1
Inducción al Proyecto
2
Contexto
Misión y Visión de Petrobras
Plan de Negocios de Petrobras
¿Qué es ProAni?
Alcance Negocios
Alcance Geográfico
Objetivos
Modelo Único
Propuesta de Valor
¿Qué hicimos en ProAni?
Metodología
Organización
Enfoque de Implementación
Comité
Cronograma
Conclusión
Índice
2
3
Misión y Visión de Petrobras
Actuar de forma segura y rentable, con responsabilidad social y ambiental, en las actividades de la industria del petróleo, gas y energía, en los mercados nacional e internacional, fortaleciendo productos y servicios adecuados a las necesidades de los clientes y contribuyendo al desenvolvimiento de Brasil y de los países donde
actúa.
Petrobras será una empresa integrada de energía con fuerte presencia internacional y líder en América Latina, actuando con foco en la rentabilidad y en la responsabilidad social y ambiental.
Misión
Visión
4
Plan de Negocios de Petrobras
3
5
ProAni es:
un Programa de Procesos de Integración Internacional, multicultural
un Modelo Único de Gestión que abarca al Área de Negocio Internacional de Petrobras.
un desafío para crear una cultura de gestión por procesos a través del desarrollo de
nuevas competencias y habilidades tanto personales como grupales.
ProAni
ProAni se implementa a través de un proyecto con un alcance inicial y el establecimiento de un
Modelo de Gobierno de Procesos a nivel de Petrobrás Internacional que garantiza la sustentabilidad
y evolución, basada en la mejora continua.
6
Definición de Proceso
Los Procesos son conjuntos de actividades relacionadas en secuencia lógica que
juntas generan valor
Es el trabajo organizado y coordinado que produce un resultado.
Transformando insumos en valor para sus clientes internos y externos.
Atraviesan la estructura organizacional
Los procesos son una red de conversaciones y compromisos
4
7
¿Qué es un Modelo de Gestión por Procesos?
Estrategia y objetivos de
negocio
Infraestructura
Administración
de Procesos
de Negocio
Coordinacióny Gestión
de Acciones
EvaluaciónGestión
deProcesos
8
Gestión por Procesos
Grupo Proceso
Grupo Proceso
Grupo Proceso
Grupo Proceso
La organización es un fenómeno social, por lo que la ejecución de sus procesos debe partir de las conversaciones y compromisos de las personas que la integran
5
9
Interacción de tres elementos
Enfoque integrado
Personas
ProcesosTecnología
Procesos de Negocio
10
Conocimiento
Cultura
Paradigmas
Perfiles
Capacitación
Nuevas Prácticas
Estructura Organizacional
Personas
ProcesosTecnología
MISION - ESTRATEGIA
Modelo de Gestión por Procesos
6
11
Adecuación de los Sistemas
al Modelo de Procesos
Estandarización de Sistemas
Aplicativos
Posibilita Mejora en los
Procesos
Procesos de Negocio
Personas
ProcesosTecnología
12
Explícitos
Mapeados
Estandarizados
Disponibles
Monitoreados
Medidos
Mejorados
Procesos de Negocio
Personas
ProcesosTecnología
7
13
El Negocio
Unidad Organizacional A
Unidad Organizacional B
Unidad Organizacional C
Girar la perspectiva 90 °
Producto
Pedido
P R O C E S O
Cliente
14
Alcance: Negocios y Funciones de Soporte
DOWNSTREAM
Neg
ocio
s
EXPLORACION
&
PRODUCCION REFINO COMERCIAL
PETRO
QUIMICA
GAS
&
ENERGIA
Fu
ncio
nes d
e S
op
ort
e Abastecimiento
Administración, Gestión & Finanzas
Recursos Humanos
8
15
Argentina
REFINO
COMERCIAL
PETROQUIMICA
E&P-G&E
Peru
E&P
Mexico
E&P Nigeria
E&P
Venezuela
E&P
Ecuador
E&P
USA
E&P
TRADING
China
E&P
Tanzania
E&P
LibiaE&P
Irán
Angola
E&P
Brazil
PETROQUIMICA
Colombia
E&P
COMERCIAL
UruguayG&E
COMERCIAL
Paraguay
COMERCIAL
Alcance Geográfico
GuineaEcuatorial
REFINO
Chile
COMERCAL
Bolivia
E&P – G&E
REFINO
COMERCIAL
16
Estandarizar e integrar los procesos para lograr un Modelo Único de Procesos que permita
gestionar de manera uniforme todas las Unidades de Petrobras Internacional.
Construir un Modelo de procesos escalable y flexible preparado para tomar el control de
operaciones de distinto tamaño y complejidad, y capaz de acompañar a las operaciones
existentes en su crecimiento y diversificación.
Construir e implementar el mejor modelo de procesos posible en los plazos definidos.
Pasión por el estándar. Minimizar gaps y extensiones.
Implantar un programa de gobierno de procesos necesario para asegurar la actualización y
evolución de los procesos.
Aplicar las Mejores Prácticas a la mejora continua de los procesos.
Alcanzar el concepto de la Organización Evolutiva.
Objetivos de ProAni
9
17
Premisas del Proyecto
No es un proyecto de Tecnología
La definición de los procesos es la clave del éxito.
Debe asegurarse la evolución de los procesos de manera sustentable
18
Comité de Dirección
Comité de Dirección
Reuniones de Comité
Organización de ProAni - Bases
ComitésCoordinación del Programa
Grupos de Práctica/Ciclos
de ProcesosReuniones de Comité
Asegura una visión internacional y compromete recursos de los
negocios internacionales
Ente que coordina y dirige los esfuerzos de evolución del
Modelo de Procesos
Entes en quienes los gerentes delegan el gobierno de los procesos básicos de los negocios y segmentos
Gestión de Proyectos
Administración Conocimiento de Procesos
Administración Conocimiento
Aplicativo
Gestión del Cambio
Asis
ten
Reuniones de Avance
Fo
rma
n P
art
e
• Aporta metodología de Procesos al Modelo
•Aporta Visión de Procesos a los Grupos de Práctica
• Administra e Integra el conocimiento de Procesos generado.
• Aporta metodología de Aplicaciones al Modelo
•Aporta Visión de Aplicativa a los Grupos de Práctica
• Administra e Integra el conocimiento de Aplicaciones generado.
• Aporta metodología de Gestión de Proyectos al Modelo
•Coordina los planes de Trabajo de los Grupos de Práctica
• Gestiona el avance del Programa
• Aporta metodología de Gestión del Cambio al Modelo
•Aporta la Visión de Gestión del Grupos de Práctica
•Coordina las acciones de Comunicación y Mitigación del Impacto del Modelo.
10
19
E&P y G&E Downstream Petroquímica
Mantenimiento Desde la Identificación del Mantenimiento hasta el Control y Análisis del mismo.
Planeamiento de la Producción y
Producción
Desde el Planeamiento de la Producción hasta la Programación de la Producción.
Desde la Orden de Producción hasta la disponibilización del Stock. Incluye el
inventario físico.
ComercialDesde la elaboración del pronóstico de Ventas hasta la Cobranza.
Procesos de atención al cliente desde su relacionamiento hasta la gestión de pos
venta.
Proyectos Desde la Planificación del Proyecto de Inversión y Gastos, pasando por su
Ejecución, Control y Puesta en Marcha.
Compras e Inventarios
Desde la planificación de la necesidad hasta el Pago.
Desde el sourcing hasta la post compra.
Administración, Finanzas y
Gestión
Desde la aplicación de los recursos (contable, administrativo, financieros e
impositivos) hasta la evaluación y análisis de los resultados. Incluye también el
control presupuestario.
Recursos Humanos Desde la identificación a la gestión del capital humano.
Co
ord
inació
n p
or
Cic
lo d
e P
roceso
s
Gestion de Información
GerencialDesde el requerimiento de la Información hasta la disponibilización para el
análisis de la misma.
Organización de ProAni
Integración de Negocios y Ciclos de Procesos
20
Modelo
Único
1
2
3
4
5
6
7
8
C
I
C
L
O
S
N e g o c i o s
P a i s e s
Global
T1
1 Arg 2 Bol 3 Col 4 Ven 5 Ecu 6 USA 7 Per 8 Mex
1 E&P 2 DW 3 PQ 4 GE
Neg.
E&P
T2
País
Boliv.
T3
11
21
Ante un Nuevo Negocio o Actividad, Petrobras cuenta con:
Global
T1
Neg. E&P
T2
País
New
T3
Modelo Único Replicable (Roll out)
Modelo
Global
Modelos
Negocio
Modelos
País
Modelo Único
22
Metodología
Roll Out
Modelización y Diseño
Nuevo Mdelo
Homologación
Nuevo Modelo
Análisis
Modelo Actual
Conceptualización
Nuevo Modelo
Identif.
Gap
Mapa de Procesos
Petrobras
PlanInicial
PlanDetallado
Organización
Equipo
Kick Off
Capaci-
tación
Lanzamiento
Modelado de Procesos
Preparación del Proyecto
Post ImplementaciónConstrucción Implementación
Modelización y
HomologaciónDiagnóstico
Procesos
Declarados
Configuración/Integración
Pruebas
Pre-
Lanzamiento
Validación
PruebasDesarrollo
Adm. y Seguimiento de
Procesos
Adm. y Seguimiento de
Aplicativo
Seguimiento
Post-Implantación
Producto
Homologado
Argentina
REFINO
COMERCIAL
PETROQUIMICA
E&P-G&E
Comité de Implementación
12
23
Crecimiento
Propuesta de Valor
Transparencia
Eficiencia
Conocimiento
y Desarrollo
24
Propuesta de Valor Crecimiento
Estrategia de Expansión
Habilita un Modelo de gestión único, replicable y evolutivo, que acompañe eficazmente la
estrategia de expansión internacional.
Capacidad de Respuesta
Mejora la capacidad de respuesta para adaptarse a nuevas condiciones de mercado
(nuevos mercados, nuevos clientes, nuevos productos).
Cultura Global
Promueve una conciencia global e integradora dentro Petrobras, proveyendo un modelo de
gestión que estandariza las formas de trabajo con independencia del país donde opera, al
tiempo que atiende sus particularidades.
Crecimiento
Eficiencia
Conocimiento y Desarrollo Transparencia
13
25
Propuesta de Valor Transparencia
Transparencia
Propone un modelo independiente de la persona que lo ejecuta, con procesos
documentados, predecibles, claros, mensurables y con propósitos definidos.
Cumplimiento
Refuerza el actual, y genera un nuevo marco de controles asociados a los procesos que
garanticen:
• El cumplimiento de la Ley Sarbanes Oxley (SOX).
• El cumplimiento de la normativa legal en cada operación internacional.
• La alineación con la directrices de control de Petrobras.
Crecimiento
Eficiencia
Conocimiento y Desarrollo Transparencia
26
Propuesta de Valor Eficiencia
Eficiencia en Costos
Establece parámetros de eficiencia en los costos, a partir de procesos y aplicativos estándar,
permitiendo lograr replicaciones del modelo y migraciones de software altamente costo-
eficientes.
Mejora Continua
Promueve la aplicación de mejores prácticas y esquemas congruentes de medición del
desempeño de los procesos contrastándolos con estándares de clase mundial, motivando a
la mejora permanente.
Crecimiento
Eficiencia
Conocimiento y Desarrollo Transparencia
14
27
Propuesta de Valor Conocimiento y Desarrollo
Desarrollo de las Personas
Desarrolla en la gente una visión sistémica a partir de la gestión por procesos, promoviendo
el trabajo multidisciplinario y el entendimiento de la contribución de cada uno.
Habilita el desarrollo de las personas mas allá de su propio campo de acción: hacia otras
disciplinas, hacia otras geografías.
Aprendizaje Organizacional
Favorece -a partir de los procesos y sistemas que propone- la transferencia de
conocimientos dentro de la organización.
Integra a la Compañía mediante una mejor comunicación horizontal, permitiendo compartir
el conocimiento entre el personal y brindar a cada integrante la información que necesita
para tomar decisiones oportunas.
Crecimiento
Eficiencia
Conocimiento y Desarrollo Transparencia
28
Petroquímica
CAMPANA -ZARATE
Electricidad
CENTRAL TERMOELÉCTRICA
Planta de Lubricantes
AVELLANEDA
E&P-Petróleo y Gas
CUENCA GOLFO
SAN JORGE
3 áreas
E&P-Petróleo y Gas
CUENCA DEL
NORDESTE
5 áreas
Despacho de combustibles
CALETA PAULA
Refineria
RICARDO ELICABE
Refinería
COMPLEJO SAN LORENZO
Despacho de combustibles
DOCK SUD
E&P-Petróleo y Gas
CUENCA AUSTRAL
7 áreas
E&P-Petróleo y Gas
CUENCA
NEUQUINA
23 áreas
E&P-Petróleo y Gas
CUENCA CUYANA
2 áreas
Electricidad
CENTRAL
TERMOELÉCTRICA Petrobras Energía S.A.
Empleados: 5.000
700 Est. de Servicio
Equipo del Proyecto:
550+ (6 países)
Implementación en Argentina
Cobertura geográfica
Petroquímica
COMPLEJO SAN LORENZO
SAPPHIRE / OR3483 Page 28
15
29
Constru
cción
Post-
Implem
ent.
Mar-08
Modelado:
Modelado de 54 Macroprocesos:
8 de Administración, Gestión y Finanzas
9 de Compras & Inventarios
10 de Comercial
10 de Recursos Humanos
6 de Gestión de Proyectos
6 de Mantenimiento
5 de Producción
Construcción:
Configuración de SAP (10 módulos centrales como FICO, MM, SD, HR y otros
componentes).
Desarrollos con la premisa de “Pasión por el standard” y 150 Interfaces.
Implementación:
Solución compleja para múltiples Negocios: 2 Refinerías, 4 Plantas
de PTQ con 10 Depósitos, 1 Planta de DWN y más de 30 Yacimientos.
Capacitación de 4.000 usuarios, 9.000 proveedores en nuevos
procesos y nuevo sistema (1.500 sesiones).
Reestructuración organizacional como mitigación de impactos.
Saneamiento de datos: 70.000 Materiales, 3.000 Clientes, 9.500
Proveedores, 90.000 Partidas saldos contables, 35.000 Partidas abiertas
de Clientes, 12.000 Partidas abiertas de Proveedores y otros.
Pruebas integrales (4 ciclos de pruebas funcionales, 3 ciclos de carga
de datos, 2 ciclos de calidad operativa y 1 ciclo de perfiles).
ProANI – Desarrollo e Implementación Argentina - Etapas
Sede + UNs ConsultoríaTransferencia
de conocimientoArgentina
Desmovilización yNueva estructura
Imple
mentac
iónOla 1
Ene-08
Go
Live
Jul-07
Go
Live
Modelado
Ago-05
30
Proyecto ambicioso en lo técnico, incluyendo:
Desarrollo del Ramp up de la localización Argentina para la versión de SAP ECC 6.0 en la
industria IS-Oil (impuestos como ITC, Multipercepción y otros)
Construcción de la solución para Credit Managment (tomada por SAP como estándar)
Módulos de JVA para gestión de Joint Ventures (novedad)
Módulo de SRM - Supplier Relationship Management (novedad)
Portales para Empleados - ESS y MSS) (novedad)
Herramienta de Gestión de Datos Maestros (MDM)
Funcionalidades y equipos de Mobile Asset Managment (MAM).
Implementación en Argentina
Cobertura técnica
16
31
Revisión conceptual de Plan de Corte
100%
0%Proani
Legados
Operación
actual
Conversión
Maestros
Corte de
Operaciones
Black Out
RIP
Go Live
op
era
ció
n
tiempo
32
Carga de
pedidos
pendientes
100%
0%
Black Out
RIP
Go Live
Proani
Legados
Operación
actual
Conversión
Maestros
Corte de
Operaciones
RIP
op
era
ció
n
tiempo
Extraccion
clientes
Carga clientes
Extraccion
materiales
Carga
materiales Cierre de
contabilizaciones y
extracción CC
Extraccion y
corte de
pedidos
Corte de
Entregas
Corte de
Movimientos
Extraccion
saldos de
stock
Corte de
facturación
Carga Ops BO
y Delta de DM
Liberación usuarios
PESA en productivo
Carga de
stocks y
saldos
Validacion de saldos de cuentas
corrientes
Plan de Corte
Revisión conceptual de Plan de Corte
17
33
Compras de
Material e
Servicios
Producción
Cobranzas
Facturación
Planeamiento
de las
Necesidades
Mantenimiento
de Equipos
Despachos de
producto
Proyectos
Cierre contable
Pago de
impuesto de
IIBB
Flujo de CajaConciliación
bancaria
Pago a
Proveedores
Recursos
Humanos
Información
Gerencial
Estabilización de la operación del negocio
ProANI - Implementación Argentina - Productivo
Cierre contable
Cierre contable de Enero al 9no día hábil del mes, tal lo solicitado por
el Corporativo para el ANI
Pago a
Proveedores
En el primer mes de operación se alcanzó el registro histórico de Pagos a
Proveedores.
Pago en término de la nómina desde el primer mes, reduciendo el tiempo de
procesamiento de 2 horas a 30 minutos
Recursos
Humanos
Planeamiento
de las
Necesidades
Estabilización del proceso de Planeamiento de las
Necesidades en el primer mes de operación, alcanzando
el nivel esperado de 300 solicitudes diarias
Compras de
Material e
Servicios
Al final del mes de Enero se alcanzaron los niveles
normales de compras en volumen ($ 615 millones) y
cantidad (12.000 pedidos)
Mantenimiento
de Equipos
Gestión de Mantenimiento estabilizada dentro de las
primeras 2 semanas (al 13-Feb 7.700 Avisos cargados para
Puesto Hernández y 7.000 Ordenes de trabajo generadas)
Proyectos
Cierre de la Liquidación de los 350 proyectos activos en el mes de Enero, integradoal monitoreo mensual y anual de Presupuesto 2008.
Se estabilizaron las imputaciones de Cargos Reales y Movimientos logísticos deReservas y Solicitudes de Pedido, alcanzando las 12.500 imputaciones el día 13-Feb.
Producción
Estabilización dentro del primer mes de la declaración diaria
de producción de cada Centro productivo
Despachos de
producto
Estabilización dentro del primer mes alcanzando las metas esperadas en cada uno de los
Negocios (ejemplo Combustibles: meta de 560 despachos diarios y 570 de promedio en la quinta semana).
Facturación
Durante el período de Black Out se continuó normalmente con la operación, por lo cual para
el caso de Combustibles, se reprocesaron 2.500 remitos al reestablecer el sistema.
Cobranzas
Cobranzas estabilizadas desde el primer día de operación (la deuda de cada
cliente ya estaba publicada en los Bancos recaudadores el segundo día hábil)
Pago de
impuesto de
IIBB
Pago del impuesto de IIBB el 13-Feb, en tiempo y forma
Conciliación
bancaria
Partidas pendientes al 31-Ene en una cantidad menor al
registro histórico
Flujo de Caja
Ejecución del Flujo de Caja en un tiempo menor a 2 minutos
Información
Gerencial
Mas de 4.000 consultas de Información gerencial en las primeras 3 semanas de
operación (contenidos relacionados a Volúmenes Despachados, Inversiones
Consolidadas y Gastos Fijos)
34
Se generaron 13.500 incidentes desde el go-live.
El backlog de incidentes pendientes de resolución osciló entre 1 y 2 días. A la fecha es de
1.8 días (midiendo incidentes pendientes sobre promedio diario de incidentes resueltos de
los últimos 5 días).
La antigüedad promedio de los incidentes es de 2,6 días. Un 21% tienen una antigüedad
mayor a 7 días.
La problemática versó mayormente sobre:
Despachos (la primer semana).
Perfiles (las tres primeras semanas)
Consultas sobre procesos que impactan en toda la población de usuarios (herramienta
de X-Perfil, gestión de viajes, solicitudes de compras, estado de contratos, delegación
de cadenas por vacaciones, nueva estructura de datos, etc.)
Se brindó soporte on site en los sitios críticos, durante las tres primeras semanas.
Se realizaron aprox. 50 videoconferencias con los usuarios claves, ALIs, y referentes del
proyecto conectando todos los sitios en forma periódica (problemáticas de Mantenimiento y
Proyectos, Almacenes, RH, AGF, y Despacho)
Se organizaron actividades de capacitación (aulas abiertas y workshops) sobre los temas
que iban demandando refuerzo
Se contó con la asistencia de aproximadamente 300 ALIs y 30 CLIs, repartidos en todos los
sitios.
40 soportistas resolvieron incidentes en el Service Desk (nivel 1 y nivel 2).
Indicadores de Soporte – Resumen Ejecutivo
18
35
FA
SE
S
So
po
rte p
ost-
imp
lem
en
tació
n
Overview del proyecto de roll out
Enfoque de trabajo
Project Management
Change Management (Impacto, Capacitación y Comunicaciones)
QA – Punto de control
Preparación
del proyecto
Análisis detallado
de diferencias
Realización Preparación final
Go LiveQA – Punto de control QA – Punto de control
36
FA
SE
S
So
po
rte p
ost-
imp
lem
en
tació
n
Overview del proyecto de roll out
Enfoque de trabajo
Project Management
Change Management (Impact, Training and Comunication)
Elaborar plan
global de
trabajo
Identificar
subprocesos
dentro del
alcance
Conducir
talleres por
ciclo de
procesos
Identificar
cuestiones
específicas de la
unidad
Validar el
modelo a
implementar
Configurar
estructuras y
datos de la UN
Construir /
ajustar RICEWS
Efectuar el
saneamiento de
los datos
Construir /
ajustar los
perfiles de
usuario
Implementar la infraestructura
técnica
Realizar pruebas
integrales
Realizar pruebas
técnicas
Preparar el
cutover
Efectuar la
conversión final
de datos y
administrar el
cutover
Preparación
del proyectoAnálisis detallado de diferencias Realización Preparación final
Preparar el
proyecto
Definir el
equipo del
proyecto
Change Management (Impacto, Capacitación y Comunicaciones)
QA – Punto de control Go LiveQA – Punto de control QA – Punto de control
19
37
Change requirements
Modelo de Roll Out
Durante el proyecto, llevaremos adelante diferentes talleres de trabajo con representantes
de la unidad para transmitir un conocimiento detallado del modelo ProANI y realizar un
análisis de diferencias con el modelo de procesos actual de la unidad de negocios.
Modelo de
procesos de
ProANI
Modelo de
procesos de la
UN
ANÁLISIS DE
DIFERENCIAS
Procesos
que deben
ser
modificado
s en la UN
(2)
Mejor
práctica de
la UN
(3)
Requerimiento
s legales y/o
regulatorios
(4)
PERSONAS
TECNOLOGÍA PROCESOS
PERSONAS
TECNOLOGÍA PROCESOS
(1) + (2) + (4) = MODELO DE PROCESOS A SER IMPLEMENTADO EN LA UN
(3) = MEJORAS AL MODELO DE PROCESOS A SER INCLUÍDAS EN FUTURAS VERSIONES
(5) = TEMAS A ANALIZAR SI SERÁN INCLUÍDOS DENTRO DEL ALCANCE DE LA IMPLEMENTACIÓN INICIAL O EN FUTURAS VERSIONES
Proposed Changes to
enhance ProANI model
Procesos
alineados
con el
modelo de
ProANI
(1)
Nuevos
procesos
(5)
38
Potenciar una nueva forma de comunicación no garantiza
que tengamos éxito, pero no hacerlo nos asegura el fracaso
Cambio Cultural
Infraestructura
Administración de Procesos de Negocio
Estrategia y objetivos de
negocio
Coordinacióny Gestión
de Acciones
Sistema deMedición dela Gestión
20
39
Albert Einstein en la década del 40
Todos los imperios del futuro van a ser imperios del conocimiento.
Solamente serán exitosos los pueblos que entiendan cómo generar
conocimiento y cómo protegerlo, cómo buscar a los jóvenes que
tengan la capacidad para hacerlo y asegurarse que se queden en el
país. Los otros países se quedaran con litorales hermosos, con
iglesias, con minas, con una historia fantástica. Pero probablemente
no se queden ni con las mismas banderas ni con las mismas fronteras,
y mucho menos con un desarrrollo económico.
40
““ Es imposible Es imposible resolver los resolver los problemas problemas derivados de derivados de nuestra forma nuestra forma de pensar sin de pensar sin cambiar nuestra cambiar nuestra forma de forma de pensarpensar””
A.EINSTEINA.EINSTEIN
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