La realidad digital
Mundo anlogo y digital
No hay valores intermedios
Trazos continuos
Colores nicos
Aspecto limpio
La realidad digital
Rojo: 255Verde: 204
Azul: 0X: 200Y: 129
1024
600
Mundo anlogo y digital
La realidad digital
Seal continua
Frecuencia de toma de muestras
5
Muestras de la seal-6
Mundo anlogo y digital
La realidad digital
Tomar muestra
Cuantificar
(Ubicacin, valor) = (500, 15, 10, 15, 11)
Comunica, interpreta, sintetiza
Mundo anlogo y digital
La realidad digital
Mundo anlogo y digital
Legibilidad
mariposa monarca =
La realidad digital
Mundo anlogo y digital
Procesabilidad
La realidad digital
Mundo anlogo y digital
http://www.codigos-qr.com/generador-de-codigos-qr/
Procesabilidad
La realidad digital
Mundo anlogo y digital
Autenticidad
mariposa monarca
Digitalizado el 21 de
noviembre
Origen: fotografa libro
ABC
Autor: Pedro Prez
La realidad digital
Mundo anlogo y digital
Confiabilidad
Corresponde
efectivamente a
La realidad digital
Mundo anlogo y digital
Integridad
Es totalmente
diferente a:
La realidad digital
Mundo anlogo y digital
HASHING MD5
http://www.fileformat.info/tool/hash.htm
En google:
online file hashing tool (Resultado 3)
Integridad
La realidad digital
Mundo anlogo y digital
Disponibilidad - Accesibilidad
ste archivo lo encuentras en
http://mariposa.com/directorio
Se puede bajar en cualquier
momento
Es la versin 2.1 del archivo
Est hecho en image composer
Tamao: 51.5 K
Formato: jpeg
La realidad digital
Mundo anlogo y digital
Disponibilidad - Accesibilidad
http://www.tawdis.net
http://wave.webaim.org/
http://validator.w3.org/
La realidad digital
Mundo anlogo y digital
No repudiacin
La informacin, efectivamente,
fue creada y enviada por
Pedro Prez.
Pedro Prez no puede negar
este hecho
La realidad digital
PREGUNTAS DE REPASO
1. Cmo se verifica la integridad en el mundo digital?
2. El primer paso del proceso de digitalizacin es la
cuantificacin?
3. Al comparar un archivo en pdf que parece una
fotocopia con un pdf a color estamos verificando que?
4. Por qu la misma cancin en mp3 suena mejor que
otra?
La equivalencia funcional
Que tal si hacemos el mismo ejercicio de los mundos anlogo
y digital para el concepto de
documento?
La equivalencia funcional
DOCUMENTO
Unidad significativa de
informacin que haya sido
registrada en un soporte que
permita su almacenamiento y
su posterior recuperacin.
Cualquier soporte que
permita, simultneamente,
multiplicar ilimitadamente la
consulta de la informacin en
l registrada y postergarla indefinidamente en el tiempo
Hace referencia a lo que puede considerarse como informacin, a partir del
concepto de ser significativo: imgenes, palabras, grabaciones
Destaca la definicin la condicin de registro y
referencia
Indispensable la condicin de usabilidad, reusabilidad
y procesabilidad como evidencia y aplicable de
manera realAparecen, nuevamente,
las propiedades de integridad, confiabilidad, seguridad, accesibilidad y
otros relacionados
El documento debe contar con una caracterstica esencial y es
que pueda recuperarse en cualquier momento con condiciones aceptables
La equivalencia funcional
Son documentos:
Libros, revistas y artculos que en ellas se publican
Cartas, facturas e informes escritos de diverso tipo
Dibujos, grficos, fotografas, pelculas, videos y las distintas formas de
sonido grabado como discos, cintas, cartuchos pticos o magnticos.
Son documentos sin importar su forma meditica: Textos, imgenes fijas,
imgenes en movimiento o sonido; sin importar el soporte en que se
registra la informacin: papel, cuero, cortezas, celulosa, acetato, medios
magnticos y pticos.
Son documentos impresos unos y audiovisuales, los otros.
La equivalencia funcional
Se habla de documentos digitales porque
la informacin, no importa su forma: texto,
sonido, imagen fija o en movimiento, se
registra en un medio electrnico a travs
de codificaciones que se basan en el uso
de combinaciones de seales elctricas
positivas y negativas, las cuales se
representan por medio de los dgitos 0 ,seal negativa, y 1 ,seal positiva.
La equivalencia funcional
CONCLUSIN
Cualquiera sea su tipo: texto, sonido o imagen, la
informacin se registra en el mismo medio y con el
mismo cdigo.
Las diferencias de codificacin meditica y de
soporte para registro desaparecen.
Las diferencias entre sistemas de comunicacin por
tipo de informacin radio, cine, televisin, industria editorial- desaparecen tambin, dando origen a un
nuevo sistema comunicacional capaz de integrar los
antiguamente independientes.
La equivalencia funcional
Que tal si Pensamos en un documento que nunca estar ni
podr estar en el mundo
anlogo?
La equivalencia funcional
JOSE DAVID RODRIGUEZ ROJAS11346262
213215648872341009867564
La equivalencia funcional
Que tal si En el anterior pdfpongo todos la informacin
real?
La equivalencia funcional
Un documento digital tienecaractersticas que no poseen losdocumentos impresos:
Por ejemplo, poder modificar unalnea o componente sin hacermodificaciones generales. O, puedeleerse saltando pginas y nosecuencialmente como el documentoimpreso
La equivalencia funcionalCARACTERSTICAS FUNCIONALES
INTERACTIVIDAD
Se puede hacer una
lectura activa de doble va. Se puede preguntar,
consultar o hacer
referencias inmediatas
La equivalencia funcional
MULTIMEDIAL
Los documentos
digitales son
documentos en
cualquier medio
CARACTERSTICAS FUNCIONALES
La equivalencia funcionalCARACTERSTICAS FUNCIONALES
ste archivo lo encuentras en
http://mariposa.com/directorio
Se puede bajar en cualquier momento
Es la versin 2.1 del archivo
Est hecho en image composer
Tamao: 51.5 K
Formato: jpeg
HIPERTEXTUAL
No se obliga a estructura
lineal. Pueden establecerse
relaciones de palabras y
enriquecer infinitamente el
mismo. No hay lmite de
tamao
La equivalencia funcionalCARACTERSTICAS FUNCIONALES
INTERNET
Internet conmutado
Internet de banda ancha
Internet mvil UBIQUIDAD
El documento, con todas
sus caractersticas, est en
cualquier parte. No hay
fronteras geogrficas.
Internet inalmbrico
La equivalencia funcionalCARACTERSTICAS DE IDENTIDAD
MUTABILIDAD
Se pueden hacer
cambios en l, o en una
parte.
Tampoco reproducirlo
completamente
La equivalencia funcionalCARACTERSTICAS DE IDENTIDAD
VOLATILIDAD
Hoy el documento,
registro o evidencia
pueden estar,
maana no
La equivalencia funcional
Y entonces para resumirQu es un documento hoy?
La equivalencia funcional
LegibilidadProcesabilidadReusabilidadAutenticidadConfiabilidad
IntegridadDisponibilidadNo repudiacin Interactivo
MultimedialHipertextual
UbicuoMutableVoltil
La equivalencia funcional
LegibilidadProcesabilidadReusabilidadAutenticidadConfiabilidad
IntegridadDisponibilidadNo repudiacin Interactivo
MultimedialHipertextual
UbicuoMutableVoltil
Marco legal y normativo
Ley 1273 de 2009
Ley 1450 de 2011 Decreto 1151 de 2008
Ley 962 de 2005Decreto 1747 de 2000
Decreto 2170 de 2002
Decreto 3485 de 2011
Decreto 235 de 2010
Ley 527 de 1999
Ley 872 de 2003
Ley 1431 de 2009 Ley 594 de 2000
Ley 1581 de 2012
Decreto 2609 de 2012
Decreto 2693 de 2011
Ley 1341 de 2009
NORMA ISO27000
ISO30300
ISO15489
MOREQ
PDF/A
Ley 1437 de 2011
La firma es nica de la persona
Se puede verificar
Est bajo el control de la persona
Ligada a la informacin si esta cambia, se invalida
Mensaje de datos
Comercio electrnico
Autoridades certificadoras
Firma digital
Ley 1564 de 2012
Marco legal y normativo
FIRMA DIGITAL
https://www.igolder.com/PGP
Marco legal y normativo
Artculo 2o. el Estado garantizar la libre adopcin de tecnologas, teniendo
en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los
organismos internacionales competentes e idneos en la materia,
que permitan fomentar la eficiente prestacin de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopcin sea armnica con el
desarrollo ambiental sostenible.
Artculo 58. Establece que cuando el procedimiento
administrativo se adelante utilizando medios electrnicos, los
documentos debern ser archivados en este mismo medio y que podrn almacenarse por medios electrnicos, todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.
Ley 1437 de 2011
Ley 1564 de 2012
Decreto de Gobierno Abierto (Antes GEL),
datos abiertos e interacciones con el
ciudadano y las entidades
Entra en vigencia en 2014 y termina discusin sobre la
validez del documento electrnico. Tiene pleno
valor legal y alcance probatorio
Artculo 243: Incidencia directa en la gestin de
documentos electrnicos (PGD)
Marco legal y normativo
De Facto
Por consenso
RFC (Request for Comments)
Estndar (RFC)
Fabricante
Fabricante
Grupo
investigador
fabricantes
Otros
IETF
Internet Engineering Task Force
IAB
Internet Architecture Board
Estndar (de Facto)
IEEE 802.x
UIT
ISO
Bluetooth
WAP
Estndares
Marco legal y normativo
Estndares de aplicabilidad general: ISO 27000
Marco legal y normativo
La propuesta de esta norma, no est orientada a tecnologa o ainfraestructura, sino a aspectos netamente organizativos, esdecir, la frase que podra definir su propsito es Organizar laseguridad de la informacin
Propone toda una secuencia de acciones tendientes alestablecimiento, implementacin, operacin, monitorizacin,revisin, mantenimiento y mejora del ISMS (Information SecurityManagement System).
Los detalles que conforman el cuerpo de esta norma, se podranagrupar en tres grandes lneas:
- ISMS.- Valoracin de riegos (Risk Assesment)- Controles
Es el punto fuerte del
estndar. El ISMS
guiar las acciones de
las empresas en el
establecimiento de
una sana y segura
informacin
Estndares de aplicabilidad general: ISO 27000
La prctica archivstica
LegibilidadProcesabilidadReusabilidadAutenticidadConfiabilidad
IntegridadDisponibilidadNo repudiacin
InteractivoMultimedialHipertextual
UbicuoMutableVoltil
La prctica archivstica
Record
Documento, independiente de su medio
o forma elaborado o recibido.
Informacin, independiente del formato,
creado en o durante un negocio o
transaccin (Minessota Statutes)
En temas electrnicos, lo mismo pero
creado, enviado, comunicado, recibido o
almacenado por medios electrnicos
EVIDENCIA!!
ISO 15489
La prctica archivstica
ISO 15489
Planeacin y automatizacin
Informacin sobre la informacin: dnde
est, formato, versin, tipo,
estructura
Introduccin y descripcin sobre el
ERM (Electronic Record Management)
Record
Se debe almacenar la evidencia y asegurar
su consulta en cualquier momento
La prctica archivstica
ISO 15489
Como componente estratgico
Record
La prctica archivstica
ISO 15489
CONTENIDO
Informacin digital. El documento o
registro del que se quiere dejar evidencia
Record
La prctica archivstica
ISO 15489
CONTEXTO
Informacin de cmo el record se
relaciona al interior de la
organizacin o negocio y cmo se relaciona con otros records
Record
La prctica archivstica
http://webposible.com/utilidades/dublincore-metadata-gen/
ISO 15489
Record
La prctica archivstica
http://www.extractmetadata.com/
ISO 15489
Record
La prctica archivstica
ISO 15489
ESTRUCTURA
Caractersticas tcnicas del record:
formato del archivo, organizacin de
datos, paginacin, hipervnculos,
encabezados, pies de pgina, referencias, etc Record
La prctica archivstica
Gestin de documentos electrnicos en oficinas electrnicas.
Parte 1: Generalidades Parte 2: Guas y requisitos funcionales para los sistemas
Parte 3: Guas y requisitos funcionales para los documentos
ISO16175
La prctica archivstica
Otro estndar (Recomendacin):
MOREQ (UE):
Model Requeriment for the management of electronic records
Es un modelo de requisitos funcionales para la gestin de
documentos electrnicos de archivo
Al tratarse de un
modelo, se habla de
recomendacion y por
ende de una norma
por
Electronic Records
Management
Systems
ERMS
Para poder aplicar el
modelo, es necesario
cumplir varios
requisitos que han sido
acordados
Preservacion,
conservacion y
recuperacion de
informacion mediante
un sistema
La prctica archivstica
El objetivo de MoReq es definir, de forma general, las
caractersticas que debe tener una aplicacin destinada a la gestin de documentos electrnicos de archivo, si bien tambin se
puede utilizar en la gestin de documentos de archivo
tradicionales en el marco de un sistema de gestin de documentos electrnicos de archivo o SGDEA (ERMS: Electronic
Records Management System)
Definicion tomada de http://archivista.wordpress.com/2007/02/01/moreq-modelo-de-requisitos-para-la-gestion-de-documentos-electronicos-de-
archivo/
La prctica archivstica
CUADRO DE CLASIFICACION
NIVEL NIVEL
SUBNIVEL
EXPEDIENTE
DOCUMENTO DE ARCHIVO
NIVEL
SUBNIVEL
EXPEDIENTE
DOCUMENTO DE ARCHIVO
En la gestin de documentos de archivo, los
expedientes se van agregando
respetando una estructura que, de acuerdo
con las buenas prcticas, debera reflejar
las funciones de la actividad en cuestin. La
representacin de esta agregacin se
denomina cuadro de clasificacin. En
general, el cuadro de clasificacin consiste
en una jerarqua
MoReq
Esta especificacin utiliza el trmino
clase para referirse a la porcin de una
jerarqua representada por una lnea que
va desde cualquier punto de la jerarqua a
todos los expedientes que quedan por
debajo de ella. Por consiguiente, el
trmino clase corresponde a lo que en
algunos textos se denomina grupo o
serie (o subgrupo, subserie, etc.).
Unidad organizada de
documentos de archivo reunidos
bien por el productor para su uso
corriente, bien durante el proceso
de organizacin archivstica,
porque se refieren al mismo tema,
actividad o asunto
Documento o documentos
elaborados o recibidos por una
persona u organizacin
en el curso de su actividad y
conservados por esa persona u
organizacin electronicos o no
La prctica archivsticaM
un
do
tra
dic
ion
al
(An
al
gic
o)
Mu
nd
o e
lec
trn
ico
(Dig
ital)
La prctica archivsticaM
un
do
tra
dic
ion
al
(An
al
gic
o)
Mu
nd
o e
lec
trn
ico
(Dig
ital)
Metadatos descriptivos y orientados al
contenido. C. Clasificacin
Registro/archivo de metadatosSistemas de consulta y
recuperacin de informacin
Record (DEA)
Descripcin bibliogrfica
Clasificacin. TR
Registro bibliogrfico
ArchivoCatlogo
OBJETO
PROCESO
PRODUCTO
La prctica archivstica
BDSI/NO
E-MAIL BD
Metadatos descriptivos y orientados al
contenido
BDSGER
DIGITALIZACION
BDDBDI
SGED
Metadatos descriptivos y orientados a la imagen
Mu
nd
o t
rad
icio
na
l (A
na
lg
ico
)
Descripcin bibliogrficaClasificacin
Registro bibliogrfico
ArchivoCatlogo
Mu
nd
o e
lec
trn
ico
(Dig
ital)
La prctica archivstica
ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT SYSTEM
La prctica archivstica
(DEA)
Documento Electrnico de
Archivo
Ciclo de vida del documento
La prctica archivstica
Las iniciativas conexas
Las iniciativas conexas
Las iniciativas conexas
Las iniciativas conexas
http://www.dropbox.com
Las iniciativas conexas
http://www.adobe.com/adobeconnect
Las iniciativas conexas
Las iniciativas conexas
Las iniciativas conexas
IMPORTANTE
MUY
IMPORTANTE
ALGO
IMPORTANTE
NO ES
IMPORTANTE
Qu tanto considera usted que es importante para el medio ambiente
minimizar el uso del papel?
Las iniciativas conexas
Cunto papel menos piensa usted que usar dentro de los prximos 5 a
10 aos?
LA MITAD DE LO
ACTUAL
UN CUARTO
DE LO ACTUAL
ALGO DE PAPEL
NADA DE PAPEL
Las iniciativas conexas
Antes se pensaba en reducir el papel. Ahora se tiene claro dnde se
puede reducir con un alto impacto.
Reduccin
del correo
fsico
Reduccin
de uso de
peridico
Reduccin de
las
impresiones
Reduccin
de uso de
revistas
Reduccin
de bolsas
de papel
Reduccin de formatos, contratos,
documentos
Reduccin de uso de libros
Reducciones por reciclaje
Reduccin en papel
higinico
Las iniciativas conexas
Fotocopiar e imprimir a doble cara.
Reducir el tamao de los documentos al imprimir o
fotocopiar Elegir el tamao y fuente pequeos
Configuracin correcta de las pginas
Revisar y ajustar los formatos
Lectura y correccin en pantalla
Evitar copias e impresiones innecesarias
Guardar archivos no impresos en el computador (O en la nube!
Y la versin final final)
Uso de la Intranet
Uso del correo electrnico
Herramientas de colaboracin
SO
BR
E L
AS
GU
AS
Las iniciativas conexas
SELECCIONE UN LDER PARA LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL
CONFORME UN EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTE LOS COSTOS Y AHORROS
FORMALICE EL COMPROMISO DE LA ENTIDAD CON LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL
REDUZCA EL VOLUMEN DE IMPRESIONES Y FOTOCOPIAS EN LA ENTIDAD
IMPLEMENTE EL USO DE FIRMAS DIGITALES
IMPLEMENTE LA AUTOMATIZACIN DE COMIENZO A FIN EN UN PROCEDIMIENTO INTERNO LIBRE DE RIESGOS
IMPLEMENTE PROYECTOS DE ESCANEO EN PROCESOS DE ALTO VALOR.
SO
BR
E L
AS
GU
AS
Las iniciativas conexas
SINTAXIS SEMNTICA
Se ha migrado a un modelo de web 3.0 o web semntica que entiende,
analiza e interpreta los requerimientos del usuario
Las iniciativas conexas
78
Se ha migrado a un modelo de web 3.0 o web semntica que entiende,
analiza e interpreta los requerimientos del usuario
Internet tiene una forma estndar paraque dos puntos de la red se comuniquene intercambien informacin y datos
RETORNAR:CONEJO_
PANCAKE.JPG
Las iniciativas conexas
Se ha migrado a un modelo de web 3.0 o web semntica que entiende,
analiza e interpreta los requerimientos del usuario
El cdigo hace una descripcin del documento y de las relaciones con otros documentos, mientras la web semntica entiende y describe todas las relaciones
POR QU LE INTERESA EL
CONEJO CON EL
PANCAKE?
Las iniciativas conexas
Iniciativas de datos abiertos Conocimiento abierto y estndar
OPEN DATA
OPEN STANDARDS
OPEN ARCHITECTURE
PARTICIPACION TRANSPARENCIA COLABORACIN
OPEN GOVERNMENT
Las iniciativas conexas
Datos abiertos
http://www.google.es/ig/directory?synd=ope
n&hl=es&cat=all
Las iniciativas conexas
Quin ya lo est haciendo?
Las iniciativas conexas
GESTOR DE IMGENES
REPOSITORIO
DE
CONTENIDOS
GESTOR DE DOCUMENTOS
GESTOR DE RECORDS
GESTOR DE CONTENIDO WEB
OTROS SISTEMAS
Las iniciativas conexas
Las iniciativas conexas
PREGUNTA 1: Conoce el concepto de Rcord?
PREGUNTA 2: Reconoce que en el mundo digital hay evidencia
comparables con el mundo anlogo?
PREGUNTA 3: Si la pregunta anterior es SI, Cree usted que estas evidencias se pueden gestionar
como un documento impreso?
SOBRE EL CONCEPTO DE DOCUMENTO DIGITAL (NTC15489)
Las iniciativas conexas
PREGUNTA 2: Sabe usted a qu se refiere el trmino volumen en un
expediente electrnico?
PREGUNTA 3: Cree que los documentos digitales pueden archivarse y gestionarse como los de
papel?
SOBRE LOS SISTEMAS DE GESTIN DE DOCUMENTOS DIGITALES (MOREQ)
PREGUNTA 1: Sabe usted qu es un cuadro de
clasificacin?
Las iniciativas conexas
SOBRE EL CONCEPTO DE DOCUMENTO DIGITAL (NTC15489)
MARCO REGULATORIO
POLTICAS Y RESPONSABILIDADES
REQUISITOS DE GESTIN DE D.E.A.
DISEO E IMPLEMENTACIN
DEL SGDEA
PROCESOS Y CONTROL DE
GESTIN DE D.E.A.
SUPERVISIN Y AUDITORA
Relacionado con la
implementacin se sistemasRequisitos de
gestin
Temas de conocimiento
por parte de las reas de control
Las iniciativas conexas
SOBRE EL CONCEPTO DE DOCUMENTO DIGITAL (MOREQ)
Las iniciativas conexasM
un
do
tra
dic
ion
al
(An
lo
gic
o)
Mu
nd
o e
lec
trn
ico
(Dig
ital)
Metadatos descriptivos y orientados al
contenido
Registro/archivo de metadatosSistemas de consulta y
recuperacin de informacin
Record (DEA)
Descripcin bibliogrficaClasificacin
Registro bibliogrfico
ArchivoCatlogo
OBJETO
PROCESO
PRODUCTO
FASE III:Rplica a 17 ciudades del pas.
Integracin con Sistemas de informacin del ministerio, e implementacin de flujos
documentales
FASE II:Manejo y administracin del ARCHIVO
CENTRAL (fsico y digital), e implementacin de flujos
documentales.
FASE I:Implementacin de una ayuda
tecnolgica y metodolgica como inicio de un proceso de modernizacin,
e implementacin de flujos documentales.
FASE 0:
Diagnstico (PROCESOS, GESTIN DOCUMENTAL Y TIC)
DISEO DEL SGDEA
SISTEMAS DE INFORMACIN
SISTEMAS DEADMINISTRACIN,
AUDITORIA Y SEGURIDAD
INFRA-ESTRUCTURA TECNOLGICA
SERVICIOS DE COMUNICACIN
CON LA CIUDADANA
PILARES
Las iniciativas conexas
VISITAS EN EL FRENTE DE PROCESOS Y DOCUMENTAL
para que?Para tener los insumos para el diseo
funcional
VISITAS DETALLADAS EN EL FRENTE TCNICO
Para qu?Para tenerlos en cuenta en el diseo
de la arquitectura
OPTIMIZACIN
Para integrar todos los frentes
NECESARIO!!
FASE III:Rplica a 17 ciudades del pas.
Integracin con Sistemas de informacin del ministerio, e implementacin de flujos
documentales
FASE II:Manejo y administracin del ARCHIVO
CENTRAL (fsico y digital), e implementacin de flujos
documentales.
FASE I:Implementacin de una ayuda
tecnolgica y metodolgica como inicio de un proceso de modernizacin,
e implementacin de flujos documentales.
FASE 0:
Diagnstico (PROCESOS, GESTIN DOCUMENTAL Y TIC)
DISEO DEL SGDEA
Las iniciativas conexas
Las iniciativas conexas
Las iniciativas conexas
Las iniciativas conexas
Las iniciativas conexas
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