Importar a Outlook direcciones de email desde Excel
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Excel es una herramienta que tiene
muchos usos. Uno de ellos es
almacenar información como
direcciones de correo y nombres de
contactos. Siguiendo los pasos de
esta guía podrás traspasar todos
estos contactos a tu agenda de
Outlook
Importar a Outlook
direcciones de
email desde Excel
Guía paso a paso con
imágenes, para crear una Excel
con el formato adecuado para
importar desde Outlook y crear
los contactos
Javier Roig Garro
Importar a Outlook direcciones de email desde Excel
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Outlook es un programa muy útil para gestionar correo, tareas, citas y contactos, por lo
que hay veces que tenemos que añadir una gran cantidad de correos desde otros
programas o simplemente desde listas que hemos creado externas a Outlook.
Uno de los métodos más sencillos para hacer esto es crear una hoja de Excel con un
formato determinado que permita importar una gran cantidad de datos de una sola
vez.
Básicamente hay dos pasos, uno es el crear el archivo de Excel y el segundo es
importarlo
Primera parte, Crear una Excel con los datos a traspasar
Primero tenemos que preparar la hoja de Excel para que al traspasar las direcciones
Outlook las cargue sin problemas
Poner en la primera fila los nombres de los campos que vamos a traspasar.
Outlook tiene una gran cantidad de columnas que podemos importar, y además
podemos personalizar los nombres de los campos. Las columnas básicas más
habituales son:
Nombre, para el nombre del contacto
Apellidos, para los apellidos del contacto
e-mail, para la dirección de correo
Rellenar los datos
Una vez indicados en la primera fila los nombres de los campos que vamos a
traspasar, hay que rellenar los datos. En cada fila tenemos que poner la información
de un contacto
Nombrar la lista
Cuando hemos metido los datos, hay que asignar un nombre a la lista, para que luego
Outlook sepa que información hay que traspasar.
Esto se hace desde la solapa Fórmulas. Primero seleccionamos las celdas con los
datos y pulsamos el botón Asignar Nombre
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Al pulsar el botón Asignar
nombre, Se abre una ventana
con el título “Nombre nuevo”
donde podemos definir un
nombre para el rango de
celdas seleccionado. Para
identificar el rango de celdas
seleccionado, he puesto en el
campo Nombre el texto
“Direcciones”. Para que guarde
este nombre de rango,
pulsamos Aceptar.
Guardar el documento
Para finalizar la parte de Excel, tenemos que asegurarnos que guardamos el libro de
Excel con el formato de Excel 97-2003 (xls). Es importante acordarnos dónde lo
hemos guardado y con qué nombre. En este ejemplo estará en el escritorio y con el
nombre Direcciones.xls.
(Es curioso pero el asistente de importación de Outlook todavía no soporta ( o yo no lo
he visto) el formato de Excel 2007 (xlsx))
Segunda Parte. Importar las direcciones en Outlook
Ahora tenemos que ir a Outlook para cargar las direcciones de correo electrónico
desde el archivo de Excel a la libreta de Contactos.
Desde el menú Archivo, seleccionamos la opción Opciones
En la ventana Opciones de Outlook que se abre, seleccionamos en la lista de la
izquierda la categoría Avanzado y después en el panel de la derecha pulsamos el
botón Exportar.( Supongo que es un error, ya que también podemos importar datos,
como vamos a ver)
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Asistente para importar y exportar
Al pulsar el botón exportar, abre la ventana “Asistente para importar y exportar” donde
encontramos un montón de formas de importar datos a Outlook.
Seleccionar acción
Para importar los correos desde un archivo de Excel hay que pulsar “Importar de otro
programa o archivo” y pulsar siguiente
Seleccionar tipo de archivo
En el siguiente paso “Importar un archivo”, hay que seleccionar el tipo de archivo
Microsoft Excel 97-2003 y pulsar siguiente
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Seleccionar Archivo
A continuación tenemos que indicar donde se encuentra el archivo de Excel, que
hemos creado y guardado antes. En este ejemplo está en el escritorio y se llama
direcciones.xls. He tenido que utilizar el botón Examinar para seleccionar el archivo.
Tenemos tres opciones de importación de las direcciones.
Remplazar duplicados, significa que si ya tenemos un contacto con el mismo
nombre en Outlook lo va a sustituir con el que tenemos en la Excel. Esto puede
ser útil si tenemos más actualizada la hoja de Excel que la agenda de Outlook
Permitir la creación de duplicados. En este caso si ya tenemos un contacto con
el mismo nombre en Outlook, va a crear otro con el que importa de Excel con lo
que al final tendremos dos contactos. Esta opción se utiliza cuando no estamos
seguros de los datos que tenemos, pero implica el trabajo posterior en Outlook
para revisar los duplicados
No importar duplicados. Es el caso contrario al primero, si ya tenemos un
contacto en Outlook con el mismo nombre que el que tenemos en la Excel
entonces no lo modifica y sigue quedando la información que estaba en
Outlook. Es útil cuando mantenemos los datos actualizados en Outlook.
En este ejemplo voy a utilizar la opción tercera de No importar duplicados. Pulsar
Siguiente para ver más opciones
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Seleccionar carpeta de destino
El siguiente paso es indicar a Outlook donde los vas a importar. Por defecto utiliza la
carpeta contactos, aunque si nos hemos creado previamente otras carpetas de
contactos, desde aquí podemos seleccionarla.
Pulsar siguiente para más opciones
Confirmar datos a importar
En el siguiente paso tenemos que indicar qué queremos importar. En este ejemplo
indicamos que queremos importar el rango de celdas de Excel que hemos nombrado
como Direcciones, dentro de la carpeta Contactos.
En esta misma pantalla hay dos botones, para acabar de ajustar la importación.
Asignar campos personalizados, que permite indicar de forma manual qué columna
queremos poner en qué campo del contacto. En nuestro caso no es necesario ya que
los nombres de las columnas de Excel son los mismos que los nombre de los
contactos de Outlook.
Cambiar destino, por si queremos importar las direcciones a otra carpeta que no sea la
de contactos.
Pulsamos Finalizar y empieza la importación.
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