Download - EL CONTROL

Transcript
Page 1: EL CONTROL

Materia: Proceso Administrativo

Tema: Control

Page 2: EL CONTROL

CONTROL

Page 3: EL CONTROL

Es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes (planeación), una estructura organizacional adecuada (organización) y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

Page 4: EL CONTROL

Definiciones Henry Fayol: Tiene como fin señalar las debilidades y errores a

fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados

en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Page 5: EL CONTROL

Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.

Chiavenato: Es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

Stoner (1996) “El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas”

Page 6: EL CONTROL

Etapas del proceso de control

Establecimiento de estándare

s

Verificación del

desempeño

Comparación y

medición del

desempeño

Acciones correctiva

s

Page 7: EL CONTROL

Establecimiento de estándares

Los estándares son indicadores que representan el desempeño. Se expresan en unidades de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc., y sirven como parámetros para comparar y evaluar en que medida se alcanzan los resultados. Es decir, permiten evaluar el desempeño organizacional, táctico, operativo y funcionan como alarmas que dirigen la atención hacia la toma de decisiones correctivas.

Page 8: EL CONTROL

Verificación del desempeño En esta etapa se busca obtener información precisa sobre los resultados de las diversas operaciones que están sujetas a control, para después compararla con los estándares fijados y, en su caso, hacer los ajustes necesarios en las áreas o actividades específicas que se encuentran fuera de parámetro.

Se trata de un paso un paso vital, pues la efectividad del control depende primordialmente de la oportunidad, precisión, confiabilidad y validez de los datos que se reciben.

Page 9: EL CONTROL

Comparación y medición del desempeño

Una vez que han sido recopilados los datos, se comparan con los estándares establecidos para identificar las variaciones y medir su desempeño. Es normal suponer que en todos los casos existan variaciones, sin embargo es importante determinar para cada caso en particular, los limites de variabilidad aceptables como normales. Es de esperarse que las acciones correctivas se establezcan únicamente para aquellas desviaciones que están por encima de los rangos aceptados como normales.

Page 10: EL CONTROL

Acciones correctivas La corrección consiste en la aplicación de acciones especificas que

ayuden a superar las variaciones que fueron identificadas, con el propósito de normalizar y mantener las operaciones dentro de los estándares establecidos.

Antes de realizar cualquier corrección, es importante conocer las causas reales de las desviaciones, para que las acciones correctivas se dirijan precisamente hacia la eliminación de las causas y no de los síntomas o los efectos del problema.

Page 11: EL CONTROL

Sistemas de control

Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible, la estructura de la organización:

Existen tres tipos de controles (sistemas utilizados):1. control direccional2. control selectivo3. control después de la acción

Page 12: EL CONTROL

Control direccional

Consiste en que los resultados se pueden predecir y que las acciones correctivas deben ejecutarse antes de completar la operación.

Page 13: EL CONTROL

Control selectivo

Consiste en la verificación de muestras de determinadas operaciones para detectar si se cumplen los requisitos previstos, para así determinar si se puede continuar con el proceso.

Page 14: EL CONTROL

Control después de la acción

Se realiza una vez que la operación se ha concluido, se miden los resultados y se comparan con un estándar previamente establecido.

Page 15: EL CONTROL

TIPOS DE CONTROL

Page 16: EL CONTROL

El Pre control

Es un control previo que se realiza antes de que el trabajo se ejecute. Esto significa que, en el fondo, es un control de tipo preventivo ya que su objeto es eliminar las desviaciones antes de que estas se presenten.. A manera de ejemplo podríamos decir, que un pre control seria el que, ante una orden de comenzar tareas de fabricación de un determinado producto, nos hallamos asegurado previamente que se podrá contar con el flujo necesario de materia prima a fin de evitar que el proceso se detenga durante la jornada de trabajo. De esta manera eliminamos por anticipado aquellos problemas relacionados con la falta de dicha materia antes de que los trabajadores estén frente a sus puestos de trabajo.

Page 17: EL CONTROL

EL Control Durante el Trabajo

Este control se realiza a medida que se están ejecutando las labores inherentes de un trabajo especifico. Tradicionalmente esta relacionado con el desempleo humano, rendimiento de equipo y apariencia de los departamentos. Su objeto es asegurar durante la marcha que los planes se están cumpliendo a cabalidad y estar prestos a impedir errores que traumaticen su desarrollo.

Page 18: EL CONTROL

El Post-Control

Algunos teorizantes lo denominan también control de retroalimentación dado que su objeto es obtener información después de que el personal ha trabajado en la realización de una determinada labor. Con él, se pretende tomar aquellas medidas correctivas que son necesarias una vez que se ha contemplado el comportamiento de la organización o de una de sus unidades durante un periodo especifico. El Post-Control puede basarse en el comportamiento de uno o varios factores a fin de compara el rendimiento real de la organización con el rendimiento planeado y tomar cualquier medida correctiva que asegure que los dos rendimientos sean más equivalentes.

Page 19: EL CONTROL

Técnicas de control Generalmente todas las técnicas que existen para ayudar al

administrador en la labor de control son ante todo instrumentos de planeación dado que, como usted lo sabe, el objeto de control es hacer que los planes tengan éxito. Para ello, debe necesariamente reflejarlos y estar precedidos por ellos.

Page 20: EL CONTROL

LOS PRESUPUESTOS

Esta es quizá una de las técnicas más tradicionales para efectos de control ya que se utiliza de una forma amplia y permanente en diversas organizaciones. También es cierto que algunas veces se ha supuesto que la presupuestación es el dispositivo para lograr el control. Sin embargo, muchos dispositivos no presupuestarios resultan también esenciales.

La presupuestación es la elaboración de planes en términos numéricos para determinado periodo futuro. Como tales, los presupuestos son presentaciones anticipadas de los resultados que se esperan en términos financieros (como en los presupuestos de ingresos y gastos y de capital) o en términos no financieros (como en presupuestos de mano de obra directa, de materiales, de volumen físico de ventas o de unidades de producción). Por ejemplo, algunas veces se ha dicho que los presupuestos financieros representan la “dolarización” de planes.

Page 21: EL CONTROL

DATOS ESTADÍSTICOS

Los análisis estadísticos de innumerables aspectos de una operación y la clara presentación de datos estadísticos, ya sea de naturaleza histórica o de pronósticos, son importantes para el control. Su objeto es mostrar tendencias a fin de que el administrador pueda extrapolar y estimar los rumbos que siguen los sucesos más importantes. Es probable que sea válido decir que la mayoría de los administradores comprenden mejor los datos estadísticos cuando se les presentan en forma de diagrama, puesto que no es fácil observar tendencias y relaciones (exceptuando el caso de contadores y personas acostumbradas a la estadística)en las hojas tabulares de los impresos de computadora.

Page 22: EL CONTROL

LAS AUDITORIAS

Si bien es cierto que antiguamente auditar significaba “escuchar”, y posteriormente examinar unos registros financieros, también hoy se deberá aceptar que su concepto es muy amplio ya que implica un proceso de investigación y evaluación, con el objeto de determinar las causas y los efectos que producen diversos factores, tanto externos como internos, que inciden ya en la administración y en las operaciones productivas, y que se reflejan en la situación general de la empresa. Sólo así, y con los resultados obtenidos, se podrá informar y proponer soluciones correctivas cuando fuere necesario.

Page 23: EL CONTROL

OBSERVACIÓN PERSONAL

Es bueno tener presente que toda técnica es susceptible de error, sobre todo cuando quienes generan la información son personas. Un administrador cuidadoso no sólo se asegura que la información es confiable sino que también debe estar dispuesto a estimular a las personas hacia el logro de los objetivos fijados. Un contacto directo con los trabajadores le permite conocer más del funcionamiento de la compañía, escuchar ideas, opiniones y estimular a los diferentes equipos de trabajo al aumento del rendimiento.

Page 24: EL CONTROL

GRÁFICAS DE GANTT

La primera de esas técnicas fue el sistema de graficas desarrollado por Henry L. Gantt a principios del siglo XX y que culmino en la grafica de barras que lleva su nombre. Ha sido considerada como revolucionaria en la administración. Lo que Gantt advirtió fue que la totalidad de las metas de un programa debe ser vista como una serie de planes de apoyo (o eventos) interrelacionados que los individuos puedan comprender y seguir. Los avances mas importantes en el campo del control se desprenden de este sencillo principio, así como de los principios básicos del control, como la selección (para su atenta vigilancia) de los elementos decisivos de un plan.

Page 25: EL CONTROL

TÉCNICA DE EVALUACIÓN Y REVISIÓN DE PROGRAMAS (PERT).

Desarrollada por la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de Estados Unidos, la técnica de evaluación y revisión de programas PERT fue aplicada formalmente por primera vez a la planeación y control del sistema de armamento Polaris cuya exitosa ejecución contribuyo a acelerar. Las fuerzas armadas estadounidenses la recibieron con tal entusiasmo que durante muchos años fue un instrumento prácticamente obligatorio para los principales contratistas y subcontratistas de la industria armamentista y espacial. Aunque ya casi por completo desaparecida en los contratos de defensa y espaciales por razones que se detallaran mas adelante, sus fundamentos siguen siendo instrumentos esenciales de planeación y control. Además, PERT o su técnica de red complementaria, el método de la ruta critica, pueden emplearse en numerosas aplicaciones no gubernamentales(como proyectos de construcción, ingeniería y montaje de maquinaria), e incluso en tareas como la programación de actividades para la emisión de informes financieros mensuales.