DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO DE PROMOCIÓN DEL RECURSO HUMANO
UNIDAD DE RECLUTAMIENTO Y SELECCION
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA NOMBRAMIENTOS EN PROPIEDAD
POR ARTÍCULO 11 DEL REGLAMENTO DEL ESTATUTO DE SERVICIO CIVIL
DRH-PRO-03-URS-046
20 DE MARZO DEL 2020
VERSIÓN 6.0
DRH-PRO-03-URS-046 NOMBRAMIENTOS EN PROPIEDAD
POR ARTÍCULO 11 DEL REGLAMENTO DEL ESTATUTO DE SERVICIO CIVIL
ÍNDICE
ABREVIATURAS .......................................................................................................... 3
DEFINICIONES ............................................................................................................ 3
INTRODUCCION .......................................................................................................... 5
0. BITÁCORA DE CAMBIOS .................................................................................... 8
1. OBJETIVO ......................................................................................................... 8
2. ALCANCE .......................................................................................................... 8
3. POLÍTICAS ........................................................................................................ 9
4.1. PROPÓSITO ................................................................................................ 9
4.2. ALCANCE .................................................................................................... 9
4.3. DESCRIPCIÓN DE LA POLÍTICA ................................................................... 9
4.4. EXCEPCIONES .......................................................................................... 10
4.5. PENALIDADES .......................................................................................... 10
4. NORMATIVA APLICABLE ................................................................................. 11
5. ROLES ............................................................................................................. 12
6. DESCRIPCIÓN ESCRITA .................................................................................. 16
7. DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................... 19
8. MATRIZ DE RIESGOS Y CONTROLES ............................................................... 20
9. INDICADORES DE GESTIÓN ................................................................................................. 22
10. FORMULARIOS Y REGISTROS .......................................................................................... 23
11. ANEXOS ................................................................................................................................... 24
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ABREVIATURAS
ESC: Estatuto de Servicio Civil ACD: Área de Carrera Docente (DGSC) MEP: Ministerio de Educación Pública. DRH: Dirección de Recursos Humanos DGSC: Dirección General de Servicio Civil. CD: Carrera Docente. Dirección Regional de Educación (DRE): Dependencia perteneciente a la Dirección
General de Personal, encargada de trámites en diferentes zonas del país. DPRH, PRH: (Departamento) Promoción del Recurso Humano URS, URyS: Unidad de Reclutamiento y Selección RESC: Reglamento del Estatuto de Servicio Civil S.I.G.R.H: Sistema de Información Gerencial de Recursos Humanos. UGC: Unidad de Gestión de la Calidad
DEFINICIONES
Eficacia: En términos de planificación se centra en el proceso de lograr los objetivos
y metas propuestos.
Eficiencia: Uso racional de los recursos disponibles para lograr un efecto deseado. Logro de metas al menor costo económico y de tiempo disponible.
Insumo: Elementos energéticos, materiales o de información que se emplean en el proceso de obtener un producto o servicio (es la materia prima que permite, mediante un respectivo procesamiento, obtener un producto o servicio deseado)
Integra2: Sistema de pagos por medio del Ministerio de Hacienda
Nombramiento en propiedad: Contratación o movimiento de una persona en forma permanente en una plaza vacante, la condición de nombramiento en propiedad se ratifica una vez aprobado el período de prueba, ya que garantiza la permanencia del servidor en su puesto como funcionario regular:
Nombramiento interino: Contratación de una persona en forma temporal, ya sea para una plaza vacante o en sustitución del propietario de un puesto.
Pedimento de personal (P-10): Documento que indica el perfil por clase y especialidad que requiere una dependencia del Estado para llenar una plaza vacante.
Políticas: Pautas o normas que delimitan las acciones por realizarse y que distinguen entre lo que es posible y lo factible para los dirigentes de una organización.
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Proceso: Flujo de eventos identificados e interrelacionados que transforman las entradas (solicitudes, reclamos y otros), en productos.
Producto: Es el resultado concreto, tangible o visible generado por el procesamiento de las entradas o insumos. Es todo aquello que puede ofrecerse a la atención de un mercado para su adquisición, uso o consumo, y que además pueda satisfacer un deseo o necesidad. Abarca objetos, servicios, personas, sitios y organizaciones.
Reclutamiento de Personal: Procedimiento mediante el cual se recibe la documentación de los candidatos que reúnen requisitos en las diferentes clases y especialidades que se encuentran vacantes o en sustitución del titular.
Selección de Personal: Proceso mediante el cual se evalúa a los candidatos reclutados para contratar al que presente características próximas al perfil que se requiere para desempeñar un cargo.
Servidor regular o propietario (Titular): Es aquel funcionario con nombramiento en propiedad en el MEP, nombrado de acuerdo a las disposiciones del Estatuto del Servicio Civil y artículo 25 del RESC.
Servidor Interino: es el funcionario que mantiene una relación dentro del Régimen del Servicio Civil, cuya característica es la provisionalidad o transitoriedad en la relación de servicio.
Servidor sustituto interino: aquel servidor interino nombrado temporalmente en una plaza ocupada en propiedad y cuyo titular se encuentra ocupando una ascenso, descenso interino o licencia temporal.
Idoneidad: cuando el servidor interino sustituto demostró que cumple con los requisitos para la clase de puesto en la que participa y para la aplicación del artículo 11 del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil.
Plaza vacante: puesto que se encuentra sin ser ocupado por un servidor regular.
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INTRODUCCION
En todo nivel de la organización, al documentar elementos como acciones, recursos y tiempo, se direcciona a las personas a cargo hacia el logro de determinados objetivos y metas, es por ese motivo que la documentación de la metodología de trabajo ayuda a mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos del Sistema de Gestión Integral de la Dirección de Recursos Humanos. Este Manual de Procedimiento es una guía para la correcta aplicación de las normas y procedimientos en el nombramiento de servidores en propiedad en aplicación al artículo 11 del Reglamento al Estatuto del Servicio Civil, el cual es ejecutado por la Unidad de Reclutamiento y Selección del Departamento de Promoción del Recurso Humano en procura de mejorar la calidad en la prestación del servicio que se brinda, de una manera más personalizada, oportuna y concisa. El presente manual corresponde al procedimiento para la aplicación del artículo 11 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, que dicta lo siguiente a la fecha:
“Cuando un puesto excluido del Régimen de Servicio Civil, asare al sistema de méritos que regulan el Estatuto y el presente Reglamento, el servidor que lo estuviera desempeñando podrá adquirir la condición de servidor regular, si a juicio de la Dirección General ha demostrado o demuestra su idoneidad por los procedimientos que esa Dirección General señale, y siempre que tuviera más de dos años de prestar sus servicios ininterrumpidos al Estado. La misma norma se aplicará al servidor sustituto interino, con dos o más años de laborar ininterrumpidamente en el mismo puesto, si éste quedare vacante al vencer la licencia otorgada al titular de la plaza, y siempre que el servidor sustituto, hubiere sido escogido del Registro de Elegibles que lleva la Dirección General. Se exceptúan de la presente disposición los servidores propiamente docentes, quienes para estos efectos se regularán por lo dispuesto en el capítulo V del título II del Estatuto”.
Para la correcta aplicación del artículo en mención, este manual contiene la descripción de actividades que deben seguirse por parte de la Unidad de Reclutamiento y Selección y demás dependencias administrativas que intervienen; precisando su responsabilidad y participación, el cual concluye con la revisión y aval por parte de la Dirección General de Servicio Civil; para el ingreso de funcionarios, una vez que hayan cumplido con una serie de requisitos que determinen que su contratación resulta provechosa para la Administración.
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Es importante señalar, que si bien es cierto la normativa indicada brinda la oportunidad de ingreso sin oposición a la Administración Pública, ésta no tiene carácter de obligatoriedad a realizar el acto, por lo que en el momento de contarse con la documentación requerida, y de acuerdo a la asesoría de la Dirección General de Servicio Civil, se procederá o no a realizar el Acuerdo. Dado lo anterior, los funcionarios de la URS, deben apegarse a lo indicado en este manual para que se aplique de forma estandarizada por todos sus implicados, siendo también responsables de su constante revisión y actualización. Finalmente, es responsabilidad de la jefatura inmediata, proveer los recursos necesarios a funcionarios nuevos que intervengan en este procedimiento, con el fin de que se conozca y se divulguen los alcances de este documento.
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REGISTROS DE FIRMAS
Aprobación – Subdirección de Recursos Humanos Firma:
Julio Barrantes Zamora
Revisión técnica – Unidad de Gestión de la Calidad, DRH:
Firma:
Javier Steven Vargas Segura
Avalado por – Administrador del Proceso: Firma:
Eliécer Xatruch Araya
Autorizado por – Administrador del Procedimiento: Firma:
Grettel Guerrero Alpízar
Revisado por – Coordinador del Procedimiento: Firma:
Marco Ugalde Trigueros
Elaborado por – Especialista del Procedimiento: Firma:
Laura Gómez Portuguez
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0. BITÁCORA DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1.0 21/09/2012 Formato nuevo Marco Vinicio Ugalde Trigueros
2.0 18/01/2013 Correcciones indicadas por Jefatura URyS
Marco Vinicio Ugalde Trigueros
3.0 19/01/2014 Según oficio DRH-SUB-009-2014-AID
Marco Vinicio Ugalde Trigueros
4.0 13/10/2015 Según Guía para Elaborar Manuales de Procedimientos 1°
de marzo 2015
Marco Vinicio Ugalde Trigueros
5.0 23/02/2017 Publicado, según Guía para Elaborar Manuales de
Procedimientos del 26 de octubre del 2016
Wendely Mckenzie Mendez y Marco Vinicio Ugalde
6.0
05/03/2020 Actualización, Según Guía para Elaborar Manuales de Procesos
y Procedimientos del 28 de febrero del 2020
Laura Gómez Portuguez y Marco Ugalde Trigueros
1. OBJETIVO
Dotar al Ministerio de Educación Pública del recurso humano idóneo para el desempeño de las funciones correspondientes, a quienes soliciten la aplicación del mismo y que cumplan con todos los requisitos establecidos, así como los lineamientos emitidos por la DGSC y este Ministerio.
2. ALCANCE
Este Manual de Procedimiento aplica para aquellos funcionarios pertenecientes a la URS que participan en el proceso de nombramientos de funcionarios en propiedad amparados al artículo 11 del Estatuto de Servicio Civil. Importante destacar que la primera actividad del procedimiento inicia con la recepción de la solicitud Carta o Documento con solicitud para aplicación del art. 11 del RESC y finaliza con la confección del Acuerdo y Comunicado de Nombramiento en Propiedad del interesado. La misma norma aplica para los puestos excluidos del Régimen de Servicio Civil, cuando estos puestos pasan a ser regulados por el Estatuto y su reglamento, lo cual no es una variable constante en esta cartera ministerial, cuando se crean nuevos puestos. Se exceptúan de esta disposición los servidores propiamente docentes, técnico-docentes y administrativo-docentes, quienes se rigen según las disposiciones del capítulo V del Título II del Estatuto de Servicio Civil.
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3. POLÍTICAS
DRH-POL-03-URS-0105 POLÍTICA OPERATIVA DE NOMBRAMIENTOS EN PROPIEDAD
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4.1. PROPÓSITO
Brindar estabilidad laboral tanto para el personal cubierto por el Título I del Estatuto de Servicio Civil como a nivel administrativo de esta Cartera Ministerial, con idoneidad comprobada.
4.2. ALCANCE
Esta política aplica para quienes ocupen puestos contemplados en el Título I del Estatuto de Servicio Civil, que no tienen la condición de servidores regulares, que demuestren idoneidad, y que su nombramiento interino haya sido en sustitución de la licencia del propietario de su actual puesto por un periodo consecutivo no menor a 2 años, antes de que éste último liberara el puesto (por renuncia, pensión o defunción). Asimismo debe contar con el aval de su jefatura inmediata.
4.3. DESCRIPCIÓN DE LA POLÍTICA
3.3.1 La Dirección de General de Servicio Civil otorga el aval del estudio realizado por la Unidad de Reclutamiento y Selección del Departamento de Promoción del Recurso Humano, el cual pertenece a la Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de Educación Pública, previamente solicitado por el servidor por medio del Formulario “Solicitud de Estudio de Idoneidad, Normas y Procedimientos para la aplicación del Artículo 11 del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil” con los documentos correspondientes adjuntos (a saber hoja de delincuencia, atestados académicos, certificación de tiempo laborado, certificación emitida por la Dirección General de Servicio Civil en la que se indique si forma o no parte del Registro de Elegibles y que cumple con los requisitos para la clase de puesto, con el aval del jefe inmediato), lo anterior para cumplir con las disposiciones establecidas en el artículo 11 precitado y pronunciamientos emitidos por la Dirección General de Servicio Civil específicamente lo que atañe al artículo 9° del RESC, a efectos de que se le asigne la condición de servidor regular al servidor sustituto interino que preste servicio por dos años ininterrumpidos para el Estado (en el mismo puesto), si la plaza ha quedado vacante al vencer la licencia del titular, y que este haya demostrado su idoneidad.
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3.3.2 El interesado debe aportar a la URS una carta de solicitud de aplicación del art. 11 del RESC. 3.3.3 El especialista debe revisar si el interesado se encuentra dentro de los alcances de la normativa y realiza el Informe Técnico. Asimismo, debe coordinar con la Unidad Administrativa y encargados de pedimentos en la URS y en DGSC para que no se resuelva ningún movimiento en el puesto en estudio durante el proceso. Para el informe técnico se debe contar con: Cédula vigente. Certificación de antecedentes judiciales (hoja de delincuencia). Atestados académicos atinentes a la clase de puesto definidos por el Manual de
Clases de la DGSC. Constancia de elegibilidad para la clase de puesto. Certificación de años de servicio. Aval de la jefatura inmediata Formulario DRH-FOR-03-URS-01 “Solicitud de Estudio de Idoneidad, Normas y
Procedimientos para la Aplicación del Artículo 11 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil” (Anexo 1), proporcionado por URS.
3.3.4 El Informe Técnico debe ser avalado por los Administradores del Proceso (jefaturas de URS y DPRH), la Dirección de Recursos Humanos y la Dirección del Área de Carrera Docente de la DGSC. 3.3.5 Una vez refrendado el Informe Técnico, el especialista confecciona el Acuerdo y el oficio que comunica al interesado el Nombramiento en Propiedad. 3.3.6 El interesado se presenta ante la URS a firmar las declaraciones juradas respectivas y recibe su nombramiento en propiedad. 3.3.7 El acto administrativo final es la acción de personal en el Sistema Integra 2.
4.4. EXCEPCIONES
Las solicitudes de excepciones a las pautas anteriores deben tener una razón justificable y las aprobaciones necesarias para considerarse válidas. Las excepciones tendrán que ser avaladas por el administrador del proceso correspondiente, y contar con directrices emanadas por la Dirección de Recursos Humanos de este Ministerio.
4.5. PENALIDADES
Ningún funcionario que deba ejecutar algún rol dentro de este procedimiento podrá alegar la ignorancia de estas políticas a partir del día de su divulgación, de tal forma que el funcionario que por voluntad o negligencia las incumpla, será sometido a las sanciones disciplinarias estipuladas por el MEP.
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4. NORMATIVA APLICABLE
Los contenidos y formato de este manual se ajustan y respaldan en el Capítulo XII del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil y los requerimientos emitidos por la Dirección de Planificación Institucional y su Departamento de Control Interno y Gestión del Riesgo en el “Manual para la elaboración de Manuales de Procedimientos”, dado a conocer institucionalmente en marzo de 2016.
IDENTIFICADOR DE LA NORMATIVA
NOMBRE DE LA NORMATIVA INCISO APLICABLE
0 del 07/11/1949 Constitución Política de Costa Rica 191 y 192
Decreto Ejecutivo No.21 de 14 de diciembre de 1954
Estatuto del Servicio Civil y su Reglamento
Artículos del Estatuto del Servicio Civil: 16, 17, 19, 20,21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 39. Artículos del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil: 9, 11, 15, 15 bis, 19
Circular DGSC-GRH-GE-001-2015
Manual de Procedimiento para el ingreso por Artículo 11 del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil, elaborado por la Dirección General de Servicio Civil
Decreto Ejecutivo N°39066-MP, Publicado en el Diario Oficial La Gaceta número 133 del 10 de julio del 2015
Modifica lo regulado en el artículo 11 y el artículo 21 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil (RESC)
Artículo 1°
OFICIO CIRCULAR GESTIÓN-010-2015, del 10 de agosto del 2015
Emitido por el Área de Gestión de Recursos Humanos de la Dirección General de Servicio Civil, indica que el art. 11 del RESC es de carácter potestativo para la Administración, no es un derecho.
Oficio ARSP-URPC-1611-2015, del 09 de setiembre del 2015
Emitido por el Área de Reclutamiento y Selección de Personal DGSC, hace aclaración del Decreto No.39066-MP que no aplica para servidores interinos en puestos vacantes
Oficio AJ-448-2016 Emitido por la Asesoría Jurídica de la Dirección General de Servicio Civil, equipara términos suplencia con sustitución.
Oficio ACD-USAO-OF-2046-2018, del 27 de julio del 2018
Emitido por el Área de Carrera Docente de la Dirección General de Servicio Civil, aclara las licencias a las que se refiere el art. 11 del RESC
Resolución N°1695-MEP-2018, del 03 de setiembre del 2018
Emitida por el Ministerio de Educación Pública, se delega la firma de trámites del art. 11 del RESC a quien ocupe el cargo de Director(a) de Recursos Humanos del MEP.
Resolución DG-192-2019 Facultad para Yaxinia Díaz Mendoza, Directora de Recursos Humanos, para firmar los Acuerdos.
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5. ROLES
Administrador del Proceso: Director de Área de Carrera Docente de la DGSC
FUNCIONES CLAVE
Firmar el Informe.
Emitir directrices para la aplicación de la normativa.
Brindar asesoría.
Emitir el oficio con el aval o no al Informe.
COMPETENCIAS INDISPENSABLES Competencias genéricas
Integridad, orientación al servicio, trabajo en equipo, liderazgo, adaptabilidad al cambio, toma de decisiones.
Competencias funcionales
Tener grado académico atinente, conocimiento de la normativa vigente para aplicación del art. 11 del RESC, del Estatuto de Servicio Civil y demás normativa relacionada.
Administrador del Proceso: Director (a) de Recursos Humanos MEP
FUNCIONES CLAVE
Firma el Informe Técnico que se envía a Carrera Docente.
Firma el Acuerdo.
Firma el comunicado de Nombramiento en Propiedad
Firma oficios de apelaciones en subsidio.
COMPETENCIAS INDISPENSABLES Competencias genéricas
Integridad, confidencialidad, orientación al servicio, liderazgo, adaptabilidad al cambio, toma de decisiones.
Competencias funcionales
Tener grado académico atinente, tener acceso a los sistemas informáticos, conocimiento de la normativa vigente para aplicación del art. 11 del RESC, del Estatuto de Servicio Civil y demás normativa relacionada.
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Administrador del Proceso: Jefe DPRH
FUNCIONES CLAVE
Avalar el Informe Técnico del estudio realizado al funcionario que solicita la aplicación del art. 11 del RESC por medio de su firma
Velar por el tiempo de respuesta a todas las solicitudes recibidas del art. 11 del RESC
Atiende apelaciones cuando corresponda.
COMPETENCIAS INDISPENSABLES Competencias genéricas
Integridad, liderazgo, habilidad para trasmitir información de manera clara y lógica, eficiente toma de decisiones, capacidad de escucha y buena gestión del tiempo.
Competencias funcionales
Tener grado académico atinente, manejo de equipo de cómputo, tener acceso a los sistemas informáticos, conocimiento de la normativa vigente para aplicación del art. 11 del RESC
Administrador del Procedimiento: Jefatura URS
FUNCIONES CLAVE
Revisar y firmar los oficios que dan respuesta al interesado sobre su solicitud de aplicación del art. 11 del RESC
Firmar los Informes Técnicos de los casos que cumplen para la aplicación de la norma citada.
Responder recursiva.
COMPETENCIAS INDISPENSABLES Competencias genéricas
Liderazgo, ética, responsabilidad, capacidad para resolución de conflictos, eficiencia en el manejo del tiempo y en la toma de decisiones.
Competencias funcionales
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Administrador del Procedimiento: Jefatura URS
Tener grado académico atinente, manejo de equipo de cómputo, tener acceso a los sistemas informáticos, conocimiento de la normativa vigente para aplicación del art. 11 del RESC
Coordinar con las oficinas relacionadas las oportunidades de mejora referentes al procedimiento de aplicación del art. 11 del RESC
Coordinador del Procedimiento: Coordinador de URS
FUNCIONES CLAVE
Revisar el Informe Técnico y supervisar que se haya cumplido con la normativa del procedimiento.
Transmitir conocimiento al profesional encargado sobre las actualizaciones de la normativa que tenga que ver con el art. 11 del RESC.
Controlar el archivo de los casos tramitados.
COMPETENCIAS INDISPENSABLES Competencias genéricas
Capacidad para trabajar en equipo, liderazgo, responsabilidad, transparencia, comunicación asertiva, tener empatía y actitud de consejo.
Competencias funcionales
Tener título profesional, manejo de equipo de cómputo, tener acceso a los sistemas informáticos, conocedor de la normativa vigente, considerable experiencia en el procedimiento para aplicación del art. 11 del RESC, así como del ESC y normativa conexa.
Especialista del Procedimiento: Profesional Analista
FUNCIONES CLAVE
Revisar en el Sistema Integra2 si el funcionario cumple o no con lo estipulado en el Art.11 del RESC y la normativa al respecto.
Dar respuesta al funcionario indicando los documentos que debe presentar para iniciar con el estudio o, en su defecto, el motivo por el cual fue rechazada su solicitud.
Realizar el Informe Técnico cuando se observe que el funcionario cumple con los requisitos.
Cuando el Informe Técnico esté aprobado por los Administradores del Proceso, se confecciona el Acuerdo y el comunicado de Nombramiento en Propiedad que una vez firmados, se hace entrega de los mismos al interesado.
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Especialista del Procedimiento: Profesional Analista
COMPETENCIAS INDISPENSABLES Competencias genéricas
Buen observador al consultar datos en el sistema, pensamiento analítico, buena organización, responsable, comprometido, con buena y clara comunicación hacia el funcionario y hacia las jefaturas implicadas en el procedimiento.
Competencias funcionales
Tener título profesional, manejo de equipo de cómputo, tener acceso a los sistemas informáticos, conocedor de la normativa vigente, habilidad en redacción.
Encargado del Procedimiento: Secretaría de URS
FUNCIONES CLAVE
Recibir el documento al interesado con la solicitud de aplicación del art.11 del RESC
Verificar que el interesado indique dirección electrónica para notificaciones y número de teléfono.
Ingresar los documentos recibidos al Sistema Visión 20/20.
Remitir la solicitud en tiempo oportuno al especialista del procedimiento.
COMPETENCIAS INDISPENSABLES Competencias genéricas
Comunicación asertiva con el funcionario, empatía, buena escucha y comprensión cuando el funcionario no conozca el nombre técnico de su solicitud.
Competencias funcionales
Habilidad en el uso de equipos de oficina como computadora, fotocopiadora, teléfono, fax, escáner, entre otros.
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6. DESCRIPCIÓN ESCRITA
¿QUIÉN LO HACE? ¿QUIÉN LE PROVEE? ¿QUÉ LE PROVEE? ¿QUÉ HACE? ¿QUÉ RESULTA? ¿QUIÉN LO USA?
INICIO DEL PROCEDIMIENTO
1 Encargado Interesado Carta o Documento
con solicitud para
aplicación del art. 11
del RESC
Ingresar el documento de
manera digital al sistema
Visión 20/20 y el documento
físico lo remite al
especialista
Solicitud de aplicación de art.
11 del RESC recibida
Especialista
2 Especialista Encargado Solicitud de aplicación
de art. 11 del RESC
recibida
Revisar la solicitud de
nombramiento en propiedad
por art. 11.
a. Si cumple, continuar en
el punto 4.
b. Caso contrario,
continuar en el punto 3.
Solicitud revisada Especialista
3 Especialista Solicitud de aplicación
de art. 11 del RESC
recibida
Comunicar al interesado los motivos de rechazo. Fin del procedimiento.
Solicitud rechazada. Especialista
4 Especialista Solicitud de aplicación
de art. 11 del RESC
recibida
Solicitar los documentos para iniciar con el Informe Técnico y se le envía el Formulario DRH-FOR-03-URS-101 “Solicitud de Estudio de Idoneidad”.
Solicitud aprobada. Especialista
5 Especialista Insumos solicitados
para el estudio.
Realizar un informe escrito en el que se hace la recomendación para que se apruebe el ingreso en propiedad del interesado en el puesto que ostenta.
Informe Técnico Coordinador. (URS) Administrador del procedimiento (URS) Administradores del Proceso (DPRH, DRH y CD de la DGSC)
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¿QUIÉN LO HACE? ¿QUIÉN LE PROVEE? ¿QUÉ LE PROVEE? ¿QUÉ HACE? ¿QUÉ RESULTA? ¿QUIÉN LO USA?
6 Administrador del Proceso (CD de la DGSC)
Especialista
Informe Técnico refrendado por Administrador del procedimiento (URS) y Administradores del Proceso (DPRH, DRH)
Revisar el contenido y
recomendaciones del
Informe Técnico, según la
normativa vigente.
a. Si se aprueba, continuar
en el punto 8.
b. Caso contrario,
continuar en el punto 7.
Informe técnico revisado
Administrador del procedimiento (URS) y el Especialista
7 Administrador del Proceso (CD de la DGSC)
Especialista
Informe Técnico refrendado por Administrador del procedimiento (URS) y Administradores del Proceso (DPRH, DRH)
Recomienda subsanar el informe en algún punto específico. Regresar al punto 5.
Informe devuelto.
8 Administrador del Proceso (CD de la DGSC)
Especialista
Informe Técnico refrendado por Administrador del procedimiento (URS) y Administradores del Proceso (DPRH, DRH)
Remite oficio con aprobación del Informe Técnico para el ingreso en propiedad por art. 11 del RESC.
Informe aprobado.
9 Especialista Administrador del procedimiento (URS)
Informe Técnico firmado por todos los Administradores y oficio con Aval de CD de DGSC; o en su defecto, Informe sin aval de DGSC junto al oficio que recomienda subsanar el informe en algún punto específico.
Confeccionar Acuerdo y Comunicado de Nombramiento en Propiedad del Interesado.
Confección del Acuerdo y comunicado de nombramiento en propiedad. Enviar nuevamente el informe técnico a visar por los Administradores del proceso.
Especialista
10 Especialista Administrador del procedimiento (URS)
Informe Técnico firmado por todos los Administradores y oficio con Aval de CD de DGSC.
Entrega del Acuerdo y Comunicado de Nombramiento en Propiedad firmado por Administrador del Proceso (DRH) al Interesado.
Acuerdo y comunicado de nombramiento firmado
Interesado
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Versión 6.0 Página 18 de 25 Rige a partir del 20 de marzo 2020
¿QUIÉN LO HACE? ¿QUIÉN LE PROVEE? ¿QUÉ LE PROVEE? ¿QUÉ HACE? ¿QUÉ RESULTA? ¿QUIÉN LO USA?
11 Especialista Administrador del procedimiento (URS)
Informe Técnico firmado por todos los Administradores y oficio con Aval de CD de DGSC.
Remite la copia del comunicado de ingreso en propiedad para la confección de la Acción de Personal respectiva.
Comunicado de ingreso de propiedad
Unidad Administrativa
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Observaciones: Se debe coordinar con la Unidad Administrativa y los encargados de pedimentos de personal (de DGSC y de URS) para que no se resuelva ningún movimiento de
personal mientras el puesto está en el procedimiento de estudio para posible aplicación del art. 11 del RESC
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7. DIAGRAMA DE FLUJO
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Versión 6.0 Página 20 de 25 Rige a partir del 20 de marzo 2020
8. MATRIZ DE RIESGOS Y CONTROLES
Identificado
r
Descripción del
Riesgo
Probabilida
d
Impacto*
Severida
d del
riesgo
Actividad de
Control
Paso
al
cual
se
asoci
a
Evidencia
Frecuenc
ia de
Revisión
Responsabl
e
D M
M
o C
R1
Si hay
manipulación
de Información
durante el
proceso.
X Medio
La información
debe ser
compilada
únicamente por
el profesional a
cargo del
estudio
2 Oficios de respuesta. A Diario Profesional
Analista
R2
La no
detección de
candidatos
que incumplen
requisitos.
X Bajo
Incluir dentro
del proceso una
revisión
preliminar de
requisitos.
2 Informe Técnico A diario Profesional
Analista
R3
No recibir los
documentos
completos
durante el
proceso de
análisis.
X Alto
Cotejar los
requisitos
presentados
con los
indicados en el
oficio.
2
Expediente de cada
caso (del cada
interesado que hace
la solicitud del
estudio)
A diario Profesional
Analista
R4
No detectar
inconsistencia
s durante el
proceso.
X Medio
Conformar un
expediente con
las
certificaciones y
Informe Técnico A diario Profesional
Analista
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Identificado
r
Descripción del
Riesgo
Probabilida
d
Impacto*
Severida
d del
riesgo
Actividad de
Control
Paso
al
cual
se
asoci
a
Evidencia
Frecuenc
ia de
Revisión
Responsabl
e
D M
M
o C
atestados
solicitados,
disponibles
para visados de
los
Administradore
s del
Procedimiento
y del Proceso.
2
R5
Que el
proceso no
cumpla con los
tiempos
requeridos
porque las
entidades
externas no
proveen
información
oportuna.
X Alto
Coordinar con
las entidades
involucradas a
efectos de dar
seguimiento al
procedimiento
5
El tiempo de
resolución de cada
caso se evidencia
con la fecha de
“recibido” de cada
solicitud que consta
en cada expediente.
A diario Profesional
Analista
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9. INDICADORES DE GESTIÓN
Nombre del indicador
Tiempo de Resolución de Solicitudes de aplicación del artículo 11
del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil.
Identificador DRH-PRO-03-URS-046-KPI-01
Administrador
del Indicador Especialista
Descripción del Indicador
Objetivo
Garantizar que el proceso de
ingreso se ejecute oportunamente
Descripción
Medición del tiempo que se toma el
proceso, desde que se presenta la
solicitud hasta que se entrega el
comunicado de nombramiento en
propiedad.
Fórmula
Z = (Y-X)/30
X: Día de inicio (entrega de
solicitud)
Y: Día que finaliza (comunicado
de nombramiento en propiedad
entregado)
Z: Tiempo transcurrido
(Procedimiento)
Detalles del Indicador
Unidad
Frecuencia
Meta
Fuente de los Datos
Archivo
Integra 2
Niveles de Tolerancia
VERDE Z< 4 meses
AMARILLO De 4 < z < 6
meses
ROJO Z > 6 meses
Meses
Bimensual
Menos de 4
meses
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10. FORMULARIOS Y REGISTROS
IDENTIFICADOR NOMBRE PASO AL CUAL SE ASOCIA
DRH-FOR-03-URS-101
Solicitud de Estudio de Idoneidad” Normas y Procedimientos para la aplicación del Artículo 11 del Reglamento del Estatuto del Servicio
Civil.
4
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11. ANEXOS
Formulario DRH-FOR-03-URS-101 de “Solicitud de Estudio de Idoneidad” Normas y Procedimientos para la aplicación del Artículo 11 del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil.
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