CURSO-TALLER
GESTION DE APROVISIONAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS
CONTENIDO DEL CURSO
ABASTECIMIENTO DE A&B
1. Introducción.2. Sistema de adquisiciones. Organización y funciones.3. Fuentes de Aprovisionamiento. Búsqueda y ubicación.4. Negociación con las fuentes de aprovisionamiento.
Habilidades del negociador de compras.5. Integración de proveedores. Homologación.6. Gestión estratégica de las adquisiciones de bienes y servicios Operatividad de las compras7. Control de Inventarios y almacenes.
Logística y la Cadena de Abastecimiento
Año a año la administración de la cadena de abastecimiento a tomado mayor Importancia en el mundo globalizado. Día a día la competencia se hace mas ardua y solo las empresas que logran importantes diferencias contra sus competidores aspiran a aumentar su participación en el mercado o simplemente a sobrevivir en el. La buena administración de la cadena de abastecimiento y el uso de la tecnología de la información ayudan a lograr este propósito, sin embargo esto no es fácil ya que esta cadena abarca diversas actividades.Uno de las principales actividades en la administración de la Cadena de Abastecimiento es el área de Logística.
www.corporacionsesar.com 3
LA LOGÍSTICA DENTRO DE LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA
www.corporacionsesar.com4
Gerente General
Administración Finanzas Producción Logística Comercialización
Control inventarios
Compras
Almacenes
Transporte
Distribución final
LOGÍSTICA
• “Proceso de planificar, implementar y controlar el flujo y el almacenaje de materias primas, productos semielaborados o terminados y de manejar la información desde el lugar de origen hasta el lugar de consumo, con el propósito de satisfacer los requerimientos de los clientes” (Council of logistics management).
www.corporacionsesar.com 5
LOGISTICA EMPRESARIAL Abastecimiento eficiente de recursos materiales o servicios que requiere una empresa o institución para cumplir sus funciones.
OBJETIVO:Abastecer de materiales y servicios :- Calidad requerida.- Momento oportuno.- Cantidad necesaria.- Menor costo.
www.corporacionsesar.com 6
LOGÍSTICA COMO INTEGRACION DE LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA
PRODUCCIÓNActividades Especificas
-Actividades de planta
-Manejo de materiales
-Mantenimiento de equipos e instalaciones
MARKETINGIntersección de
Actividades
Intersección de
Actividades
-Programación del producto
-Localización de plantas
-Aprovisionamiento
-Nivel servicios
-Servicios clientes
-Embalaje
-Localización de detallistas
-Flujo de información
-Promoción
-Investigación de mercados
-Productos mixtos
-Precios
LOGISTICA
Actividades Especificas
-Transportes
-Control de Inventarios
-Almacenes
-Manufactura
www.corporacionsesar.com 7
Grandes Retos Empresariales
InnovaciónCalidadReducción de ciclos de tiempoNuevos productos, nuevos serviciosCompetitividad en costo y diferenciación
¿Como ser el competidor con el mejor precio?
¿Qué necesito hacer para reducir realmente los costos?
¿Cómo hacer crecer el negocio sin perder el control?
¿Como puedo mejorar el servicio?
www.corporacionsesar.com 8
Importancia actual de la Logística
LOS MERCADOS SE EXPANDEN
MARGENES O BENEFICIOS SE REDUCEN
SE INCREMENTA EL NIVEL DE SERVICIO
RECONSTRUIR SISTEMAS LOGISTICOS
LA COMPETENCIA SE ENDURECE
www.corporacionsesar.com 9
Estructura del Sistema Logístico
Previsión demandaPlanificación de RequerimientosComprasTransporte (Aprovisionamiento)Inventario de Producción
AlmacenesManejo de Materiales y Productos Semi-terminadosEmbalaje
Inventario de DistribuciónPlaneamiento de la DistribuciónProcesamiento de PedidosTransporte (Distribución)Servicio a Clientes
Gestión de Materiales
Distribución Física
LOGISTICA
www.corporacionsesar.com 10
Perfil del Logístico Ideal• Generalmente se empieza tomando en cuenta su
honradez.• El ejecutivo o el empleado de esta área es un vendedor,
debe ser muy empático.• El sexo y la edad del personal que trabaje como técnico
logístico no es determinante.• Desde el principio un buen logístico tiene que pisar el
almacén. • Metódico y organizado.• Criterio y sentido común.
www.corporacionsesar.com 11
La ética en Compras• El comprador no solo debe ser honesto sin
parecerlo.• Mantener lealtad a su empresa en todo
momento.• Mantener un intachable nivel de integridad en
todas sus relaciones comerciales, tanto dentro como fuera de su empresa.
• Aceptar y cumplir la letra y el espíritu de las leyes nacionales e internacionales.
www.corporacionsesar.com 12
• Optimizar el uso de los recursos, de los que son responsables, con el fin de proporcionar el beneficio máximo para sus empresas.
• Promover los más altos niveles de calidad profesional y mantener la altura y el nivel de la profesión de compras.
• Promover relaciones de beneficio mutuo con los proveedores, a través de la cortesía e imparcialidad en todas las fases del ciclo de compras.
La ética en Compras
www.corporacionsesar.com 13
• Abstenerse de cualquier negocio propio que pueda estar o parecer estar en contradicción con la empresa.
• Manejar la información confidencial de la empresa y de los proveedores con a debida cautela y respeto.
• No aceptar regalos personales que no sean considerados regalos de cortesía en los negocios, como bolígrafos, calendarios, etc.
La ética en Compras
www.corporacionsesar.com 14
• Así mismo no aceptar entretenimientos a cargo del proveedor que puedan disminuir o aparentar
disminuir su capacidad negociadora y su imparcialidad.
• Mostrar en todo momento Imparcialidad y Objetividad en la toma de decisiones de compra.
La ética en Compras
www.corporacionsesar.com 15
Introducción. Conceptos Generales. Ejemplos
Gestión en Compras
www.corporacionsesar.com 16
¿Qué es Comprar?
• Es el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos (materias primas, componentes o artículos terminados), previa negociación sobre el precio y condiciones de pago, así como el seguimiento de dicho proceso para garantizar el cumplimiento de las condiciones pactadas.
www.corporacionsesar.com 17
Función de Compras
• Abastecimiento o Aprovisionamiento es la función logística mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento.
• Su concepto es sinónimo de “provisión” o suministro. Las actividades básicas dentro de este proceso son las siguientes:- Calculo de necesidades y adquisición
www.corporacionsesar.com 18
FINALIDAD
Comprar materiales:-de la CALIDAD adecuada-de la CANTIDAD necesaria-en la FECHA oportuna-al PRECIO correcto-de la FUENTE adecuada y -con la ENTREGA en el lugar apropiado
www.corporacionsesar.com 19
NO BUSCAR PRECIOS MAS BAJOS
SI NO COSTOS GLOBALES
MAS BAJOS
www.corporacionsesar.com 20
COSTOS
60% Materias Primas y Materiales 15% Gastos de Fabricación 10% Gastos de Ventas y Financieros 10% Recursos Humanos 5% Otros Gastos Administrativos
www.corporacionsesar.com 21
Importancia de la gestión de compras
• Las compras usan el 60% de los ingresos obtenidos a través de la gestión de ventas.
• Por cada 100 soles de ingresos 60 son usados para realizar compras que aseguren continuidad en el establecimiento
www.corporacionsesar.com 22
• La cantidad de productos a gestionar desde Compras, es tan variada que suele convertir al gestor de compras en un simple tramitador de pedidos.
• Las compras deben administrarse estratégicamente: segmentando o diferenciando los productos/proveedores para administrarlos diferenciadamente.
Importancia de la Gestión de Compras
www.corporacionsesar.com 23
3. EVITAR
DUPLICACIO
NES,
DESPERDICIO
S,
INUTILIZACIO
NES
2. INVERSION
MINIMA,
PROVECHO
ECONOMICO.
1. MANTENER CONTINIUDAD EN EL ABASTECIMIENTO
6. MANTENER
POSICIO
N
COMPETITIVA DE LA
EMPRESA
5.MANTENER
NIVELES DE
CALIDAD
4. OBTENER COSTOS BAJOS ACORDES CON: CALIDAD Y SERVICIO
OBJETIVOS FUNDAMENTALES
Objetivos de compras
www.corporacionsesar.com 24
Optimizar la función de compras
Minimizar: Costo total de aprovisionamiento
Número de proveedores
Garantizando: Nivel de servicio
Calidad del producto
www.corporacionsesar.com 25
Origen de la Necesidad de Comprar
• Materiales de Stock - Estadístico o en base a comportamiento histórico.• Proyectos - Determinísticos o basado en la programación del proyecto (Gantt).
• Contratos - Determinísticos - A partir de
programa de renovaciones
de contratos.• Capacitación - Determinísticos.
Requerimiento de compras
www.corporacionsesar.com 26
NECESIDAD CATALOGO
ALMACEN COMPRA DIRECTA
REQUISICIONNO
REQUERIMIENTO
SICAJA CHICA
OK? COMPRAS
Es necesario?Especificaciones
CantidadFecha entrega
Inspección
NO
NO
SISI
www.corporacionsesar.com 27
NECESIDADES DE COMPRA
EXPLOSION DE NECESIDADES (AUTOMATICO)
SERVICIOS GENERALES. TELEFONICA. LUZ. ETC;
NUEVAS INVERSIONES. NUEVAS INSTALACIONES
NUEVOS UTILES. HERRAMIENTAS
ACTIVOS
SUBCONTRATACION
www.corporacionsesar.com 28
FECHA DE ENTREGACANTIDADARTICULO
SOLICITADO
SOLICITANTEFECHA DPTO. SOLICITANTE
REQUERIMIENTO DE COMPRA
FIRMA DEL SOLICITANTEOBSERVACIONES
www.corporacionsesar.com 29
– DOCUMENTACION TECNICA Caracteristicas del producto a comprar
– Planos– Especificaciones de calidad– Proveedor recomendado
INFORMACION ANEXA
www.corporacionsesar.com 30
Procedimiento de Compras
• El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas siempre se realicen del mismo modo.
• Un procedimiento es la sucesión de pasos consecutivos para realizar una actividad.
www.corporacionsesar.com 31
Ingreso del Requerimiento al Departamento de Compras
* La Requisición al ingresar al Departamento de Compras, llega al jefe de compras, el que luego la deriva al comprador a cargo. * La Requisición llega al jefe de compras, para su conocimiento, enterarse de los pedidos importantes y autorice su tramitación. Luego pasa a la sección: Seguimiento de Compras, iniciándose el control de las Adquisiciones o Requisiciones.
www.corporacionsesar.com 32
Organización de las Compras
• El esquema de Organización del Área de Compras en las empresas es relativo, pues depende de las necesidades y magnitud de cada una de ellas, por lo que plantearemos sugerencias de su organización.
• La Jefatura de Compras normalmente depende de la gerencia de Logística y esta a su vez de la Gerencia de Operaciones y otras veces de la Gerencia General directamente.
www.corporacionsesar.com 33
G. OPERACIONES
PRODUCCION C.CALIDADLOGISTICAMANTENIMIENTO
IMPORTACIONTRANSPORTE
PLANEAMIENTO Y CONTROL
(c. materiales-programación)
ALMACENESCOMPRAS
www.corporacionsesar.com 34
Criterios de organización de Compras
• Existen diferentes criterios para organizar un Departamento de Compras, mencionamos los mas importantes:
1.1 Por especialización en el producto:- Insumos o materias primas- Químicos- Repuestos- Ferretería- Plásticos, etc.,
www.corporacionsesar.com 35
1.2 Por su importancia económica -Materiales “A”, “B”, “C”
1.3 Por su procedencia: - Nacional
- importación1.4 Por el usuario - Producción
- Ventas - Almacén
- Mantenimiento, etc,.
www.corporacionsesar.com 36
1.5 Por proceso administrativo- Cotizaciones- Tramite Administrativo- Decisiones Técnicas, etc,.
Estos criterios y otros, se pueden combinar según los requerimientos de la empresa.Todas las organizaciones son activas, pues se modifican según los requerimientos de optimización y no olvidar, que la organización
debe estar acorde a las necesidades de EFICIENCIA.
www.corporacionsesar.com 37
El criterio de establecer el Perfil Técnico y/o Profesional necesario para cada puesto de trabajo en el Área de Compras, considerando que esta unidad es el reflejo de la empresa ante los proveedores, por lo que, el personal a cargo debe estar técnicamente preparado, con criterio para tomar decisiones, asumir responsabilidad y tener honestidad.
www.corporacionsesar.com 38
Métodos de Compra Órdenes anticipadasContratos nacionalesCompras sin existenciaContratación por sistemaProcedimiento de órdenes pequeñas
Sistema de caja menorSistema de órdenes de pago contra entregaÓrdenes electrónicasSistema de órdenes de pago electrónico
www.corporacionsesar.com 39
Métodos de compra y abastecimientos
Órdenes anticipadas Aplicación: órdenes de una sola partida, de precio fijo.
Definición: es un convenio o contrato para proporcionar una cantidad definida de artículos especificados durante un período de tiempo y a un precio convenido. Si el precio no ha sido acordado, debe especificarse el método para determinarlo (bolsa, inflación, etc.).Las entregas se hacen bajo un sistema específico de “autorización de entrega”.Una variante de la orden anticipada no considera las cantidades aunque sí el precio.
Uso: Artículos con precio unitario bajo y consumo elevado, generalmente para familias de artículos cuya fuente es un solo proveedorConsideración: Predefinir el mecanismo a través del cual el vendedor le entrega al comprador y las especificaciones del control de calidad a utilizar
www.corporacionsesar.com 40
Métodos de compra y abastecimientosÓrdenes anticipadas
VENTAJAS PARA EL COMPRADOR Simplificación del papeleo Seguridad de un suministro regular Inversión en inventarios reducida Liberación de tiempo para otras actividades Uso más efectivo de los recursos
DESVENTAJAS PARA LOS PROVEEDORES
Por lo general las órdenes de compra grandes no se cumplen Cuando al final del contrato no se cumplen las previsiones, el proveedor queda con altos niveles de inventario
www.corporacionsesar.com 41
Métodos de compra y abastecimientos
Contratos nacionalesAplicación: compañías ó instituciones con ubicaciones múltiples
Definición: consiste en aplicar el poder total de compra de la institución ó compañía, consolidando los requerimientos en el proceso de negociación.
Propósito: ganar una ventaja en la negociación por volumen, aunque no constituye un intento por centralizar la función de compras a primer nivel
www.corporacionsesar.com 42
Métodos de compra y abastecimientosCompras sin existencia (en consignación)
Aplicación: productos de alto volumen y de consumo constante
Definición: el comprador no asume responsabilidad financiera sobre el inventario que está comprando. Únicamente asume esta responsabilidad cuando utilice la mercancía. Dicha mercancía puede estar localizada en las instalaciones del comprador ó en las del vendedor
Propósito: ganar tiempo de respuesta. Para lograrlo, deben trabajar muy cerca, aunque los precios podrían ser un poco más elevados ya que el proveedor asume la mayoría de los costos asociados a los inventarios VENTAJAS PARA AMBOS
El comprador gana al liberar capital ligado al inventario El papeleo se reduce de forma considerable Se reduce la obsolescencia del inventario así como el tiempo de entrega Para el vendedor mantiene la venta “segura”
www.corporacionsesar.com 43
Métodos de compra y abastecimientosContratación por sistema
Aplicación: productos de alto volumen y de consumo constante
Definición: Es una técnica proyectada para permitir que se ordenen y se tengan en existencias materiales de uso frecuente con un mínimo de gastos administrativos. El contrato por sistema es a mayor plazo que los otros métodos de compra
Propósito: disminuir gastos de administración y establecer condiciones de adquisición más estables. Se deben especificar las cantidades a abastecer (EOQ) así como los plazos de entrega. El pago se hace periódico de acuerdo con los consumos.
www.corporacionsesar.com 44
Métodos de compra y abastecimientos
Procedimiento de órdenes pequeñasAplicación: compras no recurrentes y sumas bajas
Definición: Es un método de compra que busca disminuir los costos asociados a la realización de compras de productos no recurrentes y cuyos valores son tan bajos que no es posible aplicar los otros métodos
Propósito: reducir la cantidad de papeleo y acelerar el tiempo de compra
Sistema de caja menor Sistema de órdenes de pago contra entrega (COD) Órdenes electrónicas Sistema de órdenes de pago electrónico
www.corporacionsesar.com 45
Métodos de compra y abastecimientos
Procedimiento de órdenes pequeñas Sistema de caja menor
Pagos al contado de gastos menores. Es efectivo para compras locales y de pequeño tamaño.La factura constituye un recibo y un vale de caja menor.
Sistema de pago contra entrega (COD)
Reduce el papeleo y aprovecha descuentos por pago de contado
Órdenes electrónicas (EDI) ó Internet
Los sistemas EDI e Internet reducen el papeleo y los tiempos de operación
Órdenes de pago electrónico
Reducen al máximo el papeleo y el gasto asociado a los pagos en cheque
www.corporacionsesar.com 46
Seguimiento de las Compras
Definición: * El Seguimiento de
Compras, es el control que debe tenerse para que los plazos determinados para cada proceso de adquisición, se cumplan.
www.corporacionsesar.com 47
Pasos para completar una adquisición de una Requisición
1. Reconocimiento de la necesidad con una descripción y definición exacta de las cantidades y características del producto ó servicio que se requiere
2. Recepción del pedido o requisición (Aprobada).3. Selección de proveedores (Estudio Mercado).4. Solicitud de cotizaciones.5. Recepción de ofertas.6. Análisis de las ofertas y decisión técnica-económica7. La Negociación y decisión de compra8. Colocación ó emisión de la O/C.9. Seguimiento de la Compra (Plazo de entrega de la mercadería).10. Recepción e inspección de la mercadería.11. Proceso documentario para pago al proveedor.12. Mantenimiento de los Registros.
www.corporacionsesar.com 48
• Para realizar convenientemente todos estos pasos, el comprador necesita de un TIEMPO, por lo que se deben establecer los tiempos necesarios para cumplir cada uno de los pasos señalados satisfactoriamente.
• La suma total de tiempos empleados en la adquisición se denomina: “Tiempo típico de compras” y es la base para el cálculo del tiempo de reposición llamado: LEAD TIME
www.corporacionsesar.com 49
La Unidad Orgánica de seguimiento, debe tener la información actualizada de la situación de todas las requisiciones INGRESADAS a Compras.
Realizar todos estos pasos, origina un costo llamado: “COSTO DE ADQUISICIÓN”
Por lo que, si el monto estimado de la Requisición es pequeño, no vale la pena realizar todos estos pasos, pues se encarecería la adquisición.
www.corporacionsesar.com 50
• Se sugiere, debido a las existencias de estos Costos de Adquisición en la empresa, si el monto estimado de la es 1/3 del costo de adquisición, comprar sin necesidad de formular la requisición y cumplir con el procedimiento.
• Ejemplo: Se tiene un Costo de adquisición en compras
de $ 150 y un costo estimado de compras de un material en la empresa de $ 50.
¿confeccionaremos la Requisición y realizaremos el procedimiento de Adquisición?
www.corporacionsesar.com 51
• A cada uno de estos procesos se les asigna un plazo denominado: “Tiempo típico de Compras”.
• La unidad de Seguimiento, controla que para cada proceso se cumpla con el tiempo típico de compras, caso contrario origina una:
ACTIVACIÓN O AVISO en el atraso al tiempo establecido, al comprador encargado.
• Los tiempos típicos son establecidos en forma conjunta con el comprador, sin apremio y en forma normal, pero una vez establecidos se comprometen a cumplirlos.
www.corporacionsesar.com 52
• En la unidad de seguimiento de Compras, cada comprador debe abrir un “FILE” a cada Requisición y ARCHIVAR en el file todos y cada uno de los documentos relacionados con la Adquisición, los que se mencionan a continuación:1. Requisición2. Solicitudes de cotización3. Cotizaciones4. Cuadro comparativo de cotizaciónes5. Orden de compra (O/C)6. Nota de ingreso al almacén
www.corporacionsesar.com 53
7. Cartas con el proveedor 8. Otros documentos y comunicaciones
9. Informe pago de factura al proveedor• Todos estos documentos se recomienda estar
“FOLIADOS”, es decir numerados para sustentar las decisiones tomadas en el proceso de las compras, sobre todo en las auditorías.
• La responsabilidad del comprador, no termina con la recepción del material, sino con el pago de la factura correspondiente al proveedor. Luego del pago, archiva el File como ATENDIDO.
www.corporacionsesar.com 54
CUADROS COMPARATIVOS
• CUADRO COMPARATIVO TECNICOCUADRO COMPARATIVO TECNICO 1: Galván y Asoc.
IT CODIGO DESCRIPCION U/M 2: Eq.Gatronómicos1 XXXXXX MESA DE TRABAJO GASTRON. PZA. 3. César Garcia
ESPECIFICACIONES PROVEEDORES
SOLICITADO 1 2 3
MEDIDAS: L2.20XH0.90XA0.88 SI SI SI
MATERIAL: ACERO INOXIDABLE SI SI SI
COLOR: GRIS SI SI SI
ACABADO: SANITARIO SI NO ESPECIF. SI
OTROS: C/RUEDAS SI SI SI
FECHA ENTREGA: 30/07/2011 SI SI 15/07/2011
LUGAR ENTREGA: INSTALADO EN ISIL SI SI SI
CANTIDAD: 24 UNIDADES SI SI SI
GARANTIA: 12 MESES SI SI SI
SERVICIO TECNICO: SI SI SI SI
www.corporacionsesar.com 55
• CUADRO COMPARATIVO ECONOMICO Cuadro Comparativo económico es un cuadro para poder comparar objetivamente las
cotizaciones que cumplen todo los requisitos técnicos. Evaluamos el costo de compra: es el valor del material, puesto en nuestro almacén a valor
actual.
CUADRO COMPARATIVO ECONOMICO 1: Galván y Asoc.IT CODIGO DESCRIPCION U/M 2: Eq. Gastronómicos1 XXXXXX MESA DE TRABAJO GASTRON. PZA. 3. César Garcia
ESPECIFICACIONES PROVEEDORES
OFERTADAS 1 2 3
RECOGER MATERIAL 500
PUESTO EN ALMACEN 520 550
FORMA DE PAGO C/ENTREGA FACT.30 DIAS FACT.60 DIAS
INTERESES NO ESPECIF. 1.5 MENSUAL
www.corporacionsesar.com 56
• Las Tendencias Positivas en el proceso de Compras y Toma de Decisiones incluyen:– número reducido de proveedores– relaciones duraderas con los proveedores– proveedores localizados cerca del cliente,
para mejorar la rapidez en el suministro– Infraestructura integrada de información:
EDI, catálogos electrónicos
Tendencias en la gestión de Compras
www.corporacionsesar.com 57
Tendencias Positivas (2)
– Proveedores considerados como parte esencial del negocio.
– Proveedores involucrados en programas de desarrollo de nuevos productos.
www.corporacionsesar.com 58
Orden de Compra• Fecha• Articulo• Cantidad total• Precio• Forma de pago• Lugar de entrega de la mercadería• Lugar de entrega de Facturas• Lotes de entrega• Tipo de embalaje• Documentación necesaria
www.corporacionsesar.com 59
Area Solicitante
Pide insumos mediante Vale
de salida
Almacén
Stock suficiente
Dpto. Compras
Solicita insumos mediante Orden
de compra
Despacha insumo
ASolicita insumo
mediante RQ. De compra Proveedores
Despacha insumos
B
B
Almacén
Material requerido
Despacho insumo
Area.solicitante
Insumo requerido
Utiliza insumos
Origen del
insumo
Informa deficiencias al
almacén
Fin
Informa deficiencias al Dpto. Compras
A
B
Jefatura de LogísticaProcedimiento de adquisición de insumos
DIAGRAMA DE FLUJO
SI
NO
NO
SI
NO
SI Almacén
Realizado Autorizado Fecha de Elaboración
www.corporacionsesar.com 60
Ventas: Menú eventos envía el Ppto. Aceptado a producción
Área de producción elabora RQ. de insumos y solicita al almacén
Verificación de stock en almacenes
Requerimiento al Dpto. de compras
Generación de Orden de Compra
Enviar Orden de compra al proveedor
Coordinación Almacén. Copia de O/C al
Almacén
NO
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO DE COMPRAS
SI
www.corporacionsesar.com 61
Indicadores de Gestión
• Una unidad de medida que sirve de soporte para establecer una meta y cuantificar el nivel alcanzado sobre un objetivo.
www.corporacionsesar.com 62
INDICADORES• % de costo de materias primas sobre
producción.• Precios promedios de compras.• Plazo promedio de entregas.• Número de devoluciones por proveedor.• Rotación de materias primas.• Roturas de stocks.
www.corporacionsesar.com 63
• Plazo promedio de respuesta a solicitudes de compra.
• Plazo promedio de realización de pedidos.• Nivel de satisfacción de los clientes
internos con el Dpto.• Número de transacciones por persona del
Dpto.• Productividad-Persona: Compras/Persona
INDICADORES
www.corporacionsesar.com 64
La NegociaciónPrincipales Características
• Es un ARTE, y como tal requiere de inspiración
• No hay “fórmulas secretas”• No hay nada escrito que contenga toda la
verdad, ni la llave para llegar al éxito• Debe orientarse para lograr a un acuerdo• La única manera de ser mejor negociador es
con la práctica.
www.corporacionsesar.com 65
La NegociaciónQué se negocia en las
Compras ?
• Valores, Precios• Entregas• Características y
Especificaciones• Condiciones y Formas de
Pago.
www.corporacionsesar.com 66
La NegociaciónPuntos Importantes
• Antes de Negociar informarse bien de su empresa y de los proveedores
• Iniciarla poniendo las cartas sobre la mesa
• Para negociar hay que tener presente:– Poder de la empresa– Riesgos existentes– Límites aceptables o de negociación– Responsabilidad de decisión– Metas por alcanzar.
www.corporacionsesar.com 67
La NegociaciónExigencias (1)
• Experiencia• Criterio para:
– Juzgar a la gente– Conocer el carácter de las personas– Sacar provecho de sus conocimientos– Conocer la situación y cómo cambiarla– Saber cuándo hablar y cuándo callar– Percatarse de la honestidad o la
deshonestidad– Confiar o desconfiar de quien negocia con
uno. www.corporacionsesar.com 68
La NegociaciónExigencias (2)
• Capacidad para: Actuar, Analizar, Aceptar, Persuadir, Interpretar, Presionar, Ceder
• Sentido común y Juicio claro• Personalidad• Reflejos mentales rápidos.
www.corporacionsesar.com 69
La NegociaciónRecomendaciones (1)
• Ir por el camino de menor resistencia• No pierda de vista sus objetivos, pero disponga siempre
de alternativas• Tener flexibilidad, pero mostrar firmeza en su posición• Si hay que ceder, hacerlo gradualmente y con criterio• No ataque donde ya lo han derrotado. Busque un curso
de acción totalmente nuevo• No enfocar extremos desde un principio, generalmente
es mejor ser moderado.
www.corporacionsesar.com 70
La NegociaciónRecomendaciones (2)
• Mientras más se empuje, mayor será la resistencia• Utilice la persuasión, no la jactancia• Evite los ultimatums• No acose, pregunte con cortesía• Mantenga la calma, pero no deje de simular un
desagrado o un desacuerdo• Haga preguntas eficaces• Prepare preguntas con anticipación• Pero sobretodo ..... No Mienta !!!
www.corporacionsesar.com 71
ADMINISTRACION DE PROVEEDORES
ABASTECIMIENTO DE A&B
Análisis del mercado de Proveedores. Evaluación y selección de Proveedores. Perfil básico del nuevo Proveedor. Catalogo y Registro de Proveedores.
Una buena gestión de Compras se traduce en una buena y estrecha
relación con los proveedores
• Garantiza el flujo continuo de materiales o servicios en el abastecimiento
• Dada la necesidad, permite entregas rápidas• Mantiene la Calidad de los productos y
servicios• En épocas de escasez asegura el
suministro.
www.corporacionsesar.com 73
ANALISIS DEL MERCADO DE PROVEEDORES
Dimensiones y capacidad del mercado.Estructura competitiva.Capacidad de crédito.Estructuras de costos y precios.
www.corporacionsesar.com 74
A dónde queremos llegar ?
• Compartir con Proveedores Socios• Desarrollar Proveedores Unicos,
Exclusivos• Mantener a Proveedores Selectivos• Escoger entre Proveedores Alternativos
® Estoy bien así !!!
www.corporacionsesar.com 75
Qué tenemos que hacer ?
• Clasificar en qué materiales o servicios podríamos obtener mejores beneficios y priorizarlos
• Qué proveedores podrían adecuarse a mis objetivos; y si no los tengo, dónde debo buscarlos
• Cuánto Tiempo y Cuánto va a costar.
www.corporacionsesar.com 76
Por qué es tan difícil y compleja esta relación Cliente - Proveedor ?
Paradigmas del Cliente.-• “Creemos que sabemos una más que el libro”• “Somos los mejores negociadores de precio”• “No puedo confiar ni en mi propia sombra”• “El sabe que si no acepta mis condiciones, llamo
a otro. Por lo tanto, él está más urgido en vender, que yo en comprar”
• “.... para eso le pago”® “Yo soy el Cliente”
www.corporacionsesar.com 77
Por qué es tan difícil y compleja esta relación Cliente - Proveedor ?Paradigmas del Proveedor.-• “Me interesa porque se gana dinero”• “Cuanto más reglamentos tenga, Mejor”• “Lo que está bien para él, está bien para m픕 “Por último, hoy le vendo lo más que pueda,
mañana ...... quién sabe......”® “Soy el mejor pescador, una vez que muerda el
anzuelo, es sólo cuestión de tiempo ....”
www.corporacionsesar.com 78
Qué debemos cambiar ?
Puntos Claves.-• De una Actitud Antagónica a una Visión conjunta
del futuro• Ser fuertes en lo medular de la empresa y dejar
que otros lo sean en lo suyo• Aceptar que existen “Asesores” con buenas ideas;
y seguramente mejores que las nuestras• De un interés puntual y temporal a un interés global
y a muy largo plazo® “Sentarse del mismo lado de la mesa”
..... ambos .....
www.corporacionsesar.com 79
En qué se traduce ....• El Cliente debe estar preparado y organizado para
poder escoger a sus proveedores• Una vez escogidos hay que tomarlos en cuenta
para la elaboración de los productos que se necesitan
• El Proveedor busca permanentemente una superación en la calidad de sus productos
• Supone que el Proveedor está obteniendo márgenes “justos”
• La importancia de las relaciones entre ambos para un trabajo conjunto y una mejora técnica a largo plazo.
www.corporacionsesar.com 80
EVALUACION Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
1) CON QUE PROVEEDORES TRABAJAMOS……….?2) CON QUE TIPOS DE PROVEEDORES QUEREMOS
TRABAJAR…..?3) QUE REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LOS
PROVEEDORES…?CLIENTE
1 3 5 72 64 8
8 PROVEEDORES
www.corporacionsesar.com 81
La búsqueda del Proveedor• Investigar fuentes de abastecimiento en
función de productos• Analizar las fuentes para:
– Calificar las ventajas de cada una– Establecer una selección mediante una
negociación y una prueba para colocar un pedido inicial
– Definir el período de experimentación– Llegar a una conclusión– Calificar para el futuro.
www.corporacionsesar.com 82
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
OBJETIVOSActitud de satisfacción al clienteObtener un flujo continuo de AbastecimientoObtener un valor agregado a través del producto o
servicio que suministraDisposición para cumplir objetivos y planes
concretos de mejoraCapacidad de aportar nuevas ideas para la
investigación y desarrollo de nuevos productos o procesos
www.corporacionsesar.com 83
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
ESTRATEGIABasado en su especializaciónDesarrollar estándares de calidadEstablecimiento de niveles de inventarioDesarrollar un sistema de comunicación
Proveedor – Cliente (Nextel – Celular – Email – RPC – RPM )
www.corporacionsesar.com 84
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
DESARROLLO DEL VINCULO PROVEEDOR – CLIENTE
Confianza mutuaBeneficio mutuoVinculo a largo plazo
www.corporacionsesar.com 85
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
DIVERSIFICACION Es una práctica generalizada Desarrollo de Competitividad Seguridad en el abastecimiento al contar
con Proveedores de Contingencia No existe dependencia con un solo
proveedor Ofrece flexibilidad al Comprador.
www.corporacionsesar.com 86
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
PROVEEDOR UNICO• Los volúmenes de compra despiertan el
interés en invertir• Eficiencia en la Calidad del producto o
Servicio• Compras especiales de Equipos o Bienes
de Capital (Distribuidor exclusivo – propietario de la marca o proceso)
www.corporacionsesar.com 87
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
PROVEEDOR UNICO Alianza estratégica Mejores condiciones comerciales a través
de descuentos, oportunidades de entrega, transporte etc;
Garantía en el Producto o Servicio Servicio Post-venta
www.corporacionsesar.com 88
PERFIL BASICO DEL NUEVO PROVEEDOR
1. Organización: oficina principal - afiliados 2. Productos y mercados 3. Clientes 4. Información financiera 5. Personal: ejecutivos - empleados -
contactos 6. Visitas realizadas a nuestra empresa 7. Planes a futuro 8. Historial interno 9. Competidores (proveedores alternativos)10. Otros materiales y útiles11. Otras informaciones
www.corporacionsesar.com 89
Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(1)
• Tipo de Proveedor
Alternativo Seleccionado Exclusivo
• Historial y Tiempo de actuación
www.corporacionsesar.com 90
Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(2)
• Capacidad de abastecer y negociar técnicamente
• Situación y estabilidad financiera y de crédito
www.corporacionsesar.com 91
Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(3)
• Resultados técnicos y en el suministro de sus productos
Calidad
Precio
Garantía Oportunidad
www.corporacionsesar.com 92
Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(4)
• Experiencia - Organización - Procedimientos - Actitudes y Servicios.
Experiencia Organización Procedimientos
Actitudes
Servicios
www.corporacionsesar.com 93
Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(5)
• Sistemas de Información y Comunicaciones
www.corporacionsesar.com 94
Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(6)
• Situación y Relaciones con su personal
www.corporacionsesar.com 95
Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(7)
• Apoyo técnico
www.corporacionsesar.com 96
Factores de Análisis y Evaluación del Proveedor(8)
• Rapidez de respuesta ante las necesidades del cliente.
www.corporacionsesar.com 97
CATALOGO DE PRODUCTOSRelación ordenada de Materiales.
Partes:CODIGODESCRIPCIÓNUNIDAD DE MEDIDAUBICACIÓN
www.corporacionsesar.com 98
CODIGO
o Identificación sencilla de algooCLASES: *Alfabético *Numérico *AlfanuméricooPASOS: *Levantamiento de información *Elección de patron codificador °EL MAS INDICADO ES EL DE 6 DIGITOS
XX - XX - XX FAMILIA GRUPO ARTICULO
www.corporacionsesar.com 99
DESCRIPCION
oEs nombre del artículooUn artículo puede tener varios nombres
*DEL CATALOGO*TECNICO*COMERCIAL
oPropiedades:*STANDARD PARA UNA FAMILIA*ABREVIADA
www.corporacionsesar.com 100
UNIDAD DE MEDIDA
oEs la unidad con que decidimos manejar un artículo en nuestro negocio.
oCRITERIOS:*Servir al cliente*Facilidad de despacho*Facilidad para el control de stock*Facilidad para el control de consumo*Aspectos legales
www.corporacionsesar.com 101
Clases de unidades de Medida
oExisten diferentes clases de unidad de medida:
*UNIDAD DE MEDIDA DE COMPRA*UNIDAD DE MEDIDA DE VENTA (PRESENTACION)*UNIDAD DE MEDIDA DE MANEJO INTERNA*UNIDAD DE MEDIDA DE FLETE*UNIDAD DE MEDIDA DE PRESUPUESTO
www.corporacionsesar.com 102
CATALOGO DE PROVEEDORES
• Relación ordenada de proveedores, ya sea por familia de materiales o por artículo.
• Ejemplo: Mantequilla con sal*De acuerdo al volumen de compra,
escogeré entre otros proveedores , a:°FABRICANTES°DISTRIBUIDORES°EXTRANJEROS°MINORISTAS
www.corporacionsesar.com 103
FABRICANTES
• NACIONAL*Gloria*Laive*La Preferida Etc;
• Para cada uno de ellos, tendré un archivo, en el que anote:*RAZON SOCIAL, FAX, MAIL, TELEFONOS, DIRECCION, CONTACTOS,
FORMA DE PAGO, OTROS MATERIALES
www.corporacionsesar.com 104
REGISTRO DE PROVEEDORES• Yo debo estar seguro de trabajar con
proveedores legalmente establecidos, que me brinden garantías por el cumplimiento y calidad del producto que me proveen.
• Por lo menos necesito conocer:*LICENCIA MUNICIPAL*RUC*CONSTITUCION DE LA EMPRESA
por cada proveedor.Pero debemos tener un registro, en que figuren estos datos y otros, para evaluar al Proveedor.
www.corporacionsesar.com 105
LOS COSTOS Y LA GESTION DE COMPRAS
ABASTECIMIENTO DE A&B
Los Costos Logísticos. Los Costos y su efecto multiplicador
en la Gestión de Logística. Servicio Logístico al Cliente.
Costos Unitarios• Es el precio que se paga por un bien o
servicio más los gastos que implican su puesta en el almacén, como fletes, aduanas, transporte, descarga, etc.
+
+ +
=
Los Costos Logísticos
www.corporacionsesar.com 107
COSTO DE ADQUISICIÓN Es la suma de gastos inherentes al abastecimiento en un lapso determinado de tiempo generalmente un año dividido entre el número de Ordenes de Compra emitidas en el mismo periodo de tiempo.
ELEMENTOS• Documentación Cotizac.- O/Compra• Administración Remuneración del Area Compras
• Capacitación Cursos Revistas• Gastos por Servicios Luz Agua Limpieza • Gsts. de Comunicación Telefono - Fax – Celular - Nextel
Internet
www.corporacionsesar.com 108
COSTO DE ADQUISICION
Útiles de Oficina Equipos Equipos de Computo Muebles y Enseres Rechazos Productos devueltos por Control de Calidad Reproceso de la Compra Atención de los Rechazos
www.corporacionsesar.com 109
COSTO DE POSESIÓN
Es el costo que involucra el Mantenimiento del Almacén , Equipos , Administración de las Existencias almacenadas ,inmovilización del Capital invertido en el InventarioEl costo de Posesión siempre será expresado en Forma porcentual
ELEMENTOS : COSTO DE SUPERVISIÓN Asesoramiento Interno y / o Externo Sueldos y Salarios del Personal
www.corporacionsesar.com 110
COSTO DE POSESIÓN
COSTOS ADMINISTRATIVOS Formatos y utiles de oficina Comunicaciones ; Teléfono celular / nextel radio Servicios (Luz - Agua - Limpieza) Seguros (Póliza contra todo Riesgo) Capacitación Obsolescencia - Deterioros - Pérdidas Costo financiero (Inmovilización del Capital ) Alquiler - Impuestos (Local propio )
www.corporacionsesar.com 111
COSTO DE POSESION
COSTOS OPERATIVOS Muebles de oficina Equipos de computo Equipos de manipulación y seguridad
FORMULA EL CALCULO DEL COSTO DEPOSESION Cp = Costos A + B + C x 100 Inventario Promedio Anual A =Costo de Supervisión B = Costos Administrativos C = Costos Operativos
www.corporacionsesar.com 112
Costos de PosesiónSon los costos en el manejo, manipuleo y almacenamiento de los materiales:
• Intereses sobre la inversión en materiales• Cuidado de los materiales• Monto de la prima de seguros• Volumen de almacenaje• Control de Inventarios• Riesgo por obsolescencia, deterioro o merma• Impuestos a los Activos.
www.corporacionsesar.com 113
Costo de rotura de stock
• Son los costos en los que se tendría que incurrir para evitar que el área operativa se vea imposibilidado de continuar su proceso
• En el caso de materiales industriales, sobrecostos de compra y capacidad instalada ociosa
• En empresas comerciales, las ventas perdidas.
www.corporacionsesar.com 114
Efecto Multiplicador de una buena Gestión de Compras
1 La Reducción del Costo produce ahorros directos para la empresa
2 Ahorros en Costos de Renovación y Posesión3 Se traduce en una buena y estrecha relación con los
proveedores4 Aprovechamiento del Tiempo como factor generador
de Utilidades5 Desarrolla la confianza de todos las áreas internas
que tienen vinculación con Compras6 Proyecta una imagen exterior sólida de su empresa.
www.corporacionsesar.com 115
La Reducción del Costo produce ahorros directos para la empresa• Mayor Utilidad directa• Reduce el esfuerzo necesario en Ventas
para obtener los mismos márgenes de utilidad (Ver Cuadro siguiente)
• La mayor liquidez debe reducir los Gastos Financieros por el no uso del dinero prestado
• Permite el desarrollo de actividades adicionales sin mermar el presupuesto.
www.corporacionsesar.com 116
Alternativas de mejoras de Utilidad
Ventas ..............
Costos de Compras ..........Otros Costos Variables .........
Contribución ...
Costos Fijos .....
Utilidad ............
100
50
25
25
20
5
Reducción 10% Costo de Compra
Referencia
100
45
25
30 20
10
Incremento en 20% Ventas
120
60
30 30
20
10
www.corporacionsesar.com 117
Ahorros en Costos de Renovación
Son los ahorros en la propia Gestión de las Compras:
• Seguimiento.- Teléfono, fax, e-mail, visitas• Documentación.- Menor cantidad de
Solicitudes de Cotizaciones y Ordenes de Compra; menor volumen de control sobre facturación e inventarios.
www.corporacionsesar.com 118
Ahorros en Costos de Posesión
Son los ahorros en el manejo, manipuleo y almacenamiento de los materiales:
• Menor cantidad de productos que cuidar• Menor monto de la prima de seguros• Menor necesidad de capacidad de almacenaje• Mejor Control de Inventarios• Reducción del riesgo por obsolescencia,
deterioro o merma• Reducción del pago de impuestos a los Activos.
www.corporacionsesar.com 119
Se traduce en una buena y estrecha relación con los
proveedores
• Garantiza el flujo continuo de materiales o servicios en el abastecimiento
• Dada la necesidad, permite entregas rápidas• Mantiene la Calidad de los productos y
servicios• En épocas de escasez asegura el suministro.
www.corporacionsesar.com 120
Aprovechamiento del Tiempo como factor generador de Utilidades
• Racionalización del Tiempo, como factor clave para la investigación y el desarrollo de nuevos productos y servicios
• Manejo del Tiempo como único recurso cuyo desaprovechamiento no se recupera
• Inversión en Capacitación.
www.corporacionsesar.com 121
Desarrolla la confianza de todos las áreas internas que tienen vinculación con Compras
• Con Producción.- Por el normal y continuo abastecimiento de los materiales
• Con Finanzas.- Por la permanente racionalización de los recursos monetarios de la empresa
• Con Contabilidad.- Por la buena administración de la documentación de las compras
• Con las Areas Técnicas (Ingeniería, Calidad).- Por la permanente y estrecha comunicación
• Con Ventas.- Por la Calidad, por los Precios y la oportunidad en el abastecimiento de los Productos
• Con la Alta Dirección.- Por los márgenes utilidad que se generan debido a su gestión.
www.corporacionsesar.com 122
Proyecta una imagen exterior sólida de su empresa
• Es un cliente que asegura el cumplimiento de sus obligaciones, por lo que permite la accesibilidad a instituciones que son necesarias para sus operaciones como: Bancos, Agencias de Aduana, Cías. de Seguros, Empresas de Transporte, Depósitos Aduaneros, etc.
www.corporacionsesar.com 123
Beneficios para el propio personal del Area de Compras
• Reconocimiento de su gestión por la Alta Dirección
• Inversión en el personal: Capacitación, mayor remuneración, mejores condiciones de trabajo, mejores beneficios colaterales
• Mayor poder de decisión y participación en la gestión global de la empresa
• Mejor carta de presentación ante el mercado laboral.
www.corporacionsesar.com 124
LOS COSTOS Y LA GESTION DE COMPRAS
La determinación de los Costos es el aspecto esencial y de mayorimportancia para efectuar un análisis completo a fin de tomar las decisiones adecuadas para elbuen manejo de la Empresa Pero al mismo tiempo la identificación de dichos costos es difícil en razón de que los elementos que lo constituyen no son medidos por los procedimientos contables de Costos Industriales o Financieros empleados usualmente
www.corporacionsesar.com 125
LOS COSTOS Y LA GESTION DE COMPRAS
Las decisiones que afectan el sistema logístico deben tomarse a la luz de los Costos Operativos no de los convencionales contables que indudablemente son de mucha importancia para la Empresa
Los Costos Operativos responden a propósitos singulares y son útiles a la Gerencia en la solución de problemas relacionados la
operatividad de la Empresa Conocerlos permitirá identificar los elementos que lo
componen evaluarlos y controlarlos con el propósito de alcanzar eficiencia mejorando los procedimientos
www.corporacionsesar.com 126
ACTIVIDADES GENERADORAS DE COSTOS ACTIVIDADES
• Gestión de Compras• Almacenes • Recepción de
Materiales • Control de Calidad
• Planeación de la Producción
• Ingeniería• Producción• Recursos Humanos
COSTO • Costo de Adquisición• Costo de Posesión• Número de Guías • Número de
Inspecciones• Número de Ordenes de
Producción• Modificaciones • Eficiencia• Número de
Trabajadores
www.corporacionsesar.com 127
ACTIVIDADES GENERADORAS DE COSTOS
ACTIVIDADES
• Ventas • Transporte• Servicio al Cliente• Contabilidad• Sistemas
COSTO
• Facturación• Número de Despachos• Número de Llamadas • Número de Registros• Reprocesamiento de la
Información
www.corporacionsesar.com 128
SERVICIO LOGÍSTICO AL CLIENTE
Hoy en día los niveles de servicios brindados van a determinar en gran medida la respuesta que los clientes tengan
Es decir que un buen servicio es un factor muy importante el cual se debe tener en cuenta
Desde el punto de vista del consumidor , el servicio logístico al cliente puede ser analizado en tres etapas
www.corporacionsesar.com 129
SERVICIO LOGÍSTICO AL CLIENTE
EL SERVICIO ANTES DE LA TRANSACCION La Empresa debe proporcionarle al Cliente la confianza suficiente y la seguridad para el posterior servicio a brindar
EL SERVICIO DURANTE LA TRANSACCIONEstá directamente implicado con la entrega del producto , afectando aspectos que el Cliente va a percibir como los tiempos de entrega , precisión en el procesamiento del pedido , estado de las mercaderías recibidas o disponibilidad del stock
www.corporacionsesar.com 130
SERVICIO LOGISTICO AL CLIENTE
EL SERVICIO DESPUES DE LA TRANSACCIONAbarca todos aquellos aspectos del servicio necesarios para el soporte del Producto una vezentregado , como garantías para proteger al Clientecontra productos defectuosos , proporcionar losmedios de devolución o el tratamiento adecuado delas quejas por parte del Cliente
www.corporacionsesar.com 131
MODELOS DE REAPROVISIONAMIENTO
ABASTECIMIENTO DE A&B
Reaprovisionamiento continuo. Reaprovisionamiento Periodico Sistema de Inventarios Min-Max. Justo a Tiempo.
Modelos
Empírico Matemáticos
Simulación Optimización
Deterministicos Estocásticos
www.corporacionsesar.com 133
• Modelos de Análisis Determinístico: En el cual las variables son perfectamente conocidas y especificadas
• Modelos de Análisis Estocástico: En donde por lo menos una de las variables es desconocida, y se asume seguir una distribución de probabilidad particular.
• Modelos Económicos: En los cuales se estudian modelos en donde la relación costo-beneficio representa el objetivo fundamental del estudio.
• Modelos de Simulación
Estado actual de las investigaciones de las cadenas de suministros
www.corporacionsesar.com 134
• Existen diversos modelos que permiten establecer políticas óptimas o económicamente ventajosas para el manejo de los inventarios en las organizaciones.
Modelos de Reaprovisionamiento
www.corporacionsesar.com 135
• El establecimiento de dichas políticas es básicamente un proceso de toma de decisiones que intentan dar respuesta a tres preguntas claves:
¿Cuándo pedir? ¿Cuánto pedir? ¿Cuál es el costo total asociado al sistema?
www.corporacionsesar.com 136
Nivel de servicio
• Es la probabilidad de que todos los pedidos sean surtidos con el material almacenado durante el tiempo de entrega del reabastecimiento de un ciclo de reorden.
www.corporacionsesar.com 137
Nivel de servicio
• Intensidad con la cual la empresa desea satisfacer la demanda.
• Relación entre el número de unidades ofrecidas y el número demandado; o,
• Relación entre el número de clientes que han comprado el producto y los que lo han demandado.
• Con ello conocemos el % de la demanda satisfecha y el porcentaje de clientela satisfecha.
www.corporacionsesar.com 138
Reglas de Gestión de los Inventarios
Niveles de Inventario• Límites predeterminados de cantidades por
almacenar. Cantidades varían entre un Nivel Máximo y un Nivel Mínimo.
• Determinación de los dos niveles depende del consumo anual, de la tasa de agotamiento, del costo unitario del producto o de las demoras en la entrega.
www.corporacionsesar.com 139
Reglas de Gestión de los Inventarios
Inventario Activo• Varía constantemente al ritmo de las
entradas y salidas del almacén.• Puede corresponder al consumo actual.• Es igual a la diferencia entre los niveles
máximo y mínimo.
www.corporacionsesar.com 140
Reglas de Gestión de los Inventarios
Punto de Reorden• Nivel de inventario a partir del cual se decide
ordenar el producto.• Permite asegurar la disponibilidad de los
productos en períodos de reabastecimiento.• Designa una cantidad que está en función de la
tasa de demanda durante el período de reabastecimiento y de la demora de la entrega.
www.corporacionsesar.com 141
Reglas de Administración de los Inventarios
Inventario de Seguridad• Impide toda interrupción en el
aprovisionamiento, causada por demoras en la entrega o por un aumento imprevisto de la demanda durante el período de reabastecimiento.
www.corporacionsesar.com 142
Modelo de Reaprovisionamiento Continuo
• En un sistema de RC, se revisan los stock después de cada transacción (o en forma continua).
• Cuando el Stock cae por debajo de un punto de reorden predeterminado, se coloca una orden por una cantidad fija.
• La cantidad a pedir es el lote optimo.
www.corporacionsesar.com 143
• El punto de pedido se calcula como la demanda durante el tiempo de entrega mas el inventario de seguridad, calculado considerando el nivel de servicio fijado y la aleatoriedad en la demanda y el Tiempo de Entrega.
www.corporacionsesar.com 144
Modelo con Reaprovisionamiento Periódico• En este sistema se revisa la posición de
existencias a intervalos fijos de tiempo, por lo que los pedidos se realizan cada cierto tiempo previamente establecido (Periodo de Reaprovisionamiento).
www.corporacionsesar.com 145
• La cantidad a pedir será aquella que restablece un cierto nivel máximo de existencias (como “nivel objetivo”).
• Este nivel objetivo se fija para cubrir la demanda hasta la siguiente revisión periódica mas el tiempo de entrega.
• Se ordena una cantidad variable dependiendo de cuanto se necesita para llegar al nivel máximo.
www.corporacionsesar.com 146
• El nivel máximo de existencias se calcula como la demanda durante el periodo de revisión mas la demanda durante el tiempo que demora la reposición mas el inventario de seguridad.
• Considera el nivel de servicio fijado y la aleatoriedad de la demanda y del tiempo de entrega.
www.corporacionsesar.com 147
• El periodo de revisión suele ser fijado por razones de índole práctico, teniendo en cuenta pautas temporales de gestión de la empresa.
• Son frecuentes periodos de revisión semanal, quincenal, mensual, trimestral, etc;
• También se puede determinar el periodo de revisión, aplicando la formula del modelo de periodo fijo de reorden (EOI).
www.corporacionsesar.com 148
• Los costos del inventario cuando se utiliza el modelo de reaprovisionamiento periódico suelen ser superiores a los costos del modelo de reaprovisionamiento continuo.
www.corporacionsesar.com 149
Sistema de Inventario Min-Max
• En la práctica encontramos sistemas híbridos, resultado de la mezcla de modelos continuos y periódicos.
• El sistema de inventario Min-Max, toma elementos de ambos modelos, un punto de reorden (mínimo) y un objetivo (máximo).
www.corporacionsesar.com 150
• La política Min-Max brinda mayor flexibilidad en la determinación de los parámetros que deben ser calculados para gestionar el inventario y se ajusta mejor a las características y condiciones de muchas empresas.
• La decisión de usar un modelo u otro depende de las particularidades de cada empresa.
www.corporacionsesar.com 151
Nuevas Herramientas Logísticas y de la Cadena de Abastecimiento
usto iempo
www.corporacionsesar.com 152
Cuál es el enfoque de JAT?
Una filosofía operativa cuyo objetivo principal está centrado en eliminar el desperdicio en toda la organización y en las relaciones con clientes y
proveedores.
www.corporacionsesar.com 153
Puntos Básicos del JAT(1)
2. Los precios de venta no son función de costos
4. Eliminar Transporte y Movimientos
5. Control Previsiones= Auto Control
6. Eliminar Fallas en Máquinas
1. Los Stocks no son necesarios
3. Reducción del tiempo en cambios
www.corporacionsesar.com 154
Puntos Básicos del JAT(2)
7. Sólo se entreganProductos Buenos
8. Motivar al PersonalIntegrar mandos medios
9. Trabajadores Multifunción
11. Estudio de las Operaciones necesarias
12. Definir Operaciones Tiempos y Movimientos
10. Maquinaria y Equiposespecializados
www.corporacionsesar.com 155
Puntos Básicos del JAT(3)
13. Rediseñar Procesos de Trabajo
14. Fabricar según la demanda real
15. Coordinación estrecha con Proveedores
16. Simplificar la Administración
17. Posibilidad de contratar sub-conjuntos
18. Fabricar Pieza por Pieza. Buscar el Flujo de las Operaciones.
www.corporacionsesar.com 156
Occidente vs. OrienteOccidente Oriente
2 Organización bien estructurada y dividida con elementos staff3 CALIDAD. Función de gestión y control por personal
4. Sistemas globales manejados por especialistas
5 Las Existencias fomentan la Productividad6 Problemas complejos se controlan con sistemas complejos7 OBJETIVO = EFICIENCIA
1 Control fuerte sobre los trabajadores
1 Dar al trabajador tanta responsabilidad como se pueda
2 Menor estructuración posible.Maximizar responsabilidades
3 CALIDAD. Responsabilidad de todos4 Simplificar procesos buscando visibilidad del control y fácil retroalimentación5 Las Existencias impiden mejorar la Productividad6 Simplificar o eliminar el problema en sus orígenes7 OBJETIVO = FLEXIBILIDAD
www.corporacionsesar.com 157
Desperdicio
Cualquier cantidad por encima de la mínima que se requiere de equipos partes,
materiales, espacio, tiempo, personal y otros recursos absolutamente esenciales.
www.corporacionsesar.com 158
Siete Desperdicios
1 Por exceso de Producción2 Por Tiempos de Esperas3 Por Transporte4 De Proceso5 De Existencias6 De Movimiento7 Por Defectos en los Productos.
www.corporacionsesar.com 159
1. Desperdicio por exceso de Producción Este desperdicio se produce al fabricarse más artículos de los
que necesita el mercado. El desperdicio por exceso de producción suele aparecer
cuando se trabaja por anticipado. El exceso de producción oculta la causa real de los problemas
y crea otros más graves. Los subproductos del exceso de producción son: más
existencias; más manipulación; más espacio ocupado; más intereses financieros; más maquinaria; más defectos; más gastos generales; más papeleo; más personal; etc.
www.corporacionsesar.com 160
2. Desperdicio por Tiempos de Espera
En vez de ocupar máquinas para producir un exceso de artículos, los trabajadores deben permanecer sin hacer nada, una vez haya finalizado con el volumen de trabajo requerido. Si se lleva a cabo esto, los supervisores podrán evaluar mejor la capacidad productiva existente y controlar más eficazmente la situación.
Si echamos un vistazo a la fábrica, también encontraremos trabajadores que se limitan a observar la operación de las máquinas.
www.corporacionsesar.com 161
3. Desperdicio de Transporte
El transporte y la doble o triple manipulación son desperdicios que se observan comúnmente en la mayoría de las fábricas. Por ejemplo, el material que ingresa se guarda en el almacén antes de llevarlo a la línea de producción. Si se hace así, hay que informar a un encargado acerca de dónde se recogerá el material, dónde se guardará en el almacén, dónde y cuándo se volverá a recoger y en qué lugar o parte de la línea de producción hay que entregarlo.
www.corporacionsesar.com 162
4. Desperdicio de Proceso
El método de proceso en si mismo puede constituir una fuente de problemas que provoquen desperdicios innecesarios.
Cuando los aparatos no están mantenidos o preparados correctamente, los operarios tienen que realizar un esfuerzo adicional para procesar los materiales (tamaño de platinas, identificación del scrap, aumento de chatarra, reemplazo de materiales, etc.).
www.corporacionsesar.com 163
5. Desperdicio de Existencias
Desechar los materiales obsoletos. (Orden y organización del lugar de trabajo).
No producir artículos que no necesite el proceso subsiguiente. (Equilibrio en la línea).
No comprar ni traer artículos en grandes lotes. (Los ahorros que se obtengan gracias a los descuentos por cantidad, quizás sean menores que los desperdicios de existencias).
Fabricar productos en pequeños lotes. (Reducir los tiempos de cambios de útiles / habrá más cambios).
www.corporacionsesar.com 164
GRAFICO DE DESPERDICIO DE EXISTENCIAS
Materias PrimasProducto acabado que va a los clientes
LOS INVENTARIOS CUBREN LOS PROBLEMAS
Programación inadecuada
Falta de
OrdenTiempos largos de cambios de
útiles de producción
Desequilibrios en la línea de Producción
Problemas de Comunicación
Problemas de
calidad
Transporte prolongado
Averías en
las
máquinas
Ausentism
o
MAR DE LOS STOCKS
www.corporacionsesar.com 165
6. Desperdicio de Movimientos
Todo tiempo que no se dedica a añadir valor al producto debe eliminarse en la máxima medida. Un hecho que se debe tener siempre presente es que “mover” no necesariamente equivale a “trabajar”.
Limitándonos a mover las manos, los pies o el cuerpo, no necesariamente añadiremos valor al producto.
www.corporacionsesar.com 166
7. Desperdicios por Defectos en los Productos
Cuando en determinado puesto de trabajo se producen defectos, los operarios de los puestos subsiguientes pierden tiempo esperando, con lo cual se añade costo al producto y se aumenta tiempo de producción. Además quizás sea necesario repetir el trabajo o desechar los productos defectuosos.
www.corporacionsesar.com 167
TRANSPORTE Y DISTRIBUCIONConceptosTipos de transporteOutsourcing ó tercerización.Canales de DistribuciónEDI, TIC como herramientas logísticas.
GESTIÓN LOGÍSTICA
MATERIAS PRIMAS
FABRICACIÓN DE PARTES Y/O COMPONENTES
FABRICACIÓN DEL PRODUCTO DISTRIBUCIÓN CONSUMO
INFORMACIÓN
INFORMACIÓN
OTRAS CADENAS DE SUMINISTRO
ELIMINACIÓN
RECICLAJE REFABRICACIÓN REUTILIZACIÓN DEVOLUCIONES
Flujo directo
Flujo inverso
www.corporacionsesar.com 169
www.corporacionsesar.com 170
Conceptos Clave (1)
• Distribución Física:– la actividad que está relacionada con:
• recepción de producto acabado• su almacenaje hasta que es requerido• entrega al cliente.
www.corporacionsesar.com 171
Conceptos Clave (2)
• Operador de transporte:– quien realiza el transporte.
• Intermodal:– punto de intercambio entre un proveedor de
servicios de transporte a otro.
www.corporacionsesar.com 172
. Conceptos Clave (3)
• Consolidación:– proceso de recepción de múltiples lotes en
cantidades pequeñas que luego son readecuados en lotes mayores.
• Cross docking (punto de carga - descarga):– descarga de la mercancía desde distintos vehículos
para ser cargada inmediatamente en un contenedor para ser entregada/enviada a su destino final.
www.corporacionsesar.com 173
Conceptos Clave (4)
• Almacén de Distribución: – lugar designado para consolidar y redistribuir
mercancías de modo que se facilite la entrega rápida a cliente.
• Unificación / Paletización: – técnica para agrupar cajas en paletas o bases de
carga para moverlos posteriormente con carritos elevadores y/o camiones u otros vehículos.
www.corporacionsesar.com 174
Conceptos Clave (5)
• Containerización: – proceso de colocación de distintos grupos
unificados de mercancías en una sola unidad de carga suficientemente protegida.
www.corporacionsesar.com 175
Modos de Transporte (1)
• Bases de selección del modo de transporte:– naturaleza, volumen, valor y características
de las mercancías– flexibilidad del modo de transporte: adecuada
a los cambios en la demanda.
www.corporacionsesar.com 176
DISTRIBUCIÓN FÍSICA
Actividades de control y administración de inventarios, envasado, almacenamiento en el lugar de producción, transporte, almacenamiento en el lugar de envío y entrega del producto al cliente final. Decisiones relativas a:
1.- Selección de la modalidad de transporte
Transporte por carretera
Transporte ferroviario
Transporte acuático
Transporte aéreo
Transporte por tubería
Transporte electrónico
www.corporacionsesar.com 177
Modos de Transporte (2)• Métodos de transporte:
– carretera– tren– marítimo– aéreo– tuberías(*)
– (*)= oleoductos, gaseoductos, etc.
www.corporacionsesar.com 178
Modos de Transporte (3)
• Carretera:– flexible, a tiempo, pérdidas y daños bajos,
trazabilidad, eficacia y amplia cobertura geográfica
– las condiciones meteorológicas y de tráfico pueden demorar los envíos
– alta competitividad en precios.– Adecuado para la distribución moderna
www.corporacionsesar.com 179
Modos de Transporte (4)
• Tren:– adecuado para enormes lotes de carga
(coches por ejemplo)– requiere mejor empaque y debe permitir
manipulaciones extremas– lento– camiones plataforma y contenedores a dos
alturas permiten ahorrar costes a los usuarios.
www.corporacionsesar.com 180
Modos de Transporte (5)
• Marítimo:– ideal para cargas pesadas o no perecederas,
pero tiene costes fijos muy altos– las condiciones meteorológicas pueden ser
un problema– El uso de contenedores y la mejora de
muchos puertos permiten su uso para la expansión hacia nuevos mercados.
www.corporacionsesar.com 181
Modos de Transporte (6)
• Aéreo:– altos costes, por eso solamente es
recomendable para productos de alto valor, perecederos o para envíos muy urgentes.
– Limitaciones en peso, situación y dimensiones
– ahorra costes de mantenimiento de inventario– importante en comercio internacional
www.corporacionsesar.com 182
Modos de Transporte (7)
• Tuberías:– lento pero fiable, flujo continuo de líquidos,
gases o materiales de alta viscosidad.– Distintas normativas gubernamentales lo
convierten en un modo difícil de implementación.
– Adecuado solamente para grandes compañías petroleras, de gas o químicas.
www.corporacionsesar.com 183
Subcontratación• Decisiones para decidir si disponer de flotas
propias o bien subcontratar el transporte:– coste total– control– atención al cliente– flexibilidad– tipo de gestión– operadores– recuperación de la inversión.
www.corporacionsesar.com 184
LA DECISIÓN DE PRODUCCIÓN O COMPRAR
Outsourcing o subcontratación: adquisición externa de artículos o servicios que inicialmente se realizaban dentro de la organización.
-Reducción de los costes de producción o de gestión.-Transformación de costes fijos en variables y predecibles.-Mejora de la calidad.-Mayor flexibilidad.-Acceso a la última tecnología disponible.-Reducción de la incertidumbre y el riesgo.
-Pérdida de control.-Posible reducción en la intensidad innovadora.-Posible pérdida de confidencialidad.-Disminución del poder de negociación con los proveedores.-Aumento de la complejidad en la gestión.-Decisión difícilmente reversible Pérdida visión global.
VENTAJAS inconvenientes
www.corporacionsesar.com 185
CANALES DE DISTRIBUCION
www.corporacionsesar.com 186
www.corporacionsesar.com 187
Almacenes de Distribución
• El número y la localización de los almacenes de distribución debe estar basado en:– necesidades de atención al cliente– disponibilidad de servicios de transporte– coste del comercio indirecto
www.corporacionsesar.com 188
Indicadores de Cumplimiento
• El cumplimiento se puede medir en base de:– flexibilidad del sistema de distribución:
• tiempo de respuesta a requerimientos especiales
– Información al/del sistema de distribución:• velocidad, eficacia y detalle de respuesta del mensaje
– cobertura de errores en el sistema de distribución:• eficiencia para rectificar errores (errores en factura, daños,
reclamaciones).
www.corporacionsesar.com 189
EDI como herramienta fundamental
www.corporacionsesar.com 190
El Intercambio Electrónico de Datos (EDI) es la comunicación de información estructurada de computadora a computadora, de aplicación a aplicación, con una mínima intervención humana y sin papel entre corporaciones, instituciones o individuos, utilizando un formato estándar para los documentos de negocios entre las empresas. En lugar de preparar documentos y enviarlos a través del correo o utilizar otro medio de comunicación, los usuarios de EDI intercambian información de negocios directamente entre sus sistemas computacionales.
¿Qué es el EDI?
www.corporacionsesar.com 191
Áreas de aplicación
• Disminución de inventarios
• Alta rotación de productos
• Abastecimiento oportuno• Eliminación del papel• Evitar faltantes• Automatización de la recepción• Menos errores de captura• Saber que llegará y
cuando
• Conciliación con la orden de compra• Conciliación de facturas y
pagos• Pagos y depositos en línea• Retroalimentación de a línea de inventarios• Negociación de productos de
alta demanda• Más tiempo para la promoción• Integración de pedidos en un
solo estandar
www.corporacionsesar.com 192
• El comercio electrónico• Los mercados en línea• Catálogos y carritos de compras• El negocio electrónico• Extranet e intranet• Códigos de barras
Marketplaces, e-business, y otros conceptos
www.corporacionsesar.com 193
• Importancia de la simulación• Reformulaciones de la cadena de suministros• Técnicas matemáticas de optimización
La simulación y las técnicas de optimización
www.corporacionsesar.com 194
Uso de tecnologías de información
• Código de barras/chip/radiofecuencia• Paquetes computacionales
– ERP (Enterprise Resource Planning): SAP, PeopleSoft, Baan y otros– SCM (Supply Chain Management): i2, Synquest, SAP APO – CRM (Customer Relationship Management): Siebel
• Executive Information Systems• Sistemas workflow• e-business• Herramientas de apoyo a la decisión
– Data Mining– Optimización: ILOG, Lindo
– Simulación: Extend, Arena, ProModel y otros
www.corporacionsesar.com 195
• Oracle Supply Chain Exchange• mySAP SCM• Electronic Data Interchange (EDI)• Extended Markup Language (XML)• Enterprise Resource Planning (ERP)
Paquetes y Aplicaciones Supply Chain
www.corporacionsesar.com 196
EPC (Electronic Product Code) y RadioFrecuencia
www.corporacionsesar.com 197
EPC (Electronic Product Code) y RadioFrecuencia
• Cada artículo lleva una etiqueta con su Código Electrónico Único de Producto (EPC)
• El artículo puede ser identificado, contado y seguido a través toda la cadena logístico
• El producto va dentro de una caja identificada con su propio EPC y se carga en plataformas que llevan su propio EPC
www.corporacionsesar.com 198
GESTION DE ALMACENES
ABASTECIMIENTO DE A&B
Administración Integral de Almacenes. Técnicas de Almacenaje. Toma de Inventarios, métodos. Políticas de Inventario.
GESTION DE ALMACENES
DEFINICION LOGISTICA DE ALMACEN• Es un lugar físico, donde se almacenan
productos que están en rotación, en condiciones adecuadas que permitan su conservación y mantenimiento.
www.corporacionsesar.com 200
ALMACÉN: UTILIDAD DIRECTA• Disminución del costo de posesión.• Optimiza la inversión en stocks.• Permite la continuidad de las operaciones al
tener los materiales en el “momento oportuno”, en la “cantidad necesaria” y de la “calidad requerida”.
• Permite llevar un control de los consumos, para poder controlar los gastos y el presupuesto de la empresa.
• Máxima utilización de los materiales; controlando y administrando eficientemente la recuperación de muchos de ellos.
www.corporacionsesar.com 201
ALMACÉN• FUNCIÓN: proporcionar materiales,
herramientas, repuestos, insumos en general, en óptimo estado de uso y operatividad, en el momento oportuno para la producción y/o venta.
• ACTIVIDADES:- Recepción, descarga y desembalaje.-Verificación cuantitativa y cualitativa del material.
www.corporacionsesar.com 202
ALMACÉN: ACTIVIDADES
• Manipuleo, estiba y codificación de ubicación.• Catalogación de materiales.• Mantenimiento y control de rotación de
inventarios.• Control de condiciones físicas del almacenaje
(humedad, tº, ventilación, facilidad de acceso, etc.)
• Despacho oportuno y rápido.• Gestión de reposición del stock (área control de
inventarios).
www.corporacionsesar.com 203
ALMACENES
• Su función se inicia antes de recibir los materiales: preparación del ambiente y espacio físico para la recepción.
• Preparación de un programa de mantenimiento para el material y tarjetas de control.
• Establecer el “costo de almacenaje” para cada artículo (área de compras y finanzas).
www.corporacionsesar.com 204
ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES
• Optimizar el uso de recursos.• Evitar el despilfarro.• Evitar movimientos innecesarios.• Mejorar el servicio o atención al usuario.• Aprovechar al máximo el espacio
disponible.• Evitar inventarios no imprescindibles.• Evitar el sobre stock.• Evitar el déficit de stock.
www.corporacionsesar.com 205
FUNCIONES LOGÍSTICAS DEL ÁREA DE ALMACÉN
• Control de inventarios• Almacenamiento• Distribución
www.corporacionsesar.com 206
CONTROL DE INVENTARIOS• Tiene la misión de asegurar la reposición
oportuna en cantidad y calidad óptima de insumos, materia prima, repuestos y materiales en general del inventario.
• Trabaja en estrecha coordinación con los clientes, definiendo las necesidades de compra.
• Contribuyen a bajar los costos de producción, manteniendo un nivel apropiado de inventario.
www.corporacionsesar.com 207
ALMACENAMIENTO
• Tiene el encargo de mantener los materiales en buen estado de conservación, bajo estrictas normas de seguridad y protección del medio ambiente.
• Recepciona todos los materiales que ingresan a la empresa.
www.corporacionsesar.com 208
DISTRIBUCIÓNRealiza la distribución del material a los clientes, internos mediante despachos y a los externos, transportándolos apropiadamente.
www.corporacionsesar.com 209
ADMINISTRACIÓN DE ALMACENESDocumentos para control
• Nota de ingreso• Nota de salida• Ficha de kardex• Nota o pedido de reposición• Nota de transferencia• otros
www.corporacionsesar.com 210
NOTA DE INGRESO
• Compras nacionales• Compras del extranjero• Devoluciones de clientes• Muestras y pruebas• Material en custodia• Almacenaje de activo fijo.
www.corporacionsesar.com 211
NOTA DE INGRESO
• Cantidad de material• Unidad de medida y de embalaje• Descripción del producto• Nombre del recepcionista• Nombre del jefe de almacén• Código de ubicación dentro del almacén• Código del artículo
www.corporacionsesar.com 212
NOTA DE SALIDA
• Muestras, pruebas, donaciones• Para el área de producción• Ventas• Salidas de activo fijo• Devolución a proveedores• Material de desecho
www.corporacionsesar.com 213
TECNICAS DE ALMACEN
• Mantener los niveles adecuados de stock.• Mantener en orden el almacén.• Mantener limpio el almacén.• Mantener el inventario en perfectas condiciones.• Entregar los productos de acuerdo a las
condiciones fijadas (ventas).• Mantener actualizado el catálogo.• Seleccionar el inventario inactivo y proponer su
destino final.• Establecer los sistemas de control del almacén
(inventario).
RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL
www.corporacionsesar.com 214
PERSONAL DEL ALMACÉN• Es responsable de cómo la dirección de la
empresa mire a los de almacén. Debe brindar un excelente servicio a los usuarios y/o clientes.
• Debe demostrar los logros obtenidos.• Debe poseer un manual de
procedimientos, funciones y un perfil del personal.
• Se debe establecer el perfil para cada puesto, teniendo en cuenta: preparación, experiencia, honestidad y requerimientos físicos.
www.corporacionsesar.com 215
TIPOS DE ALMACENES
• Productos terminados (empresa comercial).
• Industriales:- Materia prima- Productos semielaborados y terminados.- Herramientas y repuestos.- Insumos en general.
• Distribución• Depósitos
www.corporacionsesar.com 216
AREAS DE ALMACENAMIENTO
Seleccionar los materiales teniendo en cuenta:• Mercadería que debe ir en lugar cerrado• Mercadería que no necesita lugar cerrado• Mercadería frágil• Mercadería pesada• Mercadería voluminosa• Mercadería valiosa• Mercadería peligrosa (explosivos, corrosivo).• Mercadería que requiere almacenamiento
especial (refrigeración, deshumedecedor).
www.corporacionsesar.com 217
DISTRIBUCIÓN DE LOS MATERIALES
La distribución de los materiales dentro del almacén se realiza de acuerdo a los siguientes criterios:
• Frecuencia de movimiento• Volumen• Peligrosidad• Costo unitario• Necesidad de conservación• Por códigos (facilita la ubicación)
www.corporacionsesar.com 218
SEGURIDAD DEL ALMACÉN
• Contra robos: internos y externos• Contra siniestros (detectores de humo,
extintores, rociadores contra incendios, realizar simulacros, etc.)
• Seguridad del personal (ropa adecuada, protectores de oído, lentes, guantes, zapatos de seguridad, cinturones de seguridad, capacitación necesaria).
www.corporacionsesar.com 219
MEDIOS DE ALMACENAMIENTO
• DE ALMACENAMIENTO: estanterías, tanques, parihuelas, caballetes, casilleros, escaleras, etc.)
• DE ACARREO: fajas transportadoras, carretillas, cangilones (de elavación),etc.
• DE MANIPULEO: montacargas, tecles, etc.
• DE MEDICIÓN: balanzas, winchas, micrómetros, etc.
www.corporacionsesar.com 220
ALMACENES: RECEPCIÓN
• Para la recepción de cualquier material es indispensable la o/c y la guía de remisión del proveedor.
• El personal debe ser capacitado, para poder analizar la calidad de los materiales.
• Debe tener ayudante (manipulación, desembalado,etc.) y equipos o herramientas para facilitar su trabajo.
www.corporacionsesar.com 221
PASOS DE LA RECEPCIÓN• Descarga• Desembalaje• Verificación cuantitativa y cualitativa• Ingreso• Establecer horario para recibir la mercadería• Establecer zona de descarga (mínima
necesidad de manipuleo)• Zona de recepción segura• Terminada la verificación confecciona la nota de
ingreso o la nota de rechazo.
www.corporacionsesar.com 222
CLASIFICACIÓN DE STOCKSPRECISIÓN EN EL CONTROL DE INVENTARIOS
• Por su procedencia (local, nacional, importado)• Por su demanda (regular, irregular, estacional)• Importancia operativa (estratégico, normal, no
operativo)• Por su obtención (preparados, fabricación)• Por su movimiento (activo, no activo, agotados)• Por su importancia económica (clasificación
ABC)
www.corporacionsesar.com 223
CLASIFICACIÓN ABC
Ayuda a identificar los items más importantes.APLICACIONES:
• Por volumen de compra• Por proveedores• Valor – consumo o cantidad - valor• Volumen de venta• Por margen de utilidad• Por cliente
www.corporacionsesar.com 224
CLASIFICACIÓN ABCLey de Alfredo Paretto
• Cuando se aplica a los inventarios obedece a la necesidad de identificar dentro del conjunto global de las existencias a tres tipos o clases de existencias, agrupadas según su valor y su movimiento en el almacén.
• Determina una cantidad del inventario que siendo relativamente pequeña comparada con el total de existencias en el almacén, resulta ésta concentrando la mayor cantidad de valor monetario del mismo.
www.corporacionsesar.com 225
CLASIFICACIÓN ABC• CLASE A: a los artículos que se
encuentran en esta clase se les presta mayor atención (mantenimiento, seguro y niveles de inversión). Representan el 85% del consumo anual valorizado y sólo son el 15% del inventario.
• CLASE C: se les podrá tener en mayor cantidad porque su inversión no afecta mayormente a las finanzas de la empresa (10% vs 80%)
www.corporacionsesar.com 226
CATALOGACIÓN DE MATERIALES
• Es un proceso técnico mediante el cual se disminuyen notablemente las variedades de materiales en el almacén, a través de la agrupación de éstos en clases.
• ETAPAS:- Normalización o estandarización- Identificación- Clasificación- Codificación
www.corporacionsesar.com 227
CATALOGACIÓN DE MATERIALES
• NORMALIZACIÓN: las adquisiciones se ciñen a normas o estándares.
• IDENTIFICACIÓN: se precisan las características básicas de cada artículo en relación con las generales. Se determina la denominación.
• CLASIFICACIÓN: ordenamiento sistemático en clases de las existencias debidamente identificadas.
• CODIFICACIÓN: consiste en asignar letras, números u otros signos para distinguir el artículo.
www.corporacionsesar.com 228
CÓDIGO
• Es la identificación de todos y cada uno de los items de la empresa.
• Es la base de todo sistema de control• Puede ser: alfabético, numérico, alfa
numérico.• Formas: por familias (útiles de oficina,
ferretería,etc); consumo específico (respuestos, activos fijos,etc) y mixtos
www.corporacionsesar.com 229
CODIFICACIÓN
Código Descripción
2020062006052006082007
AseguradoresClavos para cementoClavos para cemento 5”Clavos para cemento 8”Clavos para maderawww.corporacionsesar.com 230
VENTAJAS DE LA CATALOGACIÓN
• Simplifica los inventarios, reduciendo la cantidad de artículos y su variedad.
• Disminuye los errores (identificación)• Emplea mejor el espacio disponible• Mejora la atención• Simplifica la contabilización• Reduce la posibilidad de mezclar materiales• Aumenta la funcionalidad de la empresa• Facilita la gestión de los almacenes
www.corporacionsesar.com 231
CATÁLOGO
• Relación ordenada de materiales que existen en el almacén. Es la base del sistema de control. Permite mecanizar los almacenes.
• CONSTA:- Código- Descripción- Unidad de medida o manejo- Ubicación
www.corporacionsesar.com 232
UNIDAD DE MEDIDA
• Es la unidad de medida en que se decide manejar los inventarios.
• Para decidir por una unidad de medida se puede tener en cuenta:- Costumbre de consumo o venta- Facilidad para el despacho- Facilidad para el control de stock- Facilidad para el control de consumo- Aspectos legales
www.corporacionsesar.com 233
CÓDIGO DE UBICACIÓN
• La codificación de la ubicación de los materiales en el almacén es también una herramienta técnica utilizada en logística.
• Permite agilizar la ubicación física de un material en el espacio del almacén.
• Consiste en asignar número y letras a cada espacio físico del almacén, luego se elabora un catálogo de ubicación.
www.corporacionsesar.com 234
CÓDIGO DE UBICACIÓNVENTAJAS
• Permite encontrar rápida y fácilmente cada artículo.
• No se pierde horas – hombres• Facilita y aligera la atención• Evita los empleados “indispensables”• Facilita el control y el ordenamiento• Aligera la ejecución de los inventarios• Ordenamiento del materiales en función al
movimiento y uso.
www.corporacionsesar.com 235
CONTROL DEL ALMACEN• En el almacén tenemos nuestro capital de
trabajo, por eso es conveniente tenerlo permanentemente controlado.
• Existen 2 métodos:- Chequeos: son extracontables, sorpresivos y aleatorios.- Toma de inventarios: Tienen una finalidad contable y lo principal es su preparación.
www.corporacionsesar.com 236
TOMA DE INVENTARIOS
• Comparación entre existencia física y saldo del kardex contable.
• Se debe realizar por lo menos 1 vez al año.
• Para realizarlo es indispensable tener el saldo del kardex con el cual comparar, de lo contrario seria simplemente un conteo que tendría vigencia solo de 1 día.
www.corporacionsesar.com 237
CLASES DE INVENTARIOS
• INVENTARIO TOTAL- Se realiza sobre la totalidad de existencias- Recomendable para empresas pequeñas- Se puede realizar varias veces al año- No cierra la atención- Sus costos son bajos
www.corporacionsesar.com 238
• INVENTARIO ROTATIVO- Llamado también selectivo por que seleccionamos la mercadería que se va a inventariar.- Se emplea para empresas grandes ó con mucho número de ítems- Como su nombre lo indica, puede realizarse varias veces al año sobre la mercadería seleccionada.- Seleccionamos la mercadería de acuerdo a la clasificación ABC:
*A cada 2 meses y la de alto valor. *B cada 6 meses. *C cada 12 meses.
www.corporacionsesar.com 239
VENTAJAS DEL INV. ROTATIVO
• Permite un control frecuente de los materialesmas importantes.
• No cierra la atención.• A la larga, el costo es menor.• El personal que lo toma es idóneo.
www.corporacionsesar.com 240
PREPARACION DEL INVENTARIO
• Perfeccionar el catalogo ó crearlo.• Crear ó perfeccionar el sistema de control (kardex y
documentos)• Orden del almacén• Pre-conteo• Depuración• Sistema de conteo• Persona que va ha participar• Corte documentario• Conteo y reconteo• Comparación con el kardex contable • Ajuste contable.
www.corporacionsesar.com 241
KARDEX
• Código del artículo• Descripción del material• Especificaciones técnicas• Código de ubicación• Proveedor• Nivel máximo del inventario activo• Nivel mínimo del inventario activo• Nivel del stock de seguridad• Nivel o punto de pedido
www.corporacionsesar.com 242
POLÍTICAS DE INVENTARIOS
• Dependerá:- Exportadores- Importadores- Industriales- Comerciales- Servicios
• “Justo a tiempo”• Inventario Cero
www.corporacionsesar.com 243
TIPOS DE INVENTARIOS
• SEGÚN SU DESTINO:- Materia prima o insumos- Material de mantenimiento- Material de uso administrativo- Herramientas, repuestos, enseres- Material en proceso- Productos terminados
www.corporacionsesar.com 244
TIPOS DE INVENTARIOS
• SEGÚN SU NIVEL DE CONSUMO:-Inventario activo (Ia): es usado
diariamente.-Inventario máximo (Imax): nivel máximo
permisible del inventario-Inventario mínimo (Imin): mínimo
permisible.-Inventario de seguridad (Ss): protección
contra eventualidades.www.corporacionsesar.com 245
Políticas mas usadas1. Horario de atención a los proveedores2. Autorización de ingreso al Almacén3. Con respecto a las devoluciones.4. Autorización de emergencias.5. Acciones con productos que no tienen
rotación.6. FIFO (1° en entrar 1° en salir).7. LIFO (1° en caducar 1° en despachar)8. Definir quien será responsable de
reponer por consumo.www.corporacionsesar.com 246
¿Cuáles son las necesidades de información del inventario?
• Los responsables del manejo y monto de los inventarios requiere tener por lo menos un conocimiento continuo respecto a lo siguiente:
1. Estado actual de inventarios 2. Localización3. Antigüedad4. Existencias actuales5. Consumo ó venta anual6. Lote óptimo de compra7. Máximos y mínimos8. Costos actuales9. Precios de las materias primas principales10.Abastecimiento, etc.
www.corporacionsesar.com 247
Indicadores de gestión del inventario
• Indicadores globales (institución, bodega)
– Rotación– Quiebres de stock
www.corporacionsesar.com 248
• Indicadores por ítem– Nivel de inventarios
• Valorizado• Unidades físicas
– Duración de los inventarios (inverso de rotación)
– Indicadores para el manejo de perecibles• Días en bodega• Días para el vencimiento
www.corporacionsesar.com 249
Rotación del inventario
• Representa cuántas veces en el año habría que renovar el stock disponible para atender las necesidades de la institución . Como referencia, se estima que una institución eficiente debería rotar su inventario más de 4 veces en el año.
Rotación = Consumo anual Stock disponible
www.corporacionsesar.com 250
• Rotación– Resmas = 5.600.000 / 1.400.000 = 4– Lápices = 1.500.000 / 500.000 = 3– Total = 7.100.000 / 1.900.000 = 3,74
Valor unitario Stock Stock
Cons. Anual
Cons. Anual
[$/unidad] [Unidad] Valorizado [Unidad] Valorizado
Resmas 1.400 1.000 1.400.000 4.000 5.600.000
Lápices 100 5.000 500.000 15.000 1.500.000
Total 1.900.000 7.100.000
www.corporacionsesar.com 251
Duración de los inventarios• Representa el número de días en que se
agotaría el nivel de stock disponible a la tasa de consumo promedio de la institución. Como referencia, se estima que una institución eficiente debería tener menos 90 días de inventarios.
Duración = Nivel de inventario * 365 (días) Consumo Anual
– Idealmente, se calcula en función de unidades físicas (ej. cajas). También se puede calcular, en forma aproximada, utilizando montos valorizados.
www.corporacionsesar.com 252
Ejemplo
• Duración– Resmas = (1.000 / 4.000) * 365 = 91,25 [días]– Lápices = (5.000 / 15.000) * 365 = 121,67 [días]
Valor unitario Stock Stock Cons. Anual Cons. Anual
[$/unidad] [Unidad] Valorizado [Unidad] Valorizado
Resmas 1.400 1.000 1.400.000 4.000 5.600.000
Lápices 100 5.000 500.000 15.000 1.500.000
Total 1.900.000 7.100.000
www.corporacionsesar.com 253
Medida de la operación Medición financiera
Valor del inventario Activos actuales
Dias de stock Capital de trabajo
Rotación inventario Capital de Trabajo
Costos producción y materiales
Margen de contribución
% Defectos Margen de contribución
% Entregas a Tiempo Ingresos
Tiempo desarrollo Ingresos
Tiempo entrega proveedor Capital de trabajo
Medición de rendimiento y consecuencias financieras
www.corporacionsesar.com 254
GESTION EN COMPRAS
ABASTECIMIENTO DE A&B
Introducción, Conceptos generales. Ejemplos Requerimiento de compras. Organización, clasificación y métodos de compras. Seguimiento de Compras. Etapas Cuadros comparativos. Tendencias en la gestión de
Compras. La Orden de Compra. Flujo gramas. Indicadores La Negociación en Compras.
Top Related