INSTRUCTIVO – IN-AFIL-0001 Versión 01
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PARA: Afiliaciones
DE: Auditoría
ASUNTO: Documentación respaldatoria de legajos - Carga al Sistema de Afiliaciones - Fecha de Corte.
A. OBJETIVOS:
I) Establecer la documentación necesaria para el armado de los legajos de afiliaciones
a ATE y/o ATEM.
II) Establecer el procedimiento y las limitaciones de los operadores para el alta correcta
de las afiliaciones al Sistema.
III) Fijar una fecha de corte para las Seccionales del Interior para el alta de las
afiliaciones al sistema.
B. ALCANCE:
Esta norma es de aplicación para:
• promotores y delegados que ingresen afiliaciones.
• operadores encargados del ingreso de datos al Sistema de Afiliaciones.
Solo a lo establecido en el punto D. I (Documentación respaldatoria para conformar el
Legajo de Afiliación):
• personal de Secretaria y Recepción, Videoteca, Capacitación (Presencial y A
distancia), Pórtico, Predio UNL ATE, Casa España, Mutual (Créditos,
Afiliaciones, Depósito, Administración, Interior.)
C. VIGENCIA:
El presente instructivo regirá desde el 01/07/2011
D. PROCEDIMIENTO:
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I) Documentación respaldatoria necesaria para conformar el Legajo de
Afiliación
1.1 Afiliaciones a ATE
• Ficha individual de afiliación completa por duplicado y firmadas por el titular
(Anexo I.i).
• Autorizaciones de descuento por duplicado, firmadas y selladas por el jefe de
personal o persona habilitado del respectivo lugar de trabajo (Anexo I.ii).
• Copia de último recibo de sueldo.
• Copia de DNI.
• Copia de impuesto o servicio a nombre de la persona o certificado de vecindad.
1.2 Afiliaciones a ATEM
• Ficha individual de afiliación completa y firmadas por el titular (Anexo II.i).
• Autorizaciones de descuento por duplicado, firmadas y selladas por el jefe de
personal o persona habilitado del respectivo lugar de trabajo (Anexo II.ii).
• Copia de los últimos 3 recibos de sueldo.
• Copia de DNI.
• Copia de impuesto o servicio a nombre de la persona o certificado de vecindad.
1.3 Documentación necesaria para incorporar al grupo familiar
1.3.1 Cónyuge:
• copia de libreta de matrimonio
• copia de libreta de familia.
1.3.2 Concubinato:
• copia de Declaración Jurada de Concubinato, o
• copias de partida de Nacimiento de hijos en común, o
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• copia de certificado de domicilio emitido por policía, o
• copias de facturas de servicios de cada uno con domicilio coincidente.
• DNI con cambio de domicilio actualizado coincidentes.
• Copia de carnet de IAPOS.
1.3.3 Hijos:
• copia de partida de nacimiento de los hijos, o
• copia de libreta de matrimonio o de familia donde consta el casamiento y el
nacimiento de los hijos, o
• copia de DNI (cuando el afiliado figure como denunciante en el
documento), o
• copia del carnet de IAPOS, o
• en caso de que el hijo de la pareja del afiliado este bajo el cuidado de
éstos, presentar copias de facturas de servicios de cada uno con domicilio
coincidente; más copia de DNI donde la pareja figure como denunciante
del hijo, o copia de partida de nacimiento.
II) Carga de datos al Sistema de Afiliaciones
2.1 Creación de Cuenta
Las nuevas afiliaciones deben cargarse al Sistema en cada una de las seccionales donde
se origina.
Como paso previo a la creación de una cuenta en el Sistema de Afiliaciones debe
constatarse que no se trate de una reafiliación de un mismo Ministerio. De ser así debe
habilitarse la cuenta existente y actualizar los datos.
En caso de ser una nueva afiliación debe prestarse la adecuada atención al momento de
generar la cuenta ya que el ingreso de un dato incorrecto deriva en la posterior anulación
de la misma.
2.2 Análisis del Recibo de Sueldo
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Se debe prestar atención al Ministerio al cual pertenece, y si es Titular o figura con otra
denominación según los siguientes casos:
• Sistema Único de Sueldos (SUS)
Ministerio de Salud
1. Titular: se afilia sin problema y la cuota se descuenta por recibo de sueldo.
2. Suplencias, Emergencias: abonan la cuota por caja. En caso de pertenecer a
una Seccional del Interior, se realiza una afiliación “simbólica”, es decir, al no
poder pagar por caja no se le emite orden y no paga nada. La finalidad de
dicha afiliación es de carácter gremial, debido a que son potenciales afiliados
del agrupamiento 2695.
No se otorgaran créditos (salvo autorización expresa) y en caso de realizar
cursos los mismos se abonaran por caja.
3. Reemplazantes: se afilia a ATE y/o ATEM como si fuese titular pero para
solicitar un crédito se debe verificar con el encargado de personal en
Ministerio de Salud.
4. Interino Suplente: ídem titular.
Ministerio de Desarrollo Social
1. Titular: se afilia sin problema y la cuota se descuenta por recibo de sueldo.
2. Emergencia: En el sistema se carga en otro número de Ministerio ya que los
descuento se envían aparte – Lote 59.
• Ministerio de Gobierno Sueldos (MGS)
Ministerio de Educación – Administrativas
Ministerio de Gobierno y Reforma del Estado
1. Titular: se afilia sin problema y la cuota se descuenta por recibo de sueldo.
• Sistema Sueldo Centralizado (SSC)
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Ministerio de Educación - Escuelas
1. Titular: se afilia sin problema y la cuota se descuenta por recibo de sueldo.
2. Interino: ídem Titular.
3. Reemplazante: en este caso depende si es de larga o de corta duración:
- Larga: se debe controlar que en la codificación del recibo aparezca el “1”,
de lo contrario que la fecha (que figura abajo) sea hasta el 31 de
diciembre. El tratamiento es como si fuese Titular. Asimismo deberá
presentar certificado de continuidad del reemplazo expedido por el
directivo de la escuela.
- Corta: en la codificación aparece el “5” o el “3” y la fecha es por un
período (un mes, tres meses, etc.) Si es un “no docente” la cuota debe
abonarse por caja, pero se pide igual la autorización de descuento firmada
por si luego pasa a planta. En caso de pertenecer a una Seccional del
Interior, se realiza una afiliación “simbólica”, es decir, al no poder pagar
por caja no se le emite orden y no paga nada. La finalidad de dicha
afiliación es de carácter gremial, debido a que son potenciales afiliados
del agrupamiento 2695.
No se otorgaran créditos (salvo autorización expresa y presentando las
garantías requeridas) y en caso de realizar cursos los mismos deberán
abonarse por caja.
Si es un “docente” directamente no se afilia (no pertenece al
agrupamiento 2695).
2.3 Carga de datos al Sistema
Pautas a tener en cuenta al momento de efectuar la carga al sistema:
2.3.1 Solapa “PERSONALES”
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2.3.1.1 Carga de DOMICILIO
A continuación se exponen algunos domicilios complejos (por la diversidad de formatos
que adoptan) y la forma de carga adecuada de los casos tomados como ejemplo:
DNI CALLE: Calle-Barrio-Zona
Nº - Altura
numérica-Torre -
manzana
Piso: Nº piso-
monoblock-
escalera
Depto.: Nº de
Depto.- Casa
112560 L.FLORES 2 TORRE 5 8 1042
589018 LAS TALAS DEL LELE 200M. OESTE
589892 BO.M.ZASPE MANZANA 4 PA CASA 33
907402 BO.M.ZASPE MANZANA 1 1 ESC 4 114
908249 BO LAS FLORES TORRE 18
7
1720348 ZONA URBANA INTIYACO
1721724 GUSTAVO COCHET- 7637 1 860
1902512 LA FE (SANTA CRUZ Y SAN..) 8844
5435871 LAS FLORES I MONOBLOCK 11 PB 13
Campo Incluye....
Calle Calle-Barrio-Zona.
Nº Altura numérica-Nº de torre-
Manzana o Monoblock.
Piso Nº de piso (incluye PA y PB)
Nº Escalera.
Depto. Nº de departamento- Nº de
casa – Nº Vivienda.
Código
Postal
Localidad donde vive
efectivamente el afiliado y no
la localidad del lugar de
afiliación.
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2.3.1.2 Carga de DATOS PERSONALES
• (1) Teléfono
Para el número FIJO:
Debe completarse el prefijo con cero y luego el número completo, por
ejemplo: (0342) 4887078 0342 4887078
Para el número CELULAR:
El mismo debe respetar el formato “con 0 para el prefijo y sin 15 para el
número”, por ejemplo: (0342) 154555555 0342 4555555 (sin espacios, sin
puntos ni guiones).
En caso de existir más de un celular separar los números con una barra “/”.
Caja de Ahorro Nº (3): se ingresa el número según recibo de sueldo sin guiones.
Forma de pago (4): las modalidades de pago habilitadas son “caja” y “descuento”: e-mail: siempre que esté completo en la ficha individual de afiliación. Situación Actual: esta información es de utilidad a nivel interno; la modalidad a utilizar es “Normal”.
Sexo: femenino o masculino según corresponda
Fecha de Nacimiento: con formato dd/mm/aaaa
Nacionalidad: según corresponda
Estado Civil: casado, soltero, viudo, concubino, divorciado, otros
Teléfono / Celular (1): este dato debe cargarse por separado, utilizando un campo para el prefijo y otro para el número
Cód. Postal: su ingreso vincula automáticamente al nombre de la localidad del domicilio. Seccional (2): corresponde al número de seccional donde opera como afiliado para el acceso a las prestaciones. Al ingresar el número de seccional automáticamente trae el nombre.
Habilitado: resulta imprescindible la
habilitación de la cuenta.
CUIL: se obtiene del recibo de sueldo del afiliado. Última modif: en este campo sale
automáticamente el operador que realizó alguna modificación.
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Tanto para el TELÉFONO FIJO como para CELULAR se deben cargar SÓLO
NÚMEROS, no es válida ninguna aclaración en letras.
• (2) Seccional en este campo debe identificarse la Mutual donde opera el afiliado:
Nº Seccional del afiliado
01 SANTA FE
05 VERA
06 SAN JAVIER
07 RECONQUISTA
08 RAFAELA
09 SAN CRISTOBAL
10 TOSTADO
11 OLIVEROS
12 VENADO TUERTO
13 SAN JUSTO
14 HELVECIA
15 GALVEZ
16 ROSARIO
17 SAN JORGE
18 SAN CARLOS
19 CAÑADA DE GOMEZ
20 CORONDA
21 ESPERANZA
• (3) Caja de Ahorro Nº
Ministerio de Salud:
El número a cargar en el Sistema se forma con “0” + el número de sucursal (3
dígitos) + el número de cuenta (8 dígitos).
Por ejemplo: número de cuenta por recibo de sueldo: SUC: 503 CTA: 052149-03
050305214903.
Ministerio de Educación:
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El número a cargar en el Sistema se forma con “0” + número de sucursal (3
dígitos) + los últimos 8 dígitos del número de cuenta que aparece en el recibo de
sueldo, contando de atrás hacia adelante.
Por ejemplo: número de cuenta por recibo de sueldo: 501-0154702-00
050115470200.
En la Seccional de Rosario debe colocarse “0000” como los primeros dígitos en el
sistema.
Municipalidad de la Ciudad de Santa Fe de la Vera Cruz:
El número a cargar en el Sistema se forma con “0599” + los últimos 8 dígitos del
número de cuenta que aparece en el recibo de sueldo, contando de atrás hacia
adelante.
Por ejemplo: número de cuenta por recibo de sueldo: 9908325804 (el cual
aparece en el extremo inferior izquierdo del recibo) 059908325804.
• (4) Forma de Pago
Caja: ingresan la cuota por caja. Se incluye a contratados, planes sociales,
emergencias de salud, becarios-promoción comunitaria-no docentes
reemplazantes de corta duración. Los afiliados del Interior no pueden abonar
la cuota bajo esta modalidad.
Descuento: la cuota se abona bajo la modalidad de descuento por planilla.
Son empleados públicos activos nacionales, provinciales y municipales (en
planta permanente), jubilados nacionales, provinciales y municipales.
2.3.2 Solapa “LABORALES”
Se deben completar en forma obligatoria los campos de Domicilio Laboral, Teléfono
Laboral, Horario, Fecha de Ingreso y Profesión.
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Luego se deben completar los datos de cada Ministerio, los cuales se obtienen del recibo
de sueldo del afiliado:
2.3.2.1 Ministerio de Educación
Unidad de Organización: dato que se
obtiene de la carpeta donde figura como
lote.
Sub-unidad de Organización: siempre
se coloca 0 (cero).
Departamento: son los primeros dos
dígitos de la clave del recibo de sueldo;
este dato también se puede obtener de la
carpeta donde figura como lote.
Escuela: son los cuatro dígitos
siguientes al número de departamento.
Nº de veces: es el penúltimo digito de la clave del recibo de sueldo.
Dígito control: es el último digito de la clave del recibo de sueldo.
Liq.: Se carga siempre como 0001.
Titular: figura en el recibo de sueldo.
Reemplazante: figura en el recibo de sueldo.
Interino: figura en el recibo de sueldo.
Lote: no se utiliza en la carga de ficha de afiliado, figura siempre 00.
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2.3.2.2 Ministerio de Educación - Administrativas -
2.3.2.3 Ministerio de Seguridad - Ministerio de Obras y Servicios Públicos -
Ministerio de Producción - Caja de Jubilaciones y Pensiones de la Provincia
(activos) - Tribunal de Cuentas de la Provincia - Ministerio de Justicia y
Derechos Humanos - Ministerio de Aguas, Obras y Servicios Públicos -
Ministerio de Gobierno y Reforma del Estado
Los cuatro primeros dígitos de la clave de sueldo corresponden al lote y al Ministerio
respectivamente, a partir de los dígitos siguientes se comienzan a obtener estos datos
comenzando con la unidad de organización y terminando por el digito de control.
Lote: se debe cargar 23 si es de
Santa Fe o 29 si es de Rosario
(estos datos están informados en
la clave del recibo).
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2.3.2.4 Ministerio de Economía - Ministerio de Desarrollo Social - Ministerio
de Trabajo y Seguridad Social - Administración Provincial de Ingresos (API)
- Dirección de Catastro - Caja de Lotería de la Provincia - Ministerio de Salud
- IAPOS
El primer número que figura en la clave del recibo corresponde al número de Ministerio; a
partir de los dígitos siguientes se obtienen los datos necesarios para cargar en el sistema.
Lote: no se utiliza por lo que se coloca siempre 00
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2.3.2.5 Caja Municipal de Jubilados y Pensionados
Los datos se cargan del número que figura en el recibo de sueldo.
Dependencia: son los tres dígitos
siguientes al número de ministerio
Boca de Pago: son los seis dígitos
siguientes a la dependencia.
Nº de cargo: son los dos dígitos que
siguen a la boca de pago.
Conector: son los tres dígitos
posteriores al tipo y número de
documento.
Digito de Control: es el último digito q
figura en la clave.
Lote: este dato no se usa. Se coloca
siempre 00 (cero).
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2.3.2.6 Caja de Jubilados y Pensiones de la Provincia (pasivo):
2.3.3 Solapa Gremiales “ATE” y “ATEM”
Se coloca el tilde en caso de ser afiliado y se completan los siguientes datos:
2.3.3.1 Alta
ATE
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ATEM
2.3.3.2 Baja
• Debe registrarse en el cuadro de “OBSERVACIONES” y tildar el campo de “no
emitir ordenes”.
Fecha de alta: se carga el día en el cual la persona se afilia.
Mes del informe del alta: corresponde al mes en el cual va a entrar la
cuota (por ej. si el día de afiliación es el 20 de junio de 2010, la fecha
de informe de alta será en julio y el año en 2010)
Año del informe del alta: corresponde al año de afiliación.
Origen de afiliación: cuando el afiliado se acerca a la Seccional para
afiliarse el origen es “Espontaneo”, en cambio si se origina por la
gestión de un promotor o delegado, será “Promotor” o “Delegado”
respectivamente.
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2.3.4 Solapa “OBSERVACIONES”
• (1) Observaciones situaciones excepcionales:
• autorizaciones de descuento sin firmar,
• documentación pendiente de entrega (del afiliado o del grupo familiar),
• carga por error de un dato laboral que no se puede modificar,
• no poder habilitar una afiliación,
• deudas en Videoteca,
• el no otorgamiento de créditos,
• la presentación de concurso preventivo, quiebra o renuncia,
• el afiliado está en período de licencia o suspensión en el trabajo, etc.
• (2) Seccional cotizante todas las dependencias del sistema están vinculadas a
una Seccional Cotizante, por lo cual este dato es definido automáticamente al
Observaciones (1): en este cuadro se debe dejar asentado todo lo que haya quedado pendiente o que se desea resaltar por ser alguna situación excepcional.
No emitir órdenes: al tildarse esta opción se bloquea a los operadores para que emitan órdenes. Inhabilitar para cursos: se tilda generalmente para el caso
de personas que adeudan cursos anteriores, de manera tal que cuando intenten hacer un nuevo curso les aparece dicha observación y el operador corrobore si queda deuda pendiente. A los jubilados nacionales no se les pueden cargar cursos. Inhabilitar uso del predio: se inhabilita a quienes, estando afiliados, no pueden utilizar el predio por diversos motivos, como por ejemplo el caso de docentes con horas cátedras cuando no abonaron la diferencia mínima que se exige para la utilización del predio.
Seccional cotizante (2): se debe cargar en base al nomenclador
Agrupamiento (3): se completa siempre según el agrupamiento al que corresponde cada afiliado. Firmó autorización de Desc. Jubilado: a todos los mayores de 60 años, aún siendo empleados activos se les hace firmar la autorización de descuento para jubilados. Esta opción se tilda cuando efectivamente la firman. Inicio - Fin quiebra (4): INICIO: en este campo se informa la fecha de declaración en quiebra del afiliado (información obtenida desde la lectura del Boletín Oficial – comunicación del Ministerio // FIN: fecha de conclusión de la quiebra, también obtenida desde el Boletín Oficial.
Operador de Alta: se completa automáticamente e indica el operador que dio de alta al afiliado.
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momento de la carga del lugar de trabajo del afiliado, y en este campo deberá
aparecer por defecto “0 - INDEFINIDA”.
- En caso de una nueva dependencia, la misma es cargada y vinculada con
la Seccional Cotizante correspondiente en ATE – Santa Fe, en base al
nomenclador. (Anexo III).
Nº Seccional Cotizante
1 SANTA FE
5 VERA
6 SAN JAVIER
7 RECONQUISTA
8 RAFAELA
16 ROSARIO
En caso de que la localidad no se encuentre en el nomenclador, se
imputara a “1 – SANTA FE”.
- En caso de que el afiliado, por su lugar de trabajo, deba cotizar en una
seccional distinta a la vinculada en el sistema, deberá indicarse esta
situación en la ficha de afiliación y proceder a la carga manual de la misma.
Ejemplo:
DEPENDENCIA: 16 – ADMINISTRACION PROVINCIAL DE IMPUESTOS (A.P.I.)
SECCIONAL COTIZANTE por defecto: 1 – SANTA FE como excepción puede
que el lugar efectivo de trabajo del afiliado sea una repartición en Rafaela, por lo
cual en el campo de Seccional Cotizante deberá cargarse manualmente 8 –
RAFAELA.
• (3) Agrupamiento
Provinciales 2695: asistentes escolares de todas las escuelas publicas;
empleados de los Ministerios; personal de los hospitales (excepto
profesionales); IAPOS, Caja de Jubilaciones; Lotería.
Provinciales – otros: personal docente; policía; profesionales médicos y
otras especialidades de hospitales; personal de imprenta oficial;
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empleados municipales y nacionales; empleados de Vialidad Provincial;
jubilados y pensionados.
Convenios
Cuentas especiales
Nacionales
Afiliados por Caja
• (4) Inicio – Fin Quiebra
Inicio Quiebra: dentro del área de Afiliaciones (CDP Santa Fe) se
designará un encargado de detección de quiebra, que será el
responsable de leer diariamente el boletín oficial a través de la página
web http://www.santa-fe.gov.ar/gbrn/boletinoficial/index.php o la versión
impresa. Cabe aclarar que este dato es fundamental a los fines de la
determinación del crédito que se pedirá se verifique y que sin la
obtención de la Fecha de Declaración de Quiebra exacta no se puede
completar el proceso.
Inmediatamente, el encargado de detección de quiebras deberá bloquear
la cuenta del afiliado que se encuentre concursado para que no sea
posible emitir órdenes a su nombre (No emitir Ordenes – Inhabilitar para
Predio – Inhabilitar para cursos) y cambiar la situación a “Quiebra”.
Asimismo, deberá dejar asentado en observaciones la fecha de quiebra
en el campo “Inicio Quiebra” y en el campo de “Observaciones” la
siguiente leyenda: “Presentó Quiebra - BO: xx/xx/xxxx” y la parte
pertinente del oficio publicado en el BO.
Seguidamente deberá crear una nueva cuenta denominada
“CONCURSO PREVENTIVO” (ministerio 94) o “QUIEBRAS” (ministerio
84) según el caso.
Fin Quiebra: cuando de la lectura del Boletín Oficial se detecte la
conclusión de la Quiebra, la encargada de detección de Quiebras deberá
desbloquear la cuenta del afiliado y cambiar la situación a “Normal”,
dejando asentado en el campo de “Observaciones” la siguiente leyenda:
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“Conclusión de la Quiebra – BO: xx/xx/xxxx y la parte pertinente del oficio
publicado en el BO; deshabilitando la cuenta creada de CONCURSO
PREVENTIVO” (ministerio 94) o “QUIEBRAS” (ministerio 84) según el
caso.
2.3.5 Solapa “FAMILIARES”
Se debe efectuar la carga del grupo familiar siempre que el afiliado presente la
documentación respaldatoria suficiente de acuerdo a lo establecido en el punto D 1.3).
Cumpliendo con esto, se debe completar el parentesco y todos los datos personales que
solicita el sistema. En el caso especial de que el familiar posea algún tipo de
discapacidad, debe detallarse en la columna “discapacidad” a que tipo corresponde
(física o motriz – total o parcial).
En caso de que un desafiliado solicite nuevamente la afiliación y a su vez tiene una
cuenta creada con un grupo familiar cargado de acuerdo a lo establecido en parámetros
anteriores al presente instructivo (los cuales solamente pedían nombre y parentesco)
debe solicitarse la documentación que acredite el vinculo. Los campos restantes solo se
completaran cuando el afiliado presente la misma, por lo cual la falta de carga de datos
implicará que no se ha regularizado la situación.
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2.3.6 Acciones que pueden realizar los operadores de las Seccionales del
Interior
2.3.6.1 Seccionales del Interior
Las acciones que pueden realizar los operadores del Interior en el Sistema de Afiliaciones
son:
• dar de alta un nuevo afiliado.
• ingresar todos sus datos.
• cargar su grupo familiar.
Asimismo pueden modificar:
Apellido.
Nombre.
Calle.
Número.
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Piso.
Departamento.
Teléfono.
Celular.
Código Postal.
Número de caja de ahorro.
Número CUIL.
E-mail.
Pueden editar observaciones.
Puede tildar/destildar "No emitir ordenes".
Puede agregar o quitar familiares.
Los operadores del Interior no pueden realizar modificaciones que no estén enunciadas
anteriormente. Eso incluye la desafiliación de una persona.
III) Fecha de Corte
3.1 Seccionales del Interior
Se establece como fecha de corte para el ingreso al Sistema de Afiliaciones y envío de
legajos a ATE Santa Fe, hasta 2 (dos) días hábiles antes de cierre del mes, para asegurar
su correcta incorporación en las listas de descuento a los Ministerios e imputación en los
listados para el análisis de estadísticas de afiliación.
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