PROCEDIMIENTO PARA LA HOMOLOGACION DE PROVEEDORESAdministración Logistica
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INDICE GENERAL
INDICE
INTRODUCCION
CAPITULO I
1. MODELO DEL NEGOCIO............................................................................................
2. I. GENERALIDADES....................................................................................................
3. II. DESCRIPCION DE LAS ETAPAS DEL PROCESO DE HOMOLOGACION............
4. III. METODOLOGIA DE CALIFICACION......................................................................
5. IV. SOBRE EL PROCESO DE RECALIFICACION.......................................................
6. V. SOBRE LA HOMOLOGACION DE UNA LINEA ADICIONAL..................................
7. VI. SOBRE EL CONTENIDO DE LOS CUESTIONARIOS...........................................
8. VII. ESQUEMA GENERAL DEL PROCESO................................................................
CAPITULO II
1. CUESTIONARIO..........................................................................................................
BIBLIOGRAFIA..........................................................................................................................
CONCLUSIONES......................................................................................................................
RECOMENDACIONES.............................................................................................................
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INTRODUCCION
Actualmente ABB está inmerso en un proceso de sistematización y clasificación
de la información referente a la Gestión de Compras y Proveedores.
Para ello, requiere obtener información sobre sus proveedores habituales, que
considera claves para su función de aprovisionamiento de productos y servicios.
Como resultado de la evaluación, ABB espera tener el perfil de sus proveedores
actuales.
ABB ha suscrito un acuerdo con SGS DEL PERÚ S.A.C., quien se encargará de
realizar todo el proceso de manera eficiente e imparcial, desde la recepción de la
documentación enviada por ustedes hasta la entrega a ABB de los resultados
obtenidos. SGS DEL PERÚ S.A.C. proporcionará el personal especializado y la
tecnología adecuada para asegurar la calidad de los resultados.
El Proceso establecido está basado en los procedimientos de SGS DEL PERÚ
S.A.C. para el servicio de Homologación de Proveedores y al requisito 7.4.1 de la
norma ISO 9001:2008.
Tanto el proveedor como ABB obtendrán los siguientes beneficios:
• Estrechar aún más las relaciones comerciales con ABB.
• Enriquecer el currículum de la empresa para con sus clientes actuales y/o
con nuevos y potenciales clientes.
• Al conocer sus principales fortalezas y debilidades como proveedor, las
decisiones de compra se agilizarán.
• Después de un proceso de análisis, se le hará saber qué aspectos requiere
mejorar
• Los resultados de la Homologación constituyen para el proveedor el inicio
de un programa interno de mejoras que percibirán otros clientes.
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ICAPITUL
O
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- INDIGEP SERVICIOS SAC -
I. DEFINICIONES
1. HOMOLOGACION DE PROVEEDORES
Es la validación de las actividades, capacidades y recursos de una empresa
(proveedor) de acuerdo a criterios pre-establecidos (por el cliente), realizada por
un ente independiente a fin de determinar su idoneidad para abastecer bienes y
servicios.
Algunos lo llaman revisión, auditoria, inspección, etc., lo cierto es que se verifica
con cierto detalle las fortalezas que pueda tener el proveedor y el grado de riesgo
del Cliente para tenerlo como aliado en sus actividades logísticas. Los aspectos de
actividad, capacidad, financieros, calidad y comercial son revisados y calificados.
Lo que pretende el Cliente es lograr el acierto en la selección de sus proveedores
y por ende minimizar el riesgo en la labor de selección, evaluación, calificación y
aceptación de proveedores. Conocer al detalle la infraestructura que posee el
proveedor para un abastecimiento óptimo, incluyendo sus fortalezas y debilidades.
2. DEFINICIÓN DEL SERVICIO
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Cliente: Que tiene la necesidad de evaluar a sus proveedores.
Comparación de la gestión de una organización proveedora con unos
requisitos previamente establecidos. En este caso ABB, es el cliente.
El proveedor: Que mantiene relaciones comerciales con ABB y cuyo
desempeño puede influenciar en el desempeño de la empresa, o puede
tener implicancias legales, de acuerdo a la normatividad vigente. En este
caso INDIGEP SERVICIOS SAC, es el proveedor postulante.
SGS: Da validez al cumplimiento de los requisitos acordados con ABB.
3. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA INDIGEP SERVICIOS SAC
INDIGEP Servicios S.A.C. es una empresa arequipeña dedicada en brindar a sus
clientes productos y servicios de calidad en todas sus operaciones, en sus
distintos campos de aplicación a la industria nacional, privilegiando una relación de
confianza que se traduce en un compromiso de largo plazo.
Esta empeñada en contribuir al éxito de sus clientes. Para lograrlo se esfuerza en
conocerlos muy bien, ofreciéndoles soluciones a sus necesidades, excediendo sus
expectativas e identificando oportunidades que los ayuden a ser exitosos en sus
negocios.
La calidad de la relación con sus clientes determina el futuro de INDIGEP
Servicios S.A.C
Ser una empresa de ingeniería reconocida como Lider en el ámbito nacional e
internacional por su alto nivel de calidad y responsabilidad en los productos y
servicios que brindamos; contribuyendo de esta manera con el desarrollo
productivo de nuestros clientes, fomentando la práctica de valores y teniendo
como prioridad la seguridad, calidad y la protección del medio ambiente.
PROCESO DE CALIDADINDIGEP Servicios SAC, está fuertemente comprometido con la satisfacción de
los requerimientos de sus clientes, y con tal fin posee un programa de gestión de
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calidad, para su sistema de gestión, bajo la premisa de mejora continua, cuyo
alcance abarca todos los servicios que presta, estudios, diseño y desarrollo de
ingeniería, supervisión de obras y gerencia de proyectos de ingeniería u
construcción.
Así mismo INDIGEP Servicios S.A.C está comprometida con la conservación y
mejora del medio ambiente, el mantenimiento de la seguridad y salud ocupacional,
orientado con sus actividades de acuerdo a las normas ISO 14001 y OHSAS
18001.
Para INDIGEP Servicios S.A.C, la calidad depende en primer lugar del
conocimiento del mercado al que esta destinado nuestro producto o servicio.
DENTRO DE LOS PROCEOS DE CALIDAD CONTAMOS CON LOS SIGUIENTE:
- Manual de Calidad.
- Planes de Calidad Específicos.
- Planes de Seguridad.
- Planes de Seguridad en Obras y Servicios.
- Manual de Protección de Medio Ambiente.
- Programa de Mejoramiento Continuo.
- Programa de Capacidad en seguridad y Tecnología.
- Directivas Generales
VISION DE SEGURIDAD“Nuestro enfoque se seguridad no solo debe limitarse a nuestro reglamento y al
cumplimiento escrito de normas de seguridad sino a trabajar en lo más importante,
nuestros trabajadores y empleados desarrollando una cultura de seguridad y
eliminando todas las lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo.”
MISION DE SEGURIDAD
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“Concientizar a nuestros trabajadores que deben prevenir todos los riesgos en el
desarrollo de sus labores diarias, formando así una cultura y no trabajar por
reglamento”.
En INDIGEP SERVICIOS S.A.C La única meta aceptable es eliminar todas las
lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo, con lo cual es parte de
nuestra cultura laboral, esta meta ha requerido más que el simple hecho de
modificaciones nuestro enfoque y poner más énfasis en la minimización de estos
riesgos, aperturando una comunicación abierta entre nuestros empleados y
trabajadores en un clima de confianza y un cuidado activo del bienestar de nuestro
compañero.
Nuestro enfoque de seguridad nos está llevando a definir nuestros conceptos y lo
más importante practica y comportamiento de trabajo seguro.
Nuestros conceptos de seguridad se basan en:
- Trabajar en equipo-
- Nuestros Valores.
- Involucramiento de nuestro personal.
- Modificación de nuestra conducta.
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4. ¿QUIENES PUEDEN HOMOLOGARSE?
Se pueden homologar cualquier empresa sea cual fuere su actividad económica,
tamaño, antigüedad, etc., no hay restricciones.
La homologación se puede hacer a solicitud del Cliente o a petición propia.
5. IMPORTANCIA DE LA HOMOLOGARSE DE UNA EMPRESA
Más que una exigencia del Cliente se debe tomar como una evaluación
independiente, sincera, objetiva y válida que toda empresa se somete para
rescatar sus potencialidades y superar sus debilidades.
Por ejemplo, se pueden tener excelentes productos, pero el sistema de
distribución es malo, entonces el cliente "siente" esa debilidad a través de retrasos
de entrega, pedidos incompletos, etc.
Lo que pasa es que muchas empresas están muy absortas en el día a día, su
eficiencia se ve trastocada sólo en eficacia (logros a cualquier costo), los
empleados "ven" los defectos, pero no lo informan, se dejan llevar por la marea de
la cotidianeidad.
6. ASPECTOS QUE COMPRENDE LA ASESORIA PARA HOMOLOGARSE
Aspectos a ser revisados (se mantendrá estricta reserva):
Situación Financiera y Obligaciones Legales:Información relevante sobre estados financieros, endeudamiento financiero,
cuentas por cobrar y pagar, proveedores, clientes, contratos, sucursales,
productos y servicios suministrados, etc.
Gestión Operativa:Organización, Constitución, organigrama, información sobre locales propios
y/o alquilados, maquinarias y equipos, almacenes, existencias,
equipamiento de cómputo, software, mantenimiento, otros patrimonios, etc.
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Gestión de la Calidad:Sistemas de calidad, procedimientos de control de calidad, manuales de
calidad; instructivas, registros, etc., sean de acuerdo a la norma ISO 9001 u
otros.
Gestión Comercial:Acuerdos comerciales (sociedades, joint venture, etc.), licitaciones, clientes,
procedimientos de postventa, reclamos y garantías; trazabilidad, políticas
de precios, etc.
Seguridad, Salud y Medio Ambiente:Sistema de Gestión de Medio Ambiente, Normas y Procedimientos de
protección al trabajador, manuales, registros, etc.
Seguridad, Salud Ocupacional y Medioambiente:Todo lo relacionado con la protección y seguridad de su trabajador, de su
entorno y responsabilidad social.
7. INSTITUCIONES ACREDITADAS QUE CERTIFICAN
Dentro de las principales entidades que evalúan y certifican a los proveedores de
empresas tenemos a SGS DEL PERÚ. (http://www.sgs.pe/)
8. OBJETIVOS DE LA HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES
Objetivo Principal
• Obtener mejores resultados de aprovisionamiento, con unas fuentes de
abastecimiento ya seleccionadas, minimizando riesgos en la elección de
proveedores y disminuyendo el costo de Control de los productos y
servicios recibidos, conociendo con mayor detalle las fortalezas y aspectos
que debe optimizar el proveedor para mejorar el servicio o producto que
ABB recibe actualmente.
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Objetivos específicos
• Mejorar el nivel de comunicación necesario para acortar los plazos de
abastecimiento.
• Conocer los productos y servicios adicionales (actuales o futuros) que
pueden ser ofrecidos por nuestros actuales proveedores.
• Establecer la posibilidad de iniciar un proceso de gestión de la calidad.
• El proveedor tendrá más información sobre lo que espera ABB del
abastecimiento brindado por su empresa.
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II. DESCRIPCION DE LAS ETAPAS DEL PROCESO DE HOMOLOGACIÓN
1. Cómo ingresar al proceso de Homologación
El proveedor recibirá la invitación a participar en el proceso de homologación
mediante una carta enviada por ABB y mediante un correo electrónico enviado por
SGS del Perú S.A.C con el asunto: “QAudit – Invitación de Homologación”. En
esta última invitación, se tendrán vínculos para que el proveedor pueda confirmar
sus datos y participación en el proceso y descargar el presente documento.
Para ingresar al proceso de homologación, el proveedor debe realizar el depósito
en nuestra cuenta corriente del Banco de Crédito.
Para esto, es indispensable enviar la copia del voucher de pago del Banco, al fax
de SGS (en atención a Fiorella Buenaño) o enviar el voucher escaneado a los
correos electrónicos consignados en este procedimiento. Se recomienda hacer
esta actividad el mismo día de haberse realizado el pago correspondiente. Es muy
importante que la copia del voucher sea legible en el número de cuenta al cual se
depositó y el número de operación bancaria (OP) consignado. En la copia del
Voucher, el proveedor deberá hacernos llegar la siguiente información (en el fax o
en el correo electrónico):
• Monto Depositado
• Fecha del depósito
• Número de cuenta en la cual se efectuó el depósito
• Número de operación bancaria (OP)
• Razón social de su empresa
• Dirección Fiscal
• RUC
• Persona de contacto en su empresa
• Teléfono del contacto
• Correo electrónico del contacto
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• Producto/Servicio brindado al cliente (servicios o fabricante o
comercializador)
• Cliente que le solicitó la homologación
Es recomendable que se confirme con SGS, la recepción de este documento para
continuar con el proceso.
2. Costos del Proceso
El proveedor debe leer atentamente el presente procedimiento para identificar los
rubros de pago que apliquen según la naturaleza de la empresa.
Costos:
• Proceso de Homologación más Evaluación corporativa de ABB: . . . S/. 950.00 más IGV
• Solo Evaluación corporativa de ABB: .............................................. S/. 280.00 más IGV
• Proceso de pre-homologación (urgente): ......................................... S/. 140.00 más IGV
• Proceso Línea adicional: .................................................................. S/. 330.00 más IGV
• Viáticos de evaluador: ...................................................................... Variable de
acuerdo a gastos correspondientes
• Día adicional de visita: ..................................................................... S/. 330.00 más IGV
• Recalificación para mejorar calificación anterior, Homologación ..... S/. 500.00 más IGV
• Recalificación para mejorar calificación corporativa: ....................... S/. 220.00 más IGV
• Homologación parcial (proveedores con certificación ISO 9001): . . . S/. 550.00 más IGV
Explicación de los servicios y costos
• Proceso de Homologación:
Incluye todos los gastos de preparación de la documentación,
coordinaciones y una visita de un día por un evaluador de SGS DEL PERÚ
S.A.C. a las instalaciones del proveedor, la elaboración y emisión de un
Informe y Constancia de Homologación. Esta evaluación se realizará a las
empresas indicadas por ABB.
• Evaluación Corporativa:
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Evaluación realizada a todos los proveedores de ABB sin excepción.
Evaluación realizada en formato Excel.
• Proceso de Línea adicional:
Incluye preparación de la documentación, coordinaciones, visita adicional
(si fuera necesario), la elaboración y emisión de un Informe y Constancia de
Homologación adicionales.
• Recalificación para mejorar calificación:
Este servicio se solicita cuando el, proveedor quiere mejorar la calificación
originalmente obtenida. Incluye la revisión del informe inicial,
coordinaciones y una visita de un día por un evaluador a las instalaciones
del proveedor, la elaboración y emisión de un Informe y Constancia de
Homologación o de evaluación corporativa, según sea el caso.
• Homologación parcial:
La homologación parcial es un proceso en el cual no se evaluará el aspecto
de “Gestión de la calidad”, el cual tendrá el máximo puntaje. Aplicable solo
para empresas que tienen una certificación ISO 9001:2008 vigente con un
alcance que coincide o abarca el servicio o producto brindado a ABB.
• Viáticos de evaluador:
Cuando las instalaciones del proveedor estén en provincia, el proveedor
asumirá: Gastos de pasajes, movilidad, viáticos y alojamiento del evaluador,
durante el tiempo que dure la visita. El proveedor puede asumir la compra
de dichos servicios directamente o presentar una carta de aceptación del
pago de dichos gastos a SGS. SGS DEL PERÚ S.A.C. presentará una
relación detallada de los gastos y de ser el caso, el sustento de los mismos.
• Día adicional:
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El día adicional de visita se presenta Por cualquiera de las siguientes
razones:
o Cuando por alguna razón ajena a SGS la empresa trunca la visita de
homologación requiriéndose un día adicional de visita.
o Cuando, por el tamaño de la empresa a evaluar (o por la lejanía de sus
instalaciones), es indispensable un día más de disposición del evaluador
de SGS.
El monto de los honorarios pactados por el servicio de homologación no se
encuentra afecto a la detracción del Impuesto a la Renta que grave el
servicio.
3. Envío de ruta y accesos al Cuestionario por parte de SGS
Una vez que el proveedor ingresó al proceso y envió a SGS la copia del voucher
de depósito con los datos solicitados, SGS le enviará un correo electrónico con el
asunto: “Servicio de Homologación de Proveedores - Entrega de Cuestionario” en el cual se indica la dirección web a la cual deberá acceder para
poder llenar el cuestionario de homologación que corresponda
https://qaudit.sgs.com/ y otro correo electrónico con el asunto: “QAudit - Credenciales para acceso” con el usuario y contraseña creado para ingresar al
sistema QAudit.
Accediendo a esta dirección web el proveedor podrá imprimir el cuestionario (si lo
considera necesario) o llenarlo de acuerdo a las instrucciones definidas en el
Manual del Proveedor que también puede descargarse de la web.
Con respecto al llenado del cuestionario es necesario tener en cuenta que lo
avanzado en el cuestionario debe ser grabado (presionar el botón “Guardar”) por
seguridad al menos cada 10 minutos y que, al presionar el botón “Enviar” ya no
podrá modificarse la información consignada porque este paso da por finalizado el
llenado por parte del proveedor.
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También es importante saber que el llenado errado de alguna de las preguntas de
cuestionario no implica tener puntaje en contra o impide que el proveedor
rectifique lo afirmado, por cuanto, todas las preguntas del mismo serán evaluadas
por el auditor de SGS con el personal del proveedor, el día de la visita.
Información relevante de SGS DEL PERU S.A.C.:
Dirección: ...........................Av. Elmer Faucett 3348, Callao, Lima
Departamento: ....................Servicios Logísticos, Systems & Services Certification
Fax:.......................................01-484-4272
Teléfonos: ...........................01-5171900 anexos 546
Contactos: ..........................Srta. Fiorella Buenaño / Srta. Brenda Torres
Correos electrónicos: [email protected]; [email protected]
Cta. Cte. Soles: ...................Banco de Crédito del Perú: 193-0253467-0-71
4. Documentación previa solicitada en el procedimiento
El proveedor, deberá llenar el cuestionario y reunir la documentación solicitada en
CD, y hacerla llegar a SGS DEL PERÚ S.A.C.
Los siguientes documentos serán enviados en CD en un plazo no mayor a 10 días útiles.
01 Ficha registral y/o Partida Electrónica en donde figure la inscripción de la
escritura de constitución de la empresa, otorgamiento de poderes, directorio
y accionariado vigente.
02 Presentación u otro tipo de publicidad que describa los antecedentes y las
actividades de la empresa.
03 Estados financieros anuales de los tres últimos ejercicios, auditados ó
firmados por el Contador de la Empresa.
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Es importante tener en cuenta para la entrega de los estados financieros
del último ejercicio:
Si el proveedor ingresa al proceso de homologación entre el mes de
Enero y Marzo, debe presentar los estados financieros al 31 de
diciembre del año anterior.
Si el proveedor ingresa al proceso entre el mes de Abril y Junio, debe
presentar los estados financieros al 31 de marzo del mismo año.
Si el proveedor ingresa al proceso entre el mes de Julio y Setiembre,
debe presentar los estados financieros al 30 de Junio del mismo año.
Si el proveedor ingresa al proceso entre el mes de Octubre y Diciembre,
debe presentar los estados financieros al 30 de Setiembre del mismo
año.
04 R.U.C.
05 Licencias y Autorizaciones de funcionamiento.
06 Certificado de no adeudo a ESSALUD, AFP, seguros complementarios y
SUNAT, o adjuntar el pago de los 06 últimos meses.
07 Certificados de calidad.
08 Pólizas de seguro.
09 Póliza de seguro del personal.
10 Organigrama de la empresa, indicando función y nombre.
11 Catálogos de las líneas de productos ofrecidas por su empresa en el sector.
12 Acuerdos de Representación, exclusividad, afiliación o similares con
empresas locales o extranjeras (sólo las empresas comerciales)
13 Matriz de identificación y evaluación de riesgos a la salud y seguridad
ocupacional y al medioambiente
14 Flujo general del proceso de la Línea Homologada.
5. Envío de Cuestionario y documentación previa por parte del proveedor
En lo referente a la documentación solicitada en el punto anterior, el proveedor
remitirá estos documentos a las instalaciones de SGS DEL PERU S.A.C.,
adjuntando además una impresión del cuestionario llenado.
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El plazo para el envío de la documentación en físico y el cuestionario vía web, a
SGS, es de 10 diez días útiles, contados a partir de la recepción del correo
electrónico con su clave de acceso al cuestionario.
La información consignada tendrá carácter de declaración jurada, por lo que se les
pide se ajuste a la realidad.
Una vez recibida esta documentación, SGS DEL PERÚ S.A.C. la estudiará y
procederá a coordinar la visita de comprobación y ampliación de los datos
consignados en el cuestionario. La empresa que no entregue su documentación
en el plazo establecido, perderá el derecho a ser homologada.
6. Coordinación de Fecha de Auditoría (visita)
SGS DEL PERÚ S.A.C. informará al proveedor la fecha de visita programada,
previa coordinación, mediante un correo electrónico con el asunto:
“Programación de Visita”.
Es requisito indispensable para la ejecución de la visita que el proveedor haya
entregado los documentos solicitados en este documento así como el cuestionario
desarrollado. En caso no se hayan recibido, SGS reprogramará la visita una vez
más en una fecha no posterior a 30 días calendario contados a partir de la fecha
de asignación de cuestionario.
El proveedor confirmará antes de la fecha límite expuesta en el correo, la
aceptación de la fecha programada vía e-mail y/o teléfono a la persona indicada
en dicho correo electrónico.
Cualquier coordinación adicional la realizará SGS DEL PERÚ S.A.C. con la
persona designada por ustedes como contacto desde el inicio del proceso.
El proveedor perderá el derecho de ser evaluado cuando postergue las fechas de
visita programadas por SGS para una fecha posterior los 30 días calendario
contados a partir de la fecha de asignación del cuestionario.
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El proveedor tendrá que pagar una penalidad de S/. 330.00 + IGV cuando
postergue la fecha de visita programada y confirmada con una anticipación menor
a 48 horas o cuando la fecha de visita haya sido confirmada y por alguna razón
ajena a SGS la empresa a evaluar, trunca la visita de homologación requiriéndose
un día adicional de visita.
7. Ejecución de auditoría
En la visita el evaluador de SGS DEL PERU S.A.C. llevará consigo el cuestionario
llenado por el proveedor, comprobará y ampliará los datos consignados en este.
Es importante que la visita se realice con éxito en cuanto a la puntualidad y a la
exactitud de la información.
La labor del evaluador enviado por SGS DEL PERU S.A.C. es verificar en el
campo y mediante las herramientas de auditoría, lo declarado en el cuestionario,
por lo cual la persona designada por el proveedor necesitará contar con los
documentos que así lo prueben; con autoridad y conocimiento suficiente para que
pueda resolver cualquier duda adicional que se pueda presentar y además que
sirva como interlocutor con el responsable del proceso en ABB.
Las visitas se inician a las 9:00 AM y tienen una duración aproximada de 06 horas
útiles. En la visita es necesario visitar las oficinas administrativas de la empresa
proveedora y un servicio en ejecución (si se trata de una empresa de servicios), la
fábrica o planta (si se trata de una empresa fabricante) y el almacén y unidades de
transporte (si se trata de una empresa comercializadora).
El tiempo que demande la visita dependerá de:
• La envergadura y número de instalaciones.
• Acceso a los documentos que demuestren la información consignada en los
cuestionarios.
• Facilidades prestadas al evaluador durante la visita.
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Al finalizar la visita se procederá a redactar una CONSTANCIA DE VISITA,
firmada por la persona designada por ustedes y el evaluador de SGS DEL PERU
S.A.C., la misma que servirá para todos los casos como documento y como
sustento de la visita realizada.
8. Elaboración y Calificación del Informe de Homologación
Luego de la visita, el evaluador de SGS DEL PERU S.A.C. plasmará en un informe
de homologación todo aquello que pudo evidenciar en la visita.
SGS DEL PERU S.A.C. se compromete a guardar en la más absoluta reserva toda
aquella información de carácter confidencial que el proveedor le confíe para los
propósitos de la labor encomendada.
El informe de cada proveedor pasa por una etapa de revisión previa. La
calificación del proveedor se realizará por méritos, basándose en el cumplimiento
o no, de lo solicitado en cada una de las preguntas.
La visita considera como elementos de auditoría la documentación presentada, lo
observado en la visita y las entrevistas sostenidas con el personal, de acuerdo a lo
aplicable en cada pregunta del cuestionario.
En la visita se realizarán muestreos para comprobar si las actividades o controles
declarados, son sistemáticos o no. De comprobarse que un requisito del
cuestionario no tiene cumplimiento sistemático, no se otorgará el puntaje
respectivo a la pregunta.
Cuando lo solicitado por la pregunta y el criterio de auditoría sea favorable para el
proveedor, tendrá un puntaje de “1” o “1.2” según sea la pregunta, cuando la
empresa no cumpla totalmente con lo solicitado en la pregunta, el puntaje será
“0”.
Cuando la empresa no haya logrado satisfacer el requisito expresado en la
pregunta, SGS DEL PERÚ S.A.C. incluirá un comentario sobre el particular.
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Ni SGS DEL PERU S.A.C. ni ABB asumirán ningún tipo de responsabilidad frente
al candidato a proveedor por reclamos judiciales o extrajudiciales por daños y
perjuicios como consecuencia de la puntuación y/o calificación y/o homologación
que le otorgue SGS DEL PERU S.A.C.
9. Emisión y acceso al Informe y Constancia de Homologación
El Informe y la Constancia de Homologación son documentos emitidos por SGS
DEL PERU S.A.C. a solicitud de ABB, con la finalidad de resumir el Proceso de
Homologación seguido por cada uno de los proveedores.
SGS pondrá a disposición del proveedor, el informe de homologación respectivo,
en un plazo de 08 días útiles contabilizados a partir del siguiente día de concluida
la visita respectiva al proveedor.
En el Informe de Homologación se describe la conformidad o no con lo
evidenciado durante la visita por parte del proveedor; los resultados obtenidos en
la ponderación numérica en cada uno de los aspectos principales y un comentario
sobre aquellos aspectos que sean saltantes en lo referente al no cumplimiento de
lo solicitado u observado durante la visita y a la no aplicabilidad de ciertos
aspectos.
El plazo de vigencia de la de Homologación es de un (01) año, contado a partir de
la fecha de expedición del mismo. Cumplido dicho plazo el proveedor tendrá la
oportunidad de ser homologado nuevamente.
Para acceder al informe de homologación, el proveedor deberá ingresar a través
del Sistema QAudit en la opción “Informe”.
La constancia de homologación será enviada al proveedor via courier, a la
dirección consignada y también será publicada en el Sistema QAudit en la opción
“Constancia”.
En la eventualidad que algún proveedor presentara algún reclamo referido al
proceso seguido por
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SGS DEL PERU S.A.C., éste será atendido por SGS DEL PERU S.A.C., dado que
realizó el trabajo y cuenta con la información y base de datos necesaria para
hacerlo. En este sentido SGS DEL PERU S.A.C. se obliga en forma irrevocable a
liberar a ABB, frente a tal reclamo presentando un sustento por la puntuación y/o
calificación y/o homologación.
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III. METODOLOGIA DE CALIFICACION
Los niveles de calificación que se han desarrollado para el proceso de
homologación de SGS son los siguientes:
1. NIVEL A (Rango de 90 a 100 por ciento): Son proveedores en los que su
organización, medios productivos y sistemas de trabajo, los hacen válidos
para la fabricación y suministro de determinados bienes o servicios sin
límites ni reservas en las solicitudes de aprovisionamiento que ABB les
curse, además son candidatos a firmar una alianza estratégica de
aprovisionamiento, sin necesidad de un proceso de evaluación y
verificación por cada operación realizada. Cuentan con un sistema de
gestión de la calidad que permiten satisfacer los requerimientos de ABB.
2. NIVEL B+ (Rango de 80 a 90 por ciento): Proveedores válidos para
ofrecer bienes o servicios e incluso firmar acuerdos de aprovisionamiento
con ABB. Trabajan con procedimientos debidamente implantados, teniendo
ciertas limitaciones. Los suministros quedarán sujetos a inspecciones
periódicas aleatorias.
3. NIVEL B- (Rango de 75 a 80 por ciento): Proveedores válidos para
ofrecer bienes o servicios e incluso firmar acuerdos de aprovisionamiento
con ABB. Trabajan con algunos procedimientos implantados, pero con
limitaciones. Los suministros estarán sujetos a inspecciones frecuentes, lo
que supone un costo por recepción de los bienes y servicios.
4. NIVEL C (Rango de 55 a 75 por ciento): Son proveedores que ofrecen
bienes y servicios, pero con serias restricciones, no realizando controles
sistemáticos en sus procesos. Estarán sometidos a inspecciones rigurosas
en todos los bienes y servicios suministrados, lo que supone un alto costo
por recepción. No son proveedores aptos para firmar acuerdos de
aprovisionamiento con ABB.
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5. NIVEL D (Rango de 0 a 55 por ciento): Son aquellos proveedores que por
su sistema de trabajo y organización, no reúnen los requisitos necesarios
para proveer al cliente habitualmente. Es necesario que se realice un
intenso trabajo de mejora en los aspectos mencionados.
De acuerdo a lo declarado en el cuestionario y a lo observado por el evaluador, se
asignan los méritos correspondientes. Las oportunidades de mejora detectadas
durante la evaluación de SGS DEL PERÚ S.A.C. se proporcionan de forma
documentada en el informe de Homologación.
Para obtener la calificación final y el nivel alcanzado de evaluación, se realiza un promedio ponderado de la calificación parcial de cada uno de los aspectos considerados en la homologación con los pesos definidos para cada actividad, según la importancia establecida por ABB. En la Constancia de
Homologación se resume el resultado obtenido en la ponderación numérica en
cada uno de los aspectos principales (Situación financiera y obligaciones legales; Capacidad Operativa; Gestión de la calidad; Seguridad, Salud y Medio ambiente; Gestión Comercial) con la finalidad de que sirva como
documento sustentatorio del Proceso de Homologación en caso de que el
proveedor lo requiera para postular a otras empresas.
El nivel obtenido no implica un proceso automático de selección y eliminación de
proveedores, será una referencia para ABB y para cada uno de sus proveedores,
sobre las áreas en las cuales éstos deberán realizar mejoras. Para efectos de
asegurar una retroalimentación del proceso, es factible que los proveedores
soliciten a SGS DEL PERU S.A.C. una recalificación, como un proceso
independiente de evaluación que busca mejorar la calificación originalmente
obtenida.
La Evaluación Corporativa de ABB, tiene las siguientes definiciones:
a) Rechazado: Su puntaje es menor a 20%:
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Su compañía está globalmente demasiado lejos de los requerimientos de
ABB.
b) Bajo Desempeño: Su puntaje está entre 20% y 50%:
Usted puede pasar a formar parte de nuestra Lista de Proveedores,
siempre y cuando su desempeño en términos de Calidad, Costos y Entrega
(QCD) sea óptimo y usted tenga un plan para alcanzar el 50% en el plazo
de un año.
c) Calificado: Su puntaje está por encima del 50%:
Usted puede ser/permanecer como parte de nuestra Lista de Proveedores,
siempre y cuando su desempeño en términos de Calidad, Costos y Entrega
(QCD) sea óptimo.
En el caso de la Evaluación Corporativa de ABB:
En este cuestionario Excel que será entregado previamente al proveedor, deberá
llenar las hojas “Información del proveedor” y “Cuestionario del proveedor”, este
cuestionario lleno deberá ser adjuntado a SGS en El CD de documentos
solicitados y acompañado de una hoja impresa del cuestionario resuelto.
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IV. SOBRE EL PROCESO DE RECALIFICACION
Las operaciones de recalificación son aceptadas, mientras la Homologación
anterior esté vigente y se realizará por los siguientes conceptos:
1. Para mejorar la calificación anterior:
Se trabajará en función al informe anterior, no se solicitará documentación. En la
visita se evaluará las respuestas que obtuvieron deméritos y la información que a
criterio del Evaluador considere ser verificada.
Se emitirá una nueva Constancia e Informe de Homologación, que estarán
vigentes hasta el plazo indicado en la Constancia inicial.
2. Para Homologar a solicitud de otro cliente:
Se entregará un nuevo formulario (del nuevo cliente). Se evaluará en la visita las
respuestas que obtuvieron deméritos, la información que en el tiempo pueda haber
cambiado y en caso de existir las nuevas preguntas del nuevo cliente. Asimismo,
cualquier pregunta que a criterio del Evaluador considere ser verificada, para ello
debe revisar el informe anterior.
Se emitirá una nueva Constancia e Informe de Homologación, los que tendrán
vigencia de un año.
Esta opción tiene un costo variable y solo se produce cuando el segundo cliente
solicitante la considera indispensable. El costo depende de las diferencias entre
los cuestionarios del primer y el segundo cliente.
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V. SOBRE LA HOMOLOGACION DE UNA LINEA ADICIONAL
SGS DEL PERÚ S.A.C. ha clasificado sus cuestionarios en tres tipos:
Comercializador, Servicios, Fabricante.
La empresa que, habiendo ingresado al proceso de homologación de proveedores
desee homologar una actividad adicional, deberá indicarlo antes de la realización
de la visita.
Si la línea adicional es para el mismo tipo de cuestionario, no será necesario que
la empresa conteste otro cuestionario.
Si la línea adicional implica otro tipo de cuestionario, la empresa deberá indicarlo
al solicitar la línea adicional, de tal manera que SGS DEL PERÚ S.A.C. le dé el
acceso correspondiente mediante el Sistema QAudit.
En aquellos casos en los cuales la empresa requiera que la línea adicional sea
presentada a otro cliente, deberá indicarlo al momento de solicitar el servicio, para
tener el acceso al procedimiento correspondiente y deberá presentar un juego de
la documentación solicitada por dicho cliente.
Es posible que en los casos de homologación con una línea adicional, sea
necesario que el evaluador visite a la empresa más de un día, lo cual será
coordinado durante la visita.
La vigencia de la línea adicional homologada es igual a la vigencia
correspondiente a la homologación original.
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VI. SOBRE EL CONTENIDO DE LOS CUESTIONARIOS
Aspectos considerados en la Homologación de SGS:
1. Situación Financiera y Obligaciones legaleso Estados Financieros
o Obligaciones financieras
o Seguros
o Obligaciones legales
2. Capacidad Operativao Instalaciones de la empresa
o Gestión de la producción
o Maquinaria y equipo
o Medio informáticos
o Personal
o Clientes
3. Gestión de Calidado Sistema de Gestión de Calidad
o Control documentario
o Gestión de personal
o Mantenimiento y Calibración
o Compras y almacenes
o Procesos subcontratados
o Proceso productivo
4. Seguridad, Salud y Medioambiente.o Salud y seguridad ocupacional
o Procedimientos de trabajo seguro
o Gestión ambiental
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5. Gestión Comercialo Cotizaciones y propuestas técnicas
o Tratamiento de quejas
o Retrasos
o Garantía
Evaluación corporativa de ABB: Considera los siguientes aspectos:
• Gestión de empresa
• Sostenibilidad
• Diseño de producto / proceso
• Excelencia operativa
• Mejoramiento continuo
• Costos
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VII. TIPOS DE CUESTIONARIOS
La evaluación corporativa de ABB mantiene un mismo cuestionario en todos los
casos.
La homologación de SGS tiene, las siguientes opciones:
1. Tableristas exclusivo de montaje (realiza trabajos de montaje en taller
propio) – Cuestionario de fabricante
2. Tableristas de montaje y estructura - Cuestionario Fabricante
3. Tablerista de Montaje y ensamble de servicios en sitio (en las instalaciones
de ABB) – Cuestionario de Servicios.
4. Cuestionario Obras Civiles - Cuestionario Servicios
5. Cuestionario Transportistas - Cuestionario Transportista
6. Estructuras metálicas – carpintería metálica trabajos de montaje en su
propia planta) – Cuestionario fabricante.
7. Estructuras Metálicas - Montaje electromecánico. Trabajos realizados en las
instalaciones de ABB o en lugares definidos por el cliente - Cuestionario
Servicios
El proveedor definirá con SGS en cuál de estos rubros se encuentra, en los
servicios brindados a ABB.
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ESQUEMA GENERAL DEL PROCESO
Se presenta un esquema que comprende las actividades en orden de ocurrencia y plazos máximos
de ejecución. Para mayor información de las actividades, revisar el acápite II.
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Notas:
(a) La confirmación de la visita propuesta por SGS vía e-mail a
[email protected] es OBLIGATORIA. De ser el caso, el proveedor
puede proponer otra fecha cercana a la fecha propuesta por SGS al mismo e-mail.
(b) Plazo de 10 días útiles contados a partir de la fecha de envío de credenciales
de acceso.
(c) Para ejecución de la auditoría, es indispensable que los documentos hayan
sido enviados a SGS previamente.
(d) Plazo de 08 días útiles contados a partir de la última fecha de auditoría
realizada.
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IICAPITUL
O
CUESTIONARIO
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CONCLUSIONES
• Las empresas del siglo XXI deben enfrentarse a nuevas realidades, una de
ellas es la creciente demanda del público de un mayor compromiso de
calidad por parte de los proveedores respecto de los productos o servicios
que comercializan.
• La calidad ya no es un factor más, sino que se ha convertido en unos de los
principales factores competitivos, sin el cual toda empresa estará
condenada al fracaso y a su posterior desaparición.
• Los proveedores tienen que ver con los puntos clave de prácticamente
todos los procesos de un negocio; lo que hace que comprar sea visto desde
una perspectiva amplia del proceso.
• Podemos decir que un proveedor de servicios o productos debe tener
creatividad, comprometerse, ser compatible culturalmente con el
subcontratista, mostrar un afán de mejorar el valor agregado de su servicio,
ser flexible en el desarrollo del contrato y habilidades de desarrollo y
ejecución.
• El proceso de homologación, consiste de un cuestionario, en donde se
busca evidencias del cumplimiento de los requisitos de la trinorma: ISO
9001-200, ISO 14001-2004 y OHSAS 18000-2007. Su aplicación es
solamente evaluar las respuestas del mismo y encontrar el valor
ponderado.
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RECOMENDACIONES
La implementación de la filosofía de la calidad es importante en las
empresas de manufacturas y servicios de las Pequeñas y microempresas
(Pymes) como en las grandes empresas por su aplicación práctica y lógica.
El nivel al que se homologan los proveedores depende de los procesos
productivos del cliente. Se puede homologar un proveedor para un grupo de
productos como por ejemplo: servicios de transporte de minerales o materia
de residuo; o se puede homologar un proveedor para productos concretos
para los que existen una especificaciones del cliente.
Para decidir si las homologaciones se van a realizar por productos
específicos o por grupo de productos es necesario analizar su criticidad en
los procesos. El grado de criticidad se puede medir con la importancia
(aporte) del producto en la cadena de valor, el importe económico que
representa el producto en la estructura de costos, el número de
proveedores capaz de suministrar el producto, las barreras de salida de un
cambio de proveedor, u otros factores que hagan que consideremos el
producto como crítico.
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BIBLIOGRAFÍA
Citas de archivos web
http://www.sgs.pe/
https://qaudit.sgs.com/
http://homologaciondeproveedores.blogspot.com/
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