Etapa 8
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)
¿QUÉ ES UN INDICADOR?
INDICA, MUESTRA, SEÑALA O CUANTIFICA EL GRADO EN QUE LAS ACTIVIDADES DE UN PROCESO LOGRAN UN OBJETIVO DETERMINADO. Puntual
SON LOS COCIENTES QUE PERMITEN ANALIZAR RENDIMIENTOS. Relación variablesINDICADOR
ES LA RESULTANTE DE UNA RELACIÓN COMPARATIVA DE VARIABLES, QUE SIRVE PARA DETERMINAR EL LOGRO OBTENIDO EN UN MOMENTO DETERMINADO. ALHIGO.
“QUE SIRVE PARA INDICAR. (Lat. Indicare): SEÑALAR, DESIGNAR”. Larousse.
MEDIR: “DETERMINAR UNA CANTIDAD COMPARÁNDOLA CON LA UNIDAD” Larousse.
“INSTRUMENTO DE MEDICIÓN QUE RELACIONA VARIABLES PARA FACILITAR LOS ANÁLISIS DE CAUSA EFECTO QUE ARROJEN INFORMACIÓN VALIOSA SOBRE LA EVOLUCIÓN HACIA LOS OBJETIVOS PROPUESTOS”
“ES UNA CIFRA- RESULTADO - QUE SE SOCIALIZA Y SIRVE DE PARÁMETRO
PARA ANALIZAR, ESTUDIAR Y CONCEPTUAR SOBRE SITUACIONES EN
PARTICULAR” ALHIGO.
“CIFRA QUE INDICA LA EVOLUCIÓN DE UNA CANTIDAD” Larousse.
PERMITEN DETECTAR VARIACIONES EN RELACIÓN CON METAS O NORMAS
INDICE
“INDICADOR E INDICE SON HERRAMIENTAS DE MEDICIÓN Y COMPARACIÓN QUE PROPORCIONAN ARGUMENTOS DE DISCUSIÓN Y ANÁLISIS PARA LA TOMA DE DECISIONES”
ALHIGO.
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)
ORGANIZACIÓN VS GESTIÓN-MEDICIÓN
JE
RA
RQ
UÍA
S
FUNCIONES
EF
ICA
CIA
EF
ICIE
NC
IA
RESPONSABILIDADES
COMPETITIVIDAD. PRODUCTIVIDAD. RENDIMIENTO. DESEMPEÑO. METAS
RESULTADOSMEDICIÓN
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)
PROCESOS
IMPACTO
FUNCIONAL
VIRTUAL
SATISFACCIÓN
CLIE
NTE
C L A S E D E I N D I C A D O R E S
HAY TANTOS COMO TEORÍAS SOBRE EL TEMA.
F U N D A M E N T A L E SF U N D A M E N T A L E S
EFICACIA:
EFICIENCIA::
IMPACTO::SATISFACCIÓN:
Que las cosas se hagan a como dé lugar. Gastar lo presupuestado. Ej.: Sector público
Resultados vs. Recursos. Oportunidad de optimizar costos. ProductividadProductividad
¿Qué impacto tiene?. Efecto vs. Situación.El impacto generado en la comunidad.
Los que lo recibieron, ¿cómo lo recibieron?Medición de la satisfacción del cliente.Medición de la satisfacción del cliente.Expectativa vs. percepciónExpectativa vs. percepción
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)
RESULTADO:
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)
¿Qué medir, cómo medir, dónde medir, cuándo ¿Qué medir, cómo medir, dónde medir, cuándo medir , por qué medir y para qué medir?.medir , por qué medir y para qué medir?.
¿Qué medir?:¿Qué medir?:
Lo financiero, la cuota de mercado, la calidad, la innovación, la productividad, los recursos humanos, la satisfacción del cliente. En conclusión: indicadores y medición para las cuatro perspectivas.
Hay otros interrogantes que son claves para la medición:Hay otros interrogantes que son claves para la medición:
¿Quién es el responsable?,¿Quién genera la verdad de los datos, quién los recibe y los entrega?,¿Quién es el responsable de concertar, cambiar o modificar datos e información?, ¿Cómo se mide el riesgo?
¿Qué oportunidades están fuera de límites o del foco del negocio? : ¿En qué no se va estar en el negocio?. FOCOFOCO
DIRECCIONAMIENTO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICOESTRATÉGICO
CICLO GERENCIAL EN TORNO A LOS CICLO GERENCIAL EN TORNO A LOS INDICADORESINDICADORES
ORGANIZACIÓN
OBJETIVOSESTRATEGICOS
TOMA DEDECISIONES
POLÍTICASPLANESPROGRAMASPROYECTOSPROCESOS
RESULTADOSPRODUCTIVIDADCOMPETITIVIDADPERFORMANCE
CADENA DE VALOR
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)
ESTRATEGIASESTRATEGIASMEDIRMEDIR
MEDIRMEDIR
MEDIRMEDIR
MEDIRMEDIR
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE) ¿QUÉ ES UN INDICADOR?
Principios:1. Relación causa- efecto: “Si hago esto xx, entonces xxx.”
2. Tiene unos inductores de actuación, específicos para cada proceso (resultados- inductores): Políticas.
3. Tienen una vinculación directa con las finanzas.
4. Sistema de indicadores: Hacer que las relaciones (hipótesis) entre los objetivos (Indicadores) en las diversas perspectivas (CMI) sean explícitas a fin de que puedan ser gestionadas y convalidadas.
Cada indicador seleccionado para el cuadro de mando Cada indicador seleccionado para el cuadro de mando integral,integral, debe ser un elemento de una cadena de relaciones debe ser un elemento de una cadena de relaciones causa-efecto que comunique el significado de la estrategia causa-efecto que comunique el significado de la estrategia en la organizaciónen la organización.
¿QUÉ ES UN INDICADOR?
Principios: “Para el equipo”:4. La finalidad crucial de un sistema de medida debe ser ayudar a los
equipos, más que a los directivos, a estimar y valorar su progreso.
5. Un equipo en el que se ha delegado autoridad debe desempeñar un papal fundamental en el diseño de su sistema de medida.
6. Un equipo responsable de un proceso, tiene que crear medidas para hacer seguimiento a la gestión del proceso.
7. Un equipo debe adoptar sólo unas cuantas medidas. No llenarse de indicadores a controlar.
8. El equipo debe revisar con la alta dirección las medidas que ha seleccionado para asegurarse que son coherentes con la estrategia de la organización.
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE) - Teoría ¿Qué es y para qué sirve un IGE?
Es la forma de medir la evolución, a través del seguimiento, de las variables críticas de largo plazo de la organización.
Los IGE deben permitir evaluar la contribución, o valor agregado de la variable medida, al logro del Objetivo Estratégico.
Finalmente, los IGE clave por cada objetivo estratégico definirán el Cuadro de Mando Integral, como se verá más adelante.
El conjunto de TODOS los IGE conformarán el Sistema de Indicadores de Gestión Estratégica (SIGE), el cual será un producto final de ÉSTE PLAN, que seguirá siendo ajustado por la organización dada su dinámica. Los indicadores deben ser validados, ajustados y socializados por los equipos de trabajo responsables de cada proceso. “La repartición de los panes” para la crítica de cada indicador por parte de los responsables.
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)
¿Cómo se generan los indicadores?
Es en la organización donde se generan los indicadores, para analizarla cómo funciona comparada con los competidores, no con el pasado de los registros de los hechos económicos.
Es una estrategia definir cuáles son las medidas de rendimiento más importantes: para medir y controlar lo esencial.
Es el sistema de información integral lo esencial para el control de la gestión estratégica organizacional en lugar del sólo medir y controlar los hechos pasados. El sistema de información es una estrategia basada en la información proveniente de fuentes internas y del entorno: procesos, mercados, clientes, tecnología, productos y normatividad.
Concepto de sistema: Conjunto de elementos, interrelacionados, dinámicos y con un fin común.
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)
¿Cómo se generan los indicadores?
En la OrganizaciónEn la Organización:• Es un conjunto de procesos: “Actividad de costos y resultados”
• Hay que mirarla en forma desagregada: flujos de información.
• Tiene una cadena de valor: generación de valor agregado.
En última instancia la gestión, el control y las medidas hay que generarlas desde los procesos y su sistema de información.
Se crean medidas en los procesos. Etapas:
1. Definir factores: Tiempo, costo, calidad y rendimiento del productos.
2. Hacer esquema de los procesos: cadena de valor.
3. Identificar las capacidades y actividades esenciales: rendimiento y costo.
4. Diseñar medidas para seguimiento y control.
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)
¿Cómo se generan los indicadores?
En el sistema de información:En el sistema de información:
Generados en el sistema de información del proceso. Por los procesos fluye información, inclusive impactada por la información del entorno. “escenarios futuros” que se construyen con variables externas.
El flujo de información es:
1. Básica: Signos vitales de la organización
2. Productividad de los recursos:
3. Capacidad de generar valor y diferenciación:
4. Distribución de recursos:
5. Entorno competitivo:
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)
¿Cómo se generan los indicadores?
El flujo de información es:
1. Básica: Signos vitales de la organización. “Pulso, presión, peso y temperatura”
Financiero: Medir: Flujo de caja , liquidez, cxc, cxp, EVA.
Cliente: Medir: requerimientos del cliente, clientes, ventas, proveedores. Satisfacción del cliente.
Procesos internos: Medir: Calidad “satisfacción requerimientos del cliente”, rendimiento y productividad. Costos del proceso.
Aprendizaje y crecimiento: Medir: Competencias nucleares del talento humano. Motivación, clima y cultura.
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE) -
¿Cómo se generan los indicadores?
2. Productividad de los recursos claves: Productividad de los factores de producción.
Financiero: Medir el beneficio (mayor que el costo de capital) EVA. Ganar más que la competencia. Ganar dinero.
Cliente: Benchmarking del cliente: Producto mejor que la competencia. Medir satisfacción del cliente: Costo, calidad, calendario.
Procesos interno: Optimización de costos en la cadena de valor.
Medir el flujo de costos de la cadena de valor. Costos de no hacer nada: “tiempos muertos”. Preguntarse: ¿Se tiene que hacer esa actividad? Si la respuesta es sí: ¿dónde se puede mejorar?, ¿Qué pasa si no la hago?, ¿Qué actividades no añaden valor?. En la cadena de valor medir los rendimientos, el valor agregado: ¿Cuánto debería costar el producto o proceso?. Gestionar los costos y optimizar los rendimientos.
Aprendizaje y crecimiento: Medir competencias nucleares del TH. Motivación, competencias básicas y operativas (funcionales) según proceso en el que participa.
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)
¿Cómo se generan los indicadores?
El flujo de información es:
3. Capacidad de generar valor y diferenciación: Medir la capacidad o liderazgo que tiene la organización de hacer algo, productivo, competitivo y diferenciador.
Liderazgo: para “ hacer algo, de cierta manera, para vendérselo a alguien de cierta forma”. Dónde genera diferenciación.
Capacidad esencial que combina el valor para el mercado y para el cliente. Lo que el cliente está dispuesto a pagar.
Capacidades esenciales o nucleares: Innovación, rendimiento, marca, imagen. Es diferente en cada empresa, puesto que forman la personalidad empresarial.
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)
¿Cómo se generan los indicadores?
El flujo de información es:
4. Distribución de recursos: Medir los recursos escasos. Concepto de economía: “maximización de recursos escasos para satisfacer necesidades ilimitadas”: Tierra, capital, trabajo, (capacidad gerencial, conocimiento, tecnología, Información.)
Financiero: Medir $, rentabilidad, plazo de recuperación de la inversión, flujo de caja, valor actual.
Cliente: Medir tiempo de respuesta al cliente, tiempos de espera, el canal, el empaque, el servicio y pos venta.
Procesos internos: Medir tecnología. “almacenar, generar y distribuir más rápido la información”. Arquitectura de la información, tecnología para soportar esa arquitectura. Flujo de recursos en los procesos.
Aprendizaje y crecimiento: Medir competencias nucleares: desempeño; motivaciones, gratificaciones e incentivos.
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)
¿Cómo se generan los indicadores?
El flujo de información es:
5. Entorno competitivo: Medir la información que viene del entorno competitivo.
Responder a estas preguntas:
¿Qué información se recibe del entorno?, ¿Quién es el responsable?, ¿Quién genera la verdad de esa información?,¿ Quién la recibe y la analiza?, ¿Quién es el responsable analizarla, cambiarla o modificarla?.
Ubicar en las cuatro perspectivas.
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)
Características que debe tener un IGE
Para que un IGE quede completamente formulado, deberá cumplir con los siguientes requisitos:
a. Nombre: es la forma de identificar el objetivo, su utilidad y diferenciación de otros indicadores.
b. Código: es la forma de identificar al indicador dentro de un SIG.
c. Propósito: es el objetivo del indicador, lo que busca medir.
d. Índice: es la forma en que se calcula el indicador (su fórmula). Su resultado.
e. Variables: son los factores que se relacionan en el cálculo del indicador (Índice). “Es lo que se quiere lograr”
f. Unidades: es la forma de expresar los valores de las variables que componen el indicador.
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)
Características que debe tener un IGE (Continuación)…
g. Origen de la Información: son la fuente de la información dentro de la organización o fuera de ésta.
h. Metas: son los valores esperados de comportamiento del indicador en períodos futuros.
i. Periodicidad: es cada cuánto se medirá el indicador.
j. Responsable del indicador y medición: es la persona (o cargo de ésta), que deberá responder por la información y medición del indicador ante la Gerencia y el Administrador del SIG.
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)
Ventajas de contar con Indicadores de Gestión.
a. Motivar a los miembros de la organización hacia la medición de la gestión para alcanzar metas retadoras a través de la sana competencia. Ciclo: “Gestionar, medir, controlar, evaluar y tomar decisiones”
b. Estimular y promover el trabajo en equipo.
c. Contribuir al desarrollo personal, del equipo y de la organización.
d. Generar procesos de innovación y desarrollo.
e. Impulsar la eficiencia, eficacia y productividad en la organización.
f. Disponer de una herramienta de información sobre la gestión de la organización que permita medir lo que se debe y tomar decisiones basadas en dichas mediciones.
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)
Metodología para definir los IGEMetodología para definir los IGE1. Se debe contar con los Objetivos estratégicos y las Estrategias Objetivos estratégicos y las Estrategias
claramente definidas para la organizaciónclaramente definidas para la organización. La Cadena de valor, los procesos (mapa de procesos)
2. Se deben identificar los factores críticosfactores críticos de éxito de la Estrategia dentro de cada dimensión del BSC, es decir, aquellos factores que más contribuyen (o más agregan valor) al logro de los Objetivos al logro de los Objetivos Estratégicos.Estratégicos.
3. Establecer indicadores para cada factor crítico de éxito según las dimensiones del BSC, es decir, qué se quiere medir.
4. Priorizar, en caso de obtener aún muchos indicadores por dimensión (más de 5), aquellos que más contribuyan al logro de los Objetivos Estratégicos y de la Visión del negocio.
5. Construir la Hoja de Vida de cada Indicador finalmente escogido.
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)
APLICACIÓN PRÁCTICA
INDICADORES DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
ETAPA 8
FORMATO 1.
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)
Paso 1. Identificar los indicadores de los factores críticos de éxito (FCE, FCN. (procesos y cadena de valor)). Formato 1.
Proceso FCE/FCN Indicador Responsable
Gestión registral
Entrega de registro dentro de los tres días siguientes a la solicitud
Registrador
Numero de errores en proceso de registro Registrador
Número de documentos radicados para registro Registrador
Sistematización documental por oficina Superintendente.
Tiempo de respuesta al ciudadano por consulta Registrador
Número de transacciones por oficina Registrador
Número de oficinas sistematizadas y centralizadas Superintendente delegado
Número de folios sistematizados Superintendente delegado
Número de oficinas remodeladas en infraestructura Física
Secretario general
Cobertura registral Superintendente
Visitas integrales año Superintendente delegado
Número de quejas por oficina de registro Registrador
Número de funcionarios capacitados para el desarrollo de competencias laborales
Superintendente delegado
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores
NOMBRE DEL INDICADOR:
Entrega de registro dentro de los tres días siguientesHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR: hacer seguimiento a la satisfacción del cliente.
INDICE:
Oportunidad de respuesta al cliente
VARIABLES Y UNIDADES:
Fecha de desanotación menos fecha de radicación
ORIGEN DE LOS DATOS:
Libro diario del radicador
NOTAS:
Decreto ley 1250 de 1970
NIVELES DE METAS (por oficina)
AÑO 2007:
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
Año 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo de 2007; Mensual
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión registral
PERSONA: Registrador
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Satisfacer los requerimientos del ciudadano
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores
NOMBRE DEL INDICADOR:
Número errores en proceso registroHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Disminuir el número de errores por oficina
INDICE:
Errores en registro de documentos por oficina
VARIABLES Y UNIDADES:
Número de correcciones/ número de documentos inscritos
ORIGEN DE LOS DATOS:
Consecutivo del radicador
NOTAS:
Decreto 1250 de 1970.
NIVELES DE METAS (POR ORIPS)
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo de 2007, mensual
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión registral
PERSONA: Registrador
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Medir número de errores por oficina
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores
NOMBRE DEL INDICADOR:
Número de documentos radicados para registroHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Disponer de los recursos para satisfacción de la demanda
INDICE:
Documentos radicados por oficina
VARIABLES Y UNIDADES:
Variabilidad de documentos radicados por oficina.
Incremento de Transacciones inmobiliarias
Documentos por calificador
ORIGEN DE LOS DATOS:
Libro radicador
NOTAS:
NIVELES DE METAS (por ORIPS)
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo de 2007, mensual
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión registral
PERSONA: Registrador
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Medir demanda por oficina de registro
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores
NOMBRE DEL INDICADOR:
Sistematización documental por oficinaHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Hacer seguimiento al avance de la sistematización de las carpetas por oficina y para optimizar los recursos.
INDICE:
Número de carpetas sistematizadas
VARIABLES Y UNIDADES:
Número de carpetas sistematizadas/ total carpetas
ORIGEN DE LOS DATOS:
Archivo de cada oficina
NOTAS:
Decreto 1250 de 1970
Normas de archivística: Ley 594 de 2000
NIVELES DE METAS (por ORIPS)
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo de 2007, semestral
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión registral
PERSONA: Registrador
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Conocer el número de documentos soporte sistematizados
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores
NOMBRE DEL INDICADOR:
Tiempo respuesta al ciudadano por consultaHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Reducir el tiempo de respuesta al ciudadano
INDICE:
Oportunidad en la respuesta al ciudadano
VARIABLES Y UNIDADES:
Tiempo promedio de respuesta al ciudadano
ORIGEN DE LOS DATOS:
Archivo de cada oficina.
NOTAS:
Consultas sobre folios y sobre antecedentes registrales.
NIVELES DE METAS (por ORIPS)
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo 2007, mensual
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión registral
PERSONA: registrador
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Medir la respuesta oportuna al ciudadano frente a su solicitud
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores
NOMBRE DEL INDICADOR:
Número de transacciones por oficinaHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Medir niveles de productividad y conocer el dinamismos inmobiliario por oficina.
INDICE:
Transacciones por oficina
VARIABLES Y UNIDADES:
Variabilidad de transacciones mensuales por oficina.
ORIGEN DE LOS DATOS:
Libro radicador
NOTAS:
NIVELES DE METAS (por ORIPS)
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo de 2007, mensual
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión registral
PERSONA: Registrador.
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Incremento de transacciones por oficina
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores
NOMBRE DEL INDICADOR:
Oficinas sistematizadas y centralizadas.HOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Accesibilidad del ciudadano a la información
INDICE:
Oficinas sistematizadas y centralizadas
VARIABLES Y UNIDADES:
Número de oficinas sistematizadas y centralizadas / total de oficinas
ORIGEN DE LOS DATOS:
Oficina de superintendencia delegada.
NOTAS:
Seguimiento al proyecto de sistematización y modernización.
NIVELES DE METAS- Nivel central-
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo de 2007, mensual
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión registral
PERSONA: Superintendente delegado para el registro
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Conectividad de la información y venta de servicios de información.
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores
NOMBRE DEL INDICADOR:
Número de folios sistematizadosHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Garantizar seguridad y accesibilidad al servicio.
INDICE:
Número de folios sistematizados
VARIABLES Y UNIDADES:
Número de folios sistematizados a nivel nacional/ total de folios.
ORIGEN DE LOS DATOS:
Oficinas de registro y el proyecto de sistematización y modernización
NOTAS:
NIVELES DE METAS- Nivel central.
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo de 2007, trimestral
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión registral
PERSONA: Superintendente delegado para el registro
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Integración de la información
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores
NOMBRE DEL INDICADOR:
oficinas remodeladas en infraestructura FísicaHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Adecuación de las oficinas de registro para garantizar comodidad en la prestación del servicio.
INDICE:
Número de oficinas remodeladas
VARIABLES Y UNIDADES:
Número de oficinas remodeladas/ total de oficinas
ORIGEN DE LOS DATOS:
Proyecto de reposición y recuperación de la infraestructura registral.
NOTAS:
Equidad de acuerdo a las necesidades de adecuación de las oficinas de registro.
NIVELES DE METAS- Nivel central-
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo de 2007, trimestral
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión registral
PERSONA: Secretario general
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Mejorar condiciones físicas de las oficinas de registro
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores
NOMBRE DEL INDICADOR:
Cobertura registralHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Presencia del Estado y accesibilidad al servicio
INDICE:
Incremento en los puntos de servicio al ciudadano.
VARIABLES Y UNIDADES:
Nuevos puntos de atención creados según estudios de mercado
ORIGEN DE LOS DATOS:
Bogotá: 10 CADES. Medellín: 6 puntos valle de aburrá. Cal: 3 puntos. Cartagena: 2 puntos. Barranquilla: 4 puntos. Bucaramanga: 4 puntos. Santa marta: 1 punto. Palmira: 1 puntos. Pasto: 2 puntos. Pereira:2. Manizales: 2. Armenia:2
Popayán: 2. Cúcuta: 3. revisar otras ciudades.
NOTAS:
Tomando como base 190, diferenciando una oficina de un punto de atención
NIVELES DE METAS- Nivel central-
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión registral
PERSONA: Superdelegado de registro para el registro
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Incrementar los puntos de atención al ciudadano.
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores
NOMBRE DEL INDICADOR:
Número quejas resueltas por oficina HOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Detectar fallas, hacer seguimiento al servicio y hacer mejoramiento continuo.
INDICE:
Número de quejas por oficina
VARIABLES Y UNIDADES:
Numero de quejas resueltas por oficina / total de quejas por oficina
ORIGEN DE LOS DATOS:
Radicador de quejas y reclamos.
NOTAS:
Identificar el índice de satisfacción por oficina.
NIVELES DE METAS- Nivel por ORIPS-
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo de 2007, mensual
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión registral
PERSONA: registrador.
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Medir la satisfacción del cliente-ciudadano-
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores
NOMBRE DEL INDICADOR:
Visitas integrales añoHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Mejorar la satisfacción del cliente.
INDICE:
Número de visitas realizadas año
VARIABLES Y UNIDADES:
Número de visitas realizadas año/ total visitas programadas
ORIGEN DE LOS DATOS:
Actas de visita
NOTAS:
Decreto 960 de 1970.
Obedece a programación y recursos presupuestales planeados por superdelegada de registro
NIVELES DE METAS- Nivel central-
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo de 2007, mensual
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión registral
PERSONA: Superintendente delegado para el registro.
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Orientar vigilar y controlar el servicio registral
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores
NOMBRE DEL INDICADOR:
Número de funcionarios capacitadosHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Medir la capacitación y la calidad en la prestación del servicio.
INDICE:
Número de funcionarios capacitados
VARIABLES Y UNIDADES:
Número de funcionarios capacitados/ total de funcionarios
ORIGEN DE LOS DATOS:
Gestión humana: Capacitación por competencias. Investigación y capacitación
NOTAS:
Definir plan estratégico de capacitación. Elaborar plan de capacitación
NIVELES DE METAS- Nivel central-
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
2008
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión Humana
PERSONA: Secretario General.
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Mejorar calidad de vida laboral y prestación del servicio
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)
Paso 1. Identificar los indicadores de los factores críticos de éxito (FCE, FCN. (procesos y cadena de valor)). Formato 1.
Proceso FCE/FCN Indicador ResponsableOrientación, inspección v y control
Notarios subsidiados.
Capacitación a notarios
Quejas recibidas/ quejas atendidas
Procesos iniciados/ procesos en curso.
Visitas realizadas/ programadas
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Número de Notarías subsidiadasHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Asignar recursos y conocer número de notarias subsidiadas
INDICE:
Número de notarias subsidiadas
VARIABLES Y UNIDADES:
Número de notarias subsidiadas/´ total de notarias
ORIGEN DE LOS DATOS:
Informe estadístico notarial
NOTAS:
Conocer el número de notarias subsidiadas y su costos de sostenimiento.
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo 2007, mensual
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Orientación, inspección, vigilancia y control
PERSONA: superintendente delegado para el notariado
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Determinar la política de subsidios
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Capacitación a notariosHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Medir número de notarios capacitados
INDICE:
Número de notarios capacitados
VARIABLES Y UNIDADES:
Número de notarios capacitados/ total de notarios
ORIGEN DE LOS DATOS:
Oficina de investigación y capacitación
NOTAS:
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo de 2007, semestral.
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Orientación, inspección, vigilancia y control
PERSONA: Superintendente delegado para el notariado. Jefe de la oficina de investigación y capacitación
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Desarrollar competencias de los notarios
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Quejas recibidas de notariasHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Medir el número de quejas recibidas y resultas por notaria
INDICE:
Quejas tramitadas
VARIABLES Y UNIDADES:
Quejas tramitadas / quejas recibidas
ORIGEN DE LOS DATOS:
Base de datos de atención al ciudadano
NOTAS:
Conocer las quejas recibidas de los notarios y/o notarias con el fin de contribuir con la excelente prestación del servicio notarial
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo de 2007, mensual
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: orientación, inspección, vigilancia y control
PERSONA: Superintendente delegado para el notariado
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Satisfacción del cliente
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Número de Procesos disciplinarios a notariosHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
cumplimiento de la normatividad aplicable al servicio
INDICE:
Número de procesos adelantados
VARIABLES Y UNIDADES:
Número de Procesos adelantados/total procesos iniciados.
ORIGEN DE LOS DATOS:
Base de datos de la superintendencia delegada para el notariado.
NOTAS:
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo de 2007, mensual
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: orientación, inspección, vigilancia y control
PERSONA: Superintendente delegada para el notariado.
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Inspección, vigilancia y control de la gestión notarial
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Visitas realizadas a notariasHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Determinar el grado de cumplimiento de las normas y la efectividad en la prestación del servicio.
INDICE:
Número de visitas realizadas
VARIABLES Y UNIDADES:
Visitas realizadas año/ total programadas
ORIGEN DE LOS DATOS:
Programación anual de visitas y quejas recibidas
NOTAS:
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo de 2007, mensual
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: orientación, inspección, vigilancia y control
PERSONA: Superintendente delegada para el notariado.
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Orientación, inspección, vigilancia y control
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)
Paso 1. Identificar los indicadores de los factores críticos de éxito (FCE, FCN. (procesos y cadena de valor)). Formato 1.
Proceso FCE/FCN Indicador Responsable
Cultura de servicio
Tiempo de respuesta al cliente. Secretaria general
Capacitación en cultura de servicio Secretaria general
Seguimiento al ciudadano Secretaria general
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Tiempo de respuesta al clienteHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Medir la satisfacción del cliente ciudadano
INDICE:
Índice de satisfacción
VARIABLES Y UNIDADES:
Encuestas y estadísticas de satisfacción
ORIGEN DE LOS DATOS:
Oficina de atención al ciudadano
NOTAS:
Mejorar el índice de satisfacción del ciudadano, como elemento esencial de la política de calidad.
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo de 2007, Mensual
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Servicio al ciudadano
PERSONA: Secretario general
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Oportunidad en la prestación del servicio
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Capacitación en cultura de servicioHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Medir la satisfacción del cliente ciudadano y la inversión en capacitación
INDICE:
Mejorar índice de satisfacción
VARIABLES Y UNIDADES:
Encuestas de satisfacción
Número de funcionarios capacitados e impactos con cultura de servicio/ total funcionarios
ORIGEN DE LOS DATOS:
Gestión humana
Oficina asesora de planeación
NOTAS:
Medir el impacto de la cultura de servicio en los servidores públicos.
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
2008
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión humana
PERSONA: Secretario general
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Impacto de la cultura de servicio sobre el servidor público
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Seguimiento al servicio prestado al ciudadanoHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Medir la satisfacción del ciudadano frente al servicio
INDICE:
Índice de satisfacción al ciudadano
VARIABLES Y UNIDADES:
Registro de seguimiento a quejas, peticiones, reclamos y felicitaciones
ORIGEN DE LOS DATOS:
Atención al ciudadano
NOTAS:
Impactar cultura de cliente interno, para que haga seguimiento a los servicios prestados: Llamadas y relaciones de largo plazo con el cliente. Mejorar índice de satisfacción del ciudadano.
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
2008
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Servicio al ciudadano
PERSONA: Secretario general.
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Mejorar satisfacción y retroalimentación
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)
Paso 1. Identificar los indicadores de los factores críticos de éxito (FCE, FCN. (procesos y cadena de valor)). Formato 1.
Proceso FCE/FCN Indicador Responsable
Gestión mercadeo
Plan de mercado y comunicaciones
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Plan de mercadeo institucionalHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Medir y hacer presencia institucional, grado de aceptación de los servicios, promoción de servicios.
INDICE:
Plan de mercadeo institucional
VARIABLES Y UNIDADES:
Elaboración del plan de mercadeo institucional
ORIGEN DE LOS DATOS:
Comunicaciones y divulgación
NOTAS:
Oficina asesora de Planeación lidera elaboración del plan con sus respectivos indicadores.
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
2008
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Servicio al ciudadano
PERSONA: Equipo directivo.
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Divulgación de servicios
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE)
Paso 1. Identificar los indicadores de los factores críticos de éxito (FCE, FCN. (procesos y cadena de valor)). Formato 1.
Proceso FCE/FCN Indicador Responsable
Soporte tecnológico.
Tiempo de respuesta con soporte tecnológico.
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Tiempo respuesta soporte técnico informáticaHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Medir el tiempo de respuesta
INDICE:
tiempo de respuesta
VARIABLES Y UNIDADES:
Fecha de respuesta menos fecha solicitud de soporte informático.
ORIGEN DE LOS DATOS:
Oficina de informática
NOTAS:
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo de 2007, mensual.
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión mantenimiento software y hardware
PERSONA: Jefe oficina de informática
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Establecer la oportunidad de atención a requerimientos de soporte
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Plan de comprasHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Formular y ejecutar un plan de compras
INDICE:
Plan de compras
VARIABLES Y UNIDADES:
Elaborar plan de compras anuales con metas de inversión
ORIGEN DE LOS DATOS:
Recursos físicos
NOTAS:
Elaborar un plan de compras, liderado por planeación y ejecutado proceso responsable (Secretaria General)
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo de 2007, anual
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión compras
PERSONA: Secretario general
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Definir un plan de compras
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Elaboración del presupuesto anualHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
La prestación del servicio desde lo presupuestal
INDICE:
Presupuesto apropiado
VARIABLES Y UNIDADES:
Formulación, elaboración, presentación, aprobación, ejecución y liquidación final de presupuesto en una vigencia.
ORIGEN DE LOS DATOS:
Oficina asesora de planeación
Dirección financiera
NOTAS:
Estatuto orgánico del presupuesto: decreto 111 de 1994.
Marco de gasto de mediano plazo.
Circular externa de Ministerio de hacienda y CP. Manual de presupuesto de la SNR
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo 2007. anual
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión presupuestal , Direccionamiento E.
PERSONA: Secretaria general, Jefe direccionamiento.
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Garantizar la apropiación y distribución equitativa de recursos
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Pagos mensuales de la SNRHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Planeación de los pagos mensuales de la entidad.
INDICE:
Pagos mensuales
VARIABLES Y UNIDADES:
Total pagado mes/ total planeado mes
ORIGEN DE LOS DATOS:
Dirección financiera
NOTAS:
Planeación, control y seguimiento a plan de pagos mensuales.
Total recursos pagos mes/ Total recursos planeados por pagar mes.
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo 2007. anual
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión tesorería
PERSONA: Director (a) Financiero
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Garantizar elaboración y ejecución de plan de pagos.
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Presentación de estados financierosHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Planeación de registro de hechos económicos y presentación de estados financieros
INDICE:
Estados financieros
VARIABLES Y UNIDADES:
Fecha de presentación de estados financieros según las normas legales vigentes.
ORIGEN DE LOS DATOS:
Dirección financiera
NOTAS:
Planeación, control y seguimiento a la elaboración y presentación de estados financieros de la SNR
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo 2007. anual
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión contabilidad
PERSONA: Director (a) Financiero
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Garantizar la presentación de estados financieros para la tomas de decisiones.
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Proyectos inscritos en DNPHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Formulación e inscripción de proyectos de inversión
INDICE:
Proyectos formulados e inscritos en DNP
VARIABLES Y UNIDADES:
Número de proyectos inscritos en DNP/ total proyectos formulados
ORIGEN DE LOS DATOS:
Oficina de planeación
NOTAS:
Es responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación formular e inscribir en el DNP los proyectos de inversión
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo 2007. Trimestral
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Direccionamiento estratégico
PERSONA: jefe oficina de planeación
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Cumplir con las normas de inscripción de los proyectos
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Seguimiento a planes, programas y proyectosHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Medir avance físico y financiero de los proyectos
INDICE:
Informes de avance de proyectos (por proyectos)
VARIABLES Y UNIDADES:
Seguimiento a cada proyecto inscrito y en ejecución (avance físico y financiero)
ORIGEN DE LOS DATOS:
Oficina de planeación
NOTAS:
Seguimiento trimestral.
Decreto 3286 de 2004
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo 2007. Trimestral
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Direccionamiento estratégico
PERSONA: jefe oficina de planeación
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Generar mecanismos de seguimiento y control a proyectos
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Diseño y rediseño de procesos en las ORIPS.HOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Proceso y procedimiento por oficina de registro y en el nivel central
INDICE:
Número de oficinas con procesos estandarizados e implementados.
VARIABLES Y UNIDADES:
Oficina de registro con procesos diseñados/ total oficinas
Número de procesos diseñados/ total procesos a diseñar.
Número de proceso diseñados nivel central/ total procesos
ORIGEN DE LOS DATOS:
Direccionamiento estratégico: Oficina Asesora de planeación
NOTAS:
Procesos y procedimientos por oficina de registro y en el nivel central.
Es indispensable el diseño y rediseño de procesos para buscar la certificación NTC GP:100-2004
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo 2007, semestral.
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Direccionamiento estratégico
PERSONA: jefe oficina asesora de planeación
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Racionalizar, optimizar, estandarizar de procesos y conectividad
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Mejoramiento continuo de procesosHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Medir el número de procesos rediseñados o diseñados y mejorados
INDICE:
Procesos mejorados
VARIABLES Y UNIDADES:
Número de procesos mejorados/ total procesos a mejorar
ORIGEN DE LOS DATOS:
Oficina Asesora de planeación
NOTAS:
Identificar los procesos a mejorar y su mejoramiento permanente.
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo de 2007, Trimestral
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Direccionamiento estratégico
PERSONA: jefe oficina de planeación
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Mejoramiento continuo, racionalización de trámites.
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Oficinas con sistema integrado de Información
HOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Medir el grado de conectividad
INDICE:
Número de Oficinas integradas mediante un sistema de información integrado
VARIABLES Y UNIDADES:
Número de oficinas integradas a sistema de información / total oficinas de la SNR
ORIGEN DE LOS DATOS:
Oficina de informática y oficinas de registro.
NOTAS:
Identificar el número de oficinas de registro integradas mediante un sistema de información integral, condición esencial para la integración registro catastro y ventanilla única.
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo 2007, Trimestral
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión Informática
PERSONA: Jefe de oficina de informática
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Accesibilidad, conectividad, Oportunidad, Confiabilidad, eficiencia, cobertura
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Número de oficinas adecuadas físicamenteHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Medir número de oficinas adecuadas físicamente, imagen, servicio al ciudadano, Presencia institucional
INDICE:
Oficinas adecuadas físicamente
VARIABLES Y UNIDADES:
Número de Oficinas adecuadas físicamente/ total oficinas de la SNR
ORIGEN DE LOS DATOS:
Secretaría general
NOTAS:
La adecuación física de las oficinas de registro es indispensable para: el sistema de información integral y para la excelente prestación del servicio al ciudadano.
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo 2007, trimestral
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión logística
PERSONA: Secretario general
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Adecuación de oficinas.
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Número de servidores públicos capacitadosHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Medir número servidores capacitados
INDICE:
Número de servidores capacitados
VARIABLES Y UNIDADES:
Número de servidores capacitados/ total de servidores.
ORIGEN DE LOS DATOS:
Gestión Humana, oficina de investigación y capacitación
NOTAS:
Capacitación orientada al desarrollo de competencias, a la gestión del desempeño y a la productividad humana.
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo 2008, Trimestral
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión Humana
PERSONA: Secretario general.
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Mejorar las competencias laborales
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Índice de satisfacción al ciudadanoHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Reducir índices de insatisfacción
INDICE:
Índice de satisfacción del ciudadano
VARIABLES Y UNIDADES:
Encuesta
Mejorar índice de satisfacción del ciudadano.
ORIGEN DE LOS DATOS:
Servicio al ciudadano
NOTAS:
La política de calidad establece el mejoramiento del índice de satisfacción al ciudadano.
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo 2007, mensual
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Servicio al ciudadano
PERSONA: Secretario General
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Cultura de servicio
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Medir imagen institucionalHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Medir imagen
INDICE:
Imagen
VARIABLES Y UNIDADES:
Encuestas de medición de imagen institucional.
ORIGEN DE LOS DATOS:
Comunicaciones
NOTAS:
Con el mejoramiento del índice de satisfacción del ciudadano, l incremento de la cobertura en la prestación de los servicios, la conectividad y con con el compromiso de los servidores públicos se mejora la imagen de la SNR
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Mayo de 2007, semestral
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Servicio al ciudadano y gestión comunicaciones
PERSONA: Superintendente de notariado y registro.
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Posicionamiento institucional
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Plan de bienestar laboral y estímulosHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Medir niveles de satisfacción cliente interno, compromiso, motivación y clima organizacional, desempeño laboral.
INDICE:
Plan de bienestar
VARIABLES Y UNIDADES:
Formular, ejecutar y medir plan anual de bienestar y estímulos
ORIGEN DE LOS DATOS:
Gestión Humana
NOTAS:
En año 2007: formular el plan y ejecutar en el año 2008
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Junio de 200y, trimestral
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión Humana
PERSONA: Secretario general.
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Motivar y estimular a los servidores públicos
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Número de normas actualizadas y unificadasHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Medir la unificación de criterios y racionalización de trámites.
INDICE:
Número de normas actualizadas y aplicadas
VARIABLES Y UNIDADES:
Número de normas actualizadas/ Total de normas por actualizar en la SNR
ORIGEN DE LOS DATOS:
Oficina asesora jurídica. Superintendencias delegadas para el registro y el notariado.
NOTAS:
Actualización de la normatividad aplicable al servicio público notarial y registral.
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Junio de 2007, semestral
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión jurídica, registral y OIVC notarial
PERSONA: Jefe oficina jurídica y superdelegados.
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Actualización, articulación normativa y unificación de conceptos
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
oficinas con archivos microfilmados- digitalizadosHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Medir la oportunidad en la entrega de la información y vanguardia en el manejo archivístico
INDICE:
Número de oficinas con archivos microfilmados y digitalizados.
VARIABLES Y UNIDADES:
Número de oficinas con archivos microfilmados y digitalizados/ total de oficinas de la SNR
ORIGEN DE LOS DATOS:
Oficinas de registro
NOTAS:
Gestión documental registral para la salvaguarda de la fe pública. Formular proyectos para la digitalización o microfilmación de la documentación registral.
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Enero de 2008. trimestral
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión logística y documental Registral
PERSONA: Secretario general y registradores.
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Fácil acceso a la información, conservación y guarda de la fe pública
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Plan maestro informáticoHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Medir la seguridad de la información
INDICE:
Formulación del plan maestro informático
VARIABLES Y UNIDADES:
Formulación, ejecución y seguimiento del plan maestro
ORIGEN DE LOS DATOS:
Gestión informática
NOTAS:
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Junio de 2007, trimestral
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión informática
PERSONA: jefe oficina informática
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Trazar políticas en materia informática y garantizar seguridad informática
Paso 3. Identificar los indicadores de las acciones de los procesos en ( PVA, MVA, PCI, DS/DF) el despliegue de Objetivos Estratégicos en el CMI. Formato 3.
Nota: identificados los indicadores se llena la hoja de vida de cada indicador
Proceso PVAC, MVA,
PCI, DS/DFIndicador Responsable
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Nuevos servicios ofrecidosHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Medir la venta de nuevos servicios
INDICE:
Nuevos servicios ofrecidos
VARIABLES Y UNIDADES:
Número de nuevos servicios ofrecidos/ total servicios ofrecidos
ORIGEN DE LOS DATOS:
Oficina de investigación y capacitación. Superintendencias delegadas y oficina Asesora de planeación
NOTAS:
Investigación de nuevos servicios. Hacer mercadeo y buscar alternativas de ventas de nuevos servicios.
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Enero de 2008, trimestral
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Servicio al ciudadano
PERSONA: jefe de oficina investigación y capacitación
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Ofrecer nuevos servicios y diversificar servicios
Indicadores de Gestión Estratégica (IGE).
Formato: Hoja de vida de los indicadores NOMBRE DEL INDICADOR:
Sistema de costos por actividadesHOJA DE VIDA DE INDICADORES
DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO DEL INDICADOR:
PROPÓSITO DEL INDICADOR:
Costear las actividades y las áreas de responsabilidad.
INDICE:
Sistema de costos por actividades
VARIABLES Y UNIDADES:
Definir y desarrollar un Programa de costos por actividades (ABC) en la SNR
ORIGEN DE LOS DATOS:
Dirección financiera
NOTAS:
El sistema de costos por actividades permite identificar el costo real de los servicios público registral y la orientación, inspección, vigilancia y control
NIVELES DE METAS
AÑO 2007
AÑO 2008
AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
INICIO Y PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN:
Enero de 2008, trimestral
RESPONSABLES DE LA MEDICIÓN:
PROCESO: Gestión financiera
PERSONA: Director financiero
OBJETIVO ESTRATÉGICO (Estrategias):
Direccionar los costos por centros de costos y actividades
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