GESTION DE REQUISITOS: CLAVE DE ÉXITO PARA TU PROYECTO
RECOPILACION DE REQUISITOS
Edson Infanzón Cantoral
Bachiller de Ingeniería Industrial de la Universidad Nacional del Callao miembro del Pmi Lima Peru Chapter,
Ha sido exvicepresidente de la sección estudiantil SEDIPRO UNAC, impulsor del PMI en la Universidad Nacional del Callao
Practicante Pre Profesional de proyectos del area de Operaciones y Tecnologia en Citibank del Peru
Practicante Profesional de Supply chain en Corporación Lindley
Actualmente se desempeña como analista de proyectos logísticos en Ransa Comercial S.A.
CONTENIDO • OBJETIVO
• ¿QUE SON LOS REQUISITOS?
• ¿CUAL ES SU SU IMPORTANCIA?
• ENTRADAS
• HERRAMIENTAS Y TECNICAS
• SALIDAS
• LA GESTION DE REQUISITOS APLICADO A DIFERENTES PROYECTOS
• QUE ESTA HACIENDO EL PMI PARA MEJORAR LA
• GESTION DE REQUISITOS
• QUE SE ESTA HACIENDO EN EL PERU PARA MEJORAR
• LA GESTION DEREQUISITOS
• VIDEOS
OBJETIVOS:
• Adquirir conciencia de la importancia de la gestión de requisitos y la influencia de este para el éxito de los proyectos.
• Continuar con el aprendizaje de los procesos del PMBOK 5ta. Edición
• Conocer las principales herramientas y técnicas del PMBOK para la recopilación de los requisitos.
• Inculcar el habito de una buena gestión de requisitos.
• Brindar las nuevas tendencias que se están dando en torno a la gestión de requisitos.
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PROBLEMAS EN LOS PROYECTOS POR UNA MALA GESTION DE REQUISITOS Entre el 70 y 80% de todos los costes de repetir trabajo son por causas de errores en los requisitos.
“La influencia del cliente es clave para las iniciativas estratégicas” Informe de PMI The pulse of the profession 2014
Pobre definición de alcance
Problemas en las comunicaciones
De acuerdo con el estudio Pulse of the Profession® que publicó el Project Management Institute (PMI) en 2014, la mala gestión de requisitos es una de las principales causas de fracaso de los proyectos, después del cambio en las prioridades de la organización.
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¿QUE SON LOS REQUISITOS? Una condición o capacidad que debe ser cubierta o estar contenida en una solución o componente de solución para satisfacer un contrato, estándar, especificación, o cualquier otro documento formal.
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LO QUE REALMENTE SUCEDE:
RETOS DE LOS STAKEHOLDERS:
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“Si no puedes describir lo que estás haciendo cómo un proceso, es que no sabes lo que estás haciendo”
E. Deming
¿Saben lo que quieren?
¿Saben describirlo?
¿Están describiendo la solución en vez de la necesidad real?
SI
NO
SI
SI
NO
NO
Requisitos del proyecto: describen las acciones, los procesos u otras condiciones que el proyecto debe cumplir.
Requisitos de transicion: Describen capacidades temporales, tales como la conversion de datos y los requisitos de capacitacion, necesarias para pasar del estado actual “como es” al estado futuro “como sera”
Requisitos de las soluciones: Describen las prestaciones, funciones y caracterisitcias del producto, servicio o resultado que cumpliran los requisitos del negocio y del interesado Estas pueden ser funcionales y no funcionales.
Requisitos de los interesados: Describen las necesidades de un interesado o grupo de interesados.
CATEGORIA DE REQUISITOS
Requisitos del Negocio: Describen las necesidades de alto nivel de la organizacion
Requisitos de calidad: Recogen las condiciones o criterios necesarios para validar la finalizaicon exitosa de un entregable del proyecto o el cumplimiento de otros requisitos del proyecto
¿QUE DICE EL PMBOK 5ta. Edición?
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FLUJO DEL PROCESO
ENTRADAS: ¿QUE NECESITO PARA EMPEZAR?
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Plan de gestión de alcance
Define con claridad el modo en que los equipos del proyecto han de determinar el tipo de requisitos que es necesario recopilar para el proyecto.
Plan de gestión de requisitos
Define los procesos que se utilizaran para definir y documentar las necesidades de los interesados a lo largo del proceso recopilar requisitos.
Plan de gestión de los interesados
Se utiliza para comprender lo requisitos de comunicación y le nivel de compromiso de los interesados a fin de evaluar y adaptarse al nivel de participación de los interesados en la actividades relacionadas con los requisitos.
Acta de constitución del proyecto
Se utiliza para proporcionar la descripción de alto nivel del producto, servicio o resultado del proyecto, de modo que se puedan establecer requisitos detallados.
Registro de interesados
Se utiliza para identificar a los interesados capaces de proporcionar información acerca de los requisitos. El registro de interesados también captura los requisitos fundamentales y la principales expectativas que los interesados pueden tener en relación con e proyecto.
ENTRADAS: ¿QUE NECESITO PARA EMPEZAR?
HERRAMIENTAS: ¿QUE HERRAMIENTAS Y TECNICAS PUEDO UTILIZAR?
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Entrevistas:
Es una manera formal o informal de obtener información de los interesados, a través de un dialogo directo con ellos. Se lleva acabo habitualmente haciendo preguntas preparadas o espontaneas
Grupos Focales:
Reúnen a interesados y expertos en la materia, previamente seleccionados, a fin de conocer sus expectativas y actitudes con respecto a un producto, servicio o resultado propuesto.
Talleres Facilitados:
Sesiones Focalizadas que reúnen a los interesados clave para definir los requisitos del producto.
En la industria del Software : sesiones conjuntas de desarrollo /diseño de aplicaciones (JAD) .
En manufactura : El despliegue de función de la calidad (QFD) comienza con la recopilacion de las necesidades del cliente
SESIONES JAD (Join Aplication Development)
• Permite a los usuarios, diseñar sistemas en forma conjunta en sesiones grupales.
• Promueve la cooperación, el entendimiento y el trabajo grupal entre distintos grupos de usuarios.
•
JAD consiste en reunir a representantes de los diferentes actores en reuniones para primeramente definir los requerimientos, posteriormente análisis y seguimiento del proyecto.
Debe participar una persona de alto nivel gerencial por el lado del cliente para aportar la idea de como el sistema beneficiará el negocio, una persona que vea los intereses del usuario y por supuesto un líder del equipo de desarrollo.
QFD (Quality Function Desployment)
• Proceso de diseño del producto utilizando equipos multifuncionales de Marketing, diseño industrial y producción.
• Convierte las opiniones-preferencias- deseos del cliente en características específicas del producto.
• Supone la creación de 4 “matrices” o “casas” tabulares (división del diseño del producto en crecientes niveles de detalle).
• Evalúa los productos competidores
Técnicas Grupales de creatividad
Tormenta de ideas
• La reunión trata de crear un clima distendido que favorezca la comunicación y la participación de los asistentes.
• Crear un ambiente que favorezca la comunicación y la libre exposición de las ideas es fundamental.
• La motivación de los miembros de grupo es imprescindible por lo que la reunión debe resultar relajada, amena e incluso divertida.
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Mind Mapping
Técnicas Grupales de creatividad
Son un método muy eficaz para extraer y memorizar información. Son una forma lógica y creativa de tomar notas y expresar ideas que consiste, literalmente, en cartografiar sus reflexiones sobre un tema.
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Diagramas de Afinidad:
• Generar las Ideas • Mostrar las ideas • Ordenarlas en grupos • Crear Tarjetas con Encabezados • Dibujar diagrama final
Técnicas Grupales de creatividad
Técnicas grupales de toma de decisiones
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Unanimidad Todo el mundo se pone de acuerdo en un solo curso de acción
Mayoría Apoyo de más del 50% de los miembros.
Pluralidad El bloque con más votos decide aunque no se logre la mayoría.
Dictador Un individuo toma las decisiones para el grupo.
Todas esta técnicas grupales de toma de decisiones se pueden aplicar a las técnicas grupales de creatividad que se utilizan en el proceso recopilar requisitos.
Cuestionaros y encuestas
Los cuestionarios y las encuestas son conjuntos de preguntas escritas, diseñadas para recoger información rápidamente de un gran número de encuestados. Los cuestionarios y/o las encuestas son especialmente adecuados en casos de publico variado cuando se requiere una respuesta rápida.
Observaciones: Proporcionan una manera directa de ver a las personas en su ambiente, y el modo en que realizan sus trabajos o tareas y ejecutan los procesos
Prototipos:
Es un método para obtener una retroalimentación rápida en relación con los requisitos, mientras proporciona un modelo operativo del producto esperado antes de construirlo. Puesto que un prototipo es tangible permite a los interesados experimentar con un modelo del producto final.
Requisitos del Proyecto
Cliente
Gerencia
Usuario
Gobierno
Equipo
PMO
Requisitos del Proyecto
Cliente
Gerencia
Usuario
Gobierno
Equipo
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DIAGRAMA DE CONTEXTO
Representan visualmente el alcance del producto al mostrar un sistema de negocio (proceso, equipamiento, sistema de información, etc.) y sus interacciones con las personas y con otros sistemas (actores).
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SALIDAS: ¿QUE OBTENGO AL FINAL DEL PROCESO?
Requisitos de transicion
Requisitos del proyecto: Nivel de servicio, desempeño seguridad, cumplimiento, etc.
Requisitos de soluciones que incluyen: requisitos funcionales y no funcionales, requisitos de tecnologia y cumplimiento de los estandares, requisitos de apoyo y capacitacion, de calidad y de presentacion de informes etc.
Requisitos de los interesados que incluyen impactos sobre otras areas de la organizacion, impactos sobre otras entidades dentro o fuera de la organizacion ejecutora y requisitos de los interesados en relacion con la comunicacion
Rquisitos del negocio que incluyen objetivos del negocio y del proyecto reglas de negocio para la organizacion principales rectores de la organizacion
supuestos, dependencias y restrcciones de los requisitos.
DOCUMENTACION DE REQUISITOS
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MATRIZ DE TRABALIDAD DE REQUISITOS
La implementación de una matriz de trazabilidad de requisitos es un cuadro que vincula los requisitos del producto desde su origen hasta los entregables que los satisfacen. La implementación de una matriz de trazabilidad de requisitos ayuda a asegurar que cada requisito agrega valor al negocio, al vincularlo con los objetivos del negocio y del proyecto. Proporciona un medio para realizar el seguimiento de los requisitos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, lo cual contribuye a asegurar que al final del proyecto se entreguen efectivamente los requisitos aprobados en la documentación de requisitos.
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s n o e
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C j o
Lo más dificultoso del proceso recopilar requisitos suele ser entender las necesidades imprecisas del cliente durante las fases iniciales. Para mitigar este inconveniente se recomienda 1) Retroalimentación iterativa entre diseñadores y cliente. 2) Prototipos preliminares (prueba y error). 3) Involucrar a la alta gerencia en la recopilación de requisitos. 4) Convertir al equipo en clientes.
Fuente: Pablo Lledo.
EXPERIENCIA EN PROYECTOS :
PROYECTOS EN BANCA
Lanzamiento de una nueva Tarjeta de Crédito.
Implementación de una suite BPM ECLIPSE para el tratamiento de las quejas de los clientes.
Tercerización del proceso de entrega de tarjetas de crédito, debito estados de cuenta y valorados del banco
PROYECTOS EN LOGISTICA
• Diseño de la cadena de abastecimiento logístico para una empresa de cerámicos y porcelanatos.
• Dimensionamiento de personal y espacios en almacenes.
• Implementación de un sistema de rastreo de unidades de transporte.
• Construcción de un HUB (centro de acopio).
• Implementación de RFID en almacenes … proyectos futuros.
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Centro de Excelencia para el Conocimiento de Gestión de Requisitos (CoE) Como reflejo del compromiso constante que mantiene el PMI para responder a las necesidades cambiantes tanto de profesionales como de organizaciones, el Instituto acaba de lanzar una nueva página web sobre el CoE: www.PMI.org/RequirementsManagement. Este recurso está diseñado para ayudar a que tanto profesionales como organizaciones mejoren sus capacidades y madurez en cuanto a la gestión de requisitos con el fin de mejorar también los resultados de los proyectos. Este CoE se extiende a ProjectManagement.com, donde los profesionales que son nuevos en el área de gestión de requisitos podrán encontrar respuestas a las preguntas básicas, información de mano de expertos en la materia, así como también herramientas y plantillas. Puede visitar esa página en www.ProjectManagement.com/Practices/Requirements-Management.
QUE ESTA HACIENDO EL PMI RESPECTO A LA GESTION DE REQUISITOS
CENTRO DE EXCELENCIA PARA EL CONOCIMIENTO DE GESTIÓN DE REQUISITOS (COE)
COMUNIDAD DE BUENAS PRACTICAS EN GESTION DE REQUISITOS
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QUE SE ESTA HACIENDO EN EL PAIS RESPECTO A LA GESTION DE REQUISITOS
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GRACIAS ..
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