Optimiza tu tiempo. Mejora tus habilidades para el trabajo
Agosto 2011
ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPODEL TIEMPO
1. Introducción2. El tiempo3. Tiempo de calidad4. Desperdiciadores del tiempo5. Identificación de hábitos personales, ejercicio I6. Causas de la morosidad7. El valor económico del tiempo laborable, ejercicio II8. El uso del tiempo, ejercicio III9. Planear las actividades10. Organizar las actividades11. Establecer fechas de seguimiento12. Realizar actividades planeadas sin descuidar los objetivos13. El beneficio de la planeación14. Poniendo prioridades15. Eficiencia en el trabajo16. Como ocupar “Tiempo muerto”17. Resumen y conclusiones prácticas18. Evaluación periódica
MÓDULO III ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPOMÓDULO III ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Al término del curso-taller, el participante Al término del curso-taller, el participante identificará y valorará la necesidad del uso identificará y valorará la necesidad del uso racional y productivo del tiempo, mediante racional y productivo del tiempo, mediante el análisis de sus implicaciones de costo-el análisis de sus implicaciones de costo-beneficio y de la aplicación de métodos beneficio y de la aplicación de métodos que conduzcan a la optimización de ese que conduzcan a la optimización de ese recurso en actividades tanto personales recurso en actividades tanto personales como organizacionales.como organizacionales.
OBJETIVO GENERALOBJETIVO GENERAL
OBJETIVOSOBJETIVOS
Los participantes, serán capaces de:
Reaccionar conscientemente en situaciones frecuentes que implican riesgo de mal uso del tiempo.
Identificar con precisión sus causas particulares de desperdicio del recurso.
Elaborar listas “inteligentes” de prioridades de acción.
Distinguir efectivamente, y no sólo en teoría, la diferencia entre acciones importantes y acciones urgentes.
Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas necesarias.
Metas generales Metas generales •Adquirir conciencia de que la administración del tiempo depende totalmente de la administración que se haga de los propios hábitos.
•Revisar y analizar diferentes metodologías de uso del tiempoRevisar conceptos de correcta aplicación del uso del tiempo.
•Identificar a través de un instrumento de auto evaluación, formas para mejorar el uso del tiempo que hacen actualmente los participantes.
•Conocer el uso de herramientas complementarias de apoyo para controlar el uso correcto del tiempo.
Competencias a desarrollar de manera Competencias a desarrollar de manera indirectaindirecta
La administración del tiempo La administración del tiempo
TIEMPOTIEMPO
Es imprescindible:Es imprescindible:
TIEMPOTIEMPO
APRENDIZAJE CLAVEAPRENDIZAJE CLAVE
¿QUÉ ES EL TIEMPO?¿QUÉ ES EL TIEMPO?
Es la dimensión del cambio, si nada cambiaraEs la dimensión del cambio, si nada cambiaraNo habría tiempoNo habría tiempo
La administración del tiempo La administración del tiempo
EL EL TIEMPOTIEMPO
Administrar el tiempo realmente significa Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos.que tenemos.
TIEMPOTIEMPO
Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados más eficaces
La meta debe ser el logro de objetivos, no La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente estar ocupado.simplemente estar ocupado.
COMO ALCANZAR TU METACOMO ALCANZAR TU META
1. ESPECIFICA TU META¿Qué?¿Dónde?¿Cómo?¿Quién?¿Cuándo?¿Porqué?
2. Divide tus metas en pequeñas partes3. Identifica claramente los pasos a seguir4. Planeación y preparación5. Acciones productivas6. Programación mental para el éxito
1.1. Comprométete con tu metaComprométete con tu meta2.2. Emprende la acciónEmprende la acción3.3. Déjalo irDéjalo ir
PROGRAMACIÓN MENTAL PARA EL ÉXITOPROGRAMACIÓN MENTAL PARA EL ÉXITO
2. Evalúa tu progreso2. Evalúa tu progreso
EVALUACIÓN DE TUS ACCIONES DIARIAS
Has hecho alguna modificaciónSi, sí, ¿Mejoró?¿Los resultados han alcanzado o superado tus expectativasHasta ahora?Si no, ¿Por qué no?¿Qué puedes hacer para mejorar tus resultados?
9 am10 am11 am12 am1 pm2 pm3 pm4 pm5 pm6 pm7 pm8 pm9 pm10 pm11 pm
MARTES 28 DE AGOSTO, 2011
ELABORA UN LISTADO DE ACTIVIDADES REALIZADAS
Muy a menudo, trabajar con rapidez Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas. produce problemas.
Trabajar más rápido y trabajar más horas son estrategias pobres para administrarnos a nosotros mismos.
El tiempo es una paradoja. Nos El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos suficiente parece que no tenemos suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo que hayel tiempo que hay
No importa cuánto hagamos, siempre hay No importa cuánto hagamos, siempre hay alternativas interminables para invertir el alternativas interminables para invertir el tiempotiempo
La solución a esta paradoja, La solución a esta paradoja, entonces, es enfocarse primero en entonces, es enfocarse primero en las cosas más importantes, en la las cosas más importantes, en la seguridad de que siempre habrá seguridad de que siempre habrá tiempo suficiente para las cosas que tiempo suficiente para las cosas que realmente es necesario hacerrealmente es necesario hacer
Como un recurso, el tiempo nos presenta otra paradoja: si no lo usamos, desaparece de todas maneras
En consecuencia, la calidad de este En consecuencia, la calidad de este recurso depende de lo bien que lo usemosrecurso depende de lo bien que lo usemos
El conocimiento de que estamos El conocimiento de que estamos desperdiciando este recurso tan personal desperdiciando este recurso tan personal cuando no lo usamos debidamente, cuando no lo usamos debidamente, debería ser suficiente para decidirnos a debería ser suficiente para decidirnos a invertir el tiempo de mejor manerainvertir el tiempo de mejor manera
Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más. Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu más. Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu tiempotiempo
La forma como La forma como usas tu tiempo usas tu tiempo define quién define quién eres, más aún eres, más aún que lo que que lo que dices, lo que dices, lo que vistes, los vistes, los amigos que amigos que eliges, lo que eliges, lo que piensaspiensas
SEPTIEMBRE
LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO DOMINGO
1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30
ELABORA UNA LISTA DE ACTIVIDADES A REALIZAR EN EL PRÓXIMO MES
2011
SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
2012
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL
MAYO JUNIO JULIO AGOSTO
ELABORA UNA LISTA DE ACTIVIDADES A REALIZAR EN UN AÑO
Tu compromiso Tu compromiso para administrar para administrar tu tiempo es tu tiempo es realmente un realmente un compromiso compromiso contigo mismo y contigo mismo y con lo que es con lo que es importante en tu importante en tu vida.vida.
El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeñas y grandes elecciones cada día, cada hora y aún cada minuto
Mitos
El mito de la actividad: “La persona más llena de trabajo es el más eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte.
El mito de la decisión aplazada: El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decidedecide a tiempo, o no se decide
El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenando a repetir lo que salió mal
Todo el mundo pierde el tiempoTodo el mundo pierde el tiempo
Posibles soluciones Agenda Citas.Proyectos.Actividades por realizar.Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes.
Desperdiciadores del tiempo
•Excesivo flujo de papeles.•Teléfono.•Visitantes.•Reuniones.•Fallas de comunicación.•Políticas y procedimientos.•Información. (Falta / exceso)
Desperdiciadores de tiempo internos •Falta de prioridades.•Falta de planes.•Objetivos no claros.•Dejar cosas para después.•Intentar hacer muchas cosas a la vez.•Falta de autodisciplina.•Falta de habilidad y conocimientos.
Ejercicio
Haz dos listas identificando tus propios “enemigos del tiempo”, destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 máxima gravedad). Haz una de los enemigos externos y otra lista de los enemigos internos.
Una vez que ya lograste identificar a tus “enemigos” enlista las posibles soluciones para cada uno de ellos.
Soluciones
Ahora, haz dos listas más, escribiendo soluciones de cada uno de los problemas en la lista anterior.
Morosidad
La morosidad es la enemiga del éxito. El éxito llega cuando se hacen en el momento preciso las cosas realmente importantes que conducen a los resultados deseados. Sin embargo, son esas cosas importantes las que usualmente dejamos para después.
Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente, y nuestros días se ven copados de demandas y presiones
Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presión, hasta que alcanzan el estado de crisis. El responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo número de crisis en nuestros trabajos y en nuestras vidas
Las principales causas de morosidad son:
•Trabajos no placenteros.•Trabajos difíciles.•Indecisión.
Todas las empresas manejan sus finanzas a través de tiempo: tiempo de organizar, tiempo de fabricar, tiempo de comprar, tiempo de vender..
Ejercicio II
1. Anote en la siguiente tabla todas las actividades que realiza en un día (promedio), desde que inicia sus actividades hasta que se retira, incluyendo ir al baño, llamar por teléfono a la mamá, etc. Y así mismo anote el tiempo que destina para cada actividad.
HORARIO ACTIVIDADES
2. Clasifique cada actividad con una letra “A” para las indispensables, “B” para las necesarias y “C” para las deseables.
3. Debemos de considerar que las actividades “A” son aquellas que nos llevan a resultados que la empresa espera, por ejemplo, reportar operaciones, hacer balances, hacer citas, emitir reportes, etc. Las actividades “B” son las que necesitamos para realizar algunas actividades necesarias como ir al baño, verificar mi equipo y herramientas, analizar recursos, revisar agenda, etc. Y por último las actividades “C” son aquellas que bien puedo eliminar y no afectan mi productividad
Auto análisis del uso del tiempo
Para quien sinceramente se propone mejorar la administración de su propio tiempo, el primer paso consistirá en averiguar cómo lo está empleando.
En este punto se puede dividir la próxima semana en intervalos de quince o treinta minutos, y al final de cada hora se registra cómo se empleó esa hora.LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES SABADO DOMINGO
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
1. Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo.
2. Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito.
3. Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo según su importancia y trato de manejarlos en ese orden
4. Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utópicas o improductivas.
5. Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, así como algo inesperado.
6. Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.
7. Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega, analizándola de inmediato y decidiendo sobre ella.
8. Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones.
9. Soy capaz de decir ”NO” cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes.
10. En forma habitual practico la relajación para reducir tensiones.
11. Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana.
12. Llego a posponer las cosas difíciles, aburridas o desagradables de mi trabajo.
13. Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo.
A continuación hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un círculo la que corresponda a cada punto.
Planear las actividadesPuedo realizar una planificación eficaz si:
Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas.Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea.Anticipo los obstáculos a los que me enfrentaré.Organizo mis tareas por orden de prioridad.
Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:
Estén en línea con mis valores.Sean de tiempo definido.Estén definidas clara y específicamente.Sean completamente mías.Sean realistas.
Organizar las actividades
Prioridad A “Imprescindible de hacerse”: éstas son las actividades decisivas. Algunas de ellas entrarán en esta categoría debido a órdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo límite significativo, u oportunidades de éxito o desarrollo
Prioridad B “Debe hacerse”: son actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo límite.
Prioridad C “Deseable de hacer”: es la categoría de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presión
En una hoja, escribe tres listas de actividades que vas a hacer en una semana:
Prioridad A. Imprescindible de hacer.Prioridad B. Debe hacerse.Prioridad C. Deseable de hacer
Establecer fechas de Establecer fechas de seguimientoseguimiento
Toda planeación es pensar en el tiempo por venir. Lo que varía en los planes es hasta donde se extienden al futuro y qué tan precisos son. Existe siempre un límite en cuanto qué tan lejos es posible planear en cualquier momento dado.
Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivosRealizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos
Toda planeación es pensar en el tiempo por venir. Lo que varía en los planes es hasta donde se extienden al futuro y qué tan precisos son. Existe siempre un límite en cuanto qué tan lejos es posible planear en cualquier momento dado.
Si uno no sabe para donde va, puede tomar Si uno no sabe para donde va, puede tomar cualquier camino.cualquier camino.
El principio de Pareto
El corolario es: un 80% de nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un 20% de nuestros resultados. Necesitamos identificar cuál 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso más constructivo y cuál es usado en tareas menos productivas. Para hacer esto tenemos primero que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo
Eficiencia es hacer las cosas rápidamente, o hacer bien las cosas. Efectividad es hacer las cosas correctas
Estableciendo prioridadesEstableciendo prioridades
Como planear el día Como planear el día
Las agendas son herramientas esenciales. Una vez que Las agendas son herramientas esenciales. Una vez que tengas la agenda del atengas la agenda del añño siguiente, descarta los do siguiente, descarta los díías as festivos, los compromisos familiares y los eventos ajenos festivos, los compromisos familiares y los eventos ajenos al trabajo. Esos son tus tiempos comprometidos. al trabajo. Esos son tus tiempos comprometidos. AsegAsegúúrate de trasladar todos tus compromisos de trabajo rate de trasladar todos tus compromisos de trabajo a la nueva agenda. a la nueva agenda.
La lista diaria
Una disciplina esencial es elaborar un programa para el día. Elabora una lista de lo que tienes que hacer y también de lo que quieres lograr en el tiempo libre del que dispones, lo puedes hacer en la misma agenda o en hojas por separado.
Establece límites de tiempo para todas las tareas. Habitúate a estimar siempre la cantidad de tiempo requerida para cada trabajo, como por ejemplo llevar a cabo una visita o realizar el informe. Verifica después si tu estimación fue realista
Luego establece tus prioridades. Una prioridad se compone de dos elementos en variadas proporciones: urgencia e importancia
Si el beneficio es sustancial y el tiempo que se requiere es Si el beneficio es sustancial y el tiempo que se requiere es corto, hazlo. Incluso podemos clasificar nuestras corto, hazlo. Incluso podemos clasificar nuestras actividades de la siguiente manera.actividades de la siguiente manera.
A: Es indispensable hacerlo hoy. A: Es indispensable hacerlo hoy. B: Debe hacerse hoy. B: Debe hacerse hoy. C: PodrC: Podríía hacerse hoy.a hacerse hoy.
Algunas personas gustan hacer la planeación diaria al comenzar el día. Otras prefieren planear el día la noche anterior. Esto tiene la ventaja de que uno puede consultarlo con la almohada; en ocasiones, después del descanso nocturno se te ocurrirán otros puntos que agregar a la lista, o es posible que alteres tus prioridades
“Escriba cada noche las cosas que tenga que hacer mañana”, dijo, y numérelas por orden de importancia. Por la mañana, lo primero que debe hacer es empezar a trabajar en el número 1 de su lista y continuar hasta que lo haya terminado. Luego inicie con el número 2..., el 3..., etc. Al término del día deseche su lista y elabore una nueva.
15. Eficiencia en el trabajoEfectividad del tiempo en el trabajo
En nuestro trabajo regularmente encontramos trabajando a otras personas, las cuales es muy posible que no utilicen su propio tiempo efectivamente. Peor aún, es posible que malgasten el tiempo de uno y le frustren sus esfuerzos de diversas maneras. Es por esto que debemos de transformar nuestro lugar de trabajo en una plataforma para la acción efectiva.
El ser humano es una criatura de ciclos, y en general es coherente en los períodos que constituyen su tiempo óptimo. Algunas personas son “matutinas” y pueden pensar mejor de seis a nueve de la mañana. Otras, son “aves nocturnas” y sus cerebros no funcionan hasta la salida de la luna. No hay ninguna ventaja entre ser una cosa o la otra, lo importante es que cada uno proteja ese tiempo
Los proyectos y tareas más difíciles deben programarse de ser posible, durante el tiempo óptimo personal. En esta forma los estaremos manejando durante los periodos de máxima eficiencia.
Para esto nos podemos proponer horarios Para esto nos podemos proponer horarios en los cuales no haremos ni recibiremos en los cuales no haremos ni recibiremos visitas, de modo que podamos contar con visitas, de modo que podamos contar con horas de trabajo ininterrumpidoshoras de trabajo ininterrumpidos
Estos horarios pueden ser Estos horarios pueden ser preferentemente por la mañana, al preferentemente por la mañana, al iniciar nuestras labores, o al término iniciar nuestras labores, o al término de nuestra jornada, pues en esos de nuestra jornada, pues en esos momentos las exigencias de los momentos las exigencias de los demás son mínimasdemás son mínimas
Para la mayoría de la gente el tiempo de espera Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco de planeación y resolución, uno puede realizar de planeación y resolución, uno puede realizar varias actividadesvarias actividades
Podemos planear el trabajo de mañana, Podemos planear el trabajo de mañana, escribir una carta o buscar soluciones a algún escribir una carta o buscar soluciones a algún problema que nos inquieteproblema que nos inquiete
Ross Webber nos comenta: “Uno de los mejores en administradores de Ross Webber nos comenta: “Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios:portafolios:
•Carpetas de beige que contienen asuntos pendientes, tales como Carpetas de beige que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar o informes por revisar.cartas por contestar o informes por revisar.•Carpetas verdes que contienen proyectos en vía de elaboración, como Carpetas verdes que contienen proyectos en vía de elaboración, como pueden ser presupuestos, políticas, procedimientos, el plan de pueden ser presupuestos, políticas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc.mercadeo, etc.•Carpetas azules que contienen los sueños dorados para el futuro; Carpetas azules que contienen los sueños dorados para el futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul.cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul.
En resumen En resumen
Casi todas las personas tienen el potencial de ahorrarse Casi todas las personas tienen el potencial de ahorrarse de cinco a diez horas a la semana. Para hacerlo se de cinco a diez horas a la semana. Para hacerlo se requiere disciplina y dedicacirequiere disciplina y dedicacióón a los principios bn a los principios báásicos sicos de este manualde este manual
Asimismo, identifica y haz uso de tu tiempo Asimismo, identifica y haz uso de tu tiempo óptimo. Utiliza tu mejor hora para realizar el trabajo óptimo. Utiliza tu mejor hora para realizar el trabajo que requiera mayor concentraciónque requiera mayor concentración
Analiza la forma en que utilizas tu tiempo. Lleva el registro Analiza la forma en que utilizas tu tiempo. Lleva el registro de una semana típica; después examina tus actividades. de una semana típica; después examina tus actividades. Con este análisis determina las causas principales en el Con este análisis determina las causas principales en el desperdicio de tu tiempo.desperdicio de tu tiempo.
El tiempo es un recurso no renovableEl tiempo es un recurso no renovable
Conclusiones prácticas
Para mejorar la administración de tu tiempo, Para mejorar la administración de tu tiempo, empieza descubriendo en qué y cómo lo estás empieza descubriendo en qué y cómo lo estás gastando actualmente.gastando actualmente.
¿De qué vamos a hablar?¿De qué vamos a hablar?
Qué es gestionar el tiempoEmpezar a caminar
Herramientas para el tiempoCómo priorizar
EternizaciónDelegación
Getting things done (GTD)
Expectativas:Expectativas:
• ‘organizar mejor mi trabajo’• ‘combinar trabajo de despacho e incidencias
(interrupciones)’• ‘los planes y previsiones no se cumplen’• ‘gestiona múltiples tareas y funciones’• ‘organizar mejor el tiempo dentro de mi jornada
laboral’• ‘no se por donde empezar’• ‘se me acumulan las tareas pendientes’• ‘necesito herramientas y pautas’• ‘quiero dar mejor servicio a mi cliente, una
respuesta ágil’• ‘quiero optimizar mi tiempo’• ‘necesito diferenciar mi tiempo laboral y el
personal’
Steven Covey, 7 hábitos de las Steven Covey, 7 hábitos de las personas efectivas.personas efectivas.
Dinámica de grupoDinámica de grupo
Sobre las fotografías de vuestro puesto de trabajo habitual, describir cómo organizáis vuestro escritorio,
vuestra agenda, qué sistema seguís para desarrollar vuestras tareas y
gestionar vuestro tiempo.
¿Qué organización?¿Qué organización?
¿Organización?¿Organización?
¿Organización?¿Organización?
¿Organización?¿Organización?
¿Organización?¿Organización?
Gestión eficaz del tiempo.
1. ¿Qué es gestionar el 1. ¿Qué es gestionar el tiempo?tiempo?
¿Gestionar el tiempo?¿Gestionar el tiempo?
1. 60 segundos en un minuto
2. 60 minutos en una hora
3. 24 horas en un día4. Y 168 horas en una
semana…
Personas tan significadas como OBAMA tienen el mismo tiempo que tu, es decir…
El tiempo ni se ahorra ni se almacena. No se trata de cuánto tenemos… sino de cómo lo utilizamos.
¿Gestionar el tiempo?¿Gestionar el tiempo?
Es la gestión de nuestras propias actividades, para asegurarnos que
se desarrollaran en el tiempo disponible o determinado, ya que el
tiempo es un recurso escaso y continuo.
¿Porqué organizar ¿Porqué organizar mi tiempo?mi tiempo?
Principales razones:
1. Ganar rendimiento sobre el tiempo (optimizarlo)
2. Motivar y promover la iniciativa
3. Permite hacer previsiones
4. Reduce la ansiedad (estrés)
Barreras para el Barreras para el éxito en la gestión éxito en la gestión de nuestro tiempode nuestro tiempo
AUTOCONOCIMIENTO Y CONOCIMIENTO DE NUESTROS OBJETIVOS.
Sólo a través del propio conocimiento y de cuáles son nuestros objetivos podemos mejorar.
DESARROLLAR Y MANTENER UN CALENDARIO SUFICIENTEMENTE FLEXIBLE.
El calendario debe de trabajar para ti, no para los demás. Debe reflejar aquello exclusivamente importante para ti.
Dinámica de grupoDinámica de grupo
Sobre el cuestionario hacemos un ranking para ver que no estamos
tan mal, ¿no?
Factores de Factores de fracaso.fracaso.
1.Miedo a cambiar los propios hábitos.2. Incertidumbre sobre cómo y cuando empezar.3.Presión del tiempo, ya que para ahorrar
tiempo futuro debes invertir tiempo presente (y el día a día ya sabemos como es…).
4.Falta de voluntad.
Factores Factores facilitadoresfacilitadores
1.Mejoras en la eficacia de tu trabajo2. Incremento de tu productividad3.Desarrollo personal (trabajo + ocio)4.Como respuesta a un incremento de
responsabilidades
Gestión eficaz del tiempo.
2. Empecemos a 2. Empecemos a organizarnosorganizarnos
La matriz de La matriz de organización organización
de tu tiempo…de tu tiempo…
Fuente: First things first. Steven R. Covey.
EVITA EVITA
HACERLOHACERLO
DECIDE DECIDE CUANDO DEBES CUANDO DEBES
HACERLOHACERLO
DELEGA DELEGA
EN OTROS EN OTROS
HÁZLO HÁZLO
AHORA AHORA
MISMOMISMO
Importante
Urg
ente
SI
NO
NO
SI
Tenemos tendenciaTenemos tendenciaa reaccionar mejora reaccionar mejorfrente a la urgencia frente a la urgencia que frente a laque frente a laimportancia:importancia:
1. Clasifica tus tareas: encuadrar las tareas en cada uno de los bloques.
2. Disciplina: realizar las tareas en el orden correcto.
Situaciones Situaciones más frecuentesmás frecuentes
Fuente: First things first. Steven R. Covey.
• TrivialidadesTrivialidades
• PasatiemposPasatiempos• Tareas improductivasTareas improductivas• Entretenimientos - juegosEntretenimientos - juegos• Cualquier otra cosaCualquier otra cosa
• PrevenciónPrevención• Construcción de relacionesConstrucción de relaciones• Planificación y preparaciónPlanificación y preparación• Desarrollos de sistemasDesarrollos de sistemas• Conocimiento profesionalConocimiento profesional
• InterrupcionesInterrupciones
• Algunas llamadas telefónicas o mailsAlgunas llamadas telefónicas o mails• Algunas reunionesAlgunas reuniones• Reuniones no preparadasReuniones no preparadas• Actividades popularesActividades populares
• Situaciones de pánicoSituaciones de pánico
• Asuntos estresantesAsuntos estresantes• Fuego cruzadoFuego cruzado• Proyectos con plazos marcadosProyectos con plazos marcados
Importante
Urg
ente
SI
NO
NO
SI
Hacia una Hacia una estrategia inteligenteestrategia inteligente
IrresponsabilidadIrresponsabilidad
Dependencia de otrosDependencia de otros
VisiónVisión
PerspectivaPerspectiva
EquilibrioEquilibrio
ControlControl
Fuera de controlFuera de control
Sentimiento de Sentimiento de victimizaciónvictimización
Enfoque al corto plazoEnfoque al corto plazo
Nos estresamosNos estresamos
Nos quemamosNos quemamos
Importante = f (valor para empresa)
Urg
ente
= f
(tie
mpo
)
SI
NO
NO
SI
¿ QUÉ ESTRATÉGIAS¿ QUÉ ESTRATÉGIASDEBEMOS DEBEMOS
ADOPTAR PARA ADOPTAR PARA VENCER NUESTRAS VENCER NUESTRAS
BARRERAS PERSONALES?BARRERAS PERSONALES?GESTIONAR EL TIEMPO ES GESTIONAR EL TIEMPO ES
GESTIONAR NUESTROS GESTIONAR NUESTROS (MALOS) HÁBITOS.(MALOS) HÁBITOS.
RETO = PLANIFICAR, ANTICIPAR.
Gestionar las tareas IMPORTANTES antes que estas devengan
URGENTES.
Fuente: First things first. Steven R. Covey.
Consejos para Consejos para una gestión inteligenteuna gestión inteligente
Algunos consejos...
1. SER ORGANIZADO: filtra tus tareas2. PROTEGER TU TIEMPO: quemar, aislar y delegar3. CONSEGUIR A TRAVÉS DE UN ENFOQUE SOBRE
OBJETIVOS: énfasis motivacional4. TRABAJA SEGÚN UN ORDEN DE PRIORIDADES: pon
objetivos y prioriza5. UTILIZA HERRAMIENTAS MÁGICAS PARA SACAR PARTIDO
DE TU TIEMPO6. ENTRENA TUS HABILIDADES DE GESTIÓN DEL TIEMPO7. SIGUE LA CORRIENTE: filosofía oriental, ritmos naturales8. EVITA TUS MALOS HÁBITOS: eternización
Fuente: First things first. Steven R. Covey.
Cosas a potenciar...
1.Fijar objetivos inteligentes que puedan ser realmente desarrollados. Evita crear situaciones imposibles.
2.Establece prioridades.3.Asumir completamente las responsabilidades
sobre el hecho de hacer un uso o abuso de un precioso recurso, el tiempo.
Fuente: Stretegies for Success. www.accd.edu.
Consejos para Consejos para una gestión inteligenteuna gestión inteligente
Gestión eficaz del tiempo.
3. Herramientas3. Herramientas
Herramientas Herramientas a desarrollara desarrollar
1. No crear situaciones imposibles:
1.Compatibilizar trabajo con tiempo libre.2.Revisa tus obligaciones externas. Existen
tareas donde tu gestionas el tiempo y otras donde el tiempo es gestionado por factores externos.
3. Examina de forma realista estas obligaciones.
HerramientasHerramientasa desarrollara desarrollar
2. Define prioridades:
1.Planificar, planificar, planificar…2. Utiliza un calendario SEMANAL y una lista de
tareas DIARIA.3.Escribe esta lista de tareas diariamente.4.Esta lista es un recordatorio: escoge entre lo
que puede y no puede esperar.5. Visualiza los incumplimientos para planificar
el nuevo día.
HerramientasHerramientasa desarrollara desarrollar
3. Evita distracciones (ladrones del tiempo):
1. Identifica áreas de pérdida de tiempo.2. Evita la ETERNIZACIÓN: acto deliberado (y
esencial a la naturaleza humana) de posponer de forma excesiva tus objetivos o tareas.
3. Implica comportamientos perfeccionistas, pero también esconde inseguridad para desarrollar las tareas.
Eternización Perdida
de tiempo Oportunidades
perdidas Baja
productividad Estrés
galopante
HerramientasHerramientasa desarrollara desarrollar
4. Estoy sobrepasado por un objetivo o por un plazo:
1. La gestión de crisis (o su defecto) nos dejan poco tiempo para las rutinas o el disfrute de nuestra vida.
2. ¿Has perdido el punto de vista respecto a tus objetivos o enfoques principales?
3. Desarrolla lista de tareas diarias… semanales… mensuales… y de largo plazo.
HerramientasHerramientasa desarrollara desarrollar
5. Las barreras emocionales (dispersión, estrés, ansiedad, frustración…) afectan a tu productividad:
1. Busca tu bienestar físico, desconecta de estas barreras
2. El ejercicio o cualquier otra distracción que te relaje son perfectos antídotos para ‘desconectar’
Herramientas Herramientas a desarrollara desarrollar
6. Asume la responsabilidad sobre la gestión (o su defecto) de tu tiempo:
1. Busca ambientes de trabajo propicios2. Limita tus distracciones o ladrones del tiempo
(revisar mails, llamar compulsivamente…)3. Prevención frente a amigos, compañeros… que
pasan por encima de tus prioridades
Una propuesta Una propuesta de organización de organización
del tiempo de trabajodel tiempo de trabajoproyectos
objetivos
planes de acciones
listas de tareas
LadronesLadronesdel tiempodel tiempo
• ¿Cuáles son tus fuentes de interrupciones?• Visitas inoportunas• Llamadas telefónicas (entrantes)• Reuniones• Crisis, urgencias, incendios• Dilación, dejación
• ¿Cómo podemos defendernos de ellas?...
Dinámica de grupoDinámica de grupo
¿Cuáles son vuestros ladrones del tiempo? ¿Cómo os afectan?
LadronesLadronesdel tiempodel tiempo
LadronesLadronesdel tiempodel tiempo
LadronesLadronesdel tiempodel tiempo
LadronesLadronesdel tiempodel tiempo
• Reuniones:• ¿Es necesaria la reunión? ¿Para qué
se ha convocado - objetivos? ¿Puede resolverse de otra forma?
• Fijar una límites de duración: 1,5h es demasiado
• Planificar (orden del día) y ceñirse al plan.
LadronesLadronesdel tiempodel tiempo
LadronesLadronesdel tiempodel tiempo
LadronesLadronesdel tiempodel tiempo
LadronesLadronesdel tiempodel tiempo
Gestión eficaz del tiempo.
4. Cómo priorizar4. Cómo priorizar
¿Cómo establecer ¿Cómo establecer prioridades?prioridades?
Análisis ABC...
1. Ordenamos las tareas en grupos de prioridades: A: más importantes, B: menos importantes, C: menos importantes aún…
2. Sirve para listas de tareas abiertas aunque se recomienda que se cierren para generar motivación en su ejecución
3. Se pueden establecer los grupos que se quieran.4. Suela combinarse con la técnica de Pareto.
¿Cómo establecer ¿Cómo establecer prioridades?prioridades?
Técnica de Pareto...
1. Se basa en la doble aplicación de la regla del 80-20.
2. El 80% de las tareas puede realizarse en el 20% del tiempo, y el 20% de tareas incompletas nos ocupa el 80% del tiempo restante.
3. Por su parte el 80% de nuestra productividad proviene del 20% de las tareas (previamente priorizadas por el valor que generan al proyecto).
¿Cómo establecer ¿Cómo establecer prioridades?prioridades?
Método POSEC (Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing & Contributing)
1. Sobre la analogía de la pirámide de MASLOW (jerarquia de la autorealización) es un sistema que sugiere que un individuo está mejor posicionado si prioriza sus responsabilidades personales, para soportar sus responsabilidades sociales.
2. En este sentido debería:
1. Prioriza tu tiempo y define tus objetivos personales
2. Organiza las cosas necesarias para tener éxito (familia y finanzas)
3. Streamlining (racionaliza). Cosas que no te gusta hacer, pero debes (trabajo)
4. Economiza. Cosas que debes hacer pero no son urgentes (el pasado o tareas de socialización)
5. Contribuye. Prestando atención al resto de las cosas que marcan la diferencia (obligaciones sociales).
¿Cómo establecer ¿Cómo establecer prioridades?prioridades?
Método Eisenhower... lo que es importante es en sí mismo urgente, y lo urgente es en sí mismo
importante
DescartadasDescartadas
Fijar una Fijar una
fecha límite fecha límite
y realizarlas y realizarlas personalmentepersonalmente
DelegarlasDelegarlas
Realizar Realizar
inmediatamente y de inmediatamente y de forma personalforma personal
Importante = f (valor para empresa)
Urg
ente
= f
(tie
mpo
)
SI
NO
NO
SI
Dinámica de grupoDinámica de grupo
Fija 10 tareas a realizar en los próximos días.
Sobre vuestra relación de tareas (TODO list)… clasifica por urgencia
e importancia
¿Cómo ahorras tu tiempo?¿Cómo ahorras tu tiempo?
Gestión eficaz del tiempo.
5. Dilación, dejación, 5. Dilación, dejación, eternizacióneternización
DILACIÓN DILACIÓN = DESMOTIVACIÓN= DESMOTIVACIÓN
Hazlo ya...
1. Acción deliberada de dejar las cosas para mañana.
2. Efectos: pérdida de oportunidades, pérdida de tiempo, baja productividad o estrés creciente.
3. Causas de este mal hábito:1. Búsqueda del perfeccionismo,
sentimiento de que el resultado es constantemente insuficiente, o miedo a la disconformidad.
2. Ciclo vicioso: comodidad, insuficiencia y dilación.
DILACIÓNDILACIÓN
Cómo superarla...
1.Un primer paso: aunque necesita compromiso y energía… es mayor la energía necesaria para empezar que para continuar con el cambio.
DILACIÓNDILACIÓN
Cómo superarla...
1. Algunos consejos:1. Reconocimiento del problema:
escribe todas las excusas y justificaciones para darte cuenta.
2. Piensa en positivo para darle la vuelta: cuanto antes empiece, antes acabo…
3. Establece objetivos claros4. Prioriza las tareas5. Organiza tu agenda6. Compromiso con tus tareas y
plazos7. Premia tu rendimiento
Gestión eficaz del tiempo.
6. Delegación6. Delegación
DELEGACIÓNDELEGACIÓN
Algunas pautas...
1. Delegar es repartir parte de tus responsabilidades y funciones (en el seno de un equipo) donde quien delega debe actuar como un coach (entrenador) con la persona en quien delega.
2. Las responsabilidades también se delegan.
DELEGACIÓNDELEGACIÓNAlgunas pautas...
1. Responsabilidad y delegación:1. Responsabilidad operativa, la
que se delega. Se hace por delegación.
2. Responsabilidad gerencial, la que no se delega.
• Selección de la persona adecuada en quien delegas
• Formación e información que le ofreces para poder desarrollar su propósito
• Supervisión:• De comportamientos
(continuamente)• De resultados (puntual y
periódicamente)
Gestión eficaz del tiempo.
7. La propuesta del GTD7. La propuesta del GTD
GETTING GETTING THINGS DONE (GTD)THINGS DONE (GTD)
Consigue que las cosas se hagan...
1. Sistema impulsado por David Allen, en su libro…
2. GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas.
GETTING GETTING THINGS DONE (GTD)THINGS DONE (GTD)
Ready for Anything, David Allen.
“Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones se requieren en tus tareas cuando aparecen —
no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y
sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para
conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo) en
cualquier momento."
GTD: FasesGTD: Fases
1. RECOPILAR...
1. Depositar en "cubos" externos, todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento.
2. Tras el procesamiento, todos los "cubos" deberían vaciarse al menos una vez por semana.
3. Objetivo: vaciar mi mente.4. Un cubo es el soporte: Outlook,
gestor de tareas, listas de notas, libretas…
GTD: FasesGTD: Fases
2. PROCESAR...
1.Regla de los dos minutos: "Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente".
2.Los 2 minutos son orientativos.
GTD: FasesGTD: Fases2. PROCESAR... ¿Cómo?
1. Empezar siempre por el principio2. No procesar más de un elemento a la vez.3. No enviar de vuelta al "cubo" a ningún
elemento.4. Si un elemento requiere de una acción para
ser realizado:• Si lleva menos de dos minutos, hazlo.• Si no es tu tarea, delégalo
adecuadamente.• Posponlo.
5. Si un elemento no requiere una acción,• Archívalo como referencia.• Deséchalo si no es procedente.• Déjalo en cuarentena si no puedes
llevarlo a cabo en ese momento.
GTD: FasesGTD: Fases
3. ORGANIZAR...
1. Se proponen dos instrumentos:• Agenda: sólo para tareas, citas o
reuniones con fechas bien determinadas (hard landscape)
• Lista de tareas… TODO list.2. ¿Cómo organizamos nuestras listas de
tareas? Grupos homogéneos:• Acciones próximas• Proyectos• En espera• Algún dia/Quizás
GTD: FasesGTD: Fases3. ORGANIZAR...
1. ¿Qué suponen estos grupos homogéneos?• Acciones próximas: Para todo
elemento que requiere tu atención, se define el próximo hito… por ejemplo, para redactar un informe, necesito una reunión previa con X (hito). Se organizan según el contexto: trabajo, hogar…
• Proyectos: Todo conjunto abierto de tareas que no están concluidas. Su revisión periódica genera Acciones Próximas.
GTD: FasesGTD: Fases3. ORGANIZAR...
1. ¿Qué suponen estos grupos homogéneos?• En espera: Para acciones que has
delegado y estás en espera del retorno.
• Algún día/Quizás: Cosas que te interesan pero para las que no hay tiempo, por ejemplo, mejorar mi francés…
Dinámica de grupoDinámica de grupo
Sobre tu lista de tareas (recopilación) elabora las fases de PROCESA y
ORGANIZA…
GTD: FasesGTD: Fases3. ORGANIZAR...
1. Punto crítico: Sistema de revisión fácil, simple y amigable.
2. Desde a un trozo de papel hasta un software de GTD.
3. Se propone un orden alfabético… como sistema más simple de acceso al seguimiento.
SEGUIMIENTO CON GMAIL…• …Bryan Murdaugh "Getting Things Done with Gmail“
http://spaceagewasteland.com/gtd%20with%20gmail.pdf • …GTD Inbox extension: http://www.gtdgmail.com/
GTD: FasesGTD: Fases3. ORGANIZAR...
1. Allen propone un sistema de 43 carpetas
2. 12 carpetas MENSUALES3. 31 carpetas (representando los días
del mes)4. Cada día revisas la carpeta, la vacías y
la colocas en el mes siguiente.5. Para tareas futuras, las colocas en
forma de recordatorio, y te olvidas hasta el día correspondiente.
GTD: FasesGTD: Fases
REVISAR...
1. Cualquier sistema requiere de revisión.
2. La revisión mínima es semanal para el sistema de organización GTD (a principio o final de semana).
3. Diariamente asumimos las carpetas diarias para revisar tareas y recordatorios.
GTD: FasesGTD: Fases
HACER...
1. Malas señales… si dedicamos mucho tiempo a organizar, y poco a hacer
2. La organización y planificación debe ser sencilla, debe promover la acción y desincentivar la dejadez y saturación
Gracias por su atención.
USO DE MI TIEMPO
OBJETIVO
1.Hacer conciencia en los participantes del uso real que le dan a su tiempo, como el elemento más valioso de su vida y cómo toman decisiones sobre él.2.Orientar la distribución de su tiempo futuro.
TIEMPO:
Duración: 30 Minutos
TAMAÑO DEL GRUPO:
Ilimitado
Dividido en 5 subgrupos de 4 participantes.
Un salón amplio y bien iluminado acondicionado para que los participantes
puedan estar cara a cara.
MATERIAL:
Fácil Adquisición
Hoja de autodiagnóstico "Uso de mi Tiempo" para cada participante.
DESARROLLO CON FORMATO
I.El Facilitador menciona a los participantes, que existe decisiones estratégicas: cuando cambian en forma sensible las situación de la persona, tácticas: cuando son complemento o parte de las tácticas y por último que la ejecución se refiere a la realización de las acciones a la parte operativa.
II. Entrega una forma de "Uso de mi Tiempo" a cada uno de los participantes y les solicita que en 15 minutos llenen todos los cuadros.
III. El Facilitador pide a los participantes que formen grupos de cuatro personas a quienes se les pide que expongan a sus compañeros la forma de actuar anotada y que se cuestionen y den retroalimentación sobre lo siguientes aspectos:
a) ¿Se dedica mayor tiempo a las actividades operativas, a la ejecución?b) ¿Son suficientes de acuerdo a las necesidades las actividades estratégicas?c) ¿Se decide realizar las actividades estratégicas con el análisis suficiente?d) ¿Se toma en cuenta las necesidades y posibilidades del grupo para la realización de las actividades.
IV. En sesión plenaria se analizan los resultados y respuestas de los subgrupos y se obtienen conclusiones.
V. El Facilitador guía un proceso para que el grupo analice, como se puede aplicar lo aprendido en su vida.
Actividades Intensamente Superficialmente Sin sentirlas
De trabajo Personales
De trabajo Personales De trabajo Personales
Estratégicas:
Cambian aspectos de mi trabajo en forma significativa.
Tácticas
Son sólo modificación de planes pre-establecidos
Ejecución
Actividades eminentemente de rutina.
HOJA DE TRABAJO: USO DE MI TIEMPODescriba en los cuadros que más se ajusten a su evaluación sobre cómo ha sentido las actividades que ha realizado en los últimos días.
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