IMPLEMENTACIÓN DE INDICADORES
DEL ÁREA COMERCIAL
EN UN BUSINESS INTELLIGENCE DE
GRUPO INMOBILIARIA CONSTRUCTORA
Juan Carlos Gutierrez Quevedo
Matricula: Al02710348
Veracruz, Ver. Mexico
INTRODUCCIÓN
Industria de Construcción de Vivienda en México en
Consolidación del Mercado.
Clientes con enfoque de análisis de calidad, precio,
servicios sociales, de transportación y de seguridad.
Empresas en busca de parámetros de tendencia de
clientes y competencia en el mercado
Uso Sistemas de ERP, de CRM y de SCM
Business Intelligence (BI) para establecer toma de
decisiones en base a indicadores que permitan el logro
de objetivos de fortaleza y crecimiento en sur del País
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
Cliente del Proyecto
•Grupo Inmobiliario Constructora (GIC)
•Implementación de Indicadores Del Área Comercial en un Business Intelligence de Grupo Inmobiliaria Constructora
• Interesado Patrocinador y Objetivo
•Ing. Armando Sanchez Director General
Definir la estructura de información del área comercial a nivel corporativo que permita un análisis consolidado para tener una visión rápida del estatus que guarda GIC soportado con indicadores particulares para cada escenario
Director de Proyecto
•Ing. Juan Carlos Gutierrez Q.
•Se considera Tiempo Completo del Director, La Dirección General otorga facultades para tener autoridad de Disponibilidad de Recursos de la empresa, bajo programación de actividades
• Principales Actividades•Administración del Proyecto desde su Inicio, Planeación Ejecución y Control , hasta el cierre.
Riesgos de Alto Nivel
•Indefinición de Indicadores bases para el desarrollo de los requerimientos
•Falta de acuerdo en relación a la información esperada entre distintas Direcciones
•Cambios en los formato de los escenarios en base a los criterios de filtrado de la Información
•Falta de tiempo de los Directores de Área por Múltiples Compromisos
REGISTRO DE INTERESADOS
IDENTIFICACION DE LOS INTERESADOS GIC - INTERNOS
NOMBRE PUESTO (ROL)
Ing. Armando Sanchez (AS) Directo General
Lic. Alvaro Ruiz (LR) Director Comercial
CP. Agustin Lopez (AL) Director Administrativo
Ing. Juan Martinez (JM) Director Construcción
Ing. Gonzalo Meza (GM) Gerente TI- Coordinador Proyecto
Luisa Solano (LS) Jefa área de ventas Mérida
IDENTIFICACION DE LOS INTERESADOS EXTERNOS
NOMBRE PUESTO (ROL)
Ing. Juan Carlos Gutierrez Q. Director de Proyecto
Analista 1 (A1) Analista de Sistemas
Analista 2 (A2) Analista de Sistemas
Programador 1 (P1)| Programador BI
Programador 2 (P2) Programador BI
Técnico Externo (TE) Técnico Servidores y Comunicación
Soporte Externo (ES) Soporte por Contratar
PLAN DE GESTIÓN DE LOS INTERESADOSNOMBRE PUESTO
(ROL)
Teléfono E-Mail Intereses Expectativas Influencia sobre
los Interesados
Ing. Armando Sanchez
(AS)
Directo
General
999-9949567 [email protected] Se Considera que el
proyecto permita ser
estratégico no solo en
el ritmo de
construcción también
en los prototipos de
vivienda
Se cumplan con los
tiempo y sobre todo
con el presupuesto
proyectado
Tiene toda la
Autoridad para
exigir el
cumplimiento de
compromiso por
parte de los
involucrados
Lic. Alvaro Ruiz (LR) Director
Comercial
999-9949568 [email protected] Identificar el ritmo de
viviendas vendidas y
escrituradas permitirá
establecer diversas
estrategias como
descuentos, campañas
publicitarias etc.
Considera que se ha
dejado mucho
tiempo para obtener
los indicadores, por
lo cual la urgencia
es total
Su influencia es
sobre el personal
del área comercial.
CP. Agustin Lopez (AL) Director
Administrativo
999-9949564 [email protected] Muestra poco interés,
pero comenta que
requiere indicadores
sobre su area
Considera que las
tomas de decisiones
basadas en
indicadores permitirá
una mejor
administración y
resultados en GIC
Poca influencia
NOMBRE PUESTO
(ROL)
Teléfono E-Mail Intereses Expectativas Influencia sobre
los Interesados
NOMBRE PUESTO
(ROL)
Teléfono E-Mail Intereses Expectativas Influencia sobre
los InteresadosNOMBRE PUESTO
(ROL)
Teléfono E-Mail Intereses Expectativas Influencia sobre
los Interesados
NOMBRE PUESTO
(ROL)
Teléfono E-Mail Intereses Expectativas Influencia sobre
los Interesados
NOMBRE PUESTO
(ROL)
Teléfono E-Mail Intereses Expectativas Influencia sobre
los InteresadosNOMBRE PUESTO
(ROL)
Teléfono E-Mail Intereses Expectativas Influencia sobre
los Interesados
NOMBRE PUESTO
(ROL)
Teléfono E-Mail Intereses Expectativas Influencia sobre
los Interesados
DOCUMENTACIÓN DE REQUISITOS / MATRIZ
DE RASTREABILIDAD DE REQUISITOS
INFORMACIÓN GENERAL
Versión: 1.0 Solicitante:
Identificador requerimiento:
Nombre del requerimiento:
Tipo de requerimiento:
Desarrollo de funciones
Estado:
Lista de Avance
Estado Fecha
Recibido Incluir Fecha en que fue recibido
DetalladoIncluir Fecha en que se detallo elrequerimiento
AprobadoIncluir la fecha en que elrequerimiento fue aprobado.
RechazadoIncluir la fecha en el requerimientofue rechazado, en caso de sernecesario.
En ejecuciónIncluir la fecha en que elrequerimiento inicia su ejecución.
EntregadoIncluir la fecha en que se entrega asatisfacción el requerimiento.
Identificador del proyecto:
Nombre del proyecto:
Responsable:
DOCUMENTACIÓN DE REQUISITOS / MATRIZ
DE RASTREABILIDAD DE REQUISITOS
ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO
Implementar Indicadores del área comercial, que permitan realizarel análisis comparativo a través de información pronosticadacomparándola con la información real operativa, en los niveles quecorrespondan, en periodos mensuales y acumulados por ejercicio,para el apoyo en la toma de decisiones del Comité Directivo, quefortalezca las ventajas competitivas para el crecimiento del Grupode Empresas de Grupo Inmobiliaria Constructora GIC que integranel proyecto; se desarrollara a través de un equipo multidisciplinario,analizando los requerimientos de información, el proyecto sedesarrollara en un ciclo de procesos de inicio, planeación,ejecución, control y seguimiento y cierre, un periodo no mayor a 5meses, tomando como base la metodológica PMI dentro de GrupoInmobiliaria Constructora.
El presupuesto inicial asignado es de $900,000 para el desarrollo del proyecto, integrándose los honorarios y viáticos del personal externo.
• Aprobado por la Dirección General
ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO
EDT
*Resumen de EDT, para presentación, Aprobado por la Dirección General
DICCIONARIO DE LA EDT / LÍNEA BASE DEL
ALCANCE
*Diccionario de EDT, para presentación, Aprobado por la Dirección General
Se Establece Línea Base del Alcance*
CRONOGRAMA / LÍNEAS BASE DEL
CRONOGRAMA
PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD / MÉTRICAS
DE CALIDAD
GIC es responsable de las siguientes tareas y acuerdos
La entrega e identificación de procesos operativos entre losdistintos departamentos del área de comercial
La identificación de tiempos y responsables dentro de losprocesos operativos
El otorgamiento de información de la infraestructura de hardwarecon la que se cuente actualmente y que esté relacionada ointegrada directa o indirectamente para el logro del proyecto
El otorgamiento de información técnica y de datos utilizada porlos sistemas de información de GIC, así como los niveles deautorización de acceso a los servicios de bases de datos ybases de datos que permitan la lectura de datos necesarios parael desarrollo del proyecto
Apoyar en la disposición de los tiempos del personal que seránnecesarios para el análisis, diseño, implementación y cierre delproyecto
Validar y analizar el seguimiento, medición e indicadores decalidad entregados
PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD / MÉTRICAS
DE CALIDAD
Equipo Externo es responsable de las siguientes tareas yacuerdos
Servicios Contratados: Contrato Firmado Incluyeespecificaciones detalladas y claras en tiempo y forma delSoporte
Capacitación Operativa y Administrativa: Check List de temasfirmado por empleado, de la capacitación recibida
Pruebas Piloto de Funcionalidad: Documento de Pruebasrealizadas y resultados obtenidos
Pruebas Integrales de Funcionalidad Software / Hardware:Documento de Pruebas realizadas y resultados obtenidos
Entrevistas de Grado de Satisfacción: Informe de Resultado deGrado de Satisfacción
Control y ejecución del presupuesto vs costos ejercidos duranteel proyecto, se permita identificar de manera anticipada cualquierdesviación que corresponda a un incremento en los costos delproyecto.
PLAN DE RECURSOS HUMANOS
Director General: Ing. Armando
Sánchez.
Director Comercial: Lic.
Alvaro Ruiz
Jefatura Area de Ventas Mérida: Luisa Solano
Director de Construcción: CP
Agustin Lopez
Gerente de TI: Ing. Gonzalo
Meza
Soporte Administrativo
Director del Proyecto: Juan
Carlos Gutierrez Q.
Programador 1 Programador 2
Analista 1 Analista 2
PLAN DE RECURSOS HUMANOS
PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONESNOMBRE PUESTO
(ROL)
Teléfono E-Mail Tipo Información Medio de
Comunicación
Influencia
sobre los
Interesados
Ing. Armando Sanchez
(AS)
Directo
General
999-9949567 [email protected] Resumen
Directivo, eliminar
el detalle excesivo
y volumen de
hojas, puntualizar
avances o
retrasos,
seguimiento a
entregables.
Solo reuniones, pero
se deberá copiar en
lo correos que se
considere la
dirección deba estar
informada como
compromisos
establecidos y
fechas de entregas
Tiene toda la
Autoridad para
exigir el
cumplimiento
de
compromiso
por parte de
los
involucrados
Lic. Alvaro Ruiz (LR) Director
Comercial
999-9949568 [email protected] Nivel medio a
directivo, eliminar
detalles técnicos o
de requerimientos
de hardware y
software, enfocar
a funcionalidad y
flujos operativos.
Solicita envió de
cualquier
información por
correo electrónico y
se copie e incluya
en las reuniones y
definiciones que se
realicen
Su influencia
es sobre el
personal del
área
comercial.
CP. Agustin Lopez (AL) Director
Administrativo
999-9949564 [email protected] Todo los niveles
de información
directiva, gerencial
y operativa
Solicita envió de
cualquier
información por
correo electrónico y
se copie e incluya
en las reuniones y
definiciones que se
realicen
Poca
influencia
PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
FaseMensaje Emisor Medio Frecuencia Receptor Respuesta Perio
dicidadQue se Comunica? Quien Comunica? Como se Comunica? Cuando se Comunica? A quien se comunica? Como se retroalimenta?
Preliminares
Identificación de Información General
Director de Proyecto
Reuniones Presenciales
Conforme al Plan de Actividades
Directores, Gerentes, Jefe de Area
Elaboración de carpeta de información solicitada
1 Semana Iniciando
Análisis
Identificación de deRequerimientos , Consolidación, Requerimientos Técnicos y Detalles para Capacitación
Director de Proyecto
Reuniones Presenciales, telefónica, Conferencias Virtuales
Conforme al Plan de Actividades
Directores, Gerentes, Jefe de Area
Elaboración de requerimientos conforme a lo solicitado
Solo por 2 Semanas
AnálisisContratación Soporte Técnico
Director de Proyecto
Reuniones Presenciales, telefónica, Conferencias Virtuales
Conforme al Plan de Actividades
Directo General y Gerente de TI
Elaboración de informe Consolidación de Información
Solo por 3 días consecutivos
Desarrollo
Entrega de Manuales de Usuario
Director de Proyecto Reunión Presencial
Solo un día pero separado por niveles
Un Día a Directores, otro a Gerentes y Otro a Usuarios Por correo electrónico
Solo por 3 días consecutivos
DesarrolloManuales Operativos
Director de Proyecto Reunión Presencial Solo un día Gerente de TI Por correo electrónico 1 día
Desarrollo
Reporte Técnico de Instalación Proveedor Externo (Hardware)
Director de Proyecto, Técnico Externo Reunión Presencial Solo un día Gerente de TI Por correo electrónico 1 día
FaseMensaje Emisor Medio Frecuencia Receptor Respuesta
Periodicidad
Que se Comunica? Quien Comunica? Como se Comunica? Cuando se Comunica? A quien se comunica?Como se retroalimenta?
Desarrollo Capacitación EjercidaDirector de Proyecto Correo electrónico Cada 3 días
Directores, Gerentes, Jefe de Area
Por correo electrónico 2 Semanas
Control y Seguimiento
Resultado de Pruebas piloto de funcionalidad y de Integridad
Director de Proyecto Correo electrónico Solo un día
Directores, Gerentes, Jefe de Area
Por correo electrónico 1 día
Control y Seguimiento
Resultado de Grado de Satisfacción de la Capacitación
Director de Proyecto Correo electrónico Solo un dia Directores
Por correo electrónico 1 día
Implementación
Carta de Liberación, Informe de Cifras de control de carga de información, acceso a Usuarios
Director de Proyecto Correo electrónico Semanal Directores, Gerentes
Por correo electrónico
Solo por dos Semanas
Implementación
Reporte técnico de rendimiento y procesos en servidores
Director de Proyecto, Técnico Externo Reunión Presencial Solo un dia Gerente de TI
Por correo electrónico 1 día
CierreEntrega de Carpeta Final
Director de Proyecto Reuniones Presenciales Solo un dia
Director General, Gerente de Ti En futuros proyectos 1 día
Todo el Proyecto
Dudas, observaciones, comentarios u aclaraciones que correspondan
Director de Proyecto, Analistas
Correo electrónico, Telefónico, Verbal Cuando se requiera Todos los Involucrados
Por correo electrónico documental cuando sea necesario
Durante el Ciclo de Vida del Proyecto
Todo el ProyectoAvance del Proyecto de Implementación
Director de Proyecto Reuniones Presenciales
Cada 2 Semanas, los Viernes a las 10:00 am 1 hora de duración
Director General y Director de Área
Elaboración de minutas se acuerdos y seguimiento de cada reunión
Durante el Ciclo de Vida del Proyecto
PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS
Análisis Cuantitativo de Riesgos (Por Prioridad De Resultado)
Clave Riesgo
Probabilidad Ocurrencia (P)
Impacto Monetario (I)
Resultado (Pesos)
2 Indefinición de Indicadores bases para el desarrollo de los requerimientos 80% $150,000.00 $120,000.00
5 Falta de acuerdo en relación a la información esperada entre distintas Direcciones 70% $140,000.00 $98,000.00
3 Cambios en los formato de los escenarios en base a los criterios de filtrado de la Información 60% $100,000.00 $60,000.00
1 Falta de tiempo de los Directores de Area por Múltiples Compromisos 50% $90,000.00 $45,000.00
6 Ausencia de la Dirección General en las reuniones de Seguimiento 50% $70,000.00 $35,000.00
14 Incumplimiento de Compromisos de Pago a Proveedores 50% $40,000.00 $20,000.00
$ 378,000.00
Análisis Cualitativo de Riesgos
Clave RiesgoProbabilidad
Ocurrencia (P)Impacto
Potencial (I) Resultado
1Falta de tiempo de los Directores de Area por Múltiples Compromisos 50% 9 4.5
2 Indefinición de Indicadores bases para el desarrollo de los requerimientos 80% 9 7.2
3 Cambios en los formato de los escenarios en base a los criterios de filtrado de la Información 60% 5 3
4 Rotación del Recurso Humano 20% 7 1.4
5 Falta de acuerdo en relación a la información esperada entre distintas Direcciones 70% 10 7
6Ausencia de la Dirección General en las reuniones de Seguimiento 50% 7 3.5
7 Falta de compromisos de los usuarios operarios en entregas de información 40% 5 2
8Desfase en la entrega de los requerimientos desarrollados 40% 4 1.6
9Suspensión de actividades por fallas en la energía eléctrica 20% 6 1.2
12Extensión del proyecto incrementado costos directos y viáticos 40% 7 2.8
13Incumplimiento en el pago vs el avance del proyecto 30% 7 2.1
14Incumplimiento de Compromisos de Pago a Proveedores 50% 8 4
15Falta de Licencias Administrativas del Software de Desarrollo del BI 30% 5 1.5
Clave Resultado (EMV)
2 $120,000.00
5 $98,000.00
3 $60,000.00
1 $45,000.00
6 $35,000.00
14 $20,000.00
Reserva de Dinero $378,000.00
PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES/ENUNCIADO
DEL TRABAJO RELATIVO A ADQUISICIONES / CRITERIOS DE
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Plan
Para la contratación del Outsourcing se establecerá un contrato de
precio fijo mas honorarios con incentivos, pero se establece que en
caso de modificar los requerimientos este contrato podrá modificarse
las veces que se requiera y en común acuerdo con la dirección
general de GIC:
Para la contratación de los servicios de Soporte se establecerá un
contrato de precio fijo cerrado anualizado y este podrá renovarse
realizando las actualizaciones correspondientes pero siempre siendo
la decisión del GIC de renovar y continuar con dicha contratación.
La compra de los dispositivos internos para los servidores se realizara
a través de una orden de compra, realizando la presentación de la
cotización de al menos 2 proveedores, vigilando el precio, la garantía y
las condiciones de pago, haciendo distinción entre anticipo y días de
crédito
PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO /
LÍNEAS BASE
LÍNEAS BASE DE DESEMPEÑO DE COSTOS /
REQUISITOS DE FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO
Resumen de Costos de Proyecto
Director de Proyecto (LP) USD Pesos
Analista 1 (A1) $11,100.00 $133,200.00
Analista 2 (A2) $19,359.93 $232,319.10
Programador 1 (P1) $6,484.08 $77,808.90
Programador 2 (P2) $13,475.80 $161,709.60
$11,422.13 $137,065.50
Total del Recurso Humano $742,103.10
Viáticos del Proyecto $ 160,000.00
Total del Recurso Humano + Viáticos $902,103.10
Posibles Necesidades Tecnológicas $ 35,000.00
Contratación de Servicio Soporte P/Mes $ 20,000.00
Total Otros Servicios $ 55,000.00
Total del Proyecto $957,103.10
Acuerdo de Pagos
Año 2014 2014 2014 2015
Mes 10 11 12 1
Proyecto $ 239,275.78 $ 239,275.78 $ 239,275.78 $239,275.78
IVA 16% $ 38,284.12 $ 38,284.12 $ 38,284.12 $ 38,284.12
Total $ 277,559.90 $ 277,559.90 $ 277,559.90 $277,559.90
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