempre comenzarn por un crdito o abono, y sus saldos deben ser acreedores.CUENTAS DE PATRIMONIOSon todas las obligaciones a cargo del ente econmico y a favor de sus dueos, propietarios o socios exigibles cuando se liquide el mismo. El concepto generalizado es que las cuentas de patrimonio representan lo que queda despus de deducir los pasivos, pero consideramos que este es un concepto muy corto y que podra tener aplicacin para conceptuar el patrimonio de una persona natural, no el patrimonio de una empresa, pues en realidad la actividad econmica o empresa no posee nada en absoluto, ya que todo lo que tiene lo adeuda a terceros o a sus dueos.