2015
UNIVERSIDAD NACIONAL DE
INGENIERÍA POSGRADO DE FACULTAD DE INGENIERÍA MECÁNICA
LOGÍSTICA Y COSTOS DE MANTENIMIENTO
TEMA: GESTIÓN DE COMPRAS
GESTION DE COMPRAS Es la acción de adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada,
en el momento y al precio adecuado y del proveedor más
apropiado. Dentro de este concepto de empresa moderna las
compras se deben manejar por un departamento especializado que
debe formar parte de la propia organización de la compañía.
“Quien compra bien
vende bien”
CLIENTES MAS EXIGENTES
INTERNET Y LA TECNOLOGIA DIGITAL
INCREMENTO DE LA PRESION POR LA COMPETITIVIDAD
LA GLOBALIZACION – TLCs
USO DE ESTÁNDARES MUNDIALES
Ahora los clientes QUIEREN:
Velocidad – “al instante” – entregas rápidas
Servicio - entregas completas
Customización - a su medida
Mejores precios - ganar, ganar
GESTION DE COMPRAS
OBJETIVOS DE COMPRAS
ESTRATEGIAS DE COMPRAS
Los caminos de compras:
• Comprar por menos
• Comprar mejor
• Consumir mejor
• Vender mejor
ESTRATEGIAS DE COMPRAS
1. Compra Apalancada
Volumen
Consolidación/Optimización
Basada en la compra
Puntos de
Apalancamiento
• Utilizar costos fijos del
proveedor al máximo
• Aprovechar
competitivamente la
estructura de abastecimiento
• Apalancar la participación de
mercado del proveedor
• Mejorar las capacidades de
negociación y contratación
• Términos y condiciones con
consideraciones más
amplias
NIVEL 1
2. Compra Conectada
Integración Proveedor /
Comprador
Minimización del costo de la
conexión
Puntos de
Apalancamiento
• Mejorar la coordinación /
predictibilidad y exactitud de
las proyecciones
• Flujos logísticos / roles de
aporte de valor optimizados
• Flujo óptimo de información
• Eliminar actividades
redundantes que no
agreguen valor
• Productividad mejorada del
costo del proveedor
• Compromisos para
posibilitar las inversiones del
proveedor
NIVEL 2
3. Compras Económicas
Gestión del Valor /
Optimización
Puntos de
Apalancamiento
• Participación temprana y
creciente del proveedor en el
diseño de la solución
• Complejidad reducida /
especificaciones
simplificadas
• Mayor estandarización
• Objetivos de tiempos de
respuesta
• Racionalización de
requerimientos
• Incentivos para lograr el
costo total
NIVEL 3
4. Ventas Integradas
Estrategia Comercial
Puntos de
Apalancamiento
• Integrar productos y
servicios multi-compañía y
portafolio de canales
• Compartir el riesgo
inteligentemente
• Maximizar las capacidades y
el potencial del proveedor
• Administra relaciones
complejas con el canal
• Utiliza en forma transversal
la estructura y los recursos
operativos de los distintos
participantes de la cadena
de abastecimiento
NIVEL 4
Comprar x Menos Comprar Mejor Consumir Mejor Vender Mejor
I M P A C T O
ESTRATEGIAS DE COMPRAS
FUNCIONES DE UN SISTEMA DE COMPRAS
1.Crear y mantener un registro actualizado de proveedores.
2.Generar y dar seguimiento a las solicitudes de Compra.
3.Recibir las solicitudes de compra provenientes de los usuarios y
encargados de otros departamentos
4.Elaboración de cotizaciones por proveedor, para la actualización de
tiempos de entrega y costos de los artículos.
5.Generar y dar seguimiento a las órdenes de compra.
6.Generar las órdenes de compra.
FUNCIONES DE UN SISTEMA DE COMPRAS
7.Realizar órdenes de compras utilizando múltiples monedas.
8.Agilizar la recepción de la mercadería,
9.Realizar los procedimientos de Costeo de las órdenes de compras
(costeo estimado y costeo real).
10.Realizar la planeación de compras para un período dado.
11.Permitir la elaboración de un plan de compras.
ETAPAS BASICAS EN EL SISTEMA DE COMPRAS
IMPORTANCIA ECONÓMICA DE LAS COMPRAS
Una buena compra origina una buena venta, que permita tener costos inferiores a la competencia.
La operación eficiente de la empresa depende de la compra adecuada, en cuanto tiempo, calidad y cantidad.
Asesoramiento constante en cuanto a nuevos materiales, nuevas líneas de producción o cambios en las existentes.
Variación en las tendencias, ya sea en precios o cualquiera aspecto del negocio.
Aspectos relativos a las políticas de crédito de la empresa.
Gastos de traslados, envases embalajes, transporte, seguro.
ANÁLISIS ABC DE LAS COMPRAS
• FORMULACION DE CODIGOS
• Clasificación de acuerdo al costo del material o valor monetario:
CODIGO A
CODIGO B
CODIGO C
ANÁLISIS ABC DE LAS COMPRAS
• CODIGO A:
Representa material fuertemente critico financieramente.
Indican compras en cantidades pequeñas
Ameritan monitoreo constante
bajo costo de inventario
• CODIGO B:
Representa material de un nivel intermedio financieramente.
Cantidades de compras normales de acuerdo a los requerimientos.
No ameritan monitoreo constante
Costos relativamente bajos de inventario
• CODIGO C: Representa material de poco impacto financiero
Cantidades de compras altas
Representan el 70% de los materiales en stock
No ameritan monitoreo constante
Aumentan los costos de inventario
ANÁLISIS ABC DE LAS COMPRAS
FUERZA CRITICA FINANCIERA ( )
CA
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S D
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B
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TIPOS DE COMPRAS
• SEGÚN LA NECESIDAD: COMPRAS ESPECIALES
COMPRAS ANTICIPADAS
COMPRAS ESTACIONALES
COMPRAS RUTINARIAS
COMPRAS DE OPORTUNIDAD
COMPRAS DE URGENCIA
MATRIZ DE KRALJIC
• Modelo bidimensional utilizado para clasificar los productos comprados por una empresa y los efectos que estos tienen sobre las compras y las finanzas de la empresa.
• Permite clasificar el proceso logístico de compras en cuatro categorías definidas a partir del criterio ABC.
MATRIZ DE KRALJIC
Categorías: 1. Materiales Especializados. 2. Materiales Estratégicos. 3. Materiales no Críticos. 4. Materiales Cuello de Botella.
MATRIZ DE KRALJIC • Análisis de Escenarios:
Principio de Pareto
• Los artículos Estratégicos y los Especializados representan usualmente
el 80% del presupuesto de compras.
• Los artículos No Críticos representan usualmente el 20% del
presupuesto de compras y utilizan el 80% de los recursos.
MATRIZ DE KRALJIC
ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA
1. Inicio
• El origen del proceso de compra en las empresas está determinado
por la necesidad de satisfacer una solicitud o demanda del cliente
interno (cualquier área de la empresa, pero principalmente el área
productiva o la que desarrolla la actividad económica de la empresa),
ya sea de bienes o servicios. Igualmente, se puede generar el proceso
cuando dentro de las políticas de la empresa está establecido que
debe mantenerse un nivel de inventario predeterminado por los
consumos calculados. En este caso las empresas deben contar con
una Programación de Compras y Adquisiciones a corto, mediano y
largo plazo.
2. Formalización de la solicitud
• Generalmente las empresas tienen ya establecidos los requisitos
formales que deben cumplir las solicitudes de bienes o servicios.
• Específicamente, se puede considerar un formato de requisición, en
donde deben identificarse perfectamente los ítems solicitados, la cantidad
o frecuencia (en caso de servicios), y las aprobaciones correspondientes.
• En este punto, es muy importante verificar que las solicitudes cuenten
con una asignación presupuestal, o en caso contrario con la debida
autorización
ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA
REQUISICIÓN DE COMPRA • La requisición de la compra es el formato o registro en el cual el cliente
interno identifica y define las características y especificaciones requeridas para cumplir con los objetivos del proceso y/o el producto
3. Análisis de Proveedores
• Una de las etapas más fundamentales del
proceso de compras se refiere a un estudio
detallado de los proveedores que ofrecen los
bienes o servicios requeridos.
4. Solicitud de Cotizaciones
• Una vez seleccionados los proveedores que cumplen con los requisitos
de calidad, cumplimiento y capacidad productiva, se hace una solicitud
formal para cotizar los productos o servicios requeridos.
ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA
ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA
5. Aprobación de cotización o Factura Pro – Forma
• Cuando se ha evaluado debidamente la cotización recibida o la factura
pro forma remitida por el proveedor, con base en las políticas adoptadas
por la empresa, y éstas cumplen con los requisitos, se formaliza la
aceptación de las mismas mediante la generación de una Orden de
Compra, que debe conservar las características y condiciones de la
cotización o la factura pro forma.
• Por lo general las empresas cuentan con formatos establecidos para
detallar las especificaciones de los ítems, los precios, cantidades,
firmas de aprobación y autorización, especificación de términos de
negociación y de entrega.
ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA
ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA
6. Procesamiento de la Orden de Compra y Despacho
• El proveedor de acuerdo a sus políticas internas y a los acuerdos
preestablecidos, debe evaluar y tramitar las órdenes de compra
recibidas y preparar los despachos correspondientes.
• Al igual que en los puntos anteriores, es fundamental garantizar la
calidad de las comunicaciones entre comprador y proveedor, y la
agilidad y eficiencia en el sistema de respuesta de ambas partes.
(Retroalimentación permanente).
7. Gestión Logística
• El entorno cada vez más competitivo del mercado ha hecho que el
éxito de la gestión en las áreas de compras y adquisiciones no sólo
dependa de la capacidad de respuesta de los proveedores, sino
también de los sistemas de distribución física y la logística aplicados
para que los bienes o servicios lleguen de su origen a su destino en el
menor tiempo posible y en las condiciones requeridas. Las empresas
pueden optar por la creación de un área interna que asuma ésta
función, o por utilizar los servicios de intermediarios especializados.
ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA
8. Aspecto Financiero
• En los puntos anteriores se ha mencionado que proveedor y
comprador deben haber llegado a un acuerdo en cuanto a los
términos comerciales.
• Esto se refiere básicamente a definir si se efectúan pagos anticipados,
contra entrega, créditos a cierto plazo; si se requieren documentos
que soporten o garanticen los pagos, los términos de validez de las
ofertas, descuentos especiales, y todos aquellos puntos
que incidan en la negociación, que deben estar
contemplados previamente en las políticas de las
empresas.
ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA
ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA
PROCESO IDEAL: COMPRAS
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS
COMPRAS
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS
COMPRAS
ORDENES DE COMPRA
ORDENES DE COMPRAS NORMALES
• Son las ordenes que se realizan cumpliendo con todos los requisitos establecidos en el proceso de compras. En función de las actividades previstas en el presupuesto o en función de requisiciones generadas automáticamente por los sistemas de autorización de stocks.
• Las O/C rápidas son las que tiene que ser aceleradas por razones
Logísticas de producción.
• Las O/C de emergencia se realizan para la adquisición de un material
que puede solventar una avería en el proceso o algún otro insumo no
común en el stock de la organización.
• Consisten de aquellas requisiciones que surgen como consecuencia de:
a) Un deficiente control de inventarios.
b) Una mala planeación de la producción o presupuestos erróneos.
c) Una aparente falta de confianza en la capacidad del departamento de
compras de poder conseguir el material para la planta de una manera
oportuna.
d) La simple costumbre de anotar a las órdenes
el término de "urgente".
ORDENES RAPIDAS Y DE EMERGENCIA
• Es un contrato donde una parte (suministrador) se obliga a realizar a
favor de la otra (suministrado) entregas sucesivas y periódicas de una
determinada mercancía o servicio.
Cuando el suministrado es un industrial este contrato le asegura recibir
de forma periódica mercancías o materias primas de forma constante
que le es indispensable para su actividad de transformación
Si se trata de un comerciante mayorista o minorista porque se asegura
la provisión de mercaderías para comercializar mediante reventas.
También, por vía de este contrato se asegura el aprovisionamiento de
otros bienes consumibles, como el gas, agua, etc. necesarios para el
funcionamiento de una actividad industrial o comercial.
CONTRATOS DE APROVISIONAMIENTO
• Es una estrategia mas, en función de los riesgos de suministro e
impactos en el proceso y manejo de la competencia a través de un
proceso de compra estratégico. Un contrato de futuros es un contrato o
acuerdo que obliga a las partes contratantes a comprar o vender un
número determinado de bienes o valores (activo subyacente) en una
fecha futura y determinada y con un precio establecido de antemano
COMPRAS ANTICIPADAS
Establecimiento de indicadores de compras
Indicadores de innovación, que miden los nuevos materiales o
servicios utilizados y los nuevos proveedores.
Indicadores de servicios, que miden las cantidades entregadas y el
tiempo de entrega.
Indicadores de coste, que miden el coste de los productos y
servicios comprados, así como las evoluciones históricas de los
costes y las causas que provocan alteraciones.
Establecimiento de indicadores de compras
Indicadores de calidad, que miden la calidad del producto o servicio
comprado.
Indicadores de flexibilidad, que miden la efectividad con la que los
productos o servicios comprados se integran en el flujo de materiales
propios de la empresa (tiempos de las entregas, flexibilidad de
repuesta a los cambios de plan, etc.).
Establecimiento de indicadores de compras
Por otra parte, estos cinco grupos de indicadores tienen otras
versiones diferentes según las visiones que persiguen:
Los indicadores que miden la efectividad y la eficiencia de la función
de compras desde el punto de vista de sus clientes, que
seguramente son los más importantes.
Los indicadores que miden la efectividad y la eficiencia de la función
de compras desde el punto de vista interno del departamento.
# de Quejas y Reclamos de clientes internos y proveedores.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA
PRE-SELECCIÓN DE PROVEEDORES
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA
PRE-SELECCIÓN DE PROVEEDORES 1. ÁREA DE CALIDAD
A. Características de la calidad (Especificaciones)
B. Certificaciones de Calidad (Respaldo)
C. Garantías de Calidad (Responsabilidades)
D. Especificaciones Técnicas (Normas Técnicas)
2. ÁREA FINANCIERA
A. Fortaleza Financiera (Manejo económico y estabilidad financiera)
B. Fluidez Financiera (Razón Corriente, Capital de Trabajo)
3. ÀREA TECNOLÓGICA
A. Manejo de la Tecnología (tiempos y calidad)
4. ÁREA DE TIEMPOS Y RESPUESTA
A. Tiempos y Movimientos (a mayor tiempo menor eficiencia)
B. Tiempos Pactados (relación de tiempo de cubrimiento y
tiempo comprometido)
5. ÁREA DE PRECIOS
A. Precios Pactados
B. Precios Competitivos
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
6. ÁREA ADMINISTRATIVA
A. Normatividad y legislación
B. Actitud Gerencial
C. Modelo de Comunicación
D. Experiencia y pericia gerencial
E. Proyección a Largo Plazo
F. Disponibilidad de Instalaciones
7. ÁREA DE INVENTARIOS
A. Establecimiento de parámetros de control de inventarios
B. Especificaciones de manipulación de los inventarios
8. ÁREA DE MERCADEO
A. Tradición e imagen de la marca
B. Tradición e imagen de la empresa
C. Inversiones en publicidad
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE
PROVEEDORES (I)
CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE
PROVEEDORES (I)
EVALUACIÓN DE OFERTAS
VALORACIÓN DE PROVEEDORES
• Revisión periódica, cuantitativa y cualitativa del funcionamiento de los
proveedores en cuanto a resultados de los indicadores críticos
definidos por la empresa.
• Revisión con proveedores estratégicos, uno o dos veces al año y de
manera presencial.
• Objetivos específicos de este proceso son:
– Definir prioridades para siguientes períodos, indicadores a ser
utilizados, objetivos y límites
– Asegurar que los objetivos del comprador y del vendedor se
adaptan entre sí, a corto y largo plazo.
– Construir relaciones a largo plazo
Costo de los materiales, servicios y transporte
Calidad de las materias primas o módulos
Suministro en cantidad y tiempo
Capacidad tecnológica, tanto en los procesos de
los proveedores como en su participación en la
innovación de los productos del cliente,
Flexibilidad para adaptarse a los cambios del
cliente,
Estabilidad financiera o riesgo de que en el
futuro problemas financieros del proveedor
puedan poner en peligro su continuidad y
Estilo de gestión, medido como el grado de
coincidencia de la cultura y las estrategias de la
empresa proveedora con los de la compradora.
VALORACIÓN DE PROVEEDORES
Gracias!!!
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