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MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA
DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO:
“NOMBRE DEL PROCESO”
JULIO 2013
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CONTENIDO
1.2 Ficha de Caracterización ..................................................................................................... 3
1.3 Diagrama de flujo .................................................................................................................. 5
1.4 Procedimiento ........................................................................................................................ 6
1.3 Definiciones ........................................................................................................................... 7
1.4 Aprobación de la documentación ....................................................................................... 8
1.5 Control de Cambios .............................................................................................................. 8
1.6 Anexos .................................................................................................................................... 8
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1.2 Ficha de Caracterización
FICHA DE CARACTERIZACIÓN FECHA: 23/07/2013
VERSION: 01
MACROPROCESO: Gestión de Gobernanza de la SaludPROCESO: Gestión de Convenios
SUBPROCESOS:
Creación de convenios interinstitucionales Seguimiento de convenios Renovación de convenios Liquidación de convenios
OBJETIVODeterminar los lineamientos necesarios para la creación, renovación,seguimiento y liquidación de convenios que permitan el adecuadofuncionamiento del Ministerio Nacional de Salud
ALCANCE
Desde La creación del convenioHasta La liquidación del convenio
El presente proceso aplica para las Direcciones Nacionales,Coordinaciones Zonales, Subsecretaria Nacional de Gobernanza dela Salud y sus proveedores que intervengan en la gestión deconvenios referentes a la red pública y complementaria.
PROVEEDORES
Dirección Nacional de Consultoría Legal Dirección Nacional Financiera Dirección Nacional de Planificación Instituciones públicas o privadas
DISPARADOR Identificación de la necesidad de crear un convenio
INSUMO(S)
Para creación: Solicitud de creación del convenio emitido por la autoridad
competente Informe de viabilidad Informe técnico de requerimiento del convenio TDR Certificación presupuestaria (en caso de necesitar)
Para renovación: Solicitud de renovación de convenio Informe de viabilidad de renovación del convenio Informe técnico de solicitud Borrador del convenio Certificación presupuestaria (en caso de necesitar)
Para seguimiento Copia digital del convenio suscrito
Para liquidación
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Solicitud de liquidación del convenio
Informe económico (planificación y financiero) Informe técnico
PRODUCTO(S) /SERVICIO(S)
Convenio suscrito y sus documentos habilitantes Informes de seguimiento a los convenios Convenios liquidados y sus documentos de respaldo
CLIENTES INTERNOS Direcciones Nacionales Coordinaciones Zonales
CLIENTES EXTERNOS Instituciones públicas o privadas Ciudadanía
POLÍTICAS
Para creación de convenios Toda suscripción de convenios será suscrito únicamente con
establecimientos licenciados y/o calificados. Para la creación de convenios, los convenios deberán ser
canalizados por las Direcciones Nacionales y/o CoordinacionesZonales
Para liquidación de convenio Se solicitará a la Dirección Nacional Financiera emitir un informe
económico en los casos de que el convenio sea erogado delpresupuesto de MSP planta central, caso contrario lo deberáhacer la unidad desconcentrada responsable del convenio.
CONTROLES(ESPECIFICACIONESTECNICAS Y LEGALES)
Reglamento de suscripción de convenios del Ministerio de SaludPública
Estatuto orgánico de gestión organizacional por procesos de la
Subsecretaria Nacional de Gobernanza de la Salud
RECURSOS
TalentoHumano
Subsecretario (a) Nacional de Gobernanza dela Salud
Director(a) Nacional de Articulación y Manejodel Sistema Nacional de Salud y Red Pública
Materiales Suministros de oficina Bienes Muebles Equipo de computación
Tecnológicos N/A
Financieros Presupuesto asignado
FRECUENCIA Según se requiera
VOLUMEN Según se requiera
INDICADORES DEDESEMPEÑO
Nombre: Frecuencia: Fórmula de cálculo:
% de conveniosrevisados
AnualNo. De convenios revisados(Criterio técnico)/ No. deconvenios solicitados
% de conveniosrenovados
AnualNo. De conveniosrenovados/No. De conveniossuscritos
ANEXOS N/A
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1.3 Diagrama de flujo
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1.4 Procedimiento
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Creación de conveniosVersión:
A. Unidad / Puesto Tarea / Actividad
1
DirectorNacional/Coordinador
Zonal (UnidadSolicitante)
Identificar la necesidad de creación de convenio
En base a las competencias, identifica la necesidad de creación deconvenio
2
DirectorNacional/Coordinador
Zonal (UnidadSolicitante)
Emitir informe técnico de requerimiento del convenio
Analiza la necesidad de la creación del proceso y emite un informetécnico de requerimiento del convenio así como el TDRcorrespondiente.
3Subsecretario(a)
Nacional deGobernanza de la salud
Revisar y emitir solicitud para análisis correspondiente
Revisa la solicitud recibida y emite la misma para el análisiscorrespondiente del convenio.
4Director(a) Nacional de
Articulación
Analizar la viabilidad de la creación del convenio
Analiza el informe técnico de requerimiento de creación del convenioy emite un informe de viabilidad del convenio en base a suscompetencias.
5
Subsecretario(a)
Nacional deGobernanza de la salud
Analizar y enviar respuesta a solicitud
Analiza el informe de viabilidad y envía su respuesta de aprobacióno no para la creación del convenio
6
DirectorNacional/Coordinador
Zonal (UnidadSolicitante)
Recibir respuesta a solicitud enviada
Recibe la respuesta de aprobación o no para la creación delconvenio.
En caso de que el Subsecretario no aprueba la creación delconvenio, termina el proceso. Caso contrario continúa con elproceso
7
Director
Nacional/CoordinadorZonal (UnidadSolicitante)
Gestionar la certificación presupuestaria de fondos
En caso de necesitar certificación presupuestaria, gestiona con launidad que corresponda la certificación presupuestaria de fondos.Se adjunta el criterio técnico con el informe de unidad ejecutora delproyecto.
8Dirección Nacional
Financiera
Gestión presupuestaria
Realiza todas las actividades pertinentes necesarias que seencuentran estipuladas dentro del subproceso “Gestión
Presupuestaria” mismo que va desde que solicitan la certificaciónpresupuestaria hasta que la Dirección Nacional Financiera entregala certificación al que solicita.
9Director
Nacional/Coordinador
Zonal (Unidad
Solicitar la suscripción del convenio
En caso de no necesitar certificación presupuestaria o ya contar con
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Solicitante) la misma, solicita a la Dirección Nacional de Consultoría Legal lasuscripción del convenio. Adjunta a la misma el criterio técnico con informe de unidadejecutora del proyecto y la certificación presupuestaria en caso dehaber.
10Dirección Nacional de
Consultoría legal
Emisión de contratos, convenios, resoluciones y reglamentos
Realiza todas las actividades pertinentes necesarias que seencuentran estipuladas dentro del subproceso “Emisión decontratos, convenios, resoluciones y reglamentos”. Subproceso que
va desde que se le solicita a la Dirección Nacional de ConsultoríaLegal la suscripción del convenio hasta la suscripción del convenio yentrega de una copia certificada del convenio a la unidad requirentepara su ejecución.
Es importante que la unidad requirente socialice los borradores quese ejecutan del convenio a las unidades ejecutoras del conveniopara su revisión y emisión de observaciones previo a la suscripcióndel contrato.
11
Subsecretario(a)Nacional de
Gobernanza de la salud
Recibir copia del convenio aprobado
Una vez se haya suscrito el convenio recibe por parte de laDirección Nacional de Consultoría Legal una copia certificada delconvenio suscrito.
Adicionalmente los informes técnicos habilitantes y certificaciónestratégica
12Subsecretario(a)
Nacional deGobernanza de la salud
Socializar con la unidad requirenteSe envía una copia del convenio suscrito a las partes interesadaspara socializar el mismo.
13
DirectorNacional/Coordinador
Zonal (UnidadSolicitante)
Recibir una copia del convenio y documentos habilitantes
Recibe una copia del convenio suscrito con los documentoshabilitantes que sustenten la creación del mismo.
FIN
1.3 Definiciones
Convenio: Acuerdo entre dos o más grupos sociales o instituciones por el que ambas partesaceptan una serie de condiciones y derechos
TDR: Término de Referencia
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1.4 Aprobación de la documentación
ELABORADO POR: Nombre: José EstrellaCargo: Analista Firma
REVISADO POR:Nombre: Marco EndaraCargo: Coordinador deConvenios
Firma
APROBADO POR:Nombre: Nelly SánchezCargo: Directora Nacional de Articulación
Firma
1.5 Control de Cambios
1.6 Anexos
VERSIÓN:Corresponde ala versión deldocumento
ELABORADO
POR: Nombre ycargo de lapersona queejecuta el cambiode ladocumentación delproceso.
APROBADO POR:Nombre y cargo de lapersona que apruebael cambio de ladocumentación
FECHA: fechaen la que serealiza elcambio.
CAMBIO:descripción brevedel cambiorealizado.
01 Ing. José Arrieta Dra. Nelly Sánchez 05/07/2013
Se modificó el rolque realiza laactividad“Gestionar lacertificaciónPresupuestaria”
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