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Gua Prctica de Administracin de Proyectos
2004 Jos Alejandro Domnguez Torres
Todos los derechos reservados. Esta
estrictamente prohibido reproducir, en cualquier
forma o por cualquier medio, la totalidad o parte
de este libro sin permiso por escrito del autor.
INDA-SEP Registro No. XX-XXXX-XXXXXXXXXXXX-XX
GUA PRCTICA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
PRESENTACIN
PGINA III
PRESENTACIN La Administracin de Proyectos resulta ser de las reas del conocimiento humano, de las que
todo el mundo entiende, pero pocos logran instrumentar. Conceptos comunes para las diversas
disciplinas del entender humano, pero difciles de plasmar en una experiencia concreta que pueda
resultar exitosa.
El nivel de complejidad de la Administracin de Proyectos depender de que tan desordenada,
atemporal y regida por objetivos se encuentre la organizacin, rea o persona que la implante.
El nivel de sencillez de la Administracin de Proyectos, resulta del orden que se imprima a cada
una de las actividades a realizar, el respeto por los tiempos y el cumplimiento de compromisos
por parte del personal involucrado.
Instrumentar un proceso de administracin de proyectos implica una nueva manera de hacer, de
decir, de proponer y de revisar las cosas. Requiere de aprendizaje continuo, extrema
comunicacin y claridad de objetivos.
Dentro de las empresas que conocemos podemos detectar a alguna que tenga por default estas
caractersticas? Que cuente con equipos de trabajo consolidados, con alta comunicacin y
eficiencia, conocimiento y adecuacin de los procesos a las necesidades reales de la
organizacin, que siempre se maneje a travs de planes de trabajo que sean cumplidos a
cabalidad.
Sin poder encontrar ninguna empresa an que rena estas ambiciosas caractersticas, hay un faro
de luz que la administracin de proyectos da a las organizaciones en cuanto a las posibilidades de
organizacin interna, de alcance de objetivos y de eficiencia de los procesos, consolidando
equipos de trabajo que crean en esta filosofa laboral.
La definicin de los presupuestos y de los proyectos polticamente viables son otras de las
cuestiones que se necesitan considerar cuando hablamos de administracin de proyectos.
Incluyendo el seguimiento a los contratos, calendarios, documentos entregables y un sin fin de
detalles que hacen de la administracin de proyectos toda un rea de desarrollo dentro de las
organizaciones.
El presente libro por tanto, tiene el propsito de ser una verdadera gua prctica que muestra paso
a paso y de manera concreta lo que hay que hacer en cada fase de la administracin de un
proyecto, el formato a emplear y las herramientas tecnolgicas al alcance de las personas dentro
de las organizaciones para poderlo llevar a cabo.
MAESTRA VERNICA SAMA
GERENTE GENERAL DE INFORMATICS NIZA
INFORMATICS INSTITUTE
MXICO
GUA PRCTICA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
PREFACIO
PGINA IV
PREFACIO Una Gua Prctica de Administracin de Proyectos? De verdad ser una gua prctica? Estas y
otras preguntas habrn surgido una vez que se lee el ttulo de este libro. En realidad, la intencin
es que el libro aporte ms de lo que a simple vista se puede observar. Las preguntas y las
respuestas son las siguientes.
POR QU UNA GUA?
Una gua consiste de una serie de lineamientos o pautas que dirigen, encaminan o sirven de
orientacin para la realizacin de un proceso. El que sea prctica implica que debe ser til o
producir un provecho inmediato. La Gua Prctica de Administracin de Proyectos (o
simplemente, La Gua) est acorde con ambas definiciones. En efecto, La Gua comprende
lineamientos tiles que producen un provecho inmediato en la administracin de proyectos,
como se podr comprobar en su contenido.
QU CONTIENE LA GUA?
La Gua considera los mismos procesos comprendidos en el cuerpo de conocimientos (body of
knowledge) definido por el Project Management Institute (PMI), y el cual est descrito en el
PMBOK 2000 (ver las referencias bibliogrficas). La Gua se compenetra en esos procesos y se
centra en la descripcin clara y precisa de algunas de las herramientas requeridas para llevarlos a
cabo, as como en la descripcin de los resultados (outputs) de los proceos. Esta descripcin
comprende los conceptos tericos necesarios requeridos en la prctica, sin embargo no es un
tratado de cada uno de ellos; ya que en algunos de los casos cada proceso, herramienta o
resultado requerira de la redaccin de un tratado aparte.
La Gua no pretende reemplazar de forma alguna al PMBOK 2000, ms bien es un complemento
de l. As que es conveniente tener a la mano una copia, con el fin de consultar la fuente original
de los conceptos.
CUL ES LA ESTRUCTURA DE LA GUA?
La Gua sigue una estructura derivada de las fases comprendidas en la administracin de un
proyecto, ms que en la agrupacin por reas de conocimiento como lo hace el PMBOK 2000.
As, La Gua est dividida en 27 captulos agrupados en cinco partes, adems de contener dos
anexos. La Parte I es una introduccin a los conceptos preliminares de la administracin de
proyectos, mientras que las Partes II-VI abordan las Fases de Inicio, Planeacin, Ejecucin,
Control y Cierre del proyecto, respectivamente. Esta estructura es ms natural cuando se est en la prctica, ya que permite seguir y construir todas las bases necesarias para administrar un
proyecto. Por su parte, el primer anexo aborda cmo hacer la transicin de un proyecto ya
iniciado y que no sigue los procesos vertidos en el PMBOK 2000, a uno que los siga. El segundo
anexo es un listado de las abreviaturas utilizadas en La Gua y su significado.
Por otro lado, la forma en que est redactado cada capitulo es a travs del uso de vietas (bullets)
y subvietas; es decir, el estilo de redaccin no es narrativo, sino declarativo. Esto quiere decir
que todos los conceptos se expresan de la forma ms llana posible, quitando de en medio todo
aquello que no sea parte de la esencia del concepto mismo. Se ha hecho un gran esfuerzo en
hacer que el contenido de cada vieta sea, por lo general, menor a cuatro renglones y slo en
GUA PRCTICA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
PREFACIO
PGINA V
casos muy excepcionales sea igual cinco renglones. Este estilo de redaccin, poco comn en la
redaccin de libros, tiene como propsitos facilitar la lectura y comprensin de los conceptos e
ideas de la administracin de proyectos, as como su localizacin. En este mismo sentido, las
vietas tienen por lo general tres niveles de profundidad o complejidad; es decir, existen vietas,
subvietas y subsubvietas.
As mismo, en la administracin de proyectos la informacin del proyecto debe ser expresada de
forma directa, precisa, congruente y homognea; es decir quitar de en medio aquello que no
aporta algo y ser coherente en lo que se est describiendo en los diferentes niveles de
complejidad. Para ayudar a ello, La Gua incorpora en varios de sus captulos plantillas que
pueden ser de ayuda en la prctica para capturar la informacin del proyecto.
CMO UTILIZAR LA GUA?
Por todo la anterior, se puede ver que La Gua si contiene los elementos de una gua prctica, sin
embargo no se pretende que sea utilizada y seguida al pie de la letra. La Gua y las platillas
inmersas en ella, deben adaptarse a cada proyecto: Esta es la mejor recomendacin de su uso.
Para algunos proyectos, el llenado de varias de las plantillas puede ser tedioso y tal vez
innecesario; pero para otros, el llenado puede ser obligado. De igual forma, puede ser que en
algunos proyectos no se requiera profundizar en los conceptos ms all de lo que La Gua
describe, pero puede ser que en otros sea necesario consultar algn texto adicional. De cualquier
forma, La Gua siempre dar la pauta para abordar los temas de la administracin de proyectos.
La Gua tambin se puede utilizar como un instrumento de capacitacin en la administracin de
proyectos. Por ejemplo, la generacin de diapositivas en presentadores grficos electrnicos, es
hasta cierto punto directa, ya que slo basta con seleccionar y transcribir las vietas
correspondientes al tema a tratar.
En fin, existen diversas formas de usar La Gua, el nico limitante es la limitacin del ingenio.
A QUIN EST DIRIGIDA LA GUA?
La Gua est dirigida a personas que desean conocer y aplicar los conceptos de la administracin
de proyectos, sin importar si el entorno de la aplicacin es puramente acadmico-escolar o
enfocado al desarrollo de proyectos con diferente complejidad.
Debido a que los conceptos vertidos en La Gua estn relacionados con la administracin como
rea de conocimiento, tambin es conveniente que se tengan conocimientos y una preparacin en
ella. Como en toda disciplina, la administracin de proyectos, y por lo tanto La Gua, requiere
del seguimiento formal de mtodos, procesos o procedimientos; esto implica que tambin se
debe tener compromiso y consistencia en su uso; ya que de otra forma se caera de nueva cuenta
en la improvisacin o en la realizacin de un proyecto utilizando el mtodo de inspiracin divina.
La primera vez que se intenta aplicar algn mtodo, sin importar que este sea de administracin
de proyectos o no lo sea, los resultados no siempre son exitosos. Sin embargo, en las siguientes
aplicaciones, se adquiere un dominio sobre esos mtodos hasta llegar a dominarlos, y, en mucho
de los casos, se puede llegar a mejorarlos o reemplazarlos por otros ms eficaces y efectivos. As
que tambin se requiere que las personas sean constantes en su uso.
GUA PRCTICA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
PREFACIO
PGINA VI
En el caso particular de la administracin de proyectos, la constancia y formalidad en el uso de
los mtodos de la administracin de proyectos, los cuales estn vertidos en La Gua, podra llegar
a ser premiada con una certificacin como Project Management Professional (PMP),
reconocimiento otorgado por el PMI a aquellos que de alguna forma han logrado cierto nivel de
dominio en tales mtodos.
Para terminar, la teora y la prctica indican que una entidad empieza a morir una vez que se deja
de realimentar de su entorno. Esta gua no se ha escrito para dejarla morir en la primera
oportunidad, sino para hacer que cumpla un ciclo de vida cuya duracin est determinada por los
avances en la disciplina de administracin de proyectos y por la realimentacin que le
proporcionen sus usuarios. Los avances en la disciplina han sido y estn siendo compilados y
regulados por el PMI, por lo que es responsabilidad del autor incorporarlos a la brevedad en
futuras ediciones. As que slo queda un punto por cubrir para que se mantenga viva: Solicitar a
los usuarios de La Gua su colaboracin para que emitan comentarios alrededor de los temas
tratados. Estos comentarios son bienvenidos en [email protected].
ALEJANDRO DOMNGUEZ TORRES
FIN DEL VERANO DE 2004
MXICO
GUA PRCTICA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
AGRADECIMIENTOS
PGINA VII
AGRADECIMIENTOS Muchas personas han colaborado de forma directa e indirecta para que La Gua sea una realidad.
Mencionar a todas ellas no es una tarea fcil y siempre se cae en la omisin de alguna. Es por eso
que no mencionar por su nombre a las personas, sino mencionar a los equipos de trabajo que
han colaborado conmigo, a los largo de los aos, en la administracin de proyectos de diversos
tipos. Esta mencin ser por orden cronolgico.
Agradezco a los miembros de la entonces Direccin de Sistemas Geogrficos de la FAR, ya que
fue en los aos 1992-1993 donde todos aprendimos y aplicamos los principios de la ingeniera de
software y de la administracin de proyectos bajo restricciones en el tiempo y en un esquema de
cambios frecuentes.
Agradezco al equipo de trabajo de la Direccin Acadmica de la FAR por el proyecto de
implantacin de cerca de 10 programas acadmicos de nivel posgrado en un nmero igual de
estados de la Repblica Mexicana; todo esto durante los aos 1994-2000. Este proyecto fue
crucial para aprender cmo administrar bajo restricciones severas de costo, tiempo y recursos
humanos.
Tambin agradezco al equipo de trabajo del proyecto de normalizacin de informacin llevado a
cabo en General Electric Plastics, Espaa, en los aos 2000-2001. Esto durante mi estancia
sabtica en la Universidad Politcnica de Cartagena. Parte de ese equipo, tambin particip en el
proyecto de alineacin de procesos de la empresa panadera La Tahona, llevado a cabo en el ao
2000. A ellos, un agradecimiento muy especial por su doble esfuerzo.
La consolidacin y puesta a prueba de los conceptos vertidos en La Gua llegaron a su punto mas
completo y alto de aplicacin en el periodo de noviembre de 2001 a marzo de 2003. El esfuerzo
requerido para administrar el proyecto de Modernizacin del Mando Centralizado del Sistema de
Transporte Colectivo del Distrito Federal fue colosal. Es por ello que quiero agradecer
especialmente a la Oficina de Proyectos formada en Tecnologa Nueva, S.A. En este proyecto se
puso a prueba nuestro experiencia y manejo de los procesos comprendidos en las nueve reas del
conocimiento comprendidas en el PMBOK del PMI. Con est Oficina de Proyectos tambin se
administr el proyecto de diagnstico tecnolgico en la Procuradura General de Justicia del
Distrito Federal en el periodo de abril a septiembre de 2003.
Finalmente, La Gua ha sido posible debido al inters mostrado por la Divisin de Estudios de
Posgrado de la Universidad Tecnolgica de Mxico para capitalizar los conocimientos y
experiencia adquiridos en la administracin de proyectos durante todos estos aos. Gracias a
todos los directivos y compaeros de trabajo.
Un agradecimiento especial a Pherenike por colaborar conmigo en muchos de los proyectos. Sin
sus ideas de cmo adaptar, adoptar y experimentar con los procesos de administracin de
proyectos no hubiera sido posible explorar nuevas formas de trabajo. Otro agradecimiento a
Aleinad por mostrarme que existe mucho por aprender, observar y disfrutar en las cosas sin sentido y que los dems tratan de evitar a mximo: El alimento de la ignorancia es la obstruccin mental que tenemos para comprender nuevas ideas y formas, aunque no
necesariamente estemos de acuerdo con ellas.
GUA PRCTICA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
DEDICATORIA
PGINA VIII
PER LOURDA ALEXANDREIA XTIANA AB IMO PECTORE
WE CAME OUT FROM THE DEEP
TO LEARN TO LOVE, TO LEARN HOW TO LIVE
WE CAME OUT FROM THE DEEP
TO AVOID THE MISTAKES WE MADE
THATS WHY WE ARE HERE
WE CAME OUT FROM THE DEEP
TO HELP AND UNDERSTAND, BUT NOT TO KILL
IT TAKES MANY LIVES TILL WE SUCCEED
TO CLEAR THE DEBTS OF MANY HUNDRED YEARS
THATS WHY WE ARE HERE
OUT FROM THE DEEP
AUTOR: MICHAEL. CRETU
ENIGMA: THE CROSS OF CHANGES
VIRGIN RECORDS, 1993
GUA PRCTICA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
CONTENIDO
PGINA IX
CONTENIDO PARTE I LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS ............................................................ 1
1 LA METODOLOGA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS .............................. 1
1.1 CONCEPTOS PRELIMINARES .............................................................................................. 1
1.1.1 El concepto de metodologa .................................................................................... 1
1.1.2 Metodologa y administracin de proyectos ........................................................... 1
1.2 ENFOQUE DE LA MAP ........................................................................................................ 6
1.2.1 Distribucin en el tiempo de las fases .................................................................... 6
1.2.2 Aplicabilidad de la MAP ......................................................................................... 6
1.2.3 Adaptacin de la MAP ............................................................................................ 7
1.2.4 Requerimientos para el xito de la MAP ................................................................ 7
1.2.5 Mejora continua de la MAP .................................................................................... 8
2 LA ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN EN LA AP ...................................... 9
2.1 CONCEPTOS PRELIMINARES .............................................................................................. 9
2.1.1 Niveles de comprensin de la AP ............................................................................ 9
2.1.2 De los datos a la informacin ............................................................................... 10
2.2 LA CAPTURA DE LA INFORMACIN ................................................................................. 10
2.2.1 Plantillas para capturar la informacin ............................................................... 10
2.2.2 Plantillas y administracin de la informacin...................................................... 11
2.2.3 Consistencia de la informacin ............................................................................ 11
3 LOS PROYECTOS ............................................................................................................. 12
3.1 CONCEPTOS PRELIMINARES ............................................................................................ 12
3.1.1 El concepto de proyecto ................................................................................... 12 3.1.2 Temporalidad y criterios de xito de los procesos ............................................... 13
3.1.3 Objetivos del proyecto .......................................................................................... 14
3.2 RESTRICCIONES, SUPUESTOS Y RIESGOS DEL PROYECTO ................................................ 14
3.2.1 Restricciones del proyecto .................................................................................... 14
3.2.2 Supuestos del proyecto .......................................................................................... 15
3.2.3 Riesgos del proyecto ............................................................................................. 15
3.3 CLASIFICACIN DEL PROYECTO ..................................................................................... 16
3.3.1 Propsito de la clasificacin del proyecto............................................................ 16
3.3.2 Clasificacin por complejidad .............................................................................. 16
3.3.3 Clasificacin por caractersticas .......................................................................... 17
Plantilla para la Determinacin de las Caractersticas del Proyecto ................................. 19
3.4 SELECCIN DEL PROYECTO ............................................................................................ 22
3.4.1 El proceso general de seleccin del proyecto ....................................................... 22
3.4.2 Exploracin del proyecto ...................................................................................... 22
3.4.3 Evaluacin del proyecto ....................................................................................... 22
3.4.4 Priorizacin de proyectos ..................................................................................... 23
3.4.5 Anlisis del proyecto ............................................................................................. 23
4 LAS PERSONAS Y LA ORGANIZACIN EN LA AP ................................................. 24
4.1 CONCEPTOS PRELIMINARES ............................................................................................ 24
GUA PRCTICA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
CONTENIDO
PGINA X
4.1.1 Administracin de las personas en la AP ............................................................. 24
4.1.2 Las organizaciones ............................................................................................... 25
4.2 ROLES Y RESPONSABILIDADES EN LA AP ....................................................................... 25
4.2.1 Los participantes en el proyecto ........................................................................... 25
4.2.2 Actores en el proyecto ........................................................................................... 26
4.2.3 El AGP .................................................................................................................. 27
4.2.4 El patrocinador del proyecto ................................................................................ 30
4.2.5 El rea funcional................................................................................................... 31
4.2.6 El equipo de desarrollo del proyecto (EDP) ........................................................ 33
4.2.7 El personal de la administracin de la configuracin (AC) ................................. 35
4.2.8 El personal del aseguramiento de la calidad ....................................................... 36
4.2.9 El cliente ............................................................................................................... 37
4.2.10 La Organizacin ................................................................................................... 38
4.3 LAS ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES EN LA AP ........................................................ 40
4.3.1 Tipos de estructuras .............................................................................................. 40
4.3.2 La estructura funcional ......................................................................................... 40
4.3.3 La estructura proyectizada ................................................................................... 41
4.3.4 La estructura matricial ......................................................................................... 42
4.3.5 Caractersticas de las estructuras ........................................................................ 45
4.3.6 La oficina de proyectos ......................................................................................... 45
Plantilla para la Determinacin del Rol y las Responsabilidades de la Oficina de
Proyectos ........................................................................................................................... 48
PARTE II FASE DE INICIO..................................................................................................... 50
5 PERSPECTIVA DE LA FASE DE INICIO ..................................................................... 50
5.1 CONCEPTOS PRELIMINARES ............................................................................................ 50
5.1.1 La Fase de Inicio .................................................................................................. 50
5.1.2 Procesos en la Fase de Planeacin ...................................................................... 51
5.2 LOS PROCESOS DE INICIO ................................................................................................ 52
5.2.1 Intencin de los procesos de inicio ....................................................................... 52
5.2.2 Agrupacin de los procesos de incio .................................................................... 52
6 PRODUCTO ........................................................................................................................ 53
6.1 PERSPECTIVA DEL PRODUCTO ........................................................................................ 53
6.1.1 Conceptos preliminares ........................................................................................ 53
6.1.2 Ubicacin del producto en la Fase de Inicio ........................................................ 53
6.2 LA DESCRIPCIN DEL PRODUCTO ................................................................................... 54
6.2.1 Conceptos preliminares ........................................................................................ 54
6.2.2 Enunciado de la descripcin del producto ........................................................... 54
Plantilla para la Descripcin del Producto ........................................................................ 56
7 PROYECTO ........................................................................................................................ 58
7.1 PERSPECTIVA DEL PROYECTO ......................................................................................... 58
7.1.1 Conceptos preliminares ........................................................................................ 58
7.1.2 Ubicacin del proyecto en la Fase de Inicio ........................................................ 58
7.2 LA CONCEPCIN DEL PROYECTO .................................................................................... 59
GUA PRCTICA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
CONTENIDO
PGINA XI
7.2.1 Conceptos preliminares ........................................................................................ 59
7.2.2 Marco temporal para la concepcin del proyecto ................................................ 60
Plantilla para la Concepcin del Proyecto ........................................................................ 61
7.3 LA FACTIBILIDAD DEL PROYECTO .................................................................................. 66
7.3.1 Conceptos preliminares ........................................................................................ 66
7.3.2 Soluciones potenciales .......................................................................................... 66
Plantilla para la Factibilidad del Proyecto ........................................................................ 68
7.4 DESARROLLO DE LA CDULA DEL PROYECTO ................................................................. 72
7.4.1 Conceptos preliminares ........................................................................................ 72
7.4.2 El alcance del proyecto dentro de la CP .............................................................. 72
7.4.3 Matriz de asignacin de responsabilidades .......................................................... 73
7.4.4 Administracin de los puntos de verificacin y la CP .......................................... 74
7.4.5 Administracin de la CP ....................................................................................... 74
Plantilla para la Cdula del Proyecto ................................................................................ 75
8 SELECCIN DEL AGP Y TRANSICIN A LA FASE DE PLANEACIN .............. 78
8.1 SELECCIN DEL AGP ..................................................................................................... 78
8.1.1 La seleccin del AGP ............................................................................................ 78
8.1.2 Cmo seleccionar al AGP ..................................................................................... 78
8.1.3 El AGP versus el lder de proyectos ..................................................................... 79
Plantilla para Determinar las Habilidades de Administracin y Liderazgo del AGP ....... 80
8.2 TRANSICIN A LA FASE DE PLANEACIN ....................................................................... 83
8.2.1 Flujo de documentos en la Fase de Inicio ............................................................ 83
8.2.2 Obstculos y problemas en la Fase de Inicio ....................................................... 83
8.2.3 Transicin a la Fase de Planeacin ..................................................................... 83
PARTE III FASE DE PLANEACIN ...................................................................................... 85
9 PERSPECTIVA DE LA FASE DE PLANEACIN........................................................ 85
9.1 CONCEPTOS PRELIMINARES ............................................................................................ 85
9.1.1 La Fase de Planeacin.......................................................................................... 85
9.1.2 Procesos de la Fase de Planeacin ...................................................................... 86
9.2 LOS PROCESOS DE PLANEACIN ..................................................................................... 87
9.2.1 Intencin de los procesos de planeacin .............................................................. 87
9.2.2 Agrupacin de los proceso de planeacin ............................................................ 88
10 ALCANCE ....................................................................................................................... 89
10.1 PERSPECTIVA DEL ALCANCE .......................................................................................... 89
10.1.1 Conceptos preliminares ........................................................................................ 89
10.1.2 Ubicacin del alcance en la Fase de Planeacin ................................................. 89
10.2 PLANEACIN DEL ALCANCE ........................................................................................... 90
10.2.1 Conceptos preliminares ........................................................................................ 90
10.2.2 Enunciado del alcance .......................................................................................... 91
10.2.3 Plan de administracin del alcance ...................................................................... 92
10.2.4 Deslizamiento del alcance .................................................................................... 93
Plantilla para el Enunciado del Alcance ........................................................................... 96
Plantilla para el Plan de Administracin del Alcance ....................................................... 99
GUA PRCTICA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
CONTENIDO
PGINA XII
10.3 DEFINICIN DEL ALCANCE ........................................................................................... 101
10.3.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 101
10.3.2 Estructuras de divisin ....................................................................................... 101
10.3.3 El WBS ................................................................................................................ 102
10.3.4 Descomposicin del WBS ................................................................................... 102
10.3.5 Formato del WBS ................................................................................................ 103
10.3.6 Los Paquetes de Trabajo .................................................................................... 104
10.3.7 El desarrollo del WBS ......................................................................................... 105
10.3.8 Uso del WBS ....................................................................................................... 109
10.3.9 Documentacin del WBS..................................................................................... 109
Plantilla para la Descripcin del WBS............................................................................ 110
11 ACTIVIDADES............................................................................................................. 111
11.1 PERSPECTIVA DE LAS ACTIVIDADES ............................................................................. 111
11.1.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 111
11.1.2 Ubicacin de las actividades en la Fase de Planeacin..................................... 111
11.2 DEFINICIN DE ACTIVIDADES ....................................................................................... 112
11.2.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 112
11.2.2 Revisin del WBS ................................................................................................ 112
11.2.3 Los entregables ................................................................................................... 113
11.2.4 Hitos .................................................................................................................... 114
Plantilla para la Lista de Entregables .............................................................................. 115
11.3 SECUENCIA DE ACTIVIDADES ....................................................................................... 117
11.3.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 117
11.3.2 Tipos de dependencias entre actividades ............................................................ 117
11.3.3 Diagramas de precedencia ................................................................................. 117
Plantilla para la Documentacin del Diagrama de Precedencia ..................................... 121
11.4 ESTIMACIN DE LA DURACIN DE ACTIVIDADES .......................................................... 122
11.4.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 122
11.4.2 Delimitacin de actividades ................................................................................ 122
11.4.3 Holguras ............................................................................................................. 123
12 ORGANIZACIN ........................................................................................................ 124
12.1 PERSPECTIVA DE LA ORGANIZACIN ............................................................................ 124
12.1.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 124
12.1.2 Ubicacin de la organizacin en la Fase de Planeacin ................................... 124
12.2 LA PLANEACIN DE LA ORGANIZACIN ........................................................................ 125
12.2.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 125
12.2.2 Interfaces del proyecto ........................................................................................ 125
12.2.3 La OBS ................................................................................................................ 126
12.2.4 Creacin de una OBS.......................................................................................... 126
Plantilla para el Plan de Administracin del Personal .................................................... 128
13 RECURSOS ................................................................................................................... 129
13.1 PERSPECTIVA DE LOS RECURSOS .................................................................................. 129
13.1.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 129
13.1.2 Ubicacin de los recursos en la Fase de Planeacin ......................................... 129
GUA PRCTICA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
CONTENIDO
PGINA XIII
13.2 PLANEACIN DE RECURSOS .......................................................................................... 130
13.2.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 130
13.2.2 Planeacin de recursos humanos ....................................................................... 131
13.2.3 Recursos no humanos ......................................................................................... 132
13.2.4 Manejo de riesgos en los recursos ...................................................................... 134
Plantilla para el Requerimiento de Recursos .................................................................. 135
13.3 ADQUISICIN DE PERSONAL ......................................................................................... 136
13.3.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 136
13.3.2 Formacin del EDP ............................................................................................ 136
13.3.3 Habilidades del EDP .......................................................................................... 137
13.3.4 El desarrollo del EDP ......................................................................................... 138
13.3.5 Nivelacin del EDP............................................................................................. 138
Plantilla para la Asignacin de Personal ......................................................................... 140
13.4 PLANEACIN DE ADQUISICIONES .................................................................................. 142
13.4.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 142
13.4.2 Qu adquirir........................................................................................................ 142
13.4.3 Cundo adquirir (herramientas de decisin) ..................................................... 143
13.4.4 Cmo adquirir (tipos de contratos) .................................................................... 143
13.4.5 Cunto adquirir .................................................................................................. 146
13.4.6 El Plan de Adquisiciones .................................................................................... 146
13.4.7 Creacin de las bases de adquisicin o licitacin .............................................. 147
Plantilla para el Plan de Administracin de Adquisiciones ............................................ 148
13.5 PLANEACIN DE SOLICITUDES ...................................................................................... 150
13.5.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 150
13.5.2 RFPs .................................................................................................................... 150
13.5.3 RFQs ................................................................................................................... 151
Plantilla para el Documento de las Adquisiciones .......................................................... 153
14 RIESGOS ....................................................................................................................... 160
14.1 PERSPECTIVA DE LOS RIESGOS ..................................................................................... 160
14.1.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 160
14.1.2 Ubicacin de los riesgos en la Fase de Planeacin ........................................... 160
14.2 PLANEACIN DE LA ADMINISTRACIN DE RIESGOS ...................................................... 161
14.2.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 161
14.2.2 La planeacin de riesgos .................................................................................... 161
Plantilla para el Plan de Administracin de Riesgos ...................................................... 165
14.3 IDENTIFICACIN DE RIESGOS ........................................................................................ 167
14.3.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 167
14.3.2 El proceso de identificacin de riesgos .............................................................. 167
14.3.3 Categorizacin de los riesgos ............................................................................. 168
Plantilla para la Identificacin de Riesgos ...................................................................... 170
14.4 ANLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS ............................................................................ 171
14.4.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 171
14.4.2 Anlisis del Impacto ............................................................................................ 171
14.4.3 Resultados del impacto ....................................................................................... 173
Plantilla para el Anlisis Cualitativo de Riesgos ............................................................ 174
GUA PRCTICA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
CONTENIDO
PGINA XIV
14.5 ANLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS .......................................................................... 175
14.5.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 175
14.5.2 Tcnicas y herramientas para el anlisis cuantitativo de riesgos ...................... 175
14.5.3 Resultados de la cuantificacin .......................................................................... 177
Plantilla para el Anlisis Cuantitativo de Riesgos .......................................................... 179
14.6 PLANEACIN DE LA RESPUESTA A LOS RIESGOS ........................................................... 181
14.6.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 181
14.6.2 Estrategias para la respuesta a los riesgos ........................................................ 182
Plantilla para el Plan de Respuesta a los Riesgos ........................................................... 183
15 CALENDARIO ............................................................................................................. 185
15.1 PERSPECTIVA DEL CALENDARIO ................................................................................... 185
15.1.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 185
15.1.2 Ubicacin del calendario en la Fase de Planeacin .......................................... 185
15.2 DESARROLLO DEL CALENDARIO ................................................................................... 186
15.2.1 Conceptos prelimianres ...................................................................................... 186
15.2.2 Observaciones en el desarrollo del calendario .................................................. 186
15.2.3 Diagramas de Gantt ............................................................................................ 187
15.2.4 PERT/CPM ......................................................................................................... 189
15.3 EL PLAN DE ADMINISTRACIN DEL CALENDARIO ........................................................ 192
15.3.1 Elaboracin del plan........................................................................................... 192
15.3.2 El proceso de creacin del calendario ............................................................... 193
15.3.3 El proceso de definicin de la lnea base del calendario ................................... 194
15.3.4 El Plan de Administracin del Calendario ......................................................... 195
Plantilla para el Plan del Calendario ............................................................................... 197
Plantilla para el Plan de Administracin del Calendario ................................................ 198
16 PRESUPUESTO ........................................................................................................... 200
16.1 PERSPECTIVA DEL PRESUPUESTO .................................................................................. 200
16.1.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 200
16.1.2 Ubicacin del presupuesto en la Fase de Planeacin ........................................ 200
16.2 ESTIMACIN DE COSTOS............................................................................................... 201
16.2.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 201
16.2.2 Pasos para estimar los costos ............................................................................. 202
16.2.3 Variaciones de los costos .................................................................................... 204
16.2.4 El Plan de Administracin de Costos ................................................................. 205
Plantilla para la Estimacin de Costos ............................................................................ 207
Plantilla para el Plan de Administracin de Costos ........................................................ 211
16.3 PLANEACIN DEL PRESUPUESTO .................................................................................. 213
16.3.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 213
16.3.2 La lnea base del costo ........................................................................................ 213
16.3.3 Variaciones del prespuesto ................................................................................. 214
Plantilla para la Creacin de la Lnea Base del Costo .................................................... 216
17 CALIDAD ...................................................................................................................... 217
17.1 PERSPECTIVA DE LA CALIDAD ...................................................................................... 217
17.1.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 217
GUA PRCTICA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
CONTENIDO
PGINA XV
17.1.2 Ubicacin de la calidad en la Fase de Planeacin ............................................ 217
17.2 PLANEACIN DE LA CALIDAD ....................................................................................... 218
17.2.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 218
17.2.2 Tcnicas y herramientas para la planeacin de la calidad ................................ 218
17.2.3 Plan de Administracin de la Calidad ................................................................ 220
Plantilla para el Plan de Administracin de la Calidad................................................... 222
18 COMUNICACIONES .................................................................................................. 224
18.1 PERSPECTIVA DE LAS COMUNICACIONES ...................................................................... 224
18.1.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 224
18.1.2 Ubicacin de las comunicaciones en la Fase de Planeacin ............................. 224
18.2 PLANEACIN DE LAS COMUNICACIONES ....................................................................... 225
18.2.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 225
18.2.2 Canales de comunicacin en el proyecto ............................................................ 225
18.2.3 Consideraciones sobre los actores ..................................................................... 227
18.2.4 Plan de Administracin de las Comunicaciones ................................................ 229
Plantilla para el Plan de Administracin de las Comunicaciones ................................... 231
19 PLANEACIN .............................................................................................................. 233
19.1 PERSPECTIVA DE LA PLANEACIN ................................................................................ 233
19.1.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 233
19.1.2 Ubicacin de la planeacin en la Fase de Planeacin....................................... 233
19.2 EL DESARROLLO DEL PLAN .......................................................................................... 234
19.2.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 234
19.2.2 El Plan del Proyecto ........................................................................................... 234
19.2.3 Sistema de Informacin de Administracin de Proyectos (SIAP) ...................... 235
19.3 LISTA DE VERIFICACIN DE LA PLANEACIN DEL PROYECTO (LVPP) ......................... 237
19.3.1 Alcance de la planeacin .................................................................................... 237
19.3.2 Caracterizacin de la LVPP ............................................................................... 237
Plantilla para la Lista de Verificacin de la Planeacin del Proyecto ............................ 239
Plantilla para el Plan del Proyecto .................................................................................. 249
PARTE IV FASE DE EJECUCIN ....................................................................................... 253
20 PERSPECTIVA DE LA FASE DE EJECUCIN ..................................................... 253
20.1 CONCEPTOS PRELIMINARES .......................................................................................... 253
20.1.1 La Fase de Ejecucin .......................................................................................... 253
20.1.2 Procesos de la Fase de Ejecucin ...................................................................... 253
20.2 LOS PROCESOS DE EJECUCIN ...................................................................................... 254
20.2.1 Intencin de los procesos de ejecucin ............................................................... 254
20.2.2 Agrupacin de los procesos de ejecucin ........................................................... 255
21 EJECUCIN ................................................................................................................. 255
21.1 PERSPECTIVA DE LA EJECUCIN ................................................................................... 255
21.1.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 255
21.1.2 Ubicacin de la ejecucin en la Fase de Ejecucin ........................................... 255
21.2 EJECUCIN DEL PLAN ................................................................................................... 256
GUA PRCTICA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
CONTENIDO
PGINA XVI
21.2.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 256
21.2.2 Reportes de Estado del Proyecto ........................................................................ 256
21.2.3 Solicitud de cambios ........................................................................................... 258
Plantilla para el Reporte de Estado ................................................................................. 261
Plantilla para la Solicitud de Cambios ............................................................................ 263
22 ADMINISTRACIN .................................................................................................... 265
22.1 PERSPECTIVA DE LA ADMINISTRACIN ......................................................................... 265
22.1.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 265
22.1.2 Ubicacin de la administracin en la Fase de Ejecucin .................................. 265
22.2 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD ................................................................................ 266
22.2.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 266
22.2.2 Herramientas para la medir la calidad .............................................................. 266
22.2.3 La auditoria y mejora de la calidad ................................................................... 268
Plantilla para el Reporte de la Auditoria de Calidad ....................................................... 270
22.3 DESARROLLO DEL EDP ................................................................................................ 272
22.3.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 272
22.3.2 Administracin del EDP ..................................................................................... 272
22.3.3 Desempeo del EDP ........................................................................................... 274
Plantilla para la Resolucin de Situaciones Problemticas............................................. 276
22.4 DISTRIBUCIN DE LA INFORMACIN ............................................................................ 278
22.4.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 278
22.4.2 Habilidades de comunicacin ............................................................................. 278
22.4.3 Sistemas de recuperacin de informacin .......................................................... 281
22.4.4 Mtodos de distribucin de informacin ............................................................ 282
22.4.5 La poltica de juntas de la organizacin............................................................. 282
22.4.6 La junta de inicio del proyecto (Kick-off meeting) ............................................. 285
23 CONTRATOS ............................................................................................................... 288
23.1 PERSPECTIVA DE LOS CONTRATOS................................................................................ 288
23.1.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 288
23.1.2 Ubicacin de los contratos en la Fase de Ejecucin .......................................... 288
23.2 RECEPCIN DE PROPUESTAS ......................................................................................... 289
23.2.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 289
23.2.2 Principio fundamental en la recepcin de propuestas ....................................... 290
23.3 SELECCIN DE PROVEEDORES ...................................................................................... 292
23.3.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 292
23.3.2 Negociacin de contratos ................................................................................... 293
23.3.3 Adjudicacin ....................................................................................................... 294
23.4 ADMINISTRACIN DE CONTRATOS ............................................................................... 295
23.4.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 295
23.4.2 Cambios en los contratos .................................................................................... 296
23.4.3 Procedimiento de pagos ...................................................................................... 297
PARTE V FASE DE CONTROL ............................................................................................ 298
24 PERSPECTIVA DE LA FASE DE CONTROL ........................................................ 298
GUA PRCTICA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
CONTENIDO
PGINA XVII
24.1 CONCEPTOS PRELIMINARES .......................................................................................... 298
24.1.1 La Fase de Control ............................................................................................. 298
24.1.2 Procesos de la Fase de Control .......................................................................... 298
24.2 LOS PROCESOS DE CONTROL ........................................................................................ 299
24.2.1 Intencin de los procesos de control .................................................................. 299
24.2.2 Agrupacin de los procesos control ................................................................... 300
25 MONITOREO ............................................................................................................... 300
25.1 PERSPECTIVA DEL MONITOREO .................................................................................... 300
25.1.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 300
25.1.2 Ubicacin del monitoreo en la Fase de Control ................................................. 301
25.2 INFORMACIN DEL DESEMPEO ................................................................................... 301
25.2.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 301
25.2.2 Reportes de desempeo ....................................................................................... 302
25.2.3 La curva S ........................................................................................................... 303
25.2.4 La tcnica del valor devengado .......................................................................... 305
Plantilla para el Reporte de Desempeo ......................................................................... 309
25.3 VERIFICACIN DEL ALCANCE ....................................................................................... 313
25.3.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 313
25.3.2 Inspeccin del producto ...................................................................................... 313
25.3.3 Clasificacin de defectos en el producto ............................................................ 314
Plantilla para la Aceptacin del Producto ....................................................................... 315
26 CONTROL .................................................................................................................... 317
26.1 PERSPECTIVA DEL CONTROL ........................................................................................ 317
26.1.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 317
26.1.2 Ubicacin del monitoreo en la Fase de Control ................................................. 317
26.2 CONTROL DE CAMBIOS EN EL ALCANCE ....................................................................... 318
26.2.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 318
26.2.2 Sistema de control de cambios en el alcance ...................................................... 318
26.3 CONTROL DEL CALENDARIO ......................................................................................... 319
26.3.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 319
26.3.2 Sistema de control de cambios del calendario ................................................... 320
26.4 CONTROL DE COSTOS ................................................................................................... 321
26.4.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 321
26.4.2 Sistema de control de cambios en los costos ...................................................... 322
26.5 CONTROL DE CALIDAD ................................................................................................. 323
26.5.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 323
26.5.2 Alcance del control de calidad ........................................................................... 323
26.5.3 Tcnicas para el controlde la calidad ................................................................ 324
26.5.4 El efecto de rehacer el trabajo............................................................................ 325
26.5.5 Ajuste de procesos............................................................................................... 326
26.6 MONITOREO Y CONTROL DE RIESGOS ........................................................................... 327
26.6.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 327
26.6.2 Caminos a seguir en el monitoreo y control de riesgos...................................... 329
26.7 CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS.............................................................................. 331
GUA PRCTICA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
CONTENIDO
PGINA XVIII
26.7.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 331
26.7.2 Administracin de la Configuracin ................................................................... 332
PARTE VI FASE DE CIERRE ............................................................................................... 336
27 PERSPECTIVA DE LA FASE DE CIERRE ............................................................. 336
27.1 CONCEPTOS PRELIMINARES .......................................................................................... 336
27.1.1 La Fase de Cierre ............................................................................................... 336
27.1.2 Procesos de la Fase de Control .......................................................................... 336
27.2 LOS PROCESOS DE CIERRE ............................................................................................ 337
27.2.1 Intencin de los procesos de cierre .................................................................... 337
27.2.2 Agrupacin de los procesos de cierre ................................................................. 337
27.3 CIERRE DE CONTRATOS ................................................................................................ 337
27.3.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 337
27.3.2 Causas de trmino de contratos .......................................................................... 338
27.3.3 Consejos para el cierre de contratos .................................................................. 338
27.3.4 Lista de verificacin de cierre de contratos ....................................................... 339
27.4 CIERRE ADMINISTRATIVO ............................................................................................ 340
27.4.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 340
27.4.2 Los archivos delproyecto .................................................................................... 341
27.4.3 Cierre del proyecto ............................................................................................. 342
27.4.4 Lecciones aprendidas.......................................................................................... 342
Plantilla para la Lista de Verificacin de Lecciones Aprendidas ................................... 345
Plantilla para las Lecciones Aprendidas ......................................................................... 348
ANEXO A .................................................................................................................................. 350
ALINEACIN DE PROYECTOS ACTIVOS CON LA MAP ............................................ 350
PROCESOS Y CRITERIOS PARA LA TRANSICIN DE PROYECTOS ACTIVOS ................................... 350
Proceso de transicin para proyectos activos .................................................................... 350
Criterios de utilizacin del PTPA ....................................................................................... 350
LOS PROYECTOS EN TRANSICIN .............................................................................................. 350
Seleccin de proyectos ........................................................................................................ 350
Expectativas de los proyectos en transicin a la MAP ....................................................... 351
Descripcin de la plantilla del PTPA ................................................................................. 351
Plantilla para la Transicin de Proyectos Activos .......................................................... 353
ANEXO B .................................................................................................................................. 356
LISTA DE ABREVIACIONES ............................................................................................... 356
REFERENCIAS ........................................................................................................................ 357
GUA PRCTICA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
CONTENIDO
PGINA XIX
FIGURAS FIGURA 1. EL CICLO DE DESARROLLO DEL PROYECTO Y LAS REAS DE CONOCIMIENTO. ................ 4
FIGURA 2. LOS PROCESOS EN CADA DE LA AP VERSUS LAS REAS DEL CONOCIMIENTO. .................. 5
FIGURA 3. TRASLAPE DE FASES DE LA AP. ....................................................................................... 6
FIGURA 4. RELACIN DE LA AP CON OTRAS DISCIPLINAS. ............................................................... 8
FIGURA 5. CLASIFICACIN DE UN PROYECTO POR SU COMPLEJIDAD. .............................................. 17
FIGURA 6. EL PROCESO DE EVALUACIN DEL PROYECTO Y SUS COMPONENTES. ............................ 22
FIGURA 7. ESTRUCTURA FUNCIONAL. ............................................................................................ 41
FIGURA 8. ESTRUCTURA PROYECTIZADA. ...................................................................................... 42
FIGURA 9. ESTRUCTURA MATRICIAL DBIL. ................................................................................... 43
FIGURA 10. ESTRUCTURA MATRICIAL FUERTE. .............................................................................. 43
FIGURA 11. ESTRUCTURA MATRICIAL BALANCEADA. .................................................................... 44
FIGURA 12. RESUMEN DE LAS ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE LA AP. ............................... 45
FIGURA 13. MOMENTO DE DETERMINACIN DE LA OP EN EL CDP. ............................................... 46
FIGURA 14. LA FASE DE INICIO DEL PROYECTO. ............................................................................. 50
FIGURA 15. ACTORES PRINCIPALES EN LA FASE DE INICIO. ............................................................ 51
FIGURA 16. RELACIN ENTRE LOS PROCESOS DE LA FASE DE INICIO. ............................................. 51
FIGURA 17. UBICACIN DEL PRODUCTO EN LA FASE DE INICIO. ..................................................... 54
FIGURA 18. UBICACIN DEL PROYECTO EN LA FASE DE INICIO. ..................................................... 58
FIGURA 19. PREGUNTAS PRINCIPALES A RESPONDEN EN LA CONCEPCIN DEL PROYECTO. ............. 59
FIGURA 20. SECUENCIA DE DESARROLLO DE LA CONCEPCIN DEL PROYECTO. .............................. 60
FIGURA 21. EJEMPLO DE UNA MATRIZ DE ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES. ......................... 73
FIGURA 22. FLUJO DE DOCUMENTOS PARA LA FASE DE INICIO DEL PROYECTO. ............................. 83
FIGURA 23. LA FASE DE PLANEACIN DEL PROYECTO................................................................... 85
FIGURA 24. RELACIN ENTRE LOS PROCESOS DE PLANEACIN....................................................... 87
FIGURA 25. UBICACIN DEL ALCANCE EN LA FASE DE PLANEACIN. ............................................ 90
FIGURA 26. EL PROCESO DE DESCOMPOSICIN DE UN WBS. ........................................................ 103
FIGURA 27. WBS EN FORMA DE DIAGRAMA ORGANIZACIONAL. .................................................. 104
FIGURA 28. ESQUEMA DE CODIFICACIN PADRE-HIJO. ................................................................. 108
FIGURA 29. UBICACIN DE LAS ACTIVIDADES EN LA FASE DE PLANEACIN. ............................... 112
FIGURA 30. EJEMPLO DE UN DIAGRAMA DE PRECEDENCIA. ......................................................... 118
FIGURA 31. RELACIONES DE PRECEDENCIA ENTRE ACTIVIDADES. ................................................ 119
FIGURA 32. UBICACIN DE LA ORGANIZACIN EN LOS PROCESOS DE PLANEACIN. .................... 125
FIGURA 33. UBICACIN DE LOS RECURSOS EN LA FASE DE PLANEACIN. .................................... 130
FIGURA 34. CANALES DE COMUNICACIN CON RELACIN AL NMERO DE PERSONAS. ................. 138
FIGURA 35. UBICACIN DE LOS RIESGOS EN LA FASE DE PLANEACIN. ....................................... 161
FIGURA 36. PROBABILIDAD ASIGNADA A CADA FRASE RELACIONADA CON LOS RIESGOS. ............ 172
FIGURA 37. MATRIZ DE IMPACTO DE LOS RIESGOS. ...................................................................... 172
FIGURA 38. MATRIZ DE PROBABILIDAD/IMPACTO. ....................................................................... 173
FIGURA 39. EJEMPLO DE UN DIAGRAMA DE RBOL. ..................................................................... 177
FIGURA 40. UBICACIN DEL CALENDARIO EN LA FASE DE PLANEACIN. ..................................... 185
FIGURA 41. REPRESENTACIN SENCILLA DE UN DIAGRAMA DE GANTT ....................................... 188
FIGURA 42. EJEMPLO DE UN DIAGRAMA DE GANTT. .................................................................... 189
FIGURA 43. EJEMPLO DE UN DIAGRAMA PERT/CPM. ................................................................. 192
FIGURA 44. ELABORACIN DEL PLAN DEL CALENDARIO. ............................................................ 192
GUA PRCTICA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
CONTENIDO
PGINA XX
FIGURA 45. PROCESO DE DESARROLLO DEL CALENDARIO. ........................................................... 194
FIGURA 46. UBICACIN DEL PRESUPUESTO EN LA FASE DE PLANEACIN. ................................... 200
FIGURA 47. UBICACIN DE LA CALIDAD EN EL PROCESO DE PLANEACIN. .................................. 217
FIGURA 48. MODELO DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD ISO 9001:2000. ............................... 220
FIGURA 49. UBICACIN DE LAS COMUNICACIONES EN LA FASE DE PLANEACIN. ........................ 224
FIGURA 50. VNCULOS DE COMUNICACIN EN EL PROYECTO. ...................................................... 227
FIGURA 51. UBICACIN DE LA PLANEACIN EN LA FASE DE PLANEACIN. .................................. 233
FIGURA 52. PRESENCIA DE LA FASE DE PLANTACIN EN LAS OTRAS FASES DEL PROYECTO. ........ 237
FIGURA 53. LA FASE DE EJECUCIN DEL PROYECTO. .................................................................. 253
FIGURA 54. LOS PROCESOS DE LA FASE DE EJECUCIN. ............................................................... 254
FIGURA 55. UBICACIN DE LA EJECUCIN EN LA FASE DE EJECUCIN. ........................................ 256
FIGURA 56. FLUJO DE INFORMACIN PARA LA GENERACIN DE REPS. ........................................ 257
FIGURA 57. UBICACIN DE LA ADMINISTRACIN EN LA FASE DE EJECUCIN. ............................. 266
FIGURA 58. HERRAMIENTAS PARA LA RECOLECCIN DE DATOS. .................................................. 268
FIGURA 59. RED ABIERTA DE COMUNICACIONES. ......................................................................... 280
FIGURA 60. SISTEMAS DE COMUNICACIN VERTICAL. .................................................................. 281
FIGURA 61. COMUNICACIN HORIZONTAL ENTRE EL CLIENTE Y LA ORGANIZACIN. ................... 281
FIGURA 62. UBICACIN DE LOS CONTRATOS EN LA FASE DE EJECUCIN. .................................... 289
FIGURA 63. PROCEDIMIENTO DE PAGOS. ...................................................................................... 297
FIGURA 64. LA FASE DE CONTROL DEL PROYECTO. ..................................................................... 298
FIGURA 65. LOS PROCESOS DE LA FASE DE CONTROL. ................................................................. 299
FIGURA 66. UBICACIN DEL MONITOREO EN LA FASE DE CONTROL. ........................................... 301
FIGURA 67. VARIABLES A MEDIR EN EL DESEMPEO. ................................................................... 302
FIGURA 68. LA CURVA S. ............................................................................................................. 304
FIGURA 69. CRECIMIENTO DEL PROYECTO (CURVAS S PUNTEADAS). ........................................... 304
FIGURA 70. DESLIZAMIENTO DEL PROYECTO (CURVA S PUNTEADA). ........................................... 305
FIGURA 71. CAPACIDAD DE INFLUENCIA DE LOS RESULTADOS (CURVA S PUNTEADA). ................ 305
FIGURA 72. VISTA GRFICA DE LAS RELACIONES DE DESEMPEO. ............................................... 306
FIGURA 73. UBICACIN DEL CONTROL EN LA FASE DE CONTROL. ............................................... 318
FIGURA 74. SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS EN EL ALCANCE. ................................................ 319
FIGURA 75. SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS EN EL CALENDARIO. ........................................... 321
FIGURA 76. SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS EN LOS COSTOS. ................................................. 323
FIGURA 77. EL EFECTO DE REHACER EL TRABAJO SOBRE LA CALIDAD. ........................................ 326
FIGURA 78. DIAGRAMA DE FLUJO PARA IMPLEMENTAR LA MEJORA CONTINUA. ........................... 327
FIGURA 79. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE MONITOREO Y CONTROL DE RIESGOS. ........... 329
FIGURA 80. CAMBIOS COORDINADOS A LO LARGO DEL PROYECTO. .............................................. 331
FIGURA 81. EL FLUJO DEL PROCESO DE LA AC. ............................................................................ 333
FIGURA 82. LA FASE DE CIERRE DEL PROYECTO. ........................................................................ 336
FIGURA 83. LOS PROCESOS DE LA FASE DE CONTROL. ................................................................. 337
GUA PRCTICA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
PARTE I LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
PGINA 1
PARTE I LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
1 LA METODOLOGA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
1.1 CONCEPTOS PRELIMINARES
1.1.1 EL CONCEPTO DE METODOLOGA
Una metodologa
o Es la conjuncin de
Mtodos o procesos
Tcnicas (best practices)
Herramientas tecnolgicas o de otro tipo
o Ayuda en el cmo al momento de tratar de resolver un conjunto particular de problemas del mismo tipo
o Debe estar en correlacin directa con el conjunto de problemas del mismo tipo que se pretende resolver
o Debe adaptarse y adoptarse al conjunto de problemas del mismo tipo que se pretende resolver
Una metodologa, por si misma,
o No asegura el xito en la resolucin de un conjunto de problemas
o Permite conocer donde se cometi un error
1.1.2 METODOLOGA Y ADMINISTRACIN
DE PROYECTOS
La administracin de proyectos (AP) tiene como fin cumplir los requerimientos de un proyecto aplicando a sus actividades
[PMBOK 2000, p. 6]
o Conocimiento
o Habilidades
o Tcnicas
o Herramientas
As, una metodologa de administracin de proyectos (MAP) debe
o Proveer mtodos, tcnicas y herramientas que fomenten el desarrollo de proyectos de forma disciplinada, administrada
y consistente
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PGINA 2
o Promover
El desarrollo de proyectos que cumplan con el alcance especificado, y que sean completados en tiempo y
dentro del presupuesto asignado
La entrega de productos o servicios, resultados del proyecto, elaborados bajo ciertas normas de calidad y
que satisfagan las necesidades de los clientes
Las fases o grupos de procesos de la MAP definida en el PMBOK 2000 [PMBOK 200, pp. 30-31] son 5 (ver Figura 1)
o Inicio
o Planeacin
o Ejecucin
o Control
o Cierre
La relacin entre las fases conforma el Ciclo de Desarrollo del Proyecto (CDP), el cual requiere el soporte de 9 reas de
conocimiento [PMBOK 2000, pp. 7-8], como se muestra en la
Figura 1
o Administracin de la integracin
Procesos para asegurar que los diversos componentes de un proyecto estn coordinados de forma apropiada
Comprende el desarrollo y ejecucin del Plan del Proyecto, as como del control de cambios integrado
o Administracin del alcance
Procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y nicamente el
trabajo requerido, para completarlo de forma exitosa
Comprende la Fase de Inicio, as como la planeacin, definicin, verificacin y control de cambios en el
alcance
o Administracin del tiempo
Procesos requeridos para asegurar la terminacin del proyecto acorde al calendario
Comprende la definicin, secuenciacin y estimado de la duracin de las actividades, as como del desarrollo
y control del calendario
o Administracin de costos
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PGINA 3
Procesos requeridos para asegurar la terminacin del proyecto acorde al presupuesto
Comprende la planeacin de los recursos, as como la estimacin, presupuestacin y control de costos
o Administracin de la calidad
Procesos requeridos para asegurar que el proyecto satisface las necesidades para las cuales fue creado
Comprende la planeacin, aseguramiento y control de la calidad
o Administracin de recursos humanos
Procesos requeridos para hacer un uso ms efectivo de la gente involucrada con el proyecto
Comprende la planeacin organizacional, contratacin de personal y desarrollo del Equipo de Desarrollo del
Proyecto (EDP)
o Administracin de comunicaciones
Procesos requeridos para asegurar la generacin, recoleccin, diseminacin, almacenamiento y puesta a
disposicin a tiempo y de forma apropiada de la
informacin propia del proyecto
Comprende la planeacin de las comunicaciones, distribucin de la informacin, elaboracin de reportes
de desempeo y cierre administrativo.
o Administracin de riesgos
Procesos requeridos para la identificacin, anlisis y respuesta a los riesgos del proyecto
Comprende la planeacin de la administracin, identificacin, anlisis cualitativo, anlisis cuantitativo,
planeacin de la respuesta, monitoreo y control de los
riesgos del proyecto
o Administracin de las adquisiciones
Procesos requeridos para adquirir del exterior a la organizacin bienes o servicios
Comprende la planeacin de las adquisiciones, planeacin de las solicitudes, gestionar las solicitudes,
seleccin de proveedores, administracin y cierre de
contratos
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PARTE I LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
PGINA 4
Figura 1. El Ciclo de Desarrollo del Proyecto y las reas de conocimiento.
La Figura 2 muestra los procesos que comprende cada fase de la AP
Inicio Planeacin
Control Ejecucin
Cierre
Ciclo de Desarrollo del Proyecto
Administracin
del alcance
Administracin
del tiempo
Administracin
de costos
Administracin
de la calidad
Administracin
de recursos
humanos
Administracin
de
comunicaciones
Administracin
de riesgos
Administracin
de
adquisiciones
Administracin
de la integracin
Inicio Planeacin
Control Ejecucin
Cierre
Ciclo de Desarrollo del Proyecto
Administracin
del alcance
Administracin
del tiempo
Administracin
de costos
Administracin
de la calidad
Administracin
de recursos
humanos
Administracin
de
comunicaciones
Administracin
de riesgos
Administracin
de
adquisiciones
Administracin
de la integracin
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PGINA 5
Figura 2. Los procesos en cada de la AP versus las reas del conocimiento.
Cierre de
contratos
Recepecin de
respuestas
Seleccin de
proveedores
Administracin
de contratos
Planeacin de las
adquisiciones
Planeacin de
solicitudes
Administracin de
adquisiciones
Monitoreo y
control de
riesgos
Planeacin de la
administracin de
riesgos
Identificacin de
riesgos
Anlisis cualitativo
de riesgos
Anlisis
cuantitativo de
riesgos
Planeacin de la
respuesta a los
riesgos
Administracin de
Riesgos
Cierre
administrativo
Informacin
del
desempeo
Distribucin de
la informacin
Planeacin de las
comunicaciones
Administracin de
comunicaciones
Desarrollo del
EDP
Planeacin de la
organizacin
Adquisicin de
personal
Administracin de
recursos humanos
Control de
calidad
Aseguramiento
de la calidad
Planeacin de la
calidad
Administracin de
la calidad
Control de
costos
Planeacin de
recursos
Estimacin de
costos
Planeacin del
presupuesto
Administracin de
costos
Control del
calendario
Definicin de
actividades
Secuencias de
actividades
Estimacin de la
duracin de
actividades
Desarrollo del
calendario
Administracin del
tiempo
Verificacin
del alcance
Control de
cambios del
alcance
Planeacin del
alcance
Definicin del
alcance
Descripcin del
producto
Concepcin del
proyecto
Factibilidad del
proyecto
Desarrollo de la
cdula del proyecto
Administracin del
alcance
Control
integrado de
cambios
Ejecucin del
plan Desarrollo del plan
Administracin de
la Integracin
CierreControlEjecucinPlaneacinInicio
Fase
rea de
conocimiento
Cierre de
contratos
Recepecin de
respuestas
Seleccin de
proveedores
Administracin
de contratos
Planeacin de las
adquisiciones
Planeacin de
solicitudes
Administracin de
adquisiciones
Monitoreo y
control de
riesgos
Planeacin de la
administracin de
riesgos
Identificacin de
riesgos
Anlisis cualitativo
de riesgos
Anlisis
cuantitativo de
riesgos
Planeacin de la
respuesta a los
riesgos
Administracin de
Riesgos
Cierre
administrativo
Informacin
del
desempeo
Distribucin de
la informacin
Planeacin de las
comunicaciones
Administracin de
comunicaciones
Desarrollo del
EDP
Planeacin de la
organizacin
Adquisicin de
personal
Administracin de
recursos humanos
Control de
calidad
Aseguramiento
de la calidad
Planeacin de la
calidad
Administracin de
la calidad
Control de
costos
Planeacin de
recursos
Estimacin de
costos
Planeacin del
presupuesto
Administracin de
costos
Control del
calendario
Definicin de
actividades
Secuencias de
actividades
Estimacin de la
duracin de
actividades
Desarrollo del
calendario
Administracin del
tiempo
Verificacin
del alcance
Control de
cambios del
alcance
Planeacin del
alcance
Definicin del
alcance
Descripcin del
producto
Concepcin del
proyecto
Factibilidad del
proyecto
Desarrollo de la
cdula del proyecto