Hernán Gaviria Quintero MDe-mail :[email protected]
ELMENTOS GENERALES DE PLANEACION ESTRATÉGICA
Módulo : Gerencia de la Seguridad SocialEspecialización : Gerencia de la
Seguridad Social y Proyectos en Salud Escuela Nacional de Postgrados UCC
Seccional Quibdó Marzo de 2009
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GERENCIA VS ADMINISTRACION
.• ENFASIS EN LO NUEVO• MIRA HACIA AFUERA
• SOLUCIONES EMPRESARIA-LES NUEVAS
• MANEJO DE LO EXISTENTE• MIRA HACIA ADENTRO
• SOLUCIONES EMPRESARIALES EXISTENTES
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Qué es Gerenciar? Qué es Administrar?
OrganizaciónFormal Medio Externo
Medio Organizacional
Soluciones Empresariales
CARACTERÍSTICAS DEL MEDIO EXTERNO
DINAMISMO
INCERTIDUMBRE
COMPETITIVDAD
• Rapidez• Profundidad
LA COBERTURA Y EL DETALLE
COBERTURA
EQUILIBRIOEMPRESARIAL
DETALLE
+
- +
-
LO NUEVO Y LO EXISTENTE
RETOS Y ESTRATEGIAS DE LA GERENCIAY LA ADMINISTRACION
RETOS ESTRATEGIAS
MEDIO EXTERNO DINAMISMOINCERTIDUMBRECOMPETITVIDAD
FLEXIBILIDADPRODUCTIVIDADCALIDAD
MEDIO INTERNO AMBIGÜEDAD ADMINISTRATIVA
MULTIDISCIPLINA-RIEDAD
Qué es Planeación Estratégica?
Es el proceso mediante el cual quienes toman decisiones en una organización obtienen, procesan y analizan información pertinente, interna y externa, con el fin de evaluar la situación presente de la empresa, así como su nivel de competitividad con el propósito de anticipar y decidir sobre el direccionamiento de la institución hacia el futuro
Preguntas en el proceso de la Planeación EstratégicaDónde queremos ir ?Dónde estamos hoy ?Adónde debemos ir ?Adónde podemos ir ?Adónde iremos ?Cómo estamos llegando a nuestras metas ?
Componentes de la Planeación Estratégica
Los Estrategas El DireccionamientoEl Diagnóstico Las OpcionesLa Formulación EstratégicaLa Auditoria Estratégica
A B
DIAGNÓSTICO IMAGEN OBJETO
HOY FUTURO
ESTRATEGIAS
G. PROYECTOS
PLANEACION ESTRATÉGICA Y GERENCIA DE PROYECTOS
Funciones de un Plan
Función Política
FunciónEstratégica
FunciónAdministrativa
Plan Normativo( Lo que debe hacerse )
Fijación de Metas( Lo que puede hacerse )
Plan Operativo( La solución del Problema )
EL GERENTE COMO ACTOR PRINCIPAL
.
Estrategia de la Empresa
Concebirla FormularlaConstruirla
El Gerente : Arquitecto - Constructor
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El GERENTE GENERAL ESTRATEGA
Modifica el medioRelaciona la empresa y el entorno
Es un político - No un Filósofo Científico u oportunista ? Planeador y un manipulador
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EL GERENTE GENERAL LIDERCOMUNICACIÓN
Públicos :• Personal . Clientes• Proveedores . Accionistas• Banqueros . Organismos de V y C.
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TIPOLOGIA DE LOS GERENTES
.
Autócrata Líder
Burócrata oDespreocupado
Demócrata oDemagogo
Sen
sib
ild
ad
a los O
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rgan
izació
nSensibilidad a las PersonasDirectivo
Permisivo
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Errores del Liderazgo
.Carisma :
• Inflexibilidad• Infabilidad
• Incambiabilidad
El Carisma no garantiza de por si la eficiencia como lider
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EL LIDERAZGO EFICAZ ……………..Analiza cuidadosamente la MISION de la
Organización, la DEFINE y la FIJA de manera clara y visible.
Fija METAS y PRIORIDADESEstablece NORMAS y las MANTIENETRANSIGEPiensa que es lo acertado y deseableTOMA EL LIDERAZGO COMO
RESPONSABILIDAD, MAS BIEN QUE COMO RANGO Y PRIVILEGIO
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LA TAREA ULTIMA DEL LIDERAZGO ES CREAR ENERGIAS HUMANAS Y VISION HUMANA
El lider eficiente sabe este riesgo : Las personas capaces tienen aspiraciones. Pero su liderazgo tiene mas riesgo rodeado por mediocridades
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LIDER : Persona que tiene seguidores
Confianza : Convicción que el Lider es SINCERO con lo que dice
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LOS ACTOS DEL LIDER Y LAS CREENCIAS QUE PROFESA TIENEN QUE SER CONGRUENTES
Etapas del Proceso de Planeación Estratégica
.0. Definición del Horizonte de tiempo ( 3 años )..
1. Principios Corporativos
2. Diagnóstico Estratégico : Análisis DOFA Dónde Estamos hoy ?
3. Direccionamiento Estratégico : Visión- Misión- Objetivos Estratégicos Dónde quremos estar ?
4. Proyección Estratégica : Areas Estratégicas – Proyectos Estratégicos Cómo lo vamos a lograr ?
5. Plan Operativo : Estrategias – Planeas de Acción Tareas que debemos realizar para alcanzar la visión
6. Monitoría Estratégica : Indices de Gestión - Cuál es el nivel de desempeño organizacional ? Cuáles los logros del proceso ?
Proceso de Planeación Estratégica
.
Principios Corporativos
Valores,Visión, MisiónObjetivos Globales
Proyectos Estratégicos
Visión – MisiónObjetivos Funcionales
Estrategias FuncionalesProyectos Estratégicos Funcionales
Visión – MisiónObjetivos FuncionalesEstrategias Funcionales
Plan de Acción
Plan de Acción
Gerencia Operativa
Gerencia Funcional
Junta DirectivaAlta Dirección
Planeación Estratégica Corporativa
Planeación Estratégica Funcional
Planeación Operativa
Niveles de la Planeación Estratégica
.
Junta DirectivaAlta Gerencia
AreasFuncionales
UnidadesEstratégicas
Indices de Gestión
Nivel IPlaneaciónEstratégica Corporativa
Nivel IIPlaneaciónEstratégica Funcional
Nivel IIIPlaneaciónEstratégica Operativa
FORMULACIÓN ESTRATÉGICA
.
FormulaciónEstratégica
Objetivos Funcionales
Planes de Acción
Estrategias Funcionales
Presupuesto Estratégico
Proyección Estratégica
Monitoría Estratégica
. Plan de Acción
Presupuesto
Indices de Gestión
Desempeño Organizacional
ANALISIS INTERNO
. Perfil de Capacidad Interna – PIC -
Auditoria Organizacional
Fortalezas Debilidades
Como realizar el – PCI -
Preparación Información PreliminarConformación de Grupos EstratégicosIdentificación de Fortalezas y DebilidadesPriorización de FactoresCalificación de los FactoresCalificación del Impacto
Categorías del PCI
. Calificación
Capacidad
GRADO
DebilidadesAlto Medio Bajo
GRADO
FortalezasAlto Medio Bajo
IMPACTO
Alto Medio Bajo
1.Directiva
2.Competitiva
3. Financiera
4. Tecnológica
5. Talento Humano
Como elaborar el POAM
Obtención de Información Primaria o Secundaria
Identificación de Oportunidades y amenazas Selección de áreas de análisis Priorización y calificación de factores externos Calificación del Impacto Elaboración del POAM
Analisis del Entorno -POAM – Pérfil de Oportunidades y Amenazas en el medio.
CALIFICACION
FACTORES
GRADOAMENAZASAlto Medio Bajo
GRADOOPORTUNIDADESAlto Medio Bajo
IMPACTO
Alto Medio Bajo
Tecnológicos
Economía
Política
Geográficos
Sociales
ANALISIS DOFA- ANALISIS DE VULNERABILIDAD -
Ayuda a determinar si la organización está capacitada para desempeñarse en su medio
Complementario de : PCI-POAM-PC
Hoja de trabajo DOFA.
Oportunidades Amenazas
Enumerar oportunidades claves
Enumerar amenazas claves
Fortalezas Debilidades
Enumerar Fortalezas claves
Enumerar debilidades claves
ANALISIS D.O.F.A.
.
Oportunidades Amenazas
Enumerar las de mayor impacto FCE
Enumerar las de mayor impacto FCE
Fortalezas Estrategias Estrategias
Enumerar las de mayor impacto FCE FO FADebilidades Estrategias Estrategias
Enumerar las de mayor impacto FCE DO DA
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ESTRATEGIA, ESQUEMA ORGANIZACIONAL Y DESEMPEÑO
Estrategia• Objetivos
• Planes• Medios
Personas
Tareas
Estructura
Sistema deInformación y
decisión
Sistema deMotivación
DESEMPEÑO
Cultura Organizacional
PLAN DE GESTION DE UN GERENTE DE UNA ESE
Presentación
Aprobación
Evaluación
EVOLUCION DEL HOSPITAL
Hospicio ( casa de caridad )
Hospital PúblicoEmpresa Industrial
y Comercial del Estado ( Ley 10/90)
Empresa Social del Estado ( Ley 100/93).
Clínica Privadahttp://www.periodicoelpulso.com/
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HOSPITAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
ESTABLECIMIENTOPUBLICO :
Estructura de Dirección
JUNTA TRIPARTITA
Estructura de PersonalCARRERA
ADMINISTRATIVA
EMPRESA INDL.Y COMERCIAL DEL
ESTADO :
Estructura y Proceso De ManejoFinanciero
Y Presupuestal
EMPRESA PRIVADA :
Compra de Suministros
Venta de Servicios
PRESENTACION DEL PLAN DE GESTION( Decreto 357 de Febrero 8 de 2008)
30 dias después del nombramiento y posesión
( Proceso de Selección I y II)
30 días después de promulgado el decreto
ACTORES RELEVANTES DEL PROCESO DE CAMBIO
• Las Normas• El conocimiento compartido• Las prácticas institucionales
• Intereses y posiciones de los actores
ACTORES INTERNOS• El Equipo de Gerencia
• El Equipo de Apoyo• Las Jefaturas Intermedias• La Organización Informal
• La Normatividad
ACTORES EXTERNOS• El Estado• La Política
• Las autoridades sanitarias• Los dirigentes
gremiales y sindicales• La ciudadanía
• La Industria de la salud
NUEVO MODELO DE EMPRESA Y DE GESTION
EL SISTEMA ABIERTO
INFLUIDO POR PROYECTADO POR
. Los valores de las personasde la organización
• Del Entorno
Participación ciudadana• Control Social
CONTENIDOS DEL PLAN DE GESTIÓN
METAS Y RESULTADOS
• Producción y mejoramiento en la calidad
de los servicios ( nuevo, existente, cobertura, detalle )
• Sostenibilidad Financiera (Plan de ventas)
• Eficiencia• Compromiso con Planes Nales., Dptales
,Municipales
PLANES ESTRATÉGICOS
ESTRUCTURAS ( Funcionales, operativas y de desarrollo )
PERIODO ( Período del Gerente )
APROBACION DEL PLAN DE GESTION POR PARTE DE LA JUNTA DIRECTIVA
( Art. 4 Decreto 357/08)
15 días hábiles
• Ajustes• Aprobación
5 días Hábiles después
Objeciones porparte del Gerente
15 días hábiles
Acuerdo de Aprobación
Revisión o modificaciones del Plan de Gestión( Art. 5 Decreto 357/08)
Condiciones del Mercado
Venta de Servicios
Circunstancias Administrativas
Condiciones Asistenciales
POR O DEBIDO A :
INFORME DE GESTION SEMESTRAL( Art.6 Decreto 357/08)
a) Un informe a más tardar el 1° de marzo de cada año con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior;
b) Un informe a más tardar el 1° de agosto de cada año con corte al 30 de junio del mismo año.
Los informes de gestión deberán contener la información sobre el cumplimiento de las metas y resultados para el respectivo período, de acuerdo con el plan de gestión aprobado, el mismo deberá ser presentado con la metodología que defina el Ministerio de la Protección Social.
PROPOSITOS DEL PLAN DE GESTION( Resolución 473 de 2008)
a) Retroinformación: Proporcionar información y elementos de medición para reformular los planes e introducir ajustes en la programación y ejecución de las acciones institucionales.
b) Evolución y tendencia: Facilitar la observación del comportamiento histórico de las variables de desempeño.
c) Divulgación: Mejorar los niveles de comunicación mediante la divulgación de los resultados de la gestión.
d) Eficiencia: Establecer la eficiencia alcanzada en la administración de los recursos humanos, financieros y físicos.
e) Eficacia: Medir la capacidad gerencial para satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios y de la entidad.
f) Impacto: Expresar la magnitud del impacto logrado en la solución de la problemática relacionada en el plan.
g) Coherencia: Establecer si las acciones realizadas son coherentes con la misión, las políticas y las estrategias definidas para la Empresa Social del Estado.
Contenidos del Plan de Gestión
Resolución 473/08
a) Gestión gerencial y estratégica: Cumplimiento de logros estratégicos, tales como: equilibrio operacional; crecimiento y mantenimiento de la participación en el mercado; implementación del sistema de información enfocado a los procesos y resultados empresariales; desarrollo del sistema de control interno y seguimiento a los procesos de defensa judicial.
b) Gestión de la prestación de servicios de salud: Desarrollo e implementación del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención en Salud.
c) Gestión administrativa: Cumplimiento de las obligaciones laborales y de riesgos profesionales
CONTENIDO GENERAL DE LA EVALUACION DE LA GESTION Y RESULTADOS( Artículo 5 – Resolución 473/08)
ACTIVIDADES/VARIABLES
GESTION DIRECTIVA Y ESTRATÉGICA
PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD
GESTION ADMINISTRATIVA
ESTÁNDARES E INDICADORES DE EVALUACION
( Artículo 6 – Decreto 473/08)
INFORMACION DE BASE E INDICADORES
MATRIZ DE CALIFICACION
GESTION AÑO 2007/ LINEA DE BASE ( Art.8 Decreto 473/08)