Diseo de Flujos de Trabajo

Capacidades a desarrollar propuestas para el cursoUtiliza los modelos de procesos como una herramienta para la mejora continua de los procesos y para la creacin de mejores sistemas de informacinUtiliza BPMN para modelar procesosEntiende la diferencia entre los niveles de modelado descriptivo y analticoReconoce la importancia de modelar adecuadamente los procesos de negocioReconoce el valor del modelado del proceso en la gestin por procesos de la organizacin

TEMARIO SESIN 1Conceptos bsicos de flujo de trabajo y su relacin con los procesos de negocio.

PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO SESIN 1Conoce las formas ms usadas de BPMNCrea modelos bsicos de proceso de negocio

Contenido de la SesinCaractersticas de los buenos modelosDefinicionesActividadesProcesosLgica de procesosOrquestacinNiveles de BPMNModelado de un proceso bsicoSmbolos para modelos descriptivos (primera parte)Actividades

Caractersticas de los buenos modelosCorrectosEl diagrama no viola ninguna especificacin de BPMNClarosLa lgica de proceso no debe ser ambiguaCompletosEl diagrama debe indicar como inicia el proceso, sus estados finales y la comunicacin con las entidades externas y procesos internosConsistentesAnte el mismo conjunto de hechos sobre la lgica de proceso, todos los modeladores deberan crear ms o menos el mismo modelo

Qu es un modelo?Es ms que slo un grficoSu propsito es transmitir el significado de la lgica especfica del flujo de actividades desde que el proceso inicia hasta que terminaLa lgica de proceso debe ser entendible para una persona de negocios, pero tambin semnticamente precisa para su uso por parte de los desarrolladoresLa lgica de proceso es una descripcin de todas las rutas desde un estado inicial hasta cada uno de sus posibles estados finales

ActividadesEn BPMN una actividad es una accin, una unidad de trabajo realizado, es el nico elemento de BPMN que tiene un ejecutor o realizador.Ms especficamente, una actividad en BPMN es una accin que se ejecuta repetidamente en el desarrollo de los negociosCada instancia de la actividad representa la misma accin en una diferente pieza de trabajo.El modelador debe tener claro el significado de la instancia de la actividad, tal como una orden, una solicitud de servicio o una revisin mensualUna actividad es una accin discreta con un bien definido inicio y fin

ProcesosEn BPMN un proceso es una secuencia de actividades dirigindose desde un estado inicial de una instancia del proceso hacia un estado final definidoEl inicio del proceso es sealado por un evento disparador tal como la recepcin de una solicitudEl modelo del proceso es un mapa con todos los posibles caminos (secuencias de actividades) desde el evento inicial hasta cualquier estado final exitoso o de excepcin.Al igual que las tareas los procesos son discretos no continuos y son ejecutados repetidamente en el desarrollo de los negociosCada instancia del proceso sigue algn camino en el modelo de proceso desde el inicio hasta el fin

Lgica de procesosEl modelo de proceso es ms que slo la documentacin de una instancia del procesoEl modelo no necesita tener todas los rutas que sean posibles sino los estados y rutas que ocurran con una frecuencia significativaLa lgica del proceso puede ser definida con la ayuda de algunas preguntas como:Cmo el proceso inicia realmente?Qu evento lo dispara?Hay ms de una manera en que inicie?Qu determina cuando est completo el proceso?

Lgica de procesosExisten diferentes estados finales del proceso como uno de xito y otros que expresan fallas o abandono?Cmo el proceso llega de la tarea X a la tarea Y?El proceso podra eventualmente ir de la tarea X a otra tarea diferente a Y? Qu reglas gobiernan este flujo?Cmo sabemos que la tarea X ya fue hecha?Las respuestas a estas preguntas no son siempre fciles de obtener, la lgica est oculta, incluso algunas veces en la cabeza de alguien.El valor de un diagrama es hacer que la lgica del proceso sea explcita de modo que los stakeholders la entiendan

OrquestacinBPMN slo describe procesos en los que la lgica de procesos es explicitaCada instancia del proceso debe seguir alguna ruta en el modelo de proceso.El trmino tcnico utilizado en BPMN es orquestacinCmo la lgica del proceso puede ser definida por adelantado si el resultado de una Aprobacin no se puede conocer de antemano?Cmo el ejecutor decide aprobar o rechazar no es parte de la lgica del proceso. Esto es parte de la lgica del paso de Aprobacin. BPMN no describe la lgica de la tarea, slo la lgica del proceso

OrquestacinLa lgica del proceso dice: Si el paso de Aprobacin termina en el estado aprobado entonces sigue esta ruta, si termina en el estado rechazado entonces sigue esta otra rutaLa ruta tomada por cualquier instancia del proceso depende de la informacin acumulada por la instancia dentro de su flujoEsta informacin incluyeMensajes recibidosDatos producidos en las actividades del procesoEstados finales de las actividades completadas

OrquestacinBPMN asume que los datos de todas las instancias estn disponibles para la lgica del procesoCon esta informacin el proceso sabe como fue cada paso completado y a que paso debe irEl modelo del proceso gua de manera inteligente la instancia a travs de cada pasoEste guiado a travs de los pasos del proceso ayuda a disminuir la variabilidad de los procesos y permite su mejora

Niveles de BPMNExisten tres niveles de modelado en BPMN, que ayudan a separar las formas y smbolos que sern usados para crear el modelo, as como el propsito del modelo y los stakeholders que lo utilizarn:Nivel 1, llamado descriptivoNivel 2, llamado analticoNivel 3, llamado ejecutableExisten otras clasificaciones, pero para los objetivos de este curso nos enfocaremos en los modelos de nivel 1 y nivel 2 de esta clasificacin.

Ejercicio de modeladoProceso de pedidos

Smbolos para modelos descriptivosPara modelar procesos de nivel 1 son necesarios solo algunas formas y smbolos, estos han sido creados sobre la base de las figuras tradicionales de los flujogramasEsta es la lista de los elementos de la paleta de nivel 1Actividad: Tarea (None, Usuario, Servicio), Subproceso, Call ActivityCompuertas: Exclusiva, paralelaEventos de Inicio: None, Mensaje, TimerEventos de fin: None, Mensaje, TerminateFlujos de secuencia y flujos de mensajePools y lanesData object, data store y data associationDocumentacinArtefactos: Text anotation, association y group

ActividadesUna actividad representa una unidad de trabajo realizado en el proceso. Es siempre representada por un rectngulo redondeadoEs el nico elemento en BPMN que tiene un ejecutorCada actividad o es una tarea o es un subprocesoUna tarea es atmica, vale decir que no tiene subpartes internas que sean descritas por el modelo de procesoLas acciones y estados finales posibles de una tarea son sugeridos por su nombreUn subproceso si tiene subpartes definidas en el modelo, estas subpartes se modelan como un proceso hijo, un flujo de actividades desde un inicio a uno o ms estados finales

TareaUna tarea es representada en el diagrama por la forma actividad, un rectngulo redondeado con el tipo de tarea indicado por un pequeo cono en la esquina superior izquierdaUna tarea representa una accin, no una funcin ni un estadoEl nombre de la tarea debera ser de la forma VERBO-NOMBRE

TareaFila superior: Tarea de usuario, tarea de servicio, tarea abstractaFila inferior: Tarea de envo de mensaje, tarea de recepcin de mensaje, tarea manual, tarea de script, tarea de regla de negocio

TareaUna tarea de usuario representa a una tarea realizada por una personaUna tarea de servicio representa a una tarea automtica, es decir, que al llegar el flujo de secuencia la tarea se inicia automticamente sin intervencin humanaSi una persona tan slo hace click a un botn y el resto es automtico, esto sera una tarea de usuario no una tarea de servicioUna tarea abstracta (sin ningn cono) no tiene un tipo definido

Tarea manual vs. Tarea de usuarioUna tarea manual, slo debera ser usada en procesos que son o sern automatizadosEn este contexto una tarea manual es realizada fuera del control del motor de procesosEn cambio una tarea de usuario es manejada por el motor de procesosSi el proceso no es ejecutable, es decir, no ser ejecutado por un motor de procesos, el modelo no debera incluir tareas manualesEn procesos no ejecutables slo deben usarse tareas de usuario para cualquier tarea hecha por personas

Tarea script vs. Tarea de servicioUna tarea script debera usarse en procesos ejecutablesEn un proceso no ejecutable una tarea de servicio representa a cualquier actividad automatizadaEn un proceso ejecutable es el proceso el que emite una peticin de servicio a un sistema externo o entidad para realizar esta funcinLa implementacin del servicio no es definida por BPMN, sino por el sistema que lo realizaUna tarea de script representa a una funcin automatizada realizada por el mismo motor de procesos y mediante un pequeo programa, tpicamente en javascript

Tarea script vs. Tarea de servicioDebido a que los motores de proceso estn usualmente muy ocupados ejecutando la lgica de los procesos, no tienen muchos recursos disponibles para realizar tareas complejas.Las tareas de scripts son usadas para procedimientos sencillos tales como el mapeo de los datosSi el proceso es no ejecutable no debera incluir tareas de script, slo deberan usarse tareas de servicio para cualquier tarea automatizada

SubprocesosUn subproceso es una actividad compuesta, que representa a una actividad con subpartes que pueden ser descritas como un proceso hijo.Un subproceso puede ser representado de mltiples formas dentro del diagrama. Un subproceso colapsado es dibujado en el diagrama padre usando una forma d actividad de tamao normal con un smbolo + en el centro de la parte inferiorUn subproceso expandido es dibujado en un diagrama separado enlazado

SubprocesosFigura superior: Subproceso colapsado en un diagrama padreFigura inferior: Subproceso expandido en un diagrama separado

SubprocesosAlternativamente un subproceso expandido puede aparecer en un diagrama padre como una forma de actividad agrandada que lo incluyeUn evento de inicio de subproceso debe ser del tipo NoneNo se debe usar un evento de inicio de tipo mensaje o timer en un subprocesoLa razn es que el inicio no es disparado por un evento, siempre es disparado por lo mismo: el arribo del flujo de secuencia

SubprocesosLos subprocesos son muy valiosos en BPMN cuando son diagramados y usados correctamente, su valor se manifiesta:Permite visualizar los procesos de principio a finLa disciplina de BPM enfatiza la gestin y monitoreo de procesos de negocio de principio a fin, significando que de cara al cliente el flujo atraviesa los lmites tradicionales de las reas de la organizacinLa habilidad para poder ver el proceso de principio a fin en una pgina ayuda a este objetivoDesde el proceso padre se puede hacer zoom sobre los proceso colapsados para expandirlos si es necesario revisar mayor detalle

SubprocesosPermite el modelado top down o jerrquicoEsto permite empezar desde el diagrama de alto nivel , en el los subprocesos colapsados representan los mayores pasos del proceso y luego adicionar los detalles de cada uno en diagramas hijoTambin sirve para mantener la integridad del modelo de principio a fin cuando los detalles de un subproceso no son conocidos

SubprocesosPermite hacer claros los lmites de gobiernoLos subprocesos facilitan la distribucin de la propiedad y el gobiernoLos procesos de principio a fin frecuentemente atraviesan lmites de gobierno dentro de la empresaDiferentes partes del proceso pueden ser controlados por diferentes ejecutivos quienes cuidan celosamente sus reasPueden ocurrir problemas cuando los lmites entre las actividades del proceso son borrosasEn el diagrama padre se describe la interaccin entre subprocesos gobernados independientemente.

SubprocesosPermite definir el alcance del evento manejadorLos subprocesos son muy tiles para definir los lmites de un evento manejadorUn evento atachado a un subproceso define un evento manejador que es iniciado si el evento disparador ocurre durante cualquier paso del subproceso

Call ActivitySi un subproceso es usado en ms de un proceso es mejor definirlo independientemente y llamarlo desde cada proceso que lo usaLo anterior es mejor que incrustarlo repetidamente en cada proceso que lo llamaEl subproceso tiene un borde delgado, mientras que call activity tiene un borde grueso

TEMARIO SESIN 2Elementos de la paleta de modelado de nivel descriptivo

PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO SESIN 2Utiliza los elementos de BPMN para crear modelos descriptivos

Contenido de la SesinSmbolos para modelos descriptivos (segunda parte)CompuertasEventos de inicio y de finFlujos de secuencia y de mensajePools y lanesOtros elementosModelado de un proceso a nivel descriptivo

CompuertasUna compuerta controla el flujo del proceso, dividindolo en rutas alternativasSi no existe una compuerta y el flujo tiene ms de una ruta el proceso se divide y va por todas las rutas a la vezEn BPMN a diferencia de los flowcharting, no es suficiente con ponerle etiquetas que indiquen que ruta deber ser seguida, es necesario una compuerta para que el flujo siga una ruta o la otra.

CompuertasIncorrecto: Las rutas alternativas requieren una compuerta en BPMN

CompuertasCorrecto: Las rutas alternativas requieren una compuerta en BPMN

Compuerta ExclusivaBPMN define varios tipos de compuertas, distinguidas por el smbolo dentro del romboSi el rombo no muestra ningn smbolo se trata de una compuerta exclusiva y es la compuerta ms comnEl nombre oficial es: exclusive data-based gateway, tambin se le conoce como compuerta XORExclusiva significa que solo una ruta puede ser tomadaCuando la compuerta tiene dos salidas, es recomendable etiquetarla como una pregunta y etiquetar los flujos de secuencia de salida como SI y NOTambin es representada con una X dentro del rombo.

Compuerta exclusivaIncorrecto: Una compuerta no puede hacer una decisin, solo examina una condicin de los datos

Compuerta exclusivaCorrecto: La compuerta examina una condicin de los datos registrados en la tarea Revisar reporte

Compuerta ParalelaEsta compuerta tiene un flujo de secuencia de entrada y mltiples flujos de secuencia de salida y divide el flujo y contina en paralelo incondicionalmente.Se diferencia de la compuerta exclusiva porque lleva un smbolo [+] dentro del romboLas rutas paralelas pueden ser juntadas ms adelante en el proceso o pueden conducir a eventos de fin separados Flujos de secuencia mltiples pueden salir de un evento de inicio o de una actividad de manera que una compuerta paralela es innecesaria en este caso

Compuerta ParalelaFlujo validado con rutas paralelas sin usar compuertas

Compuerta ParalelaUna compuerta paralela con mltiples flujos de entrada y uno de salida es llamado parallel join o AND-joinEsta compuerta requiere que todos los flujos entrantes lleguen antes de habilitar el flujo de salidaUna compuerta AND-join puede solo ser usada para juntar rutas que son incondicionalmente paralelasA diferencia de la compuerta AND de split, la compuerta AND-join no puede ser omitidaSi los flujos de secuencia llegan directamente a una actividad, sin juntarlos previamente, dispararn la actividad y lo que sigue luego, mltiples veces.Estas compuertas y sus salidas no se deben etiquetar

Compuerta ParalelaLa compuerta es necesaria para juntar los flujos

Evento de inicioUn evento de inicio es siempre representado con un crculo con un borde delgadoSu propsito es indicar donde y como un proceso o subproceso iniciaNormalmente un proceso o subproceso tiene solo un evento de inicioEn un proceso de alto nivel o proceso padre el cono dentro del crculo llamado trigger, identifica el tipo de seal que instancia el procesoUn subproceso debe tener un evento de inicio None pues siempre es iniciado por un flujo de secuencia entrante

Evento de inicioBPMN 2.0 define siete eventos de inicio, en la paleta de nivel 1 se incluyen slo cuatro de ellos

Evento de inicio noneUn evento de inicio none no tiene un triggerEn un proceso de alto nivel esto quiere decir que el disparador del proceso no est especificado o que debe ser iniciado por un usuario.Los eventos de inicio none normalmente no son etiquetadosUn subproceso debe tener un evento de inicio none

Evento de inicio mensajeUn evento de inicio mensaje, con un cono de sobre dentro, indica que el proceso es disparado despus de recibir un mensaje desde fuera del procesoEsto significa que el proceso es iniciado a peticin de un requerimiento y que la instancia del proceso representa el manejo de esta peticinEste evento debera etiquetarse de la forma: Recibir (nombre del mensaje)Tambin debe graficarse el flujo del mensaje y etiquetarlo con el nombre del mensaje

Evento de inicio timerUn evento de inicio timer, con un cono de reloj dentro, indica que el proceso es calendarizado o programado en base a tiempoEste evento debera etiquetarse para indicar la programacin, tal como: Lunes a las 08:00 o el 30 de cada mes

Evento de inicio mltipleUn evento de inicio mltiple, con un pentgono dentro, indica que el proceso podra ser iniciado por cualquiera de mltiples triggers, como por ejemplo el Mensaje A o el Mensaje B o por una programacin semanalEste evento debera etiquetarse con todos las posibles condiciones que pueden disparar el proceso

Evento de inicio mltiple

Eventos de inicio alternativosEn algunas ocasiones la actividad inicial del proceso depende de que disparador fue el que ocurriEn este caso se debe usar ms de un evento de inicio, generalmente de tipo mensajeEsto puede hacerse slo en un diagrama de alto nivel, cada evento de inicio representa un disparador alternativo para el procesoUn caso comn se da cuando el inicio es dependiente del canal, as por ejemplo el pedido de un cliente podr requerir un diferente paso inicial si lleg por el call center o por la web, los pasos siguientes del proceso (el backend) si es el mismo independientemente del canal de contacto

Eventos de inicio alternativosInicio dependiente del canal

Evento finUn evento de fin es representado por un crculo con un borde grueso e indica el fin de una ruta en un proceso o subprocesoA diferencia del evento de inicio es comn ver ms de un evento de fin en un proceso o subprocesoBPMN 2.0 define nueve tipos de evento de fin, para la paleta de nivel 1 revisaremos cuatro de ellos

Evento de fin noneUn evento de fin none no lleva un cono dentro e indica que no es enviado ningn resultado cuando el proceso llega al evento finEn un proceso con flujos paralelos, es permitido terminar los flujos paralelos en eventos de fin separados, pero ellos no representan distintos estados finales, por esta razn si todos terminan en eventos de fin de tipo none es mejor juntar las rutas en un solo evento fin noneNo es necesario diagramar una compuerta para juntar los flujos paralelos en un evento de fin noneEn realidad lo que hara la compuerta sera esperar hasta que todos los flujos lleguen antes de pasar al evento fin

Evento de fin mensajeUn evento de fin mensaje, con un cono de sobre negro dentro, indica que un mensaje es enviado al llegar al evento finEs una buena practica dibujar un flujo de mensaje dirigido desde el evento fin hacia el pool que recibe el mensajeSi se juntan flujos paralelos directamente en un evento de fin mensaje, el mensaje ser enviado mltiples vecesSi lo que se desea es enviar el mensaje una sola vez debe usarse una compuerta join antes del evento de fin mensaje

Evento de fin terminateUn evento de fin terminate, con un cono circular negro dentro, indica que el proceso o subproceso debe terminar inmediatamente aunque otro flujo paralelo est an en ejecucinEl evento de fin terminate no termina los procesos padreSu uso ms recomendado es cuando se produce una excepcin en un flujo paralelo que debe terminar todos los flujos paralelos en curso

Evento de fin mltipleUn evento de fin mltiple, con un cono de pentgono negro dentro es similar al evento de inicio mltiple e indica que el proceso o subproceso enva ms de un resultado por ejemplo dos mensajes diferentes

Flujos de secuenciaEs un conector dibujado como una lnea slida y representa la ejecucin secuencial de los pasos de un procesoCuando el nodo ligado al inicio del flujo de secuencia es completado, el nodo ligado al final del flujo de secuencia (la cabeza de flecha) es habilitado para empezarEn un proceso ejecutable este flujo representa un verdadero flujo de controlLos nicos elementos que pueden conectarse a los flujos de secuencia son actividades, compuertas y eventos, llamados nodos de flujo en el metamodelo de BPMN 2.0Los flujos de secuencia representan la orquestacin

Flujos de mensajeEs un conector dibujado como una lnea discontinua y representa la comunicacin entre el proceso y una entidad externaUn mensaje de flujo puede conectarse a cualquier tipo de actividad, un evento mensaje o mltiple o un pool representando una caja negraNo es posible conectar un flujo de mensaje al lmite de un pool conteniendo un proceso, debe conectarse directamente a una actividad o evento dentro del pool

Flujos de mensajeEn algunos casos un flujo de mensaje indica la posibilidad de envo del mensaje no la certeza del envoEn el caso de una tarea de usuario con flujo de mensaje de salida indica que la tarea puede enviar el mensaje no que debe enviar el mensajeSi siempre se quiere enviar o recibir el mensaje debe usarse un evento mensaje o una tarea de enviar mensaje o recibir mensaje

PoolEs una caja de forma rectangular, puede ser horizontal con la etiqueta sobre la izquierda, o vertical con la etiqueta en la parte superiorUn pool conteniendo elementos de flujo es llamado un pool de proceso o caja blanca y debera ser etiquetado con el nombre del procesoUn pool vaco, es llamado un pool de caja negra y debera ser etiquetado con el nombre de la entidad de negocios o el rol como por ejemplo Cliente

PoolFigura superior: Pool de caja negraFigura inferior: Pool de proceso

LaneEn BPMN 2.0 un lane es una subdivisin opcional de un procesoSe usa generalmente para asociar actividades de un proceso con particulares actores (departamentos o roles), aunque pueden usarse para cualquier categorizacinSi se usa lanes en un proceso todos sus nodos de flujo deben quedar dentro de algn lane, no puede quedar ninguno fuera de un lane

Data object y Data storeUn data object representa una variable local en un proceso, un dato temporal dentro de la instancia del proceso mientras esta ejecutndose. Similar a una variable en un programa de computacinSu valor es visible a otros elementos en el mismo nivel de proceso o en uno de sus subprocesos hijo, pero es invisible a los elementos que estn en un proceso de nivel superiorUn data store representa data persistente como los datos grabados en bases de datos o en un sistema de negociosEstos datos pueden ser consultados o actualizados por el proceso y por entidades fuera del procesoEstos datos no desaparecen cuando el proceso termina

Data object y Data storeUn conector de asociacin dirigido al data store representa una actualizacin y una asociacin saliendo del data store representa una consulta

La tarea Process Order actualiza el balance contable en el data store Customer Account

Text annotation y GroupEl artefacto text annotation permite agregar texto, este debe estar atachado por una asociacin no direccional a un elemento grfico del modeloEl artefacto group permite agrupar un conjunto de elementos del modelo para indicar alguna relacin entre ellosUn artefacto en BPMN soporta informacin que no afecta el flujo del proceso

Text annotation y GroupText annotation y association

Group

Ejercicio de modeladoModelado de un proceso a nivel descriptivo

TEMARIO SESIN 3Aplicacin de la metodologa de modelado de procesos de nivel descriptivo

PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO SESIN 3Modela procesos descriptivos siguiendo los pasos de una metodologa

Contenido de la SesinObjetivos de la metodologaModelado top-downEstados finalesPasos de la metodologaModelado de un proceso aplicando la metodologa

Objetivos de la metodologaLa metodologa es como una receta para ir desde una pgina en blanco hasta un modelo en BPMN consistente, completo y bien estructuradoEsta basado en modelo de estilo jerrquico que revela los hechos importantes del proceso en un diagrama de alto nivelLos detalles se agregan en diagramas hijo manteniendo el enlace con el proceso padreUn buen modelo BPMN cumple con cuatro caractersticas:Es completoEs claroEs entendible por el negocio y por TITiene consistencia estructural

Objetivos de la metodologaCompletoLos elementos esenciales de la lgica de proceso de principio a fin deben ser capturados en el diagrama:Cmo inicia el procesoSus diferentes estados finalesQu es lo que representa la instancia Las interacciones con entidades externas, como clientes, proveedores u otros procesos internos

Objetivos de la metodologaClaroNo debera existir ambigedad en el diagrama y debera ser fcil de entender an para los que no tienen familiaridad con el proceso y su terminologa particularQu actividades son condicionalesCules son realizadas en paralelo con otrasCmo son manejadas cada una de las excepcionesLa lgica debe ser trazable desde el diagrama de alto nivel a los diagramas hijo

Objetivos de la metodologaEntendible por el negocio y por TIEL lenguaje BPMN puede ser compartido por usuarios de negocio, analistas de negocio y desarrolladoresLos usuarios de negocio y analistas de negocio deben poner ms rigor a los detalles de los modelosLos desarrolladores deben describir las actividades de los procesos en trminos de funciones de negocio ms que en especificaciones de implementacin

Objetivos de la metodologaTiene consistencia estructuralAnte el mismo conjunto de hechos acerca de como el proceso trabaja, los modeladores deberan crear ms o menos el mismo modelo de procesoComo mnimo la estructura general debera ser la mismaConseguir esta consistencia en la organizacin mejorar la habilidad para entender modelos creados por otros

Modelado Top-downTop-down puede entenderse como jerrquicoEl modelo es representado de principio a fin como un conjunto de diagramas de procesos enlazados representando diferentes niveles de procesosEsto quiere decir que un subproceso colapsado en el diagrama padre es expandido en un diagrama hijo separadoLos subprocesos colapsados representados en el diagrama hijo pueden tambin expandirse en otro diagrama nietoEn contraste un modelo de proceso plano coloca todos los pasos del proceso, incluyendo los de detalle ms fino en un solo diagrama

Estados finalesCuando una instancia de una tarea termina es importante saber como termin, quiz la actividad tiene ms de un estado final de excepcin o posiblemente ms de un estado final de xitoSi existen tres diferentes posibles pasos siguientes en el proceso, entonces es necesario distinguir los tres estados finalesUna compuerta a continuacin de la actividad examina el estado final y dirige el flujoSi la actividad es una tarea sus estados finales no sern visibles en el modelo, pero sabemos que tiene ms de un estado por la compuerta que sigue a la tarea

Estados finalesSin embargo, si la actividad es un subproceso es posible hacer sus estados finales visibles en el diagrama definiendo un evento de fin separado para cada distinto estado final y etiquetando cada uno con el nombre del estado final.Esto permite que la lgica del proceso sea trazable de arriba hacia abajo a travs de los diagramasSi el subproceso tiene dos estados finales, es recomendable etiquetar la compuerta a continuacin como una pregunta y sus salidas como SI y NOLa etiqueta de esta compuerta debera corresponder con la etiqueta de uno de los estados finales del subprocesoEn caso que el subproceso tenga tres estados finales, cada salida de la compuerta a continuacin deber etiquetarse con la misma etiqueta de cada estado final.

Estados finalesDistinguir los estados finales de un subproceso ayuda a la trazabilidad

Paso 1: Determinar el alcance del procesoEl modelado jerrquico inicia con un acuerdo del alcance del proceso, donde comienza y donde terminaEste acuerdo debe darse antes de iniciar el modeladoEsto no es algo simple de obtener y puede tomar algn tiempo y algunas discusiones, pero es mejor tener estas discusiones antes de entrar en los detalles del procesoAlgunas preguntas que nos ayudan:Cmo inicia el proceso?Qu determina cuando el proceso est completo?Qu representa cada instancia del proceso?Hay diferentes formas en que el proceso pueda terminar?

Paso 2: Crear el mapa de alto nivelEsto consiste en una lista de las principales actividades del proceso, idealmente alrededor de diez que sern diagramadas en un BPMN a nivel padre en una pginaEn lugar de pensar en tareas detalladas es mejor pensar en contenedores donde estos detalles sern agregados posteriormenteLos pasos en el mapa de alto nivel deben ser actividades BPMN, es decir acciones que se ejecutan repetidamente cada una con un bien definido inicio y finCuando la salida de una actividad afecta a la ruta subsecuente debemos tener en cuenta los estados finales de cada actividad

Paso 3: Diagramar el proceso de alto nivelCada actividad del mapa de alto nivel se convierte en un una tarea o un subproceso en el diagrama, cada subproceso ser expandido en un diagrama hijo posteriormenteCada actividad que es condicional en el mapa de alto nivel se dibujar despus de una compuerta que evala el estado final de la actividad precedenteSi una actividad se ejecuta concurrentemente con otra en el mapa de alto nivel, dividimos el flujo en rutas paralelas

Paso 3: Diagramar el proceso de alto nivelDiagrama BPMN de alto nivel Happy path

Paso 3: Diagramar el proceso de alto nivelDiagrama BPMN de alto nivel Incluyendo rutas de excepcin

Paso 3: Diagramar el proceso de alto nivelDiagrama BPMN de alto nivel Mostrando pool y lanes

Paso 4: Expandir los subprocesosEl diagrama de alto nivel muestra como inicia y termina el proceso, pero dice muy poco respecto de los detalles internosEl subproceso expandido debe tener un evento de inicio noneLas actividades dentro de un subproceso expandido pueden incluir subprocesos colapsados, los cuales podran ser expandidos en otro nivel debajo a dos niveles del padreDebe crearse un separado evento de fin para cada estado final de la actividad del mapa de alto nivel identificado en el paso 2 y etiquetarlo con el nombre del estado final

Paso 5: Adicionar flujos de mensajeEn estricto, los flujos de mensaje no son requeridos en BPMN, la especificacin los establece como opcionalesSin embargo es recomendable dibujarlos porque agregan informacin valiosa al diagrama, lo que podramos considerar un contexto de negocioEstos flujos muestran como el proceso interacta con los clientes, proveedores y otros procesos internosLos flujos de mensaje deben ser consistentes entre los diagramas padre e hijo, as si un proceso colapsado a nivel padre tiene tres flujos de mensajes salientes y dos flujos de mensajes entrantes, entonces el subproceso expandido debera tener los mismos flujos de mensaje y sus etiquetas deberan coincidir con las del proceso padre

Paso 5: Adicionar flujos de mensaje

Paso 5: Adicionar flujos de mensajeOrder car from factory de nivel hijo expandido con flujos de mensaje

Ejercicio de modeladoModelado de un proceso aplicando la metodologa

TEMARIO SESIN 4Reglas de estilo para modelos a nivel descriptivo

PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO SESIN 4Aplica reglas de estilo para crear modelos de procesos

Contenido de la SesinReglas de estilo para modelos a nivel descriptivoModelado de un proceso aplicando las reglas de estilo

Reglas de estiloRegla 1: Usar conos y etiquetas para hacer la lgica del proceso clara desde el diagrama impresoEtiquete todas las actividades incluidos los subprocesosEtiquete los estados finalesEtiquete las salidas de las compuertasEtiquete los pool, lanes y los flujos de mensajeIdentifique los tipos de tareas y eventos con conosUse text annotation para eliminar la ambigedad del diagrama

Reglas de estiloRegla 2: Cree modelos jerrquicos, de modo que cada proceso entre en una pgina

Regla 3: Use una caja negra para representar al cliente o a proveedores

Reglas de estiloRegla 4: Inicie los procesos que atienden al cliente con un evento de inicio de mensaje recibiendo un mensaje desde el pool del Cliente

Reglas de estiloRegla 5: Modele las unidades internas de la organizacin como lanes dentro de un mismo pool, no como pools separados. Pools separados implican procesos independientes

Reglas de estiloRegla 6: Etiquete los pools del proceso con el nombre del proceso, etiquete los pools de caja negra con los roles de los participantes o entidades de negocioRegla 7: Seale los estados finales de xito y excepciones de un proceso o subproceso con eventos de fin separados y etiqutelos para indicar el estado final

Reglas de estiloRegla 8: Etiquete las actividades en la forma Verbo-Nombre

Regla 9: Use eventos de inicio disparadores en el proceso de alto nivel para indicar como inicia el proceso

Regla 10: Si un subproceso es seguido por una compuerta etiquetada como una pregunta el subproceso debera tener mltiples eventos de fin y uno de ellos debera coincidir con la etiqueta de la compuerta

Reglas de estilo

Reglas de estiloRegla 11: Mostrar los flujos de mensaje en todos los eventos de mensaje

Regla 12: Haga coincidir los flujos de mensaje entre los diagramas padre e hijo

Regla 13: Etiquete los flujos de mensaje directamente con el nombre del mensaje

Reglas de estilo

Reglas de estiloRegla 14: Dos eventos de fin en un proceso no deberan tener el mismo nombre

Reglas de estiloRegla 15: Dos actividades en un proceso no deberan tener el mismo nombre

Reglas de estiloRegla 16: Un subproceso debera tener un evento de inicio none (no disparador)

Regla 17: Un pool de proceso en un diagrama hijo debe ser etiquetado con el nombre del proceso de alto nivel no con el nombre de la actividad subproceso

Regla 18: En un modelo jerrquico, un diagrama hijo no puede contener ningn proceso de alto nivel

Reglas de estiloRegla 19: No use una compuerta XOR para juntar rutas alternativas, solo conecte los flujos directamente

Reglas de estiloRegla 20: No use una compuerta AND para juntar rutas paralelas en un evento de fin de tipo none, un evento de fin none junta los flujos

Reglas de BPMN 2.0Regla 21: Un flujo de secuencia no debe cruzar los lmites de un pool

Reglas de BPMN 2.0Regla 22: Un flujo de secuencia no debe cruzar los lmites de un subproceso

Reglas de BPMN 2.0Regla 23: Un flujo de mensaje no puede conectar nodos en el mismo pool

Reglas de BPMN 2.0Regla 24: Un flujo de secuencia slo puede conectarse a una actividad, compuerta o evento

Regla 25: Un flujo de mensaje solo puede conectarse a una actividad, evento mensaje o mltiple o pool de cada negra

Ejercicio de modeladoModelado de un proceso aplicando las reglas de estilo

TEMARIO SESIN 5Modelado de procesos a nivel analtico con eventos

PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO SESIN 5Utiliza eventos intermedios en el modelado de procesos

Contenido de la SesinEventosEvento TemporizadorEvento MensajeGateway de eventosEvento ErrorModelado de un proceso con eventos intermedios

Comportamiento de eventos disparadoresUn evento de inicio de tipo mensaje crea una nueva instancia de proceso cuando recibe el mensaje representado por el flujo de mensaje entranteUn evento de inicio de tipo timer crea una nueva instancia de proceso cuando se cumple la programacin o calendarioLa creacin de la instancia ocurre inmediatamente luego de detectar el disparadorEn un proceso ejecutable la instanciacin es inmediata y automticaEn un proceso no automatizado, se utiliza los eventos de inicio de mensaje y timer incluso cuando la instanciacin es a travs de personas

Eventos intermediosSon dibujados como un doble anillo y ocurren luego que el proceso ya inici y antes de que terminen.El significado preciso de un evento intermedio depende de los detalles de su representacin: el cono dentroel color del conoel estilo del doble anillosu colocacin en el diagramaUn evento intermedio throwing, con el cono negro dentro, significa que el proceso genera el disparadorUn evento intermedio catching, con el cono blanco dentro, significa que el proceso espera por el disparador

Eventos intermediosUn evento intermedio catching, dibujado en el lmite de una actividad es llamado un evento lmiteMientras la actividad est en ejecucin el proceso est escuchando por la sealSi la seal ocurre antes que la actividad este completa el flujo de secuencia de salida del evento, llamado flujo de excepcin, es disparadoSi la actividad es completada sin que ocurra la seal, el flujo de excepcin es ignorado y el proceso contina con el flujo normalUn evento lmite no tiene un flujo de secuencia entrante y tiene solo un flujo de secuencia de salida: el flujo de excepcin

Eventos intermediosHay dos tipos de eventos lmiteevento lmite interruptor: dibujado con doble anillo slido, interrumpe la actividad al que esta atachado el evento inmediatamente despus de producido el disparador, el flujo del proceso sigue por el flujo de excepcin del evento, el flujo normal ya no continaevento lmite no interruptor: dibujado con doble anillo con lnea discontinua, no interrumpe la actividad al que esta atachado el evento cuando se ha producido el disparador, el flujo del proceso sigue por el flujo normal y adems se genera un flujo paralelo

Eventos timerEvento timer catchingUn evento timer intermedio significa un aplazamientoPuede esperar durante un tiempo especificado en el evento, oEsperar hasta que llegue la fecha y hora establecida en el eventoUn evento timer no se usa para indicar que una actividad usualmente toma tres das, se usa para decir que sucede si es que la actividad toma ms de tres das

Eventos timer

Eventos timerEvento lmite timerSi la actividad no est completa cuando sucede el evento especificado en el timer (la duracin especificada o la fecha/hora establecida) entonces el flujo de excepcin es disparado

Eventos timerEl evento lmite timer no interruptor es generalmente ms usado que el interruptorAs, si alguna actividad toma ms tiempo de lo establecido se puede hacer algo en adicin a la tarea tal como notificar al solicitante, notificar al supervisor o solicitar ayuda

Evento mensajeSend y receive (enviar y recibir) son algo as como palabras reservadas en BPMN, usadas especficamente para enviar y recibir un mensaje, representada en el diagrama por un flujo de mensaje

Tarea enviar y Evento de envo de mensajeUn mensaje puede ser enviado desde pool de caja negra, un evento de mensaje throwing o cualquier tipo de actividadSi dentro del flujo se necesita enviar siempre un mensaje debe usarse una tarea enviar (send task)Tambin podra usarse un mensaje intermedio, pues hace la misma cosa que una tarea enviar

Evento mensajeNo debe usarse una tarea enviar para comunicarse dentro de un proceso, el envo est implcito por el flujo de secuencia

Evento mensajeLas notificaciones que no tienen necesidad de una accin por parte del receptor para continuar con el proceso tampoco se representan con una tarea enviarLo ms adecuado es agregar una tarea de usuario en el lane del que enva la notificacin e identificando al receptor en la etiqueta de la tarea

Tarea recibir y Evento atrapar mensajeEl trmino recibir se aplica solo a mensajes, comunicaciones desde participantes externosEs posible recibir un mensaje en el medio de un proceso, un flujo de mensaje entrando a una tarea de usuario slo sugiere la posibilidad de recibir un mensaje, no la certeza de recibirloSi se necesita siempre recibir una tarea debe usarse la tarea recibir, una tarea recibir espera por el mensaje

Compuerta de eventosUna compuerta de eventos tiene el cono de evento intermedio mltiple dentro y en cada salida hay un evento intermedio de catching (atrapar)Usualmente las salidas son un evento de mensaje y un evento de timer

Compuerta de eventosLa compuerta de evento espera por la respuesta o timeout, lo que ocurra primero

Evento mensajeEvento lmite de mensaje Es atachado a una actividad inicia la respuesta al mensaje si este llega mientras la tarea est en ejecucinUn evento limite interruptor aborta la actividad inmediatamente y sale sobre el flujo de excepcinUn evento limite no interruptor deja que la tarea termine y que siga el flujo principal del proceso e inicia el flujo de excepcin e forma paralelaSi la actividad es completada antes que llegue el mensaje el flujo de excepcin no es ejecutado y el flujo sigue su ruta normal

Evento mensajeEl mismo mensaje puede ser recibido en mltiples eventos lmite

Evento mensajeSi la accin disparada es la misma para cada actividad debe usarse un evento lmite de mensaje sobre un subproceso que agrupe las actividades

Evento errorRepresenta un estado final de excepcin de una actividad dentro de un procesoSolo existen:Evento lmite de error interruptorEvento fin de errorUna seal de error no puede ser lanzada ni atrapada en un evento intermedio y no existe un evento de inicio e errorUn evento lmite de error hace que al producirse el error en la ejecucin de la actividad se ejecute el flujo de excepcin Si la actividad se ejecuta correctamente el evento error no se produce

Evento errorUn evento lmite de error sobre una tarea es equivalente a evaluar el resultado del estado de la tarea con una compuertaPueden existir varios eventos de error sobre una misma tarea representando diferentes excepciones y estados finales

Evento errorUn evento fin de error en un subproceso lanza una seal de error al lmite del subproceso, donde es capturado por el evento lmite de error y contina por el flujo de excepcinEste es llamado el patrn de error throw-catch y es como si el error se propagara de un subproceso hijo a un proceso padreEn el caso anterior el evento de fin de error y el evento lmite de error referencian al mismo cdigo de errorComo el cdigo de error no aparece en el diagrama y aplicamos el principio que dice que las etiquetas del throw y del catch deben coincidir

Evento error

Ejercicio de modeladoModelado de un proceso con eventos intermedios

TEMARIO SESIN 6Iteracin y alineamiento de instanciasSimulacin de procesos

PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO SESIN 6Utiliza actividades que se realizan repetidas vecesComprende los principios de la simulacin de procesos

Contenido de la SesinBuclesMulti-instanciasActividades repetidasUso de mltiples poolsSimulacin de modelos de negocio

BuclesUna actividad repetida se representa por una flecha circular en la parte inferior central de la actividadEs similar a un lazo Do While en programacinLa actividad se realiza una vez y entonces se evala la condicin del bucle (una expresin booleana), si la condicin es verdadera se realiza la actividad una siguiente vez y se evala la condicin otra vezEsta iteracin puede continuar indefinidamente o puede establecerse un lmite superiorCuando la condicin es falsa el flujo de secuencia de salida de la actividad es habilitado

BuclesEs recomendable indicar la condicin en un text annotationCon las actividades en bucle la iteracin es siempre secuencial, la segunda iteracin no puede empezar hasta que la primera ha finalizado y la condicin del bucle es verdaderaLos dos grficos siguiente representan lo mismo

Multi instanciasSe representa con un cono de tres lneas paralelas en la parte inferior central de una actividadEs similar al For-Each en programacin y significa realizar la actividad una vez por cada item en una listaUna actividad de mltiples instancias slo tiene sentido cuando la data de las instancias del proceso tiene algn tipo de coleccin, tal como los items en una ordenCada orden no tiene el mismo nmero de items pero cuando se inicia la tarea para una orden en particular ya se conoce cuantos items tiene esa orden y la cantidad de iteraciones que sern requeridas

Multi instanciasConocer el numero de iteraciones al inicio de la actividad es una diferencia fundamental entre actividades de bucle y de multi instanciasOtra diferencia es que las multi instancias pueden ser realizadas en paraleloSi las instancias son siempre realizadas de manera secuencial entonces las tres lneas son dibujadas de forma horizontal

Multi instanciasLos dos grficos representan lo mismo

Ejercicio de modeladoModelado de un proceso de contratacin para un puesto de trabajo

Ejercicio de modelado

Ejercicio de modelado

Ejercicio de modelado

Uso de mltiples poolsEn algunas ocasiones no es posible modelar un proceso de negocio de principio a fin en un solo procesoLa razn es que las instancias de las actividades no estn alineadas a lo largo de todo el proceso de principio a fin, no hay una correspondencia 1:1 entre ellosEn este caso es necesario modelar el proceso de principio a fin en mltiples pools, esto es un proceso BPMN mltiple

Ejercicio de modeladoModelado de un proceso de contratacin para un puesto de trabajo utilizando mltiples pools

Ejercicio de modelado

Simulacin de modelos de negocioVentajas de la simulacin sobre las pruebas reales:VelocidadMenor costoNo interfiere con las operaciones realesUsosEntrenamiento y aprendizajePersuasin y ventasAnlisis de situaciones de negociosVerificacin y validacin

Tipos de simulacinDescripcin visualSe presenta al usuario una descripcin animada del modelo de negociosEscenario de simulacinSe muestran entornos de negocios simulados para tomar accin y hacer decisionesSimulacin numricaSe presentan al usuario valores de entrada y parmetros de decisin de un modelos de negocios simulado

Descripcin visualUsado principalmente en:Enseanza y aprendizajeVerificacin y validacinEjemplos:Se presenta al usuario una animacin para comprender mejor algn patrn complejoEl usuario sigue el flujo de proceso durante la simulacin y valida la lgica

Escenario de simulacinUsado principalmente en:Enseanza y aprendizajeEjemplos:En gestin de procesosEspecficos a la industria

Simulacin numricaUsado principalmente en:Enseanza y aprendizajePersuasin y ventasAnlisis de situacin de negociosVerificacin y validacinEjemplos:Anlisis de capacidad y ciclos de tiempoRequerimientos de productosEvaluacin del riesgo financieroContexto econmico para hacer pronsticos

Simulacin de modelos de negocioDemo nmero 1

Referencias bibliogrficasBPMN Method and Style Bruce SilverModeling and Simulation in Business Process Management Denis Gagn

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