INTRODUCCIÓN
El proceso de pasantías, es un período de tiempo relativamente corto, en el
cual el estudiante pone en práctica las capacidades, habilidades y
conocimientos adquiridos en un área particular, durante su etapa de
aprendizaje. En las Instituciones de Educación Técnica, ya sea media o
superior, los estudiantes se preparan para demostrar sus destrezas, ya que
este es por un periodo de trabajo sumamente corto para desenvolverse en su
campo laboral.
Este proceso es de gran importancia ya que el estudiante logra acumular un
sin número de experiencias que aumentan sus conocimientos y que adquiere
especial relevancia. Por lo tanto el presente informe, plasma en forma
escrita, todo lo acontecido durante el proceso de pasantías. Estas se
desarrollaron en la Procesadora y Empacadora de Frutas Nirgua, ubicada en
la Autopista Panamericana Valencia - Nirgua sector Madera, Nirgua Estado
Yaracuy.
El informe se encuentra estructurado en cinco capítulos: el Capítulo I,
muestra en forma clara y concisa la importancia, objetivos y justificación del
proceso de pasantías. Este capítulo es de gran importancia, ya que es la
fuente de referencia y consulta y se constituye en el punto de entrada al
mismo. El proceso de pasantías, es un período de tiempo relativamente
corto, en el cual el estudiante pone en práctica las capacidades, habilidades
y conocimientos adquiridos en un área particular, durante su etapa de
aprendizaje.
1
CAPÍTULO I
MARCO FILOSÓFICO
Definición de las Pasantías
La pasantía profesional comprende un conjunto de actividades de
carácter práctico, que deben ser realizadas por el estudiante en empresas o
instituciones tanto públicas como privadas, las cuales le permitirán la
aplicación en forma integrada y selectiva, de conocimientos, habilidades,
destrezas, aptitudes y valores en casos concretos del campo laboral.
Importancia de las Pasantías
Las pasantías son muy importantes dentro del pensum académico
porque permite al alumno y futuro profesional familiarizarse con los futuros
profesionales con la realidad del sector productivo y de la estructura
ocupacional, Consolidar y aplicar los conocimientos académicos adquiridos
en la Universidad con el trabajo directo en las organizaciones asignadas para
el cumplimiento de los objetivos. Aprende a trabajar en equipo y en relación
con terceras personas y a servir como mecanismo profesional para su
posible incorporación al sector productivo en un área determinada.
Objetivos de las Pasantías
1. Proporcionar al participante la oportunidad de aplicar los conocimientos,
habilidades y destrezas adquiridas durante su formación académica, a través
de la práctica profesional.
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2. Fomentar en el participante una actitud positiva hacia la investigación que
le permita aportar soluciones viables a los problemas que se presenten en la
sede de pasantía.
3. Facilitar la incorporación del futuro egresado en el campo laboral.
4. Propiciar los vínculos entre la empresa y los sectores empleadores tanto
públicos como privados, con el fin de facilitar la actualización permanente de
los programas académicos, en atención a los requerimientos de la región y
de las exigencias del mercado laboral.
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CAPÍTULO II
MARCO ORGANIZACIONAL
Identificación de la Organización
Procesadora y Empacadora de Frutas Nirgua C.A.
Autopista panamericana Nirgua – Valencia sector Madera Estado Yaracuy
Reseña Histórica de la Organización
Desde hace algunos años la producción agrícola ha sufrido numerosos
cambios, en el estado Yaracuy en especial la población de Nirgua, la cual,
logro un aumento en la producción de cítricos como Naranja, Limón, y
Mandarina. Dicho municipio es uno de los más productores de cítricos del
estado Yaracuy y no contaba con una planta procesadora de dichos frutos,
pero en el año 1999 la visión futurista del señor Avelino Molina el cual
decide invertir en una de las fuentes de ingreso más sólidas para los
agricultores de Nirgua como lo es la producción de cítricos.
El proyecto comenzó a tomar forma con la compra de las Fincas La
Molinera, La Olivareña y La Pizanera. Para posteriormente dar parte a la
construcción de la estructura física en donde actualmente funciona La
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Empresa Procesadora y Empacadora de Frutas Nirgua, C.A. La cual se
constituye legalmente el 15 de agosto del 2000, dando inicio a sus
actividades el año 2001 con la venta a granel de los cítricos producidos en
dichas fincas y más tarde se produce el ensamblaje de la maquinaria pesada
para el proceso de clasificación, selección y pulítura de naranja para su
comercialización. Dos años más tarde la empresa da un salto significativo
dando inicio al proceso de molienda de naranja y frutas múltiples para la
obtención de concentrado industrial y paralelamente en ese mismo año se
comenzó la instalación del área de producción y envasado de jugo de
naranja pasteurizado y néctar de pera, manzana, mango, y durazno
respectivamente con el nombre comercial “Jugos y lácteos Yaracuy sabor a
Venezuela” el cual se ha ubicado en una posición aceptable en el mercado
debido a su alta aceptación entre los consumidores del país.
A principios del 2005 la empresa comienza a ofrecer a los
consumidores derivados lácteos principalmente quesos blancos
pasteurizados, queso mozzarella y queso amarillo tipo gouda. También en el
2005 se procede el desmantelamiento de la maquinaria seleccionadora y
pulidora de naranja para ampliar el almacén de materia prima y se dio
comienzo al área de envasado de agua mineral.
La empresa procesadora y empacadora de Frutas Nirgua C.A. se ha
evidenciado una serie de cambio debido al crecimiento del mercado y a la
implementación de nuevas tecnología para aumentar la producción y
satisfacer las demanda del consumidor.
Misión y Objetivos de la Organización
Misión: Producir y comercializar jugos, néctares, lácteos y concentrados de
frutas de línea refrigerada bajo estrictos estándares de calidad y con sabor
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venezolano apoyados por un talento humano altamente calificado, motivado
y comprometido con sólidos principios éticos y humanos aplicando
estrategias de crecimiento sostenido, precios competitivos, aumento de la
variedad y diversidad de líneas de producto, desarrollo de redes de
distribución, políticas de atención y servicio que permitan la satisfacción de
las necesidades alimenticias de los clientes.
Objetivos:
1. Mejorar las condiciones y calidad del producto, reduciendo el número de
interrupciones al momento de la realización del mismo.
2. Mejorar la calidad de atención al cliente y proveedores.
3. Mantener siempre en alto todas las actividades de la empresa.
4. Ser una empresa exclusiva para presentar un producto seguro a un precio
disponible al consumidor.
FUNCIONES DE LA ORGANIZACIÓN
ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS
Entre las funciones administrativas y financieras, se encuentran la
planificación, organización, director y control de cada uno de los recursos
existentes, para lograr obtener una alta eficiencia en todas las etapas del
proceso productivo, desde la compra de la materia prima hasta la entrega
del producto final, de esta forma lograr incrementar el capital financiero de la
empresa.
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COMERCIAL
Nuestra empresa busca un posicionamiento en el mercado para lograr el
desarrollo de productos que logren satisfacer las necesidades del público,
con productos de alta calidad y de excelente sabor, que resulten agradables
al paladar de los consumidores.
PRODUCTIVA
Busca lograr la mejor relación costo-calidad, para lograr una eficiente
producción, por medio de la planificación de un proceso productivo continuo
que cumpla con cada una de las normas de control de calidad, y al mismo
tiempo cumpla con las exigencias de los distribuidores y los consumidores
finales.
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Dependencia en la que se Realizó la Pasantías
Se realizó las pasantías en el área de Recepción, facturación y
Administración, las cuales están bajo mando del jefe del departamento de
Administración, Licenciada María Eugenia Medina.
Cargos y Funciones del Personal en la Dependencia
JEFE DE ADMINISTRACIÓN
1. Administrar los recursos dinerarios de la empresa.
2. Mantener buenas relaciones con los entes externos relacionados con la
empresa.
3. Tomar decisiones que ayuden a coordinar y actualizar las actividades del
departamento.
4. Apoyar la Gerencia Administrativa, Gerencia de Planta, Jefatura de
Tesorería, Cobranzas y Contabilidad.
5. Tener la permisología de la empresa actualizada.
6. Gestionar con el Departamento de Tesorería la agilización de los pagos
de proveedores, personal, donaciones, eventos entre otros. Y entregar los
cheques enviados por el departamento de tesorería.
7. Realizar los cobros de las ventas realizadas en la planta. (Material
Reciclable y Productos)
8. Calcular el Pago de los proveedores de la leche.
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9. Elaboración del Inventario Físico de Materia Prima.
10.Y demás actividades designadas por la Gerencia Administrativa.
ASISTENTE DE ADMINISTRACIÓN
1. Generar diariamente los reportes de movimientos por despacho y
movimientos por ingresos para las aéreas de producción agrícola (por
producto y por finca), procesamiento de frutas, logística y control de
inventario, a través del sistema de información (Balansoft).
2. Realizar y atender las llamadas telefónicas internas y externas.
3. Realizar todos los boletos de pesaje manejados por la romana.
Realizando los registros de información correspondientes como: placa de los
vehículos pesados, conductor, producto, proveedor o cliente, entre otros.
4. Registrar las fichas de proveedor / cliente en el sistema de información
(Balansoft).
5. Incluir las observaciones en el boleto según correspondan.
6. Generar y entregar los reportes mensuales o semanales solicitados por
los departamentos de Control y Gestión, Gerencia General y jefe de
Administración.
7. Realizar cobros en caso de ausencia del Jefe de Administración y
enterarlos al mismo con un reporte de movimiento por despacho.
CAPÍTULO III
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MARCO OPERACIONAL
Fecha de Inicio de las Pasantías
Fecha de comienzo 16 de Abril de 2012 hasta el 6 de Julio del 2012
Horario de las Actividades del Pasante
El horario en el cual se realizó las pasantías fue de 07:00 am-04:00 pm
Objetivos de la Estadía en la Organización
El objetivo general: Aplicar los conocimientos, habilidades y destrezas
adquiridos a problemas concretos de la vida profesional, en un organismo
público o en una oficina privada, de acuerdo a las exigencias y normas
establecidas. Realizar actividades en la especialidad del pasante, donde
cumpla las tareas asignadas teniendo a disposición los conocimientos
adquiridos durante el proceso educativo y las habilidades que se adoptan en
el mismo periodo de pasantías demostrando destrezas y enseñanzas a
medida que se van aplicando los conocimientos durante el desarrollo de su
responsabilidad como pasante.
Objetivos Específicos
1. Aplicar los conocimientos obtenidos anteriormente en el periodo escolar.
2.
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2. Dar posibles soluciones a problemas que siendo comunes, pueden
ocasionarse dentro de la empresa.
3. Cumplir con las actividades asignadas por la empresa.
4. Estar a disposición para reparar cualquier ocurrencia o falla posible en el
sitio de trabajo.
5. Lograr la relación interna con todo el personal que labora en la
Organización.
6. Obtener nuevos conocimientos y ampliarlos acerca de las tareas diarias, y
de algunas situaciones no comunes que se puedan presentar.
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
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Actividad
Periodo en
que realizará
dicha actividad
1 Recorrido por la planta. Archivo y envío de documentos 16-20 de Abril
2
Inducción del almacén por parte de supervisores de Logística.
Búsqueda de documentos en RR.HH. "Expedientes" 23-27 de Abril
3
Realizar inventario físico de la materia prima mensual. Realizar
plantillas para las notas de crédito. 30-4 de Mayo
4 Enviar documentos. Revisión de devoluciones por distribuidoras. 7-11 de Mayo
5 Realizar inventarios de cavas. Enviar documentos.
14-18 de
Mayo
6 Adiestramiento sobre el funcionamiento de la Romana "Balansoft"
21-25 de
Mayo
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Descargar en Excel la relación de concha de naranja y realización
de cobros 28-1 de Junio
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Realizar el inventario físico mensual. Revisión de control de
devoluciones por distribuidoras. 3-8 de Junio
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Realizar formatos de cuadre de leche. Realizar inventario físico de
cavas. 11-15 de Junio
1
0 Realización de cobros. Realizar el inventario físico de cavas. 18-22 de Junio
1
1
Enviar documentos. Revisión de devoluciones por distribuidoras.
Descargar en Excel la relación de concha de naranja y realización
de cobros 25-29 de Junio
1
2 Realización de cobros. Realizar el inventario físico mensual. 2 -6 de Julio
Resumen de las Actividades del Pasante por Semana
1. Recorrido por la planta. Archivo y envío de documentos.
2. Realizar inventario físico de la materia prima mensual. Realizar plantillas
para las notas de crédito.
3. Enviar documentos. Revisión de devoluciones por distribuidoras.
4. Realizar inventarios de cavas. Enviar documentos.
5. Descargar en Excel la relación de concha de naranja y realización de
cobros.
Descripción de las Actividades y Procedimientos Realizado
1. Realización de Formatos
Se hace con la finalidad de llevar un mejor control de las actividades a
realizar y por ende hacer más fácil y eficaz el trabajo, entre estos formatos
tenemos: Control de devoluciones por distribuidoras, relación de horas
extras, descanso, inventarios de cavas, realización de cobros, valijas, entre
otros.
2. Solicitud de Taxi
Este se realiza con anticipación para los trabajadores, con el propósito de
cubrir viajes por enfermedad o diligencias de la empresa.
3. Realización de cobros
Este se realiza con la finalidad de controlar los cobros tanto de las personas
como las distribuidoras que compran las conchas de naranjas.
4. Inventario de cavas.
Se hace para llevar el control de la mercancía terminada, para comparar las
que existen en el inventario físico con las que existen según el sistema.
5. Inventario de la materia prima.
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Es un proceso mediante el cual se controla toda la materia prima, evitando
así alguna perdida de materia comparándolo con el inventario de sistema.
6. Control de devoluciones.
Se realiza un formato en Excel, y este es mayormente para controlar
la falla de calidad del producto. También para comparar los productos tanto
físicos como teóricos.
7. Control de la romana.
Este se realiza para todo tipo de camiones que ingresan a la organización y a
través de esta se reconocerá el pesaje de entrada y el pesaje de salida.
Recibimiento del Pasante por la Organización
Al llegar el primer día en las horas de la mañana el inspector de Seguridad
impartió una charla de Seguridad y Salud en el Trabajo, prevención de
accidentes y como notificarlos a la hora de ver alguna falla o averías dentro
de la organización. Luego dimos un recorrido por toda la empresa, tanto por
la planta como por las oficinas, presentándome así a cada uno de sus
representantes, me presentó al gerente general de la planta de quien me
felicitó y recibí una calurosa bienvenida. Al finalizar el recorrido me llevó a la
oficina de la jefatura de Administración que será el lugar donde prestaré mi
servicio como pasante del área.
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS DEL RESULTADO DE LAS PASANTÍAS
Relatividad, Pertinencia y Concordancia de la Teoría Recibida en Clases
Con las Actividades de la Organización
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En el Departamento de Administración se ve reflejada gran parte de la
teoría vista en la institución, es por ello que la mayoría del desempeño en el
Departamento fue acorde a los conocimientos adquiridos, por lo tanto, se
afianzó aún más los conocimientos, dejando por entendido al proceso de
pasantía como enriquecedor de conocimientos teórico – prácticos.
Implicaciones Prácticas
En el periodo de pasantías realizado en la Procesadora y Empacadora
de Frutas Nirgua el pasante desarrolló la gran mayoría los conocimiento
adquiridos en la universidad como estudiante de la carrera de Administración
de Empresas, especialmente las asignatura de introducción y computación I
y II y Contabilidad de Costos y algunos conceptos básicos de la teoría de
Administración, ya que se realizan muchos formatos en Excel para realizar
los inventarios de cava, el cual se realiza a diario para tener mayor control en
el almacén de productos terminados (A.P.T.) al igual que la realización de
cobros y la relación de valijas. En el departamento de Logística en el
almacén de materia prima, se realiza el inventario físico mensual, para tener
muy organizado todo nuestra materia prima, en este inventario se utiliza el
método: primero en entrar primero en salir (P.E.P.S.) cuya información se
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obtiene en la materia de Contabilidad de Costos. Dada esta información se
puede decir que es necesario obtener conocimientos teóricos de la actividad,
ya que este se pondrá en práctica en el campo laboral.
Recopilación de Conocimientos Teóricos y Prácticos Adquiridos
Durante las Pasantías
Como pasante en el Departamento de Administración en la Procesadora
y Empacadora de Frutas Nirgua C.A. Se obtuvo un conocimiento muy amplio
de la Administración y todas sus tareas. Allí se aprendió como se realizan los
cobros, para llevar organizado y planificado tanto las distribuidoras como las
personas que le deben a la empresa. Inventario mensual de la materia prima:
este se realiza mensualmente para tener control de la materia prima en el
almacén y no generar pérdidas en el mismo, ya que esto puede perjudicar a
todo la organización. Inventario de cavas diarias: este mantiene el control del
producto que existe en físico y el de sistema, entre otras cosas.
Dentro del Departamento de Administración existen dos (2) áreas que
dependen del mismo, como lo son el área de Facturación y el área de
Recepción. Obteniendo conocimiento también en el Área de Facturación el
pasante aprendió a realizar formatos en Excel para el control de
devoluciones ya que este nos permite tener un mayor control en las fallas de
calidad del producto, también para comparar los productos tanto físicos como
teóricos.
En el Área de Recepción el pasante se capacitó en el manejo de el
sistema de Balansoft, el cual sirve para llevar el control de cada vehículo que
ingresa a la empresa, colocándolo en la Romana para obtener su pesaje de
ingreso y luego el pesaje al salir de las instalaciones; los boletos de los
camiones para las conchas de naranjas, camiones de Leches y todas las
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materia prima (Mango, Naranja, Durazno, pulpa de Manzana, pulpa de Pera,
entre otros).
Repaso de la Literatura Realizado en la Adquisición y Fortalecimiento
De los Conocimientos Adquiridos
En el proceso de pasantías en la Procesadora y Empacadora de Frutas
Nirgua se enfrentaron situaciones que nunca había visto ni estudiado en la
carrera, por consiguiente se vio en la necesidad de preguntar a personas con
mucha experiencia y capacidad tanto fuera como dentro de la empresa,
también hubo que leer libros para su crecimiento profesional como lo fueron
“Los 7 hábitos de la Gente Altamente Efectiva escrito por Stephen R. Covey”,
“El placer de Servir del autor Mc Rooman” se consultó información en la
Internet para ampliar más la información necesaria. Es muy importante
consultar a los medios que sirvan de ayuda para el desarrollo tanto personal
como profesional y es menester dentro del periodo de las pasantías indagar
mas para lograr los objetivos como pasantes dentro de la organización, así
dar el todo, para dar y dejar una buena imagen tanto del pasante como de la
institución.Limitaciones Confrontadas Durante el Lapso de las Pasantía
En la Procesadora y Empacadora de Frutas Nirgua se confrontan con
varias limitaciones que impiden el desarrollo completo del pasante. Una de
ellas es el sistema profit plus, que no es de la capacidad o velocidad
esperada para realizar y hacer los trabajos que requieren de un sistema
rápido, ya que muchas veces se cae. Se necesita para mayor rendimiento un
servidor de Profit de mayor velocidad. Se recomienda un servidor de mas
capacidad para le eficiencia y rendimiento de los trabajadores.
No permiten que el pasante ingrese al sistema administrativo porque se
maneja mucha información confidencial, solamente ingresa el empleado
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autorizado. Estas son cosas que limitan y no permite que el conocimiento
sea pleno y la practica como profesional sea completa.
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Una vez finalizado y cumplido el periodo de pasantías llevado a cabo en
la Empresa Procesadora y Empacadora de Frutas Nirgua, en el área de
Administración, se puede asegurar que se cumplió satisfactoriamente con el
objetivo, metas y actividades planificadas permitiendo emplear y lograr
conocimientos teórico-prácticos en la organización, así mismo compartiendo
con el personal.
Se puede concluir que el desarrollo de esta actividad en el ámbito
empresarial presupone un grado de aprendizaje superior para afianzar los
conocimientos de administración como lo son, planificar, organizar, dirigir y
ampliar y controlarlos, así como la medición de valores personales que se
desarrollan en el transcurso de los estudios como son la responsabilidad, la
puntualidad, el orden, la investigación de los curiosos del saber y por sobre
todo la honestidad.
Recomendaciones
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EMPRESA
(a) Seguir ofreciendo oportunidades de capacitación de mano de obra a
los alumnos de las instituciones del país, por medio de las pasantías.
(b) Colocar a los pasantes en área adecuadas para que puedan obtener
experiencia en el área específica.
(c) Ser un Equipo.
(d) Hacer que todos colaboren.
(e) Tomar más en cuenta al pasante.
(f) Fomentar el trabajo en equipo, e incentivar la participación entre los
trabajadores, en las actividades varias, donde se logre más comunicación.
(g) Convertir las acciones de comunicación en una herramienta empresarial
indispensable para dinamizar el trabajo, fomentar el sentimiento de
pertenencia, fortalecer las relaciones interpersonales, inculcar valores,
mejorar el desempeño y optimizar el clima laboral.
IUNAV
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(a) Esforzarse cada día más por ofrecer carreras largas para el estudiantado.
(b) Ofrecer perspectivas más amplias a los estudiantes acerca del campo
laboral para que posean una base cada vez más firme y de esta manera
puedan adaptarse rápidamente al ámbito de trabajo.
LISTA DE REFERENCIAS
Gómez Ceja, Guillermo (2003) Sistemas Administrativos Análisis y Diseño,
MC GRAW HILL Interamericana Editores, S.A. México DF. 1ra Edición.
Gómez Francisco (2002) Sistema y Procedimiento Administrativo, Caracas:
Editorial Fragor.
González Humberto (2000) http//www.manual de procedimientos
administrativos. MPD/ 02/
Normas COVENIN (1030-1995)
Jugos y néctares. Características generales.
1° revisión.
Normas COVENIN (903-93)
Leche cruda.
Norma Internacional ISO 9001
Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos
Cuarta edición (2008-11-15).
Manuales de procedimientos.
Disponible en sitio electrónico:
www.usb.ve/conocer/pdf/manuales/definitivo.pdf
Consulta de páginas electrónicas.
Guía técnica para la elaboración de manuales de procedimientos.
Disponible en sitio electrónico:
22
www.sre.gob.mx/normateca/doc/guia_elab_manu_proc.pdf
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