1. 1 BUENAS PRCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPELComo
reducir el consumo de papel mediante la formacin denuevos hbitos en
los servidores pblicos
2. Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las
ComunicacionesPrograma Agenda de Conectividad Estrategia Gobierno
en lneaAlta Consejera para el Buen Gobierno y la Eficiencia
AdministrativaDepartamento Administrativo de la Funcin
PblicaArchivo General de la NacinColaboradoresHctor Bonilla
Gobierno en lneaJhon Gonzalez Archivo General de la NacinNatasha
Eslava Archivo General de la NacinOscar Almanza Gobierno en
lnea
3. 1 Contenido1 CONTENIDO 32 INTRODUCCIN 43 OBJETIVO DE LA GUA
54 ALCANCE DE LA GUA 65 QUE ES CERO PAPEL 66 QUE BENEFICIOS SE
ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROPAPEL 97 COMO HACER
REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL 11
4. 2 INTRODUCCIN Existen importantes oportunidades para lograr
reducciones en el consumo de papel en la Administracin Pblica
mediante campaas de tipo cultural asociadas con la formacin de
buenos hbitos de consumo de papel, que en organizaciones privadas y
pblicas han tenido provedo ahorros importantes en insumos y
espacios de almacenamiento, favoreciendo mejoras en la
productividad. Las evidencias de las actividades realizadas por la
administracin pblica son registradas en documentos de archivo tales
como Actas, Resoluciones, rdenes Administrativas, Circulares,
Oficios y dems documentos de apoyo. En un alto porcentaje estos
documentos tienen como soporte fsico el papel, desde su creacin y/o
recibo y en los procesos de distribucin generalmente se exigen
copias adicionales e innecesarias de los mismos. En las etapas
previas a la produccin final de un documento es frecuente la
impresin de dos y hasta tres borradores para su revisin y en la
mayora de los casos solo utiliza una cara de la hoja y no se
aprovechan eficazmente las herramientas existentes tales como el
correo electrnico, la red interna, los sitios web internos,
repositorios de documentos entre otros, que constituiran
potenciales alternativas a la utilizacin del papel.
5. Si bien la estrategia de Cero Papel en la Administracin
Pblica tiene un componente de gestin documental y tecnolgico
importante, se pueden alcanzar reducciones significativas con los
recursos que actualmente disponen las Entidades. La formacin de una
cultura que usa racionalmente los recursos redundar en una mejor y
ms fcil adaptacin a los cambios relacionados con la gestin
documental y por ende la utilizacin de documentos electrnicos de
archivo. Este documento contiene un mnimo de acciones propuestas
para reducir el consumo de papel mediante la adopcin de buenas
prcticas en materia de gestin documental y buen uso de las
herramientas disponibles por parte de los servidores pblicos.3
OBJETIVO DE LA GUA El objetivo principal del presente documento
consiste en proporcionar un conjunto de herramientas, en su mayora
con un componente cultural, mediante el cual las entidades puedan
reducir sus actuales demandas de papel en actividades
administrativas, como un primer paso para avanzar a la
implementacin de una administracin pblica cero papel.
Adicionalmente la gua busca: Promover entre los servidores pblicos
un sentido de responsabilidad con el ambiente y con el desarrollo
sostenible del pas. Promover entre los directivos de las entidades
un compromiso con las polticas de eficiencia administrativa y cero
papel en la administracin pblica. Contribuir a la construccin de
los indicadores que nos permitan medir el impacto de las medidas
adoptadas en la reduccin de consumo de papel y la sustitucin de
procedimientos y trmites basados en papel por trmites y
procedimientos electrnico.
6. 4 ALCANCE DE LA GUA El Gobierno Nacional a travs del
Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones y su
programa Agenda de Conectividad Estrategia Gobierno en Lnea, desea
promover la implementacin de oficinas cero papel como un proyecto
que permite combinar los esfuerzos en la mejora de la eficiencia en
la Administracin Pblica con las buenas prcticas ambientales. La gua
est dirigida tanto a los responsables de la toma de decisiones en
las entidades como a los servidoras y servidores pblicos, con el
propsito de que las buenas practicas promovidas se extiendan a la
empresa privada y la sociedad civil. La gua alimenta una primera
etapa en la implementacin de la iniciativa cero papel, comenzando
con los recursos, tecnologa y condiciones disponibles actualmente
en las entidades 5 QUE ES CERO PAPEL El concepto de oficinas cero
papel u oficina sin papel se relaciona con la reduccin sistemtica
del uso del papel mediante la sustitucin de los flujos documentales
en papel por soportes y medios electrnicos. Es una consecuencia de
la administracin electrnica que se refleja en la creacin, gestin y
almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrnicos,
gracias a la utilizacin de Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones. La oficina Cero Papel no concibe la eliminacin
radical de los documentos en papel. La experiencia de pases que han
adelantado iniciativas similares ha demostrado que los documentos
en papel tienden a convivir con los documentos electrnicos en la
medida que
7. el Estado no puede negar a los administrados la utilizacin
de canalespresenciales o en papel. Una forma de representar el paso
de modelos basados en papel a electrnicos es el siguiente: Fase 1:
Uso exclusivo de papel, administracin manual. Fase 2: Uso exclusivo
de papel, administracin apoyada en aplicaciones de tecnologa. Fase
3: Combinacin de papel con documentos digitalizados, administracin
apoyada en aplicaciones de tecnologa. Fase 4. Combinacin de papel y
documentos digitalizados con documentos electrnicos, administracin
apoyada en aplicaciones de tecnologa. Fase 5. Uso exclusivo de
documentos electrnicos, administracin exclusiva mediante
aplicaciones de tecnologa. La ltima de las fases (V) constituye un
objetivo de largo plazo que requiere que todos los agentes que
intercambian informacin con la Administracin Pblica, utilicen de
forma exclusiva los canales electrnicos, lo que demanda no solo las
condiciones tcnicas necesarias, sino la aceptacin generalizada de
estos medios por parte de los administrados. En todo este proceso
es requisito indispensable la adecuada aplicacin de los principios
de gestin documental, que garanticen la autenticidad, fiabilidad,
inalterabilidad y disponibilidad de la informacin bajo las
condiciones y durante el tiempo que las normas vigentes lo
requieran.
8. Como consecuencia de la aparicin de las redes de
computadores (intranet e Internet) y la masificacin del correo
electrnico se lleg a vaticinar que el papel desaparecera de las
oficinas de forma definitiva. En la prctica el efecto fue
totalmente contrario: la masificacin de las Tecnologas de la
Informacin y las Comunicaciones en lugar de forzar la desaparicin
del papel en nuestras actividades cotidianas, increment su consumo
al facilitar los medios para que cualquier persona, en casas y
oficinas, pudiera imprimir documentos a partir de una cada vez
mayor cantidad de informacin disponible.1 En tiempos recientes el
trmino ha vuelto a tomar fuerza en empresas privadas y gobiernos
que desean automatizar sus procesos para conseguir mejorar su
gestin y de esta forma proveer mejores productos y servicios a sus
clientes, reduciendo los costos asociados.5.1 Administracin
electrnica - Gobierno en lnea El Gobierno Electrnico se define como
el uso de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones
(TIC) para mejorar los servicios e informacin ofrecidos a los
ciudadanos, aumentar la eficiencia y eficacia de la gestin pblica e
incrementar sustantivamente la transparencia del sector pblico y la
participacin ciudadana.1 21 Documento Conpes 36502 Resulta
interesante la visin ampliada de Administracin Electrnica de la
Unin Europea, donde aparte del uso de las TIC, incluyen
cambiosorganizativo y nuevas aptitudes. La Administracin electrnica
es el uso de las TIC en las AAPP, combinado con cambios
organizativos ynuevas aptitudes, con el fin de mejorar los
servicios pblicos y los procesos democrticos y reforzar el apoyo a
las polticas pblicas
9. La estrategia de gobierno en lnea de la Repblica de Colombia
tiene como objetivo contribuir con la construccin de un Estado ms
eficiente, ms transparente y participativo, y que preste mejores
servicios a los ciudadanos y a las empresas, a travs del
aprovechamiento de las Tecnologas de la Informacin y la
Comunicacin3. Se orienta bajo los siguientes principios: Gobierno
centrado en el ciudadano. Visin unificada del Estado. Acceso
equitativo y multicanal. Proteccin de la informacin del individuo.
Credibilidad y confianza en el Gobierno en Lnea La iniciativa Cero
Papel en la Administracin Pblica apunta al logro de las metas de
Gobierno en lnea y se orienta por los mismos principios. 6 Que
beneficios se esperan obtener al implementar oficinas cero papel
6.1 Para las entidades y servidores pblicos Procesos y servicios ms
eficaces y eficientes Aumento de la productividad Optimizacin de
los recursos Buenas prcticas en gestin documental Disminucin de los
costos asociados a la administracin de papel, tales como
almacenamiento e insumos Mejorar el acceso a la informacin dentro y
entre las entidades Mayor control y seguridad en el manejo de la
informacin Eliminar la duplicidad de documentos Disminuir los
tiempos de localizacin de los archivos Reducir las necesidades de
espacio de almacenamiento3 Decreto 1151 de 2008.
10. Mejorar el entorno de trabajo y la comunicacin en las
entidades.6.2 Para los ciudadanos, empresas y otras entidades
Acceso rpido y fcil a la informacin y a los servicios de las
entidades Mejorar la calidad y rapidez del servicio al reducir los
tiempos de respuesta Disminuir tiempos de espera y atencin Evitar
traslados a puntos de atencin presencial, ahorro en tiempo Mejorar
la informacin al permitir seguimiento de los trmites realizados
Mejorar la relacin entre organizaciones, empresas y ciudadanos6.3
Para el ambiente Ahorro de papel Reduccin de emisin de residuos
Disminucin del consumo de recursos naturales empleados en la
fabricacin del papel: rboles, agua y energa Disminucin de la
contaminacin producida por los productos blanqueadores de papel
Disminuir el consumo de energa empleada en imprimir, fotocopiar,
etc. Reducir los residuos contaminantes como tner, cartuchos de
tinta, etc. Contribuir al desarrollo sostenible, el consumo
responsable de recursos que no comprometa el desarrollo social y
ambiental de las generaciones futuras
11. 7 COMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL La
implementacin de la iniciativa cero papel en las entidades
contempla cuatro componentes principales: 1. Los procesos y
procedimientos 2. La cultura organizacional 3. El componente
normativo y de gestin documental 4. El componente de tecnologa El
Gobierno Nacional se encargar de promover la adquisicin e
implementacin de las herramientas de tecnologa y los ajustes
normativos necesarios. Por su parte las entidades debern promover
activamente el cambio de cultura y los ajustes a nivel de procesos
y procedimientos que se requieran. Como parte de la preparacin de
la implementacin del modelo de cero papel se recomienda seguir las
siguientes indicaciones bsicas: Diseo de un programa de gestin
documental que incorpore la gestin electrnica de documentos4
Promocin de buenas prcticas para reducir el consumo de papel
Formulacin de indicadores: facilitarn posteriores tareas de
diagnstico a la vez que permite controlar los avances e identificar
oportunidades de mejora. Equipo humano: Identificar e involucrar a
las personas lderes en la implementacin de cero papel en las
entidades. Comunicacin. Difundir la iniciativa por mltiples canales
y promover el cambio de cultura organizacional en cuanto a la
utilizacin de documentos y procedimientos normalizados4 Archivo
General de la Nacin. Programa de Gestin Documental (PGD)
12. para la administracin de documentos electrnicos de
archivo.7.1 Promocin de buenas prcticas para reducir el consumo de
papel Promocin de buenas prcticas para reducir el consumo de papel
Todos podemos contribuir adoptando algunos hbitos en nuestra vida
diaria, dentro de la oficina, en nuestras casas, en el colegio, la
universidad, etc. La siguiente no constituye una lista exhaustiva,
as que es probablemente en la bsqueda de disminuir el consumo las
entidades puedan identificar otras estrategias creativas, que
esperamos puedan ser compartidas y promovidas en todos los niveles.
7.1.1 Usando el papel de forma racional (Reducir) Fotocopiar e
imprimir a doble cara. Un mecanismo eficaz para reducir el consumo
de papel en la oficina es utilizar ambas caras de la hoja, en lugar
de solo una. Cuando se utilizan las dos caras se ahorra papel,
envos, espacio de almacenamiento, se reduce el peso, son ms cmodos
para engrapar, encarpetar y transportar. Es recomendable que en la
tercerizacin o contratos de servicios de fotocopiado e impresin, o
en la compra de estos equipos se fije prioridad a aquellas
fotocopiadoras, impresoras y multifuncionales
13. que tengan habilitada la funcin de impresin a doble cara
(dplex)de forma automtica. En el caso de los servidores pblicos,
debern utilizar por defectola impresin y fotocopia a doble cara,
con excepcin de aquelloscasos en que normas internas, como las del
Sistema de Gestin deCalidad o Programa de Gestin Documental, o
requerimientosexternos, exijan el uso de una sola cara de la
hoja.Reducir el tamao de los documentos al imprimir o fotocopiar Es
recomendable utilizar las funciones que permiten reducir
losdocumentos a diferentes tamaos, que permiten que en una cara
dela hoja quepan dos o ms pginas por hoja, que para revisin
deborradores resulta fantstico. Un amplio porcentaje de
lasfotocopiadoras modernas tienen la funcin de reducir el
tamao,situacin que deber verificarse con los proveedores de
estosequipos y servicios.Elegir el tamao y fuente pequeos Elegir el
tipo de letra ms pequeo posible en la impresin deborradores (por
ejemplo 10 puntos), mientras se trabaja en lapantalla de la
computadora con un tipo de letra ms grande, porejemplo de 14 o 16
puntos, permite aprovechar mejor el rea deimpresin de las hojas. En
las versiones finales o en documentos oficiales debernutilizarse
las fuentes y tamaos determinados por el Sistema deGestin de
Calidad o las normas relacionadas con estilo e
imageninstitucional.Configuracin correcta de las pginas Muchas de
las impresiones fallidas se deben a que no verificamosla
configuracin de los documentos antes de dar la orden deimpresin.
Para evitar estos desperdicios de papel es importante
14. utilizar las opciones de revisin y vista previa para
identificarelementos fuera de las mrgenes. En el caso de los
borradores o documentos internos, puedenusarse mrgenes ms pequeos y
cambiar a los mrgenes definidospor los manuales de estilo y
directrices del Sistema de Gestin deCalidad en los informes y
oficios definitivos.Revisar y ajustar los formatos Otra estrategia
es la de optimizar el uso del espacio en losformatos usados por las
dependencias con el fin de lograr usarmenores cantidades de papel.
Igualmente es necesaria la revisin delos procedimientos para
identificar la posibilidad de integrar variosdocumentos o formatos
en uno solo, reducir el nmero de copiaselaboradas, entre
otras.Lectura y correccin en pantalla Durante la elaboracin de un
documento, es comn que se corrijaentre dos y tres veces antes de su
versin definitiva. Al hacer larevisin y correccin en papel se est
gastando el doble del papel, demodo que un mtodo sencillo para
evitar el desperdicio de papel esutilizar el computador para hacer
la revisin en pantalla, queadicionalmente nos ofrece la posibilidad
de utilizar correctoresortogrficos y gramaticales antes de dar la
orden de impresin. De esta manera solo se imprime la versin final
del documentopara su firma o radicacin.Evitar copias e impresiones
innecesarias Es importante determinar, antes de crear o generar
mltiplesejemplares de un mismo documento, si son
realmenteindispensables. En la mayora de los casos, existen
mediosalternativos para compartir o guardar copias de los
documentos deapoyo tales como el correo electrnico, la intranet,
repositorios dedocumentos o carpetas compartidas.
15. Un ejemplo de impresiones innecesarias puede ser los
correoselectrnicos, ya que pueden ser ledos en la pantalla y
guardar, deser necesario, en el disco duro del computador. Si no
sabe cmohacer una copia de seguridad de sus correos electrnicos
solicite lacolaboracin de los expertos en informtica de la entidad,
usualmenteexisten mesas de ayuda donde le aclararn todas sus dudas
alrespecto.Guardar archivos no impresos en el computador En los
casos que no se requiera copia impresa de losdocumentos, se
recomienda almacenarles en el disco duro delcomputador, discos
compactos, DVD u otro repositorio o mediotecnolgico que permita
conservar temporalmente dicha informacin.Es importante que las
entidades cuenten con polticas claras sobre laforma de nombrar o
rotular, clasificar y almacenar documentosdigitales, con el fin de
que puedan ser preservados y garanticen surecuperacin y acceso para
consulta. En este aspecto es importanteque los servidores pblicos
adopten las directrices formuladas por elComit de Archivo de la
entidad, atendiendo a las recomendaciones ynormas que en materia de
preservacin digital emita el ArchivoGeneral de la Nacin.Conocer el
uso correcto de impresoras y fotocopiadores Es importante que todos
los servidores pblicos conozcan elcorrecto funcionamiento de
impresoras, fotocopiadoras ymultifuncionales para evitar el
desperdicio de papel derivado porerrores en su utilizacin. De ser
necesario, debern realizarsesesiones de asistencia tcnica sobre el
manejo de estos equipos.Reutilizar el papel usado por una cara Se
utilizarn las hojas de papel usadas por una sola cara para
laimpresin de borradores, toma de notas, impresin de formatos
adiligenciar de forma manual, listas de asistencia, entre
otros.
16. Reciclar El reciclaje del papel disminuye los
requerimientos de rboles para la fabricacin de papel reciclado, as
como la emisin de elementos contaminantes. Por tal motivo las
entidades y los servidores pblicos debern mantener polticas y
acciones que faciliten la seleccin en la fuente y el reciclaje del
papel.7.1.2 Promover la implementacin de herramientas de tecnologa
[Sustituir] Uso de la Intranet La mayora de las entidades deben
aprovechar al mximo sus servicios de red interna y sus portales de
Intranet. Dentro de alcance y uso de estos servicios se puede
evitar la impresin est la posibilidad de publicar o compartir
documentos, incluso aquellos de gran tamao que no admiten el correo
electrnico. Adicionalmente la Intranet puede configurar servicios
de informacin y referencia en lnea y eventualmente constituyen el
medio ideal para consolidar elementos de interaccin y trabajo
colaborativo tales como blogs, wikis, foros, entre muchos otros,
que pueden convertirla en soporte para la gestin de conocimiento y
la innovacin en las entidades. Uso del correo electrnico El correo
electrnico debe constituir la herramienta preferida para compartir
informacin evitando el uso de papel, pero es necesario que las
entidades establezcan y promuevan polticas de uso apropiado entre
los servidores pblicos para evitar que se transformen en
repositorios de basura digital, por ejemplo: No imprimir correos
electrnicos a menos que sea estrictamente indispensable.
17. En caso de necesitar la impresin, depurar de contenido que
no aporte informacin como los textos de Este mensaje puede contener
informacin confidencial, entre otros.Herramientas de colaboracin
Herramientas de colaboracin tales como espacios virtuales de
trabajo, programas de mensajera instantnea, aplicaciones de
teleconferencia, calendarios compartidos, aplicaciones para uso y
edicin de documentos compartidos, entre otros, pueden ofrecer
oportunidades significativas para intercambiar informacin de forma
rpida y efectiva, evitando la utilizacin del papel. Las entidades
debern promover su uso, cuidando de implementar las medidas de
seguridad necesarias para garantizar que no se ponen en riesgo sus
activos de informacin..Aplicaciones de gestin de documentos
electrnicos de archivo ygestin de contenido El elemento ms
importante para disminuir la utilizacin del soporte en papel es el
empleo de documentos en formato electrnico, bien sea que estos
hayan sido migrados mediante procedimientos de escaneo, o que hayan
sido creados mediante aplicaciones ofimticas, programas de diseo,
entre otras herramientas informticas. Para garantizar la correcta
administracin de estos documentos electrnicos de archivo es
necesario el uso de una aplicacin que permita su captura, registro,
clasificacin, archivo, que controle el acceso, facilite la
publicacin y recuperacin as como su disposicin final, con todas las
medidas de seguridad necesarias. Las entidades debern implementar
herramientas de gestin de documentos electrnicos de archivo y de
gestin de contenido con el fin de asegurar un adecuado manejo de su
informacin.
18. La implementacin deber ajustarse a las normas, polticas
yestndares internacionales y aquellas normas tcnicas que
seanadoptadas y/o homologadas por parte del Archivo General de
laNacin y el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y
lasComunicaciones.
19. FUENTES CONSULTADAS o El libro verde de la oficina.
Departamento Tcnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA. Bogot.
2006. o Programa de manejo sustentable para el uso ptimo de los
recursos naturales. Ferrocarriles Nacionales de Mxico en
Liquidacin. Mxico. 2007. o Acta: consejos para una vida sostenible.
Greenpeace. Madrid. 2005 o Hazte amigo de los bosques: manual de
autoayuda, prcticas para mejorar tu relacin personal con los
bosques. Guas de educacin ambiental. Ayuntamiento de Barcelona.
2006 o Archivo General de la Nacin. Programa de Gestin Documental
(PGD) <
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1232 > o
Archivo General de la Nacin. Acuerdo No. 060 (30 de octubre de
2001). "Por el cual se establecen pautas para la administracin de
las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las
privadas que cumplen funciones pblicas" <
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2010#
>