- El balance.
- La cuenta de pérdidas y ganancias.
- El estado de cambios en el patrimonio neto. Deja de ser obligatorio y se elimina de la formulación de las cuentas anuales para las empresas que usen el PGC pymes y el PGC modelo abreviado.
- Estado de flujos de efectivo. Deja de ser obligatorio para las empresas que apliquen el PGC pymes y el PGC modelo abreviado
- La memoria.
CUENTAS ANUALES
CUENTAS ANUALES. INTRODUCCIÓN.
Las cuentas anuales son una serie de documentos dentro de la empresa que sirven para
dar a conocer la situación económica y financiera de la empresa.
Los documentos que conforman las cuentas anuales son los siguientes:
El balance ordena las partidas de activo y pasivo que hemos estado viendo a lo largo del
contenido del Máster. Cabe recordar que el activo nos informará de la situación
económica de la empresa, es decir, todas aquellos bienes y derechos que generan
rendimientos económicos en la empresa.
El Pasivo estará formado por todas aquellas cuentas que generan una obligación de la
empresa para con terceros. Es, junto al patrimonio neto, el que nos informará de la
estructura económica de la empresa.
Por su parte, el Patrimonio Neto lo podemos definir como aquella diferencia existente
entre el activo y el pasivo de una empresa. El Patrimonio nos muestra información del
valor de la empresa.
BALANCE
Veamos un Balance completo:
Estamos viendo las partidas que forman parte del Activo no corriente, aquellos bienes y
derechos que van a permanecer en la empresa por un tiempo superior a un año.
A continuación, en el Activo corriente, aquellas partidas que forman los bienes y
derechos a corto plazo.
En el Haber de la empresa vamos a ver en primer lugar el Patrimonio Neto
Con el Pasivo, en primer lugar, veremos aquellas cuentas que son obligaciones de la empresa a largo plazo:
Y para finalizar el pasivo no corriente, como ya sabemos, nos informará de esas obligaciones de la
empresa a las que tienes que hacer frente en un plazo inferior al año.
Cabe recordar que existe un modelo abreviado para aquellas empresas que cumplan los
requisitos en virtud de lo dispuesto en el artículo 257 de la Ley 1/2010 de Sociedades de
capital:
a) Que el total de las partidas del activo no supere los cuatro millones de euros.
b) Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los ocho millones de
euros.
c) Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea
superior a cincuenta.
Perderán el derecho de presentar balance abreviado si incumplen durante dos años
consecutivos al menos dos de las circunstancias comentadas en el párrafo anterior.
Una vez tenemos realizado todos los asientos contables que afectan a las cuentas de
gastos (grupo 6) y de ingresos (grupo 7), haremos el asiento de pérdidas y ganancias.
Consiste en saldas las cuentas de ingresos y gastos y el resultado (positivo o negativo),
llevarlo a la cuenta 129 Resultado del ejercicio, de forma que:
- Dejaremos a cero las cuentas de gastos y de ingresos.
- El resultado contable después de ingresos será lo que conste en la cuenta 129.
Este asiento es previo al cierre del ejercicio contable.
Si tenemos más ingresos que gastos, el resultado contable después de impuestos será
positivo, y al ser una cuenta de patrimonio neto, quedará el apunte al haber.
Si tenemos menos ingresos que gastos, el resultado contable después de impuestos
será negativo, y quedará el apunte a la 129 al debe.
Finalmente, todas las partidas se recogerán en el siguiente documento.
CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS El siguiente documento de las cuentas anuales que veremos es las Cuenta de Pérdidas
y Ganancias.
a) El total de las partidas del Activo sea igual o menor a once millones
cuatrocientos mil euros (11.400.000,00 €). A tal efecto, se entiende por “total
activo” el total que figura en el modelo del balance.
b) El importe neto de su cifra anual de negocios ha de ser menor a igual a
veintidós millones ochocientos mil euros (22.800.000,00 €).
c) El número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio ha de ser
menor o igual a 250.
d) Las sociedades perderán la facultad de formular cuenta de pérdidas y ganancias
abreviada si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, dos de las
circunstancias a que se refiere el párrafo anterior
Al igual que veíamos con el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias dispone de un
documento abreviado que podrán utilizarlo aquellas empresas que cumplan con el
artículo 258 de la Ley 1/2010 de Sociedades de Capital. Deberán cumplir, al menos, dos
de los siguientes requisitos:
El estado de flujos de efectivo lo podemos definir como un estado que informa sobre la
utilización de los activos monetarios representativos de efectivo y otros activos líquidos
equivalentes clasificando los movimientos por actividades e indicando la variación neta
de dicha magnitud en el ejercicio.
No tendrán la obligación de presentar este documento aquellas empresas que puedan
presentar el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria abreviados.
Existen tres tipos de flujos de efectivo:
ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO El estado de cambios en el patrimonio neto será el tercer documento que vamos a ver de las cuentas anuales. En este documento se van a recoger el resultado económico del ejercicio de operaciones imputadas al Patrimonio Neto, es decir, las cuentas de ingresos y gastos de los grupos 8 y 9. Deja de ser obligatorio y se elimina de la formulación de las cuentas anuales para las empresas que usen el PGC pymes y el PGC modelo abreviado.
Deja de ser obligatorio y se elimina de la formulación de las cuentas anuales para las empresas que usen el PGC pymes y el PGC modelo abreviado.
ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO
a) Flujos de efectivo de las actividades de explotación.
b) Flujos de efectivo de las actividades de financiación.
c) Flujos de efectivo de las actividades de inversión.
El último documento que vamos a ver es la memoria. Aquí se completa y se amplía la
información que hemos visto en los documentos anteriores. En el contenido de la
memoria se recogerán:
MEMORIA
1. Actividad de la empresa.
2. Bases de presentación de las cuentas anuales.
3. Aplicación de resultados.
4. Normas de registro y valoración.
5. Inmovilizado material.
6. Inversiones inmobiliarias.
7. Inmovilizado intangible.
8. Arrendamientos y otras operaciones de naturaleza similar.
9. Instrumentos financieros.
10. Existencias.
11. Moneda extranjera.
12. Situación fiscal.
13. Ingresos y gastos.
14. Provisiones y contingencias.
15. Información sobre medio ambiente.
16. Retribuciones a largo plazo al personal.
17. Transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio.
18. Subvenciones, donaciones y legados.
19. Combinaciones de negocios.
20. Negocios conjuntos.
21. Activos no corrientes mantenidos para la venta y operaciones
interrumpidas.
22. Hechos posteriores al cierre.
23. Operaciones con partes vinculadas.
24. Otra información.
25. Información segmentada.
Una sociedad tiene tres meses desde la fecha de cierre de ejercicio para formular las
cuentas anuales, desde dicha fecha tiene tres meses para aprobarlas y un mes más
para depositarlas en el Registro Mercantil.
La presentación de las cuentas para su depósito en el Registro Mercantil estará dentro
del plazo reglamentario si se presentan dentro del mes siguiente a fecha de
celebración de la Junta en la que se aprueban.
En el caso de presentaciones telemáticas es necesario precisar lo siguiente:
- Si la recepción del envío se produce con diario de presentación abierto (9:00 a
17:00 horas), se presentarán a la hora de su recepción; si la recepción del envío es
de 17:00 a 8:59 horas se presentarán a las 9:00 horas del primer día hábil
siguiente.
- Si la recepción se produce en festivo, se presenta el día hábil siguiente a las 9:00
horas.
El Registro Mercantil informa al ICAC en enero del año siguiente de las empresas que no
han depositado las cuentas anuales y será cuando se proceda a sancionar por ello.
El incumplimiento del deber de depositar dentro de plazo da lugar a la imposición de
una multa a la sociedad, que puede oscilar entre 1.200 a 60.000 euros, por el Instituto
de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, previa instrucción de expediente conforme al
procedimiento establecido reglamentariamente, pudiendo elevarse dicha multa
dependiendo del volumen de facturación. Estas infracciones prescriben a los tres años.
- Las sociedades que pueden formular balance abreviado podrán omitir en la
Memoria las indicaciones que reglamentariamente se determinen.
En cualquier caso, deberá suministrarse la información requerida en la indicación primera,
quinta, sexta, décima en lo referente al número medio de personas empleadas en el
curso del ejercicio, y, decimocuarta, decimoquinta, decimonovena y vigesimoprimera.
PRESENTACIÓN Y PLAZOS
Además, la falta de depósito conlleva el cierre del registro para la sociedad incumplidora.
Así lo determina el artículo 378 del Reglamento del Registro Mercantil en su artículo 378.
Esto significa que el Registrador Mercantil no inscribirá ningún documento hasta que, con
carácter previo, se practique el depósito, excepto los ceses o dimisión de
Administradores.
También cabe la posibilidad de presentar la memoria abreviada aquellos que cumplan
con lo dispuesto en el artículo 261 de la Ley 1/2010 de Sociedades de Capital, que dice lo
siguiente:
Para hacer las Cuentas Anuales debemos de descargarnos el programa de Depósito
Digital del año en cuestión.
Necesitamos la siguiente documentación:
- Impuestos de Sociedades del ejercicio a presentar y del anterior.
- Las escrituras de constitución de la sociedad.
Pasos para la elaboración:
1. Dos opciones para registrar los datos identificativos:
Primera: Si tenemos el archivo .zip de las CCAA del ejercicio anterior nos ahorramos
mucho tiempo ya que podemos exportar los datos. Para ello, entramos en el Depósito y
pinchamos sobre Importar y validar huella de un fichero en formato D2 y buscamos el
fichero que debemos de tener guardado en la carpeta del cliente
/contable/CCAA/ejercicio x.
Por tanto, la falta de depósito, al conllevar el cierre de la hoja registral, imposibilita el
depósito de las cuentas de ejercicios posteriores.
GESTIÓN Y ELABORACIÓN
Segunda: Indicamos los datos identificativos del principio:
Gerentes, Directores Generales o Liquidadores, así como la disolución de la sociedad y
el nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la Autoridad judicial o
administrativa.
• NIF
• Forma jurídica
• Denominación social
• Domicilio social
• Municipio
• Provincia
• Código Postal
• Teléfono
• Dirección de contacto email
• Actividad de la empresa
• Personal asalariado
• Presentación de cuantas anuales (fecha y número de páginas)
• Microempresa (marcamos si corresponde)
Seleccionamos el tipo que corresponda: PYME, normal, abreviada (PYME es el más común)
Indicamos: nombre del depósito (nombre de la empresa), CIF, ejercicio y descripción (de
nuevo nombre de la empresa)
Ahora rellenamos los datos generales:
4. Nos sale una pantalla que tendremos que darle a siguiente y nos saldrá la siguiente
pantalla que tendremos que darle a Finalizar:
5. Ahora debemos de pinchar de nuevo en Formulario/Presentación depósito
digital/presentación telemática/telemática mixta y elegimos la ruta donde se nos van a
guardar los archivos. Debemos de elegir la carpeta del cliente /contable/CCAA/ejercicio
x
6. Cuando ya las tenemos hechas tenemos que tener los siguientes documentos
guardados en la carpeta del cliente /contable/CCAA/ejercicio x:
2. Una vez importado/registrado, debemos de rellenar los datos del ejercicio actual con
el Impuesto de Sociedades presentado (lo vemos en el vídeo).
3. Cuando ya tengamos las Cuentas Anuales preparadas y sin errores debemos de
pinchar el Formulario/Generar huella digital:
- La carpeta de las CCAA elaboradas que se encuentra en la siguiente ruta:
C/usuarios/acceso público/documentos públicos y ahí dentro habrá una carpeta por
cada año, entrar en la del año que queremos y coger la carpeta de nuestro cliente.
- El archivo. Zip.
- La huella de la certificación.
- Las CCAA que debemos de imprimir para tenerlas guardadas y mandárselas al cliente
en caso de solicitarlas, desde Formulario/Imprimir.
- El acta de certificación de las CCAA. Esta acta debe de estar rellena se la debemos de
enviar al cliente para que sea firmada por el/los administradores.
7. Rellenamos la certificación del acta de aprobación de las Cuentas Anuales:
- Los datos iniciales tienen que ser de la sociedad y del administrador:
- En certifico se deben de poner la fecha de la aprobación, la provincia, los datos del
ejercicio a presentar y el resultado con su aplicación.
- En Igualmente certifico se deben señalar las casillas que se muestran. Lo más importante de este
documento es el código de la huella que viene en el documento de la instancia huella. En este pdf no se puede poner, así que cuando lo guardemos debemos de abrir el pdfedit para añadirlo. Este documento debe firmarlo el administrador.
Son muchos los casos encontrados en los que el Registrado Mercantil ha denegado la
inscripción de las cuentas; les ofrecemos algunos ejemplos:
1. Presentación en España de cuentas redactadas en el idioma propio de Estado
extranjero:
En el caso de una empresa, sucursal en España de una sociedad matriz italiana, la DGRN
(Res. de 7 de enero de 2011) confirma la negativa del Registrador. Es necesario que las
cuentas depositadas se redacten en castellano como lengua oficial del Estado o en la
lengua cooficial de la Comunidad Autónoma donde radique el Registro.
2. No acreditar la debida convocatoria de la junta general que aprobó las cuentas
La DGRN en resolución de 20 de marzo de 2015, confirmó la calificación negativa del
Registrador, cuando no se acreditó por la sociedad la convocatoria de la Junta General
que debía aprobar las cuentas.
3. Falta de visado o visto bueno del presidente del consejo en la certificación de
acuerdos
NOTAS DE DEFECTO Y SUBSANACIÓN
8. Una vez elaboradas, presentaremos las cuentas telemáticamente. (La presentación
supone un coste de tasas, que habrá de pagar el cliente, o según tengamos acordado)
Mediante resolución de 28 de abril de 2016, la DGRN dio por buena la calificación negativa
de la registradora para inscribir las cuentas anuales de una sociedad que no contenían
el visto bueno del presidente del consejo de administración. La calificación del registrador
para tener por depositados los documentos contables se extiende a la comprobación de
que los presentados reúnen los requisitos formales exigidos, y, por ende, que la
certificación del acuerdo social aprobatorio de las cuentas ha sido expedida por persona
que tenga facultad para ello y su cargo certificante se halle inscrito; para realizar dicha
comprobación, por tanto, es imprescindible que conste la identidad de quien expide la
certificación presentada.
4. Traslado del domicilio de la sociedad a otra provincia
Según indica la DGRN en resolución de 17 de enero de 2017, cuando la sociedad traslada
su domicilio a otra provincia se produce el cierre del Registro de origen para trasladar al
Registro de destino en el que se ha inscrito todas las inscripciones relativas a la
sociedad. La competencia y el Registro legitimado para practicar el depósito de cuentas
es aquél en el que la sociedad figura inscrita. En este caso se confirma la calificación
negativa de la registradora.
5. Acuerdo de aprobación sin el voto de la mayoría
La DGRN, mediante resolución de 19 de enero de 2017 confirmó la nota de calificación del
registrador que denegó el depósito de cuentas anuales. Los estatutos de una sociedad
mercantil constituyen su norma suprema, debiendo ser respetados mientras no sean
modificados, de modo que no puede entenderse como válidamente adoptado el acuerdo
de aprobación de cuentas cuando, como en este caso, no cuenta con el voto favorable
de la mayoría prevista estatutariamente.
6. Defectuosa convocatoria de la junta general
La DGRN, en resolución de 18 de febrero de 2015, confirmó la nota de calificación del
registrador mercantil por la que se rechaza el depósito de cuentas de una sociedad
anónima por ser defectuosa la convocatoria de la junta general en la que se adoptó el
acuerdo de aprobación. Se produjo una infracción del derecho de información de los
socios. Ausencia total y absoluta de cualquier referencia a ese derecho en la convocatoria.
7. Falta de certificación de que las cuentas presentadas se corresponden con las
auditadas
En un caso de empresa en concurso, la Dirección General de Tributos (Res. de 6 de julio
de 2016) confirma la negativa de la registradora a depositar las cuentas anuales, pues a
pesar de la declaración de concurso y la apertura de la fase de liquidación sigue
manteniéndose la obligación de someter las cuentas a auditoría.
8. Falta e inscripción de ampliación de capital
Mediante resolución de 28 de febrero de 2005, la DGRN confirmó la denegación del
registrador mercantil de depositar las cuentas anuales a una empresa que no inscribió
una ampliación de capital que realizó. No se practicó la inscripción porque el capital social
indicado en las cuentas no correspondía con el que constaba inscrito en el Registro.
9. Falta de presentación en los modelos oficiales
Las cuentas anuales deben presentarse en los modelos oficiales establecidos, así lo
señaló la DGRN mediante resolución de 29 de 2007. Dicha resolución confirmó la negativa
del Registrador a depositar las cuentas a una mercantil. Los citados modelos oficiales
normalizados se facilitan en los propios Registros Mercantiles
10. Falta de certificación de la huella digital
En un caso de depósito de cuentas anuales mediante presentación telemática, el
registrador denegó el depósito por falta de certificación de la huella digital. No obstante,
la DGRN, mediante resolución de 17 de octubre de 2013, revocó la calificación. Al haberse
hecho la presentación de las cuentas a depósito mediante comunicación
telemática tanto del archivo electrónico que las contiene como del que contiene el
certificado del acuerdo de aprobación, se genera automáticamente una huella digital por
el sistema que queda incorporada a la documentación y, en consecuencia, no cabe
exigirla de nuevo.
Sólo en el supuesto de que se haga la presentación telemática del archivo que contiene
las cuentas sin acompañamiento del que contiene el certificado del acuerdo, será preciso,
si este último se acompaña posteriormente en formato papel, que se haga en él mismo
mención expresa del código alfanumérico que representa la huella digital a fin de
establecer la oportuna correspondencia.
Para subsanar unas cuentas ya depositadas tendremos en cuenta si el error es de
transcripción o de tipo contable.
En el caso de que fuese un error de transcripción bastará con la presentación de una
certificación expedida por el órgano de administración que indique el error, su
subsanación y la solicitud al Registrador para que lo incorpore en el depósito ya
practicado, acompañando en su caso los documentos con los datos correctos.
Por otro lado, si es un error contable, será necesario la celebración de una nueva Junta
que apruebe las cuentas y una nueva certificación con todos los requisitos necesarios,
en la que conste que se presentan unas nuevas cuentas y se detallen los defectos
detectados en las primeras. Esta certificación se acompañará de todos los documentos
necesarios para un correcto depósito. Ambas presentaciones quedarán depositadas en
el Registro.
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