PESTAÑA 1: INSTITUCIONAL, CATEGORÍA 1
CACFP Materiales de solicitud
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema de Registro de documentación página 8
Incluye:» Todos los documentos utilizados para los materiales de
renovación de solicitud anual necesarios para mantener su acuerdo permanente con el organismo directivo estatal del CACFP
» Documentos para “agregar un sitio” que son necesarios cuando se agrega un nuevo lugar o sitio a un programa existente
PESTAÑA 2: INSTITUCIONAL, CATEGORÍA 1
Plan de gestión
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema de Registro de documentación página 8
Incluye:» Su plan de gestión escrito
Elplandegestión,quedescribecómosedirigesuCACFPparaasegurarelcumplimientoconlosreglamentosypolíticas.Puedeserunformulariosuministradoporsuorganismoestataloundocumentoqueustedmismocree.
PESTAÑA 3: INSTITUCIONAL CATEGORÍA 1
PresupuestoCACFP
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema de Registro de documentación página 10
Incluye:» Su presupuesto CACFP y gastos
e ingresos previstos
Supresupuestodebetenerencuenta:
• IngresosprevistosatravésdelosmontosdereembolsodelCACFPyotrosflujosdeingreso
• Gastosproyectadosquecumplanlasnormasderacionalidad,necesidadyprestaciónenvirtuddelasnormasdelosreglamentosdelaInstrucciónFNS796.2Rev.3ylaspolíticasdesuorganismoestataldirigente
PESTAÑA 4: INSTITUCIONAL, CATEGORÍA 1
Normas de adquisición y Contratos de proveedores de alimentos
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema de Registro de documentación página 10
Incluye:» Sus pautas y/o políticas para la obtención de alimentos,
suministros, equipos y otros artículos y servicios
» Normas de conducta para funcionarios, empleados o representantes que participan en la adjudicación y administración de contratos
» Procedimientos de revisión y determinación de adjudicación de compras por parte de funcionarios de su programa para evitar la duplicación o la adjudicación innecesaria de contratos
» Medidas de acción afirmativa para garantizar que cuando sea posible se utilicen empresas pequeñas y minoritarias
» Procedimientos de selección que maximizan la competencia abierta y libre en el ambiente empresarial
PESTAÑA 5: INSTITUCIONAL, CATEGORÍA 1
AcuerdoCACFP
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema de Registro de documentación página 11
Incluye:» Su contrato de servicio de alimentos o acuerdo permanente
con el organismo estatal del CACFP
AsegúresedequehayasidofirmadoporeldirectordelorganismodirectivoestataldelCACFPyporeldirectordesuprogramaHeadStartoEarlyHeadStart.
PESTAÑA 6: INSTITUCIONAL, CATEGORÍA 1
Derechos civiles Documentación
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema de Registro de documentación página 12
Incluye:» Documentación de capacitación en derechos civiles
PESTAÑA 7: INSTITUCIONAL, CATEGORÍA 1
Tabla de composición Racial y Étnica Incluye:
» Los datos demográficos de los lugares de sus centros o la comunidad que los rodea
Puedeencontrarestainformaciónutilizandolossiguientesrecursos:
• Censodelgobierno
• DatosracialesyétnicosproporcionadosporsuDepartamentodeEducaciónestatal
• Datosdematrículaobtenidosdelospadres
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema de Registro de documentación página 12
PESTAÑA 8: INSTITUCIONAL, CATEGORÍA 1
Capacitación Obligatoria del organismo estatalIncluye:
» Sus certificados u otra prueba de asistencia a capacitaciones obligatorias realizadas por su organismo estatal del CACFP
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema de Registro de documentación página 12
PESTAÑA 1: AUDITORÍA Y REVISIÓN, CATEGORÍA 2
Formularios de matrícula del CACFP
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 13
Incluyen:» Información requerida anualmente sobre la matrícula en el
CACFP para cada niño participante. Esto puede incluir:
» Formulario de matrícula proporcionado por su organismo estatal
» Declaraciones IES, si fuera necesario
SuprogramapodríaestaralimentandoaniñosquenoestánenHeadStartoEarlyHeadStart.UstedtendráqueobtenerlaIESactual(declaraciónsobreelegibilidaddeingresos)dedichasfamilias.LuegodeberánevaluarselasIES,ysedeberáclasificaradecuadamenteadichosniñosparaelreclamomensual.
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 13
PESTAÑA 2: AUDITORÍA Y REVISIÓN, CATEGORÍA 2
Guía de políticas y procedimientos de HS/EHSIncluye:
» La Guía TABLE, que explica su sistema de registro de documentación
» Políticas o procedimientos escritos exclusivos para el funcionamiento de su CACFP
» Controles internos utilizados para garantizar la integridad del programa
» Memorandos y cualquier otra correspondencia del organismo estatal que no se relacionen con las revisiones administrativas estatales
Nota:larevisiónadministrativavaenlapestaña5.
LaguíadelCACFPparasuprogramadebecontenerinformaciónimportantequerespaldesufuncionamientoypolíticasenlamedidaqueserelacionanconlaformaenquelasprácticasdelCACFPseimplementanensuorganización.
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 14
PESTAÑA 3: AUDITORÍA Y REVISIÓN, CATEGORÍA 2
Organigrama y Descripciones de tareasIncluye:
» El organigrama de su programa
» Descripciones de tareas detalladas para el personal que tiene responsabilidades u obligaciones en el CACFP
PESTAÑA 4: AUDITORÍA Y REVISIÓN, CATEGORÍA 2
Documentación de supervisión
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 14
Incluye:» Documentación sobre las tres visitas anuales que deben hacerse a
cada establecimiento y durante las tres comidas. Debe incluir esta información requerida:
» Formulario exigido por el estado para las visitas de supervisión, si se proporciona uno
» Proceso de conciliación de cinco días Seagregasinoestáenelformularioexigidoporelestado.
» Información sobre medidas correctivas Determinarclaramentequiénrealizaelseguimientodelospuntosindicadosenlas
medidas correctivas.
» Cronograma propuesto de visitas presentado al organismo estatal, por el sitio
» Documentación para la supervisión de las comidas al estilo familiar
PESTAÑA 5: AUDITORÍA Y REVISIÓN, CATEGORÍA 2
Revisiones del CACFP del organismo estatal
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 16
Debe guardar todos los materiales y correspondencia relacionados con las revisiones del CACFP llevadas a cabo por su organismo estatal del CACFP.
Incluye:» Aviso de la revisión con la lista de verificación de los
documentos que deberán revisarse, según lo determinado por el organismo estatal
» Informe de la evaluación sobre conclusiones y/o comentarios del equipo de revisión al completarse la misma
» Plan de medidas correctivas como respuesta a la evaluación
» Carta de cierre del organismo estatal, al completarse el plan de medidas correctivas
PESTAÑA 6: AUDITORÍA Y REVISIÓN, CATEGORÍA 2
Menús y Etiquetas CN
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 17
Incluye:» Sus menús con el ciclo del servicio de comidas
Losmenúsdebentenerencuentalasituacióncultural,adecuarsealaestación,yundietistaonutricionistaregistradolosdeberevisarconfrecuencia.
LasetiquetasCNcalificanlosalimentosdeacuerdoasucontribuciónalosrequisitosdelmodelodecomidas.EncontraráunadeclaracióndeinformaciónenlaetiquetadentrodelosbordesdellogoCN.
PESTAÑA 7: AUDITORÍA Y REVISIÓN, CATEGORÍA 2
Declaraciones médicas
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 18
Incluyen:» Cualquier declaración médica oficial realizada por un
médico u otra autoridad médica, que describe los problemas de un niño relacionados con la comida
» Información sobre la sustitución adecuada y/o la declaración médica que describe la discapacidad y la modificación necesaria en el modelo de comidas para el niño afectado
Nota:ladeclaraciónmédicaoriginaldebecolocarseenelarchivoprincipaldelniño.
PESTAÑA 8: AUDITORÍA Y REVISIÓN, CATEGORÍA 2
Registros de capacitación anual
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 19
Es obligatoria la capacitación del personal del programa Head Start. Cubre las obligaciones del CACFP y debe llevarse a cabo en forma anual.
Incluye:» Hojas para las firmas de todos los participantes
» Programa y temas de la capacitación del CACFP, detallados y estructurados
PESTAÑA 1: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO EN FORMA MENSUAL, CATEGORÍA 3
Reclamo mensual del total del programa
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 19
Incluye:» Información sobre el reclamo mensual total proporcionada
a su organismo estatal del CACFP con fines del reembolso (para todos los establecimientos)
PESTAÑA 2: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO EN FORMA MENSUAL, CATEGORÍA 3
Reclamos mensuales del establecimiento
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 19
Si su programa tiene más de un centro, tendrá que archivar aquí la información del reclamo para cada centro individual.
Incluye:» Documentación del reclamo individual por cada centro
individual, compilada de forma que el programa pueda saber cuánto se reembolsa a cada centro
PESTAÑA 3: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO EN FORMA MENSUAL, CATEGORÍA 3
Lista del programa
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 20
Los niños que hayan asistido a su programa Head Start o Early Head Start al menos un día en el mes deben incluirse en su lista de participantes del CACFP.
Incluye:» Documentación de la siguiente información en una lista
principal, que un funcionario de Head Start firma y fecha:
» Fecha de matrícula del niño
» Declaración de ingresos del CACFP de niños que no pertenecen a Head Start
» Líneas de firma y fecha
PESTAÑA 4: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO EN FORMA MENSUAL, CATEGORÍA 3
Documentación sobre el recuento de comidas
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 20
Incluye:» Documentación sobre los recuentos de comidas del punto
de servicio, registrada por el miembro del personal asignado para realizar el recuento mientras los niños están sentados y participando de la comida. Los recuentos deben ser revisados por otro miembro del personal para garantizar la exactitud de la información. Esta documentación debe incluir:
» Los recuentos del punto de servicio
» Hojas de ingreso conciliadas con el recuento del punto de servicio
Nota: al hacer la verificación de las modificaciones con otra persona, puede contribuir a la valiosa capacitación entre el personal y agregar profundidad e integridad al programa.
PESTAÑA 5: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO EN FORMA MENSUAL, CATEGORÍA 3
Menús con fecha mensual
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 20
Incluye:» Ciclos de menús servidos durante un mes del servicio
de comidas
» Específicamente los menús de la fecha original con las sustituciones realizadas por el personal de cocina, si corresponde
Nota: la Guía para la compra de alimentos (Food Buying Guide) es siempre un buen recurso para ayudar a garantizar que las sustituciones sean confiables.
PESTAÑA 6: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO EN FORMA MENSUAL, CATEGORÍA 3
Hojas de trabajo de producción (Si se solicita)
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 20
Incluye:» Registros de producción respaldados por descripciones
claras de la cantidad y tipo de componentes servidos
» Si los registros de producción son generados por un programa de computación, asegúrese de que el programa esté correctamente ajustado a los modelos de comidas
PESTAÑA 7: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO EN FORMA MENSUAL, CATEGORÍA 3
Informe sobre costos de alimentos (Si se solicita)
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 21
Se deben mantener registros de las compras de productos alimenticios y no alimenticios para cada mes del servicio de comidas. Es importante realizar un control y mantenimiento cuidadoso de estos registros para la rendición de cuentas del programa.
Incluye:» Informe de los productos alimenticios y no alimenticios
» Documentación de cuántas comidas son para el personal que sirve de ejemplo durante las comidas al estilo familiar en los programas Head Start y Early Head Start
Nota: las comidas de los adultos no pueden ser reembolsadas a través de CACFP.
PESTAÑA 8: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO EN FORMA MENSUAL, CATEGORÍA 3
Costos de la mano de obra y Planillas de horarios (Si se solicita)
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 21
Incluye:» Planillas de horarios de todo el personal con
responsabilidades y obligaciones en el CACFP
» Documentación sobre los costos de la mano de obra para las obligaciones relacionadas con el CACFP
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