Plantilla 2.1
MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD DEL ESTADO
Guatemala, abril de 2018
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 2
Índice
Índice ___________________________________________________________________________ 2
Propósito del manual ______________________________________________________________ 6
1. CORRESPONDENCIA ___________________________________________________________________8
Recepción, Registro y Distribución de Expedientes y Correspondencia que Ingresan a la Dirección. ______________ 8
Evacuación de Correspondencia ___________________________________________________________________ 10
2. ASESORÍAS Y NORMAS _______________________________________________________________ 12
Soporte a Entidades Públicas _____________________________________________________________________ 12
Resolución de Expedientes de Asesoría Contable, Presupuestaria y Guatenóminas __________________________ 14
Elaboración de Normas y Procedimientos en Materia Contable __________________________________________ 17
Análisis y Resolución de Expedientes Varios _________________________________________________________ 19
3. SISTEMAS _________________________________________________________________________ 23
Gestión para las Modificaciones o Nuevas Implementaciones en los Sistemas ______________________________ 23
Actualización y Parametrización de Catálogos y Clasificadores de los Sistemas SIAF _________________________ 26
Creación de Usuarios y Roles en los Sistemas SIAF ____________________________________________________ 29
Análisis y Resolución de Expedientes de Administración de Sistemas _____________________________________ 32
4. REGISTRO CONTABLE ________________________________________________________________ 34
Análisis, Elaboración y Aprobación del Comprobante Único de Registro (CUR) Contable ______________________ 34
Registro, Aprobación y Solicitud de Pago de CUR Extrapresupuestario con Instrucción de Pago ________________ 37
Devolución de Retenciones en Exceso del Impuesto Sobre la Renta. ______________________________________ 40
Consolidación del Patrimonio de Instituciones del Sector Público ________________________________________ 42
(Gobierno Central, Entidades Descentralizadas y Autónomas) ___________________________________________ 42
Cierre Contable de la Presidencia, Ministerios de Estado, Secretarías y Otras Dependencias del Ejecutivo _______ 46
Registro de los Ingresos y Devolución del 2% sobre Prima de Seguros y Cuota Anual de las Aseguradoras al Cuerpo
de Bomberos Voluntarios ________________________________________________________________________ 49
5. ANÁLISIS CONTABLE Y FINANCIERO _____________________________________________________ 54
Análisis y Revisión de las Cuentas Contables _________________________________________________________ 54
Ajustes y Reclasificación de Saldos Solicitados por las Instituciones _______________________________________ 56
Conciliación Bancaria de Cuentas en Moneda Nacional ________________________________________________ 59
Conciliación de Cuentas de Bancos Recaudadores ____________________________________________________ 64
Conciliación Bancaria de Cuentas en Moneda Extranjera _______________________________________________ 67
Análisis de Estados Financieros de Entidades Descentralizadas y Autónomas _______________________________ 72
6. NÓMINAS _________________________________________________________________________ 75
Análisis, Registro y Control de Pagos en Nómina Mensual para Pensionados de Clases Pasivas _________________ 75
Análisis, Registro y Control de Pagos en Nómina Adicional para Pensionados de Clases Pasivas ________________ 80
Liquidación y Autorización de Pagos de Asignaciones Mensuales a los Pensionados de Clases Pasivas ___________ 83
Liquidación y Autorización de Pago de Asignaciones de Pensionados en Nómina Adicional de Clases Pasivas _____ 86
Carga de Cuentas Monetarias de Pensionados del Estado en el Banco de Desarrollo Rural -BANRURAL- ____ 89
Aprobación y Desbloqueo del Registro de Pensionados en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas _____________ 92
Reintegros de Clases Pasivas Año Actual ____________________________________________________________ 94
Reintegros de Clases Pasivas Años Anteriores ________________________________________________________ 97
Análisis y Resolución de Expedientes de Clases Pasivas _______________________________________________ 100
Análisis y Resolución de Expedientes de Prestaciones Póstumas de Clases Pasivas _________________________ 103
Suspensión de Pensionados que Reingresan al Servicio _______________________________________________ 106
Aviso de Ratificación de Pensiones ________________________________________________________________ 114
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 3
Análisis y Resolución de Expedientes de Certificaciones de Tiempo de Servicio ____________________________ 117
Registro y Control de Actas de Supervivencias a través de la Página Web en las Gobernaciones y Municipalidades
del País ______________________________________________________________________________________ 119
Registro y Control de Actas de Supervivencias Notariales y Provenientes del Exterior _______________________ 123
Suspensión de Pago de Pensiones por Fallecimiento y Recuperación de Fondos ___________________________ 126
Certificaciones de Tiempo de Servicios ____________________________________________________________ 132
Solvencias de Pensionados de Clases Pasivas________________________________________________________ 135
7. IMPLEMENTACIÓN Y CAPACITACIÓN ___________________________________________________ 138
Implementación del Módulo de Inventarios, Fondo Rotativo y Conciliación Bancaria en las Entidades del Sector
Público no Financiero __________________________________________________________________________ 138
Implementación del Sistema de Nómina y Registro de Personal -Guatenóminas- en las Entidades del Sector Público
no Financiero _________________________________________________________________________________ 141
Implementación del Sistema Informático de Gestión-Siges- y Sistema de Contabilidad Integrada -Sicoin- en las
entidades del Sector Público no Financiero _________________________________________________________ 144
Capacitación del Sistema Integrado de Administración Financiera en las Entidades del Sector Público no Financiero
____________________________________________________________________________________________ 147
8. INFORMES PRESUPUESTARIOS Y CONTABLES ____________________________________________ 150
Informe Cuatrimestral de la Ejecución del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado _____________ 150
Consolidación de la Ejecución Presupuestaria de Municipalidades, Empresas Públicas, Descentralizadas y
Autónomas ___________________________________________________________________________________ 153
Informe Anual de Ejecución del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado y Cierre Contable _______ 156
GESTIÓN ADMINISTRATIVA INTERNA ____________________________________________________ 159
Planificación registro y control de la ejecución del presupuesto _______________________________ 159
Elaboración, actualización y seguimiento del plan operativo anual y multianual ___________________________ 159
Elaboración del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM- __________________________ 159
Actualización del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM- _________________________ 160
Elaboración del anteproyecto de presupuesto ______________________________________________________ 166
Programación indicativa anual ___________________________________________________________________ 172
Programación, reprogramación y ejecución de metas ________________________________________________ 174
Programación Cuatrimestral de Metas _____________________________________________________________ 174
Ejecución de Metas ____________________________________________________________________________ 175
Reprogramación de subproductos ________________________________________________________________ 180
Reprogramación de Subproductos que conlleva Modificación de Metas (Inicial y durante la Etapa de Ejecución) _ 180
Reprogramación de Subproductos (conlleva modificación presupuestaria y no conlleva modificación de metas) _ 181
Programación y reprogramación financiera _________________________________________________________ 184
Constitución, manejo, reposición y liquidación del Fondo Rotativo Interno _______________________________ 187
Constitución de Fondo Rotativo Interno ___________________________________________________________ 189
Manejo del Fondo Rotativo Interno (Pago por Cheque) _______________________________________________ 190
Reposición del Fondo Rotativo Interno ____________________________________________________________ 191
Liquidación del Fondo Rotativo Interno ____________________________________________________________ 191
Ejecución por acreditamiento en cuenta ___________________________________________________________ 196
Etapa de Compromiso __________________________________________________________________________ 196
Etapa de Devengado ___________________________________________________________________________ 197
Constitución, reposición y liquidación del fondo de caja chica __________________________________________ 200
Constitución del Fondo de Caja Chica ______________________________________________________________ 202
Reposición del Fondo de Caja Chica _______________________________________________________________ 202
Liquidación del Fondo de Caja Chica _______________________________________________________________ 203
Elaboración de caja fiscal de unidad ejecutora ______________________________________________________ 207
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 4
Administración de Tiempo Extraordinario __________________________________________________________ 211
Reconocimiento de gastos por servicios técnicos o profesionales individuales prestados ____________________ 217
Reconocimiento de Gastos Anticipo _______________________________________________________________ 217
Registro de Ingresos Propios _____________________________________________________________________ 223
Procedimientos de Planificación de Adquisiciones _____________________________________ 226
Vinculación Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) __________________ 226
Vinculación plan operativo anual (POA) y plan anual de compras y contrataciones (PACC) en etapa de planificación y
formulación del presupuesto ____________________________________________________________________ 226
Vinculación plan operativo anual (POA) y plan anual de compras y contrataciones (PACC) en etapa de ejecución del
presupuesto __________________________________________________________________________________ 227
Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones ________________________ 231
Planificación anual de compras y contrataciones –PACC- ______________________________________________ 231
Seguimiento y modificación al plan anual de compras y contrataciones –PACC- ___________________________ 233
Procedimientos de Adquisiciones _________________________________________________________________ 243
Procedimiento de Compras de Baja Cuantía / Compra Directa ________________________________ 243
Compra de baja cuantía o compra directa por caja chica ______________________________________________ 245
Compra de baja cuantía o compra directa por medio de cheque ________________________________________ 246
Compra por Contrato Abierto ____________________________________________________________________ 263
Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos____________ 269
Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos ____________ 292
Gestión interna para la precalificación de proveedores de bienes o servicios ______________________________ 315
Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos _______ 322
Diagramas de Flujo ____________________________________________________________________________ 332
Adquisición y Uso de Combustible ________________________________________________________________ 345
Manejo de Activos Fijos y Bienes Fungibles ________________________________________________ 350
Normas para la administración de los activos fijos y bienes fungibles ____________________________________ 350
Registro y asignación de inventario _______________________________________________________________ 354
Ingreso y Asignación de Activos Fijos por Compra ____________________________________________________ 354
Ingreso y Asignación de Activos Fijos Por Traslado o Donación _________________________________________ 356
Ingreso y Registro de Activos Fijos por Reposición ___________________________________________________ 358
Ingreso y Asignación de Bienes Fungibles por Compra ________________________________________________ 360
Ingreso y Asignación de Bienes Fungibles por Traslado ________________________________________________ 361
Registro de Descargo y Reasignación de Activos Fijos y Bienes Fungibles _________________________________ 363
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 5
Registro y asignación de inventarioRegistro de Descargo y Reasignación de Activos Fijos y Bienes Fungibles (1 de 1)
Persona responsable del activo fijo o bien
fungibleResponsable de Inventario
Nueva persona responsable
Nueva persona responsable del activo fijo o bien
fungible
Inicio
Solicita ante el descargo de activo fijo o bien fungible
Verifica el estado del Activo Fijo y/o
bien fungible
¿Se encuentra en mal estado?
Aplica procedimiento de
egreso de inventario correspondiente
Continúa con el procedimiento
Sí
No
Opera descargos en tarjetas de
responsabilidad y cuando aplique en el
SICOIN requiere firma de la persona responsable
Firma tarjera de responsabilidad y
cuando aplique “Resguardo de bienes” por los
descargos realizados
Almacena los activos fijos y/o
bienes fungibles en bodega o lugar
asignado
Requiere activo fijo o bien fungible según formato
“Movimiento de activos fijos y bienes
fungibles”
Recibe solicitud y entrega el activo
fijo o bien fungible
Opera asignación en tarjeta de
responsabilidad y cuando aplique en el SICOIN para el nuevo responsable y firma
Firma tarjetas de responsabilidad
correspondiente y cuando aplique “resguardo de
Bienes”
Archiva documentos de respaldo del descargo y
cuando aplique la reasignación del activo
fijo o bien fungible
Fin
378
Manejo de Almacén __________________________________________________________________ 379
Normas para la administración de almacén ________________________________________________________ 379
Realización de Inventarios Físicos de Almacén ___________________________________________________ 381
Corrección de Información Registrada en el Sistema de Almacén ____________________________________ 382
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 6
Adquisición de Series de Forma 1-H y Tarjetas de Control __________________________________________ 383
Ingreso de almacén ____________________________________________________________________________ 388
Ingreso a Almacén por Compra ________________________________________________________________ 388
Ingreso a Almacén por Traslado Interno _________________________________________________________ 389
Ingreso a Almacén por Donación o Traslado Externo ______________________________________________ 390
Reingreso de Insumos _______________________________________________________________________ 392
Egreso de almacén ____________________________________________________________________________ 402
Egreso de Almacén por Requisición ____________________________________________________________ 402
Egreso de Almacén por Traslado Interno o Externo _______________________________________________ 403
Egreso de Almacén por Baja Definitiva de Insumos ________________________________________________ 405
Introducción
El presente manual de normas, procesos y procedimientos de la Dirección de Contabilidad de Estado del
Ministerio de Finanzas Públicas se elaboró considerando la importancia de definir y estandarizar los criterios y
procedimientos para gestionar los procesos, y dar cumplimiento a lo estipulado por las Normas Generales de
Control Interno Gubernamental y Ley de Acceso a la Información Pública.
Las autoridades de la dependencia son responsables de custodiar, divulgar, actualizar y capacitar a su personal
sobre el contenido de este manual, para su correcta aplicación en el ámbito de sus responsabilidades para el
logro eficiente y eficaz de los objetivos asignados, y de esta manera contribuir a los resultados institucionales
que buscan producir un impacto positivo en el desarrollo de Guatemala.
Propósito del manual Ser un instrumento administrativo de orientación para el usuario, de utilidad para la gestión interna
institucional y el correcto desarrollo de las labores del personal de la Dirección de Contabilidad del Estado.
Asimismo, es una fuente de información oficial para los demás funcionarios de la institución y otras partes
interesadas, que detalla el propósito, las actividades y su secuencia, responsables y normatividad aplicable a
los procedimientos de la dependencia de acuerdo al marco legal que establece su competencia y funciones.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 8
1. CORRESPONDENCIA
. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
CORRESPONDENCIA 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Recepción, Registro y Distribución de Expedientes y Correspondencia que Ingresan a la Dirección.
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Darle el trámite correspondiente a lo solicitado por las instituciones públicas y otros interesados.
Inicia: recepción de expedientes y correspondencia tanto físicamente como a través del Sistema de Expedientes Web.
Finaliza: entrega del expediente (documentos) por medio de conocimiento escrito y lo traslada por el Sistema de Expedientes Web a quien corresponda resolverlos.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
b) Acuerdo Ministerial Numero 123-2015 del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Los documentos deben ser entregados a la persona que corresponda resolverlos en el menor tiempo posible.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe expedientes por medio del Sistema de Expedientes Web de las diferentes dependencias del MINFIN y del Centro de Atención del Usuario -CAU-. Asigna número de expediente en el Sistema de Expedientes Web, cuando no han sido registrados en el mismo.
Técnico Receptor de Documentos
2.
Confronta en el Sistema de Expedientes Web, revisa los documentos que conforman el expediente y la correspondencia.
No está foliado, se devuelve físicamente y a través del Sistema de Expedientes Web a la dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas correspondiente.
Si está debidamente foliado, sella, firma original y copia de conocimiento, numera el mismo y lo traslada al Departamento que le corresponderá resolverlo.
Técnico Receptor de Documentos
4. Clasifica y registra los documentos recibidos en el Sistema de Expedientes.
Técnico Receptor de Documentos
5. Entrega por medio de conocimiento y por el Sistema de Expedientes a las Secretarias de los distintos Departamentos, según corresponda resolverlos.
Técnico Receptor de Documentos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 9
Recepción, Registro, Distribución de Expedientes y Correspondencia que Ingresan a la Dirección (1 de 1)
Técnico Receptor de Documentos
Recibe expediente por medio del Sistema de Expedientes y físicamente de las diferentes dependencias del MINFIN y del Centro de Atención del Usuario -CAU- y asigna número de expediente en el Sistema de Gestión de Expedientes.
Asigna número de expediente en el Sistema de Expedientes Web, cuando no han sido registrados en el mismo.
Entrega por medio de conocimiento y por el Sistema de Expedientes a las secretarias de los distintos Departamentos, según corresponda resolverlos.
Confronta en el Sistema de Expedientes Web, revisa los documentos que conforman el expediente y la correspondencia.
No está foliado, se devuelve físicamente y a través del Sistema de Expedientes Web a la dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas correspondiente.
Si está debidamente foliado, sella, firma original y copia de conocimiento, numera el mismo y lo traslada al Departamento que le corresponderá resolverlo.
Clasifica y registra los documentos recibidos en el Sistema de Expedientes.
Inicio
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 10
. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
CORRESPONDENCIA 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Evacuación de Correspondencia
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Informar del trámite de solicitudes planteadas por particulares o entidades a través de oficios, memorando, circulares o resoluciones emitidas de acuerdo a sus peticiones.
Inicia: traslado de expedientes físicamente y a través del Sistema de Expedientes Web para informar a los interesados.
Finaliza: archivo de fotocopias que contienen nombre, firma y sello de recepción de los documentos que han sido entregadas a los particulares o a las instituciones.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
b) Acuerdo Ministerial Numero 123-2015 del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Los documentos deben ser entregados a los destinatarios en el menor tiempo posible.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Traslada expedientes, oficios, memorando, circulares, providencias o resoluciones para que se distribuyan de acuerdo a la Institución o persona particular como corresponda.
Personal de la Dirección
2.
Recibe expediente y correspondencia, revisa que los documentos estén debidamente foliados por cada Departamento, firma de recibido el conocimiento respectivo o fotocopia del oficio que será entregado.
Secretaria del Departamento de Servicios Administrativos
Internos
3.
Identifica a que institución o residencia deberá enviarlo, registra en el libro de control de egresos de correspondencia y coordina el traslado a las diferentes instituciones y a particulares.
Secretaria del Departamento de Servicios Administrativos
Internos
4. Recibe documentación y entrega a las instituciones y particulares que corresponda. Mensajero
5. Reciben, firman y sellan fotocopias del oficio o conocimiento como constancia. Instituciones y/o particulares
6. Recibe documentos o conocimientos debidamente firmados de recibido, distribuye las fotocopias a las Secretarias de los distintos Departamentos, archiva fotocopias.
Secretaria del Departamento de Servicios Administrativos
Internos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 11
Evacuación de Correspondencia (1 de 1)
Evacuación de
Correspondencia
Secretaria del Departamento de Servicios Administrativos
InternosMensajero Instituciones y/o usuarios
Traslada expedientes,
oficios, memorando,
circulares, providencias o
resoluciones para que se distribuyan
de acuerdo a la Institución o
persona particular como corresponda.
Recibe expediente y correspondencia,
revisa que los documentos estén
debidamente foliados por cada Departamento,
firma de recibido el conocimiento respectivo o
fotocopia del oficio que será
entregado.
Identifica a que institución o
residencia deberá enviarlo, registra
en el libro de control de egresos
de correspondencia y coordina el traslado a las
diferentes instituciones y
usuarios.
Recibe documentación y
distribuye a las instituciones y/o
usuarios.
Firman copias del oficio o
conocimiento como constancia
de haber recibido.
Recibe documentos o conocimientos
debidamente firmados de
recibido, traslada copias a las
secretarias de los distintos
Departamentos, archiva copias.
Inicio
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 12
2. ASESORÍAS Y NORMAS
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
ASESORÍAS Y NORMAS 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Soporte a Entidades Públicas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Servicio integral orientado a resolver las consultas de los usuarios de las entidades del Gobierno Central, Descentralizadas y Autónomas, en temas contables y operativos de los diversos módulos de los sistemas Sicoin, Siges y Guatenóminas.
Inicia: con la recepción de consultas de las Entidades.
Finaliza: con la ejecución del proceso en los sistemas por parte de la Entidad.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto. b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas
Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Realiza consultas vía telefónica, personal, escrita o a través del sistema de mesa de ayuda.
Entidad
2. Responde consulta vía telefónica, escrita, en forma personal y sistema de mesa de ayuda.
Asesor Presupuestario Contable / Analista Presupuestario
3.
Analiza la consulta y verifica la información reportada.
¿Tipo de error?
Si es de procedimiento: Le indica al usuario la solución.
Si es del sistema: lo traslada a soporte técnico de informática a través del sistema de mesa de ayuda.
Asesor Presupuestario Contable / Analista Presupuestario
4.
Analiza y resuelve el problema informático reportado por el usuario (entidad) e informa por el sistema de mesa de ayuda -OTRS- al Asesor Presupuestario Contable o Analista Presupuestario.
Dirección de Tecnologías de la Información
5.
Recibe la información de Dirección de Tecnologías de la Información y le informa por el sistema de mesa de ayuda al usuario (entidad).
Asesor Presupuestario Contable / Analista Presupuestario
6. Ejecuta el proceso en el Sicoin, Siges y Guatenóminas. Entidad
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 13
Soporte a Entidades Públicas (1 de 1)
EntidadAsesor Presupuestario Contable/ Analista
Presupuestario
Dirección de Tecnologías de la
Información
Inicio
Realiza consulta.
Responde consulta vía
telefónica, escrita o en forma personal.
Analiza la consulta y verifica
la información reportada.
¿Tipo de Error?
Indica solución.
Lo traslada a Soporte Técnico por medio del
sistema de mesa de ayuda -OTRS-.
Analiza y resuelve el problema informático
reportado por el usuario.
Procedimiento Sistema
Recibe información de
solución del problema e informa al usuario.
Ejecuta el proceso en Sicoin, Siges y Guatenóminas.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 14
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
ASESORÍAS Y NORMAS 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Resolución de Expedientes de Asesoría Contable, Presupuestaria y Guatenóminas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Darle el trámite correspondiente a lo solicitado en los expedientes asignados al Departamento de Asesoría Técnica.
Inicia: con la recepción del expediente.
Finaliza: con el archivo de la copia del documento firmada de recibido.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe expediente presentado en la ventanilla de Recepción de Documentos de la Dirección o Departamento que traslada en forma física y a través del Sistema de Expedientes Web.
Secretaria del Departamento de Asesoría Técnica
2.
Entrega expediente al Asesor Presupuestario Contable o Analista Presupuestario que corresponda por medio de conocimiento.
Secretaria del Departamento de Asesoría Técnica
3.
Recibe expediente y recopila información, analiza, elabora documento que proceda (oficio o providencia) firma, sella y traslada al Jefe del Departamento.
Asesor Presupuestario Contable/Analista Presupuestario
4.
Revisa el documento elaborado.
¿Tiene Observaciones?
Si: devuelve al Asesor Presupuestario Contable / Analista Presupuestario.
No: firma, sella y entrega a la Secretaria del Departamento.
Jefe del Departamento de Asesoría Técnica
5. Recibe expediente, elabora el conocimiento y entrega a la Asistente del Director o Subdirector para firma.
Secretaria del Departamento de Asesoría Técnica
6. Recibe, firma conocimiento y traslada a Director o Subdirector.
Asistente de Dirección o Subdirección
7. Recibe y revisa documento.
¿Tiene observaciones? Director o Subdirector
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 15
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Si: devuelve a la Asistente de Dirección o Subdirección.
No: firma y sella de visto bueno.
8. Recibe expediente y devuelve por medio de conocimiento a Secretaria del Departamento de Asesoría Técnica.
Asistente de Dirección o Subdirección
9. Recibe expediente y documentos firmados. Secretaria del Departamento de
Asesoría Técnica
10.
Si tiene observaciones traslada a Asesor Presupuestario Contable o Analista Presupuestario, si está firmado lo traslada al Departamento de Servicios Administrativos Internos, para que informe a la Institución o persona que realizó la solicitud, si el expediente corresponde a otro Departamento, traslada a la Secretaria del mismo o a la Dependencia de este Ministerio que corresponda.
Secretaria del Departamento de Asesoría Técnica
11. Archiva la copia firmada de recibido. Secretaria del Departamento de
Asesoría Técnica
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 16
Resolución de Expedientes de Asesoría Contable, Presupuestaria y Guatenóminas ( 1 de 1)
Asesor Presupuestario Contable/ Analista
Presupuestario
Secretaria del Departamento de Asesoría Técnica
Director o SubdirectorAsistente de Dirección o
Subdirección
Coordinador del Departamento de Asesoría Técnica
Inicio
Recibe expediente de
solicitud.
Entrega expediente por
medio de conocimiento.
Recibe expediente,
recopila información,
analiza, elabora documento, firma
y sella.
Revisa el documento.
¿Observaciones?
Firma y sella.
No
Si
Elabora conocimiento.
Recibe y firma conocimiento.
Revisa documento.
Firma y sella.
¿Observaciones?
No
Si
Devuelve por medio de
conocimiento.
Recibe expediente y documentos
firmados.
¿Observaciones de Dirección?
Devuelve a Asesor Presupuestario
Contable o Analista Presupuestario.
Traslada a Departamento de
Servicios Administrativos Internos para su
distribución.
Archiva copia firmada de recibido.
FIN
Si
No
A
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 17
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
ASESORÍAS Y NORMAS 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración de Normas y Procedimientos en Materia Contable
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Elaborar normas y procedimientos en materia contable para el Sector Público No Financiero.
Inicia: con la recepción de solicitud de creación, por estar establecidas en alguna normativa legal y por necesidad de creación.
Finaliza: informa a las instituciones que correspondan la aplicación de la norma.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto. b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas
Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe solicitud (interna o externa), elabora memorando y entrega al Asesor de Normas Contables.
Secretaria de Departamento de Normas
2. Recibe y analiza la naturaleza de la actividad a regular y recopila la información.
Asesor de Normas Contables
3. Elabora norma o procedimiento y la presenta a Jefatura del Departamento de Normas.
Asesor de Normas Contables
4.
Procede a la revisión del análisis de la norma o procedimiento. ¿Tiene modificaciones? Si: devuelve al Asesor de Normas Contables. No: Firma de visto bueno y la traslada a la Dirección o Subdirección.
Jefe del Departamento de Normas
5.
Revisa la norma o procedimiento. ¿Tiene Modificaciones? Si: devuelve a la Jefatura del Departamento de Normas. No: Firma la norma o procedimiento e informa a instituciones para su aplicación.
Dirección o Subdirección.
6. Cuando proceda la traslada al Despacho Ministerial. Dirección o Subdirección
7.
Revisa la norma o procedimiento. ¿Tiene observaciones? Si: Devuelve a esta Dirección. No: Firma la norma o procedimiento y traslada a esta Dirección.
Despacho Ministerial
8. Informa la norma o procedimiento a las instituciones que correspondan para su aplicación y cuando proceda se publican en el portal del Ministerio.
Dirección o Subdirección
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 18
Elaboración de Normas y Procedimientos en Materia Contable (1 de 1)
Secretaria de Departamento de
Normas
Asesor de Normas Contables
Jefe del Departamento de Normas
Dirección o Subdirección Despacho Ministerial
Inicio
Recibe solicitud y elabora
memorando.
Recibe, analiza la naturaleza de
la actividad a regular y
recopila la
información.
Elabora norma o
procedimiento.
Procede a la revisión del análisis
de la norma o
procedimiento.
¿Tiene modificaciones?
Devuelve.
Firma de visto
bueno.
Revisa la norma o
procedimiento.
¿Tiene modificaciones?
Devuelve.
¿Tiene
observaciones?
Firma de visto
bueno.
Devuelve.
Informa la norma o procedimiento a las
instituciones que correspondan para
su aplicación.
Fin
NoSi
Si
SiNo
No
B
A
A
B
Revisa la norma o
procedimiento.
Firma de visto
bueno.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 19
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
ASESORÍAS Y NORMAS 02 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Análisis y Resolución de Expedientes Varios
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Darle el trámite correspondiente a las solicitudes que ingresan al Departamento de Normas.
Inicia: con la recepción de expedientes.
Finaliza: con el informe a la Institución o persona que realizó la solicitud y archivo de documentos.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe expediente en forma física y a través del Sistema de
Expedientes Web.
Secretaria del Departamento de
Normas
2. Elabora memorando y entrega expediente al Asesor o
Analista de Normas Contables que corresponda.
Secretaria del Departamento de
Normas
3.
Recibe expediente, recopila información, analiza, elabora
documento que proceda (oficio, providencia o resolución)
firma, sella y traslada a Jefe de Departamento.
Asesor de Normas Contables/
Analista de Normas Contables
4.
Revisa el documento elaborado.
¿Tiene modificaciones?
Si: devuelve al Asesor o Analista de Normas Contables.
No: firma, sella y entrega al Asesor o Analista de Normas
Contables.
Jefe del Departamento de
Normas
5.
Recibe expediente y lo entrega a la Secretaria del
Departamento para que lo traslade a la Asistente de
Dirección o Subdirección.
Asesor de Normas Contables/
Analista de Normas Contables
6. Recibe expediente, elabora el conocimiento y entrega a la
Asistente de Dirección o Subdirección para firma.
Secretaria del Departamento de
Normas
7. Recibe, firma conocimiento y traslada a Director o
Subdirector.
Asistente de Dirección o
Subdirección
8. Recibe y revisa documento.
¿Tiene Observaciones? Dirección o Subdirección
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 20
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
No: firma y sella de visto bueno.
Si: indica observaciones y devuelve a la Asistente de
Dirección o Subdirección.
9. Recibe expediente y devuelve por medio de conocimiento a
la Secretaria del Departamento de Normas.
Asistente de Dirección o
Subdirección
10.
Recibe expediente y documentos firmados.
¿Tiene observaciones?
Si: traslada a Asesor o Analista de Normas Contables.
No: elabora conocimiento y traslada al Departamento de
Servicios Administrativos Internos, para que informe a la
Institución o persona que realizó la solicitud y archiva.
Secretaria del Departamento de
Normas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 21
Análisis y Resolución de Expedientes Varios (1 de 2)
Secretaria de Departamento de
Normas
Asesor / Analista de Normas Contables
Jefe del Departamento de Normas
Asistente de Dirección o Subdirección
Dirección o Subdirección
Inicio
Recibe expediente.
Elabora
memorando.
Revisa expediente,
recopila información,
analiza, elabora documento que proceda, firma y
sella.
Revisa el documento
elaborado.
¿Tiene
modificaciones?
No
Si
A
Devuelve.
Firma y sella.
Recibe expediente y lo entrega a
Secretaria.
Recibe expediente y elabora el
conocimiento.
Recibe y firma
conocimiento.
Si
Revisa el
documento.
Devuelve.
Firma y sella.
¿Tiene
observacioens?
No
Recibe expediente y documentos
firmados.
A
1
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 22
Análisis y Resolución de Expedientes Varios (2 de 2)
Secretaria de Departamento de Normas Asesor / Analista de Normas ContablesJefe del Departamento de
Normas
1
Si
No
¿Tiene observaciones?
Recibe expediente y documentos firmados.
Traslada a Asesor o Analista de Normas Contables.
Fin
Elabora conocimiento, traslada al Departamento de Servicios
Administrativos Internos para que informe a la Institución o persona
que realizó la solicitud y archiva.
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 23
3. SISTEMAS
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
SISTEMAS 03 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Gestión para las Modificaciones o Nuevas Implementaciones en los Sistemas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Realizar los cambios que necesiten los sistemas que corresponden a la Dirección de Contabilidad del Estado.
Inicia: con presentación de solicitud de cambio en los sistemas.
Finaliza: capacitar a los departamentos de Implementación y Capacitación y Asistencia Técnica e informa al
solicitante y entidades involucradas sobre el desarrollo de la aplicación.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto. b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas
Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Presentan solicitud de cambio en los sistemas: Siges,
Sicoin y otros.
Por publicación o actualización de leyes se identifican
necesidades de cambio en los sistemas.
Entes Rectores del Ministerio
de Finanzas Públicas, Entidades
de Gobierno Central y
Descentralizadas
2.
Recibe la solicitud de cambio en los sistemas y traslada
al Jefe de Departamento de Conceptualización de
Sistemas.
Secretaria del Departamento
3.
Evalúa si es procedente la solicitud, si define que
procede entonces asigna la prioridad de trabajo y la
traslada al Asesor Conceptual.
Jefe del Departamento de
Conceptualización
4. Recopila la información, analiza y elabora el proyecto de
caso de uso y el oficio de traslado. Asesor Conceptual
5.
Revisa, analiza, aprueba el caso de uso, firma el oficio de
traslado para la DTI y traslada a Secretaria del
Departamento.
Jefe del Departamento de
Conceptualización de Sistemas
6. Traslada el oficio al Subdirector o Director Secretaria del Departamento
7. Revisa, analiza, firma de visto bueno el oficio y devuelve
al Departamento de Conceptualización de Sistemas Director o Subdirector
8. Recibe el caso de uso y oficio con el visto bueno y lo Secretaria del Departamento
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 24
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
traslada a la Dirección de Tecnologías de la Información.
9.
Realiza reuniones con el Programador de la Dirección de
Tecnologías de la Información y rinde informes al Jefe
del Departamento de los avances del tema.
Asesor Conceptual
10. Desarrolla o modifica la herramienta informática en los
sistemas correspondientes (Siges, Sicoin u otro).
Programador de la Dirección de
Tecnologías de la Información
11. Realiza pruebas y valida el desarrollo informático del
caso de uso (Siges, Sicoin u otro).
Asesor Conceptual
12. Elabora la Guía de Aplicación, cuando corresponda. Asesor Conceptual
13.
Informa del desarrollo de la aplicación, traslada la Guía
y capacita a los Departamentos de Implementación y
Capacitación; y Asistencia Técnica para lo que
corresponda.
Asesor Conceptual
14.
Realiza oficio de respuesta para los Entes Rectores del
Ministerio de Finanzas Públicas, Entidades de Gobierno
Central y Descentralizadas, según quien haya enviado la
solicitud de cambio, o bien, para todas según la
implicación del cambio y gestiona su entrega.
Secretaria del Departamento
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 25
Gestión para las Modificaciones o Nuevas Implementaciones en los Sistemas (1 de 1)
Entes Rectores del Ministerio de Finanzas Públicas,
Entidades de Gobierno
Central y Descentralizadas
Jefe del Departamento de Conceptualización de
Sistemas
Programador de la Dirección de Tecnologías de
la Información
Director o
SubdirectorAsesor Conceptual
Secretaria del Departamento de Conceptualización de
Sistemas
Inicio
Presentan solicitud de cambio en
sistemas Siges, Sicoin y otros.
Por publicación o actualización de
leyes se identifican necesidades de cambio en los
sistemas.
Recibe la solicitud de
cambio en los sistemas.
Recopila la información, analiza y elabora el proyecto
de caso de uso y oficio de traslado.
Evalúa si es procedente la
solicitud.
Revisa, analiza y firma de visto
bueno el oficio.
Revisa, analiza, aprueba el caso de uso, firma el
oficio de traslado para la DTI.
Desarrolla o modifica la herramienta
informática en los sistemas
correspondientes.
Realiza pruebas y valida el desarrollo informático del
caso de uso.
Elabora la Guía de Aplicación.
Informa del desarrollo de la aplicación y traslada la guía al
Departamento de Implementación y
Capacitación para lo que corresponda.
Fin
Traslada el oficio.
¿Procede?
Asigna la prioridad de
trabajo.
Recibe caso de uso con el visto bueno de la
Dirección.
Realiza oficio de respuesta a quien haya enviado la solicitud o
bien para todas las entidades según la
implicación del cambio y gestiona su entrega.
Realiza reuniones con el programador y rinde informes
al Jefe del Departamento sobre los avances.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 26
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
SISTEMAS 03 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Actualización y Parametrización de Catálogos y Clasificadores de los Sistemas SIAF
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Darle el trámite correspondiente a lo solicitado en los expedientes asignados al Departamento de
Administración de Sistemas.
Inicia: con la recepción del expediente de solicitud de actualización de catálogos.
Finaliza: con el informe a la Entidad y archivo del expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe expediente que contiene solicitud de actualización
y/o parametrización de catálogos o clasificadores de los
Sistemas SIAF, elabora memorando y entrega expediente al
Analista de Administración de Sistemas que corresponda.
Secretaria Departamento de
Administración de Sistemas
2.
Recibe expediente en forma física y del Sistema de
Expedientes, recopila información, analiza y si procede
realiza la actualización, y/o parametrización de catálogos y/o
clasificadores de los Sistemas SIAF que correspondan.
Analista de Administración de
Sistemas
3. Elabora proyecto de respuesta a la entidad, firma, sella y
traslada al Jefe del Departamento.
Analista de Administración de
Sistemas
4. Revisa el documento, firma, sella y entrega a la Secretaria. Jefe del Departamento de
Administración de Sistemas
5. Recibe expediente, elabora el conocimiento y entrega a la
Asistente del Director o Subdirector para firma.
Secretaria del Departamento de
Administración de Sistemas
6. Recibe el expediente, firma conocimiento y traslada el
proyecto de respuesta a Director o Subdirector.
Asistente de Dirección o
Subdirección
7. Recibe el proyecto de respuesta, revisa, firma, sella de visto
bueno y devuelve a la Secretaria de Dirección o Subdirección. Director o Subdirector
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 27
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
8. Recibe expediente y devuelve por medio de conocimiento a
Secretaria del Departamento de Administración de Sistemas.
Asistente de Dirección o
Subdirección
9.
Recibe expediente y documentos firmados, elabora
conocimiento y traslada al Departamento de Servicios
Administrativos Internos, para que informe a la Entidad
solicitante y archiva.
Secretaria del Departamento de
Administración de Sistemas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 28
Actualización y Parametrización de Catálogos y Clasificadores de los Sistemas SIAF ( 1 de 1)
Secretaria Departamento de Administración de
Sistemas
Analista de Administración de
Sistemas
Coordinador del Departamento de Administración de
Sistemas
Asistente de Dirección o Subdirección
Director o Subdirector
Inicio
Recibe expediente que
contiene solicitud y
elabora
memorando.
Recopila información, analiza y si
procede actualiza o parametriza lo
que corresponda.
Elabora proyecto de respuesta a la entidad, firma y
sella.
Revisa el documento,
firma y sella.
Recibe expediente, y elabora el
conocimiento.
Recibe el expediente y
firma
conocimiento.
Revisa el proyecto de respuesta,
firma y sella de visto
bueno.
Recibe expediente y devuelve por
medio de
conocimiento.
Fin
Recibe expediente y documentos
firmados, elabora conocimiento y
traslada al Departamento de
Servicios Administrativos
Internos, para que informe a la
Entidad solicitante
y archiva.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 29
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
SISTEMAS 03 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Creación de Usuarios y Roles en los Sistemas SIAF
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Asignación de usuarios y roles en los Sistemas SIAF.
Inicia: con la recepción de solicitudes.
Finaliza: con el informe a la institución y archivo de expedientes.
NORMATIVA APLICABLE: a) Decreto No. 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto. b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de
Finanzas Públicas. c) Acuerdo Ministerial 36-2005 Autorización de la Aplicación del Sistema de Nómina y
Registro de Personal, dentro del Sicoin. d) Acuerdo Ministerial Número 40-2005.Creación del Sistema Informático de Gestión
denominado SIGES. e) Acuerdo Ministerial Número 42-2004. Cambio de plataforma informática en la tecnología
Web en n-capas del Sistema de Contabilidad Integrada Sicoin Web.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe solicitudes, elabora memorando y entrega al Analista de Administración de Sistemas.
Secretaria Departamento de Administración de Sistemas
2. Recibe solicitud y verifica que no exista en los Sistemas SIAF el usuario solicitado y procede a crearlo y asignar funciones o ampliar los roles.
Analista de Administración de Sistemas
3. Elabora documento de respuesta para informar a la institución que ya fueron creados o ampliados los roles y traslada al Jefe del Departamento.
Analista de Administración de Sistemas
4. Revisa el documento, firma, sella y traslada a Secretaria de Departamento.
Jefe del Departamento de Administración de Sistemas
5. Recibe los documentos, elabora conocimiento y entrega a la Asistente de Dirección o Subdirección.
Secretaria Departamento de Administración de Sistemas
6. Recibe el expediente, firma conocimiento y traslada el proyecto de respuesta a Dirección o Subdirección
Asistente de Dirección o Subdirección
7. Revisa el proyecto de respuesta, firma, sella de visto bueno y devuelve a Asistente de Dirección o Subdirección.
Director o Subdirector
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 30
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
8. Recibe expediente y devuelve por medio de conocimiento a
Secretaria del Departamento de Administración de Sistemas.
Asistente de Dirección o
Subdirección
9. Recibe y traslada al Departamento de Servicios Administrativos Internos para que informe a la institución y archiva.
Secretaria Departamento de Administración de Sistemas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 31
Creación de Usuarios y Roles en los Sistemas SIAF ( 1 de 1)
Secretaria Departamento de Administración de
Sistemas
Analista de Administración de
Sistemas
Coordinador del Departamento de Administración de
Sistemas
Asistente de Dirección o
Subdirección
Director o Subdirector
Inicio
Recibe solicitudes y
elabora
memorando.
Verifica que no exista en los
Sistemas SIAF el usuario
solicitado, procede a crearlo
y asignar funciones o
ampliar los roles.
Revisa el documento,
firma y sella.
Elabora documento de respuesta para informar a la
institución que ya fueron creados o
ampliados los
roles.
Recibe los documentos y
elabora
conocimiento.
Recibe el expediente y
firma
conocimiento.
Revisa el proyecto de respuesta,
firma y sella de visto
bueno.
Recibe expediente y devuelve por
medio de
conocimiento.
Recibe y traslada al Departamento
de Servicios Administrativos
Internos para que informe a la institución y
archiva.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 32
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
SISTEMAS 03 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Análisis y Resolución de Expedientes de Administración de Sistemas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Darle el trámite correspondiente a lo solicitado en los expedientes asignados al Departamento de
Administración de Sistemas.
Inicia: con la recepción del expediente.
Finaliza: con el informe a la Institución y archivo del expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto. b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de
Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe expediente, elabora memorando y entrega al Analista de Administración de Sistemas que corresponda.
Secretaria Departamento de Administración de Sistemas
2.
Recibe expediente en forma física y del Sistema, recopila información, analiza, elabora documento que proceda (oficio, providencia o resolución) firma, sella y traslada a Jefe del Departamento de Administración de Sistemas.
Analista de Administración de Sistemas
3. Revisa el documento, firma, sella y entrega a Secretaria de Administración de Sistemas.
Jefe del Departamento de Administración de Sistemas
4. Recibe expediente, elabora el conocimiento y entrega el proyecto de respuesta a la Asistente del Director o Subdirector para firma.
Secretaria Departamento de Administración de Sistemas.
5. Recibe el expediente, firma conocimiento y traslada el proyecto de respuesta a Director o Subdirector.
Asistente de Dirección o Subdirección
6. Recibe, revisa, firma, sella de visto bueno y devuelve a la Secretaria de Dirección o Subdirección.
Director o Subdirector
7. Recibe expediente y devuelve por medio de conocimiento a Secretaria del Departamento de Administración de Sistemas.
Asistente de Dirección o Subdirección
8.
Recibe expediente y documentos firmados, elabora conocimiento y traslada al Departamento de Servicios Administrativos Internos, para que informe a la Institución o persona que realizó la solicitud y archiva.
Secretaria Departamento de Administración de Sistemas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 33
Análisis y Resolución de Expedientes de Administración de Sistemas (1 de 1)
Secretaria Departamento de Administración de
Sistemas
Analista de Administración de Sistemas
Coordinador del Departamento de Administración de
Sistemas
Asistente de Dirección o Subdirección
Director o Subdirector
Inicio
Recibe expediente y elabora
conocimiento.
Recibe expediente y devuelve por
medio de
conocimiento.
Recibe expediente, recopila información,
analiza, elabora documento que
proceda, firma y sella.
Fin
Recibe proyecto de respuesta y
firma
conocimiento.
Revisa el proyecto de respuesta,
firma y sella de
visto bueno.
Recibe expedientes y
elabora
memorando.
Revisa el documento,
firma y sella.
Elabora conocimiento y
traslada al Departamento de
Servicios Administrativos
Internos, para que informe a la Institución o persona que
realizó la solicitud
y archiva.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 34
4. REGISTRO CONTABLE
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
REGISTRO CONTABLE 03 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Análisis, Elaboración y Aprobación del Comprobante Único de Registro (CUR) Contable
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Análisis, elaboración y aprobación de Comprobantes Únicos de Registro sin afectación presupuestaria.
Inicia: con la recepción de expedientes.
Finaliza: con el archivo de la documentación.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto. b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de
Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe diariamente expedientes físicos, oficios y por medio del Sistema de Control de Expedientes, los clasifica, distribuye a los Analistas y Asistentes de Registro Contable.
Secretaria de Departamento de Registro Contable
2.
Diariamente se presenta al Banco de Guatemala (tiene que tener autorización), recibe las boletas de depósito, notas de débito y crédito por diferentes conceptos. Del Crédito Hipotecario Nacional, recibe boletas de depósito por diferentes conceptos, notas de débito y crédito por cheques rechazados y de la Tesorería Nacional, notas de débito y crédito LBTR.
Asistente de Gestión de Documentos
3.
Clasifica boletas de depósito, notas de débito y crédito, notas de débito y crédito LBTR obtiene fotocopias, elabora conocimiento y distribuye a los Asistentes de Registro de la Dirección o dependencia que le corresponda efectuar el registro.
Asistente de Gestión de Documentos
4. Archiva las boletas de depósito, notas de débito y crédito duplicado, notas de débito y crédito LBTR.
Asistente de Gestión de Documentos
5.
Recibe las boletas de depósito, notas de débito y crédito, notas de débito y crédito LBTR, oficios y expedientes, los analiza y procede a elaborar el CUR contable a nivel de registrado, anota el número preliminar del CUR en la documentación y traslada para su aprobación.
Asistente de Registro Contable
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 35
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
6.
Con base a la documentación de soporte, revisa el CUR y analiza. ¿Está correcto? No: devuelve para su corrección. Si: aprueba y traslada al Asistente de Registro Contable que elaboró el CUR.
Analista Aprobador Contable *
7. Recibe la documentación de soporte del CUR aprobado, imprime, firma y traslada al Analista Aprobador Contable que aprueba el CUR.
Asistente de Registro Contable
8. Recibe el CUR impreso, revisa, firma y devuelve al Asistente que elaboró el CUR.
Analista Aprobador Contable
9.
Recibe el CUR firmado y documentación, cuando proceda: traslada copia del CUR con fotocopia del expediente a otras dependencias, copia del CUR al Departamento de Análisis Contable y el original del CUR y de la documentación al Asistente de Gestión de Documentos para su archivo.
Asistente de Registro Contable
10. Archiva el original del CUR y la documentación soporte. Asistente de Gestión de
Documentos
*En ausencia del Analista Aprobador Contable, aprueba el CUR el Jefe del Departamento de Registro
Contable.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 36
Análisis, Elaboración y Aprobación del Comprobante Único de Registro (CUR) Contable (1 de 1)
Asistente de Gestión de
Documentos
Secretaria de Departamento
de Registro ContableAnalista Aprobador Contable
Asistente de Registro
Contable
Inicio
Recibe diariamente expedientes físicos, oficios, los clasifica y
distribuye.
Diariamente se presenta al Banco de Guatemala (tiene que tener autorización), recibe las boletas de depósito, notas de
débito y crédito por diferentes conceptos.
Del Crédito Hipotecario Nacional,
recibe boletas de depósito por
diferentes conceptos, notas de débito y
crédito por cheques rechazados y de la Tesorería Nacional, notas de débito y
crédito LBTR.
Clasifica documentos bancarios, obtiene fotocopias, elabora
conocimiento y distribuye a los
Asistentes de Registro de la Dirección o
dependencia que le corresponda efectuar
el registro.
Archiva las boletas de depósito, notas de
débito y crédito duplicado, notas de
débito y crédito LBTR.
Analiza las boletas de depósito, notas de débito y crédito, notas de débito
y crédito LBTR, oficios y expedientes y procede a elaborar el CUR contable
a nivel de registrado y anota el número de CUR
en la documentación.
Con base a la documentación de
soporte, revisa el CUR y analiza.
¿Está correcto?
Devuelve para su corrección.
Aprueba
Recibe la documentación de
soporte del CUR aprobado, imprime y
firma.
Revisa el CUR impreso y lo firma.
Recibe el CUR firmado y
documentación, cuando proceda,
traslada el CUR con fotocopia del
expediente a otras dependencias.
Archiva el original del CUR y la
documentación soporte.
Fin
Fin
NoSi
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 37
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
REGISTRO CONTABLE 03 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro, Aprobación y Solicitud de Pago de CUR Extrapresupuestario con Instrucción de Pago
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Análisis, elaboración, aprobación y solicitud del CUR de Pago Contable que se solicitan en forma electrónica a Tesorería Nacional, tales como: Devoluciones aplicadas por retenciones realizadas en las nóminas de sueldos a servidores públicos que laboran en los distintos Ministerios de Estado, Presidencia de la República y Secretarías del Organismo Ejecutivo, provenientes de Boleto de Ornato, Descuentos Judiciales, Montepío, Fianzas, etcétera, y otras deducciones realizadas en la Nómina de Clases Pasivas; Pagos a terceros tales como: devoluciones de Depósitos Aduanales, Préstamos, Donaciones y otros.
Inicia: con la recepción de expedientes.
Finaliza: con el archivo del CUR contable.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto. b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de
Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe expedientes de las entidades y de Tesorería Nacional, elabora conocimiento y traslada en forma física y por medio del Sistema, al Asistente de Registro Contable para la elaboración de CUR respectivo.
Secretaria del Departamento de Registro Contable
2. Revisa, analiza la documentación de soporte del expediente.
Asistente de Registro Contable
3.
Verifica en Sicoin, que no esté registrado pago por el mismo concepto en el ejercicio fiscal presente o en el inmediato anterior según la documentación de soporte, utilizando filtros por NIT del beneficiario, descripción o monto relacionados con el expediente, imprime el reporte y lo adjunta al mismo. ¿Existe registro de pago? Si: elabora oficio y lo devuelve a la Entidad, Institución o dependencia que inicia la gestión. No: elabora el CUR Contable y lo traslada con toda la documentación de soporte al Analista Aprobador Contable.
Asistente de Registro Contable
4. Revisa y analiza el CUR Contable y la documentación soporte. ¿Está correcto?
Analista Aprobador Contable *
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 38
No: devuelve el expediente al Asistente de Registro Contable para la corrección respectiva. Si: aprueba el CUR Contable y traslada la documentación soporte al Jefe de Departamento.
5.
Revisa el CUR Contable en el sistema, documentación soporte, solicita en forma electrónica el pago a Tesorería Nacional y devuelve al Asistente que elaboró el CUR.
Jefe del Departamento de Registro Contable
6. Imprime el CUR Contable, firma, sella, obtiene firma del Analista Aprobador Contable y traslada al Jefe del Departamento de Registro Contable.
Asistente de Registro Contable
7. Recibe el CUR Contable impreso, firma, sella y devuelve al Asistente de Registro Contable que elaboró el CUR.
Analista Aprobador Contable
8. Elabora conocimiento y traslada al Asistente de Gestión de Documentos.
Asistente de Registro Contable
9. Recibe el CUR Contable, documentación soporte, firma, sella el conocimiento y archiva.
Asistente de Gestión de Documentos
*En ausencia del Analista Aprobador Contable, aprueba el CUR el Jefe del Departamento de Registro
Contable.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 39
Registro, Aprobación y Solicitud de Pago de CUR Extrapresupuestario con Instrucción de Pago (1 de 1)
Secretaria de Departamento de
Registro ContableAnalista Aprobador Contable Asistente de Registro Contable
Jefe del Departamento de
Registro Contable
Asistente de Gestión de
Documentos
Inicio
Recibe expedientes, elabora conocimiento y traslada en forma
física y por medio del Sistema.
Revisa, analiza la documentación de soporte
del expediente.
Revisa y analiza el CUR Contable y la documentación
soporte.
¿Está correcto?
Devuelve el expediente.
Aprueba el CUR Contable.
Recibe el CUR impreso, revisa y
firma.
No Si
Verifica en Sicoin, que no esté registrado pago por el
mismo concepto en el ejercicio fiscal presente o en el inmediato anterior
según la documentación de soporte, imprime el
reporte y lo adjunta al mismo.
¿Existe registro de pago?
Elabora oficio y lo devuelve a la Entidad.
Elabora el CUR Contable.
No
Si
Revisa el CUR Contable en el
sistema, documentación
soporte, solicita en forma electrónica
el pago a Tesorería Nacional.
Imprime el CUR contable, firma y sella.
Elabora conocimiento.
Recibe el CUR Contable,
documentación soporte, firma, sella el
conocimiento y archiva.
Fin
A
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 40
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
REGISTRO CONTABLE 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Devolución de Retenciones en Exceso del Impuesto Sobre la Renta.
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Elaborar los CUR Contables con instrucción de pago relacionados con retenciones en exceso del Impuesto Sobre la Renta de personas en relación de dependencia de la Presidencia de la República, Ministerios de Estado, Secretarías y Otras Dependencias del Ejecutivo. Inicia: con la recepción de documentos. Finaliza: con el archivo del CUR contable.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto. b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de
Finanzas Públicas. c) Decreto No. 26-92, Ley del Impuesto Sobre la Renta y Decreto 10-2012.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe documentos, elabora conocimiento y traslada por Sistema de Expedientes al Asistente de Registro Contable para elaboración de CUR correspondiente.
Secretaria del Departamento de Registro Contable
2. Revisa, analiza y elabora CUR Contable en el Sicoin y traslada para su aprobación.
Asistente de Registro Contable
3.
Verifica la documentación y el registro. ¿Está correcto? No: devuelve al Asistente de Registro Contable. Si: aprueba CUR Contable y traslada al Jefe del Departamento de Registro Contable para hacer la solicitud de pago.
Analista Aprobador Contable *
4.
Recibe el CUR Contable aprobado y revisa. ¿Está correcto? No: Devuelve a Analista Aprobador Contable. Si: realiza solicitud de pago a Tesorería Nacional y lo devuelve al Asistente de Registro Contable.
Jefe del Departamento de Registro Contable
5.
Recibe, imprime y obtiene firmas en el Comprobante Único de Registro, adjunta al expediente, cambia en el Sistema de Expedientes el estado del expediente para su archivo por haber sido atendido y lo traslada al Asistente de Gestión de Documentos.
Asistente de Registro Contable
6. Recibe CUR Contable con sus firmas respectivas, documentación de soporte y archiva.
Asistente de Gestión de Documentos
*En ausencia del Analista Aprobador Contable, aprueba el CUR el Jefe del Departamento de Registro Contable.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 41
Devolución de Retenciones en Exceso del Impuesto Sobre la Renta (1 de 1)
Secretaria del Departamento de
Registro Contable
Asistente de Registro
Contable
Analista Aprobador
Contable
Jefe del Departamento de
Registro Contable
Asistente de Gestión de
Documentos
Inicio
Recibe documentos,
elabora conocimiento y
traslada por Sistema de
Expedientes para
elaboración de CUR.
Revisa, analiza y elabora CUR Contable en el
Sicoin.
Verifica la documentación y el registro.
¿Está correcto?
Devuelve.
Aprueba CUR Contable.
Recibe el CUR Contable
aprobado y revisa.
¿Está correcto?
Devuelve.
Realiza solicitud de
pago.
Recibe, imprime y
obtiene firmas en el CUR, lo
adjunta al expediente, cambia en el Sistema de
Expedientes el estado del expediente
para su archivo.
Recibe CUR Contable con sus
firmas, documentación
de soporte y archiva.
Fin
No
Si
No
Si
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 42
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
REGISTRO CONTABLE 03 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Consolidación del Patrimonio de Instituciones del Sector Público (Gobierno Central, Entidades Descentralizadas y Autónomas)
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Reflejar en el Balance de Gobierno la consolidación de los Estados Financieros.
Inicia: con la recepción de estados financieros de cada entidad.
Finaliza: con el archivo del CUR contable.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto. b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de
Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe estados financieros elaborados por cada Entidad Descentralizada y Autónoma y traslada al Asistente de Registro Contable.
Secretaria de Departamento de Registro Contable
2.
Recibe estados financieros, imprime el Libro Mayor - Auxiliares de Cuentas de la cuenta contable 3110 “Patrimonio Fiscal” y 1212-03 “Acciones y Participaciones de Capital en Entidades Públicas”, teniendo a la vista los estados financieros de cada entidad descentralizada o autónoma.
Asistente de Registro Contable
3.
Elabora cuadro comparativo para establecer la variación del incremento o disminución del patrimonio, tomando como base el saldo reflejado en el Libro Mayor Auxiliar de Cuenta del ejercicio fiscal anterior, con el saldo reflejado en la cuenta de Patrimonio del Balance General de cada entidad descentralizada o autónoma.
Asistente de Registro Contable
4. Elabora los CUR contables por incremento o disminución del patrimonio y traslada para su aprobación.
Asistente de Registro Contable
5.
Recibe los CUR Contables con la documentación de respaldo y revisa. ¿Existen observaciones? Si: devuelve para su corrección. No: aprueba el CUR y devuelve al Asistente de Registro Contable para continuar con el proceso.
Analista Aprobador Contable o Jefe de Departamento de
Registro Contable
6. Recibe la documentación de soporte de los CUR imprime, firma, sella y traslada a quien los aprobó.
Asistente de Registro Contable
7. Recibe los CUR Contables, firma, sella y devuelve al Asistente de Registro Contable.
Analista Aprobador Contable o Jefe de Departamento de
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 43
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Registro Contable
8.
Imprime Libro Mayor Auxiliares de Cuentas del ejercicio fiscal vigente de las cuentas contables 3110 Patrimonio Fiscal y 1212-03 Acciones y Participaciones de Capital y verifica con los saldos del Balance General de las entidades descentralizadas o autónomas.
Asistente de Registro Contable
9. Elabora conocimiento y traslada el CUR con la documentación de soporte para su archivo.
Asistente de Registro Contable
10. Recibe CUR Contable, ordena correlativamente y archiva. Asistente de Gestión de
Documentos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 44
Consolidación del Patrimonio de Instituciones del Sector Público (Gobierno Central, Entidades Descentralizadas y
Autónomas) (1 de 2)
Secretaria del Departamento de Registro
ContableAsistente de Registro Contable
Analista Aprobador Contable o Jefe del
Departamento de Registro Contable
Inicio
Recibe estados financieros, imprime el Libro Mayor - Auxiliares de Cuentas de la cuenta
“Patrimonio Fiscal” y “Acciones y
Participaciones de Capital en Entidades
Públicas”, teniendo a la vista los estados
financieros de cada entidad.
Elabora cuadro comparativo para
establecer la variación del incremento o disminución del
patrimonio, tomando como base el saldo reflejado en el Libro
Mayor Auxiliar de Cuenta del ejercicio
fiscal anterior, con el saldo reflejado en la
cuenta de Patrimonio del Balance General de
cada entidad.
Elabora los CUR contables por incremento o
disminución del patrimonio.
Si
Aprueba el CUR.
¿Existen observaciones?
Devuelve.
Revisa los CUR Contables con la
documentación de respaldo.
No
1
Recibe estados financieros elaborados
por cada Entidad Descentralizada y
Autónoma.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 45
Consolidación del Patrimonio de Instituciones del Sector Público (Gobierno Central, Entidades Descentralizadas y
Autónomas) (2 de 2)
Asistente de Registro ContableAnalista Aprobador Contable o Jefe del
Departamento de Registro ContableAsistente de Gestión de Documentos
1
Recibe la documentación de soporte de los CUR imprime,
firma y sella.
Firma y sella los CUR contables.
Imprime Libro Mayor Auxiliares de Cuentas del
ejercicio fiscal vigente de las cuentas contables 3110
Patrimonio Fiscal y 1212-03 Acciones y Participaciones de Capital y verifica con los saldos del Balance General
de las entidades.
Elabora conocimiento y traslada el CUR con la
documentación de soporte para su archivo.
Ordena correlativamente los
CUR contables y archiva.
FIn
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 46
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
REGISTRO CONTABLE 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Cierre Contable de la Presidencia, Ministerios de Estado, Secretarías y Otras Dependencias del Ejecutivo
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Emitir los Estados Financieros de la Presidencia de la República, Ministerios de Estado, Secretarías y Otras Dependencias del Ejecutivo y generar los Comprobantes Únicos de Registro automáticos del cierre contable.
Inicia: con la emisión de las normas para la liquidación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado.
Finaliza: con la incorporación de estados financieros y notas al Informe de Liquidación de Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Constitución Política de la República b) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto. c) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de
Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Emite conjuntamente con Direcciones: Técnica del Presupuesto, Crédito Público y Tesorería Nacional, las normas para la liquidación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado y traslada a las entidades del sector público no financiero y Superintendencia de Administración Tributaria, para ser observadas.
Director o Subdirector DCE
2. Deben cumplir con los requisitos de las normas de cierre emitidas anualmente por el Ministerio de Finanzas Públicas
Unidades de Administración Financiera de las Entidades
3. Planifica y programa el cierre contable en forma conjunta con el Jefe de Análisis Contable.
Jefe del Departamento de Registro Contable
4.
Genera e imprime estados financieros y Comprobantes Únicos de Registro de cierre (en estado de registrado), realiza cruces de información entre ambos documentos y otros reportes. ¿Está correcto? No: solicita apoyo a los consultores conceptuales contables e informa al Departamento de Análisis Contable. Si: aprueba los CUR.
Jefe del Departamento de Registro Contable
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 47
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
5. Imprime y firma CUR. Jefe del Departamento de
Registro Contable
6. Genera los estados financieros y reportes auxiliares, analiza, elabora proyecto de notas a los estados financieros y traslada a Director o Subdirector.
Jefe del Departamento de Análisis Contable
7.
Recibe, revisa estados financieros y notas a los mismos. ¿Tiene observaciones? Si: devuelve para su corrección. No: firma de visto bueno los estados financieros y traslada al Departamento de Análisis Contable.
Director o Subdirector
8.
Recibe documentos firmados (estados financieros y notas) y traslada al Departamento de Administración de Sistemas, para la incorporación al Informe de Liquidación de Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado.
Jefe del Departamento de Análisis Contable
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 48
Cierre Contable de la Presidencia, Ministerios de Estado, Secretarías y Otras Dependencias del Ejecutivo (1 de 1)
Jefe del Departamento de
Análisis ContableJefe del Departamento de Registro Contable
Unidades de Administración Financiera
de las EntidadesDirector o Subdirector DCE
Inicio
Emite conjuntamente con Direcciones: Técnica del
Presupuesto, Crédito Público y Tesorería
Nacional, las normas para la liquidación del
Presupuesto General de Ingresos y Egresos del
Estado.
Planifica y programa el cierre contable en forma conjunta con el
Jefe de Análisis Contable.
Solicita apoyo a Consultores Conceptuales e informa al Departamento de Análisis
Contable.
No
Aprueba los CUR.
¿Está correcto?
Genera e imprime estados financieros y Comprobantes Únicos de Registro de cierre (en estado de
registrado), realiza cruces de información entre ambos
documentos y otros reportes.
Si
Deben cumplir con los requisitos de
las normas de cierre emitidas
anualmente por el Ministerio de
Finanzas Públicas
Genera los estados financieros y reportes
auxiliares, analiza, elabora proyecto de notas a los estados
financieros.
Recibe documentos firmados y traslada al
Departamento de Administración de Sistemas, para la incorporación al
Informe de Liquidación de
Presupuesto General de Ingresos y Egresos
del Estado.
Firma de visto bueno los estados financieros.
Si
¿Tiene observaciones?
Revisa estados financieros y notas a los mismos.
No
Devuelve para su corrección.
A
A
Fin
Imprime y firma CUR.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 49
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
REGISTRO CONTABLE 01 1 de 5
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro de los Ingresos y Devolución del 2% sobre Prima de Seguros y Cuota Anual de las Aseguradoras al Cuerpo de Bomberos Voluntarios
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Hacer efectivo el pago del impuesto del 2% sobre primas de seguros del ramo de incendios y cuota anual de las aseguradoras a favor del Cuerpo Voluntario de Bomberos. Inicia: con la recepción de las órdenes de pago generadas a cada aseguradora. Finaliza: con el archivo del CUR contable.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Legislativo 1422. b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de
Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe de la Superintendencia de Bancos -SIB-, copia de las órdenes de pago generadas a cada aseguradora en donde se indica el monto a enterar a la cuenta Tesorería Nacional, Depósitos Fondo Común -CHN- en concepto del impuesto sobre primas de seguros del ramo de incendios y cuota anual a favor del Cuerpo Voluntario de Bomberos.
Secretaria de Departamento de Registro Contable
2. Recibe las copias de las órdenes de pago y registra en auxiliar los montos indicados por la SIB.
Asistente de Registro Contable
3.
Recibe del Crédito Hipotecario Nacional las boletas de depósito que las aseguradoras realizan mensualmente, cuando proceda las boletas correspondientes a la cuota anual del año de cada aseguradora y las traslada al Asistente de Registro Contable.
Asistente de Gestión de Documentos
4.
Recibe las boletas de depósito bancario, registra en auxiliar, verifica los montos con las copias de las órdenes de pago generadas a cada aseguradora por la SIB, elabora el CUR contable y traslada documentación de soporte al Analista Aprobador Contable. Si alguna aseguradora no realiza el depósito o el mismo es diferente al monto consignado en la orden de pago, se envía oficio a la SIB informando.
Asistente de Registro Contable
5.
Verifica documentación y el registro. ¿Está correcto? Si: aprueba el CUR Contable y devuelve documentación al Asistente de Registro Contable. No: devuelve al Asistente de Registro Contable.
Analista Aprobador Contable *
6. Recibe documentos, imprime el CUR aprobado, gestiona firmas y archiva.
Asistente de Registro Contable
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 50
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
7. Recibe requerimiento de pago del Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala.
Asistente de Registro Contable
8.
Genera el Libro Mayor- Auxiliar de Cuentas, de la cuenta 2151 Fondo de Terceros, Depósitos Varios, Auxiliar 1 NIT del Cuerpo Voluntario de Bomberos, durante la última semana del mes.
Asistente de Registro Contable
9.
Verifica la existencia de cuota asignada para cubrir el monto del pago. ¿Hay cuota? Si: se procede al proceso de pago No: se espera al mes siguiente cuando exista la disponibilidad de cuota.
Asistente de Registro Contable
10.
Genera un CUR contable con instrucción de pago para que la Tesorería Nacional, proceda al pago correspondiente y traslada documentación de soporte al Analista Aprobador Contable.
Asistente de Registro Contable
11.
Verifica documentación y el registro. ¿Está correcto? Si: Aprueba el CUR Contable y traslada al Jefe del Departamento de Registro Contable. No: Devuelve al Asistente de Registro Contable.
Analista Aprobador Contable *
10. Revisa el CUR Contable en el sistema y la documentación soporte, solicita en forma electrónica el pago a Tesorería Nacional y devuelve al Asistente que elaboró el CUR.
Jefe del Departamento de Registro Contable
11. Imprime el CUR Contable, firma, sella, obtiene firma del Analista Aprobador Contable y traslada al Jefe del Departamento de Registro Contable.
Asistente de Registro Contable
12. Recibe el CUR Contable impreso, revisa, firma, sella y devuelve al Asistente de Registro Contable que elaboró el CUR.
Jefe del Departamento de Registro Contable
13. Elabora conocimiento y traslada al Asistente de Gestión de Documentos.
Asistente de Registro Contable
14. Recibe el CUR Contable, documentación soporte indicada en el numeral 4, firma, sella el conocimiento y archiva.
Asistente de Gestión de Documentos
15. Al mes siguiente, dentro del plazo establecido, recibe los recibos 63 A por el monto que se trasladó en el mes anterior de acuerdo al oficio de solicitud de traslado de fondos, traslada al Asistente de Registro Contable.
Secretaria de Departamento de Registro Contable
16. Recibe el Recibo 63 A, verifica información en auxiliar, elabora conocimiento y traslada a Asistente de Gestión de Documentos.
Asistente de Registro Contable
17. Adjunta al CUR Contable el Recibo 63 A correspondiente y archiva.
Asistente de Gestión de Documentos
*En ausencia del Analista Aprobador Contable, aprueba el CUR el Jefe del Departamento de Registro
Contable.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 51
Registro de los Ingresos y Devolución del 2% sobre Prima de Seguros y Cuota Anual de las Aseguradoras al Cuerpo de
Bomberos Voluntarios (1 de 3)
Analista Aprobador Contable Asistente de Gestión de
DocumentosAsistente de Registro Contable
Secretaria de Departamento de
Registro Contable
Inicio
Recibe de la Superintendencia de
Bancos -SIB-, las órdenes de pago generadas a cada aseguradora en
donde se indica el monto a enterar a la cuenta Tesorería Nacional,
Depósitos Fondo Común CHN, en concepto del
impuesto sobre primas de seguros en el ramo de incendios y cuota anual.
Recibe copias de las órdenes de pago, registra
en auxiliar los montos indicados por la SIB.
Recibe del Crédito Hipotecario Nacional las boletas de depósito que las aseguradoras realizan mensualmente, cuando
proceda las boletas correspondientes a la cuota única del año de
cada aseguradora.
Recibe las boletas de depósito bancario, registra en auxiliar,
verifica montos con las copias de las ordenes de
pago y elabora el CUR contable.
Si alguna aseguradora no realiza el depósito o el mismo es diferente al
monto consignado, envía oficio a la SIB.
Devuelve.
Si
¿Está correcto?
No
Aprueba el CUR Contable.
Verifica documentación y el
registro.
Imprime el CUR aprobado, gestiona
firmas y archiva.
1
A
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 52
Registro de los Ingresos y Devolución del 2% sobre Prima de Seguros y Cuota Anual de las Aseguradoras al Cuerpo
de Bomberos Voluntarios (2 de 3)
Asistente de Registro Contable
1
Recibe requerimiento de pago del Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala.
Genera el Libro Mayor- Auxiliar de Cuentas, de la cuenta 2151 Fondo de Terceros, Depósitos Varios, Auxiliar 1 NIT del Cuerpo Voluntario de Bomberos, durante la última
semana del mes.
¿Hay cuota?
Espera al mes siguiente cuando exista la disponibilidad de cuota.
Verifica la existencia de cuota asignada para cubrir el monto del pago.
Procede al proceso de pago
2
NoSi
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 53
Registro de los Ingresos y Devolución del 2% sobre Prima de Seguros y Cuota Anual de las Aseguradoras al Cuerpo de
Bomberos Voluntarios (3 de 3)
Asistente de Registro
Contable
Analista Aprobador
Contable
Jefe del Departamento
de Registro Contable
Asistente de Gestión
de Documentos
Secretaria de Departamento de Registro Contable
2
Genera un CUR contable con
instrucción de pago para que la
Tesorería Nacional, proceda al pago
correspondiente.
Verifica documentación y
el registro.
¿Está correcto?
Aprueba el CUR Contable.
Devuelve.
Revisa el CUR Contable en el
sistema y la documentación soporte, solicita
en forma electrónica el pago
a Tesorería Nacional.
Imprime el CUR Contable, firma, sella y obtiene
firma del Analista Aprobador Contable.
Elabora conocimiento.
Recibe el CUR Contable,
documentación soporte, firma,
sella el conocimiento y
archiva.
Fin
Revisa, firma y sella el CUR Contable.
SiNo
Al mes siguiente, dentro del plazo
establecido, recibe los recibos 63 A
por el monto que se trasladó en el mes anterior de acuerdo al oficio de solicitud de
traslado de fondos.
Adjunta al CUR Contable el Recibo
63 A correspondiente y
archiva.
Recibe el Recibo 63 A, verifica
información en auxiliar y elabora
conocimiento.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 54
5. ANÁLISIS CONTABLE Y FINANCIERO
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
ANÁLISIS CONTABLE Y FINANCIERO 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Análisis y Revisión de las Cuentas Contables
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Analizar y revisar las diferentes cuentas que integran el Balance General del Gobierno Central.
Inicia: con la impresión Libro Mayor Auxiliares de Cuentas.
Finaliza: con el archivo de CUR y documentación.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Ingresa al SICOIN e imprime el reporte 801007 “Libro Mayor – Auxiliares de Cuentas” de la cuenta contable que es objeto de revisión y análisis.
Analista Contable o Conciliador de Cuentas
2.
Revisa las operaciones incluidas en la cuenta contable del reporte “Libro Mayor – Auxiliares de Cuentas” y verifica que el movimiento contable sea el correcto.
Analista Contable o Conciliador de Cuentas
3.
Verifica las operaciones incluidas en el Libro Mayor – Auxiliares de Cuentas, así como la existencia de saldos de naturaleza contraria a la cuenta, solicita las correcciones a quien corresponda.
Analista Contable o Conciliador de Cuentas
4.
Revisa el movimiento de la cuenta y para los saldos pendientes, cuando proceda envía oficio a la institución que corresponda (Presidencia de la República, Ministerios de Estado, Secretarías y Otras Dependencias del Ejecutivo) para la confirmación de los mismos.
Analista Contable o Conciliador de Cuentas
5. Revisa controles internos, documentación y envía respuesta a la Dirección de Contabilidad del Estado.
Presidencia de la República, Ministerios de
Estado, Secretarías y Otras Dependencias del
Ejecutivo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 55
Análisis y Revisión de las Cuentas Contables (1 de 1)
Presidencia de la República, Ministerios de Estado, Secretarías y Otras Dependencias del
Ejecutivo Analista Contable o Conciliador de Cuentas
Inicio
Ingresa al SICOIN e imprime el reporte 801007 “Libro Mayor – Auxiliares de Cuentas” de la cuenta contable que es objeto de revisión y
análisis.
Revisa las operaciones incluidas en la cuenta contable del reporte “Libro Mayor – Auxiliares
de Cuentas” y verifica que el movimiento contable sea el correcto.
Verifica las operaciones incluidas en el Libro Mayor – Auxiliares de Cuentas, así como la
existencia de saldos de naturaleza contraria a la cuenta, solicita las correcciones a quien
corresponda.
Revisa el movimiento de la cuenta y para los saldos pendientes, cuando proceda envía oficio
a la institución que corresponda (Presidencia de la República, Ministerios de Estado, Secretarías y Otras Dependencias del
Ejecutivo) para la confirmación de los mismos.
Revisa controles internos, documentación y envía respuesta a la Dirección de Contabilidad
del Estado.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 56
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
ANÁLISIS CONTABLE Y FINANCIERO 01 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Ajustes y Reclasificación de Saldos Solicitados por las Instituciones
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Atender los requerimientos de las Entidades para depurar las cuentas que integran los Estados Financieros del Gobierno Central.
Inicia: con la recepción de los expedientes enviados por las Entidades.
Finaliza: con el archivo de CUR y documentación.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto. b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de
Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe expedientes de las Entidades, solicitando ajuste o reclasificación de los saldos que correspondan.
Analista Contable o Conciliador de Cuentas,
Departamento de Análisis Contable
2.
Verifica que los documentos de soporte cumplan con los requisitos para proceder a la reclasificación o ajuste de saldos.
Analista Contable o Conciliador de Cuentas,
Departamento de Análisis Contable
3. Verifica en el sistema en que cuenta contable y auxiliares se encuentra el saldo a reclasificar.
Analista Contable o Conciliador de Cuentas,
Departamento de Análisis Contable
4. Elabora oficio indicando las cuentas contables a afectar y lo traslada al Departamento de Registro Contable.
Analista Contable o Conciliador de Cuentas,
Departamento de Análisis Contable
5.
Recibe oficio, revisa, analiza y procede a realizar ajuste o reclasificación a la cuenta contable correspondiente por medio del CUR contable.
Asistente de Registro Contable, Departamento
de Registro Contable
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 57
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
6.
Revisa el CUR de ajuste o reclasificación.
¿Tiene correcciones?
Si: devuelve a quien le dio origen al registro.
No: aprueba en el Sistema y traslada al Asistente de Registro Contable.
Analista Aprobador Contable, Departamento
de Registro Contable
7. Imprime el CUR contable, firma, sella y traslada para firma al Analista Aprobador Contable.
Asistente de Registro Contable, Departamento
de Registro Contable
8. Recibe CUR contable, revisa, firma, sella y devuelve al Asistente de Registro Contable.
Analista Aprobador Contable, Departamento
de Registro Contable
9.
Elabora conocimiento y traslada el CUR contable original con su documentación soporte al Asistente de Gestión de Documentos para su resguardo. Por medio de oficio envía copia del CUR al Departamento de Análisis Contable.
Asistente de Registro Contable, Departamento
de Registro Contable
10. Recibe CUR contable y documentación soporte, ordena correlativamente y archiva.
Asistente de Gestión de Documentos,
Departamento de Registro Contable.
11.
Recibe oficio y copia del CUR contable, verifica en el Libro Mayor-Auxiliares de Cuentas que las operaciones realizadas hayan afectado las cuentas correctas y cuando proceda envía oficio a la Institución que corresponda para notificarle lo realizado.
Analista Contable o Conciliador de Cuentas,
Departamento de Análisis Contable
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 58
Ajustes y Reclasificaciones de Saldos Solicitados por las Instituciones (1 de 1)
Asistente de Registro Contable
Analista Contable o
Conciliador de Cuentas
Asistente de Gestión de
DocumentosAnalista Aprobador Contable
Inicio
Recibe expedientes de las Entidades, solicitando
ajuste o reclasificación de los saldos que correspondan.
Verifica que los documentos de soporte
cumplan con los requisitos para proceder
a la reclasificación o ajuste de saldos.
Verifica en el sistema en que cuenta contable y
auxiliares se encuentra el saldo a reclasificar.
Recibe oficio, revisa, analiza y procede a
realizar ajuste o reclasificación a la cuenta contable correspondiente
por medio del CUR contable.
Revisa el ajuste o reclasificación.
¿Tiene Correcciones?
Devuelve a quien le dio origen al registro.
Aprueba en el Sistema.
Imprime el CUR Contable, firma y sella.
Revisa CUR Contable, firma y sella.
Elabora oficio indicando las cuentas contables a
afectar.
Elabora conocimiento y traslada el CUR contable
original con su documentación soporte
para su resguardo.Por medio de oficio envía
copia del CUR al Departamento de Análisis
Contable.
Recibe CUR Contable, ordena correlativamente
y archiva.
Fin
Si
NO
Recibe oficio y copia del CUR contable, verifica en el Libro Mayor-Auxiliares
de Cuentas que las operaciones realizadas
hayan afectado las cuentas correctas y
cuando proceda envía oficio a la Institución que
corresponda para notificarle lo realizado.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 59
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
ANÁLISIS CONTABLE Y FINANCIERO 01 1 de 5
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Conciliación Bancaria de Cuentas en Moneda Nacional
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Conciliación de cuentas monetarias en moneda nacional administradas por Tesorería Nacional.
Inicia: con la recepción de las boletas de depósito, notas de débito, notas de crédito del Banco y de Tesorería Nacional.
Finaliza: con la generación de reportes de la conciliación y archivo en forma digital.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe diariamente boletas de depósito, notas de débito, notas de crédito del Banco y de Tesorería Nacional recibe notas de débito y crédito LBTR, generadas por el movimiento de la cuenta bancaria de que se trate y al final del mes el estado de cuenta mensual.
Asistente de Gestión de Documentos,
Departamento de Registro Contable
2. Clasifica los documentos por cuenta bancaria y elabora conocimiento.
Asistente de Gestión de Documentos,
Departamento de Registro Contable
3.
Remite las notas de crédito LBTR a la Dirección de Crédito Público, así mismo remite las boletas de depósito, notas de débito y crédito a la Dirección Financiera, Asistentes de Registro Contable para realizar el registro respectivo, según corresponda y archiva conocimiento.
Asistente de Gestión de Documentos,
Departamento de Registro Contable
4.
Remite al Conciliador Bancario los documentos bancarios que corresponda realizar el registro a las Entidades de Presidencia, Ministerios de Estado y Secretarías y Procuraduría General de la Nación, para que éste a su vez, traslade a las entidades que correspondan y archiva conocimiento.
Asistente de Gestión de Documentos,
Departamento de Registro Contable
5. Recibe las boletas de depósito, notas de débito o crédito LBTR, analiza, elabora conocimiento u oficio y entrega a las Instituciones (Presidencia, Ministerios de Estado, Secretarías
Conciliador Bancario, Departamento de Análisis
Contable
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 60
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
y Otras Dependencias del Ejecutivo), para realizar el registro respectivo y cuando proceda solicita al Departamento de Registro Contable la elaboración del CUR contable, por medio de oficio.
6. Recibe las boletas de depósito, nota de débito o crédito LBTR, analiza y cuando proceda, elabora el CUR contable correspondiente.
Asistente de Registro Contable, Departamento
de Registro Contable
7.
Con base a la documentación de soporte revisa el CUR.
¿Está correcto?
No: lo devuelve al Asistente de Registro Contable para su corrección.
Si: lo aprueba y traslada los documentos al Asistente de Registro Contable que corresponda.
Analista Aprobador Contable, Departamento
de Registro Contable
8. Recibe la documentación de soporte del CUR aprobado, imprime y firma, luego lo traslada para firma del Analista Aprobador Contable.
Asistente de Registro Contable Departamento
de Registro Contable
9. Recibe el CUR impreso, revisa, firma y devuelve al Asistente de Registro Contable que corresponda.
Analista Aprobador Contable, Departamento
de Registro Contable
10. Recibe el CUR firmado, entrega al Asistente de Gestión de Documentos el CUR y la documentación para su archivo.
Asistente de Registro Contable, Departamento
de Registro Contable
11. Recibe el CUR, la documentación soporte y archiva.
Asistente de Gestión de Documentos,
Departamento de Registro Contable
12.
Ingresa en el Sicoin al módulo de Tesorería, Administración de Cuentas Corrientes, Conciliación Bancaria, Reportes, filtra información por cuenta monetaria y genera reportes R00804762.rpt “Conciliación Bancaria en Quetzales”; R00805994.rpt “Resumen Conciliación Bancaria” y R00801118.rpt “Cuentas Monetarias”.
Conciliador Bancario, Departamento de Análisis
Contable
13.
Verifica que los saldos del reporte presentados en las columnas de Banco y Tesorería sean iguales, se confronta con el estado de cuenta bancario del sistema R00801341.rpt “Banco Detalle”, reportes R00805737.rpt “Auxiliar de Cuentas” y R00801118.rpt “Cuentas Monetarias”.
Conciliador Bancario, Departamento de Análisis
Contable
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 61
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
14.
De establecer inconsistencias se investiga el origen de la misma, en caso corresponda a la carga de información vía electrónica de los Bancos, solicita a Tesorería Nacional la actualización de la información. Si se trata de inconsistencias por error en los registros, se solicita a los responsables del registro la corrección del mismo. Si se trata de problemas con el sistema, se solicita por medio de la mesa de ayuda la solución.
Conciliador Bancario, Departamento de Análisis
Contable
15.
Para los documentos que no están conciliados automáticamente, se analiza y si procede se realiza la conciliación manual y para los que permanecen sin conciliar se solicita a las entidades el registro presupuestario correspondiente.
Conciliador Bancario, Departamento de Análisis
Contable
16. Verifica que todas las boletas de depósito, débito y crédito LBTR estén registradas, en caso contrario, solicita a quién corresponda realizar el registro del documento en el Sicoin.
Conciliador Bancario, Departamento de Análisis
Contable
17.
Al finalizar el mes, genera reportes de la conciliación y archiva en forma digital. Por los documentos pendientes de registro realiza gestiones ante las entidades que correspondan.
Conciliador Bancario, Departamento de Análisis
Contable
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 62
Conciliación Bancaria de Cuentas en Moneda Nacional (1 de 2)
Asistente de Gestión de
DocumentosAsistente de Registro Contable Conciliador Bancario Analista Aprobador Contable
Recibe diariamente boletas de depósito, notas
de débito, notas de crédito del Banco y de
Tesorería Nacional recibe notas de débito LBTR y notas de crédito LBTR,
generadas por el movimiento de la cuenta bancaria de que se trate y al final del mes el estado
de cuenta mensual.
Clasifica los documentos por cuenta bancaria y elabora conocimiento.
Remite las notas de crédito LBTR a la Dirección
de Crédito Público, las boletas de depósito, notas
de débito y crédito a la Dirección Financiera y Asistente de Registro
Contable para realizar el registro respectivo, según
corresponda y archiva conocimiento.
Analiza las boletas de depósito, notas de
débito o crédito LBTR, elabora conocimiento u
oficio y entrega a las Instituciones para realizar el registro
respectivo y cuando proceda solicita al Departamento de
Registro Contable la elaboración del CUR
contable, por medio de oficio.
Analiza las boletas de depósito, nota de débito o crédito LBTR y cuando proceda, elabora el CUR
contable correspondiente.
Con base a la documentación de soporte, revisa el
CUR.
¿Está correcto?
Lo devuelve para su corrección.
Aprueba.
Recibe la documentación de
soporte del CUR aprobado, lo imprime y
firma.
Inicio
Remite documentos bancarios que
corresponda realizar el registro a las Entidades
de Presidencia, Ministerios de Estado,
Secretarías y Procuraduría General de la Nación, para que sean
trasladados a las entidades que
correspondan y archiva conocimiento.
1
No
Si
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 63
Conciliación Bancaria de Cuentas en Moneda Nacional (2 de 2)
Asistente de Gestión de
DocumentosAsistente de Registro Contable Conciliador BancarioAnalista Aprobador Contable
1
Revisa el CUR impreso y firma.
Recibe el CUR firmado, entrega el CUR y la
documentación para su archivo. Recibe el CUR, la
documentación soporte y archiva.
Ingresa en el Sicoin, filtra información por cuenta
monetaria y genera reportes.
Verifica que los saldos del reporte presentados en las
columnas de Banco y Tesorería sean iguales y se confronta con los reportes
del sistema.
De establecer inconsistencias se investiga el origen de las mismas y
solicita corrección.
Para los documentos que no están conciliados
automáticamente, se analiza y si procede se realiza la
conciliación manual y para los que permanecen sin conciliar se solicita a las
entidades el registro presupuestario
correspondiente.
Verifica que todas las boletas de depósito, débito
y crédito LBTR estén registradas, en caso
contrario, solicita a quién corresponda realizar el
registro del documento en el Sicoin.
Al finalizar el mes, genera reportes de la conciliación y archiva en forma digital.
Por los documentos pendientes de registro
realiza gestiones ante las entidades que correspondan.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 64
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
ANÁLISIS CONTABLE Y FINANCIERO 01 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Conciliación de Cuentas de Bancos Recaudadores
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Conciliar saldos y conciliación bancaria de cuentas monetarias de bancos recaudadores, derivado de los convenios suscritos entre la Superintendencia de Administración Tributaria y los bancos recaudadores.
Inicia: con la generación reportes de Conciliación Bancaria de Bancos Recaudadores.
Finaliza: con la verificación que el saldo en la columna del banco y en la columna de Tesorería Nacional quede con saldos iguales.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Convenios suscritos entre SAT y bancos recaudadores y sus respectivos anexos.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Ingresa en el Sicoin al módulo de Tesorería, Administración de Cuentas Corrientes, Conciliación Bancaria, Reportes, filtra información por cuenta monetaria y genera reportes R00804762.rpt “Conciliación Bancaria de Bancos Recaudadores”; R00805994.rpt “Resumen Conciliación Bancaria” y R00801118.rpt “Cuentas Monetarias”.
Conciliador Bancario
2.
Verifica que los saldos del reporte presentados en las columnas de Banco y Tesorería sean iguales, se confronta con el estado de cuenta bancario del sistema R00801340.rpt “Consolidado Diario”, reportes R00805737.rpt “Auxiliar de Cuentas” y R00801118.rpt “Cuentas Monetarias”.
Conciliador Bancario
3. De establecer inconsistencias en el reporte de conciliación solicita a Tesorería Nacional la actualización de la información.
Conciliador Bancario
4.
Con base a las fechas de corte de ingresos mensuales de SAT, se verifican los registros NCIR (Nota de Crédito por Ingresos de Recaudo SAT) que refleja el Libro Mayor Auxiliar de Cuentas para cada banco recaudador contra los registros presupuestarios PAI (Pago Automático de Ingresos) aprobados.
Conciliador Bancario
5. Se coteja que los NCIR que correspondan a ingresos del mes anterior tengan elaborado un PAI dentro de la fecha de corte.
Conciliador Bancario
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 65
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Al establecer notas pendientes de registro se solicita a la Dirección Financiera dar seguimiento a las mismas.
6. Al final del ejercicio fiscal, solicita a Tesorería Nacional los estados de cuenta bancarios que remiten los bancos recaudadores.
Conciliador Bancario
7.
Genera los reportes R00804762.rpt “Conciliación Bancaria de Bancos Recaudadores”; R00805994.rpt “Resumen Conciliación Bancaria”, R00801118.rpt “Cuentas Monetarias” y R00801341.rpt “Banco Detalle”.
Conciliador Bancario
8.
Verifica que el saldo del estado de cuenta, sea igual al reporte del Banco Detalle y al reporte de la Conciliación Bancaria. ¿Saldos iguales? Si: Archiva documentos electrónicos No: Procede a solicitar a Tesorería Nacional que gestione las verificaciones correspondientes ante los bancos o bien a la Dirección de Tecnologías de la Información DTI.
Conciliador Bancario
9. Al verificar que los saldos están iguales, archiva documentos de respaldo en forma digital.
Conciliador Bancario
10.
Previo al cierre contable, recibe oficio de SAT que indica que los ingresos de los últimos días están depositados en la cuenta de Tesorería Nacional, Fondo Común del Banco de Guatemala y se registraron únicamente en la etapa de devengado.
Conciliador Bancario
11.
Realiza el proceso de conciliación masiva, lo que permite depurar los registros de los documentos bancarios exceptuando los que corresponden a los devengados aún no percibidos.
Conciliador Bancario
12. Verifica que el saldo en la columna del banco y en la columna de Tesorería Nacional quede con saldos iguales.
Conciliador Bancario
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 66
Conciliación de Cuentas de Bancos Recaudadores (1 de 1)
Conciliador Bancario
Inicio
Ingresa en el Sicoin, filtra información por cuenta monetaria y genera reportes.
Verifica que los saldos del reporte presentados en las columnas de Banco y Tesorería sean iguales, se confronta con
los reportes del sistema.
De establecer inconsistencias en el reporte de conciliación solicita a
Tesorería Nacional la actualización de la información.
Con base a las fechas de corte de ingresos mensuales de SAT, se verifican los registros NCIR (Nota de Crédito por Ingresos de Recaudo SAT)que refleja el Libro Mayor Auxiliar de Cuentas para
cada banco recaudador contra los registros presupuestarios PAI (Pago Automático de Ingresos) aprobados.
Se coteja que los NCIR que correspondan a ingresos del mes anterior tengan
elaborado un PAI dentro de la fecha de corte.
Al establecer notas pendientes de registro se solicita a la Dirección
Financiera dar seguimiento al registro.
Al final del ejercicio fiscal, solicita a Tesorería Nacional los estados de cuenta bancarios que remiten los bancos recaudadores.
Genera los reportes “Conciliación Bancaria de Bancos Recaudadores”; “Resumen Conciliación Bancaria”, “Cuentas Monetarias” y “Banco
Detalle”.
Verifica que el saldo del estado de cuenta, sea igual al reporte del banco detalle y al reporte de la Conciliación Bancaria.
Archiva documentos electrónicos.
Solicita a Tesorería Nacional que gestione las verificaciones
correspondientes ante los bancos o bien a la Dirección de Tecnologías de
la Información.
Al verificar que los saldos están iguales, archiva documentos de
respaldo en forma digital.
Previo al cierre contable, recibe oficio de SAT que indica que los ingresos de los últimos días están depositados en
la cuenta de Tesorería Nacional, Fondo Común del Banco de
Guatemala, se registraron únicamente en la etapa de devengado.
Fin
¿Saldos iguales?
Realiza el proceso de conciliación masiva, lo que permite depurar los
registros de los documentos bancarios exceptuando los que corresponden a
los devengados aun no percibidos.
Verifica que el saldo en la columna del banco y en la columna de Tesorería Nacional quede con saldos iguales.
SiNo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 67
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
ANÁLISIS CONTABLE Y FINANCIERO 01 1 de 5
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Conciliación Bancaria de Cuentas en Moneda Extranjera
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Conciliación de cuentas monetarias en moneda extranjera administradas por Tesorería Nacional.
Inicia: con la recepción de las notas de débito, notas de crédito del Banco y de Tesorería Nacional recibe notas de débito y de crédito LBTR.
Finaliza: con la verificación de que el saldo del banco al realizar la conversión al tipo de cambio al 31 de diciembre, sea igual al saldo que se refleja en Tesorería Nacional.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe diariamente, notas de débito, notas de crédito del Banco y de Tesorería Nacional recibe notas de débito y crédito LBTR, generadas por el movimiento de la cuenta bancaria de que se trate.
Asistente de Gestión de Documentos,
Departamento de Registro Contable
2. Clasifica los documentos por cuenta bancaria y elabora conocimiento.
Asistente de Gestión de Documentos,
Departamento de Registro Contable
3.
Remite las notas de crédito LBTR a la Dirección de Crédito Público, así mismo remite, notas de débito y crédito a la Dirección Financiera para realizar el registro respectivo y al Conciliador Bancario o Analista Contable para realizar el análisis respectivo, según corresponda y archiva conocimiento.
Asistente de Gestión de Documentos,
Departamento de Registro Contable
4. Recibe notas de débito y crédito, analiza, solicita ajuste contable con oficio al Departamento de Registro Contable, con visto bueno del Jefe del Departamento y lo traslada.
Analista Contable o Conciliador Bancario,
Departamento de Análisis Contable
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 68
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
5.
Recibe nota de débito o crédito LBTR, oficio del departamento de análisis, analiza, cuando proceda elabora el CUR contable, anota el número preliminar de CUR en la documentación y traslada al Analista Aprobador Contable.
Asistente de Registro Contable, Departamento
de Registro Contable
6.
Con base a la documentación de soporte, revisa el CUR.
¿Está correcto?
No: lo devuelve al Analista de Registro Contable que corresponda para su corrección.
Si: lo aprueba y traslada los documentos al Asistente de Registro Contable que corresponda.
Analista Aprobador Contable, Departamento
de Registro Contable
7. Recibe la documentación de soporte del CUR aprobado, imprime y firma, luego lo traslada para firma del Analista Aprobador.
Asistente de Registro Contable, Departamento
de Registro Contable
8. Recibe el CUR impreso, revisa, firma y devuelve al Asistente de Registro Contable que corresponda.
Analista Aprobador Departamento de Registro
Contable
9. Recibe el CUR firmado, entrega al Asistente de Gestión de Documentos el CUR y la documentación para su archivo y una copia del CUR al Analista Contable.
Asistente de Registro Contable, Departamento
de Registro Contable
10. Recibe el CUR, la documentación soporte y archiva.
Asistente de Gestión de Documentos,
Departamento de Registro Contable
11.
Recibe copia del CUR contable, verifica en el Libro Mayor-Auxiliares de Cuentas que las operaciones realizadas hayan afectado las cuentas correctas.
Analista Contable o Conciliador Bancario,
Departamento de Análisis Contable
12.
Periódicamente, elabora oficio solicitando al Departamento de Registro Contable la actualización de los saldos contables de las cuentas de moneda extranjera, realizando la conversión al tipo de cambio del día determinado por el Banco de Guatemala.
Analista Contable o Conciliador Bancario,
Departamento de Análisis Contable
13. Revisa, analiza, elabora CUR contable y traslada al Analista Aprobador.
Asistente de Registro Contable, Departamento
de Registro Contable
14. Recibe documentación soporte, revisa, aprueba el CUR y lo traslada al Asistente de Registro Contable.
Analista Aprobador Departamento de Registro
Contable
15. Imprime, firma CUR y lo traslada al Analista Aprobador.
Asistente de Registro Contable, Departamento
de Registro Contable
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 69
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
16. Revisa, firma CUR y lo devuelve al Asistente de Registro Contable.
Analista Aprobador Departamento de Registro
Contable
17. Traslada el CUR y documentación al Asistente de Gestión de documentos.
Asistente de Registro Contable, Departamento
de Registro Contable
18. Archiva el CUR y los documentos.
Asistente de Gestión de Documentos,
Departamento de Registro Contable.
19. Previo al cierre del ejercicio, verifica que todas las notas de crédito y débito estén registradas, verificando los reportes Banco Detalle, Tesorería Operaciones de Caja.
Analista Contable o Conciliador Bancario,
Departamento de Análisis Contable
20.
Cuando los saldos están iguales en los reportes anteriores, elabora oficio y traslada al Departamento de Registro Contable para el registro del diferencial cambiario determinado por el Banco de Guatemala al 31 de diciembre del ejercicio fiscal que se cierra y se realiza el proceso del numeral 5 al 11.
Analista Contable o Conciliador Bancario,
Departamento de Análisis Contable
21. Realiza el proceso de conciliación masiva, lo que permite depurar los registros de los documentos bancarios.
Analista Contable o Conciliador Bancario,
Departamento de Análisis Contable
22.
Verifica que el saldo del banco al realizar la conversión al tipo de cambio al 31 de diciembre, sea igual al saldo que se refleja en Tesorería Nacional. (Puede existir diferencia de centavos por la aplicación de los decimales en el diferencial cambiario)
Analista Contable o Conciliador Bancario,
Departamento de Análisis Contable
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 70
Conciliación Bancaria de Cuentas en Moneda Extranjera (1 de 2)
Asistente de Gestión de
DocumentosAsistente de Registro Contable
Analista Contable y
Conciliador BancarioAnalista Aprobador Contable
Recibe diariamente, notas de débito, notas de
crédito del Banco y de Tesorería Nacional recibe notas de débito y crédito LBTR, generadas por el
movimiento de la cuenta bancaria de que se trate.
Clasifica los documentos por cuenta bancaria y elabora conocimiento.
Remite las notas de crédito LBTR a la Dirección
de Crédito Público, así mismo remite, notas de
débito y crédito a la Dirección Financiera y
Analistas Contables para realizar el registro respectivo, según
corresponda y archiva conocimiento.
Con base a la documentación de soporte, revisa el
CUR.
¿Está correcto?
Lo devuelve para su corrección.
Aprueba.
Recibe la documentación de
soporte del CUR aprobado, imprime y lo
firma.
Inicio
Recibe nota de débito o crédito LBTR, analiza,
elabora el CUR contable, anota el número preliminar
de CUR en la documentación.
1
No
Si
Analiza notas de débito y crédito, elabora oficio y solicita ajuste
contable.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 71
Conciliación Bancaria de Cuentas en Moneda Extranjera (2 de 2)
Asistente de Gestión de
DocumentosAsistente de Registro Contable
Analista Contable y Conciliador
BancarioAnalista Aprobador Contable
1
Revisa el CUR impreso y lo firma.
Recibe el CUR firmado, entrega el CUR y la
documentación para su archivo y copia al Analista Contable.
Recibe el CUR, la documentación
soporte y archiva.
Periódicamente, elabora oficio solicitando la
actualización de los saldos contables de las cuentas de
moneda extranjera.
Previo al cierre del ejercicio, verifica que todas las notas de crédito y debito estén
registradas, verificando los reportes.
Cuando los saldos están iguales en los reportes, elabora oficio solicitando el registro del diferencial cambiario determinado por el Banco de Guatemala al 31 de diciembre del ejercicio fiscal que se cierra.
Realiza el proceso de conciliación masiva, lo que
permite depurar los registros de los documentos
bancarios.
Verifica que el saldo del banco al realizar la
conversión al tipo de cambio al 31 de diciembre, sea igual
al saldo que se refleja en Tesorería Nacional.
Fin
Revisa, analiza y elabora CUR contable.
Revisa y aprueba CUR.
Imprime y firma CUR.
Revisa y firma CUR.Archiva
documentos.Traslada el CUR y la
documentación.
Recibe copia del CUR contable, verifica en el Libro Mayor-Auxiliares de Cuentas
que las operaciones realizadas hayan afectado las
cuentas correctas.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 72
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
ANÁLISIS CONTABLE Y FINANCIERO 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Análisis de Estados Financieros de Entidades Descentralizadas y Autónomas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Conocer la situación financiera de las Entidades Descentralizadas y Autónomas por medio del análisis de los estados financieros.
Inicia: con la recepción de Estados Financieros.
Finaliza: con el archivo de los informes y Estados Financieros.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto. b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de
Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe Estados Financieros y los traslada al Analista Contable para su análisis.
Secretaria de Departamento de Análisis
Contable
2.
Recibe, analiza indicadores financieros, elabora oficio e informe sobre el análisis de los Estados Financieros de las Instituciones Descentralizadas y Autónomas y lo traslada al Jefe de Departamento.
Analista Contable, Departamento de Análisis
Contable
3.
Revisa informe y oficio sobre el análisis de Estados Financieros.
¿Existen observaciones?
Si: se devuelve al Analista Contable.
No: firma y sella de visto bueno el oficio y traslada al Analista Contable.
Jefe de Departamento de Análisis Contable
4. Recibe informe y lo entrega a Secretaria del Departamento de Análisis Contable.
Analista Contable, Departamento de Análisis
Contable
5. Elabora conocimiento y traslada a Dirección o Subdirección.
Secretaria de
Departamento de Análisis Contable
6. Recibe informe y traslada a Director o Subdirector. Asistente de Dirección o
Subdirección
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 73
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
7.
Revisa informe del análisis de Estados Financieros.
¿Existen Observaciones?
No: traslada al Asistente de Dirección.
Si: devuelve al Departamento de Análisis Contable.
Director o Subdirector
8. Elabora memorando y traslada al Asistente de Gestión de Documentos del Departamento de Registro Contable.
Asistente de Dirección
9. Recibe Estados Financieros e informe y archiva.
Asistente de Gestión de Documentos,
Departamento de Registro Contable
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 74
Análisis de Estados Financieros de Entidades Descentralizadas y Autónomas (1 de 1)
Secretaria de Departamento de
Análisis Contable
Coordinador de Departamento de
Análisis ContableAnalista Contable
Director o
Subdirector
Asistente de
Dirección
Asistente de Gestión de Documentos
Inicio
Recibe Estados Financieros y los traslada
para su análisis.
Recibe, analiza indicadores financieros,
elabora oficio e informe sobre el
análisis de los Estados
Financieros de las Instituciones
Descentralizadas y Autónomas.
Revisa informe y oficio sobre el
análisis de Estados
Financieros.
¿Existen observaciones?
Devuelve al Analista
Contable.
Firma y sella de visto bueno
el oficio.
Recibe informe.
Elabora conocimiento.
Recibe informe.
Revisa informe del análisis de
Estados Financieros.
Devuelve.
¿Existen Observaciones?
Elabora memorando.
Recibe Estados Financieros e
informe y archiva.
Fin
Si
No
A
A
Si
No
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 75
6. NÓMINAS
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
NÓMINAS 03 1 de 5
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Análisis, Registro y Control de Pagos en Nómina Mensual para Pensionados de Clases Pasivas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Actualizar la nómina mensual de Clases Pasivas.
Inicia: con la recepción de acuerdos, resoluciones, providencias y otros que autorizan pensiones.
Finaliza: con la impresión de los reportes diarios de cambios efectuados en la nómina.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto Número 63-88, Ley de Clases Pasivas del Estado. b) Decreto Número 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto. c) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas
Públicas. d) Régimen Especial de Clases Pasivas para Pensionados y Beneficiarios del Banco Nacional de la
Vivienda -BANVI- en Liquidación, Acuerdo Gubernativo 36-2004. e) Ley del Régimen Especial de Clases Pasivas para Discapacitados del Estado en el Orden
Militar, Decreto Número 45-2001. f) Ley de Jubilaciones, Pensiones y Montepíos en el Ejército, Decreto Ley Número 55. g) Decreto Número 30-2011 del Congreso de la República de Guatemala que incorpora al
Régimen de Clases Pasivas del Estado a los Pensionados de la Empresa Guatemalteca de Telecomunicaciones -GUATEL-.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circular de normas de apertura del ejercicio fiscal.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe acuerdos, resoluciones, providencias, oficios y dictámenes emitidos por la Oficina Nacional de Servicio Civil, acuerdos gubernativos que autorizan pensiones en el orden militar y vitalicias, resoluciones del Ministerio de Finanzas Públicas que aprueban pensiones del Banvi, y resoluciones emitidas por el Ministerio de la Defensa Nacional que ampara a los discapacitados del ejército, los ingresa al Sistema de Expedientes WEB y los que correspondan se distribuyen a los Analistas de Clases Pasivas, a excepción de los acuerdos emitidos por la Oficina Nacional de Servicio Civil que son ingresados al Programa de Control de Acuerdos desde dicha institución y son cargados por el Técnico Clases Pasivas a través del Sistema de Expedientes WEB.
Técnico Clases Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 76
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
2.
Recibe solicitudes y Acuerdos, Ayuda Póstuma, Liquidaciones de reintegro efectuado en Banrural, Defunciones, Supervivencias extemporáneas, analiza cada documento, ingresa al Sistema de Expedientes Web, distribuye y traslada a otros Analistas de Clases Pasivas. Emite liquidaciones para que realicen reintegros pendientes a favor del Estado y proporciona información a los señores jubilados en qué fase se encuentra su Acuerdo de Jubilación.
Analista de Clases Pasivas
3.
Recibe documentos, firma y sella de recibido el conocimiento correspondiente, verifica cada uno de los documentos que amparan las pensiones y filtra a través del Sistema de Clases Pasivas, que no exista registro de la persona pensionada o beneficiaria, (para evitar duplicidad de pagos), ingresa la información en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas que se describe a continuación: Nombre Jubilado, Apellidos, Sexo, Orden y Registro de Cédula (cuando aplica), Documento Personal de Identificación -DPI-, Extendido en Municipio, Departamento, Dirección con Departamento y Municipio, Asignado, Fecha Pensión, Status de Pensión, Número de expediente, Acuerdo, Porcentaje de Pensión, Bonificaciones, Clase de Pensión, Fecha de corte por mayorías de edad (pensión por orfandad), número de registro de pensionado o que esté activo en la Nómina de Sueldos, genera automáticamente la partida presupuestaria en estado de pendiente, firma y sella el reverso del Acuerdo o resolución que corresponda de haber ingresado la información.
Analista de Clases Pasivas
4.
Recibe documentos, firma y sella de recibido el conocimiento correspondiente (solicitudes, ayuda póstuma, liquidaciones y boletas de banco, defunciones, supervivencias), analiza, verifica y procede a realizar suspensiones, activaciones, prepara pago si procede y elabora CUR a nivel de solicitud.
Analista de Clases Pasivas o Supervisor de Clases Pasivas.
5.
Revisa si al pensionado no le figura reintegro a favor del Estado como pensionado en años anteriores, si está solvente firma y sella Acuerdo. Si el Acuerdo corresponde a pensionados de nuevo ingreso se traslada al Jefe o Subjefe del Departamento o Analista de Clases Pasivas según corresponda.
Analista de Clases Pasivas o Supervisor de Clases Pasivas
6.
Elabora Oficio a la Presidencia, Ministerios de Estado, Secretarías y Dependencias de Gobierno Central para solicitar solvencia del Sistema de Guatenóminas. Al recibir solvencia se adjunta al acuerdo para posterior traslado a otros Analistas de Clases Pasivas para solicitud de cuenta.
Analista de Clases Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 77
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
7.
Elabora Oficio a las Dependencias Descentralizadas y Autónomas Financieras para solicitar solvencia de los registros de nóminas de las personas que laboraron para la institución. Al recibir solvencia se adjunta al acuerdo para posterior traslado a otros Analistas de Clases Pasivas para solicitud de cuenta y pago.
Jefe o Subjefe del Departamento
8.
Ejecuta en forma semanal el proceso de Carga de Cuentas Monetarias de Pensionados del Estado en el Banco de Desarrollo Rural -BANRURAL-
Técnico Clases Pasivas
9.
Recibe originales de los acuerdos, resoluciones, providencias, oficios y dictámenes emitidos por la Oficina Nacional de Servicio Civil, acuerdos gubernativos que autorizan pensiones en el orden militar, resoluciones del Ministerio de Finanzas Públicas que aprueban pensiones del Banvi, y resoluciones emitidas por el Ministerio de la Defensa Nacional que ampara a los discapacitados del ejército, verifica los datos del acuerdo de pensión en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas, activa la partida presupuestaria del pensionado y traslada fotocopia de Acuerdos al Supervisor de Clases Pasivas.
Analista de Clases Pasivas
10.
Analiza, verifica, desbloquea y aprueba los cambios efectuados en el Sistema de Nóminas de Clases Pasivas, para que el sistema permita la autorización de pagos posteriores que corresponden a la asignación mensual y archiva fotocopia de los Acuerdos.
Supervisor de Clases Pasivas
11.
Imprime diariamente reportes de cambios efectuados en nómina, del estado de los pensionados, confronta con documentación soporte, los firma, sella y archiva.
Supervisor de Clases Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 78
Análisis, Registro y Control de Pagos en Nómina Mensual para Pensionados de Clases Pasivas
(1 de 2)
Analista de Clases PasivasTécnico de Clases PasivasJefe o Subjefe del
Departamento
Analista de Clases Pasivas o Supervisor de Clases
Pasivas
Inicio
Recibe acuerdos, resoluciones,
providencias, oficios y dictámenes
emitidos por la Oficina Nacional de Servicio Civil y otras
instituciones.
Recibe solicitudes varias, emite
liquidaciones para que realicen reintegros y
proporciona información.
Ingresa información en el Sistema de Nómina
de Clases Pasivas y asigna partida
presupuestaria.
Analiza, verifica y procede a realizar
suspensiones, activaciones, prepara
pago si procede y elabora CUR a nivel de
solicitud.
Revisa si el pensionado está solvente, firma y sella el acuerdo.
Elabora oficio para solicitar solvencia del
Sistema de Guatenominas. Al
recibir solvencia se adjunta al acuerdo para
posterior traslado a otros Analistas de
Clases Pasivas para solicitud de cuenta.
1
Elabora de Oficio a las Dependencias
Descentralizadas y Autónomas
Financieras para solicitar solvencia de
los registros de nóminas de las personas que
laboraron para la institución. Al recibir solvencia se adjunta
al acuerdo para posterior traslado a Analistas de Clases
Pasivas para solicitud de cuenta y pago.
¿Tipo de Institución?
Presidencia, Ministerios, Secretarías y
Otras Dependencias del Ejecutivo
Descentralizada o Autónoma
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 79
Análisis, Registro y Control de Pagos en Nómina Mensual
para Pensionados de Clases Pasivas (2 de 2)
Analista de Clases Pasivas Supervisor de Clases Pasivas
1
Imprime diariamente
reportes de cambios del estado de los pensionados en
nómina, firma, sella y archiva.
Recibe originales de los Acuerdos, activa
la partida presupuestaria y
traslada fotocopia de Acuerdos al
Supervisor de Clases Pasivas.
Analiza, verifica y aprueba los cambios
efectuados en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas.
Fin
Ejecuta en forma semanal el proceso
de Carga de Cuentas Monetarias de
Pensionados del Estado en el Banco de Desarrollo Rural
-BANRURAL-
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 80
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
NÓMINAS 03 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Análisis, Registro y Control de Pagos en Nómina Adicional para Pensionados de Clases Pasivas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Aprobar pagos de asignaciones mensuales a pensionados o beneficiarios de pensiones del Estado.
Inicia: con el análisis de los expedientes.
Finaliza: con la generación de la nómina.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto Número 63-88, Ley de Clases Pasivas del Estado. b) Decreto Número 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto. c) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas
Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Analiza expediente de Ayuda Póstuma, Liquidaciones de reintegros efectuados en BANRURAL, defunciones, supervivencias extemporáneas, analiza cada documento, ingresa al Sistema de Expedientes Web, distribuye y traslada a los Analistas de Clases Pasivas o Supervisor. Proporciona información a los señores jubilados en qué fase se encuentra el Acuerdo de Jubilación.
Analista de Clases Pasivas
2.
Recibe documentos, firma y sella de recibido el conocimiento correspondiente (acuerdos solventes, solicitudes, ayuda póstumas, liquidaciones y boletas de banco, defunciones, supervivencias), analiza, verifica y procede a realizar suspensiones, activaciones, si procede prepara pago y elabora CUR a nivel de Solicitud. Los casos especiales se trasladan al Supervisor de Clases Pasivas.
Analista de Clases Pasivas.
3.
Analiza, verifica y procede a realizar suspensiones, activaciones en los casos de defunciones en los cuales la persona tiene convenio de pago, supervivencias colectivas y activaciones cuando las personas están bajo el renglón 029 o renuncian a una pensión por optar a otra.
Supervisor de Clases Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 81
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4.
Verifica que los datos del acuerdo de pensión coincidan con los del Sistema de Clases Pasivas, que contenga la firma y sello de la persona que ingresó los registros en la Nómina de Clases Pasivas, así como que esté adjunta la solvencia emitida por las instituciones en donde laboraba el beneficiario o causante.
Analista de Clases Pasivas
5.
Recibe documentos, firma y sella de recibido el conocimiento correspondiente, verifica cada uno de los documentos que amparan las pensiones. Analiza y elabora la liquidación de pago e ingresa los montos que corresponden al panel de la nómina adicional, firma, sella la documentación soporte que ampara el registro del pago a efectuar, traslada los originales de los Acuerdos y documentación soporte al Supervisor de Clases Pasivas.
Analista de Clases Pasivas
6.
De acuerdo a la calendarización de las nóminas adicionales solicita al Analista de Clases Pasivas que genere e imprima la prenómina de pago para realizar la verificación de los registros de pagos a realizar conforme a la documentación soporte.
Supervisor de Clases Pasivas
7. Genera e imprime la prenómina y traslada físicamente a Supervisor de Clases Pasivas.
Analista de Clases Pasivas
8.
Revisa y confronta los registros de pagos a realizar, el original de los acuerdos correctos los archiva; los incorrectos los devuelve al Analista de Clases Pasivas para corrección.
Supervisor de Clases Pasivas
9.
Recibe y efectúa las correcciones necesarias en el Sistema de Nómina, coloca la fecha en que realizó la corrección de la nómina adicional (prenómina corregida) y los devuelve a Supervisor de Clases Pasivas.
Analista de Clases Pasivas
10.
Solicita al Analista de Clases Pasivas la generación de nueva prenómina en la que figuren las correcciones realizadas a las liquidaciones contenidas en la nómina adicional.
Supervisor de Clases Pasivas
11. Genera la nómina y traslada en forma electrónica a Supervisor de Clases Pasivas.
Analista de Clases Pasivas
12. Revisa correcciones, cuadra los montos totales de nómina adicional, archiva los originales de los acuerdos y solicita liquidación definitiva al Analista de Clases Pasivas.
Supervisor de Clases Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 82
Análisis, Registro y Control de Pagos en Nómina Adicional para Pensionados de Clases Pasivas (1 de 1)
Analista de Clases Pasivas Supervisor de Clases Pasivas
Genera, imprime y traslada físicamente la prenómina.
Genera la nómina y traslada en forma electrónica a Supervisor de Clases Pasivas.
Inicio
Verifica que los datos del acuerdo de pensión coincidan con los del Sistema de Clases Pasivas, que
contenga la firma y sello del Analista o Jefe Departamento de Clases Pasivas así como que esté adjunta la solvencia emitida por las instituciones en
donde laboraba el beneficiario o causante.
Revisa y confronta los registros de pagos a realizar, el original de los acuerdos correctos los archiva; los
incorrectos los devuelve al Analista de Clases Pasivas.
De acuerdo a la calendarización de las nóminas adicionales solicita al Analista de Clases Pasivas que
genere e imprima la prenómina de pago.
Recibe y efectúa las correcciones necesarias en el Sistema de Nómina, coloca la fecha en que realizó la
corrección de la nómina adicional (prenómina corregida).
Recibe documentos, analiza y elabora la liquidación de pago e ingresa los montos que corresponden al
panel de la Nómina Adicional, firma y sella la documentación soporte que ampara el pago a
efectuar.
Analiza expediente de ayuda póstuma, liquidaciones de reintegro efectuado en Banrural, defunciones,
supervivencias extemporáneas, ingresa al Sistema de Expedientes Web y proporciona información a los
señores jubilados.
Analiza solicitudes realiza suspensiones, activaciones, prepara pago y elabora CUR.
Revisa correcciones, cuadra los montos totales de nómina adicional, archiva los originales de los
acuerdos y solicita liquidación definitiva al Analista de Clases Pasivas.
Solicita al Analista de Clases Pasivas la generación de nueva pre nómina en la que figuen las correcciones realizadas a las liquidaciones
contenidas en la nómina adicional.
Fin
Analiza, verifica y procede a realizar suspensiones, activaciones en los casos de defunciones en los
cuales la persona tiene convenio de pago, supervivencias colectivas y activaciones cuando las personas están bajo el renglón 029 o renuncian a
una pensión por optar a otra.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 83
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
NÓMINAS 03 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Liquidación y Autorización de Pagos de Asignaciones Mensuales a los Pensionados de Clases Pasivas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Autorizar el pago de asignación mensual de pensiones.
Inicia: con la liquidación de la nómina mensual y productos de nómina.
Finaliza: con el archivo de los resúmenes de la nómina.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto Número 63-88, Ley de Clases Pasivas del Estado. b) Decreto Número 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto. c) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de
Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Calendarización aprobada por Direcciones de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería Nacional.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Liquida nómina mensual y genera productos de nómina (Estadística de Depósitos, Nómina, Resumen de CUR de Nómina, Resumen Programático, Total de Gasto Mes Actual y Anterior, Resumen de Descuentos y Resumen de Ingresos).
Analista de Clases Pasivas
2. Genera reporte del cuadre de nómina. Analista de Clases Pasivas
3.
Verifica productos de nómina (Estadística de Depósitos, Nómina, Resumen de CUR de Nómina, Resumen Programático, Total de Gasto Mes Actual y Anterior, Resumen de Descuentos y Resumen de Ingresos) y cuadra con el total de nómina general, si no está correcto solicita reliquidación.
Analista de Clases Pasivas
4. Solicita a Dirección de Tecnologías de la Información la carga de los CUR de nómina al Sicoin.
Supervisor de Clases Pasivas
5. Realiza carga de CUR de nómina al Sicoin e informa por correo electrónico al Supervisor de Clases Pasivas.
Dirección de Tecnologías de la Información
6. Imprime CUR del Sicoin a nivel de solicitado y traslada a Analista de Clases Pasivas para firma.
Supervisor de Clases Pasivas
7. Firma CUR a nivel de solicitado y traslada Jefe o Subjefe del Departamento de Clases Pasivas.
Analista de Clases Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 84
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
8.
Revisa, firma CUR a nivel de solicitado, la nómina y traslada a Dirección o Subdirección para el visto bueno respectivo.
Jefe o Subjefe del Departamento de Clases Pasivas
9. Recibe CUR, revisa, firma nómina y devuelve al Departamento de Clases Pasivas.
Director o Subdirector
10.
Recibe los documentos con el visto bueno respectivo y envía CUR a nivel de solicitado a la Dirección Financiera de este Ministerio para su aprobación, acompañado de resúmenes de CUR y CD conteniendo las nóminas, envía estadísticas y archivo de depósitos a Tesorería Nacional, actualiza el histórico de pagos de pensionados en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas y traslada a Supervisor de Clases Pasivas impresión de resúmenes de la nómina definitiva.
Analista de Clases Pasivas
11. Archiva copia de resúmenes de la nómina. Supervisor de Clases Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 85
Liquidación y Autorización de Pagos de Asignaciones Mensuales a los Pensionados de Clases Pasivas (1 de 1)
Analista de Clases PasivasSupervisor de Clases
Pasivas
Dirección de Tecnologías
de la Información
Jefe o Subjefe del Departamento de Clases
PasivasDirector o Subdirector
Genera reporte del cuadro de nómina.
Verifica productos de nómina y cuadra con total
de nómina general.
Realiza carga de CUR de nómina al Sicoin.
Firma CUR a nivel de solicitado.
Liquida nómina mensual y genera productos de
nómina.
Imprime CUR del Sicoin a nivel de
solicitado.
Solicita la carga de CUR de nómina al
Sicoin.
Revisa, firma CUR y nómina.
Revisa CUR y firma nómina.
Envía CUR a nivel solicitado, resúmenes de CUR y CD con nóminas a
Dirección Financiera. Envía Estadísticas y archivo de
depósitos a Tesorería Nacional y actualiza el
histórico de pagos en el Sistema de Nómina.
FIN
Archiva copia de resúmenes de la
nómina.
Inicio
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 86
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
NÓMINAS 03 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Liquidación y Autorización de Pago de Asignaciones de Pensionados en Nómina Adicional de Clases Pasivas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Autorizar el pago de asignaciones de pensionados por medio de la nómina adicional.
Inicia: con la liquidación de la nómina adicional.
Finaliza: con la actualización del histórico de pagos de pensionados en el Sistema.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto Número 63-88, Ley de Clases Pasivas del Estado. b) Decreto Número 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto. c) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas
Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Calendarización aprobada por Direcciones de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería Nacional.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Liquida la nómina adicional de acuerdo a la calendarización de pagos de nóminas, genera e imprime los reportes, cuadro estadístico, CUR de gastos y reporte de nómina adicional, los revisa, cuadra y los traslada a Supervisor de Clases Pasivas.
Analista de Clases Pasivas
2. Revisa y verifica los datos del CUR de gastos, cuadro estadístico y reporte de nómina adicional.
Analista de Clases Pasivas
3. Solicita a Dirección de Tecnologías de la Información la carga de los CUR de nómina en el Sicoin.
Supervisor de Clases Pasivas
4.
Realiza carga de CUR de nómina en el Sicoin e informa por correo electrónico a Supervisor de Clases Pasivas.
Dirección de Tecnologías de la Información
5. Ingresa a Sicoin e imprime CUR a nivel de solicitado y traslada al Analista de Clases Pasivas.
Supervisor de Clases Pasivas
6. Revisa, firma CUR a nivel de solicitado y traslada al Jefe o Subjefe del Departamento de Clases Pasivas.
Analista de Clases Pasivas
7.
Firma CUR de nómina adicional a nivel de solicitado, reporte de nómina adicional y traslada a Dirección o Subdirección para visto bueno.
Jefe o Subjefe del Departamento de Clases Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 87
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
8. Revisa, firma reporte de nómina adicional y los traslada a Secretaria de Dirección.
Director o Subdirector
9.
Traslada a la Dirección Financiera CUR a nivel de solicitado, acompañado de resúmenes de CUR y CD conteniendo nóminas y a Tesorería Nacional, la estadística y archivo de depósitos.
Secretaria de Dirección
10. Actualiza el histórico de pagos de pensionados en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas.
Analista de Clases Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 88
Liquidación y Autorización de Pagos de Asignaciones de Pensionados en Nómina Adicional de Clases Pasivas (1 de 1)
Secretaria de DirecciónSupervisor de Clases
PasivasAnalista de Clases Pasivas
Dirección de Tecnologías de la
Información
Jefe o Subjefe del Departamento de Clases
PasivasDirector o Subdirector
Revisa y verifica los datos del CUR de gastos, cuadro
estadístico y reporte de nómina adicional.
Imprime CUR a nivel de solicitado.
Liquida nómina adicional de acuerdo a calendarización
de pagos de nóminas, genera e imprime los
reportes, cuadro estadístico y CUR de gastos, reporte de nómina adicional, los revisa
y cuadra.
Revisa y firma CUR a nivel de solicitado.
Solicita a Dirección de Tecnologías de la
Información la carga de los CUR de nómina en el
Sicoin.
Realiza carga de CUR de Nómina en el
Sicoin.
Firma CUR a nivel de solicitado y reporte de
nómina adicional.
Revisa y firma reporte de nómina adicional.
Traslada a Dirección Financiera CUR a nivel
de solicitado, resúmenes de CUR y CD
con nóminas y a Tesorería Nacional la
estadística y archivo de depósitos.
Actualiza histórico de pagos de pensionados en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas.
Inicio
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 89
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
NÓMINAS 03 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Carga de Cuentas Monetarias de Pensionados del Estado en el Banco de Desarrollo Rural -BANRURAL-
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Que el pensionado del Estado cuente con una cuenta monetaria en el Banco de Desarrollo Rural.
Inicia: con la verificación que se haya cumplido con el procedimiento de Solvencia de Clases Pasivas.
Finaliza: carga de las cuentas monetarias solicitadas de los pensionados.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto Número 63-88, Ley de Clases Pasivas del Estado. b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de
Finanzas Públicas. c) Contrato de Pago a Jubilados y Pensionados del Estado del Distrito Metropolitano.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Calendarización aprobada por Direcciones de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería Nacional.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Verifica que se haya cumplido con el procedimiento de Solvencias de Clases Pasivas.
Técnico de Clases Pasivas
2.
Ejecuta en forma semanal el proceso para solicitud de cuentas de depósito monetario de pensionados en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas, genera e imprime el reporte. Solamente para las personas que se encuentren solventes con el Estado.
Técnico de Clases Pasivas
3.
Elabora oficio de solicitud de cuentas monetarias, envía archivo de cuentas solicitadas vía correo electrónico a Banrural, con copia al Supervisor de Clases Pasivas, el oficio lo traslada al Jefe o Subjefe del Departamento de Clases Pasivas para visto bueno.
Técnico de Clases Pasivas
4.
Recibe oficio de solicitud de cuentas monetarias, revisa, sella, firma y traslada para visto bueno del Director o Subdirector.
Jefe o Subjefe del Departamento de Clases
Pasivas
5. Revisa oficio, firma y sella de visto bueno y traslada a la Secretaria de Clases Pasivas.
Director o Subdirector de Contabilidad del Estado
6.
Envía a Banrural oficio de solicitud de cuentas monetarias firmado por el Jefe de Departamento de Clases Pasivas, con visto bueno de la Dirección.
Secretaria de Clases Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 90
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
7.
Recibe oficio de solicitud firmado, correo electrónico y procede a abrir las cuentas monetarias de los pensionados y envía archivo de cuentas abiertas, vía correo electrónico al Técnico de Clases Pasivas.
Banrural
8.
Recibe de Banrural vía correo electrónico el archivo de cuentas abiertas y verifica que el número de cuentas monetarias coincida con la cantidad solicitada. Si no coincide, rechaza e informa a Banrural.
Técnico de Clases Pasivas
9.
Si coincide, corre el proceso en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas en forma semanal para cargar las cuentas monetarias solicitadas de los pensionados.
Técnico de Clases Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 91
Carga de Cuentas Monetarias de Pensionados del Estado en el Banco de Desarrollo Rural (1 de 1)
Técnico de Clases Pasivas
Jefe o Subjefe del Departamento de Clases
PasivasDirector o Subdirector BanruralSecretaria
Revisa oficio de solicitud de
cuentas monetarias, firma
y sella oficio.
Ejecuta en forma semanal el proceso para solicitud de cuentas de depósito
monetario de pensionados en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas,
genera e imprime el reporte. Solamente para las personas solventes.
Elabora oficio de solicitud de cuentas monetarias y envía archivo de cuentas
solicitadas vía correo electrónico a Banrural.
Revisa, firma y sella el oficio.
Envía a Banrural oficio de solicitud de cuentas
monetarias.
Apertura las cuentas
monetarias de los pensionados y
envía archivo vía correo
electrónico al Técnico de Clases
Pasivas.
Fin
Verifica que el número de cuentas monetarias coincida con la cantidad solicitada. Si no coincide, rechaza e
informa a Banrural.
Si coincide, corre el proceso en forma semanal en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas para cargar las cuentas
monetarias de los pensionados.
Verifica que se haya cumplido con el procedimiento de Solvencias de Clases
Pasivas.
Inicio
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 92
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
NÓMINAS 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Aprobación y Desbloqueo del Registro de Pensionados en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Cotejar los registros que fueron modificados en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas por los Analistas Autorizadores de Clases Pasivas.
Inicia: con los cambios en los registros de pensionados en el Sistema.
Finaliza: con el archivo de la documentación de soporte.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto Número 63-88, Ley de Clases Pasivas del Estado. b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas
Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Realiza cambios en los registros de pensionados en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas de acuerdo a los documentos soporte y el sistema bloquea automáticamente el estado del pensionado.
Analista de Clases Pasivas/Supervisor de Clases
Pasivas
2.
Recibe documentos soporte por cambio de registros en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas, coteja y analiza cambios realizados en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas, si no procede modificación devuelve documento soporte al Analista de Clases Pasivas o Supervisor de Clases Pasivas según corresponda, para que documente y justifique el cambio.
Supervisor de Clases Pasivas/ Jefe de Departamento
3. Si procede modificación desbloquea el estado del pensionado. Supervisor de Clases Pasivas/
Jefe de Departamento
4. Archiva la documentación soporte. Supervisor de Clases Pasivas/
Jefe de Departamento
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 93
Aprobación y Desbloqueo del Registro de Pensionados en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas (1 de 1)
Analista de Clases Pasivas/Supervisor de Clases Pasivas Supervisor de Clases Pasivas/ Jefe de Departamento
Inicio
Desbloquea el estado del pensionado.
Fin
Realiza cambios en los registros de pensionados en el Sistema
de Nómina de Clases Pasivas de acuerdo a los documentos de soporte y el sistema bloquea
automáticamente el estado del pensionado.
Archiva la documentación soporte.
Coteja y analiza cambios realizados en el Sistema de Nómina de Clases
Pasivas.
¿Procede?
NO
SI
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 94
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
NÓMINAS 03 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reintegros de Clases Pasivas Año Actual
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Registrar devoluciones de pensiones dentro de los sistemas Sicoin y Nómina de Clases Pasivas.
Inicia: con la solicitud del cálculo del reintegro a realizar.
Finaliza: con el registro del reintegro en el histórico del Sistema.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto Número 63-88, Ley de Clases Pasivas del Estado. b) Acuerdo Gubernativo 1220-88 Reglamento de la Ley de Clases Pasivas. c) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas
Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Solicita al Analista de Clases Pasivas, efectúe los cálculos del reintegro que le corresponde realizar.
Persona Interesada
2.
Genera en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas la boleta de liquidación para el reintegro de asignaciones, bonificaciones y otras prestaciones en concepto de pensiones y/o jubilaciones, conteniendo los montos a reintegrar y entrega a persona interesada.
Analista de Clases Pasivas
3.
Realiza el depósito monetario en el Banco de Desarrollo Rural -Banrural- por el monto a reintegrar a la cuenta No. 3033064759 de Tesorería Nacional adjuntando la boleta de liquidación del reintegro que corresponde, realizado el depósito entrega a Analista de Clases Pasivas la boleta de liquidación de reintegro adjuntando original de boleta de depósito monetario con dos juegos de fotocopias.
Persona Interesada
4.
Recibe documentación y traslada por conocimiento a otros Analistas de Clases Pasivas para que proceda a ingresar al Sistema de Nómina de Clases Pasivas.
Analista de Clases Pasivas
5.
Recibe documentación, ingresa en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas el número de boleta de liquidación de reintegro, el número de depósito certificado por el Banco o número de Nota de Crédito (Banguat), para la generación del CUR de nómina, elabora reporte y traslada al Supervisor de Clases Pasivas, adjuntando boleta de liquidación y de depósito
Analista de Clases Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 95
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
monetario.
6.
Recibe documentación, confronta la información registrada en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas con boleta de reintegro y de depósito monetario, aprueba registro en Sistema de Nómina y solicita a la Dirección de Tecnologías de la Información que se cargue CUR a nivel de solicitado en el Sicoin.
Supervisor de Clases Pasivas
7. Carga el CUR en el Sicoin e informa al Supervisor de Clases Pasivas.
Dirección de Tecnologías de la Información
8. Verifica la carga de CUR en el Sicoin, los imprime a nivel de solicitado y traslada al Analista de Clases Pasivas.
Supervisor de Clases Pasivas
9. Recibe, revisa, firma, sella el CUR y traslada al Jefe o Subjefe del Departamento de Clases Pasivas.
Analista de Clases Pasivas
10. Firma, sella el CUR y traslada a la Secretaria del Departamento de Clases Pasivas
Jefe o Subjefe del Departamento de Clases
Pasivas
11.
Recibe documentación y traslada con conocimiento a la Dirección Financiera del Ministerio, los reintegros que fueron depositados en Banrural y las notas de crédito que fueron operadas en el Banguat para la aprobación del CUR en el Sicoin.
Secretaria del Departamento de Clases
Pasivas
12.
Recibe documentación, aprueba el CUR en el Sicoin, automáticamente el reintegro queda registrado en el histórico del Sistema de Nómina de Clases Pasivas.
Dirección Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 96
Reintegros de Clases Pasivas Año Actual (1 de 1)
Persona
Interesada
Analista de Clases
Pasivas
Supervisor de Clases
Pasivas
Dirección de Tecnologías de la
Información
Jefe o Subjefe del Departamento de
Clases Pasivas
Secretaria del Departamento de Clases
PasivasDirección Financiera
Solicita los cálculos del reintegro que le
corresponde realizar.
Realiza el depósito a la cuenta No. 3033064759 y
entrega al Analista de Clases Pasivas.
Inicio
Genera boleta de liquidación que
contiene cantidad a reintegrar.
Recibe documentación y
elabora conocimiento de
traslado.
Ingresa en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas el número de boleta de liquidación,
de depósito certificado por el
banco o de Nota de Crédito, genera CUR
a nivel de solicitado y elabora reporte del sistema de nómina.
Revisa, firma y sella el CUR.
Confronta la información
registrada en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas
con boleta de reintegro y de
depósito monetario, aprueba registro en
el Sistema de Nómina de Clases Pasivas y solicita
carga de CUR
Verifica carga de CUR en Sicoin e
imprime.
Carga CUR en el Sicoin.
Firma y sella el CUR.
Traslada documentación a la Dirección
Financiera los reintegros que fueron depositados en Banrural y las Notas de Crédito operadas en
Banguat, para la aprobación del CUR en
Sicoin.
Aprueba CUR en el Sicoin
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 97
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
NÓMINAS 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reintegros de Clases Pasivas Años Anteriores
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Registrar devoluciones de pensiones dentro de los sistemas Sicoin y Nómina de Clases Pasivas.
Inicia: con la solicitud del cálculo del reintegro a realizar.
Finaliza: con el registro del reintegro en el histórico de pagos del Sistema.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto Número 63-88, Ley de Clases Pasivas del Estado. b) Acuerdo Gubernativo 1220-88 Reglamento de la Ley de Clases Pasivas. c) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas
Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Solicita al Analista de Clases Pasivas, efectúe los cálculos del reintegro que le corresponde realizar.
Persona Interesada
2.
Genera en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas, boleta de liquidación para el reintegro de asignaciones, bonificaciones y otras prestaciones, en concepto de pensiones y/o jubilaciones, conteniendo los montos a reintegrar y entrega a persona interesada.
Analista de Clases Pasivas
3.
Realiza el depósito monetario en el Banco de Desarrollo Rural Banrural por el monto a reintegrar a la cuenta No. 3033064759 de Tesorería Nacional adjuntando la boleta de liquidación del reintegro que corresponde, realizado el depósito entrega los documentos debidamente sellados y firmados por el receptor del Banco al Asistente de Registro Contable del Departamento de Registro Contable, con dos juegos de fotocopias.
Persona Interesada
4. Recibe documentación y elabora el Comprobante Único de Registro CUR en el Sicoin.
Asistente de Registro Contable
5.
Recibe documentación y aprueba el Comprobante Único de Registro CUR en el Sicoin, traslada copia del CUR Contable, boleta de liquidación y boleta de depósito a la Secretaria del Departamento de Clases Pasivas y a la persona interesada.
Analista Aprobador Contable
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 98
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
6. Recibe copia del CUR Contable y traslada al Analista de Clases Pasivas.
Secretaria del Departamento de Clases Pasivas
7.
Recibe copia del CUR contable, consulta registro con el número de boleta de liquidación, registra en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas el número de CUR y el número de boleta de depósito monetario y lo traslada al Supervisor de Clases Pasivas.
Analista de Clases Pasivas
8.
Recibe copia del CUR contable y solicita a la Dirección de Tecnologías de la Información de este Ministerio, carga de los CUR al Sistema de Nómina de Clases Pasivas. Archiva copia del CUR.
Supervisor de Clases Pasivas
9.
Verifica que el contenido de los CUR corresponda a la información registrada por el Analista de Clases Pasivas, en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas.
¿Está correcto?
Si: aprueba CUR.
No: devuelve copia de CUR contable al Analista de Clases Pasivas para corrección.
Supervisor de Clases Pasivas
10. Verifica el registro en el histórico de pagos del Sistema de Nómina de Clases Pasivas y archiva.
Analista de Clases Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 99
Reintegros de Clases Pasivas Años Anteriores (1 de 1)
Persona
Interesada
Analista de Clases
Pasivas
Asistente de
Registro Contable
Analista Aprobador
Contable
Secretaria del Departamento de
Clases Pasivas
Supervisor de Clases
Pasivas
Inicio
Genera en el Sistema la boleta
de liquidación que contiene la
cantidad a reintegrar.
Solicita le efectúen los cálculos del
reintegro que le corresponde
realizar.
Recibe documentación y aprueba CUR
contable.
Realiza depósito a Cta. No.
3033064759 Tesorería
Nacional deBanrural.
Solicita a la Dirección de Tecnologías de la Información de este Ministerio, carga de los CUR al Sistema
de Nómina de Clases Pasivas.
Recibe documentación y elabora el Comprobante
Único de Registro CUR en el Sicoin.
Consulta registro con el número de
boleta de liquidación,
registra en el Sistema de
Nómina de Clases Pasivas el número
de CUR y el número de boleta
de depósito monetario.
Recibe copia del CUR Contable.
Verifica que el contenido de los CUR
corresponda a la información
registrada por el Analista de Clases
Pasivas, en el Sistema de Nómina de Clases Pasivas.
¿Está correcto?
Aprueba CUR.
Devuelve copia de CUR.
Verifica el registro en el histórico de pagos del Sistema
de Nómina de Clases Pasivas y
archiva.
FinA
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 100
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
NÓMINAS 03 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Análisis y Resolución de Expedientes de Clases Pasivas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Resolver expedientes relacionados con asignaciones y prestaciones de las clases pasivas.
Inicia: con la recepción del expediente.
Finaliza: con el informe de respuesta a quien solicito.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto 119-96, Ley de Contencioso Administrativo. b) Decreto Número 63-88, Ley de Clases Pasivas del Estado. c) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas
Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
Los expedientes pueden clasificarse de la forma siguiente:
1. Expedientes relacionados con asignaciones y prestaciones de clases pasivas. 1.1 Requerimientos de ONSEC. 1.2 Informes solicitados por el interesado. 1.3 Informes solicitados por medio de la Secretaría General y Administración. 1.4 Informes derivados de Requerimientos de Asociaciones de Jubilados
2. Expedientes relacionados con Entidades del Estado.
2.1 Requerimientos de la Contraloría General de Cuentas. 2.2 Informes a Hallazgos de Auditoria. 2.3 Informes circunstanciados por deuda de pensionados a favor del Estado por estar
laborando o por fallecimiento. 2.4 Informes circunstanciados en respuesta a requerimientos legales. 2.5 Informes derivados de amparos interpuestos al Ministerio. 2.6 Informes derivados de requerimientos del Congreso de la República. 2.7 Informes emanados de Requerimientos de Ministerios, Secretarias y Otras Dependencias
del Ejecutivo, Entidades Descentralizadas y Autónomas.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe, clasifica, ingresa al Sistema de Expedientes Web y traslada expediente al Analista de Clases Pasivas.
Secretaria de Departamento de Clases
Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 101
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
2
Analiza expediente, construye informe de respuesta de acuerdo al
tipo de requerimiento, actualiza información en el Sistema de Expedientes Web y traslada a Supervisor de Clases Pasivas.
Analista de Clases Pasivas
3 Revisa el contenido del expediente, firma, sella y traslada al Jefe o Subjefe del Departamento.
Supervisor de Clases Pasivas
4 Revisa el expediente, firma, sella y entrega a Secretaria de Departamento.
Jefe o Subjefe del Departamento de Clases
Pasivas
5 Recibe y traslada para visto bueno de la Dirección o Subdirección.
Secretaria de Departamento de Clases
Pasivas
6 Revisa el expediente, firma, sella de visto bueno y traslada a Secretaria de Departamento de Clases Pasivas.
Director o Subdirector
7 Recibe y traslada al Departamento de Servicios Administrativos Internos para que informe a quien solicitó y archiva.
Secretaria de Departamento de Clases
Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 102
Análisis y Resolución de Expedientes de Clases Pasivas (1 de 1)
Secretaria de Departamento de Clases
PasivasAnalista de Clases Pasivas
Supervisor de Clases
Pasivas
Jefe o Subjefe de Departamento de Clases
PasivasDirector o Subdirector
Recibe,clasifica expediente e ingresa en el sistema de
Expedientes Web.
Analiza expediente, construye informe
de respuesta de acuerdo al tipo de
requerimiento, actualiza
información en el Sistema de
Expedientes.
Revisa el contenido, firma
y sella.
Revisa, firma y sella.
Recibe y traslada para Vo. Bo. de
Dirección o Subdirección.
Firma y sella de visto bueno.
Recibe, traslada al Depto. de
Servicios Administrativos
Internos para que informe a
quien solicitó y archiva.
Fin
Inicio
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 103
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
NÓMINAS 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Análisis y Resolución de Expedientes de Prestaciones Póstumas de Clases Pasivas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Autorización de pago de ayuda póstuma (gastos funerales) asignaciones pendientes de pago, prestaciones (Aguinaldo, bonificación anual, bono navideño) por fallecimiento de pensionados de Clases Pasivas del Estado.
Inicia: con la presentación del formulario de solicitud por parte del interesado.
Finaliza: con el informe a la persona interesada del número del registro del pago de la ayuda póstuma.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
b) Decreto No. 63-88 Ley de Clases Pasivas del Estado. c) Acuerdo Gubernativo No. 1220-88, Reglamento de la Ley de Clases Pasivas Civiles del
Estado, incorporado con Acuerdo Gubernativo No. 101-2006.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Presenta formulario de solicitud para el pago de ayuda póstuma adjuntando al mismo los documentos siguientes: factura original de gastos funerarios a nombre del solicitante, certificación de defunción del pensionado, fotocopia de documento personal de identificación (DPI) del solicitante y del fallecido, fotocopia del depósito de liquidación del reintegro y fotocopia del Comprobante Único de Registro (CUR) de reintegro cuando corresponda; y documento legal que acredite el parentesco con el pensionado fallecido.
Persona Interesada
2.
Revisa si los documentos adjuntos están completos.
¿Están completos?
No: devuelve a la persona interesada e indica como completar la información.
Si: recibe, coloca sello, fecha de recibido, nombre de la persona, asigna número de expediente WEB y traslada por conocimiento a los Analistas de Clases Pasivas.
Analista de Clases Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 104
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
3.
Recibe formulario de solicitud de ayuda póstuma, documentos adjuntos al expediente y realiza el análisis respectivo. Si no procede, elabora y envía telegrama informando al interesado el motivo del rechazo y actualiza el sistema de expedientes WEB.
Analista de Clases Pasivas
4.
Elabora cálculos cuando procede e ingresa registro para pago en nómina adicional de acuerdo a la calendarización de pago.
Analista de Clases Pasivas
5. Realiza el acreditamiento de pago de la nómina adicional en el banco.
Tesorería Nacional
6.
Solicita información del pago de ayuda póstuma en el Centro de Atención al Usuario-CAU- donde ingresa solicitud.
Persona Interesada
7. Informa a persona interesada del número del registro de pago de la ayuda póstuma y le indica que debe presentarse al banco.
Analista de Clases Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 105
Análisis y Resolución de Expedientes de Prestaciones Póstumas de Clases Pasivas (1 de 1)
Persona InteresadaTesorería Nacional
Analista de Clases Pasivas
Inicio
Presenta formulario de solicitud adjuntando documentos soporte
correspondientes.
Coloca sello de recibido, fecha, nombre de la persona y asigna
número de expediente.
Realiza el análisis respectivo, si no procede envía telegrama al
interesado informando el motivo del rechazo.
Elabora cálculos cuando procede e ingresa registro para pago en
nómina adicional de acuerdo a la calendarización de pago.
Realiza el acreditamiento de pago de la nómina adicional.
Solicita información del pago de ayuda póstuma en
ventanilla del Centro de Atención al Usuario -CAU-
donde ingresa su expediente de solicitud.
Informa a persona interesada del número de registro de pago y le indica que debe presentarse al
banco.
Fin
Revisa si los documentos adjuntos están completos
¿Están completos?
Devuelve al interesado e indica como completar la información.
No
Si
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 106
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
CLASES PASIVAS 01 1 de 8
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Suspensión de Pensionados que Reingresan al Servicio
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Suspender las pensiones de los pensionados que reingresan al servicio de los Organismos de Estado.
Inicia: reingreso del pensionado al servicio de los Organismos del Estado.
Finaliza: emisión de solvencia de clases pasivas.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Constitución Política de la República. b) Decreto 63-88, Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado. c) Acuerdo Gubernativo No. 1220-88, Reglamento de la Ley de Clases Pasivas Civiles del
Estado. d) Decreto Ley No. 55, Ley de Jubilaciones, Pensiones y Montepíos en el Ejército. e) Acuerdo Ministerial No. 15-2004 A, Reglamento del Régimen Especial de Clases Pasivas
para Pensionados y beneficiarios del Banco Nacional de la Vivienda –BANVI- en Liquidación.
f) Acuerdo Gubernativo Número 182-2002, Reglamento de la Ley del Régimen Especial de Clases Pasivas para Discapacitados del Estado en el orden Militar.
g) Circular No. DCE-001-2017 o la que en su momento corresponda.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Las solvencias se emitirán por el Departamento de Clases Pasivas de la Dirección de Contabilidad del Estado a requerimiento del pensionado.
2) Las entidades del sector público no financiero serán responsables de requerir la solvencia de Clases Pasivas antes que el pensionado reingrese al servicio público.
3) Las entidades tienen a disposición la consulta de Clases Pasivas en la página del Ministerio de Finanzas Públicas www.minfin.gob.gt, para que verifiquen si la persona a la que están contratando pertenece o no a las Clases Pasivas del Estado y si se encuentra solvente.
1. Entidades que utilizan Guatenóminas
1.1 Aviso de Parte del Pensionado
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Reingresa al servicio de los Organismos del Estado. Pensionado
2.
Informa a la Dirección de Contabilidad del Estado que está en proceso de reingreso al servicio público. Si: se presenta a la ventanilla de Clases Pasivas a dar aviso con Formulario de Solicitud del Interesado, DPI y copia del acta de toma de posesión o contrato o equivalente. No: deberá reintegrar lo percibido indebidamente.
Pensionado
3. Recibe expediente donde consta que el pensionado ingresó al servicio público, verifica si tiene reintegros pendientes. ¿Tiene reintegros pendientes?
Analista de Clases Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 107
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Si: suspende la pensión (Flag 1) imprime boletas de reintegro y las entrega al pensionado. Continua paso 5. No: suspende la pensión con opción suspendido y solvente (Evento 12).
4. Realiza los reintegros en Banrural. Pensionado
5. Entrega las boletas de reintegro en ventanilla de Clases Pasivas.
Pensionado
6. Ingresa al Sistema de Clases Pasivas el número de boleta de depósito y actualiza el estado de la pensión de suspendido (Flag 1) a suspendido y solvente (Flag 9).
Analista de Clases Pasivas
7. Realiza el procedimiento de Reintegros de Clases Pasivas Año Actual o Reintegro de Clases Pasivas Años Anteriores según corresponda.
Analista de Clases Pasivas
1.2 Aviso de Parte del Funcionario que le de Posesión del Cargo
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Verifica en la página del Ministerio de Finanzas Públicas, si la persona a la que están contratando pertenece o no a las Clases Pasivas del Estado y si se encuentra solvente.
Entidad
2. Realiza trámites de toma de posesión del cargo del pensionado.
Entidad
3.
Informa mediante oficio al Departamento de Clases Pasivas de la Dirección de Contabilidad del Estado que el pensionado está en proceso de reingreso al servicio público, adjuntando: Copia DPI y copia del Acta de Toma de Posesión.
Entidad
4. Recibe expediente a través del Sistema Web y físicamente y traslada al Analista de Clases Pasivas.
Secretaria de Clases Pasivas
5.
Recibe expediente donde consta que el pensionado ingresó al servicio público, verifica si tiene reintegros pendientes. ¿Tiene reintegros pendientes? Si: suspende la pensión (Flag 1) imprime boletas de reintegro y las entrega al pensionado. Continua paso 6. No: suspende la pensión con opción suspendido y solvente (Evento 12).
Analista de Clases Pasivas
6. Realiza los reintegros en Banrural. Pensionado
7. Entrega las boletas de reintegro en ventanilla de Clases Pasivas.
Pensionado
8. Ingresa al Sistema de Clases Pasivas el número de boleta de depósito y actualiza el estado de la pensión de suspendido (Flag 1) a suspendido y solvente (Evento 12).
Analista de Clases Pasivas
9. Realiza el procedimiento de Reintegros de Clases Pasivas Año Actual o Reintegro de Clases Pasivas Años Anteriores según corresponda.
Analista de Clases Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 108
2. Entidades que no utilizan Guatenóminas
2.1 Aviso de Parte del Pensionado
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Reingresa al servicio de entidades que no utilizan Guatenóminas.
Pensionado
2.
Informa a la Dirección de Contabilidad del Estado que está en proceso de reingreso al servicio público. Si: Se presenta a la ventanilla de Clases Pasivas a dar aviso con Formulario de Solicitud del Interesado, DPI y copia del acta de toma de posesión o contrato o equivalente. No: deberá reintegrar lo percibido indebidamente.
Pensionado
3.
Recibe expediente donde consta que el pensionado ingresó al servicio público, verifica si tiene reintegros pendientes. ¿Tiene reintegros pendientes? Si: suspende la pensión (Flag 1) imprime boletas de reintegro y las entrega al pensionado. Continua paso 4. No: suspende la pensión con opción suspendido y solvente (Flag 9).
Analista de Clases Pasivas
4. Realiza los reintegros en Banrural. Pensionado
5. Entrega las boletas de reintegro en ventanilla de Clases Pasivas.
Pensionado
6. Ingresa al Sistema de Clases Pasivas el número de boleta de depósito y actualiza el estado de la pensión de suspendido (Flag 1) a suspendido y solvente (Flag 9).
Analista de Clases Pasivas
7. Realiza el procedimiento de Reintegros de Clases Pasivas Año Actual o Reintegro de Clases Pasivas Años Anteriores según corresponda.
Analista de Clases Pasivas
8. Emite la Solvencia de Clases Pasivas y la entrega al pensionado.
Analista de Clases Pasivas
9. Entrega solvencia en la entidad en la que prestará sus servicios.
Pensionado
10. Consulta en la página del Ministerio de Finanzas Públicas que el pensionado aparece en estado suspendido y solvente.
Entidad
11. Con la Solvencia de Clases Pasivas, continúa con el trámite de contratación del pensionado.
Entidad
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 109
2.2 Aviso de Parte del Funcionario que le de Posesión del Cargo
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Verifica en la página del Ministerio de Finanzas Públicas, si la persona a la que están contratando pertenece o no a las Clases Pasivas del Estado y si se encuentra suspendido y solvente.
Entidad
2. Realiza trámites de toma de posesión del cargo del pensionado.
Entidad
3.
Informa mediante oficio al Departamento de Clases Pasivas de la Dirección de Contabilidad del Estado que el pensionado está en proceso de reingreso al servicio público, adjuntando: Copia DPI y copia del Acta de Toma de Posesión.
Entidad
4. Recibe expediente a través del Sistema Web y físicamente y traslada al Analista de Clases Pasivas.
Secretaria de Clases Pasivas
5.
Recibe expediente donde consta que el pensionado ingresó al servicio público, verifica si tiene reintegros pendientes. ¿Tiene reintegros pendientes? Si: suspende la pensión (Flag 1) imprime boletas de reintegro y las entrega al pensionado. Continua paso 6. No: suspende la pensión con opción suspendido y solvente (Evento 12).
Analista de Clases Pasivas
6. Realiza los reintegros en Banrural. Pensionado
7. Entrega las boletas de reintegro en ventanilla de Clases Pasivas.
Pensionado
8. Ingresa al Sistema de Clases Pasivas el número de boleta de depósito y actualiza el estado de la pensión de suspendido (Flag 1) a suspendido y solvente (Evento 12).
Analista de Clases Pasivas
9. Realiza el procedimiento de Reintegros de Clases Pasivas Año Actual o Reintegro de Clases Pasivas Años Anteriores según corresponda.
Analista de Clases Pasivas
10. Emite la Solvencia de Clases Pasivas y la entrega al pensionado.
Analista de Clases Pasivas
11. Entrega solvencia en la entidad en la que prestará sus servicios.
Pensionado
12. Consulta en la página del Ministerio de Finanzas Públicas que el pensionado aparece en estado suspendido y solvente.
Entidad
13. Con la Solvencia de Clases Pasivas, continua con el trámite de contratación del pensionado.
Entidad
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 110
Suspensión de Pensionados que Reingresan al ServicioEntidades que Utilizan Guatenóminas
1.1 Aviso de Parte del Pensionado (1 de 4)
Pensionado Analista de Clases Pasivas
Inicio
Reingresa al servicio de los Organismos del Estado.
Suspende la pensión con opción suspendido y solvente.
Ingresa al Sistema de Clases Pasivas el número de boleta de depósito y actualiza el estado de la
pensión de suspendido a suspendido y solvente.
Realiza el procedimiento de Reintegros de Clases Pasivas Año Actual o Reintegro de Clases Pasivas
Años Anteriores según corresponda.
Deberá reintegrar lo percibido indebidamente.
Fin
Recibe expediente donde consta que el pensionado ingresó al servicio público, verifica si
tiene reintegros pendientes.
Suspende la pensión, imprime boletas de reintegro y las entrega al pensionado.
Informa a la Dirección de Contabilidad del Estado que está en proceso el reingreso al
servicio público.
¿Da aviso?
Se presenta en la ventanilla de Clases Pasivas con Formulario de Solicitud del
Interesado, DPI y copia del acta de toma de posesión o contrato o equivalente.
¿Tiene reintegros?
Realiza los reintegros en Banrural.
A
A
Si
No
NoSi
Entrega boletas de reintegro en ventanilla de Clases Pasivas.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 111
Suspensión de Pensionados que Reingresan al ServicioEntidades que Utilizan Guatenóminas
1.2 Aviso de parte del Funcionario que le de Posesión del Cargo (2 de 4)
Entidad Analista de Clases PasivasSecretaria de Clases Pasivas Pensionado
Inicio
Verifica en la página del Ministerio de Finanzas Públicas, si la persona a la que están contratando pertenece o no a las
Clases Pasivas del Estado y si se encuentra solvente.
Suspende la pensión con opción
suspendido y solvente.
Entrega las boletas de reintegro en ventanilla
de Clases Pasivas.
Realiza el procedimiento de Reintegros de Clases Pasivas Año Actual o Reintegro de Clases
Pasivas Años Anteriores según corresponda.
Fin
Recibe expediente donde consta que el pensionado ingresó al servicio público, verifica
si tiene reintegros pendientes.
Suspende la pensión, imprime boletas de reintegro y las entrega al pensionado.
Realiza trámites de toma de posesión del cargo del pensionado.
¿Tiene reintegros?
Si
No
Informa mediante oficio al Departamento de Clases Pasivas de la Dirección de
Contabilidad del Estado que el pensionado está en proceso de reingreso al servicio
público, adjuntando: Copia DPI y copia del Acta de Toma de Posesión.
Recibe expediente a través del Sistema Web y físicamente y traslada al
Analista de Clases Pasivas.
Ingresa al Sistema de Clases Pasivas el número de boleta de depósito y actualiza el
estado de la pensión de suspendido a suspendido y solvente.
Realiza los reintegros en BANRURAL.
A
A
Si
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 112
Suspensión de Pensionados que Reingresan al ServicioEntidades que no utilizan Guatenóminas
2.1 Aviso de Parte del Pensionado (3 de 4)
Pensionado Analista de Clases Pasivas Entidad
Inicio
Reingresa al servicio de los Organismos del Estado.
Suspende la pensión con opción suspendido y solvente.
Ingresa al Sistema de Clases Pasivas el número de boleta de depósito y actualiza el estado de la
pensión de suspendido a suspendido y solvente.
Realiza el procedimiento de Reintegros de Clases Pasivas Año Actual o Reintegro de Clases Pasivas
Años Anteriores según corresponda.
Deberá reintegrar lo percibido indebidamente.
Fin
Recibe expediente donde consta que el pensionado ingresó al servicio público, verifica si
tiene reintegros pendientes.
Suspende la pensión, imprime boletas de reintegro y las entrega al pensionado.
Informa a la Dirección de Contabilidad del Estado que está en proceso de reingreso al
servicio público.
¿Da aviso?
Se presenta en la ventanilla de Clases Pasivas con Formulario de Solicitud del Interesado, DPI y copia del acta de toma de posesión o
contrato o equivalente.
¿Tiene reintegros?
Realiza los reintegros en Banrural.
A
A
Si
No
NoSi
Emite la Solvencia de Clases Pasivas y la entrega al pensionado.
Entrega solvencia en la entidad en la que prestará sus servicios.
Consulta en la página del Ministerio de Finanzas
Públicas que el pensionado aparece en estado
suspendido y solvente.
Con la Solvencia de Clases Pasivas, continua con el
trámite de contratación del pensionado.
Fin
Entrega las boletas de reintegro en ventanilla de Clases Pasivas.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 113
Suspensión de Pensionados que Reingresan al ServicioEntidades que no Utilizan Guatenóminas
2.2 Aviso de parte del Funcionario que le de Posesión del Cargo (4 de 4)
Entidad Analista de Clases PasivasSecretaria de Clases
PasivasPensionado
Inicio
Verifica en la página del Ministerio de Finanzas Públicas, si la persona
a la que están contratando pertenece o no a las Clases Pasivas
del Estado y si se encuentra solvente.
Suspende la pensión con
opción suspendido y
solvente.
Entrega las boletas de reintegro en ventanilla
de Clases Pasivas.
Realiza el procedimiento de Reintegros de Clases Pasivas Año
Actual o Reintegro de Clases Pasivas Años Anteriores según corresponda.
Recibe expediente donde consta que el pensionado ingresó al servicio
público, verifica si tiene reintegros pendientes.
Suspende la pensión, imprime boletas de reintegro y las entrega al
pensionado.
Realiza trámites de toma de posesión del cargo del pensionado.
¿Tiene reintegros?
Si
No
Informa mediante oficio al Departamento de Clases Pasivas de
la Dirección de Contabilidad del Estado que el pensionado está en proceso de reingreso al servicio público, adjuntando: Copia DPI y
copia del Acta de Toma de Posesión.
Recibe expediente a
través del Sistema Web y
físicamente y traslada al
Analista de Clases Pasivas.
Ingresa al Sistema de Clases Pasivas el número de boleta de depósito y actualiza el estado de la pensión de
suspendido a suspendido y solvente.
Realiza los reintegros en BANRURAL.
Si
Emite la Solvencia de Clases Pasivas y la entrega al pensionado.
Entrega solvencia en la entidad en la que prestará sus
servicios.
Fin
Consulta en la página del Ministerio de Finanzas
Públicas que el pensionado aparece en estado
suspendido y solvente.
Con la Solvencia de Clases Pasivas, continua con el
trámite de contratación del pensionado.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 114
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
CLASES PASIVAS 01 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Aviso de Ratificación de Pensiones
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Que las pensiones por viudez, viudez y orfandad y tutorías que fueron suspendidas la Dirección de Contabilidad del Estado por reingreso al servicio de los organismos del estado del pensionado, sean del conocimiento de la Oficina Nacional de Servicio Civil y otras entidades, quienes deberán investigar, comprobar y resolver si procede o no el pago de la pensión por parte del Ministerio de Finanzas Públicas.
Inicia: solicitud de reactivación de la pensión.
Finaliza: reactiva la pensión en el Sistema de Clases Pasivas y autoriza el pago en la nómina adicional.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Constitución Política de la República. b) Decreto 63-88, Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado.
c) Acuerdo Gubernativo No. 1220-88, Reglamento de la Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado.
d) Decreto Ley No. 55, Ley de Jubilaciones, Pensiones y Montepíos en el Ejército.
e) Acuerdo Ministerial No. 15-2004 A, Reglamento del Régimen Especial de Clases Pasivas para Pensionados y beneficiarios del Banco Nacional de la Vivienda –BANVI- en Liquidación.
f) Acuerdo Gubernativo Número 182-2002, Reglamento de la Ley del Régimen Especial de Clases Pasivas para Discapacitados del Estado en el orden Militar.
g) Circular No. DCE-001-2017 o la que en su momento corresponda.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Las entidades tienen a disposición la consulta de Clases Pasivas en la página del Ministerio de Finanzas Públicas www.minfin.gob.gt, para que verifiquen si la persona a la que están contratando pertenece o no a las Clases Pasivas del Estado y si se encuentra solvente.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 115
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Presenta a ONSEC y otras entidades encargadas de los regímenes de pensionados solicitud de reactivación de la pensión.
Pensionado
2.
Recibe solicitud e investiga, comprueba y resuelve si procede o no el pago de la pensión por parte del Ministerio de Finanzas Públicas.
Onsec y otras entidades encargadas de los
regímenes de pensionados
3. Envía documento de reactivación o no de la pensión a la Dirección de Contabilidad del Estado y entrega copia al pensionado.
Onsec y otras entidades encargadas de los
regímenes de pensionados
4. Recibe documento de reactivación o no de la pensión y traslada al Analista de Clases Pasivas.
Secretaria de Clases Pasivas
5. Recibe documento, verifica información y si procede reactiva la pensión en el Sistema de Clases Pasivas y autoriza el pago en la nómina adicional.
Analista de Clases Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 116
Aviso de Ratificación de Pensiones
Pensionado
Onsec y otras entidades encargadas de los
regímenes de pensionados
Secretaria de Clases Pasivas
Analista de Clases Pasivas
Inicio
Presenta a ONSEC y otras entidades
encargadas de los regímenes de
pensionados solicitud de reactivación de la
pensión.
Recibe solicitud e investiga, comprueba y resuelve si procede
o no el pago de la pensión por parte del
Ministerio de Finanzas Públicas.
Envía documento de reactivación o no de
la pensión a la Dirección de
Contabilidad del Estado y entrega
copia al pensionado. Recibe documento de reactivación o no de la pensión y traslada al
Analista de Clases Pasivas.
Recibe documento, verifica información y si procede reactiva la pensión en el
Sistema de Clases Pasivas y autoriza el pago en la
nómina adicional.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 117
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
NÓMINA 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Análisis y Resolución de Expedientes de Certificaciones de Tiempo de Servicio
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Resolver expedientes relacionados con certificaciones de tiempo de servicio.
Inicia: con la recepción de expedientes.
Finaliza: con el informe al interesado de la respuesta de su expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto Número 63-88, Ley de Clases Pasivas del Estado. b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas
Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe, clasifica y traslada expediente al Asistente de Certificaciones.
Secretaria de Departamento de Clases Pasivas
2.
Analiza expediente contra la información de sistema de nómina, elabora proyecto de respuesta y traslada al Supervisor de Certificaciones.
Asistente de Certificaciones
3. Revisa el contenido del expediente, firma, sella y traslada al Jefe de Departamento.
Supervisor de Certificaciones
4.
Revisa el expediente, firma, sella y entrega a Secretaria del Departamento para que lo traslade a la Dirección o Subdirección.
Jefe de Departamento de Clases Pasivas
5. Recibe y traslada para visto bueno de la Dirección o Subdirección.
Secretaria de Departamento de Clases Pasivas
6.
Recibe expediente revisa, firma de visto bueno y devuelve a Secretaria de Departamento de Clases Pasivas.
Director o Subdirector
7.
Recibe y traslada al Departamento de Servicios Administrativos Internos para que informe a quien solicitó y archiva copia de recibido.
Secretaria de Departamento de Clases Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 118
Análisis y Resolución de Expedientes de Certificaciones de Tiempo de Servicio (1 de 1)
Asistente de
Certificaciones
Supervisor de
Certificaciones
Jefe de Departamento
de Clases PasivasDirector o Subdirector
Secretaria de Departamento de Clases
Pasivas
Analiza expediente contra la información de sistema de nómina y elabora proyecto de
respuesta.
Revisa el contenido del expediente,
firma y sella.Revisa el expediente,
firma y sella.
Revisa expediente y firma de visto
bueno.
Fin
Inicio
Recibe, clasifica y traslada expediente.
Recibe y traslada para visto bueno.
Recibe y traslada al Departamento de
Servicios Administrativos Internos para que
informe a quien solicitó y archiva copia de recibido.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 119
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
NÓMINA 03 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro y Control de Actas de Supervivencias a través de la Página Web en las Gobernaciones y Municipalidades del País
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Velar por el cumplimiento de lo establecido en la Ley, relativo al registro y control de las Supervivencias de los pensionados del régimen de clases pasivas civiles del Estado.
Inicia: con la planificación del procesos de supervivencias.
Finaliza: con la deshabilitación de la Página Web de Supervivencias.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 63-88, Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado. b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas
Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Planifica el Proceso de Supervivencias. Jefe de Departamento de
Clases Pasivas y Supervisor de Clases Pasivas
2.
Envía oficio a las Gobernaciones Departamentales y a las Municipalidades del País para que remitan a la Dirección de Contabilidad del Estado los nombres de las personas autorizadas para suscribir actas de supervivencias por medio de la Página Web.
Jefe de Departamento de Clases Pasivas y Supervisor de
Clases Pasivas
3.
Informan por medio de oficios consignando los nombres de las personas autorizadas para la suscripción de actas de supervivencia por medio de la Página Web.
Gobernadores Departamentales y Alcaldes
Municipales
4.
Recibe oficios e ingresa a la aplicación para realizar el proceso de la creación de usuario, indicando nombre del usuario, institución a la que pertenece y tipo de usuario.
Jefe del Departamento de Clases Pasivas o Supervisor de
Clases Pasivas
5.
Informa vía correo electrónico a Gobernadores y Alcaldes Municipales que ya fueron asignados los usuarios de acuerdo a la solicitud.
Supervisor de Clases Pasivas
6. Solicita a Dirección de Tecnologías de la Información que habilite la Página Web de Supervivencias.
Supervisor de Clases Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 120
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
7. Habilita la Página Web de Supervivencias. Dirección de Tecnologías de la
Información
8.
Se presenta a Gobernaciones Departamentales y Municipalidades del País con su documento personal de identificación -DPI-.
Pensionado
9.
Verifica la información, graba en la Base de Datos y entrega boleta al pensionado que le servirá de constancia de haberse presentado a realizar la declaración de su supervivencia.
Usuario del Sistema de Supervivencias en Gobernaciones y
Municipalidades del País
10.
Imprimen diariamente Actas Colectivas que contienen las declaraciones de supervivencias de pensionados, firman, sellan y envían al Departamento de Clases Pasivas.
Gobernadores Departamentales y Alcaldes
Municipales
11.
Recibe Actas Colectivas de las Gobernaciones Departamentales y Municipalidades del País y traslada al Supervisor de Clases Pasivas.
Técnico de Clases Pasivas
12.
Recibe, revisa la información de los pensionados contenida en Actas Colectivas de Supervivencias con información de la Página Web, las aprueba y automáticamente se cargan al Sistema de Nómina de Clases Pasivas y archiva los documentos.
Supervisor de Clases Pasivas
13.
Vencido el período que indica la Ley por la presentación y recepción de Actas de Supervivencias, solicita a la Dirección de Tecnologías de la Información vía correo electrónico, deshabilitar la Página Web de Supervivencias.
Supervisor de Clases Pasivas
14. Deshabilita la Página Web de Supervivencias. Dirección de Tecnologías de la
Información
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 121
Registro y Control de Actas de Supervivencias a través de la Página Web en las Gobernaciones y
Municipalidades del País ( 1 de 2)
Gobernadores Departamentales y Alcaldes
Municipales
Dirección de Tecnologías
de la Información
Jefe de Departamento de
Clases PasivasSupervisor de Clases Pasivas
Planifica el proceso de supervivencias.
Informa por medio de oficio los nombres de las
personas autorizadas para suscripción de
actas de supervivencia en la página WEB.
Informa que fueron creados los usuarios a
Gobernadores Departamentales y
Alcaldes Municipales.
INICIO
Envía oficio solicitando nombres
de personas autorizadas para
suscribir actas a través de la página WEB.
Ingresa a la aplicación y crea usuarios, indicando
nombre, institución y tipo de usuario.
1
Solicita habilitación de la Página Web de Supervivencias.
Habilita la Página Web de
Supervivencias.
Planifica el proceso de supervivencias.
Envía oficio solicitando nombres
de personas autorizadas para
suscribir actas a través de la página WEB.
Ingresa a la aplicación y crea usuarios, indicando
nombre, institución y tipo de usuario.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 122
Registro y Control de Actas de Supervivencias a través de la Página Web en las Gobernaciones y
Municipalidades del País ( 2 de 2)
Usuario del Sistema de Supervivencias en Gobernaciones y
Municipalidades del País
Gobernadores Departamentales
y Alcaldes
Municipales
Técnico de Clases
PasivasPensionado
Supervisor de
Clases Pasivas
Dirección de Tecnologías de la
Información
Verifica la información, graba en
la Base de Datos y entrega boleta al
pensionado que le servirá de constancia
de haberse presentado a realizar la declaración de su
supervivencia.
Imprimen diariamente
Actas Colectivas que contienen las declaraciones
de supervivencias
de pensionados,
firman, sellan y envían al
Departamento de Clases Pasivas.
Fin
Recibe Actas Colectivas de las Gobernaciones
Departamentales y Municipalidades del
País.
Revisa la información de los pensionados
contenida en Actas Colectivas
de Supervivencias con información
de la Página Web, las aprueba y
automáticamente se cargan al Sistema de
Nómina de Clases Pasivas y archiva los documentos.
Vencido el período que
indica la Ley por la presentación y
recepción de Actas de
Supervivencias, solicita a la
Dirección de Tecnologías de la Información vía
correo electrónico,
deshabilitar la Página Web de Supervivencias.
Deshabilita la Página Web de Supervivencias.
Se presenta a Gobernaciones
Departamentales y
Municipalidades del País con su
documento personal de
identificación -DPI-.
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 123
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
NÓMINA 03 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro y Control de Actas de Supervivencias Notariales y Provenientes del Exterior
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Velar por el cumplimiento de lo establecido en la Ley, relativo al registro y control de las actas de supervivencias notariales y provenientes del exterior de los pensionados del régimen de clases pasivas civiles del Estado.
Inicia: con la planificación del proceso de supervivencias.
Finaliza: con la deshabilitación de la Página Web de Supervivencias.
NOTA: Este procedimiento aplica también para las actas de Supervivencias emitidas por las Municipalidades o Gobernaciones en forma manual.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 63-88, Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado. b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de
Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Planifica el Proceso de Supervivencias. Jefe de Departamento de Clases Pasivas y Supervisor de Clases
Pasivas
2. Solicita a la Dirección de Tecnologías de la Información que habilite la Página de Supervivencias.
Supervisor de Clases Pasivas
3. Habilita la Página Web de Supervivencias. Dirección de Tecnologías de la
Información
4. Los facultados por la Ley suscribirán las actas de supervivencias.
Facultados por la Ley (Notarios, Gobernadores, Alcaldes y
Cónsules)
5. Entregan actas de supervivencia a la Dirección de Contabilidad del Estado.
Facultados por la Ley (Notarios, Gobernadores, Alcaldes y
Cónsules)
6.
Recibe, revisa que las actas de supervivencia provenientes del extranjero llenen los requisitos que establece la Ley para los documentos extranjeros y las actas notariales suscritas, que contengan los datos del pensionado y que el notario aparezca como colegiado activo en el Colegio de Abogados y Notarios de Guatemala según consulta previa,
Técnico de Clases Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 124
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
sella copia de recibido y traslada al Analista de Clases Pasivas.
7. Activa al pensionado en el Panel de Mantenimiento de Supervivencias del Sistema de Clases Pasivas.
Analista de Clases Pasivas
8.
Emite diariamente Reporte de Actas Individuales de Supervivencia por cada analista y traslada al Supervisor de Clases Pasivas.
Analista de Clases Pasivas
9.
Recibe los reportes y procede de la forma siguiente:
Si está dentro del período de liquidación de la nómina, se adjunta al archivo de actas individuales.
Si es posterior a la liquidación de la nómina se adjunta de soporte de las nóminas adicionales de supervivencia.
Si ha concluido el período de la recepción de las supervivencias se incluyen en las nóminas adicionales que correspondan.
Supervisor de Clases Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 125
Registro y Control de Actas de Supervivencias Notariales y Provenientes del Exterior (1 de 1)
Supervisor de Clases
PasivasFacultados por la Ley
Dirección de Tecnologías
de la Información
Asistente de Clases
Pasivas
Analista de Clases
Pasivas
Jefe de Departamento de
Clases Pasivas
Planifica el Proceso de Supervivencias.
Habilita la Página Web de
Supervivencias.
Suscriben las Actas de Supervivencias.
Recibe, revisa que las actas de supervivencia
provenientes del extranjero llenen los
requisitos que establece la Ley para
los documentos extranjeros y las actas
notariales suscritas, que contengan los
datos del pensionado y que el notario aparezca como
colegiado activo en el Colegio de Abogados y Notarios de Guatemala según consulta previa, sella copia de recibido
Activa al pensionado en el
Panel de Mantenimiento de Supervivencias del Sistema de Clases
Pasivas.
Entregan Actas de Supervivencia.
Emite diariamente el Reporte de Actas
Individuales de Supervivencia.
Fin
Recibe los reportes y procede de la forma
siguiente:Si está dentro del
período de liquidación de la
nómina, se adjunta al archivo de actas
individuales.Si es posterior a la liquidación de la
nómina se adjunte de soporte de las tres
nóminas adicionales según corresponda.
Si ha concluido el período de la
recepción de las supervivencias se
incluyen en las nóminas adicionales que correspondan
Solicita habilitación de la Página de Supervivencias.
Inicio
Planifica el Proceso de Supervivencias.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 126
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
CLASES PASIVAS 01 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Suspensión de Pago de Pensiones por Fallecimiento y Recuperación de Fondos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Evitar la autorización de pago de pensiones que no corresponden.
Inicia: generación de reporte mensual de pensionados fallecidos previo a la liquidación mensual.
Finaliza: aprobación de los CUR de reintegro.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
b) Decreto 63-88 Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Convenio de Coordinación Interinstitucional entre el Minfin y el Renap.
2) Acuerdo Ministerial No. 137-2015 Aprobación de Convenio Minfin y Renap.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Genera reporte mensual de los pensionados fallecidos suspendidos de forma temporal, previo a la liquidación mensual de la nómina, por el proceso que realiza la Dirección de Tecnologías de la Información del Minfin y Renap.
Analista de Clases Pasivas
2.
Verifica reporte de pensionados suspendidos de forma temporal contra el Sistema de Clases Pasivas. Confronta nombres, Código Único de Identificación -CUI- y fecha de nacimiento. Transcurridos 2 meses y los interesados no se presentan a dar aviso de la defunción del pensionado o para el cobro de prestaciones póstumas, se envían 2 telegramas en el plazo de 15 días, a la dirección registrada del pensionado, con el fin de obtener la certificación de defunción, realizar cálculos y entregar las boletas de liquidación de reintegro en caso proceda.
Analista de Clases Pasivas
3.
Solicita ante el Departamento de Servicios Administrativos Internos de ésta Dirección, la compra de la certificación de defunción, en caso no se logre que la presenten los interesados.
Analista de Clases Pasivas
4. Gestiona ante el Renap la compra de la certificación de defunción.
Departamento de Servicios Administrativos Internos
5. Recibe certificación de defunción de Renap y la traslada al Departamento de Clases Pasivas.
Departamento de Servicios Administrativos Internos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 127
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
6. Recibe certificación de defunción del Departamento de Servicios Administrativos Internos y traslada al Analista de Clases Pasivas.
Secretaria Departamento de Clases Pasivas
7.
Verifica que los datos personales del pensionado fallecido registrados en la certificación de defunción coincidan con los del Sistema de Clases Pasivas y procede al cambio de estado de la pensión, de “S” suspendido a “M” muerte, utilizando como documento de respaldo la certificación de defunción.
Analista de Clases Pasivas
8.
Elabora oficio al Banco de Desarrollo Rural -Banrural- con liquidaciones de reintegro, para debitar de la cuenta del pensionado la cantidad en concepto de pensión pagada después del fallecimiento.
Analista de Clases Pasivas
9. Solicita firma del Jefe del Departamento de Clases Pasivas y entrega a Secretaria del Departamento.
Analista de Clases Pasivas
10. Elabora conocimiento y traslada oficio al despacho del Director o Subdirector de Contabilidad del Estado para firma.
Secretaria del Departamento de Clases Pasivas
11. Revisa y firma oficio. Director o Subdirector de Contabilidad del Estado
12. Elabora conocimiento y traslada oficio firmado a la Secretaria del Departamento de Clases Pasivas.
Asistente de Dirección
13. Elabora conocimiento y traslada oficio a la Tesorería Nacional para firma.
Secretaria del Departamento de Clases Pasivas
14. Revisa y firma oficio. Tesorero Nacional
15. Elabora conocimiento y traslada oficio firmado a la Secretaria del Departamento de Clases Pasivas.
Secretaria de Tesorería Nacional
16. Envía oficio al banco, con una copia para firma de recibido.
Secretaria del Departamento de Clases Pasivas
17. Recibe del banco nota de crédito y débito, traslada al Analista de Clases Pasivas.
Secretaria del Departamento de Clases Pasivas
18.
Verifica el año del reintegro. ¿Corresponde a años anteriores? Si: traslada al Departamento de Registro Contable de la Dirección de Contabilidad del Estado, para que elabore el CUR. No: ingresa información del reintegro en el Sistema de Clases Pasivas, usando como respaldo la nota de crédito.
Analista de Clases Pasivas
19.
Traslada a Asesoría Jurídica, en los casos que no se devuelvan fondos o sea devolución parcial, el informe circunstanciado y documentos de soporte para iniciar proceso de denuncia ante el Ministerio Público, para la recuperación de los fondos pagados de más.
Analista de Clases Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 128
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
20. Derivado de gestiones de Asesoría Jurídica, se logra el reintegro de los fondos y se informa al Departamento de Registro Contable.
Analista de Clases Pasivas
21. Realiza el proceso de análisis, elaboración y aprobación del CUR contable.
Departamento de Registro Contable
22.
Ingresa los datos del CUR en el Sistema de Clases Pasivas por reintegros del año vigente, lo genera a nivel solicitado y lo traslada a Supervisor de Clases Pasivas.
Analista de Clases Pasivas
23. Aprueba solicitud de CUR, imprime, obtiene firma de Analista y del Jefe del Departamento de Clases Pasivas y traslada a Dirección Financiera por medio de oficio.
Supervisor de Clases Pasivas
24. Recibe oficio, CUR físico y aprueba CUR en Sicoin. Dirección Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 129
Suspensión de Pago de Pensiones por Fallecimiento y Recuperación de Fondos (1 de 3)
Analista de Clases PasivasDepartamento de Servicios
Administrativos Internos
Secretaria Departamento de
Clases Pasivas
Inicio
Genera reporte mensual de los
pensionados fallecidos suspendidos de forma
temporal.
Verifica reporte de pensionados
suspendidos de forma temporal contra el Sistema de Clases
Pasivas. Transcurridos 2 meses y los interesados no se presentan a dar aviso de la defunción
del pensionado o para el cobro de
prestaciones póstumas. Se obtiene la
certificación de defunción, realiza
cálculos y entrega las boletas de liquidación de reintegro en caso
proceda.
Solicita la compra de la certificación de
defunción, en caso no se logre que la presenten los interesados.
Gestiona ante el Renap la compra de la certificación de
defunción.
Recibe certificación de defunción de Renap.
Recibe certificación de defunción.
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 130
Suspensión de Pago de Pensiones por Fallecimiento y Recuperación de Fondos (2 de 3)
Analista de Clases
Pasivas
Secretaria Departamento
de Clases Pasivas
Director o Subdirector de
Contabilidad del
Estado
Asistente de
Dirección
Tesorero
Nacional
Secretaria de Tesorería
Nacional
Verifica que los datos personales del
pensionado fallecido registrados en la certificación de
defunción coincidan con los del Sistema de Clases
Pasivas y procede al cambio de estado de la
pensión, de “S” suspendido a “M”
muerte, utilizando como documento de respaldo
la certificación de defunción.
Elabora oficio a -Banrural- con
liquidaciones de reintegro, para debitar
de la cuenta del pensionado la cantidad en concepto de pensión
pagada después del fallecimiento.
Solicita firma del Jefe del Departamento de Clases
Pasivas.
1
Elabora conocimiento.
Revisa y firma oficio.
Elabora conocimiento.
Elabora conocimiento.
Revisa y firma oficio.
Elabora conocimiento.
Envía oficio al banco.
Recibe del banco nota de crédito y
débito.
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 131
Suspensión de Pago de Pensiones por Fallecimiento y Recuperación de Fondos (3 de 3)
Analista de Clases PasivasDepartamento de
Registro Contable
Supervisor de Clases
PasivasDirección Financiera
Verifica el año del reintegro.
Traslada para Elaboración de CUR.
2
¿Corresponde a años anteriores?
Ingresa información del reintegro en el Sistema de
Clases Pasivas, usando como respaldo la nota de crédito.
Traslada a Asesoría Jurídica, en los casos que no se
devuelvan fondos o sea devolución parcial, el
informe circunstanciado y documentos de soporte para iniciar proceso de
denuncia ante el Ministerio Público, para la
recuperación de los fondos pagados de más.
Realiza el proceso de análisis, elaboración y aprobación del CUR
contable.
SiNo
Ingresa los datos del CUR en el Sistema de Clases Pasivas
por reintegros del año vigente y lo genera a nivel
solicitado.
Aprueba solicitud de CUR, imprime, obtiene firma de
Analista y del Jefe del
Departamento de Clases Pasivas.
Recibe oficio, CUR físico y aprueba CUR
en Sicoin.
Fin
Derivado de gestiones de Asesoría jurídica, reintegran
los fondos.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 132
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
NÓMINA 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Certificaciones de Tiempo de Servicios
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Extender Certificaciones de Tiempo de Servicios del personal que labora en el Gobierno Central con cargo a los renglones 011, 021 y 022.
Inicia: con la recepción de las solicitudes de tiempo de servicio.
Finaliza: con la entrega de la certificación al interesado.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 63-88, Ley de Clases Pasivas del Estado. b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas
Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe e ingresa solicitudes de tiempo de servicio en el Sistema de Emisión de Certificaciones, recibe el efectivo por el costo de la emisión de la certificación, extiende Recibo de Pago y traslada a Supervisor de Certificaciones.
Receptor de Documentos de Tiempo de Servicio
2.
Entrega diariamente al Departamento de Servicios Administrativos Internos, el informe detallado del efectivo recibido, de acuerdo a los recibos de pago extendidos a los solicitantes y el número de solicitudes de certificaciones de tiempo de servicios, llenando para el efecto el libro de conocimientos de traslado de fondos por concepto de recepción de solicitudes de Certificaciones de Tiempo de Servicios.
Receptor de Documentos de Tiempo de Servicio
3. Asigna en el Sistema de Certificaciones las solicitudes de certificaciones de tiempo de servicios a los Técnicos de Certificaciones y las distribuye.
Supervisor de Certificaciones
4.
Genera certificaciones en el Sistema de Emisión de Certificaciones a nivel de no aprobado, previo al análisis e interpretación, con base a información del Sistema de Nómina Web y la traslada para su confrontación al Asistente de Certificaciones
Técnico de Certificaciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 133
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
5.
Recibe certificación, confronta su contenido con el Sistema de Nómina Web y aprueba en el Sistema de Emisión de Certificaciones, firma, sella y traslada al Supervisor de Certificaciones.
Asistente de Certificaciones
6. Recibe Certificación de Tiempo de Servicios, revisa, firma, sella y traslada por conocimiento a Secretaria del Departamento de Clases Pasivas.
Supervisor de Certificaciones
7. Recibe certificaciones, revisa, firma conocimiento y las traslada al Jefe o Subjefe del Departamento de Clases Pasivas.
Secretaria del Departamento de Clases Pasivas
8. Recibe la certificación, revisa, firma de visto bueno y traslada a Secretaria del Departamento.
Jefe o Subjefe del Departamento de Clases Pasivas
9. Recibe, genera fotocopias de las Certificaciones de Tiempo de Servicios firmadas, adjunta al expediente y traslada al Supervisor de Certificaciones.
Secretaria del Departamento de Clases Pasivas
10.
Recibe y traslada por conocimiento las certificaciones a Receptor de Documentos de Tiempo de Servicio y archiva expedientes.
Supervisor de Certificaciones
11. Recibe las certificaciones elaboradas y entrega al interesado.
Receptor de Documentos de Tiempo de Servicio
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 134
Certificaciones de Tiempo de Servicios (1 de 1)
Receptor de Documentos de
Tiempo de Servicio
Supervisor de
Certificaciones
Técnico de
Certificaciones
Asistente de
Certificaciones
Secretaria del Departamento de
Clases Pasivas
Jefe o Subjefe del Departamento de
Clases Pasivas
Recibe solicitudes de tiempo de servicios y las
ingresa al Sistema de Emisión de
Certificaciones, recibe efectivo y
extiende recibo de pago.
Asigna en el Sistema de Emisión de
Certificaciones las solicitudes a
los Técnicos.
Genera certificaciones en el Sistema de Emisión de Certificaciones a
nivel de no aprobado con base a información del
Sistema de Nómina Web.
Recibe certificación, confronta con el
Sistema de Nómina Web, aprueba en el Sistema de Emisión de Certificaciones,
firma y sella.
Revisa, firma y sella.
Recibe certificaciones, revisa y firma conocimiento.
Recibe, genera fotocopias de las Certificaciones de
Tiempo de Servicios firmadas
y adjunta al expediente.
Recibe y traslada por
conocimiento las certificaciones y
archiva expedientes.
Recibe las certificaciones elaboradas y
entrega al interesado.
Recibe certificaciones,
revisa y firma de visto bueno.
Fin
Inicio
Entrega diariamente al
Departamento de Servicios
Administrativos Internos, el informe
detallado del efectivo recibido y los recibos de pago
extendidos a los solicitantes.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 135
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
NÓMINA 03 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Solvencias de Pensionados de Clases Pasivas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Extender solvencias a pensionados de clases pasivas.
Inicia: con la recepción de la solicitud.
Finaliza: con la entrega de solvencia al interesado.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 63-88, Ley de Clases Pasivas del Estado. b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas
Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe solicitud y traslada al Supervisor de Certificaciones. Receptor de Documentos de
Tiempo de Servicio
2. Recibe solicitudes y distribuye a los Asistentes de Certificaciones.
Supervisor de Certificaciones
3.
Analiza la información de los sistemas de nóminas de pensionados del Estado y los tarjetones de salarios, elabora la Solvencia y traslada al Supervisor de Certificaciones para su revisión.
Asistentes de Certificaciones
4. Revisa la solvencia, firma, sella y traslada al Jefe o Subjefe del Departamento.
Supervisor de Certificaciones
5. Revisa la solvencia, firma, sella y la traslada a Secretaria de Departamento.
Jefe o Subjefe del Departamento de Clases
Pasivas
6. Recibe solvencias, prepara conocimiento y traslada a Dirección o Subdirección.
Secretaria de Departamento
7. Revisa, firma de Visto Bueno y devuelve a Secretaria de Departamento.
Director o Subdirector
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 136
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
8. Recibe solvencias y entrega a Supervisor de Certificaciones. Secretaria de Departamento
9. Recibe solvencias y traslada a Receptor de Documentos de Tiempo de Servicio y archiva expedientes.
Supervisor de Certificaciones
10. Entrega solvencia a interesado. Receptor de Documentos de
Tiempo de Servicio
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 137
Solvencias al Personal Activo y Pensionados de Clases Pasivas ( 1 de 1)
Receptor de Documentos
de Tiempo de Servicio
Supervisor de
Certificaciones
Asistentes de
Certificaciones
Jefe o Subjefe del Departamento de Clases
Pasivas
Secretaria de
DepartamentoDirector o Subdirector
Recibe solicitudes.
Recibe solicitudes y distribuye a los
Asistentes de Certificaciones.
Analiza la información de
sistemas de nóminas de
personal activo o pensionados del
Estado y los tarjetones de
salarios y elabora la solvencia.
Recibe la solvencia, firma y
sella.
Recibe solvencias y prepara
conocimiento.
Revisa y firma de Visto Bueno.
Recibe la solvencia.
Revisa la solvencia, firma y
sella.
Inicio
Recibe solvencias, traslada a
Receptor de Documentos de
Tiempo de Servicio y archiva
expedientes.
Entrega solvencia a interesado.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 138
7. IMPLEMENTACIÓN Y CAPACITACIÓN
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
IMPLEMENTACIÓN Y CAPACITACIÓN 03 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Implementación del Módulo de Inventarios, Fondo Rotativo y Conciliación Bancaria en las Entidades del Sector Público no Financiero
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Gestionar la implementación del Módulo de Inventario, Fondo Rotativo y Conciliación Bancaria en las entidades del sector público no financiero, a fin de facilitar la consolidación de los registros de las transacciones presupuestarias y contables.
Inicia: con la recepción del requerimiento.
Finaliza: con la notificación de que se concluye la implementación del sistema a la entidad.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
b) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto.
c) Acuerdo Gubernativo 540-2013, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto.
d) Acuerdo Ministerial No. 6-2012, uso de la aplicación del Fondo Rotativo y de Inventario de Activos Fijos.
e) Acuerdo Ministerial 210-2016, Gastos con Cargo a Fondos Rotativos.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Resolución Interna No. 02-2014, de la Tesorería Nacional, “Procedimiento para Traslado de Información de Cuentas de Depósitos Monetarios Aperturadas en los Bancos del Sistema”.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe requerimiento de entidad solicitando la implementación del Módulo de Inventarios, Fondo Rotativo y/o Conciliación Bancaria en las Entidades del Sector Público no Financiero y traslada a la recepción de la Dirección de Contabilidad del Estado.
Centro de Atención al Usuario
2.
Recibe requerimiento de Implementación del Módulo de Inventarios, Fondo Rotativo y Conciliación Bancaria siguiendo el Procedimiento de Recepción, Registro, Distribución de Expedientes y Correspondencia que Ingresan a la Dirección.
Técnico Receptor de Documentos
3. Recibe expediente de requerimiento de implementación y traslada a la Jefatura.
Secretaria del Departamento de Implementación y Capacitación
4. Informa al Asesor de Implementación y Capacitación sobre el requerimiento y lo traslada para que inicie las gestiones correspondientes.
Jefe del Departamento de
Implementación y Capacitación
5. Convoca a reunión al personal de la entidad que labora en las áreas que intervienen en el proceso de implementación, para dar a conocer el sistema y recopilar información de los
Asesor de Implementación y Capacitación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 139
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
procesos internos de la entidad.
6. Elabora el cronograma de actividades de cada implementación con base a la información recabada en la reunión.
Asesor de Implementación y Capacitación
7. Da seguimiento al cumplimiento del cronograma de actividades de la implementación.
Asesor de Implementación y Capacitación
8.
¿El avance con el cronograma de actividades de implementación, es satisfactorio? Si: Se concluye con la implementación paso 10. No: se informa de los inconvenientes a la Jefatura del Departamento.
Asesor de Implementación y Capacitación
9. Elabora oficio dirigido a la Entidad en el cual se comunica que se suspende la implementación.
Jefe del Departamento de Implementación y Capacitación
10. Informa a la Jefatura del Departamento que se ha concluido con el proceso de la implementación satisfactoriamente.
Asesor de Implementación y Capacitación
11. Notifica por medio de oficio, que se concluye la implementación del sistema a la entidad solicitante.
Jefe del Departamento de Implementación y Capacitación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 140
Implementación del Módulo de Inventarios, Fondo Rotativo y Conciliación Bancaria en las Entidades del Sector Público
no Financiero ( 1 de 1)
Centro de Atención al
Usuario
Jefe del Departamento de Implementación y
Capacitación
Asesor de Implementación y
Capacitación
Técnico Receptor de Documentos
Secretaria del Departamento de Implementación y
Capacitación
Inicio
Recibe requerimiento de
entidad solicitando la implementación
del Módulo de Inventarios y/o
Fondo Rotativo y/o Conciliación
Bancaria.
Recibe requerimiento
de Implementación
siguiendo el Procedimiento de Recepción,
Registro y Distribución de expedientes y
Correspondencia que ingresan a la
Dirección.
Recibe expediente de requerimiento
de implementación.
Informa al Asesor de
Implementación y Capacitación sobre el requerimiento
de implementación.
Convoca a reunión al personal de la entidad que labora en las áreas que intervienen en el
proceso de implementación, para
dar a conocer el sistema y recopilar información de los
procesos internos de la entidad.
Elabora el cronograma de actividades de cada
implementación.
Da seguimiento al cumplimiento del
cronograma de actividades de la implementación.
Informa que se ha concluido con el
proceso de la implementación.
Notifica que se concluye la implementación del sistema a la entidad solicitante.
Fin
¿Avance satisfactorio?
Informa de los inconvenientes.
Elabora oficio dirigido a la Entidad
en el cual se comunica que se
suspende la implementación.
NoSi
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 141
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
IMPLEMENTACIÓN Y CAPACITACIÓN 03 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Implementación del Sistema de Nómina y Registro de Personal -Guatenóminas- en las Entidades del Sector Público no Financiero
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Gestionar la implementación del Sistema de Nómina y Registro de Personal -Guatenóminas- en las entidades del sector público no financiero, a fin de facilitar la administración de los Recursos Humanos del Estado y la consolidación de los registros de las transacciones presupuestarias y contables correspondientes al grupo de gasto 0, Servicios Personales.
Inicia: con el requerimiento de le Entidad.
Finaliza: con la notificación de que se concluye la implementación.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
b) Acuerdo Gubernativo CM-396-2002, autoriza a la DCE delegar en las unidades de Recursos
Humanos de los Ministerios, Secretarías y otras Dependencias del Organismo Ejecutivo, la
administración y liquidación de la nómina de sueldos.
c) Acuerdo Ministerial 36-2005, mediante el cual se autoriza la aplicación del Sistema de
Nómina y Registro de Personal, así como su implementación gradual y progresiva en la
Administración Central y de uso obligatorio.
d) Decreto 101-97 Ley Orgánica del Presupuesto, establece el uso obligatorio de los Sistemas
SIAF, para las entidades Descentralizadas, Autónomas y Empresas Publicas.
e) Acuerdo Ministerial Número 223-2016 “A” por medio del cual se aprueban las directrices
para la implementación del Sistema de Nómina y Registro de Personal -GUATENÓMINAS-
en todas las entidades del Sector Público no Financiero contenidas en el Manual de
Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe requerimiento de la entidad solicitando la implementación del Sistema de Nómina y Registro de Personal -Guatenóminas- y traslada a la recepción de la Dirección de Contabilidad del Estado.
Centro de Atención al Usuario
2.
Recibe requerimiento de Implementación del Sistema de Nómina y Registro de Personal -Guatenóminas- siguiendo el Procedimiento de Recepción, Registro, Distribución de Expedientes y Correspondencia que ingresan a la Dirección.
Técnico Receptor de Documentos
3. Recibe expediente de requerimiento de implementación y traslada a la Jefatura.
Secretaria del Departamento de
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 142
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Implementación y Capacitación
4. Informa al Asesor de Implementación y Capacitación sobre el requerimiento y lo traslada para que inicie las gestiones correspondientes.
Jefe del Departamento de Implementación y
Capacitación
5.
Convoca a reunión al personal de las áreas que intervienen en el proceso de la entidad que solicita la implementación, para dar a conocer el sistema y recopilar información de los procesos internos de la entidad.
Asesor de Implementación y
Capacitación
6. Elabora el cronograma de actividades de implementación con base a la información recabada en la reunión.
Asesor de Implementación y
Capacitación
7.
Da seguimiento al cumplimiento del cronograma de actividades de la implementación que incluye:
Capacitación de las diferentes fases del proceso.
Ingreso de información a los catálogos del sistema, de acuerdo a lo reportado por la entidad
Verificación de avances de las diferentes etapas de implementación.
Seguimiento de la liquidación de la nómina en paralelo y producción
Asesor de Implementación y
Capacitación
8.
¿El avance con el cronograma de actividades de implementación, es satisfactorio? Si: Se concluye con la implementación paso 10. No: se informa de los inconvenientes a la Jefatura del Departamento.
Asesor de Implementación y
Capacitación
9. Elabora oficio dirigido a la Entidad en el cual se comunica que se suspende la implementación.
Jefe del Departamento de Implementación y
Capacitación
10. Informa a la Jefatura del Departamento que se ha concluido con el proceso de la implementación satisfactoriamente.
Asesor de Implementación y
Capacitación
11.
Notifica por medio de oficio, que se concluye la implementación del Sistema de Nómina y Registro de Personal –Guatenóminas- a:
Entidad solicitante
Entes rectores (DCE, DTP y ONSEC)
Mesa de Ayuda de la DCE.
Jefe del Departamento de Implementación y
Capacitación.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 143
Implementación del Sistema de Nómina y Registro de Personal -Guatenóminas- en las Entidades del Sector Público No Financiero (1 de 1)
Secretaria del Departamento de Implementación y
Capacitación
Técnico Receptor de
Documentos
Jefe del Departamento de Implementación y
Capacitación
Asesor de Implementación
y Capacitación
Centro de Atención al
Usuario
Inicio
Recibe requerimiento de
la entidad solicitando la
implementación de Guatenóminas.
Recibe expediente de requerimiento
de implementación.
Informa al Asesor de Implementación
y Capacitación sobre el
requerimiento de implementación.
Convoca a reunión al personal de la entidad
que solicita la implementación, para
dar a conocer el sistema y recopilar información
de los procesos internos de la entidad.
Elabora el cronograma de actividades de implementación.
Da seguimiento al cumplimiento del
cronograma de actividades de la implementación.
Informa que se ha concluido con el
proceso de la implementación
satisfactoriamente. Notifica que se concluye la implementación del sistema de Guatenóminas a: Solicitante Entes rectores Mesa de Ayuda
Recibe requerimiento de Implementación
de Guatenóminas- siguiendo el
Procedimiento de Recepción, Registro y
Distribución de expedientes y
Correspondencia.
Fin
¿Avance satisfactorio?
Informa de los inconvenientes.
Elabora oficio dirigido a la
Entidad en el cual se comunica que se suspende la
implementación.
No
Si
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 144
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
IMPLEMENTACIÓN Y CAPACITACIÓN 03 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Implementación del Sistema Informático de Gestión-Siges- y Sistema de Contabilidad Integrada -Sicoin- en las entidades del Sector Público no Financiero
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Gestionar la implementación de los sistemas Siges y Sicoin en las entidades del sector público no financiero, a fin de facilitar la consolidación de los registros de las transacciones presupuestarias y contables.
Inicia: con el requerimiento de la Entidad.
Finaliza: con la notificación de que se concluye la implementación.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
b) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto establece el uso obligatorio de los Sistemas SIAF, para las entidades Descentralizadas, Autónomas y Empresas Publicas.
c) Acuerdo Gubernativo 540-2013, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto.
d) Acuerdo Gubernativo 217-95, Creación del Proyecto SIAF-SAG
e) Acuerdo Ministerial No. 40-2005,Creación de Siges
f) Acuerdo Ministerial No. 291-2012, Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe requerimiento de entidad solicitando la implementación de los sistemas Siges y Sicoin, traslada a la recepción de Dirección de Contabilidad del Estado para su posterior entrega en el Departamento de Implementación y Capacitación.
Centro de Atención al Usuario
2.
Recibe requerimiento de Implementación del Sistema Informático de Gestión-Siges- y Sistema de Contabilidad Integrada -Sicoin- en las entidades del Sector Público no Financiero siguiendo el Procedimiento de Recepción, Registro, Distribución de Expedientes y Correspondencia que ingresan a la Dirección.
Técnico Receptor de Documentos
3. Recibe expediente de requerimiento de implementación y traslada a Jefatura.
Secretaria del Departamento de Implementación y Capacitación
4. Informa al Asesor de Implementación y Capacitación sobre el requerimiento y le traslada para que inicie las gestiones correspondientes.
Jefe del Departamento de Implementación y Capacitación
5. Contacta al responsable de la entidad que solicita la implementación y convoca a reunión.
Asesor en Implementación y Capacitación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 145
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
6. Elabora el diagnóstico de la entidad solicitante.
Asesor en Implementación y Capacitación
7.
Elabora el plan de trabajo de implementación, el cual debe incluir las gestiones que deben realizar la entidad y las acciones de las Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas que intervienen en el proceso.
Asesor en Implementación y Capacitación
8. Convoca a reunión a las autoridades de la entidad que solicita la implementación, para presentar el plan de trabajo.
Asesor en Implementación y Capacitación
9. Da seguimiento al cumplimiento del plan de trabajo de implementación, conforme las gestiones requeridas por la entidad solicitante.
Asesor en Implementación y Capacitación
10. Realiza acompañamiento personalizado en las entidades solicitantes, para realizar los primeros registros en los Sistemas.
Asesor en Implementación y Capacitación
11.
¿El avance con el cronograma de implementación, es satisfactorio? Si: se concluye con la implementación paso 13. No: se informa de los inconvenientes a la Jefatura del Departamento
Asesor de Implementación y Capacitación
12. Elabora oficio dirigido a la Entidad en el cual se comunica que se suspende la implementación.
Jefe del Departamento de Implementación y Capacitación
13. Informa a la Jefatura del Departamento que se ha concluido con el proceso de la implementación.
Asesor en Implementación y Capacitación
14.
Notifica por medio de oficio, que se concluye la implementación de los sistemas Siges y Sicoin a la entidad solicitante.
Jefe del Departamento de Implementación y Capacitación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 146
Implementación del Sistema Informático de Gestión-Siges- y Sistema de Contabilidad Integrada -Sicoin- en las
entidades del Sector Público no Financiero (1 de 1)
Centro de Atención al
Usuario
Jefe del Departamento de Implementación y
Capacitación
Asesor de Implementación y
Capacitación
Técnico Receptor de Documentos
Secretaria del Departamento de Implementación y
Capacitación
Inicio
Recibe requerimiento de entidad solicitando la implementación de
los sistemas Siges y Sicoin.
Recibe requerimiento de
Implementación del Siges y Sicoin en las entidades del Sector
Público no Financiero siguiendo el Procedimiento de Recepción, Registro
y Distribución de expedientes y
Correspondencia que ingresan a la
Dirección.
Recibe expediente de requerimiento
de implementación.
Informa al Asesor de Implementación y
Capacitación sobre el requerimiento de implementación.
Elabora diagnóstico de la entidad.
Elabora el plan de trabajo de la implementación.
Da seguimiento al cumplimiento del plan de
trabajo de la implementación.
Informa que se ha concluido con el proceso
de la implementación satisfactoriamente.
Notifica que se concluye la
implementación de los sistemas Siges y Sicoin a la entidad
solicitante.
Fin
¿Avance satisfactorio?
Informa de los inconvenientes
Elabora oficio dirigido a la Entidad en el cual se comunica que se
suspende la implementación.
NoSi
Contacta al responsable de la entidad y convoca a
reunión.
Convoca a reunión a las autoridades de la
entidad para presentar el plan de trabajo.
Realiza acompañamiento personalizado en las
entidades solicitantes, para realizar los primeros registros en los Sistemas.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 147
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
IMPLEMENTACIÓN Y CAPACITACIÓN 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Capacitación del Sistema Integrado de Administración Financiera en las Entidades del Sector Público no Financiero
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Capacitar a funcionarios y personal técnico del Sector Público no Financiero, relacionados al uso del Sistema Integrado de Administración Financiera -SIAF-, dentro del ámbito de competencia de la Dirección de Contabilidad del Estado, a fin de facilitar el registro de las transacciones presupuestarias y contables. Los temas que se capacitan son:
Sistema Informático de Gestión -Siges-
Sistema de Contabilidad Integrada -Sicoin-
Sistema de Nómina y Registro de Personal -Guatenóminas-
Módulo de Inventarios
Módulo de Fondo Rotativo
Módulo de Contratos
Módulo de Registro Contable de Fideicomisos
Módulo de Registro de Donaciones en Especie
Módulo de Rendición de Cuentas
Procesos del Presupuesto por Resultados -PpR- o Proceso de Compra o Gestión de Expedientes de Gasto o Fondo Rotativo o Inventarios
Inicia: con el requerimiento de la Entidad. Finaliza: con el archivo de los listados de asistencia.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe el requerimiento de la entidad solicitando la capacitación y traslada a la recepción de la Dirección de Contabilidad del Estado para su posterior entrega en el Departamento de Implementación y Capacitación.
Centro de Atención al Usuario
2.
Recibe el requerimiento de la capacitación siguiendo el Procedimiento de Recepción, Registro, Distribución de Expedientes y Correspondencia que ingresan a la Dirección.
Técnico Receptor de documentos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 148
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
3. Recibe expediente de requerimiento de capacitación y traslada a Jefatura.
Secretaria del Departamento de Implementación y Capacitación
4. Informa a Secretaria del Departamento sobre las capacitaciones autorizadas y le traslada los requerimientos para que inicie las gestiones correspondientes.
Jefe del Departamento de Implementación y Capacitación
5. Realiza programación de las capacitaciones solicitadas. Secretaria del Departamento de Implementación y Capacitación
6. Informa por teléfono, por correo electrónico o por oficios a las entidades sobre la fecha y horario de capacitación.
Secretaria del Departamento Implementación y Capacitación
7. Realiza la logística de las capacitaciones, preparativos de salón y equipo de cómputo, gestiona servicio de refacciones y formato para control de asistencia.
Secretaria del Departamento de Implementación y Capacitación
8. Confirma vía telefónica la asistencia de personal que se va a capacitar.
Secretaria del Departamento de
Implementación y Capacitación
9.
Semanalmente informa a los Asesores y Analistas de Implementación y Capacitación, sobre la capacitación que debe impartir, indicando el tema, fecha, horario de la capacitación y número de participantes.
Secretaria del Departamento de
Implementación y Capacitación
10. Realiza los preparativos de la capacitación, verificación del funcionamiento de la herramienta informática y ejercicios prácticos.
Asesor/Analista en Implementación y Capacitación.
11. Imparte la Capacitación. Asesor/Analista en
Implementación y Capacitación.
12. Entrega diplomas de participación, en caso de ser requerido.
Asesor/Analista en Implementación y Capacitación.
13. Entrega listados de asistencia a la Secretaria del Departamento.
Asesor/Analista en Implementación y Capacitación.
14. Recibe listados y archiva. Secretaria del Departamento
Implementación y Capacitación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 149
Capacitación del Sistema Integrado de Administración Financiera en las Entidades del Sector Público no
Financiero (1 de 1)
Centro de Atención al
Usuario
Jefe del Departamento de Implementación y
Capacitación
Asesor /Analista en Implementación y
Capacitación
Técnico Receptor de Documentos
Secretaria del Departamento de Implementación y
Capacitación
Inicio
Recibe requerimiento de entidad solicitando
la capacitación.
Recibe expediente de requerimiento de
capacitación.
Informa a Secretaria del Departamento
sobre las capacitaciones
autorizadas para que inicie las gestiones correspondientes.
Imparte la Capacitación.
Entrega listados de asistencia a la
Secretaria.
Realiza los preparativos de la capacitación, verificación del funcionamiento
de la herramienta informática y
ejercicios prácticos.
Entrega diplomas de
participación, en caso de ser requerido.
Realiza programación de las capacitaciones
solicitadas.
Informa por teléfono, por correo electrónico o por
oficios a las entidades sobre la fecha y horario
de capacitación.
Realiza la logística de las capacitaciones,
preparativos de salón, equipo de cómputo, gestiona servicio de
refacciones y formato para control de
asistencia.
Confirma vía telefónica la asistencia de personal que se va a capacitar.
Semanalmente informa a los Asesores y Analistas de Implementación y Capacitación, sobre la capacitación que debe
impartir.
Recibe listados y archiva.
Fin
Recibe requerimiento de la capacitación.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 150
8. INFORMES PRESUPUESTARIOS Y CONTABLES
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
INFORMES PRESUPUESTARIOS Y CONTABLES 03 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Informe Cuatrimestral de la Ejecución del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Elaborar el informe de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos del Estado en forma cuatrimestral.
Inicia: con la generación e impresión de reportes de la ejecución presupuestaria.
Finaliza: Con el envío al Congreso de la República y Contraloría General de Cuentas del Informe Cuatrimestral.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Constitución Política de la República de Guatemala. b) Decreto No. 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto. c) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas
Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Genera e imprime reportes de la ejecución presupuestaria correspondiente al primer o segundo cuatrimestre del ejercicio fiscal.
Asesor Presupuestario Contable/Analista
Presupuestario
2.
Revisa cuadros, gráficas y traslada al Asesor Presupuestario Contable/Analista Presupuestario, con las observaciones correspondientes.
Jefe del Departamento de Asesoría Técnica
3.
Elabora los comentarios a la información contenida en los cuadros y gráficas de la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos, y traslada al Jefe del Departamento para revisión.
Asesor Presupuestario Contable/Analista
Presupuestario
4.
Revisa y analiza la información y traslada al Asesor Presupuestario Contable/Analista Presupuestario para modificación o bien para la incorporación de comentarios en los cuadros y gráficas.
Jefe del Departamento de Asesoría Técnica
5.
Incorpora comentarios en cuadros y gráficas de la ejecución presupuestaria, agrega cuadros y gráficas contables al informe y traslada al Jefe de Asesoría Técnica.
Asesor Presupuestario Contable/Analista
Presupuestario
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 151
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
6. Revisa la información y traslada el proyecto del informe cuatrimestral al Director.
Jefe del Departamento de Asesoría Técnica
7. Revisa el informe, realiza observaciones y devuelve al Jefe del Departamento de Asesoría Técnica.
Director o Subdirector DCE
8. Analiza las observaciones a incorporar al proyecto de informe y traslada al Asesor Presupuestario Contable/Analista Presupuestario para realizar los cambios.
Jefe del Departamento de Asesoría Técnica
9. Recibe, modifica cuadros o comentarios según corresponda y devuelve al Jefe del Departamento de Asesoría Técnica.
Asesor Presupuestario Contable/Analista
Presupuestario
10. Recibe, revisa las observaciones incorporadas al proyecto de informe y traslada al Despacho del Director o Subdirector.
Jefe del Departamento de Asesoría Técnica
11. Revisa y presenta el informe cuatrimestral al Despacho Ministerial de Finanzas Públicas.
Director o Subdirector DCE
12. Revisa, firma oficios y devuelve el informe a Dirección de Contabilidad del Estado.
Despacho Ministerial de Finanzas Públicas
13. Remite al Congreso de la República y Contraloría General de Cuentas el informe cuatrimestral.
Director o Subdirector DCE
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 152
Informe Cuatrimestral de la Ejecución del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado (1 de 1)
Asesor Presupuestario
Contable / Analista Presupuestario
Jefe del Departamento de Asesoría Técnica
Director o Subdirector de la
DCE
Despacho Ministerial
INICIO
Genera e imprime reportes de la
ejecución presupuestaria.
Revisa cuadros y gráficas.
Elabora comentarios a la
información contenida en los
cuadros y gráficas de la ejecución presupuestaria.
Revisa y analiza información.
Revisa información y traslada el proyecto de informe cuatrimestral.
Revisa el informe y realiza
observaciones.
Analiza observaciones.
Revisa observaciones incorporadas al proyecto
del informe.
Revisa y presenta Informe
Cuatrimestral al Despacho
Ministerial.
Revisa informe y firma oficios.
Remite al Congreso de la República y
Contraloría General de Cuentas, el
Informe Cuatrimestral.
FIN
Incorpora comentarios en
cuadros y gráficas de la ejecución presupuestaria,
agrega cuadros y gráficas contables al informe y traslada al
Jefe de Asesoría Técnica.
Recibe, modifica cuadros o
comentarios según corresponda y
devuelve al Jefe del Departamento de Asesoría Técnica.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 153
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
INFORMES PRESUPUESTARIOS Y CONTABLES 03 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Consolidación de la Ejecución Presupuestaria de Municipalidades, Empresas Públicas, Descentralizadas y Autónomas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Presentar información consolidada de la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos de las municipalidades, empresas públicas, entidades descentralizadas y autónomas.
Inicia: con la recepción de los informes Ejecución Presupuestaria del Ejercicio Fiscal que corresponda de las municipalidades, empresas públicas, entidades descentralizadas y autónomas.
Finaliza: con la incorporación de los cuadros consolidados al Informa Anual de Ejecución Presupuestaria y Cierre Contable del Ejercicio Fiscal.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Constitución Política de la República de Guatemala. b) Decreto No. 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto. c) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto. d) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas
Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe los Informes de Ejecución Presupuestaria del Ejercicio Fiscal que corresponda de las municipalidades, empresas públicas, entidades descentralizadas y autónomas y traslada la documentación al Departamento de Asesoría Técnica.
Técnico Receptor de Documentos
2. Recibe y traslada la documentación al Asesor Presupuestario Contable o Analista Presupuestario.
Secretaria del Departamento de Asesoría Técnica
3. Recibe, verifica y analiza los informes de ejecución presupuestaria enviados por las instituciones.
Asesor Presupuestario Contable/Analista
Presupuestario
4.
Elabora hoja de cálculo en Excel con la información completa enviada por las instituciones y clasifica la información por: a) Ingresos por Clase y, b) Egresos por Grupo de Gasto. Archiva la información que no corresponde al informe.
Asesor Presupuestario Contable/Analista
Presupuestario
5.
Elabora resumen en hoja de Excel, que contiene el nombre de las municipalidades, empresas públicas, entidades descentralizadas y autónomas que enviaron la información como la indica la ley. Esta información es la que será
Asesor Presupuestario Contable/Analista
Presupuestario
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 154
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
utilizada para la Consolidación Presupuestaria.
6.
Realiza la consolidación de la Ejecución Presupuestaria de Ingresos y Egresos de las instituciones que enviaron la información completa.
Asesor Presupuestario Contable/Analista
Presupuestario
7.
Elabora dos cuadros de resumen denominados:
a. Dependencias del ejecutivo, entidades descentralizadas y autónomas, empresas públicas y municipalidades, consolidación de ingresos presupuestarios por clase devengado.
b. Dependencias del ejecutivo, entidades descentralizadas y autónomas, empresas públicas y municipalidades, consolidación de egresos presupuestarios por grupo de gasto devengado.
Asesor Presupuestario Contable/Analista
Presupuestario
8.
Incorpora los cuadros consolidados al Informe Anual de Ejecución Presupuestaria y Cierre Contable del Ejercicio Fiscal.
Asesor Presupuestario Contable/Analista
Presupuestario
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 155
Consolidación de la Ejecución Presupuestaria de Municipalidades, Empresas Públicas, Descentralizadas y Autónomas ( 1 de 1)
Técnico Receptor de Documentos de la DCE
Secretaria Departamento de Asesoría Técnica
Asesor Presupuestario Contable/Analista
Presupuestario
Inicio
Recibe Informes de Ejecución
Presupuestaria del ejercicio fiscal que corresponda de las municipalidades,
empresas públicas, entidades
descentralizadas y autónomas.
Recibe documentos.
Recibe, verifica y analiza los informes de ejecución
enviados por las instituciones.
Elabora hoja de cálculo con la información enviada por las instituciones y clasifica por: Ingresos por clase y Egresos
por grupo de gasto.
Elabora resumen en hoja de Excell.
Realiza consolidación de la ejecución presupuestaria de
ingresos y egresos de las instituciones.
Elabora cuadros de resumen.
Fin
Incorpora cuadros consolidados al Informe
Anual de Ejecución Presupuestaria y Cierre
Contable del Ejercicio Fiscal.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 156
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
INFORMES PRESUPUESTARIOS Y CONTABLES 03 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Informe Anual de Ejecución del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado y Cierre Contable
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Elaborar el Informe Anual de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos del Estado.
Inicia: con la generación e impresión de reportes de la ejecución presupuestaria.
Finaliza: Con el envío al Congreso de la República y Contraloría General de Cuentas del Informe Anual.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Constitución Política de la República de Guatemala. b) Decreto No. 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto. c) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas
Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Genera e imprime reportes de la ejecución presupuestaria correspondiente al ejercicio fiscal inmediato anterior al vigente.
Asesor Presupuestario Contable/Analista
Presupuestario
2. Elabora cuadros, gráficas y traslada al Jefe del Departamento de Asesoría Técnica.
Asesor Presupuestario Contable/Analista
Presupuestario
3.
Revisa cuadros, gráficas, devuelve al Asesor Presupuestario Contable o Analista Presupuestario para la incorporación de las observaciones para continuar con el procedimiento.
Jefe del Departamento de Asesoría Técnica
4.
Elabora los comentarios a la información contenida en los cuadros y gráficas de la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos, y traslada al Jefe de Departamento de Asesoría Técnica para revisión.
Asesor Presupuestario Contable/Analista
Presupuestario
5.
Revisa y analiza la información, si existen observaciones se trasladan al Asesor Presupuestario Contable o Analista Presupuestario para modificación.
Jefe del Departamento de Asesoría Técnica
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 157
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
6. Recibe cuadros, gráficas contables y estados financieros del Departamento de Análisis Contable.
Asesor Presupuestario Contable/Analista
Presupuestario
7.
Incorpora comentarios en cuadros y gráficas de la ejecución presupuestaria, agrega cuadros y gráficas contables al informe así como los estados financieros remitidos por el Departamento de Análisis Contable y traslada al Jefe del Departamento de Asesoría Técnica.
Asesor Presupuestario Contable/Analista
Presupuestario
8. Revisa la información y traslada el proyecto del informe anual al Director o Subdirector.
Jefe del Departamento de Asesoría Técnica
9. Revisa el informe, realiza observaciones y devuelve al Jefe del Departamento de Asesoría Técnica para su modificación.
Director o Subdirector DCE
10.
Analiza las observaciones a incorporar al proyecto de informe y traslada al Asesor Presupuestario Contable o Analista Presupuestario.
Jefe del Departamento de Asesoría Técnica
11. Recibe, modifica cuadros o comentarios según corresponda y devuelve al Jefe de Departamento de Asesoría Técnica.
Asesor Presupuestario Contable/Analista
Presupuestario
12. Recibe, revisa las observaciones incorporadas al proyecto de informe y traslada al Despacho del Director o Subdirector.
Jefe del Departamento de Asesoría Técnica
13.
Revisa y presenta el informe de la Liquidación y los estados financieros al Despacho Ministerial de este Ministerio de Finanzas Públicas.
Director o Subdirector DCE
14. Revisa, firma oficios y devuelve el informe a la Dirección de Contabilidad del Estado.
Despacho Ministerial de Finanzas Públicas
15. Remite al Congreso de la República y Contraloría General de Cuentas el informe anual.
Director o Subdirector DCE
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 158
Informe Anual de Ejecución del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado y Cierre Contable( 1 de 1)
Asesor Presupuestario Contable / Analista
Presupuestario
Jefe del Departamento de Asesoría Técnica
Director o Subdirector de la DCE
Despacho Ministerial
Inicio
Genera e imprime reportes de la ejecución
presupuestaria.
Elabora cuadros y gráficas.
Revisa cuadros y gráficas.
Elabora comentarios a la información contenida en los cuadros y gráficas de
la ejecución presupuestaria.
Revisa y analiza información.
¿Observaciones?
Recibe cuadros, gráficas contables y estados
financieros.
Incorpora comentarios a cuadros y gráficas de
ejecución presupuestaria, agrega cuadros, gráficas
contables y estados financieros.
Revisa información y traslada el proyecto de informe anual.
Revisa el informe y realiza
observaciones.
Analiza observaciones.
Modifica cuadros o comentaros según
corresponda.
Revisa observaciones incorporadas.
Revisa, presenta Informe de la
Liquidación y Estados Financieros al
Despacho Superior del Ministerio de Finanzas Públicas.
Revisa, firma oficios y devuelve
el informe.
Remite al Congreso de la República y
Contraloría General de Cuentas el
Informe Anual.
Fin
No
Revisa y analiza información.
A
A
Si
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 159
GESTIÓN ADMINISTRATIVA INTERNA
Planificación registro y control de la ejecución del presupuesto
Elaboración del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM-
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Recibe oficio de solicitud de preparación y presentación del POA y POM, realiza
convocatoria a Subdirector (es) de la dependencia y Jefe (s) de DSAI. Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia
2
Analizan las directrices giradas por la Dirección de Planificación y Desarrollo
Institucional, para establecer los resultados en función del Plan Estratégico
Institucional.
Autoridad Administrativa
Superior/Sub-Directores/Jefe
de DSAI
3
Solicita a los Departamentos que conforman la dependencia, que de acuerdo a
los resultados envíen los productos, subproductos y proyectos, para el ejercicio
fiscal a programar, en los formatos establecidos por SEGEPLAN. Jefe de DSAI
4
Elabora la planificación de acuerdo a los resultados, observando los
lineamientos dados por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional y
envía la información solicitada.
Jefe de Departamento, Sección
o Área de la dependencia
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Planificación, registro y control de la ejecución del presupuesto 04 1 de 7
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración, actualización y seguimiento del plan operativo anual y multianual
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir los criterios y actividades necesarias para la elaboración del Plan Operativo Anual (POA) y Plan Operativo Multianual (POM) del Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN), con el objetivo de disponer de un instrumento de planificación, que permita el seguimiento, medición y control de los resultados institucionales por medio de la vinculación de plan-presupuesto.
Inicia: Recibe oficio de solicitud de preparación y presentación del POA y POM.
Finaliza: Firma oficio y traslada a la Dirección de DIPLANDI.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento b) Reformas a la Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento c) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica de Presupuesto del año fiscal vigente d) Normas de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas e) Directrices para la formulación plan-presupuesto anual y multianual vigente, en el marco de la gestión por
resultados, normas del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP) para proyectos de inversión pública del ejercicio fiscal, emitido por SEGEPLAN y otras disposiciones aplicables.
f) Acuerdo Gubernativo número 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del MINFIN
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la dependencia según corresponda.
2. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar funciones asignadas al Jefe según designación.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 160
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
5 Recibe y consolida la información generada en los formatos definidos. Jefe de DSAI
6 Elabora el POA y POM con la información proporcionada, llenando los formatos
correspondientes, otorgados por SEGEPLAN. Jefe de DSAI
7 Presenta el POA y POM a la Autoridad Administrativa Superior de la
dependencia. Jefe de DSAI
8
En reunión revisan y analizan detalladamente el POA y POM, verificando que se
ajuste a las prioridades del MINFIN y los resultados de la dependencia para dar
respuesta a los Lineamientos Estratégicos Institucionales.
¿Existen modificaciones?
No: La Autoridad Administrativa Superior de la dependencia aprueba el POA y
POM, envía a Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
Sí: Regresa a Jefe de DSAI para realizar correcciones.
Autoridad Administrativa
Superior /Sub-Director/Jefe de
DSAI y Jefes de Departamentos
de la dependencia
Actualización del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM-
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Aprobado el presupuesto del año vigente, o cuando se realicen modificaciones
a las metas o al presupuesto de la dependencia, realiza análisis tomando en
consideración los siguientes aspectos:
- Monto del presupuesto asignado para el ejercicio fiscal versus lo
programado en el Anteproyecto de Presupuesto
- Productos, subproductos y metas físicas programadas en el Plan Operativo
Anual
- Lineamientos y/o restricciones de gasto incluidas en Ley anual de
presupuesto vigente
Jefe de DSAI
2.
Si las asignaciones presupuestarias corresponden al requerimiento del POA se
confirma a la Autoridad Superior de la Dependencia sobre el financiamiento
del POA y la viabilidad del cumplimiento de las metas físicas.
Si las asignaciones presupuestarias no corresponden al requerimiento del
POA se notifica a la Autoridad Superior de la dependencia para que ésta realice
los ajustes a las metas físicas según las asignaciones presupuestarias
¿Necesita una ampliación presupuestaria?
Sí: Gestiona la solicitud ante las autoridades competentes.
No: Continúa en el paso 3.
Jefe de DSAI
3.
Conoce la notificación de la aprobación del POA y si el mismo es financiado en
su totalidad notifica a los Jefes de Departamentos para que se ejecuten las
metas físicas según la planificación efectuada en el POA.
Si el POA no fuera financiado en su totalidad, notifica a los Jefes de
Departamentos para que ajusten las metas físicas a las asignaciones
presupuestarias vigentes.
Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia
4. Consolida ajustes al POA en coordinación con los Jefes de Departamento y
traslada a la Autoridad Superior de la dependencia. Jefe de DSAI
5. Revisa y aprueba el POA con los ajustes efectuados y traslada al Director de Autoridad Administrativa
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 161
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Planificación y Desarrollo Institucional para su conocimiento y ajustes al POA
institucional.
Superior de la dependencia
6. Recibe Resolución correspondiente trasladada por la Dirección Planificación y
Desarrollo Institucional y traslada al Jefe de DSAI.
Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia
7. Recibe Resolución correspondiente y archiva. Jefe de DSAI
Seguimiento del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM-
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Recibe oficio de solicitud de información sobre el avance del POA y traslada a
Jefe de DSAI. Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia
2 Recibe solicitud de información y herramientas para seguimiento al POA, y
asigna personal para que consolide la información. Jefe de DSAI
3 Recopila información solicitada, elabora oficio de respuesta y envía al Jefe de
DSAI. Persona asignada
4
Verifica Información y determina si corresponde
¿La información es correcta?
Sí: Firma el oficio de respuesta y traslada a la Autoridad Administrativa Superior
de la dependencia para visto bueno.
No: Devuelve para correcciones
Jefe de DSAI
5
Recibe oficio de respuesta e información, verifica que la información sea
correcta.
¿La información es correcta?
Sí: Firma oficio y traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo
Institucional.
No: Devuelve para correcciones
Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 162
Diagramas de Flujo
Elaboración, actualización y seguimiento del plan operativo anual y multianualElaboración del Plan Operativo Anual -POA- y Plan Operativo Multianual -POM- (1 de 1)
Autoridad Administrativa Superior/Sub-
Directores/Jefe de DSAI
Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia
Jefe de DSAI
Jefe de Departamento,
Sección o Área de la dependencia
Autoridad Administrativa
Superior/Sub-Director/Jefe de DESAI y Jefes de
Departamentos de la dependencia
Inicio
Recibe oficio de solicitud de
preparación y presentación del
POA y POM, realiza convocatoria
Analizan las directrices giradas por la DIPLANDI,
para establecer resultados en función del Plan Estratégico
Institucional
Solicita los Departamentos que conforman la
dependencia, de acuerdo a los resultados envíen los
productos, subproductos y proyectos, para el ejercicio
fiscal a programar, en formatos SEGEPLAN
Elabora la planificación de
acuerdo a los resultados,
observando los lineamientos dados
por la DIPLANDI
Recibe y consolida la información
generada en los formatos definidos
Elabora el POA y POM con la información
proporcionada, llenando los formatos
correspondientes, otorgados por
SEGEPLAN
Presenta el POA y POM
¿Existen modificaciones?
La Autoridad Administrativa Superior de la dependencia
aprueba el POA POM, y envía a
DIPLANDI
Regresa a Jefe de DSAI para realizar
correcciones
Sí
No
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 163
Elaboración, actualización y seguimiento del plan operativo anual y multianualActualización del Plan operativo anual -POA- y Plan Operativo Multianual -POM- (1 de 2)
Jefe DSAIAutoridad Administrativa Superior de la
Dependencia
Inicio
Aprobado el presupuesto del año vigente, o cuando se
realicen modificaciones a las
metas, realiza análisis tomando en
ciertos aspectos
¿Corresponden al
requerimiento del POA?
Se confirma a la Autoridad Superior de la Dependencia
sobre el financiamiento del POA y la viabilidad del cumplimiento
de las metas físicas
Se notifica a la Autoridad Superior de la dependencia
para que ésta realice los ajustes a
las metas físicas
Sí
No
¿Necesita una ampliación
presupuestaria?
Gestiona la solicitud ante las autoridades
competentes
Conoce la notificación de la
aprobación del POA.
Sí
No
¿Es financiado en su totalidad?
Notifica a los jefes de departamentos para que se ajusten
las metas físicas
No
Consolida ajustes al POA en
coordinación con los Jefes de
Departamento y traslada a la
Autoridad Superior de la dependencia.
12
Notifica a los Jefes de Departamentos
para que se ejecuten las metas físicas efectuado en
el POA
Sí
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 164
Elaboración, actualización y seguimiento del plan operativo anual y multianualActualización del Plan operativo anual -POA- y Plan Operativo Multianual -POM- (2 de 2)
Jefe DSAIAutoridad Administrativa Superior de
la Dependencia
1
2
Revisa y aprueba el POA con los ajustes
efectuados y traslada al Director de Planificación y
Desarrollo Institucional para su
conocimiento y ajustes al POA institucional.
Recibe Resolución correspondiente trasladada por la
Dirección Planificación y
Desarrollo Institucional.
Recibe Resolución correspondiente y
archiva.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 165
Elaboración, actualización y seguimiento del plan operativo anual y multianualSeguimiento del Plan Operativo Anual -POA- y Plan Operativo Multianual -POM- (1 de 1)
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia
Jefe de DSAI Persona asignada
Inicio
Recibe oficio de solicitud de
información sobre el avance del POA
Recibe solicitud de información y
herramientas para seguimiento al POA
Recopila información
solicitada, elabora oficio de respuesta
¿La información es correcta?
Firma el oficio de respuesta y envía para visto bueno
Devuelve para correcciones
¿La información es correcta?
Firma oficio y traslada a la
DIPLANDI
Devuelve para correcciones
No
Sí
Sí
No
Fin
A
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 166
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Planificación, registro y control de la ejecución del presupuesto 05 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración del anteproyecto de presupuesto
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los criterios y actividades para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto del Ministerio de Finanzas
Públicas (MINFIN), en cumplimiento a la normativa legal aplicable, con el objetivo de disponer de las asignaciones
presupuestarias necesarias para el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Inicia: Solicitud para la elaboración y presentación de Anteproyecto de Presupuesto.
Finaliza: Consolida expediente de Anteproyecto Presupuestario de acuerdo a las normas establecidas.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley Orgánica del Presupuesto, su reglamento y sus reformas.
b) Normas de formulación presupuestaria anual
c) Directrices para la formulación plan-presupuesto anual y multianual, emitido por SEGEPLAN y otras disposiciones
aplicables
d) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Para las Unidades Ejecutoras que no cuentan con Departamento de Servicios Administrativos Internos (DSAI), le
corresponde al Enlace Administrativo Financiero realizar la coordinación a nivel interno y con la Dirección de
Asuntos Administrativos.
2. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la
dependencia según corresponda.
3. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar
funciones asignadas al Jefe según designación.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe oficio de instrucción de inicio del proceso de formulación en SIGES,
que contiene la distribución de techos presupuestarios y normas para la
formulación del anteproyecto de presupuesto.
Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia
2. Traslada e instruye para la elaboración del Anteproyecto del Presupuesto al
Jefe de DSAI.
Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia
3. Recibe directrices para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto. Jefe de DSAI
4. Revisa POA y PACC, para analizar Productos y Sub productos planificados,
para el ejercicio fiscal correspondiente. Jefe de DSAI
5.
Prepara propuesta de distribución presupuestaria para la elaboración del
Anteproyecto de Presupuesto y traslada a la Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia, para consideración.
Jefe de DSAI
6.
Valida distribución presupuestaria de acuerdo a las necesidades de la
Dependencia e instruye a Jefe de DSAI para coordinar la elaboración del
Anteproyecto de Presupuesto.
Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia
7. Convoca a reunión al personal responsable en los procesos sustantivos de
la dependencia para informar sobre la distribución presupuestaria y
Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 167
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
lineamientos respectivos.
8.
Analiza las necesidades definidas en el Plan Operativo Anual y PACC,
actualiza en función de los lineamientos recibidos y la distribución
presupuestaria.
Personal responsable en los procesos
sustantivos
9. Traslada necesidades presupuestarias, según lineamientos, a Jefe de DSAI. Personal responsable en los procesos
sustantivos
10. Revisa que la información presentada por cada área cumpla con los
requisitos establecidos. Jefe de DSAI
11.
Consolida la información, Integra propuesta de Anteproyecto de
Presupuesto y traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la
dependencia.
Jefe de DSAI
12. Recibe propuesta de Anteproyecto de Presupuesto y convoca a Subdirector
(es) y Jefes de Departamento.
Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia
13. Analizan propuesta y establecen Anteproyecto de Presupuesto de la
Dependencia para el ejercicio fiscal correspondiente.
Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia y personal convocado
14.
Recibe Anteproyecto de Presupuesto de la Dependencia.
¿Existen ajustes?
Sí: coordina modificaciones con los Responsables de los procesos
sustantivos.
No: continúa con el procedimiento.
Jefe de DSAI
15. Traslada Anteproyecto de Presupuesto a la Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia. Jefe de DSAI
16. Autoriza Anteproyecto de Presupuesto de la Dependencia para el ejercicio
fiscal correspondiente y devuelve a Jefe de DSAI.
Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia
17. Recibe Anteproyecto de Presupuesto aprobado y traslada lineamientos a
Responsable de Presupuesto. Jefe de DSAI
18.
Registra los datos en el módulo de Formulación del Anteproyecto de
Presupuesto del Sistema Financiero, de acuerdo a los lineamientos
recibidos.
Responsable de Presupuesto
19. Verifica que los datos ingresados coincidan con el techo Presupuestario
asignado, solicita y opera en SIGES Responsable de Presupuesto
20. Verifica los datos ingresados y envía a Dirección Financiera para sus
observaciones. Jefe de DSAI
21. Recibe de Dirección Financiera e instruye el envío al SICOIN. Jefe de DSAI
22. Envía al Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-. Responsable de Presupuesto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 168
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
23. Elabora informe narrativo y llena formularios DTP correspondientes. Responsable de Presupuesto
24. Imprime reporte de Formulación y traslada a Jefe de DSAI. Responsable de Presupuesto
25. Valida los datos en el módulo de Formulación y obtiene firma de
aprobación de la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia. Jefe de DSAI
26. Aprueba, firma documentos de Formulación, y traslada a Jefe de DSAI. Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia
27. Recibe documentos de Formulación y envía a Dirección Financiera. Jefe de DSAI
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 169
Diagramas de Flujo
Elaboración del anteproyecto de presupuesto (1 de 3)
Autoridad Administrativa Superior
de la dependenciaJefe de DSAI
Personal responsable en los procesos sustantivos
Inicio
Recibe oficio de instrucción de inicio
del proceso de formulación en
SIGES, que contiene la distribución de
techos presupuestarios y
normas
Instruye para la elaboración del
Anteproyecto del Presupuesto
Recibe directrices para la elaboración
del Anteproyecto de PResupuesto
Revisa POA y PACC, para analizar Productos y
Subproductos planificados
Prepara propuesta de distribución
presupuestaria para la elaboración del Anteproyecto de
Presupuesto
Valida distribución presupuestaria de
acuerdo a las necesidades de la
Dependencia
Convoca a reunión al personal
responsable en los procesos
sustantivos de la dependencia para informar sobre la
distribución presupuestaria y
lineamientos respectivos.
Analiza las necesidades
definidas en el POA y PACC, actualiza en
función de los lineamientos recibidos y la distribución
presupuestaria
Envía necesidades presupuestarias,
según lineamientos
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 170
Elaboración del anteproyecto de presupuesto (2 de 3)
Personal responsable en los
procesos sustantivos
Jefe de DSAIAutoridad
Administrativa Superior de la dependencia
Autoridad Administrativa Superior
de la dependencia y personal convocado
1
Traslada necesidades
presupuestarias, según lineamientos
Revisa que la información
presentada por cada área cumpla con los requisitos
establecidos
Consolida la información, integra
propuesta de Anteproyecto de
Presupuesto
Recibe propuesta de Anteproyecto de
Presupuesto y convoca a
Subdirector(es) y Jefes
Analizan propuesta y establecen
Anteproyecto de Presupuesto de la
Dependencia para el ejercicio fiscal
correspondiente
¿Existen ajustes?
Coordina modificaciones
con jefes de departamento
Sí
No
Traslada Anteproyecto de
Presupuesto
Autoriza Anteproyecto de Presupuesto de la
Dependencia para el ejercicio fiscal
correspondiente
Recibe Anteproyecto de
Presupuesto aprobado
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 171
Elaboración del anteproyecto de presupuesto (3 de 3)
Responsable de Presupuesto
Jefe de DSAIAutoridad
Administrativa Superior de la dependencia
2
Verifica que los datos ingresados coincidan
con el techo Presupuestario
asignado, solicita y opera en SIGES
Verifica los datos ingresados y envía a Dirección Financiera
para sus observaciones.
Imprime reporte de Formulación y
traslada.
Valida los datos en el módulo de formulación y
obtiene firma de aprobación
Aprueba, firma documentos de
formulación
Recibe documentos de formulación y envía a dirección
financiera
Fin
Recibe de Dirección Financiera e
instruye el envío al SICOIN.
Envía al Sistema de Contabilidad
Integrada -SICOIN-.
Elabora informe narrativo y llena formularios DTP
correspondientes.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 172
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Planificación, registro y control de la ejecución del presupuesto 04 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Programación indicativa anual PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Descripción de los criterios y actividades necesarias para realizar la Programación Indicativa Anual Institucional del
Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN), de acuerdo a normativa legal vigente, con el objetivo de garantizar la
disponibilidad financiera durante todo el ejercicio fiscal de los recursos asignados.
Inicia: Recibe de la Dirección Técnica del Presupuesto la Distribución Analítica del Presupuesto del ejercicio fiscal vigente
a nivel de detalle.
Finaliza: consolida y traslada a la Dirección Técnica del Presupuesto.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la
dependencia según corresponda.
2. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar
funciones asignadas al Jefe según designación.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe circular de solicitud de elaboración de la Programación Indicativa Anual y traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos –DSAI- .
Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia
2.
Define, en forma conjunta con el Responsables de Presupuesto y Responsable de Compras, la “Programación Indicativa Anual”, de acuerdo al “Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC” en función de las Asignaciones Presupuestarias del ejercicio fiscal vigente.
Jefe de DSAI
3. Llena los formatos de “Programación Indicativa Anual” según el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- y traslada al Jefe de DSAI.
Responsable de Presupuesto
4.
Revisa la “Programación Indicativa Anual”. ¿Requiere cambios? Sí: devuelve al Responsable de Presupuesto para modificaciones. No: firma de visto bueno en la programación y traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.
Jefe de DSAI
5. Valida la “Programación Indicativa Anual” y traslada a Responsable de Presupuesto.
Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia
6. Registra y solicita la “Programación Indicativa Anual” en el módulo de Presupuesto del SICOIN.
Responsable de Presupuesto
7. Genera e imprime comprobantes :
- Programación Indicativa Anual en etapa de Compromiso - Programación Indicativa Anual en etapa Devengado
Responsable de Presupuesto
8. Traslada comprobantes a Jefe de DSAI. Responsable de Presupuesto
9.
Revisa comprobantes. ¿Existen modificaciones? Sí: regresa al Responsable de Presupuesto. No: traslada oficio firmado a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia, para formalizar el envío de los comprobantes a la Dirección Financiera.
Jefe de DSAI
10. Firma comprobantes y oficio, traslada a Dirección Financiera. Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia
11. Consolida y traslada a la Dirección Técnica del Presupuesto. Dirección Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 173
Programación indicativa anual (1 de 1)
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia
Jefe de DSAIResponsable de
PresupuestoDirección
Financiera
Inicio
Recibe circular de solicitud de
elaboración de la Programación
Indicativa anual
Define, la “programación
Indicativa Anual” de acuerdo al PACC en
función de las asignaciones
presupuestarias del ejercicio vigente
Llena los formatos de “programación indicativa anual” según el SICOIN
¿Requiere cambios?
Devuelve al responsable de
presupuesto para modificaciones
Firma de visto bueno en el la programación
Sí
NoValida la
“Programación Indicativa Anual”
Registra y solicita la “Programación
indicativa Anual” en el módulo de
presupuesto del SICOIN
Genera e imprime comprobantes
Traslada comprobantes
¿Existen modificaciones?
Regresa a la persona
responsable
Traslada oficio firmado, para
formalizar el envío de los
comprobantes a la dirección financiera
Firma comprobantes y oficio, traslada a
Dirección Financiera
No
Sí
A
A
Consolida y traslada a la Dirección Técnica del
Presupuesto.
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 174
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Planificación, registro y control de la ejecución del presupuesto 04 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Programación, reprogramación y ejecución de metas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades para realizar la programación, reprogramación y ejecución de metas, en el marco de la
normativa aplicable, a fin de establecer oportunamente las necesidades de recursos financieros y el nivel de
cumplimiento en la ejecución de los resultados.
Inicia: Recibe lineamientos para la programación cuatrimestral de metas.
Finaliza: Recibe ejecución mensual de metas aprobada.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento y sus reformas. b) Acuerdo Gubernativo de aprobación de distribución analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del
Estado del ejercicio fiscal vigente. c) Acuerdo Gubernativo número 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del MINFIN.
DISPOSICIONES INTERNAS
1. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la
dependencia según corresponda.
2. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar
funciones asignadas al Jefe según designación.
Programación Cuatrimestral de Metas
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Recibe circular conteniendo los lineamientos para la programación cuatrimestral
de metas y traslada a Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos (DSAI) para la programación cuatrimestral de metas.
Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia
2
Recibe lineamientos para la programación cuatrimestral de metas y solicita a los
departamentos o áreas de la dependencia la programación de metas
correspondientes. Jefe de DSAI
3 Establece la programación de metas del Departamento y traslada la información
a Jefe de DSAI de la dependencia. Jefe de Departamento de la
dependencia
4 Verifica información y traslada programación cuatrimestral de metas a
Responsable de Presupuesto. Jefe de DSAI
5
Registra la información de la programación cuatrimestral de metas en los
formatos establecidos.
Nota: Para las Unidad Ejecutoras de los programas 11, 12 y 13 además deberá
REGISTRAR y SOLICITAR la programación cuatrimestral de metas en el SIGES e
imprimir comprobante.
Responsable de Presupuesto
6 Elabora proyecto de oficio de entrega de la programación cuatrimestral de
metas y traslada a Jefe de DSAI, adjuntado la programación correspondiente. Responsable de Presupuesto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 175
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
7
Firma programación cuatrimestral de metas y cuando aplique además APRUEBA
en SIGES, imprime comprobantes tanto de SIGES como de SICOIN.
Traslada programación cuatrimestral de metas a Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia, adjuntando proyecto de oficio y documentos de
respaldo.
Jefe de DSAI
8 Firma programación cuatrimestral de metas y devuelve a Jefe de DSAI de la
dependencia. Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia
9
Recibe programación cuatrimestral de metas aprobada y envía los documentos
correspondientes a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, para
verificación, monitoreo y seguimiento. Jefe de DSAI
Ejecución de Metas
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Recibe calendario de actividades relacionadas al proceso de planificación y
traslada a Jefes de Departamento de la dependencia, para el cumplimiento del
mismo.
Jefe de DSAI
2
Establece la ejecución de metas del Departamento en forma mensual y verifica
nivel de cumplimiento con lo programado.
¿Cumple con lo programado?
Sí: traslada la información a Jefe de DSAI, en el formato establecido y continúa
en paso No. 10.
No: solicita a Jefe de DSAI reprogramación de metas, continúa procedimiento.
Jefe de Departamento de la
dependencia
3 Verifica información y traslada reprogramación mensual de metas al
Responsable de Presupuesto. Jefe de DSAI
4
Registra la información de la reprogramación mensual de metas en los formatos
internos establecidos.
Nota: Para las Unidades Ejecutoras de los programas 11, 12 y 13 además deberá
REGISTRAR, SOLICITAR y APROBAR la reprogramación mensual de metas en el
SIGES e imprimir comprobante.
Responsable de Presupuesto
5 Elabora proyecto de oficio de entrega de la reprogramación mensual de metas y
traslada a Jefe de DSAI, adjuntado documentos de respaldo. Responsable de Presupuesto
6
Firma reprogramación mensual de metas y cuando aplique además APRUEBA en
SIGES, imprime comprobantes tanto de SIGES como de SICOIN.
Traslada reprogramación mensual de metas a Autoridad Administrativa Superior
de la dependencia, adjuntando proyecto de oficio y documentos de respaldo.
Jefe de DSAI
7 Firma documentos de reprogramación mensual de metas y devuelve a Jefe de
DSAI. Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 176
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
8
Recibe reprogramación mensual de metas aprobada, envía los documentos
correspondientes a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, para
verificación, monitoreo y seguimiento. Jefe de DSAI
9 Informa a los Jefes de Departamento de la dependencia y continua
procedimiento. Jefe de DSAI
10 Verifica información y traslada informe de ejecución mensual de metas al
Responsable de Presupuesto. Jefe de DSAI
11
Registra la información de la ejecución mensual de metas en los formatos
establecidos.
Nota: Para las Unidad Ejecutoras de los programas 11, 12 y 13 además deberá
REGISTRAR, SOLICITAR y APROBAR la ejecución mensual de metas en el SIGES e
imprimir comprobante.
Responsable de Presupuesto
12 Elabora proyecto de oficio de entrega de la ejecución mensual de metas y
traslada a Jefe de DSAI, adjuntado documentos de respaldo. Responsable de Presupuesto
13
Firma documentos de ejecución mensual de metas y cuando aplique además
APRUEBA en SIGES, imprime comprobantes tanto de SIGES como de SICOIN.
Traslada ejecución mensual de metas a Autoridad Administrativa Superior de la
dependencia, adjuntando proyecto de oficio y documentos de respaldo.
Jefe de DSAI
14 Firma documentos de ejecución mensual de metas y devuelve a Jefe de DSAI. Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia
15 Recibe ejecución mensual de metas aprobada y envía los documentos
correspondientes a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
Jefe de DSAI Unidad
Ejecutora/Enlace
Administrativo Financiero de la
dependencia
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 177
Diagramas de Flujo
Programación, reprogramación y ejecución de metasProgramación cuatrimestral de metas (1 de 1)
Autoridad Administrativa Superior
de la DependenciaJefe de DSAI
Jefe de Departamento de la dependencia
Responsable de Presupuesto
Inicio
Recibe circular conteniendo los
lineamientos para la programación
cuatrimestral de metas
Recibe lineamientos para la programación
cuatrimestral de metas y solicita a los
departamentos o áreas de la
dependencia la programación
Establece la programación de
metas del Departamento
Verifica información de programación
cuatrimestral de metas
Registra la información de la
programación cuatrimestral de
metas en los formatos
establecidos
Elabora proyecto de oficio de entrega de
la programación cuatrimestral de
metas
Firma programación cuatrimestral de metas y cuando aplique además
APRUEBA en SIGES , imprime comprobantes tanto de SIGES como de
SICOIN
Firma programación cuatrimestral
de metas
Recibe programación
cuatrimestral de metas aprobada y
envía los documentos
correspondientes y envía a la DIPLANDI para verificación y
monitoreo
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 178
Programación, reprogramación y ejecución de metasEjecución de metas (1 de 2)
Jefe de DSAI Jefe de Departamento de la dependenciaResponsable de
Presupuesto
Autoridad Administrativa Superior
de la dependencia
Inicio
Recibe calendario de actividades relacionadas
al proceso de planificación y traslada a
Jefes de dependencia, para el cumplimiento del
mismo
¿Cumple con lo programado?
Traslada la información, en
el formato establecido
Solicita la reprogramación
de metas y continúa
procedimiento
No
Sí
Verifica información y
traslada reprogramación
mensual de metas
Registra la información de la reprogramación
mensual de metas en los formatos internos
establecidos
Elabora proyecto de oficio de
entrega de la reprogramación
mensual de metas
Firma reprogramación
mensual de metas y cuando aplique
además APRUEBA en SIGES, imprime
comprobantes tanto de SIGES como de
SICOIN
1
Firma documentos de reprogramación mensual de metas
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 179
Programación, reprogramación y ejecución de metasEjecución de metas (2 de 2)
Jefe de DSAIResponsable de
Presupuesto
Autoridad Administrativa Superior
de la dependencia
Jefe de DSAI Unidad Ejecutora/Enlace
Administrativo Financiero de la
dependencia
2
Recibe reprogramación
mensual de metas aprobada, envía los
documentos correspondientes a la DIPLANDI, para
verificación monitoreo y seguimiento
Informa a los jefes de departamento
de la dependencia y continua
procedimiento
Verifica información
Registra la información de la
ejecución mensual de metas en los
formatos establecidos
Elabora proyecto de oficio de entrega de
la ejecución mensual de metas y
Firma documentos de ejecución
mensual de metas y cuando aplique
además APRUEBA en SIGES, imprime
comprobantes tanto de SIGES como de
SICOIN
Firma documentos de ejecución
mensual de metas
Recibe ejecución mensual de metas
aprobada y envía los documentos
correspondientes a la DIPLANDI
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 180
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Planificación, registro y control de la ejecución del presupuesto 04 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reprogramación de subproductos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades para realizar la reprogramación de subproductos, de acuerdo a la normativa aplicable,
con el objeto de alinear el presupuesto a la gestión por resultados.
Inicia: Recibe oficio de solicitud de análisis para determinar si es necesario realizar, reprogramación de metas, y de ser
procedente, compatibilicen los planes operativos anuales de acuerdo a las asignaciones presupuestarias aprobadas y
convoca a Jefes de Departamento, para revisión de metas y asignaciones presupuestarias aprobadas.
Finaliza: Firma y devuelve a Jefe de DSAI Unidad Ejecutora e instruye para que se envíe expediente a Dirección de
Planificación y Desarrollo Institucional.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley Orgánica del Presupuesto, su reglamento y sus reformas
b) Acuerdo Gubernativo de aprobación de distribución analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del
Estado del ejercicio fiscal vigente.
c) Acuerdo Gubernativo número 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del MINFIN.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Para las dependencias que no cuentan con Departamento de Servicios Administrativos Internos (DSAI), le
corresponde al Enlace Administrativo Financiero realizar la coordinación a nivel interno y con la Dirección de
Asuntos Administrativos.
2. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la
dependencia según corresponda.
3. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar
funciones asignadas al Jefe según designación.
Reprogramación de Subproductos que conlleva Modificación de Metas (Inicial y durante la Etapa
de Ejecución)
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Recibe oficio de solicitud de análisis para determinar si es necesario realizar,
reprogramación de metas, y de ser procedente, compatibilicen los planes
operativos anuales de acuerdo a las asignaciones presupuestarias aprobadas y
convoca a Jefes de Departamento, para revisión de metas y asignaciones
presupuestarias aprobadas.
Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia
2
Analizan metas y asignaciones presupuestarias aprobadas.
¿Se requiere modificación?
No: Confirman metas.
Sí: Establecen necesidad de reprogramación de metas y/o modificaciones
presupuestarias.
Autoridad Administrativa
Superior/Jefes de
Departamento de Unidad
Ejecutora
3 Instruye a Responsable de Presupuesto para que realice los registros respectivos
en el SIGES.
Jefe de DSAI
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 181
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4
Realiza procedimiento de Reprogramación de Subproductos con modificación
de metas en SIGES, imprime comprobante y elabora proyecto de oficio que
incluye justificación de la reprogramación.
Conforma expediente y traslada al Jefe de DSAI Unidad Ejecutora.
Responsable de Presupuesto
5
Revisa expediente del procedimiento de reprogramación de Subproductos que
conlleva modificación de metas, y traslada a Autoridad Administrativa Superior
de la dependencia.
Jefe de DSAI
6
Firma oficio y traslada expediente que contiene la solicitud de actualización y/o
modificación de las metas a la Dirección de Planificación y Desarrollo
Institucional.
Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia
Reprogramación de Subproductos (conlleva modificación presupuestaria y no conlleva
modificación de metas)
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Identifica la necesidad de modificar los saldos presupuestarios vigentes, según
la programación del Plan Anual de Compras y Contrataciones y las necesidades
emergentes.
Responsable de Presupuesto
2
Analiza los saldos vigentes de los renglones presupuestarios que se van a
disminuir y los que se van a incrementar y los subproductos que se van afectar,
así como el o los centros de costo respectivos.
Responsable de Presupuesto
3 Elabora propuesta de reprogramación de subproductos, oficio de justificación
correspondiente y traslada a Jefe de DSAI. Responsable de Presupuesto
4
Analiza propuesta de reprogramación de subproductos.
¿Está de acuerdo?
Sí: Continua el procedimiento.
No: Devuelve para correcciones.
Jefe de DSAI
5 Opera en SIGES la Reprogramación de Subproductos y adjunta la justificación. Responsable de Presupuesto
6 Imprime el Comprobante de la Reprogramación de Subproductos, elabora oficio
de entrega de comprobantes y traslada a Jefe de DSAI Unidad Ejecutora. Responsable de Presupuesto
7 Firma y traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia para
visto bueno. Jefe de DSAI
8 Firma y devuelve a Jefe de DSAI Unidad Ejecutora e instruye para que se envíe
expediente a Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 182
Diagramas de Flujo
Reprogramación de subproductos
REPROGRAMACIÓN DE SUBPRODUCTOS QUE CONLLEVA MODIFICACIÓN DE METAS (INICIAL Y DURANTE LA ETAPA DE EJECUCIÓN) (1 de 1)
Autoridad Administrativa Superior/Jefes de Departamento de Unidad Ejecutora
Responsable de Presupuesto
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia
Jefe de DSAI
Inicio
Recibe oficio de solicitud de análisis para determinar si
es necesario realizar,
reprogramación de metas
Analizan metas y asignaciones
presupuestarias aprobadas.
¿Se requiere modificación?
Confirman metas,
No
Establecen necesidad de
reprogramación de metas y/o
modificaciones presupuestarias.
Sí
Instruye a Responsable de
Presupuesto para que realice los
registros respectivos en el
SIGES.
Realiza Reprogramación de Subproductos con modificación de metas en SIGES,
imprime comprobante y
elabora proyecto de oficio que incluye justificación de la reprogramación,
conforma expediente..
Revisa expediente del procedimiento de reprogramación de Subproductos
que conlleva modificación de
metas, y traslada.
Firma oficio y traslada expediente
que contiene la solicitud de
actualización y/o modificación de las metas a la Dirección
de Planificación y Desarrollo
Institucional.
A
Fin A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 183
Reprogramación de subproductos
REPROGRAMACIÓN DE SUBPRODUCTOS (conlleva modificación presupuestaria y no conlleva modificación de metas)(1 de 1)
Responsable de Presupuesto
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia
Jefe de DSAI
Identifica la necesidad de
modificar los saldos presupuestarios
vigentes, según la programación del
Plan Anual de Compras y
Contrataciones y las necesidades emergentes.
Analiza los saldos vigentes de los
renglones presupuestarios que se van a disminuir y
los que se van a incrementar y los subproductos que se van afectar, así
como el o los centros de costo
respectivos.
¿Está de acuerdo?
Opera en SIGES la Reprogramación de
Subproductos y adjunta la
justificación
Sí
Devuelve para correcciones
No
Analiza propuesta de reprogramación de subproductos.
Elabora propuesta de reprogramación de subproductos,
oficio de justificación
correspondiente y traslada.
Fin
Imprime el Comprobante de la Reprogramación de
Subproductos, elabora oficio de
entrega de comprobantes y
traslada.
Firma y traslada a la Autoridad
Administrativa Superior de la
dependencia para visto bueno.
Firma y devuelve a Jefe de DSAI Unidad Ejecutora e instruye
para que se envíe expediente a Dirección de
Planificación y Desarrollo
Institucional.
Inicio
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 184
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Planificación, registro y control de la ejecución del presupuesto 04 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Programación y reprogramación financiera
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Programar Cuatrimestralmente las asignaciones presupuestarias de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Finanzas
Públicas (MINFIN), en cumplimiento a la normativa aplicable, para garantizar la disponibilidad financiera para atender las
necesidades y compromisos del cuatrimestre.
Inicia: Recibe lineamientos y calendario para la Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral.
Finaliza: Envío de la programación financiera cuatrimestral a la Dirección Financiera.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley Orgánica del Presupuesto, su reglamento, y sus reformas.
b) Decreto Ley que aprueba el “Presupuesto de Ingresos y Egresos del Presupuesto General de la Nación” para el
Ejercicio Fiscal vigente.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Las reprogramaciones financieras serán realizadas por el mismo procedimiento de acuerdo de la necesidad de la
Unidad Ejecutora o solicitud de la Dirección Financiera.
2. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la
dependencia según corresponda.
3. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar
funciones asignadas al Jefe según designación.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe y traslada lineamientos y calendario para la Programación de Cuota
Financiera Cuatrimestral a Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos (DSAI).
Autoridad Administrativa Superior
de la dependencia
2. Recibe lineamientos y calendario para la Programación de Cuota Financiera
Cuatrimestral e instruye al Responsable de Presupuesto. Jefe de DSAI
3.
Elabora la programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales, de acuerdo
a la información trasladada por el Responsable de Compras y Programación
Indicativa Anual. Responsable de Presupuesto
4. Traslada programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales a Jefe de
DSAI. Responsable de Presupuesto
5.
Revisa programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales.
¿Requiere modificaciones?
Sí: devuelve a Responsable de Presupuesto para correcciones.
No: traslada a Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.
Jefe de DSAI
6. Autoriza Programación de cuotas financieras cuatrimestrales y regresa a
Jefe de DSAI. Autoridad Administrativa Superior
de la dependencia
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 185
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
7. Recibe aprobación de programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales
y traslada a Responsable de Presupuesto. Jefe de DSAI
8. Registra y valida programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales en
SICOIN, imprime y traslada a Jefe de DSAI. Responsable de Presupuesto
9.
Firma el comprobante de programación de Cuotas Financieras
Cuatrimestrales en estado recomendado y solicita la conformación de
expediente a Responsable de Presupuesto.
Jefe de DSAI
10.
Conforma expediente de programación de Cuotas Financieras
Cuatrimestrales, incluyendo los documentos siguientes:
- Comprobantes de Programación de Cuotas Financieras
cuatrimestrales en estado recomendado.
- Justificaciones aprobadas.
- Oficio de envío de expediente a Dirección Financiera, firmado por
la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.
Responsable de Presupuesto
11. Traslada expediente de Programación de Cuotas Financieras
cuatrimestrales a Dirección Financiera. Responsable de Presupuesto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 186
Diagramas de Flujo
Programación y reprogramación financiera
(1 de 1)
Responsable de Presupuesto
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia
Jefe de DSAI
Fin
Inicio
Recibe y traslada lineamientos y
calendario para la Programación de Cuota Financiera
Cuatrimestral a Jefe de Departamento
de Servicios Administrativos Internos (DSAI).
Recibe lineamientos y calendario para la
Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral e
instruye al Responsable de
Presupuesto.
Elabora la programación de
Cuotas Financieras Cuatrimestrales, de
acuerdo a la información
trasladada por el Responsable de
Compras y Programación
Indicativa Anual.
Revisa programación de
Cuotas Financieras Cuatrimestrales.
¿Requiere modificaciones?
DevuelveSí
Traslada
Autoriza Programación de cuotas financieras cuatrimestrales y
devuelve
No
Recibe aprobación de programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales y
traslada
Registra y valida programación de
Cuotas Financieras Cuatrimestrales en SICOIN, imprime y
traslada
Firma el comprobante de programación de
Cuotas Financieras Cuatrimestrales en
estado recomendado y
solicita la conformación de
expediente Conforma expediente de
programación de Cuotas Financieras
Cuatrimestrales
Traslada expediente de Programación de Cuotas Financieras cuatrimestrales a
Dirección Financiera.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 187
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Planificación, registro y control de la ejecución del presupuesto 04 1 de 9
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Constitución, manejo, reposición y liquidación del Fondo Rotativo Interno
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los criterios y actividades necesarias para la adecuada administración del Fondo Rotativo Interno, constitución,
reposición y liquidación correspondiente, con el objeto de obtener los recursos financieros, así como la rendición de
cuentas oportuna, en el marco legal establecido.
Inicia: Solicitud de la constitución de fondos.
Finaliza: Archivo del expediente del Fondo Rotativo Interno liquidado.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley Orgánica del Presupuesto, su reglamento y sus reformas.
b) Ley de Presupuesto de Ingresos y Egresos del Estado vigente
c) Normas de Ejecución Presupuestaria Cuatrimestral
d) Normas de carácter técnico y de aplicación obligatoria, para el uso de formularios, talonarios y reportes para el
registro, control y rendición de cuentas.
e) Reglamento Orgánico Interno de Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Generales
1.1. Los fondos de Caja Chica y Fondo Rotativo Interno solo pueden ser utilizados para el fin que fueron creados.
1.2. El Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Financiero deberá realizar como mínimo dos (2)
arqueos sorpresivos de Caja Chica y una (1) integración sorpresiva mensual al Fondo Rotativo Interno, de los cuales
dejará constancia escrita en la forma respectiva. Cualquier deficiencia determinada será comunicada a las
Autoridades de la Dependencia, a efecto que se tomen las medidas correctivas correspondientes.
En los casos que se determinen excedentes de recursos deberá realizar el traslado inmediato a la cuenta del fondo
común. Sí existiese faltante de recursos estos deberán ser reintegrados de forma inmediata al fondo
correspondiente.
1.3. Los vales de caja chica y Fondo Rotativo Interno deberán liquidarse dentro del plazo máximo de tres (3) días hábiles;
y para el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos cinco (5) días hábiles, a partir de la fecha de emisión. Los
Responsables de Caja chica y Fondo Rotativo Interno no emitirán un nuevo vale sin que se haya liquidado el anterior
Para el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos, el Jefe del Departamento Financiero podrá autorizar la
emisión de más de un vale a una misma persona y/o de una misma Dependencia.
De no liquidarse en el tiempo establecido, se requerirá la liquidación del vale autorizado y el Responsable reportará
dicha situación al Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Financiero para la aplicación de las
medidas administrativas que correspondan.
1.4. No podrán cancelarse con cargo al presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas, los gastos por concepto de
infracciones de tránsito.
2. Responsables
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 188
2.1. Las Autoridades Administrativas Superiores de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios
Administrativos Internos o Financiero según corresponda, serán las responsables de velar por la adecuada gestión
de adquisiciones y la aplicación de la presente normativa.
2.2. En caso de período de vacaciones y ausencias prolongadas, la persona que sustituya al Responsable del Fondo
Rotativo Interno y/o Caja chica, debe ser personal contratado bajo el reglón presupuestario 011 o 022 y que esté
sujeto al descuento de fianza de fidelidad. Las personas que tengan a su cargo la administración del Fondo Rotativo
Interno no deberán tener bajo su cargo la administración del fondo de Caja Chica.
2.3. Los documentos derivados del registro y regularización en el Sistema de Gestión -SIGES- y Sistema de Contabilidad
Integrada -SICOIN- serán firmados de acuerdo a los momentos de registro de la ejecución del presupuesto de
egresos, por el personal que tiene asignados los perfiles en dichos sistemas.
2.4. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la
dependencia según corresponda.
2.5. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar
funciones asignadas al Jefe según designación.
3. Normas aplicables a la administración del Fondo Rotativo Interno
3.1. Naturaleza: Está constituido por la disponibilidad de giro monetario asignado a cada una de las Dependencias del
Ministerio de Finanzas Públicas, cuyo monto es parte del Fondo Rotativo Interno Institucional.
3.2. Objetivo: Contar con los recursos financieros para cubrir gastos urgentes de funcionamiento, que por su naturaleza
no puedan esperar el trámite normal de pago a través de acreditamiento en cuenta.
3.3. Autorización y Monto: La constitución y ampliación del Fondo Rotativo Interno, será autorizado, mediante
Resolución Ministerial de acuerdo a las normas, disposiciones y condiciones especiales que la misma establezca. El
monto del Fondo Rotativo Interno será definido por las autoridades del Ministerio de Finanzas Públicas con base en
el artículo 7 del Acuerdo Ministerial No. 06-98.
3.4. Grupos de gastos ejecutables
3.4.1. Con cargo al Fondo Rotativo Interno autorizado, podrán efectuarse gastos programados en el Presupuesto de
Egresos de cada unidad ejecutora del Ministerio de Finanzas Públicas, específicamente a los grupos y
renglones que se indican en el Acuerdo Ministerial No. 06-98 y sus reformas.
3.4.2. El monto máximo a cubrir por gasto será de ocho mil quetzales exactos (Q. 8,000.00), a excepción de los
Fondos Rotativos Internos asociados al presupuesto del Despacho Ministerial y Viceministeriales, Dirección
de Asuntos Administrativos, Comunicación Social y Taller Nacional de Grabados en Acero, que tendrán hasta
un máximo de 15% del Fondo Rotativo Interno autorizado.
3.4.3. En casos especiales, no previstos y debidamente justificados, en los cuales la Dependencia necesite realizar
erogaciones mayores al monto y porcentaje máximo indicado. La Autoridad Administrativa Superior de la
Dependencia tiene la facultad para autorizar internamente luego del análisis pertinente a la justificación
planteada por el Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos; la misma contendrá: cantidad,
descripción detallada del producto o servicio, renglón, monto y proveedor a quien efectuará la compra o
servicio.
3.5. Reposición y liquidación
3.5.1. El importe del Fondo Rotativo Interno, se repondrá periódicamente a su monto original, en la cantidad
equivalente al total de desembolsos.
Asimismo todos los gastos deben registrarse oportunamente para solicitar la reposición del Fondo Rotativo
Interno por lo menos una vez al mes, con el propósito de garantizar la disponibilidad de recursos.
3.5.2. La liquidación se realizará al finalizar el ejercicio fiscal correspondiente de conformidad con las disposiciones
que emita la Dirección Financiera de este Ministerio y el procedimiento de “Constitución, reposición y
liquidación del Fondo Rotativo Interno”.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 189
3.6. Control
3.6.1. En los documentos de Legítimo abono, debe colocarse sello con la frase PAGADO CON CHEQUE número y
fecha, número del documento de rendición del Fondo Rotativo Interno FR03.
3.6.2. El Responsable del Fondo Rotativo Interno, registrará diariamente los cheques, Notas de Débito o Crédito, en
el libro de Bancos correspondiente. deberá contener la información siguiente: fecha de registro, No. de
documento, fecha del documento, número de factura, número de identificación tributaria, Beneficiario,
debe, haber y saldo.
3.6.3. Deberá elaborarse conciliación bancaria dentro de los cinco (5) días hábiles del mes siguiente al que
corresponda, con la siguiente información: fecha de elaboración, nombre, firma y sello de la persona
responsable de su elaboración y del Jefe o Subjefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
de la Autoridad Administrativa Superior, como responsable de la Supervisión.
3.6.4. El Responsable del Fondo Rotativo Interno, tiene la responsabilidad de guardar y custodiar los documentos
bancarios y de legítimo abono, para lo cual tomará las medidas necesarias al respecto.
3.6.5. Los recursos asignados al Fondo Rotativo Interno, serán depositados y administrados en una cuenta bancaria
de depósitos monetarios, constituida en uno de los bancos del sistema, previa autorización de Tesorería
Nacional; la cual debe estar a nombre de la Dependencia, con registro de tres (03) firmas autorizadas como
mínimo, de las cuales una debe corresponder a un funcionario de la Dependencia.
3.6.6. Es responsabilidad del Director de la Dependencia, la designación de las personas autorizadas para firmar los
cheques girados de la cuenta bancaria referida. Cuando se produzca el retiro o traslado de cualquiera de las
personas acreditadas legalmente ante el banco, se deberá cancelar en forma inmediata la firma autorizada;
así mismo, se comunicará la sustitución respectiva.
Del movimiento de autorización y cancelación del registro de firmas del personal indicado, deberá
informarse inmediatamente a Contraloría General de Cuentas, con el propósito de actualizar la cuentadancia.
3.6.7. Los cheques emitidos deben contener la frase NO NEGOCIABLE y no debe utilizarse facsímil para las firmas.
3.6.8. No deberán emitirse cheques a favor del personal del Ministerio, excepto cuando se trate de reposiciones de
caja chica, asignación de viáticos en el interior y exterior del País y de beneficios laborales autorizados.
3.6.9. El Responsable del Fondo Rotativo Interno antes de recibir la documentación de legítimo abono que respalde
los cheques emitidos deberá verificar que ésta cumpla con los requisitos legales y administrativos, luego
registrará la reposición de dicho fondo.
3.7. Formas: Se utilizarán las formas y hojas movibles que se describen en la presente normativa así como los descritos
en el procedimiento de “Compra Directa, Constitución, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Interno”, y
documentos externos relacionados.
Constitución de Fondo Rotativo Interno
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Elabora oficio mediante el cual solicita la constitución del Fondo Rotativo
Interno, según la normativa que regula la administración del mismo.
En este oficio debe indicarse como mínimo:
a. Justificación del uso del fondo
b. Monto solicitado
c. Número de la cuenta bancaria que será utilizada para la
administración del fondo
d. Giro mensual autorizado por el Banco de Guatemala
Traslada oficio a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.
Jefe de DSAI o persona asignada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 190
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
2.
Recibe y revisa oficio de solicitud de constitución del Fondo Rotativo.
¿La información es correcta?
Sí :Firma oficio y traslada a la Dirección Financiera y continua en paso No. 4
No: traslada a Jefe de DSAI para correcciones y continúa procedimiento.
Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia
3. Realiza correcciones y devuelve a la Autoridad Administrativa Superior. Jefe de DSAI
4. Verifica las correcciones, firma oficio y traslada a la Dirección Financiera. Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia
5. Notifica la resolución a las unidades ejecutoras. Analista de Tesorería de Departamento
de Administración Financiera
6. Recibe notificación de la resolución y procede a la ejecución del
presupuesto. Jefe de DSAI
Manejo del Fondo Rotativo Interno (Pago por Cheque)
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Revisa el expediente de compra y determina si cumple con los
requisitos establecidos.
¿Cumple con los requisitos?
No: Devuelve el expediente al Responsable de Compras para que realice las
correcciones necesarias o complemente información.
Sí: Determina el Régimen Tributario para elaborar la respectiva constancia
de retención y emitir el cheque por el monto líquido.
Responsable de Fondo Rotativo
Interno
2. Emite Cheque y voucher, traslada a Jefe de DSAI. Responsable de Fondo Rotativo
Interno
3. Revisa, firma el Cheque y voucher, traslada a Autoridad Administrativa
Superior de la Unidad Ejecutora.
Jefe de DSAI o persona con firma
registrada
4. Firma el Cheque y voucher, traslada al Responsable de Fondo Rotativo
Interno. Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia
5.
Recibe el cheque firmado y voucher, y procede según aplique:
a) Emite vale a nombre del Responsable de realizar la compra, cuando se
ha pactado con el proveedor que la recepción del bien o servicio se
realizará fuera de las instalaciones del MINFIN y continúa en
procedimiento.
b) Notifica al proveedor para la entrega del mismo, cuando se ha
pactado con el proveedor la recepción del bien o insumo en las
instalaciones del MINFIN y continúa con el procedimiento.
Responsable de Fondo Rotativo
Interno
6. Continúa según “Procedimiento de Compras de Baja Cuantía / Compra
Directa” o “Procedimiento de Compras por contrato Abierto”.
Responsable de Fondo Rotativo
Interno
7. Recibe documento de legítimo abono e integra a expediente de compra. Responsable de Fondo Rotativo
Interno
8. Archiva expediente en tanto se inicie el procedimiento de reposición del
Fondo Rotativo Interno.
Responsable de Fondo Rotativo
Interno
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 191
Reposición del Fondo Rotativo Interno
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Reúne toda la documentación (listado de caja chica, expedientes de pago
con cheque) para la elaboración del listado de gastos FR-03 “Documento de
Rendición de Fondo Rotativo Interno”.
Responsable de Fondo Rotativo
Interno
2. Elabora listado de gastos FR-03 en etapa de registrado y solicita. Responsable de Fondo Rotativo
Interno
3. Aprueba en el Sistema el listado de gastos FR-03. Jefe de DSAI / Subjefe de DSAI o
persona asignada
4.
Envía solicitud a Jefe de Sección de Tesorería de UDAF para la reposición de
Fondo Rotativo Interno según listado de gastos, FR-03 “Documento de
Rendición de Fondo Rotativo Interno”, imprime y obtiene firma de la
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.
Jefe de DSAI
5.
Informa a las Unidades Ejecutoras que la solicitud de reposición de recursos
de Fondo Rotativo Interno ha sido efectuada y solicita se presenten a
recoger la nota de abono correspondiente.
Analista de Tesorería de Departamento
de Administración Financiera
6. Recibe la nota de abono de los recursos reintegrados. Responsable de Fondo Rotativo
Interno
7.
Emite y traslada el recibo de ingresos varios correspondiente (63-A2) o
(92A), autorizado por la Contraloría General de Cuentas por el monto de la
reposición.
Responsable de Fondo Rotativo
Interno
Liquidación del Fondo Rotativo Interno
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe documento de la Dirección Financiera, indicando la fecha de
liquidación del Fondo Rotativo Interno, y traslada al Jefe de DSAI. Autoridad Administrativa Superior
de la dependencia
2. Recibe documento, traslada e instruye al Responsable de Fondo Rotativo
Interno. Jefe de DSAI
3. Elabora integración final del Fondo Rotativo Interno, acompañando
conciliación bancaria y listado de gastos en estado solicitado. Responsable de Fondo Rotativo
Interno
4. Revisa y genera el FR03 liquidación final en estado “aprobado” en el SICOIN
y devuelve expediente a Responsable de Fondo Rotativo Interno. Jefe de DSAI
5.
Elabora FR03 liquidación final, documento de integración del monto
autorizado del Fondo Rotativo Interno, adjunta boleta de depósito bancario
y elabora oficio de traslado de liquidación.
Responsable de Fondo Rotativo
Interno
6. Gestiona firmas correspondientes y traslada a Dirección Financiera. Responsable de Fondo Rotativo
Interno
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 192
Diagramas de Flujo
Constitución, manejo, reposición y liquidación del Fondo Rotativo Interno
CONSTITUCIÓN DE FONDO ROTATIVO INTERNO(1 de 1)
Analista de Tesorería de Departamento de
Administración Financiera
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia
Jefe de DSAI
Inicio
Elabora oficio mediante el cual
solicita la constitución del Fondo Rotativo
Interno, según la normativa que
regula la administración del
mismo
Recibe y revisa oficio de solicitud
de constitución del Fondo Rotativo.
Firma oficio y traslada a la
Dirección Financiera
¿La información es correcta?
Sí
Devuelve para correcciones.
No
Notifica la resolución a las
unidades ejecutoras.
Recibe notificación de la resolución y
procede a la ejecución del presupuesto.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 193
Constitución, manejo, reposición y liquidación del Fondo Rotativo Interno
MANEJO DEL FONDO ROTATIVO INTERNO (PAGO POR CHEQUE)(1 de 1)
Responsable de Fondo Rotativo InternoAutoridad Administrativa
Superior de la dependencia
Jefe de DSAI o persona con
firma registrada
Inicio
Revisa el expediente de compra y
determina si cumple con los
requisitos establecidos.
Determina el Régimen Tributario
para elaborar la respectiva
constancia de retención y emitir el
cheque por el monto líquido.
Firma el Cheque y voucher, traslada al
Responsable de Fondo Rotativo
Interno.
Revisa, firma el Cheque y voucher,
traslada a Autoridad Administrativa Superiorde la
Unidad Ejecutora.
Fin
¿Cumple con los requisitos?
Sí
Devuelve el expediente al
Responsable de Compras para que
realice las correcciones necesarias
No
Emite Cheque y voucher, traslada a
Jefe de DSAI.
Recibe el cheque firmado y voucher,
continua según corresponda a emitir vale o
comunicarse con el proveedor para
concertar entrega
Continúa según
procedimiento de
“Procedimiento de Compras
de Baja Cuantía / Compra
Directa” o “Procedimiento de Compras por contrato
Abierto”.
Recibe documento de legítimo abono e
integra a expediente de
compra.
Archiva expediente en tanto se inicie el procedimiento de
reposición del Fondo Rotativo
Interno.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 194
Constitución, manejo, reposición y liquidación del Fondo Rotativo Interno
REPOSICIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO(1 de 1)
Responsable de Fondo Rotativo Interno
Analista de Tesorería de Departamento de
Administración Financiera
Jefe de DSAI / Subjefe de
DSAI o persona asignada
Inicio
Reúne toda la documentación
para la elaboración del listado de gastos
FR-03
Aprueba en el Sistema el listado de
gastos FR-03.
Informa a las Unidades Ejecutoras que la solicitud de
reposición de recursos de Fondo Rotativo Interno ha
sido efectuada y solicita se presenten a recoger la nota de
abono correspondiente.
Fin
Elabora listado de gastos FR-03 en
etapa de registrado y solicita.
Envía solicitud a Jefe de Sección de Tesorería de UDAF
según listado de gastos, FR-03
imprime y obtiene firma de la Autoridad
Administrativa Superior de la dependencia
Recibe la nota de abono de los
recursos reintegrados.
Emite y traslada el recibo de ingresos
varios correspondiente (63-A2) o (92A),
autorizado por la Contraloría General de Cuentas por el
monto de la reposición.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 195
Constitución, manejo, reposición y liquidación del Fondo Rotativo Interno
LIQUIDACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO(1 de 1)
Autoridad Administrativa
Superior de la dependenciaResponsable de Fondo
Rotativo Interno Jefe de DSAI
Inicio
Recibe documento de la Dirección
Financiera, indicando la fecha de liquidación del
Fondo Rotativo Interno, y traslada.
Elabora integración final del Fondo
Rotativo Interno, acompañando
conciliación bancaria y listado
de gastos en estado solicitado.
Elabora FR03 liquidación final, documento de integración del
monto autorizado del Fondo Rotativo
Interno, adjunta boleta de depósito bancario y elabora
oficio de traslado de liquidación.
Fin
Recibe documento, traslada e instruye al Responsable de
Fondo Rotativo Interno.
Revisa y genera el FR03 liquidación final en estado
“aprobado” en el SICOIN y devuelve
expediente.
Gestiona firmas correspondientes y traslada a Dirección
Financiera.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 196
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Planificación, registro y control de la ejecución del presupuesto 04 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Ejecución por acreditamiento en cuenta
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir el procedimiento para el registro de la ejecución de fondos mediante la modalidad de acreditamiento en
cuenta.
Inicia: Recepción de expediente para pago por acreditamiento en cuenta.
Finaliza: Solicitud de pago a Tesorería Nacional.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley Orgánica del Presupuesto, su reglamento y sus reformas.
b) Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento
c) Ley del Impuesto Sobre la Renta
d) Ley del Impuesto al Valor Agregado
e) Código de Comercio de Guatemala
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Generales
1.1. Los fondos de Caja Chica y Fondo Rotativo Interno solo pueden ser utilizados para el fin que fueron creados.
1.2. No podrán cancelarse con cargo al presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas, los gastos por concepto de
infracciones de tránsito.
2. Responsables
2.1. Las Autoridades de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios Administrativos Internos o
Financiero según corresponda, serán las responsables de velar por la adecuada gestión de adquisiciones y la
aplicación de la presente normativa.
2.2. Los documentos derivados del registro y regularización en el Sistema de Gestión -SIGES- y Sistema de Contabilidad
Integrada -SICOIN- serán firmados de acuerdo a los momentos de registro de la ejecución del presupuesto de
egresos, por el personal que tiene asignados los perfiles en dichos sistemas.
2.3. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la
dependencia según corresponda.
2.4. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar
funciones asignadas al Jefe según designación.
Etapa de Compromiso
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe y revisa expediente de compra conformado según procedimiento
que corresponda por modalidad de compra.
¿Cumple con los requisitos?
No: devuelve expediente a Responsable de Compras para que realice
correcciones o amplíe información.
Sí: solicita, imprime y firma CUR en estatus “solicitado” en el Sistema de
Gestión –SIGES.
Responsable de Presupuesto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 197
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
2. Traslada expediente de compra a Jefe de DSAI. Responsable de Presupuesto
3. Revisa, firma y aprueba el CUR de Compromiso. Jefe de DSAI
4. Imprime CUR de Compromiso en estado de “Aprobado”, firma y traslada a
Responsable de Presupuesto. Jefe de DSAI
5.
Notifica al Responsable de Compras que se encuentra finalizada la etapa
de compromiso y traslada el expediente adjuntando el CUR de
Compromiso, para que continúe el procedimiento que corresponda por
modalidad de compra.
Responsable de Presupuesto
Etapa de Devengado
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe expediente de compra conformado según procedimiento que
corresponda por modalidad de compra, que incluya Liquidación.
¿Cumple con los requisitos?
No: Devuelve a Responsable de Compras para que realice correcciones o
amplíe información.
Sí: solicita, imprime y firma CUR en estatus “solicitado” en el Sistema de
Gestión –SIGES.
Responsable de Presupuesto o persona
designada
2. Traslada expediente de compra y CUR a Jefe de DSAI. Responsable de Presupuesto o persona
designada
3.
Revisa el CUR de devengado “solicitado” en SIGES.
¿Existen correcciones?
Sí: Devuelve a Responsable de Presupuesto o persona designada para
correcciones.
No: Firma y aprueba el CUR en SIGES.
Jefe de DSAI
4.
Revisa, firma y aprueba el CUR de Compromiso e imprime CUR de
Devengado en estado de “Aprobado”, firma y traslada Autoridad a
Administrativa Superior.
Jefe de DSAI
5. Recibe, firma y traslada al Responsable de Presupuesto. Autoridad Administrativa Superior
6. Solicita pago por medio de correo electrónico a la Dirección Financiera,
consolida el expediente y archiva.
Responsable de Presupuesto o persona
designada
7. Recibe solicitud, revisa contra el SICOIN y solicita pago a Tesorería Nacional.
Responsable de Tesorería de
Departamento de Administración
Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 198
Diagramas de Flujo
Ejecución por acreditamiento en cuenta
ETAPA DE COMPROMISO(1 de 1)
Responsable de Presupuesto Jefe de DSAI
Inicio
Recibe y revisa expediente de
compra conformado según
procedimiento que corresponda por
modalidad de compra
Solicita, imprime y firma CUR en
estatus “solicitado” en el Sistema de Gestión –SIGES,
traslada expediente
Revisa, firma y aprueba el CUR de
Compromiso.
Fin
Devuelve expediente a
Responsable de Compras para que
realice correcciones o amplié
información Imprime CUR de Compromiso en
estado de “Aprobado”, firma y
traslada a Responsable de
Presupuesto.
Sí¿Cumple con los
requisitos?
No
Notifica al Responsable de Compras que se
encuentra finalizada la etapa de
compromiso y traslada el expediente
adjuntando el CUR de Compromiso.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 199
Ejecución por acreditamiento en cuenta
ETAPA DE DEVENGADO(1 de 1)
Responsable de Presupuesto o persona designada
Jefe de DSAIAutoridad
Administrativa Superior
Responsable de Tesorería de Depto. De
Administración Financiera
INICIO
Recibe expediente de compra
conformado según procedimiento que
corresponda por modalidad de
compra, que incluya Liquidación.
¿Cumple con los requisitos?
No
Solicita, imprime y firma CUR en
estatus solicitado en el SIGES.
Recibe solicitud, revisa contra el SICOIN y solicita pago a Tesorería
Nacional
Si
Devuelve a Responsable de
Compras para que realice correcciones
o amplíe información ¿Existen
correcciones?
Traslada expediente de compra y CUR a
Jefe de DSAI
Revisa CUR de devengado
solicitado e SIGES
No
Firma y aprueba el CUR en SIGES
Devuelve a Responsable de Presupuesto o
persona designada para correcciones
Si
Revisa, firma y aprueba el CUR de
Compromiso e imprime CUR de Devengado en
estado de aprobado, firma y
traslada Autoridad a Administrativa
Superior.
Recibe, firma y traslada al
Responsable de Presupuesto
Solicita pago por medio de correo electrónico a la
Dirección Financiera, consolida el expediente y
archiva.FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 200
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Planificación, registro y control de la ejecución del presupuesto 02 1 de 7
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Constitución, reposición y liquidación del fondo de caja chica PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir los criterios y actividades necesarias para constituir y reponer el fondo de Caja Chica, con el fin de tener
disponibilidad de efectivo para realizar compras emergentes.
Inicia: Solicitud de la autorización para la Constitución del Fondo de Caja Chica.
Finaliza: Registro en el libro de bancos el detalle del cheque.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Generales
1.1. Los fondos de Caja Chica y Fondo Rotativo Interno solo pueden ser utilizados para el fin que fueron creados.
1.2. El Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Financiero deberá realizar como mínimo dos (2)
arqueos sorpresivos de Caja Chica y una (1) integración sorpresiva mensual al Fondo Rotativo Interno, de los cuales
dejará constancia escrita en la forma respectiva. Cualquier deficiencia determinada será comunicada a las
Autoridades de la Dependencia, a efecto que se tomen las medidas correctivas correspondientes.
En los casos que se determinen excedentes de recursos deberá realizar el traslado inmediato a la cuenta del fondo
común. Sí existiese faltante de recursos estos deberán ser reintegrados de forma inmediata al fondo
correspondiente.
1.3. Los vales de caja chica y Fondo Rotativo Interno deberán liquidarse dentro del plazo máximo de tres (3) días hábiles;
y para el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos cinco (5) días hábiles, a partir de la fecha de emisión. Los
Responsables de Caja chica y Fondo Rotativo Interno no emitirán un nuevo vale sin que se haya liquidado el
anterior.
Para el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos, el Jefe del Departamento Financiero podrá autorizar la
emisión de más de un vale a una misma persona y/o de una misma Dependencia.
De no liquidarse en el tiempo establecido, se requerirá la liquidación del vale autorizado y el Responsable reportará
dicha situación al Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Financiero para la aplicación de las
medidas administrativas que correspondan.
1.4. No podrán cancelarse con cargo al presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas, los gastos por concepto de
infracciones de tránsito.
Responsables
1.5. Las Autoridades de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios Administrativos Internos o
Financiero según corresponda, serán las responsables de velar por la adecuada gestión de adquisiciones y la
aplicación de la presente normativa.
1.6. En caso de período de vacaciones y ausencias prolongadas, la persona que sustituya al Responsable del Fondo
Rotativo Interno y/o Caja chica, debe ser personal contratado bajo el reglón presupuestario 011 o 022 y que esté
sujeto al descuento de fianza de fidelidad. Las personas que tengan a su cargo la administración del Fondo Rotativo
Interno no deberán tener bajo su cargo la administración del fondo de Caja Chica.
1.7. Los documentos derivados del registro y regularización en el Sistema de Gestión -SIGES- y Sistema de Contabilidad
Integrada -SICOIN- serán firmados de acuerdo a los momentos de registro de la ejecución del presupuesto de
egresos, por el personal que tiene asignados los perfiles en dichos sistemas.
1.8. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la
dependencia según corresponda.
1.9. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar
funciones asignadas al Jefe según designación.
2. Normas aplicables a la administración del fondo de Caja Chica
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 201
2.1. Naturaleza: Está constituido por la disponibilidad de efectivo, cuyo monto es parte del Fondo Rotativo Interno de
cada dependencia o unidad ejecutora.
2.2. Objetivo: Contar con disponibilidad inmediata de efectivo para cubrir gastos menores de la dependencia o unidad
ejecutora que por su naturaleza no pueden esperar el trámite por medio de Fondo Rotativo Interno u Orden de
Compra y que no ocasionen existencias de almacén excepto alimentos y productos perecederos
2.3. Constitución y liquidación de Caja Chica: La constitución del Fondo de Caja Chica, se efectuará conforme a la
Resolución emitida por la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia; para el efecto, se girará el cheque a
nombre del Responsable del Fondo de Caja Chica, el cual se entregará a través del “Vale de Fondo Rotativo
Interno”; el cual se liquidará con la documentación de legítimo abono y el depósito efectuado a la cuenta del Fondo
Rotativo Interno conforme las disposiciones que se establecen en el “Procedimiento de Constitución, Reposición y
Liquidación del Fondo de Caja Chica”.
2.4. Monto: El Fondo de Caja Chica se constituirá de conformidad a un porcentaje máximo aplicado al monto del Fondo
Rotativo Interno de acuerdo a la siguiente tabla:
RANGO DE FONDO ROTATIVO INTERNO
INTERNO EN QUETZALES
PORCENTAJE
MÁXIMO
0 a 20,000 25
20,001 a 40,000 20
40,001 a 80,000 15
80,001 en adelante 10
2.5. Grupos de gastos ejecutables: Únicamente se atenderán desembolsos para cubrir gastos con cargo de los grupos
presupuestarios 100 “Servicios no personales”, 200 “Materiales y Suministros”; específicamente de los renglones
descritos en el Acuerdo Gubernativo 06-98 y sus reformas; así mismo podrán pagarse gastos del renglón 419 “Otras
transferencias a personas”, particularmente para el pago de licencia de conducir de los pilotos y otros gastos
asociados.
2.6. Reposición
2.6.1. Se debe presentar reposición de caja chica por lo menos una vez al mes, con el propósito de garantizar la
disponibilidad de recursos.
2.6.2. Para la reposición del fondo, el Responsable del Fondo Rotativo Interno debe girar en forma oportuna un
cheque a nombre del Responsable del Fondo de Caja Chica, quien es el único responsable de la
administración del mismo, por un valor igual al total del gasto documentado.
2.6.3. El cheque emitido, que corresponde al reintegro de la reposición del Fondo de Caja Chica, debe hacerse
efectivo de inmediato, con el objeto de disponer de los recursos financieros para cubrir las necesidades que
se presenten.
2.7. Control
2.7.1. El monto por gasto que puede cubrirse con fondos de caja chica no deberá superar los cinco mil quetzales
exactos (Q.5,000.00);
2.7.2. El valor a cubrir por gasto es hasta un máximo del 30% del monto asignado al Fondo de Caja Chica, siempre y
cuando este monto no supere los cinco mil quetzales exactos (Q.5,000.00).
2.7.3. Las reposiciones de Caja Chica se registrarán conforme al procedimiento de “Constitución, Reposición y
Liquidación del Fondo de Caja Chica”.
2.7.4. A los documentos de legítimo abono que respaldan las reposiciones y/o liquidaciones de Caja Chica deberá
colocarse sello que contenga la frase PAGADO CON CAJA CHICA, número de listado de Caja Chica que
corresponde, el número y fecha del cheque de reposición.
2.7.5. La autorización del “Vale de Caja Chica”, corresponde únicamente al Jefe y/o Subjefe de Departamento de
Servicios Administrativos Internos o Jefe y/o Subjefe Administrativo, según corresponda y en ausencia de
ellos, podrá ser firmado por el Director o Subdirector de la Dependencia.
2.7.6. El fondo será resguardado con las medidas necesarias que garanticen su seguridad.
2.8. Libros y Formas: Se utilizarán los libros y formas autorizadas que se describen en la presente normativa, así como
los descritos en el “Procedimiento de Compra Directa y Constitución, Reposición y Liquidación del fondo de Caja
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 202
Chica”.
Constitución del Fondo de Caja Chica
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Elabora proyecto de Resolución Interna para la Constitución del Fondo de Caja Chica, considerando lo siguiente:
- Monto aprobado en la constitución del Fondo Rotativo Interno - Porcentaje establecido en la normativa según el monto
autorizado. - Histórico de rotación del fondo de caja chica de la dependencia
Jefe de DSAI o Persona designada
2.
Revisa proyecto de Resolución Interna para la Constitución del Fondo de Caja Chica. ¿Existen correcciones? Sí: devuelve para modificaciones a Jefe de DSAI. No: autoriza Resolución Interna para la Constitución de Caja Chica y traslada a Jefe de DSAI.
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia
3. Recibe Resolución autorizada y traslada al Responsable de Fondo Rotativo Interno.
Jefe de DSAI
4.
Notifica al Responsable de Caja Chica la Resolución Interna autorizada para la constitución de dicho fondo y solicita la elaboración del Vale correspondiente al Fondo Rotativo Interno por el monto autorizado según resolución.
Responsable de Fondo Rotativo Interno
5.
Emite el cheque y elabora Vale al Responsable de Fondo de Caja Chica, mediante el cual se deja constancia de la entrega del Cheque consignando como mínimo:
- Número y Fecha de aprobación de Resolución Interna para la Constitución del Fondo de Caja Chica.
- Monto del Fondo de Caja Chica. - Fecha de solicitud. - Nombres y apellidos completos del responsable del Fondo de Caja
Chica. - Firma y sello del responsable del Fondo de Caja Chica
Traslada a Responsable de Fondo de Caja Chica.
Responsable de Fondo Rotativo Interno
6. Traslada Vale y cheque a Jefe de DSAI. Responsable de Fondo Rotativo
Interno
7. Firma cheque y vale, traslada a Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia.
Jefe/Subjefe de DSAI
8. Firma cheque y traslada conjuntamente con vale a Responsable de Fondo Rotativo Interno.
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia
9. Recibe y entrega el cheque al Responsable del Fondo de Caja Chica. Responsable del Fondo Rotativo
Interno
10. Firma Vale, recibe y hace efectivo el Cheque. Responsable del Fondo de Caja Chica
Reposición del Fondo de Caja Chica
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Al haber ejecutado como máximo un cincuenta por ciento del total del monto autorizado de caja chica, puede solicitar la reposición de los recursos financieros utilizados con la sustentación de los comprobantes de legítimo abono.
Responsable de Caja Chica
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 203
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
2. Llena el formulario “Liquidación y Reposición del Fondo de Caja Chica” en el que se realiza el detalle de los documentos originales de legítimo abono, firma y traslada a revisión del Responsable de Fondo Rotativo Interno.
Responsable de Caja Chica
3.
Revisa según la normativa interna cada uno de los documentos de legítimo abono detallados en el formulario de “Liquidación y Reposición del Fondo de Caja Chica” ¿Existen correcciones? No: autoriza la reposición mediante firma del formulario, emite cheque y traslada a Jefe de DSAI. Sí: devuelve al Responsable de Caja Chica para que efectúe las correcciones necesarias.
Responsable de Fondo Rotativo Interno
4. Revisa, firma cheque y traslada para firma de la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.
Jefe/Subjefe de DSAI
5. Firma cheque y traslada a Responsable de Fondo Rotativo Interno. Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia
6. Entrega cheque a Responsable de Caja Chica. Responsable de Fondo Rotativo
Interno
7. Registra en el libro de bancos el detalle del cheque y pasa a procedimiento de Manejo y Reposición de Fondo Rotativo Interno.
Responsable de Fondo Rotativo Interno
Liquidación del Fondo de Caja Chica
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe notificación de la Dirección Financiera mediante la cual se establece la fecha de liquidación del Fondo Rotativo Interno y traslada al Jefe de DSAI.
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia
2. Recibe notificación, traslada e instruye al Responsable de Fondo Rotativo Interno. Jefe de DSAI
3. Coordina con el Responsable de Caja Chica las fechas de liquidación final del Fondo de Caja Chica.
Responsable de Fondo Rotativo Interno
4. Elabora el listado de documentos de legítimo abono para la liquidación final según formato de “Liquidación y Reposición de Caja Chica”. Responsable de Caja Chica
5. Deposita el saldo en efectivo del Fondo de Caja Chica en la cuenta monetaria de Fondo Rotativo Interno. Responsable de Caja Chica
6.
Integra el monto autorizado del Fondo de Caja Chica, con la boleta de depósito y el “Formulario de Liquidación y Reposición del Fondo de Caja Chica” debidamente firmado.
Responsable de Caja Chica
7. Entrega los documentos de legítimo abono y boleta de depósito al Responsable de Fondo Rotativo Interno. Responsable de Caja Chica
8.
Verifica la liquidación del Fondo de Caja Chica.
¿Es correcta la información según la normativa interna?
No: Devuelve a Responsable de Fondo de Caja Chica para correcciones.
Sí: Liquida el vale de Constitución del Fondo de Caja Chica imprimiendo sello de liquidado.
Responsable de Fondo Rotativo Interno
9. Entrega copia del vale liquidado al Responsable de Caja Chica para su control y archivo.
Responsable de Fondo Rotativo Interno
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 204
Diagramas de Flujo
Constitución, reposición y liquidación del fondo de caja chica
Constitución del Fondo de Caja Chica(1 de 1)
Jefe de DSAI o Persona
designada
Responsable de Fondo
Rotativo Interno
Autoridad Administrativa Superior de la
dependencia
Responsable del Fondo de
Caja Chica
Inicio
Elabora proyecto de Resolución Interna
para la Constitución del Fondo de Caja
Chica.
Autoriza Resolución Interna para la
Constitución de Caja Chica y traslada a
Jefe de DSAI.
Recibe Resolución autorizada y traslada al
Responsable de Fondo Rotativo
Interno.
Fin
Firma Vale, recibe y hace efectivo el
Cheque.
No
¿Existen correcciones?
Sí
Firma cheque y traslada
conjuntamente con vale a Responsable de Fondo Rotativo
Interno.
Firma cheque y vale, traslada a Autoridad
Administrativa Superior de la Dependencia.
Traslada Vale y cheque.
Recibe y entrega el cheque al
Responsable del Fondo de Caja
Chica.
Revisa proyecto de Resolución Interna
para la Constitución del Fondo de Caja
Chica.
Notifica al Responsable de Caja Chica la Resolución Interna autorizada
para la constitución de dicho fondo y
solicita la elaboración del Vale correspondiente al
Fondo Rotativo Interno por el
monto autorizado según resolución.
Emite el cheque y elabora Vale al Responsable de Fondo de Caja
Chica, mediante el cual se deja
constancia de la entrega del Cheque.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 205
Constitución, reposición y liquidación del fondo de caja chica
Reposición del Fondo de Caja Chica(1 de 1)
Responsable de Caja Chica Jefe/Subjefe de DSAI Responsable de Fondo
Rotativo Interno
Autoridad Administrativa Superior de la
dependencia
Inicio
Al haber ejecutado como máximo un
cincuenta por ciento del total del monto autorizado de caja
chica, puede solicitar la
reposición de los recursos financieros
utilizados
Revisa según la normativa interna
cada uno de los documentos de legítimo abono detallados en el
formulario.
Autoriza la reposición mediante
firma del formulario, emite cheque y traslada
Fin
Entrega cheque a Responsable de Caja
Chica.
Firma cheque y vale, traslada a Autoridad
Administrativa Superior de la Dependencia.
Firma cheque y traslada.
Registra en el libro de bancos el detalle del cheque y pasa a procedimiento de
Manejo y Reposición de
Fondo Rotativo Interno.
Llena el formulario “Liquidación y Reposición del Fondo de Caja
Chica” en el que se realiza el detalle de
los documentos originales de
legítimo abono, firma y traslada
Revisa, firma cheque y traslada para firma de la
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.
¿Existen correcciones?
Sí
No
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 206
Constitución, reposición y liquidación del fondo de caja chica
Liquidación del Fondo de Caja Chica(1 de 1)
Responsable de Caja Chica Jefe/Subjefe de DSAI Responsable de Fondo
Rotativo Interno
Autoridad Administrativa Superior de la
dependencia
Inicio
Al haber ejecutado como máximo un
cincuenta por ciento del total del monto autorizado de caja
chica, puede solicitar la
reposición de los recursos financieros
utilizados
Revisa según la normativa interna
cada uno de los documentos de legítimo abono detallados en el
formulario.
Autoriza la reposición mediante
firma del formulario, emite cheque y traslada
Fin
Entrega cheque a Responsable de Caja
Chica.
Firma cheque y vale, traslada a Autoridad
Administrativa Superior de la Dependencia.
Firma cheque y traslada.
Registra en el libro de bancos el detalle del cheque y pasa a procedimiento de
Manejo y Reposición de
Fondo Rotativo Interno.
Llena el formulario “Liquidación y Reposición del Fondo de Caja
Chica” en el que se realiza el detalle de
los documentos originales de
legítimo abono, firma y traslada
Revisa, firma cheque y traslada para firma de la
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.
¿Existen correcciones?
Sí
No
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 207
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Planificación, registro y control de la ejecución del presupuesto 03 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración de caja fiscal de unidad ejecutora
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir los pasos para realizar la elaboración de Caja Fiscal mensual de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de
Finanzas Públicas, con el objetivo de cumplir con la rendición ante la Contraloría General de Cuentas.
Inicia: Integración de la documentación generada durante el periodo de todos los ingresos y egresos de recursos
financieros.
Finaliza: Archivo de los documentos de respaldo y original de la caja fiscal.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Normas de ejecución del presupuesto
b) Normativa de la Contraloría General de Cuentas
c) Normas de carácter técnico y de aplicación obligatoria, para el uso de formularios, talonarios y reportes para el
registro, control y rendición de cuentas
d) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) La Caja Fiscal debe de ser elaborada en los primeros dos días hábiles del mes.
2) Los documentos de respaldo que deben de incluirse para la realización de la caja fiscal de DSAI son:
a. Recibos de Ingresos 63-A o 92A,
b. Nóminas con su documentación de respaldo de conformidad con lo establecido en la normativa interna
durante el mes anterior.
3) Los responsables velarán porque la caja fiscal se presente dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes
siguiente al que corresponda, aunque no se hayan efectuado movimientos.
4) El formulario 200-A-3, debe contener las firmas de la persona que la elabora, el Jefe del Departamento de Servicios
Administrativos Internos y Director o Subdirector, Tesorero o Subtesorero, según corresponda.
5) Las Cajas Fiscales deberán quedar archivadas y resguardadas al finalizar el período fiscal. Las copias deberán
distribuirse de conformidad a lo indicado en la Forma 200-A-3.
6) Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la
dependencia según corresponda.
7) En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar
funciones asignadas al Jefe según designación.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Revisa, ordena e integra la documentación generada por Ingresos y Egresos
de recursos financieros al Fondo Rotativo Interno.
Responsable de Fondo Rotativo
Interno o persona designada
2. Elabora Caja Fiscal de Ingresos y Egresos. Responsable de Fondo Rotativo
Interno o persona designada
3.
Realiza Integración del monto autorizado del Fondo Rotativo Interno,
indicando el saldo de efectivo en Caja Chica, el Saldo en el Banco y los
documentos de legítimo abono, en la parte posterior de la Forma 200-A-3.
Responsable de Fondo Rotativo
Interno o persona designada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 208
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4.
Requiere información e integra las diversas Formas autorizadas por la
Contraloría General de Cuentas (Formas de Almacén y Caja), utilizadas
durante el periodo de rendición de cuentas, detallando el correlativo y el
saldo de Formas existente.
Responsable de Fondo Rotativo
Interno o persona designada
5.
Traslada Caja Fiscal de Ingresos y Egresos, adjuntando estado de cuenta
para cotejar lo reportado en Caja Fiscal contra saldo bancario, y
documentación de Respaldo, a Sub-Jefe de DSAI o persona designada.
Responsable de Fondo Rotativo
Interno o persona designada
6.
Recibe y revisa Caja Fiscal de Ingresos y Egresos.
¿Está correcta?
No: Regresa Caja Fiscal al Responsable de Fondo Rotativo Interno o
persona designada, para que efectúe las correcciones necesarias.
Sí: Devuelve a Responsable de Fondo Rotativo Interno para impresión en el
Formulario Autorizado por Contraloría (200-A-3) en original y dos copias.
Jefe de DSAI o persona designada
7. Imprime la caja fiscal en el formulario Autorizado por parte de la
Contraloría (200-A-3) en original y dos copias, traslada a Jefe de DSAI.
Responsable de Fondo Rotativo
Interno o persona designada
8. Firma Caja Fiscal y traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la
dependencia. Jefe de DSAI
9. Firma Caja Fiscal y traslada a Responsable de Fondo Rotativo Interno. Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia
10. Elabora conocimiento para trasladar el duplicado a la Contraloría General
de Cuentas, Sección de Cuenta Corriente.
Responsable de Fondo Rotativo
Interno o persona designada
11. El triplicado se adjunta en los documentos de respaldo de los FR-03, para su
archivo.
Responsable de Fondo Rotativo
Interno o persona designada
12. Archiva original para resguardo. Responsable de Fondo Rotativo
Interno o persona designada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 209
Diagramas de Flujo
Elaboración de caja fiscal de unidad ejecutora
(1 de 2)
Responsable de Fondo Rotativo o Persona Designada
Inicio
Revisa, ordena e integra la
documentación generada por
ingresos y egresos de recursos
financieros al Fondo Rotativo Interno
Elabora Caja Fiscal de Ingresos y
Egresos.
Realiza Integración del monto
autorizado del Fondo Rotativo
Interno, indicando el saldo de efectivo
en Caja Chica, el Saldo en el Banco y los documentos de legítimo abono, en
la parte posterior de la Forma 200-A-3.
Requiere información e
integra las diversas Formas autorizadas por la Contraloría
General de Cuentas (Formas de Almacén
y Caja), utilizadas durante el periodo
de rendición de cuentas, detallando
el correlativo y el saldo de Formas
existente.
Traslada Caja Fiscal de Ingresos y
Egresos, adjuntando estado de cuenta
para cotejar lo reportado en Caja Fiscal contra saldo
bancario, y documentación de
Respaldo, a Sub-Jefe de DSAI o persona
designada.
1
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 210
Elaboración de caja fiscal de unidad ejecutora
(2 de 2)
Responsable de Fondo Rotativo o Persona
DesignadaJefe de DSAI
Autoridad Administrativa
SuperiorJefe de DSAI o persona designada
Fin
Recibe y revisa Caja Fiscal de Ingresos y
Egresos.
Regresa Caja Fiscal al Responsable de
Fondo Rotativo Interno o persona
designada, para que efectúe las
correcciones necesarias.
Devuelve a Responsable de Fondo Rotativo Interno para
impresión en el Formulario
Autorizado por Contraloría (200-A-3) en original y dos
copias.
Imprime la caja fiscal en el formulario
Autorizado por parte de la
Contraloría (200-A-3) en original y dos copias, traslada a
Jefe de DSAI.
Elabora conocimiento para
trasladar el duplicado a la
Contraloría General de Cuentas, Sección
de Cuenta Corriente.
1
¿Está correcta?
No
2
Sí
Firma Caja Fiscal y traslada a la Autoridad
Administrativa Superior de la dependencia.
Firma Caja Fiscal y traslada a
Responsable de Fondo Rotativo
Interno.
El triplicado se adjunta en los
documentos de respaldo de los FR-03para su archivo.
Archiva original para resguardo.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 211
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
02 1 de 7
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Administración de Tiempo Extraordinario
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los criterios y actividades necesarias para la planificación, ejecución y gestión de pago en concepto de tiempo
extraordinario, en el marco de la normativa aplicable.
Inicia: programación de tiempo extraordinario en el Módulo de Gestión de Tiempo Extraordinario.
Finaliza: liquidación de nómina de tiempo extraordinario.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Constitución Política de la República de Guatemala b) Ley del Servicio Civil y su Reglamento c) Ley Orgánica del Presupuesto d) Código de Trabajo e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas f) Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del Ministerio de Finanzas Públicas vigente g) Manual de Funciones de la Dirección de Recursos Humanos
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. La jornada ordinaria de trabajo para los servidores públicos no podrá ser menor de cuarenta (40) horas, ni exceder en ningún caso de cuarenta y cuatro (44) horas semanales, por lo que todo trabajo autorizado y efectivamente realizado fuera de la jornada ordinaria, constituye jornada extraordinaria y debe ser remunerada como tal, al igual que el tiempo laborado durante los días de descanso, festivos, asuetos o permisos autorizados por autoridad competente.
2. La autorización para laborar tiempo extraordinario procede únicamente por necesidades en el servicio derivadas de actividades eventuales, proyectos, actividades específicas o circunstancias de naturaleza excepcional, con carácter urgente y a lo dispuesto en el artículo 26 del Decreto número 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto.
3. El tiempo laborado para subsanar errores, negligencia o ausencia injustificada, no será reconocido como tiempo extraordinario, tampoco se reconocerá al personal que se encuentre designado en comisión oficial y le sea asignado el pago de viáticos.
4. El tiempo extraordinario debe emplearse para la ejecución de las actividades para las cuales fue autorizado, extremo que será verificado por los jefes inmediatos mediante una efectiva supervisión.
5. El pago por tiempo extraordinario puede hacerse únicamente al personal nombrado bajo el renglón presupuestario 011 “Personal Permanente”, contratado bajo renglón 022 “Personal por Contrato” y al personal de seguridad ejecutiva contratado por el renglón 021 “Personal Supernumerario”; en todo caso, dichos empleados deben ser debidamente autorizados para laborar tiempo extraordinario.
6. Por las características propias de sus funciones, es improcedente el pago de salario por tiempo extraordinario a los ocupantes de los siguientes puestos:
a. Ministro
b. Viceministros
c. Directores y Subdirectores
d. Tesorero y Subtesorero Nacional
e. Secretario General
f. Jefes y Subjefes de Departamento
g. Asesores del Despacho Ministerial y Viceministerial
h. Personal de Seguridad Operativa
Excepcionalmente, y por necesidades en el servicio podrá pagarse tiempo extraordinario a los Jefes y Subjefes
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 212
de Departamento, siempre que la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia lo autorice.
7. El tiempo extraordinario será conocido como tal, siempre que se trate de una hora continua de trabajo, como mínimo; para su cómputo, después de la primera hora deberán totalizarse las horas y minutos efectivamente laborados y enmarcados en lo autorizado, debiendo convertir los minutos en horas y/o fracción de hora según corresponda, a efecto de establecer la cifra decimal que servirá de base para la elaboración de la nómina de pago.
8. El tiempo extraordinario autorizado por empleado, no deben exceder de dos (2) horas diarias en días hábiles ni de cuatro (4) horas diarias en días inhábiles, es decir, días de descanso, festivo, asueto o permiso autorizado por autoridad competente, no debiendo exceder de setenta y dos (72) horas al mes. Excepcionalmente, y por necesidades en el servicio de carácter estrictamente temporal y urgente, podrá autorizarse tiempo extraordinario adicional hasta un máximo de cuatro (4) horas diarias en días hábiles y de ocho (8) horas diarias en días inhábiles, sin exceder de ciento cuarenta y cuatro (144) horas al mes, siempre que sea autorizado por la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia o Autoridad Superior según corresponda.
9. Las Autoridades Administrativas de cada Dependencia deberán de planificar el tiempo extraordinario de acuerdo con las necesidades institucionales y disponibilidad presupuestaria; asimismo elaborar su programación financiera mensual para poder cubrir este gasto.
10. La programación mensual del tiempo extraordinario será autorizado por la Autoridad Administrativa Superior de cada Dependencia, dentro de los primero quince (15) días calendario del mes anterior a su ejecución. El tiempo extraordinario no programado que derivó de circunstancias imprevistas de carácter urgente de un mes anterior y del mes actual, será gestionado como una programación eventual. Las reprogramaciones serán autorizadas por la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia, pudiendo reprogramar únicamente: empleados designados, horarios, cantidad de horas y fechas, para estos casos se considerará su pago en la nómina del mes actual o en la del mes siguiente, según la disponibilidad presupuestaria financiera.
11. Las actividades genéricas que surjan y que no fueron consideradas en el Módulo de Gestión de Tiempo Extraordinario, se deberá solicitar su incorporación al catálogo, a través de un oficio dirigido a la Dirección de Recursos Humanos, para su análisis y creación, si procede.
12. La programación de actividades de tiempo extraordinario podrá realizarse con las opciones: a) de ejecución detallada y b) sin ejecución detallada.
Para las actividades que se programen con la opción de “ejecución detallada” el módulo de Gestión de Tiempo
Extraordinario validará que todos los empleados incluidos en dicha programación deben realizar una solicitud
por cada día que necesiten laborar tiempo extraordinario, según los parámetros y el formato establecido en el
Módulo de Gestión de Tiempo Extraordinario.
Para la programación de actividades sin ejecución detallada, el Módulo de Gestión de Tiempo Extraordinario,
validará de forma automática en el pago para cada empleado: las fechas, cantidad de horas y horarios
establecidos desde la programación. Esta modalidad de programación podrá incluir las siguientes actividades:
seguridad ejecutiva, conducción de vehículos, ascensoristas y otras actividades que no ameriten ejecución
detallada.
13. El personal autorizado para laborar tiempo extraordinario, debe registrar el ingreso y egreso de sus labores, exclusivamente en el sistema de marcaje autorizado por la Dirección de Recursos Humanos. El personal que por causas de fuerza mayor, esté imposibilitado de registrar su jornada laboral en el sistema de marcaje establecido, deberá registrarla en los medios alternos autorizados por la Dirección de Recursos Humanos, con la debida justificación. El pago de tiempo extraordinario será reconocido siempre y cuando cumpla con lo regulado en la presente normativa.
14. La Dirección de Recursos Humanos en coordinación con la Dirección de Tecnologías de la Información, administrará los usuarios y perfiles del Módulo de Gestión de Tiempo Extraordinario, quedando bajo su responsabilidad la definición de los lineamientos para la creación, modificación e inactivación de usuarios y perfiles; así mismo, diseñará y autorizará los formatos a utilizar.
15. La persona designada en cada Dependencia, deberá generar del Módulo de Gestión de Tiempo Extraordinario el reporte que respalde las actividades realizadas, fechas y horas efectivamente laboradas de cada empleado y solicitarles su firma a más tardar en los primeros dos (2) días hábiles del mes siguiente en que se laboró tiempo extraordinario, dicho reporte servirá de soporte para el pago de la nómina correspondiente.
16. Gestión de Pago de Tiempo Extraordinario. En este proceso, la persona designada en cada Dependencia deberá realizar la consolidación de fechas y marcajes de tiempo extraordinario laborados por aquellos empleados que realizaron los mismos en medios alternos autorizados y realizar la carga en el Módulo de Gestión de Tiempo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 213
Extraordinario dentro de los primeros cuatro (4) días hábiles del mes siguiente en que se laboró tiempo extraordinario. Posteriormente establecerá y definirá el monto que se ejecutará en la nómina correspondiente.
17. El pago de tiempo extraordinario se realizará dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al mes en que fue laborado, para lo cual las Dependencias deberán aprobar su Gestión de Pago en los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente en que se laboró el mismo.
Cada Dependencia es responsable de la aprobación del CUR y de realizar la solicitud de pago correspondiente.
18. El tiempo extraordinario será reportado y pagado con cargo al presupuesto de la Dependencia donde el trabajador se encuentre ubicado funcionalmente o donde se le haya programado realizar las actividades.
19. El pago por tiempo extraordinario será calculado de conformidad al artículo 121 del Decreto número 1441, “Código de Trabajo”, por la Dirección de Recursos Humanos conforme a las cargas realizadas por las distintas Dependencias, a la cual se aplicará los descuentos establecidos en la Ley; para el efecto, utilizará el Sistema de Nómina y Registro de Personal, o el que en el futuro corresponda, aplicándolo de la forma siguiente:
1 2 3 4 5 6 7
SUELDO VALOR POR
HORA
HORAS
LABORADAS NOMINAL I.G.S.S. I.S.R. LÍQUIDO
Salario Base,
Complemento
Personal al
Salario y Bonos
(excepto el
bono 66-200)
Columna 1
por 0.00625
Total de horas
tabuladas y
enmarcadas en
lo autorizado
Columna 2 por
columna 3
Columna 4
por 0.03
Columna 4
menos
columna 5 por
0.05
Columna 4
menos
columna 5 y 6
20. El pago por tiempo extraordinario se hará con cargo a los renglones presupuestarios 041 “Servicios extraordinarios de personal permanente” y 042 “Servicios extraordinarios de personal temporal”. Si en el futuro por consideraciones de carácter técnico o de políticas presupuestarias, tales renglones presupuestarios cambian de denominación, sus equivalentes absorberán el carácter cualitativo de las presentes disposiciones.
21. La Dirección de Recursos Humanos es responsable de la liquidación de la nómina en el Sistema de Nómina y Registro de Personal o en el sistema que corresponda.
22. El reintegro de los montos pagados en exceso por este concepto, será gestionado por la Dirección de Recursos Humanos.
23. Los casos no previstos serán resueltos, en su orden por la Dirección de Recursos Humanos, el Vice Despacho de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas o el Despacho Ministerial.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Solicita autorización por escrito a la Autoridad Administrativa Superior de la
dependencia indicando el trabajo a realizar, la fecha en la que se realizará, así
como el número de horas que se utilizarán.
Jefe de Departamento de la
dependencia
2.
Evalúa la solicitud, y determina si procede la autorización
¿Procede la autorización?
Sí: Autoriza y continua procedimiento.
No: Informa la no procedencia y finaliza procedimiento o solicita modificaciones
y regresa al paso No. 1.
Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia
3.
Registra programación mensual de tiempo extraordinario en el Módulo de
Gestión de Tiempo Extraordinario y envía al Jefe Administrativo o persona
designada de la Dependencia para la revisión presupuestaria y solicitud de
aprobación respectiva.
Jefe del Departamento de la
Dependencia
4. Revisa y verifica que exista disponibilidad presupuestaria para la programación Jefe Administrativo o persona
designada de la Dependencia
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 214
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
de tiempo extraordinario.
¿Existe disponibilidad presupuestaria?
Sí: Aprueba y envía programación de tiempo extraordinario a la Autoridad
Administrativa Superior de la dependencia y continúa con el paso No. 6.
No: Rechaza programación de tiempo extraordinario y regresa a Jefe del
Departamento para las modificaciones correspondientes y continúa
procedimiento.
5.
Analiza si puede readecuar la programación de tiempo extraordinario en función
de las necesidades del Departamento y disponibilidad presupuestaria.
¿Puede realizar readecuación a la programación?
Sí: Modifica la programación según prioridades y regresa al paso No. 2.
No: Gestiona modificación presupuestaria según procedimiento establecido y
regresa al paso No. 2.
Jefe del Departamento de la
dependencia
6.
Revisa y verifica que la programación de tiempo extraordinario responda a las
necesidades en el servicio y a los objetivos institucionales para su autorización.
¿La programación responde a las necesidades en el servicio y objetivos
institucionales?
Sí: Autoriza programación y continúa procedimiento.
No: Rechaza programación de tiempo extraordinario para modificaciones y
regresa al paso No. 3.
Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia
7. Informa al personal a su cargo sobre el tiempo extraordinario autorizado. Jefe de Departamento de la
dependencia
8. Consolida reportes de marcajes en medios alternos y realiza carga en el Módulo
de Gestión de Tiempo Extraordinario. Persona designada de la
dependencia
9.
Genera Reporte Individual de Tiempo Extraordinario, revisa y verifica si la
cantidad de horas indicadas en el Reporte se encuentran respaldadas por el
reporte del sistema de marcaje o medios alternos cuando corresponda.
¿El tiempo reportado se respalda con marcajes?
Sí: Imprime los Reportes Individuales de Tiempo Extraordinario laborados
durante el mes y solicita firma de cada empleado.
No: Realiza ajustes al Reporte Individual de Tiempo Extraordinario del empleado,
imprime y solicita firma de cada empleado.
Persona designada de la
dependencia
10. Integra información, realiza la Gestión de Pago y solicita su autorización a la
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia. Persona designada de la
dependencia
11. Autoriza el pago de la nómina de tiempo extraordinario de la dependencia. Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia
12. Liquida nómina de tiempo extraordinario, según procedimiento de pago
establecido. Analista y/o Asistente de Nómina
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 215
Diagramas de Flujo
Administración de Tiempo Extraordinario
(1 de 2)
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia Jefe Administrativo o persona designada de la
DependenciaJefe de Departamento de la dependencia
Inicio
Solicita autorización por escrito a la
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia
indicando el trabajo a realizar, la fecha
en la que se realizará, así como el número de horas
que se utilizarán.
Evalúa la solicitud, y determina si procede la
autorización
¿Procede la autorización?
Autoriza y continua procedimiento.
Sí
Informa la no procedencia y
finaliza procedimiento o
solicita modificaciones y
regresa al paso No. 1.
No
Registra programación
mensual de tiempo extraordinario en el Módulo de Gestión
de Tiempo Extraordinario y
envía para la revisión
presupuestaria y solicitud de aprobación respectiva.
Revisa y verifica que exista disponibilidad presupuestaria para la programación de
tiempo extraordinario.
Rechaza programación de
tiempo extraordinario y
regresa a Jefe del Departamento para las modificaciones correspondientes
¿Existe disponibilidad
presupuestaria?No
Aprueba y envía programación de
tiempo extraordinario a la
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia
Sí
Analiza si puede readecuar la
programación de tiempo
extraordinario en función de las
necesidades del Departamento y
disponibilidad presupuestaria.
A
A
1
¿Puede realizar readecuación a
la programación?
Modifica la programación según
prioridades Sí
Gestiona modificación
presupuestaria según
procedimiento establecido
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 216
Administración de Tiempo Extraordinario
(2 de 2)
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia Jefe de Departamento de
la dependenciaPersona designada de la dependencia
Analista y/o Asistente de
Nómina
Revisa y verifica que la programación de
tiempo extraordinario responda a las
necesidades en el servicio y a los
objetivos institucionales para
su autorización.
Autoriza programación y
continúa procedimiento
Rechaza programación de
tiempo extraordinario para
modificaciones
Informa al personal a su cargo sobre el
tiempo extraordinario
autorizado.
Consolida reportes de marcajes en
medios alternos y realiza carga en el
Módulo de Gestión de Tiempo
Extraordinario.
1
La programación responde a las
necesidades en el servicio y objetivos
institucionales?
Sí
No
Genera Reporte Individual de
Tiempo Extraordinario,
revisa y verifica si la cantidad de horas
indicadas en el Reporte se encuentran respaldadas.
Realiza ajustes al Reporte Individual
de Tiempo Extraordinario del
empleado, imprime y solicita firma de cada empleado.
¿El tiempo reportado se respalda con
marcajes?
No
Imprime los Reportes
Individuales de Tiempo
Extraordinario laborados durante
el mes y solicita firma de cada
empleado
Sí
2
Integra información, realiza la Gestión de
Pago y solicita su autorización a la
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.
Autoriza el pago de la nómina de
tiempo extraordinario de la
dependencia.
Liquida nómina de tiempo
extraordinario, según
procedimiento de pago establecido.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 217
Reconocimiento de Gastos Anticipo
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Informa por escrito al contratista sobre la necesidad de su traslado hacia el interior
o exterior de la República, indicando los objetivos que deberá atender en el marco
de los términos de referencia, establecidos en el contrato de prestación de
servicios, así como el plazo del requerimiento del traslado.
Autoridad responsable de la contratación
2.
Solicita al Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios
Administrativos Internos, según corresponda, que inicie la gestión para el
reconocimiento del gasto anticipo respectivo.
Contratista
3.
Verifica que los objetivos del traslado estén dentro del marco de los términos de
referencia, establecidos en el contrato de prestación de servicios.
¿Cumple con los Términos de Referencia (TDR)?
No: rechaza solicitud, devuelve al contratista y finaliza el procedimiento.
Departamento Administrativo Financiero o Unidad de
Servicios Administrativos Internos, según corresponda
, NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Ministerio de Finanzas Públicas 03 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reconocimiento de gastos por servicios técnicos o profesionales individuales prestados
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir las actividades necesarias para gestionar el reconocimiento de gastos a contratistas, por servicios técnicos o profesionales individuales prestados al Ministerio de Finanzas Públicas, con motivo de su traslado hacia el interior o exterior de la república, debidamente justificados en el desarrollo de las actividades específicas de la contratación.
Inicia: Se informa por escrito al contratista sobre la necesidad de su traslado hacia el interior o exterior de la República.
Finaliza: Archiva documentación generada.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Código Civil (artículo 2029). b) Decreto No. 57-92. Ley de Contrataciones del Estado. c) Reglamento para el reconocimiento de gastos por servicios prestados. Acuerdo Gubernativo 54-2017, reformado
por su similar Acuerdo Gubernativo 03-2018. d) Circular conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas, Oficina Nacional de Servicio Civil y Contraloría General de
Cuentas, publicada en el Diario de Centro América el 11 de enero de 2017. e) Manual de Clasificaciones Presupuestarias Para el Sector Público de Guatemala.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Para efectos del presente procedimiento, se entiende por Autoridad responsable de la contratación, la máxima autoridad de la dependencia donde el contratista presta sus servicios.
2. El listado detallado de los gastos efectuados debe contener como mínimo:
a. Descripción de gasto b. Fecha c. Monto del gasto en quetzales, de acuerdo al tipo de cambio utilizado para la estimación del gasto anticipo.
NOTA: Dicho listado deberá contar con la firma del Contratista y el visto bueno de la Autoridad responsable de la contratación.
3. En caso de reintegros, el Contratista deberá efectuar los mismos mediante depósito en la cuenta bancaria de la dependencia que asignó los fondos.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 218
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Sí: realiza cálculo del monto a reconocer según normativa aplicable y verifica
disponibilidad presupuestaria en el renglón.
¿Existe disponibilidad presupuestaria?
No: Gestiona modificación presupuestaria, cuando proceda.
Sí: Consigna la información correspondiente en el formulario RG-A “Reconocimiento
de Gastos Anticipo”, conforme a la normativa aplicable y entrega al Contratista.
4. Firma el formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo” y requiere
aprobación de la Autoridad responsable de la contratación. Contratista
5.
Revisa formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo”.
¿Está conforme?
No: devuelve al Contratista para modificaciones.
Sí: firma de aprobación.
Autoridad responsable de la contratación
6.
Entrega al Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios
Administrativos Internos, según corresponda, el formulario RG-A “Reconocimiento
de Gastos Anticipo”, debidamente aprobado para que continúe con el trámite.
Contratista
7.
Recibe formulario aprobado y procede a elaborar cheque en quetzales a nombre del
Contratista, de acuerdo al monto consignado y cuando corresponda deberá aplicar
el tipo de cambio del día.
Gestiona las firmas correspondientes, según procedimiento establecido.
Departamento Administrativo Financiero o Unidad de
Servicios Administrativos internos, según corresponda
8. Entrega cheque al contratista y requiere firma de voucher como constancia de
recibido.
Departamento Administrativo Financiero o Unidad de
Servicios Administrativos Internos, según corresponda
9. Archiva documentación generada para el reconocimiento de gastos anticipo.
Departamento Administrativo Financiero o Unidad de
Servicios Administrativos Internos, según corresponda
Reconocimiento de gastos liquidación
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Al regresar del interior y/o exterior de la República, presenta al Departamento
Administrativo Financiero o Unidad de Servicios Administrativos Internos, los
comprobantes o el listado de gastos efectuados, según corresponda, de
conformidad con lo establecido en el artículo 8 del Acuerdo Gubernativo 54-2017 y
solicita que se efectúe el cálculo de la liquidación.
Nota: Tomar en consideración que la liquidación debidamente aprobada, debe
presentarse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de haberse
concluido el requerimiento de traslado.
Contratista
2.
Recibe y revisa documentación entregada por el contratista, realiza cálculo de la
liquidación, consigna información en el formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos
Liquidación” y entrega al Contratista dicho formulario junto con los comprobantes
de los gastos efectuados, para que gestione la aprobación respectiva.
Departamento Administrativo Financiero o Unidad de
Servicios Administrativos Internos, según corresponda
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 219
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Cuando el Contratista deba reintegrar, se le entrega boleta para efectuar el depósito
bancario correspondiente.
3. Entrega formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos Liquidación”, a la Autoridad
responsable de la contratación para su autorización. Contratista
4.
Revisa formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos Liquidación”.
¿La información es correcta?
No: devuelve al Contratista para modificaciones.
Sí: firma de aprobación.
Nota: Previo a la aprobación de la liquidación, la autoridad responsable de la
contratación, exigirá la devolución de los fondos que corresponden a gastos no
comprobados, en coordinación con el Departamento Administrativo Financiero o
Unidad de Servicios Administrativos Internos, según corresponda.
Asimismo, cuando la liquidación no se presente al Departamento Administrativo
Financiero o unidad de servicios administrativos internos, según corresponda,
dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de haberse concluido el
requerimiento de traslado, ordenará el reintegro inmediato de los fondos
anticipados.
Autoridad responsable de la contratación
5.
Presenta al Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios
Administrativos Internos, según corresponda, el Formulario RG-L "Reconocimiento
de Gastos liquidación" debidamente aprobado, con los comprobantes respectivos y
los documentos siguientes:
a) Para el caso de los requerimientos de traslado al exterior de la República, fotocopia del pasaporte donde conste la entrada y salida del país destino del traslado. Cuando el traslado del contratista se realice a los países de la región centroamericana, se debe observar los acuerdos de libre movilidad de personas suscritos en la región. En todos los casos debe existir comprobante de entrada y salida del país.
b) En todos los casos, debe acompañar un informe que incluirá los datos relativos a la atención del requerimiento de traslado, lugares visitados, objetivos y logros alcanzados, debiendo como mínimo cumplir con lo establecido en el Decreto Número 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la Información Pública. El informe debe contar con el visto bueno de la Autoridad responsable de la contratación.
Contratista
6.
Recibe y revisa documentación entregada por el contratista y determina
cumplimento de requisitos.
¿Cumple requisitos?
No: Requiere modificaciones o información complementaria.
Sí: Continúa con el procedimiento.
Nota: Cuando la liquidación no se presente dentro de los diez (10) días hábiles,
siguientes a la fecha de haberse concluido el requerimiento de traslado, se
informará a la Autoridad responsable de la contratación, quien ordenará el reintegro
Departamento Administrativo Financiero o Unidad de
Servicios Administrativos Internos, según corresponda
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 220
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
inmediato de los fondos anticipados.
7. Adjunta expediente de anticipo e inicia procedimiento de reposición de fondo
rotativo, según lo establecido en la normativa vigente.
Departamento Administrativo Financiero o Unidad de
Servicios Administrativos Internos, según corresponda
8. Archiva documentación generada para el reconocimiento de gastos liquidación.
Departamento Administrativo Financiero o unidad de
servicios administrativos internos, según corresponda
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 221
Diagrama de flujo
Reconocimiento de gastos por servicios Técnicos o Profesionales individuales prestados Reconocimiento de Gastos Anticipo (1 de 1)
Autoridad Responsable de la Contratación Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios Administrativos Internos según corresponda
Contratista
Inicio
Informa por escrito al contratista sobre la
necesidad de su traslado hacia el interior o
exterior de la República
Verifica que los objetivos del traslado
estén dentro del marco de los términos de referencia (TDR)
establecidos en el contrato de prestación
de servicios y realiza cálculo
Solicita se inicie la gestión para el
reconocimiento del gasto anticipo
respectivo
Verifica disponibilidad presupuestaria
¿Existe disponibilidad
presupuestaria?
Consigna la información
correspondiente en el formulario RG-A
“Reconocimiento de Gastos Anticipo”
SI
Firma el formulario RG-A y requiere aprobación de la
Autoridad responsable de la
contratación
Revisa formulario
RG-A
Entrega formulario RG-A
Recibe formulario aprobado, elabora cheque y gestiona
firmas
Entrega cheque al contratista y
requiere firma de voucher
Archiva documentación
Gestiona modificación
presupuestaria cuando proceda
¿Esta conforme?
Devuelve para modificaciones
Firma de aprobación
formulario RG-A
NO
SI
Fin
¿Cumple con los TDR?
SI
NO
Gestiona modificaciones
NO
Rechaza solicitud, devuelve al
contratista y finaliza el procedimiento
A
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 222
Reconocimiento de gastos por servicios Técnicos o Profesionales individuales prestados Reconocimiento de Gastos Liquidación (1 de 1)
Contratista Departamento Administrativo Financiero o unidad de servicios
administrativos internos según correspondaAutoridad responsable de la contratación
Inicio
Presenta al Departamento Administrativo
Financiero o Unidad de Servicios
Administrativos Internos, los
comprobantes de gastos efectuados o listado de
gastos efectuados
Recibe y revisa documentación entregada por el
contratista, realiza cálculo de la liquidación y consigna información en el formulario RG-L
¿Cumple requisitos?
Presenta el Formulario RG-L "Reconocimiento de Gastos liquidación"
debidamente aprobado
Requiere modificaciones o información complementaria, y cuando proceda establece
montos a reintegrar e informa al Contratista
Archiva documentación generada
Fin
Entrega formulario RG-L a la autoridad responsable de la contratación para
autorización
¿La información es correcta?
Firma de aprobación
Devuelve para modificacionesNO
SI
Adjunta expediente de anticipo e inicia
procedimiento de reposición de fondo
rotativo
SI
Revisa formulario y determina si la
información está correcta A
A
Revisa documentación y
determina cumplimiento de
requisitos
NORealiza modificaciones o
presenta información complementaria
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 223
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
PLANIFICACIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
01 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro de Ingresos Propios
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Registrar los ingresos propios o privativos de la Dirección de Contabilidad del Estado por concepto de certificantes de tiempo de Servicio.
Inicia: con la recepción de los ingresos recaudados en concepto de emisión de certificaciones de tiempo de servicio.
Finaliza: archivo de los documentos de respaldo del CUR.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto. b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas. c) Manual de Procedimientos para el Registro de la Ejecución Presupuestaria de la Administración Central.
d) Acuerdo Ministerial Número 18-96 que Autoriza a la Dirección de Contabilidad del Estado para que pueda cobrar la cuota que se indica, en concepto de costo de reproducción por cada Certificación de Tiempo de Servicio que sea extendida.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Los ingresos propios son aquellos que provienen de la venta de bienes o servicios como activos, tasas, derechos y prestación de servicios que algunas Instituciones obtienen de sus operaciones, los cuales se encuentran normados en leyes ordinarias, especiales y disposiciones gubernativas.
2. Las Instituciones están obligadas a presupuestar y depositar estos recursos al tesoro nacional y registrarlos por medio de la elaboración del Comprobante Único de Registro de Ingresos.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Diariamente recibe del Receptor de Documentos de Tiempo de Servicio los ingresos recaudados por concepto de emisión de certificaciones de tiempo de servicio.
Asistente de Caja Chica u otra persona nombrada
2. Verifica que el monto de lo recaudado coincida con los recibos emitidos. Asistente de Caja Chica
u otra persona nombrada
3. Deposita en el Banco Crédito Hipotecario Nacional -CHN- la cantidad recaudada.
Asistente de Caja Chica u otra persona
nombrada
4. Diariamente con la copia de la boleta del Banco, registra los ingresos privativos en el libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas y archiva boleta
Asistente de Caja Chica u otra persona
nombrada
5.
El primer día hábil del mes siguiente, genera el estado de cuenta, debiendo cuadrar los ingresos en el banco con los registros del libro de ingresos privativos y traslada al Asistente de Fondo Rotativo para que emita el cheque por el total de los ingresos percibidos durante el mes.
Asistente de Caja Chica u otra persona
nombrada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 224
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
6. Emite cheque a nombre del Asistente de Caja Chica, para que gestione las firmas registradas en el banco. Traslada al Asistente de Caja Chica.
Asistente de Fondo Rotativo
7. Cambia el cheque y deposita el efectivo en la cuenta de fondos privativos del Banco de Guatemala.
Asistente de Caja Chica u otra persona
nombrada
8. Con la copia de la boleta del depósito, se elabora oficio a nombre del Asistente de Presupuesto para que elabore el CUR de ingresos
Asistente de Caja Chica u otra persona
nombrada
9. Ingresa al Sistema de Contabilidad Integrada -Sicoin- y registra el CUR de ingresos, utilizando como documento de respaldo la copia de la boleta de depósito bancario y traslada al Jefe DSAI.
Asistente de Presupuesto
10. Aprueba el CUR en el sistema y devuelve al Asistente de Presupuesto. Jefe DSAI
11. Elabora oficio para la Dirección Financiera indicando en el mismo el acumulado y el monto mensual depositado de los ingresos privativos, con el visto bueno del Jefe DSAI y la Dirección.
Asistente de Presupuesto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 225
Registro de Ingresos Propios (1 de 1)
Asistente de PresupuestoAsistente de Caja Chica Jefe DSAIAsistente de Fondo Rotativo
Diariamente recibe del Receptor de Documentos de Tiempo de Servicio
los ingresos recaudados por concepto de emisión de certificaciones de
tiempo de servicio.
Verifica que el monto de lo recaudado coincida con los recibos
emitidos.
Deposita en el Banco Crédito Hipotecario Nacional -CHN- la
cantidad recaudada
Ingresa al Sistema de Contabilidad Integrada -Sicoin- y registra el CUR de ingresos, utilizando como documento de
respaldo la copia de la boleta de depósito
bancario y traslada al Jefe DSAI.
Aprueba el CUR en el sistema .
Diariamente con la copia de la boleta del Banco, registra en el libro de
ingresos privativos autorizado por la Contraloría General de Cuentas los
ingresos y archiva boleta
Diariamente con la copia de la boleta del Banco, registra los ingresos
privativos en el libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas y
archiva boleta
El primer día hábil del mes siguiente, genera el estado
de cuenta, debiendo cuadrar los ingresos en el
banco con los registros del libro de ingresos privativos y traslada al Asistente de Fondo Rotativo para que
emita el cheque por el total de los ingresos
percibidos durante el mes.
Cambia el cheque y deposita el efectivo en la cuenta de fondos
privativos del Banco de Guatemala.
Con la copia de la boleta del depósito, se elabora oficio a nombre
del Asistente de Presupuesto para que elabore el CUR de ingresos Elabora oficio para la
Dirección Financiera indicando en el mismo el
acumulado y el monto mensual depositado de los ingresos privativos, con el visto bueno del
Jefe DSAI y la Dirección.
Fin
Inicio
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 226
Procedimientos de Planificación de Adquisiciones
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Planificación/Adquisiciones 02 1 de 7
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Vinculación Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir las actividades y criterios que deben realizarse y aplicarse para la vinculación que debe existir entre el Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC).
Inicia: i) Solicitud de vinculación POA y PACC a las dependencias, ii) identificación de necesidades de actualización POA y/o PACC.
Finaliza: i) Consolidación de información del POA y PACC, ii) Actualización del Plan Operativo Anual institucional (POA).
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento b) Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento c) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica de Presupuesto del año fiscal vigente d) Normas de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas e) Directrices para la formulación plan-presupuesto anual y multianual vigente, en el marco de la gestión por
resultados, normas del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP) para proyectos de inversión pública del ejercicio fiscal, emitido por SEGEPLAN y otras disposiciones aplicables
f) Directrices para la ejecución del presupuesto del ejercicio fiscal vigente g) Reglamento Orgánico Interno del MINFIN
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Es responsabilidad del Director o puesto equivalente de cada dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas velar por:
a) Mantener actualizado y vinculado el Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) de la dependencia
b) Que todas las compras y contrataciones que se ejecuten durante el ejercicio fiscal estén incluidas en el Plan Anual de Compras y Contrataciones aprobado; se exceptúan de la obligación de incluir en el Programa Anual de Adquisiciones Públicas, las que no superen el monto definido en la Ley para la modalidad de Baja Cuantía
c) Enviar copia de las actualizaciones aprobadas del Plan Anual de Compras y Contrataciones que impacten en el Plan Operativo Anual, a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional (DIPLANDI) y Dirección Financiera
2. Todas las dependencias del MINFIN deberán enviar a la Dirección de Asuntos Administrativos (DAA) las actualizaciones a su Plan Anual de Compras y Contrataciones para que se gestione la aprobación por parte de la Autoridad Superior.
3. El Subdirector o puesto equivalente podrá realizar funciones asignadas al Director o puesto equivalente, según designación.
Vinculación plan operativo anual (POA) y plan anual de compras y contrataciones (PACC) en etapa
de planificación y formulación del presupuesto
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Envía oficio al Director o puesto equivalente de las dependencias, solicitando la vinculación del Plan Operativo Anual (POA) y el Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC), con los lineamientos correspondientes.
Director o Subdirector de DIPLANDI
2. Recibe oficio con lineamientos para la vinculación del POA y el PACC, e instruye al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos para que coordine con los Jefes de Departamento la aplicación y cumplimiento de los lineamientos
Director o puesto equivalente de la dependencia
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 227
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
recibidos por parte de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
En el caso de las dependencias adheridas a la Dirección de Asuntos Administrativos, el Enlace Administrativo de la dependencia coordina con Jefes de Departamento y con la Dirección de Asuntos Administrativos.
3.
Coordina el proceso de vinculación del Plan Operativo Anual y el Plan Anual de Compras y Contrataciones, de acuerdo a los procedimientos establecidos para la elaboración del POA y del PACC, y en función a los lineamientos recibidos por parte de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o Enlace Administrativo Financiero
4.
Realizan las actividades correspondientes para la vinculación del Plan Operativo Anual y el Plan Anual de Compras y Contrataciones, de acuerdo a los lineamientos recibidos y traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o Enlace Administrativo Financiero, según aplique.
Jefes de Departamento dependencias
5.
Consolida el documento que vincula el Plan Operativo Anual y el Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dependencia, verificando el cumplimiento de los lineamientos recibidos.
¿Cumple con los lineamientos establecidos?
Sí: traslada al Director o puesto equivalente de la dependencia y continúa en paso número 6.
No: devuelve información al Jefe de departamento, indicando las observaciones correspondientes y regresa a paso número 4.
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o Enlace Administrativo Financiero
6.
Recibe documento que vincula el POA y el PACC, verifica que responda a las necesidades de la dependencia y que cumpla con los lineamientos establecidos.
¿Está de acuerdo con el documento?
Sí: Envía a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, para el seguimiento respectivo y continúa en paso número 7.
No: Devuelve con observaciones para realizar modificaciones y regresa a paso número 4.
Director o puesto equivalente de la dependencia
7.
Recibe documento que incluye vinculación del POA y PACC de la dependencia y traslada al área de Planificación de la DIPLANDI, para continuar el procedimiento respectivo.
Director o Subdirector de DIPLANDI
8.
Revisa información enviada por las dependencias y verifica cumplimiento de lineamientos.
¿Cumple lineamientos?
Sí: consolida información del POA y PACC de acuerdo al procedimiento establecido.
No: devuelve información a la dependencia correspondiente, indicando observaciones respectivas.
Encargado del área de Planificación DIPLANDI
Vinculación plan operativo anual (POA) y plan anual de compras y contrataciones (PACC) en etapa
de ejecución del presupuesto
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 228
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Identifica necesidad de actualización del Plan Operativo Anual (POA) y/o del Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC).
Director o puesto equivalente de la dependencia
2.
Instruye al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente para coordinar la actualización del Plan Operativo Anual o del Plan Anual de Compras y Contrataciones, para coordinar con los Jefes de Departamento involucrados.
Director o puesto equivalente de la dependencia
3.
Coordina el proceso de actualización del Plan Operativo Anual y/o Plan Anual de Compras y Contrataciones, de acuerdo a los procedimientos establecidos para la actualización del POA y PACC, trasladando los lineamientos correspondientes.
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos
4.
Realizan las actividades correspondientes para la actualización del POA y/o PACC, de acuerdo a los procedimientos establecidos para actualización y lineamientos recibidos.
Traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o Enlace Administrativo Financiero, según aplique.
Jefe de departamento de la dependencia
5.
Consolida la información de la actualización del Plan Operativo Anual y/o el Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dependencia, verificando el cumplimiento de los lineamientos recibidos.
¿Cumple con los lineamientos establecidos?
Sí: coordina las actividades establecidas en los procedimientos para la Actualización del Plan Operativo Anual y/o procedimiento para la actualización del Plan Anual de Compras y Contrataciones.
No: devuelve información al Jefe de departamento respectivo, indicando las observaciones correspondientes y regresa a paso número 4.
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o Enlace Administrativo Financiero
6.
De ser aprobada la actualización del Plan Operativo Anual y/o Plan Anual de Compras y contrataciones, consolida la información en el documento de vinculación del POA y PACC de la dependencia y traslada al Director o puesto equivalente de la dependencia.
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o Enlace Administrativo Financiero
7.
Recibe documento que actualiza la vinculación del POA y el PACC, verifica cumplimiento de lineamientos establecidos.
¿Está de acuerdo con el documento?
Sí: Envía a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, para el seguimiento respectivo y continúa en paso número 8.
No: Devuelve con observaciones para realizar modificaciones y regresa a paso número 6.
Director o puesto equivalente de la dependencia
8.
Recibe documento que incluye actualización de la vinculación del POA y PACC de la dependencia y traslada al área de Planificación de la DIPLANDI, para continuar el procedimiento respectivo.
Director de DIPLANDI
9.
Revisa información enviada por las dependencias y verifica cumplimiento de lineamientos.
¿Cumple lineamientos?
Sí: Actualiza Plan Operativo Anual institucional según procedimiento establecido y finaliza procedimiento.
No: devuelve información a la dependencia correspondiente, indicando observaciones respectivas.
Encargado del área de Planificación DIPLANDI
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 229
Procedimiento de Vinculación Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) (1 de 1)
Etapa: PLANIFICACIÓN Y FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO
Director o Subdirector de
DIPLANDI
Director o puesto equivalente de la
dependencia
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o Enlace
Administrativo Financiero
Jefe de Departamento
dependenciaEncargado del área de Planificación DIPLANDI
Inicio
Envía oficio solicitando la
vinculación del POA y PACC, con los lineamientos
correspondientes.
Recibe lineamientos para la vinculación
del POA y el PACC, e instruye para coordinación.
Coordina el proceso de vinculación del POA y el PACC, de
acuerdo a los procedimientos y
lineamientos establecidos.
Realizan las actividades
correspondientes para la vinculación del POA y el PACC, de acuerdo a los
procedimientos y lineamientos establecidos.
Consolida el documento de
vinculación POA- PACC verificando el cumplimiento de los
lineamientos recibidos.
¿Cumple con los lineamientos establecidos?
Verifica que el documento
responda a las necesidades de la
dependencia y que cumpla con los lineamientos establecidos.
Sí
¿Está de acuerdo con el
documento?
Recibe documento que incluye
vinculación del POA y PACC de la
dependencia y traslada al área de Planificación de la
DIPLANDI.
Sí
Revisa información enviada por las dependencias y
verifica cumplimiento de lineamientos.
¿Está de acuerdo con el
documento?
Consolida información de acuerdo al procedimiento
establecido, debiendo informar a la Dirección
Financiera y Dirección de Asuntos Administrativos
Sí
Fin
Devuelve información a la
dependencia correspondiente,
indicando observaciones
respectivas.
No
B
A
Devuelve con observaciones para
realizar modificaciones.
No
Devuelve con observaciones para
realizar modificaciones.
No
A
B
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 230
Procedimiento de Vinculación Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) (1 de 1)
Etapa: EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
Director o puesto equivalente de la dependenciaJefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
Enlace Administrativo Financiero
Jefe de Departamento
dependenciaDirector DIPLANDI Encargado del área de Planificación DIPLANDI
Identifica necesidad de actualización POA y/o PACC
Coordina proceso de actualización POA y/o PACC,
de acuerdo a los procedimientos y
lineamientos establecidos
Realizan las actividades correspondientes para la actualización del POA y/o
PACC, de acuerdo a los procedimientos y
lineamientos establecidos
Consolida la información de la actualización del POA y/o
PACC, verificando cumplimiento de
lineamientos
¿Cumple con los lineamientos?
Sí
Inicio
Instruye para coordinar actualización del POA y/o
PACC
Devuelve información, indicando las
observaciones correspondientes
No A
A
Coordina las actividades establecidas en los
procedimientos para la actualización del POA y el de actualización del
PACC
Consolida la información en el documento de vinculación
del POA y PACC
Recibe documento de vinculación POA y PACC y verifica cumplimiento de
lineamientos
¿Está de acuerdo con el
documento?
Devuelve documento con observaciones para realizar
modificaciones
Envía documento de actualización de
vinculación POA y PACC de la dependencia
Sí
No
A
Recibe documento de actualización de la
vinculación del POA y PACC de la dependencia
Revisa información enviada por la dependencia y verifica
cumplimiento de lineamientos
¿cumple lineamientos?
Devuelve información a la dependencia, indicando
observaciones respectivasNo
Sí
Actualiza Plan Operativo Anual Institucional, de
acuerdo a procedimiento
establecido, debiendo informar a la Dirección Financiera y Dirección
de Asuntos Adminisrativos
Fin
B
B
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 231
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Gestión de Adquisiciones 04 1 de 12
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades necesarias para la elaboración, modificación y seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-, con el objetivo de disponer de una planificación general de todas las compras a ejecutar durante el ejercicio fiscal y disponer de los insumos de manera oportuna. Inicia: Solicitud de programación de productos y subproductos. Finaliza: Elaboración y programación de compras.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y reformas b) Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento.
c) Reglamento Orgánico del Ministerio de Finanzas Públicas.
d) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala DISPOSICIONES INTERNAS:
1. El procedimiento de elaboración del PACC debe iniciarse en la fase del proceso de Formulación del Anteproyecto de Presupuesto.
2. La programación de negociaciones, debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año fiscal siguiente para cumplir con los objetivos y resultados institucionales.
3. Se exceptúan de la obligación de incluir en el Programa Anual de Adquisiciones Públicas, las que no superen el monto definido en la Ley para la modalidad de baja cuantía.
4. La presentación del Programa Anual de Adquisiciones Públicas o Plan Anual de Compras y Contrataciones no obliga a las entidades afectas a efectuar los procesos de adquisición que en él se enumeren. Sin embargo, si es obligatorio actualizar el mismo cuando se generen modificaciones presupuestarias, varíen las necesidades de contratación de bienes, obras o servicios, así como modificación de la modalidad de compras y cronograma de inicio del proceso para lo cual deberá emitirse la resolución de la Autoridad Superior debidamente justificada.
5. El Subdirector o puesto equivalente podrá realizar funciones asignadas al Director o puesto equivalente, según designación.
Planificación anual de compras y contrataciones –PACC-
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Solicita a los Jefes de Departamento de su Dependencia la Programación de Productos y Sub-productos (metas físicas) de forma anual, según Plan Operativo Anual o Plan de Trabajo de la Dependencia, mismo que debe contener el detalle de insumos, bienes y/o servicios necesarios, según formato “Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-“.
Director o puesto equivalente de la
dependencia
2.
Elabora la programación de productos y subproductos solicitada con base a necesidades reales y considerando los reportes del Sistema de Almacén, presentándola en los términos y lineamientos establecidos para el ejercicio fiscal vigente.
Jefes de Departamento
3. Recibe información, analiza y verifica que los productos y sub-productos (metas físicas) programados estén alineados con los objetivos y metas de la Dependencia.
Director o puesto equivalente de la
Dependencia
4.
Convoca a reunión a los Jefes de Departamento, para analizar de manera particular cada una de las programaciones y el detalle de los insumos. Si tiene correcciones u observaciones al documento, solicita se realicen las mismas.
Director o puesto equivalente de la
Dependencia
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 232
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Con las correcciones efectuadas, traslada a Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos -DSAI- o su equivalente, para que consolide la Programación de Productos y Sub-productos de la Dependencia.
5. Consolida información en formato “Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC-.
Responsable de compras/Jefe DSAI o su
equivalente
6. Genera reportes necesarios en el sistema informático de almacén para consultar los saldos existentes, demanda mensual y tiempo de abastecimiento por insumos.
Responsable de Almacén/Jefe DSAI o su
equivalente
7.
Analiza información, establece los periodos de abastecimiento y en función de las cantidades requeridas en la Programación de Productos y Sub-productos (metas físicas), elabora el PACC de la Dependencia y traslada al Director o puesto equivalente de la dependencia para su consideración.
Jefe DSAI o puesto equivalente
8. Recibe y analiza el PACC.
Director o puesto equivalente de la
Dependencia
9.
Si tiene observaciones, solicita a Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o su equivalente, que realice modificaciones. Si no tiene observaciones, aprueba el PACC, mediante firma y sello, y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos -DAA-, para gestionar la autorización mediante Resolución Ministerial.
Director o puesto equivalente de la
Dependencia
10.
Recibe el PACC de las Dependencias a cargo de la Dirección de Asuntos Administrativos para su consolidación respectiva como una sola Unidad Ejecutora y de las Direcciones desconcentradas para que conformen el expediente respectivo y traslade al Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones.
Director de DAA
11. Recibe, revisa y traslada información a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones
12.
Consolida el “Plan Anual de Compras y Contrataciones” diferenciado por Dependencias de las asignadas a la Dirección de Asuntos Administrativos, Analiza si se pueden realizar eventos de adquisición conjuntos para las modalidades de cotización, licitación o Subasta electrónica inversa. Gestiona con las dependencias las modificaciones correspondientes en función del análisis. Conforma el expediente con los PACC de las Direcciones desconcentradas separados por Dirección, para su autorización respectiva.
Asistente de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
13.
Gestiona con el Coordinador de Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, el envío a través de oficio (con visto bueno de la Dirección y del Departamento de Gestión de Adquisiciones) a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional para opinión técnica.
Asistente de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
14. Revisa, emite opinión técnica y devuelve a Dirección de Asuntos Administrativos.
Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional
15. Recibe, traslada a Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, expediente con opinión para la gestión correspondiente.
Recepción de Dirección
16. Elabora proyecto de Resolución Ministerial y traslada a Jefe de Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Analista de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
17. Gestiona traslado (con visto bueno de la Dirección y del Departamento de Gestión de Adquisiciones) a Asesoría Jurídica para someter a consideración y firma de
Jefe de Sección de Sección de Normas y Programación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 233
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Viceministro que corresponda. de Adquisiciones
18. Revisa y emite opinión jurídica sobre el proyecto de Resolución Ministerial. Dirección de Asesoría
Jurídica
19. Recibe opinión jurídica y traslada a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Recepción de Dirección
20. Revisa información, y con el visto bueno del Director de la Dirección de Asuntos Administrativos, traslada al Despacho del Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas para su consideración.
Jefe de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
21.
Recibe y revisa el PACC. ¿Está de acuerdo con la información? Sí: firma Resolución Ministerial y traslada para aprobación del Ministro y continúa el procedimiento en paso No. 24. No: remite a la Dirección de Asuntos Administrativos para que curse la atención según correspondan a cada dependencia y continua procedimiento.
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
22. Gestiona modificaciones al PACC con las Dependencias correspondientes.
Analista de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
23. Elabora modificaciones solicitadas por el Despacho Ministerial y reenvía a la DAA para las gestiones correspondientes y regresa al paso No. 16.
Jefe DSAI o puesto equivalente
24. Firma Resolución Ministerial y devuelve al Director de la DAA. Ministro
25.
Recibe PACC, coordina notificación de la Resolución Ministerial de aprobación del PACC a las diferentes dependencias; registro en el Sistema de GUATECOMPRAS del PACC de la Dirección de Asuntos Administrativos y las dependencias concentradas. Para el caso de las Subastas Electrónicas Inversas, debe de verificar la existencia de fichas técnicas de insumos y/o servicios y proveedores precalificados, en caso de no existir fichas o tener menos de tres proveedores precalificados debe realizar el “Procedimiento de Gestión Interna para la Precalificación de Proveedores”. Si existen fichas y proveedores puede realizar el procedimiento de “Subasta Electrónica Inversa” en caso corresponda.
Asistente de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
26. Recibe PACC autorizado por Resolución Ministerial y procede a registrar en el Sistema de GUATECOMPRAS.
Jefe DSAI o su equivalente de las Direcciones desconcentradas
Seguimiento y modificación al plan anual de compras y contrataciones –PACC-
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Realiza análisis del PACC tomando en consideración los siguientes aspectos: Monto del “Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC-“, versus el
monto del presupuesto aprobado para su Unidad Ejecutora. Las compras y contrataciones incluidas en el PACC versus las asignaciones por
renglón de gasto. Lineamientos y/o restricciones de gasto incluidas en Ley anual de
presupuesto vigente. Lineamientos recibidos. Otras variables externas aplicables al caso.
Jefe DSAI o puesto equivalente
2. Determina si la asignación presupuestaria corresponde al requerimiento del PACC.
Jefe DSAI o puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 234
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Si la asignación presupuestaria corresponde al requerimiento del PACC, confirma al Director o puesto equivalente de la dependencia sobre el financiamiento del PACC. Si la asignación presupuestaria no corresponde al requerimiento del PACC, notifica al Director o puesto equivalente de la dependencia para que se gestione la solicitud de ampliación presupuestaria según procedimiento “Modificaciones Presupuestarias” o determine si es factible realizar ajustes al PACC en función de los montos asignados.
3. En función de las prioridades definidas o de la disponibilidad presupuestaria, realiza ajustes al PACC en coordinación con los Jefes de departamento y traslada al Director o puesto equivalente de la Dependencia.
Jefe DSAI o puesto equivalente
4. Revisa y aprueba el PACC con los ajustes efectuados; notifica a la Dirección de Asuntos Administrativos la confirmación o modificación del PACC presentado anteriormente.
Director o puesto equivalente de la
Dependencia
5. Recibe información y traslada a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones
6. Actualiza el PACC con base a las confirmaciones y/o modificaciones presentadas por las diferentes Dependencias.
Asistente de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
7.
Gestiona con el Coordinador de Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, el envío a través de oficio (con visto bueno de la Dirección y del Departamento de Gestión de Adquisiciones) a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional para opinión técnica.
Asistente de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
8. Revisa, emite opinión técnica y devuelve a Dirección de Asuntos Administrativos.
Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional
9. Recibe, traslada a Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, expediente con opinión para la gestión correspondiente.
Recepción de Dirección
10. Elabora proyecto de Resolución Ministerial y traslada a Jefe de Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Analista de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
11. Gestiona traslado (con visto bueno de la Dirección y del Departamento de Gestión de Adquisiciones) a Asesoría Jurídica para someter a consideración y firma de Viceministro que corresponda.
Jefe de Sección de Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
12. Revisa y emite opinión jurídica sobre el proyecto de Resolución Ministerial. Dirección de Asesoría
Jurídica
13. Recibe opinión jurídica y traslada a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Recepción de Dirección
14. Revisa información, y con el visto bueno del Director de la Dirección de Asuntos Administrativos, traslada al Despacho del Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas para su consideración.
Jefe de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
15. Recibe y revisa el PACC. ¿Está de acuerdo con la información? Sí: firma y traslada para aprobación del Ministro y continúa el procedimiento en
Viceministro de Administración Interna y
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 235
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
paso No. 18. No: remite a la Dirección de Asuntos Administrativos para que curse la atención según correspondan a cada dependencia y continua procedimiento.
Desarrollo de Sistemas
16. Gestiona modificaciones al PACC con las dependencias correspondientes.
Analista de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
17. Elabora modificaciones solicitadas por Despacho Ministerial y reenvía a DAA para las gestiones correspondientes y regresa al paso No. 10.
Jefe de DSAI o su equivalente
18. Firma Resolución Ministerial y devuelve a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Ministro
19.
Recibe PACC, coordina notificación de la resolución ministerial de aprobación del PACC a las dependencias interesadas; registro en el Sistema de GUATECOMPRAS, el PACC de la Dirección de Asuntos Administrativos y las dependencias concentradas. Para el caso de las Subastas Electrónicas Inversas, debe de verificar la existencia de fichas técnicas de insumos y/o servicios y proveedores precalificados, en caso de no existir fichas o tener menos de tres proveedores precalificados debe de realizar el “Procedimiento de Gestión Interna para la Precalificación de Proveedores”. Si existen fichas y proveedores y realiza el procedimiento de “Subasta Electrónica Inversa” en caso corresponda.
Asistente o Analista de Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones
20.
Recibe PACC autorizado y actualiza en el Sistema de GUATECOMPRAS. Coordina según instrucción del Director o puesto equivalente de la dependencia la programación de compras y traslada al Responsable de Compras o Puesto equivalente, para su ejecución.
Jefe DSAI o puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 236
Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones
Etapa: PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES -PACC- (1 de 4)
Director o puesto equivalente de la
Dependencia
Jefe de Departamentos
Responsable de compras/Jefe DSAI o
su equivalente
Jefe de DSAI o puesto equivalente
Solicita a los Jefes de Departamento
de su Dependencia la Programación de
Productos y Sub-productos (metas físicas) de forma anual, según Plan Operativo Anual o Plan de Trabajo de
la Dependencia,
Elabora la programación de
productos y subproductos
solicitándola en los términos y
lineamientos establecidos para el
ejercicio fiscal vigente
Recibe información, analiza y verifica
que los productos y subproductos (metas físicas)
programados estén alineados con los objetivos y metas de la Dependencia
Convoca a reunión a los jefes de
Departamento, para analizar cada una de las programaciones y el detalle de los
insumos
¿Tiene modificaciones?
Consolida información en
formato Plan Anual de Compras y
Contrataciones PACC
Genera reportes en el sistema
informático de almacén para
consultar los saldos existentes,
demanda mensual y tiempo de
abastecimiento por insumos
Analiza información, establece los períodos de
abastecimiento, elabora el PACC de la dependencia y
traslada
Solicita correcciones
No
INICIO
Si
Recibe y analiza el PACC
1
A
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 237
Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones
Etapa: PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES -PACC- (2 de 4)
Director o puesto equivalente de la
DependenciaDirector de DAA
Jefe de Departamento de Gestión de
Adquisiciones
Asistente de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Dirección de Planificación y
Desarrollo Institucional
Si tiene observaciones,
solicita que realice modificaciones.
Si no tiene observaciones,
aprueba el PACC, mediante firma y sello, y traslada
Recibe el PACC de las Dependencias a
cargo de la DAA para su
consolidación respectiva como una sola Unidad
Ejecutora y de las Direcciones
desconcentradas para que conformen
el expediente
Recibe, revisa y traslada
información a la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones.
Consolida el “Plan Anual de Compras y
Contrataciones”
Revisa, emite opinión técnica y
devuelve a Dirección de
Asuntos Administrativos.
Gestiona con el Coordinador de
Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, el envío a través de
oficio a la Dirección de Planificación y
Desarrollo Institucional para opinión técnica.
2
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 238
Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones
Etapa: PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES -PACC- (3 de 4)
Analista de Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
Jefe de Sección de Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
Recepción de Dirección
Recepción de Dirección
Elabora proyecto de Resolución
Ministerial y traslada a Jefe de
Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones.
2
Gestiona traslado (con visto bueno de
la Dirección y del Departamento de
Gestión de Adquisiciones) a Asesoría Jurídica para someter a consideración y
firma de Viceministro que
corresponda.
Revisa y emite opinión jurídica
sobre el proyecto de Resolución Ministerial.
Recibe opinión jurídica y traslada a
la Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones.
Revisa información, y con el visto bueno
del Director de la Dirección de
Asuntos Administrativos,
traslada al Despacho del
Viceministro de Administración
Interna y Desarrollo de Sistemas para su
consideración.
Recibe, traslada a Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones, expediente con opinión para la
gestión correspondiente.
3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 239
Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones
Etapa: PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES –PACC- (4 de 4)
Analista de Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
Jefe de DSAI o su puesto equivalente
Asistente de Sección de Normas y Programación de Adquisiciones
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
Ministro
3
Elabora modificaciones solicitadas por
Despacho Superior y reenvía a DAA para
las gestiones correspondientes.
Recibe PACC, coordina
notificación de la resolución
ministerial de aprobación del
PACC a las dependencias
interesadas; registro en el Sistema de
GUATECOMPRAS, el PACC de la
Dirección de Asuntos
Administrativos y las dependencias
concentradas.
Para el caso de las Subastas
Electrónicas Inversas, debe de
verificar la existencia de fichas técnicas de insumos
y/o servicios y Al menos tres
proveedores precalificados
“Procedimiento de Gestión
Interna para la Precalificación
de Proveedores”.
¿No hay fichas técnicas o
proveedores precalificados?
No
Recibe PACC autorizado por
Resolución Ministerial y
procede a registrar en el Sistema de
GUATECOMPRAS.
Fin
Sí
Recibe y revisa el PACC.
¿Esta de acuerdo?
Firma y traslada para aprobación del
Ministro.
Sí
Remite a la Dirección de
Asuntos Administrativos
para que curse la atención según correspondan a
cada dependencia.
3
No
Gestiona modificaciones al
PACC con las Dependencias
correspondientes.
Firma Resolución Ministerial y devuelve a la
Autoridad Administrativa
Superior de la DAA.
Si corresponde inicia “Subasta
Electrónica Inversa”
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 240
Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y ContratacionesEtapa: SEGUIMIENTO Y MODIFICACIÓN AL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES –PACC- ( 1 de 3)
Jefe DSAI o equivalenteDirector o puesto equivalente de la
Dependencia
Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones
Asistente de Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional
Inicio
Realiza análisis del PACC tomando en consideración los
diferentes aspectos asociados al
procedimiento
Determina si la asignación
presupuestaria corresponde al
requerimiento del PACC.
1
¿Corresponde al requerimiento
del PACC?
Confirma a la Autoridad Superior de la dependencia
sobre el financiamiento del
PACC
Sí
Notifica a la Autoridad Superior de la dependencia
para que se gestione la solicitud
de ampliación presupuestaria.
No
En función de las prioridades
definidas o de la disponibilidad
presupuestaria, realiza ajustes al
PACC en coordinación con
los Jefes de departamento y
traslada al Director o puesto
equivalente de la Dependencia.
Revisa y aprueba el PACC con los ajustes efectuados; notifica
a la Dirección de Asuntos
Administrativos la confirmación o
modificación del PACC presentado anteriormente.
Recibe información y traslada a la
Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones.
Actualiza el PACC con base a las
confirmaciones y/o modificaciones
presentadas por las diferentes
Dependencias.
Gestiona con el Coordinador de
Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, el envío a través de oficio (con visto
bueno de la Dirección y del
Departamento de Gestión de
Adquisiciones) a la Dirección de
Planificación y Desarrollo
Institucional para opinión técnica
Revisa, emite opinión técnica y devuelve a DAA
3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 241
Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y ContratacionesEtapa: SEGUIMIENTO Y MODIFICACIÓN AL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES –PACC-
(2 de 3)
Analista de Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
Jefe de Sección de Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
Recepción de Dirección
Recepción de Dirección
Elabora proyecto de Resolución
Ministerial y traslada a Jefe de
Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones.
1
Gestiona traslado (con visto bueno de
la Dirección y del Departamento de
Gestión de Adquisiciones) a Asesoría Jurídica para someter a consideración y
firma de Viceministro que
corresponda.
Revisa y emite opinión jurídica
sobre el proyecto de Resolución Ministerial.
Recibe opinión jurídica y traslada a
la Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones.
Revisa información, y con el visto bueno
del Director de la Dirección de
Asuntos Administrativos,
traslada al Despacho del
Viceministro de Administración
Interna y Desarrollo de Sistemas para su
consideración.
Recibe, traslada a Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones, expediente con opinión para la
gestión correspondiente.
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 242
Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y ContratacionesEtapa: SEGUIMIENTO Y MODIFICACIÓN AL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES –PACC- ( 3 de 3)
Asistente de Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
Jefe de DSAI o su equivalente
Asistente de Sección de Normas y Programación de Adquisiciones
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
Ministro
2
Elabora modificaciones solicitadas por
Despacho Superior y reenvía a DAA para
las gestiones correspondientes.
Recibe PACC, coordina
notificación de la resolución
ministerial de aprobación del
PACC a las dependencias
interesadas; registro en el Sistema de
GUATECOMPRAS, el PACC de la
Dirección de Asuntos
Administrativos y las dependencias
concentradas.
Para el caso de las Subastas
Electrónicas Inversas, debe de
verificar la existencia de fichas técnicas de insumos
y/o servicios y Al menos tres
proveedores precalificados
“Procedimiento de Gestión
Interna para la Precalificación
de Proveedores”.
¿No hay fichas técnicas o
proveedores precalificados?
No
Recibe PACC autorizado por
Resolución Ministerial y
procede a registrar en el Sistema de
GUATECOMPRAS. Procede a coordinar la elaboración de la
programación de compras.
Fin
Sí
Recibe y revisa el PACC.
¿Esta de acuerdo?
Firma y traslada para aprobación del
Ministro.
Sí
Remite a la Dirección de
Asuntos Administrativos
para que curse la atención según correspondan a
cada dependencia.
3
No
Gestiona modificaciones al
PACC con las Dependencias
correspondientes.
Firma Resolución Ministerial y devuelve a la
Autoridad Administrativa
Superior de la DAA.
Si corresponde inicia “Subasta
Electrónica Inversa”
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 243
Procedimientos de Adquisiciones
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Proceso de Adquisiciones 04 1 de 20
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Procedimiento de Compras de Baja Cuantía / Compra Directa
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades a realizar para las modalidades de compra de baja cuantía y Compra Directa a través de Caja Chica, Fondo Rotativo Interno y mediante Comprobante Único de Registro -CUR-, según leyes y normativas aplicables.
Inicia: Elaboración de solicitud de compra.
Finaliza: Notificación al interesado de la realización de la compra.
NORMATIVA APLICABLE:
b) Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. c) Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento. d) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente. e) Lineamientos y directrices institucionales. f) Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
GUATECOMPRAS. g) Decreto 31-2012, Ley Contra la Corrupción. h) Normas de Control Interno de la Contraloría General de Cuentas i) Guía de Sistema de Gestión y Pre-orden de Compra. j) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Para la compra de equipos o servicios técnicos especializados requerir informe técnico para realizar la compra.
2. En el caso de los insumos susceptibles de merma, debe requerirse al proveedor certificado de especificaciones técnicas y condiciones de almacenamiento.
3. Dentro de los requisitos pactados con el proveedor debe contemplarse garantía cuando corresponda. 4. En el caso de eventos que requieran consumo de alimentos, debe adjuntarse listado de los participantes,
con su firma e identificando el evento. Se exceptúa la firma de los participantes en los eventos requeridos por el Despacho Superior y de los Viceministerios, adjuntando listado de personas firmado por el Director de Comunicación Social. Asimismo, cuando se traten de reuniones oficiales con autoridades Ministeriales y de otras instituciones que por su naturaleza estén a cargo de la Dirección de Asuntos Administrativos, podrá firmar el Director de Asuntos Administrativos el listado que ampare la reunión de trabajo.
5. Para las compras de comida preparada, alimentos perecederos y repuestos de vehículos, se excluye consignar la verificación de almacén en la Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios.
6. En las compras de activos fijos y bienes fungibles, debe especificarse en la sección de Justificación del formato “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” o cuando aplique “Solicitud electrónica de Compra por Caja Chica”, a que área de trabajo debe asignarse los mismos, y agregar un anexo adjunto si no lo dijera la justificación de dicha solicitud el personal a quien se le cargara dichos bienes.
7. Cuando por motivos no previstos o situaciones emergentes deban realizarse compras menores, los reintegros solicitados deben requerirse por medio del formato “Solicitud de Reintegro” y en los casos de compra de materiales y suministros además adjuntar el “vale de caja chica” para efectos de ingreso al almacén, en un plazo no mayor de cinco días.
8. En el caso de proveedores únicos, se debe aplicar lo establecido en los artículos 43 literal c) Del Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y Reformas, y artículo 28 del Acuerdo Gubernativo 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
9. Se exceptúan de concurso público de ofertas los casos de la compra de boletos aéreos y las publicaciones en medios de comunicación que no excedan el monto para baja cuantía según lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado. En el caso de publicaciones los elementos para seleccionar el proveedor se
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 244
realizarán con base a la naturaleza de la publicación y criterios técnicos de la Dirección de Comunicación Social.
10. Los formularios “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios”, “Solicitud electrónica de Compra por Caja Chica”, deben ser llenados con toda la información requerida; así como las firmas correspondientes, caso contrario no se dará trámite a la Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio.
11. Para las adquisiciones del mismo bien o servicio, superiores al monto establecido para las adquisiciones de
baja cuantía en la Ley de Contrataciones del Estado deberán obtenerse las ofertas electrónicas a través del
portal de GUATECOMPRAS con el objeto de adjudicar al proveedor que cumpla los requerimientos y
favorezca a los intereses del Estado.
12. Únicamente podrán realizarse adquisiciones de insumos, bienes o servicios de baja cuantía o compra
directa por medio de caja chica cuando el monto no exceda los cinco mil quetzales exactos (Q.5,000.00), y
cuando sean superiores a dicho monto deberá gestionarse la adquisición de acuerdo a los procedimientos
de “Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de Cheque” o “Compra de Baja Cuantía o Compra
Directa por medio de Acreditamiento en Cuenta”, según corresponda.
13. Para el mantenimiento y reparación de vehículos menores al monto máximo establecido para baja cuantía
según la Ley de Contrataciones del Estado se deberá observar las “Normas para el mantenimiento de
vehículos automotores”.
14. Todos los gastos realizados por concepto de adquisiciones o contratación de servicios mediante baja cuantía o compra directa, deberán realizarse atendiendo las disposiciones contenidas en la Ley de Contrataciones del Estado, su reglamento y reformas, respaldados mediante documentos de legítimo abono, que reúnan los requisitos legales respectivos.
15. En los casos de parquímetros, pasajes de trasporte público urbano y otros gastos de baja cuantía se deberá elaborar una planilla con el detalle de dichos gastos, justificación y autorización del Jefe de Departamento quien requirió el servicio, y del jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos, o Departamento Administrativo Financiero o Departamento de Gestión de Adquisiciones, según corresponda.
16. Se requerirá la liquidación del vale autorizado cuando no se liquide en el tiempo establecido, y el Encargado reportará dicha situación al Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos, Departamento de Gestión Interna o Departamento Administrativo Financiero para la aplicación de las medidas administrativas que correspondan.
17. No podrán cancelarse bajo ningún precepto los gastos por concepto de infracciones de tránsito, multas, moras o intereses.
18. Se utilizarán los libros y formas autorizadas que se describen en la presente normativa, así como los descritos en el procedimiento.
19. La autorización del “Vale de Caja Chica”, corresponde únicamente al Jefe y/o Subjefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Jefe y/o Subjefe Administrativo Financiero, según corresponda y en ausencia de ellos, podrá ser firmado por el Director o Subdirector de la Dependencia.
20. Los vales de caja chica y fondo rotativo deberán liquidarse dentro del plazo máximo de tres (3) días hábiles; y para el caso del Taller Nacional de Grabados en Acero y la Dirección de Asuntos Administrativos de cinco (5) días hábiles, a partir de la fecha de emisión. Las personas nombradas para llevar la administración del fondo de Caja Chica y Fondo Rotativo Interno no emitirán un nuevo vale sin que se haya liquidado el anterior, a excepción de la Dirección de Asuntos Administrativos en donde un mismo Responsable de Compras podrá tener hasta un máximo de tres vales a su cargo, siempre y cuando no pertenezcan a la misma dependencia
21. Las Autoridades de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios Administrativos Internos, Departamento Administrativo Financiero, Departamento de Gestión de Adquisiciones, y Departamento de Gestión Interna según corresponda, serán las responsables de velar por la adecuada gestión de adquisiciones y la aplicación de la presente normativa.
22. El cumplimiento de las obligaciones tributarias será responsabilidad del personal correspondiente, conforme las funciones y los procedimientos establecidos.
23. La autorización de la forma “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” corresponde únicamente al Director o puesto equivalente de la Dependencia, o a quien este delegue esta función será la responsable de la autorización del gasto, debiendo evaluar la necesidad y el destino de lo solicitado.
24. El Director o puesto equivalente de la Dependencia o a quien expresamente se le delegue esta función es la responsable de la autorización del gasto, el cual se concretará: a) con la firma correspondiente en el “Cuadro Comparativo de Ofertas” o en la cotización del proveedor.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 245
b) con la firma en el formulario “Liquidación y reposición del fondo de caja chica” para los gastos ejecutados a través de dicho fondo, que no cuenten con cuadro comparativo de ofertas.
25. En el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos el formulario “Liquidación y reposición del fondo de
caja chica” será firmado por el Director o Subdirector Administrativo Financiero de esta dependencia.
26. El Subdirector o puesto equivalente podrá realizar funciones asignadas al Director o puesto equivalente,
según designación.
Compra de baja cuantía o compra directa por caja chica
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Elabora “Solicitud electrónica de compra por Caja Chica”, llenando la información requerida; código de insumo, disponibilidad en almacén, producto y subproducto, envía al Responsable de Compras o Responsable de la compra.
Solicitante o Responsable de la Compra
2.
Revisa la información de la “Solicitud electrónica de compra por Caja Chica”. Si existe información incorrecta, rechaza y/o requiere correcciones. Si la información es correcta, realiza verificación de código de insumo si corresponde, disponibilidad en almacén y requiere al Responsable de Presupuesto verificación presupuestaria y especificación de centro de costo.
Cuando corresponda, solicitará la creación del código de insumo ante la Dirección Técnica de Presupuesto.
Enlace Administrativo
Financiero/ Responsable de la compra/
Responsable de compras
3. Asigna número correlativo a la “Solicitud electrónica de Compra por Caja Chica” y requiere al responsable de la administración del fondo de Caja Chica el efectivo para realizar la(s) compra(s).
Responsable de la compra/ Responsable de
compras
4. Elabora, asigna correlativo y firma “Vale de Caja Chica”, solicita firma y sello de Jefe y/o Subjefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Jefe de Departamento Administrativo Financiero.
Responsable de fondo de Caja Chica
5. Entrega efectivo solicitado y copia del “Vale de Caja Chica” al Responsable de Compras o responsable de la(s) compra(s).
Responsable de fondo de Caja Chica
6. Recibe efectivo y realiza la(s) compra(s). Responsable de Compras/ Responsable de la compra
7.
Verifica que la(s) factura(s) cumpla(n) con la siguiente información: Fecha: Emisión de Factura.
Nombre: Dependencia que gestiona la adquisición.
NIT: Dependencia que gestiona la adquisición.
Dirección: Dirección fiscal vigente.
Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar las operaciones aritméticas para constatar el total del gasto.
Totalizada: en números y letras.
Régimen Tributario: La factura debe indicar el régimen tributario que le corresponde al proveedor para verificar si es afecto a retención.
Vigencia de la Factura: Que la factura esté vigente.
Sello o palabra de Cancelado, a excepción de facturas electrónicas o de cajas registradoras,
Responsable de Compras/ Responsable de la compra
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 246
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Nota: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja.
8.
Devuelve inmediatamente la factura al proveedor si ésta no cumple con la
información requerida, para que emita nueva factura con la información
correcta. Si la factura cumple con la información requerida procede al
siguiente paso.
Responsable de Compras/ Responsable de la compra
9.
Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación del concepto de la compra, cuando la descripción no sea lo suficientemente clara, firma y sella. Gestiona firma y sello del Jefe del Departamento.
En el caso de servicios el solicitante debe firmar de recibido conforme en el reverso de la factura.
Responsable de Compras/ Responsable de la compra
10.
Traslada factura original al Responsable de Almacén, en el caso de insumos y bienes, adjuntando copia del Vale de Caja Chica, documentos necesarios para el ingreso al almacén.
Responsable de Compras/ Responsable de la compra
11.
Realiza ingreso de acuerdo a procedimiento “Ingreso a Almacén” y devuelve al Responsable de Compras o Responsable de la(s) Compra(s), factura(s) original(es) y “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma 1-H”.
Responsable de Almacén
12.
Una vez recibido el bien o servicio, deberán publicar en GUATECOMPRAS la documentación de respaldo (Solicitud electrónica de Compra y Factura), conforme al expediente administrativo que ampara la negociación realizada, y procede a imprimir la constancia de la publicación, misma que formará parte del expediente.
Responsable de Compras/ Responsable de la compra
13. Solicita liquidación del vale ante el responsable de la administración del fondo de Caja Chica, entregando la documentación de respaldo.
Responsable de Compras/ Responsable de la compra
14. Revisa la documentación de legítimo abono. Realiza liquidación del vale, colocando sello de “liquidado” y entrega copia al Responsable de Compras o responsable de la(s) compra(s).
Responsable de Caja Chica
15. Recibe expediente y continúa según procedimiento “Constitución y Reposición del Fondo de Caja Chica”.
Responsable de Caja Chica
Compra de baja cuantía o compra directa por medio de cheque
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, llenando la información requerida y traslada al Responsable de Compras, adjuntando el dictamen técnico que contenga las especificaciones del bien o servicio cuando corresponda.
Solicitante
2.
Recibe “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, revisa la información y verifica con el responsable del centro de costos código(s) de insumo(s), disponibilidad en almacén, producto y subproducto, y requiere al Responsable de Presupuesto verificación presupuestaria.
Enlace Administrativo Financiero/ Responsable
de Compras/ puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 247
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Si existe información incorrecta rechaza el formulario y requiere correcciones o elaboración de uno nuevo según corresponda. Si la información es correcta procede al siguiente paso.
3.
Verifica que la compra solicitada se encuentre dentro del Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-, de la dependencia cuando la compra supera la modalidad de baja cuantía. Si la compra no se encuentra contemplada dentro del PACC y supera la modalidad de baja cuantía traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos -DSAI- o equivalente y continúa el procedimiento. Si la compra se encuentra contemplada dentro del plan, y supera la modalidad de baja cuantía continua en el paso 5.
Enlace Administrativo Financiero/
Responsable de Compras/ puesto equivalente
4.
Evalúa la solicitud de compra en el orden de la importancia y necesidad y somete a consideración del Director o puesto equivalente de la Dependencia. Si procede gestiona una modificación al PACC a través de Resolución Ministerial debidamente justificada. Si no procede finaliza el proceso.
Jefe DSAI o puesto equivalente
5.
Verifica si el/los bien(es) y/o insumo(s) o servicio(s) se encuentra(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto. Si está(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto y cumple con las especificaciones requeridas por la dependencia, referirse al “Procedimiento de Compra por Contrato Abierto”. Si no está(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto o no cumple(n) con las especificaciones de la dependencia y dentro del marco legal es factible realizar la compra fuera de esa modalidad, realiza como mínimo dos cotizaciones, para la modalidad de baja cuantía.
Responsable de Compras o puesto equivalente
6.
Elabora “Cuadro Comparativo de Ofertas” con la información de las cotizaciones recibidas, excepto cuando sea proveedor único o se reciba solo una oferta, debiendo dejar evidencia de las invitaciones a cotizar, enviadas por distintos medios. Cuando se considere conveniente podrá elaborar Anexo Comparativo de Ofertas para documentar la evaluación del cumplimiento de las especificaciones. Traslada expediente al Responsable de Presupuesto.
Responsable de Compras o puesto equivalente
7.
Recibe y verifica expediente, y cuando corresponda complementa la siguiente información de “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” Renglón Presupuestario Producto y subproducto Verificación de disponibilidad presupuestaria
Traslada expediente al Responsable de Compras.
Jefe de Sección de Presupuesto o
Responsable de Presupuesto
8. Traslada expediente de compras que contenga: Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio Cuadro Comparativo de Ofertas y anexo cuando aplique
Responsable de Compras o puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 248
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Ofertas recibidas Constancia de la publicación en GUATECOMPRAS cuando aplique
9.
Revisa “Cuadro Comparativo de Ofertas” y “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”. Si la documentación es incorrecta, devuelve al Responsable de Compras para que realice las correcciones correspondientes. Si la documentación es correcta, firma y sella solicitud de compras. Traslada expediente al Responsable de Compras.
Jefe DSAI o puesto equivalente
10. Recibe expediente y traslada al Director o puesto equivalente de la Dependencia correspondiente.
Responsable de Compras o puesto equivalente
11.
Recibe expediente, analiza y autoriza el gasto, mediante firma en el Cuadro comparativo. Si no autoriza el gasto, finaliza el proceso. Traslada expediente al Responsable de Compras.
Director o puesto equivalente de la
Dependencia
12.
Formaliza la(s) compra(s) y/o contratación de servicios notificando al proveedor e indicando el lugar, fecha y hora de entrega del bien, insumo y/o prestación del servicio y traslada expediente al responsable de la administración del Fondo Rotativo Interno.
Responsable de Compras o puesto equivalente
13.
Recibe expediente, gestiona cheque de pago obteniendo las firmas registradas según procedimiento “Manejo y Reposición de Fondo Rotativo”. Traslada expediente sin el cheque al Responsable de Compras. En caso que el bien y/o insumo por su naturaleza no puede ser entregado en los almacenes o que el proveedor no realiza entrega a domicilio, entrega mediante vale el cheque respectivo al Responsable de Compras o responsable de realizar la compra y procede en el paso No. 19.
Responsable de Fondo Rotativo Interno
14.
Recibe el expediente original y cuando sean bienes o insumos notifica al Responsable de Almacén la fecha y hora de recepción y coordina la logística de ingreso de visitas, en el caso de servicios notifica al receptor del mismo, traslada copia de la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”.
Responsable de Compras o puesto equivalente
15.
Realiza la recepción según procedimiento “Ingreso a Almacén” cuando se trate de bienes o insumos. Luego traslada expediente al Responsable de Compras. Si el/los bien(es) es/son adquirido(s) en las instalaciones del proveedor, la recepción la realiza el Responsable de Compras o responsable de realizar la compra, quien debe entregar al Responsable de Almacén los mismos para su registro.
Responsable de Almacén
16.
Verifica que la factura cumpla con la siguiente información: Fecha: Emisión de Factura.
Nombre: Dependencia que gestiona la adquisición.
NIT: Dependencia que gestiona la adquisición.
Dirección: Dirección fiscal vigente.
Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar
Responsable de Compras o puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 249
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
las operaciones aritméticas para constatar el total del gasto.
Totalizada: en números y letras.
Régimen Tributario: La factura debe indicar el régimen tributario que le corresponde al proveedor para verificar si es afecto a retención.
Vigencia de la Factura: Que la factura esté vigente.
Sello o palabra de Cancelado, a excepción de facturas electrónicas o de cajas registradoras.
Nota: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja.
17.
Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación del concepto de la compra cuando la descripción no sea lo suficientemente clara y firma en la misma, obtiene firmas del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos, Gestión Interna o Jefe de Sección de Compras Directas en la DAA. En el caso de servicios cuyo monto de contratación sea menor o igual a Q.5,000.00 el solicitante debe firmar de “recibido conforme” en el reverso de la factura, y cuando el monto sea mayor a Q.5,000.00 en lugar de firmar la factura debe llenar el formato “Constancia de Recepción de Conformidad de Servicio”.
Responsable de Compras o puesto equivalente
18.
Una vez recibido el bien o servicio, deberán publicar en GUATECOMPRAS la documentación de respaldo, conforme al expediente administrativo que ampara la negociación realizada, y procede a imprimir la constancia de la publicación misma que formará parte del expediente.
Responsable de Compras o puesto equivalente
19.
Traslada expediente al Responsable de Fondo Rotativo Interno para realizar pago y regularización del gasto en el módulo de Fondo Rotativo Interno según procedimiento “Manejo y Reposición del Fondo Rotativo”. Si para realizar la compra se hubiera emitido vale de entrega de Cheque, el Responsable de Compras o responsable asignado deberá realizar la liquidación correspondiente ante el Responsable de Fondo Rotativo Interno. Realiza publicación en GUATECOMPRAS, según normativa vigente.
Responsable de Compras o puesto equivalente
20. Notifica al interesado que la compra fue realizada. Responsable de Almacén
Compra de baja cuantía o compra directa por medio de acreditamiento en cuenta
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, llenando la información requerida y traslada al Responsable de Compras, adjuntando el dictamen técnico que contenga las especificaciones del bien o servicio cuando corresponda. Nota: Cuando la gestión provenga de expedientes anteriormente formalizados y pactados con entregas o servicios parciales (compromisos pendientes de devengar) deberá remitirse al paso No. 20 de este procedimiento.
Solicitante
2.
Recibe “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, revisa la información y verifica código(s) de insumo(s), producto y subproducto. Si existe información incorrecta rechaza el formulario y requiere correcciones o elaboración de nuevo formulario según corresponda o solicitud de creación de insumo a donde corresponda.
Enlace Administrativo Financiero/ Responsable
de Compras/ Puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 250
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Si la información es correcta, continua con el paso 3.
3.
Verifica que se encuentre dentro del Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC- de la dependencia y disponibilidad en almacén. Si la compra supera el monto de baja cuantía y no se encuentra contemplada dentro del PACC, traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente y continúa en paso 4. Si la compra se encuentra contemplada dentro del PACC, continua en el paso 5.
Enlace Administrativo Financiero/
Responsable de Compras/ Puesto
equivalente
4.
Evalúa la solicitud de compra en el orden de la importancia y necesidad y somete a consideración del Director o puesto equivalente de la Dependencia para gestionar una modificación al PACC a través de Resolución Ministerial debidamente justificada.
Jefe DSAI o puesto equivalente
5.
Verifica si el/los bien(es) y/o insumo(s) o servicio(s) se encuentra(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto. Cuando se encuentra(n) adjudicado(s) y cumple(n) con las especificaciones requeridas por la dependencia, referirse al Procedimiento de Compra por Contrato Abierto. Cuando no se encuentra(n) adjudicado(s) o no cumple(n) con las especificaciones de la dependencia y es factible dentro del marco legal realizar la compra fuera de esa modalidad, traslada a Responsable de Centro de Costos.
Responsable de Compras o Puesto
equivalente
6. Recibe solicitud de compra, elabora pre-orden de compra en el SIGES y traslada al Responsable de Compras.
Responsable de Centro de Costos o puesto
equivalente
7. Realiza consolidación de pre órdenes de compra. Responsable
de Compras o Puesto equivalente
8.
Para las adquisiciones de baja cuantía establecida en la Ley de Contrataciones del Estado se debe solicitar como mínimo dos cotizaciones,
si la adquisición supera el monto de baja cuantía establecido en la ley de Contrataciones del Estado las ofertas deberán de obtenerse en forma electrónica, a través del portal de GUATECOMPRAS, y elabora “Cuadro Comparativo de Ofertas” con la información de las cotizaciones realizadas, excepto cuando sea proveedor único o se reciba solo una oferta, debiendo dejar evidencia de la invitación a cotizar. Cambiar el envío a los medios
Cuando se considere conveniente podrá elaborar Anexo Comparativo de Ofertas para documentar la evaluación del cumplimiento de las especificaciones. Traslada expediente a Responsable de Presupuesto.
Responsable de Compras o Puesto
equivalente
9.
Recibe y verifica expediente, y cuando corresponda complementa la siguiente información de “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” Renglón Presupuestario Producto o Subproducto Verificación de disponibilidad presupuestaria
Traslada expediente a Responsable de Compras.
Responsable de Presupuesto o Puesto
equivalente
10. Traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o Responsable
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 251
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
equivalente, el expediente de compras que contenga: Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio Cuadro Comparativo de Ofertas y anexo cuando aplique Ofertas recibidas Constancia de la publicación en GUATECOMPRAS cuando aplique
de Compras o Puesto equivalente
11.
Revisa “Cuadro Comparativo de Ofertas” y “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”. Si la documentación es incorrecta, devuelve al Responsable de Compras para que realice las correcciones correspondientes. Si la documentación es correcta, firma y sella solicitud de compra. Traslada expediente al Responsable de Compras para gestionar su aprobación.
Jefe DSAI o puesto equivalente
12.
Recibe expediente, analiza y autoriza el gasto mediante firma en el Cuadro Comparativo y Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios. Traslada expediente al Responsable de Compras.
Director o puesto equivalente de la
Dependencia
13. Adjudica en GUATECOMPRAS, gestiona cuando corresponda la elaboración de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-.
Responsable de Compras o Puesto
equivalente
14. Elabora Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP cuando corresponda y traslada al Responsable de Compras.
Responsable de Presupuesto
15. Recibe expediente del área de presupuesto, registra adjudicación de compra en SIGES.
Responsable de Compras o Puesto
equivalente
16. Aprueba adjudicación de compra en SIGES. Jefe DSAI o puesto
equivalente
17.
Imprime Orden de Compra, gestiona firmas correspondientes, y notifica al proveedor indicando el lugar, fecha y hora de entrega del bien, insumo y/o prestación del servicio. Entrega copia electrónica de la orden de compra (si aplica) y traslada al Responsable de Presupuesto para que continúe con el procedimiento “Ejecución por Acreditamiento en Cuenta” y cuando corresponda gestiona la elaboración de la Constancia de Disponibilidad Financiera –CDF-.
Responsable de Compras o Puesto
equivalente
18. Elabora Constancia de Disponibilidad Financiera –CDF cuando corresponda y traslada a Responsable de Compras.
Responsable de Presupuesto o Puesto
equivalente
19. Cuando corresponda publica en GUATECOMPRAS la información respectiva según normativa vigente. Traslada a Jefe de DSAI.
Responsable de Compras oPuesto
equivalente
20. Recibe expediente con CUR de compromiso, aprueba y traslada a Responsable de Compras.
Jefe DSAI o puesto equivalente
21.
Deberá integrar el expediente cuando la gestión provenga de expedientes anteriormente formalizados y pactados con entregas o servicios parciales (compromisos pendientes de devengar), con la siguiente documentación:
Fotocopia certificada de la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” inicial.
Fotocopia certificada de Acta o Contrato Administrativo con su resolución de aprobación.
Fotocopia certificada del Cuadro Comparativo de Ofertas
Responsable de Compras o Puesto
equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 252
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Fotocopia de Impresión de la Orden de Compra.
Impresión CUR de compromiso.
22.
Notifica al Responsable de Almacén la fecha y hora de recepción de los productos adquiridos en el caso de bienes y/o suministros. En el caso de servicios notifica al receptor, trasladando copia de la Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio y la orden de compra correspondiente.
Responsable de Compras o Puesto
equivalente
23.
Verifica que la factura cumpla con la siguiente información: Fecha: Emisión de Factura.
Nombre: Dependencia que gestiona la adquisición.
NIT: Dependencia que gestiona la adquisición.
Dirección: Dirección fiscal vigente.
Concepto: Detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar las operaciones aritméticas para constatar el total del gasto.
Totalizada: En números y letras.
Régimen Tributario: La factura debe indicar el régimen tributario que le corresponde al proveedor para verificar si es afecto a retención.
Vigencia de la Factura: Que la factura esté vigente.
Sello o palabra de Cancelado, a excepción de facturas electrónicas o de cajas registradoras.
Nota: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja.
Responsable de Compras o Puesto
equivalente
24.
Realiza la recepción en el caso de bienes e insumos, según procedimiento “Ingreso a Almacén” y traslada expediente de compra al Responsable de Compras. Si el/los insumo(s) es/son adquirido(s) en las instalaciones del proveedor, la recepción la realiza el Responsable de Compras o responsable de realizar la compra, quien debe entregar al Responsable de Almacén los mismos para su registro.
Responsable de Almacén
25.
Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación del concepto de la compra cuando la descripción no sea lo suficientemente clara y firma en la misma, obtiene firmas del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos, o Gestión Interna, o Jefe de Sección de Compras Directas en la DAA. En el caso de servicios cuyo monto de contratación sea menor o igual a Q.5,000.00 el solicitante debe firmar de “recibido conforme” en el reverso de la factura, y cuando el monto sea mayor a Q.5,000.00 en lugar de firmar la factura debe llenar el formato “Constancia de Recepción de Conformidad de Servicio”. En el caso de contratación de servicios técnicos y profesionales contratados bajo el renglón 029 debe proceder según el procedimiento “Contrataciones de Servicios Técnicos o Profesionales con Cargo al Renglón 029” En caso de contrataciones de servicios técnicos y profesionales bajo el subgrupo 18 debe verificar la aplicabilidad del procedimiento de “Contratación de Otros Estudios y/o Servicios con cargo al subgrupo 18”, y proceder según corresponda.
Responsable de Compras o Puesto
equivalente
26. Registra liquidación de la adjudicación en el SIGES. Responsable
de Compras o Puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 253
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
27. Aprueba liquidación en SIGES.
Jefe DSAI o puesto equivalente o Jefe de Sección de Compras
Directas DAA
28.
Imprime anexo de Orden de Compra (liquidación de la adjudicación), gestiona firmas correspondientes y las adjunta al expediente. Traslada expediente al Responsable de Presupuesto para la realización del procedimiento “Ejecución por Acreditamiento en Cuenta” en etapa de Devengado.
Responsable de Compras o Puesto
equivalente
29. Notifica al solicitante que los insumos solicitados fueron adquiridos. Responsable de Almacén
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 254
Compras de Baja Cuantía / Compra Directa
COMPRA DE BAJA CUANTÍA O COMPRA DIRECTA POR CAJA CHICA (1 de 2)
Solicitante o Responsable de la Compra
Enlace Administrativo Financiero/ Responsable
de la compra/ Responsable de compras
Responsable de la compra/ Responsable de
compras
Responsable de fondo de Caja Chica
Inicio
Elabora “Solicitud electrónica de
compra por Caja Chica”, llenando la
información requerida.
Revisa la información de la
“Solicitud electrónica de
compra por Caja Chica”.
Asigna número correlativo a la
Solicitud y requiere el efectivo para
realizar la(s) compra(s)
Elabora, asigna correlativo y firma
“Vale de Caja Chica”, solicita
firma y sello de Jefe y/o Subjefe del
Departamento de Servicios
Administrativos Internos o Jefe de
Departamento Administrativo
Financiero
Entrega efectivo solicitado y copia del “Vale de Caja
Chica” al Responsable de
Compras o responsable de la(s)
compra(s).
Recibe efectivo, realiza la(s) compra(s).
Verifica que la(s) factura(s) cumpla(n) con la información correspondiente.
Devuelve inmediatamente la
factura al proveedor si ésta no cumple
con la información requerida, para que emita nueva factura con la información correcta, si cumple
continua.
¿Es correcta la información?
Realiza verificación de código de
insumo, disponibilidad en
almacén y requiere verificación
presupuestaria y especificación de centro de costo.
Corrige
Sí
No
A
A
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 255
Compras de Baja Cuantía / Compra Directa
COMPRA DE BAJA CUANTÍA O COMPRA DIRECTA POR CAJA CHICA (2 de 2)
Responsable de Compras/ Responsable de la compra
Responsable de Almacén Responsable de Caja Chica
1
Anota en el reverso de la factura u hoja
adjunta membretada: ampliación del
concepto. Firma y sella. En caso de
servicios firma de recibido conforme
el solicitante.
Traslada factura original al
Responsable de Almacén, en el caso
de insumos y bienes, adjuntando
copia del Vale de Caja Chica,
documentos necesarios para el
ingreso al almacén.
Una vez recibido el bien o servicio,
deberán publicar en GUATECOMPRAS la documentación de respaldo, imprime
constancia de operación e integra
al expediente
Solicita liquidación del vale ante el
responsable de la administración del
fondo de Caja Chica, entregando la
documentación de respaldo.
Revisa la documentación de
legítimo abono. Realiza liquidación del vale, colocando sello de “liquidado” y entrega copia al Responsable de
Compras o responsable de la(s)
compra(s).
Realiza ingreso de acuerdo a
procedimiento “Ingreso a Almacén”
Devuelve el expediente’ incluyendo forma 1-H.
Fin
Recibe expediente y
continúa según procedimiento “Constitución y Reposición del Fondo de Caja Chica”.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 256
Compras de Baja Cuantía / Compra Directa
COMPRA DE BAJA CUANTÍA O COMPRA DIRECTA POR MEDIO DE CHEQUE (1 de 3)
SolicitanteEnlace Administrativo
Financiero/ Responsable de Compras/ puesto equivalente
Jefe DSAI o puesto equivalente
Responsable de Compras / puesto equivalente
Inicio
2
Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de
Servicio”, llenando la información
requerida y adjuntando el
dictamen técnico cuando
corresponda.
Recibe “Solicitud de Compra y/o
Contratación de Servicio”, revisa la
información.
Verifica se encuentre dentro del PACC-, de la
dependencia cuando la compra
superen la modalidad de baja cuantía, y requiere
verificación presupuestaria.
¿La información es correcta?
Corrige.
A
A
Sí
No
¿Supera la baja cuantía y no
esta en el PACC?
Evalúa la solicitud de compra en el orden de la importancia y necesidad y somete a consideración de la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia.
No
Verifica si el/los bien(es) y/o insumo(s) o servicio(s) se encuentra(n)
adjudicado(s) en Contrato Abierto.
Sí
¿Procede la adquisición?
Sí
Gestiona una modificación al
PACC a través de Resolución Ministerial
debidamente justificada.
No
B
1
B
¿Esta en contrato abierto?
Sí
Refiere al “Procedimiento de Compra por Contrato
Abierto”.
Elabora “Cuadro Comparativo de Ofertas” con la
información de las cotizaciones
recibidas.
2
No
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 257
Compras de Baja Cuantía / Compra Directa
COMPRA DE BAJA CUANTÍA O COMPRA DIRECTA POR MEDIO DE CHEQUE (2 de 3)
Jefe de Sección de Presupuesto o Responsable
de Presupuesto
Responsable de Compras/ puesto equivalente
Jefe DSAI o puesto equivalente
Director o puesto equivalente de la
Dependencia
1
Recibe y verifica expediente, y
cuando corresponda complementa la información de “Solicitud de Compra y/o
Contratación de Servicio”
Traslada expediente de compras
Revisa “Cuadro Comparativo de
Ofertas” y “Solicitud de Compra y/o
Contratación de Servicio”
¿La documentación
es correcta?
Firma y sella el documento
correspondeinte.
Corrige
Sí
No
Recibe expediente y traslada a la Autoridad
Administrativa Superior de la Dependencia
correspondiente
Recibe expediente, analiza.
¿Autoriza el gasto?
Autoriza el gasto, mediante firma en
el Cuadro comparativo.
2
Sí
No
Formaliza la(s) compra(s) y/o
contratación de servicios notificando
al proveedor e indicando el lugar,
fecha y hora de entrega del bien,
insumo y/o prestación del
servicio.
3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 258
Compras de Baja Cuantía / Compra Directa
COMPRA DE BAJA CUANTÍA O COMPRA DIRECTA POR MEDIO DE CHEQUE (3 de 3)
Jefe de Sección de Presupuesto o Responsable
de Presupuesto
Responsable de Compras/ puesto equivalente
Responsable de Almacén
3
Recibe expediente,
gestiona cheque de pago según
procedimiento “Manejo y
Reposición de Fondo
Rotativo”.
Traslada expediente sin el cheque al Responsable de
Compras
Notifica al Responsable de
Almacén la fecha y hora de recepción
en caso de bienes y coordina la logística
de ingreso de visitas, en el caso de servicios notifica al
receptor del mismo,
Realiza la recepción
según procedimiento
“Ingreso a Almacén” cuando se
trate de bienes o insumos
Verifica la factura, anota en el reverso de la factura u hoja
adjunta membretada: ampliación del concepto de la
compra, firma en la misma y obtiene
firmas.
Una vez recibido el bien o servicio,
deberán publicar en GUATECOMPRAS la documentación de
respaldo que ampara la
negociación realizada, y procede
a imprimir la constancia de la
publicación.
Fin2
Traslada expediente al Responsable de Fondo Rotativo Interno para realizar procedimiento “Manejo y Reposición del Fondo Rotativo”.
Notifica al interesado que la
compra fue realizada.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 259
Compras de Baja Cuantía / Compra Directa
COMPRA DE BAJA CUANTIA O COMPRA DIRECTA POR MEDIO DE ACREDITAMIENTO EN CUENTA (1 de 4)
SolicitanteEnlace Administrativo
Financiero/ Responsable de Compras/ puesto equivalente
Jefe DSAI o puesto equivalente
Responsable de Compras / puesto equivalente
Sí
No
No
Sí
Sí
No
Sí
No
Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de
Servicio”, llenando la información
requerida y adjuntando el
dictamen técnico cuando
corresponda.
B
¿Esta en contrato abierto?
¿Procede la adquisición?
¿La información es correcta?
B
1
Refiere al “Procedimiento de Compra por Contrato
Abierto”.
2 2
Verifica si el/los bien(es) y/o insumo(s) o servicio(s) se encuentra(n)
adjudicado(s) en Contrato Abierto.
A
¿Supera la baja cuantía y no
esta en el PACC?
Traslada al Responsable de Centro de Costo
Verifica se encuentre dentro del PACC-, de la
dependencia cuando la compra
superen la modalidad de baja cuantía, y requiere
verificación presupuestaria.
Corrige.
Evalúa la solicitud de compra en el orden de la importancia y necesidad y somete a consideración de la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia.
Gestiona una modificación al
PACC a través de Resolución Ministerial
debidamente justificada.
Inicio
A
Recibe “Solicitud de Compra y/o
Contratación de Servicio”, revisa la
información.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 260
Compras de Baja Cuantía / Compra Directa
COMPRA DE BAJA CUANTIA O COMPRA DIRECTA POR MEDIO DE ACREDITAMIENTO EN CUENTA (2 de 4)
Responsable de Centro de Costos o su equivalente
Responsable de Compras/ Puesto equivalente
Responsable de Presupuesto/ Puesto
equivalente
Jefe DSAI o puesto equivalente
Director o puesto equivalente a la
Dependencia
1
Recibe solicitud de compra, elabora
pre-orden de compra en el SIGES
y traslada al Responsable de
Compras.
Traslada expediente de adquisición a
Jefe de DSAI.
Elabora un “Cuadro Comparativo de Ofertas” excepto cuando sea proveedor único o se reciba solo una oferta, debiendo dejar evidencia de la invitación a cotizar.
Realiza consolidación de pre órdenes de
compra.
Realiza como mínimo dos
cotizaciones cuando el monto es de baja cuantía si es mayor
obtiene cotizaciones en GUATECOMPRAS
Recibe y verifica expediente, y
cuando corresponda complementa la información de “Solicitud de Compra y/o
Contratación de Servicio”
Sí
No
Sí
No
¿La documentación
es correcta?
Firma y sella el documento
correspondeinte.
Recibe expediente y traslada a la Autoridad
Administrativa Superior de la Dependencia
correspondiente
Recibe expediente, analiza.
Revisa “Cuadro Comparativo de
Ofertas” y “Solicitud de Compra y/o
Contratación de Servicio”
Corrige
Autoriza el gasto, mediante firma en
el Cuadro comparativo.
¿Autoriza el gasto?
Adjudica en GUATECOMPRAS, gestiona cuando corresponda la
elaboración de la Constancia de Disponibilidad
Presupuestaria -CDP-.
2
3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 261
Compras de Baja Cuantía / Compra DirectaCOMPRA DE BAJA CUANTIA O COMPRA DIRECTA POR MEDIO DE ACREDITAMIENTO EN
CUENTA (3 de 4)
Responsable de Presupuesto/ Puesto
equivalente
Responsable de Compras/ Puesto equivalente
Jefe DSAI o puesto equivalente
3
Elabora Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –
CDP cuando corresponda.
Recibe expediente del área de
presupuesto, registra
adjudicación de compra en SIGES.
Aprueba adjudicación de
compra en SIGES.
Imprime Orden de Compra, gestiona
firmas correspondientes, y
notifica al proveedor.
Entrega copia electrónica de la
orden de compra (si aplica) y cuando
corresponda gestiona la
elaboración de la Constancia de Disponibilidad
Financiera –CDF-.
Elabora con el procedimiento “Ejecución por Acreditamiento
en Cuenta”.
Elabora Constancia de Disponibilidad Financiera –CDF
cuando corresponda
Recibe expediente, formaliza la compra
notificando al proveedor
mediante copia electrónica de la
Orden de Compra,
Cuando corresponda debe
publicar en GUATECOMPRAS la
información respectiva según
normativa vigente
Recibe expediente con CUR de
compromiso, aprueba.
4
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 262
Compras de Baja Cuantía / Compra DirectaCOMPRA DE BAJA CUANTIA O COMPRA DIRECTA POR MEDIO DE ACREDITAMIENTO EN
CUENTA (4 de 4)
Responsable de Compras/ Puesto equivalente
Responsable de Almacén/ Puesto equivalente
Jefe DSAI o puesto equivalente
4
Deberá integrar el expediente cuando la gestión provenga
de expedientes anteriormente formalizados y pactados con
entregas o servicios parciales,
Notifica al Responsable de
Almacén la fecha y hora de recepción de los productos adquiridos en el
caso de bienes y/o suministros.
Realiza la recepción
según procedimiento
“Ingreso a Almacén” cuando se
trate de bienes o insumos
Verifica que la factura tenga toda
la información correcta.
Anota en el reverso de la factura u hoja
adjunta membretada: ampliación del concepto de la
compra, firma en la misma y obtiene
firmas.
Registra liquidación de la adjudicación
en el SIGES.
Aprueba liquidación en SIGES.
Imprime anexo de Orden de Compra (liquidación de la adjudicación), gestiona firmas correspondientes y las adjunta al expediente.
Traslada expediente al Responsable de
Presupuesto para la realización del procedimiento “Ejecución por
Acreditamiento en Cuenta” en etapa
de Devengado.
Notifica al solicitante que los
insumos solicitados fueron adquiridos
Fin2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 263
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
ADQUISICIONES 03 1 de 6
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Compra por Contrato Abierto PROPÓSITO DEL DOCUMENTO
Definir los criterios y actividades necesarios para realizar adquisiciones de insumos y contratación de servicios bajo la modalidad de Compra por Contrato Abierto, en el marco de las leyes y normativa aplicable. Inicia: Elaboración de solicitud de compra y/o contratación de servicio. Finaliza: Notificación de la compra.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Constitución Política de la República de Guatemala b) Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y reformas Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento c) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente d) Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS e) Ley Contra la Corrupción f) Reglamento Orgánico Interno del MINFIN g) Guía de Sistema de Gestión y Pre orden de Compra h) Acuerdo Ministerial 365-2016 de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. El Subdirector o puesto equivalente podrá realizar funciones asignadas al Director o puesto equivalente, según
designación.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, llenando la información requerida y traslada al Responsable de Compras.
Solicitante o Responsable de la Compra
2.
Recibe “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y revisa la información. Si existe información incorrecta rechaza el formulario y requiere correcciones o elaboración de uno nuevo según corresponda. Si la información es correcta, continúa con el procedimiento.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
3.
Verifica que la compra solicitada se encuentre dentro del Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC- de la dependencia, si esta supera el monto de baja cuantía. Si la compra no se encuentra contemplada dentro del PACC y supera el monto de baja cuantía, traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos -DSAI- o Jefe de Sección de Adquisiciones para las dependencias concentradas en la –DAA-, para gestionar la modificación al PACC. Si la compra se encuentra contemplada dentro del plan, continúa en el trámite.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
4.
Evalúa la solicitud de compra en el orden de la importancia y necesidad y somete a consideración del Director o puesto equivalente de la Dependencia. Si procede gestiona una modificación al PACC a través de Resolución Ministerial debidamente justificada. Si no procede finaliza el proceso.
Jefe DSAI o puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 264
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
5. Según la naturaleza del bien o insumo, lo ubica dentro del listado de Contrato Abierto correspondiente, identifica los proveedores que tienen adjudicado el bien o insumo solicitado.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
6.
Imprime el listado, subraya el renglón y proveedor seleccionado, imprime
carátula del concurso publicado en GUATECOMPRAS y adjunta a la solicitud
de compra.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
7.
Define la forma de pago, el cual puede ser por acreditamiento en cuenta o fondo rotativo. En el caso que sea por acreditamiento en cuenta debe de consultar los precios de referencia al INE y dejar constancia de la consulta. Traslada al Responsable de Presupuesto.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
8.
Complementa la siguiente información de “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” Renglón Presupuestario Verificación de disponibilidad presupuestaria
Traslada al Responsable de Compras o Puesto equivalente.
Responsable de Presupuesto
9. Gestiona firmas del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos, Jefe de Gestión de Adquisiciones, Administrativo Financiero y Director o puesto equivalente de la Dependencia.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
10.
En caso de pago por Acreditamiento en cuenta, traslada solicitud al Responsable de Centro de Costos, y continúa el procedimiento. Cheque, traslada al Encargado de Presupuesto para gestionar cheque de pago obteniendo las firmas registradas según procedimiento “Manejo y Reposición de Fondo Rotativo”, continúa en el paso No.18 .
Responsable de Compras o Puesto equivalente
11. Recibe solicitud de compra, elabora pre-orden de compra en el SIGES y traslada al Responsable de Compras o Responsable de la compra.
Responsable de Centro de Costos
12. Realiza consolidación de pre órdenes de compra. Gestiona con el Responsable de Presupuesto la elaboración del CDP.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
13. Elabora Constancia de Disponibilidad Presupuestaria y traslada al Responsable de Compras.
Responsable de Presupuesto
14. ¿La compra requirió pre-orden? Sí: Registra adjudicación en SIGES. No: Continua en paso No. 18.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
15. Aprueba adjudicación de compra en SIGES y genera orden de compra. Jefe DSAI o Jefe de Sección de
Compras Directas
16. Imprime orden de compra, gestiona firmas correspondientes, adjunta al
expediente.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
17. Recibe expediente con CUR de compromiso, aprueba y traslada a Responsable de Compras o responsable de la compra.
Jefe DSAI o puesto equivalente
18. Notifica al proveedor indicando el lugar, fecha y hora de entrega del bien, insumo y/o prestación del servicio. Entrega copia electrónica de la orden de compra (si aplica).
Responsable de Compras o Puesto equivalente
19.
En el caso de bienes y/o suministros, notifica al Responsable de Almacén la fecha y hora de recepción de los mismos, traslada copia de la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y copia de la orden de compra entregada al proveedor (si aplica).
Responsable de Compras o Puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 265
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
20.
Realiza la recepción de insumos según procedimiento “Ingreso a Almacén”. Si el insumo es adquirido en las instalaciones del proveedor, la recepción la realiza el Responsable de Compras, quien debe entregar al Responsable de Almacén los mismos para su registro.
Responsable de Almacén
21.
Verifica que la factura cumpla con la siguiente información:
Fecha: Emisión de Factura.
Nombre: Dependencia.
NIT: Dependencia.
Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar las operaciones aritméticas para constatar el total del gasto.
Totalizada: en números y letras (cuando aplique).
Régimen Tributario: La factura debe indicar el régimen tributario que le corresponde al proveedor para verificar si es afecto a retención.
Vigencia de la Factura: Que la factura esté vigente.
Sello o palabra de Cancelado, a excepción de facturas electrónicas o de cajas registradoras.
Nota: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
22.
Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación del concepto de la compra cuando aplique y firma en la misma, obtiene firmas del Jefe de la DSAI o Departamento Administrativo y Director (a) de la dependencia.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
23.
¿Compra requiere liquidación en SIGES?
No requiere liquidación en SIGES, continúa en paso No. 26. Si requiere liquidación en SIGES, registra liquidación de la adjudicación en el SIGES.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
24. Aprueba liquidación en SIGES. Jefe DSAI o puesto equivalente
25. Imprime anexo de Orden de Compra (liquidación de la adjudicación), gestiona las firmas correspondientes y adjunta al expediente.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
26.
Dependiendo de la modalidad de pago, traslada expediente de compra a donde corresponda para realizar el pago según procedimiento establecido “Manejo y Reposición del Fondo Rotativo o Ejecución por Acreditamiento en Cuenta”.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
27. Notifica al interesado que la compra fue realizada. Responsable de Almacén
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 266
Compra por Contrato Abierto (1 de 3)
SolicitanteEnlace Administrativo
Financiero/ Responsable de Compras/ puesto equivalente
Jefe DSAI o puesto equivalente
Responsable de Compras o puesto equivalente
Sí
No
No
Sí
No
Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de
Servicio”, llenando la información
requerida.
B
¿Procede la adquisición?
¿La información es correcta?
1
2
Según la naturaleza del bien o insumo, lo ubica dentro del listado de Contrato
Abierto correspondiente,
identifica los proveedores.
A
¿Supera la baja cuantía y no
esta en el PACC?
Imprime el listado, subraya el renglón y
proveedor seleccionado,
imprime carátula del concurso publicado en
GUATECOMPRAS y adjunta a la
solicitud de compra.
Verifica se encuentre dentro del PACC-, de la
dependencia cuando la compra
superen la modalidad de baja cuantía, y requiere
verificación presupuestaria.
Corrige.
Evalúa la solicitud de compra en el
orden de la importancia y
necesidad y somete a consideración del Director o puesto equivalente de la
Dependencia.
Gestiona una modificación al
PACC a través de Resolución Ministerial
debidamente justificada.
Inicio A
Recibe “Solicitud de Compra y/o
Contratación de Servicio”, revisa la
información.
Define la forma de pago. En el caso que
sea por acreditamiento en
cuenta debe de consultar los precios de referencia al INE y dejar constancia.
Sí
B
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 267
Compra por Contrato Abierto (2 de 3)
Responsable de Presupuesto/ Puesto
equivalente
Responsable de Compras/ Puesto equivalente
Jefe DSAI o puesto equivalente
1
Traslada solicitud al Responsable de Centro de Costos,
Gestiona firmas del correspondientes.
Sí
No¿Requirió pre-
orden de compra?
Registra adjudicación en
SIGES.
Recibe expediente con CUR de
compromiso, aprueba y traslada a
Responsable de Compras o
responsable de la compra.
Notifica al Responsable de
Almacén la fecha y hora de recepción
de los mismos.
3
Recibe y verifica expediente, y
cuando corresponda complementa la información de “Solicitud de Compra y/o
Contratación de Servicio”.
Recibe solicitud de compra, elabora
pre-orden de compra en el SIGES
y traslada al Responsable de
Compras.
Realiza consolidación de pre órdenes de
compra. Gestiona el CDP.
Sí
No ¿Es
acreditamiento en cuenta?
Gestiona cheque de pago según
procedimiento “Manejo y
Reposición de Fondo
Rotativo”.
Elabora Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –
CDP cuando corresponda.
Aprueba adjudicación de
compra en SIGES y genera orden de
compra.
Imprime orden de compra, gestiona
firmas correspondientes.
Notifica al proveedor. Entrega copia electrónica de la orden de compra
(si aplica).
A
A
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 268
Compra por Contrato Abierto (3 de 3)
Responsable de Almacén/ Puesto equivalente
Responsable de Compras/ Puesto equivalente
Jefe DSAI o puesto equivalente
3
Realiza la recepción
según procedimiento
“Ingreso a Almacén” cuando se
trate de bienes o insumos
Verifica que la factura tenga toda
la información correcta.
Anota en el reverso de la factura u hoja
adjunta membretada: ampliación del concepto de la
compra, firma en la misma y obtiene
firmas.
Registra liquidación de la adjudicación
en el SIGES.
Aprueba liquidación en SIGES.
Imprime anexo de Orden de Compra (liquidación de la adjudicación), gestiona firmas correspondientes y las adjunta al expediente.
Dependiendo de la modalidad de pago, traslada expediente de compra a donde corresponda para
realizar el pago según
procedimiento establecido “Manejo y
Reposición del Fondo Rotativo o
Ejecución por Acreditamiento en
Cuenta”.
Notifica al solicitante que los
insumos solicitados fueron adquiridos
Fin2
¿Compra requiere
liquidación en SIGES?
Sí
A No
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 269
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Proceso de Adquisiciones 04 1 de 24
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades necesarias para realizar adquisiciones de insumos y contratación de servicios bajo la modalidad de compra por cotización, en el marco de las leyes y normativas aplicables. Este procedimiento es aplicable a las dependencias que realizan sus adquisiciones de forma desconcentrada.
Inicia: Inicia proceso de cotización con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-y a la programación de compras que se derive del mismo.
Finaliza: Archivo y custodia del expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
a. Constitución Política de la República de Guatemala. b. Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento c. Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento d. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente. e. Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
GUATECOMPRAS. f. Ley Contra la Corrupción. g. Reglamento Orgánico Interno del MINFIN h. Guía de Sistema de Gestión y Pre orden de Compra i. Acuerdo A-038-2016, Acuerdo de la Contraloría General de Cuentas para envío digital de Contratos j. Acuerdo Ministerial 365-2016 del Ministerio Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Se designa como autoridades administrativas superiores en los procesos de adquisición que no excedan de los novecientos mil quetzales (Q.900,000.00), por plazo indefinido y en forma permanente, a los Viceministros del Ministerio de Finanzas Públicas.
2. El Subdirector o puesto equivalente podrá realizar funciones asignadas al Director o puesto equivalente, según designación.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Inicia proceso de cotización con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-vigente y autorizado, y a la programación de compras que se derive del mismo.
Jefe Administrativo y/o Responsable de Compras o
Puesto equivalente
2.
Coordina con el solicitante la revisión de las especificaciones técnicas en el caso de equipos, suministros y/o servicios especializados para corroborar el código de insumo. Si no existe el código, procede a gestionar la creación del mismo.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
3.
Coordina con los solicitantes para que procedan con la elaboración de la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, y la programación de entregas en los casos de recepciones parciales.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 270
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4.
Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, llenando la información requerida.
Asimismo, debe adjuntar como anexo a la solicitud de compra las especificaciones técnicas, planos, diagramas u otros que fueran necesarios, la programación de entregas en los casos de recepciones parciales, criterios de calificación.
Gestiona aprobación de la Solicitud por el Director o puesto equivalente.
Traslada “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos anexos al Responsable de Compras o Responsable de la Compra.
Solicitante
5.
Recibe solicitud de “Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos anexos y revisa la información que forma parte del expediente. Si la información no cumple, rechaza y requiere al solicitante que realice correcciones o elabore un nuevo formulario, o que adjunte documentos pendientes.
Si la información es correcta elabora los documentos y actividades siguientes, de conformidad con la normativa legal vigente:
Proyecto de Bases de Cotización de acuerdo a los requisitos
establecidos en la Ley de Contrataciones y Reglamento.
Consolida especificaciones técnicas y solicita dictamen técnico según corresponda.
Proyecto de contrato administrativo. Oficios de solicitud de nombramientos del personal para integrar
Junta de Cotización y sus respectivos suplentes velando para que se cumpla con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado.
Gestiona la elaboración del Dictamen Presupuestario.
Nota: Deben utilizarse los modelos establecidos para la elaboración de los documentos en los casos que aplique.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
6.
Emite dictamen presupuestario según lo indicado en el artículo No. 15 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y traslada a Responsable de Compras.
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o puesto equivalente
7.
Traslada expediente de compra debidamente foliado (Solicitud de Compra, especificaciones técnicas, proyecto de bases de cotización) y oficio a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Responsable de Compras o puesto equivalente
8.
Coordina el análisis del expediente de compra, verificando que el proyecto de bases de cotización cumpla con los aspectos legales, requisitos fundamentales, no fundamentales y verifica que los criterios de calificación y ponderación estén correctamente formulados.
Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 271
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Traslada expediente a la dependencia interesada con las observaciones correspondientes.
9.
Recibe expediente, autoriza y coordina la publicación del proyecto de bases en el Sistema de Información y Contrataciones del Estado –GUATECOMPRAS-
Jefe DSAI o puesto equivalente
10.
Recibe expediente y publica el proyecto de bases en el sistema GUATECOMPRAS, el cual debe permanecer publicado por un plazo no menor de tres días para la recepción de comentarios o sugerencias que permita mejorar su contenido, imprime constancia que genera el sistema GUATECOMPRAS e integra al expediente.
Si no hay comentarios o sugerencias continúa en el paso No. 19 del procedimiento.
Si hay comentarios o sugerencias, se realizan las consultas correspondientes (administrativo, legal, técnico, otros).
Responsable de Compras o puesto equivalente
11.
Recibe comentarios o sugerencias, y en función de la complejidad determina si la respuesta puede ser resuelta de forma interna por la Dependencia o área especializada externa.
Si la respuesta puede ser resuelta dentro de la Dependencia traslada respuesta a la persona correspondiente y continúa en el paso No. 12.
Si se requiere consultar a área especializada externa traslada al área correspondiente con visto bueno del Director o puesto equivalente.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
12. Analiza y da respuesta al comentario o sugerencia y traslada al Director o puesto equivalente de la dependencia.
Área especializada externa
13. Recibe respuesta y traslada al Responsable de Compras o Responsable de la Compra.
Director o puesto equivalente de la
dependencia
14. Recibe la respuesta y analiza conjuntamente con el Jefe DSAI o puesto equivalente para su visto bueno.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
15.
Coordina la publicación de la respuesta aclaratoria a través del sistema GUATECOMPRAS, en un plazo no mayor de tres días hábiles de concluida la fase de consulta pública del proyecto de bases, imprime constancia generada y adjunta al expediente.
Jefe DSAI o puesto equivalente y Responsable
de Compras o Puesto equivalente
16. Integra observaciones recibidas que procedan al Proyecto de Bases de Cotización.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
17.
Integra el expediente para solicitud de opinión jurídica con la siguiente información:
1. Proyecto de Bases de Cotización 2. Proyecto de Formulario de Presentación de Oferta 3. Proyecto de Contrato 4. Dictamen Técnico 5. Dictamen Presupuestario
Responsable de Compras o Puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 272
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Elabora oficio y obtiene firmas correspondientes para su traslado a la Dirección de Asesoría Jurídica.
18. Analiza expediente de compra, emite opinión jurídica y traslada a Director o puesto equivalente de la dependencia.
Dirección de Asesoría Jurídica
19.
Solicita a las diferentes Direcciones que integran el Ministerio de Finanzas Públicas, la designación de los servidores públicos que formarán parte de la Junta de Cotización, titulares y suplentes, siendo la autoridad competente la responsable de verificar la idoneidad de los servidores públicos nombrados. Adjuntando el historial laboral solicitado a Recursos Humanos.
Director o puesto equivalente de la
dependencia
20.
Recibe expediente de compra, oficios de respuesta de nombramiento de Junta de Cotización y traslada al Responsable de Compras o puesto equivalente.
Director o puesto equivalente de la
dependencia
21. Coordina modificaciones u observaciones propuestas por la Dirección de Asesoría Jurídica y continúa con el trámite.
Responsable de Compras o puesto equivalente
22. Elabora “Formulario de Presentación de Oferta” y obtiene firma del Director o puesto equivalente de la dependencia.
Responsable de Compras o puesto equivalente
23.
Integra expediente con los documentos siguientes:
1. Solicitud(es) de Compra y/o Contratación de Servicio 2. Bases de Cotización 3. Especificaciones técnicas 4. Dictamen técnico 5. Dictamen Presupuestario 6. Opinión Jurídica 7. Modelo de Contrato Administrativo 8. Formulario de Presentación de Oferta 9. Constancia de respuestas aclaratorias (si aplica) 10. Constancias generadas por el sistema GUATECOMPRAS 11. Oficios de solicitud de propuestas para la integración de la Junta
de Cotización 12. Respuesta al oficio de solicitud de propuestas para la Junta de
Cotización en que se haga constatar la idoneidad, en el ámbito de aplicación y adjunte historial laboral
Adicional a la información anterior el expediente debe contener todos los documentos generados desde su inicio.
Responsable de Compras o puesto equivalente
24.
Redacta oficio de solicitud de aprobación de Formulario de Presentación de Oferta, Bases de Cotización, Especificaciones Técnicas y nombramiento de la Junta de Cotización y traslada al Director o puesto equivalente de la dependencia.
Responsable de Compras o puesto equivalente
25.
Revisa y firma oficio de solicitud de aprobación de documentos, así como el “Formulario de Presentación de Oferta”. Devuelve expediente a Responsable de Compras o Puesto equivalente.
Director o puesto equivalente de la
dependencia
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 273
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
26. Traslada expediente debidamente foliado a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Responsable de Compras o puesto equivalente
27. Recibe expediente y traslada a la Sección de Eventos de Adquisiciones. Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones
28.
Revisa expediente, analiza la documentación y si cumple con los requisitos, redacta proyecto de Resolución Ministerial de aprobación de Bases de Cotización y Resolución Ministerial de nombramiento de Junta de Cotización, utilizando los modelos establecidos. Elabora proyecto de providencia y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Si no cumple con los requisitos, traslada expediente a la dependencia solicitante para que realice las correcciones o adicione los documentos faltantes.
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisición
29. Revisa proyecto de resoluciones y en providencia indica si proceden o no trasladar a firma.
Dirección de Asesoría Jurídica
30.
Coordina con el Departamento de Gestión de Adquisiciones para el cumplimiento de requisitos, si la providencia indica que las resoluciones no proceden a firma.
Si la providencia indica que las resoluciones proceden a firma, realiza correcciones a las resoluciones si hubiere, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Viceministro del área correspondiente con visto bueno del Director o puesto equivalente de Asuntos Administrativos.
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisición
31. Firma y sella resoluciones ministeriales y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
32.
Recibe expediente, coordina con la Secretaría General la asignación del número correlativo a las Resoluciones Ministeriales. Coordina la notificación a los integrantes de la Junta de Cotización la resolución de nombramiento.
Integra al expediente las cédulas de notificación y certificaciones de las resoluciones para el envío del mismo a la dependencia solicitante.
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisición
33.
Actualiza cronograma de actividades en las Bases de Cotización, redacta nota de convocatoria de invitación a cotizar la cual debe incluir: nombre del evento, número de operación en GUATECOMPRAS –NOG-, fecha, lugar y hora de recepción de ofertas y solicita firma de Director o puesto equivalente de la dependencia.
Responsable de Compras o puesto equivalente
34.
Publica evento y anexos en el sistema GUATECOMPRAS, debe de ingresar el Número de Identificación Tributaria (NIT) en los documentos que aplique:
1. Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio 2. Bases de Cotización y especificaciones técnicas 3. Dictamen técnico 4. Opinión Jurídica 5. Proyecto de Contrato Administrativo 6. Formulario de Presentación de Oferta 7. Nota de convocatoria a cotizar
Jefe DSAI o puesto equivalente / Responsable de Compras o Responsable
de la Compra
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 274
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
8. Resolución Ministerial de aprobación de documentos de Cotización
9. Criterio de Calificación
Imprime constancia de operación realizada, la adjunta al expediente.
35.
Coordina elaboración de oficio y notificación a los miembros de la Junta de Cotización nombrados sobre la fecha, lugar y hora de recepción de ofertas, así como el número de operación en GUATECOMPRAS –NOG- para que consulte el evento y las bases.
Responsable de Compras o puesto equivalente
36.
Recibe expediente y ofertas en el tiempo establecido según cronograma. Apertura plicas en presencia de los oferentes, identificando al oferente, monto de la oferta, seguro de caución de sostenimiento de oferta con su respectiva certificación de autenticidad y otros datos que la Junta de Cotización considere necesarios. Entrega constancia de recepción de oferta a los proveedores. Suscribe acta de recepción de ofertas y apertura de plicas y traslada copia al Responsable de Compras o Responsable de la Compra para su publicación.
En ausencia de ofertas se levanta acta para hacer del conocimiento de las autoridades y se procederá según lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado.
Junta de Cotización
37.
Coordina la emisión de la certificación de acta de apertura de plicas o copia certificada, y listado de oferentes, publica en sistema GUATECOMPRAS a más tardar dos días hábiles después de la apertura de ofertas, e imprime constancia de la operación.
Responsable de Compras o puesto equivalente
38.
Califica las ofertas verificando aspectos legales de acuerdo a las Bases de Cotización, especificaciones técnicas, ofertas económicas, suscribe acta de adjudicación, resolución de la junta y traslada copia al Jefe DSAI o puesto equivalente.
Junta de Cotización
39.
Certifica el acta de adjudicación y coordina la publicación de la misma y la resolución de la junta en el sistema GUATECOMPRAS respetando los plazos legales establecidos. Ingresa los criterios de evaluación del evento. Imprime constancia de la operación y adjunta al expediente.
Jefe DSAI o puesto equivalente
40.
Monitorea el sistema GUATECOMPRAS para atender inconformidades.
Si se presentan inconformidades, procede a imprimir y entregar a la Junta de Cotización, para que analicen y respondan dentro de los plazos establecidos. Continúa procedimiento.
Si no se presentan inconformidades, notifica electrónicamente a los miembros de la Junta de Cotización, que no ha sido presentada ninguna inconformidad. Continúa en paso No. 44.
Jefe DSAI o puesto equivalente
41.
Recibe inconformidades por parte de los oferentes participantes en el sistema GUATECOMPRAS, dentro del plazo establecido en ley.
Si se presentan inconformidades, debe resolver las mismas dentro del plazo establecido y requiere coordinación de la publicación en el sistema GUATECOMPRAS.
Si no se presentan inconformidades, continúa en el paso No. 44.
Junta de Cotización
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 275
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
42.
Coordina la publicación de respuestas a inconformidades en el sistema GUATECOMPRAS, imprime constancia de operación en el sistema y traslada a la Junta de Cotización.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
43.
Informa por escrito sobre sus actuaciones, adjunta al expediente informe y constancia de respuesta de inconformidades y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Junta de Cotización
44.
Revisa expediente, analiza la documentación y si cumple con los requisitos, redacta proyecto de Resolución Ministerial de adjudicación, según modelo establecido; traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Si no cumple con los requisitos coordina con la Junta de Cotización correspondiente para subsanar los mismos.
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisiciones
45.
Revisa proyecto de resolución y en providencia indica que proceda a firma realizando las correcciones requeridas.
Traslada expediente a la Sección de Eventos de Adquisiciones de la Dirección de Asuntos Administrativos.
Dirección de Asesoría Jurídica
46.
Realiza correcciones a la resolución, elabora informe ejecutivo y traslada al Viceministro del área correspondiente, por medio de oficio firmado por el Director o puesto equivalente de Asuntos Administrativos.
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisiciones
47.
Verifica, si está de acuerdo aprueba lo actuado por la Junta de Cotización, firma y sella resolución ministerial.
Si imprueba lo actuado por la Junta de Cotización, devuelve el expediente para continuar con el proceso según lo que establece la Ley de Contrataciones.
En ambos casos se traslada el expediente a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
48.
Recibe expediente, coordina con la Secretaría General la asignación del número correlativo y fecha a la Resolución Ministerial.
Traslada el expediente a la dependencia interesada en la compra.
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisición
49.
Coordina la publicación en el sistema GUATECOMPRAS dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de emisión de la resolución de adjudicación, imprime constancia de operación en el sistema.
Espera el plazo establecido en ley para interposición de recursos administrativos.
Si recibe notificación de la Secretaría General sobre la existencia de interposición de recurso administrativo, debe emitir informe circunstanciado o la remisión del expediente administrativo.
Si no existe interposición de recursos administrativos, continúa en el paso No. 50.
Responsable de Compras o puesto equivalente
50.
Recibe informe circunstanciado o expediente, realiza el trámite, resolución y notificación correspondiente a los miembros de la Junta de Cotización y oferentes.
Si la resolución establece que no puede continuarse con el evento, se
Secretaría General
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 276
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
procede con lo que establezca la misma.
Si la resolución establece que puede continuar con el evento, traslada el expediente al Director o puesto equivalente de la dependencia interesada.
51.
Recibe expediente y complementa información en el(los) proyecto(s) de contrato(s) administrativo(s) con base a las notificaciones de la(s) resolución(es) respectiva(s), imprime y coordina su revisión y suscripción, una vez cumplido con el plazo para la interposición de recursos y/o resuelto el recurso interpuesto si lo hubiere con las publicaciones correspondientes en el sistema GUATECOMPRAS.
Cuando corresponda, gestiona la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
52.
Redacta oficio de solicitud para revisión de contrato administrativo para la firma de la autoridad correspondiente.
Traslada expediente al Director de Asuntos Administrativos.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
53.
Recibe y gestiona con el Departamento de Gestión de Adquisiciones la revisión del expediente y contrato administrativo y si cumple con los requisitos, mediante providencia traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Si no cumple con los requisitos traslada a la dependencia encargada de la compra para el cumplimiento de los mismos.
Director o puesto equivalente de DAA
54.
Revisa contrato administrativo y mediante providencia indica si proceden o no trasladar a firma y devuelve expediente.
Si no procede a firma, se remite expediente con providencia a la Dirección de Asuntos Administrativos para que el Departamento de Gestión de Adquisiciones proceda con lo solicitado.
Dirección de Asesoría Jurídica
55.
Recibe expediente y traslada al Departamento de Gestión de Adquisiciones, quien coordina la elaboración de la providencia para remitir el expediente a la dependencia responsable de la compra.
Director o puesto equivalente de DAA
56. Solicita el número de contrato e imprime en el papel que cumple con las características legales.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
57.
Gestiona la firma del contrato administrativo del proveedor.
Traslada el expediente mediante oficio a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
58. Recibe expediente y elabora el “Informe Ejecutivo” y traslada al Director de la dependencia interesada.
Departamento de Gestión de Adquisiciones
59. Firma y sella contrato administrativo si está de acuerdo, y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Director de la Dependencia
interesada
60. Recibe expediente y traslada a la dependencia responsable de la compra. Departamento de Gestión
de Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 277
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
61.
Recibe expediente, certifica copia de contrato administrativo y entrega al proveedor adjudicado la copia certificada de contrato administrativo y solicita Seguro de Caución de cumplimiento de contrato debidamente certificado.
Responsable de Compras o puesto equivalente
62. Entrega Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación a la dependencia responsable de la compra.
Proveedor adjudicado
63.
Integra Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación al expediente y traslada expediente a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Responsable de Compras o puesto equivalente
64. Recibe expediente y elabora la Resolución Ministerial de aprobación de contrato, y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Departamento de Gestión de Adquisiciones
65.
Revisa Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato administrativo y en providencia traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos para que lo remita a la Sección de Eventos de Adquisición.
Dirección de Asesoría Jurídica
66.
Realiza las correcciones correspondientes si existen observaciones en el acuerdo, elabora informe ejecutivo con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos, y traslada al Viceministro del área correspondiente.
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisición
67.
Firma y sella Resolución Ministerial de aprobación de contrato
administrativo; remite a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
68.
Recibe expediente y gestiona la asignación de número, fecha y certificación de la Resolución Ministerial con la Secretaría General.
Traslada a la dependencia responsable de la compra.
Departamento de Gestión de Adquisiciones
69.
Ingresa al Portal de CGC Online, para registrar el Contrato de acuerdo a lo establecido en la normativa, adjuntando copia de:
Resolución Ministerial de aprobación de contrato Contrato administrativo Seguro de Caución de Cumplimiento de Contrato
Imprime constancia de aprobación del contrato.
Responsable de Compras o puesto equivalente
70.
Publica en el sistema GUATECOMPRAS constancia de aprobación del contrato de la Contraloría General de Cuentas, contrato administrativo, Resolución Ministerial de aprobación y Seguro de Caución en los plazos establecidos en ley.
Imprime constancia de operación en el sistema y adjunta al expediente.
Responsable de Compras o puesto equivalente
71.
Coordina designación de miembros de la Comisión Receptora y Liquidadora y supervisor cuando aplique, elabora oficio de propuesta solicitud de nombramientos, obtiene firma del Director o puesto equivalente de la dependencia responsable de la compra. Traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos
Responsable de Compras o puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 278
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
72.
Recibe expediente y revisa oficios, y si los integrantes propuestos cumplen con los requisitos, redacta proyecto de Resolución Ministerial de nombramiento de Comisión Receptora y Liquidadora; traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica, mediante oficio con visto bueno del Director o puesto equivalente de Asuntos Administrativos.
Departamento de Gestión de Adquisiciones
73. Revisa proyecto de resolución y en providencia indica si procede o no trasladar a firma.
Dirección de Asesoría Jurídica
74.
Recibe el proyecto de resolución y providencia de la Dirección de Asesoría Jurídica.
Si la providencia indica que la resolución procede a firma, realiza correcciones requeridas cuando aplique, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Viceministro del área correspondiente con visto bueno del Director o puesto equivalente de Asuntos Administrativos.
Si la providencia indica que la resolución no procede a firma, atiende lo indicado.
Departamento de Gestión de Adquisiciones
75. Firma y sella Resolución Ministerial e instruye su traslado a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
76.
Recibe expediente y gestiona la asignación de número, fecha, y certificación de la Resolución con la Secretaría General.
Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora la resolución de nombramiento.
Traslada expediente a la dependencia responsable de la compra.
Departamento de Gestión de Adquisiciones
77. Coordina con la Comisión Receptora y Liquidadora la entrega del expediente para la recepción y liquidación del contrato.
Responsable de Compras o puesto equivalente
78.
Verifica el bien, insumo o servicio conforme las especificaciones establecidas en el contrato administrativo; si está conforme recibe el bien, insumo o servicio y la factura, suscribe acta de recepción. En el caso de los bienes y/o insumos realiza suscripción de acta según procedimiento “Ingreso a almacén”.
Si no está conforme, rechaza el bien, insumo o servicio y suscribe acta especificando el motivo del rechazo y a criterio de la comisión según sea el caso resuelve.
Traslada expediente mediante oficio al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos de la Dependencia Solicitante.
Comisión Receptora y Liquidadora
79.
Coordina el pago correspondiente al proveedor, integra los documentos de soporte al expediente según procedimiento “Ejecución por Acreditamiento en Cuenta” y cuando proceda la finalización del contrato traslada a la Comisión Receptora y Liquidadora.
Jefe DSAI o puesto equivalente
80.
Verifica los documentos de soporte de pago, si están completos los documentos suscribe acta de liquidación y elabora informe dirigido al Viceministro del área correspondiente sobre la recepción y liquidación del bien, insumo o servicio. Si no están completos solicita a la
Comisión Receptora y Liquidadora
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 279
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
dependencia la integración de los documentos faltantes.
Traslada expediente de liquidación a la Dirección de Asuntos Administrativos.
81.
Recibe y revisa expediente, analiza la documentación y si cumple con los requisitos, coordina la elaboración de la Resolución Ministerial de aprobación de recepción y liquidación; traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Si no cumple con los requisitos devuelve el expediente a la dependencia responsable de la compra para que lo traslade a la comisión Receptora y Liquidadora con el fin de realizar las correcciones o adicionar los documentos faltantes.
Departamento de Gestión de Adquisiciones
82. Revisa resolución y en providencia traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Dirección de Asesoría Jurídica
83.
Recibe expediente y realiza correcciones señaladas por la Dirección de Asesoría Jurídica si las hubiera, coordina la elaboración del “Informe Ejecutivo” y traslada al Viceministro del área correspondiente.
Departamento de Gestión de Adquisiciones
84. Firma y sella Resolución Ministerial y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
85.
Recibe y gestiona la asignación de número, fecha, y certificación de la Resolución Ministerial en coordinación con la Secretaría General. Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora, y proveedor sobre la resolución. Traslada expediente a la dependencia responsable de la compra.
Departamento de Gestión de Adquisiciones
86. Recibe el expediente para archivo y custodia. Responsable de Compras o
Puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 280
Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (1 de 12)
Responsable de Compras/Puesto equivalente SolicitanteJefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o equivalente
INICIO
Inicia proceso de cotización con base al PACC vigente y autorizado, y a la programación de compras que se
derive de mismo.
Coordina con el solicitante la
revisión de las especificaciones
técnicas para corroborar el código
de insumo. Si no existe el código,
procede a gestionar la creación del
mismo
Elabora solicitud de compra y/o
contratación de servicios, adjunta especificaciones técnicas y otros
anexos que correspondan
Gestiona aprobación de la
solicitud ante Director o
Subdirector correspondiente
Recibe solicitud y documentos
anexos, revisa la informaciòn
¿Cumple requisitos?
No
Rechaza y requiere correcciones o documentación
adicional
Realiza o gestiona modificaciones y/o
documentación adicional
A
A
Elabora proyecto de bases, consolida especificaciones técnicas, solicita
dictamen técnico, según corresponda
Sí
Elabora proyecto de contrato
administrativo y oficio de solicitud
de nombramientos para integrar Junta
de Cotización
Gestiona la elaboración del
dictamen presupuestario
Emite dictamen presupuestario
1
Coordina con los solicitantes para
que procedan con la elaboración de la
Solicitud de Compra y/o Contratación de
Servicio
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 281
Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (2 de 12 )
Responsable de Compras/Puesto equivalenteJefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones
DAA
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
InternosÁrea especializada externa
Traslada expediente de compra foliado y
oficio
1
Coordina el análisis del expediente de compra, verifica
proyecto de bases y criterios de
calificación y ponderación
Traslada expediente con las
observaciones correspondientes
Recibe expediente, autoriza y coordina la publicación del proyecto de bases
Publica proyecto de bases en
GUATECOMPRAS
Imprime constancia que genera
GUATECOMPRAS e integra al
expediente y revisa si existen
comentarios
¿Existen comentarios o sugerencias en
el sistema?
Recibe comentarios o sugerencias y determina si la
respuesta es resuelta a nivel
interno o externo
Sì
Respuesta de la consulta
Gestiona respuesta a nivel interno, con
el personal correspondiente
Nivel interno
Traslada al área correspondiente
con visto bueno del Director o Sudirector
Nivel externo
Analiza y da respuesta al
comentario o sugerencia
3
2No
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 282
Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (3 de 12)
Director o Subdirector de la Dirección interesada
Responsable de Compras/puesto equivalente
Dirección de Asesoría Jurídica
Recibe respuesta y traslada
3
Recibe respuesta y analiza
conjuntamente con el Jefe de DESAI, para visto bueno
Coordina la publicación de la
respuesta aclaratoria en
GUATECOMPRAS. Imprime constancia generada y adjunta
expediente
Integra observaciones recibidas que procedan al
Proyecto de Bases de Cotización
Integra el expediente con
información según procedimiento, para solicitud de opinión
jurídica. Elabora oficio y gestiona las
firmas correspondientes Analiza expediente
de compra, emite opinión jurídica y
traslada
Solicita a las diferentes
Direcciones del MINFIN la
designación para formar parte de la Junta de Cotización
2
Recibe expediente de compra, oficios
de respuesta de nombramiento de
Junta de Cotización
Coordina modificaciones u
observaciones propuestas por la
Dirección de Asesoría Jurídica
4
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 283
Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (4 de 12)
Responsable de Compras/puesto equivalente
Director o Subdirector de la Dependencia
Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisición
Elabora “formulario de presentación de oferta” y gestiona
firma del Director o Subdirector
4
5
Integra expediente con los documentos
según procedimiento
Elabora oficio de aprobación de formulario de
presentación de oferta, bases de
cotización, especificaciones
técnicas y nombramiento de la
Junta
Revisa y firma oficio de solicitud de aprobación de
documentos, así como el formulario de presentación de
oferta
Traslada expediente foliado a la
Dirección de Asuntos
Administrativos
Recibe expediente y traslada a la Sección
de Eventos de Adquisiciones
Elabora proyecto de providencia y traslada a la Dirección de
Asesoría Jurídica
Revisa expediente, analiza
documentación y si cumple redacta
proyecto de resolución
ministerial de aprobación de
Bases de Cotización y Resolución
Ministerial de nombramiento de
Junta de Cotización
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 284
Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (5 de 12)
Dirección de Asesoría JurídicaCoordinador de la Sección de
Eventos de AdquisiciónViceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
Responsable de Compras/Puesto equivalente
Revisa proyecto de resoluciones y en
providencia indica si proceden o no
trasladar a firma
5
6
Realiza correcciones a las resoluciones si
hubiere, elabora informe ejecutivo y traslada con visto
bueno del Director o Subdirector de la
DAA
Firma y sella resoluciones
ministeriales y traslada a la DAA
Recibe expediente y coordina con la
Secretaría General la asignación del correlativo a las
resoluciones
Coordina la notificación de la
resolución de nombramiento a los
integrantes de la Junta de Cotización
Integra al expediente las
células de notificación y
certificaciones de las resoluciones
para enviarlas a la Dirección solicitante
Actualiza cronograma de
actividades en las Bases de Cotización,
redacta nota de convocatoria de
invitación a cotizar y gestiona firma del
Director o Subdirector de la
Dependencia
Publica evento y anexos en
GUATECOMPRAS
Imprime constancia de operación
realizada y adjunta al expediente
Coordina elaboración de
oficio y notificación a los miembros de
la Junta de Cotización
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 285
Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (6 de 12)
Junta de CotizaciónResponsable de Compras,
puesto equivalenteJefe DSAI o puesto equivalente
Recibe expediente y ofertas en el tiempo
establecido, apertura plicas en presencia de los
oferentes
6
7
Entrega constancia de recepción de
oferta a los proveedores
suscribe acta de recepción de ofertas y apertura de plicas,
traslada copia
Coordina la emisión de la certificación
de acta de apertura de plicas o copia
certificada y listado de oferentes
Publica en GUATECOMPRAS e imprime constancia
de la operación
Califica las ofertas, suscribe acta de
adjudicación, resolución de la Junta y traslada
copiaCertifica el acta de
adjudicación y coordina la
publicación de la misma y resolución
de la Junta en GUATECOMPRAS
Ingresa los criterios de evaluación del evento, imprime constancia de la
operación y adjunta al expediente
Monitorea el sistema de
GUATECOMPRAS, para atender
inconformidades
¿Se presentan inconformidades?
Imprime las inconformidades y entrega a la Junta
de Cotización, para atenderlas
Sí
Notifica electrónicamente a los miembros de la Junta de Cotización
que no existen inconformidades
No
Recibe inconformidades y
resuelve las mismas en el plazo según
Ley y requiere coordinación de la
publicación en GUATECOMPRAS
8
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 286
Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (7 de 12)
Responsable de Compras/Puesto equivalente
Junta de CotizaciónCoordinador de la Sección de
Eventos de AdquisicionesDirector de Asesoría Jurídica
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
Coordina la publicación de respuestas a
inconformidades en GUATECOMPRAS, e imprime constancia
de la operación y traslada
7
Informa por escrito sobre sus
actuaciones, adjunta al
expediente el informe y
constancia de respuesta de
inconformidades
Revisa expediente, analiza la
documentación y si cumple redacta
proyecto de resolución
ministerial de adjudicación
8
Revisa proyecto de resolución, emite
providencia indicando que procede firma,
cuando proceda requiere
correcciones
Realiza correcciones cuando proceda, elabora informe
ejecutivo y traslada por medio de oficio
firmado por el Director o puesto
equivalente de Asuntos
AdministrativosAprueba lo actuado
por la Junta de Cotización, firma y sella la resolución
ministerial, o imprueba
Coordina con la Secretaría General la asignación del
correlativo y fecha a la resolución ministerial
Coordina la publicación en
GUATECOMPRAS, imprime constancia
de la operación y espera el plazo
establecido en ley para interposición
de recursos administrativos
¿Existe interposición de
recursos?
Recibe notificación de la Secretaría General y emite
informe circunstanciado o la
remisión del expediente
administrativo
Sí
No
9
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 287
Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (8 de 12)
Secretaría GeneralResponsable de Compras/
puesto equivalenteDirector o Subdirector DAA Director de Asesoría Jurídica
Recibe informe circunstanciado o
expediente, realiza el trámite,
resolución y notificación
correspondiente a los miembros de la Junta de Cotización
y oferentes
9
Recibe expediente y complementa
información en el proyecto de
contrato administrativo
Imprime y coordina su revisión y
suscripción una vez cumplido el plazo
de ley y/o resuelto el recurso
interpuesto si lo hubiere con las
publicaciones en GUATECOMPRAS
Cuando corresponda,
gestiona la constancia de disponibilidad
presupuestaria -CDP-
Redacta oficio de solicitud para
revisión de contrato administrativo de la
autoridad correspondiente
Gestiona con el Departamento de
Gestión de Adquisiciones la
revisión del expediente y
contrato administrativo
Revisa y traslada mediante
providencia a la Dirección de
Asesoría Jurídica. Si no cumple, traslada
a dependencia encargada de la compra para el cumplimiento
respectivo
Revisa contrato administrativo y
mediante providencia indica si
proceden o no trasladar a firma
Recibe expediente y traslada al
Departamento de Gestión de
Adquisiciones, quien coordina la elaboración de la providencia para
remitir expediente
Solicita número de contrato e imprime en el papel con las
características legales
10
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 288
Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (9 de 12)
Responsable de Compras/Puesto equivalente
Departamento de Gestión de Adquisiciones
Director de la dependencia interesada
Director de Asesoría Jurídica
Gestiona la firma del contrato
administrativo del proveedor; traslada mediante oficio a la
DAA
10
11
Recibe expediente y elabora el informe ejecutivo y traslada
Firma y sella contrato
administrativo y traslada a la DAA
Recibe expediente y traslada a la dependencia
responsable de la compra
Certifica copia de contrato
administrativo y entrega al proveedor
adjudicado la copia certificada y solicita seguro de caución de cumplimiento,
debidamente certificado
Integra seguro de caución de
cumplimiento de contrato y
certificación, al expediente cuando el proveedor haga
entrega del mismo y traslada a la DAA
Elabora el Resolución
Ministerial de aprobación de
contrato, traslada
Revisa resolución ministerial de aprobación de contrato y con
providencia traslada a la DAA
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 289
Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (10 de 12)
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisición
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
Departamento de Gestión de Adquisiciones
Responsable de compra/puesto equivalente
Realiza las correcciones
correspondientes en el acuerdo
cuando existan observaciones,
elabora informe ejecutivo con visto
bueno de la Autoridad
Administrativa Superior de la DAA y
traslada
11
Firma y sella resolución
ministerial de aprobación de
contrato administrativo, remite a la DAA
Recibe expediente y gestiona la
asignación de número, fecha y certificación del
Acuerdo Ministerial con la Secretaría
General
Ingresa al portal de CGC online, registra
contrato según normativa,
adjuntando copia de Acuerdo Ministerial,
Contrato Administrativo y
Seguro de Caución
Imprime constancia de aprobación del
contrato
Publica constancia de aprobación del
contrato de la Contraloría General
de Cuentas, contrato
administrativo, acuerdo ministerial
de aprobación y seguro de caución
en GUATECOMPRAS
Imprime constancia de operación en el
sistema y adjunta al expediente
Coordina designación de miembros de la
comisión receptora y liquidadora y
supervisor cuando aplique
Elabora oficio de solicitud de
nombramientos, obtiene firma del
Director o Subdirector de la
dependencia responsable de la
compra
Recibe expediente y revisa oficios,
redacta proyecto de resolución
ministerial de nombramiento de
comisión receptora y liquidadora.
Coordina con el Jefe de DESAI para los
registros presupuestarios
correspondientes
Traslada a la Dirección de
Asesoría Jurídica mediante oficio con
visto bueno del Director o
Subdirector de la DAA
12
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 290
Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (11 de 12)
Dirección de Asesoría Jurídica
Departamento de Gestión de Adquisiciones
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
Responsable de Compras/Puesto equivalente
Comisión Receptora y Liquidadora
Revisa proyecto de resolución y en
providencia indica si procede o no
trasladar a firma
12
Recibe el proyecto de resolución y
providencia, realiza correcciones
cuando proceda, elabora informe
ejecutivo y traslada al Despacho
Ministerial con visto bueno del Director o Subdirectorde la
DAA
Firma y sella resolución
ministerial e instruye traslado a
la DAA
Gestiona la asignación de
número, fecha y certificación de la resolución con la
Secretaria General
Notifica a los integrantes de la
Comisión Receptora y Liquidadora la
resolución de nombramiento y
traslada expediente
Coordina con la Comisión Receptora
y Liquidadora la entrega del expediente
Verifica el bien, insumo o servicio
conforme las especificaciones en
el contrato administrativo
Si está conforme recibe el bien,
insumo o servicio y la factura, suscribe acta de recepción.
En caso no esté conforme rechaza el
bien, insumo o servicio y suscribe acta especificando motivo de rechazo
En el caso de los bienes y/o insumos realiza suscripción
de acta según procedimiento
“Ingreso a Almacén”
Traslada expediente mediante oficio a la
dependencia responsable de la
compra
13
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 291
Compra por Cotización de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (12 de 12)
Jefe Departamento de Servicios Administrativos
Internos
Comisión Receptora y Liquidadora
Departamento de Gestión de Adquisiciones
Dirección de Asesoría Jurídica
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
Coordina el pago correspondiente al proveedor, integra los documentos de
soporte al expediente según
procedimiento “Ejecución por
Acreditamiento en Cuenta”, cuando
proceda la finalización del
contrato traslada a la Comisión Receptora
13
Verifica los documentos de
soporte de pago, si están completos suscribe acta de
liquidación y elabora informe
dirigido a la Viceministro
correspondiente. Cuando proceda,
solicita la integración de los
documentos faltantes
Traslada expediente de liquidación a la
DAA
Revisa y analiza la documentación del
expediente, coordina la
elaboración de la resolución
ministerial de aprobación de
recepción y liquidación. Si no cumple devuelve expediente para
completar los requisitos
Revisa resolución y en providencia
traslada a la DAA
Recibe expediente, realiza correcciones
señaladas si las hubiera, coordina la
elaboración del Informe Ejecutivo
Firma y sella resolución
ministerial y traslada a la DAA
Gestiona la asignación de
número, fecha y certificación de la
resolución ministerial en
coordinación con la Secretaría General
Notifica a los integrantes de la
Comisión Receptora y Liquidadora y
proveedor sobre la resolución, traslada
expediente
Recibe y traslada expediente al
Responsable de Compras/Puesto Equivalente, para archivo y custodia
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 292
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Proceso de Adquisiciones 04 1 de 25
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades necesarias para realizar adquisiciones de insumos y contratación de servicios bajo la modalidad de compra por licitación, en el marco de las leyes y normativas aplicables.
Inicia: Inicia proceso de licitación con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-vigente y autorizado, y a la programación de compras que se derive del mismo.
Finaliza: Archivo y custodia del expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
a. Constitución Política de la República de Guatemala b. Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento c. Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento d. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente e. Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
GUATECOMPRAS f. Ley Contra la Corrupción g. Reglamento Orgánico Interno del MINFIN h. Guía de Sistema de Gestión y Pre orden de Compra i. Acuerdo A-038-2016, Acuerdo de la Contraloría General de Cuentas para envío digital de Contratos j. Acuerdo Ministerial 365-2016 del Ministerio Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
a) El Subdirector o puesto equivalente podrá realizar funciones asignadas al Director o puesto equivalente, según designación.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Inicia proceso de licitación con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-vigente y autorizado, y a la programación de compras que se derive del mismo.
Jefe Administrativo y/o Responsable de Compras o
puesto equivalente
2.
Coordina con el solicitante la revisión de las especificaciones técnicas en el caso de equipos, suministros y/o servicios especializados para corroborar el código de insumo. Si no existe el código, procede a gestionar la creación del mismo.
Responsable de Compras o puesto equivalente
3.
Coordina con los solicitantes para que procedan con la elaboración de la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, y la programación de entregas en los casos de recepciones parciales.
Responsable de Compras o puesto equivalente
4.
Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, llenando la información requerida.
Asimismo, debe adjuntar como anexo a la solicitud de compra las especificaciones técnicas, planos, diagramas u otros que fueran
Solicitante
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 293
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
necesarios, la programación de entregas en los casos de recepciones parciales, criterios de calificación.
Gestiona la aprobación de la solicitud por el Director o puesto equivalente de la dependencia correspondiente.
Traslada “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos anexos al Responsable de Compras o Responsable de la Compra.
5.
Recibe solicitud de “Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos anexos y revisa la información que forma parte del expediente. Si no cumple, rechaza y requiere al solicitante que realice correcciones o elabore un nuevo formulario, o que adjunte documentos pendientes.
Si la información es correcta elabora los documentos y actividades siguientes, de conformidad con la normativa legal vigente:
Proyecto de Bases de Licitación de acuerdo a los requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones y Reglamento.
Consolida especificaciones técnicas y solicita dictamen técnico según corresponda.
Proyecto de contrato administrativo. Oficios de solicitud de nombramientos del personal para integrar
Junta de Licitación y sus respectivos suplentes velando para que se cumpla con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado.
Gestiona la elaboración del Dictamen Presupuestario.
Nota: Deben utilizarse los modelos establecidos para la elaboración de los documentos cuando aplique.
Responsable de Compras o puesto equivalente
6.
Emite dictamen presupuestario según lo indicado en el artículo No. 15 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y traslada a Responsable de Compras.
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos o
puesto equivalente
7.
Traslada expediente de compra debidamente foliado (Solicitud de Compra, especificaciones técnicas, proyecto de bases de licitación) y oficio a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Responsable de Compras o puesto equivalente
8.
Coordina el análisis del expediente de compra, verificando que el proyecto de bases de licitación cumpla con los requisitos fundamentales, no fundamentales y verifica que los criterios de calificación y ponderación estén correctamente formulados de acuerdo lo indicado por la Ley de Contrataciones del Estado; revisa oficios de solicitud de nombramiento de Junta de Licitación.
Traslada expediente a la dependencia interesada con las observaciones correspondientes.
Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones
9.
Recibe expediente, autoriza y coordina la publicación del proyecto de bases en el Sistema de Información y Contrataciones del Estado –GUATECOMPRAS-.
Jefe DSAI o puesto equivalente
10. Recibe expediente y publica el proyecto de bases en el sistema GUATECOMPRAS, el cual debe permanecer publicado por un plazo no
Responsable de Compras o puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 294
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
menor de tres días para la recepción de comentarios o sugerencias que permita mejorar su contenido, imprime constancia que genera el sistema GUATECOMPRAS e integra al expediente.
Si no hay comentarios o sugerencias continúa en el paso No. 21 del procedimiento.
Si hay comentarios o sugerencias, se realizan las consultas correspondientes (administrativo, legal, técnico, otros).
11.
Recibe comentarios o sugerencias, y en función de la complejidad determina si la respuesta puede ser resuelta de forma interna por la Dependencia o área especializada externa.
Si la respuesta puede ser resuelta dentro de la Dependencia traslada respuesta a la persona correspondiente y continúa en el paso No. 13.
Si se requiere consultar a área especializada externa traslada al área correspondiente con visto bueno del Director o puesto equivalente de la dependencia.
Responsable de Compras o puesto equivalente
12. Analiza y da respuesta al comentario o sugerencia y traslada al Director o puesto equivalente de la dependencia interesada.
Área especializada externa
13. Recibe respuesta y traslada al Responsable de Compras o Responsable de la Compra.
Director o puesto equivalente de la
dependencia interesada
14. Recibe la respuesta y analiza conjuntamente con el Jefe DSAI para su visto bueno.
Responsable de Compras/ Puesto equivalente
15.
Coordina la publicación de la respuesta aclaratoria a través del sistema GUATECOMPRAS, en un plazo no mayor de tres días hábiles de concluida la fase de consulta pública del proyecto de bases, imprime constancia generada y adjunta al expediente.
Jefe DSAI y Responsable de Compras o Responsable de
la Compra
16. Integra observaciones recibidas que procedan al Proyecto de Bases de Licitación.
Responsable de Compras o puesto equivalente
17.
Integra el expediente para solicitud de dictamen jurídico con la siguiente información:
1. Proyecto de Bases de Licitación 2. Proyecto de Formulario de Presentación de Oferta 3. Proyecto de Contrato 4. Dictamen Técnico 5. Dictamen Presupuestario
Elabora oficio y obtiene firmas correspondientes para su traslado a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Responsable de Compras o puesto equivalente
18. Analiza expediente de compra, emite opinión jurídica y traslada al Director o puesto equivalente de la dependencia Interesada.
Dirección de Asesoría Jurídica
19. Solicita a las diferentes Direcciones que integran el Ministerio de Finanzas Públicas, la designación de los servidores públicos que formarán parte de la Junta de Licitación, titular y suplente, siendo la
Director o puesto equivalente de la
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 295
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
autoridad competente la responsable de verificar la idoneidad de los servidores públicos nombrados. Adjuntando el historial laboral proporcionado por la Dirección de Recursos Humanos.
dependencia interesada
20.
Recibe expediente de compra, oficios de respuesta de nombramiento de Junta de Licitación y traslada al Responsable de Compras o Responsable de la Compra.
Director o puesto equivalente de la
dependencia interesada
21. Coordina modificaciones u observaciones propuestas por la Dirección de Asesoría Jurídica y continúa con el trámite.
Responsable de Compras o puesto equivalente
22. Elabora “Formulario de Presentación de Oferta” y obtiene firma del Director o puesto equivalente de la dependencia.
Responsable de Compras o puesto equivalente
23.
Integra expediente con los documentos siguientes:
1. Solicitud(es) de Compra y/o Contratación de Servicio 2. Bases de Licitación 3. Especificaciones técnicas 4. Dictamen técnico 5. Dictamen Presupuestario 6. Opinión Jurídica 7. Modelo de Contrato Administrativo 8. Formulario de Presentación de Oferta 9. Constancia de respuestas aclaratorias (si aplica) 10. Constancias generadas por el sistema GUATECOMPRAS 11. Oficios de solicitud de propuestas para la integración de la
Junta de Licitación 12. Respuesta al oficio de solicitud de propuestas para la Junta de
Licitación en que se haga constatar la idoneidad, en el ámbito de aplicación y adjunte historial laboral
Adicional a la información anterior el expediente debe contener todos los documentos generados desde su inicio.
Responsable de Compras o puesto equivalente
24.
Redacta oficio de solicitud de aprobación de Formulario de Presentación de Oferta, Bases de Licitación, Especificaciones Técnicas y nombramiento de la Junta de Licitación y traslada al Director o puesto equivalente de la dependencia.
Responsable de Compras o puesto equivalente
25.
Revisa y firma oficio de solicitud de aprobación de documentos, así como el “Formulario de Presentación de Oferta”. Devuelve expediente a Responsable de Compras.
Director o puesto equivalente de la
dependencia
26. Recibe y traslada expediente foliado al Departamento de Gestión de Adquisiciones.
Responsable de Compras o puesto equivalente
27. Recibe expediente, revisa y traslada al Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisición.
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones
28.
Revisa expediente, analiza la documentación y si cumple con los requisitos, redacta proyecto de Resolución Ministerial de aprobación de Bases de Licitación y Resolución Ministerial de nombramiento de Junta de Licitación, utilizando los modelos establecidos. Elabora proyecto de providencia y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisición
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 296
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Si no cumple con los requisitos, traslada expediente a la Dirección Solicitante para que realice las correcciones o adicione los documentos faltantes.
29. Revisa proyecto de resoluciones y en providencia indica si proceden o no trasladar a firma.
Dirección de Asesoría Jurídica
30.
Coordina con el Departamento de Gestión de Adquisiciones para el cumplimiento de requisitos, si la providencia indica que las resoluciones no proceden a firma.
Si la providencia indica que las resoluciones proceden a firma, realiza correcciones a las resoluciones si hubiere, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Despacho Ministerial con visto bueno del Director o puesto equivalente de Asuntos Administrativos.
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisición
31. Firma y sella resoluciones ministeriales y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Ministro
32.
Recibe expediente, coordina con la Secretaría General la asignación del número correlativo a las Resoluciones Ministeriales. Coordina la notificación a los integrantes de la Junta de Licitación la resolución de nombramiento.
Integra al expediente las cédulas de notificación y certificaciones de las resoluciones para el envío del mismo a la Dirección Solicitante.
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisición
33.
Actualiza cronograma de actividades en las Bases de Licitación, redacta nota de convocatoria de invitación a licitar la cual debe incluir: nombre del evento, número de operación en GUATECOMPRAS -NOG-, fecha, lugar y hora de recepción de ofertas y solicita firma del Director o puesto equivalente de la Dependencia.
Responsable de Compras o puesto equivalente
34.
Publica evento y anexos en el sistema GUATECOMPRAS debe de ingresar el Número de Identificación Tributaria (NIT) en los documentos que aplique:
1. Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio 2. Bases de Licitación y especificaciones técnicas 3. Dictamen técnico 4. Dictamen Presupuestario 5. Opinión Jurídica 6. Proyecto de Contrato Administrativo 7. Formulario de Presentación de Oferta 8. Nota de convocatoria a licitar 9. Resolución Ministerial de aprobación de documentos de
Licitación 10. Criterio de Calificación
Imprime constancia de operación realizada, la adjunta al expediente y coordina con la Dirección de Comunicación Social la publicación en el Diario de Centroamérica.
Jefe DSAI o puesto equivalente y Responsable
de Compras o puesto equivalente
35.
Coordina elaboración de oficio y notificación a los miembros de la Junta de Licitación nombrados sobre la fecha, lugar y hora de recepción de ofertas, así como el número de operación en GUATECOMPRAS -NOG- para que consulte el evento y las bases. Solicita capacitación al
Responsable de Compras o puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 297
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Departamento de Gestión de Adquisiciones para los integrantes de la Junta de Licitación.
36.
Recibe expediente y ofertas en el tiempo establecido según cronograma. Apertura plicas en presencia de los oferentes, identificando al oferente, monto de la oferta, seguro de caución de sostenimiento de oferta con su respectiva certificación de autenticidad y otros datos que la Junta de Licitación considere necesarios. Entrega constancia de recepción de oferta a los proveedores. Suscribe acta de recepción de ofertas y apertura de plicas y traslada al Responsable de Compras o Responsable de la Compra para su publicación.
En ausencia de ofertas se levanta acta para hacer del conocimiento de las autoridades y se procederá según lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado.
Junta de Licitación
37.
Coordina la emisión de la certificación de acta de apertura de plicas o copia certificada y listado de oferentes, publica en sistema GUATECOMPRAS el acta de apertura y seguro de sostenimiento de oferta, a más tardar dos días hábiles después de la apertura de ofertas, e imprime constancia de la operación.
Responsable de Compras o puesto equivalente
38.
Califica las ofertas verificando aspectos legales de acuerdo a las Bases de Licitación, especificaciones técnicas, ofertas económicas, suscribe acta de adjudicación y traslada copia de las plicas presentadas al Jefe DSAI o puesto equivalente, para su resguardo.
Junta de Licitación
39.
Emite certificación de acta de adjudicación o copia certificada, y coordina la publicación en el sistema GUATECOMPRAS respetando los plazos legales establecidos, ingresa los criterios de evaluación del evento. Imprime constancia de la operación y adjunta al expediente.
Jefe DSAI o puesto equivalente
40.
Monitorea el sistema GUATECOMPRAS para atender inconformidades.
Si existen, procede a imprimir y entregar a la Junta de Licitación, para que analicen y respondan.
Si no existen, notifica electrónicamente a los miembros de la Junta de Licitación, que no ha sido presentada ninguna inconformidad.
Jefe DSAI o puesto equivalente
41.
Recibe inconformidades por parte de los oferentes participantes en el sistema GUATECOMPRAS, dentro del plazo establecido en ley.
Si se presentan inconformidades, debe resolver las mismas dentro del plazo establecido y requiere publicación en el sistema GUATECOMPRAS al Jefe DSAI.
Si no se presentan inconformidades, continúa en el paso No. 43.
Junta de Licitación
42.
Coordina la publicación de respuestas a inconformidades en el sistema GUATECOMPRAS, imprime constancia de operación en el sistema y traslada a la Junta de Licitación.
Responsable de Compras o puesto equivalente
43.
Informa por escrito sobre sus actuaciones, adjunta al expediente informe y constancia de respuesta de inconformidades y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Junta de Licitación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 298
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
44.
Revisa expediente, analiza la documentación y si cumple con los requisitos, redacta proyecto de Resolución Ministerial de adjudicación, según modelo establecido; traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Si no cumple con los requisitos coordina con la Junta de Licitación correspondiente para subsanar los mismos.
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisiciones
45.
Revisa proyecto de resolución y en providencia indica que proceda a firma realizando las correcciones requeridas.
Traslada expediente a la Sección de Eventos de Adquisiciones de la Dirección de Asuntos Administrativos.
Dirección de Asesoría Jurídica
46.
Realiza correcciones a la resolución, elabora informe ejecutivo y traslada al Despacho Ministerial, por medio de oficio firmado por el Director o puesto equivalente de Asuntos Administrativos.
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisiciones
47.
Verifica, si está de acuerdo, aprueba lo actuado por la Junta de Licitación, firma y sella resolución ministerial.
Si imprueba lo actuado por la Junta de Licitación, devuelve el expediente para continuar con el proceso según lo que establece la Ley de Contrataciones.
En ambos casos se traslada el expediente a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Ministro
48.
Recibe expediente, coordina con la Secretaría General la asignación del número correlativo y fecha a la Resolución Ministerial.
Traslada el expediente a la dependencia encargada de la compra.
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisición
49.
Coordina la publicación en el sistema GUATECOMPRAS dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de emisión de la resolución de adjudicación, imprime constancia de operación en el sistema.
Espera el plazo establecido en ley para la interposición de recursos administrativos.
Si recibe notificación de la Secretaría General sobre la existencia de interposición de recurso administrativo, debe emitir informe circunstanciado o la remisión del expediente administrativo.
Si no existe interposición de recursos administrativos, continúa en el paso No. 49.
Responsable de Compras o puesto equivalente
50.
Recibe informe circunstanciado o expediente, realiza el trámite, resolución y notificación correspondiente a los miembros de la Junta de Licitación y oferentes.
Si la resolución establece que no puede continuarse con el evento, se procede con lo que establezca la misma.
Si la resolución establece que puede continuar con el evento, traslada el expediente al Director o puesto equivalente de la Dependencia interesada.
Secretaría General
51. Recibe expediente y complementa información en el(los) proyecto(s) de contrato(s) administrativo(s) con base a las notificaciones de la(s) resolución(es) respectiva(s), imprime y coordina su suscripción, una vez
Responsable de Compras o puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 299
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
cumplido con el plazo para la interposición de recursos y/o resuelto el recurso interpuesto si lo hubiere con las publicaciones correspondientes en el sistema GUATECOMPRAS.
Cuando corresponda, gestiona la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-.
52.
Redacta oficio de solicitud para firma de contrato administrativo del Viceministro del área correspondiente.
Traslada expediente al Director o puesto equivalente de Asuntos Administrativos.
Responsable de Compras o puesto equivalente
53.
Recibe y gestiona con el Departamento de Gestión de Adquisiciones la revisión del expediente y contrato administrativo y si cumple con los requisitos, mediante providencia traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Si no cumple con los requisitos traslada a la dependencia encargada de la compra para el cumplimiento de los mismos.
Director o puesto equivalente de DAA
54.
Revisa contrato administrativo y mediante providencia indica si proceden o no trasladar a firma y devuelve expediente.
Si no procede a firma, se remite expediente con providencia a la Dirección de Asuntos Administrativos para que el Departamento de Gestión de Adquisiciones proceda con lo solicitado
Dirección de Asesoría Jurídica
55.
Recibe expediente y traslada al Departamento de Gestión de Adquisiciones, quien coordina la elaboración de la providencia para remitir el expediente a la dependencia responsable de la compra.
Director o puesto equivalente de DAA
56.
Solicita el número de contrato e imprime en el papel que cumple con las características legales y traslada al Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisiciones.
Responsable de Compras o puesto equivalente
57.
Gestiona la firma del contrato administrativo del proveedor.
Traslada el expediente mediante providencia a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Responsable de Compras o puesto equivalente
58. Recibe expediente y elabora el “Informe Ejecutivo” y traslada al Viceministro del área correspondiente.
Departamento de Gestión de Adquisiciones
59. Firma y sella contrato administrativo si está de acuerdo, y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
60. Recibe expediente y traslada a la dependencia responsable de la compra.
Departamento de Gestión de Adquisiciones
61.
Recibe expediente, certifica copia de contrato administrativo y entrega al proveedor adjudicado la copia certificada de contrato administrativo y solicita Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación.
Responsable de Compras o puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 300
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
62. Entrega Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación a la dependencia responsable de la compra.
Proveedor adjudicado
63. Integra Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación y traslada expediente a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Responsable de Compras o puesto equivalente
64. Recibe expediente y elabora el Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato, y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Departamento de Gestión de Adquisiciones
65. Revisa Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato administrativo y en providencia traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Dirección de Asesoría Jurídica
66.
Realiza las correcciones correspondientes si existen observaciones en el acuerdo, elabora informe ejecutivo con visto bueno del Director o puesto equivalente de Asuntos Administrativos, y traslada al Despacho Ministerial.
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisición
67. Refrenda y sella el Acuerdo Ministerial y traslada al Despacho Ministerial.
Viceministro que corresponda
68. Firma y sella Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato administrativo; remite a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Ministro
69.
Recibe expediente y gestiona la asignación de número, fecha y certificación del Acuerdo Ministerial con la Secretaría General.
Traslada a la dependencia responsable de la compra.
Departamento de Gestión de Adquisiciones
70.
Ingresa al Portal de CGC Online, para registrar el Contrato de acuerdo a lo establecido en la normativa, adjuntando copia de:
Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato Contrato administrativo Seguro de Caución de Cumplimiento de Contrato
Imprime constancia de aprobación.
Responsable de Compras o puesto equivalente
71.
Publica en el sistema GUATECOMPRAS constancia de aprobación del contrato de la Contraloría General de Cuentas, contrato administrativo, Acuerdo Ministerial de aprobación y Seguro de Caución en los plazos establecidos en ley.
Imprime constancia de operación en el sistema y adjunta al expediente.
Responsable de Compras o puesto equivalente
72.
Coordina designación de miembros de la Comisión Receptora y Liquidadora y supervisor cuando aplique, elabora oficio de solicitud de nombramientos, obtiene firma del Director o puesto equivalente de la dependencia responsable de la compra. Traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Responsable de Compras o puesto equivalente
73.
Recibe expediente y revisa oficios, y si los integrantes propuestos cumplen con los requisitos, redacta proyecto de Resolución Ministerial de nombramiento de Comisión Receptora y Liquidadora; traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica, mediante oficio con visto bueno del Director o puesto equivalente de Asuntos Administrativos.
Departamento de Gestión de Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 301
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Coordina con el Jefe de DSAI para los registros presupuestarios correspondientes.
74. Revisa proyecto de resolución y en providencia indica si procede o no trasladar a firma.
Dirección de Asesoría Jurídica
75.
Recibe el proyecto de resolución y providencia de la Dirección de Asesoría Jurídica.
Si la providencia indica que la resolución procede a firma, realiza correcciones requeridas cuando aplique, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Despacho Ministerial con visto bueno del Director o puesto equivalente de Asuntos Administrativos.
Si la providencia indica que la resolución no procede a firma, atiende lo indicado.
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisición
76. Firma y sella Resolución Ministerial e instruye su traslado a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Ministro
77.
Recibe expediente y gestiona la asignación de número, fecha, y certificación de la Resolución con la Secretaría General.
Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora la resolución de nombramiento.
Traslada expediente a la dependencia responsable de la compra.
Departamento de Gestión de Adquisiciones
78. Coordina con la Comisión Receptora y Liquidadora la entrega del expediente para la recepción y liquidación del contrato.
Responsable de Compras o puesto equivalente
79.
Verifica el bien, insumo o servicio conforme las especificaciones establecidas en el contrato administrativo; si está conforme recibe el bien, insumo o servicio y la factura, suscribe acta de recepción. En el caso de los bienes y/o insumos se realiza suscripción de acta según procedimiento “Ingreso a almacén”.
Si no está conforme, rechaza el bien, insumo o servicio y suscribe acta especificando el motivo del rechazo y a criterio de la comisión según sea el caso resuelve.
Traslada expediente mediante oficio al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos de la Dependencia Solicitante.
Comisión Receptora y Liquidadora
80.
Coordina el pago correspondiente al proveedor, integra los documentos de soporte al expediente según procedimiento “Ejecución por Acreditamiento en Cuenta” y cuando proceda la finalización del contrato traslada a la Comisión Receptora y Liquidadora.
Jefe DSAI o puesto equivalente
81.
Verifica los documentos de soporte de pago, si están completos los documentos suscribe acta de liquidación y elabora informe dirigido a la Autoridad Superior del Ministerio sobre la recepción y liquidación del bien, insumo o servicio. Si no están completos solicita a la dependencia la integración de los documentos faltantes.
Traslada expediente de liquidación a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Comisión Receptora y Liquidadora
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 302
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
82.
Recibe y revisa expediente, analiza de la documentación y si cumple con los requisitos, coordina la elaboración de la Resolución Ministerial de aprobación de recepción y liquidación; traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Si no cumple con los requisitos devuelve el expediente a la dependencia responsable de la compra para que lo traslade a la comisión Receptora y Liquidadora con el fin de realizar las correcciones o adicionar los documentos faltantes.
Departamento de Gestión de Adquisiciones
83. Revisa proyecto de resolución y en providencia traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Dirección de Asesoría Jurídica
84.
Recibe expediente y realiza correcciones señaladas por la Dirección de Asesoría Jurídica si las hubiera, coordina la elaboración del “Informe Ejecutivo” y traslada al Despacho Ministerial.
Departamento de Gestión de Adquisiciones
85. Firma y sella Resolución Ministerial y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Ministro
86.
Recibe y gestiona la asignación de número, fecha, y certificación de la Resolución Ministerial en coordinación con la Secretaría General. Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora y proveedor sobre la resolución. Traslada expediente a la dependencia responsable de la compra.
Departamento de Gestión de Adquisiciones
87. Recibe el expediente para archivo y custodia. Responsable de Compras o
puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 303
Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (1 de 12)
Responsable de Compras o Puesto equivalente SolicitanteJefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o puesto equivalente
INICIO
Inicia el proceso de licitación con base al PACC vigente y autorizado, y a la programación de compras que se derive el mismo
Coordina con el solicitante la
revisión de las especificaciones
técnicas para corroborar código de insumo, Si no existe procede a
gestionar la creación del mismo
Elabora solicitud de compra y/o
contratación de servicios, adjunta especificaciones técnicas y otros
anexos que correspondan
Gestiona aprobación de la
solicitud ante Autoridad
Administrativa Superior
Recibe solicitud y documentos
anexos, revisa la informaciòn
¿Cumple requisitos?
No
Rechaza y requiere correcciones o documentación
adicional
Realiza o gestiona modificaciones y/o
documentación adicional
A
A
Elabora proyecto de bases, consolida especificaciones técnicas, solicita
dictamen técnico, según corresponda
Sí
Elabora proyecto de contrato
administrativo y oficio de solicitud
de nombramientos para integrar Junta
de Licitación
Gestiona la elaboración del
dictamen presupuestario
Emite dictamen presupuestario
1
Coordina con los solicitantes para
que procedan con la elaboración de la
Solicitud de compra y/o contratación de
servicio
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 304
Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (2 de 12 )
Responsable de Compras/Puesto equivalenteJefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones
DAA
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
InternosÁrea especializada externa
Traslada expediente de compra foliado y
oficio
1
Coordina el análisis del expediente de compra, verifica
proyecto de bases y criterios de
calificación y ponderación
Traslada expediente con las
observaciones correspondientes
Recibe expediente, autoriza y coordina la publicación del proyecto de bases
Publica proyecto de bases en
GUATECOMPRAS
Imprime constancia que genera
GUATECOMPRAS e integra al
expediente y revisa si existen
comentarios
¿Existen comentarios o sugerencias en
el sistema?
Recibe comentarios o sugerencias y determina si la
respuesta es resuelta a nivel
interno o externo
Sì
Respuesta de la consulta
Gestiona respuesta a nivel interno, con
el personal correspondiente
Nivel interno
Traslada al área correspondiente
con visto bueno de la Autoridad
Administrativa Superior
Nivel externo
Analiza y da respuesta al
comentario o sugerencia
3
2No
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 305
Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (3 de 12)
Director o puesto equivalente de la dependencia interesada
Responsable de Compras o puesto equivalente
Dirección de Asesoría Jurídica
Recibe respuesta y traslada
3
Recibe respuesta y analiza
conjuntamente con el Jefe de DSAI, para
visto bueno
Coordina con Jefe de DSAI la
publicación de la respuesta
aclaratoria en GUATECOMPRAS
Imprime constancia generada y adjunta
expediente
Integra observaciones recibidas que procedan al
Proyecto de Bases de Licitación
Integra el expediente con
información según procedimiento, para solicitud de opinión
jurídica
Elabora oficio y gestiona las firmas correspondientes
Analiza expediente de compra, emite opinión jurídica y
traslada
Solicita a las diferentes
Direcciones del MINFIN la
designación para formar parte de la Junta de Licitación
2
Recibe expediente de compra, oficios
de respuesta de nombramiento de Junta de Licitación
Coordina modificaciones u
observaciones propuestas por la
Dirección de Asesoría Jurídica
4
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 306
Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (4 de 12)
Responsable de Compras/puesto equivalente
Director o puesto equivalente de la Dependencia
Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisición
Elabora “formulario de presentación de oferta” y gestiona
firma de la Autoridad
Administrativa Superior
4
5
Integra expediente con los documentos
según procedimiento
Redacta oficio de aprobación de formulario de
presentación de oferta, bases de
Licitación, especificaciones
técnicas y nombramiento de la
Junta
Revisa y firma oficio de solicitud de aprobación de
documentos, así como el formulario de presentación de
oferta
Traslada expediente foliado a la
Dirección de Asuntos
Administrativos
Recibe expediente y traslada a la Sección
de Eventos de Adquisiciones
Elabora proyecto de providencia y traslada a la Dirección de
Asesoría Jurídica
Revisa expediente, analiza
documentación y si cumple redacta
proyecto de resolución
ministerial de aprobación de
Bases de Licitación y Resolución
Ministerial de nombramiento de Junta de Licitación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 307
Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (5 de 12)
Dirección de Asesoría JurídicaCoordinador de la Sección de
Eventos de AdquisiciónMinistro
Responsable de Compras/Puesto equivalente
Revisa proyecto de resoluciones y en
providencia indica si proceden o no
trasladar a firma
5
6
Realiza correcciones a las resoluciones si
hubiere, elabora informe ejecutivo y traslada con visto
bueno de la Autoridad
Administrativa Superior de la DAA
Firma y sella resoluciones
ministeriales y traslada a la DAA
Recibe expediente y coordina con la
Secretaría General la asignación del correlativo a las
resoluciones
Coordina la notificación de la
resolución de nombramiento a los
integrantes de la Junta de Licitación
Integra al expediente las
células de notificación y
certificaciones de las resoluciones
para enviarlas a la Dirección solicitante
Actualiza cronograma de
actividades en las Bases de Licitación,
redacta nota de convocatoria de
invitación a cotizar y gestiona firma de
Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia
Publica evento y anexos en
Guatecompras
Imprime constancia de operación
realizada y adjunta al expediente
Coordina elaboración de
oficio y notificación a los miembros de
la Junta de Licitación
Coordina con la Dirección de
Comunicación Social la publicación en el
Diario de Centroamérica
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 308
Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (6 de 12)
Junta de LicitaciónResponsable de Compras,
puesto equivalenteJefe Departamento de Servicios Administrativos Internos
Recibe expediente y ofertas en el tiempo
establecido, apertura plicas en presencia de los
oferentes
6
7
Entrega constancia de recepción de
oferta a los proveedores
suscribe acta de recepción de ofertas y apertura de plicas,
traslada copia
Coordina la emisión de la certificación
de acta de apertura de plicas o copia
certificada y listado de oferentes
Publica en GUATECOMPRAS e imprime constancia
de la operación
Califica las ofertas, suscribe acta de
adjudicación, resolución de la Junta y traslada
copiaCertifica el acta de
adjudicación y coordina la
publicación de la misma y resolución
de la Junta en GUATECOMPRAS
Ingresa los criterios de evaluación del evento, imprime constancia de la
operación y adjunta al expediente
Monitorea el sistema de
GUATECOMPRAS, para atender
inconformidades
¿Se presentan inconformidades?
Imprime las inconformidades y entrega a la Junta
de Cotización, para atenderlas
Sí
Notifica electrónicamente a los miembros de la Junta de Cotización
que no existen inconformidades
No
Recibe inconformidades y
resuelve las mismas en el plazo según
Ley y requiere coordinación de la
publicación en GUATECOMPRAS
8
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 309
Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (7 de 12)
Responsable de Compras/Puesto equivalente
Junta de LicitaciónCoordinador de la Sección de
Eventos de AdquisicionesDirección de Asesoría
JurídicaMinistro
Coordina la publicación de respuestas a
inconformidades en GUATECOMPRAS, e imprime constancia
de la operación y traslada
7
Informa por escrito sobre sus
actuaciones, adjunta al
expediente el informe y
constancia de respuesta de
inconformidades
Revisa expediente, analiza la
documentación y si cumple redacta
proyecto de resolución
ministerial de adjudicación
8
Revisa proyecto de resolución, emite
providencia indicando que procede firma,
cuando proceda requiere
correcciones
Realiza correcciones cuando proceda, elabora informe
ejecutivo y traslada por medio de oficio
firmado por la Autoridad
Administrativa de la DAA Aprueba lo actuado
por la Junta de Licitación, firma y sella la resolución
ministerial, o imprueba
Coordina con la Secretaría General la asignación del
correlativo y fecha a la resolución ministerial
Coordina la publicación en
GUATECOMPRAS, imprime constancia
de la operación y espera el plazo
establecido en ley para interposición
de recursos administrativos
¿Existe interposición de
recursos?
Recibe notificación de la Secretaría General y emite
informe circunstanciado o la
remisión del expediente
administrativo
Sí
No
9
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 310
Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (8 de 12)
Secretaría GeneralResponsable de Compras/
puesto equivalenteDirector o puesto equivalente
de DAADirección de Asesoría Jurídica
Recibe informe circunstanciado o
expediente, realiza el trámite,
resolución y notificación
correspondiente a los miembros de la Junta de Licitación
y oferentes
9
Recibe expediente y complementa
información en el proyecto de
contrato administrativo
Imprime y coordina su revisión y
suscripción una vez cumplido el plazo
de ley y/o resuelto el recurso
interpuesto si lo hubiere con las
publicaciones en GUATECOMPRAS
Cuando corresponda,
gestiona la constancia de disponibilidad
presupuestaria -CDP-
Redacta oficio de solicitud para
revisión de contrato administrativo para
la firma de la autoridad
correspondiente
Gestiona con el Departamento de
Gestión de Adquisiciones la
revisión del expediente y
contrato administrativo
Traslada mediante providencia a la
Dirección de Asesoría Jurídica. Si no cumple, traslada
a dependencia encargada de la compra para el cumplimiento
respectivo
Revisa contrato administrativo y
mediante providencia indica si
proceden o no trasladar a firma
Recibe expediente y traslada al
Departamento de Gestión de
Adquisiciones, quien coordina la elaboración de la providencia para
remitir expediente
Solicita número de contrato e imprime en el papel con las
características legales
10
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 311
Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (9 de 12)
Responsable de Compras/Puesto equivalente
Departamento de Gestión de Adquisiciones
Viceministro Administrativo Interno y Desarrollo de
SistemasDirección de Asesoría JurídicaProveedor adjudicado
Gestiona la firma del contrato
administrativo del proveedor; traslada mediante oficio a la
DAA
10
11
Recibe expediente y elabora el informe ejecutivo y traslada
Firma y sella contrato
administrativo y traslada a la DAA
Recibe expediente y traslada a la dependencia
responsable de la compra
Certifica copia de contrato
administrativo y entrega al proveedor
adjudicado la copia certificada y solicita seguro de caución de cumplimiento,
debidamente certificado
Entrega seguro de caución de
cumplimiento de contrato y
certificación a la dependencia
responsable de la compraIntegra seguro de
caución de cumplimiento de
contrato y certificación, al expediente y
traslada a la DAA
Elabora el Acuerdo Ministerial de aprobación de
contrato, traslada
Revisa acuerdo ministerial de aprobación de contrato y con
providencia traslada a la DAA
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 312
Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (10 de 12)
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisición
Viceministro correspondiente
MinistroDepartamento de Gestión de
AdquisicionesResponsable de compra/puesto
equivalente
Realiza las correcciones
correspondientes en el acuerdo
cuando existan observaciones,
elabora informe ejecutivo con visto
bueno de la Autoridad
Administrativa Superior de la DAA y
traslada
11
Refrenda y sella el Acuerdo Ministerial
y traslada
Firma y sella acuerdo ministerial de aprobación de
contrato administrativo, remite a la DAA
Recibe expediente y gestiona la
asignación de número, fecha y certificación del
Acuerdo Ministerial con la Secretaría
General
Ingresa al portal de CGC online, registra
contrato según normativa,
adjuntando copia de Acuerdo Ministerial,
Contrato Administrativo y
Seguro de Caución
Imprime constancia de aprobación del
contrato
Publica constancia de aprobación del
contrato de la Contraloría General
de Cuentas, contrato
administrativo, acuerdo ministerial
de aprobación y seguro de caución
en GUATECOMPRAS
Imprime constancia de operación en el
sistema y adjunta al expediente
Coordina designación de miembros de la
comisión receptora y liquidadora y
supervisor cuando aplique
Elabora oficio de solicitud de
nombramientos, obtiene firma de la
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia
responsable de la compra
Recibe expediente y revisa oficios,
redacta proyecto de resolución
ministerial de nombramiento de
comisión receptora y liquidadora.
Coordina con el Jefe de DSAI para los
registros presupuestarios
correspondientes
Traslada a la Dirección de
Asesoría Jurídica mediante oficio con
visto bueno de la Autoridad
Administrativa Superior de la DAA
12
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 313
Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (11 de 12)
Dirección de Asesoría Jurídica
Departamento de Gestión de Adquisiciones
MinistroResponsable de Compras/
Puesto equivalenteComisión Receptora y
Liquidadora
Revisa proyecto de resolución y en
providencia indica si procede o no
trasladar a firma
12Recibe el proyecto
de resolución y providencia, realiza
correcciones cuando proceda, elabora informe
ejecutivo y traslada al Despacho
Ministerial con visto bueno de la Autoridad
Administrativa Superior de la DAA
Firma y sella resolución
ministerial e instruye traslado a
la DAA
Gestiona la asignación de
número, fecha y certificación de la resolución con la
Secretaria General
Notifica a los integrantes de la
Comisión Receptora y Liquidadora la
resolución de nombramiento y
traslada expediente
Coordina con la Comisión Receptora
y Liquidadora la entrega del expediente
Verifica el bien, insumo o servicio
conforme las especificaciones en
el contrato administrativo
Si está conforme recibe el bien,
insumo o servicio y la factura, suscribe acta de recepción.
En caso no esté conforme rechaza el
bien, insumo o servicio y suscribe acta especificando motivo de rechazo
En el caso de los bienes y/o insumos realiza suscripción
de acta según procedimiento
“Ingreso a Almacén”
Traslada expediente mediante oficio a la
dependencia responsable de la
compra
13
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 314
Compra por Licitación de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (12 de 12)
Jefe Departamento de Servicios Administrativos
Internos
Comisión Receptora y Liquidadora
Departamento de Gestión de Adquisiciones
Dirección de Asesoría Jurídica
Ministro
Coordina el pago correspondiente al proveedor, integra los documentos de
soporte al expediente según
procedimiento “Ejecución por
Acreditamiento en Cuenta”, cuando
proceda la finalización del
contrato traslada a la Comisión Receptora
13
Verifica los documentos de
soporte de pago, si están completos suscribe acta de
liquidación y elabora informe
dirigido a la Autoridad Superior
del Ministerio. Cuando proceda,
solicita la integración de los
documentos faltantes
Traslada expediente de liquidación a la
DAA
Revisa y analiza la documentación del
expediente, coordina la
elaboración de la resolución
ministerial de aprobación de
recepción y liquidación. Si no cumple devuelve expediente para
completar los requisitos
Revisa Proyecto de resolución y en
providencia traslada a la DAA
Recibe expediente, realiza correcciones
señaladas si las hubiera, coordina la
elaboración del Informe Ejecutivo
Firma y sella resolución
ministerial y traslada a la DAA
Gestiona la asignación de
número, fecha y certificación de la
resolución ministerial en
coordinación con la Secretaría General
Notifica a los integrantes de la
Comisión Receptora y Liquidadora y
proveedor sobre la resolución, traslada
expediente
Recibe y traslada expediente al
Responsable de Compras/Puesto Equivalente, para archivo y custodia
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 315
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Proceso de Adquisiciones 02 1 de 7
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Gestión interna para la precalificación de proveedores de bienes o servicios PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades necesarias para realizar la precalificación de los proveedores de bienes o servicios que formarán parte de la base de datos, los cuales podrán participar en la modalidad de compra de Subasta electrónica inversa, en el marco de las leyes y normativas aplicables.
Inicia: Revisa el PACC, identifica las adquisiciones que tienen modalidad de compras por Subasta electrónica inversa o recibe solicitud de precalificación de proveedores de las dependencias interesadas del Ministerio de Finanzas Públicas o solicitud de proveedores para poder precalificarse.
Finaliza: Coordina la publicación en el sistema GUATECOMPRAS dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de emisión de la resolución de Calificación de Proveedores
NORMATIVA APLICABLE:
a) Constitución Política de la República de Guatemala. b) Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y sus reformas c) Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento d) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente. e) Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS. f) Ley Contra la Corrupción. g) Reglamento Orgánico Interno del MINFIN h) Guía de Sistema de Gestión y Pre orden de Compra i) Acuerdo Ministerial 260-2016
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. El Subdirector o puesto equivalente podrá realizar funciones asignadas al Director o puesto equivalente, según designación.
Gestión interna para la precalificación de proveedores
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Revisa el PACC, identifica las adquisiciones que tienen modalidad de compras por Subasta electrónica inversa o recibe solicitudes para la realización de la precalificación de proveedores de:
Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas firmadas por el Director o puesto equivalente
Proveedores interesados en participar de Subastas electrónicas inversas
Asistente de Programación de
Adquisiciones DAA
2. Determina si los productos que pertenecen al PACC o las solicitudes cuentan con “Ficha Técnica de Insumo o Servicio”.
¿Existe “Ficha de Técnica de Insumo o Servicio”?
No: Informa al Jefe de Departamento Gestión de Adquisiciones y continua en el paso No. 5.
Sí: Continua el procedimiento.
Asistente de Programación de
Adquisiciones DAA
3. Determina si es una adquisición por Subasta Electrónica Inversa identificada en el PACC.
Asistente de Programación de
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 316
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
¿Es una adquisición por subasta electrónica inversa identificada en el PACC?
Sí: Solicita la verificación de proveedores a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones DAA, continúa procedimiento.
No: Continua en el paso No. 5.
Adquisiciones DAA
4. Verifica si existen tres o más proveedores precalificados, para el caso de eventos identificados en el PACC.
¿Existen tres o más proveedores precalificados”?
Sí: Traslada información a Asistente de Programación de Adquisiciones DAA, para iniciar “Procedimiento de Subasta Electrónica Inversa” en caso que corresponda.
No: Continua procedimiento.
Coordinador de Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones DAA
5.
Coordina la elaboración de la Ficha Técnica de Insumo o Servicio y documentos obligatorios, conjuntamente con las Dependencias involucradas.
Coordinador de Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones DAA
6. Elaboran los siguientes documentos:
a. Ficha Técnica de Insumos o Servicios b. Solicitud de precio de referencia al INE c. Proyecto de Bases de Precalificación de proveedores de bienes
o servicios
Coordinador de Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones
DAA/dependencia involucrada
7. Gestiona la elaboración Estudio de mercado y Dictamen técnico de las Fichas Técnicas, con las dependencias o áreas con la especialidad según el tipo de bien o servicio.
Coordinador de Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones DAA
8. Gestiona la designación de los miembros titulares y suplentes que integrarán la comisión de precalificación de proveedores de bienes o servicios, de conformidad con la ley de Contrataciones del Estado.
Traslada a Sección de Eventos de Adquisición.
Coordinador de Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones DAA
9. Revisa, analiza y elabora los siguientes documentos:
Proyectos de resolución interna de aprobación de bases de Precalificación y Fichas Técnicas,
Proyecto de resolución interna para nombrar miembros de la Comisión de precalificación de proveedores de bienes o servicios.
Elabora providencia de traslado a la Dirección de Asesoría Jurídica y gestiona firmas del Director o puesto equivalente de la dependencia.
Coordinador de Sección de Eventos de Adquisición
10. Revisa proyectos de resolución y en providencia establece que proceda a firma realizando las correcciones requeridas.
Traslada expediente a la Sección de Eventos de Adquisiciones de la Dirección de Asuntos Administrativos.
Dirección de Asesoría Jurídica
11. Realiza correcciones a las resoluciones, gestiona firma del Director o puesto equivalente de la Dirección de Asuntos Administrativos.
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 317
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
12. Coordina la notificación mediante “cédula de notificación” a los miembros de la Comisión de precalificación de proveedores de bienes o servicios y traslada a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisiciones
13. Elabora anuncio de convocatoria de precalificación y coordina la Publicación en el Sistema de GUATECOMPRAS, incluyendo los siguientes documentos:
Bases Técnicas de Precalificación de proveedores de bienes o servicios
Dictamen técnico
Anuncio de Convocatoria de Precalificación de proveedores de bienes o servicios
Opinión Jurídica
Fichas Técnicas
Resolución de Aprobación de Fichas Técnicas y Bases de Precalificación de proveedores de bienes o servicios
Acuerdo Ministerial 260-2016
Documento de “Procedimiento para la precalificación de proveedores de bienes o servicios”
Coordinador de la Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones
14. Recibe expediente de los proveedores interesados en precalificarse, entrega constancia de recepción de expedientes a las entidades a precalificar.
Elabora acta de recepción de expedientes de proveedores interesados en precalificarse.
Traslada a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones para coordinación de publicación.
En ausencia de solicitudes se elaborará acta para hacer del conocimiento de las autoridades.
Comisión de Precalificación de
Proveedores de Bienes o Servicios
15. Coordina publicación del acta en sistema GUATECOMPRAS a más tardar dos días hábiles después de la recepción de solicitudes de proveedores para precalificación, e imprime constancia de la operación; y certificación del acta con el Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones.
Coordinador de la Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones
16. Analiza y solicita documentación complementaria de ser necesaria. Califica expedientes verificando aspectos legales de acuerdo a las Bases de precalificación de proveedores de bienes o servicios, especificaciones técnicas, suscribe acta de Calificación de Proveedores de Bienes o Servicios, y traslada acta a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Comisión de Precalificación de
Proveedores de Bienes o Servicios
17. Coordina la publicación del acta en GUATECOMPRAS y certificación con el Jefe de Departamento de Adquisiciones respetando los plazos legales establecidos. Imprime constancia de la operación y adjunta al expediente.
Coordinador de la Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 318
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
18. Monitorea el sistema GUATECOMPRAS para atender inconformidades.
Si existen, procede a imprimir y entregar a la Comisión de Precalificación de Proveedores de bienes o servicios, para que analicen y respondan dentro de los plazos establecidos.
Si no existen, notifica electrónicamente a los miembros de la Comisión de Precalificación de Proveedores de bienes o servicios, que no ha sido presentada ninguna inconformidad y continúa en paso No. 23.
Técnico de GUATECOMPRAS DAA
19. Recibe inconformidades por parte de los proveedores participantes en el sistema GUATECOMPRAS, dentro del plazo establecido en ley y resuelve las mismas dentro del plazo establecido y requiere coordinación de la publicación en el sistema GUATECOMPRAS.
Comisión de Precalificación de Proveedores
20. Coordina la publicación de respuestas a inconformidades en el sistema GUATECOMPRAS, imprime constancia de operación en el sistema y traslada a la Comisión de Precalificación de Proveedores de Bienes o Servicios.
Coordinador de la Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones
21. Informa por escrito sobre sus actuaciones, adjunta al expediente informe y constancia de respuesta de inconformidades y traslada a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones de la DAA.
Comisión de Precalificación de
Proveedores de bienes o servicios
22. Recibe informe de lo actuado por parte de la Comisión de Precalificación de Proveedores e integra al expediente.
Coordinador de la Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
23. Traslada expediente del proceso de Precalificación de Proveedores a la Sección de Contabilidad de la Dirección de Asuntos Administrativos.
Nota: En el caso de solicitud de precalificación por parte de dependencias del Ministerio de Finanzas, notifica el resultado de la precalificación de proveedores.
Coordinador de la Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones
24. Archivo expediente original y muestras en caso de ser requeridas.
Sección de Contabilidad de la Dirección de
Asuntos Administrativos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 319
Gestión Interna para la Precalificación de Proveedores de Bienes o Servicios (1 de 3 )
Asistente de Programación de Adquisiciones DAA
Coordinador de Sección de Normas y Programación de Adquisiciones DAA
Dependencia involucrada
INICIO
Revisa PACC, identifica las
adquisiciones con modalidad de
Subasta Electrónica Inversa, o recibe
solicitud para realización de
precalificación de proveedores
Determina si los productos que
pertenecen al PACC o las solicitudes
cuentan con “Ficha Técnica de Insumo
o Servicio”.
¿Existe ficha técnica de insumo o servicio?
Informa al Departamento de
Gestión de Adquisiciones
No
Determina si es una adquisición por
Subasta Electrónica Inversa identificada
en PACC
Sí
¿Es identificada en el PACC?
Solicita la verificación de proveedores
Sí
¿Existen al menos 3
proveedores precalificados?
Verifica la existencia de al menos 3 proveedores
precalificados para el evento
identificado
Traslada información de la existencia de al
menos 3 proveedores
precalificados
Sí
AA
Coordina la elaboración de la Ficha Técnica de
Insumo o Servicio y documentos obligatorios,
conjuntamente con las Dependencias
involucradas.
No
No
Inicia procedimiento
de Subasta Electrónica
Inversa
1
Elaboran los documentos: Ficha Técnica de Insumos o Servicio; solicitud de
precio de referencia INE; proyecto de bases de precalificación de proveedores
Gestiona la elaboración de
estudio de mercado y dictamen técnico
de las fichas técnicas
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 320
Gestión Interna para la Precalificación de Proveedores de Bienes o Servicios (2 de 3)
Coordinador de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones DAA
Coordinador de Sección de Eventos de Adquisición
Dirección de Asesoría Jurídica
Comisión de Precalificación de Proveedores
2
Gestiona la designación de los miembros titulares
y suplentes que integrarán la comisión de
precalificación de proveedores
Revisa, analiza y elabora proyectos
de resolución interna de
aprobación de bases de precalificación y
fichas técnicas; proyecto de
resolución interna para nombrar
miembros de la comisión de
precalificación de proveedores
Elabora providencia de traslado a la
Dirección de Asesoría Jurídica y gestiona firma de
Autoridad Administrativa Superior DAA
Revisa proyectos de resolución y en
providencia establece que
proceda a firma, realizando las correcciones respectivas
Realiza correcciones a las resoluciones,
gestiona firma de la Autoridad
Administrativa Superior de la DAA
Coordina la notificación
mediante “Célula de Notificación” a los
miembros de la Comisión de
Precalificación de Proveedores
Elabora anuncio de convocatoria de precalificación y
coordina la publicación en
GUATECOMPRAS, incluyendo los anexos según
procedimiento
Recibe expediente de los proveedores
interesados, entrega constancia
de recepción de expedientes,
elabora acta de recepción de expedientes proveedores
Coordina publicación del acta en GUATECOMPRAS
e imprime constancia de la
operación; y certificación del
acta con el Jefe del Depto. de Gestión de Adquisiciones
Analiza y solicita documentación
complementaria de ser necesaria;
califica expedientes; suscribe acta de calificación de proveedores y
traslada
3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 321
Gestión Interna para la Precalificación de Proveedores de Bienes o Servicios (3 de 3)
Coordinador de Sección de Normas y Programación de Adquisiciones DAA
Técnico de GUATECOMPRAS DAAComisión de Precalificación
de Proveedores
Coordina la publicación del acta en GUATECOMPRAS y certificación con el
Jefe de Departamento de
Adquisiciones, imprime constancia
de la operación y adjunta al
expediente
3
Monitorea el sistema
GUATECOMPRAS, para atender
inconformidades, cuando las hubiera
¿Existen inconformidades
?
Imprime las inconformidades y
entrega a la Comisión de
Precalificación de Proveedores, para
que analicen y respondan en el
plazo establecido
Notifica electrónicamente a los miembros de la
Comisión de Precalificación de Proveedores, que
no existen inconformidades
Resuelve inconformidades y
requiere publicación en el sistema
GUATECOMPRAS
No
Sí
Coordina la publicación de
respuesta a inconformidades en
el sistema GUATECOMPRAS,
imprime constancia de operación y
tralada
Informa por escrito sobre sus
actuaciones, adjunta al
expediente informe y constancia de
respuesta de inconformidades y
traslada
A
Recibe informe de lo actuado por parte
de la Comisión de Precalificación de
Proveedores e integra al
expediente
En caso de solicitud de precalificación por parte de las
dependencias del MINFIN, notifica el
resultado de la precalificación de
proveedores
Traslada expediente original del proceso
de precalificación de proveedores a la
Sección de Contabilidad DAA para archivo, así
como muestras en caso de ser requeridas
FIN
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 322
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Proceso de Adquisiciones 01 1 de 23
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades necesarias para realizar adquisiciones de insumos y/o contratación de servicios bajo la modalidad de Subasta electrónica inversa, en el marco de las leyes y normativas aplicables.
Inicia: Inicia proceso de Subasta electrónica inversa con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-vigente y autorizado, la programación de compras que se derive del mismo.
Finaliza: Archivo y custodia del expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Constitución Política de la República de Guatemala. b) Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y sus reformas c) Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento d) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente. e) Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS. f) Ley Contra la Corrupción. g) Reglamento Orgánico Interno del MINFIN h) Guía de Sistema de Gestión y Pre orden de Compra i) Acuerdo A-038-2016 de la Contraloría General de Cuentas para el envío electrónico de Contratos. j) Acuerdo Ministerial 260-2016 del Ministerio de Finanzas k) Acuerdo Ministerial 365-2016 del Ministerio de Finanzas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. La entidad contratante podrá entablar un procedimiento de contratación bajo la modalidad de Subasta Electrónica Inversa cuando se cumplan las siguientes condiciones:
2. Que la entidad contratante pueda formular una descripción detallada de bienes y servicios estandarizados u homologados no importando le monto de la contratación.
3. Que exista un mercado competitivo de proveedores o contratistas previsiblemente calificados para participar en la subasta electrónica inversa, de forma que se asegure que esa subasta será competitiva.
4. Que el criterio de adjudicación sea cuantificable económicamente. 5. Se designa como autoridades administrativas superiores en los procesos de adquisición que no excedan de los
novecientos mil quetzales (Q.900,000.00), por plazo indefinido y en forma permanente, a los Viceministros del Ministerio de Finanzas Públicas.
6. El Subdirector o puesto equivalente podrá realizar funciones asignadas al Director o puesto equivalente, según designación.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Inicia proceso de Subasta electrónica inversa con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-vigente y autorizado, la programación de compras que se derive del mismo.
Jefe de DSAI/ Responsable de Compras
2. Identifica las fichas técnicas de los productos a adquirir por la modalidad de Subasta electrónica inversa.
Jefe de DSAI/ Responsable de Compras
3. Identifica si existen tres o más proveedores precalificados para los insumos/servicios a adquirir.
Jefe de DSAI/ Responsable de Compras
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 323
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
¿Existen tres o más proveedores? Sí: Continua el procedimiento. No: Elabora solicitud de Precalificación de Proveedores y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos para que inicie procedimiento de “Gestión interna para la Precalificación de Proveedores”.
4.
Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, llenando la información requerida. Gestiona la firma del Director o puesto equivalente de la dependencia.
Asimismo, debe adjuntar como anexo a la solicitud de compra, las fichas técnicas, la programación de entregas en los casos de recepciones parciales.
Traslada “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos anexos al Responsable de Compras/ Puesto equivalente.
Solicitante
5.
Recibe solicitud de “Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos anexos y revisa la información que forma parte del expediente. Si no cumple, rechaza y requiere al solicitante que realice correcciones o elabore un nuevo formulario, o que adjunte documentos pendientes.
Si la información es correcta elabora Proyecto de Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa, de acuerdo a los requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones y Reglamento.
Nota: Deben utilizarse los modelos establecidos para la elaboración de los documentos.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
6.
Traslada expediente de compra debidamente foliado (Solicitud de Compra, especificaciones técnicas, Proyecto de Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa) y oficio a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Responsable de Compras o Puesto equivalente
7.
Coordina el análisis del expediente de compra, verificando que el Proyecto de Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa cumpla con los aspectos legales.
Traslada expediente a la dependencia interesada con las observaciones correspondientes.
Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones
8.
Recibe expediente, autoriza y coordina la publicación del Proyecto de Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa en el Sistema de Información y Contrataciones del Estado –GUATECOMPRAS-.
Jefe de DSAI o puesto equivalente
9.
Recibe expediente y publica el Proyecto de Bases de Contratación para
la Subasta Electrónica Inversa en GUATECOMPRAS, el cual debe
permanecer publicado por un plazo no menor de tres días para la
recepción de comentarios o sugerencias que permita mejorar su
contenido, imprime constancia que genera el sistema GUATECOMPRAS
e integra al expediente.
Si la respuesta puede ser resuelta dentro de la Dependencia traslada respuesta a la persona correspondiente y continúa en el paso No. 8.
Si se requiere consultar a área especializada externa traslada al área correspondiente con visto bueno del Director o puesto equivalente de
Responsable de Compras o Puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 324
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
la dependencia.
10. Analiza y da respuesta al comentario o sugerencia y traslada al Director o puesto equivalente de la dependencia interesada.
Área especializada externa
11.
Analizan conjuntamente y coordina la publicación de la respuesta aclaratoria a través del sistema GUATECOMPRAS, en un plazo no mayor de tres días hábiles de concluida la fase de consulta pública del proyecto de bases, imprime constancia generada y adjunta al expediente.
Jefe DSAI y Responsable de Compras o puesto
equivalente
12. Integra observaciones recibidas que procedan al Proyecto de Bases de Contratación para la Subasta electrónica inversa.
Responsable de Compras o puesto equivalente
13.
Elabora los siguientes documentos
Proyecto de contrato administrativo.
Oficios de solicitud de nombramientos de los miembros para integrar Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa y sus respectivos suplentes velando para que se cumpla con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado.
Gestionan la elaboración del Dictamen Presupuestario
Responsable de Compras o puesto equivalente
14.
Emite dictamen presupuestario según lo indicado en el artículo 15 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y traslada a Responsable de Compras.
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o equivalente
15.
Integra el expediente para solicitud de opinión jurídica con la siguiente
información:
1. Bases de Contratación para la Subasta electrónica inversa
2. Proyecto de Contrato
3. Dictamen Presupuestario
Elabora oficio y obtiene firmas correspondientes para su traslado a la
Dirección de Asesoría Jurídica.
Responsable de Compras o puesto equivalente
16.
Analiza expediente de compra, emite opinión jurídica y traslada al
Director o puesto equivalente de la dependencia correspondiente. Dirección de Asesoría
Jurídica
17.
Solicita a las diferentes Direcciones que integran el Ministerio de Finanzas Públicas, la designación de los servidores públicos que formarán parte de la Junta de Calificación de la Subasta electrónica inversa, titulares y suplentes, siendo la autoridad competente la responsable de verificar la idoneidad de los servidores públicos nombrados.
Director o puesto equivalente de la Dirección
correspondiente
18.
Recibe expediente de compra, oficios de respuesta de nombramiento de Junta de Calificación de la Subasta electrónica inversa y traslada al Jefe de DSAI.
Director o puesto equivalente de la
dependencia correpondiente
19.
Coordina modificaciones u observaciones propuestas por la Dirección de
Asesoría Jurídica y continúa con el trámite. Jefe de DSAI o puesto
equivalente
20.
Integra expediente con los documentos siguientes:
1. Solicitud(es) de Compra y/o Contratación de Servicio 2. Bases de Contratación para la Subasta electrónica inversa
Responsable de Compras o puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 325
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
3. Fichas técnicas 4. Dictamen Presupuestario 5. Opinión Jurídica 6. Proyecto de Contrato Administrativo 7. Constancia de respuestas aclaratorias (si aplica) 8. Constancias generadas por el sistema GUATECOMPRAS 9. Oficios de solicitud y respuestas de nombramiento de los
miembros de la Junta de Calificadora de Subasta Electrónica Inversa.
10. Evidencia de la idoneidad de los integrantes de la Junta Calificadora de Subasta Electrónica Inversa.
Adicional a la información anterior el expediente debe contener todos los documentos generados desde su inicio.
21.
Redacta oficio de solicitud de aprobación de Bases de Contratación para la Subasta electrónica inversa, y nombramiento de la Junta de Calificación de la Subasta electrónica inversa y traslada al Director o puesto equivalente de la dependencia.
Responsable de Compras o puesto equivalente
22. Revisa y firma oficio de solicitud de aprobación de documentos. Traslada expediente a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Director o puesto equivalente de la
dependencia
23.
Revisa expediente, analiza la documentación y si cumple con los requisitos, redacta proyecto de Resolución Ministerial de aprobación de Bases de Contratación para la Subasta electrónica inversa y Resolución Ministerial de nombramiento de Junta de Calificación de Subasta electrónica inversa, utilizando los modelos establecidos. Elabora proyecto de providencia y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Si no cumple con los requisitos, traslada expediente a la Dependencia solicitante, para que realice las correcciones o adicione los documentos faltantes.
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisición
24. Revisa proyecto de resoluciones y en providencia indica si proceden o no trasladar a firma.
Dirección de Asesoría Jurídica
25.
Coordina con la Dependencia solicitante para el cumplimiento de requisitos, si la providencia indica que las resoluciones no proceden a firma
Si la providencia indica que las resoluciones proceden a firma, realiza correcciones a las resoluciones si hubiere, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Despacho Ministerial con visto bueno del Director o puesto equivalente de Asuntos Administrativos.
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisición
26. Firma y sella resoluciones ministeriales y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Ministro
27.
Recibe expediente, coordina con la Secretaría General la asignación del número correlativo a las Resoluciones Ministeriales. Coordina la notificación a los integrantes de la Junta de Calificación de la Subasta Electrónica Inversa, la resolución de nombramiento.
Integra al expediente las cédulas de notificación y certificaciones de las resoluciones para el envío a la Dependencia Solicitante.
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisición
28.
Actualiza cronograma de actividades en las Bases de Subasta electrónica inversa, redacta nota de convocatoria de invitación a participar como proveedor en la Subasta electrónica inversa, la cual debe incluir: nombre del evento, número de operación en GUATECOMPRAS -NOG-, fecha y
Responsable de Compras o puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 326
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
hora de Puja Inversa.
29.
Publica evento y anexos en el sistema GUATECOMPRAS, debe de ingresar el Número de. Identificación Tributaria (NIT) en los documentos que aplique:
1. Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio 2. Bases de Contratación para la Subasta electrónica inversa 3. Opinión Jurídica 4. Proyecto de Contrato Administrativo 5. Nota de convocatoria a participar en la Subasta electrónica
inversa. 6. Resolución Ministerial de aprobación de documentos de
Subasta electrónica inversa.
Imprime constancia de operación realizada, la adjunta al expediente.
Responsable de Compras o puesto equivalente
30.
Coordina la notificación a los miembros de la Junta de Calificación de la Subasta electrónica inversa nombrados sobre la fecha, lugar y hora del proceso de puja inversa, así como el número de operación en GUATECOMPRAS -NOG- para que consulte el evento y las bases.
Responsable de Compras o puesto equivalente
31.
Ingresa al sistema y verifica la disponibilidad del mismo en todo momento, según los plazos establecidos en el reglamento.
Nota: En caso que no existan tres proveedores habilitados autenticados en el Sistema procede a informar a la Junta de Calificación de la Subasta electrónica inversa.
Responsable de Compras o puesto equivalente
32.
Ingresa a GUATECOMPRAS para confirmar su participación y validar que puede utilizar el modulo respectivo, como mínimo dos horas antes de iniciar la puja electrónica.
Postor Habilitado
33.
Se reúne, verifica con el Responsable de Compras/ Puesto equivalente la disponibilidad del Sistema y la cantidad de Postores Autenticados Habilitados.
¿Hay tres o más postores autenticados habilitados?
Sí: Continúa el Procedimiento.
No: Procede a suscribir el acta de cancelación del proceso.
Junta de Calificación de la Subasta electrónica inversa
34.
Puja de acuerdo a los parámetros establecidos en las bases y durante el tiempo establecido en la invitación. El Sistema le informa la posición de su oferta y los resultados al finalizar la puja.
Nota: En caso el postor autenticado habilitado coloque una oferta fuera de los parámetros establecidos el sistema le indicará mensaje de error.
Postor Autenticado Habilitado
35.
Monitorea la puja inversa y recibe información sobre el resultado de la misma. Generando en el sistema el informe automático sobre resultados de la puja inversa una vez concluido el plazo estipulado.
Nota: GUATECOMPRAS publicará automáticamente dicho informe.
Junta de Calificación de la Subasta electrónica inversa
36.
Procederá a verificar la documentación disponible y el cumplimiento de los criterios y condiciones exigidos en las bases por el postor que haya obtenido el primer lugar en el orden de prelación.
¿Cumple con los criterios?
Junta de Calificación de Subasta electrónica inversa
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 327
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Sí: Suscribe acta de adjudicación de la negociación, y traslada copia a la Dependencia solicitante.
No: Suscribe acta donde hace constarla descalificación del proveedor y notifica a donde corresponda.
37.
Certifica el acta de adjudicación de la negociación y coordina la publicación de la misma en el sistema GUATECOMPRAS respetando los plazos legales establecidos. Coordina impresión de constancia de la operación y adjunta al expediente.
Jefe DSAI o puesto equivalente
38.
Monitorea el sistema GUATECOMPRAS para atender inconformidades.
Si existen, procede a imprimir y entregar a la Junta de Calificación de Subasta electrónica inversa, para que analicen y respondan dentro de los plazos establecidos.
Si no existen, notifica electrónicamente a los miembros de la Junta de Subasta electrónica inversa, que no ha sido presentada ninguna inconformidad.
Responsable de Compras o puesto equivalente
39.
Recibe inconformidades por parte de los participantes en el sistema GUATECOMPRAS, dentro del plazo establecido en ley.
Si se presentan inconformidades, debe resolver las mismas dentro del plazo establecido y requiere coordinación de la publicación en el sistema GUATECOMPRAS.
Si no se presentan inconformidades, continúa en el paso No. 39.
Junta de Calificación de Subasta electrónica inversa
40.
Coordina la publicación de respuestas a inconformidades en el sistema GUATECOMPRAS, imprime constancia de operación en el sistema y traslada a la Junta de Calificación de Subasta electrónica inversa.
Responsable de Compras o puesto equivalente
41.
Informa por escrito sobre sus actuaciones, adjunta al expediente informe y constancia de respuesta de inconformidades y traslada al coordinador de la Sección de Eventos de Adquisiciones.
Junta de Calificación de Subasta electrónica inversa
42.
Revisa expediente, analiza la documentación y si cumple con los requisitos, redacta proyecto de Resolución Ministerial de adjudicación, según modelo establecido; traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Si no cumple con los requisitos coordina con la Junta de Calificación de Subasta electrónica inversa correspondiente para subsanar los mismos.
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisiciones
43.
Revisa proyecto de resolución y en providencia indica que proceda a firma realizando las correcciones requeridas.
Traslada expediente a la Sección de Eventos de Adquisiciones de la Dirección de Asuntos Administrativos.
Dirección de Asesoría Jurídica
44.
Realiza correcciones a la resolución, elabora informe ejecutivo y traslada al Despacho Ministerial, por medio de oficio firmado por el Director o puesto equivalente de Asuntos Administrativos.
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisiciones
45.
Verifica, si está de acuerdo aprueba lo actuado por la Junta de Calificación de Subasta electrónica inversa, firma y sella resolución ministerial.
Si imprueba lo actuado por la Junta de Calificación de Subasta electrónica inversa, devuelve el expediente para continuar con el proceso según lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado.
En ambos casos se traslada el expediente a la Dirección de Asuntos
Ministro
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 328
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Administrativos.
46.
Recibe expediente, coordina con la Secretaría General la asignación del número correlativo y fecha a la Resolución Ministerial.
Traslada el expediente al Responsable de Compras/ Puesto equivalente.
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisición
47.
Coordina la publicación en el sistema GUATECOMPRAS dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de emisión de la resolución de adjudicación, imprime constancia de operación en el sistema.
Espera el plazo establecido en ley para interposición de recursos administrativos.
Si recibe notificación de la Secretaría General sobre la existencia de interposición de recurso administrativo, debe emitir informe circunstanciado o la remisión del expediente administrativo.
Si no existe interposición de recursos administrativos, continúa en el paso No. 47.
Responsable de Compras o puesto equivalente
48.
Recibe informe circunstanciado o expediente, realiza el trámite, resolución y notificación correspondiente a los miembros de la Junta de Calificación de Subasta electrónica inversa y oferentes.
Si la resolución establece que no puede continuarse con el evento, se procede con lo que establezca la misma.
Si la resolución establece que puede continuar con el evento, traslada el expediente al Director o puesto equivalente de la Dependencia solicitante.
Secretaría General
49.
Recibe expediente y complementa información en el(los) proyecto(s) de contrato(s) administrativo(s) con base a las notificaciones de la(s) resolución(es) respectiva(s). Imprime y coordina su revisión, una vez cumplido con el plazo para la interposición de recursos y/o resuelto el recurso interpuesto si lo hubiere con las publicaciones correspondientes en el sistema GUATECOMPRAS.
Cuando corresponda, gestiona la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-.
Responsable de Compras o puesto equivalente
50.
Redacta oficio de solicitud para firma de contrato administrativo del Viceministro del área correspondiente.
Traslada expediente a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Responsable de Compras o puesto equivalente
51.
Recibe y gestiona con el Departamento de Gestión de Adquisiciones la revisión del expediente y contrato administrativo y si cumple con los requisitos, mediante providencia traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Si no cumple con los requisitos traslada a la dependencia encargada de la compra para el cumplimiento de los mismos.
Departamento de Gestión de Adquisiciones
51.
Revisa contrato administrativo y mediante providencia indica si proceden o no trasladar a firma y devuelve expediente.
Si no procede a firma, se remite expediente con providencia a la Dirección de Asuntos Administrativos para que el Departamento de Gestión de Adquisiciones proceda con lo solicitado
Dirección de Asesoría Jurídica
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 329
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
52. Recibe expediente y traslada al Departamento de Gestión de Adquisiciones, quien coordina la elaboración de la providencia.
Director de DAA o puesto equivalente
53.
Asigna número de contrato imprime en el papel correspondiente, y gestiona la firma del contrato administrativo del proveedor.
Traslada el expediente a Sección de Eventos de Adquisiciones.
Responsable de Compras o puesto equivalente
54. Recibe expediente y elabora el “Informe Ejecutivo” y traslada al Viceministro del área correspondiente.
Coordinador de Sección de Eventos de Adquisiciones
55. Firma y sella contrato administrativo si está de acuerdo, y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Viceministro del área correspondiente
56. Recibe expediente y traslada a la Dependencia responsable de la adquisición.
Departamento de Gestión de Adquisiciones
57.
Recibe expediente, certifica copia de contrato administrativo y entrega al proveedor adjudicado la copia certificada de contrato administrativo y solicita Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación correspondiente.
Responsable de Compras o puesto equivalente
58. Entrega Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación a Responsable de Compras/ Puesto equivalente.
Contratista
59.
Integra Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación al expediente y traslada expediente a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Responsable de Compras o puesto equivalente
60. Recibe expediente y elabora el Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato, y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Sección de Eventos de Adquisiciones
61.
Revisa Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato administrativo y en providencia traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos para que lo remita a la Sección de Eventos de Adquisición.
Dirección de Asesoría Jurídica
62.
Realiza las correcciones correspondientes si existen observaciones en el acuerdo, elabora informe ejecutivo con visto bueno del Director o puesto equivalente de Asuntos Administrativos, y traslada a la Autoridad Superior del Ministerio.
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisición
63. Firma y sella Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato administrativo; remite a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Ministro
64.
Recibe expediente y gestiona la asignación de número, fecha y certificación del Acuerdo Ministerial con la Secretaría General.
Traslada a Responsable de Compras/ Puesto equivalente de la Dirección solicitante.
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisiciones
65.
Ingresa al Portal de Registro de Contratos de Contraloría General de Cuentas, adjuntando copia de:
Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato Contrato administrativo Seguro de Caución de Cumplimiento de Contrato
Imprime constancia de aprobación del contrato.
Responsable de Compras/ Puesto equivalente
66.
Publica en el sistema GUATECOMPRAS constancia de aprobación del contrato de la Contraloría General de Cuentas, contrato administrativo, Acuerdo Ministerial de aprobación y Seguro de Caución en los plazos establecidos en ley.
Responsable de Compras/ Puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 330
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Imprime constancia de operación en el sistema y adjunta al expediente.
67.
Coordina designación de miembros de la Comisión Receptora y Liquidadora y supervisor cuando aplique, elabora oficio de solicitud de nombramientos, obtiene firma del Director o puesto equivalente de Asuntos Administrativos.
Responsable de Compras/ Puesto equivalente
68.
Recibe expediente y revisa oficios, y si los integrantes propuestos cumplen con los requisitos, redacta proyecto de Resolución Ministerial de nombramiento de Comisión Receptora y Liquidadora; traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica, mediante oficio con visto bueno del Director o puesto equivalente de Asuntos Administrativos.
Sección de Eventos de Adquisiciones
69. Revisa proyecto de resolución y en providencia indica si procede o no trasladar a firma.
Dirección de Asesoría Jurídica
70.
Recibe el proyecto de resolución y providencia de la Dirección de Asesoría Jurídica.
Si la providencia indica que la resolución procede a firma, realiza correcciones requeridas cuando aplique, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Despacho Ministerial con visto bueno del Director o puesto equivalente de Asuntos Administrativos.
Si la providencia indica que la resolución no procede a firma, atiende lo indicado.
Sección de Eventos de Adquisiciones
71. Firma y sella Resolución Ministerial e instruye su traslado a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Ministro
72.
Recibe expediente y gestiona la asignación de número, fecha, y certificación de la Resolución con la Secretaría General.
Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora la resolución de nombramiento.
Traslada expediente a Responsable de Compras/ Puesto equivalente.
Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
73. Coordina con la Comisión Receptora y Liquidadora la entrega del expediente para la recepción y liquidación del contrato.
Responsable de Compras o puesto equivalente
74.
Verifica el bien, insumo o servicio conforme las especificaciones establecidas en el contrato administrativo; si está conforme recibe el bien, insumo o servicio y la factura, suscribe acta de recepción. En el caso de los bienes y/o insumos realiza suscripción de acta según procedimiento “Ingreso a almacén”.
Si no está conforme, rechaza el bien, insumo o servicio y suscribe acta especificando el motivo del rechazo y a criterio de la comisión según sea el caso resuelve.
Traslada expediente mediante oficio al Jefe DSAI de la dependencia interesada.
Comisión Receptora y Liquidadora
75.
Coordina el pago correspondiente al proveedor, integra los documentos de soporte al expediente según procedimiento “Ejecución por Acreditamiento en Cuenta” y cuando proceda la finalización del contrato traslada a la Comisión Receptora y Liquidadora.
Jefe DSAI o puesto equivalente
76. Verifica los documentos de soporte de pago, si están completos los documentos suscribe acta de liquidación y elabora informe dirigido a la Autoridad Superior del Ministerio sobre la recepción y liquidación del
Comisión Receptora y Liquidadora
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 331
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
bien, insumo o servicio. Si no están completos solicita a la DAA la integración de los documentos faltantes.
Traslada expediente de liquidación a la Sección de Eventos de Adquisiciones.
77.
Recibe y revisa expediente, analiza la documentación y si cumple con los requisitos, coordina la elaboración de la Resolución Ministerial de aprobación de recepción y liquidación; traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Si no cumple con los requisitos devuelve el expediente a la comisión Receptora y Liquidadora con el fin de realizar las correcciones o adicionar los documentos faltantes.
Coordinador de Sección de Eventos de Adquisiciones
78. Revisa resolución y en providencia traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Dirección de Asesoría Jurídica
79.
Recibe expediente y realiza correcciones señaladas por la Dirección de Asesoría Jurídica si las hubiera, coordina la elaboración del “Informe Ejecutivo” y traslada al Despacho Ministerial.
Coordinador de Sección de Eventos de Adquisiciones
80. Firma y sella Resolución Ministerial y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Ministro
81.
Recibe y gestiona la asignación de número, fecha, y certificación de la Resolución Ministerial en coordinación con la Secretaría General. Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora y proveedor sobre la resolución. Traslada a la Dependencia solicitante.
Sección de Eventos de Adquisiciones
82. Recibe el expediente para archivo y custodia. Responsable de Compras o
puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 332
Diagramas de Flujo
Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (1 de 13)
SolicitanteJefe de DSAI/ Responsable
de Compras
Jefe de Departamento de
Gestión de AdquisicionesJefe de DSAI
INICIO
Inicia proceso con base al PACC
vigente y autorizado
Identifica las fichas técnicas de los
productos a adquirir
Identifica si existen tres o más
proveedores precalificados
¿Existen 3 o más proveedores?
Inicia “Gestión interna para la Precalificación
de Proveedores”
No
Elabora “Solicitud de Compra y/o
Contratación de Servicio”
Adjunta fichas técnicas,
programación de entregas si aplica y
traslada
Sí
Recibe documentos y revisa la
información
¿Información es correcta?
Rechaza y requiere realizar
correcciones o adjuntar
documentos
Elabora Proyecto de Bases de
Contratación para la Subasta Electrónica
Inversa
No
Sí
2
1
Traslada expediente de compra
debidamente foliado (Solicitud de
Compra, especificaciones
técnicas, Proyecto de Bases de
Contratación para la Subasta Electrónica Inversa) y oficio a la
Dirección de Asuntos
Administrativos.
Coordina el análisis del expediente de
compra, verificando que el Proyecto de
Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa cumpla con los aspectos legales.
Recibe expediente, autoriza y coordina la publicación del Proyecto de Bases de Contratación para la Subasta
Electrónica Inversa en el Sistema de
Información y Contrataciones del
Estado –GUATECOMPRAS-
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 333
Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos
Administrativos Internos (2 de 13)
Responsable de Compras/ Puesto equivalente
Dirección de Asesoría Jurídica
Jefe DSAI y Responsable de Compras/ Puesto
equivalente
2
Recibe expediente y publica proyecto de
bases en GUATECOMPRAS
¿Hay comentarios o sugerencias?
Realiza las consultas correspondientes
Sí
No
Elabora proyecto de contrato
administrativo y oficios de solicitud de nombramiento de miembros de
Junta de Calificación de Subasta
Electrónica Inversa
Gestiona emisión de dictamen
presupuestario por el Jefe de DSAI o
equivalente
Integra expediente y elabora oficio con
firmas correspondientes para solicitud de opinión jurídica
Analiza expediente, emite opinión
jurídica y traslada
Analiza las respuesta y coordina la
publicación en GUATECOMPRAS
Integra observaciones recibidas que procedan al
Proyecto de Bases de Contratación para la Subasta
electrónica inversa.
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 334
Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (3 de 13)
Responsable de Compras/ Puesto equivalente
Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia
interesada
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisición
Dirección de Asesoría Jurídica
Jefe de DSAI o equivalente
Redacta oficio de solicitud de
aprobación de Bases de
Contratación, nombramiento de la Junta de Calificación
de Subasta Electrónica Inversa y
traslada
Solicita a las Direcciones la
designación de los servidores públicos
para integrar la Junta
Revisa expediente y analiza la
documentación
¿Cumple con requisitos?
Traslada expediente para realizar correcciones
Redacta proyecto de Resoluciones Ministeriales de
aprobación, elabora providencia y
traslada
Revisa proyecto de resoluciones e
indica si procede o no a firma
No
Sí
¿Procede a firma?
Coordina para el cumplimiento de
requisitos
Realiza correcciones si hubiere, elabora “informe Ejecutivo” y traslada con visto
bueno de la Autoridad
Administrativa Superior de la DAA
No
Sí
4
Recibe expediente, oficios de respuesta de nombramiento y
traslada.
3
Coordina modificaciones u observaciones en
caso existan
Integra expediente según
procedimiento.
Revisa oficio de solicitud y firma.
A
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 335
Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (4 de 13)
Responsable de Compras o equivalente
MinistroCoordinador de la Sección de
Eventos de AdquisiciónTécnico de GUATECOMPRAS
4
Firma y sella resoluciones
ministeriales y traslada
Recibe expediente y coordina la
asignación de número correlativo de las resoluciones
ministeriales
Coordina notificación de resolución de
nombramiento a los integrantes de la
Junta de Calificación
Integra al expediente las
cédulas de notificación y
certificaciones de las resoluciones y
traslada
Actualiza cronograma de
actividades en las Bases de Subasta
Electrónica Inversa
Redacta nota de convocatoria para los proveedores precalificados
Publica evento y anexos en
GUATECOMPRAS, imprime constancia
de operación realizada y adjunta
al expediente
Coordina notificación a
miembros de la Junta de Calificación
sobre datos del proceso de puja
inversa
Ingresa al sistema y verifica la
disponibilidad del mismo
5
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 336
Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (5 de 13)
Jefe de DSAIPostor HabilitadoJunta de Calificación de la
Subasta Electrónica InversaResponsable de Compras/
Puesto Equivalente
5
Ingresa a GUATENOMINAS para confirmar su
participación y validar uso del
módulo
Verifica la disponibilidad del
Sistema y la cantidad de
postores habilitados autenticados
Cuando ya esta habilitado
autenticado puja de acuerdo a los parámetros y
tiempo establecido
Monitorea la puja inversa y genera en
el sistema el informe de resultados
Verifica el cumplimiento de
criterios del postor que haya obtenido
el primer lugar en el orden de prelación
¿Cumple con los criterios?
Suscribe acta donde hace constar la
descalificación del proveedor y notifica
a donde corresponda
Suscribe acta de adjudicación de la
negociación y traslada copia
No
Sí
Coordina certificación de acta
de adjudicación y publicación en
GUATECOMPRAS
Monitorea GUATECOMPRAS
para atender inconformidades
6
¿Hay ≥ 3 postores
habiltados?
Suscribe acta de cancelación del
proceso
Continúa el procedimiento
No
Sí
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 337
Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (6 de 13)
Coordinador de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Dirección de Asesoría Jurídica
Junta de Calificación de la Subasta Electrónica Inversa
Responsable de Compras o puesto equivalente
6
Coordina publicación en
GUATECOMPRAS de respuestas a
inconformidades y traslada expediente
Informe por escrito sobre sus
actuaciones, adjunta al
expediente documentos generados y
traslada
Revisa expediente y analiza
documentación
¿Cumple requisitos?
Coordina para subsanar cumplimiento de requisitos
Redacta proyecto de Resolución Ministerial de adjudicación y
traslada
No
Sí
Revisa proyecto de resolución, en
providencia indica lo procedente y
traslada
Realiza correcciones a la resolución y elabora informe
ejecutivo
Traslada expediente por medio de oficio
firmado por la Autoridad
Administrativa Superior de la DAA
7
¿Existen inconformidades
?
Imprime inconformidades y
entrega
Notifica electrónicamente
que no existen inconformidades
Sí
No
Resuelve las mismas dentro del plazo
establecido y coordina
publicación en GUATENOMINAS
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 338
Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (7 de 13)
Coordinador de la Sección de Eventos de Adquisición
Secretaría GeneralResponsable de Compras/
Puesto equivalenteMinistro
7
Verifica lo actuado por la Junta de Calificación de
Subasta Electrónica Inversa
Si imprueba lo actuado, devuelve
para lo correspondiente
según ley de Contrataciones del
Estado
Si aprueba, firma y sella resolución
ministerial y traslada expediente
Recibe expediente y coordina la
asignación de número correlativo
de la resolución ministerial
Coordina publicación en
GUATECOMPRAS de la resolución e
imprime constancia de operación
¿Existen recursos
administrativos?
Recibe notificación y emite informe
circunstanciado o remite el
expediente
Recibe informe circunstanciado o
expediente, realiza trámite, resolución
y notificación correspondiente a los miembros de la
Junta de Calificación y oferentes
Sí
Si la resolución establece que no puede continuar con el evento se procede según establezca la
misma
Si la resolución establece que
procede, traslada expediente a la DAA
No
8
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 339
Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (8 de 13)
Responsable de Compras /Puesto equivalente
Autoridad Administrativa Superior DAA
Dirección de Asesoría Jurídica
Departamento de Gestión de Adquisiciones
8
Complementa información en proyecto(s) de
contrato(s) administrativo(s),
imprime y coordina su revisión
Cuando corresponda
gestiona emisión de Constancia de Disponibilidad
Presupuestaria DCP
Redacta oficio de solicitud de firma de
contrato
Revisa expediente y contrato
administrativo
¿Cumple requisitos?
Traslada para gestionar
cumplimiento de requisitos
Mediante providencia traslada
Revisa contrato administrativo,
elabora providencia y traslada
No
Sí
Gestiona cumplimiento de
requisitos y traslada expediente
Traslada expediente
¿Procede a firma?
Recibe expediente y traslada
Corrige.
Asigna número a contrato, imprime, gestiona firma de
proveedor y traslada
No
Sí
Elabora “Informe Ejecutivo” y traslada
9
A
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 340
Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (9 de 13)
Responsable de Compras/ Puesto
equivalente Contratista
Viceministro correspondiente
Coordinador de Sección de Eventos de Adquisiciones
Dirección de Asesoría Jurídica
9
Firma y sella contrato, y traslada expediente a través
de la DAA para remitir a Dirección
interesada
Certifica copia de contrato
administrativo y entrega a proveedor
adjudicado
Solicita seguro de caución de
cumplimiento de contrato y
certificación correspondiente
Entrega seguro de caución y
certificación
Integra documentos al expediente,
elabora oficio y traslada
Elabora Acuerdo Ministerial de aprobación de
contrato y traslada
Revisa Acuerdo Ministerial de aprobación de
contrato administrativo,
elabora providencia y traslada
Realiza las correcciones
correspondientes si existen
observaciones
Elabora informe ejecutivo con visto
bueno de la Autoridad
Administrativa Superior de la DAA y
traslada
10
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 341
Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (10 de 13)
Responsable de Compras / Puesto equivalente
Dirección de Asesoría Jurídica
MinistroCoordinador de Sección de Eventos de Adquisiciones
10
Firma y sella Acuerdo Ministerial
de aprobación de contrato y traslada
Gestiona la asignación de
número, fecha y certificación del
Acuerdo Ministerial y traslada
Ingresa al portal de Registro de
Contratos de CGC y adjunta
documentos requeridos, imprime
constancia
Publica en GUATECOMPRAS
contrato administrativo,
seguro de caución y constancia de aprobación de
contrato
Imprime constancia de operación en
GUATECOMPRAS y adjunta al
expediente
Coordina designación de miembros de
Comisión Receptora y Liquidadora, y de supervisor cuando
aplique
Elabora oficio de solicitud de
nombramiento con firma
correspondiente y traslada expediente
Revisa oficios, redacta proyecto de
Resolución Ministerial de
nombramiento de Comisión Receptora
y Liquidadora y traslada
Revisa proyecto de resolución, elabora
providencia y traslada
Recibe proyecto de resolución y providencia
11
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 342
Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (11 de 13)
Coordinador de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Comisión Receptora y Liquidadora
MinistroCoordinador de Sección de Eventos de Adquisiciones
11
¿Resolución procede a
firma?
Atiende lo indicado en la providencia
Realiza correcciones cuando aplique, elabora Informe
Ejecutivo y traslada con visto bueno
Firma y sella Resolución
Ministerial e instruye traslado de
expediente
No
Sí
Gestiona asignación de número, fecha y
certificación de Resolución Ministerial
Notifica a los integrantes de la
Comisión Receptora y Liquidadora la
resolución de nombramiento y
traslada expediente para la coordinación del Responsable de Compras y la Junta
de liquidación
12
Verifica el bien, insumo o servicio
conforme las especificaciones
establecidas
Si no está conforme, rechaza el bien,
insumo o servicio y suscribe acta
especificando el motivo del rechazo
y a criterio de la comisión según sea
el caso resuelve.
Si esta conforme, recibe el bien,
insumo o servicio y la factura, suscribe acta de recepción
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 343
Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (12 de 13)
Dirección de Asesoría Jurídica
Comisión Receptora y Liquidadora
Jefe de DSAICoordinador de Sección de Eventos de Adquisiciones
12
Coordina pago al proveedor según procedimiento “Ejecución por Acreditamiento
en Cuenta”
Verifica los documentos de soporte de pago
¿Están completos?
Solicita integración de documentos
faltantes
Suscribe acta de liquidación y
elabora informe sobre la recepción y liquidación del bien, insumo o servicio,
traslada expediente
No
Sí
Recibe y revisa expediente, analiza
documentación
¿Cumple requisitos?
Devuelve expediente para
realizar correcciones o
adicionar documentos
Elabora Resolución Ministerial de aprobación de
recepción y liquidación, traslada
expediente
No
Sí
Revisa resolución y en providencia traslada a DAA
13
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 344
Subasta Electrónica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos
Administrativos Internos (13 de 13)
Responsable de Compras o Puesto Equivalente
MinistroCoordinador de Sección de Eventos de Adquisiciones
13
Realiza correcciones a resolución
ministerial, si las hubiera
Coordina la elaboración del
“Informe Ejecutivo” y traslada
expediente
Firma y sella Resolución
Ministerial y traslada expediente
Gestiona asignación de número, fecha y
certificación de Resolución Ministerial
Notifica a los integrantes de la
Comisión Receptora y Liquidadora y al
proveedor sobre la resolución, traslada
expediente
Recibe expediente para archivo y
custodia
FIN1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 345
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
PLANIFICACIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
02 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Adquisición y Uso de Combustible
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Llevar un mejor control de los cupones autorizados para la compra de combustible autorizado para esta Dirección. Inicia: verificación de existencias de cupones de combustible. Finaliza: recarga de combustible en el vehículo.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Ministerial 03-2006, Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Verifica la existencia de cupones para uso del combustible. Asistente de Almacén
2. Realiza el requerimiento con base a existencias y a la programación cuatrimestral o anual, para la compra de cupones y traslada al Técnico de Compras para su gestión.
Asistente de Almacén
3. Codifica los gastos mediante el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala.
Técnico de Compras
4. Verifica disponibilidad presupuestaria y financiera traslada al Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos.
Técnico de Compras
5. Revisa, firma el requerimiento y traslada al Director o Subdirector para la autorización.
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos
6. Autoriza requerimientos y traslada a Técnico de Compras Director o Subdirector
7. Solicita cotización y mediante análisis de calidad, precio, garantía porte, tiempo de entrega, se formaliza la compra.
Técnico de Compras
8. Elabora Orden de Compra en Sistema de Gestión (Siges) con base a cotización.
Técnico de Compras
9. Revisa y autoriza la Orden de Compra en Sistema de Gestión. Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos
10. Revisa la Orden de Compra y firma. Técnico de Compras
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 346
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
11. Notifica adjudicación de proveedor y coordina el despacho. Técnico de Compras
12. Recibe factura, revisa, verifica la cantidad y la numeración de los cupones, elabora Forma 1-H ingreso a Almacén, registra el Sistema de Almacén y razona factura con sus respectivos sellos.
Asistente de Almacén
13. Revisa y firma la factura de compra. Técnico de Compras
14. Revisa, firma ingreso de almacén y factura y traslada a Técnico de Compras.
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos
15. Traslada documentos soporte de la compra para visto bueno a Dirección.
Técnico de Compras
16. Revisa, firma documentos de soporte de compras y devuelve a Técnico de Compras.
Director o Subdirector
17. Traslada los documentos de soporte a Asistente de Presupuesto para que proceda a realizar la gestión de pago
Técnico de Compras
18. Registra en el Sistema de Gestión el devengado, lo solicita, imprime, firma y traslada al Jefe de Departamento.
Asistente de Presupuesto
19. Firma de visto bueno el CUR de devengado y devuelve al Asistente de Presupuesto.
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos
20. Solicita el pago en el sistema, a la UDAF del Ministerio. Asistente de Presupuesto
21. Archiva los documentos. Asistente de Presupuesto
22.
Elabora requisición y obtiene el visto bueno del Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos, para ratificar los cupones en el Almacén, mismos que servirán para el consumo de los vehículos de la Dirección en comisiones oficiales.
Asistente de Caja Chica
23. Entrega cupones conforme requisición debidamente autorizada, en el Sistema de Almacén. Asistente de Almacén
24. Recibe los cupones de almacén y los registra en el libro de control interno autorizado por la Contraloría General de Cuentas.
Asistente de Caja Chica
25. Solicita combustible para el uso de los vehículos de la Dirección. Piloto
26. Procede a completar la información en los cupones y a registrar su salida en el libro correspondiente.
Asistente de Caja Chica
27. Firma de recibido y recibe cupones. Piloto
28. Recarga el vehículo. Piloto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 347
Adquisición y Uso de Combustible (1 de 3)
Técnico de Compras Jefe DSAI Director o SubdirectorAsistente de Almacén
Inicio
Verifica la existencia de cupones para uso del
combustible.
Realiza el requerimiento con base
a existencias y a la programación
cuatrimestral o anual, para la compra de
cupones.
Codifica los gastos mediante el Manual de
Clasificaciones Presupuestarias para el
Sector Público de Guatemala.
Verifica disponibilidad presupuestaria y
financiera.
Revisa y firma el requerimiento.
Autoriza requerimientos.
Solicita cotización y mediante análisis de
calidad, precio, garantía porte, tiempo de entrega,
se formaliza la compra.
Elabora Orden de Compra en Sistema de Gestión
(Siges) con base a cotización.
Revisa y autoriza la Orden de Compra en Sistema de
Gestión.
Revisa la Orden de Compra y firma.
Notifica adjudicación de proveedor y coordina el
despacho.
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 348
Adquisición y Uso de Combustible (2 de 3)
Técnico de Compras Jefe DSAIDirector o SubdirectorAsistente de Presupuesto
Asistente de Almacén
Revisa y firma la factura de compra
Revisa, firma ingreso de almacén y factura.
Traslada documentos soporte de la compra
para visto bueno.
Revisa y firma documentos de soporte
de compras.
Traslada los documentos de soporte
para que proceda a realizar la gestión de
pago.
Registra en el Sistema de Gestión el
devengado, lo solicita, imprime y firma.
Firma de visto bueno el CUR de devengado.
Solicita el pago en el sistema, a la UDAF del
Ministerio.
Archiva los documentos.
1
Recibe factura, revisa, verifica la cantidad y la
numeración de los cupones, elabora Forma 1-H , registra en el Sistema de Almacén y
razona factura con sus respectivos sellos.
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 349
Adquisición y Uso de Combustible (3 de 3)
Asistente de Almacén Asistente de Caja Chica Piloto
Recibe los cupones de almacén y los registra en el
libro de control interno autorizado por la Contraloría
General de Cuentas.
Solicita combustible para el uso de los vehículos de la
Dirección.
Procede a completar la información en los cupones y a registrar su salida en el libro
correspondiente.
Firma de recibido y recibe cupones.
Recarga el vehículo.
2
Entrega cupones conforme requisición
debidamente autorizada, en el Sistema de Almacén.
Fin
Elabora requisición y obtiene visto bueno del Jefe de DSAI, para ratificar los cupones en
el almacén.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 350
Manejo de Activos Fijos y Bienes Fungibles
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Manejo de activos fijos y bienes fungibles 02 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Normas para la administración de los activos fijos y bienes fungibles
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer lineamientos para la administración del inventario de activos fijos y bienes fungibles, que permitan el
resguardo del patrimonio del Ministerio de Finanzas Públicas. Inicio: Programa la realización de inventario físico de
bienes fungibles y activos fijos. Finaliza: Recibe y archiva registros del inventario.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública.
b) Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado – Departamento de Contabilidad
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. NORMAS PARA LA ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIO
a) El Responsable de Inventarios debe realizar el inventario físico de bienes fungibles y activos fijos por lo menos una
vez al año, el cual debe corresponder al ejercicio fiscal anual.
b) El Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente, debe realizar muestreo de registros
en Tarjetas de Responsabilidad Individual, para determinar el grado de actualización de registros, dejando
evidencia a través del formato “Verificación de Registros de Inventario”.
2. NORMAS PARA PRÉSTAMO DE BIENES FIJOS
a) Únicamente se podrá dar en préstamo temporal los bienes que cumplan con el registro establecido en los
procedimientos de “Ingreso y Registro de Activos Fijos” o “Ingreso y Registro de Bienes Fungibles”.
b) Si se trata de préstamos temporales dentro de la dependencia, debe elaborarse “Vale de Tenencia Temporal de
Activos Fijos o Bienes Fungibles”. Si el préstamo del activo fijo o bien fungible para un empleado en funciones
es por un período superior de 1 mes, deben realizarse las gestiones para el registro correspondiente al
responsable de acuerdo al procedimiento “Registro y Asignación de Inventario”. En el caso de vacaciones,
suspensiones, licencias y otros, la vigencia del vale corresponderá al período autorizado.
c) Para préstamos temporales entre dependencias, se elaborara resguardo y tarjeta de responsabilidad de Activos
fijos y Bienes Fungibles a una persona designada por la Dirección. Si el préstamo del bien es superior a un mes,
deben realizarse las gestiones para el traslado definitivo según procedimiento “Egreso y Registro de Activos
Fijos por Traslado”.
d) Si la dependencia tiene bienes en calidad de préstamo, el registro y control de éstos debe realizarse en el
formato “Tarjeta de Responsabilidad Individual de Bienes que tiene esta entidad en calidad de préstamo”.
e) Se prohíbe a los empleados o dependencias que posean bienes en calidad de préstamo cederlos a terceros.
3. NORMAS PARA CORRECCIONES
a) En el caso de error en operación de valores o montos en las tarjetas de responsabilidad y libros, debe realizarse
la corrección a través de la reversión contable de la operación.
b) En el caso de errores subsanables, procederá a realizar la corrección mediante razonamiento respectivo.
c) Las tarjetas de responsabilidad y libros que deban anularse y que aún no posea las firmas correspondientes
(cuando aplique), debe realizarse mediante razonamiento en la misma tarjeta y/o libros, anotando fecha, sello y
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 351
firma de la persona que lo operó.
d) Cuando el documento de registro contable sufra daño que imposibilite su uso o que por otro motivo requiera
anularse el registro, se realizará razonamiento en la cual debe comparecer el Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente y Responsable de Inventario. Cuando se trate de la anulación de tarjetas
de responsabilidad, deberá notificarse a la persona responsable de los bienes asignados, quien deberá firmar la
nueva tarjeta. En casos de relativa gravedad o impacto, se procederá a suscribir acta administrativa
correspondiente en la cual se haga constar lo sucedido.
e) En caso de errores de arrastre de saldos en libros, cuando se trate de un mismo ejercicio fiscal se realizara el
razonamiento respectivo, debiendo comparecer el Jefe Administrativo y el responsable de inventario. Cuando
corresponda a un ejercicio fiscal diferente al actual, se procederá a suscribir acta administrativa.
f) En ningún caso los errores en registros contables pueden corregirse por testado, ya que únicamente aplica los
numerales de Corrección anteriores.
4. NORMAS PARA TRATAMIENTO DE ACTIVOS FIJOS DEFECTUOSOS
a) En el caso que los activos fijos adquiridos por compra resulten defectuosos y los cubra la garantía, la persona
que tiene asignado el bien, notifica por escrito al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
equivalente para que accione a donde corresponda.
b) Si el proveedor cambia el activo fijo, debe suscribirse acta administrativa y realizar los registros
correspondientes haciendo la observación de cambio por garantía.
5. NORMAS PARA TRATAMIENTO DE LOS REPUESTOS
a) Los repuestos adquiridos no son objeto de registro y control de inventario de activos fijos y bienes fungibles.
b) Para los accesorios adquiridos debe realizarse el ingreso y registro correspondiente.
6. NORMAS PARA SOLVENCIAS
La entrega de los Activos Fijos y Bienes Fungibles debe realizarse el último día que la persona presta sus servicios en
la institución.
Las solvencias de inventario deben extenderse cuando la persona solicitante haya entregado los activos fijos y
bienes fungibles al Responsable de Inventario y este a su vez haya finalizado las operaciones correspondientes en la
“Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fijos y de Bienes Fungibles”, así como en el “Resguardo de Bienes” según
aplique; realizados todos los descargos deben reportar saldo cero
En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar
funciones asignadas al Jefe según designación.
Realización de Inventario Contable y Físico
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Programa la realización de inventario físico de bienes fungibles y activos fijos, el
cual debe realizarse al menos una vez al año; traslada directrices al
Responsable de Inventario y comunica al resto de personal para que esté
disponible al momento de la verificación.
Jefe de DSAI o persona asignada
2.
Procede a realizar el inventario físico de acuerdo a la programación a través del
formato “Realización de Inventario Físico”, verificando los bienes asignados a
la persona responsable con base en las respectivas “Tarjeta de
Responsabilidad de Activos Fijos y de Bienes Fungibles”, así como el registro
de “Resguardo de Bienes del SICOIN”.
Responsable de Inventario
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 352
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Si existe diferencia entre lo físico y los registros, debe anotar adicionalmente la
descripción del bien y observaciones al respecto.
3.
Elabora, firma y sella el informe del inventario físico anual realizando
clasificación por estado físico de los bienes, faltantes y cualquier otra
circunstancia. Traslada al Jefe del Departamento de Asuntos Administrativos
Internos.
Responsable de Inventario
4.
Realiza registro de inventario físico de bienes fungibles y activos fijos en el libro
correspondiente, firma y sella. Traslada al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente. Responsable de Inventario
5.
Revisa, firma y sella el informe del inventario físico anual y determina las
acciones que procedan.
Traslada informe al Director o puesto equivalente.
Jefe de DSAI o persona asignada
6. Firma y sella; devuelve al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o equivalente. Director o puesto equivalente
7. Recibe, traslada e instruye al Responsable de Inventario respecto a las acciones
a seguir. Jefe de DSAI o persona asignada
8.
Recibe y archiva el informe.
Si existen instrucciones específicas para el tratamiento de los bienes, éstas
deben realizarse en base a los procedimientos establecidos o demás acciones
correspondientes.
Responsable de Inventario
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 353
Diagramas de Flujo
Normas para la administración de los activos fijos y bienes fungiblesRealización de Inventario Contable y Físico (1 de 1)
Responsable de InventarioJefe de DSAI o persona asignadaDirector o puesto
equivalente
Inicio
Realiza inventario de bienes fungibles y
activos fijos, el cual debe realizarse al
menos una vez al año para que esté
disponible al momento de la verificación
Procede a realizar el inventario a través del
formato “Realización de Inventario Físico”,
verificando los bienes asignados la persona responsable, como el
“Resguardo de Bienes del SICOIN”
Elabora, firma y sella el informe del inventario físico anual realizando
clasificación por estado físico de los bienes, faltantes y cualquier otra circunstancia.
Traslada
Realiza registro de inventario físico de bienes fungibles y
activos fijos en el libro correspondiente,
firma y sella. Traslada
Revisa, firma y sella el informe del
inventario físico anual y determina las
acciones que procedan Traslada
informe
Firma y sella
Recibe , traslada e instruye respecto a las acciones a seguir
Recibe y archiva el informe. Si existen
instrucciones específicas para el tratamiento de los
bienes, éstas deben realizarse en base a los
procedimientos establecidos o demás
acciones correspondientes.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 354
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Manejo de activos fijos y bienes fungibles 03 1 de 25
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro y asignación de inventario
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades a realizar para el ingreso, registro y asignación de los activos fijos y bienes fungibles adquiridos por
compra, traslado o donación, de acuerdo a la normativa vigente.
Inicia: Recepción de documento que ampara la adquisición.
Finaliza: Archivo de tarjetas de responsabilidad individual, resguardo de bienes y documentación de soporte.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública
b) Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado – Departamento de Contabilidad, Instrucciones que rigen la
preparación, verificación y rendición de los inventarios
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Para los activos fijos y bienes fungibles manufacturados, donados u obtenidos por promoción de compras que no tengan consignado valor, se requiere por escrito al proveedor, entidad o persona que proporciona o manufactura el activo fijo o bien fungible el valor de los mismos, si no hubiera respuesta se sondeará el precio de mercado en base a tres cotizaciones, en ambos casos se suscribe acta administrativa para realizar el ingreso correspondiente.
2) El Director o puesto equivalente de la dependencia debe definir a quién se le asignarán los bienes de uso común.
3) Para la realización de la verificación de activos fijos y bienes fungibles al momento del ingreso y en caso sea
necesario, se coordinará la participación de técnico experto para la verificación de los mismos.
4) Cuando se detecten faltantes y la persona rehúse reponer o pagar el bien, deben iniciarse las acciones jurídicas
administrativas que correspondan.
5) En caso de extravío de un bien por una acción delictiva, debe procederse de acuerdo a la normativa
correspondiente y cuando se considere necesario solicitar opinión a la Dirección de Asesoría Jurídica del MINFIN.
6) Para la realización de traslado de bienes de una persona hacia otra persona específica, debe marcarse en el formato
“Movimiento de Activos Fijos y Bienes Fungibles” la opción tres del tipo de traslado, anotarse el nombre y firma de
la persona destinataria, con el visto bueno del Jefe inmediato de la persona que cede los bienes; los bienes no
pueden entregarse hasta que se haya notificado al Responsable de Inventario e iniciado la actualización de los
registros correspondientes.
7) En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar
funciones asignadas al Jefe según designación.
Ingreso y Asignación de Activos Fijos por Compra
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Verifica las características físicas del activo fijo con las especificaciones de
la factura. Responsable de Inventario
2. Recibe expediente del Responsable de Almacén, según procedimiento
“Ingreso a Almacén”.
Responsable de Inventario /
Responsable de Almacén
3.
Si el resultado de la verificación es insatisfactorio, devuelve el expediente
al Responsable de Compras, especificando el motivo del rechazo para que
realice las gestiones correspondientes.
Responsable de Inventario
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 355
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4. Si el resultado de la verificación es satisfactorio, procede a realizar el alza
al activo fijo. Responsable de Inventario
5.
Ingresa en el módulo de Inventarios del Sistema de Contabilidad Integrada -
SICOIN-, llenando los campos correspondientes según el sistema para
generar el número del bien.
Responsable de Inventario
6. Verifica información en Sistema en base a la factura y “Constancia de
Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma 1-H”. Responsable de Inventario
7. Si la información ingresada es incorrecta, realiza las modificaciones
correspondientes. Responsable de Inventario
8.
Si la información ingresada en el estado “Registrado” es correcta guarda
en el sistema, imprime y firma reporte de bienes en estado “Ingresado” y
solicita aprobación al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos -DSAI- o equivalente a través del sistema.
Responsable de Inventario
9.
Revisa los datos ingresados del activo fijo en el módulo de Inventarios del
SICOIN.
Si detecta alguna irregularidad en el ingreso, notifica al Responsable de
Inventarios el error para su corrección.
Si el ingreso es correcto, aprueba en el sistema.
Jefe de DSAI o persona asignada
10. Imprime “Constancia de Bienes en Inventario” generada por el SICOIN. Responsable de Inventario/ Jefe DSAI
11.
Registra en el libro “Registro y Control de Inventario de Activos Fijos” u
hojas movibles la partida contable correspondiente con la información
requerida.
Complementa información en la “Constancia de Ingreso a Almacén y a
Inventario Forma 1-H”, firma y sella.
Responsable de Inventario
12.
Adjunta al expediente “Constancia de Bienes en Inventario” y traslada al
Jefe de DSAI o puesto equivalente, según procedimientos de Adquisiciones
respectivo.
Responsable de Inventario
13.
Recibe copia de los siguientes documentos para su archivo:
“Copia de factura”
“Copia de la Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”
“Copia de Constancia de Bienes (firmada por el Jefe de la DSAI o
Departamento Administrativo)”
Responsable de Inventario
14. Rotula el activo fijo con el número del bien que le corresponde, según
registro en SICOIN. Responsable de Inventario
15.
Notifica de la adquisición del activo fijo conforme a registro de inventario, a
la Dirección de Contabilidad del Estado, mediante oficio con visto bueno de
la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.
Responsable de Inventario
16. Realiza requerimiento según procedimiento “Egreso de Almacén por
Requisición”. Persona responsable del activo fijo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 356
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
17.
Realiza egreso de activo fijo según procedimiento “Egreso de Almacén por
Requisición” y entrega copia de “Requisición y Entrega de Insumos” al
Responsable de Inventario para identificar a la persona a quién se le
asignará el (los) activo(s) fijo(s).
Si en la requisición se especifican activos fijos destinados a varias personas
y si fuera necesario, debe adjuntarse a la requisición listado de las personas
a quienes se les asignará el activo fijo, el cual tendrá que estar identificado
con el número de requisición que le corresponde.
Responsable de Almacén
18.
Procede a la asignación de los activos fijos a la persona responsable
ingresando al módulo de Inventarios del SICOIN y genera el “Resguardo de
Bienes”, imprime, firma y sella.
Responsable de Inventario
19.
Registra en “Tarjetas de Responsabilidad de Activos Fijos” el activo(s)
fijo(s) asignado(s), anota o verifica la información requerida.
Firma y sella en la tarjeta (cuando elabora por primera vez) y requiere
firmas de la persona responsable.
Responsable de Inventario
20. Firma “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de Responsabilidad de Activos
fijos” (firma por cada uno de los activos fijos registrados en la tarjeta). Persona responsable del activo fijo
21. Archiva “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de Responsabilidad de Activos
fijos”. Responsable de Inventario
Ingreso y Asignación de Activos Fijos Por Traslado o Donación
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe notificación o identifica activos fijos sujetos a traslado o donación e
instruye al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
equivalente.
Autoridad Administrativa Superior
dependencia solicitante
2. Instruye al Responsable de Inventario para que verifique los activos fijos. Jefe de DSAI o persona asignada
3.
Verifica el estado de los activos fijos y entrega listado propuesto a solicitar
al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
equivalente.
Responsable de Inventario
dependencia Solicitante
4. Verifica listado y selecciona los activos fijos a solicitar, elabora oficio para
formalizar el requerimiento. Jefe de DSAI o persona asignada
5. Traslada oficio y listado a la Autoridad Administrativa Superior de la
dependencia. Jefe de DSAI o persona asignada
6.
Revisa listado.
Si está conforme, firma y sella oficio de solicitud de traslado o donación de
activos fijos e instruye para el envío del oficio.
Si no está conforme, devuelve oficio para realizar las modificaciones
correspondientes.
Autoridad Administrativa Superior
dependencia solicitante
7.
Remite respuesta a la solicitud.
Si la respuesta a la solicitud es positiva, continúa con el procedimiento.
Si la respuesta a la solicitud es negativa finaliza el procedimiento.
Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia que traslada o entidad
donante
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 357
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
8.
Recibe respuesta, instruye al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente para que coordine la recepción de
los activos fijos con el Responsable de Inventario y si aplica Responsable de
Almacén.
Autoridad Administrativa Superior
dependencia solicitante
9. Realiza verificación física de las características de los activos fijos de
acuerdo a lo solicitado.
Responsable de Inventario
dependencia solicitante
10.
En el caso de traslado, la dependencia que traslada suscribe acta
administrativa de entrega y recepción de activos fijos y envía certificación
de acta o copia certifica a la dependencia solicitante, en la cual deben
comparecer los Responsables de Inventario, Jefes de Departamentos de
Servicios Administrativos Internos o equivalentes y Autoridades
Administrativas Superiores de las dependencias involucradas.
En el caso de donaciones, la entidad donante debe entregar documento en
el cual haga constar la donación realizada, especificando la siguiente
información:
Descripción de las características de los activos fijos.
Unidad de medida
Cantidad
Valor Unitario y Total por bien o insumo
Estado de los mismos
Monto Total
Y otra información que se considere necesaria
Si se trata de activos fijos sin registro contable en el Estado previamente,
en el acto debe comparecer el Responsable de Almacén, quien realizará
registro según procedimiento “Ingreso a Almacén por Traslado o Ingreso a
Almacén por Donación” según corresponda.
Dependencia que traslada o entidad
donante
11.
Si se trata de activos fijos que se encuentran en Almacén, realiza
requerimiento al Responsable de Almacén y continúa en el paso No. 12.
Si se trata de activos fijos que se encuentran en bodega de Inventario,
realiza requerimiento al Responsable de Inventario previo visto bueno del
jefe inmediato y Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o equivalente según formato “Movimiento interno de Activos
Fijos y Bienes Fungibles” y continúa en el paso No. 13.
Persona Responsable del Activo Fijo
12.
Realiza egreso del activo fijo según procedimiento “Egreso de Almacén por
Requisición” y entrega copia de “Requisición y Entrega de Insumos” al
Responsable de Inventario para identificar a la persona a quién se le
asignará el activo fijo y continúa en el paso No. 15.
Si en la requisición se especifican activos fijos destinados a varias personas
y si fuera necesario, debe adjuntarse a la requisición listado de las personas
a quienes se les asignará el activo fijo, el cual tendrá que estar identificado
con el número de requisición que le corresponde.
Responsable de Almacén dependencia
Solicitante
13.
Entrega de forma provisional el activo fijo a la persona responsable del
mismo por medio del Libro de Conocimientos o Actas autorizado por
Contraloría General de Cuentas, en tanto se emite resolución para los
registros contables.
Responsable de Inventario
dependencia Solicitante
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 358
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
14.
Gestiona ante la Dirección de Bienes del Estado la emisión de Resolución de
traslado de activos fijos y entrega a la dependencia Solicitante la siguiente
documentación:
a. Oficio que indique que proceda a operar el alza en el SICOIN
b. Copia de la resolución emitida por la Dirección de Bienes del
Estado
c. Certificación de inventario
d. Reporte de traslado de SICOIN
e. Certificación de acta o copia certificada de acta de entrega de
activos fijos
Dependencia que traslada
15.
Recibe de la dependencia que trasladó los activos fijos la documentación y
entrega al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
equivalente.
Autoridad Administrativa Superior
dependencia solicitante
16. Recibe documentación y traslada al Responsable de Inventario. Jefe de DSAI o persona asignada
dependencia solicitante
17.
Procede a operar el alza de activos fijos en el módulo de inventarios del
SICOIN con base a la resolución emitida por la Dirección Bienes del Estado
para traslados, o acta administrativa de recepción para donaciones.
Responsable de Inventario
dependencia solicitante
18.
Registra en el libro “Registro de Inventario de Activos Fijos” u hojas
movibles la partida contable correspondiente anotando la información
requerida.
Responsable de Inventario
dependencia solicitante
19.
Notifica a la Dirección de Contabilidad del Estado de la adquisición del
activo fijo mediante oficio firmado por la Autoridad Administrativa Superior
de la dependencia.
Responsable de Inventario
dependencia solicitante
20. Formaliza la asignación del activo fijo, ingresando al módulo de Inventarios
del SICOIN, genera el “Resguardo de Bienes”, imprime, firma y sella.
Responsable de Inventario
dependencia solicitante
21.
Registra en “Tarjetas de Responsabilidad Individual de Activos Fijos” el
activo(s) fijo(s) asignado, anotando la información requerida.
Firma y sella en la tarjeta (cuando elabora por primera vez) y requiere
firmas de la persona responsable.
Responsable de Inventario
dependencia solicitante
22. Firma “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de Responsabilidad de Activos
fijos” (firma por cada uno de los activos fijos registrados en tarjeta). Persona responsable del activo fijo
23.
Archiva “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de Responsabilidad de Activos
fijos”; archiva expediente de traslado o donación con la documentación de
respaldo.
Responsable de Inventario
dependencia solicitante
Ingreso y Registro de Activos Fijos por Reposición
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Identifica o recibe notificación de faltante de activo fijo y da aviso a la
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia. Responsable de Inventario
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 359
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
2.
Suscribe acta administrativa especificando lo relacionado al caso y cuando
corresponda requiriendo la reposición o pago del mismo según normativa
vigente aplicable. En el acta debe comparecer la Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia, Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente, Responsable de Inventario y persona
responsable del activo fijo.
Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia
3. Si realiza la reposición del activo fijo, continúa en el paso No. 4.
Si realiza el pago del activo fijo, continúa en el paso No. 8. Persona responsable del activo fijo
4. Adquiere el bien y gestiona dictamen técnico con la dependencia
correspondiente en caso aplique. Persona responsable del activo fijo
5.
Entrega activo fijo de iguales o mejores características con el dictamen técnico
correspondiente del activo fijo extraviado, factura a nombre de la persona
responsable y endosa a favor de dependencia en la cual conste la descripción
del mismo.
Persona responsable del activo fijo
6.
Revisa características del activo fijo, si es necesario solicita apoyo de personal
técnico para su ratificación.
Si interviene personal técnico, éste debe emitir informe técnico de ratificación
donde haga constar la revisión de las características.
Responsable de Inventario
7.
Realiza alza del bien repuesto en el libro de Inventarios correspondiente y en
SICOIN.
Continúa en el paso No. 9.
Responsable de Inventario
8.
Realiza depósito en la cuenta bancaria de Fondo Común en el banco
correspondiente por el valor en libros del activo fijo extraviado y traslada
boleta de depósito al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o equivalente.
Persona responsable del activo fijo
9.
Conforma expediente, el cual debe contener:
a. Informe técnico (si aplica)
b. Boleta de depósito al Fondo Común (si aplica)
c. Copia de Factura endosada (si aplica)
d. Certificación de acta o copia certificada
e. Certificación de inventario del bien faltante
f. Certificación del alza del bien que se está reponiendo
Elabora oficio de solicitud de resolución de baja y si aplica el alza del activo fijo,
a Contraloría General de Cuentas.
Traslada expediente al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o equivalente.
Responsable de Inventario
10.
Revisa expediente.
Si no está completo o contiene errores, devuelve al Responsable de Inventario
para su corrección.
Si el expediente está correcto, traslada para firma a la Autoridad
Administrativa Superior de la dependencia.
Jefe de DSAI o persona asignada
11. Firma oficio y envía a Contraloría General de Cuentas –CGC- adjuntando
expediente.
Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia
12.
Recibe de Contraloría General de Cuentas expediente y resolución de
aprobación de baja del activo fijo; traslada al Jefe de Departamento de
Servicios Administrativos Internos o equivalente.
Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 360
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
13. Recibe el expediente e instruye al Responsable de Inventario. Jefe de DSAI o persona asignada
14.
Registra en el módulo de inventario del SICOIN y en el libro de inventarios
correspondiente la baja del activo fijo. Imprime reporte de las operaciones
efectuadas en el sistema.
Responsable de Inventarios
15.
Elabora oficio para la Dirección de Contabilidad del Estado notificando el alza y
baja de activos fijos, traslada a Autoridad Administrativa Superior de la
dependencia, adjuntando fotocopia de la resolución y reporte de operaciones
efectuadas en el SICOIN.
Responsable de Inventarios
16. Firma oficio y envía a la Dirección de Contabilidad del Estado con la
documentación de soporte.
Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia
17. Aprueba la operación en el SICOIN y notifica a la dependencia interesada. Dirección de Contabilidad del Estado
18. Archiva expediente. Responsable de Inventarios
Ingreso y Asignación de Bienes Fungibles por Compra
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Verifica las características físicas del bien fungible con las especificaciones de la
factura.
Responsable de Inventario /
Responsable de Almacén y/o Persona
que requiere el bien
2. Recibe expediente del Responsable de Almacén, según procedimiento “Ingreso
a Almacén Responsable de Inventario
3.
Si el resultado de la verificación es insatisfactorio devuelve el expediente al
Responsable de Compras, especificando el motivo del rechazo para que realice
las gestiones correspondientes.
Responsable de Inventario
4.
Si el resultado de la verificación es satisfactorio, procede a realizar el alza del
bien fungible, registrando la información requerida en el libro “Inventario de
Bienes Fungibles”.
Responsable de Inventario
5.
Ingresa número de bien fungible y número de folio en la “Constancia de
Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma 1-H”; firma, sella y traslada
expediente al Responsable de Compras para continuar con el procedimiento
de Adquisiciones respectivo.
Responsable de Inventario
6.
Recibe del Responsable de Compras copia de la siguiente documentación:
Copia de Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma 1-H
Copia de factura
Responsable de Inventario
7. Realiza requerimiento según procedimiento “Egreso de Almacén por
Requisición”. Persona responsable del bien fungible
8.
Realiza egreso del bien(s) fungible(s) según procedimiento de “Egreso de
Almacén por Requisición” y entrega copia de “Requisición y Entrega de
Insumos” al Responsable de Inventario para identificar a la persona a quién se
le asignará el bien(s) fungible(s).
Si en la requisición se especifican bienes fungibles destinados a varias
personas y si fuera necesario, debe adjuntarse a la requisición listado de las
personas a quienes se les asignará el bien fungible, el cual tendrá que estar
Responsable de Almacén
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 361
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
identificado con el número de requisición que le corresponde.
9.
Registra información requerida en la “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes
Fungibles” correspondiente.
Firma y sella la tarjeta (cuando elabora por primera vez) y requiere firma de la
persona responsable.
Responsable de Inventario
10. Firma “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Fungibles” (firma por cada uno
de los bienes fungibles registrados en la tarjeta). Persona responsable del bien fungible
11. Archiva “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Fungibles” y documentación
de respaldo. Responsable de Inventario
Ingreso y Asignación de Bienes Fungibles por Traslado
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe notificación o identifica bienes fungibles sujetos a traslado o
donación e instruye al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o equivalente.
Director o puesto equivalente de la
Autoridad Administrativa Superior
dependencia Solicitante
2.
Instruye al Responsable de Inventario para que verifique los bienes
fungibles.
En caso que sea necesario se coordinará la participación de técnico experto
para la verificación de los bienes fungibles.
Jefe de DSAI o persona asignada
dependencia Solicitante
3.
Verifica el estado de los bienes fungibles y entrega listado propuesto a
solicitar al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
equivalente.
Responsable de Inventario
dependencia Solicitante
4.
Verifica listado y selecciona los bienes fungibles a solicitar, elabora oficio
para formalizar el requerimiento y traslada a la Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia.
Jefe de DSAI o persona asignada
dependencia Solicitante
5.
Si está conforme, firma y sella oficio de solicitud de traslado o donación de
bienes fungibles e instruye el envío del oficio.
Si no está conforme, devuelve oficio para realizar las modificaciones
correspondientes.
Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia Solicitante
6. Remite respuesta a la solicitud. Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia que traslada
7.
Si la respuesta a la solicitud es negativa finaliza el procedimiento.
Si la respuesta a la solicitud es positiva, instruye al Jefe de Departamento
de Servicios Administrativos Internos o equivalente para que coordine la
recepción de los bienes fungibles con el Responsable de Almacén y si aplica
Responsable de Inventario.
Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia Solicitante
8. Realiza verificación física de las características de los bienes fungibles de
acuerdo a lo solicitado.
Responsable de Inventario
dependencia Solicitante
9.
En el caso de traslado, la dependencia que traslada suscribe acta
administrativa de entrega y recepción de activos fijos y envía certificación
de acta o copia certificada a la dependencia solicitante, en la cual deben
comparecer los Responsables de Inventario, Jefes de Departamentos de
Servicios Administrativos Internos o equivalentes y Autoridades
Administrativas Superiores de las dependencias involucradas.
Dependencia que traslada o entidad
donante
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 362
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
En el caso de donaciones, la entidad donante debe entregar documento en
el cual haga constar la donación realizada, especificando la siguiente
información:
Descripción de las características de los activos fijos.
Unidad de medida
Cantidad
Valor Unitario y Total por bien o insumo
Estado de los mismos
Monto Total
Y otra información que se considere necesaria
Si se trata de activos fijos sin registro contable en el Estado previamente,
en el acto debe comparecer el Responsable de Almacén, quien realizará
registro según procedimiento “Ingreso a Almacén por Traslado o Ingreso a
Almacén por Donación” según corresponda.
10. En base al acta administrativa registra la información requerida en el libro
de ”Inventario de Bienes Fungibles”.
Responsable de Inventario
dependencia Solicitante
11.
Si se trata de bienes fungibles disponibles en almacén, realiza
requerimiento al Responsable de Almacén y continúa en el paso No. 12.
Si se trata de bienes fungibles disponibles en la bodega de inventario,
realiza requerimiento al Responsable de Inventario con firma del Jefe
inmediato, según corresponda, según formato “Movimiento interno de
Activos Fijos y Bienes Fungibles” y continúa en el paso No. 13.
Persona responsable del bien fungible
12.
Realiza egreso del bien(s) fungible(s) según procedimiento “Egreso de
Almacén por requisición” y entrega copia de “Requisición y Entrega de
Insumos” al Responsable de Inventario para identificar a la persona a quién
se le asignará el bien(s) fungible(s).
Si en la requisición se especifican bienes fungibles destinados a varias
personas y si fuera necesario, debe adjuntarse a la requisición listado de las
personas a quienes se les asignará el bien fungible, el cual tendrá que estar
identificado con el número de requisición que le corresponde.
Responsable de Almacén dependencia
Solicitante
13.
Registra información requerida en la “Tarjeta de Responsabilidad de
Bienes Fungibles” correspondiente.
Firma y sella la tarjeta (cuando elabora por primera vez) y requiere firma de
la persona responsable.
Responsable de Inventario
dependencia Solicitante
14. Firma “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Fungibles” (firma por cada
uno de los bienes fungibles registrados en la tarjeta). Persona responsable del bien fungible
15. Archiva “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Fungibles” y
documentación de respaldo.
Responsable de Inventario
dependencia Solicitante
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 363
Registro de Descargo y Reasignación de Activos Fijos y Bienes Fungibles
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Solicita ante el Responsable de Inventario el descargo de activo(s) fijo(s) o
bien(es) fungible(s) mediante el formato “Movimiento Interno de Activos
Fijos y Bienes Fungibles”.
Persona responsable del activo fijo o
bien fungible
2.
Verifica el estado del Activo Fijo y/o Bien fungible.
Si se encuentra en mal estado, aplica el procedimiento de egreso de
inventario correspondiente y continúa con el procedimiento.
Se encuentra en buen estado, continúa con el procedimiento en el
numeral 6.
Responsable de Inventario
3.
Opera descargos en tarjeta(s) de responsabilidad correspondiente(s) y
cuando aplique en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- y requiere
firma de la persona responsable.
Responsable de Inventario
4. Firma tarjeta(s) de responsabilidad correspondiente(s) y cuando aplique
“Resguardo de Bienes”, por los descargos realizados.
Persona responsable del activo fijo o
bien fungible
5. Almacena los activos fijos y/o bienes fungibles en bodega o lugar asignado. Responsable de Inventario
6. Requiere activo fijo o bien fungible según formato “Movimiento de Activos
Fijos y Bienes Fungibles”. Nueva persona responsable
7. Recibe solicitud y entrega el activo fijo o bien fungible. Responsable de Inventario
8.
Opera asignación en tarjeta(s) de responsabilidad correspondiente y
cuando aplique en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- para el
nuevo responsable y requiere firma.
Responsable de Inventario
9. Firma tarjetas de responsabilidad correspondiente y cuando aplique
“Resguardo de Bienes”.
Nueva persona responsable del activo
fijo o bien fungible
10. Archiva documentos de respaldo del descargo y cuando aplique la
reasignación del activo fijo o bien fungible. Responsable de Inventario
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 364
Diagramas de Flujo
Registro y asignación de inventarioIngreso y asignación de Activos Fijos por Compra (1 de 4)
Responsable de Inventario
Responsable Inventario/Responsable de Almacén
Inicio
Verifica las características
físicas del activo fijo con las
especificaciones de la factura
Recibe expediente del Responsable de
Almacén, según procedimiento
“Ingreso a Almacén”.
¿Es satisfactorio el resultado?
Devuelve el expediente
especificando el motivo del rechazo para que realice las
gestiones correspondientes
Procede a realizar el alza al activo fijo
Ingresa en el módulo del SICOIN
llenando los campos correspondientes según el sistema para generar el
numero del bien
Verifica información en Sistema en base
a la factura y “Constancia de
Ingreso a Almacén y a Inventario. Forma
1-H
No
Sí
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 365
Registro y asignación de inventarioIngreso y asignación de Activos Fijos por Compra (2 de 4)
Responsable de InventarioJefe de DSAI o persona
asignadaResponsable de
Inventario / Jefe DSAI
1
¿Es correcta la información
Realiza las modificaciones
correspondientes
Guarda en el sistema, imprime y
firma reporte de bienes en estado
“Ingresado” y solicita aprobación
No
Si
Revisa los datos ingresados del activo fijo en el
módulo de Inventarios del
SICOIN
¿Detecta errores en el
ingreso?
Notifica el error para su corrección
Aprueba en el sistema
Imprime “Constancia de Bienes en
Inventario” generada por el SICOIN
Registra en el libro u hojas movibles la partida
contable correspondiente con la información
requerida. Complementa información en la
constancia firma y sella
No
Sí
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 366
Registro y asignación de inventarioIngreso y asignación de Activos Fijos por Compra (3 de 4)
Responsable de InventarioPersona responsable del
activo fijoResponsable de Almacén
2
Adjunta al expediente “Constancia de Bienes en Inventario” y envía para
gestionar las firmas correspondientes según
procedimientos de Adquisiciones respectivo
Recibe copia de los documentos de
compras
Rotula el activo fijo con el número del bien que le corresponde, según
registro en SICOIN
Notifica la adquisición del activo fijo conforme registro de inventario, a la Dirección de Contabilidad del Estado,
con visto bueno de la Autoridad Superior de la
Dependencia
Realiza requerimiento según procedimiento
“Egreso de Almacén por Requisición”
Realiza egreso de activo fijo del
procedimiento y entrega copia de
“Requisición y Entrega de Insumos”
3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 367
Registro y asignación de inventarioIngreso y asignación de Activos Fijos por Compra (4 de 4)
Responsable de InventarioPersona responsable del
activo fijo
Asigna los activos fijos a la persona responsable
ingresando módulo de inventarios SICOIN y genera el “Resguardo de bienes”,
imprime, firma y sella
3
Registra en “Tarjetas de Responsabilidad de Activos Fijos”, anota o verifica la información requerida. Firma y sella
en al tarjeta
Firma “Resguardo de Bienes “ y “Tarjeta de
Responsabilidad de Activos Fijos”
Archiva “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de
Responsabilidad de Activos Fijos”
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 368
Registro y asignación de inventarioIngreso y Asignación de Activos Fijos por Traslado o Donación (1 de 4)
Autoridad Superior Dependencia
Solicitante
Responsable de Inventario Dependencia
Solicitante
Jefe de DSAI o persona asignada
Inicio
Recibe notificación o identifica activos
fijos sujetos a traslado o donación
Instruye para que verifique los activos
fijos
Verifica el estado de los activos fijos y entrega listado
propuesto a solicitar
Verifica listado y selecciona los activos fijos a
solicitar, elabora oficio para
formalizar el requerimiento
Traslada oficio y listado
Revisa listado
¿Debe estar conforme?
Firma y sella oficio de solicitud de
traslado o donación de activos fijos e instruye para el envío del oficio
Devuelve oficio para realizar las
modificaciones correspondientes
SÍ
No
1
A
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 369
Registro y asignación de inventarioIngreso y Asignación de Activos Fijos por Traslado o Donación (2 de 4)
Autoridad Superior de la Dependencia que traslada o entidad
donante
Autoridad Superior Dependencia
Solicitante
Responsable de Inventario Dependencia Solicitante
Dependencia que traslada o entidad donante
1
¿Remite una respuesta?
Continúa con el procedimiento
Finaliza el procedimiento
Sí
No
Recibe respuesta instruye para coordinar la
recepción de los activos fijos con el
responsable de inventarios y si
aplica Responsable de Almacén
Realiza verificación física de las
características de los activos fijos de
acuerdo a los solicitado
Suscribe acta de entrega y recepcion de activos fijos, y envía certificación de acta al solicitante,
en el cual compadece los Encargados, Jefes y Autoridades
Superiores de dependencias involucradas, en caso de
donaciones, debe entregar documento que haga constar lo
realizado2
3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 370
Registro y asignación de inventarioIngreso y Asignación de Activos Fijos por Traslado o Donación (3 de 4)
Persona Responsable del Activo Fijo
Responsable de Almacén
Dependencia Solicitante
Responsable de Inventario
Dependencia Solicitante
Dependencia que traslada
Autoridad Superior Dependencia
Solicitante
3
Realiza requerimiento al
Encargado de Inventario previo
visto bueno del jefe inmediato y Jefe de DSAI o equivalente
Realiza requerimiento al
Encargado de Almacén
Sí
¿Se trata de activos fijos que
se encuentran en Almacén?
No
Realiza egreso del activo fijo y entrega
copia para identificar a la
persona a quién se le asignará el activo
fijo
Entrega de forma provisional el activo fijo
a la persona responsable por medio del Libro de Conocimientos o Actas
por la contraloría General de Cuentas, se remite resolución para los registros contables
Gestiona ante la Dirección de Bienes
del Estado la emisión de Resolución de
traslado de activos fijos
Recibe de la dependencia que
trasladó de los activos fijos la
documentación
4
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 371
Registro y asignación de inventarioIngreso y Asignación de Activos Fijos por Traslado o Donación (4 de 4)
Jefe DESAI o Persona designada Dependencia
Solicitante
Responsable de Inventario Dependencia
Solicitante
Persona responsable del activo fijo
4
Recibe documentación
Opera el alza de activos fijos en el módulo de
inventarios del SICOIN, resolución emitida por la
Dirección Bienes del Estado para traslados
Registra en el libro “Registro de
Inventario de Activos Fijos” la partida
contable anotando la información requerida
Notifica a la Dirección de Contabilidad del
Estado de la adquisición del activo fijo mediante oficio
firmado por la Autoridad Superior de
la Dependencia
Formaliza la asignación del activo fijo,
ingresando al módulo de inventarios del
SICOIN, genera “Resguardo de Bienes”, imprime, firma y sella
Registra en tarjetas de responsabilidad
anotando la información
requerida
Firma “Resguardo de bienes”y “Tarjeta de Responsabilidad
de Activos fijos”
Archiva expediente de traslado o
donación con la documentación de
respaldo
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 372
Registro y asignación de inventarioIngreso y Registro de Activos Fijos por Reposición (1 de 2)
Responsable de Inventario
Autoridad Superior de la Dependencia
Persona responsable del activo fijo
Inicio
Identifica o recibe notificación de
faltante de activo fijo
Suscribe acta especifica lo relacionado al caso, y debe comparecer la Autoridad
Superior de la Dependencia, Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o personal correspondiente
¿Se realiza la reposición del
activo fijo?
Entrega activo fijo de iguales o mejores características al
activo fijo extraviado y factura de la
dependencia de la descripción del mismo
Sí
Revisa características del
activo fijo, si es necesario solicita
apoyo de personal técnico
Conforma expediente, elabora
oficio de solicitud de baja y si aplica el alza del activo fijo a Contraloría General
de Cuentas
A No
Realiza depósito en la cuenta bancaria
de fondo común del BANGUAT por el
valor en libros del activo extraviado
A
1
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 373
Registro y asignación de inventarioIngreso y Registro de Activos Fijos por Reposición (2 de 2)
Jefe DSAI o Persona asignadaAutoridad Superior de la Dependencia
Responsable de Inventario
Dirección de Contabilidad del
Estado
1
¿Contiene Errores?
Revisa Expediente
Devuelve para su corrección
Traslada para firma
Sí
No
2
Firma oficio y envía a CGC adjuntando
expediente
Recibe de CGC expediente y resolución de
aprobación de baja y alza del activo fijo
Recibe el expediente
Registra en el módulo de
inventario del SICOIN y en el libro “Registro y Control
de inventario” la baja y alza del
activo fijo
Elabora oficio para la Dirección de
Contabilidad del Estado notificando
el alza y baja de activo fijos
Firma oficio y envía a la Dirección de Contabilidad del
Estado con la documentación de
soporte
Aprueba la operación en el
SICOIN y notifica a la dependencia
interesada
Archiva expediente
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 374
Registro y asignación de inventarioIngreso y Asignación de Bienes Fungibles por Compra (1 de 2)
Responsable de Inventario/ Responsable de Almacén y/o persona que requiera
el bien
Responsable de InventariosPersona responsable del
bien Fungible
Inicio
Verifica las caracterísiticas del
bien fungible con las especifiaciones de la
factura
Recibe expediente del Responsable de
Almacén, según procedimiento
“Ingreso a Almacén”
¿El resultado es satisfactorio?
Devuelve el expediente
especificando el motivo del rechazo
para realizar las gestiones
correspondientesProcede a realizar el
alza del bien fungible,
registrando la información
requerida en el libro “Registro y Control
de Inventario de Bienes Fungibles”
Sí
Ingresa número de bien fungible y
número de folio en “Constancia de
Ingreso a almacén y a inventario forma 1-H” firma y sella
Recibe del Responsable de
Compras copia de la documentación
Realiza requerimiento
según procedimiento
“Egreso de Almacén por Requisición”
1
No
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 375
Registro y asignación de inventarioIngreso y Asignación de Bienes Fungibles por Compra (2 de 2)
Responsable de Almacén
Responsable de Inventario
Persona responsable del bien fungible
1
Realiza egreso del bien fungible según
procedimiento, y entrega copia de
Requisición y Entrega de Insumos al Responsable de
Inventario para identificar a la
persona a quién se le asignará el bien
fungible
Registra información requerida en la “Tarjeta de Responsabilidad de
Bienes Fungibles” correspondiente, firma y
sella
Firma “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Fungibles”
por cada uno de los bienes fungibles registrados en la
misma
Archiva “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Fungibles” y documentación de
respaldo
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 376
Registro y asignación de inventarioIngreso y Asignación de Bienes Fungibles por Traslado (1 de 2)
Autoridad Superior Dependencia Solicitante
Jefe DSAI o Persona asignada Dependencia
Solicitante
Responsable de Inventario Dependencia
Solicitante
Inicio
Recibe notificación o identifica bienes fungibles sujetos a
traslado o donación
Se coordinará la participación de técnico
experto para la verificación de los bienes fungibles
Verifica el estado de los bienes fungibles
y entrega listado
Verifica listado y selecciona los bienes fungibles a solicitar, elabora oficio para
formalizar el requerimiento
¿Está conforme?
Firma y sella oficio de solicitud de
traslado o donación de bienes fungible e instruye el envío del
oficio
Devuelve oficio para realizar las
modificaciones correspondientes
Sí
No
Remite respuesta a la solicitud
¿Es negativa la respuesta?
Finaliza procedimiento
Instruye para que coordine la
recepción de los bienes fungibles
Realiza verificación física de las
características de los bienes fungibles
de acuerdo a lo solicitado
Sí
No
21
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 377
Registro y asignación de inventarioIngreso y Asignación de Bienes Fungibles por Traslado (2 de 2)
Dependencia que traslada o entidad donante
Responsable de Inventario Dependencia Solicitante
Persona responsable del bien fungible
Responsable de Almacén Dependencia
Solicitante
2
Traslada y suscribe acta administrativa en el cual
comparece los Encargados, jefes y Autoridades que
estén involucrados. En de donaciones debe entregar documento en el cual haga
constar la donación realizada
En base al acta administrativa
registra la información
requerida en el libro “Registro y Control de Inventario de Bienes
Fungibles”
¿Se trata de bienes fungibles disponibles en
almacén?
Realiza requerimiento
Realiza requerimiento al encargado y jefe
correspondiente para visto bueno
Realiza egreso del bien fungible según
procedimiento y entrega de copia al Responsable para
identificar a la persona a quién se le asignará el
bien fungible
Registra información
requerida en la tarjeta
correspondiente firma y sella
Firma Tarjeta por cada uno de los bienes fungibles registrados en la
tarjeta
Archiva Tarjeta de Responsabilidad
de Bienes Fungibles y documentación de
respaldo
Sí
No
Fin1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 378
Registro y asignación de inventarioRegistro de Descargo y Reasignación de Activos Fijos y Bienes Fungibles (1 de 1)
Persona responsable del activo fijo o bien
fungibleResponsable de Inventario
Nueva persona responsable
Nueva persona responsable del activo fijo o bien
fungible
Inicio
Solicita ante el descargo de activo fijo o bien fungible
Verifica el estado del Activo Fijo y/o
bien fungible
¿Se encuentra en mal estado?
Aplica procedimiento de
egreso de inventario correspondiente
Continúa con el procedimiento
Sí
No
Opera descargos en tarjetas de
responsabilidad y cuando aplique en el
SICOIN requiere firma de la persona responsable
Firma tarjera de responsabilidad y
cuando aplique “Resguardo de bienes” por los
descargos realizados
Almacena los activos fijos y/o
bienes fungibles en bodega o lugar
asignado
Requiere activo fijo o bien fungible según formato
“Movimiento de activos fijos y bienes
fungibles”
Recibe solicitud y entrega el activo
fijo o bien fungible
Opera asignación en tarjeta de
responsabilidad y cuando aplique en el SICOIN para el nuevo responsable y firma
Firma tarjetas de responsabilidad
correspondiente y cuando aplique “resguardo de
Bienes”
Archiva documentos de respaldo del descargo y
cuando aplique la reasignación del activo
fijo o bien fungible
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 379
Manejo de Almacén
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Manejo de almacén 02 1 de 9
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Normas para la administración de almacén
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir lineamientos generales y estandarizar criterios para la administración de los insumos en los almacenes, a fin de
regular el manejo de los mismos, cumpliendo con los requisitos legales establecidos.
En los casos no previstos en la presente normativa, las autoridades de la dependencia administradora del almacén,
deberán evaluar y coordinar las acciones administrativas procedentes en el marco legal aplicable.
Inicia: Define fecha de realización de inventario físico de almacén y comunica al Responsable de Almacén.
Finaliza: Archiva documentación de respaldo de la adquisición de series de las formas electrónicas y registro en el
sistema.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Circular 200, Inspección General de Hacienda.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. NORMAS PARA CARGA DE SERIES 1-H
Es responsabilidad del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o persona designada, realizar la
carga de series autorizada por Contraloría General de Cuentas para la impresión de Constancias de Ingreso a
Almacén y a Inventario, Forma 1-H.
2. NORMAS PARA SUSCRIPCIONES Y DESCUENTOS
a) En el caso de suscripciones de periódicos y/o revistas por ser un producto que se recibe a lo largo de un año o
menos, NO debe realizarse Ingreso a Almacén.
b) En el caso de descuentos, debe calcularse según proceda:
Cuando el proveedor aplique descuento general a la totalidad de la compra: calcular en forma
proporcional para todos y cada uno de los insumos descritos en la factura, asegurando que la
integración sea igual a la totalidad de la misma.
Cuando el proveedor especifique el (los) insumo (s) que aplica el descuento: Considerarlo únicamente a
los insumos que se especifique en la factura.
3. NORMAS PARA SOBRANTES Y PRODUCTO NO CONFORME
a) En el caso de sobrantes de insumos, el usuario realiza solicitud a través del formato “Solicitud de Ingreso de
Insumos Sobrantes”, la cual debe ser aprobada por el Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos y luego el Responsable de Almacén opera en el Sistema de Almacén el ingreso correspondiente según
procedimiento “Ingreso a Almacén” bajo la modalidad de ingreso por sobrante.
b) Cuando se establezcan insumos que presentan problemas por no cumplir con su funcionalidad prevista, el
Responsable de Almacén realiza las investigaciones necesarias y lo comunica al Responsable de Compras para
que con el proveedor determine si los insumos en existencia deben ser verificados o devueltos.
Si se determina que hay problemas con los insumos en existencia, el Responsable de Almacén asignará estatus
de “Producto No Conforme” en el Sistema de Almacén para evitar su disponibilidad y consecuente
requerimiento y despacho a los usuarios.
i. Al finalizar las gestiones y según el resultado de éstas, el Responsable de almacén puede proceder a
suscribir el acta de baja del producto no conforme y efectuar el correspondiente Egreso por traslado o
Egreso por baja definitiva.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 380
4. NORMAS PARA CORRECCIONES EN EL SISTEMA
a) Cuando el Responsable de Almacén requiera realizar correcciones en los datos registrados en el Sistema de
Almacén, debe realizar la modificación y solicitar la autorización respectiva según procedimiento Corrección de
Información Registrada en el Sistema de Almacén (Ver anexo V.2).
b) Para poder realizar correcciones a través de la herramienta del Sistema de Almacén, se tiene como límite hasta
3 meses a partir del registro del ingreso del insumo.
5. NORMAS PARA CONTROL DE INSUMOS
a) La realización de inventarios físicos totales de almacén debe realizarse por lo menos cada seis meses (Ver
Procedimiento Realización de Inventarios Físicos de Almacén). Podrán realizarse inventarios físicos parciales
según requerimientos, para lo cual deberá especificarse en el Sistema de Almacén la parcialidad del mismo.
6. NORMAS PARA LA RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE INSUMOS
El Responsable de Almacén debe cumplir con los criterios de recepción y almacenamiento siguientes:
6.1 Recepción
Verificación del cumplimiento de los requisitos solicitados al proveedor, a través de la revisión de:
a) Datos de factura (nombre, NIT y dirección)
b) Las características de los insumos versus requerimientos y factura o documento de respaldo de la
adquisición.
c) El conteo, peso o medición (si aplica).
d) Se encuentren en buen estado (que sean nuevos y sin golpes o abolladuras).
e) La verificación de fecha de vencimiento y período de vida útil para su consumo (si aplica).
f) Que se encuentren sellados y/o empacados para su buena preservación en el almacén (si aplica).
g) Otros requerimientos pactados con el proveedor.
6.2 Clasificación
Clasificación de los insumos recibidos, según los siguientes criterios:
a) Activos Fijos o Bienes Fungibles
b) Comestibles
c) Artículos y productos de limpieza
d) Artículos de oficina
e) Tipo de papel
f) Inflamables
g) Tóxicos
h) Otros
6.3 Verificación de condiciones de almacenamiento
Verificación de cumplimiento de las condiciones de almacenamiento recomendadas por el productor o
proveedor, como límites de temperatura y/o humedad, debiendo realizar las gestiones correspondientes cuando
no se dispongan de las mismas.
6.4 Identificación y almacenamiento
Identificación del lugar de almacenamiento de los insumos según clasificación de los mismos que facilite su
localización y colocación en el área asignada, tomando en consideración lo siguiente:
Fechas de vencimiento: la colocación de los insumos se aplica según el método de primero en vencer
primero en entregar. Límite para estibar según indicaciones de empaque
Separación del suelo y de paredes
Alejado de fuentes de calor
Pasillos despejados
Nota: Los criterios de colocación de insumos dentro del almacén se aplicarán en función del diseño y capacidad
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 381
de los mismos según cada dependencia.
El diseño de almacenes corresponderá según los requerimientos de los insumos almacenados, así como el
espacio asignado para el mismo, siendo responsabilidad de la gestión de las Autoridades Administrativas de la
dependencia correspondiente y del personal asignado para su ejecución.
6.5 Medidas de seguridad
Identificación y gestión de medidas de seguridad:
Seguridad en puertas y ventanas
Restricción de acceso a personas ajenas al almacén
Extintor contra incendios
Rutas de evacuación (si aplica)
Estanterías y/o anaqueles seguros
Detector de humo (si aplica)
Equipo de protección personal (si aplica)
Otras necesarias en función de las especificaciones del insumo.
6.6 Limpieza
Limpieza del área de almacenamiento y re acomodación de los insumos cuando sea necesario para mantener
orden dentro del almacén.
6.7 Control
El Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o persona asignada debe realizar
verificaciones sorpresivas como mínimo de forma semestral del cumplimiento de los criterios de Recepción
y Almacenamiento de insumos, dejando registro en formato “Cédula de Verificación de Cumplimiento de
Criterios de Almacenamiento de Insumos” y retroalimenta al Responsable de Almacén sobre los resultados.
7. NORMAS PARA LA GENERACIÓN DE REPORTES DE ALMACÉN
El Responsable de Almacén debe generar según la periodicidad establecida los siguientes reportes:
a) A requerimiento del Ente Fiscalizador, el Responsable de Almacén genera e imprime del Sistema de Almacén reporte
“Control de Almacén”. Gestiona firma del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos y archiva
constancia de entrega.
b) En el segundo día hábil de cada mes, el Responsable de Almacén, genera del Sistema de Almacén el reporte
“Constancias 1-H utilizadas y en existencia en almacén” y entrega a la persona asignada para elaboración de Caja
Fiscal.
En forma cuatrimestral genera del Sistema de Almacén el reporte“ Existencias en Almacén” que incluya:; a)
insumos sin movimiento; b) insumos perecederos próximos a vencer; los cuales deben ser trasladados
electrónicamente al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos para su consideración en la
toma de acciones correspondientes.
8) En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar funciones asignadas al Jefe según designación.
Realización de Inventarios Físicos de Almacén
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Define fecha de realización de inventario físico de almacén y comunica al
Responsable de Almacén. Jefe de DSAI o persona asignada
2. Genera e imprime “Reporte de Existencias en Almacén” en el Sistema de
Almacén. Responsable de Almacén
3.
Verifican insumos físicos contra información de reporte.
Anota si detecta diferencias en existencia física y descripción.
Responsable de Almacén / Jefe de DSAI
o persona asignada o persona asignada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 382
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4.
Si identifica insumos que por algún motivo no puedan ponerse a la
disposición de uso, debe colocarlos en área identificada con letrero
“Producto No Conforme”.
Cuando no se tenga un área específica para el producto no conforme, debe
identificarse el insumo con el letrero “Producto No Conforme”.
Responsable de Almacén
5.
Si existe diferencia entre lo reportado por el sistema y lo existente en
almacén, o bien identifica producto no conforme, debe presentar por
escrito el motivo y/o justificación al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos.
Nota: Para los productos no conforme debe iniciarse las gestiones para
realizar cambio con el proveedor o dar de baja a los mismos, según
corresponda.
Responsable de Almacén
6.
Si no existe inconformidad, continúa con el procedimiento; si existen
inconformidades tras la verificación, recibe justificación por escrito y
analiza conjuntamente con el Responsable de Almacén la solución al
problema y ejecuta las acciones que correspondan.
Traslada “Reporte de Existencias en Almacén” al Responsable de Almacén
para su registro en el sistema informático de almacén.
Jefe de DSAI o persona asignada
7.
Registra en el Sistema de Almacén los resultados del inventario físico
realizado y habiendo resuelto la inconformidad actualiza la información
según corresponda (producto no conforme, sobrante, baja o corrección),
genera e imprime “Reporte de Existencias en Almacén” actualizado; firma,
sella y traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos.
Responsable de Almacén
8.
Firma y sella reporte, notifica a la Autoridad Administrativa Superior de la
dependencia sobre los resultados del inventario físico.
Devuelve reporte al Responsable de Almacén.
Jefe de DSAI o persona asignada
9. Recibe y archiva reporte. Responsable de Almacén
Corrección de Información Registrada en el Sistema de Almacén
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Identifica error en el registro de la información. Responsable de Almacén
2. Realiza solicitud de corrección en el sistema ingresando los datos correctos
y traslada para aprobación en el sistema. Responsable de Almacén
3.
Verifica información en el sistema.
No está conforme, rechaza solicitud de corrección e indica motivo de
rechazo y continúa en el paso No. 4
Si está conforme, aprueba corrección en el sistema y continúa en el paso
No. 5.
Jefe de DSAI o persona asignada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 383
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4.
Verifica motivo de rechazo de solicitud de corrección.
Si requiere modificación a corrección, ingresa información y solicita
nuevamente aprobación, continúa en paso No. 3.
Corrección no procede, finaliza procedimiento.
Responsable de Almacén
5. Genera e imprime forma(s) con datos correctos. Gestiona las firmas
correspondientes. Responsable de Almacén
6. Cuando corresponda, anula forma(s) física(s) original(es) y distribuye
forma(s) corregida(s). Responsable de Almacén
7. Archiva forma(s) anulada(s) original(es) y forma(s) corregida(s) cuando
aplique. Responsable de Almacén
Adquisición de Series de Forma 1-H y Tarjetas de Control
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Verifica periódicamente la disponibilidad de correlativos de las Formas 1-H
y Tarjeta de Control en el Sistema de Gestión de Almacenes. Responsable de Almacén
2.
¿Disponibilidad es suficiente?
Sí: Finaliza procedimiento.
No: Notifica la necesidad de adquisición de formas al Jefe del
Departamento de Servicios Administrativos Internos.
Responsable de Almacén
3. En función de la disponibilidad y del consumo determina la cantidad de
formas a solicitar. Jefe de DSAI o persona asignada
4.
Elabora y firma oficio dirigido a la Jefatura del Departamento de Formas y
Talonarios, de la Contraloría General de Cuentas, solicitando la aprobación
de serie numérica de formas electrónicas 1-H o Tarjeta de Control, según
proceda.
Debe utilizarse el modelo de oficio “solicitud de adquisición formas
electrónicas 1H y Tarjeta de Control”, el que corresponda para la serie a
adquirir.
Jefe de DSAI o persona asignada
5. Envía oficio a la Jefatura del Departamento de Formas y Talonarios de la
Contraloría General de Cuentas. Jefe de DSAI o persona asignada
6.
Realiza gestión para la adquisición de las series de las formas electrónicas,
entrega constancia de autorización a personal asignado para registrar en
sistema e informa a Jefe de DSAI o persona asignada.
Personal asignado para gestión ante
CGC
7.
Recibe constancia de autorización de series de formas electrónicas, y
registra en el sistema el rango de la numeración autorizada por la
Contraloría General de Cuentas.
Personal asignado para registrar en
sistema
8. Archiva documentación de respaldo de la adquisición de series de las
formas electrónicas y registro en el sistema.
Personal asignado para registrar en el
sistema
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 384
Diagramas de Flujo
Normas para la administración de almacénRealización de Inventarios Físicos de Almacén (1 de 2)
Jefe DSAI o Persona asignada
Responsable de AlmacénResponsable de
Almacén/Jefe DSAI o Persona asignada
Inicio
Define fecha de realización de
inventario físico de almacén
Genera e imprime “Reporte de
Existencias en almacén” en el
sistema de almacén
Verifican insumos contra información de reporte. Anota si detecta diferencias
en existencia física y descripción
¿Existe área especifica para
producto no Conforme
Coloca en área especifica de producto no
conforme
identifica el insumo con el letrero “Producto no
conforme”
Sí
No
Si existe diferencia entre sistema y exigencias o hay
producto no conforme presentar por escrito a jefe de
DSAI
Para los productos no
conforme debe iniciarse
gestiones para realizar cambio
con el proveedor, según
corresponda
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 385
Normas para la administración de almacénRealización de Inventarios Físicos de Almacén (2 de 2)
Jefe DSAI o Persona asignada Responsable de
Almacén
1
¿Existe inconformidad?
Continúa con el procedimiento
Tras la verificación, recibe justificación
por escrito analiza y ejecuta acciones
que correspondan
Registra en el Sistema de Almacén
los resultados del inventario físico
realizado, genera e imprime; firma y
sella
Firma y sella reporte, notifica a la Autoridad Superior de la dependencia
sobre los resultados del inventario físico
Recibe y archiva reporte
Sí
No
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 386
Normas para la administración de almacénCorrección de Información Registrada en el Sistema de Almacén (1 de 1)
Responsable de Almacén
Jefe DSAI o Persona asignada
Inicio
Identifica error en el registro de la información
Realiza solicitud de corrección
ingresando los datos correctos y
traslada para aprobación en el
sistema
¿Está conforme?
Aprueba corrección en el sistema y
continúa
Rechaza solicitud de corrección e indica motivo de rechazo
Sí
No
Realiza nueva solicitud de
corrección, de lo contrario finaliza procedimiento
A
Genera e imprime forma con datos de correctos. Gestiona
las firmas correspondientes
Anula forma física original y copia
Distribuye forma corregida
Archiva forma anulada original y
copia y forma corregida
Fin A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 387
Normas para la administración de almacénADQUISICIÓN DE SERIES DE FORMA 1-H y TARJETAS DE CONTROL (1 de 1)
Responsable de Almacén Jefe DSAI o Persona asignada Personal asignado
para gestión ante CGCPersonal asignado para registrar en el sistema
Inicio
Verifica periódicamente la disponibilidad de correlativos de las
Formas 1-H y Tarjeta de Control en el Sistema de
Gestión de Almacenes.
¿Disponibilidad es suficiente?
Notifica la necesidad de
adquisición de formas
Sí
No
En función de la disponibilidad y del consumo determina
la cantidad de formas a solicitar.
FinA
A
Elabora y firma oficio dirigido a la
Jefatura del Departamento de
Formas y Talonarios, de la
Contraloría General de Cuentas,
solicitando la aprobación de serie numérica de formas electrónicas 1-H o Tarjeta de Control,
envía oficio.
Realiza gestión para la adquisición de las series de las formas
electrónicas, entrega constancia de autorización a personal asignado para registrar en
sistema e informa
Recibe constancia de autorización de series de formas electrónicas, y registra en el
sistema el rango de la numeración
autorizada por la Contraloría General
de Cuentas
Archiva documentación de
respaldo de la adquisición de
series de las formas electrónicas y registro en el
sistema.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 388
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Manejo de almacén 03 1 de 14
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Ingreso de almacén
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades a realizar para la recepción, verificación y registro de información de insumos adquiridos por
compra, traslado interno, donación o traslado externo, así como el reingreso de insumos, de acuerdo a la normativa
vigente.
Inicia: Recepción del insumo según las diferentes modalidades.
Finaliza: Archivo de documentación de soporte e información.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Circular 200, Inspección General de Hacienda.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar funciones asignadas al Jefe según designación.
Ingreso a Almacén por Compra
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Informa al Responsable de Almacén sobre la próxima recepción del insumo,
coordina la recepción, traslada copia de la solicitud de compra y orden de
compra entregada al proveedor cuando aplique.
Responsable de Compras
2. Recibe el insumo y expediente con documentación de respaldo de la
adquisición. Responsable del Almacén
3. Verifica que los insumos cumplan con los requisitos establecidos según el
procedimiento “Recepción y Almacenamiento de Insumos”. Responsable del Almacén
4.
Registra ingreso a almacén en el Sistema de Almacén, llenando los campos
que correspondan.
Verifica información y confirma operación.
Responsable de Almacén
5.
Genera e imprime la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario,
Forma 1-H”, firma y sella; en el reverso de la factura firma, sella y anota
número de constancia de ingreso (Forma 1-H); traslada expediente al
Responsable de Compras.
Si el insumo requiere registro de inventario, traslada expediente al
Responsable de Inventario para su registro según procedimiento “Ingreso y
Registro de Bienes Fungibles” y/o “Ingreso y Registro de Activos Fijos”.
Responsable de Almacén
6.
Gestiona las firmas de factura y forma 1-H según y traslada copia de Forma
1-H con firmas respectivas y copia de factura al Responsable de Inventario
cuando corresponda.
Responsable de Almacén
7. Coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo al procedimiento al
documento “Normas para la Administración de Almacén”. Responsable de Almacén
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 389
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
8. Archiva copia de expediente en orden correlativo. Responsable de Almacén
Ingreso a Almacén por Traslado Interno
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe notificación o identifica insumos sujetos a traslado e instruye al Jefe
de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente.
Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia solicitante
2.
Solicita al Responsable de Almacén para que verifique los insumos.
En caso que sea necesario se coordinará la participación de técnico experto
para la verificación del insumo y/o Responsable de Inventario según
procedimiento “Ingreso y Registro de Activos Fijos por Traslado” o
“Ingreso y Registro de Bienes Fungibles por Traslado”.
Jefe DSAI o equivalente de la
dependencia Solicitante
3. Verifica el estado de los insumos y entrega listado propuesto a solicitar al
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente.
Responsable de Almacén
dependencia Solicitante
4.
Verifica listado y selecciona insumos a solicitar, elabora oficio para
formalizar el requerimiento y traslada a la Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia con listado adjunto de insumos.
Jefe de DSAI o persona asignada
dependencia Solicitante
5.
Si está conforme, firma y sella oficio de solicitud de traslado de insumos e
instruye el envío del oficio.
No está conforme, regresa oficio para realizar las modificaciones
correspondientes.
Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia solicitante
6.
Remite respuesta a la solicitud.
Si la respuesta a la solicitud es positiva continúa con el procedimiento.
Si la respuesta a la solicitud es negativa finaliza el procedimiento.
Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia que traslada
7.
Recibe respuesta y traslada al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente para que coordine con el
Responsable de Almacén la recepción de los insumos.
Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia solicitante
8. Verifica que los insumos cumplan con los requisitos establecidos según el
documento de “Normas para la Administración de Almacén”.
Responsable del Almacén de la
dependencia Solicitante
9.
Formaliza mediante acta administrativa el traslado de los insumos según
procedimiento “Egreso por Traslado”, en la cual deben comparecer el
Responsable de Almacén, Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente y Autoridad Administrativa Superior
de las dependencias que trasladan y reciban el insumo.
Emite certificación de acta o copia certificada y entrega a la dependencia
que recibe.
Dependencia que traslada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 390
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
10.
Verifica registro de ingreso por traslado a almacén en el Sistema de
Almacén; si los insumos físicos están conforme a registros confirma
recepción, si no está conforme notifica al Responsable del Almacén que
traslada, para que realice la corrección indicada.
Escanea y adjunta al sistema el acta administrativa.
Responsable de Almacén de
dependencia Solicitante
11.
Conforma el expediente de traslado interno con los siguientes documentos:
Copia de notificación de insumos disponibles para traslado (si
aplica)
Copia de oficio de solicitud de traslado
Copia de listado de insumos solicitados
Certificación de acta de traslado o copia certificada
Informe técnico (si aplica)
Traslada expediente al Responsable de Almacén para su archivo.
Jefe de DSAI o persona asignada
dependencia Solicitante
12. Coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo al documento “Normas
para la Administración de Almacén”.
Responsable de Almacén de
dependencia Solicitante
13. Archiva expediente de traslado interno y documentos de respaldo en orden
cronológico.
Responsable de Almacén de
dependencia Solicitante
Ingreso a Almacén por Donación o Traslado Externo
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe notificación o identifica insumos sujetos a donación e instruye al
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente.
Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia solicitante
2.
Identifica los insumos de interés para la dependencia y traslada listado al
Responsable de Almacén.
Si considera conveniente instruye al Responsable de Almacén para que
verifique los insumos, en caso sea necesario se coordinará la participación
de técnico experto para la verificación del insumo y/o Responsable de
Inventario según procedimiento “Ingreso y Registro de Activos Fijos por
Traslado” o “Ingreso y Registro de Bienes Fungibles por Traslado”.
Jefe de DSAI o persona asignada
dependencia Solicitante
3.
Si es requerido, realiza verificación física de los insumos.
Elabora listado propuesto de insumos a solicitar y traslada al Jefe de
Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente.
Responsable de Almacén de la
dependencia Solicitante
4.
Verifica listado y selecciona insumos a solicitar, elabora oficio para
formalizar el requerimiento y traslada a la Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia con listado adjunto de insumos.
Jefe de DSAI o persona asignada
dependencia Solicitante
5.
Si está conforme, firma y sella oficio de solicitud de donación de insumos e
instruye el envío del oficio.
No está conforme, devuelve oficio para realizar las modificaciones
correspondientes.
Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia solicitante
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 391
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
6.
Remite respuesta a la solicitud.
Si la respuesta a la solicitud es positiva continúa con el procedimiento.
Si la respuesta a la solicitud es negativa finaliza el procedimiento.
Entidad donante o que realiza traslado
externo
7.
Recibe respuesta y traslada al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente para que coordine con el
Responsable de Almacén la recepción de los insumos y Responsable de
Inventarios si aplica.
Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia solicitante
8.
Verifica que los insumos cumplan con los requisitos establecidos según el
documento “Normas para la Administración de Almacén”.
Si no pudo realizar verificación previa de los insumos y en caso sea
necesario se coordinará la participación de técnico experto para la
verificación de los mismos.
Responsable del Almacén de la
dependencia Solicitante
9.
Entrega insumos acompañados de documento donde se describan los
mismos, el cual debe contener lo siguiente:
Descripción de las características de los insumos
Unidad de medida
Cantidad
Valor Unitario y Total por insumo
Monto Total
Y otra información que se considere necesaria
Entidad donante o que realiza traslado
externo
10.
Si los insumos cumplen con las especificaciones formaliza mediante acta
administrativa detallando información necesaria, en la cual deben
comparecer el Responsable de Almacén, Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente, Autoridad Administrativa Superior
de la dependencia que recibe y representante de la entidad donante. En
caso contrario notifica a la entidad donante mediante oficio suscrito por la
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia, para que proceda
con lo notificado.
Emite certificación de acta o copia certificada y entrega a la entidad
donante.
Jefe de DSAI o persona asignada
dependencia Solicitante
11.
Conforma expediente de donación, el cual debe incluir:
Copia de notificación de insumos disponibles para donación (si
aplica)
Copia de oficio de solicitud de donación
Copia de listado de insumos solicitados
Documento de entrega emitido por la entidad donante
Certificación de acta o copia certifica de recepción de insumo
Informe técnico (si aplica)
Traslada expediente al Responsable de Almacén para su archivo.
Jefe de DSAI o persona asignada
dependencia Solicitante
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 392
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
12.
Registra ingreso en el Sistema de Almacén llenando los campos que
correspondan; escanea y adjunta al sistema el acta administrativa.
Verifica información y confirma operación.
Nota: Cuando se trate de activos fijos que tengan registro previo en el
Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- se procede a realizar ingreso
directo a inventario según procedimiento “Ingreso y Registro de Activos
Fijos por Donación”
Responsable de Almacén de la
dependencia Solicitante
13. Genera e imprime reporte correspondiente de los insumos registrados e
integra al expediente. Responsable de Almacén de la
dependencia Solicitante
14. Coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo al documento “Normas
para la Administración de Almacén”.
Responsable de Almacén de la
dependencia Solicitante
15. Archiva expediente de donación. Responsable de Almacén de la
dependencia Solicitante
Reingreso de Insumos
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Realiza verificación preliminar con el Responsable de Almacén de los
insumos sujetos a reingreso. Solicitante
2.
Si los insumos se encuentran en buen estado, informa al solicitante para
que realice solicitud de reingreso a almacén a través del Sistema de
Almacén; si los insumos se encuentran en mal estado informa al solicitante
que no puede realizarse reingreso a almacén y finaliza el procedimiento.
Responsable de Almacén
3.
Solicita a través del Sistema de Almacén el reingreso del insumo. Escribe el
número de requisición con la cual fueron despachados los insumos,
selecciona el insumo a reingresar, anota la cantidad solicitada de reingreso
y justificación.
Verifica y guarda información, y traslada para aprobación.
Solicitante
4.
Verifica(n) en el sistema, si está(n) acorde con la solicitud de reingreso,
aprueba(n) en el sistema y continúa con el procedimiento. Si no está(n)
acorde con la solicitud de reingreso, indica las correcciones a realizar o
bien rechaza de forma definitiva la solicitud de reingreso.
Jefe Inmediato y Departamento (según
aplique) / Jefe de DSAI o persona
asignada
5. Una vez aprobada la solicitud de reingreso, genera e imprime “Solicitud de
Reingreso a Almacén” y gestiona las firmas y sellos correspondientes. Solicitante
6.
Presenta al Responsable de Almacén original y copia de la “Solicitud de
Reingreso a Almacén en Estatus Aprobada” firmada y sellada, así como los
insumos físicos. Solicitante
7.
Ingresa al Sistema de Almacén y selecciona el número de reingreso a
verificar; revisa el estado, cantidad de los insumos y comprueba contra las
características de los mismos registrada originalmente en el sistema.
Si está conforme, confirma reingreso en el sistema genera e imprime
“Constancia de Reingreso al Almacén”, firma y sella; entrega copia de
Responsable de Almacén
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 393
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
constancia de reingreso al solicitante.
Si existe inconformidad en alguno de los insumos, selecciona e indica el
motivo de rechazo de los mismos, especificando los criterios no cumplidos:
Especificaciones
Estado del suministro(s)
Cantidades
Detalle del motivo del rechazo
8. Coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo al documento “Normas
para la Administración de Almacén”. Responsable de Almacén
9. Archiva expediente. Responsable de Almacén
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 394
Diagramas de Flujo
Ingreso de AlmacénIngreso de Almacén por Compra ( 1 de 2)
Responsable del AlmacénResponsable de Compras
Inicio
Informa y coordina sobre la próxima recepción del insumo, traslada copia
de la solicitud de compra y orden de compra
entregada al proveedor.
Recibe el insumo y expediente con
documentación de respaldo de la adquisición.
Registra ingreso en el Sistema de Almacén, verifica información y confirma operación.
Genera, imprime, firma y sella, la “Constancia de Ingreso” y traslada
expediente.
Verifica que los insumos cumplan con los requisitos
según el procedimiento “Recepción y
Almacenamiento de Insumos”.
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 395
Ingreso de AlmacénIngreso de Almacén por Compra ( 2 de 2)
Responsable del AlmacénResponsable de
Compras
Gestiona las firmas de factura y la copia 1-H y
copia de factura al Responsable de Almacén y al de
Inventario cuando corresponda.
Coloca los insumos ordenados de acuerdo al
procedimiento al documento “Normas
para la Administración de Almacén”.
Archiva copia de forma 1-H y copia de factura en orden correlativo.
Fin
¿Requiere registro de inventario?
Traslada expediente al Responsable de
Inventarios según procedimiento “Ingreso y Registro de Activos Fijos”.
1
Si
No
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 396
Ingreso de AlmacénIngreso A Almacén por Traslado Interno (1 de 2)
Autoridad Superior de la Dependencia
Solicitante
Jefe DSAI o Persona asignada Dependencia Solicitante
Responsable de Almacén de
Dependencia Solicitante
Jefe DSAI o equivalente
Dependencia Solicitante
Autoridad Superior de la Dependencia que
traslada
Inicio
Recibe notificación o
identifica insumos sujetos a traslado e instruye al Jefe
de DSAI
Solicita al Responsable de Almacén para
Verificar los insumos.
Verifica el estado de los insumos y entrega listado
propuesto a solicitar al Jefe de
DSAI
Verifica listado y selecciona
insumos, elabora oficio
para formalizar el
requerimiento
Las modificaciones
que corresponde, firma y sella la
solicitud de traslado de
insumosRemite
respuesta, si la solicitud es
positiva continúa con el procedimiento, si es negativa
finaliza el procedimiento.
1
2
¿Debe estar Conforme?
Si
Regresa oficio para las
modificaciones que corresponde.
No
En caso necesario, El técnico experto y
Encargado de Inventario, según
procedimiento “Ingreso y Registro de Activos Fijos por
traslado.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 397
Ingreso de AlmacénIngreso de Almacén por Traslado Interno (2 de 2)
Autoridad Superior de la Dependencia
Solicitante
Responsable de Almacén de
Dependencia Solicitante
Dependencia que traslada
Jefe DSAI o Persona asignada Dependencia
Solicitante
1
Recibe respuesta y traslada al jefe de DSAI para coordinar con el
Responsable de Almacén para
recepción de insumos.
Verifica que los insumos cumplan con los requisitos según el
documento de “Normas para la
Administración de Almacén”.
Formaliza el acta administrativa el
traslado de los insumos según procedimiento
“Egresos por Traslado”, emite certificación de
acta o copia y entrega a la dependencia que
recibe.
¿Tienen que estar conforme
los insumos?
Notifica para que realice la corrección
que correspondeNo
Ingreso por traslado en el Sistema de Almacén
de los insumos confirma recepción
Si
Conforma el expediente de
traslado interno con los siguientes documentos.
Traslada expediente para su archivo.
Coloca los insumos de forma ordenada de
acuerdo al documento “Normas para la
Administración de Almacén”.
Archiva expediente de traslado interno y documentos de
respaldo en orden cronológico.
Fin 2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 398
Ingreso de AlmacénIngreso a Almacén por Donación o Traslado Externo (1 de 2)
Autoridad Superior de la Dependencia Solicitante
Jefe DSAI o Persona asignada Dependencia Solicitante
Responsable del Almacén de la Dependencia
Solicitante
Entidad donante o que realiza traslado
externo
Remite respuesta a la solicitud, si la
respuesta es positiva continúa
con el proceso, si es negativa finaliza el
proceso
Recibe notificación o identifica insumos
sujetos a donación e instruye al Jefe DSAI
Inicio
Identifica insumos de interés para la dependencia, traslada
listado al Responsable de Almacén.
Si es requerido, realiza verificación
de los insumos. Elabora listado de
insumos a solicitar.
Verifica listado y selecciona insumos a solicitar, elabora
oficio para formalizar el requerimiento
1
Instruye al Encargado de Almacén para
verificar los insumos o el técnico experto y
Encargado de Inventario según
procedimiento “Ingreso y Registro de Activos Fijos por Traslado”.
2¿Debe estar Conforme?
Las modificaciones
que corresponde, firma y sella la
solicitud de donación de
insumos
Devuelve oficio, para las
modificaciones que corresponde.
Si
No
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 399
Ingreso de AlmacénIngreso a Almacén por Donación o Traslado Externo (2 de 2)
Entidad donante o que realiza
traslado externo
Jefe DSAI o Persona asignada Dependencia
Solicitante
Responsable de Almacén de la Dependencia Solicitante
Autoridad Superior de la Dependencia Solicitante
Entrega insumos
acompañados de
documento donde se
describan los mismos
Formaliza acta si los insumos cumplen con las
especificaciones, en la cual deben comparecer el personal necesario y el representante
de la entidad donante. En caso contrario notifica a la entidad
donante.
Registra ingreso en el Sistema de Almacén; escanea y adjunta al sistema el acta administrativa. Verifica y confirma operación.
Conforma expediente de
donación.
1
Genera e imprime la “Constancia de Ingreso, firma y sella. Cuando no se tenga registro de activos fijos en el SICOIN debe trasladar la constancia
de ingreso 1-H al encargado de inventarios para realizar ingreso.
Firma y sella “Constancia de
Ingreso de Almacén y a
Inventario forma 1-H.
Coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo al documento “Normas para la Administración de
Almacén”.
Archiva la Constancia en forma de correlativo y
expediente de donación.
Cuando se trate de activos fijos que tengan previo en el SICOIN
se procede a realizar ingreso directo a inventario según
“Ingreso y registro de Activos fijos por donación
Fin 2
Recibe respuesta y traslada para que coordine con el Responsable de
Almacén la recepción de los
insumos y Responsable de
Inventarios si aplica
Verifica que los insumos cumplan con los requisitos establecidos según
documento “Normas para la Administración de Almacén”
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 400
Ingreso de AlmacénReingreso de Insumos (1 de 2)
SolicitanteResponsable de
Almacén
Jefe Inmediato y Departamento
(según aplique)/Jefe DSAI o Persona
asignada
Realiza verificación preliminar con el
Encargado de Almacén de los insumos sujetos a
reingreso.
Si los insumos están en buen estado, informa al solicitante para realizar solicitud de reingreso al sistema de almacén, si están en mal estado no
puede realizarse el reingreso y finaliza el
proceso.
Solicita en el Sistema de Almacén el reingreso del
insumo, escribe el numero de requisición la cual fueron despachados los insumos, selecciona el insumo, anota la cantidad solicitada de reingreso y justificación, verifica y guarda información.
Aprobada la solicitud de reingreso, genera e
imprime “Solicitud de Reingreso a Almacén”
gestiona firmas y sellos que corresponda.
2
¿Debe estar acorde con la solicitud?
Aprueban la solicitud de reingreso y
continúan con el proceso.
Indica las correcciones a
realizar o bien se rechaza
No
Inicio
Si
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 401
Ingreso de AlmacénReingresos de Insumos (2 de 2)
Solicitante Responsable de Almacén
Presenta al Encargado de Almacén original y copia de la “Solicitud de Reingreso a
Almacén”, firmada y sellada, así como los insumos físicos.
1
Ingresa al Sistema de Almacén y selecciona número de
reingreso, verifica; revisa, cantidad de los insumos, registrada originalmente. Imprime “Constancia de
Reingreso al Almacén, firma, sella y entrega copia de
constancia.
Si esta conforme, confirma reingreso,
si existe inconformidad, rechaza por los
criterios no cumplidos.
No
Si
¿Debe estar conforme?
Coloca los insumos de forma ordenada de
acuerdo al documento “Normas para la
Administración de Almacén”.
Archiva “Solicitud de Reingreso a Almacén en estatus aprobado” y en
caso de rechazos “Constancia de Reingreso a
Almacén”.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 402
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Manejo de almacén 03 1 de 10
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Egreso de almacén
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades a realizar para la verificación y registro de información de insumos egresados por requisición,
traslado interno o externo y baja definitiva, de acuerdo a la normativa vigente.
Inicia: Recepción de requerimiento o solicitudes de insumos.
Finaliza: Archivo de documentación de soporte e información.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Circular 200, Inspección General de Hacienda.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. En caso de robo, desastre natural, accidente u otra causa donde exista pérdida considerable o total del insumo, debe solicitarse la intervención de Asesoría Jurídica, Auditoría Interna y si aplica el Departamento de Seguridad para determinar la forma de proceder.
2. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podrá realizar funciones asignadas al Jefe según designación.
Egreso de Almacén por Requisición
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Ingresa al Sistema de Almacén y realiza requerimiento del bien y/o insumo
indicando los siguientes datos:
Código del insumo
Nombre del insumo
Presentación
Características
Cantidad solicitada
Justificación del uso
Nota: En caso de activos fijos o bienes fungibles, debe indicarse la persona
a quien debe asignarse los mismos y continuar con el procedimiento
“Ingreso y Registro de Activos Fijos” o “Ingreso y Registro de Bienes
Fungibles”.
Solicitante
2.
Verifica(n) en el sistema, si está(n) de acuerdo con la requisición,
aprueba(n) en el sistema y continúa con el procedimiento.
Si no está(n) de acuerdo con la requisición, indica las correcciones a
realizar o bien rechaza la misma.
Jefe Inmediato o Jefe de
Departamento (según aplica) y Jefe de
DSAI o persona asignada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 403
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
3.
Aprobada la requisición, verifica en el Sistema de Almacén y anota la
siguiente información:
Nombre y puesto de la persona que recibe
Registra datos específicos del bien y/o insumo si lo requiere
Ratifica con el solicitante los bienes y/o insumos a entregar
Verifica y guarda información; confirma egreso.
Responsable de Almacén
4. Imprime requisición y entrega los insumos al solicitante. Responsable de Almacén
5. Firma de recibido de conformidad en la “Constancia de entrega de
Insumos de Almacén”. Solicitante o Persona que recibe
6.
Entrega insumo(s) y copia de “Constancia de Entrega de Insumos de
Almacén” al solicitante o persona que recibe.
Nota: Cuando aplique traslada copia de la constancia de entrega a la
Sección de Inventarios para realizar asignación correspondiente según
procedimiento.
Responsable de Almacén
7. Archiva “Constancia de entrega de Insumos de Almacén”. Responsable de Almacén
Egreso de Almacén por Traslado Interno o Externo
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Genera reporte de existencias de insumos e identifica aquellos que están
en buen estado y sin movimiento dentro de la dependencia; notifica al Jefe
de Departamento de Servicios Administrativos o equivalente para someter
a consideración el traslado.
Responsable Almacén
2.
Evalúa y verifica la información, remite a la Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia listado de insumos sujetos a traslado para su
autorización.
Jefe de DSAI o persona asignada
3.
No autoriza el egreso de los insumos finaliza el procedimiento. Informa al
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente
para lo procedente.
Si autoriza el egreso de los insumos, continúa con el procedimiento.
Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia
4. Pone a disposición de dependencias el listado autorizado de insumos en
buen estado y sin movimiento dentro de la dependencia. Jefe de DSAI o persona asignada
5. De existir interés por parte de alguna dependencia, envía oficio solicitando
los insumos y continúa con el procedimiento. Dependencia o Institución Solicitante
6.
Recibe requerimientos e instruye al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente para la distribución de los insumos
sujetos a traslado.
Si ninguna dependencia del MINFIN o institución externa manifiesta
interés en los insumos, determina lo procedente.
Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia que traslada
7. Convoca a las dependencias o instituciones solicitantes indicando fecha,
lugar y hora en que se entregarán los insumos. Jefe de DSAI o persona asignada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 404
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
8.
Formaliza mediante acta administrativa el traslado de los insumos, en la
cual debe incluir la siguiente información:
Descripción de las características de los insumos
Unidad de medida
Cantidad
Valor unitario y total por insumo
Monto Total del traslado
Otra información que se considere necesaria.
En el caso de los traslados internos deben comparecer en el acta el
Responsable de Almacén, Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente y Autoridad Administrativa Superior
de la (s) dependencia(s) involucrada(s).
En el caso de traslados externos, debe comparecer en el acta el
representante(s) para la recepción del insumo(s).
Entrega certificación de acta o copia certificada a la dependencia(s) o
institución(es) que recibe(n) y al Responsable de Almacén.
Jefe de DSAI o persona asignada
9.
Conforma expediente(s) de traslado, el cual debe incluir:
Listado de insumos sujetos a traslado
Notificación a dependencias internas o externas sobre el
insumo(s) sujeto(s) a traslado (si aplica)
Oficio de solicitud de la dependencia(s) o institución(es)
Certificación de acta o copia certificada de traslado
Traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
equivalente.
Responsable de Almacén o persona
asignada
10. Revisa el expediente(s) y traslada al Responsable de Almacén para su
archivo. Jefe de DSAI o persona asignada
11.
Opera en el Sistema de Almacén el egreso correspondiente llenando los
campos requeridos.
Escanea y adjunta al sistema el acta administrativa.
Verifica y guarda información en el sistema.
Responsable de Almacén
12. Entrega insumos a la(s) dependencia(s) o institución(es) solicitante(s) en
base al acta debidamente firmada por todos los comparecientes. Responsable de Almacén
13. Finaliza operación de egreso en el Sistema de Almacén. Responsable de Almacén
14. Archiva expediente de traslado. Responsable de Almacén
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 405
Egreso de Almacén por Baja Definitiva de Insumos
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Identifica el insumos catalogados como Producto No Conforme a los cuales
se considere dar de baja por cualquiera de los siguientes motivos:
Caducidad
Obsolescencia
Deterioro
Merma
Otro
Responsable de Almacén
2.
Notifica al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
equivalente de los insumos identificados que se requiere dar de baja,
incluyendo como mínimo la siguiente información:
Motivo de la baja
Código de insumo
Nombre del insumo
Presentación
Características
Cantidad de egreso
Precio Unitario y total por insumo
Monto total del egreso
Datos de identificación específica del insumo (si aplica)
Otra información que considere necesaria
Responsable de Almacén
3.
Analiza y verifica información, de ser necesario requiere informe técnico.
Si no amerita informe técnico, continúa en el paso No. 7.
Jefe de DSAI o persona asignada
4.
Si amerita informe técnico, solicita al departamento o unidad
correspondiente el apoyo técnico para la emisión de informe que
establezca el estado del insumo.
Jefe de DSAI o persona asignada
5.
Verifica el insumo en almacén, evalúa y emite informe técnico
correspondiente y traslada al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente.
Técnico
6.
Analiza informe técnico. Si el informe establece que el insumo tiene
utilidad, define la manera de proceder (egreso por requisición o traslado) y
finaliza el procedimiento.
Si el informe establece que el insumo no tiene utilidad continúa con el
procedimiento.
Jefe de DSAI o persona asignada
7. Informa a Autoridad Administrativa Superior de la dependencia sobre la
baja de los insumos. Jefe de DSAI o persona asignada
8. Analiza información y convoca al Responsable de Almacén, Jefe de
Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente.
Autoridad Administrativa Superior de
la dependencia
9.
Procede con la destrucción o traslado del insumo(s) según corresponda,
suscribe acta administrativa justificando las razones de baja, en la cual
deben comparecer las personas involucradas.
Jefe de DSAI o persona asignada
10. Emite certificación de acta administrativa o copia certificada y traslada a
Responsable de Almacén. Jefe de DSAI o persona asignada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 406
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
11.
Conforma expediente, el cual debe incluir:
Oficio de notificación con listado adjunto de insumos sujetos a
baja
Informe técnico (si aplica)
Certificación de acta administrativa o copia certificada
Traslada expediente al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o equivalente.
Responsable de Almacén o persona
designada
12. Revisa el expediente y traslada al Responsable de Almacén para su archivo. Jefe de DSAI o persona asignada
13.
Con base en la certificación del acta administrativa o copia certificada,
procede a registrar el egreso por baja en el Sistema de Almacén, llenando
los campos correspondientes.
Escanea y adjunta al sistema el acta administrativa, certificada
Verifica y guarda información, y concluye operación de baja.
Responsable de Almacén
14. Archiva expediente de baja de insumos. Responsable de Almacén
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 407
Diagramas de Flujo
Egreso de AlmacénEgreso de Almacén por Requisición (1 de 2)
SolicitanteResponsable de
Almacén
Jefe Inmediato o Departamento (según aplica) y Jefe DSAI o
Persona asignada
Inicio
Indica la persona quien debe
continuar con el procedimiento
“Ingreso y Registro de Activos Fijos”.
Confirmada la aprobación, se presenta ante el responsable de almacén para recibir insumos autorizados.
Selecciona requisición en el Sistema de
Almacén. Verifica y guarda información;
confirma egreso.
¿Hay existencias en Almacén?
Puede continuar y proceder con la
requisición
Finaliza el procedimiento
No
Si
2
¿Debe estar de acuerdo?
Aprueba y se continúa con el procedimiento
Realiza correcciones a realizar o se
rechazaNo
Si
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 408
Egreso de AlmacénEgreso de Almacén por Requisición (2 de 2)
Responsable de AlmacénSolicitante o Persona
que recibeResponsable de
Inventario
1
Genera, imprime y firma “Constancia
de entrega de insumos de Almacén”.
Firma de recibido de conformidad en la
“Constancia de entrega de Insumos
de Almacén”.
Copia de “Constancia de entrega de Insumos” a la
persona que recibe el bien. Cuando se trate de bienes
fungibles o activos fijos, copia la constancia de
entrega al Encargado de inventario para la asignación
que corresponde según procedimiento.
Realiza asignación del bien según procedimiento
“Ingreso y registro de activos fijos”
Archiva “Constancia de entrega de
insumos de Almacén”
Fin2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 409
Egreso de AlmacénEgreso de Almacén por Traslado Interno o Externo (1 de 2)
Responsable de Almacén Jefe DSAI o equivalenteAutoridad Superior de la
DependenciaDependencia o Institución
SolicitanteAutoridad Superior de la
Dependencia que Traslada
Inicio
Genera reporte de existencias de
insumos e identifica aquellos que están
en buen estado y sin movimiento notifica
al Jefe DSAI para someter a
consideración el traslado.
Evalúa y verifica la información, remite a la Autoridad Superior de la Dependencia listado de
insumos sujetos a traslado para su autorización.
Si no autoriza el egreso de los insumos finaliza el proceso informa al Jefe DSAI para lo procedente, si autoriza el
egreso de los insumos, continúa con el procedimiento
Notifica a dependencias del MINFIN de los insumos
disponibles indicando la fecha límite para presentar
solicitud
Si las dependencias del MINFIN no están
interesadas por los insumos, notifica a
instituciones externas que puedan estar interesadas, indicando la fecha limite para presentar solicitud.
Autoridad Superior de la Dependencia o Institución
solicita los insumos a través de oficio.
Recibe requerimientos e instruye al Jefe de DSAI para distribuir los
insumos sujetos a traslado. Si ninguna dependencia o
institución externa manifiesta interés en los insumos, puede
proceder.
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 410
Egreso de AlmacénEgreso de Almacén por Traslado Interno o Externo (2 de 2)
Jefe DSAI o Persona asignada Responsable de
Almacén o persona asignada
Responsable del Almacén
1
Convoca a las dependencias o instituciones solicitantes
indicando fecha, lugar y hora que se entregarán los
insumos.
Formaliza mediante acta el traslado de los insumo. En el
caso de traslados internos debe compadecerse el personal
indicado, en traslados externos, debe comparecer en el acta el
representante para la recepción del insumo.
Certificación de acta o copia a los que reciben.
Conforma expediente de traslado, el cual
debe incluir. Traslada al Jefe de DSAI o
equivalente
Revisa el expediente y traslada al Encargado de Almacén para
su Archivo.
Opera en el Sistema de Almacén el egreso correspondiente
llenando campos que correspondan, escanea y adjunta al sistema el acta administrativa, verifica y guarda información en
el sistema.
Entrega insumos a la dependencias o instituciones
solicitantes en base al acta firmada.
Finaliza operación de egreso en el Sistema de
Almacén
Archiva documentación de
respaldo de traslado interno o externo.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 411
Egreso de AlmacénEgreso de Almacén por baja definitiva de insumos (1 de 2)
Responsable de Almacén Jefe DSAI o Persona asignada Técnico
Inicio
Identifica el insumos catalogados como
producto No conforme a los cuales se
considere dar de baja por cualquiera de los siguientes motivos.
Notifica al Jefe DESAI de los insumos identificados que se
requiere dar de baja, incluyendo como mínimo la
siguiente información.
Analiza y verifica información, de ser necesario requiere informe
técnico.
Solicita a la unidad correspondiente el apoyo
para la emisión de informe que establece el
estado del insumo.
Verifica el insumo en almacén, evalúa
y emite informe correspondiente
Analiza el informe, si establece que el insumo tiene utilidad, define la manera de proceder y finaliza el
proceso. Si establece que el insumo no tiene utilidad continúa
con el proceso
Informa a Autoridad Superior de la
dependencia sobre la baja de los insumos.
A
1
¿Requiere informe técnico?
No
Sí
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Contabilidad del Estado Página 412
Egreso de AlmacénEgreso de Almacén por baja definitiva de insumos (2 de 2)
Autoridad Superior de la Dependencia
Jefe DSAI o Persona asignada
Responsable de Almacén o persona
designada
1
Analiza y convoca al Responsable de
Almacén, y al Jefe de DSAI
Procede con la destrucción de los
insumos, suscribe acta justificando las razones
de baja y debe compadecer las personas
involucradas.
Traslada certificación de acta o copia
certificada al Responsable de
Almacén.
Conforma expediente
Archiva documentación de respaldo de baja de
insumos.
Fin
Revisa el expediente y traslada para su
archivo certifica acta administrativa o copia certificada,
procede a registrar el egreso por baja en el Sistema de
Almacén. Escanea y adjunta. Verifica y
guarda información y concluye
operación de baja
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