21 de Febrero del 2017
GESTIÓN Y EVALUACION DE PROYECTOS
PAUTAS Y PROCEDIMIENTOS
JOSÉ VILLA CÓ[email protected]
Que es un Proyecto?
Es el conjunto de actividades que se encuentran interrelacio-nadas y coordinadas. La razón de un proyecto es alcanzar las metas específicas dentro de los límites que imponen un pre-supuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definido
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Los proyectos son tendientes en su mayoría a solucio-nar problemas estratégicos de toda organización, bus-
cando aplicar un modelo de gestión eficiente.
Que es un Proyecto?
La gestión de proyectos es la aplicación de conocimien-tos, habilidades, herramientas y técnicas a las activi-
dades de un proyecto para satisfacer los requisitos del mismo.
Consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, y es un emprendimiento que tiene lugar durante un
tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único.
Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visión de
la organización, aunque ésta puede desviarse en fun-ción del interés.
El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado de-seado, y se puede decir que colapsa cuando desapare-ce la necesidad inicial o se agotan los recursos dispo-
nibles.
Las características básicas que deben cumplir todos los procesos en unproyecto son las siguientes:
1) Deben tener una misión u objetivo claramente definido.2) Se pueden descomponer en actividades o tareas menores.3) Poseen unas necesidades iniciales o entradas (inputs) que se utili-
zan para poder iniciar el proceso y unas salidas (outputs) que dan respuesta a las necesidades iniciales y ofrecen un valor añadido que anteriormente no existía.
4) Poseen unos recursos para poder llevar a cabo las actividades.5) Existen proveedores que soportan, controlan o inician las activida-
des.6) Existe una persona o varias que se hacen responsables de la ejecu-
ción de las diversas actividades.7) Existen unas personas o entidades que se ven claramente benefi-
ciadas con los resultados obtenidos.8) Existe un producto o servicio final, obtenido tras la ejecución de las
actividades desarrolladas que responde a las necesidades iniciales.9) El desarrollo de sus actividades puede ser estabilizado según una
metodología concreta.
1.Procesos estratégicos: son aquellos procesos que sirven para dirigir, orientar y gestionar la organización. Definen las estrategias, la misión, los objetivos y la metodología para tomar decisiones den-tro de la organización y también sirven para configurar y gestionar el resto de procesos.
2.Procesos operativos o de negocio: son aquellos procesos que tienen una relación directa con el usuario final y sus resultados son la esencia misma por la que se existe la organización. Generalmen-te, son procesos transversales cuyo desarrollo se realiza a lo largo de diversas unidades administrativas, cruzando la organización de forma horizontal.
3.Procesos de soporte o de apoyo: son aquellos procesos que se encargan de suministrar al resto de la organización todos los recur-sos necesarios para poder generar el valor añadido esperado en los respectivos procesos. Se puede decir que sus resultados son los re-cursos y las entradas de los demás procesos, siendo fundamentales para el adecuado desarrollo de las actividades dentro de la organi-zación. Por norma general, son procesos que están presentes en cualquier organización, tienden a estar muy normalizados y su eje-cución se lleva en un número reducido de unidades administrativas básicas (gestión de recursos humanos, gestión económica, gestión de recursos, etc.).
Etapas de un Proyecto
- 1 -
Introducción al Proyecto
“Desarrollo del Registro Integrado para la Gestión del Patrimonio Cultural Nacional en el Perú “
Nombre del Proyecto
Periodo/Presupuesto
Julio del 2016 ~ Junio 2019 (3años) / Total 8 Millones USD
Rol en la gestión del Proyecto
Consultoria sobre el Sis-tema de Clasificación Es-tándar del patrimonio cultu-ral.
Ejecución BPR/ISP - Plan de ejecución detal-
lado - Establecer estrategías.
Consultoría
Construcción del Desarrollo del sistema de registro in-tegrado del patrimonio cul-tural.
Soporte para la con-strucción de la BD del patrimonio cultural.
Construcción del Sistema
Software y Hardware necesario para la ope-ración del sistema.
Escaner, 3D, drones, etc. Materiales para la construcción de la BD
del patrimonio cultural.
Soporte de Equipamientos
Invitación a Corea para capacitación.
Capacitación local en Perú.
Capacitación Detalle
Establecer el sistema de Clasificación Estándar del Patrimonio Cultural Nacional
del Perú
Construcción de sistema de Gestión estándar del Patrimonio Cultural Nacional
del Perú
Organigrama
Ministerio de Cultura KOICA(*)
MOON ENGINEERINGEmpresa de Proyecto Ma-
nagement
Comité Di-rectivo
Embajada de la República de
Corea
Empresa de Con-sultoría en Corea
Empresa de Im-plementación en
Corea
Especialistas de cultura en Corea
Dirección General del Patrimonio
Cultural
Equipo técnico del Ministerio de cultu-
ral (PMU)
(*) KOICA : Agencia de Cooperación In-ternacional de Corea
- 2 -
Clasificación
1er año(2016) 2do año(2017) 3er año(2018) 4to
año(2019)FIN
7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6
Plan del proyecto /Selección de la empresa
Gestión del proyecto in-
tegral
BPR/ISP
Capacitación
Desarrollo de sistema
Entrega de materialesGestión del proyecto /
Fiscalización
- Período total : Período del Proyecto 3 años, un total de 36 meses : Plan del proyecto 7 meses, BPR/ISP 7 meses, educación e invitación a capacitación, desarrollo del
sistema 14 meses y evaluación 4 meses
Cronograma
Invitación a COREA
Evaluación intermedio
Evaluación Final
Entrega de materiales
Base de datos piloto/ Construcción del Sistema integrado de gestión integral de la cultura
Educación EducaciónInvitación
BPR/ISP(*)
Construcción del SistemaConsultoría
el presente
(*) BPR : Reingeniería de procesos de negocio ISP : Plan estrategico de la información
Plan
- 3 -
Objetivo de desempeño
Fortalecer al Ministerio de Cultura para la gestión eficaz del patrimonio cultural de la Nación. 2022 largo plazo
↑
Logro Implementar sistema para una gestión sostenible del Patri-monio Cultural de la Nación. 2019 Medio plazo
↑ ↑ ↑
Resultado Meta
Establecer un sistema de clasificación están-
dar
Desarrollo del regis-tro integrado para la gestión y sistema de
administración
Capacitación de Expertos en gestión 2018 Corto plazo
↑ ↑ ↑ ↑
≀Activitad
Establecer unsistema de
Clasificación Estándar y BPR/
ISP
+ Desarrollo del sistema + Fortarlecer la formación y capacidades
↑ ⇡ ⇡ ⇡ ⇡ ⇡ ⇡ 2016
Ingreso Expertos Expertos Equipamiento Invitación Taller
- 4 -
Ausencia de un sistema de clasificación del patrimonio
culturalPromulgación de la Ley de
gestión del patri-monio cultural
Falta de vínculos de la información
Diferencia de sistema de códigos y denomina-
ción
Restricción al acceso de la información al público
Ausencia de una solución ante los robos y daños al
patrimonio cultural
Necesidad de mejorar la infraestructura
Aplicar un sistema de clasificación estándar
Mejorar los procesos denegocio
Reestablecer sistema de códigos y de-
nominación Autorizar acceso a la
información
mejora de la infraestructura de TI
Construcción de sistemas integrados
Implementar mejores prac-ticas
Construcción DB piloto
Consultoria sobre el sistema Estándar del patrimonio
cultural
Establecer el sistema de gestión estándar del pa-
trimonio cultural
Demostración de la construc-ción DB de patrimonio cultu-
ral
Soporte de equipamientos
Capacitación(formación de invitación)
Actividades Contenido de negocios
Análisis del estado
- 5 -
Estado (AS-IS)
Dirección de Proyecto
Universali-dad
Especializa-ción
Escalabili-dad
Sostenibili-dad
Con el uso de tecnologia de TI y la clasificación estándar se hace el registro y el almacenamiento de la informacion del pa-trimonio nacional del Perú
Desarrollo de un sistema que clasifica específicamente las areas de la historia del Perú.
La consolidación de varios sistemas de gestión del patrimo-niocultural y el desarrollo de otros campos en el futuro.
Formación y capacitación de expertos para operar, desarro-llar y expandir el sistema
- 6 -
* La versión final del plan se confirma luego de consultar con el Ministerio de Cultura
Plan de Actividades
- 7 -
Establecer Sistema Integrado de Gestión del patrimonio nacional del Perú
Construir un sistema integrado de gestión y Establecer un sistema de clasificación estándar
Establecer un sistema de clasificación estándar Mejora del proceso Del patrimonio cultural
Víncular informa-ción de las áreas
Reducción del tiem-po de administración
Plan 1
Información de gestión de Bienes culturales descentralizada
Mejorar el acceso a la información
Fortalecer el uso y compartir la información sobre el patrimonio nacional en el Perú
La ampliación de la utilización y Proporcionar información sobre el patrimonio cul-tural
Expansión de la oferta de información
Compartir información sobre Instituciones y museos
curadores, investigado-res, estudiantes y ciu-dadanos
Compartir la informa-ción de bienes cultura-les
Plan 2
Utilizar y compartir nformación relacionada a las instituciones
Exposición, recupera-ción, gestón y contrabando de bienes
Plan de Actividades
- 8 -
* La versión final del plan se confirma luego de consultar con el Ministerio de Cultura
Fortalecer la capacidad de gestión mediante la informatización del patrimonio nacional del Perú
Fortalecimiento de la capacidad de gestión de bienes culturales utilizando la tec-nología avanzada de TI
Modernización del sis-tema de información de bienes culturales.Mejorar la infraestructu-ra de registro de bienes culturales
Escáner de 3D, drones, etc
Mejora del registro de bienes culturalesprovinciales
Plan 3
Formación de profesiona-lesde TI
Operación del sistema,Mantenimiento y formación
Plan de Actividades
- 9 -
* La versión final del plan se confirma luego de consultar con el Ministerio de Cultura
Dirección del desarrollo
Paso 1
Paso2
paso3
Construcción de un sistema de gestión integrada y establecimien-to de un sistema de clasificación estándar de bienes culturales
Aumentar el interés público del patrimonio peruano
Líder latinoamericano en sis-temas de gestión del patrimo-
nio
- 10 -
¡Muchas Gracias!
P&RPreguntas&respuestas
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