Conferencia Las Tecnologías de comunicación y
colaboración en los proyectos
… porque los proyectos son ‘personas’ …
Sant Cugat, 11-4-2012
Ramon Costa Project Director. MIC Productivity. [email protected]
http://www.micproductivity.com http://www.iproductividad.com
Associate Professor. EADA. [email protected]. www.eada.edu
Associate Professor. EUG. [email protected] www.eug.es
Dynamic Partner & Co-founder. inPreneur. [email protected]. www.inpreneur.com
Cambios en el modelo de trabajo…
y en los proyectos
Global
Virtual
Móvil Información
Enjambre
Flexible Conocimiento
Hiperconectado
Web 2.0 / Social
Los proyectos y las personas: necesidades
Personas:…. „Stakeholders‟
Integración
Equipo
Calidad
Costes
Tiempo
Alcance
Terceros
Comunicación
Riesgos
Ámbitos de gestión en un proyecto
http://flickr.com/photos/andresherrera_cl/845681684/
La importancia de la comunicación
- P1. Project Charter Identificación Stakeholders
Planificación
Control y Seguimiento Ejecución
Cierre
Inicio
Gestión Proyectos. Procesos. Inicio
- P2. Definición y Planificación Alcance (WBS)
- P3. Definición Actividades, Orden, Recursos, Duración y Calendario
- P4. Definición y Planif. del Equipo y compras
- P5. Plan Comunicaciones
- P6. Estimación del Coste y elaboración Presupuesto
- P7. Planificación Calidad
- P8. Evaluación Riesgos
- P9. Definición Gestión Plan Proyecto
Planificación
Control y Seguimiento Ejecución
Cierre
Inicio
Ejerc.
Gestión Proyectos. Procesos. Planificación
El Plan de Gestión del Proyecto
Etapa 2 Etapa 3 ....... Etapa N Etapa 1
Gestión Proyectos. Procesos. Planificación
Planificación comunicaciones
Planificación organizacional
Stakeholders
Planificación. Equipo y Comunicaciones
•Organización del proyecto y relaciones de
responsabilidad de los stakeholders.
•Disciplinas, departamentos y
especialidades involucrados con el
proyecto.
•Logística de cómo los individuos se verán
involucrados con el proyecto y en qué
lugares.
•Necesidades de información externa
•¿Depende el éxito del proyecto de contar
con información frecuentemente
actualizada o basta con los informes
escritos emitidos en forma regular?
•¿Son adecuados los sistemas ya
instalados o las necesidades del proyecto
demandan cambiarlos?
•¿son compatibles los sistemas de
comunicación propuestos con la
experiencia y conocimiento de los
participantes del proyecto?
Tecnologías de las comunicaciones Requerimientos de comunicaciones
Aspectos a
tener en cuenta
Planificación. Comunicación
Plan de Comunicación
Planificación. Comunicación
Planificación. Comunicación
Planificación. Comunicación
Planificación. Comunicación
- P10. Ejecución y Gestión del
Proyecto
- P11. Adquisición y
Desarrollo del Equipo de
Proyecto
- P12. Distribución de la
Información
- P13. Aseguramiento Calidad
- P14. Gestión Adquisiciones
Planificación
Control y Seguimiento Ejecución
Cierre
Inicio
Gestión Proyectos. Procesos. Ejecución
Quiero enviar un mensaje
Creo
el mensaje
Feed-back
Envío el mensaje
Lo entiende
El receptor interpreta el mensaje
El interlocutor
recibe el mensaje
Adapto el mensaje al interlocutor
Ejecución. Comunicación
Escrita
Declaración de la misión de la
compañía, project charter,
informes anuales, reportes de
proyecto, actas de reuniones, ...
Memos, notas personales,
“post-it”,...
Formal Informal
Verbal
Reuniones (de cualquier tipo),
revisiones de proyecto y
desempeño, retroalimentaciones
del cliente, etc.
Contacto personal, discusiones
en el pasillo, reuniones sociales,
etc.
No verbal
Presentaciones, gráficos
(cuadros, cronogramas, etc.),
animaciones, etc.
Lenguaje del cuerpo,
expresiones faciales, ...
Ejecución. Comunicación
Canales de comunicación = n(n-1)/2, donde n es el número de personas
Dos personas, un canal
Tres personas, tres canales
Cuatro personas, seis canales
Seis personas, quince canales
Formalizar la comunicación en el proyecto
Ejecución. Comunicación
Ejecución. Comunicación
- P15. Informe de
Rendimiento y Gestión
Stakeholders
- P16. Control y Seguimiento
de los Riesgos
- P17. Gestión Equipo
Proyecto
- P18. Verificación y Control
de Cambios (alcance,
calendario, costes, calidad)
- P19. Administración
contratos con terceros
- P20. Control del Proyecto e
Integración de Cambios
Planificación
Control y Seguimiento Ejecución
Cierre
Inicio
Gestión Proy. Procesos. Seguimiento y control
Gestión Proy. Reuniones de seguimiento
Las reuniones efectivas aportan productividad en las comunicaciones
entre los miembros del proyecto y stakeholders
- P21. Cierre del Proyecto y
Contratos con Terceros
- P22. Project Post-mortem
Planificación
Control y Seguimiento Ejecución
Cierre
Inicio
Gestión Proyectos. Procesos. Cierre
Como todos sabemos, en el mundo de la gestión de proyectos...: • ‘Los errores encontrados en un proyecto no se repiten en otros’ • ‘La mejora de procesos es un ejercicio trivial’ • ‘Los proyectos son entregados a tiempo, dentro del presupuesto y
exactamente con el ámbito previsto’ • ‘El alcance de la aplicación nunca cambia’ • ‘La satisfacción del cliente siempre es excepcionalmente alta’ • ‘El trabajo del Jefe de Proyectos no es muy estresante’
La gestión de las lecciones aprendidas aporta un importante conjunto de beneficios • mejorar la productividad • mejorar la reputación de su empresa • entregar un producto mejor • diferenciarse entre la competencia • ahorrar dinero .....
Cierre. Lecciones aprendidas. Necesidad
Proyectos. Comunicación. Tecnologías
Aplicaciones
de definición,
planificación,
monitorización
y seguimiento
de proyectos
Herramientas
colaborativas
Tecnologías de
comunicación
Aplicaciones
Web 2.0
Portales, intranets, …
Proyectos. Comunicación. Tecnologías
Herramientas
colaborativas
Tecnologías de
comunicación
Aplicaciones
Web 2.0
- Synchronous conferencing, e-mail,
faxing, voice mail, Web publishing ,
revision control
- Electronic calendars, workflow systems,
knowledge management systems,
extranet systems, social software
systems, blogs, wikis, RSS, online
spreadsheets
- Internet forums, Online chat, Instant
Messaging, Telephony, Data
conferencing, Videoconferencing,
Application sharing
Proyectos. Comunicación. Tecnologías
Mensajería instantanea
Audioconferencia
Videoconferencia
Mensajería corporativa
Telefonía fija
Telefonía móvil
Presencia
Integración centralita ...
Proyectos. Comunicación. Tecnologías
Pizarra compartida
Acceso remoto a herramientas,
aplicaciones, escritorio
Compartición calendarios
Reuniones virtuales
Proyectos. Colaboración. Tecnologías
Intranet, extranet
Offline-online
“Cloud computing”
Acceso a calendarios,
agendas, documentos,...
Proyectos. Colaboración. Tecnologías
Proyectos. Comunicación. Tecnologías
Blogs y microblogging
Wikis, Fuentes RSS,
Redes sociales,...
Proyectos. Comunicación & Colab. Redes Sociales
Proyectos. Comunicación & Colab. Redes Sociales
Resumen: referencias ejemplos prácticos
Procemm - ASCAMM Microsoft Project - Microsoft
Zoho Project - Zoho
Resumen: referencias ejemplos prácticos
“50 claves para la
dirección de proyectos”
• La gestión de un proyecto empieza por el entusiasmo y
compromiso personal del director del proyecto • Un proyecto no se lleva a cabo sin un equipo de trabajo • El proyecto tiene que responder a las expectativas y necesidades
de los usuarios y stakeholders • La comunicación es clave en el proyecto • No se puede olvidar nunca los compromisos establecidos • Tan importante es gestionar el proyecto como saberlo cerrar y
traspasar
Propuesta final: Lectura recomendada
Gracias
Ramon Costa Project Director. MIC Productivity. [email protected]
http://www.micproductivity.com http://www.iproductividad.com
Associate Professor. EADA. [email protected]. www.eada.edu
Associate Professor. EUG. [email protected] www.eug.es
Dynamic Partner & Co-founder. inPreneur. [email protected]. www.inpreneur.com
Sant Cugat, 11-4-2012