CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA División Auditoría Administrativa
Área Hacienda, Economía y Fomento Productivo
Informe Final Auditoría Estados Financieros
Préstamo en la Dirección Nacional del Servicio Civil y de
Seguimiento 257-08
Fecha : 8 de abril de 2009 N° Informe: 23/09
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA HACIENDA, ECONOMIA y FOMENTO PRODUCTIVO
DAA N° 290109 Remite Informe N° 23, de 2009, sobre auditoría efectuada al Programa de Fortalecimiento en la Dirección Nacional del Servicio Civil y de Seguimiento del Informe Final N° 257, de 2008.
SANTIAGO, O 8. ABA 2 O O 9. O 1 7 9 O 3
Cumplo con enviar a Ud. para su conocimiento y fines consiguientes, copia del informe N° 23, de 2009 preparado por esta Contraloría General, correspondiente a la auditoría efectuada al Programa de Fortalecimiento. ejecutado por la Dirección Nacional del Servicio Civil, por el período comprendido entre el1 de enero al 31 de diciembre de 2008, el que es financiado con recursos del Contrato de Préstamo N° 1622/0C-CH del Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
Al respecto, cabe señalar que dicho informe comprende los siguientes documentos:
- Dictamen Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados y Estado de Inversiones Acumuladas al31 de diciembre de 2007.
- Dictamen sobre Información Financiera Complementaria. - Dictamen sobre Examen de Adquisiciones y Solicitudes de Desembolsos. - Dictamen sobre Cláusulas Contractuales del Programa de Fortalecimiento. - Informe sobre Evaluación de Control Interno.
Al mismo tiempo, se remite Seguimiento a las observaciones efectuadas en el Informe Final N° 257/2008.
A LA SEÑORA ROSSANA PEREZ FUENTES
Saluda atentamente a Ud.,
P R OROaJ DEI. CONTR/~LOR GENE?"L.
tri 'a Arrüu{ada Villolita L
DIRECTORA DE LA DIRECCION NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL PRESENTE
~ f ~nL:~;~~:do. /~ .y
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA HACIENDA, ECONOMIA y FOMENTO PRODUCTIVO
DAA N° 291/09 Remite Informe N° 23, de 2009, sobre auditoría efectuada al Programa de Fortalecimiento en la Dirección Nacional del Servicio Civil y de Seguimiento del Informe N° 257 de 2008.
SANTIAGO, O 8. ABR 2 O O 9. n 1 7 9 Ü 4
Cumplo con enviar a Ud. para su conocimiento y fines consiguientes, copia del informe N° 23 de 2009, preparado por esta Contraloria General, correspondiente a los Dictamenes de Auditoría a los "Estados Financieros Básicos", "Información Financiera Complementaria", "Adquisiciones y Solicitudes de Desembolsos" y de "Cláusulas Contractuales", Informe sobre "Evaluación de Control Interno" y de "Seguimiento" al 31 de diciembre de 2008, del Programa de Fortalecimiento, ejecutado por la Dirección Nacional del Servicio Civil, el que es financiado con recursos del Contrato de Préstamo N° 1622/0C-CH del Banco Interamericano de Desarrollo BID y con aportes del Gobierno de Chile.
AL SEÑOR FRANCISCO LOIS BUONO-CUORE ESPECIALISTA FINANCIERO
Saluda atentamente a Ud.,
BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO AVDA. PEDRO DE VALDIVIA NORTE N°0193 - PISO 10
ñ PRESENTE
1 ~ UJ
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA HACIENDA, ECONOMIA y FOMENTO PRODUCTIVO
INDICE
MATERIA
1. ESTADOS FINANCIEROS BASICOS
1.- Dictamen de Auditoría
2.- Estados Financieros y sus Notas al31 de diciembre de 2008.
11. INFORMACION FINANCIERA COMPLEMENTARIA
1.- Dictamen de Auditoría
2.- Estados de Información Complementaria al31 de diciembre de 2008.
111. EXAMEN DE ADQUISICIONES Y SOLICITUDES DE DESEMBOLSOS
1.- Dictamen de Auditoría
IV. CUMPLIMIENTO DE CLAUSULAS CONTRACTUALES
1.- Dictamen de Auditoría sobre Cumplimiento de Cláusulas Contractuales
2.- Revisión del Cumplimiento de Cláusulas Contractuales
V. INFORME DE CONTROL INTERNO
I SEGUIMIENTO DEL INFORME N° 257 DE 2008
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA HACIENDA, ECONOMIA y FOMENTO PRODUCTIVO
1. ESTADOS FINANCIEROS BASICOS
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA HACIENDA, ECONOMIA y FOMENTO PRODUCTIVO
DICTAMEN DE AUDITORIA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA
SOBRE EL ESTADO DE EFECTIVO RECIBIDO Y DESEMBOLSOS EFECTUADOS Y ESTADO DE INVERSIONES ACUMULADAS
PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA DIRECCION NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
SANTIAGO, - 8 ABR, 2009
Hemos efectuado una auditoría al Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados durante el ejercicio y acumulado al 31 de diciembre de 2008 y al Estado de Inversiones Acumuladas por el año terminado en esa fecha, correspondientes al Programa de Fortalecimiento de la Dirección Nacional del Servicio Civil, ejecutado por la Dirección Nacional del Servicio Civil, financiado con recursos del Contrato de Préstamo N° 1622 OC-CH del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y con aportes del Gobierno de Chile. Estos estados financieros son responsabilidad de la Dirección Nacional del Servicio Civil, en su calidad de Organismo Ejecutor. Nuestra labor consiste en emitir una opinión respecto de los mismos sobre la base de la auditoría practicada.
Realizamos nuestro examen de acuerdo con las normas de auditoria aceptadas por esta Contraloría General, las cuales son compatibles con las Normas Internacionales de Auditoría emitidas por la Federación Internacional de Contadores (IFAC), y de conformidad con los requerimientos en materia de Políticas sobre Auditoría de Proyectos y Entidades (Documento AF-100) Y Guías para la Preparación de Estados Financieros y Requisitos de Auditoría (Documento AF-300) del Banco Interamericano de Desarrollo. Estas normas requieren que planifiquemos y realicemos la auditoría para obtener una seguridad razonable de que los estados financieros están exentos de errores de carácter significativo. Un examen de esta naturaleza comprende el análisis sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias que respaldan las cifras y los datos informativos contenidos en los estados financieros. El examen considera evaluar los principios de contabilidad utilizados y las estimaciones contables significativas hechas por la administración, así como la evaluación de la presentación en general de los estados financieros. Consideramos que nuestra revisión proporciona una base razonable para emitir el respectivo dictamen.
En nuestra OplnlOn, los estados financieros presentan razonablemente en todos sus aspectos significativos, el efectivo recibido, los desembolsos efectuados al 31 de diciembre de 2008, como también las inversiones acumuladas en el año terminado en esa fecha, del Programa de Fortalecimiento de la Dirección Nacional del Servicio Civil de conformidad con las mismas bases utilizadas para su preparación, descritas en las notas aclaratorias a los estados, y términos del Contrato de Préstamo N° 1622/0C-CH del Banco
, .' 61)1teramericano de Desarrollo. (J::)~
>~
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA HACIENDA, ECONOMIA y FOMENTO PRODUCTIVO
Tal como se describe en la nota aclaratoria N° 2, los estados financieros mencionados fueron preparados de acuerdo con el método de efectivo, el cual es una base contable diferente a los principios de
JJ.i: RJ contabilidad generalmente aceptados. (~/ vY'
JEFE (8) AREA HACIENDA. ECONOMIA y
FOMENTO PRODUCTIVO DMSION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2
DIRECCiÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA DIRECCiÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
CH-L 1008 I N° 162210C-CH Perlado: 01..Q1-2008 al 31-12..Q8
Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos efectuados durante el ejercicio y acumulado
Acumulado al inicio del año MOVimiento del ejercicio
Origen:
BID
Contrapartida NacIOnal
Otras Fuentes
Aplicaciones: Categoría de Inversión BID
TOTAL
C1. Fortalecimiento de la capacidad de gestión de la DNSC
P.1. Informatización integral de los procesos de gestión
P.2. Diseño e implantación de un Plan de Comunicaciones
P.3. Diseño e implantación de un Plan de Capacitación y de Desarrollo Instilucional
P.4 Elaboración de Manual de procedimiento para las gestión financiera, adquisiciones y de RH
P 5 Realización de eslUdios de apoyo a la toma de decisión de la DNSC
SubTotal C1
C2. Apoyo a la implementación del Sistema de Alta Dirección Pública
P.1 Publicación de convocatonas de concursos altos directivOS públicos
P.2 Construcción de bases de datos de anlecedentes curriculares
P.3 Reclutamiento y selección de postulantes a cargos de altos directivos públicos
P.4 EstudiO de RemuneracIOnes de altos directivos públicos
P.5 Diseño y seguimiento de Convenios de Desempeño de altos directivos púbticos
P.6 Procesos de formación de altos directivos públicos
P.7 Evaluación del Sistema de Alta Dirección Pública
P.8 Modelo referencial de Competencias
P.9 Capacitación de los representantes del Consejo de Alta Dirección Pública en los concursos de 20 N.
SubTotal C2
C3. Apoyo a la modo y profe. de ta gestión de RH de la Admm.Clvil del Estado
P.1 Diagnóstico de la unidades de RH de los Servicios Públicos
P 2 Apoyo a la informatización de las unidades de RH de Servicios Públicos
P 3 Elaboración de Manual de Concursos
P.4 Programa de Capacitación de Comités de Selección
P 5 Asesoría en maten a de realización de concursos de 3° Nivel jerárquicos en los Servicios
P.6 fondo para desarrollo de Concursos
P.7 Diagnóstico Sistema de Calificación del Desempeño Individual y elaboración propuesta
P.8 Evaluación de Convenios de Desempeño Colectivo
Sub Total C3
Evaluaciones de avance y final de programa
SubTotal
A licación BID
Categoria de Inversion Local
C 1. fortaleCimiento de la capaCidad de gestión de la DNSC
P.1. Informatización integral de los procesos de gestión
P.2. Diseño e implantación de un Plan de Comunicaciones
P.3. Diseño e implantación de un Plan de Capacitación y de Desarrollo Institucional
P.4 Elaboración de Manual de procedimiento para las gestión financiera, adquisiciones y de RH
P.5 RealizaCión de estudios de apoyo a la toma de decisión de la DNSC
SubTotal C1
e2. Apoyo a la implementación del Sistema de Alta Dirección Pública
P.1 Publicación de convocatorias de concursos altos directivos públicos
P.2 Construcción de bases de datos de antecedentes curriculares
P.3 Reclutamiento y selección de postulantes a cargos de altos directivos públicos
P.4 Estudio de Remuneraciones de altos directiVOS públicos
P.5 Diseño y seguimiento de Convenios de Desempeño de alias directivos públicos
P.6 Procesos de formación de altos directivos públicos
P.7 Evaluación del Sistema de Alta Dirección Pública
P.8 Modelo referencial de Competencias
P.9 Capacilaclón de los representantes del Consejo de Alta Dirección Pública en los concursos de 2" N.
SubTotal C2
C3. Apoyo a la modo y profe. de la gestión de RH de la Admin.Civil del Estado
P.1 Diagnóstico de la unidades de RH de los Servicios Públicos
P.2 Apoyo a la Informatización de las unidades de RH de ServiCIOS Públicos
P.3 ElaboraCión de Manual de Concursos
P.4 Programa de CapacitaCión de Comités de Selección
P.5 Asesoria en matena de realización de concursos de 3° Nivel jerárquicos en los Servicios
P.6 fondo para desarrollo de Concursos
P.7 Diagnóstico Sistema de CalificaCión del Desempeño Individual y elaboración propuesta
P.8 Evaluación de Convenios de Desempeño Colectivo
SubTotal C3
Evaluaciones de avance y final de programa
Gastos Financieros
Intereses
ComiSión de Crédito
SubTotal
Aplicación Local
TOTAL
Saldo a Aplicar - BID
Saldo a Aplicar - Contrapartida Local! Otras Fuentes
us
2.316.540
2.146.593
4.463.133
323.170
7.676
94.105
424.951
351.893
911.872
101971
28.671
45.237
11.186
9.895
5.066
1.465.790
104.802
55.075
12.729
9.862
36.644
19.891
239.003
7.049
7.049
2.136.793
225.035
133.407
140.851
499.294
344.159
3.247
561.160
O
40.670
18.344
12.221
979.801
177.286
O
5.100
41.075
27.646
251.107
115.369
112.005
3.364
1.845.571
3.982.364
179.747
Ps eh
1.221.872.269
1.144.233.970
2.366.106.239
169.134.091
3.818.917
49.516.408
222.469.416
186.057.785
488.515.969
54.084.936
15.000.000
23.975.875
6.000.000
5.157.514
2.623.150
781.415.229
54.911.314
27.946.501
6.710.000
5.046.137
19.733.804
9.950.000
O
124.297.756
3.755.780
3.755.780
1.131.938.181
122.488.457
71.729.974
79.214.965
o 273.433.396
182.476.981
1.858.778
299.635.113
20.863.582
9.578.240
6.381.143
520.793.837
93.044.764
O
2.830.456
22.941283
15.114.943
133.931.446
60.491.696
58.688.304
1.803.392
988.650.375
2.120.588.556
89.934.088
us
315.757
141.153
456.910
59.496
8.647
8.048
20.121
96.312
111.126
40.350
O
151.476
9.929
9.929
257.717
11.304
1.643
o 12.947
o 13.006
o 13.006
353.643
2.793
39.689
O
396.125
83.382
82.698
684
505.460
763.177
58.040
Ps eh
180.709.115
88.800.901
269.510.016
27.109.896
4.297.432
4.000.000
10.000.000
45.407.328
53.880.587
20.054.500
O
73.935.087
4.934.750
4.934.750
124.277.165
5.150.880
816.512
5.967.392
8.462.498
6.462.498
160.683.357
1.227.844
O
19.745.500
O
181.656.701
40.026.775
39.691.655
335.119
234.113.366
358.390.531
56.431.950
(*) El tipO de cambiO utilizado en la conversión a dólares de los montos reCibidos en pesos por finanCiamiento BID corresponden a los indicados en cada formulano remrhdo por parte de la Tesoreria General de la Repubhca a la ONSC
(*) El cnteno a ocupar en la Contrapartida NaCional es el sigUiente Hlstónco del gasto (A) + el real del saldo (B) (A) Para los pesos utilizados en gastos usar el mismo eqUivalente en USO Jus~ficados al BID. (B) Los saldos en efectiVO deben convertirse al tipo de cambio del cierre del eJerCICIO. En este caso se utiliZÓ el tipO de cambio de USO 629.11 que corresponde al ultimo dla del dólar observado del mes de diCiembre de 2008
Acumulado al cierre del ejercIcIo
us
2.632.297
2.287.747
4.920.044
382.666
16.323
102.153
20.121
521.263
351.893
911.872
101.971
28.671
45.237
11.186
9.895
5.066
1.465.790
215.928
55.075
12.729
9.862
36.644
60.241
O
390.479
16.978
16.978
2.394.510
236.339
135.050
140.851
512.241
344.159
3.247
561.160
53.676
O
18.344
12.221
992.807
530.929
2.793
5.100
41.075
39.689
27.646
647.232
198.751
194.704
4.047
2.351.031
4.745.541
237.787
Ps Ch
1.402.493.877
1.233.122.378
2.635.616.255
196.243.987
8.116.349
53.516.408
10.000.000
267.876.744
186.057.785
488.515.969
54.084.936
15.000.000
23.975.875
6.000.000
5.157.514
2.623.150
781.415.229
108.791.901
27.946.501
6.710.000
5.046.137
19.733.804
O
30.004.500
O
198.232.843
8.690.530
8.690.530
1.256.215.346
127.639.337
72.546.486
79.214.965
O
279.400.788
182.476.981
1.858.778
299.635.113
27.326.080
O
9.578.240
6.381.143
527.256.335
253.728.121
1.227.844
2.830.456
22.941.283
O
19.745.500
15.114.943
315.588.147
100.518.470
98.379.959
2.138.511
1.222.763.740
2.478.979.086
146.278.531
~
CH-l1008/N4 1622JOC-CH Penodo: 01..01·2008 al 31·12·2008
Estado de InVersiQOCs QtN Ejercicio 'i Acumu!aoo
Categoria de Inversión
el, Fortalec,miento. de la capacidad de gestión de la ONSc
P 1 In!OI¡natI7aClón mtegral de ~as procesos de gesllM
P'2 Diseño e Implantación de un Plan de Comunicaciones
P 3 Diseño e implanlación de Ui1 Plan ce Capacitación y de DctiarroilO Instltuctonal
P,4 llabOraclón de Manual de procedimiento par;3: ,as gestión fmanelera, adquls¡clones y de RH
C2. Apoyo a la implementaci6n del Sistema de Alta Diret:ción Pública
P.1 Publicación de convocatOrias de concursos altos directIVos públ:cos
P.2 Constfuo.>Ón df' bases de dates de antecedentes curriculafe$l.
P:3 Redutamlente y ~¡eccI6n de postulantes a carqos de altcs directivoS publlcos
PA Estudio de Remuneraciones de aJto~ directivos pútJlicC5
P 5 Olsefío y segUImiento de Convenios de Oesempel1o de al:os directivos públlcos
P 6 Procesos de formación de altos directivos públicos
Publica
la informatizacIón de las umdades de HH de ServICIOS Públicos
uSS
170
351893
911
101.971
28671
45237
11186
9895
1.465.790
169134091
:: ala 917
49516408
o
186057785
O
488515969
54084,936
150000CO
23975875
6000000
5157514
150
781~!
'14
6710000
Programa de CapacliaClófl de ComItés \1e Selew6n 5046 137
P 5 Asesona en mateda de realización de concursos de 3" Nivel JerárquIcos tn los SerVIcios 19733804
Fondo para desarrollo de Ccncursos O
P 7 Diagnóstico SIstema de CalificaCión del Desempeño IndIVidual y elaboracIón propuesta 19891 9950000
us
133407
140851
o
344159
3247
!'i61 160
40670
18344
12.221
_979.801
177 286
5100
41015
ejercido
r.. Ch
122488457
71729974
79214965
o
213.433.396
182476981
1858778
299635113
20863582
9578240
6381143
52EU93.Sl7
93044764
2830456
22941283
Total US$ Ps '"
548205
141064
234.956
924..245
696 052
:3 247
147]032
1018'71
28671
85907
11186
28239
1728$
2.445.591
2S:?088
55.075
nS29
50937
36644
19891
622 548
75548891
128131373
495.902.812
388534766
1 858778
7881!'il08?
tl4.084.936
1!'i 000 000
44839457
6000000
14735754
9004293
1.302.20!:l.066
147956078
27946501
9540456
27 98! 420
19.733804
O
9950000
Evaluación de Convcnlüs de Desem Mo Ca~ect<vo O O 27646 15114 943 u t>4t
SubTotal CJ 251.107 113.931.446
Evaluaciones de avance V final de programa
SubTotal
TOTAL 1.730.202 928.1
1
96.312
40350
53880587
O
20054500
13.935.081
150
4.934..750
124.277.165
)
.12,947 5.967.392
006
13.006
353643
2/93
39889
Jg6.125
422.078
6462498
6.462.496
16!Hi83357
1227844
1'9745500
18Ui56.701
194.086.591
uS$
70800
-;0290
8048
10_~.259
13006
13.006
484769
2793
80039
oTa Ps eh
32250 l/e
5113944
4000000
51.374.720
6467498
6,462.498
714563944
1227844
39800000
382666
16323
153
35.
101971
45237
11186
1.465.790
215928
55075
12729
9862
36644
60241
196243987
8116 349
:t67.876144
468515969
54084 936
236339
1350Su
140851
512.241
344159
:3 747
561 lÚO
pr, eh US$ Ps eh
12/639337
72 546 4813
79714965
279.400.788
1B2A76961
558778
299635113
619005
151374
243004
1.033.504
896052
3247
473.032
971
28671
323883.324
80,662835
132 731 J/3
547.271.532
368534766
1858778
755151082
S3676 27325080 98_913
6000000 1~166
18344 9578240 78 239 14735754
150 17221 6381 143 ...--..-:!/288_+---",,,,,,,-,,,,,,-
181.415.229
108791.901
;>7946501
6710.000
5046137
19733.804
30004.500
'98.232.843
8690530
8.&90.53Q
992.807
530929
2793
5100
41075
39689
27,646
647.212
527.256.335 2.458.59'7 .J~.!?1.5&.4
253728 '121
1227644
2630456
22941283
19745500
15114.943
7468;)7
57.858
17 8~9
tl0937
36644
99930
;U.61\6
36:' 520022
20174345
9540456
279$7420
197:138D4
O
49750000
15114943
.!,15.5S8.147 1~~~.037.7t1 513.820.990
169/8 8.690530
16.978 8.690SJO
1.256.215.3461 2.152.280 I 1.122.245.270 I 4.546.790 i 2.378,460.616
NOTAS AL ESTADO DE INVERSIONES ACUMULADAS
INICIO DEL PROGRAMA
El objetivo del Programa de Fortalecimiento de la Dirección Nacional del Servicio Civil (DNSC)
es profundizar la modernización y profesionalización de la gestión del empleo público en Chile
a través del fortalecimiento institucional de la DNSC.
La implementación del Programa se logrará a través del desarrollo de los siguientes
componentes:
1. Fortalecimiento de la capacidad de gestión de la DNSC
2. Apoyo a la Implantación del Sistema de Alta Dirección Pública
3. Apoyo a la modernización y profesionalización de la gestión de recursos humanos de la
Administración Civil del Estado.
4. Evaluaciones de Avance y final del Programa.
El costo total del programa se estima en US $5.260.000.- (Cinco millones doscientos sesenta
mil dólares americanos). El financiamiento del Banco Interamericano de Desarrollo será de
US $3.000.000.- (Tres millones de dólares americanos), con cargo a los recursos de la
Facilidad Unimonetaria del capital ordinario. El monto de los recursos adicionales, se estima en
el equivalente a US $ 2.000.000.- (Dos millones de dólares americanos), de aporte local,
además de US $ 260.000.- (Doscientos sesenta mil dólares americanos), correspondiente a
intereses y comisión del crédito.
El Contrato de Préstamo fue celebrado el5 de agosto de 2005, entre la REPÚBLICA DE CHILE
Y el BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO (BID).
EJECUCiÓN DEL PROGRAMA
Al 31 de diciembre de 2008, la ejecución del Programa BID refleja un total de US $ 4.546.790.
(Cuatro millones quinientos cuarenta y seis mil setecientos noventa dólares americanos) que
representa un 91 % del presupuesto global del Programa BID.
Para el financiamiento BID se ha ejecutado la suma de US $2.394.510.- (Dos millones
trescientos noventa y cuatro mil quinientos diez dólares americanos) que representa un 80%
del presupuesto otorgado al financiamiento BID y para la contraparte Local se ha ejecutado la
suma de US $ 2.152.280. - (Dos millones ciento cincuenta y dos mil doscientos ochenta dólares
americanos) que representa un 108% del presupuesto de aporte local.
CRITERIOS CONTABLES APLICADOS
Nota 1: Período Contable
El Período Contable del Programa de Fortalecimiento de la Dirección Nacional del Servicio Civil
corresponde al período que va entre el 01 de enero de 2008 al31 de diciembre de 2008.
Nota 2: Bases de Preparación
Los Estados Financieros han sido confeccionados de acuerdo a los Principios Contables
Generalmente Aceptados y las Normas adoptadas de común acuerdo con el Banco
Interamericano de Desarrollo, entre las cuales se contempla el registro de las transacciones en
base a efectivo. Este Estado se presenta en Pesos (Moneda Nacional) y en Dólares
Americanos.
Nota 3: Corrección Monetaria
Debido a la operatoria del Programa, no procede efectuar Corrección Monetaria, ya que las
transacciones con el Banco Interamericano de Desarrollo se efectúan en dólares americanos.
Los saldos en pesos reflejan sólo valores nominales de las operaciones realizadas durante el
ano 2008.
Nota 4: Tipo de Cambio
El tipo de Cambio utilizado de acuerdo a lo instruido por el SIGFE, y en acuerdos entre ellos y
el Banco Interamericano de Desarrollo para la conversión de las operaciones en moneda
nacional a dólares americanos y viceversa, obliga a ingresar al sistema los recursos para poder
ejecutar endeudamiento al valor dólar en que se depositan dichos recursos por parte de la
Tesorería (Reposición del Fondo Rotatorio). Luego los pagos se deben realizar a ese tipo de
cambio, usando el sistema FIFO, para las operaciones realizadas desde el 01 de enero de
2008 al 31 de diciembre de 2008.
Asimismo, se hace mención que se ha cumplido con la aplicación de tipos de cambios de
acuerdo a la entrada en vigencia del contrato modificatorio según carta BID CCH-178 de fecha
30 de enero de 2008.
Nota 5: Sistema Contable
Se utiliza un sistema contable de acuerdo a las normas, pnnclplos e instrucciones de la
Contraloría General de la República y del Banco Interamericano de Desarrollo.
Nota 6: Gastos Financieros
Durante el ano 2008 se efectuaron pagos de Intereses y Comisiones de Crédito al Banco
Interamericano de Desarrollo de acuerdo a la Cláusula 2.02 (b) Y 2.05 de las Estipulaciones
Especiales del Contrato de Préstamo N° 1622/0C-CH.
Durante el mes de marzo de ese mismo año se canceló al Banco Interamericano de Desarrollo
la suma de US $55.476,46.- (Cincuenta y cinco mil cuatrocientos setenta y seis dólares
americanos), el cual se clasifica en US $55.093,12.- (Cincuenta y cinco mil noventa y tres
dólares americanos) en pagos de intereses y US $383,34.- (Trescientos ochenta y tres dólares
americanos) en Comisión de Crédito.
Durante el mes de septiembre se canceló al Banco Interamericano de Desarrollo la suma de
US $ 27.905,59.- (Veinte y siete mil novecientos cinco dólares americanos), el cual se clasifica
en US $27.605,36 (Veinte y siete mil seiscientos cinco dólares americanos) en pagos de
intereses y US $300,23.- (Trescientos dólares americanos) en Comisión de Crédito.
Nota 7: Inversiones
Durante el periodo contable, se ejecutó mediante fuente de financiamiento BID la suma de US
$ 257.717.- (Doscientos cincuenta y siete mil setecientos diecisiete dólares americanos)
determinados según el tipo de cambio en que se ingresan los recursos al SIGFE.
A su vez se ejecutó con financiamiento de contraparte local la suma de US $ 422.078.
(Cuatrocientos veinte y dos mil setenta y ocho dólares americanos), que excluyen los gastos
financieros por un monto de US $ 83.382.- (Ochenta y tres mil trescientos ochenta y dos
dólares americanos).
Dejamos constancia que el perrodo que va entre el15 de diciembre de 2008 al31 de diciembre
de 2008 se realizaron gastos que ascienden a un total de US $305.965.- (Trescientos cinco mil
novecientos sesenta y cinco dólares americanos), el cual se clasifica en US $62.212.- (Sesenta
y dos mil doscientos doce dólares americanos) para el financiamiento BID y la suma de US
$243.753.- (Doscientos cuarenta y tres mil setecientos cincuenta y tres dólares americanos)
como contraparte local.
Este período descrito anteriormente que no ha sido rendido al BID, el cual pertenece al período
contable está incluido en la confección de los estados financieros periodo 2008.
La totalidad de inversión ejecutada durante el período informado, asciende a la suma de
US $679.795.- (Seiscientos setenta y nueve mil setecientos noventa y cinco dólares
americanos), que excluyen los gastos financieros por un monto de US $83.382.- (Ochenta y
tres mil trescientos ochenta y dos dólares americanos).
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA HACIENDA, ECONOMIA y FOMENTO PRODUCTIVO
11. INFORMACION FINANCIERA COMPLEMENTARIA
i .' ~ CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA fij.Oc~'lIIit&~
~', __ .,1 DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA "lIuJ AREA HACIENDA, ECONOMIA y FOMENTO PRODUCTIVO
DICTAMEN DE AUDITORIA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA
SOBRE INFORMACION FINANCIERA COMPLEMENTARIA PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA DIRECCION NACIONAL DEL
SERVICIO CIVIL CONTRATO DE PRESTAMO BID N° 1622/0C-CH
SANTIAGO, - 8 ABR, 2009
Hemos efectuado una auditoría al Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados durante el ejercicio y acumulado al 31 de diciembre de 2008 y al Estado de Inversiones Acumuladas por el año terminado en esa fecha, del Programa de Fortalecimiento de la Dirección Nacional del Servicio Civil suscrito entre la República de Chile y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), ejecutado por la Dirección Nacional del Servicio Civil, y emitido nuestros correspondientes informes sobre los mismos.
Realizamos nuestro examen con el propósito de emitir una oplmon sobre la Información Complementaria del Programa de Fortalecimiento de la Dirección Nacional del Servicio Civil tomados en conjunto. La información financiera complementaria que se acompaña se presenta para propósitos de análisis adicional y no se considera necesaria para la presentación de los estados financieros básicos. Esta información ha sido objeto de los procedimientos de auditoría aplicados a los estados financieros básicos.
En nuestra opinión, la información financiera complementaria, está razonablemente presentada en todos sus aspectos importantes relacionados con los estados financieros básicos tomados en conjunto .
.. ~~ ~./ ~~:Q_~;c<e4 ~
/ JEFE (S) AREA HACIENDA, ECONOMIA V
FOMENTO PRODUCTIVO DMSION DE AUOITORIA AOMINISTRATNA
3
~
Categoría de Inversión
C1. Fortalecimiento de la capacidad de gestión de la DNSC
C2. Apoyo a la implementación del Sistema de Alta Dirección Pública
C3. Apoyo a la modo y profe. de la gestión de RH de la Admin.Civil del Estado
Evaluaciones de avance y final de programa
TOTAL
PARI PASSU
DIRECCiÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA DIRECCiÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
CH-L 1008/ N° 1622/0C-CH
Presupuesto Original Según Convenio
Aporte BID
Local (1) (a)
606.000 404.000
1.440.000 960.000
930.000 620.000
24.000 16.000
$3.000.000,00 $2.000.000,00
60% 40%
Período: 01-01-2008 al 31-12-2008 Estado del Presupuesto e Inversiones Acumuladas
En USD$
Presupuesto Vigente Inversiones Acumuladas al cierre del ejercicio anterior
Según LMS 1 (*)
Aporte Aporte BID Local
BID Local
(2) (b) (3) (c)
806.000 404.000 424951 499.294
1.465.790 960.000 1.465.790 979.801
704.210 620000 239003 251.107
24.000 16.000 7.049 O
$3.000.000,00 $2.000.000,00 $2.136.792,86 $1.730.201,90
60% 40% 55% 45%
Total Inversiones del Año (**)
Aporte BID
Local (6 =4+5) (f'" d+e)
96.312 12.947
O 13.006
151.476 396.125
9.929 O
$257.717,00 $422.078,00
38% 62%
TOTAL ACUMULADO (***)
BID Aporte Local
(7'" 3+6) (o = c+ f)
521.263 512.241
1.465.790 992.807
390.479 647.232
16.978 O
$2.394.509,86 $2.152.279,90
53% 47%
(*) Inversiones al cierre del ejercicio anterior debe renejar lo reportado en los Estados Financieros Auditados - EFA (el cual debió incluir las inversiones pendientes de justificar al cierre de ese ejercicio) Si no hay EFA, debe ser lo presentado en el informe del ejercicio anterior Inversiones del semestre efectuados en el semestre aunque estos no hayan sido justificados al Banco al cierre del semestre. Las inversiones pendientes gastos efectuados al cierre del ejercicio, incluidas en el Total Acumulado, y no justificados al Banco deben incluirse en el Informe de conciliación entre los registros BID y Ejecutor (ver modelo).
SALDO DISPONIBLE
Aporte Local BID 2 1
(2)- (7) (b) - (g)
284.737 10B 2~ 1
O :1, so"?
313.731 2/ 212
7.022 16.000
$605.490,14 $16.000,00
97% 30/0
Nota ': El monto USD 16.000 a la suma de los saldos disponibles para comprometer de cada categoria de inversión, éste n luye los montos USD 107.540, USD 32.807 y USD 27.232, que respectivamente corresponden a sobre ejecuciones del Componente 1, Componente 2, y Componente 3, de Aporte Local.
Róssana Pérez Fuentes Directora DNSC
e
~
Categoría de Inversión
C1. Fortalecimiento de la capacidad de gestión de la DNSC
P.l Informatización integral de los procesos de gestión
P.2_ Diseño e implantación de un Plan de Comunicaciones
P.3_ Diseño e Implantación de un Plan de Capacitación y de Desarrollo Institucional
P.4 Elaboración de Manual de procedimiento para las gestión financiera_ adquisiciones y de RH
P.S Realización de estudios de apoyo a la toma de decisión de la DNSC
SubTotal C1 C2. Apoyo a la implementación del Sistema de Alta Dirección Pública
P.1 Publicación de convocatorias de concursos aHos directivos públicos
P.2 Construcción de bases de datos de antecedentes currículares
P_3 Reclutamiento y selección de postulantes a cargos de aHos directivos públicos
P_4 Estudio de Remuneraciones de altos directivos pÚblicos
P_5 Diseño y seguimiento de Convenios de Desempeño de altos directivos públicos
P.6 Procesos de formación de altos directivos públicos
P.7 Evaluación del Sistema de Alta Dirección PÚblica
P.S Modelo referencial de Competencias
P.9 Capacitación de los representantes del Consejo de Alta Dirección Pública en los concursos de 2" N.
SubTotal C2 C3. Apoyo a la modo y profe. de la gestión de RH de la Admin.Civil del Estado
P.1 Diagnóstico de la unidades de RH de los Servicios Públicos
P.2 Apoyo a la informatización de las unidades de RH de Servicios Públicos
P.3 Elaboración de Manual de Concursos
PA Programa de Capacitación de Comités de Selección
P_S Asesoría en materia de realización de concursos de 3' Nivel jerárquicos en los Servicios
P 6 Fondo para desarrollo de Concursos
P.7 Diagnóstico Sistema de Calificación del Desempe~o Individual y elaboración propuesta
p.e Evaluación de Convenios de Desempeño Colectivo
SubTotal C3
Evaluaciones de avance y final de programa
TOTAL
DIRECCiÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA DIRECCiÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
CH-L 100a I N' 162210C-CH Período: 01-01-200a al 31-12-200a
Reconciliación de los Registros BID - Ejecutor por Categoría de Inversión En USD$
Total Pendiente de Justificado Justificado
Justificado Justificar Pendiente de
Según LMS 1 (recursos A. (BIOyA. (recursos BID)
Justificar (recursos BID) Local}
Local) (a) (A. Local)
366320 233233 599_553 12_658 2405
16323 135050 151_373 O O
102153 140_851 243004 O O
o O O O O
20_121 O 20121 o o 504.917 509.134 1.014.051 12.658 2.405
351893 344.159 696.052 O O
O 3.247 3.247 O O
911.872 561.160 1473.032 O O
101_971 O 101.971 O O
28.671 O 28_671 o O
45237 53676 98_913 o o 11-186 O lU86 o O
9.895 18344 28.239 O O
5066 12_221 17.287 O o 1.465.791 992.807 2.458.598 O O
170.064 295_363 465427 45_864 235566
55.075 2_793 57.868 O O
12_729 5_100 17.829 O O
9_862 41_075 50.937 O O
36_644 o 36.644 o O
O O o O o 60.241 39.689 99_930 O o
O 27.646 27_646 O o 344.615 411.666 756.281 45.864 235.566
16.978 o 16.978 O O
2.332.301 1.913.607 4.245.908 58.522 237.971
n Saldos pendientes de justíncar al BID al ciorre del ejercicio debe reconciliar con 10 reportado por el Ejecutor en el Informe de Progreso 'i el Informe Semestral del Fondo RotatonQ"
(.') Incluir una nota detallando diferencias y aju~tos pendientes para el siguiente eJercicio.
Diferencias LMS Diferencias A..
Total Total Aporte ajustado vs.
Recursos BID Total Aporte Total BIO-
Local- Registros Local
=LMS 1 Local Registros del
Registros del Ejecutor ajustado '1S.
Ajustado Ejecutor
Ejecutor (recusas BID) 1 Registros del
(b) Ejecutor (b)
37R978 235638 382_666 236339 -3688
16_323 135.050 16_323 135050 O O
102_153 140_851 102_153 140851 O O
O O O O o O
20_121 o 20_121 O o O
517.575 511.539 521.263 512.241 -3.688 o
351893 344.159 351.893 344159 o O
O 3247 O 3247 O O
911872 561160 911.872 561160 O O
101971 O 101.971 O O O
28671 O 28671 O O O
45.237 53.676 45.237 53.676 O O
11.186 O 11.186 O O O
9895 18.344 9.895 18.344 O O
5.066 12.221 5066 12.221 o O
1.465.791 992.807 1.465.790 992.807 o O
215_928 530929 215.928 530_929 o O
55_075 2.793 55.075 2.793 O O
12729 5.100 n729 5.100 O O
9.862 41075 9.862 41_075 O
36.644 O 36.644 O O
o O O O O
60241 39.689 60.241 39_689 O
O 27.646 O 27.646 O
390.479 647.232 390.479 647.232 O O
16.978 o 16.978 o O O
2.390.823 2.151.578 2.394.510 2.152.280 ·3.688 O
~
DIRECCiÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA DIRECCiÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
CH-Ll 0081 N' 162210C-CH Período: 01-01-2008 al 31-12-2008
Recursos Comprometidos y Saldos Disponibles En USD$
Total Acumulado - Pagos Compromisos Adquiridos J Presupuesto Original Presupuesto Vigente Efectuados al Cierre del
Contratos Firmados 1 (**) Categoría de Inversión ejercicio (*)
BID Aporte
BID Aporte
BID Aporte
BID Aporte local Local local
(1) la) 12' lb) (3) Ic) (4) Id)
Cl Fortalecimiento de la capacidad de gestión de la DNSC 606000 404.000 806.000 404000 521.263 512.241 40.586 11.040
C2. Apoyo a la implementación del Sistema de Alta Dirección Pública 1.440.000 960.000 1.465.790 960.000 1465,790 992.807 o o
C3. Apoyo a la modo y profe. de la gestión de RH de la Admin.Civil del Estado 930,000 620,000 704.210 620.000 390.479 647,232 o O
Evaluaciones de avance y final de programa 24.000 16,000 24.000 16,000 16,978 O O O
TOTAL $3,000,000.00 $2.000,000.00 $3.000,000.00 $2.000,000 00 $2.394.50986 $2.152.279,90 $4058600 $11.040,00
PARI PASS U 60% 40% 60% 40% 53% 47% 79% 21% --- ...
e~ Inversiones al derre del ejercicio anterior debe reflejar lo reportado en el Cuadrode Inversiones Acumuladas, Es todo lo pagado aunque esto no haya sido Justificado al Banco,
f''''') Inversiones pendientes de pagos (a futuro), Si son contratos en moneda nacional, indicar el tipo de Cambio usado:
.,...,,""
SALDO DISPONIBLE PARA TOTAL CONTRATADO
COMPROMETER
BID Aporte BID Aporte Local' Local
(5 o 3'4) lE'" c+d) (21 (5) (b) - (f)
561.849 523.281 244,151 ! 19 2R 1
1.465.790 992.807 O :.12 HOl
390.479 647.232 313.731 L7 :1:12
16,978 O 7.022 16.000
$2.435,095.86 $2.163.31990 $564.90414 $16,000,00
53% 47% 97% 3%1
11
111
DIRECCiÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA DIRECCiÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
CH·L 1008/ N° 162210C·CH
Período: 01-01-08 al 24-10-08
Conciliación del Fondo Rotatorio (FR)
Anticipos de Recursos del BID al Programa:
Saldo del FR al cierre del periodo anterior según el LMS 1:
Mas Anticipos o Reposiciones Procesadas en el LMS durante el periodo:
Sol. # 13 (RRF): Abril 2008
SOl. #_15 (RRF): Diciembre 2008
Menos Justificaciones de Gastos Procesados en el LMS durante el periodo:
Menos Gastos Pendientes de Justificacion al BID al cierre del ejercicio:
Gastos efectuados antes de cierre del ejercicio que NO han sido presentados al Banco
Total gastos efectuados antes de cierre del ejercicio que NO han sido presentados al Banco
Monto
USO 300.000,0000
USO 94.464,0000
USO 221.293,0000
USO 94.464,0000
USO 221.293,0000
USO 62.212,0000
USO 62.212,0000
Total
USO 300.000,0000
USO 94.464,0000
USO 221.293,0000
USO 94.464,0000
USO 221.293,0000
USO 62.212,0000
USO 62.212,0000
IV Saldo que deberia estar disponible en efectivo al Cierre del Ejercicio (IV= 1-11-111) $237.788,0000
V Composición del saldos disponibles (adjuntar cartola. conciliacion o detalle de la diferencia)
Monto Tioo de cambio 1"Q1al
Saldo Fondo Rotatorio $ 0,8016 534,4300 USO 0,0015 8anco:Estado Cta: 902353-4 BID
Saldo Fondo Rotatorio $ 7. 447,5000 USO 17.524,1452 8anco:Estado Cta: 902353-4 BID
Saldo Fondo Rotatorio $ 138.436.474,9400 625,5800 3,0000 Banco:Estado Cta: 902353-4 BID
Total Disponible Fondo Rotatorio $ 146.278.530,7186 USO 238.817,1467 Banco:Estado Cta: 902353-4 BID
Diferencias Identificadas:
a.) Diferencia de tipO de cambio identificados
b) Otros gastos no elegibles pagados con recursos del BID
c.l Otras diferencias' Tipo de Cambio Que se anrastra del 31/12/07.- $1.029.1467
Total Disponible Fondo Rotatorio $237.788,0000
VI Diferencias Neta (VI=IV-V) (Debe ser cero) $0.0000
Fern da eda Jefe isión ~estión Interna (s)
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
ARE A HACIENDA, ECONOMIA y FOMENTO PRODUCTIVO
111. EXAMEN DE ADQUISICIONES Y SOLICITUDES DE DESEMBOLSOS
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA HACIENDA, ECONOMIA y FOMENTO PRODUCTIVO
DICTAMEN DE AUDITORIA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA
SOBRE EXAMEN DE ADQUISICIONES Y SOLICITUDES DE DESEMBOLSOS PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA DIRECCION NACIONAL DEL
SERVICIO CIVIL CONTRATO DE PRESTAMO BID N° 1622/0C-CH
SANTIAGO, - 8 ABRo 2009
Hemos efectuado una auditoría al Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados durante el ejercicio y acumulado al 31 de diciembre de 2008 y al Estado de Inversiones Acumuladas por el año terminado en esa fecha, correspondientes al Programa de Fortalecimiento de la Dirección Nacional del Servicio Civil, ejecutado por la Dirección Nacional del Servicio Civil, financiado con recursos del Contrato de Préstamo N° 1622/0C-CH del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y con aportes del Gobierno de Chile y emitido nuestros correspondientes informes con esta misma fecha.
En relación con nuestra auditoría se examinaron las solicitudes de desembolsos, los procesos de adquisiciones de bienes y la contratación de servicios de consultoría efectuadas por la Dirección Nacional del Servicio Civil, en su calidad de ejecutor, durante el período terminado el 31 de diciembre de 2008. El examen incluyó verificar la razonabilidad de los estados financieros, como también la validez y elegibilidad de los gastos presentados en las rendiciones de desembolsos de dicho período.
Realizamos nuestro examen de acuerdo con normas de auditoría aceptadas por esta Contraloría General, las cuales son compatibles con las Normas Internacionales de Auditoría emitidas por la Federación Internacional de Contadores (IFAC) y de conformidad con los requerimientos en materia de Políticas sobre Auditoría de Proyectos y Entidades (Documento AF-100) Y Guías para la Preparación de Estados Financieros y Requisitos de Auditoría (Documento AF-300) del Banco Interamericano de Desarrollo. Estas normas requieren que planifiquemos y realicemos la auditoría para obtener una seguridad razonable de que el ejecutor ha dado cumplimiento a las estipulaciones del Contrato de Préstamo N° 1622/0C-CH. La auditoría se efectuó sobre la base de pruebas selectivas de las evidencias que respaldan los procesos de adquisiciones de bienes y contratación de servicios que se detallan en las rendiciones de desembolso presentadas y que forman parte del Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados y al Estado de
~,t/lnversiones del Ejercicio Acumuladas del período examinado. r?" . (]Y ~lAG~6
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4
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA HACIENDA, ECONOMIA y FOMENTO PRODUCTIVO
En nuestra opinión, los procesos de adquisiciones de bienes y contratación de servicios se encuentran razonablemente presentados en el Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados y en el Estado de Inversiones Acumuladas y representan gastos válidos y elegibles de
-,.../! L/acuerdo a la normativa aplicable. :-:JI ~
(~.)
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AREA HACIENDA, ECONOMIA y FOMENTO PRODUCTIVO
DlVlSION DE AUOITORIA ADMINISTRATIVA
5
Categoría de Inversión
C1. Fortalecimiento de la capacidad de gestión de la DNSC
P.1. Informatización integral de los procesos de gestión
Equipamiento Informático para Sistema Portal Comunidad de RRHH.
Desarrollo e implementación Sistema Integrado de RRHH
BID EJECUTORrresorería DIFERENCIA .. ."
DIRECCiÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA DIRECCiÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
CH·L 1008 I N° 162210C-CH Período: 01-01-2008 al 31-12-2008
Activos adquiridos con recursos del BID y Aporte Local En USD$
CANTIDAD DESCRIPCiÓN
Adquisición Software Microsoft SQL . Server Entreprise Edition.
Desarrollo e implementación Sistema -Integrado de RRHH
Subtotal C1P1
TOTAL
--------
CONCILlACION DEL PASIVO DEL PRESTAMOS EN UNIDADES DE CUENTAS
UNIDAD CUENTA
VALOR FUENTE en BID A. LOCAL
Moneda Local US$ US$
6.740.778 12.658 2.405
58.000.000 72.277 16.954
64.740.778 84.935 19.359
64.740.778 84.935 19.359
Tasa de Cambio Equiven 1 uso
DETALLE DE LAS INVERSIONES REALIZADAS DURANTE EL PERÍODO 2008
A continuación se describen las principales actividades realizadas en cada uno de los productos
del componente:
COMPONENTE N° 1: "FORTALECIMIENTO DE LA CAPACIDAD DE GESTIÓN DE
LADNSC"
Análisis por productos:
Producto 1: Implantación de Sistemas y Subsistemas informáticos de los principales
procesos de la Dirección Nacional del Servicio Civil
Financiamiento BID: US $ 55.496.
Financiamiento Local: US $ 11.304.-
La principal inversión que se realizó durante el período 2008, fue la contratación de los
servicios encomendados a la empresa System's Asap S.A., para el desarrollo de un sistema
integrado (ERP), altamente parametrizable y orientado a la realidad del sector público, de apoyo
a los procesos administrativos de la División de Gestión Interna de la DNSC.
Producto 2: Diseño e implantación de un Plan Comunicaciones
Financiamiento BID: US $ 8.647.
Financiamiento Local: US $ 1.643.-
Las principales actividades que se realizaron durante el período 2008, fue realizar publicaciones
en las páginas sociales de El Mercurio, sobre Diplomado en Gestión de Personas para el Sector
Público, en la serie de reportajes "Aporte País" sobre Entrega del Premio Anual por Excelencia
Institucional, entre otras.
Estas actividades se encuentran contempladas en el Plan de Comunicaciones.
Producto 3: Diseño e implantación de un Plan de Capacitación y de Desarrollo
Institucional
Financiamiento BID: US $ 8.048.
Financiamiento Local: US $ 0.-
La principal actividad fue la contratación de un Consultor Individual, cuyo objetivo corresponde
a la realización de una auditoría de procesos y generación de procedimientos de la Alta
Dirección Pública.
Producto 5: Realización de estudios de apoyo a la toma de decisión de la DNSC
Financiamiento BID: US $ 20.121.
Financiamiento Local: US $ 0.-
La principal actividad fue la contratación de un Consultor Individual, para desarrollar un estudio
de carácter jurídico en el ámbito del empleo público, de manera que la Dirección Nacional del
Servicio Civil cuente con la información pertinente y oportuna que le permita elaborar
propuestas relativas a la política de personal de la Administración Civil del Estado.
COMPONENTE N° 2: "APOYO A LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE ALTA
DIRECCIÓN PÚBLICA"
Producto 6: Procesos de formación de Altos Directivos Públicos
Financiamiento BID: US $ 0.
Financiamiento Local: US $ 13.006.-
Se canceló parte de los ciclos de seminarios efectuados en conjunto con el equipo del Programa
de Habilidades Directivas del Departamento de Ingeniería industrial de la Universidad de Chile
durante el año 2007, específicamente el desarrollo del Seminario "Potenciando el liderazgo de
los Altos Directivos Públicos".
COMPONENTE N° 3: "APOYO A LA MODERNIZACIÓN Y
PROFESIONALIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DE LA
ADMINISTRACIÓN CIVIL DEL ESTADO"
Producto 1: Diagnóstico de la Unidades de Recursos Humanos de los Servicios Públicos
Financiamiento BID: US $ 111.126.
Financiamiento Local: US $ 353.643.-
Las principales actividades que se realizaron durante el período 2008, fue el termino de la
cancelación de la tercera y cuarta cuota del Programa de Formación en Gestión Estratégica de
Recursos Humanos, para los Jefe(a)s de las Unidades de RRHH, a través de la realización del
Diplomado en Gestión de Personas para el sector Público (DGP).
También se desarrollaron las etapas finales de la actividad "Comunidad en Gestión de personas
para el Sector Público, el cual ha logrado contar con espacio colectivo de trabajo colaborativo y
aprendizaje en red, orientado a los equipos profesioaneles de las Unidades de Recursos
Humanos del Sector Público.
y por ultimo, los días 01 y 02 de diciembre de 2008, se llevo a cabo el "Tercer Encuentro
Nacional de Jefaturas y Encargados de Unidades de Recursos Humanos del Sector Público",
con el objeto de consolidar un espacio de encuentro anual de reflexión y aprendizaje entre
jefaturas y profesionales que se desempeñan en las Unidades de Recursos Humanos que permita
avanzar en la construcción de comunidad en el ámbito de la gestión de personas en el sector
público.
Producto 2: Apoyo a la informatización de las unidades de recursos humanos de Servicios
Públicos
Financiamiento BID: US $ 0.
Financiamiento Local: US $ 2.793.-
La principal actividad que se realizó durante el período 2008 fue la realización de un Seminario
para la presentación de los resultados del Estudio "Diagnóstico del Estado de las Tecnologías de
Información para la Gestión de RRHH en los Servicios Públicos de la Administración Civil del
Estado".
Producto 7: Diagnóstico Sistema de Calificación del desempeño individual y elaboración
propuesta
Financiamiento BID: US $ 40.350.
Financiamiento Local: US $ 39.689.-
La principal actividad que se realizó durante el período 2008, se termino de cancelar la segunda
y tercera cuota sobre el Estudio "Propuesta de modelo y diagnostico del Subsistema de
Desempeño Individual y su Sistema de Calificaciones, en la Administración Pública.
COMPONENTE N° 4: "EVALUACIONES DE A V ANCE y FINAL DEL PROGRAMA"
Financiamiento BID: US $ 9.929.
Financiamiento Local: US $ O
La principal actividad fue la contratación de un Consultor Individual, cuyo objetivo fue la
realización de una evaluación intermedia al Programa de Fortalecimiento de la Dirección
Nacional del Servicio Civil, elaborando recomendaciones que permitan mejorar o perfeccionar
el desempeño del Programa, de forma de garantizar el cumplimiento de los objetivos.
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA HACIENDA, ECONOMIA y FOMENTO PRODUCTIVO
IV. CUMPLIMIENTO DE CLAUSULAS CONTRACTUALES
'. CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA @~"
..... _. DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA " ,,' AREA HACIENDA, ECONOMIA y FOMENTO PRODUCTIVO
DICTAMEN DE AUDITORIA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA
SOBRE CUMPLIMIENTO DE LAS CLAUSULAS CONTRACTUALES PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA DIRECCION NACIONAL DEL
SERVICIO CIVIL CONTRATO DE PRESTAMO N° 1622/0C-CH
SANTIAGO, ~ 8 ABR, 2009
Hemos efectuado una auditoría al Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados durante el ejercicio y acumulado al 31 de diciembre de 2008 y al Estado de Inversiones Acumuladas por el año terminado en esa fecha, correspondientes al Programa de Fortalecimiento de la Dirección Nacional del Servicio Civil, ejecutado por la Dirección Nacional del Servicio Civil , financiado con recursos del contrato de préstamo N° 1622/0C-CH del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y con aportes del Gobierno de Chile, y emitido nuestros correspondientes informes con esta misma fecha.
En relación con nuestra auditoría examinamos el cumplimiento de las cláusulas y artículos de carácter contable y financiero establecidos en las estipulaciones especiales y normas generales del Contrato de Préstamo N° 1622/0C-CH, y el cumplimiento de lo establecido en el Reglamento Operativo del Programa de Fortalecimiento de la Dirección Nacional del Servicio Civil y las estipulaciones especiales descritas en los anexos complementarios al Contrato de Préstamo.
Realizamos nuestro examen de acuerdo con las normas de auditoría aceptadas por esta Contraloría General, las cuales son compatibles con las Normas Internacionales de Auditoría emitidas por la Federación Internacional de Contadores (lFAC), y de conformidad con los requerimientos en materia de Políticas sobre Auditoría de Proyectos y Entidades (Documento AF-100) Y Guías para la Preparación de Estados Financieros y Requisitos de Auditoría (Documento AF-300) del Banco Interamericano de Desarrollo. Estas normas requieren que planifiquemos y realicemos la auditoría para obtener una seguridad razonable de que el Ministerio y/o Servicio ha dado cumplimiento a las cláusulas pertinentes del Contrato de Préstamo, a las leyes, a las regulaciones aplicables y a las disposiciones contenidas en el Reglamento Operativo del Programa. Un examen de esta naturaleza comprende el análisis sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias que respaldan las cifras y los datos informativos contenidos en los Estados Financieros. Consideramos que nuestra auditoría proporciona una base razonable para emitir el
. ¡,.~spectivo dictamen . . /v/~
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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA 1)',
"el< -- .ij~ DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA , AREA HACIENDA, ECONOMIA y FOMENTO PRODUCTIVO
En nuestra OplnlOn, de acuerdo con lo establecido en el anexo N° 1, durante el año terminado el31 de diciembre de 2008, la Dirección Nacional del Servicio Civil cumplió en todos sus aspectos sustanciales, con las cláusulas de carácter contable y financiero del Contrato de Préstamo, las leyes y
,.w/foegulaciones aplicables, y el Reglamento Operativo del Programa. (V'
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JEFE (8) MEA HACIENDA. ECONOMIA y
FOMENTO PRODUCTIVO DMSIQN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
7
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA HACIENDA, ECONOMIA y FOMENTO PRODUCTIVO
ANEXO N° 1
SOBRE CUMPLIMIENTO DE LAS CLAUSULAS CONTRACTUALES PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA DIRECCION NACIONAL DEL
SERVICIO CIVIL CONTRATO DE PRESTAMO No 1622/0C-CH
ESTIPULACIONES ESPECIALES
CLAUSULA 3.05 (b), Capítulo 111: Informe Semestral del Fondo Rotatorio 2008 (1)
El Banco mediante carta CSC/CCH/160412008, del 10 de noviembre de 2008, comunicó la aprobación del Informe Semestral del Fondo Rotatorio. Sin embargo, el BID menciona que en base a la revisión de la citada documentación, observó que la diferencia que se señala al 31 de diciembre de 2007 por US$ 1.029,45 no coincide con lo señalado en los Estados Financieros del ejercicio 2007, la cual asciende a US$ 1.639,00.-.
CLAUSULA 4.05, Capítulo IV: Cláusula Especial de Ejecución
El Banco mediante carta CSC/CCH-2300/2008, del 18 de diciembre de 2008, comunicó a la Dirección Nacional de Servicio Civil la no objeción al Plan Operativo Anual y del Plan de Adquisiciones para el 2009. No obstante lo anterior, para el Plan de Adquisiciones, manifiesta la preferencia de utilizar un método competitivo para el proceso de selección de la consultoría" Evaluación Final del Programa ", basado en la comparación de calificaciones de los consultores.
CLAUSULA 4.06, Capítulo IV: Informes de Ejecución
El Banco mediante carta CSC/CCH-181/2008, del 20 de octubre de 2008, comunicó a la Dirección Nacional la no objeción al Informe de Progreso del Primer Semestre de 2008.
El Banco mediante carta CCH-627-ICS-C/2008, del 12 de mayo de 2008, comunicó a la Dirección Nacional la no objeción al Informe Semestral de
;P' Progreso Segundo Semestre 2007. Ir:)"
~
8
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA HACIENDA, ECONOMIA y FOMENTO PRODUCTIVO
CLAUSULA 4.07, Capítulo IV: Evaluaciones de Avance y Final del Programa
El Banco mediante carta CSC/CCH-1358/2008, del 11 de agosto de 2008, comunicó a la Dirección Nacional la no objeción a los Términos de Referencia de la Evaluación de Avance correspondiente al período septiembre de 2006/agosto 2007.
NORMAS GENERALES
CLAUSULA 6.04 (b): Demostración de Disponibilidad de Aporte Local- Ejercicio 2008
De acuerdo con políticas y procedimientos del Banco, para la demostración de la disponibilidad del Aporte Local del Ejercicio 2008, la DNSC recibió la autorización del BID en carta CCH-279-ES2/2008, de 28 de febrero de 2008, haciendo mención a evidencia documental de recursos de contrapartida local y, que el BID no tiene observaciones que formular sobre la misma.
CLAUSULA 7.01- Capítulo VII: Control Interno y Registros
La Dirección Nacional del Servicio Civil cuenta con un sistema contable (SIGFE) para el registro de las operaciones financiero contables y contempló a contar del año 2006 funcionalidades para llevar en forma separada el Programa de "Fortalecimiento de la División del Servicio Civil", crédito BID 1622/0C-CH., sin embargo, para preparar las rendiciones al BID y elaborar los Estados Financieros al 31 de diciembre de 2007, se lleva en forma extra contable, en una planilla Excel, los ingresos y gastos efectuados. La razón de tal práctica se debe a que el sistema contable SIGFE no entrega información separada de estos ingresos y gastos.
CLAUSULA 7.03 ( a) ( iii ) Estados Financieros Auditados 2007.
De acuerdo con la política y procedimiento del Banco, en relación a los Estados Financieros Auditados al 31 de diciembre de 2007 por la Contraloría General de la República, la oNSC recibió del BID, la carta CCH-771-FIN-C/2008, con fecha 27 de mayo de 2008. En dicha carta, el Banco da por cumplido el requisito contractual de la presentación de los Estados Financieros auditados por la Contraloría General de la República, para el ejercicio 2007.
9
N°, De Cláusula
cLÁUSULAS DURANTE EL PERíODO DE EJECUCiÓN
Segunda Parte
Segunda Parte
Segunda Parte
Segunda Parte
Segunda Parte
Segunda Parte
Segunda Parte
Segunda Parte
cLÁUSULAS MAS ALLÁ. DEL PERíODO DE EJECUCiÓN:
Nota .. Carta de Prórroga CCH-1972-ES2-C/2007.
Nota 2. Carta de Prórroga CCH-1839-ES2-C/2007
DIRECCiÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA DIRECCiÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
CH-L 1008 I N° 162210C-CH Periodo: 01-01-2008 al 31-12-2008
Revisión del Cumplimiento de Cláusulas Contractuales
N°, De Art, Fecha de
Relacionado a la Descripción del Requisito Contractual Vencimiento
Cláusula
4.05 Plan Operativo Anual 2009 15-12-08
3.05 (b) Informe Semestral del Fondo Rotatorio 2008 (1) 31-08-08
4.06 Informe semestral de Progreso 2007 (2) 31-03-08
4.06 Informe semestral de Prog reso 2008 (1) 30-09-08
4.07 Informe Evaluación Avance SEP06/AG007 30-06-08
6.04 (b) Recursos Disponibles 2008 (Aporte Local) 28-02-08
7.03 (a) (iii) Estados Financieros Auditados 2007 30-04-08
7.01 Controles Internos 2007 30-04-08
(*) AF-300 requiere que el auditor revise las bases de cálculos. documentación u otra información utilizada para dar cumplimiento a la cláusula. Nota: Se solicita incluir revisión de todas las cláusulas contractuales.
Observaciones del Fecha de Cumplimiento
auditor"
Carta BID CCH-2300 del 18-12-2008
Carta BID CCH-1604 del 10-11-08
Carta BID CCH-627 del 12-05-2008
Carta BID CCH-1817 del 20-10-08
Carta BID CCH-1358 del 11-08-2008
Carta BID CCH-279 del 28-02-2008
Carta BID CCH-771 del 27-05-2008
Carta BID CCH-771 del 27-05-2008
Recomendaciones de Controllnlerno
Observaciones
Auditarla de los Estados Financieros al 31 de Diciembre de 2007 por la CGR: Dictamen de Auditorla sobre el Estado de electivo recibido y Desembolsos efectuados y Estado de Inversiones Acumuladas
1.- Los Estados Financieros. presentan razonablemente en todos sus significativos. el efectivo recibido, los desembolsos efectuados al 31112107. como también las inversiones acumuladas en el afto terminado en
2.- Los Estados Financieros fueron presentados de acuerdo al métedo de efectivo, el cual es una base contable diferente a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Dictamen de Auditorta sobre Información Financiera Complementarta
1.- La información compiementaria, esta razonablemente presentada en tedas los aspectos importantes ralacionados con los estados financieros básicos tomados en conjunto,
Dictamen de Audltorta sobre examen de adquisiciones y solicitudes de desembolsos:
1.- Los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios se encuentran razonablemente presentados en el Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados y del Estado de Inversiones Acumuladas y representan gastos válidos y eiegibles de acuerdo a la normativa aplicable.
Dictamen de Audltorta sobre cumplimiento de las Ch\usulas Contractuales
1.- El cumplimiento de cléusulas contractuales de carácter contable y financiero del Programa, a excepción de la cláusula 7.01, sobre control intemo y registros, no se tuvo conocimiento de hechos o eventos que impliquen el incumplimiento por parte del Ejecutor de tales cláusulas y disposiciones.
Informe sobre evaluación al Sistema de Conlrollntemo del Programa BID
Estado de Implementación
R. ClAusula 7.01- capitulo VII: ControIlntemo y Registros. la DNSC cuenta con un sIStema contable (SIGFE) para el registro de las operaciones financiero contable del Programa BID, sin embargo, para preparar rendiciones al BID y elaborar los Estados Financieros, la lriformación se lleva en forma extra contable, para los ingresos y gastos efectuados. No obstante la situación anterior, la eJE!cuCl6n del Programa BID, es reflejada y validada por los reportes que entrega el sistema contable SIGFE
1.- Sistema Contable: La Dirección Nacional dei Servicio Civil continúa elaborando las rendiciones e informes semestrales al extracontable que maneja en planilla ""ce!, ya que el SIGFE no contempla el formato que requiere el BID. No obs~
con ·nformació IR. Al respecto, e informes semestrales al BID, se desarrollan en los formatos exigidos por el Banco, los que n I la e'':;''ción del se pueden emanar del Sin todas los informes son realizados en base a la infonmación rellistrada en el SIGFE. en su área transaccional
J exclUSIVa Implementada desde el para el desanrollo del Programa BID, lo que asegura la confiabllldad, exactitud e Integndad de los Informes enviados al Banco
mismo se refleja directamente en el SIGFE, más el control de las operaciones devengadas y pagadas y sin aplicar.
los componentes habilitados para el Programa de Fortalecimiento de la Dirección Nacional del Servicio presupuesto asignado por el BID.
3.- Contabilización: Contabilizar los hechos económicos y cumplir con el Instructivo Presidencial contenido en el Oficio Circular N° 23, de 2006. del Ministerio de Hacienda, respecto de los plazos de pago a los proveedores.
4,· Inventario de Bienes Muebles: Inventariar oportunamente los bienes adquiridos con recursos del Programa.
5.· Realizar auditorías internas al Programa de ForíaleClmiento de la DNSC, con el Objeto de evitar debilidades de control intemo.
R. Al respecto. se senala que dado que es posible realizar cambios en la asignación onginal de recursos a nivel de componentes, previa aU1orizació" de la Dirección de Presupuesto, DtPRES, y estando informado el BID de dicha solicitud, con fecha 22 de enero de 2008. mediante Qf. Ord. N° 66, se solicito una transferencia entre el componente 3 • Apoyo a la modernización y profesionalización de la gestión de recursos humanos de la Administraci6n Civil dal Estado" al componente 2 "Apoyo a la implementación del Sistema de Alta Dirección Pública". dado que durante el ano 2007, hubo una sobre ejacuciónda gastos correspondiente a publicaciones de Concursos de Alta Dirección Pública, sumado a las variaciones de tipo de cambio en las reposiciones de fondos rotatorios. Con fecha 28 de abril, mediante carta QQ"()36, la Dirección de Presupuesto, en conformidad a la petición planteada por la Dirección Nadonal, soIici1a al BID modificar la distribución vigente de recursos del préstamo. Durante el transcurso del año 2008, se realizarán de ser necesanas, oportunamente las solicitudes de ajustes entre componentes, enmarcad()s en Ic>s Ir<¡$ millones de dólares que contempla en Programa. por concepto da endeudamiento.
R. La Dirección Nacional del Servicio Civil, madiante Resolución Exenta N° 238, de fecha 11 de junio de 2007, elaboró y difundiÓ procedimiento asegurar el correcto y oportuno pago de acuerdo al Mandato Presidencial correspondiente, por lo tanlo a partír del segundo semestre del año el Departamento de Administración y Finanzas implementó un estricto control para dar cumplimiento a lo establecido en dicho manual. Cabe hacer presente, que se presentaron algunss dificultades con la definición del momento inicial para el pago en 30 dias. ya que algunos proveedores facturallan antes de estar finalizado los servicios. o en otros casos, se hacian observaciones posteriores a los informes entregados por los proveedores lo que
Mencionamos, que nuestre Institución, considera la fecha de la factura con recepción corifonme para
el informe, corresponden al prímer semestre año 2007. donde recién se estaba implementando el procedimiento y control para el pago proveedores dentro de los 30 dias.
R. Al respecto, se señala que a la fecha todos los bienes adquiridos con recursos del Programa BID, se encuentran i"ventariados.
R. Al respecto. se sena la que a la fecha todos los bienes adquiridos con recursos del Programa BID, se encuentran inventariados
Recomendaciones de Control Interno
Observaciones
Auditoña de los Estados Financieros al 31 de Diciembre de 2007 por la CGR: Informe sobre evaluación al Sistema de Controllntemo del Programa BID
6.- Realizar auditorias internas al Programa de Fortalecimienlo de la DNSC, con el objeto de evitar debilidades de control interno.
Auditoña Intermedia a las transacciones comprendidas entre el 01 de enero y 30 de septiembre de 2008 Infonne sobre procedimientos con las operaciones, actividades y procesos relativos a los desembolsos efectuados
1.- Elaborar las rendiciones y los estados financieros al BID, con la información emanada de los registros contables oficiales del Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado, SIGFE, del Servicio, con el objeto de asegurar la confiabilidad e integridad de los reportes enviados al Banco, evitando con ello incurrir en errores, duplicidades u omisiones en sus Informes Financieros.
2.- Prever las situaciones de Caja, con el objeto de evitar el traspaso de dineros para propósitos distintos a los cuales están destinados, como son exclusivamente los gastos generados en el desarrollo del Programa de Fortalecimiento de la Entidad.
Estado de Implementación
R. Se instruirá a la Unidad de Auditoria de la ONSC realizar auditorias al Programa de Fortalecimiento de la Dirección Nacional del Servicio Civil.
R. Los informes son realizados en base a la información registrada en el SIGFE, en su área transaccional exclusiva implementada desde el año 2006 para el desarrollo del Programa BID, lo que asegura la confiabilidad, exactitud e integridad de los informes enviados al Banco.
R. Nuestro Servicio planifica oportunamente el Programa de caja de cada mes, y no tiene como política traspasar fondos de los programas para financiamiento Institucional. La situación observada fue un hecho puntual y obedeció a la contingencia del no envió de los recursos de aporte fiscal por parte de DIPRES, correspondiente al mes de agosto. Por ello a sugerencia de la Analista de DIPRES, nos vimos en la obligación de utilizar parte de los recursos locales que se habían puesto a disposición en la cuenta corriente del Programa BID. Cabe hacer presente, que los recursos fueron reintegrados en el mes de octubre.
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA HACIENDA, ECONOMIA y FOMENTO PRODUCTIVO
V. INFORME DE CONTROL INTERNO
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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA '~-"'c47· DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
·c • AREA HACIENDA, ECONOMIA y FOMENTO PRODUCTIVO
Informe sobre evaluación al sistema de control interno del Programa de Fortalecimiento de la Dirección Nacional del Servicio Civil, Contrato de Préstamo N° 1622/0C CH, del Banco Interamericano de Desarrollo, BID.
SANTIAGO, - 8 ABR, 2009
En cumplimiento del Plan Anual de Fiscalización de esta Contraloría General, se efectuó una evaluación al sistema de control interno del Programa de Fortalecimiento de la Dirección Nacional del Servicio Civil, ejecutado por la Dirección Nacional del Servicio Civil, financiado con recursos del Contrato de Préstamo N° 1622/0C-CH, del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y con aportes del Gobierno de Chile, por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2008.
OBJETIVO
La auditoría tuvo por finalidad examinar los recursos entregados por el Banco Interamericano de Desarrollo a la Dirección Nacional del Servicio Civil para la ejecución del Programa de Fortalecimiento de la Dirección Nacional del Servicio Civil, verificando el cumplimiento de los objetivos establecidos en el contrato de préstamo N° 1622/0C-CH, en el reglamento operativo del programa y en los anexos complementarios del contrato.
METODOLOGIA
El examen se efectuó de acuerdo con las normas de auditoría aceptadas por este Organismo de Control, las cuales son compatibles con las Normas Internacionales de Auditoría emitidas por la Federación Internacional de Contadores (lFAC), y de conformidad con los requerimientos en materia de Políticas sobre Auditoría de Proyectos y Entidades (Documento AF-100) y Guías para la Preparación de Estados Financieros y Requisitos de Auditoría (Documento AF-300) del Banco Interamericano de Desarrollo, e incluyó comprobaciones selectivas de los registros contables y la aplicación de otros procedimientos de auditoría en la medida que se consideraron necesarios en las circunstancias.
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Estas normas requieren que planifiquemos y realicemos la auditoría para obtener una seguridad razonable de que los estados financieros están exentos de errores significativos.
La evaluación del sistema de control interno abarcó solo aquellos procedimientos relacionados con las operaciones, actividades y procesos relativos a los desembolsos, adquisiciones e inversiones efectuadas de conformidad con los términos del Contrato de Préstamo N° 1622/0C-CH del Banco Interamericano de Desarrollo.
UNIVERSO Y MUESTRA EXAMINADA
a) INGRESOS
INGRESOS POR ENDEUDAMIENTO
La Dirección Nacional del Servicio Civil, percibió por concepto de Aporte BID, la suma de $ 180.709.115.-, equivalente a US$ 315.757.-, examinándose el 100 % de dicha cifra.
INGRESOS POR INTERMEDIACION DE FONDOS Y APORTE LOCAL
El Servicio percibió por concepto de Intermediación Financiera, la suma de $ 40.026.775.- equivalente a US$ 83.382,05. Dichos fondos están destinados a cancelar intereses y comisiones, los que se registran en cuentas presupuestarias de la entidad, pero son pagadas directamente por la Tesorería General de la República al BID. El Aporte Local ascendió a la suma de $ 48.774.126.- equivalente a US$ 57.771.- , por lo que el total de Ingresos de Origen Nacional fue de $ 88.800.901.- equivalentes a US$ 141.153.- Se examinó el 100% de dicha cifra.
b) GASTOS
Se examinó el 100% de los gastos incurridos en el año 2008, los que ascendieron a $ 318.363.756.-, equivalentes a US$ 679.795.De este total, se encuentra pendiente de rendición al BID la suma de $ 136.974.172-, equivalente a US$ 305.957.-, tal como se muestra en el siguiente cuadro.
Detalle Aporte BID $ I Aporte Local Total Aporte BID Aporte Local Total $ $ US$ US$ US$
Gastos Año 2008 124.277.165 194.086.591 318.363.756 257.717 422.078 679.795
Fondos 27.110.106 109.864.066 136.974.172 62.210 243.747 305.957 pendientes de
justificar al BID al 1;, 31/12/08
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El resultado de la evaluación realizada se expone a continuación.
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1.- ANTECEDENTES GENERALES DEL PROGRAMA
1.- Descripción del Programa
A la Dirección Nacional del Servicio Civil le corresponde, entre otras funciones, la elaboración de un programa de fortalecimiento institucional, profundizando en la modernización de la gestión del empleo público en Chile.
El Contrato de Préstamo N° 1622/0C-CH, " Programa de Fortalecimiento de la Dirección Nacional del Servicio Civil" fue suscrito entre la República de Chile y el BID, con fecha 5 de agosto de 2005, cuyo monto asciende a US$ 5.260.000.-. El financiamiento del BID asciende a US$ 3.000.000.- y el aporte local se estima en US$ 2.000.000.- más US$ 260.000.- en intereses y comisiones del crédito.
Con fecha 21 de abril de 2008, el Servicio ofició al Director de Presupuestos, con el objeto de solicitar un aplazamiento del Programa, el que debió concluir el 22 de septiembre de 2008. La prórroga solicitada, para el 22 de junio de 2009, permitirá optimizar la ejecución del Componente N° 3, referido al apoyo a la modernización y profesionalización de la gestión de recursos humanos, de la Administración Civil del Estado.
El Director de Presupuestos, con fecha 19 de junio de 2008, ofició al representante del BID, solicitando acoger la extensión del plazo para realizar el último desembolso de recursos del Programa de Fortalecimiento de la Dirección Nacional del Servicio Civil, hasta el 22 de junio de 2009.
Mediante Carta CSC/CCH 1127/2008, del BID, dirigida al Director de Presupuestos se deja constancia de la aceptación del aplazamiento solicitado, dejándose establecido, además, la modificación de las fechas del Plan Operativo Anual 2009, de las Evaluaciones Finales del Programa y de los Estados Financieros Auditados 2009.
11.- CUMPLIMIENTO PLAN OPERATIVO ANUAL (POA)
El Banco mediante carta CCH - 2033 - ES2 - C 2007, del 10 de enero de 2008, comunicó a la Dirección Nacional del Servicio Civil la no objeción al Plan Operativo Anual 2008.
Respecto al cumplimiento del Plan Operativo Anual (POA) del año 2008, no se llevaron a efecto las actividades específicas de: a) Sistema de buenas prácticas en Gestión de Recursos Humanos. b) Evaluación del Impacto, atendida la prórroga en la ejecución del Programa para este año, autorizada previamente por el BID.
111. EXAMEN DE INGRESOS Y GASTOS
En el examen realizado con motivo de la presente auditoría, se determinaron las siguientes observaciones en las materias que
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1.- Ejecución Presupuestaria
Se determinó que los ingresos presupuestados, con sus respectivas modificaciones del aporte BID, alcanzaron a $ 478.386.000.-, de los cuales se percibieron $ 180.709.115.-, lo que equivale al 38% de lo presupuestado. Lo anteriormente señalado, tiene su justificación a que durante el año 2008, el término del Programa de Fortalecimiento de la Dirección Nacional del Servicio Civil fue aplazado para el año en curso.
Programa de Modificación Aporte Efectivo % efectivo Fortalecimiento L Presupuesto Total Aporte BID del BID año del DNSC Ley de Saldo Inicial de 2008 presupuesto Presupuesto Caja $ recibido del
$ $ $ BID
388.539.000 89.847.000 478.386.000 180.709.115 38%
Se determinó que los recursos invertidos en el año 2008, en aporte BID y aporte local, ascendieron a $ 124.277.165.- Y $ 194.086.591.- respectivamente, lo que da un total acumulado al 31 de diciembre de 2008 de $ 1.256.215.346.-, Y $ 1.122.245.270.-, respectivamente.
2.- Sistema y Registro Contable
La Dirección Nacional del Servicio Civil DNSC continúa elaborando las rendiciones e informes semestrales al BID, con información extracontable que maneja en planillas Excel, ya que el SIGFE no contempla el formato que requiere el Banco, lo que provoca errores.
En efecto, se constató que la DNSC, pagó la suma de $ 19.719.999.-, a la empresa Systems Asap S.A, por concepto de desarrollo de Sistemas Informáticos, según consta en factura N° 451, Egreso N° 30, de 30 de diciembre de 2008, para lo cual aplicó un tipo de cambio de $ 497 en la rendición N° 12 al BID, en lugar de $ 447,5, originando una diferencia a favor de la DNSC de US$ 3.688 , no rendida al Banco.
Lo anteriormente señalado, grafica la vulnerabilidad de las planillas de cálculo utilizadas por el Servicio.
3.- Estados Financieros
Los Estados Financieros elaborados por la DNSC presentan razonablemente la situación financiera al 31 de diciembre de 2008, sin embargo, corresponde efectuar las siguientes precisiones.
En el Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados durante el Ejercicio y Acumulado, se traspasó la cifra de $ 1.221.872.269.- en lugar de $ 1.209.820.617.- que correspondían al aporte BID del año 2007, produciéndose una diferencia de $ 12.051.652. Asimismo, en el acumulado al cierre del ejercicio 2008, se traspasó la cifra de $ 1.402.406.370.- en lugar de los $ 1.390.529.732, produciéndose una diferencia de $ 11.876.638. No
(!!Y' obstante lo anterior, los saldos fi aei~n correctamente presentados.
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En el Informe de Reconciliación de los Registros BID - Ejecutor por Categorías de Inversión, se omitió el egreso N° 27, de 24 de diciembre de 2008, del proveedor Paula Andrea Kohler Correa, factura N o 399, por la suma de $ 3.371.270.-, equivalente a US$ 5.073 del aporte local. Lo anteriormente señalado está pendiente de justificar al BID.
En el Informe de Activos Adquiridos con Recursos del BID y Aporte Local, se estableció una diferencia de $ 32.480.002.-, de más, por la adquisición de un software de desarrollo e implementación de un sistema integrado de recursos humanos, al registrarse el valor total del mismo, esto es $ 58.000.000.-, en circunstancias que sólo correspondió considerar el valor efectivamente pagado, ascendente a $ 25.519.998.-, según consta en la documentación de respaldo, del proveedor Systems Asap S.A.
4.- Movimiento de Fondos
Se realizaron las reconciliaciones bancarias de los recursos del préstamo BID 1622/0C-CH, no determinándose diferencias que mencionar.
En lo referente al Fondo Rotatorio, éste presenta un saldo de US$ 238.817.-, equivalente a $ 146.278.531.-, debiendo registrarse US$ 237.788.- La diferencia de US$ 1.029.- , se debe a fluctuaciones de cambio de arrastre al 31 de diciembre de 2007.
5.- Honorarios
En relación con los contratos a honorarios cursados en el transcurso del año 2008, se solicitó a la Dirección los informes de los trabajos realizados por los profesionales respectivos. Sobre el particular, corresponde mencionar que los mismos cumplen con lo estipulado en los contratos, no derivándose observaciones.
6.- Consultoría
Se examinó la documentación de respaldo de dichos contratos y los respectivos informes elaborados por las firmas consultoras. Al respecto, es dable señalar que estos cumplen con lo estipulado en dichos convenios.
7.- Adquisiciones
Las adquisiciones que realiza la DNSC se efectúan a través de tres procedimientos aceptados por el BID, según el GN 2220, Políticas y Procedimientos para la Adquisición de Servicios de Consultorías, y son:
a) Licitación Pública Nacional o Internacional realizada a través del portal Chile Compra, consignado en el punto B 12.01, del GN 2220.
b) Proceso competitivo de competencias, en la cual la DNSC, solicita que entre 3 a 6 oferentes, le preparen una propuesta por consultoría.
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Respecto a las adquisiciones efectuadas durante el año 2008, éstas se circunscribieron a los procedimientos establecidos por el BID.
CONCLUSIONES
En mérito de lo expuesto en el presente informe, el Servicio deberá implementar procedimientos tendientes a optimizar el sistema de control interno del Programa de Fortalecimiento de la Dirección Nacional del Servicio Civil, considerando las siguientes medidas:
1. Realizar gestiones tendientes a elaborar las rendiciones y los estados financieros al BID, con la información emanada de los registros contables oficiales del Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado, SIGFE, del Servicio, con el objeto de asegurar la confiabilidad e integridad de los reportes enviados al Banco, evitando con ello incurrir en errores, duplicidades u omisiones en sus Informes Financieros, como ha ocurrido.
2. Impartir las instrucciones que correspondan, con el objeto de aplicar en forma correcta los tipos de cambio, evitando
~ las diferencias en la convemi6n a dÓlar:Sa~:::t::::e:~~U::O,s por la DNSC.
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, . CtU¿~4 , Por rd ñ-éferContralorGeneral
Subjefe Subrogante División de Auditoría Administrativa
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INFORME DE SEGUIMIENTO DEL INFORME FINAL N° 257, DE 2008, SOBRE AUDITORIA INTERMEDIA AL PRESTAMO BID 1622, EN LA DIRECCION NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL.
SANTIAGO, .... 8 ABR, l009
En cumplimiento del plan anual de fiscalización de esta Contraloría General, se ha efectuado en la Dirección Nacional del Servicio Civil, un seguimiento respecto de la efectividad de las medidas adoptadas por ese Servicio, en relación con las observaciones formuladas en el Informe N° 257, de 2008, remitido por Oficio N° 60.753, de 2008, sobre Auditoría Intermedia, al 30 de septiembre de 2008, al préstamo BID 1622/0C-CH, "Programa de Fortalecimiento".
Para el desarrollo del trabajo, se tuvo presente el citado Informe de fiscalización.
OBSERVACIONES
El Informe N° 257, de 2008, observó la elaboración de las rendiciones y los Estados Financieros al BID teniendo como antecedentes registros confeccionados en planillas Excel, lo que restaba confiabilidad e integridad a los reportes enviados al Banco, incurriéndose en errores, duplicidades y omisiones. Asimismo, se objetó la utilización de recursos del Programa, para financiar gastos operacionales del Servicio, al atrasarse las remesas de la Dirección de Presupuestos, relacionadas con la ejecución del Presupuesto Institucional.
A LA SEÑORA ROSSANAPEREZFUENTES DIRECTORA NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL PRESENTE
(Ol?C/JORS/R~?~mvrs. . /~\j\GAD
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í-::z' DIVISION DE t=< l\ Ü AUDiTO t-\':1 ~!Nl~ JIVA o ,,?-,.. •. c:: \:~ ¡,; ;.,;.'y
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ANALlSIS
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En relación a la observación formulada por esta Contraloría General en la Auditoría intermedia al 30 de septiembre de 2008, referente a elaborar las rendiciones y los Estados Financieros al BID, con la información emanada de los registros contables oficiales del Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado, SIGFE, del Servicio, con el objeto de asegurar la confiabilidad e integridad de los reportes enviados al Banco, evitando con ello incurrir en errores, duplicidades u omisiones en sus Informes Financieros, cabe señalar que la situación antes descrita persiste en la actualidad, continuando la elaboración de los referidos Estados Financieros solicitados por el BID, en base a registros contenidos en planillas Excel, persistiendo por ende, la vulnerabilidad en el manejo de la información financiera.
Con respecto a la observación formulada en el sentido de prever situaciones de caja, con el objeto de evitar el traspaso de dineros para propósitos distintos a los cuales están destinados, la DNSC ha subsanado esta situación, restituyendo los dineros girados a la cuenta corriente bancaria del programa, lo que se materializó en el transcurso del mes de octubre de 2008.
CONCLUSIONES
En mérito de lo expuesto, cabe señalar que las observaciones contenidas en el Informe final N° 257, de 2008, de esta Contraloría General, han sido subsanadas parcialmente por el Servicio, de acuerdo con las verificaciones efectuadas en esta oportunidad.
Por lo anterior, es pertinente que la ONSC adopte las acciones tendientes a asegurar la confiabilidad e integridad de los reportes enviados al Banco, evitando con ello incurrir en errores, duplicidades u omisiones en sus Informes Financieros, como ha ocurrido.
Saluda atentamente a Ud.,
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