En la última auditoría interna celebrada el 25.11.2013, se
detectaron las siguientes No Conformidades:
AI-02-2013, AC-03-2013:
• No se encontró evidencia actual (año del 2013) sobre
los siguientes puntos:
• Retroalimentación al cliente
• Estado de las acciones correctivas y preventivas
• Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección
previas (minutas actualizadas)
AI-02-2013, AC-04-2013:
• Durante la revisión de las 5´s no se encontró evidencia
de la aplicación de las siguientes S´s:
• Cuarta S estándares de la aulas, solo había en los 1ros
del a al e. 2do. A y B. En las aulas de 3eros no se
encontraban disponibles.
• Quinta S seguir estándares, solo se tiene el formato de
seguimiento de estándares del área de administración
escolar de la preparatoria No. 13. Falta aplicarlo en la
biblioteca, aulas, sanitarios, laboratorios y centro de
cómputo.
• Informe de implementación, no se contaba con el
informe.
AI-02-2013, AC-03-2013:
Acciones Correctivas a cargo del Coordinador de Calidad de la
U.A.P.13 M.E. Omar Paul Flores Hernández y del Director de la
U.A.P.13, Ing. Francisco Javier Espinosa Rodríguez.
• Descargarle horas frente a grupo, al coordinador de calidad
en la Unidad Académica.
• Convocar a una reunión con los Directivos y Oficiales de
Servicio Escolar de ambos turnos, para abordar la
retroalimentación del cliente.
• Calendarizar y dar seguimiento a las actividades del área
concernientes al SAC.
AI-02-2013, AC-04-2013:
Acciones Inmediatas a cargo de la Lic. Andrea Amador
Ramírez Responsable de 5´s + 1.
• Mandar imprimir los estándares de cada una de las
áreas de material más duradero para que se conserven
por más tiempo y mejor estado.
• Elaborar el informe de implementación de las 5´s.
Acciones Correctivas a cargo del Director de la U.A.P.13,
Ing. Francisco Javier Espinosa Rodríguez.
• Descargar horas frente a grupo a la Responsable de
5´S para que pueda realizar todas las actividades
referentes a esta metodología.
Código Significado Frecuencias %
1 Constancia de calificaciones 17 26,32
2 Constancia de estudios 12 15,79
3 Constancia especial (IMSS, pasaportes, etc.) 2 2,63
4 Justificante 0,00
5 Historial académico 7 9,21
6 Consulta de calificaciones 8 10,53
7 Solicitud de examen de recuperación 3 3,95
8 Solicitud de exámenes por artículo 48 0,00
9 Información de becas 6 7,89
10 Baja definitiva/temporal 0,00
11 Oficio de reincorporación 0,00
12 Trámite de titulación/certificado 1 1,32
13 Cambio de escuela/programa 0,00
14 Solicitud de cursos intersemestrales 0,00
15 Constancia de créditos 0,00
16 Selección de carga horaria 0,00
17 Acta de examen profesional 0,00
18 Revisión física de expediente 0,00
19 Revisión digital de expediente 0,00
20 Solicitud de optativa libre (movilidad) 0,00
21 Otro 20 22,37
Total frecuencias 76 100,00
VARIABLE 9: ¿CUÁL FUE EL ÚLTIMO SERVICIO
SOLICITADO?
Código Significado Frecuencias %
1 Claro 49 66,22
2 Ofensivo 7 9,46
3 Confuso 18 24,32
Total
frecuencias 74 100,00
VARIABLE 21: EL VOCABULARIO USADO POR EL EMPLEADO
FUE
Cuando los usuarios solicitaron conceptos, ó explicaciones sobre los
servicios prestados por Oficiales en turno, los funcionarios que los
atendieron, se dieron a entender claramente de acuerdo a las
necesidades del usuario. Con el 66.2% para un Lenguaje CLARO; deja
clara evidencia que los Oficiales de Servicio, además de conocer con
profundidad sobre los temas, saben transmitir la información que
necesita el usuario.
Código Significado Frecuencias %
1 De trabajo 44 58,67
2 De comedor 9 12,00
3 De ventas 3 4,00
4 De plática o
camaradería 16 21,33
5 De desorganización 3 4,00
Total frecuencias 75 100,00
VARIABLE 22: ¿CÓMO PERCIBES EL AMBIENTE EN CONTROL
ESCOLAR?
El AMBIENTE LABORAL percibido por usuarios fue evaluado en términos
globales como un ambiente de TRABAJO con un 58.67% dentro de la escala
del cero al cien. Más sin embargo esto nos indica que existen diversos
aspectos que requieren ser mejorados al interior de la del departamento.
Código Significado Frecuencias %
1 Muy bueno 13 17,57
2 Bueno 21 28,38
3 Regular 30 40,54 4 Malo 7 9,46
5 Muy malo 3 4,05
Total frecuencias 74 100,00
VARIABLE 25: EN TÉRMINOS GENERALES ¿CÓMO
CALIFICARÍA EL SERVICIO PROPORCIONADO POR EL
PERSONAL DE CONTROL ESCOLAR?
Los usuarios que solicitan alguna información o servicio, sienten en
general cordialidad y amabilidad por parte de los funcionarios. El
40.54% del servicio es REGULAR, reflejando este porcentaje que los
Oficiales de Servicio, atienden de buena forma a los usuarios que
solicitan sus servicios , mas no es suficiente la calidad en atención a su
solicitud.
VARIABLE 25: EN TÉRMINOS GENERALES ¿CÓMO
CALIFICARÍA EL SERVICIO PROPORCIONADO POR EL
PERSONAL DE CONTROL ESCOLAR?
No conformidades
Total
Falla de sistema. 3
Omisión de alumnos en listas y/o actas. 7
Omisión del comité de evaluación. 1
Errores en la captura de calificaciones finales. 3
Entregaron listas equivocadas a docentes para firmar. 1
No se imprimieron constancias debido a que no se encontraban disponibles actas en el
sistema. 1
No se entregaron listas a docentes para firmas del grupo de humanidades a, porque no
fueron enviadas por DAE. 1
Problemas en la impresión de documentos. 3
Caso omiso de petición cambio de turno mediante oficio por parte de DAE. 1
Se agregaron alumnos al final ordinario de 3er semestre que no debieron agregarse por
adeudo de materias de 1er semestre. 1
No se capturó un acta. 1
Corrección de calificaciones fuera de tiempo por parte de docentes. 1
Totales 24
Se procedió abordar las No Conformidades en la
reunión respectiva al D.E., y así originar en común
acuerdo con la causa raíz y posteriormente con
las Acciones Correctivas correspondientes.
• 30 de enero de 2014. SAC, No Conformidad Curso de Inducción
Universitaria, AI-02-2013
• 31 enero de 2014. SAC, Encuestas Satisfacción al Cliente
• 07 de febrero de 2014. SAC. Capacitación U.A. Música
• 05 marzo de 2014. D.E. UAP 13,
• 06 marzo de 2014. Directivos UAP 13
• 10 marzo de 2014. SAC, Reunión Apertura AI-01-2014
• 12 marzo de 2014. 5S’s +1, Comité de Seguridad e Higiene e
Intendencia UAP13
• 14 marzo de 2014. DRH, Encuesta Ambiente de Trabajo.
En este breve análisis de mis primeros meses como
Coordinador de Calidad de la Unidad Académica existen,
elementos que nos permiten sustentar y proyectar las
acciones que a futuro llevaremos a cabo para alcanzar las
anheladas metas de Sistema Administrativo de Calidad.
Como algunas de ellas, se ha logrado el fortalecimiento de
la Función Administrativa con el apoyo Técnico de
Directivos y O.S.E., que ha permitido detectar las
necesidades de la Unidad Académica.
En coordinación con la Responsable de 5S’s la gestión de adquisición de
Indicadores de Seguridad, Indicadores de Ubicación, Estándares 5S´s+1
por área, Organigrama y Mapa Curricular, para la mejora y la calidad de
los servicios que se otorgan.
Así también en conjunto con la Director y el Delegado de los Trabajadores
(SETUAN), la gestión y remodelación de la fachada de la Unidad
Académica.
Gestión y coordinación de prestadores de servicio para la agilización de
las actividades dentro del Departamento Escolar, así como Departamento
de Evaluación y Seguimiento.
Mayor armonía, corresponsabilidad y articulación con los actores
escolares en la vinculación con Directivos, Docentes, O.S.E. y Alumnos,
que conlleva un mejor desempeño en el servicio otorgado.
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