GOBERNACION DEL HUILA
Huila, NATURALEZA PRODUCTIVACarrera 4 Calle 8 Esquina piso 6 PBX. 8671300 ext. 1201 Neiva – Huila
e-mail. [email protected]
VISION
En el año 2020 el Huila será el corazón verde de
Colombia, pacífico, solidario y
emprendedor; líder de una región dinámica donde florecen los sueños de todos.
SISTEMA DE GESTION INTEGRADO
GOBERNACION DEL HUILA
Huila, NATURALEZA PRODUCTIVACarrera 4 Calle 8 Esquina piso 6 PBX. 8671300 ext. 1201 Neiva – Huila
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MISION
El Departamento, como ente coordinador y articulador,
orientará su desarrollo social, económico, político y ambiental,
con enfoque sostenible, humanista e integral, asumido
con perspectiva de futuro, como respuesta a las necesidades y
expectativas de sus habitantes, en el reconocimiento de su identidad como pueblo, en un ambiente de respeto mutuo y tolerancia para garantizar soluciones eficaces a
la problemática de la región.
RESEÑA HISTORICA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADOEN LA GOBERNACION DEL HUILA
El Sistema de Gestión Integrado de la Gobernación del Huila, tuvo su orígen en el Plan de Desarrollo Departamental, “HUILA UNIDO PARA CONSTRUIR FUTURO” de la vigencia 2004 - 2007. Este Plan de Desarrollo se fundamentó en cuatro ejes temáticos: 1. Desarrollo Social, 2. Economía Productiva y Desarrollo Empresarial, 3. Buen Gobierno y Ordenamiento Territorial y 4. Ambiente e Infraestructura.
El BUEN GOBIERNO hizo referencia a criterios gerenciales en la administración pública, el fortalecimiento de la gestión Departamental y Municipal, el Control Social de la gestión pública y la gobernabilidad, encaminados a generar confianza en la población y recuperar la seguridad, el sentido de pertenencia hacia lo público, bajo principios de participación, pluralismo, transparencia, respeto y solidaridad que haga del Huila un modelo de comunidad, para que la comunidad tuviera confianza en la institución. Fue por ello que se iniciaron los procesos de modernización y cambios de paradigmas sobre la forma de manejar lo público y enfocados hacia optimización del servicio al cliente . La primera decisión se centró en una reestructuración administrativa, pretendiendo dos objetivos: la viabilidad financiera y económica del Departamento y ajustar la estructura organizacional hacia un modelo plano, que permitiera una dinámica gerencial, para ser más diligente el proceso de prestación del servicio, pero para lograr este segundo aspecto, la meta era eminentemente prospectiva, la visión trascendía los propósitos de llegar a estándares de una gerencia con sentido humano, de una gerencia con estándares de calidad reconocidos por la comunidad. Para lograr estas intenciones, se inició el proceso de construcción de un nuevo prototipo de administración pública, mediante el Diseño e implementación del Sistema de Gestión Integrado. Fue así, que en el año 2006, se logró la certificación de 4 procesos bajo la norma ISO 9001 y en el año 2007 se obtuvo la certificación de todo el sistema bajo la norma NTC GP1000:04, certificándose la totalidad de procesos de la entidad.
El proceso de FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO (S.G.I.) DE LA GOBERNACION DEL HUILA Y LA SOSTENIBILIDAD DE LOS CERTIFICADOS DE CALIDAD EN LAS NORMAS ISO 9001:00 Y NTCGP 1000:04 certificado, es una meta y propósito fundamental del actual periodo de Gobierno, para entregar un servicio de alta calidad al cliente, en términos de eficacia, eficiencia y efectividad, contribuye al desarrollo territorial y al logro de los objetivos trazados en el Plan de Desarrollo Departamental “Huila Naturaleza Productiva”; además proyecta alto impacto y buena imagen del Departamento en el ámbito regional, nacional e internacional, pues cumple con los requisitos mínimos contenidos en las normas NTCGP 1000 y el MECI y propende por ampliar su alcance hacia el cumplimiento de los requisitos mínimos de los Sistemas de Gestión Ambiental (ISO 14001) y Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional (OHSAS 18001), tal como está planificado en el actual plan de desarrollo.
El Sistema de Gestión Integrado de la Gobernación del Huila, tuvo su orígen en el Plan de Desarrollo Departamental, “HUILA UNIDO PARA CONSTRUIR FUTURO” de la vigencia 2004 - 2007. Este Plan de Desarrollo se fundamentó en cuatro ejes temáticos: 1. Desarrollo Social, 2. Economía Productiva y Desarrollo Empresarial, 3. Buen Gobierno y Ordenamiento Territorial y 4. Ambiente e Infraestructura.
El BUEN GOBIERNO hizo referencia a criterios gerenciales en la administración pública, el fortalecimiento de la gestión Departamental y Municipal, el Control Social de la gestión pública y la gobernabilidad, encaminados a generar confianza en la población y recuperar la seguridad, el sentido de pertenencia hacia lo público, bajo principios de participación, pluralismo, transparencia, respeto y solidaridad que haga del Huila un modelo de comunidad, para que la comunidad tuviera confianza en la institución. Fue por ello que se iniciaron los procesos de modernización y cambios de paradigmas sobre la forma de manejar lo público y enfocados hacia optimización del servicio al cliente . La primera decisión se centró en una reestructuración administrativa, pretendiendo dos objetivos: la viabilidad financiera y económica del Departamento y ajustar la estructura organizacional hacia un modelo plano, que permitiera una dinámica gerencial, para ser más diligente el proceso de prestación del servicio, pero para lograr este segundo aspecto, la meta era eminentemente prospectiva, la visión trascendía los propósitos de llegar a estándares de una gerencia con sentido humano, de una gerencia con estándares de calidad reconocidos por la comunidad. Para lograr estas intenciones, se inició el proceso de construcción de un nuevo prototipo de administración pública, mediante el Diseño e implementación del Sistema de Gestión Integrado. Fue así, que en el año 2006, se logró la certificación de 4 procesos bajo la norma ISO 9001 y en el año 2007 se obtuvo la certificación de todo el sistema bajo la norma NTC GP1000:04, certificándose la totalidad de procesos de la entidad.
El proceso de FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO (S.G.I.) DE LA GOBERNACION DEL HUILA Y LA SOSTENIBILIDAD DE LOS CERTIFICADOS DE CALIDAD EN LAS NORMAS ISO 9001:00 Y NTCGP 1000:04 certificado, es una meta y propósito fundamental del actual periodo de Gobierno, para entregar un servicio de alta calidad al cliente, en términos de eficacia, eficiencia y efectividad, contribuye al desarrollo territorial y al logro de los objetivos trazados en el Plan de Desarrollo Departamental “Huila Naturaleza Productiva”; además proyecta alto impacto y buena imagen del Departamento en el ámbito regional, nacional e internacional, pues cumple con los requisitos mínimos contenidos en las normas NTCGP 1000 y el MECI y propende por ampliar su alcance hacia el cumplimiento de los requisitos mínimos de los Sistemas de Gestión Ambiental (ISO 14001) y Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional (OHSAS 18001), tal como está planificado en el actual plan de desarrollo.
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACION
Departamento Administrativo de
Planeación
Departamento Administrativo
Jurídico
Oficina de Control Interno
DisciplinarioOficina de
Control Interno
Oficina de Contratació
n Administrati
vaOficina para la Mujer, Infancia,
Adolescencia y Asuntos Sociales Oficina de
Productividad y
Competitividad
De Gobierno y Desarrollo Comunitari
o
De Haciend
a
De Agricultu
ra y Minería
De Salud
De Educació
n
De Vías e Infraestruct
ura
De Cultura y Turismo
General
Conformación de grupos de
trabajoG1
G2
Consejos: De Gobierno, Seccional de Desarrollo Agropecuario, de Monumentos Nales., Técnico de la Red de información del Dpto. del Huila
SECRETARIAS
Órg
ano
s d
e A
seso
ría
y C
oo
rdin
ació
n
Consejos Dptales De: Política Social, Política Fiscal del Huila, Política económica y social, Planeación, Seguridad Social en Salud, Seguridad, Paz, Archivo, Cultura, Técnico de la Red de información del Dpto. del Huila.Comité de: Desarrollo Adtivo., Paritario de salud ocupacional, Capacitación docente, Especial de amenazados, Prestaciones sociales del magisterio, Dptal. Para la atención integral a la población desplazada por la violencia, Regional para la prevención y atención de desastres del Huila, Técnico de la red de información del Dpto. del Huila, del Sistema de Control interno, MECI y Calidad, Dptal. De cooperación internacionalComisión De: Personal, Regional para la coordinación y seguimiento de los procesos electorales, Inspección y seguimiento del Régimen penitenciario y carcelario,, Regional de productividad y competitividad..Sistema Dptal., de ciencia y tecnología, Fondo de vigilancia y seguridad, Fondo Dptal de Reinserción y paz, Unidad técnica Regional de control de drogras, Junta Directiva del festival folclórico y reinado Na. Del Bambuco, Fondo de autores huilenses.
Soporte Normativo: Dto. No. 1338 del 20 de nov. De 2008
DESPACHO DEL
GOBERNADOR
Comité Directivo
Dto. 517/06 Art.2,3,4 y 5
Representante de la Alta Dirección
NTC GP1000, item 5.5.2 y manual de
calidad
Gerente del S.G.I.
Res. # 082 de 2009
- Gobernador- Secretarios de Despacho- Directores de Dptos. Adtivos.- Jefe /Responsable de Control Interno.- Gerente del S.G.I.
- Secretario General.: Carlos Felipe Trujillo M.
- Profesional Coordinador del S.G.I., Myriam E. Vargas C.
1. Actualizar políticas y objetivos del S.G.I.2. Realizar la revisión del S.G.I.3. Analizar los informes periódicos entregados por
el Representante del S.G.I4. Aprobar las actualizaciones del Modelo del
S.G.I.5. Designar el Servidor Público responsable del rol
de Gerente del S.G.I.6. Expedir el reglamento del Comité Directivo
S.G.I.7. Designar los miembros del Comité Operativo1. Asegurarse de que se establecen, implementan
y mantienen los procesos necesarios para la implementación del sistema de gestión .
2. Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión y de cualquier necesidad de mejora
3. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la entidad
Le corresponde cumplir los roles y responsabilidades contenidas en la resolución No. 082 de 2009.
Comité Operativo
(Dto. 517/06, art. 7,8 y 9) y Res. 318/07
Equipo de Auditores Internos
Formados y reentrenados
Equipos de mejoramiento Res. 676/07
Grupo de Apoyo
(Contratado)
SOPORTE NORMATIVO
ESTRUCTURA DEL S.G.I.
CONFORMADO POR:
ROLES Y RESPONSABILIDADES
ESTRUCTURA DEL S.G.I.
- Un representante por proceso- Un representante Oficina Control Interno- Gerente del S.G.I.
Edna P. Dominguez Tello,1.Victoria Eugenia Barreiro G.2.Nini Johana Rojas S.3.Carlos Augusto Polanía T.4.Carlos Francisco Castro H..5.Rafael Andres Saavedra V6.Viviana Andrea Bermeo O.
- 23 Auditores formados
MECI 1000:05MECI 1000:05
NTC 5254NTC 5254
OHSAS 18001OHSAS 18001ISO 14001ISO 14001
NTC GP1000:04NTC GP1000:04
ISO 9001:08ISO 9001:08
NORMAS QUE NORMAS QUE SOPORTAN ELSOPORTAN EL
SISTEMA DESISTEMA DEGESTIONGESTION
En implementación 2008 - 2011
MECI CALIDAD
AUTORREGULACION
AUTOGESTION
AUTOCONTROLENFOQUE AL CLIENTE
LIDERAZGO
PATIC. ACTIVA SERV. PUBL PART Y/O FUNC.PUBLIC.
ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
ENFOQUE DEL SISTEMA PARA LA GESTION
MEJORA CONTINUA
ENFOQUE BASADO EN HECHOS PARA LA TOMA DE DECISIONES
RELAC. MUTUA.. BENEF. CON LOS PROVEEDORES
COORDINACION, COOPERACION Y ARTICULACION
TRANSPARENCIA
PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO ?
O BJETIVOS
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
Detectar y corregir desviaciones a tiempo
Controlar los procesos
Medir desempeño de procesos
Facilitar el control políticoy ciudadano
Autoregular,Autogestión y
autocontrol
Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus
requisitos.
OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTION
• Internos
• Externos
Documentar, dar evidencia
ESTRATEGICOS
MISIONALES
GESTION PARA LA ATENCIÓN, LA INFORMACIÓN Y LOS RECURSOS TECNOLÓGICOS
GESTION DEL TALENTO HUMANO
GESTION FINANCIERA
GESTION JURIDICA
GESTION EN SALUD
GESTION DE LA INFRAESTRUCTURA FISICA Y PATRIMONIO CULTURAL DEPARTAMENTAL
GESTION PRODUCTIVA Y COMPETITIVA DEL DEPARTAMENTO
PARTICIPACION COMUNITARIA Y SEGURIDAD PUBLICA
APOYO A LA GESTION MUNICIPAL E INSTITUCIONAL
ATENCIONALCIUDADANO
GESTION DE CALIDAD
NE
CE
SID
AD
ES
Y E
XP
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TA
TIV
AS
DE
LO
S
CL
IEN
TE
SS
AT
ISF
AC
CIO
N D
E L
OS
CL
IEN
TE
S
GOBERNABILIDAD Y COMUNICACIÓN PUBLICA
PROSPECTIVA Y PLANIFICACION PARA EL DESARROLLO DEPARTAMENTAL
REVISION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO
GESTION DEL CONTROL
CONTROL DISCIPLINARIO
GESTION EDUCATIVA
EVALUACION
GESTION DE BIENES Y SERVICIOS
APOYO
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Técnicas Implementadas
INSTRUMENTOS DE SOSTENIBILIDAD Y SEGUIMIENTO DEL SISTEMA
BITACORABITACORABITACORABITACORARIESGOS RIESGOS OPERACIONALESOPERACIONALES
RIESGOS RIESGOS OPERACIONALESOPERACIONALES
PETICIONES, PETICIONES, QUEJAS Y QUEJAS Y
RECLAMOS (p.q.r.RECLAMOS (p.q.r.)
PETICIONES, PETICIONES, QUEJAS Y QUEJAS Y
RECLAMOS (p.q.r.RECLAMOS (p.q.r.)
PERCEPCIÓN DE PERCEPCIÓN DE CLIENTESCLIENTES
PERCEPCIÓN DE PERCEPCIÓN DE CLIENTESCLIENTES
INDICADORES INDICADORES DE PROCESOSDE PROCESOSINDICADORES INDICADORES DE PROCESOSDE PROCESOS
Porcentaje de productos y servicios aprobados para su mejora
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Prim
er S
emes
tre
2006
Seg
undo
Sem
estr
e 20
06
Prim
er S
emes
tre
2007
Seg
undo
Sem
estr
e 20
07
Prim
er S
emes
tre
2008
Seg
undo
Sem
estr
e 20
08
Prim
er S
emes
tre
2009
Seg
undo
Sem
estr
e 20
09
Prim
er S
emes
tre
2010
Seg
undo
Sem
estr
e 20
10
FECHA
%
CALIFICACION DEL SERVICIO
15%
77%
8%
BUENO REGULAR MALO
AUDITORIAS:AUDITORIAS:- InternasInternas-- Externas- Externas-- Independientes- Independientes-- Revisión - Revisión GerencialGerencial
AUDITORIAS:AUDITORIAS:- InternasInternas-- Externas- Externas-- Independientes- Independientes-- Revisión - Revisión GerencialGerencial
PROGRAMA 5sPROGRAMA 5sPROGRAMA 5sPROGRAMA 5s PROCESOS PROCESOS DOCUMENTADOSDOCUMENTADOS
PROCESOS PROCESOS DOCUMENTADOSDOCUMENTADOS
¡Cuestión de hábito!
TRABAJO EN TRABAJO EN EQUIPOEQUIPO
TRABAJO EN TRABAJO EN EQUIPOEQUIPO
Planes de mejora
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Medios de Divulgación
MEDIOS DE DIVULGACION DEL SISTEMA DE GESTION
CORREO CORREO INSTITUCIONALINSTITUCIONAL
CORREO CORREO INSTITUCIONALINSTITUCIONAL
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PendonesPendonesCartelerasCartelerasLapicerosLapicerosPortalapicerosPortalapicerosBotonesBotonesCamisetasCamisetas
PUBLICIDAD PUBLICIDAD MOVILMOVIL
PendonesPendonesCartelerasCartelerasLapicerosLapicerosPortalapicerosPortalapicerosBotonesBotonesCamisetasCamisetas
MENSAJERO INTERNO
MENSAJERO INTERNO
INTRANETINTRANETINTRANETINTRANETINTERNETINTERNETINTERNETINTERNET
AREA DE AREA DE AUDIOVISUALESAUDIOVISUALES AREA DE AREA DE
AUDIOVISUALESAUDIOVISUALES
ARCHIVO ARCHIVO FOTOGRAFICOFOTOGRAFICO
ARCHIVO ARCHIVO FOTOGRAFICOFOTOGRAFICO
ARCHIVO ARCHIVO HISTORICO DE HISTORICO DE
CONSULTACONSULTA
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CONSULTACONSULTA
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