Foro Latinoamericano de Reducción del Riesgo de Desastre en la Educación Superior
Agosto 28 al 30
2012
GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN
Y CONEXIÓN AL FORO VIRTUAL
La Red de Universitarios de América Latina y el Caribe para la Reducción de
Riesgos de Emergencias y Desastres ( REDULAC), el Consejo Superior Universitario
Centroamericano (CSUCA) y la Universidad Especializada de Las Américas
(UDELAS), con el patrocinio de la USAID/OFDA/LAC y de la Estrategia
Internacional para la Reducción de Desastres( EIRD) tienen el agrado de invitarle
al Foro Latinoamericano de Reducción del Riesgo de Desastre en la Educación
Superior que se transmitirá desde la Ciudad de Panamá los días 28, 29 y 30 de
agosto del 2012.
A LAS Y LOS PROFESIONALES DE UNIVERSIDADES Y DE OTRAS
INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR QUE VAN A ORGANIZAR
UN FORO LOCAL GUIADOS POR LA SEÑAL QUE SE TRANSTIRA DESDE
PANAMA.
Con el propósito de facilitar la organización de un foro virtual, similar (al mismo
tiempo) al que se realizará en Panamá los días 28, 29 y 30 de agosto, hemos
diseñado el presente documento con información que esperamos les sirva, tanto
a los especialistas de las universidades que se van a conectar a la transmisión,
como a los profesionales encargados de organizar los foros en las salas
universitarias.
Estos foros virtuales “locales”, permitirán que más personas participen,
aprovechando la transmisión por internet, pero también harán posible incluir, en
la memoria del foro, mayor número de experiencias, conclusiones y
recomendaciones de universidades de la Región, que serán tan valiosas, como las
que se van a obtener en la Ciudad de Panamá.
Este documento consta de dos partes:
1- Una guía con orientaciones para la organización y la ejecución del Foro
Local (virtual) que tomará, como fuente de información, la señal virtual que
se transmitirá desde Panamá.
2- Las recomendaciones que se deben tomar en cuenta para lograr la
conexión necesaria, vía Streaming de los usuarios externos a fin de
integrarse, a través de una red de computadoras al Foro Latinoamericano
de Reducción del Riesgo de Desastre en la Educación Superior.
BASES PARA EL DESARROLLO DEL FORO LOCAL EN LAS SALAS UNIVERSITARIAS
PROPOSITO:
Lograr que en las universidades de la Región Latinoamericana organicen y
ejecuten FOROS VIRTUALES de manera paralela y en tiempo real, al Foro
Latinoamericano de Reducción del Riesgo de Desastre en la Educación Superior,
que se llevará a cabo en la Ciudad de Panamá, del 28 al 30 de agosto del año en
curso.
OBJETIVOS:
Los objetivos del FORO VIRTUAL son:
1- Participar de las actividades programadas en el Foro Latinoamericano de
Reducción del Riesgo de Desastre, que se realizará en la Ciudad de Panamá,
por medio de la transmisión virtual del evento.
2- Convertir el contenido y la información que se transmitirá en las salas de
las Instituciones de Educación Superior, en material generador de discusión
y de intercambio de experiencias, que contribuyan a las conclusiones y
recomendaciones, sobre el papel de las universidades en la reducción del
riesgo de desastre.
3- Enriquecer el conocimiento en las instituciones de educación superior,
sobre la importancia de su compromiso con la seguridad en sus
instalaciones, con la formación de los estudiantes en reducción del riesgo
de desastre y con la comunidad.
ACTIVIDADES PARA LA ORGANIZACION Y EJECUCION LOCAL DEL
FORO VIRTUAL.
ANTES DEL FORO:
1- Cada universidad interesada en el Foro, deberá designar a un profesor o
autoridad universitaria, como responsable (coordinador general) del FORO
VIRTUAL. Esta persona deberá:
A- Inscribir a la Universidad en el FORO VIRTUAL, antes del 17 de
agosto/12, llenando el formulario adjunto y enviándolo a:
Manuel Santana [email protected] con copia a
[email protected] y [email protected]
B- Promover el FORO VIRTUAL en la Comunidad Universitaria.
C- Definir el plan de trabajo para la organización del Foro Virtual.
D- Llevar un control de la inscripción y participación diaria de los
asistentes de su Universidad.
E- Informar a los participantes sobre la sala y horario en que se
realizará el foro.
F- Compartir anticipadamente a los participantes, el programa del FORO
VIRTUAL.
G- Coordinar con Manuel Santana todo lo relativo a la conexión de
la transmisión.
Los participantes al Foro Local, recibirán un certificado de
participación al Foro Virtual, siempre que se hayan inscrito
previamente y asistido a la totalidad del evento.
H- Los requisitos para que los participantes al Foro Virtual, obtengan
su certificado son:
a- Asistir al foro, el tiempo establecido en el programa, dejando
como constancia su firma, tanto en las sesiones de la mañana,
como en las de la tarde.
b- Demostrar su interés durante las transmisiones y en los
trabajos de las mesas redondas.
I- Presentar, al Coordinador Local del Foro Virtual, un escrito, no
menor a 50 palabras, acerca de su experiencia de participación en
el evento.
J- Seleccionar a una o dos personas que le apoyarán en el buen
desarrollo de la actividad en la sala, llevar el control de la
asistencia de las personas inscritas, facilitar el trabajo en las
mesas redondas, recoger y ordenar los documentos con las
conclusiones y recomendaciones, entre otros.
K- Seleccionar a una o dos personas que le apoyarán en las pruebas
de conexión y la transmisión del evento.
L- Seleccionar la sala o salas donde se realizará el foro virtual,
considerando las características que demanda la tecnología para
que la señal que se reciba sea claro y de calidad, tanto en audio,
como en video.
M- Asegurarse que la sala, facilite el espacio y el mobiliario que
permita que los participantes puedan escribir con comodidad,
interactuar y trabajar por grupos.
N- Ofrecer los materiales básicos para el trabajo de los participantes.
2- DURANTE LOS DIAS DEL EVENTO
A- Antes de iniciar el Foro cada día, revisar las condiciones de la sala
y la calidad de la conexión para recibir la transmisión.
B- Asegurarse que todos los participantes se registraron, antes de
iniciar el trabajo diario y al concluir el mismo.
C- Velar por la disciplina en la sala.
D- Reportar la calidad de la conexión al menos una vez en la mañana
y otra en la tarde ( [email protected] )
E- Orientar la dinámica del grupo.
F- Facilitar el trabajo de las mesas redondas.
3- DESPUES DEL FORO.
A- Organizar y ENVIAR a más tardar el 3 de setiembre a María Cad
([email protected]), con copia a Manuel Ramírez
([email protected]), los documentos producidos por las y los
participantes ( conclusiones y recomendaciones) y la evaluación del
Foro Virtual por parte de cada uno de los Participantes.
B- Enviar a Fernando Calderón, el 3 de setiembre, el registro de
inscripción y asistencia de los participantes al Foro, a fin de tramitar
el envío de las certificaciones de asistencia al evento.
C- Enviar a Fernando Calderón con copia de Manuel Ramírez, un
informe ejecutivo sobre la experiencia en la organización y desarrollo
del Foro Virtual. Esto para ser tenido en cuenta en los próximos Foros
Virtuales que esperamos seguir desarrollando.
NOTA: cumpliendo con las tareas que le corresponden, el coordinador del Foro
Virtual, y sus colaboradores recibirán un certificado de agradecimiento de parte
de las instituciones organizadoras, al igual que la Universidad.
SINTESIS DE LAS ACTIVIDADES POR REALIZARSE EN LA ORGANIZACION DEL FORO
ACTIVIDAD TIPO FECHA CONTACTOS
NOMBRAMIENTO DEL RESPONSABLE DEL FORO
La Universidad nombra a la persona que se encargada del FORO LOCAL en todos sus detalles ( coordinador )
Antes del 17 de agosto
Consultor local de OFDA u otras personas vinculadas con la organización del Foro.
INSCRIPCION DE LA UNIVERSIDAD AL FORO ( Coordinador)
Responsable del foro envía formulario de inscripción
17 de agosto fecha límite.
-Manuel Santana [email protected] COPIAS -Fernando Calderón [email protected] -Manuel Ramírez [email protected]
Envío de la lista de participantes inscritos oficialmente en el FORO ( Coordinador)
El coordinador del FORO de la Universidad, envía la lista oficial de las personas que se han inscrito.
24 de agosto Fernando Calderón [email protected] COPIA -Manuel Ramírez [email protected]
Reportar calidad del sonido y la imagen de la transmisión
El encargado de la parte del manejo de equipo para captar la transmisión, reporta dos veces por día la calidad de la imagen y el sonido.
28 , 29 y 30 de agosto
-Manuel Santana [email protected]
Documentos del FORO LOCAL
Documentos: a- Conclusiones y
recomendaciones de cada uno de los cuatro temas centrales del FORO.
b- Evaluación del FORO por parte de los asistentes.
c- Lista de participantes que cumplieron y serán certificados.
3 de septiembre María Cad [email protected] Fernando Calderón [email protected]
Informe del FORO Explicación y valoración del desarrollo y los resultados del FORO
3 de septiembre Fernando Calderón [email protected] María Cad [email protected]
ANEXO 1
FORO LOCAL UNIVERSITARIO (VIRTUAL)
FORMULARIO DE INSCRIPCION
(PARA ENVIAR ANTES DEL 17 DE AGOSTO)
NOMBRE DE LA UNIVERSIDAD
PAIS
NOMBRE DEL PROFESIONAL RESPONSABLE DEL FORO LOCAL UNIVERSITARIO:
Email Nos. Teléfono celular. Oficina residencia
NOMBRE DEL PROFESIONAL AUXILIAR DEL RESPONSABLE DEL FORO LOCAL UNIVERSITARIO:
Email Nos. Teléfono celular. Oficina residencia
No. Aproximado de personas que participarían
Cuentan con los requerimientos mínimos para la conexión. SI Falta alguno? Favor explicar
Tienen capacidad en cuanto a la disposición del equipo para mantener la transmisión durante todo
el tiempo previsto del evento? SI_____
Luego de leer este documento, le queda alguna duda o inquietud que desea le aclaremos para el
éxito del Foro en su institución NO______ SI: Explique los asuntos que desea se aclaren.
Fecha de envío
Nota: Favor enviar el día 25 de agosto, a los mismos destinatarios de este formulario, un
mensaje por correo indicando EL No. de personas inscritas en el foro y personal confirmando
los datos del personal responsable del evento.
ANEXO 2
FORO LOCAL UNIVERSITARIO (VIRTUAL)
INFORME
(PARA ENVIAR EL 3 DE SEPTIEMBRE)
1-NOMBRE DE LA UNIVERSIDAD
2-PAIS
3-NOMBRE DEL PROFESIONAL RESPONSABLE DEL FORO LOCAL UNIVERSITARIO:
4-NOMBRE DEL PROFESIONAL AUXILIAR DEL RESPONSABLE DEL FORO LOCAL UNIVERSITARIO:
5-NOMBRE DE OTRO PERSONAL QUE APOYO EL FORO EN LA UNIVERSIDAD.
6-Total participantes en el FORO_____ Estudiantes_______ Profesores______ otro personal_________
( FAVOR ADJUNTAR LISTA COMPLETA DE LOS PARTICIPANTES CON NOMBRES COMPLETOS, PUESTO QUE
OCUPAN Y DIRECCION ELECTRONICA DE CADA UNO)
CONCLUSIONES MESAS REDONDAS
TEMA PANEL MESA REDONDA
EJEMPLO I Experiencias
significativas…..
A 1
a- No se ha definido aún un modelo estándar que sirva de guía para elaborar planes de emergencia en los planteles universitarios
b- …………………………………
II Es una …. A
RECOMENDACIONES MESAS REDONDAS
TEMA PANEL MESA REDONDA
EJEMPLO I Experiencias
significativas…..
A 1
a-Solicitar a OFDA diseñe una guía, como propuesta, para ser validada en los países, a fin de contar con un modelo estándar básico en la Región …………………………………
II Es una universidad segura…..
A
OTROS RESULTADOS OBTENIDOS:
FORMULARIO EVALUACION DE LOS ASISTENTES AL FORO
Universidad:
I-No. de personas que llenaron el formulario_______Profesores_____estudiantes_____ otros______
a- Calidad de la transmisión ( imagen y sonido) EX____ MB____ B_____ REG_____DEF____
b- Comodidades para el trabajo: Mobiliario____ _____ _____ _____ _____
Iluminación _____ ______ _____ _____ _____
Espacio ______ _____ _____ ______ ______
c- Organización del evento en la universidad _____ _____ ______ ______ ____
II-OBJETIVOS DEL FORO EN QUE PARTICIARON
III-CALIDAD DE LOS EXPOSITORES
IV-NIVEL DE IMPORTANCIA DE LOS TEMAS
V-LLENO SUS EXPECTITIVAS: SI (No.) NO (No.) RAZONES DE SU RESPUETA:
VI- COMO APLICARA LO QUE MAS LE LLAMO LA ATENCION DE LO TRATADO Y DISCUTIDO EN EL FORO.
Cuentan con los requerimientos mínimos para la conexión. SI Falta alguno? Favor explicar
Nota: Con base en estos datos que le solicitamos, elabore un formulario de evaluación que
aplicará a los participantes.
REQUERIMIENTOS PARA LOGRAR LA CONEXIÓN DE LA
TRANSMISION ONLINE
Para que los encargados (AS) de los Foros Locales Universitarios y los espectadores online puedan apreciar
de manera fluida y con calidad aceptable la transmisión desde Panamá, deben cumplir los siguientes
requerimientos mínimos.
Requerimientos mínimos para los espectadores:
Conexión a internet de 1.5 Mb como mínimo y 3.0 Mbs como velocidad recomendada para ver la imagen en mejor calidad.
Una laptop o PC con conectividad a internet vía wifi o red, Flash Player actualizado, salida de audio y navegador. (Recomendamos el uso de Google Chrome)
Para escuchar con mayor claridad se recomienda conectar bocinas externas a la PC o laptop.
Para una mejor imagen en pantalla completa, se recomienda utilizar pantallas de video plasma o proyectores multimedia.
Pasos para acceder a la transmisión:
Asegúrese de tener su conexión de internet habilitada y su equipo probado.
Prepare su equipo de reproducción pantallas, proyector y equipo de audio.
Ingrese en el siguiente enlace http://www.rivertechsa.com/online.html, Al hacerlo, usted debe observar una página web como la presentada en la siguiente imagen.
Esta imagen es un esquema básico sin personalización del evento. El producto final contará con la misma
estructura web solo que con detalles alusivos al FORO como, banners o logos de los organizadores del
evento.
Para que usted pueda realizar pruebas en su institución, se estará transmitiendo en la página principal 30
minutos antes del inicio del evento, en hora panameña. (-5GMT).
Al seguir rigurosamente los pasos anteriores, usted comenzará a ver el evento en vivo pocos segundos
después. El reproductor no necesita que usted toque el botón de reproducir ya que está configurado para
hacerlo en forma automática.
NOTA: en algunos casos existe computadoras que por instalaciones previas de X programa presentan algún
tipo de publicidad sobre el flash. Usted solo debe dar en el botón que dice Skip Ad.
El reproductor brinda la calidad media por defecto, es decir, la calidad SD 800x600 para garantizar la
reproducción fluida a cualquier espectador. Si usted cuenta con una velocidad de internet igual o superior a
la recomendada, puede aumentar la calidad del video, en el botón QUALITY como se muestra en la imagen.
NOTA: si usted sube a la calidad HD y no cuenta con la velocidad requerida para la misma o su computadora
no es óptima para la reproducción de video en formato HD, pueden provocarse cortes o la congelación de la
reproducción.
Si usted cumple rigurosamente con las especificaciones presentadas en este documento y realizan las
pruebas de su sistema con anticipación, puede estar seguro de que lograra presenciar cada momento del
evento al 100%.
Rivertech proporcionará una prueba del sistema en fecha que los organizadores le indicarán, una vez la
universidad o Usted se haya inscrito o registrado. Esta prueba es para que usted haga todas las preguntas
sobre el sistema y aclare sus dudas. No se atenderán consultas sobre fallas de su sistema o señal, durante el
evento, ya que cada institución o persona participante es responsable del buen funcionamiento de los
equipos o señal de internet, que utilice.
Rogamos proporcionar todas sus preguntas en el periodo de pruebas establecido por los
organizadores.
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