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1. Sector Público Venezolano
El sector público es el conjunto de organismos administrativos
mediante los cuales el Estado cumple, o hace cumplir la política o voluntad
expresada en las leyes fundamentales del País. Este incluye las actividades
que están dentro de la esfera gubernamental: la administración, las
empresas nacionalizadas, el sistema impositivo, la banca oficial, la seguridad
social, las corporaciones públicas, entre otros.
Componentes
Poder Público es necesario para el funcionamiento de grupos sociales
que confluyen en un espacio físico cualquiera. Se requiere de un orden y del
establecimiento de reglas que permitan la convivencia humana, la cual se
traduce en el ejercicio del poder.
Poder Legislativo es el encargado de la formación, discusión y sanción
de las leyes federales, está encargado de las sanciones del país.
Poder Ejecutivo es ejercido por el Presidente de la República,
Vicepresidente Ejecutivo, Ministros y demás funcionarios. Cada uno
cumple funciones específicas y se encargan del gobierno de la nación.
Poder Judicial es ejercido por el Tribunal Supremo de Justicia y otros
tribunales que se subdividen en Tribunales de Jurisdicción ordinaria:
Las Cortes de Apelaciones, Tribunales Superiores, Tribunales dePrimera Instancia y Tribunales de Municipio, y especial como la Corte
Marcial, esto se fundamenta en la Constitución de la República, en la
Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Justicia y en la Ley Orgánica
del Poder Judicial.
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Poder Ciudadano es ejercido por el Consejo Moral Republicano
integrado por el Defensor del Pueblo, el Fiscal General de la
República y el Contralor General de la República Bolivariana de
Venezuela; tiene como objetivo prevenir, investigar y sancionar loshechos que atentan contra la ética pública y moral administrativa; velar
por la buena gestión y la legalidad en el uso del patrimonio público, el
cumplimiento y la aplicación del principio de legalidad en toda la
actividad administrativa del Estado, e igualmente, promover la
educación como proceso creador de la ciudadanía, así como la
solidaridad, la libertad, la democracia, la responsabilidad social y el
trabajo.
Poder Electoral es ejercido por el Consejo Nacional Electoral como
ente rector y son organismos subordinados a este: la Junta Electoral
Nacional, la Comisión de Registro Civil y Electoral y la Comisión de
Participación Política y Financiamiento.
2. Administración financiera gubernamental
La administración financiera gubernamental es el conjunto de
principios, normas, organismos, recursos, sistemas y procedimientos que
intervienen en las operaciones de programación, gestión y control necesarias
para captar los fondos públicos y aplicarlos para la concreción de los
objetivos y metas del Estado en la forma más eficiente posible. En dicho
sentido, abarca a los sistemas de; Presupuesto, Tesorería, Contabilidad,
Crédito Público y Contrataciones.
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Objetivos
Entre los objetivos de la administración financiera gubernamental se
pueden destacar los siguientes:
Obtener fondos y recursos financieros.
Manejar correctamente los fondos y recursos financieros.
Destinarlos o aplicarlos correctamente a los sectores productivos.
Tomar decisiones acertadas.
Presentar e interpretar la información financiera.
Sistemas que lo conforman
En el Sistema de Presupuesto se incorporaron procedimientos de
programación de la ejecución del presupuesto para establecer un
ordenamiento de los gastos y pagos de las Jurisdicciones y Entidades
de la Administración Nacional. Se definieron las bases conceptuales,perfeccionando las técnicas de presupuesto por programa y los
instrumentos técnicos de programación y ejecución presupuestaria,
para operar con un adecuado apoyo informático. Se diseñaron
métodos y procedimientos y se elaboraron clasificadores, manuales
técnicos y de operación e instructivos para instrumentar, con criterios
uniformes, el proceso presupuestario, para toda la administración
nacional. Es decir, que el Sistema de Presupuesto organiza la gestión
pública y la vincula con las responsabilidades del Estado en el
cumplimiento de sus funciones y en la realización de planes y
programas.
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El Sistema de Tesorería tiene la responsabilidad de programar y
administrar los flujos financieros de la gestión (ingresos y
desembolsos) en armonía con el sistema financiero, monetario, el de
crédito y del mercado de capitales, operando con eficiencia la relacióncon el agente financiero, proveedores y otros usuarios vinculados al
sistema de ingresos y pagos públicos. Entre los instrumentos se
encuentra la Cuenta Única del Tesoro que permite operar con los
saldos financieros globales del sector público nacional, implantando el
concepto de centralización normativa y descentralización operativa en
la gestión de Tesorería. Mediante este instrumento la Tesorería
General de la Nación puede mantener una parte de los recursosdepositados en la cuenta única como recursos inmediatamente
disponibles y con el resto, desarrollar una política combinada de
inversión financiera a corto plazo y cobertura de la deuda pública.
El Sistema de Crédito Público tiene un rol trascendente en la
financiación de corto y largo plazo de la gestión pública. El objetivo,
desde un comienzo, fue vincular conceptual, orgánica y
operativamente este sistema con la globalidad de la programación y lagestión financiera pública y establecer su incidencia en el
endeudamiento nacional y en el mercado de capitales. Como objetivos
técnicos se logró ordenar la información sobre montos, tipos y
operaciones de endeudamiento, ingresos de recursos y erogaciones
por el pago de intereses, comisiones y amortizaciones a través del
Sistema de Gestión de la Deuda Pública (SIGADE) desarrollado por la
UNCTAD. También se definieron procedimientos y métodos para
vincular el Sistema con el de Presupuesto y Tesorería en la etapa de
programación y ejecución de la gestión de caja y con el de
Contabilidad para el registro de todos los eventos contables
vinculados a la contratación y administración de la deuda.
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La administración de los Sistemas de Presupuesto, Tesorería y
Crédito Público, así como la de los sistemas de administración de
recursos reales (personal, bienes y servicios) producen durante la
gestión innumerables transacciones y hechos económicos querequieren registrarse sistemáticamente como base de información
para la toma de decisiones ejecutivas y para su ulterior evaluación. El
Sistema de Contabilidad es el que sintetiza, como responsable de
proveer la información, los datos relativos a la gestión, ordenando y
administrando de acuerdo a un Plan de Cuentas único y uniforme, la
base de datos de esas transacciones y hechos económicos que
inciden en el patrimonio público. Las registraciones del devengado dedichas transacciones se traducen en asientos contables por partida
doble, generados mediante el registro único de aquellas a través de
una matriz que convierte las partidas presupuestarias de Recursos y
Gastos en cuentas de la Contabilidad General.
El Sistema de Contrataciones opera los aspectos específicos de la
administración de los contratos de compra de bienes y servicios, en
todos los Organismos a nivel de los Servicios AdministrativoFinancieros (SAF).
3. Definición De Contabilidad Gubernamental
Es la técnica destinada a captar, clasificar, registrar, resumir,
comunicar e interpretar la actividad económica, financiera, administrativa,
patrimonial y presupuestaria del Estado. Registro sistematizado de
operaciones derivadas de recursos financieros asignados a instituciones de
la administración pública, se orienta a la obtención e interpretación de los
resultados y sus respectivos estados financieros que muestran la situación
patrimonial de la administración pública.
Antecedentes
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El 05 de septiembre del 2000 la Asamblea Nacional publicó la Ley
Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, La L.O.A.F.S.P,
estableció un nuevo Sistema de Contabilidad Pública, la misma estableció la
creación de la Oficina Nacional de Contabilidad Pública
La Contabilidad Gubernamental también llamada Contabilidad Oficial,
Contabilidad del Estado, Contabilidad Fiscal o Contabilidad de la Hacienda
publica; Trata de la normas convenciones y métodos para registrar las
operaciones y estados financieros de las entidades de Derecho Público
El sistema de contabilidades fue aprobado por la Contraloría General de la
República en el 1999 mediante Providencia Nº SCI-001-99 de fecha 27 de
diciembre de 1999 para su prueba. Durante el ejercicio económico 2000, y
con vigencia el 1º de enero de 2001, para el registro de las transacciones
que efectúen las dependencias de los organismos del Poder antes
mencionado.
Objetivos
Mostrar la rendición de cuentas para hacer conocer a la ciudadanía en
general, la situación patrimonial y presupuestal del Estado a través de
la Cuenta General de la República Bolivariana De Venezuela.
Analizar la eficiencia de la gestión y de la eficacia de los programas
del ente.
Asegurar el cumplimiento de la Ley en la ejecución Presupuestal y en
general de las diferentes transacciones que realiza el ente
gubernamental.
Orientar la gestión administrativa para asegurar el uso eficiente de los
recursos del Estado.
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Medir el avance y cumplimiento de las metas del Gobierno, así como
la distribución e impacto social del origen y aplicación de los recursos
públicos.
Registrar sistemáticamente todas las transacciones que se produzcan
y afecten o puedan afectar la situación económico-financiera de las
jurisdicciones y entidades.
Procesar y producir información financiera para la adopción de
decisiones por parte de los responsables de la gestión financiera
pública y para los terceros interesados en la misma.
Presentar la información contable y la respectiva documentación de
apoyo ordenadas de tal forma que faciliten las tareas de control y
auditoria, sean estas internas o externas.
Permitir que la información que se procese y produzca sobre el sector
público nacional se integre al sistema de cuentas nacionales.
La contabilidad gubernamental producirá los estados financieros
necesarios para mostrar los resultados de la gestión presupuestaria yeconómica, así como la situación patrimonial de las organizaciones
públicas, todo ello con la estructura, oportunidad y periodicidad que
los usuarios requieran.
Finalidad
Poner en operación y mantener a cada entidad y organismo del sector público no financiero, un sistema específico y único de contabilidad
gubernamental que integre las operaciones financieras patrimoniales y
presupuestarias de conformidad a los de contabilidad gubernamental y las
normas técnicas de contabilidad gubernamental
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Destinatarios de la información contable
Entre los destinatarios de la contabilidad pública se abre una gama
muy amplia de colectivos, desde los órganos de gobierno de las entidades a
los mismos ciudadanos como tales, pasando por las empresas y
organizaciones patronales, trabajadores y sindicatos, suministradores de
bienes y servicios, prestamistas y otros acreedores, responsables de la
política económica, financiera y fiscal a sus diferentes niveles, parlamentos y
otras asambleas, legislativas o no, órganos de control externo dependientesde aquéllos, y en general, cuantos colectivos se vean afectados de una u
otra manera por la actividad económico - financiera del sector público, que
prácticamente son, por una u otra razón, y desde diferentes ópticas, todos
los que componen el tejido político, económico e institucional de la sociedad.
Este amplio espectro puede sintetizarse en los grupos siguientes:
Órganos de representación política, es decir, las asambleaslegislativas elegidas por sufragio universal en cada uno de los niveles
en que se estructura la organización territorial del Estado: Cortes
Generales, Asambleas Legislativas de las Comunidades Autónomas y
los Plenos de las Diputaciones, Cabildos y Consejos Insulares,
Ayuntamientos y demás Corporaciones Locales.
Órganos de gestión, encargados de las distintas administraciones
públicas tanto en los niveles político-administrativos, entre los que seincluirán el Gobierno de la Nación y sus ministros, los Gobiernos de
las Comunidades Autónomas y sus respectivos Consejeros, Alcaldes y
Presidentes de Corporaciones Locales, como en los niveles
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puramente de gestión, entre los que se contarían los demás
escalones de las distintas administraciones.
Órganos de dirección y gestión de las Sociedades y Empresas
públicas.
Órganos de control externo, el Tribunal de Cuentas y los Tribunales,
Cámaras y Comisiones de Cuentas de las Comunidades Autónomas y
Corporaciones Locales; y órganos encargados del control interno en
sus múltiples acepciones: financiero, de legalidad, de eficiencia y
eficacia, etc.
Entidades privadas, asociaciones y ciudadanos interesados en la "res
publica"
Las necesidades de información de cada uno de los distintos grupos de
destinatarios, e incluso dentro del mismo grupo, son muy diversas, tanto en
la cantidad de información a suministrar como en su presentación. La
contabilidad pública debe satisfacer a los distintos destinatarios,
suministrando la información con la estructura y en el momento preciso.
Instituciones que regulan la contabilidad gubernamental
Contraloría General de la República.
Oficina Nacional de Contabilidad Pública.
Oficina Nacional De Presupuesto.
Federación de Colegios De Contadores Públicos.
Sistema integrado de Gestión Y Control De la Finanzas Publicas.
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Limitaciones
Tratar de medir la Riqueza y Nación, implica el uso de “elementos
estáticos” y se expresa por medio de un balance de situación. No constituye
el objetivo primordial de los economistas por ser mediciones estáticas se
pierde el sentido de evolución y cambio de la dinámica económica de un país
implica la dificultad de medir ciertos bienes materiales de difícil valuación: la
riqueza agraria, la riqueza piscícola, avícola.
Limitaciones especiales
La flota pesquera, el patrimonio inmobiliario de viviendas, de
carreteras parque de vehículos, flota mercante, capital ferroviario, flota aérea,
aeropuerto, puertos, las comunicaciones postales y telegráficas. Las
industrias: química, industrial, fabriles, construcción. Los servicios:
educación, cultura, sanidad, hotelería, esparcimiento, la banca, los seguros.La riqueza en poder de los particulares. No posee la misma importancia que
el método de “flujos”, es por ello que se utiliza por lo general la base de
“flujos”.
3.1. Principios de la Contabilidad Gubernamental.
Los principios de Contabilidad Gubernamental se definen como losfundamentos esenciales para el registro de las operaciones y presentación
de los correspondientes estados financieros, presupuestales, programáticos
y económicos. Para producir información útil a los intereses, la contabilidad
adopta el criterio de equidad que está sustentado en una base de objetividad
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y veracidad razonables sobre la base de los principios de contabilidad
gubernamental que se definen como los fundamentos esenciales para el
registro de las operaciones y presentación de los correspondientes estados
financieros, presupuestales, programáticos y económicos.
Ente se considera ente a todo organismo público con existencia
propia e independencia que ha sido creada por Ley o Decreto. La
entidad pública es un organismo establecido por una legislación
específica, la cual determina los objetivos de la misma, su ámbito de
acción y sus limitaciones. La información contable pertenece a entesclaramente definidos que constituyen combinaciones de recursos
humanos, materiales y financieros con el fin de lograr los objetivos que
se establecen en el ordenamiento jurídico que los creó.
Integración de la información cuando se integren informes
financieros independientes en uno solo, deben eliminarse las
transacciones efectuadas entre las distintas unidades o entes, y los
estados financieros no deben de reflejar un superávit o déficitoriginados entre ellos.
Cuantificación en términos monetarios los derechos, obligaciones y
en general las operaciones que realice el ente, serán registradas en
moneda nacional. Los entes deben presentar los eventos y
operaciones que lleven a cabo en moneda nacional. Uno de los
objetivos de la contabilidad es mostrar la situación financiera del ente
en términos monetarios; la contabilidad no registra aquellos eventosque no pueden ser valuados en unidades monetarias y que se refieren
a valorizaciones subjetivas o cualitativas; sin embargo algunos de
estos eventos por su importancia requieren ser revelados a través de
notas en los estados financieros.
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Base de registro los gastos deben ser reconocidos y registrados
como tales en el momento en que se devenguen y los ingresos
cuando se realicen. Por medio de la aplicación de este principio al
cierre de cada período, se habrán incluido todos los gastos que seanaplicables al mismo, y los ingresos que se hayan recibido
efectivamente. Los gastos se consideran devengados en el momento
que se formaliza la operación, independientemente de la forma o
documentación que ampare ese acuerdo.
Período contable la vida del ente se dividirá en periodos uniformes
para efecto del registro de las operaciones y de información acerca de
las mismas. La necesidad de conocer los resultados de las
operaciones y la situación financiera del ente, hace indispensable
dividir la vida continua del mismo en períodos uniformes. En lo que se
refiere a la contabilidad de la Hacienda Pública, el período relativo es
de un año calendario.
Costo histórico los bienes se deben de registrar a su costo de
adquisición o a su valor estimado, en caso de que sean producto de
una donación, expropiación o adjudicación. Las operaciones y
transacciones que la contabilidad cuantifica al considerarlas
realizadas, se registran según las cantidades de dinero que se afecten
o a la estimación razonable que de ellas se haga. Los Estados
Financieros, bajo este principio, muestran los valores y costos en
fechas anteriores y no los actuales según el mercado.
Existencia permanente se considera que el ente tiene vida
permanente, salvo modificación posterior de la Ley o Decreto que lo
creó en la que se especifique lo contrario.
Control presupuestario corresponde al sistema contable el registro
presupuestario de los ingresos y egresos comprendidos en el
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presupuesto del ente así como su vinculación con el avance físico
financiero de los proyectos programados. Es necesario que exista un
sistema de registro contable que combinado con la medición del
avance físico, proporcione información oportuna y confiable acerca dela ejecución presupuestaria, con la finalidad de evaluar los resultados
obtenidos respecto de los objetivos previstos al iniciar el ejercicio. Así
mismo, resulta indispensable que el sistema contable del ente incluya
en sus procedimientos, la, verificación de la disponibilidad suficiente
para cada rubro de gastos, antes de contraer compromisos que
afecten al mismo.
Importancia relativa los estados financieros presupuestales y
patrimoniales deben revelar todas las partidas que son de suficiente
importancia para efectuar evaluaciones o tomar decisiones. La
información procesada por el sistema contable y especialmente la
presentada en los estados financieros, presupuestales y
patrimoniales, debe incluir los aspectos importantes o significativos del
ente susceptibles de ser cuantificables en términos monetarios. De
acuerdo con este principio, es necesario tener en cuenta la relaciónque guarden entre sí las diversas situaciones que se presentan, para
conforme a su monto y naturaleza, darles la aplicación debida. En
tales circunstancias, lo fundamental para determinar los límites de las
“partidas de poca importancia “será el equilibrio entre la utilidad de la
información, el grado de detalle de la misma, la naturaleza de la
partida y su monto.
Revelación suficiente los estados financieros presupuestales ypatrimoniales deben incluir la información suficiente para mostrar
amplia y claramente la situación financiera, presupuestal y patrimonial
del ente. Es indispensable que los estados arriba señalados muestren
la información necesaria relativa a la situación financiera presupuestal
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y patrimonial y los resultados de las operaciones del ente, inclusive, si
es necesario, dichos estados se acompañarán de notas explicativas
de información, que sea conveniente revelar con el fin de que los
usuarios estén suficientemente informados.
Consistencia o Comparabilidad las políticas, métodos de
cuantificación y procedimientos contables deben ser los apropiados
para reflejar la situación del ente, debiendo aplicarse con criterio
uniforme a lo largo de un período y de un período a otro. La
observancia del principio de consistencia no hace imposible el cambio
en la aplicación de los principios, métodos de cuantificación y
procedimientos contables, sino que exige que cuando se efectúe un
cambio que afecte la comparabilidad de la información, se revele
claramente en los estados financieros: su motivo, justificación y efecto.
Cumplimiento de disposiciones legales el ente debe de observar
las disposiciones legales que le sean aplicables en toda transacción,
en su registro y en general, en cualquier aspecto relacionado con el
sistema contable y presupuestal. El sistema de contabilidad
gubernamental debe hacer posible:
a) Mostrar que se ha dado cumplimiento a todas las disposiciones
legales.
b) Determinar adecuadamente los hechos, exponiendo plenamente su
efecto en la posición financiera y los resultados de las operaciones del
ente contable. Si se presenta conflicto entre las disposiciones legales y
los Principios Básicos de Contabilidad Gubernamental, se darápreferencia a las primeras. Sin embargo, hasta donde sea posible el
sistema deberá permitir la presentación de la posición financiera en forma
razonable y los resultados de operación, de conformidad con los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
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3.2 Metodología aplicada
Principales
Libro Inventarios y Balances
Libro Diario
Libro Mayor
Auxiliares
Caja
Libro Bancos (Por cada una de las cuentas o sub-cuentas
corrientes)
Registro de Ventas
Registro de Compras
Registro de Fondos para Pagos en Efectivo
Y otros que requiera la entidad, de acuerdo a sus necesidades.
Momentos de Registros Contables
Compromiso es la Orden de Compra como tal. El apartado dedinero aquí es en base a “Costos Reales”.
Causado se acepta la deuda una vez conforme con lo solicitado.
Se origina con una orden de Pago que refiere a un compromiso. Si
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se registra un causado en presupuesto, esta acción o movimiento
no genera comprobante contable en la contabilidad financiera.
Pagados es la disminución o cancelación de la deuda. Se origina
con una Orden de Pago, la emisión de un cheque, una Nota de
debito, entre otros.
Los causados tienen una relación directa con una Orden de Pago. Se
considera que el presupuesto esta ejecutado cuando esta causado. Se
puede causar varias veces un mismo compromiso y nunca se puede causar
con una fecha menor a la fecha del compromiso.
4. Diferencias y semejanzas con la contabilidad gubernamental con la
mercantil
Contabilidad Gubernamental Contabilidad Mercantil
Diferencias
El estado fue concebido para prestar servicios sin fines de lucros en
razón de lo cual en la contabilidad gubernamental no se emplean lascuentas nominales para demostrar las perdidas o ganancias.
Al no existir propiedad individual en la hacienda pública, la contabilidadgubernamental, no se utilizan las cuentas de accionistas.
En la contabilidad gubernamental no es necesario la preparación delestado de resultados. Pero al igual que la contabilidad mercantil esnecesario preparar el balance general a los fines de mostrar la “situación
financiera del tesoro” y el “patrimonio” de la entidad publica es decir la
nación. La contabilidad gubernamental y la ley de presupuesto establecen
límites en cuanto, a la adquisición de gasto. Limitación que es masflexible en las entidades privada.
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Contabilidad Gubernamental Contabilidad Mercantil
Semejanzas
Elaboración de documentos comprobatorios de las operaciones.
Aplicación de las partidas dobles y procedimientos de la teneduría delibros similares.
Clasificación de las cuentas
5. Normas Internacionales de la Contabilidad para el Sector PúblicoNICSP
Son normas generales de información financiera de alta calidad para
su aplicación a entidades del sector público, no a empresas públicas (E.P.)
utilizando la base contable de acumulación o devengo
Finalidad
Están orientadas a estandarizar la preparación, presentación ytratamiento de la información financiera del sector público.
Alcances
NICSP adoptadas por la Federación de Contadores Públicos de
Venezuela
NICSP 1 - presentación de estados financieros
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NICSP 2 Estados de Flujo de Efectivo
NICSP 3 Superávit Neto o Déficit por el periodo, erroresfundamentales y cambios en las políticas contables.
NICSP 4 Los efectos de variaciones en el tipo de cambio de monedasextranjeras
NICSP 5 Costo de endeudamiento
NICSP 6 Estados Financieros consolidados y tratamiento contable delas entidades controladas
NICSP 7 Tratamientos contables de las inversiones en Entidades Asociadas.
NICSP 8 Presentación de información financiera sobre lasparticipaciones en asociaciones en participación.
NICSP 9 Ingresos provenientes de transacciones de intercambio.
NICSP 10 Presentación de información financiera en una economíahiperinflacionaria.
NICSP 11 Contratos de construcción
NICSP 12 Existencias (inventarios).
NICSP 13 Contratos de arrendamientos.
NICSP 14 Hechos posterior a la fecha del balance general.
NICSP 15 Instrumentos financieros: Revelación y presentación.
NICSP 16 Inversión inmobiliaria.
NICSP 17 Inmuebles, maquinarias y equipos.
NICSP 18 Presentación de información por segmentos.
NICSP 19 Provisiones y pasivos y activos contingentes.
NICSP 20 Revelaciones sobre partes vinculadas.
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6. Oficina Nacional de Contabilidad Pública
Es el órgano rector del Sistema de Contabilidad Pública, su creación
se basa en el artículo 126 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera
del Sector Público. Inició operaciones el 05 de agosto de 2003, con la
designación del primer Jefe de la Oficina, según Resolución Nº 1.403
publicada en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela Nº 37.746.
Objetivos
Fortalecer la información que se expresa en los estados financieros,
estableciendo procesos de implementación de estándares transparentes y
relevantes a través de un sistema de responsabilidad cuando exista un
desempeño de calidad inferior a lo determinado por cualquiera de las partes
en el proceso de los informes financieros.
Importancia
Prescribir, organizar, implantar, evaluar y mantener el Sistema de
Contabilidad para la República y sus entes descentralizados, así como dictar
las normas de contabilidad que rigen al Estado venezolano
7. Plan de cuentas patrimoniales
Instrumento a través del cual se establece una clasificación flexible,
ordenada y pormenorizada de las cuentas y las subcuentas, a los fines del
registro contable de las transacciones que afecten o puedan llegar afectar la
situación económico financiera del ente contable y mostrar el resultado de las
mismas.
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En la Gaceta Oficial N° 39.979 de fecha 06 de Agosto de 2012 se
publicó la Providencia Administrativa N° 12-005, mediante la cual la Oficina
Nacional de Contabilidad Pública dicta el Plan de Cuentas Patrimoniales
aplicable a la República y sus Entes Descentralizados Funcionalmente SinFines Empresariales, con la finalidad de incorporar en la cuenta 5.1.3.02
"INGRESOS DEL DOMINIO MINERO" la subcuenta 5.1.3.02.04 "Regalía
Minera de Oro".
Providencia mediante la cual se establece el Plan de Cuentas
Patrimoniales Aplicable a la República y sus Entes Descentralizados
Funcionalmente Sin Fines Empresariales. Vigente a partir del 6 de Agosto del
2012.
Providencia mediante la cual se establece el Plan de Cuentas
Patrimoniales Aplicable a la República y sus Entes Descentralizados
Funcionalmente Sin Fines Empresariales. Vigente hasta el 5 de Agosto del
2012
El plan de cuentas patrimoniales es el instrumento normativo que
comprende el código y la denominación de las cuentas, y subcuentas que
comprende el activo, pasivo, patrimonio, gastos e ingresos, cuentas de orden
y cuentas de cierre que permiten la operatividad de la estructura financiera
en el ente contable. A través del uso del plan de cuentas patrimoniales se
identifican y se registran los hechos económicos financieros que realiza el
ente contable, permitiendo asegurar la obtención de la información necesaria
para la elaboración y presentación de los estados financieros.
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Estructura del plan de cuentas
El código numérico empleado en el plan de cuentas patrimoniales
para identificar las cuentas y subcuentas, costa de nueve (dígitos) y seis (6)
posiciones o categorías que expresan los distintos niveles de desagregación
que se utilizan para la incorporación al sistema de contabilidad pública, el
mayor universo o transacciones económico-financieras, indistintamente de su
naturaleza. La estructura del plan de cuentas es el siguiente:
El grupo constituye el mayor nivel de agregación de las cuentas deactivo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, cuentas de orden, y cuentas de
cierre y representa rl primer digito del código como se expresa en el siguiente
cuadro.
Activo
Pasivo Patrimonio
Cuentas de orden
Ingresos
Gastos
Cuentas de cierre
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II. Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas
Públicas (SIGECOF).
Según el artículo número 5 del Reglamento Parcial número 4 de la
Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el
Sistema de Contabilidad Pública, el SIGECOF se define como “Herramienta
informática que permite el registro único e integrado, así como el
procesamiento de la información que se deriva de las transacciones
económicas y financieras realizadas por los órganos de la República y sus
entes descentralizados funcionalmente”. Este sistema se establece, por el
Ejecutivo Nacional, con el propósito de integrar los sistemas que conforman
a la administración financiera gubernamental en todo el ámbito nacional:Presupuesto, contabilidad, Crédito Público, Tesorería, Auditoría y Control
Interno, así como fortalecer la capacidad gerencial del Estado y el logro, por
tanto, de una administración pública eficiente, eficaz y económica.
Objetivo del SIGECOF
Producir información para la toma de decisiones en los diferentes
niveles gerenciales de las organizaciones (estratégicos, tácticos y operativos)
Como primer paso se debe conocer los requerimientos de los centros de
decisión para establecer las salidas necesarias del sistema; identificar los
datos de entrada y el procedimiento requerido para obtener esas salidas. Los
datos de entrada están respaldados por los comprobantes que corresponden
a los documentos de soporte del registro de cada transacción. Este proceso
consiste en transformar el conjunto de datos de entrada, ya sea para generar
las salidas requeridas, o para su uso posterior, en él están identificados los
procesos del sistema, las aplicaciones informáticas, etc.
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Básicamente comprende: el plan de cuentas, los registros contables, la
metodología de registro, consultas y otros, en pocas palabras se tiene la
herramienta necesaria que opera para producir las diferentes salidas, encualquier tipo de reporte o documento que se requiera.
Importancia
El Sistema Integrado de Gestión y Control de Las Finanzas Públicas
es de gran importancia, ya que Produce información financiera necesaria
para la toma de decisiones. Presenta la información contable y la respectiva
documentación de apoyo ordenados, de forma que facilite el ejercicio del
control y auditoría interna o externa. Suministra la información necesaria para
la formación de las cuentas nacionales.
Este sistema, en su rol como herramienta de ejecución, va de la mano
con la planificación y el presupuesto público; toda vez que estos últimos
deben presentarse en unidad de criterios, a fin de encaminarse a la
consecución de los objetivos.
Manuales funcionales
Manual de Fondos en Avance Maniobras y Ejercicios Militares
Manual Funcional Fondos en Anticipo
Registro de Activos Financieros
Registro de Bienes Inmuebles Registro de Bienes,
Registro de Bienes, Muebles y Semovientes
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Registro de Ejecución de Obras
Registro de Expropiación de Inmuebles
Registro de Fondos Asignaciones no Distribuidas
Registro de Fondos en Avance Remuneraciones al Personal
Registro de Fondos en Avance Servicio Exterior
Registro de Ingresos
Registro de la Constitución de Fondos
Registro de la Distribución Administrativa del Presupuesto de Gasto
Registro de Materiales y Suministros
Registro de Pago Directo
Registro de Programación de la Ejecución del Presupuesto de Gastos yDistribución Interna de Cuotas
Registro de Retenciones Remuneraciones al Personal
Registro de Solicitud De Fondos Gastos de Defensa y Seguridad delEstado
Registro Fianzas y Garantías
Registro Mantenimiento de Beneficiarios
Registro Modificaciones Presupuestarias
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Descripción de los manuales funcionales
Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y
tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y seráelaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos,
sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones
para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las
capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental
o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya
que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las
directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad,
las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles,
incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos
anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en
resumen las labores realizadas en el período, los problemas e
inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los
manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes
para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión.
Manual Registro de Materiales y Suministros
El manual tiene como propósito establecer los criterios, definiciones y
procedimientos, que intervienen en las operaciones de Adquisición de
Materiales y suministros que realiza el Estado en el marco de las
autorizaciones legales correspondientes, con el objeto de identificar las
acciones relacionadas con la administración, guarda y custodia de losmismos.
Igualmente pretende determinar los niveles de responsabilidad que
deben emplearse a los fines de asegurar un apropiado control interno y
externo por parte de los organismos competentes. Asimismo se pretende
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garantizar un alto grado de confiabilidad al unificar los registros, lo cual
permite:
Una efectiva y eficiente administración del sistema de materiales ysuministros.
Ofrecer una vía para facilitar las auditorías.
Poder suministrar información sobre todas las operaciones
registradas, en el momento que sean requeridas, lo que a su vez
permite agilizar la toma de decisiones por parte de los niveles
gerenciales.
En materia de organización, el registro de la Adquisición de Materiales y
suministros, se rige por el principio de centralización normativa y
descentralización operativa.
Registro de Materiales y Suministros
Se entiende por Sistema de Materiales y Suministros el conjunto de
principios, órganos, normas y procedimientos administrativos que intervienen
en las operaciones que realiza el estado, con el objeto de administrar los
materiales y suministros así como la guarda y custodia de los mismos.
En términos generales son operaciones de registro de materiales ysuministros, las adquisiciones, incorporaciones, reasignaciones y
desincorporaciones, sean éstas de origen presupuestarias o no.
El registro de los materiales y suministros se origina en las siguientes
Operaciones:
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Requisición por necesidad de un material
Entrega de los materiales y suministros almacenados
Movimiento de materiales y suministros en almacén
La adquisición de materiales y suministros
La recepción de los materiales y suministros
Los procesos de las operaciones de Registro de Materiales y suministrosreconocen las siguientes etapas de registro:
Registro y Estados de la Ejecución del Presupuesto según Distribución
Administrativa a nivel del SIGECOF.
Compromiso
Causado
Pagado
El registro de estas etapas en la contabilidad permite informar sobre las
existencias de los materiales y suministros, así como sus incorporaciones,
reasignaciones y desincorporaciones presupuestarias o no.
La oportuna disponibilidad y el adecuado uso de dicha información,
permite recomendar la adopción de criterios sobre las modalidades más
convenientes el registro de los materiales y suministros.
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El sistema tendrá bajo su responsabilidad la administración de las
siguientes tablas:
Tabla de Incorporaciones
Tabla de Reasignaciones
Tablas de Desincorporaciones
Tablas de Responsable Patrimonial Primario
Registros contables
Cuando se compra el asiento es:
Inventario de materiales y suministros XXXX
Cuentas por pagar o bancos XXXX
Si hay una devolución de estas compras, simplemente se devuelve el
asiento y queda:
Cuentas por pagar o bancos XXXX
Inventario de materiales y suministros XXXX
Uso de los materiales.
Es necesario conocer exactamente qué material es directo y cuál
indirecto. El total de los materiales directos son mayor costo del producto, por
consiguiente se carga “directamente al producto”.
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Inventario de productos en proceso XXXX
Inventario de materiales y suministros XXXX
Los materiales indirectos es necesario llevarlos a otra cuenta quellamaremos, costos indirectos de fabricación reales CIF(R).
CIF ( R ) XXXX
Inventario de materiales y suministros XXXX
Cuando de producción se devuelve material.Los asientos quedan así:
Materiales directos:
Inventario de materiales y suministros XXXX
Inventario de productos en proceso XXXX
Materiales indirectos:
Inventario de materiales y suministros XXXX
CIF ( R ) XXXX
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