8/20/2019 Exposicion Marisa de Leon
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Centro CulturalParque de España
ROSARIO, Argentina 29/09 - 1/10 - 2011
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Planeación deproyectos escénicos
Planeación deproyectos escénicos
Miércoles 28 de septiembreMiércoles 28 de septiembre
arisa de !e"n
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Condiciones del ámbito artísticoCondiciones del ámbito artístico
P o l í t i c a sC u l t u r a l e sPlan Nacional
InstitucionesFinanciamiento
PresentadoresForos
PROOCI#$Educación, Formación,
InvestigaciónCreación, Ejecución,
Interpretación
PRO%EC&OS'ES&I#$ PRO()CCI#$
(IS&RI*)CI#$
Públicos
Promotores,Agentes, Agencias
Medios deComunicación
Diusión
Marisa de !eón
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Como parte de la etapa de planeación de un pro"ecto debemos plantearnos " responderalgunas preguntas undamentales para clariicar su sentido, sus características generales
" especíicas, la dimensión del mismo, sus implicaciones " condiciones para llevarlo acabo#
Estas preguntas son$
¿qué, por qué, quién, dónde, cuándo, cómo y con qué?
!a respuesta objetiva a estas preguntas permite la adecuada planeación de todo elproceso sin olvidar el conte%to geogr&ico, 'istórico, social, cultural, artístico, político "
económico (ue pueda acilitar o diicultar el desarrollo del pro"ecto#
Marisa de !eón
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¿POR QUÉ?AntecedentesMisión " )isión
*ecesidad e importancia
+ustiicación del pro"ecto
¿QUÉ?*aturalea del pro"ecto
Propósitos
-bjetivo general
-bjetivos especíicos
Metas
¿DÓNDE?.bicación geogr&ica
Marco legal
!ocaliación
Inraestructura ísica
Acceso cultural " de e(uipos
Cobertura
¿QUIÉN?
Participantes
E(uipos de trabajo-rganigrama
/eneiciarios directos e indirectosPúblicos
¿CUNDO?
0orionte temporal
)ida del pro"ecto
Plan de trabajo
1uta crítica
Cronograma
¿CÓ!O?
1ecursos necesarios
*ivel de gestión
Modelo de producciónM2todos " t2cnicas
Estrategias " procedimientos
Actividades, tareas "
responsabilidades
Contactos " comunicaciones
C&lculos presupuestales
Estrategias de distribución
Par&metros e indicadores de
evaluación
¿CON QUÉ?
1ecursos disponibles
Presupuestos de
ingresos " gastos
)iabilidad inanciera
Flujo " control de recursos
Marisa de !eón
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ContextoContexto
'eogr+io
.ist"rio
Poltio
Soial
Eon"io
Cultural
CounitarioMarisa de !eón
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Enoque Instruental
"# orden#ción de un con$un%ode #c%i&id#de' que, com(in#ndo recur'o'
)um#no', m#%eri#*e', +in#nciero' y %écnico','e re#*i#n con e* propó'i%o
de con'e-uir un de%ermin#do
o($e%i&o, me%# o re'u*%#do.
Perspetia linealMarisa de !eón
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(IA'$#S&ICO / ORI'E$ • Conte%to• 3ituación inicial u origen• *ecesidad o problema 4 Demanda• Misión " )isión• E%pectativas• Condiciones positivas " negativas• 1ecursos necesarios• Participantes 4 Destinatarios
• Dise5o de contenidos, objetivos " metas• Es(uema general del pro"ecto
A$!ISIS
• Estudio, investigación " an&lisis del conte%to• /ús(ueda de documentación relacionada• 1ecursos disponibles• Contacto " relación con los involucrados• 3elección " clasiicación de la inormación• Detectar límites " posibilidades 6DAF-7• !egalidad " normatividad
(E3I$ICI#$ • 1ecursos 'umanos, económicos, t2cnicos• Condiciones de participación• -rganigrama• 1evisión de contenidos, objetivos " metas• Eectos inales esperados• *iveles de gestión " modelos de producción• Presupuestación• Es(uema preciso del pro"ecto
CO$CRECI#$
• Posibilidades reales• An&lisis " es(uema de viabilidad• Cotiaciones• Contrataciones• Compromisos " responsabilidades• Dise5o de producción• 1uta crítica• Plan de trabajo•
Financiamiento " administración de recursos• Canales " políticas de comunicación
Cilo de 'esti"n Instruental
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E!A*ORACI#$
• 1edacción del pro"ecto• Integración de todos los documentos• Imagen, comunicación " mercadotecnia• Elaboración de la propuesta 6carpeta7• Presentación del pro"ecto a instancias
E4EC)CI#$
• 3eguimiento " control de acuerdos• .tiliación " optimiación de recursos• Materialiación de ideas• 1ealiación material de la producción• Ensa"os artísticos• Monitoreo de resultados
E5P!O&ACI#$
• Estreno " temporadas• Comercialiación• Mercado o público destinatario• Impacto cultural " social• Posibilidad " grado de venta• Distribución• Control " administración
E6A!)ACI#$
•
Par&metros e Indicadores• Pertinencia, congruencia, calidad,eiciencia, eicacia e impacto
• 1evisión de logros alcanados• /eneiciados directos e indirectos• Escenarios a uturo• Integración de dossier o carpeta
Cilo de 'esti"n Instruental
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Enoque Couniatio
La gestión de los proyectos es un proceso constante, dinámico y
sistemático de planeación, ejecución, comunicación y evaluación
de las acciones de los actores participantes; de sus intereses,capacidades, procesos, resultados y de sus impactos, en el
marco de un contexto de viabilidad, participación y negociación
para generar resultados dirigidos a ampliar oportunidades y
capacidades de
los miembros de una comunidad
Perspetia integral del proesoMarisa de !eón
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Gestión integral de un proyectoGestión integral de un proyecto
P!A$I3ICACI
#$
E6A!
)ACI
E4EC)CI#$ %E5P!O&ACI#$
Prod
ui"n
'esti"n
C o m u n i c a c i ó n
C o m u n i c a c i ó n
) i a b i
l i d a
d
) i a b i
l i d
a d
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Niveles de GestiónNiveles de Gestión
El nivel de gestión es la estrutura organi7atia 8 urdia
(ue regir& el uncionamiento ormal del pro"ecto#
El nivel de gestión tambi2n se relaciona con deinir si el
pro"ecto se realiar& desde la adinistrai"n p:;lia,
iniiatia priada, asoiaiones iiles, organi7aiones,undaiones, o setores ounitarios, odelos i
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Modelos de ProducciónModelos de ProducciónPodemo' iden%i+ic#r rio' mode*o' de producción, que re'ponden # di+eren%e'nece'id#de', in%ere'e' y c#p#cid#de'.
Aateur$ aicionados " de la comunidad8 depende de voluntarios, " no de la ta(uilla# Estemodelo responde a la carencia de inraestructura (ue permita la proesionaliación íntegra de(uienes se interesan en las artes esc2nicas#
Esolar$ programas escolares " temarios cl&sicos#
E
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Modelos de ProducciónModelos de Producción
(e +ara $ reduce los ormatos de e%presión, el número de ejecutantes " de espectadores#
)niersitario$ recintos universitarios8 es realiado por estudiantes " proesionales# 9ienen modelosde producción mu" establecidos#
Oiial$ responde a políticas culturales " cuenta con patrocinio institucional#
Coerial$ el valor de la producción est& determinada por el dinero, " no por el valor artístico#
Proesional$ 9odos a(uellos creadores, ejecutantes e int2rpretes 6autores,actores, actrices, directores, dise5adores, músicos, cantantes, coreógraos,bailarines7, (ue viven de su proesión " trabajan por pro"ecto#
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e!inición de M"#"$Ne!inición de M"#"$N
Es la e%presión conceptual de lo (ue es " 'ace una organiación# Es la e%posiciónclara " especíica con un mensaje conciso, directo " convincente (ue resume lara7"n de ser " los distintivos principales de un grupo, institución "4o pro"ecto " su
compromiso social#
3intetia " comunica el sentido, la naturalea, la ilosoía, el espíritu, los valores, ladimensión social, el alcance " la perspectiva de impacto del pro"ecto#
1esponde a las preguntas >?ui@nes soos ?u@ Baeos Porqu@ Para qu@Para qui@nes 8 C"o
!a isi"n ES E! PROP#SI&O
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e!inición de %"#"$Ne!inición de %"#"$N
!a visión es la capacidad de ver m&s all&, en tiempo " espacio, " por encima de losdem&s,, ver con ojos de la imaginación, el resultado inal (ue se pretendealcanar#
Es la visualiación del pro"ecto de la organiación en un período de al menos :a5os# E%plica la importancia de realiar el pro"ecto desde la misión de laorganiación gestora " sus valores#
1esponde a las preguntas$ >(e d"nde enios 8 .aia d"nde aos
!a 6isi"n ES !A I$&E$CI#$
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imensión del Proyectoimensión del Proyecto O*4E&I6OSDescripción de los logros o inalidades generales 8 espeias (ue sepretenden alcanar con el desarrollo del pro"ecto a orto, ediano " largopla7o# Establecen los lineamientos " par&metros (ue regir&n las acciones aseguir# A"udan a determinar el tipo 8 el n:ero de las atiidades (ue deber&nllevarse a cabo#
E&ASProdutos onretos (ue se obtendr&n durante " al inaliar el pro"ecto# !asmetas son la precisión cuantitativa de las actividades, acciones o productosresultantes del pro"ecto#
!as metas deben ser uantiia;les 8 los produtos ualiia;les#
3e e%presan en n:eros, antidades 8/o porentaes#Marisa de !eón
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%alor artístico %alor artístico
Contar con los e(uipos artístico " creativo concebidos "
seleccionados para el pro"ecto, conociendo su
disponibilidad " condiciones para trabajar#
9ambi2n se reiere a la originalidad " características
est2ticas particulares del pro"ecto#
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%alor contextual %alor contextual
Est& relacionado con el conte%to general " particular del
pro"ecto, así como con las circunstancias para su
realiación 6estival, 'omenaje, comisión, conmemoración
de ec'a, aniversario del oro7#
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Es mu" importante ubicar el pro"ecto en t2rminos del sector social al (ue est&
dirigido, " deinir el peril del p:;lio al (ue interesa captar$ público inantil, de la
tercera edad, jóvenes universitarios, etc2tera#Es importante considerar las aria;les deogr+ias 6g2nero, edad, tama5o de
la amilia, religión, raa, estado civil, nivel de educación " nivel de ingresos78 las
aria;les geogr+ias 6el barrio o colonia, la localidad o estado, la ciudad, la
región " el país7 " las aria;les psiogr+ias 6el estrato, clase social, '&bitos "
estilo de vida, intereses, consumo de medios, opiniones " actividades7#
Se relaiona diretaente on los estudios de p:;lio#
estinatariosestinatarios
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&inanciamiento y 'dministración
&inanciamiento y 'dministración
(ueves 2) de septiembre(ueves 2) de septiembre
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&uentes de !inanciamiento&uentes de !inanciamiento
!as estrategias (ue se utiliar&n para obtener los recursos económicos necesarios dependende la naturalea del pro"ecto# Es posible (ue conlu"an varias de las estrategias " uentes deinanciamiento (ue se puedan implementar, lo importante es (ue ninguna de ellas distorsione
o condicione el contenido, orientación, calidad est2tica o uturo del pro"ecto# ;eneraringresos supone un permanente ejercicio de imaginación#
Conviene se5alar (ue el trabajo del productor ejecutivo no implica necesariamente allegarrecursos económicos para el pro"ecto, sino cuidarlos " administrarlos para (ue seanutiliados de la mejor manera " de acuerdo con lo presupuestado#
3e conocen cuatro tipos undamentales de procedencia de ingresos$ directa, indirecta,interna " e%terna, sin embargo, en cada una de ellas pueden intervenir uno o varios de losagentes, tales como el gobierno ederal, los gobiernos estatales " municipales, losideicomisos, undaciones " asociaciones ilantrópicas, adem&s de la sociedad civil engeneral, colectivos, universidades, asociaciones civiles, empresas " negocios#
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*+%"#"$N + "NG*+#,#*+%"#"$N + "NG*+#,#
Aportaiones
Materiales, bienes o servicios, en dinero o en especie$ materias primas,
promoción, impresos, transportes, vestuarios, pintura, etc#
(ireta Presupuesto propio inicial, ondo común, aportaciones individuales
Indireta Su;sidio o su;eniones p:;lias 8 priadas
Establecen un monto de recursos económicos (ue se asignan permanente operiódicamente a un organismo, institución, grupo o compa5ía para inanciarsus programas, pro"ectos " operación cotidiana#
(onatios 8 *eas3olicitudes directas a undaciones, organiaciones e instituciones8
importante conocer las ec'as de las convocatorias " asegurarse de cumplircon todos los re(uisitos de las bases#
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Producción en común, donde dos o m&s uentes inancierasinvierten su capital 6dinero, bienes o servicios7 para inanciar un
evento, donde la responsabilidad " el riesgo son compartidos#
eena7go, ilantropa o altruiso
Apo"o desinteresado a pro"ectos no lucrativos# Debido a laglobaliación, esta modalidad suele trascender las ronterasnacionales " establece relación con organismos " undacionesinternacionales#
Pr@staos /ancos, empresas, amiliares, etc# Cuidar las condiciones, ec'aslímite, intereses, etc#
Patroinios *egociación de apo"os económicos con empresas públicas o
privadas a cambio de beneicios previamente convenidos a trav2s depublicidad, promoción de su imagen o productos#
Coprodui"n
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Organi7ai"n de eentos espeiales Fiestas, convivios, rias, bailes, sorteos, ventas de garaje, club de amigos#
Interna Coeriali7ai"n de seriios
E
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Procuración de &ondosProcuración de &ondos
1= Ela;orai"n o reisi"n del douento de presentai"n del pro8eto
2= Clariiar qu@ se neesita 8 a qui@n se le soliitar+
D= (einii"n de propuestas para donantes
= Inestigai"n so;re posi;les donantes 8 uentes de inaniaiento
F= (esarrollo de ontatos, relaiones 8 itas
G= Ela;orai"n del plan de o;teni"n de ondos
H= Apro;ai"n o reBa7o a soliitudes= Agradeiiento 8 seguiiento
9= Cupliiento de oproisos adquiridos
10= Ealuai"n 8 douentai"n
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Planes para
Patrocinadores
Planes paraPatrocinadores
Montos de participación Plan Paquete
De $ 1,000.00 a $ 5,500.00 1 A
De $ 6,000.00 a $ 10,000.00 2 A + B
De $15,000.00 a $20,000.00 3 A + B + C
De $25,000.00 a $35,000.00 4 A + B + C + D
De $36,000.00 a $50,000.00 5 A + B + C + D + E
Más de $50,000.00 6 F
A7 1ecibo deducible de impuestos del I31 por el del monto de participación
? !ogotipo en el programa de mano del evento? Invitación al estreno del evento? @ boletos de cortesía para cual(uier unción
/7 !ogotipo en el programa general de actividades 6especiicar tiraje7? !ogotipo o mención en la p&gina de internet del grupo o oro? Cr2dito en todos los impresos (ue se realicen 6cartel, postal, volante, etc#7
? boletos de cortesía para cual(uier unción
C7 Pa(uete de libros " discos? B boletos de cortesía
D7 Programa de lujo
? Inclusión en el pendón con todoslos patrocinadores? boletos de cortesía
E7 Cena privada con los artistasparticipantes en el evento? Foto con el artista o elenco
? 1egalo autograiado por el artista?
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Posibles Gastos de ProducciónPosibles Gastos de Producción
C!"#A"AC$!E% A&'($&E#E% CMP#A% #EA&$)AC$!E%
PE#%!A& PE#AC$*! E%"$*! $!,E%"$AC$*! P#MC$*!
Creativo Papelería Derechos de autor Documetaci! Pu"licidad
#rtístico otocopias Permisos %raducci! Mar&eti'
#dmiistrativo %el()oo *mpuestos oto'ra)ía %a+uillas
#poo Correo *)ormática Dise-os Presa
%(cico Mesaería /eparacioes Ma+uetas olletos
vetual #l+uileres ocales Muestrarios Posters
Mao de o"ra lectricidad ala Pro'ramas
oras e4tra #'ua oletae *mpresos
as e'uros *sercioes
#rchivos Mateimieto Distri"uci!
Perecederos Cateri' ouveirsMarisa de !eón
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C!"#A"AC$!E% A&'($&E#E% CMP#A% #EA&$)AC$!E%
C!%"#(CC$*! %!$D $&(M$!AC$*! ,A#$% $#A%
Ma+ueta +uipos ocos *mprevistos m"alaesceo'ra)ía Citas iltros o micas sti"adores 9iáticos
:tilería ra"acioes ámparas Propias ospedae
9estuario )ectos Cadeas erraes e'uros
%itorería studio Ca"les Muda7as %rasporte
Ma+uillae dici! o"os 9isas
Pelu+uería *strumetos )ectos 4ceso de
;apatería car'a
#ccesorios
)ectos especiales
Posibles Gastos de ProducciónPosibles Gastos de Producción
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PA#"$DA C!CEP" $MP#"E ""A&
Plaeaci!, esti! #dmiistraci!
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PA#"$DA C!CEP" $MP#"E ""A&
Di)usi! Dise-o 'rá)ico*mpresos =a))iche,
postal,Pro'rama de maooto'ra)ía*sercioes e presaDistri"uci!/e)or7amieto
$$
$$$$$
- 4./...0..
%emporada @!mia
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$!#E%% E%"$MAD%
APorcetae de
a)orodel recito
B #)oro del
recito!780 Butacas
C Precio "oleto*'reso ruto
- 50..
D*mpuestos #plica"les
3.
E
*'reso@eto A )uci!
F *'reso @eto%emporada9 2. F(!
100 ?00 $ 30,000.00 $ B,000.00 $ 21,000.00 $ ?20,000.00
B0 360 $ 2,000.00 $ ,100.00 $ 1,B00.00 $ 3,000.00
0 320 $ 2?,000.00 $ ,200.00 $ 16,00.00 $ 336,000.00
72 288 $ 21,600.00 $ 6,480.00 $ 15,120.00 $ 302,400.00
0 20 $ 21,000.00 $ 6,300.00 $ 1?,00.00 $ 2B?,000.00
60 2?0 $ 1,000.00 $ 5,?00.00 $ 12,600.00 $ 252,000.00
50 200 $ 15,000.00 $ ?,500.00 $ 10,500.00 $ 210,000.00?0 160 $ 12,000.00 $ 3,600.00 $ ,?00.00 $ 16,000.00
30 120 $ B,000.00 $ 2,00.00 $ 6,300.00 $ 126,000.00
24 96 $ 7,200.00 $ 2,160.00 $ 5,040.00 $ 100,800.00
20 0 $ 6,000.00 $ 1,00.00 $ ?,200.00 $ ?,000.00
10 ?0 $ 3,000.00 $ B00.00 $ 2,100.00 $ ?2,000.00
Fór8ulas #e:la de 3 (B x 75) (C x 30%) ( C - D ) ( E x 20 )
+s-uema de viabilidad+s-uema de viabilidad
M a r i s a d e ! e ó n
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+structura de la,rgani.ación
+structura de la,rgani.ación
%iernes /0 de septiembre %iernes /0 de septiembre
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+-uipos de traba1o+-uipos de traba1o
;rupo organiado de personas con 'abilidades, conocimientos,
e%periencias " características particulares " dierentes, (ue
contribu"en conjunta " coordinadamente al logro de un objetivo
compartido#
Centro de Liderazgo Universidad
dol!o "ba#ez
Marisa de !eón
(IREC&OR OR'A$I'RAA (E
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AR&JS&ICO
COOR(I$A(OR-'ERE$&E(E PRO()CCI#$ PRO()C&OR
E4EC)&I6O
(iseño de esenograa
(iseño de iluinai"n
(iseño de estuario
Coreograa
:sia
(iusi"n 8 Rel= P:;lias
PRO()C&OR
Eleno
*ailarines
Orquesta
E?)IPO AR&JS&ICO
AsistentesAprendices)oluntarios
Cantantes
(iseño de utilera
E?)IPO (EREA!IKACI#$
4ee de oro
&@nios
Iluinai"n Sonido &rao8a
Coordinador teatro
&raspunte
Sonido
Construi"n
Aesorios
aquillae
Eetos espeiales
Carpintera .errera
Pintura es@nia
Costura
E?)IPO &LC$ICO (E!&EA&RO
E?)IPO CREA&I6OOR'A$I'RAA (E
PRO()CCI#$PROC)RA(OR (E
3O$(OS
Marisa de !eón
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+3"P, + P*,3CC"$N+3"P, + P*,3CC"$N
Produc%or
Es el responsable del inanciamiento del espect&culo#3elecciona la obra, nombra al director, plantea unaserie de premisas del pro"ecto " gestiona el teatro,adem&s de estar presente en las decisionesundamentales del pro"ecto# Por lo general es unainstitución o empresa cultural#
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Coordin#dor de producción
Planea " dise5a el proceso de producción, en tiempo,espacio " acciones# 3e encarga, en la pr&ctica, de laorganiación 'umana, t2cnica " administrativa delpro"ecto a partir de la sistematiación de cada etapa
del proceso " por departamento 6escenograía,iluminación, vestuario, utilería, etc2tera7#
Marisa de !eón
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/eren%e de producción
Administra el dinero, contrata al elenco, a los e(uiposartístico " creativo, " al personal de apo"o# Enocasiones se ocupa de la promoción publicitaria de laobra, junto con el responsable de diusión " de
relaciones públicas# 9ambi2n llega a gestionar las giras#
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Produc%or e$ecu%i&o
!iteralmente ejecuta la producción, respetando loscriterios artísticos " est2ticos determinados por eldirector, el escenógrao " el e(uipo creativo# Coordinalas actividades de los e(uipos de trabajo 6creativo,artístico " t2cnico78 a"uda a resolver las necesidadesadministrativas, t2cnicas, logísticas " operativas#
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Per!iles del productorPer!iles del productor
Productor administrativo
Productor t2cnicoProductor artístico
Productor ejecutivo
Productor curador
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'ctividades por e-uipo 'ctividades por e-uipo
Importancia de deinir las actividades de cada e(uipo en cada etapa del proceso#
Constante problem&tica en la autogestión#
;#EA P#EP#D(CC$*!E!%A
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;#EA P#EP#D(CC$*!E!%A?=a
@ utiler=a
/euioes codirector productor,ilumiaci! vestuarioirma cotrato*vesti'a so"re lao"ra #ali7a i)ormaci!del teatroPrepara dise-os "ocetosPreseta ma+uetaPresetapresupuestoCosi'uereali7adoresace propuestaspara 'ira
Preseta proecto atoda la compa-ía #siste a esaosupervisareali7aci! etallereselecci! demo"iliario materiales accesorios =compra,costrucci!, reta>tre'a ivetario li"reto t(cico #siste supervisamotae, esaost(cicos 'eeralesCo)irma austes #tiede sesi!
)oto'rá)ica
#tiede estreo/eali7a austesDe)ie a t(cicostareas e temporadaMateimieto est(tico,aca"ados reto+ues aesceo'ra)ía utilería
#tiede desmotaeupervisa etre'a,devoluci! em"alae almaceamieto demateriales elemetos de utilería esceo'rá)icostre'a istalacioesCo)irma ivetariola"ora i)orme #tiede evaluaci!
$lu8inación
Audio
,estuario
etc0 etc0 M a r i s a d e ! e ó n
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Plan de traba1oPlan de traba1o
.na ve deinidas los objetivos, actividades " tareas (ue cada e(uipo de trabajo "
persona debe realiar, procede asignar los tiempos " las estrategias de trabajo#
Conviene preguntarnos Cu&ndo " Cómo# De esta orma podremos ordenar en el
tiempo las actividades, evaluando su cumplimiento o posibles ajustes#
El plan de trabajo e%plica la orma en (ue se organian, suceden, complementan "
coordinan las dierentes tareas#
Es un instrumento 6'erramienta7 de planiicación " gestión (ue proporciona las
condiciones para planiicar el trabajo, " es la guía para llevar a cabo ese trabajo
durante el periodo en cuestión#
El plan de trabajo sirve como guía de las acciones a emprender para alcanar los
objetivos " para justiicar las acciones#Marisa de !eón
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Plan de traba1oPlan de traba1o
Acciones Actiidad "area $nicia Finalia #esponsale
Marisa de !eón
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CronogramaCronograma
Es un instrumento mu" útil para planear " dar seguimiento a las actividades(ue se re(uieren para realiar el pro"ecto#
Es una matri de doble entrada en donde se identiican las actividades " su
realiación ordenada en el tiempo#
Permite visualiar en un solo documento las actividades a desarrollar, lostiempos destinados, " a los responsables de realiar cada una#
!as actividades se ordenan " distribu"en cronológicamente según la duraciónde cada una de ellas " según su ubicación lógica a lo largo del pro"ecto#
A partir de un cronograma es actible determinar la aplicación de los recursos
necesarios para llevar a cabo cada actividad# Marisa de !eón
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CronogramaCronograma
Actiidades M#/;< #/* M#E< F:@*<
1 2 3 ? 1 2 3 ? 1 2 3 ? 1 2 3 ?
*te'rar proecto
estioes
/euioes creativos
Presupuesto
saos
Procuraci! odos
Dise-os
/eali7aci!
tre'a Producci! Di)usi!
Motae
streo
%emporada
Desmotae
*)orme
Di#-r#m# de /#n%%
M a r
i s a d e ! e ó n
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Calendarios4 agendas45Calendarios4 agendas45&(!E% MA#"E% M$#C&E% (E,E% ,$E#!E% %;BAD DM$!
MA#) 1
/eui! de director co productor productor eecutivo=preveir proecto>
MA#) 1
/eui! director co productoreecutivo
MA#) 1
/eui! director+uipo creativo artístico=preveir li"retos>
MA#) 2.
/euioesidividualesco el productoreecutivo
MA#) 21
/euioesidividualesco el productoreecutivola"oraci! de
cotratos
MA#) 22
la"oraci! decotratos "uscar lu'ar de esaos
MA#) 23
la"oraci! decotratos "uscar lu'ar deesaos
MA#) 24
/eui! director productorco dise-adoresela"oraci! dise-os
MA#) 25
/eui! director productorco dise-adoresela"oraci! dise-os
MA#) 26
/eui! productorco dise-adoresirma de cotratos
MA#) 2
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+tapas del proceso+tapas del proceso
PREPRO()CCI#$"nicio del proyecto $asta la entrada al !oro
%planeación, ensayos y realización&
PRO()CCI#$'ontaje, ensayos t(cnicos y generales
COERCIA!IKACI#$)streno y temporada
POSPRO()CCI#$*esmontaje, cierre administrativo y operativo, y evaluaciónMarisa de !eón
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P*+P*,3CC"$NP*+P*,3CC"$N1eunión con convocante
Prepara, reúne " organia la inormación del pro"ecto;estiona uentes de inanciamientoCoordina reuniones con director, creativos, patrocinadores "4o coproductores, teatroConsulta con dise5adoresDise5a la producciónAdministra los recursosAdapta ormatos
3olicita presupuestosCotia elementos esc2nicos$ materiales " realiaciónConcreta presupuesto1ealia an&lisis " es(uema de viabilidadInvestiga aspectos legales, gestiona " solicita permisos " registrosElaboración " irma de contratos;estiona " acondiciona lugar para ensa"os
Fotocopia libretos, partituras, planos, documentos#Prepara ic'a t2cnica;estiona teatroConsigue ic'a de oro " planosPreviene girasAdministra la contabilidad3upervisa todos los departamentos según ruta crítica, presupuesto " calidad3eguimiento de acuerdosInicia proceso de evaluación
Atiidades del Produtor
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+N#'6,#*+'7"'C"$N 6 P*,3CC"$N
+N#'6,#*+'7"'C"$N 6 P*,3CC"$N Apo"a desarrollo de las audiciones
Prepara elementos sustitutivos para ensa"os
3upervisa el trabajo en los talleres 6construcción " realiación7Consigue materiales " elementos de la producción 6compra, renta, pr2stamo7
-rgania embalaje " transporte al teatroPreviene " coordina montaje " temporada
Conirma teatro " personal t2cnicoInventarios deinitivos
1ecepción de toda la producciónPrepara " entrega libro t2cnico
Previene alimentos, catering " boti(uínAsigna camerinos
Distribu"e invitaciones al estrenoCoordina " supervisa proceso de montaje
Conirma posición " uncionamiento de todo
Asiste " acilita ensa"os t2cnicos " generalesConirma ajustes del director por &reaApo"a sesión otogr&ica.bica lugar de resguardo
3upervisa diusión3eguimiento a patrocinadores
Prepara ic'a t2cnica para gira " comunicación ormal con otros presentadores
Inicia cierre administrativoMarisa de !eón
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9+MP,*'' 6 C,M+*C"'7"'C"$N9+MP,*'' 6 C,M+*C"'7"'C"$N
Atiende el estreno
Asegura asientos a patrocinadores e invitados especiales
3upervisa coctel
Asigna tareas al asistenteCuidado est2tico " mantenimiento de la producción
3upervisa gastos de operación
Controla ingresos de ta(uilla " reportes de asistencia
3eguimiento a la diusión
Previene develación de placaPreviene continuidad de temporada
Cumple compromisos con patrocinadores
Continúa cierre administrativo, comprobación de gastos " contabilidad
1ealia giras
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P,#P*,3CC"$NP,#P*,3CC"$NPreviene devolución de rentas " pr2stamos
-rgania embalaje " transporte
Previene lugar de almacenamiento
Coteja " cierra inventarios
-rgania " coordina desmontaje
-rgania venta de oro " salida de todo
Entrega e(uipos e instalaciones
Cierre inal de cuentas en banco, ingresos, gastos " comprobaciones
/alance inanciero
1eúne materiales de todas las &reas
-rgania arc'ivo
Coordina evaluación
1edacta " presenta inorme general
Arma dossier, carpeta de prensa
Envía cartas de agradecimiento
3olicita carta de ini(uito de responsabilidades administrativasMarisa de !eón
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+La evaluación es un proceso sistemático mediante el cual se
obtiene la in!ormación necesaria sobre los resultados,
previstos o no, y el !uncionamiento de un proyecto cultural
para saber en u( medida se logran los objetivos y se
desarrolla la producción, y poder tomar as- las decisiones
oportunas para reconducir dic$o proyecto mediante la
modi!icación de cualuiera de sus aspectos./
David 1oselló
+valuación+valuación
Para realiar una evaluación es necesario establecer
criterios, instrumentos, par&metros e indicadores como'erramientas para orientar el proceso#
Es importante deinir (u2 se evalúa, por (u2, para (u2,(ui2n " a (ui2n o (u2, cu&ndo " cómo#
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"ntroducción a la
organi.ación deGiras 'rtísticas
"ntroducción a la
organi.ación deGiras 'rtísticas
#ábado :; de octubre#ábado :; de octubre
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Initai"n
Prograas instituionales
Prooionales
Residenias artstias
Pro8etos aad@ios
Intera;ios
Conte
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C,N,C+* +&"N"* G+#9",N'* 9*'M"9'* C,,*"N'*
G Condiciones generales de la gira 6ec'as, lugares, 'onorarios7
G *ecesidades t2cnicas " operativas del grupo artístico
G Características de las presentaciones " actividades complementariasG Características generales " condiciones t2cnicas de los espacios
G Intercambiar la inormación para ajustar lo necesario
G Firma de contratos
G )isas, pasaportes, permisos, registrosG 9raslados " transportes
G !ogística general " especíica por sede$ 'oteles, alimentos, oros
G Programas " agendas de trabajo
G Mecanismos " estrategias de diusión
C,N,C+* +&"N"* G+#9",N'* 9*'M"9'* C,,*"N'*
G Condiciones generales de la gira 6ec'as, lugares, 'onorarios7
G *ecesidades t2cnicas " operativas del grupo artístico
G Características de las presentaciones " actividades complementariasG Características generales " condiciones t2cnicas de los espacios
G Intercambiar la inormación para ajustar lo necesario
G Firma de contratos
G )isas, pasaportes, permisos, registrosG 9raslados " transportes
G !ogística general " especíica por sede$ 'oteles, alimentos, oros
G Programas " agendas de trabajo
G Mecanismos " estrategias de diusión
PlaneaciónPlaneación
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Negociar con el presentadorNegociar con el presentador
(einir
G !as condiciones inancieras
G !a orma " los mecanismos de cada una de las transacciones
G Fec'as " la orma de pagoG *ecesidades de operaciones bancarias o en casas de cambio
Prourar
G Hue el pago de 'oteles, transportes " alimentos los cubra el presentador
G Puntualidad en las operaciones inancieras#G 1egistrar cada movimiento inanciero, respaldado por recibos, acturas "
comprobantes#
G Demostrar al presentador claridad " transparencia en todas las operaciones#
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< uién paga -ué= cuándo y cómo >< uién paga -ué= cuándo y cómo >
'astos preios Material promocional
ComunicacionesEnvíos de pa(ueteríaCompra de materialesPasaportes " visas3eguros
Elementos sustitutosEmbalajeAgencia aduanalEnvíos de carga9r&mites
'astos de operai"n
Estibadores
9a%isPropinasEmergencias m2dicas!avandería9intorería
Consumibles
'astos de iae
0onorarios9rasladosE%ceso de e(uipaje0ospedajeAlimentación
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Initai"n o arta oproisoM documento ormal de inter2s en presentar al grupo con
puntos de acuerdo " condiciones generales#
(iretorio de ontatosM Presentador, director artístico, coordinador t2cnico " deproducción, responsables de diusión, relaciones públicas, inanas " jurídico#
3iBas 8 planos t@niosM Capacidad del auditorio, características del oro, planos a
escala del escenario, parrilla, iluminación, audio, bac0line, lista de canales, personal t2cnico#
&ransportai"nM Características " dimensiones del transporte re(uerido para la compa5ía
" la carga#
.ospedaeM Cantidad " distribución de las 'abitaciones re(ueridas 6rooming list 7#
Initai"n o arta oproisoM documento ormal de inter2s en presentar al grupo con
puntos de acuerdo " condiciones generales#
(iretorio de ontatosM Presentador, director artístico, coordinador t2cnico " deproducción, responsables de diusión, relaciones públicas, inanas " jurídico#
3iBas 8 planos t@niosM Capacidad del auditorio, características del oro, planos a
escala del escenario, parrilla, iluminación, audio, bac0line, lista de canales, personal t2cnico#
&ransportai"nM Características " dimensiones del transporte re(uerido para la compa5ía
" la carga#
.ospedaeM Cantidad " distribución de las 'abitaciones re(ueridas 6rooming list 7#
ocumentos de traba1oocumentos de traba1o
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Aspetos legalesM Contrato, )isas, licencias, permisos " autoriaciones necesarias,
seguros, ianas#
CouniaionesM Políticas " estrategias# 1egistros#
Autori7aiones para grabar en video, 9), radio, otograías " entrevistas#
Ealuai"n e inoreM Cumplimiento de objetivos, metas " resultados# Indicadores#
/it&cora de viaje$ 1egistro detallado de todos los acontecimientos de la gira 6otos "
video7#
Aspetos legalesM Contrato, )isas, licencias, permisos " autoriaciones necesarias,
seguros, ianas#
CouniaionesM Políticas " estrategias# 1egistros#
Autori7aiones para grabar en video, 9), radio, otograías " entrevistas#
Ealuai"n e inoreM Cumplimiento de objetivos, metas " resultados# Indicadores#
/it&cora de viaje$ 1egistro detallado de todos los acontecimientos de la gira 6otos "
video7#
ocumentos de traba1oocumentos de traba1o
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$o;re del grupo o opañaM
PasM
(isiplina artstiaM
Idioas (ue 'abla la compa5ía$ContatosM ;erente de gira4producción, 1tage manager , Director t2cnico, Director artístico,
1elaciones públicas, Administrador#
PersonalM Cantidad de directores, actores, bailarines, músicos, cantantes " t2cnicos (ue viajan#
*ombre completo, actividad, nacionalidad, ec'a de nacimiento, pasaporte, ec'a de e%piración,
país, tipo de sangre, medicamentos, alergias, datos del seguro m2dico, umadores, alimentación
especial 6vegetarianos7#
.ospedaeM Cantidad de 'abitaciones sencillas, dobles "4o triples re(ueridas# Ane%ar reparto
62ooming List&
4ee 5 C#')e M Costo, pa(uetes, orma de pago de 'onorarios " vi&ticos o dietas 6 per diem7
$o;re del grupo o opañaM
PasM
(isiplina artstiaM
Idioas (ue 'abla la compa5ía$ContatosM ;erente de gira4producción, 1tage manager , Director t2cnico, Director artístico,
1elaciones públicas, Administrador#
PersonalM Cantidad de directores, actores, bailarines, músicos, cantantes " t2cnicos (ue viajan#
*ombre completo, actividad, nacionalidad, ec'a de nacimiento, pasaporte, ec'a de e%piración,
país, tipo de sangre, medicamentos, alergias, datos del seguro m2dico, umadores, alimentaciónespecial 6vegetarianos7#
.ospedaeM Cantidad de 'abitaciones sencillas, dobles "4o triples re(ueridas# Ane%ar reparto
62ooming List&
4ee 5 C#')e M Costo, pa(uetes, orma de pago de 'onorarios " vi&ticos o dietas 6 per diem7
"n!ormación del grupo"n!ormación del grupo
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$o;reM
(isiplina 8 g@nero M
(urai"n totalM *úmero de actos, duración de cada uno# *úmero de intermedios " duración#
(esripi"n del espect&culo$
Descripción de las atiidades opleentarias$ t2cnicas " de espacio, cantidad mínima "
m&%ima de participantes, tiempos de duración#
3iBa t@nia del espet+uloM 1e(uerimientos de espacio, t2cnicos, de personal, operativos "
logísticos#C#%erin-M en camerinos para montaje, unciones " actividades complementarias#
Carga M Cantidad " descripción de cada piea o bulto inclu"endo e(uipaje personal " carry3on
6contenido " aspecto, peso, dimensiones, volumen total calculado, valor estimado de la carga "
de cada piea#
$o;reM
(isiplina 8 g@nero M
(urai"n totalM *úmero de actos, duración de cada uno# *úmero de intermedios " duración#
(esripi"n del espect&culo$Descripción de las atiidades opleentarias$ t2cnicas " de espacio, cantidad mínima "
m&%ima de participantes, tiempos de duración#
3iBa t@nia del espet+uloM 1e(uerimientos de espacio, t2cnicos, de personal, operativos "
logísticos#C#%erin-M en camerinos para montaje, unciones " actividades complementarias#
Carga M Cantidad " descripción de cada piea o bulto inclu"endo e(uipaje personal " carry3on
6contenido " aspecto, peso, dimensiones, volumen total calculado, valor estimado de la carga "
de cada piea#
"n!ormación del espectáculo"n!ormación del espectáculo
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InentarioM 1elación de los e(uipos, utilería 6 props&, elementos escenogr&icos e instrumentos
(ue viajan con la compa5ía
aterial prooionalM Carpeta del grupo o dossier, 'istoria del grupo presentaciones, giras,
premios, reconocimientos, currícula, semblanas individuales, otograías recientes de los
participantes " del espect&culo, videos, repertorio, discograía, críticas, entrevistas, e%tractos "
boletín de prensa, discos, posters, olletos, souvenirs, etc#
Prograa de ano M Imagen, tipograía, notas, cr2ditos, agradecimientos, logotipos, etc#
InentarioM 1elación de los e(uipos, utilería 6 props&, elementos escenogr&icos e instrumentos
(ue viajan con la compa5ía
aterial prooionalM Carpeta del grupo o dossier, 'istoria del grupo presentaciones, giras,
premios, reconocimientos, currícula, semblanas individuales, otograías recientes de los
participantes " del espect&culo, videos, repertorio, discograía, críticas, entrevistas, e%tractos "
boletín de prensa, discos, posters, olletos, souvenirs, etc#
Prograa de ano M Imagen, tipograía, notas, cr2ditos, agradecimientos, logotipos, etc#
"n!ormación del espectáculo"n!ormación del espectáculo
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ocumentos del Grupoocumentos del GrupoMaterial FecGa de
solicitud
FecGa de
en=o
Medio Acuse !otas
Carpeta del 'rupo
9ideos, discos
Material promocioal
Copia de pasaportes
Cotrato o coveio
actura
ospedae ( rooming)
Cuestioarios
icha %(cica
Plao de esceario
Plao de ilumiaci!
Descripci! car'a
*vetarios
Camerios
Cateri'Marisa de !eón
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"nventarios del grupo"nventarios del grupo
Cantidad Ele8ento
Descripción Peso
Medidas ,olu8en ,alor
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irectoriosirectorios
#A!$)AC$*! P#D(CC$*! < &H%"$CA
P/@%#D
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'genda de 'ctividades 'genda de 'ctividades
FecGa Jora Actiidad Detalles
Marisa de !eón
'genda'gendaMarisa de !eón
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'genda 'gendaFecGa J#A Actiidad Detalles
,iernes1>sep>.
05L00 a.m. Cita e el aeropuerto D %ermial 2
0L?5 a.m. 9uelo directo a #tlata, #
DE&"A A$# &$!E% .364C!di'o de reservaci!L C"3 Gours and 25 8inutes
12L0B p.m. le'ada a #tlata outh %ermial
#enaissance Concourse Jotel1 arts)ield Cetre Par&a, #tlata, eor'ia 3035? :#PhoeL 1N?0?N20BNBBBB a4L 1N?0?N
305N23?3%iee imasio al"ercaO
#eseracionesu'eioL 13062a"rielL 1316?3 #ar!L 13131BMarisaL 1320BB
03L00 p.m. trevista staci! de /adio
Do8in:o21>sep>.
01L00 p.m. oud chec& e pive all Clato tate :iversit
.3.. p080
Concierto en el %pie@ JallClato tate :iversit2000 Clato tate lvd.Morro, # 30260
PhoeL =6> ?66N?200httpLGGspivehall.or'
ParaL ivitados especiales del CuerpoCosular los Patroes del pive all co el apoo de eslie ordo del/ialto Ceter )or the Per)ormi' #rts
ivitaremos a 'ete de la comuidad deFa77 e #tlata.
&unes22>sep>.
Desauo alida a aeropuertole'ada a aeropuerto
0L30 p.m. 9uelo directo a D
DE&"A A$# &$!E% .36C!di'o de reservaci!L C"3 hour=s> ad 25 miute=s>
0BL55 p.m. le'ada a D %ermial 2
%GoK L D=a FecGa %ound CGec %GoK "i8e Eento &u:ar Duración
Filipinas
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1 ues 23N)e" 3L00 PM L30 PM m"ass Per)ormace Nac"(
ree"elt outai #rea 1 hora N 1 1G2 horas
2 Martes 2?N)e" 2L00 PM 2L00 PM! 3L00 PM
Campus or&shop %our Nac"(
Philippie @ormal :iversit 1 hora N 1 1G2 horas
Mi(rcoles 25N)e" N N No Show
3 Fueves 26N)e" 1L00 N 5L00 PM 6L30 PM *teratioal Fa77 ala CaptaiQs ar, Madariotel
9ieres 2N)e" C#@C#D<@o ho
BL00 #MBL00 PM
trevistaotel Per)ormaces
%9L Mori'sR#@CMartiiQs, Madari otel
1N2 pie7as
? á"ado 2N)e" 11L00N12L00 PM otel Per)ormaces MartiiQs, Madari otel 1N2 pie7as
Domi'o 1Nmar @o sho @o sho ,iaNe a Jon: Oon: otel olida * olde
Mile
5 ues 2Nmar 5L30 PM 6L30 a L00 PM Cocert Chia' Che tudio %heatreS Poltechic :iversit
B0 miutos
6 Martes 3Nmar L00 PM L30 a 10L15 PM Cocert %he Melti' Pot B0 miutos
Mi(rcoles ?Nmar 5L30 N 6L00 PM L00 a BL00 PM MacaoCocierto p8"lico al aire li"re
Pla7a do eal eado 120 miutos
Fueves 5Nmar N N ,iaNe a $ndonesia %he ulta otel Fa&arta=ilto>
L00 PM L30 # L30 PM 4posici! Tatitudes etrásitoU
B 9ieres 6Nmar 5L15 PM 5L?5 a 6L30 PM Fa&arta *teratioal Fava Fa77estival Fa&arta Covetio Ceter
Cedraasih 3
60 miutos
10 á"ado Nmar 10L00 p.m. 11L00 # 12L00 PM Fa&arta *teratioal Fava Fa77
estival
Fa&arta Covetio Ceter
o""
60 miutos
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+valuación de la Gira+valuación de la Gira
C!CEP" CA&$F$CAC$*!
P&A!EAC$*! < #A!$)AC$*!
Comuicaci! e itercam"io de i)ormaci! co elpresetador
Comuicaci! e itercam"io de i)ormaci! co el 'rupo
Cotratos
Pla de tra"ao a'eda de actividades
*vetarios
Datos de la compa-ía
Datos presetador su e+uipo de tra"ao
Datos otel
Datos sedes )oros
F E
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+valuación+valuación
C!CEP" CA&$F$CAC$*!
&H%"$CA DE &A $#A
*tierarios de viae
/ecepci!
*)ormaci! local =directorios, mapas, su'erecias>
Calidad del hotel
acilidades e hotel =restaurate, lavadería, iteret>
%rasporte local
Putualidad
Pa'o de viáticos
Pa'o de hoorariosMarisa de !eón
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+valuación+valuación
C!CEP"
A%PEC"% "C!$C%
Cuestioario de la compa-ía
Cuestioario del 'rupo
Plaos t(cicoselecci! del )oro
oluci! a re+uerimietos t(cicos
#daptacioes t(cicas
+uipamieto t(cico
Persoal t(cicoMotae
saos
ucioes
Camerios
Comuicaci! or'ai7aci! itera
C!CEP"
P#MC$*!
*)ormaci! e la pá'ia e"
trevistas cocertadas reali7adas
Pu"licaci! de otas ava7adas*sercioes e medios
Calidad catidad de impresos=poster, volate, postal>
Pro'rama de mao
Co)erecia de presa
/ese-as pu"licadas
Marisa de !eón
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+valuación+valuación
C!CEP"
P#E%E!"AC$!E%
Catidad de )ucioes
Características 'eerales del )oroCatidad de p8"lico asistete
#ucios al p8"lico ates de )uci!
Putualidad
ospitalidad o catering
oluci! a imprevistos
Plática co el p8"lico
Presecia de medios de comuicaci!
C!CEP"
AC"$,$DADE% CMP&EME!"A#$A%
Catidad de actividades reali7adas
Catidad de participateselecci! del espacio
@ecesidades t(cicas
Covocatoria
Presetaci! del 'rupo
Putualidad
ospitalidad o catering
atis)acci! del p8"lico
CA&$F$CAC$*! E!E#A&
Marisa de !eón
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%ideos y textos ?tiles %ideos y textos ?tiles
/uscar en 4oogle$
V Claves para tener (xito en un proyecto de gestión cultural/ 'ttp$44JJJ#"outube#com4Jatc'vKFL0
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@ibliogra!ía recomendada@ibliogra!ía recomendada
CIMA11-, +esús F# Producción, 4estión y *istribución del 5eatro/ Ed# Fundación Autor# Madrid, 5(cnicas de gestión y producción aplicadas a
proyectos alternativos/ Instituto *acional del 9eatro, /uenos Aires, @==B, 6@@< p# 6Colección estudios teatrales7
)A!E*9I*, 9eresa " *A)A11- ;rego# 4estión, Producción y 'ar0eting 5eatral/ Ed# Wa(ue# Espa5a,
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arisa de !e"n
Producción e'cénic# y /e'%ión cu*%ur#*
espetauloseseniosprodig8=net=